JP3693871B2

JP3693871B2 - 電子メール装置

Info

Publication number: JP3693871B2
Application number: JP34362199A
Authority: JP
Inventors: 賢町野; 浩黒崎
Original assignee: Sharp Corp
Current assignee: Sharp Corp
Priority date: 1999-12-02
Filing date: 1999-12-02
Publication date: 2005-09-14
Anticipated expiration: 2019-12-02
Also published as: JP2001160007A; US7051075B1

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、電子メールの宛先のアドレスを管理し、送信時に送付先や送付方法を宛先毎に自動的に判断する電子メール装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、ネットワークに接続された情報処理装置間での通信に電子メールがあり、パーソナルコンピュータ等が電子メールを送受信する装置（電子メール装置）として利用されている。電子メールを送信する場合、送信する電子メールに送信先のアドレスを記述しなければならない。前記アドレスは、送信する電子メールの作成時にユーザがキーボードから入力すればよいのであるが、頻繁に電子メールを送信する相手であると、送信する電子メールの作成におけるユーザの負担が大きいだけではなく、上記アドレスの入力ミスによる送信エラーが抑えられなかった。
【０００３】
そこで、アドレスと宛名（個人名等）とを対応付けた宛先情報の登録機能（宛先テーブル）を設け、登録されている宛先を指定するだけで送信する電子メール本体に送信先のアドレス（指定した宛名に対応するアドレス）が自動的に付与されるように構成されていた。
【０００４】
しかし、最近では、作成した電子メールを複数の人に送信することから、電子メールの送信先をグループで管理するようにした電子メール装置が主流となってきている。電子メールの送信先をグループで管理する電子メール装置は、上記宛先テーブルに加えて、グループの識別名と上記宛先テーブルに登録されている単一または複数の宛名を登録するグループテーブルが設けられている。そして、電子メールの送信先としてグループを指定することによって、指定したグループに宛名が登録されている者全員のアドレスが電子メール本体に付与され、全員に電子メールが送信される。さらに、以下に示す機能を備えた電子メール装置も提案されている。
【０００５】
▲１▼電子メールの宛先をグループで管理し、送信時に設定されている除外情報に基づいてグループの登録者を電子メールの送信の必要がある者とそうでない者とに分類し、送信の必要がある者にのみ電子メールを送信する（送信の必要が無い者には電子メールを送信しない）ように構成した装置（特開平５−２１９１０３号公報）。
▲２▼キーワードと宛先とを対応させたテーブルを登録する機能を設け、送信する電子メール中に表記されているキーワードから、該電子メールを送信する者を自動的に決定して送信を実行する装置（特開平８−３１６９８３号公報）。
▲３▼電子メールを送信する複数宛先の中で、特定の宛先については添付ファイルを付けて送信する装置（特開平１１−２１２８８４号公報）。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記▲１▼の装置は、上記除外情報をユーザに入力させる構成であったため、ユーザによる除外情報の入力ミスの発生を抑えることができず、送信が不要である者に電子メールを送信したり、送信が必要である者に電子メールを送信していないという事態が生じる危険性が高かった。また、上記除外情報をユーザに入力させる構成であることから電子メールの送信に手間がかかり、操作性が悪いという問題があった。
【０００７】
また、上記▲２▼の装置は、送信する電子メール中に表記されているキーワードから該電子メールの送信先を決定するため、ユーザは送信先を考慮しながら電子メール本体を作成しなければならず、電子メール本体の作成に手間がかかるという問題があった。
【０００８】
さらに、上記▲３▼の装置は、添付ファイルを付けるかどうかを１人ずつユーザに指定させる構成であったため、該指定に手間がかかるとともに、指定ミスによって添付ファイルの送信が不要である者に該添付ファイルを送信したり、送信が必要である者に添付ファイルを送信していないという事態が生じる危険性が高かった。また、添付ファイルを付けるかどうかを１人ずつユーザに指定させているため、電子メールの送信に手間がかかり、操作性が悪いという問題があった。
【０００９】
