摘要を処理する方法

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JP2003091694A
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JP
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Patent type
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JP2001324198A
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English (en)
Inventor
Mamoru Nakayama
守 中山
Original Assignee
I C S Tsusho Kk
アイ・シー・エス通商株式会社
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Abstract

(57)【要約】 【課題】取引データ毎に変化する特定摘要の入力を自動
化したり、又は人力による仕訳け作業を最小限にする。 【解決手段】 作業者が取引データに基づいて情報処理
装置を使用して経理上で摘要を処理する方法に利用す
る。勘定科目毎に一般的な汎用科目用語群8と特定の地
域と主体と対象事項により限定される固有摘要用語を集
めた固有摘要辞書とからなる複数の項目用語辞書20,
21を作成する。一般的な取引用語と固有摘要用語とを
選択的に連動するようにしたリンクテーブル27を予め
作成し、摘要用語単独で、または選択的に連動された複
数の摘要用語の組み合わせ種類毎に、予め仕分け先を設
定して登録する。取引データから一の取引用語または固
有摘要用語を情報処理装置1に入力し、次に当該用語に
基づいて前記リンクテーブル27を検索する。当該用語
と連動される用語を前記汎用摘要用語辞書8または固有
摘要用語辞書20,21から検出して、取引データに関
する摘要の入力動作を先導する。摘要用語単独で、及び
または選択的に連動された複数の摘要用語に基づいて、
仕訳け作業を自動的に実行する。

Description

【発明の詳細な説明】 【0001】 【発明の属する技術分野】この発明は、情報処理装置で
行う会計簿記上の摘要を処理する方法に関し、特に財務
会計システムの基本となる仕訳け作業における摘要を処
理する方法に関する。 【0002】 【従来の技術】情報処理装置で行う会計財務処理では、
取引の実態を示す領収書や出金伝票、入金伝票等を見な
がら、経理知識に詳しい担当者が、キーボードから取引
データを逐次入力していた。この際これら伝票に記載さ
れた固有の摘要も必ず入力されていた。情報処理装置に
は会計財務処理のプログラムが設定されているので、領
収書や入金伝票等から移された取り引きデータと特定の
摘要とが、所定の科目に関して記入され、日々の取り引
き状態がこれらデータと摘要の記述により詳しく把握さ
れるようになっている。 【0003】 【発明が解決しようとする課題】従来では、領収書や入
金伝票等から情報処理装置に仕訳のためデータと固有の
摘要を移す際には、会計上の貸方や借方欄に取り引きデ
ータと摘要を正しく記入する必要があり専門知識が必要
である。取り引きデータと組となり取引の主体と状況を
説明する各摘要は、情報処理装置内では財務用の論理専
門知識(人工知能)となんらの論理的な結合いわゆる連
結が設定されていなかった。そのため固有の摘要の処理
は仕訳け作業上自動化が困難で入力に時間がかかり、そ
の後では仕訳データを閲覧する人間の側で、経営分析上
考慮の対象にされているだけであった。 【0004】この発明は、伝票毎に変化する特定摘要の
入力を自動化したり、又は人力による作業を最小限とし
て、正確に有意用語の説明データにすることを目的とす
る。更に、財務会計システムにおける摘要を処理する方
法を経理上体系化・理論化することにより、伝票の仕訳
け作業の自動化に役立ようにする。経理知識の専門家で
ない一般の事務職員でも、領収書や入金伝票等から正確
に仕訳データを生成できるようにすることを目的とす
る。 【0005】 【課題を解決するための手段】この発明は上記課題を解
決するためになされたもので、請求項1の発明では、作
業者が商取引の事実を証明する伝票に基づいて情報処理
装置を使用して経理上で摘要を処理する方法において、
勘定科目毎に一般的な取引用語を集めた汎用科目用語群
と特定の地域と主体と対象事項により限定される固有摘
要用語を集めた固有摘要辞書とからなる複数の項目用語
辞書を作成し、取引を記載した伝票から汎用科目用語と
固有摘要用語とを情報処理装置に光学自動読取り装置に
より文字列として入力し、情報処理装置はこれら文字列
を左右から同時に1文字づつ切り離し、前記汎用科目用
語群及び固有摘要用語辞書と比較し、次に同様に2文字
切り離し、同様に比較し、次々と切り離し文字数を増や
して同様に順次比較して、一致する用語があれば当該切
り離した文字列を汎用科目用語又は固有摘要用語として
