JP7270585B2 - 情報管理システム、情報管理プログラム及び情報管理方法 - Google Patents

Description

本発明は、情報管理システム、情報管理プログラム及び情報管理方法、特に、電子メールの送信者の属性に関する複数の署名要素によって構成される署名欄を特定する情報管理システム、情報管理プログラム及び情報管理方法に関する。

例えば、名刺の交換によって取得した、名刺に記載された名刺保有者の名前、所属する事業者の名称や連絡先、あるいは所在地等といった名刺情報を入力してデータベース化して管理し、ユーザの要求に応じて必要な名刺情報をデータベースから検索する名刺情報管理システムが広く利用されている。

特許文献１には、名刺情報が格納されたデータベース、及びデータベースに格納された名刺情報をネットワーク経由でユーザの端末から検索可能な名刺情報管理サーバを備えた名刺情報管理システムが開示されている。

特開２００５－３３８９８８公報

ところで、昨今の情報通信技術の進展等に伴って、コンピュータ資源を用いたオンライン上での会議や会合等が実施される機会が増大しており、オンライン上で初めて会う者同士では、名刺の交換がなされないまま会議等が進行することとなる。

このような場合において、オンライン上で初めて会う者について、名刺情報に相当する情報を取得することができれば、オンライン上での会議等の進行がスムーズに行われることが想定される。

その一方で、オンライン上での会議等に限られることなく、例えば、後日に予定されている会議等において初めて会う者の名刺情報に相当する情報を、名刺交換をする前に事前に取得することができれば、事業活動において便宜な場合もある。

本発明は、上記事情に鑑みてなされたものであり、事業活動に有益な情報管理を行うことができる情報管理システム、情報管理プログラム及び情報管理方法を提供することを課題とするものである。

上記目的を達成するための本発明に係る情報管理システムは、電子メールの送信者の属性に関する複数の署名要素によって構成される署名欄を特定する情報管理システムであって、受信した電子メールから任意の記号の配列によって構成される署名区切り記号列を検出する署名区切り記号列検出部と、署名区切り記号列検出部で署名区切り記号列を検出した場合に署名区切り記号列に基づいて署名要素を抽出する署名要素抽出部と、署名要素抽出部で抽出した署名要素を署名欄として特定する署名欄特定部と、を備えるものである。

これによれば、受信した電子メールから検出した署名区切り記号列に基づいて、名刺情報に相当する情報である署名要素によって構成される署名欄を特定することができることから、事業活動に有益な情報管理を行うことができる。

例えば、実際に名刺交換が行われることなく実施されるオンライン上の会議等に先立って、名刺情報に相当する情報を取得することができるし、オンライン上の会議等に限られることなく、後日に予定される会議等に先立って、名刺交換を行わないで、名刺情報に相当する情報を取得することができる。

この情報管理システムの署名欄特定部は、署名要素抽出部で抽出した署名要素の数が予め設定された閾値を超えたか否かを判定するものである。

情報管理システムで受信した電子メールは、送信者から電子メールを受信した受信者によって電子メールが転送される転送先として予め設定されたメールアドレスに転送された電子メールであって、署名欄特定部は、受信した電子メールから抽出した署名要素と受信者の氏名とが一致するか否かあるいは受信した電子メールのメールアドレスのドメインと受信者のメールアドレスのドメインとが一致するか否かを判定するものである。

さらに、情報管理システムは、受信した電子メールが他の電子メールを引用する電子メールである場合に受信した電子メールと他の電子メールとを分割して受信した電子メールを抽出する分割処理部を備えるものである。

情報管理システムの署名区切り記号列検出部は、任意の同一の記号からなる第１配列と第２配列とが電子メールにおいて上下方向で並列する場合に第１配列と第２配列とを署名区切り記号列として検出するものであってもよい。

情報管理システムの署名区切り記号列検出部は、任意の同一の記号からなる第１配列と第２配列とが電子メールにおいて上下方向で並列する場合であって第１配列の記号の数と第２配列の記号の数とが異なる場合に第１配列と第２配列とを署名区切り記号列として検出するものであってもよい。

情報管理システムの署名区切り記号列検出部は、互いに異なる任意の記号からなる第１配列と第２配列とが電子メールにおいて上下方向で並列する場合に第１配列と第２配列とを署名区切り記号列として検出するものであってもよい。

情報管理システムの署名区切り記号列検出部は、受信した電子メールの終端から予め設定された任意の行数内に一対のハイフンが配置される場合に一対のハイフンが配置された部分を受信した電子メールのメール本文の末尾とみなして一対のハイフンを署名区切り記号列として検出するものであってもよい。