この発明の目的は、操作性を向上させるとともに、電子メールの送信ミスを抑えることができる電子メール装置を提供することにある。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
この発明の電子メール装置は、上記課題を解決するために以下の構成を備えている。
【００１１】
（１）電子メールの宛先のアドレスと宛名の表記とを対応づけた宛先レコードを登録する宛先テーブル、およびグループを識別する識別名と単一または複数の宛先とを対応づけたグループレコードを登録するグループテーブルを記憶する記憶部と、
電子メール本体と、この電子メール本体の属性情報と、を含む電子メールの送信先として上記グループが指定されたときに、該指定されたグループに対応づけられている宛先について、送信する電子メール本体内に宛名が表記されている宛先とそうでない宛先とに分類する宛先分類機能、送信する電子メール本体内に宛名が表記されている宛先とそうでない宛先とのそれぞれに対して電子メールの送信にかかる処理内容の設定が行える設定機能、および該宛先分類機能による分類結果と該設定機能により設定された処理内容に応じて上記電子メールの送信を制御する送信機能を有する制御部と、を備えている。
【００１２】
この構成では、制御部の設定機能により、送信する電子メール本体内に宛名が表記されている宛先とそうでない宛先とのそれぞれに対して電子メールの送信にかかる処理内容の設定が行える。また、電子メールの送信先として指定されたグループに対応づけられている宛先（グループの登録者）を、送信する電子メール本体内に宛名が表記されているかどうかによって分類し、該分類結果と設定されている処理内容に応じて電子メールの送信を行う。
【００１３】
ここで、指定されたグループの登録者であっても、送信する電子メール本体内に宛名が表記されていない者については電子メールを送信しない、また送信する電子メール本体内に宛名が表記されている者については電子メールを送信するという処理内容を設定しておけば、ユーザは電子メールの作成時に送信が不要な者の宛名を電子メール本体に表記（入力）しなければよい。なお、宛名を表記した相手については確実に電子メールが送信される。このように、ユーザは送信する電子メール本体に宛名を表記するかどうかによって、電子メールを送信すべき者については確実に送信でき、また電子メールの送信が不要な者については送信が行われることがない。なお、電子メール本体に送信する相手の宛名を表記することは通常行われていることであり、ユーザの負担を増加させるものではない。
【００１４】
（２）上記電子メールの属性情報には、グループ名が含まれており、
上記制御部は、上記電子メールの属性情報に含まれているグループ名のグループを該電子メールの送信先に指定する機能を有する。
【００１５】
この構成では、送信する電子メールの属性情報から送信先のグループが自動的に指定される。したがって、ユーザの負担を一層低減することができる。
【００１６】
（３）上記設定機能は、電子メールの送信にかかる処理内容として、送信を禁止する設定が行えようにしてもよいし、
また、上記宛先分類機能は、送信する電子メール内に宛名が表記されている宛先について、宛名とともに所定の表記が付されている宛先と、そうでない宛先とに細分類する機能を有し、
上記設定機能は、送信する電子メール本体内に宛名が表記されている宛先について、宛名とともに所定の表記が付されている宛先と、そうでない宛先とのそれぞれに対して電子メールの送信にかかる処理内容が設定されるようにしてもよい。
【００１７】
このようにすれば、例えば会議の議事録を該会議の欠席者にのみ送信すること等ができるので、送信する電子メールの性質に応じて送信先を自動的に決定させられ、操作性を一層向上できる。
【００１８】
（４）上記宛先分類機能は、送信する電子メール本体の所定の領域に宛名が表記されているかどうかによって上記分類を行う機能である。
【００１９】
通常電子メール本体の冒頭部分に、送信する相手の宛名を表記することから、この領域に宛名が表記されているかどうかによって分類すればよい。
【００２０】
（５）上記設定機能は、送信する電子メール本体に指定されたグループに対応づけられていない宛名が表記されていたとき、電子メールの送信にかかる処理内容として、該宛名に対応する宛先に電子メールを送信する設定が行える機能を含んでいる。
【００２１】
この構成では、指定されたグループに対応づけられていない宛名が電子メール本体に表記されていたとき、該宛名に対応する宛先にも電子メールを送信するようにしたので、指定したグループに加わっていない者にも、ユーザは電子メール本体に宛名を表記するだけで電子メールを送信できる。
【００２６】
【発明の実施の形態】
