JP2002197036A - 情報処理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 電子メールを受信する情報処理装置におい
て、名刺などのプロフィール情報と電子メールを関連付
けて有効に利用できる情報処理システムを提供する。 【解決手段】 電子メールを受信した際、そのメールの
送信者に対応する名刺などのプロフィール画像があらか
じめ端末に登録してある場合は、自動的に、受信したメ
ールにそのプロフィール画像を添付する処理を行うこと
により、ユーザがメールを閲覧する時には、メール本文
と共に対応するプロフィール画像を見ることができる。
具体的には、電子メールを受信した際、そのメールの送
信者のメールアドレスを抽出し、そのメールアドレスを
介して、あらかじめ読み取り保管しておいた名刺などの
プロフィール画像から抽出したメールアドレスと一致す
るものがあるかどうか検索し、存在する場合は、そのメ
ールアドレスに対応するプロフィール画像データを読み
出し、受信した電子メール本文に添付することで行う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子メールを受信
する情報処理装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、コンピュータの普及、およびネッ
トワークの普及により、従来の電話でのやりとりに加
え、インターネットなどを利用した電子メールを用い
て、メッセージの送受信を行う場合が非常に増えてきて
いる。従来の技術である電話は、相手とリアルタイムで
やりとりすることができる点などの利点がある。反面、
相手が不在の場合や通話中の場合には使えない点などの
欠点がある。

【０００３】一方、電子メールによるメッセージは、送
信側は任意の時間に送信が可能であり、受信側は任意の
時間に受信が可能である点で非常に便利である。特に、
時差のある国際間でのやりとりなどでは大変有用であ
る。また、電子メールは、複数の相手に対し同時に送信
することが可能という点なども大変有用である。

【０００４】ところで、ビジネスにおいては、自己紹介
するときに名刺を交換するのが通例である。名刺には、
従来のように住所、電話番号、ファックス番号などに加
え、電子メールのアドレスが記載されることが非常に増
えている。

【０００５】名刺に印刷されているメールアドレスは紙
情報であり、一方、電子メールはコンピュータ上で扱う
電子データであるので、名刺と電子メールは別々に管理
されている。すなわち、名刺は名刺ホルダーなどへ保管
され、一方、電子メールはコンピュータ内のＨＤＤなど
の記憶装置に保管されている。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、問題点
として、電子メールは文字情報だけで構成されているた
め、面談や電話などで会話するのに比べ、送信者の特徴
などがつかみにくく、どのような人であったかという記
憶が曖昧になる場合があった。

【０００７】また、電子メールの場合、大量に受信する
と、他のメールに重要なメールが埋もれてしまい、適切
な対応が取れない場合があった。

【０００８】更に、電子メールアドレスのユーザ名部分
は個人が任意に設定できるため、ユーザ名は具体的な個
人名とは限らず、ユーザ名を見ただけでは送信者のプロ
フィールをイメージすることができない場合があった。

【０００９】また、名刺と電子メールは別々に管理され
ているため、ある人から電子メールを受信した際、送信
者のプロフィールについて確認したい場合、あらためて
名刺を確認するなどの必要があり、手間がかかってい
た。

【００１０】本発明は、上記課題に鑑みてなされたもの
であり、電子メールを受信した際に、その電子メールの
送信者のメールアドレスが記載されている名刺あるいは
名刺に相当するようなプロフィールが記載されている媒
体（以下、名刺として説明を進める）の画像があらかじ
め端末に登録されている場合、自動的に受信した電子メ
ールに名刺画像データを添付する処理を行うことによ
り、名刺と電子メールの情報を関連付けて有効に利用で
きる情報処理装置を提供することを第１の目的とする。

【００１１】また、ある送信者からの電子メールにおい
て、その送信者からの前回のメール受信から一定期間以
上の時間が経過している場合は名刺画像添付処理を行
い、経過していない場合は名刺画像添付処理を行わない
ようにすることにより、頻繁に電子メールを受信する送
信者の場合には逐一名刺画像添付処理を行わない情報処
理装置を提供することを第２の目的とする。

【００１２】また、名刺に記載されている役職情報を登
録および参照し、電子メールの送信者が高位の役職であ
ると判断した場合に、名刺画像添付処理を行う情報処理
装置を提供することを第３の目的とする。