上記目的を達成するための本発明に係る情報管理プログラムは、電子メールの送信者の属性に関する複数の署名要素によって構成される署名欄を特定する情報管理プログラムであって、受信した電子メールから任意の記号の配列によって構成される署名区切り記号列を検出する署名区切り記号列検出部と、署名区切り記号列検出部で署名区切り記号列を検出した場合に署名区切り記号列に基づいて署名要素を抽出する署名要素抽出部と、署名要素抽出部で抽出した署名要素を署名欄として特定する署名欄特定部と、を備えるものである。

上記目的を達成するための本発明に係る情報管理方法は、電子メールの送信者の属性に関する複数の署名要素によって構成される署名欄を特定する情報管理方法であって、受信した電子メールから任意の記号の配列によって構成される署名区切り記号列を検出する署名区切り記号列検出ステップと、署名区切り記号列検出ステップで署名区切り記号列を検出した場合に署名区切り記号列に基づいて署名要素を抽出する署名要素抽出ステップと、署名要素抽出ステップで抽出した署名要素を署名欄として特定する署名欄特定ステップと、を備えるものである。

この発明によれば、事業活動に有益な情報管理を行うことができる。

本発明の実施の形態に係る情報管理システムの構成の概略を説明するブロック図である。 同じく、本実施の形態に係る情報管理システムで処理される電子メールの構成の一例を概略的に説明する図である。 同じく、本実施の形態に係る情報管理システムで処理される電子メールの署名区切り記号列の一例を概略的に説明する図である。 同じく、本実施の形態に係る情報管理システムで処理される電子メールの署名区切り記号列の一例を概略的に説明する図である。 同じく、本実施の形態に係る情報管理システムで処理される電子メールの署名区切り記号列の一例を概略的に説明する図である。 同じく、本実施の形態に係る情報管理システムのメールサーバ及び情報管理サーバが実装されるコンピュータの構成の概略を説明するブロック図である。 同じく、本実施の形態に係る情報管理システムの情報管理サーバのストレージの構成の概略を説明するブロック図である。 同じく、本実施の形態に係る情報管理システムで処理される署名区切り記号列抽出基準の構成の概略を説明する図である。 同じく、本実施の形態に係る情報管理システムで処理される署名要素抽出基準の構成の概略を説明する図である。 同じく、本実施の形態に係る情報管理システムの情報管理プログラムの分割処理部の処理の概略を説明する図である。 同じく、本実施の形態に係る情報管理システムの情報管理プログラムの署名要素抽出部の処理の概略を説明する図である。 同じく、本実施の形態に係る情報管理システムの情報管理プログラムの署名欄特定部の構成の概略を説明する図である。 同じく、本実施の形態に係る情報管理システムの情報管理プログラムの署名欄特定部の処理の概略を説明する図である。

次に、図１～図１３に基づいて、本発明の実施の形態に係る情報管理システムについて説明する。

図１は、本実施の形態に係る情報管理システムの構成の概略を説明するブロック図である。図示のように、情報管理システム１０は、メールサーバ２０及び情報管理サーバ３０を備える。

メールサーバ２０及び情報管理サーバ３０は、本実施の形態では、送信者端末１０１を介して送信者２から受信者３の保有する受信者端末１０２に送信される電子メール１１０に関する情報を管理する情報管理事業者１に配備される。

これら送信者端末１０１と受信者端末１０２との間、受信者端末１０２とメールサーバ２０との間、及びメールサーバ２０と情報管理サーバ３０との間は、インターネット網等のネットワークによって接続される。

このような情報管理システム１０の具体的な構成の説明に先立って、送信者端末１０１及び受信者端末１０２の構成の概略について極めて簡潔に触れるとともに、送信者端末１０１から受信者端末１０２に送信される電子メール１１０の構成の概略について説明する。

送信者端末１０１及び受信者端末１０２は、本実施の形態では、携帯型情報端末であるスマートフォンあるいはタブレット型のコンピュータによって実装されるが、デスクトップ型あるいはノート型のコンピュータによって実装されるものであってもよい。

図２は、電子メール１１０の構成の一例を概略的に説明する図である。図示のように、電子メール１１０は、送信者情報１１１、メール本文１１２、署名欄１１３及びヘッダ１１６を主要構成として備える。

送信者情報１１１は、例えば件名、日付、差出人、宛先等といった送信者１０１によって設定された各種の情報によって構成される。

メール本文１１２は、送信者１０１から受信者１０２に向けたメッセージによって構成されるテキストデータであって、本実施の形態では、送信者１０１（差出人）である「江藤太郎」から受信者１０２（宛先）である「大木洋二」に向けられたメッセージによって構成される。

署名欄１１３は、送信者１０１の所属する企業名、部署名、氏名、住所等といった送信者１０１の属性に関する複数の署名要素１１４によって構成される情報であって、署名要素１１４は、署名区切り記号列１１５によってメール本文１１２から区画される。

