CN101079827B - 电子邮件管理方法及系统 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种电子邮件管理系统，包括连接到邮件服务器以发送或接收电子邮件的邮件收发模块，还包括有用于存储邮件及邮件会话的存储模块、用于判断新接收邮件是否属于一个已存在的邮件会话的邮件分析模块、在新接收邮件属于一个已存在的邮件会话时将新接收邮件加入所述已存在邮件会话并在新接收邮件不属于任一个已存在的邮件会话时创建新的邮件会话的邮件会话模块，所述邮件会话由一个初始邮件和一个或多个回复邮件组成或者由一个初始邮件组成，同一邮件会话中的所有邮件具有相同会话标识。本发明还公开了一种对应的电子邮件管理方法。本发明通过建立邮件会话，将邮件及其回复邮件进行汇集，从而方便了邮件的查找。

Description

电子邮件管理方法及系统

技术领域

本发明涉及计算机通信领域，更具体地说，涉及一种电子邮件管理方法及系统。

背景技术

随着计算机网络的发展，电子邮件已经成为应用最广泛的计算机通信方式。任何计算机信息，例如信函、公文、通知、广告、各种计算机文件等等，均可用电子邮件的方式传送给接收者。

现有的电子邮件采用标准的电子邮件协议，如pop、smtp、esmtp、mime、smime协议来完成电子邮件的生成、传输以及存储。对于邮件的存储，一般按邮件的日期、主题、发件人等关键字进行排序。当阅读邮件时，使用者需以上述之一的排列方式找寻需要阅读的邮件。对于同一主题的多个邮件(包括发送的邮件及对该邮件的回复)，由于其发送者、接收时间、主题(回复邮件在主题前往往有回复/RE/FWD/转发等前缀)等往往差异较大，因此并不连续排列，阅读者在阅读一个回复邮件时往往需要依靠记忆来回想前面的电子邮件的内容。

在上述方式的邮件系统中，使用者若要处理大量的电子邮件(比如每天200封)，而这些邮件中有许多是需要跟踪处理的，那么此时如果要找两三天前的邮件原文，就变得十分困难。并且对于相同的附件转发或回复邮件，其存储会有较大的冗余。

当然，现有的一些邮件管理系统实现了邮件分类显示，及提供文件夹子功能，使用者可根据需要，将具有相同特征的某些电子邮件集中放入某一文件夹，从而方便阅读。然而，上述的操作采用手工方式，不仅操作繁琐，而且如果邮件较多，及其容易出错，从而导致邮件信息不连贯。

发明内容

本发明要解决的技术问题在于，针对上述现有电子邮件系统中邮件分类繁琐、容易出错的缺陷，提供新的一种电子邮件管理方法及系统。

本发明解决其技术问题所采用的技术方案是：构造一种电子邮件管理系统，包括连接到邮件服务器以发送或接收电子邮件的邮件收发模块，还包括有用于存储邮件及邮件会话的存储模块、用于判断新接收邮件是否属于一个已存在的邮件会话的邮件分析模块、在新接收邮件属于一个已存在的邮件会话时将新接收邮件加入所述已存在邮件会话并在新接收邮件不属于任一个已存在的邮件会话时创建新的邮件会话的邮件会话模块，所述邮件会话由一个初始邮件和一个或多个回复邮件组成或者由一个初始邮件组成，同一邮件会话中的所有邮件具有相同会话标识，所述邮件服务器还包括有邮件删除模块，所述邮件删除模块在选定的待删除邮件为其所在邮件会话的第一个邮件且其所在邮件会话包含有回复邮件时删除整个邮件会话；否则仅删除所述待删除邮件。

在本发明所述的电子邮件管理系统中，同一邮件会话中的回复邮件包括对初始邮件的回复或对回复邮件的回复，所述邮件分析模块根据新接收邮件的主题与发件人组合，或者邮件的主题、所回复邮件的消息标识序列及发件人组合判断新接收邮件是否属于一个已存在的邮件会话。