図１は、この発明の実施形態である電子メール装置の構成を示すブロック図である。電子メール装置１は、本体の動作を制御する制御部２と、後述する宛先テーブル１１、グループテーブル１２、議事録等の各種文書のひな形（様式）が登録された各種文書様式記憶エリア１３、送信済の電子メール等を記憶する送信済メール記憶エリア１４等を有する記憶部３と、マウスやキーボード等を有する入力部４と、入力部４における入力操作に応じた表示を行う表示部５と、ネットワークとの通信を制御する通信部６と、を備えている。
【００２７】
上記記憶部３に記憶されている宛先テーブル１１には、図２に示すように宛名の表記とメールアドレス（以下、単にアドレスと言う。）とを対応づけた宛先レコード１１ａが登録されている。なお、ここで言う、宛名とは個人を識別することができる名前等である。また、宛先レコード１１ａには代表表記だけでなく、その個人を識別することができるその他の表記も登録できる。例えば、『鈴木係長』を代表表記とした宛先レコード１１ａに『鈴木係長』を識別することができるその他の表記として『鈴木一』、『鈴木（一）』等が登録できる。また、グループテーブル１２には、図３に示すようにグループ毎にグループ名と該グループに属する個人（登録者）の代表表記とを対応づけたグループレコード１２ａが登録されている。なお、グループに登録される登録者は、１人であっても良いし、複数人であってもよい。さらに、各種文書様式記憶エリア１３には、各種文書のひな型が記憶されている。例えば、図４に示すような議題、開催日時、場所、出席者、議事等を記載するフィールドを形成した、議事録のひな形を記憶させおくことができる。ユーザはこのひな型を利用して送信する電子メールを作成することがきる。また、この実施形態の電子メール装置で作成された電子メールには、ファイル名やグループ名等の属性情報が入力される領域（図５参照）が設けられている。なお、ひな型はユーザが自由に作成でき、各種文書様式記憶エリア１３に作成したひな型を記憶させておくことができる。また、ひな型が記憶されていない書式の電子メールも作成できる。
【００２８】
以下、この実施形態の電子メール装置１の動作について説明する。電子メールを送信するユーザが送信する電子メール本体を作成する。電子メール本体の作成は、各種文書様式記憶エリア１３に記憶されているひな型を使用して作成してもよいし、ユーザが考えた独自の書式で作成してもよい。このとき、ユーザは作成した電子メールの属性情報（ファイル名や、グループ名等）も入力する。グループ名の入力は、グループテーブル１２に登録されているグループテーブルを指定することで入力できるようにしておいてもよい。また、各種文書様式記憶エリア１３に記憶されているひな型を利用して電子メールが作成されたときには、グループ名（または宛名）が自動的に入力されるようにしておくこともできる。具体的には、各種文書様式記憶エリア１３に属性情報としてグループ名を入力したひな型を記憶させておけばよい。
【００２９】
図６にユーザが作成した電子メールの例を示す。図６（Ａ）は作成された電子メールの属性情報であり、図６（Ｂ）が電子メール本体である。図６に示す電子メールは、属性情報のグループ名として『リーダ会議』が入力されている。
【００３０】
電子メールの作成を完了したユーザが、入力部４において電子メールの送信実行を指示する入力を行うと、作成された電子メールの送信処理が実行される。図７は、この実施形態の電子メール装置１のメール送信処理を示すフローチャートである。電子メール装置１は、属性情報からグループ名（ここでは『リーダ会議』）を読み出し（ｎ１）、グループテーブル１１から該グループの登録者を検出する（ｎ２）。次に、電子メール装置１は送信する電子メール（ユーザによって作成された電子メール本体）の所定の領域に表記されている宛名を検出する（ｎ３）。
【００３１】
なお、所定の領域は電子メール毎に設定できる。例えば、上記属性情報に上記所定の領域を指定する情報を入力する領域を設ければよい。例えば、図６に示す議事録の場合、出席者を記入する領域を上記所定の領域とすればよい。『リーダ会議』の登録者は、『鈴木係長』、『田中係長』『中村主任』および『山本主任』の４人であるが、図６に示す議事録では『鈴木係長』、『田中係長』および『山本主任』の３人は出席者として表記されているが、『中村主任』は欠席したため表記されていない。
【００３２】
電子メール装置１は、ｎ２で検出したグループの登録者をｎ３で検出した電子メールの所定の領域に宛名が表記されていた者と、そうでない者とに分類する（ｎ４）。上記例では、電子メール装置１はｎ４の処理で『鈴木係長』、『田中係長』、『山本主任』の３人と、『中村主任』とに分類する。そして、電子メール装置１はｎ４の分類結果に応じて電子メールの送信を実行する（ｎ５）。
【００３３】
ｎ５では、送信する電子メールの性質に基づいて、電子メールの送信方法等が決定されるようにすればよい。電子メールの送信方法としては、例えば、