この署名区切り記号列１１５には、本実施の形態では、種々の態様の署名区切り記号列１１５が存在することが想定されている。

図３～図５は、署名区切り記号列１１５の種々の態様の一例を概略的に説明する図である。図３（ａ）で示すように、署名区切り記号列１１５は、第１配列１１５ａと第２配列１１５ｂとが電子メール１１０において上下方向に並列する場合において、第１配列１１５ａ及び第２配列１１５ｂが例えば、同じ記号である等号（＝）で構成されるものであってもよい（Ａパターン）。

この署名区切り記号列１１５の第１配列１１５ａと第２配列１１５ｂとの間に、複数の署名要素１１４を区画する等の目的で（例えば、所属する企業名、部署名及び氏名と、住所、連絡先等とを区画する。）、任意の記号（例えば等号「＝」）で構成される記号列１１５ｃが挿入される場合がある。

図３（ｂ）で示すように、署名区切り記号列１１５は、第１配列１１５ａと第２配列１１５ｂとが電子メール１１０において上下方向に並列する場合において、例えば、等号（＝）で構成される第１配列１１５ａの記号の数と、同じく等号（＝）で構成される第２配列１１５ｂの記号の数とが異なる（例えば、第２配列１１５ｂの記号の数が第１配列１１５ａの記号の数よりも少ない。）ものであってもよい（Ｂパターン）。

この署名区切り記号列１１５の第１配列１１５ａと第２配列１１５ｂとの間に、任意の記号（例えば等号「＝」）で構成される記号列１１５ｃが挿入される場合がある。

図３（ｃ）で示すように、署名区切り記号列１１５は、第１配列１１５ａと第２配列１１５ｂとが電子メール１１０において上下方向に並列する場合において、第１配列１１５ａ及び第２配列１１５ｂが例えば、互いに異なる記号（第１配列１１５ａが例えば等号「＝」で構成され、第２配列１１５ｂが例えばハイフン「－」で構成される。）で構成されるものであってもよい（Ｃパターン）。

この署名区切り記号列１１５の第１配列１１５ａと第２配列１１５ｂとの間に、任意の記号（例えば等号「＝」）で構成される記号列１１５ｃが挿入される場合がある。

図４で示すように、署名区切り記号列１１５は、一対のハイフン（－）で構成されるものであってもよいし（Ｄパターン）、図５で示すように、任意の記号（例えば等号「＝」）の配列で構成されるものであってもよい（Ｅパターン）。

図２で示すように、ヘッダ１１６は、他の電子メール１２０を引用して電子メール１２０に返信する電子メール１１０に自動的に付与される情報であり、例えば、他の電子メール１２０を受信した日時、送信者１０１の氏名、送信者１０１のメールアドレス等によって構成される。

次に、本実施の形態に係る情報管理システム１０の各部の具体的な構成について説明する。

図１で示したメールサーバ２０及び情報管理サーバ３０は、本実施の形態ではコンピュータ、例えばデスクトップ型あるいはノート型のコンピュータによって実装される。

図６は、メールサーバ２０及び情報管理サーバ３０が実装されるコンピュータの構成の概略を説明するブロック図である。

図示のように、コンピュータは、プロセッサ１０１、メモリ１０２、ストレージ１０３、送受信部１０４、及び入出力部１０５を主要構成として備え、これらが互いにバス１０６を介して電気的に接続される。

プロセッサ１０１は、コンピュータの動作を制御し、各要素間におけるデータの送受信の制御や、アプリケーションプログラムの実行に必要な処理等を行う演算装置である。

このプロセッサ１０１は、本実施の形態では例えばＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）であり、後述するストレージ１０３に格納されてメモリ１０２に展開されたプログラムを実行して各処理を行う。

メモリ１０２は、ＤＲＡＭ（Ｄｙｎａｍｉｃ Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）等の揮発性記憶装置で構成される主記憶装置、及びフラッシュメモリやＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｃ Ｄｒｉｖｅ）等の不揮発性記憶装置で構成される補助記憶装置を備える。

このメモリ１０２は、プロセッサ１０１の作業領域として使用される一方、コンピュータの起動時に実行されるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）、及び各種の設定情報等が格納される。

ストレージ１０３は、アプリケーションプログラムや各種の処理に用いられるデータ等が格納されている。

送受信部１０４は、コンピュータをネットワークに接続する。この送受信部１０４は、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）やＢＬＥ（Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ Ｌｏｗ Ｅｎｅｒｇｙ）といった近距離通信インターフェースを具備するものであってもよい。

入出力部１０５には、必要に応じて、キーボードやマウスといった情報入力機器やディスプレイ等の出力機器が接続される。本実施の形態では、キーボード、マウス及びディスプレイがそれぞれ接続される。