認識し、これら認識した汎用科目用語や各固有摘要用語
を互いに分離して、以後の当該伝票の仕訳け作業に使用
することを要旨する。 【0006】更に請求項2の発明では、商取引の事実を
説明するために必要な勘定科目毎に一般的な取引用語を
集めた汎用科目用語群と、特定の地域と主体と対象事項
をそれぞれ示す固有摘要用語を集めた固有摘要辞書とか
らなる複数の項目用語辞書を画面に表示し、作業者が実
際の取引を示す伝票に基づいて情報処理装置を使用して
勘定科目毎に経理上で摘要を処理する方法において、前
記各勘定科目用に、前記複数の項目用語辞書に対する辞
書読出命令を予め選択的にそれぞれ設定し、前記伝票に
基づいて前記情報処理装置に特定の摘要をキー入力する
際には、当該勘定科目に関する前記辞書読出命令によ
り、当該項目用語辞書を同時に読み出して画面に表示
し、これら各辞書に含まれる前記取引用語や固有摘要用
語の中から特定なものを選択するようにしたことを要旨
とする。 【0007】また請求項3の発明では、商取引の事実を
説明するために必要な勘定科目毎に一般的な取引用語を
集めた汎用科目用語群と、特定の地域と主体と対象事項
をそれぞれ示す固有摘要用語を集めた固有摘要辞書とか
らなる複数の項目用語辞書を画面に表示し、作業者が取
引の事実を証明する取引データに基づいて情報処理装置
を使用して勘定科目毎に経理上で摘要を処理する方法に
おいて、前記一般的な取引用語と固有摘要用語とを選択
的に連動するようにしたリンクテーブルを予め作成し、
摘要用語単独で、または選択的に連動された複数の摘要
用語の組み合わせ種類毎に、予め仕分け先を設定して登
録し、前記取引データから一の前記取引用語または固有
摘要用語を情報処理装置に入力し、次に前記情報処理装
置は当該用語に基づいて前記リンクテーブルを検索し、
当該用語と連動される用語を前記汎用摘要用語辞書また
は固有摘要用語辞書から検出して、前記取引データに関
する摘要の入力動作を先導し、摘要用語単独で、及びま
たは選択的に連動された複数の摘要用語に基づいて、仕
訳け作業を自動的に実行することを要旨とする。 【0008】 【発明の実施の形態】以下この発明の財務会計システム
における摘要を処理する方法を図面に従って説明する。
財務会計システムにおける摘要を処理する方法を実施す
る情報処理装置は一般的な卓上計算機やパソコン等であ
る。図1において、財務会計用の情報処理装置1は中央
演算処理装置(CPU)4と入力装置のキー2とマウス
3とワークメモリ6と大容量の記憶装置12と画面16
とプリンター17と更にOCR(光学自動読取装置)3
0とを備えている。また情報処理装置1は、通信回線1
3によりサーバー18に接続可能であり、このサーバー
18には仕訳けプログラムや財務、経理、会計、決算、
損益計算等の作成プログラムが備えられている。 【0009】通信回線13は一般的な社内のLAN、W
ANでもよく、外部に伸びる専用回線でもインターネッ
トでもよい。情報処理装置1とサーバー18とは通信ソ
フト例えばエクスプローラー等を使用して汎用のデータ
通信を行うことができる。特に通信回線13がインター
ネットの場合には、情報処理装置1では以下に説明する
自動仕訳け処理のみを行い、専門的な財務目、経理、決
算、損益計算、経理全体処理を外部に依頼することがで
きる。この発明はインターネットのWEB方式であり、
情報処理装置1は会計サーバー18にアクセスし、必要
なプログラムをサーバー18から入手し、例えばJAV
A(登録商標)アプレッドの場合プログラムをダウンロ
ードし、サーブレッドの場合サーバー18内で必要なプ
ログラムを起動させる。ブラウザからリクエストを受け
付け、回答をブラウザにHTML形式で返す方式であ
る。 【0010】ワークメモリ6は論理演算処理用のRAM
からなり情報処理時の変更データが書き込み読み出しさ
れ、記憶装置12はハードディスクから構成され、通信
回線13を介してサーバー18から仕訳けプログラム等
の各種会計プログラムが受信され畳まれた最小体積で格
納される。記憶装置12に取り込まれたプログラムやフ
ァイルは、RAM6上に引き伸ばされ展開されて直ぐ使
える状態にされCPU4により処理される。さてプログ
ラムやファイルは大分類ファイル5と中分類ファイル8
と仕訳けプログラム7と仕訳帖フォーマット10と摘要
辞書11と摘要テンプレート15と判定プログラム24
と連結プログラム25と切出しプログラム26と連結プ
ログラム27と連動プログラム28とから構成されてい
る。 【0011】また、大分類ファイル5には主に資産用勘
定科目グループに属する約10種類またはそれ以上の勘
定科目群例えば、小口現金払い、普通自動引き落とし、
普通振込払い、現金入金、普通振込入金、手形回収、未
払い、仮払い措置等がコード0001〜0008等とと
もに記憶されている。これら勘定科目の“小口現金払
い”等は予め優先度(使用頻度)の高い科目が先に表示
されるように学習機能を発揮できる。 【0012】さらにこれらの各勘定科目、例えば小口現
金払い等は、後述するように取引の主体と状況を具体的
に表す摘要との関わり方に従って、仕訳け上の行先につ
