JPH08316983A - 電子メール送付自動宛先判定方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 特定者または関係者各位に対して電子メール
を送付する場合に、メール送付時の宛先を送付するメー
ル情報の中から自動的に検索して、送付先が決定できる
電子メール送付自動宛先判定技術を提供する。 【構成】 ユーザ情報を登録するデータベースや、ユー
ザの文書データなどが格納されているハードディスクを
有するメールサーバと、このメールサーバのデータを共
有する複数のクライアントとがローカルエリアネットワ
ークで接続されている電子メールシステムであって、メ
ールサーバのハードディスク１０６内のデータベースに
は、あらかじめ送付する文書中から送付先を検索するた
めのキーワードとして特定送付用キーワード２０１、Ｃ
Ｃ送付用キーワード２０２が設けられ、さらにこれらの
キーワード２０１，２０２にリンクするユーザ名２０
３、マシン所有者２０４、所属部署２０５の情報が設け
られている。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、電子メールシステムの
送付宛先判定技術に関し、たとえばローカルエリアネッ
トワークなどの通信回線上で接続されている、パーソナ
ルコンピュータ、ワークステーションなどの情報処理装
置に使用される電子メールシステムにおいて、特にメー
ル送付時の宛先を自動的に決定して、特定者または関係
者各位に送付する場合に好適な電子メール送付自動宛先
判定方法に適用して有効な技術に関する。

【０００２】

【従来の技術】たとえば、発明者が検討したところによ
れば、パーソナルコンピュータやワークステーションな
どの情報処理装置において、これらの情報処理装置間で
使用されている電子メールシステムでメールを送付する
際、送付元は、関係者にそのメールシステム上のデータ
ベース、すなわち送付先リストを参照しながら送付先を
選択して、送付しているものと考えられる。

【０００３】また、他の方法による電子メールシステム
としては、送付先をグループ単位として管理し、電子メ
ールの送付元は、その管理されているグループを送付先
に指定することによって、そのグループに属している全
ての関係者に対してメールを送付することも考えられ
る。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】ところが、前記のよう
な電子メールシステムにおいては、電子メールを送付す
る際、送付元は、その都度、送付先の宛先を指定する必
要があり、大規模な電子メールシステム上では、数多く
の送付先リストの中から該当する送付先を選択しなけれ
ばならず、必要以上の時間と手間を要することが考えら
れる。

【０００５】また、電子メールを関係者各位にＣＣ（Ca
rbon Copy)する際にも、送付先リストの中から該当する
送付先を選択しなければならず、通常、ＣＣでは複数人
に送付するために前記同様に時間と手間がかかると考え
られる。

【０００６】そこで、本発明の目的は、特定者または関
係者各位に対して電子メールを送付する場合に、メール
送付時の宛先を送付するメール情報の中から自動的に検
索して、送付先を決定することができる電子メール送付
自動宛先判定方法を提供することにある。

【０００７】

【課題を解決するための手段】本発明の電子メール送付
自動宛先判定方法は、パーソナルコンピュータやワーク
ステーションなどの複数の情報処理装置がローカルエリ
アネットワークなどの通信回線で接続されている電子メ
ールシステムに適用されるものであり、あらかじめ作成
文書などのメール情報の中から送付先を決定するための
キーワードを電子メールシステム上のデータベースに作
成しておき、任意の情報処理装置から他の情報処理装置
に対してメール情報を送付する際に、このメール情報の
中からキーワードを抽出し、この抽出されたキーワード
と関連付けされている送付先をデータベースを検索して
自動的に決定し、この決定された送付先の情報処理装置
に対してメール情報を送付するものである。

【０００８】特に、特定の人などのように単数の情報処
理装置に対して電子メールを送付する場合には、メール
情報内の宛先を示す情報から送付先を決定し、また関係
者各位などのように複数の情報処理装置に対して電子メ
ールを送付する場合には、メール情報内の内容の部分的
情報から送付先を決定するようにしたものである。

【０００９】

【作用】前記した電子メール送付自動宛先判定方法によ
れば、電子メールの送付時に、その送付先を作成したメ
ール情報の中から自動的に決定するので、従来のように
送付先をその都度入力する必要がなく、電子メールの送
付者の操作時間や手間を軽減することができる。

【００１０】また、送付先がメール情報から自動的に決
定されるので、従来のように送付先を入力していたとき
のような送付先の入力誤りがないので、電子メールの誤
送信も防止することができる。

【００１１】特に、特定の人に対して電子メールを送付
する場合の他に、関係者各位などのように複数の情報処
理装置に対して電子メールを送付する場合には、より一
層、送付操作の時間や手間を軽減して誤送信の防止が可
能となる。