バス１０６は、接続したプロセッサ１０１、メモリ１０２、ストレージ１０３、送受信部１０４及び入出力部１０５の間において、例えばアドレス信号、データ信号及び各種の制御信号を伝達する。

図１で示したメールサーバ２０は、ＰＯＰ３やＳＭＴＰ等のプロトコルによって電子メールの送受信機能を提供するサーバであって、本実施の形態では、送信者端末１０１から送信される電子メール１１０が受信者端末１０２を介して転送される転送先となるメールアドレスＭＡ（例えば「ｍｅｉｓｈｉ＠ｌａｎｄｓｃａｐｅ．ｃｏ．ｊｐ」等）が予め設定されている。

図７は、情報管理サーバ３０のストレージ１０３の構成の概略を説明するブロック図である。図示のように、ストレージ１０３は、データベース４０及び情報管理プログラム５０を備える。

データベース４０は、ストレージ１０３の記憶領域によって実現されるものであって、本実施の形態では、署名区切り記号列抽出基準Ｄ１、署名要素抽出基準Ｄ２、氏名データＤ３及び住所データＤ４が格納される。

図８は、署名区切り記号列抽出基準Ｄ１の構成の概略を説明する図である。図示のように、署名区切り記号列抽出基準Ｄ１は、電子メール１１０から署名区切り記号列１１５を抽出するために予め設定されたルールに関するデータである。

この署名区切り記号列抽出基準Ｄ１は、本実施の形態では、例えば、任意の記号（例えばハイフン「－」や等号「＝」等）が配列される場合に、これらの記号の配列を署名区切り記号列１１５として抽出することがルールとして設定される。

さらに、署名区切り記号列抽出基準Ｄ１は、任意の記号からなる一の配列と他の配列とが電子メール１１０において上下方向で並列する場合に、これら一の配列を第１配列１１５ａとするとともに他の配列を第２配列１１５ｂとして、第１配列１１５ａ及び第２配列１１５ｂを署名区切り記号列１１５として抽出することがルールとして設定される。

一方、署名区切り記号列抽出基準Ｄ１は、電子メール１１０の終端から予め設定された任意の行数内（例えば空行を除いて２５行以内等。）に一対のハイフン（－－）が配置される場合に、この一対のハイフン（－－）が配置された部分を電子メール１１０のメール本文１１２の末尾とみなして、一対のハイフン（－－）を署名区切り記号列１１５として抽出することがルールとして設定される。

図９は、署名要素抽出基準Ｄ２の構成の概略を説明する図である。図示のように、署名要素抽出基準Ｄ２は、電子メール１１０から署名要素１１４を正規表現で抽出するために予め設定されたルールに関するデータである。

この署名要素抽出基準Ｄ２は、本実施の形態では、企業名抽出基準ｄ２ａ、部署名抽出基準ｄ２ｂ、役職名抽出基準ｄ２ｃ、氏名抽出基準ｄ２ｄ及び郵便番号抽出基準ｄ２ｅを備える。

さらに、署名要素抽出基準Ｄ２は、住所抽出基準ｄ２ｆ、電話番号抽出基準ｄ２ｇ、ＦＡＸ番号抽出基準ｄ２ｈ、メールアドレス抽出基準ｄ２ｉ及びＵＲＬ抽出基準ｄ２ｊを備える。

企業名抽出基準ｄ２ａは、本実施の形態では、例えば「株式会社」や「有限会社」等を含む文字列を企業名であると特定し、特定した企業名を署名要素として抽出することがルールとして設定される。

部署名抽出基準ｄ２ｂは、本実施の形態では、例えば「営業部」や「総務部」等を含む文字列を部署名であると特定し、特定した部署名を署名要素として抽出することがルールとして設定される。

役職名抽出基準ｄ２ｃは、本実施の形態では、例えば「課長」や「部長」等を含む文字列を役職名であると特定し、特定した役職名を署名要素として抽出することがルールとして設定される。

氏名抽出基準ｄ２ｄは、本実施の形態では、例えば、後述する氏名データＤ３に基づいて任意の文字が連続する文字列を氏名であると特定した場合に、特定した氏名を署名要素として抽出することがルールとして設定される。

郵便番号抽出基準ｄ２ｅは、本実施の形態では、例えば７桁の数字からなる数字列を郵便番号であると特定し、特定した郵便番号を署名要素として抽出することがルールとして設定される。

住所抽出基準ｄ２ｆは、本実施の形態では、例えば、後述する住所データＤ４に基づいて任意の文字が連続する文字列を住所であると特定した場合に、特定した住所を署名要素として抽出することがルールとして設定される。

電話番号抽出基準ｄ２ｇは、本実施の形態では、例えば「電話番号」等の文字列に加えて１０桁あるいは１１桁の数字からなる数字列が存在する場合に、この数字列を電話番号であると特定し、特定した電話番号を署名要素として抽出することがルールとして設定される。