在本发明所述的电子邮件管理系统中，所述邮件分析模块在新接收的邮件的接收时间与同主题邮件所在的邮件会话中的第一封邮件的接收日期之差超过指定阈值时确认该新接收的邮件不属于所述已存在的邮件会话。

本发明还提供一种电子邮件管理方法，所述电子邮件通过邮件服务器接收并进行管理，该方法包括：

所述邮件服务器将初始邮件与对应的回复邮件汇集在一起组成一个邮件会话，所述邮件会话由一个初始邮件和一个或多个回复邮件组成或者由一个初始邮件组成，同一邮件会话中的所有邮件具有相同会话标识；

在删除邮件时，若选定的待删除邮件为其所在邮件会话的第一个邮件且该邮件会话包含有回复邮件时删除整个邮件会话；否则仅删除所述待删除邮件。

在本发明所述的电子邮件管理方法中，同一邮件会话中的回复邮件包括对初始邮件的回复或对回复邮件的回复，所述组成邮件会话步骤包括以下步骤：

(a)所述邮件服务器解析接收到的新邮件并获取所述邮件的特征数据；

(b)若所述邮件服务器根据所述特征数据判断新接收邮件属于已存在的邮件会话时，则将所述新接收邮件加入邮件会话；若所述新接收邮件不属于已存在的邮件会话时，则根据新接收邮件创建新的邮件会话。

在本发明所述的电子邮件管理方法中，所述特征数据包括邮件的主题，所述邮件服务器包括有电子邮件关键字列表，电子邮件关键字列表包括有各个电子邮件的主题，所述步骤(b)包括：所述邮件服务器在电子邮件关键字列表中查找与所述新接收邮件的主题相同的邮件，并在所述电子邮件关键字列表中不存在主题与新接收邮件的主题相同的邮件时创建新的邮件会话，所述新的邮件会话仅包含所述新接收的邮件。

在本发明所述的电子邮件管理方法中，所述特征数据包括所回复邮件的消息标识，所述电子邮件关键字列表包括邮件的消息标识，所述步骤(b)包括：若在所述电子邮件关键字列表中查找到主题与新接收邮件的主题相同的邮件，则进一步在所述主题与新接收邮件的主题相同的邮件集合中查找消息标识包含于新邮件的所回复邮件的消息标识中的邮件，并在未查找到消息标识包含于新邮件的所回复邮件的消息标识中的邮件时创建新的邮件会话，所述新的邮件会话仅包含所述新接收的邮件。

在本发明所述的电子邮件管理方法中，所述特征数据包括邮件接收时间，所述电子邮件关键字列表包括有邮件接收时间，所述步骤(b)包括：在查找到消息标识包含于新邮件的所回复邮件的消息标识中的邮件时，依次判断符合条件的邮件会话中的第一个邮件的接收时间与新接收邮件的接收时间之差是否大于指定阈值，并在新接收邮件的接收日期与所有符合条件的邮件会话的第一个邮件的接收时间之差大于指定阈值时创建新的邮件会话，所述新的邮件会话仅包含所述新接收的邮件。

在本发明所述的电子邮件管理方法中，所述特征数据包括邮件的发件人地址，所述电子邮件关键字列表包括有邮件的发件人地址，所述步骤(b)包括：判断符合条件的邮件会话中是否存在任一收件人包含新接收邮件发件人的邮件，若存在收件人包含新邮件发件人的邮件则将新接收邮件加入所述邮件所在的邮件会话；否则创建新的邮件会话，所述新的邮件会话仅包含所述新接收的邮件。