▲１▼電子メールの送信目的が作成した議事録の内容の確認であれば、会議の出席者への議事録（電子メール）の送信は必要であるが、欠席者への送信は不要である。この場合、電子メールの所定の領域に宛名が表記されていた者に電子メールを送信し、それ以外の者（欠席者）に電子メールを送信しないという設定が考えられる。このように設定すれば、会議に出席した『鈴木係長』、『田中係長』、『山本主任』の３人に送信し、会議に欠席した『中村主任』に送信しないという、電子メールの送信を自動的に実行させることができる。
【００３４】
なお、電子メールを送信する者のアドレスは、宛先テーブル１１を検索することで得られる。また、この実施形態の電子メール装置１は、宛先テーブル１１を検索して獲得したアドレスを送信する電子メールに自動的に付与する。
【００３５】
▲２▼また、出席者については会議の終了時に議事録を手渡していて、欠席者に議事録を送信するということが、この電子メールの送信目的である場合には、会議の出席者への議事録（電子メール）の送信は不要であるが、欠席者への送信は必要である。この場合、電子メールの所定の領域に宛名が表記されていた者に電子メールを送信せず、それ以外の者（欠席者）に電子メールを送信するという設定が考えられる。このように設定すれば、会議に出席した『鈴木係長』、『田中係長』、『山本主任』の３人に送信せず、会議に欠席した『中村主任』に送信するという、電子メールの送信を自動的に実行させることができる。
【００３６】
▲３▼また、ｎ２で検出したグループの登録者でｎ３で検出した電子メールの所定の領域に宛名が表記されていた者には原本として送信し（ＴＯ：で送信し）、ｎ３で検出した電子メールの所定の領域に宛名が表記されていなかった者については写し（控え）として送信（ＣＣ：で送信）するという設定も考えられる。このようにすると、上記例では会議に出席した『鈴木係長』、『田中係長』、『山本主任』の３人に原本として送信し、会議に欠席した『中村主任』に写しとして送信することができる。
【００３７】
▲４▼また、出席者については会議の時に添付ファイルを手渡している場合、ｎ２で検出したグループの登録者でｎ３で検出した電子メールの所定の領域に宛名が表記されていた者には添付ファイルを付けずに送信し、ｎ３で検出した電子メールの所定の領域に宛名が表記されていなかった者については添付ファイルを付けて送信するという設定が考えられる。このようにすると、会議に出席した『鈴木係長』、『田中係長』、『山本主任』の３人に添付ファイルを付けずに送信でき、会議に欠席した『中村主任』に添付ファイルを付けて送信できる。これにより、添付ファイルを渡していない欠席者にのみ添付ファイルが送信できる。
【００３８】
▲５▼さらに、電子メールの所定領域に宛名とともに所定の表記、例えば『〔記〕』や『〔事務局〕』等が付されている者（グループの登録者でなくてもよい。）についてはＢＣＣ：で送信する設定も考えられる。このようにすれば、議事録の作成者や事務局等でも、該議事録を管理できるようになる。
【００３９】
なお、送信が完了した電子メールは、送信済メール記憶エリア１４に保存される。
【００４０】
このように、送信する電子メールの性質に応じて、適当な送信先や送信方法（ＴＯ：、ＣＣ：、ＢＣＣ：や、添付ファイルを付けるかどうか等）が変化することから、上記▲１▼〜▲５▼の設定についてはユーザが自由に行えるように構成すればよい。例えば、電子メールの送信指示が行われたときに、表示部５に上記▲１▼〜▲５▼のどの設定にするかを確認する画面を表示し、ユーザに設定入力を行わせるように構成すればよい。このようにすれば、ユーザは上記設定を選択指定するだけであるので、ユーザの負担が増加することがない。
【００４１】
次に、この発明の別の実施形態について説明する。この実施形態の電子メール装置１は上記実施形態のものと略同様であるが、電子メールの所定の領域にグループの登録者でない宛名が表記されていたときの処理を追加した点で上記のものと異なる。
【００４２】
具体的には、電子メールの所定の領域にグループの登録者でない宛名が表記されていた場合、電子メール装置１は宛先テーブル１１を検索して、この宛名に対応づけられている宛先のアドレスを獲得し、電子メールを送信するようにした。なお、電子メールの送信方法としては、ＴＯ：、ＣＣ：、ＢＣＣ：等、送信する電子メールの性質に適したものとなるように設定できるようにしておけばよい。
【００４３】
例えば、図８に示す議事録を送信する場合、出席者として表記されている『高橋主任』は『リーダ会議』のグループに登録されていないが、上記処理によって『高橋主任』にも議事録を送信することができる。したがって、『高橋主任』がゲストとして会議に参加していた場合や、新たにグループに加わったのであるがグループテーブル１２が更新されていない場合等の状況下においても、『高橋主任』にも議事録を送信することができる。
【００４４】