【００１３】

【課題を解決するための手段】かかる目的を達成するた
めに、請求項１記載の発明は、ネットワークに接続され
た情報処理装置において、プロフィールおよび電子メー
ルアドレス情報が記載された媒体の画像を画像データと
して読み込む画像入力手段と、画像入力手段により読み
込まれた画像データを保管する画像保管手段と、読み込
まれた画像データから電子メールアドレス情報を抽出す
る画像メールアドレス抽出手段と、画像メールアドレス
抽出手段により抽出された電子メールアドレス情報を、
読み込まれた画像データと関連付けて保管する画像メー
ルアドレス保管手段と、新着の電子メールをメールサー
バから情報処理装置に読み込む新着メール読込手段と、
新着メール読込手段により読み込まれた電子メールを保
管するメール保管手段と、読み込まれた電子メールから
電子メールの送信者の電子メールアドレス情報を抽出す
るメールアドレス抽出手段と、メールアドレス抽出手段
により抽出された電子メールアドレスと一致する電子メ
ールアドレスを、画像メールアドレス保管手段に保管さ
れている電子メールアドレスの中から検索するメールア
ドレス検索手段と、メールアドレス検索手段による検索
の結果を基に、一致する電子メールアドレスと対応する
画像データを読み出し、受信した電子メールに添付する
処理を行う画像添付手段と、画像添付手段により処理さ
れた電子メールを出力する制御を行う出力制御手段とを
有し、画像添付手段は、メールアドレス検索手段による
検索の結果、一致する電子メールアドレスが存在する場
合、画像データを添付する処理を行うことを特徴として
いる。

【００１４】請求項２記載の発明は、請求項１記載の発
明において、電子メールの受信履歴を登録および管理す
る履歴管理手段と、履歴管理手段を参照し、電子メール
の受信日時が、電子メールの送信者からの前回の電子メ
ール受信の日時からある一定期間以上の時間が経過して
いるかどうかを判定する期間判定手段とをさらに有し、
画像添付手段は、期間判定手段による判定の結果、一定
期間以上の時間が経過している場合は画像データを添付
する処理を行い、経過していない場合は画像データを添
付する処理を行わないことを特徴としている。

【００１５】請求項３記載の発明は、請求項２記載の発
明において、履歴管理手段は、メールアドレス抽出手段
が、受信した電子メールの送信者の電子メールアドレス
を抽出する際の抽出履歴を電子メール受信履歴として登
録および管理することを特徴としている。

【００１６】請求項４記載の発明は、請求項１から３の
いずれか１項に記載の発明において、読み込まれた画像
データから役職情報を抽出する役職抽出手段と、役職抽
出手段により抽出された役職情報を、画像データから抽
出した電子メールアドレス情報と関連付けて保管する役
職保管手段と、メールアドレス検索手段による検索の
後、一致するメールアドレスに対応する役職保管手段に
保管された役職情報を参照し、役職が高位であるかどう
かを判断する役職判断手段とをさらに有し、画像添付手
段は、役職判断手段による判断の結果、高位の役職であ
ると判断した場合、画像データを添付する処理を行うこ
とを特徴としている。

【００１７】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を添付
図面を参照しながら詳細に説明する。

【００１８】図１は、一般的な情報処理端末の接続形態
を示す概略図である。図１において、情報処理端末１
は、パーソナルコンピュータなどの情報処理装置であ
り、ＣＲＴなどのモニタや、キーボード、マウスなどの
入力装置が接続されている。また、画像を読み込むスキ
ャナ２や、文字や画像を印刷するためのレーザプリンタ
３などの印刷装置が接続されている。また、情報処理端
末１は、イーサネット（登録商標）などのネットワーク
５に接続されており、外部ネットワークとはプロキシサ
ーバ４を経由して接続され、電子メールやファイルなど
のやりとりを端末同士で行うことが可能になっている。