【００１２】これにより、通信回線上で接続されている
複数の情報処理装置に使用される電子メールシステムに
おいて、電子メール送付時の宛先を自動的に決定して、
特定者または関係者各位に対して操作性を簡略化し、か
つ誤送信のない信頼性の高い送付を可能とすることがで
きる。

【００１３】

【実施例】以下、本発明の実施例を図面に基づいて詳細
に説明する。

【００１４】図１は本発明の一実施例である電子メール
システムを示す構成図、図２は本実施例において、電子
メール送付用データベースの登録データ例を示す説明
図、図３は電子メールを特定の人に送付する際の一例を
示す説明図、図４は電子メールを関係者各位に送付する
際の一例を示す説明図、図５は電子メールを特定の人に
送付する際の処理手順を示すフロー図、図６および図７
は電子メールを関係者各位に送付する際の処理手順を示
すフロー図である。

【００１５】まず、図１により本実施例の電子メールシ
ステムの構成を説明する。

【００１６】本実施例の電子メールシステムは、たとえ
ばパーソナルコンピュータ、ワークステーションなどの
複数の情報処理装置が通信回線上に接続されている電子
メールシステムとされ、サーバとしてユーザ名などのユ
ーザ情報を登録するデータベースや、ユーザの文書デー
タなどが格納されているハードディスク１０６を有する
ポストオフィスとしてのメールサーバ１０１と、このメ
ールサーバ１０１のデータを共有化して資源を共有する
複数のクライアント１０２とから構成され、これらはロ
ーカルエリアネットワークを通じて接続されている。

【００１７】本実施例においては、ローカルエリアネッ
トワークとして、トランシーバ１０３を介してそれぞれ
のクライアント１０２を同軸ケーブル１０４に接続し、
同軸ケーブル１０４を終端抵抗１０５で終端したローカ
ルエリアネットワークを示しているが、本発明が適用さ
れる伝送媒体および接続形態はこれらに限られるもので
はない。

【００１８】続いて、図２により、メールサーバ１０１
のハードディスク１０６内の電子メール送付先用データ
ベースの登録データの例を説明する。

【００１９】この例において、登録データはクライアン
ト１０２から電子メールを送付する際にメールサーバ１
０１のハードディスク１０６にあらかじめ格納されてい
るもので、送付するメール情報中から送付先を検索する
ためのキーワードが設けられている。

【００２０】このキーワードとしては、特定の人に送付
する際、すなわち通常の電子メールでは“ＴＯ”コマン
ドに相当する特定送付用キーワード２０１、関係者各位
に参考として送付する際、すなわち通常の電子メールで
は“ＣＣ”コマンドに相当するＣＣ送付用キーワード２
０２が設けられている。ＣＣ送付用キーワード２０２
は、例に示すように複数設定することが可能となってい
る。また、これらのキーワード２０１，２０２にリンク
してユーザ名２０３、マシン所有者２０４、所属部署２
０５の情報が設けられている。

【００２１】次に、本実施例の作用について、始めに図
３により、電子メールを特定の人、すなわち単数のクラ
イアント１０２の情報処理装置に送付する際の概略を説
明する。

【００２２】電子メールを特定の人に送付する際には、
送付する文書３０１（メール情報）を作成後、特定の人
に送付するコマンドを発行すると、特定送付用キーワー
ド２０１が、送付する文書３０１中にあるかどうかをデ
ータベースの上位からマッチングをとる。

【００２３】たとえば、特定送付用キーワード２０１に
設定されているキーワードが送付する文書３０１中にあ
った場合、メールサーバ１０１は、そのキーワードにリ
ンクされているユーザ名２０３のディレクトリに送付す
る文書３０１をハードディスク１０６に格納し、該当す
るユーザ名２０３のクライアント１０２に電子メールが
届いたことを通知する。

【００２４】すなわち、図３の例においては、電子メー
ルの送付先である“日立太郎”様に関連して、“日立太
郎”の特定送付用キーワード２０１が抽出され、この特
定送付用キーワード２０１に対応される“ＨＩＴＡＣＨ
Ｉ”のユーザ名２０３のユーザに対してメールが送付さ
れることになる。

【００２５】これにより、通知された該当ユーザ名２０
３のクライアント１０２は、ハードディスク１０６に格
納されている文書を参照することができる。

【００２６】続いて、図４により、電子メールを関係者
各位、すなわち複数のクライアント１０２の情報処理装
置に送付する際の概略を説明する。

【００２７】電子メールを関係者各位に送付する際に
は、送付する文書４０１（メール情報）を作成後、関係
者各位に送付するコマンドを発行すると、ＣＣ送付用キ
ーワード２０２が、送付する文書４０１中にあるかどう
かをデータベースの上位からマッチングをとる。