いて借方欄か貸方欄かの属性が、予め財務等の規則によ
りそれぞれ決定され記憶されている。大分類ファイル5
の各勘定科目には、独立な中分類ファイル8がそれぞれ
対応付けられており、各中分類ファイル8の勘定科目群
は約10種類またはそれ以上のから構成されている。 【0013】例えば大分類ファイル5の“小口現金払
い”に対応する中分類ファイル8には、主に費用勘定科
目グループに属する“旅費交通費、接待交際費、会議
費、福利厚生費、事務用品費、仮払い、車両費”等が設
定されている。同様にこれら勘定科目の“旅費交通費”
等は予め優先度(使用頻度)の高い科目が先に出現する
ように学習機能を発揮できる。中分類ファイル8が一般
的な取引用語を集めた汎用科目用語群である。 【0014】さて、摘要辞書11は取引の主体と場所や
状況や目的や対象物を具体的に特定して表す用語群の辞
書で、以下の分類毎に構成される。摘要辞書11は図5
に示す取引先辞書20と、図6の場所辞書21と目的辞
書33と相手辞書35とプロジェクト辞書36、及び図
7に示す社員辞書22と交通機関辞書23と部課辞書3
2と商品辞書34等から構成される。これら各辞書が固
有摘要辞書に該当する。これら辞書は主な例示であっ
て、各種辞書は商品毎の商品辞書や部品辞書等職種や取
り扱い業界に対応して予め自由に作成し、後から追加・
修正する。 【0015】図5の取引先辞書20には、この仕訳けプ
ログラムを使用する企業や個人(以下単に企業という)
にとっての取引先の名称例えば、販売先顧客である“大
崎電機と・・・と、仕入先のPP工業・・・等と、サー
ビス依頼先の○×法律事務所・・・と、消耗品や備品買
い入れ先の有楽商会等・・・”等や見込み客の“地球銀
行と本田設計とCC産業”等がある。取引先数が多くて
画面16に同時に表示できない場合は、図中の矢印のよ
うに上下にスクロールして見ることができる。なお同時
に図中表示した担当者や関連タグは画面16には表示さ
れない詳しくは後述する。この取引先辞書20では、当
該企業に対して通常対応するこれら各顧客等に所属する
相手方担当者名、月下や内山や星上等が合わせて記憶で
きる。 【0016】図6の場所辞書21には、“喫茶店の翼
と、宴会場の帝国ホテルと東京ホテルと、貸し会議場の
人形会館”等がある。この場所辞書21でも同様に当該
企業に対して通常対応するこれら各会館等に所属する
(相手)担当者名門角や月中や南等が合わせて記憶でき
る。取引先辞書20と場所辞書21では、当然住所・代
表者名・電話・ファックス等も記憶されているが図では
省略している。 【0017】また図7の社員辞書22には、後述の部課
辞書32に対応する社員名が社長以下“山中、秋山と伊
藤と大田と工藤と高橋と内山”等が予め登録されてい
る。交通機関辞書23には、東京であれば具体的に実在
する営団地下鉄と都営地下鉄とJR線と新幹線と小田急
と京王線と東武電鉄と西武電車などがある。大阪周辺な
ら阪神電車、阪急電車、近鉄等となる。具体的な摘要と
なる用語はこの装置が使用される場所や地域に合わせて
予め入力し作成される。 【0018】部課辞書32には、この財務装置を使用す
る当該企業の社内構成が、役員構成から各部や各課やプ
ロジェクトや新規事業部や臨時部署などツリー状に、第
一営業部第二営業部等が記憶されている。ここでは部門
コード0033等が付された部中心の例を示している。
部課辞書32に対応する社員辞書も当然部門コード00
33等を一義的に付されたものとなる。図6の目的辞書
33には、一般的な取引用語を取引の目的を具体的に、
例えば修理や商談と飲食接待や挨拶用品等が予め登録さ
れている。プロジェクト辞書36ではある期間で事業化
される具体的なプロジェクトを登録し、各事業毎にプロ
ジェクトコードが付されている。これら各辞書内の固有
・特定の名詞や項目や用語やコードについては、特定の
企業ではその取引に従い自ずから一定のパターンが形成
されるので、各企業の状況に則して登録・追加・削除で
きる。 【0019】さて、図4は典型的な記入済の仕訳け帳の
フォーマットを示し、以下の各欄が設けられている。左
から順番にシーケンス番号、年月日、伝票番号、借方と
貸方と摘要、金額がある。このフォーマットは経理理論
に基づきその中央部で左方の借方と、右方の貸方とに縦
の二重線等により明確に区分されている。更に摘要欄を
拡大した図を下方に付加して示している。摘要欄には、
この取引きが後で誰がみても理解できるように、取引き
行為の一般的な勘定名の勘定科目(又はプロジェクト
名)と、取引きが実行された特定の実存する場所と企業
側の担当者名と相手先の担当者名を現す各種単語群と金
額とが記入されている。 【0020】この例では、摘要欄の勘定科目に、会議の
一形態である発明打ち合せが、場所に喫茶店の翼が、企
業側にICST社と担当者山中が、相手先にコンサルト
の○×法律事務所と担当者名内山と、金額欄には金額8
80円とが記入されている。仕訳け帳においてフォーマ
ットの摘要欄にこの内容を書き込むには、出金伝票を光
学自動読取装置(OCR)30で自動入力したり、事務