在本发明所述的电子邮件管理方法中，所述包含一个邮件的邮件会话的会话标识为默认值，所述创建新的邮件会话步骤包括为新接收的邮件设定会话标识为默认值。

本发明的电子邮件管理系统及方法，通过建立邮件会话，将邮件及其回复邮件进行汇集，从而方便了邮件的查找。本发明还可避免手工汇集关联邮件的繁琐操作以及出现错误的可能。

附图说明

下面将结合附图及实施例对本发明作进一步说明，附图中：

图1是本发明电子邮件管理系统中邮件服务器的结构框图；

图2是本发明电子邮件管理方法的流程图；

图3是图2中的判断步骤的流程图；

图4是本发明电子邮件管理方法的删除邮件的流程图。

具体实施方式

如图1所示，为本发明电子邮件管理系统中的邮件服务器10的结构框图。邮件服务器10包括有存储模块11、邮件会话模块12、邮件分析模块13以及邮件收发模块14，其中邮件会话模块12、邮件分析模块13以及邮件收发模块14依次连接，邮件会话模块12、邮件分析模块13还分别连接到存储模块11。

邮件收发模块14通过计算机网络连接到其他邮件服务器，从而进行电子邮件的发送或接收。与现有邮件系统类似，本实施例中的邮件收发模块14采用标准的电子邮件协议，如pop、smtp、esmtp、mime、smime等协议来完成电子邮件的接收以及发送。邮件收发模块14接收的任意一封电子邮件具有一个独一无二的ID编号，即Message-ID(消息标识)。通常Message-ID由服务器指定或由客户端软件指定，一般有以下几种格式：

1.<md5>@<server>：这是最标准的格式，其中MD5是一个随机数，由客户端根据其状态通过标准的MD5算法生成。

2.<date.tic>@<server>：其中date.tic是根据客户端计算机的日期、时间计数产生的。

3.<md5>@<host>：其中host是一个固定的主机。

4.<date.tic>@<host>：其中host是一个固定的主机。

5.<other>@<server>：Other是其它的算法，基本上多是由固定前缀加上软件自身的算法形成的，也有采用序列号的方式等生成。

此外，邮件收发模块14所接收的每一跟贴形式的邮件(例如回复、转发邮件等)包括有邮件管理标识(References)，即跟贴邮件的头信息中表示该邮件所回复邮件的消息标识。

存储模块11用于存储电子邮件，包括已发送的电子邮件及接收的电子邮件。在本实施例中，存储模块11中的电子邮件以邮件会话形式存储。一个邮件会话汇集了初始邮件和该初始邮件的所有回复邮件，其中初始邮件可以是已发送邮件，也可以是接收的邮件(例如本端邮件服务器10为群发邮件中的一个接收人)；同一邮件会话中的回复邮件包括对初始邮件的回复或对其中一个回复邮件的回复。当然，对于接收的普通邮件(例如非答复邮件)，则由该普通邮件单独构成一个邮件会话。

在本实施例中，邮件会话是以以下方式实现的：为每一电子邮件生成一个数据结构，该数据结构包含有邮件标识(email ID)、会话标识(Topic ID)、消息标识(Message ID)、发件人信息，收件人列表信息、发出的时间、到达的时间、主题等等一些关键字段信息。属于同一会话的初始邮件和所有回复邮件具有相同的会话标识。对于由一个邮件单独构成的邮件会话，其会话标识为一个默认值(例如零)；而由多个邮件构成的邮件会话的会话标识可采用将邮件主题内容做哈西运算后将结果模10000来生成。

邮件分析模块13用于解析邮件收发模块14接收的邮件，获取邮件的特征数据，例如邮件主题、接收日期、发件人和/或所回复邮件的消息标识序列等。邮件分析模块13还根据邮件特征数据判断当前邮件是否属于一个已有的邮件会话。在本实施例中，若新邮件B与已有邮件A的主题相同、该邮件A的邮件标识包含于邮件B的所回复邮件的消息标识序列中、新邮件B的接收时间与邮件A所在邮件会话中第一封邮件(接收或发送时间最早)的接收日期之差不超过指定阈值(可根据需要进行指定，例如3或7天等)且邮件A所在邮件会话中任一邮件的收件人为新邮件B的发件人，则新邮件B属于该邮件A所在的邮件会话，否则新邮件B不属于邮件A所在的会话。当然，新邮件是否属于邮件会话的判断标准也可以采用其他方式，例如仅需满足上述条件中的一个或多个。在上述分析过程中，邮件分析模块13通过查询电子邮件索引表来进行判断。