【００２８】たとえば、ＣＣ送付用キーワード２０２に
設定されているキーワードが送付する文書４０１中にあ
った場合、メールサーバ１０１は、そのキーワードにリ
ンクされている全てのユーザ名２０３のディレクトリに
送付する文書４０１をハードディスク１０６に格納し、
全ての該当するユーザ名２０３のクライアント１０２に
電子メールが届いたことを通知する。

【００２９】すなわち、図４の例においては、電子メー
ルの文書４０１中にある“９５年度予算”に関連して、
“９５年度予算”のＣＣ送付用キーワード２０２が抽出
され、このＣＣ送付用キーワード２０２に対応される
“ＹＡＭＡＤＡ”、“ＴＡＮＡＫＡ”のユーザ名２０３
のユーザに対してメールが送付されることになる。

【００３０】これにより、通知された該当ユーザ名２０
３のクライアント１０２は、ハードディスク１０６に格
納されている文書を参照することができる。

【００３１】次に、実際に図５を参照して、電子メール
を特定の人に送付する際の処理フローを説明する。

【００３２】まず、あらかじめ設定しておいた電子メー
ル送付用データベースの特定送付用キーワード２０１の
項の先頭アドレスを設定する（ステップ５０１）。さら
に、特定送付用キーワード２０１に対して、全て検索が
終了したか否かを判定する（ステップ５０２）。

【００３３】ここで、全て検索が終了していたならば、
特定送付用キーワード２０１が設定されていないものと
判断し、エラー終了する（ステップ５０３）。まだ、検
索が終了していないならば、現在のアドレスの特定送付
用キーワード２０１を取得する（ステップ５０４）。

【００３４】そして、取得した特定送付用キーワード２
０１が、送付する文書中にあるか否かのマッチングをと
る（ステップ５０５）。ここで、マッチングがとれない
場合は、さらに特定送付用キーワード２０１のアドレス
を１つ進め（ステップ５０６）、ステップ５０２〜５０
４の処理を繰り返す。

【００３５】また、取得した特定送付用キーワード２０
１とマッチングがとれた場合は、電子メール送付用デー
タベースにおいて、そのマッチングがとれた特定送付用
キーワード２０１とリンクしているユーザ名２０３を取
得する（ステップ５０７）。

【００３６】そして、そのユーザ名２０３の該当ディレ
クトリに送付文書を格納する（ステップ５０８）。さら
に、そのユーザに対してメールが着信したとのメッセー
ジを送付する（ステップ５０９）。これにより、特定の
ユーザは電子メールを参照することができる。

【００３７】続いて、実際に図６および図７を参照し
て、電子メールを関係者各位に送付する際の処理フロー
を説明する。

【００３８】まず、あらかじめ設定しておいた電子メー
ル送付用データベースのＣＣ送付用キーワード２０２の
項の先頭アドレスを設定する（ステップ６０１）。さら
に、ＣＣ送付用キーワード２０２に対して、全て検索が
終了したか否かを判定する（ステップ６０２）。

【００３９】まだ、検索が終了していないならば、現在
のアドレスのＣＣ送付用キーワード２０２を取得する
（ステップ６０３）。そして、取得したＣＣ送付用キー
ワード２０２が、送付する文書中にあるか否かのマッチ
ングをとる（ステップ６０４）。マッチングがとれない
場合は、さらにＣＣ送付用キーワード２０２のアドレス
を１つ進め（ステップ６０５）、ステップ６０２〜６０
４の処理を繰り返す。

【００４０】また、取得したＣＣ送付用キーワード２０
２とマッチングがとれた場合は、電子メール送付用デー
タベースにおいて、そのマッチングがとれたＣＣ送付用
キーワード２０２とリンクしているユーザ名２０３を取
得する（ステップ６０６）。そして、そのユーザ名セー
ブバッファに取得したユーザ名２０３を格納しておく
（ステップ６０７）。

【００４１】一方、ステップ６０２において、ＣＣ送付
用キーワード２０２の検索が全て終了していたならば、
次にユーザ名セーブバッファにユーザ名２０３が何か格
納されているか否かの判定を行う（ステップ７０８）。

【００４２】この結果、ユーザ名セーブバッファに何も
ユーザ名２０３が格納されていない場合は、電子メール
送付用データベースにＣＣ送付用キーワード２０２が設
定されていないか、ＣＣ送付用キーワード２０２が送付
する文書と１つもマッチングがとれなかったと判断し、
エラー終了する（ステップ７０９）。

【００４３】また、ユーザ名２０３がユーザ名セーブバ
ッファに格納されていた場合は、格納されている全ての
ユーザ名２０３の該当ディレクトリに送付文書を格納す
る（ステップ７１０）。そして、全てのユーザに対して
メールが着信したとのメッセージを送付する（ステップ
７１１）。これにより、関係者各位の全てのユーザは電
子メールを参照することができる。