員が出金伝票を見てキーボード2から入力する。さて、
第1発明では、この出金伝票を光学自動読取装置(OC
R)30で自動入力し、これら摘要内用語の“発明打ち
合せ翼ICS山中○×法律内山”を財務上の有意単語と
して自動認識させるものである。光学自動読取装置(O
CR)30で自動入力した段階では、これら摘要内用語
は単なる文字列であり、装置1により摘要用語として認
識されていない。 【0021】第1発明の摘要用語の自動認識について説
明する。作業者(オペレータ)が情報処理装置1の仕訳
けプログラム7を起動すると図2のフローが開始する。
記憶装置12から読み出された判定プログラム24と切
出しプログラム26がワークメモリ6に展開されCPU
4はこの判定プログラム24に従い以下の動作実行をす
る。 【0022】図3を参照して用語認識の動作を図2のフ
ローチャートに従って、詳しく説明する。ステップS1
では、CPU4は切出しプログラム26に従い、摘要内
の文字列を左右の両端から始めてまず下線で示す1文字
目“発と山”とを夫々切り離す。ステップS2では左1
文字“発”を、中分類科目8及び取引先辞書20と場所
辞書21と担当者(社員)辞書22、交通機関辞書2
3、部課辞書32、目的辞書33、商品辞書34、相手
辞書35と順次照合し、何れかにに該当するものが無い
か検索する。 【0023】無ければステップS3に進み、右1文字
“山”を、中分類科目8及びこれら取引先辞書20等と
順次照合し、何れかにに該当するものが無いか検索す
る。無ければステップS4に進み、文字数に+1して左
右両端から下線で示す2文字“発明と内山”とを夫々切
り離し、該当するものが無いか再度ステップS2、ステ
ップS3で検索する。ステップS2、3で該当する辞書
内(固有名詞)用語が発見されると、例えば右側では早
々に2文字目に“内山”が図6の相手担当者辞書35の
内で発見され、ステップS5に進み、2文字“内山”が
文字列から分離され、RAM6に格納される。 【0024】途中左側ではやっと5文字目に“発明打合
せ”が文字列から分離され、次に右側では3(累計6)
文字目で“○×法律”が分離され、更に右側では次の2
(累計8)文字目で“山中”が分離されRAM6に記憶
される。同様な動作を大体10文字まで続けると、摘要
内の文字列は、例えば発明打合わせ、翼、ICST、山
中、○×法律、内山とに順次判定され、切り離されRA
M6に記憶される。 【0025】このような動作を続けて、ステップS6で
は残る文字列がなくなるのを確認する。摘要内の用語
(手書き文字印刷文字とを問わず)認識は、一文字づつ
従来のように文字パターンから判断することに加えて、
登録済の複数文字からなる単語としての辞書文字と比較
して判断されるので、ほぼ正確に認識できる。このよう
に伝票から取引データの数字を自動読取りすると同時
に、摘要内の各単語や用語は辞書を参照することで、単
なる文字認識だけでは不可能だった単語間の分離が正確
に完全に可能になる。今後の伝票の自動読取り時の摘要
用語の自動分析に多いに貢献できることが期待できる。 【0026】次に第2発明では、伝票の摘要用語を作業
者がキー2を使用して行う場合に、キー操作を最小にし
て正確に入力できるようにするものである。各勘定科目
毎に、その摘要内の用語群を速やかにキー2から入力で
きるように必要な辞書群に対して辞書読出命令を予め設
定する。例えば、取引先を接待した場合に、伝票の摘要
欄にその内容を明確にする為に記入すべき摘要項目の具
体的な用語や固有名詞を特定する前段階で複数の単語群
が必要であるが、まず必要な単語群を先に定義し次に、
辞書読み出し命令を設定する。以下第2発明を詳しく説
明する。 【0027】図9において、枝番0123の売上科目の
摘要には、単語群の“商品、取引先、相手担当者、担当
部署、担当者”が必要であるので、専門家がこのように
予め先に関連付けて設定する。その後一般事務処理上の
伝票作成過程では勘定科目対必要単語群については、既
に決められているので、それを使用する。次に、本願で
はこれら単語群について、各単語に対応する摘要辞書を
それぞれ指定する。枝番0123の売上科目の摘要入力
作業では、単語“商品”には図7の商品辞書34を単語
“取引先”には図5の取引先辞書20を、単語“相手担
当者”には相手担当者辞書35を、単語“担当部署”に
は図7の部課辞書32を、単語“担当者”には社員辞書
22をそれぞれ読み出して、画面16に表示せよとの命
令である。 【0028】どの単語がどの辞書と連結するかは、一度
定義して連結(リンク)プログラム25に組み込んでお
けば以後その組み合わせに従って動作できる。これが連
結(リンク)プログラム25の基本型であり、全ての勘
定科目について予め必要な辞書を選択して設定してお
く。各勘定科目がその摘要として、必要とする辞書の選
定は当該企業の経理担当者が設定する。図8において、
その他の複数の勘定科目に関して、予め設定された辞書
読み出し命令即ち、各費用科目等について摘要項目をど
のように読み出すかをそれぞれ設定した一覧表を表示し
ている。 【0029】図8の枝番0003の接待費については、