邮件会话模块12用于根据邮件分析模块13的分析结果，对新邮件进行处理。若邮件分析模块13判断新邮件属于一个已有的邮件会话，则邮件会话模块12将新邮件加入已有的邮件会话(将该邮件的会话标识设置为与已有的邮件会话中邮件的会话标识相同)；若邮件分析模块13判断新邮件不属于任何已有的邮件会话，则邮件会话模块12创建一个新的邮件会话，该新的邮件会话由该新邮件构成(将该邮件的会话标识设置为默认值)。特别地，在与新接收邮件所在邮件会话的会话标识为默认值时(即在新接收邮件加入前邮件会话仅包括一个邮件)，邮件会话模块12将新接收邮件主题内容做哈西运算后模10000，并将该新接收邮件及原会话中的邮件的会话标识设置为预算所得值。

此外，在本实施例中，邮件服务器10还可包括一个邮件删除模块(图中未示出)。该邮件删除模块在选定的待删除邮件为其所在邮件会话的第一个邮件(不包括会话标识为默认值的电子邮件)时删除整个邮件会话，即删除与该待删除邮件具有相同会话标识的所有电子邮件；否则仅删除当前邮件。

如图2所示，是本发明电子邮件管理方法的流程图，其中电子邮件通过邮件服务器接收并进行管理，所接收的电子邮件以邮件会话的形式存储。该方法具体包括以下步骤：

步骤S21：邮件服务器10通过邮件收发模块14接收到电子邮件时，解析所接收到的邮件，从而获取该新接收邮件的特征数据。在本实施例中，新接收邮件的特征数据包括邮件主题、管理标识/回复人、发件人以及接收时间等。

步骤S22：邮件服务器10根据上述特征数据判断该新接收邮件是否属于一个已有的邮件会话。在该步骤中，通过查询电子邮件关键字列表中的数据并对比新接收邮件的特征数据来判断新接收邮件是否属于一个已存在的邮件会话，其中电子邮件关键字列表包括有各电子邮件的主题、接收时间、消息标识和/或收件人等数据项。

步骤S23：若所述新接收邮件不属于已存在的邮件会话时，则根据新接收邮件创建新的邮件会话，该新邮件会话由新接收邮件构成。在该步骤中的创建新的邮件会话是指将该新接收邮件的会话标识设置为默认值。

步骤S24：若该新接收邮件属于已存在的邮件会话时，则将新接收邮件加入邮件会话。在该步骤中，当邮件会话的会话标识为默认值，为新接收邮件及邮件会话中的邮件的会话标识设置为不同于其他会话的会话标识及默认值的值(通过哈西算法生成)；当邮件会话的会话标识为非默认值时，将新接收邮件的会话标识设置为邮件会话的会话标识。

如图3所示，为图2中的判断步骤S22的流程图。

步骤S31：邮件服务器10在电子邮件关键字列表中查找与新接收邮件的主题相同的邮件会话，并在电子邮件关键字列表中不存在主题与新接收邮件的主题相同的邮件时执行步骤S23。在该步骤中判断主题是否一致时，需分别将新接收邮件和邮件会话主题的前缀(例如“Re:/RE:/Fwd:/FWD:/回复:/转发:”及空格和TAB等)和后缀(例如空格和TAB等)去除，然后比较邮件主题是否完全一致(大小写敏感)，若完全一致则所述新接收邮件与邮件会话主题一致。