ＦＡＸ番号抽出基準は、本実施の形態では、例えば「ＦＡＸ番号」等の文字列に加えて１０桁の数字からなる数字列が存在する場合に、この数字列をＦＡＸ番号であると特定し、特定したＦＡＸ番号を署名要素として抽出することがルールとして設定される。

メールアドレス抽出基準ｄ２ｉは、本実施の形態では、例えば「＠」等を含む文字列をメールアドレスであると特定し、特定したメールアドレスを署名要素として抽出することがルールとして設定される。

ＵＲＬ抽出基準ｄ２ｊは、本実施の形態では、例えば「ｗｗｗ」等を含む文字列をＵＲＬであると特定し、特定したＵＲＬを署名要素として抽出することがルールとして設定される。

図７で示す氏名データＤ３は、本実施の形態では、「渡辺」、「鈴木」、「山田」、「佐藤」等といった実在する氏（姓）や、「明夫」、「正」、「律子」等といった実在する名が、限りなく網羅されて記憶される。

住所データＤ４は、本実施の形態では、全ての都道府県、市区町村等といった実存する都道府県名及び市区町村名が、限りなく網羅されて記憶される。

図７で示す情報管理プログラム５０は、本実施の形態では、情報管理サーバ３０のディスプレイに表示され、情報管理サーバ３０で情報の入出力が可能な画面インターフェースによって実装される。

この情報管理プログラム５０は、分割処理部５１、署名区切り記号列検出部５２、署名要素抽出部５３及び署名欄特定部５４を備える。

図１０は、分割処理部５１の処理の概略を説明する図である。図示のように、分割処理部５１は、受信者端末１０２で受信した電子メール１１０であって受信者端末１０２から転送された電子メール１１０が、他の電子メール１２０を引用して電子メール１２０に返信する電子メール１１０である場合に、受信した電子メール１１０と他の電子メール１２０とを分割して、受信した電子メール１１０を抽出するモジュールである。

この分割処理部５１は、本実施の形態では、電子メール１１０に自動的に付与されるヘッダ１１６を検出した場合に、ヘッダ１１６が付与された電子メール１１０を抽出する。

図７で示す署名区切り記号列検出部５２は、受信した電子メール１１０から署名区切り記号列１１５を検出するモジュールである。

この署名区切り記号列検出部５２は、本実施の形態では、署名区切り記号列抽出基準Ｄ１に基づいて、図３（ａ）で示したＡパターンの署名区切り記号列１１５、図３（ｂ）で示したＢパターンの署名区切り記号列１１５、及び図３（ｃ）で示したＣパターンの署名区切り記号列１１５を検出する。

署名区切り記号列検出部５２は、これらＡパターン～Ｃパターンの署名区切り記号列１１５を検出した場合において、第１配列１１５ａと第２配列１１５ｂとの間に記号列１１５ｃが挿入されている場合は、この記号列１１５ｃも検出する。

さらに、署名区切り記号列検出部５２は、署名区切り記号列抽出基準Ｄ１に基づいて、図４で示したＤパターンの署名区切り記号列１１５、及び図５で示したＥパターンの署名区切り記号列１１５を検出する。

図７で示した署名要素抽出部５３は、署名区切り記号列検出部５２で署名区切り記号列１１５を検出した場合に、署名区切り記号列１１５に基づいて署名要素１１４を抽出するモジュールである。

この署名要素抽出部５３は、本実施の形態では、署名区切り記号列検出部５２で検出した署名区切り記号列１１５が、第１配列１１５ａと第２配列１１５ｂとが電子メール１１０において上下方向に並列するＡパターン～Ｃパターンの場合は、第１配列１１５ａと第２配列１１５ｂとの間に文字列が任意の行数に亘って配置されている場合に、これらの文字列から署名要素１１４を抽出する。

署名要素抽出部５３は、本実施の形態では、署名区切り記号列検出部５２で検出した署名区切り記号列１１５が、電子メール１１０のメール本文１１２に一対のハイフン（－－）が配置されるＤパターンの場合は、一対のハイフン（－－）の下側に文字列が任意の行数に亘って配置されている場合に、これらの文字列から署名要素１１４を抽出する。

さらに、署名要素抽出部５３は、本実施の形態では、署名区切り記号列検出部５２で検出した署名区切り記号列１１５が、任意の記号の配列で構成されるＥパターンの場合は、任意の記号の配列の下側に任意の行数に亘って文字列が配置されている場合に、これらの文字列から署名要素１１４を抽出する。