接待場所と取引先と接待の目的と自社の担当部署と担当
者があれば充分である。更に説明事項を追加するとすれ
ば、相手先の部署と氏名とが考えられるが必要に応じて
追加・削除する。同様に、他の枝番0032の借入利息
については、取引先と借入目的と、相手先の氏名とが設
定されている。 【0030】以下同様にして、中分類毎に各費用科目等
について、摘要欄にその内容を明確にする為に記入すべ
き用語や言葉に対応して、読み出し対象とする摘要項目
辞書を単語群で予め指定する。更に、図8において枝番
0003の接待費について詳しく説明すると、単語列中
順番に、接待「場所」とは図5の場所辞書21を、「取
引先」とは取引先辞書20を、接待の「目的」とはの目
的辞書33を、自社の「担当部署」とは図6の企業の組
織を示す部下辞書32を、「担当者」とは社員辞書22
を参照するようにそれぞれ連結することを示している。 【0031】更に枝番0032の借入利息については、
単語列の「取引先」と借入「目的」は前述同様であり、
相手先の「氏名」については、特に「取引先」の相手が
一定であれば図5の取引先辞書20では「氏名」込と
し、複数有れば「取引先」「氏名1」、「取引先」「氏
名2」と併記してキーで選択するようにする。次に、図
10のフローにおいて、この第2発明の動作を説明す
る。ステップS11では、伝票の内容、科目と固有名詞
が記入された摘要を、人力によりキーボードから情報処
理装置1に入力するキーモードに設定する。ステップS
12で、CPU4は出金伝票かどうか判定する。伝票の
種類は一般に色分けされ、装置や事務員でも容易に判定
できるので、キー入力する。 【0032】出金伝票でなければステップS13に進
み、入金伝票かどうか判定され、入金伝票でなければス
テップS14に進み、振替伝票と断定される。今の例で
は接待費の出金伝票とすると、まず連結プログラム25
に従い図8命令群付きの中分類ファイル8がCPU4に
より画面16に一覧表示される。作業者がこの伝票の記
載を見て中分類ファイルから“接待費”を下線で示すよ
うに選択すると、ステップS15に進み、CPU4は連
結プログラム25に従い“枝番 0003 接待費(勘
定科目) 場所、取引先、目的、担当部署、担当者(単
語群)”をRAM6に取り込む。 【0033】ステップS16では、CPU4はこの単語
群に関し、これら単語をそれぞれ特定するために(また
はこれらの読み出し命令に従って)、図6の場所辞書2
1と取引先辞書20と目的辞書33と図6の部課辞書3
2と社員辞書22を記憶装置12から読み出して、画面
16に同時に表示する。ステップS17では、作業者は
接待場所の帝国ホテル等をいちいちキー入力すること無
く、場所辞書21をスクロールしながら、伝票に記入さ
れている場所名と一致する用語を辞書内で探し出し、選
択する。即ち、図6では下線の付された場所辞書21内
帝国ホテルと図5の取引先辞書20内CC産業と図6の
目的辞書33内商談及び図7の部課辞書32の営業促進
部と社員辞書22内鈴木が選択されている。 【0034】なお、図6では相手担当者辞書35が、図
7では交通機関辞書23と商品辞書34も図示している
が、単にこのような表示もあることを例示するためであ
り、単語の交通機関等は図8中の“枝番 0003 接
待費(勘定科目)には連結されてない(呼出命令無)の
で画面16には表示されない。摘要内の用語や固有名詞
の特定と入力が終わると、ステップS19では、仕訳け
先に向けて仕訳け処理を行い、以後の財務処理を実行す
る。 【0035】かくして、例えば売り上げ伝票等をキー入
力する際に、図8で呼出命令有りの各種辞書を画面16
に同時に表示し、速やかに容易に売り上げの摘要項目が
入力できる。伝票の摘要欄の入力ではいちいち各単語の
文字をキー2から入力すること無く、既に登録済の各種
辞書を画面に読み出して、伝票上の記載単語と同義な登
録単語を選択するだけで、摘要の入力が容易に正確に行
われ、オペレーターの負担が極めて少なくなる。 【0036】次に、図11のフローに従って領収書から
仕訳けを行う第3発明を説明する。まず手元に喫茶店の
領収書があり、経理の専門家ではない当事者の社員が営
業用の現金出納帳を整理する形で各辞書群を逐次参照す
る。ここでは読み出した各辞書を必要に応じて連動し、
表示された辞書に従って伝票を作成し、仕訳け処理を正
確に完成し財務処理プログラムにデータを転送する。ス
テップS21では、喫茶店の領収書に“翼”の領収印が
あるのを見て、支出された場所が容易に理解できるの
で、複数の辞書、社員辞書22や交通機関辞書23・・
・などの中から図6の場所辞書を画面16上で指定す
る。 【0037】連動プログラム28が起動した後のステッ
プS22では、CPU4は図12のリンクテーブル27
を自動検索し、場所“翼”が別の辞書の何処かの用語と
連動が既に設定されているかどうかを調べる。この領収
書の場合は、既に中分類ファイル8の会議費や図7の社
員辞書22や図5の取引先辞書20等と連動が設定され
ているのでステップS25に進む、しかし連動が設定さ
れていない喫茶“白壁”等の場合、別領収書の場合はス