【００１９】図２は、情報処理端末１のハードウェア構
成例を示す図である。図２において、ＣＰＵ２０１は、
ＲＡＭ２０３やＨＤＤ２０５などに格納されたプログラ
ムを実行し処理を行う。ＨＤＤ２０５は、ディスクコン
トローラ２０４により制御され、プログラムやデータな
どを保管する。ビデオコントローラ２０６は、ＣＲＴな
どのモニタを制御する。Ｉ／Ｏコントローラ２０７は、
キーボードやマウス、プリンタなどを制御する。ＳＣＳ
ＩＩ／Ｆ２０８は、スキャナなどの外部機器を接続し制
御する。ネットワークＩ／Ｆ２０９は、イーサネットな
どのネットワークと接続される。本ハードウェア構成に
おいて電子メール用のプログラムを動かすことにより、
遠隔地にある別の情報処理端末などとメールやファイル
のやりとりが可能になる。

【００２０】図３は、本発明の第１の実施の形態におけ
る情報処理装置のブロック図である。図３において、新
着メール読込部３０１は、メールサーバに新着メールが
あるかどうかの確認を定期的に行い、自己宛のメールが
あれば端末に取り込む。メール保管部３０２は、受信し
たメールを保管する。メールアドレス抽出部３０３は、
受信したメールのヘッダ情報から送信者のメールアドレ
スを検索し抽出する。メールアドレス保管部３０４は、
抽出した送信者のメールアドレスを保管する。

【００２１】画像入力制御部３０５は、前述したＳＣＳ
ＩＩ／Ｆなどから構成され、スキャナなどの外部画像入
力機器を接続し制御する。画像記憶部３０６は、ＨＤＤ
などと共に構成され、外部画像入力機器から入力された
名刺画像データを保管する。

【００２２】画像メールアドレス抽出部３０７は、画像
記憶部３０６に記憶保存されている名刺画像データか
ら、記載されているメールアドレス情報をＯＣＲ（光学
的手法による文字認識）処理により抽出する。画像メー
ルアドレス保管部３０８は、抽出されたメールアドレス
情報をもとの画像データと関連付けて保管する。

【００２３】メールアドレス検索部３０９は、受信した
メールから抽出した送信者のメールアドレスを、画像メ
ールアドレス保管部３０８に保管してある、名刺画像デ
ータから抽出したメールアドレス群と比較し、一致する
メールアドレスを検索する。

【００２４】画像添付部３１０は、メールアドレス検索
部３０９において、一致するメールアドレスが検索され
た場合は、そのメールアドレスに対応する名刺画像デー
タを読み出し、受信メールに添付する処理を行う。出力
制御部３１１は、名刺画像データが添付された受信メー
ルの出力処理を制御する。

【００２５】図４は、一般的な、電子メールのヘッダ情
報を示した図である。図４において、「From」で示され
る部分には、電子メールの送信者のメールアドレスが記
述されている。「Date」で示される部分には、送信者が
メールを送信した時刻が記述されている。「To」で示さ
れる部分には、電子メールの宛先、すなわち受信者のメ
ールアドレスが記述されている。「Subject 」で示され
る部分には、メールのタイトルや要約が記述されてい
る。

【００２６】このように、電子メールでは本文の前にヘ
ッダ情報が必ず記述されている。図３において、メール
アドレス抽出部３０３は、このヘッダ情報の中から、
「From」で示されている部分にある「***@**.***.**.*
*」の形式で示される送信者のメールアドレスを検索
し、その文字情報を抽出する。

【００２７】図５は、電子メールアドレスが記載された
名刺の例を示す図である。ユーザは、電子メールアドレ
スが記載されている名刺がある場合は、スキャナなどの
外部画像入力装置で画像を読み取っておく。読み取られ
た名刺画像データは、画像記憶部３０６に記憶されると
同時に、ＯＣＲ処理によりメールアドレスが抽出され、
画像メールアドレス保管部３０８に保管される。

【００２８】図６は、本発明の第１の実施の形態におけ
る情報処理装置の動作を説明するフローチャートであ
る。以下、図に沿って説明する。新着メール読込部３０
１は、メールサーバに新着メールがあるかどうかを定期
的に確認し（ステップＳ６０１）、新着のメールがある
場合は（ステップＳ６０１／ＹＥＳ）、端末に読み込む
（ステップＳ６０２）。メール保管部３０２は読み込ま
れたメールを保管する（ステップＳ６０３）。メールア
ドレス抽出部３０３は、受信したメールのヘッダ情報か
らメール送信者のメールアドレスを検索し抽出する（ス
テップＳ６０４）。抽出された送信者のメールアドレス
は、メールアドレス保管部３０４に保管される（ステッ
プＳ６０５）。