署名要素抽出部５３による署名要素１１４の抽出は、本実施の形態では、署名要素抽出基準Ｄ２に基づいて実行される。

本実施の形態では、例えば、電子メール１１０の署名区切り記号列１１５によって区画された文字列から、図１１で示すように、企業名（株式会社データサイエンス）、部署名（営業部）、氏名（江藤太郎）、郵便番号（１６３－１４１５）、住所（東京都新宿区西新宿…）、電話番号（０３－５３８５－２３××）、ＦＡＸ番号（０３－５３８５－２３○○）及びメールアドレス（ｅｔｏｕ＠…）を署名要素１１４として抽出する。

図７で示した署名欄特定部５４は、署名要素抽出部５３で抽出した署名要素１１４に基づいて、抽出した署名要素１１４を署名欄１１３として特定するモジュールである。

この署名欄特定部５４は、抽出した署名要素１１４を署名欄１１３として特定するに際して、署名要素抽出部５３で抽出した署名要素１１４の数が予め設定された閾値を超えたか否かを判定する。

図１２は、署名欄特定部５４の構成の概略を説明する図である。図示のように、署名欄特定部５４では、例えば、図３（ａ）で示したＡパターンの署名区切り記号列１１５において、署名区切り記号列１１５の第１配列１１５ａと第２配列１１５ｂとの間に記号列１１５ｃがなく、署名要素１１４の行数がａ～ｂ行の場合は、抽出される署名要素１１４の数に関する閾値は予め「ｘ」と設定され、署名要素１１４の行数がｂ～ｃ行の場合は、抽出される署名要素１１４の数に関する閾値は予め「ｙ」と設定される。

一方、Ａパターンの署名区切り記号列１１５において、署名区切り記号列１１５の第１配列１１５ａと第２配列１１５ｂとの間に記号列１１５ｃがあり、署名要素１１４の行数がａ～ｂ行の場合は、抽出される署名要素１１４の数に関する閾値は予め「ｙ」と設定され、署名要素１１４の行数がｂ～ｃ行の場合は、抽出される署名要素１１４の数に関する閾値は予め「ｙ」と設定される。

署名欄特定部５４では、例えば、図３（ｂ）で示したＢパターンの署名区切り記号列１１５において、署名区切り記号列１１５の第１配列１１５ａと第２配列１１５ｂとの間に記号列１１５ｃがなく、署名要素１１４の行数がａ～ｂ行の場合は、抽出される署名要素１１４の数に関する閾値は予め「ｙ」と設定され、署名要素１１４の行数がｂ～ｃ行の場合も、抽出される署名要素１１４の数に関する閾値は予め「ｙ」と設定される。

一方、Ｂパターンの署名区切り記号列１１５において、署名区切り記号列１１５の第１配列１１５ａと第２配列１１５ｂとの間に記号列１１５ｃがあり、署名要素１１４の行数がａ～ｂ行の場合は、抽出される署名要素１１４の数に関する閾値は予め「ｙ」と設定され、署名要素１１４の行数がｂ～ｃ行の場合は、抽出される署名要素１１４の数に関する閾値は予め「ｚ」と設定される。

署名欄特定部５４では、例えば、図３（ｃ）で示したＣパターンの署名区切り記号列１１５において、署名区切り記号列１１５の第１配列１１５ａと第２配列１１５ｂとの間に記号列１１５ｃがなく、署名要素１１４の行数がａ～ｂ行の場合は、抽出される署名要素１１４の数に関する閾値は予め「ｙ」と設定され、署名要素１１４の行数がｂ～ｃ行の場合は、抽出される署名要素１１４の数に関する閾値は予め「ｚ」と設定される。

一方、Ｃパターンの署名区切り記号列１１５において、署名区切り記号列１１５の第１配列１１５ａと第２配列１１５ｂとの間に記号列１１５ｃがあり、署名要素１１４の行数がａ～ｂ行の場合は、抽出される署名要素１１４の数に関する閾値は予め「ｚ」と設定され、署名要素１１４の行数がｂ～ｃ行の場合も抽出される署名要素１１４の数に関する閾値は予め「ｚ」と設定される。

署名欄特定部５４では、例えば、図４で示したＤパターンの署名区切り記号列１１５において、署名要素１１４内に記号列１１５ｃがなく、署名要素１１４の行数がａ～ｂ行の場合は、抽出される署名要素１１４の数に関する閾値は予め「ｘ」と設定され、署名要素１１４の行数がｂ～ｃ行の場合は、抽出される署名要素１１４の数に関する閾値は予め「ｙ」と設定される。

一方、Ｄパターンの署名区切り記号列１１５において、署名要素１１４内に記号列１１５ｃがあり、署名要素１１４の行数がａ～ｂ行の場合は、抽出される署名要素１１４の数に関する閾値は予め「ｘ」と設定され、署名要素１１４の行数がｂ～ｃ行の場合は抽出される署名要素１１４の数に関する閾値は予め「ｙ」と設定される。