テップS23に進む。 【0038】このステップS23では、CPU4は図6
の場所辞書21の一覧を画面16に表示し、新たな連動
先を連動するかどうかを合わせる。連動先を新たに登録
したい場合はステップS24に進み、図6の場所辞書2
1の下方に連動(喫茶“白壁”)を自由に追加していく
ことができる。既に連動が設定されている場合はそのま
まステップS25に進む。 【0039】ステップS25では、CPU4は図12の
リンクテーブル27を自動検索し、場所“翼”が仕訳け
先欄に、貸方または借方または、貸借が既に設定されて
いるかどうかを調べる。この場所“翼”の場合は、既に
仕訳け先欄には貸方が既に設定されているので、そのま
まステップS28に進む。しかし仕訳け先欄が設定され
ていない場合はステップS26に進む。 【0040】ステップS26では、CPU4は図12の
リンクテーブル27を画面16に表示し、仕訳け先の設
定先を問い合わせる。“発明打ち合せ”と○×法律との
連動で仕訳け先が借方に既に設定されている。貸借の設
定は場所“翼”(場所辞書21)のみで決めることもで
きるが、このように他の複数辞書との連動を組み合わせ
て設定するほど精度が高くなる。ステップS26で、仕
訳け先の貸方または借方または、貸借を設定する場合は
ステップS27に進み、図12のリンクテーブル27を
画面16に表示する。入力者が仕訳け先欄に貸・借いず
れかを設定して、この場合最初の仕訳け先設定には専門
家の知識が必要であるが、その後ステップS28に進
む。ステップS26とステップS27における仕訳けの
他の実施例を詳しく説明する。例えば、取引伝票で既に
摘要が記入されており、第1の発明により摘要が情報処
理装置1に取り込まれた後に、仕分け先を自動的に判定
する方法を説明する。一義的に仕訳け先が決っている
例、摘要“凸凹商事 9月度 売上計上”では、リンク
テーブル27には勘定科目「売上」は常に単独で「貸
方」を指定できる。すると相手先は自動的に「借方」に
なり、その勘定科目は「現金」または「売掛金」等自動
的に定まる。 【0041】次に相手先が一義的に仕訳け先が決ってい
ない例、摘要“売掛回収 伊予当座振り込み 凸凹商
事”では、「伊予当座」の伊予銀行の当座預金では、支
払う場合は貸方に、当座振り込みを受けると借方にな
る。しかし、リンクテーブル27には勘定科目「売掛回
収」が単独で「貸方」を指定しているので、この相手先
となる「伊予当座」は自動的に「借方」に定まる。 【0042】なお次に双方とも一義的に仕訳け先が決っ
ていない例、摘要“伊予当座 受取手形 満期入金 凸
凹商事”では、取引先項目「伊予当座」の伊予銀行の当
座預金では、支払う場合は貸方に、当座振り込みを受け
ると借方になる。また勘定科目「受取手形」は受け取っ
た場合は借方に、手形の期日がくると貸方になる。一
方、リンクテーブル27には勘定科目「満期入金」は常
に単独で「借方」を指定している。この場合は「満期入
金」から仕分けを開始し取引先「伊予当座」を指定する
と、「満期入金」の「借方」の拘束されて、「伊予当
座」は自動的に「借方」に定まる。相手先の「受取手
形」は空いている「貸方」に自動的に定まる。ステップ
S26で、極たまにしか発生しない取引で、必要が無く
仕訳け先を設定しない場合はそのままステップS28に
進む。 【0043】ステップ28では、図12のリンクテーブ
ル27に示すように、場所“翼”発行の領収書に関して
は、既に勘定科目に発明打合せ、当方担当氏名(社員
名)のICST山中、相手先(取引先)の〇×法律事務
所、相手担当者名の内山と借方が設定されているので、
当該領収書上の金額¥880−等を入力するだけで、仕
訳けが完成する。更に同時に図4の内容が記入された出
金伝票が作成される。仕訳け終了後は、各仕訳けデータ
は記憶装置12に仮登録され、その後専門家の検証を受
けて、第2仮登録される。更にその後責任者により読み
出されて、確認され、訂正や承認がなされて元帳に記憶
される。 【0044】更に類似の例えば、家賃収入のように、毎
月繰り返す取引については、確定した以前の仕訳けデー
タを読み出して、複写し、取引が確定した後に変更必要
事項のみを訂正してデータ入力することで、仕分けが容
易に可能である。図8と図12において、中分類ファイ
ル8の各費用勘定グループの摘要(発明打合せ等一般用
語)がトップに来るようにして、図11の動作により各
辞書相互間で、連動した(リンク)一例を示している。
例えば、会議費内の発明打合せと場所辞書21内の喫茶
翼とが、また顧客との会議では帝国ホテルとが連動され
仕訳け先が借方に指定されている。このような連動を一
度行ったものをリンクテーブル27として登録しておけ
ば、次回からいちいち連動作業をしなくてもよい。 【0045】ステップ24の連動方法について図12の
例を挙げて更に説明する。勘定科目が売上げで、商品が
SPソフトの場合は仕分け先を貸方に設定する。大口の
売り上げ先であれば、図5の取引先辞書20から凸凹商
会とその相手担当者地曳と図7の社員辞書22では当方
担当で部署辞書32の営業第3部(部門0035)三原