【００２９】メールアドレス検索部３０９は、受信した
メールから抽出した送信者のメールアドレスと一致する
メールアドレスを、画像メールアドレス保管部３０８に
保管されているメールアドレス群の中から検索し（ステ
ップＳ６０６）、一致するメールアドレスが存在しない
場合は終了する（ステップＳ６０６／ＮＯ）。

【００３０】一致するメールアドレスが存在する場合は
（ステップＳ６０６／ＹＥＳ）、画像添付部３１０にお
いて、そのメールアドレスに対応する名刺画像データを
画像記憶部３０６から読み出し、メール保管部３０２に
保管されている受信メールデータに添付する処理を行う
（ステップＳ６０７）。出力制御部３１１は、名刺画像
データが添付された受信メールデータを出力する制御を
行う（ステップＳ６０８）。

【００３１】図７は、本発明の第２の実施の形態におけ
る情報処理装置のブロック図である。図７では、図３の
第１の実施の形態に対し、履歴管理部７０５が追加され
ている。他の構成要素は同様である。履歴管理部７０５
は、電子メールの受信履歴を管理する。具体的には、図
４で示したような、受信したメールのヘッダ情報部に記
述されているメール送信日時情報を登録し管理する。あ
るいは別の方法として、受信したメールから送信者のメ
ールアドレスを抽出した際の抽出履歴を登録し管理する
方法もある。相手がメールを送信した日時と、ユーザが
そのメールを実際に閲覧する日時には差が生じるので、
後者の方法の方がより正確である。

【００３２】図８は、第２の実施の形態における情報処
理装置の動作を示すフローチャートである。以下、図に
沿って説明する。

【００３３】ステップＳ８０１からステップＳ８０３で
は、第１の実施の形態の動作と同様に、新着のメールを
ユーザ端末に読み込み、保管する。

【００３４】ステップＳ８０４およびステップＳ８０５
でも同様に、読み込んだメールから送信者のメールアド
レスを抽出し保管するが、それと共に、メール送信日時
情報を抽出し、履歴管理部７０５に登録しておく。

【００３５】ステップＳ８０６では、今回のメール受信
日時が、同一の送信者からの前回のメール受信日時から
ある一定期間以上経過しているかどうかを判定する。履
歴管理部７０５は、ステップＳ８０４において登録した
送信日時情報と、受信したメールの送信者についての、
前回の送信日時情報を比較し、ある一定期間以上の時間
が経っている場合は（ステップＳ８０６／ＹＥＳ）、次
のステップへ処理を受け渡す。経っていない場合は（ス
テップＳ８０６／ＮＯ）、終了する。

【００３６】ステップＳ８０６の処理を言い換えれば、
ある送信者からの電子メールにおいて、ある一定期間内
に電子メールを再受信する場合は、ステップＳ８０７以
降の処理を行わずに終了する、ということである。な
お、この判定期間はユーザが任意に設定可能とする。ま
た、ある送信者からの最初のメールに関しては、ステッ
プＳ８０６の条件はＹＥＳとして処理されるものとす
る。以下、ステップＳ８０７からステップＳ８０９まで
は、第１の実施の形態の動作と同様である。

【００３７】図９は、本発明の第３の実施の形態におけ
る情報処理装置のブロック図である。図９では、図３の
第１の実施の形態に対し、画像メールアドレス抽出部３
０７の替わりに画像メールアドレス／役職抽出部９０７
が追加されている。また、役職保管部９０９が追加され
ている。また、メールアドレス検索部３０９の替わりに
メールアドレス検索／役職判断部９１０が追加されてい
る。他の構成要素は同様である。画像メールアドレス／
役職抽出部９０１は、スキャナなどの外部画像入力機器
において読み込まれた名刺画像データから、メールアド
レス情報と共に、役職情報をＯＣＲ処理により抽出す
る。役職保管部９０９は、抽出された役職情報を保管す
る。この時、メールアドレス情報、役職情報およびもと
の画像データは関連付けされて保管されている。メール
アドレス検索／役職判断部９１０は、メールアドレスの
比較検索および役職が高位であるかどうかの判断を行
う。