署名欄特定部５４では、例えば、図５で示したＥパターンの署名区切り記号列１１５において、署名要素１１４の行数がａ～ｂ行の場合は、抽出される署名要素１１４の数に関する閾値は予め「ｙ」と設定され、署名要素１１４の行数がｂ～ｃ行の場合は、抽出される署名要素１１４の数に関する閾値は予め「ｚ」と設定される。

さらに、署名欄特定部５４は、抽出した署名要素１１４を署名欄１１３として特定するに際して、図１３で示すように、受信した電子メール１１０から抽出した署名要素１１４の氏名（例えば「江藤太郎」）と受信者３の氏名（例えば「大木洋二」）とが一致するか否かを判定する。

一方、署名欄特定部５４は、受信した電子メール１１０のメールアドレスのドメイン（例えば「ｄａｔａｓｃｉｅｎｃｅ．ｃｏ．ｊｐ」）と受信者３のメールアドレスのドメイン（例えば「ｎｉｋｋｏ．ｎｅ．ｊｐ」）とが一致するか否かを判定する。

このように、署名欄特定部５４は、署名要素抽出部５３で抽出した署名要素１１４の数が予め設定された閾値を超えた場合であって、受信した電子メール１１０から抽出した署名要素１１４の氏名と受信者３の氏名とが一致しない場合、あるいは受信した電子メール１１０のメールアドレスのドメインと受信者３のメールアドレスのドメインとが一致しない場合に、署名要素抽出部５３が抽出した署名要素１１４を署名欄１１３として特定する。

次に、本実施の形態に係る情報管理システム１０での処理について説明する。

例えば、図１で示した送信者２と受信者３との間で、映像及び音声の通信が可能なオンラインツールを用いた打ち合わせに関する連絡が電子メールを介して行われている場合において、送信者端末１０１を介して送信者２から電子メール１１０を受信した受信者３は、受信した電子メール１１０を、受信者端末１０２を介して情報管理事業者１のメールアドレスＭＡに転送する。

図１０で示したように、情報管理事業者１のメールアドレスＭＡに転送された電子メール１１０が、他の電子メール１２０を引用して電子メール１２０に返信する電子メール１１０である場合は、受信した電子メール１１０と他の電子メール１２０とを分割して、受信した電子メール１１０を抽出する（分割処理ステップ）。

続いて、抽出した電子メール１１０から署名区切り記号列１１５を検出する。本実施の形態では、例えば、同じ記号（例えば等号「＝」）で構成された第１配列１１５ａと第２配列１１５ｂとが電子メール１１０において上下方向に並列して構成された、図３（ａ）で示したＡパターンの署名区切り記号列１１５を検出する（署名区切り記号列検出ステップ）。

さらに、本実施の形態では、図３（ａ）で示したように、署名区切り記号列１１５の第１配列１１５ａと第２配列１１５ｂとの間に記号列１１５ｃが挿入されていることから、この記号列１１５ｃを検出する。

その後、署名区切り記号列１１５に基づいて、署名要素１１４を検出する。本実施の形態では、第１配列１１５ａと第２配列１１５ｂとの間に文字列が任意の行数に亘って配置されている場合に、これらの文字列から署名要素１１４を抽出する（署名要素抽出ステップ）。

本実施の形態では、図３（ａ）で示したように、記号列１１５ｃを除いて、第１配列１１５ａと第２配列１１５ｂとの間に６行の文字列が配置されており、６行が予め設定された任意の行数に該当するのであれば、これら６行の文字列から署名要素１１４を抽出する。

図１１で示したように、本実施の形態では、企業名（株式会社データサイエンス）、部署名（営業部）、氏名（江藤太郎）、郵便番号（１６３－１４１５）、住所（東京都新宿区西新宿…）、電話番号（０３－５３８５－２３××）、ＦＡＸ番号（０３－５３８５－２３×○）及びメールアドレス（ｅｔｏｕ＠…）を署名要素１１４として抽出する。

一方、署名区切り記号列１１５を検出しなかった場合、あるいは署名区切り記号列１１５を検出したとしても、署名要素１１４の行数が予め設定された行数の範囲を逸脱する場合は、情報管理システム１０における処理を終了する。

署名要素抽出ステップで署名要素１１４を抽出した後、抽出した署名要素１１４の数が予め設定された閾値を超えたか否かを判定する。

例えば、Ａパターンの署名区切り記号列１１５において、記号列１１５ｃがあり、署名要素１１４の行数が６行の場合は、抽出される署名要素１１４の数に関する閾値は予め「ｙ」と設定されているところ、本実施の形態では、企業名、部署名、氏名、郵便番号、住所、電話番号、ＦＡＸ番号及びメールアドレスの８の署名要素１１４が抽出されることから、抽出した署名要素１１４の数が予め設定された閾値である「ｙ」を超えたか否かを判定する。