【００４４】従って、本実施例の電子メールシステムに
よれば、クライアント１０２にローカルエリアネットワ
ークを通じて接続されているメールサーバ１０１上のデ
ータベースに、あらかじめ送付先を検索するための特定
送付用キーワード２０１、ＣＣ送付用キーワード２０２
が格納されていることにより、特定の人または関係者各
位に対する電子メールの送付時に、送付するための文書
中からキーワードに関連する送付先を抽出してユーザを
自動的に決定することができるので、送付時の操作時間
や手間を軽減することができ、さらに送付先を入力する
必要がないので、電子メールの誤送信なども防止するこ
とができる。

【００４５】本発明は前記実施例に限定されるものでは
なく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能である
ことはいうまでもない。たとえば、電子メールシステム
の構成、伝送媒体および接続形態などは図１に示すもの
に限られるものではなく、また電子メール送付用データ
ベースの登録データなどについても、図２のような内容
に限定されるものでないことはいうまでもない。

【００４６】さらに、メール情報としては、図３および
図４のような文書情報に限らず、画像などの情報や、こ
れらが組み合わされた各種情報などについても広く適用
可能である。

【００４７】

【発明の効果】本発明によれば、特定の人、関係者各位
などのように単数または複数の情報処理装置に対して電
子メールを送付する際に、その送付先を作成したメール
情報の中から自動的に決定することができるので、送付
先をその都度入力する必要がなく、電子メールの送付者
の操作時間や手間を軽減することが可能となる。

【００４８】また、本発明によれば、送付先がメール情
報から自動的に決定されるので、送付先を入力していた
ときのような送付先の入力誤りがないので、電子メール
の誤送信も防止することが可能となる。

【００４９】この結果、本発明によれば、複数の情報処
理装置が通信回線で接続されている電子メールシステム
において、電子メール送付時の宛先を自動的に決定し
て、特定者または関係者各位に対して操作性を簡略化
し、かつ誤送信のない信頼性の高い送付を可能とするこ
とができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例である電子メールシステムを
示す構成図である。

【図２】本実施例において、電子メール送付用データベ
ースの登録データ例を示す説明図である。

【図３】本実施例において、電子メールを特定の人に送
付する際の一例を示す説明図である。

【図４】本実施例において、電子メールを関係者各位に
送付する際の一例を示す説明図である。

【図５】本実施例において、電子メールを特定の人に送
付する際の処理手順を示すフロー図である。

【図６】本実施例において、電子メールを関係者各位に
送付する際の処理手順を示すフロー図である。

【図７】本実施例において、電子メールを関係者各位に
送付する際の図６に続く処理手順を示すフロー図であ
る。

【符号の説明】

１０１…メールサーバ、１０２…クライアント、１０３
…トランシーバ、１０４…同軸ケーブル、１０５…終端
抵抗、１０６…ハードディスク、２０１…特定送付用キ
ーワード、２０２…ＣＣ送付用キーワード、２０３…ユ
ーザ名、２０４…マシン所有者、２０５…所属部署、３
０１，４０１…文書（メール情報）。

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の情報処理装置が通信回線で接続さ
   れ、任意の情報処理装置から他の情報処理装置に対して
   メール情報を送付する電子メール送付自動宛先判定方法
   であって、あらかじめ前記メール情報の中から送付先を
   決定するためのキーワードを前記電子メールシステム上
   のデータベースに作成しておき、前記メール情報を電子
   メールとして送付する際に、このメール情報の中から前
   記キーワードを抽出し、この抽出されたキーワードと関
   連付けされている前記送付先を前記データベースを検索
   して自動的に決定し、この決定された前記送付先の情報
   処理装置に対して前記メール情報を送付することを特徴
   とする電子メール送付自動宛先判定方法。
2. 【請求項２】 請求項１記載の電子メール送付自動宛先
   判定方法であって、前記メール情報を単数の情報処理装
   置に対して電子メールとして送付する場合には、前記キ
   ーワードを前記メール情報の宛先を示す情報とし、この
   宛先を示す情報から前記送付先を自動的に決定すること
   を特徴とする電子メール送付自動宛先判定方法。
3. 【請求項３】 請求項１記載の電子メール送付自動宛先
   判定方法であって、前記メール情報を複数の情報処理装
   置に対して電子メールとして送付する場合には、前記キ
   ーワードを前記メール情報の内容の部分的情報とし、こ
   の内容の部分的情報から前記送付先を自動的に決定する
   ことを特徴とする電子メール送付自動宛先判定方法。