步骤S33：若通过所述电子邮件关键字列表中查找到主题与新接收邮件的主题相同的邮件，则进一步在所述主题与新接收邮件的主题相同的邮件集合中查找消息标识包含于新邮件的所回复邮件的消息标识中的邮件，并在未查找到消息标识包含于新邮件的所回复邮件的消息标识中的邮件时返回步骤S23。

步骤S34：在查找到消息标识包含于新邮件的所回复邮件的消息标识中的邮件时，依次判断符合条件的邮件会话中的第一个邮件的接收时间与新接收邮件的接收时间之差是否大于指定阈值，并在新接收邮件的接收日期与所有符合条件的邮件会话的第一个邮件的接收时间之差大于指定阈值时返回步骤S23。

步骤S34：判断符合条件的邮件会话中是否存在任一收件人包含新接收邮件发件人的邮件，若存在所述邮件则将新接收邮件加入收件人包含新邮件发件人的邮件会话时执行步骤S23，否则执行步骤S24。

当然，新邮件是否属于邮件会话的判断标准也可以采用其他方式，例如仅需满足上述条件中的一个或多个。

如图4所示，为本发明电子邮件关联方法中删除邮件的流程图，其具体包括以下步骤：

步骤S41：在需要删除电子邮件时，首先选定待删除的邮件，获取邮件的会话标识、接收时间等。

步骤S42：判断带有上述邮件是否邮件会话中的第一个邮件，若该邮件是其所在邮件会话中的第一个邮件，则执行步骤S44，否则执行步骤S43。在该步骤中，若在具有相同会话标识的邮件中存在接收日期(或发送日期)早于当前邮件的邮件，则表示当前电子邮件不是其所在邮件会话的第一个邮件(即当前邮件为回复邮件)；否则表示当前邮件是其所在邮件会话的第一个邮件。特别地，若当前邮件的会话标识为默认值，则认为当前邮件并非其所在邮件会话的第一个邮件。

步骤S43：若当前邮件不是其所在邮件会话的第一个邮件，则删除该单个的邮件。

步骤S44：若当前邮件是其所在邮件会话的第一个邮件，则删除当前邮件所在的邮件会话，即删除与当前邮件具有相同会话标识的所有邮件。

以上所述，仅为本发明较佳的具体实施方式，但本发明的保护范围并不局限于此，任何熟悉本技术领域的技术人员在本发明揭露的技术范围内，可轻易想到的变化或替换，都应涵盖在本发明的保护范围之内。因此，本发明的保护范围应该以权利要求的保护范围为准。

Claims (10)

1.一种电子邮件管理系统，包括连接到邮件服务器以发送或接收电子邮件的邮件收发模块，其特征在于，还包括有用于存储邮件及邮件会话的存储模块、用于判断新接收邮件是否属于一个已存在的邮件会话的邮件分析模块、在新接收邮件属于一个已存在的邮件会话时将新接收邮件加入所述已存在邮件会话并在新接收邮件不属于任一个已存在的邮件会话时创建新的邮件会话的邮件会话模块，所述邮件会话由一个初始邮件和一个或多个回复邮件组成或者由一个初始邮件组成，同一邮件会话中的所有邮件具有相同会话标识，所述邮件服务器还包括有邮件删除模块，所述邮件删除模块在选定的待删除邮件为其所在邮件会话的第一个邮件且其所在邮件会话包含有回复邮件时删除整个邮件会话；否则仅删除所述待删除邮件。

2.根据权利要求1所述的电子邮件管理系统，其特征在于，同一邮件会话中的回复邮件包括对初始邮件的回复或对回复邮件的回复，所述邮件分析模块根据新接收邮件的主题与发件人组合，或者邮件的主题、所回复邮件的消息标识序列及发件人组合判断新接收邮件是否属于一个已存在的邮件会话。