また、電子メールの所定の領域にグループの登録者でない宛名が表記されていた場合、表示部５に該宛名に対応する者をグループに登録するかどうかを確認する画面（図９参照）を表示させてもよい。このとき、ユーザがグループに登録するという指示を入力すれば、該当するグループレコード１２ａにこの宛名に対応する者が登録され、グループの登録者となる。したがって、新たにメンバーが加わる等してグループのメンバーがかわったときにグループテーブル１２の更新が簡単に行え、ユーザの操作性が一層向上できる。また、図９に示すように新たに加わったメンバーに対して、これまでの資料を添付して送信するかどうかを確認する表示も同時に行うようにしてもよい。このようにすれば、新たに加わったメンバーに対して、グループのこれまでの資料を送信することができるので、簡単に過去の状況を認識させられる。なお、該グループのこれまでの資料は送信済メール記憶エリア１４に保存されている。
【００４５】
なお、上記した実施形態では電子メールに表記されていた宛名が全て代表表記であったが、宛先レコード１１ａに登録されている代表表記以外のその他の表記であっても同様の処理が行われる。
【００４６】
【発明の効果】
以上のように、この発明によれば、電子メールの送信先として指定されたグループに対応づけられている単一または複数の宛先を、送信する電子メール本体に宛名が表記されているかどうかによって分類し、該分類結果に応じて電子メールを送信するようにしたので、送信する電子メールの性質に応じた送信が簡単に行え、操作性が向上できるとともに、電子メールの送信ミスも抑えられる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の実施形態である電子メール装置の構成を示すブロック図である。
【図２】この発明の実施形態である電子メール装置における宛先テーブルを示す図である。
【図３】この発明の実施形態である電子メール装置におけるグループテーブルを示す図である。
【図４】議事録のひな型を示す図である。
【図５】ファイルの属性を入力する領域の構成を示す図である。
【図６】作成された電子メールの例を示す図である。
【図７】この発明の実施形態である電子メール装置の処理を示すフローチャートである。
【図８】作成された電子メールの例を示す図である。
【図９】この発明の実施形態である電子メール装置における表示部の表示例を示す図である。処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１−電子メール装置
２−制御部
３−記憶部
４−入力部
５−表示部
６−通信部
１１−宛先テーブル
１１ａ−宛先レコード
１２−グループテーブル
１２ａ−グループレコード
１３−各種文書様式記憶エリア
１４−送信済メール記憶エリア

Claims

電子メールの宛先のアドレスと宛名の表記とを対応づけた宛先レコードを登録する宛先テーブル、およびグループを識別する識別名と単一または複数の宛先とを対応づけたグループレコードを登録するグループテーブルを記憶する記憶部と、
電子メール本体と、この電子メール本体の属性情報と、を含む電子メールの送信先として上記グループが指定されたときに、該指定されたグループに対応づけられている宛先について、送信する電子メール本体内に宛名が表記されている宛先とそうでない宛先とに分類する宛先分類機能、送信する電子メール本体内に宛名が表記されている宛先とそうでない宛先とのそれぞれに対して電子メールの送信にかかる処理内容の設定が行える設定機能、および該宛先分類機能による分類結果と該設定機能により設定された処理内容に応じて上記電子メールの送信を制御する送信機能を有する制御部と、を備えた電子メール装置。
上記電子メールの属性情報には、グループ名が含まれており、
上記制御部は、上記電子メールの属性情報に含まれているグループ名のグループを該電子メールの送信先に指定する機能を有する請求項１に記載の電子メール装置。
上記設定機能は、電子メールの送信にかかる処理内容として、送信を禁止する設定が行える請求項１または２に記載の電子メール装置。
上記宛先分類機能は、送信する電子メール内に宛名が表記されている宛先について、宛名とともに所定の表記が付されている宛先と、そうでない宛先とに細分類する機能を有し、
上記設定機能は、送信する電子メール本体内に宛名が表記されている宛先について、宛名とともに所定の表記が付されている宛先と、そうでない宛先とのそれぞれに対して電子メールの送信にかかる処理内容が設定される請求項１〜３のいずれかに記載の電子メール装置。
上記宛先分類機能は、送信する電子メール本体の所定の領域に宛名が表記されているかどうかによって上記分類を行う機能である請求項１〜４のいずれかに記載の電子メール装置。
上記設定機能は、送信する電子メール本体に指定されたグループに対応づけられていない宛名が表記されていたとき、電子メールの送信にかかる処理内容として、該宛名に対応する宛先に電子メールを送信する設定が行える機能を含む請求項１〜５のいずれかに記載の電子メール装置。