とリンクしてもよい。しかし、SPソフト以外にもLK
ソフト等数多くあるので、全商品と販売先とをリンクす
ると商品毎にリンクされて煩雑になるので、大口で売れ
る商品だけを辞書内用語同士で連動させて、なるべく最
小程度に連動するとよい。摘要(一般用語)がトップに
来るようにして、辞書間でのリンクが煩雑になるのを避
けることができる。 【0046】各辞書内に連動を登録した場合を更に説明
する。図5において、取引先辞書20では、大崎電機と
費用勘定グループの接待費と(“さ”と表示以下同様記
号表示)が、図7の企業側社員辞書22では、第一営業
部の山中と会議費内の発明打合わせと(イ)が、交通機
関辞書23の営団地下鉄飯田橋駅と取引先辞書20内の
○×法律事務所(A)とが夫々関連付けられている。 【0047】これらをなお更に説明すると、図5の取引
先辞書20については、例えば取引先○×法律事務所に
は担当者内山に対して関連先を示すタグ(あ・い)が設
定され、このタグ(あ)は会議費内にある摘要の発明打
合わせ及び(い)は交通機関辞書23内にある摘要の営
団地下鉄飯田橋駅とをそれぞれ指定している。このよう
にして、取引先辞書20の各取引先XXには担当者のY
Yに対してタグ(Z・W)が設定され、これらのタグ
(Z・W)は所定勘定科目内の摘要の所定用語を夫々指
定している。 【0048】図6の場所辞書21では、別会場帝国ホテ
ルにはよく利用する社員月中に対してタグ(γ・ω)が
設定され、これらのタグ(γ・ω)は所定勘定科目内の
摘要の所定用語を夫々指定している。このようにして、
場所辞書21の各会場SSにはよく利用するTTに対し
てタグ(δ・η)が設定され、これらのタグ(δ・n)
は所定勘定科目内の摘要の所定用語を夫々指定してい
る。 【0049】図7の企業側社員辞書22では、別の第2
営業部の川上には関連先について別タグ(ヤ・キ)が設
定され、これらのタグ(ヤ・キ)は所定勘定科目内の摘
要の所定用語を夫々指定しているこのようにして、企業
側社員辞書22の各営業部WWには担当社員QQに対し
てタグ(h・h)が設定され、これらのタグ(h・h)
は所定勘定科目内の摘要の連動先用語を夫々指定してい
る。 【0050】交通機関辞書23内では、例えば営団地下
鉄の飯田橋駅と関連先のタグ(A・C)等が設定され、
このタグ(A・C)等は顧客との営業打合わせ及び取引
先辞書20内の本田設計事務所とをそれぞれ指定してい
る。このようにして、交通機関辞書23の各交通機関P
Pには駅(港)名CCに対してタグ(B・H)が設定さ
れ、これらのタグ(B・H)は所定勘定科目内の摘要の
所定用語を夫々指定している。これらは連動やリンクや
タグの例を単に示したものである。 【0051】図6のプロジェクト辞書36ではABCD
12345678の大井町信号工事は図5の取引先辞書
20の凸凹産業と連動されている。かくしてこの財務ソ
フトを利用する企業に応じて、勘定科目内の摘要の所定
用語を特定し定義し登録し、関連付ける必要なタグを設
定する。当然摘要の所定用語(固有名詞等)は追加・変
更・追加が可能であり、それに応じてこれらを関連付け
る必要なたタグも変化できる。むやみにタグを作成しよ
うとすると設定作業が煩雑になるので、取引頻度が多く
なった摘要(用語)についてその都度追加していくとよ
い。しかし、連動プログラム28によるサーチでは、ど
んなに多くのタグがあっても速度上殆ど問題にならな
い。 【0052】第3発明によれば、摘要辞書の間を連動す
ることにより、仕訳け入力の省力化と標準化を計ること
ができる。トップに来る辞書を容易に正確に理解した辞
書として選択することにより、以後に連動して続く各辞
書の正確な選択が容易になり、事務の手間を省くことに
なる。各辞書には枝番と部門コードとプロジェクトコー
ドが付されているので、従って摘要辞書選択時に、科目
や項目や固有名詞を指定(選択)することで、仕訳け帳
等にはこれら枝番と部門コードとプロジェクトコードが
自動入力される。補助コードはを自動的にして省力化す
るとともに、摘要とコードの一致を誤りなく毎回実現で
きる。 【0053】所定の複数辞書の連動により、仕訳け等上
で経理知識の専門家でなくても、正確に科目が決定でき
るとともに、貸方や借方や貸借を自動的に指定できる。
一般社員が各部署より仕訳け入力済であれば、経理事務
の担当者が後で正しいかどうか検査できる。未だ入力さ
れていなければ、殆ど自動化されているので、入力が容
易である。 【0054】 【発明の効果】この発明によれば、特定摘要の入力を自
動化し、入力誤りを最小にし、正確に行うことができ
る。固有摘要の入力を人力による作業を最小限として、
自動的に正確にデータ化できる。経理知識のない一般の
事務員が伝票上の摘要を入力するだけで、仕訳けを自動
的に行うことができる。また仕訳け(取引データを貸方
・借方に記入)を作った後、それが正しい仕訳けかどう
か自動的にチェックされるとともに、専門家が誤った仕
訳けを容易に発見できるので、正確な仕訳けが実現でき
る。

【図面の簡単な説明】 【図1】本発明の摘要を処理する方法が実施される情報