【００３８】図１０は、本発明の第３の実施の形態にお
ける情報処理装置の動作を示すフローチャートである。
以下、図に沿って説明する。

【００３９】ステップＳ１００１からステップＳ１００
６までは、第１の実施の形態の動作と同様である。ステ
ップＳ１００６において、メールアドレス検索／役職判
断部９１０は、図６と同様に電子メールの送信者のメー
ルアドレスと一致するメールアドレスを検索し、一致す
るメールアドレスが検索された場合、ステップＳ１００
７に進む。

【００４０】ステップＳ１００７では、メールアドレス
検索／役職判断部９１０は、役職保管部９０９から、上
記検索されたメールアドレスに対応する役職情報を参照
し、役職が高位でないと判断した場合は終了する。高位
であると判断した場合は次のステップへ進む。なお、一
般に役職名として、係長、課長、次長、部長などが存在
し、ユーザは上記判断条件を設定可能とする。

【００４１】ステップＳ１００８およびステップＳ１０
０９は、第１の実施の形態の動作と同様である。

【００４２】

【発明の効果】以上の説明から明らかなように、請求項
１記載の発明によれば、電子メールを受信した際、その
電子メールの送信者のメールアドレスが記載された名刺
あるいは名刺などのプロフィール情報が記載された媒体
の画像データがあらかじめ保管されている場合は、自動
的に、メール本文に上記の送信者に対応する画像データ
を添付する処理を行うことにより、受信メールと共に送
信者のプロフィール情報を見ることが可能となるので、
あらためて名刺などを確認する手間が省かれる。また、
送信者の記憶を喚起することを補助し、間違いを減少さ
せることができる。また、メール内容の問い合わせなど
が容易になり、作業効率が向上する。

【００４３】請求項２記載の発明によれば、電子メール
を受信した際、前回そのメールの送信者からメールを受
信した日時から一定期間以上の時間が経過していない場
合は画像添付処理を行わず、経過している場合は処理を
行うようにすることにより、同一の送信者から頻繁に電
子メールを受信する場合には、逐一プロフィール画像添
付処理を行わないようにし、あまり頻繁にメールが来な
いような送信者の場合に、プロフィール画像情報を見る
ことが可能となる。

【００４４】請求項３記載の発明によれば、画像添付処
理を行うかどうかの期間判定を、メール送信日時の差を
もとに行うのではなく、メールを端末に読み込みメール
アドレスを抽出する際の日時の差をもとに行うことによ
り、よりユーザ側の時間に即した期間判定処理を行うこ
とが可能となる。

【００４５】請求項４記載の発明によれば、あらかじめ
保管しておいた役職情報を参照し、高位の役職であると
判断した場合は、プロフィール画像データ添付処理を行
うことにより、重要なメールを読み忘れたり、読み飛ば
したりすることを防ぎ、間違いや不手際を減少させるこ
とができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】一般的な情報処理端末の接続形態を示す概略図
である。