3.根据权利要求1所述的电子邮件管理系统，其特征在于，所述邮件分析模块在新接收的邮件的接收时间与同主题邮件所在的邮件会话中的第一封邮件的接收日期之差超过指定阈值时确认该新接收的邮件不属于所述已存在的邮件会话。

4.一种电子邮件管理方法，所述电子邮件通过邮件服务器接收并进行管理，其特征在于，该方法包括：

所述邮件服务器将初始邮件与对应的回复邮件汇集在一起组成一个邮件会话，所述邮件会话由一个初始邮件和一个或多个回复邮件组成或者由一个初始邮件组成，同一邮件会话中的所有邮件具有相同会话标识；

在删除邮件时，若选定的待删除邮件为其所在邮件会话的第一个邮件且该邮件会话包含有回复邮件时删除整个邮件会话；否则仅删除所述待删除邮件。

5.根据权利要求4所述的电子邮件管理方法，其特征在于，同一邮件会话中的回复邮件包括对初始邮件的回复或对回复邮件的回复，所述组成邮件会话步骤包括以下步骤：

(a)所述邮件服务器解析接收到的新邮件并获取所述邮件的特征数据；

(b)若所述邮件服务器根据所述特征数据判断新接收邮件属于已存在的邮件会话时，则将所述新接收邮件加入邮件会话；若所述新接收邮件不属于已存在的邮件会话时，则根据新接收邮件创建新的邮件会话。

6.根据权利要求5所述的电子邮件管理方法，其特征在于，所述特征数据包括邮件的主题，所述邮件服务器包括有电子邮件关键字列表，电子邮件关键字列表包括有各个电子邮件的主题，所述步骤(b)包括：所述邮件服务器在电子邮件关键字列表中查找与所述新接收邮件的主题相同的邮件，并在所述电子邮件关键字列表中不存在主题与新接收邮件的主题相同的邮件时创建新的邮件会话，所述新的邮件会话仅包含所述新接收的邮件。

7.根据权利要求6所述的电子邮件管理方法，其特征在于，所述特征数据包括所回复邮件的消息标识，所述电子邮件关键字列表包括邮件的消息标识，所述步骤(b)包括：若在所述电子邮件关键字列表中查找到主题与新接收邮件的主题相同的邮件，则进一步在所述主题与新接收邮件的主题相同的邮件集合中查找消息标识包含于新邮件的所回复邮件的消息标识中的邮件，并在未查找到消息标识包含于新邮件的所回复邮件的消息标识中的邮件时创建新的邮件会话，所述新的邮件会话仅包含所述新接收的邮件。

8.根据权利要求7所述的电子邮件管理方法，其特征在于，所述特征数据包括邮件接收时间，所述电子邮件关键字列表包括有邮件接收时间，所述步骤(b)包括：在查找到消息标识包含于新邮件的所回复邮件的消息标识中的邮件时，依次判断符合条件的邮件会话中的第一个邮件的接收时间与新接收邮件的接收时间之差是否大于指定阈值，并在新接收邮件的接收日期与所有符合条件的邮件会话的第一个邮件的接收时间之差大于指定阈值时创建新的邮件会话，所述新的邮件会话仅包含所述新接收的邮件。

9.根据权利要求8所述的电子邮件管理方法，其特征在于，所述特征数据包括邮件的发件人地址，所述电子邮件关键字列表包括有邮件的发件人地址，所述步骤(b)包括：判断符合条件的邮件会话中是否存在任一收件人包含新接收邮件发件人的邮件，若存在收件人包含新邮件发件人的邮件则将新接收邮件加入所述邮件所在的邮件会话；否则创建新的邮件会话，所述新的邮件会话仅包含所述新接收的邮件。

10.根据权利要求5、7、8、9中任一项所述的电子邮件管理方法，其特征在于，所述包含一个邮件的邮件会话的会话标识为默认值，所述创建新的邮件会话步骤包括为新接收的邮件设定会话标识为默认值。

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