処理装置の構成を示すブロック図である。 【図2】第1発明の摘要の用語を認識分離する動作を説
明するフロー図である。 【図3】第1発明の摘要の用語を認識分離する動作の具
体例を示す図である。 【図4】本発明が適応される一般的な仕訳けレコードの
内容を示す図である。 【図5】本発明に使用する各項目辞書の一例を示す図で
ある。 【図6】本発明に使用する各項目辞書の他の例を示す図
である。 【図7】本発明に使用する各項目辞書の更に他の例を示
す図である。 【図8】第2発明の各科目対応の辞書読み出し命令群の
一覧を示す図である。 【図9】第2発明の辞書読み出し命令群と各項目辞書と
の対応を説明する図である。 【図10】第2発明の摘要を処理する方法の動作を説明
するフロー図である。 【図11】第3発明の摘要を処理する方法の動作を説明
するフロー図である。 【図12】第3発明の辞書関の連動を示すリンクテーブ
ルの例示す図である。 【符号の説明】 1 情報処理装置 2 キー 3 マウス 4 中央演算処理装置(CPU) 5 大分類ファイル 6 ワークメモリ 7 仕訳けプログラム 8 中分類ファイル 10 仕訳帖フォーマット 11 摘要辞書 12 記憶装置 13 通信回線 16 画面 17 プリンター 18 サーバー 20 取引先辞書 21 場所辞書 22 担当者(社員)辞書 23 交通機関辞書 24 判定プログラム 25 連結プログラム 26 切出しプログラム 27 リンクテーブル 28 連動プログラム 30 OCR 32 部課辞書 33 目的辞書 34 商品辞書 35 相手担当者辞書 36 プロジェクト辞書

Claims (1)

  1. 【特許請求の範囲】 【請求項1】 作業者が商取引の事実を証明する伝票に
    基づいて情報処理装置を使用して経理上で摘要を処理す
    る方法において、 勘定科目毎に一般的な取引用語を集めた汎用科目用語群
    と特定の地域と主体と対象事項により限定される固有摘
    要用語を集めた固有摘要辞書とからなる複数の項目用語
    辞書を作成し、 取引を記載した伝票から前記汎用科目用語と固有摘要用
    語とを情報処理装置に光学自動読取り装置により文字列
    として入力し、 情報処理装置はこれら文字列を左右から同時に1文字づ
    つ切り離し、前記汎用科目用語群及び固有摘要用語辞書
    と比較し、次に同様に2文字切り離し、同様に比較し、
    次々と切り離し文字数を増やして同様に順次比較して、
    一致する用語があれば当該切り離した文字列を汎用科目
    用語又は固有摘要用語として認識し、 これら認識した汎用科目用語や各固有摘要用語を互いに
    分離して、以後の当該伝票の仕訳け作業に使用すること
    を特徴とする摘要を処理する方法。 【請求項2】 商取引の事実を説明するために必要な勘
    定科目毎に一般的な取引用語を集めた汎用科目用語群
    と、特定の地域と主体と対象事項をそれぞれ示す固有摘
    要用語を集めた固有摘要辞書とからなる複数の項目用語
    辞書を画面に表示し、作業者が実際の取引を示す伝票に
    基づいて情報処理装置を使用して勘定科目毎に経理上で
    摘要を処理する方法において、 前記各勘定科目用に、前記複数の項目用語辞書に対する
    辞書読出命令を予め選択的にそれぞれ設定し、 前記伝票に基づいて前記情報処理装置に特定の摘要をキ
    ー入力する際には、当該勘定科目に関する前記辞書読出
    命令により、当該項目用語辞書を読み出して画面に同時
    に表示し、これら各辞書に含まれる前記取引用語や固有
    摘要用語の中から特定なものを選択するようにしたこと
    を特徴とする摘要を処理する方法。 【請求項3】 商取引の事実を説明するために必要な勘
    定科目毎に一般的な取引用語を集めた汎用科目用語群
    と、特定の地域と主体と対象事項をそれぞれ示す固有摘
    要用語を集めた固有摘要辞書とからなる複数の項目用語
    辞書を画面に表示し、作業者が取引の事実を証明する取
    引データに基づいて情報処理装置を使用して勘定科目毎
    に経理上で摘要を処理する方法において、 前記一般的な取引用語と固有摘要用語とを選択的に連動
    するようにしたリンクテーブルを予め作成し、 摘要用語単独で、または選択的に連動された複数の摘要
    用語の組み合わせ種類毎に、予め仕分け先を設定して登
    録し、 前記取引データから一の前記取引用語または固有摘要用
    語を情報処理装置に入力し、 次に前記情報処理装置は当該用語に基づいて前記リンク
    テーブルを検索し、当該用語と連動される用語を前記汎
    用摘要用語辞書または固有摘要用語辞書から検出して、
    前記取引データに関する摘要の入力動作を先導し、摘要
    用語単独で、及びまたは選択的に連動された複数の摘要
    用語に基づいて、仕訳け作業を自動的に実行することを
    特徴とする摘要を処理する方法。

Cited By (7)

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