【図２】情報処理端末１のハードウェア構成例を示す図
である。

【図３】本発明の第１の実施の形態における情報処理装
置のブロック図である。

【図４】一般的な電子メールのヘッダ情報を示す図であ
る。

【図５】電子メールアドレスが記載された名刺の例を示
す図である。

【図６】本発明の第１の実施の形態における情報処理装
置の動作を説明するフローチャートである。

【図７】本発明の第２の実施の形態における情報処理装
置のブロック図である。

【図８】本発明の第２の実施の形態における情報処理装
置の動作を説明するフローチャートである。

【図９】本発明の第３の実施の形態における情報処理装
置のブロック図である。

【図１０】本発明の第３の実施の形態における情報処理
装置の動作を説明するフローチャートである。

【符号の説明】

１ 情報処理端末 ２ スキャナ ３ レーザプリンタ ４ プロキシサーバ ５ ネットワーク ２０１ ＣＰＵ ２０２ ＲＯＭ ２０３ ＲＡＭ ２０４ ディスクコントローラ ２０５ ＨＤＤ ２０６ ビデオコントローラ ２０７ Ｉ／Ｏコントローラ ２０８ ＳＣＳＩＩ／Ｆ ２０９ ネットワークＩ／Ｆ ３０１ 新着メール読込部 ３０２ メール保管部 ３０３ メールアドレス抽出部 ３０４ メールアドレス保管部 ３０５ 画像入力制御部 ３０６ 画像記憶部 ３０７ 画像メールアドレス抽出部 ３０８ 画像メールアドレス保管部 ３０９ メールアドレス検索部 ３１０ 画像添付部 ３１１ 出力制御部 ７０５ 履歴管理部 ９０７ 画像メールアドレス／役職抽出部 ９０９ 役職保管部 ９１０ メールアドレス検索／役職判断部

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ネットワークに接続された情報処理装置
   において、 プロフィールおよび電子メールアドレス情報が記載され
   た媒体の画像を画像データとして読み込む画像入力手段
   と、 該画像入力手段により読み込まれた画像データを保管す
   る画像保管手段と、 前記読み込まれた画像データから電子メールアドレス情
   報を抽出する画像メールアドレス抽出手段と、 該画像メールアドレス抽出手段により抽出された電子メ
   ールアドレス情報を、前記読み込まれた画像データと関
   連付けて保管する画像メールアドレス保管手段と、 新着の電子メールをメールサーバから前記情報処理装置
   に読み込む新着メール読込手段と、 該新着メール読込手段により読み込まれた電子メールを
   保管するメール保管手段と、 前記読み込まれた電子メールから該電子メールの送信者
   の電子メールアドレス情報を抽出するメールアドレス抽
   出手段と、 前記メールアドレス抽出手段により抽出された電子メー
   ルアドレスと一致する電子メールアドレスを前記画像メ
   ールアドレス保管手段に保管されている電子メールアド
   レスの中から検索するメールアドレス検索手段と、 該メールアドレス検索手段による検索の結果を基に、前
   記一致する電子メールアドレスと対応する前記画像デー
   タを読み出し、前記受信した電子メールに添付する処理
   を行う画像添付手段と、 該画像添付手段により処理された電子メールを出力する
   制御を行う出力制御手段と、を有し、 前記画像添付手段は、前記メールアドレス検索手段によ
   る検索の結果、一致する電子メールアドレスが存在する
   場合、前記画像データを添付する処理を行うことを特徴
   とする情報処理装置。
2. 【請求項２】 前記電子メールの受信履歴を登録および
   管理する履歴管理手段と、 前記履歴管理手段を参照し、前記電子メールの受信日時
   が、該電子メールの送信者からの前回の電子メール受信
   の日時からある一定期間以上の時間が経過しているかど
   うかを判定する期間判定手段と、をさらに有し、 前記画像添付手段は、前記期間判定手段による判定の結
   果、一定期間以上の時間が経過している場合は前記画像
   データを添付する処理を行い、経過していない場合は前
   記画像データを添付する処理を行わないことを特徴とす
   る請求項１記載の情報処理装置。
3. 【請求項３】 前記履歴管理手段は、前記メールアドレ
   ス抽出手段が前記受信した電子メールの送信者の電子メ
   ールアドレスを抽出する際の抽出履歴を電子メール受信
   履歴として登録および管理することを特徴とする請求項
   ２記載の情報処理装置。
4. 【請求項４】 前記読み込まれた画像データから役職情
   報を抽出する役職抽出手段と、 該役職抽出手段により抽出された役職情報を、前記画像
   データから抽出した電子メールアドレス情報と関連付け
   て保管する役職保管手段と、 前記メールアドレス検索手段による検索の後、前記一致
   するメールアドレスに対応する前記役職保管手段に保管
   された役職情報を参照し、役職が高位であるかどうかを
   判断する役職判断手段と、をさらに有し、 前記画像添付手段は、前記役職判断手段による判断の結
   果、高位の役職であると判断した場合、前記画像データ
   を添付する処理を行うことを特徴とする請求項１から３
   のいずれか１項に記載の情報処理装置。