さらに、閾値の判定と併せて、受信した電子メール１１０から抽出した署名要素１１４の氏名と受信者３の氏名とが一致するか否か、あるいは受信した電子メール１１０のメールアドレスのドメインと受信者３のメールアドレスのドメインとが一致するか否かを判定する。

本実施の形態では、電子メール１１０から抽出した署名要素１１４の氏名（江藤太郎）と受信者３の氏名（大木洋二）とは一致しないと判定され、かつ受信した電子メール１１０のメールアドレスのドメイン（ｄａｔａｓｃｉｅｎｃｅ．ｃｏ．ｊｐ）と受信者３のメールアドレスのドメイン（ｎｉｋｋｏ．ｎｅ．ｊｐ）とが一致しないと判定される。

署名要素抽出部５３で抽出した署名要素１１４の数が予め設定された閾値を超えた場合であって、受信した電子メール１１０から抽出した署名要素１１４の氏名と受信者３の氏名とが一致しない場合、あるいは受信した電子メール１１０のメールアドレスのドメインと受信者３のメールアドレスのドメインとが一致しない場合に、抽出した署名要素１１４を署名欄１１３として特定する（署名欄特定ステップ）。

特定した署名欄１１３は、本実施の形態では、情報管理サーバ３０のストレージ１０３の任意の記憶領域に記憶され、署名要素１１４の記載に関して任意の補正が施された後に、既存の名刺情報が格納されるデータベースに格納される。

このように、情報管理システム１０は、受信した電子メール１１０から検出した署名区切り記号列１１５に基づいて、名刺情報に相当する情報である署名要素１１４によって構成される署名欄１１３を特定することができる。

これにより、例えば、実際に名刺交換が行われることなく実施されるオンライン上の会議等に先立って、名刺情報に相当する情報を取得することができるし、オンライン上の会議等に限られることなく、後日に予定される会議等に先立って名刺交換を行わないで、名刺情報に相当する情報を取得することができる。

したがって、事業活動に有益な情報管理を行うことができる。

なお、本発明は上記実施の形態に限定されることはなく、発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々の変更が可能である。

上記実施の形態では、署名区切り記号列１１５がＡパターン～Ｅパターンで構成される場合を説明したが、これら以外のパターンで構成される署名区切り記号列１１５であってもよい。

上記実施の形態では、受信者３が受信した電子メール１１０が情報管理事業者１のメールアドレスＭＡに転送される場合を説明したが、受信した電子メール１１０がコピーされて、予め定められた任意のフォーマットに貼り付けられることによって情報管理事業者１に取得されるように構成してもよい。

上記実施の形態では、情報管理サーバ３０が情報管理事業者１に配備される場合を説明したが、情報管理サーバ３０はクラウド環境で実装されるサーバであってもよい。

上記実施の形態では、メールサーバ２０が情報管理事業者１に配備される場合を説明したが、メールサーバ２０は、情報管理事業者１以外の事業者に管理されるメールサーバであってもよい。

１ 情報管理事業者
２ 送信者
３ 受信者
１０ 情報管理システム
２０ メールサーバ
３０ 情報管理サーバ
４０ データベース
５０ 情報管理プログラム
５１ 分割処理部
５２ 署名区切り記号列検出部
５３ 署名要素抽出部
５４ 署名欄特定部
１１０ 電子メール
１１３ 署名欄
１１４ 署名要素
１１５ 署名区切り記号列

Claims (9)

1. 電子メールの送信者の属性に関する複数の署名要素によって構成される署名欄を特定する情報管理システムであって、
   受信した前記電子メールから任意の記号の配列によって構成される署名区切り記号列を検出する署名区切り記号列検出部と、
   該署名区切り記号列検出部で前記署名区切り記号列を検出した場合に該署名区切り記号列に基づいて前記署名要素を抽出する署名要素抽出部と、
   該署名要素抽出部で抽出した前記署名要素の行数が該行数に基づいて予め設定された閾値を超えたか否かを判定し、前記閾値を超えたと判定した場合に前記署名要素を前記署名欄として特定する署名欄特定部と、
   を備える情報管理システム。
2. 受信した前記電子メールは、
   前記送信者から前記電子メールを受信した受信者によって前記電子メールが転送される転送先として予め設定されたメールアドレスに転送された電子メールであって、
   前記署名欄特定部は、
   受信した前記電子メールから抽出した前記署名要素と前記受信者の氏名とが一致するか否かあるいは受信した前記電子メールのメールアドレスのドメインと前記受信者のメールアドレスのドメインとが一致するか否かを判定し、前記署名要素と前記受信者の氏名とが一致しないあるいは受信した前記電子メールのメールアドレスのドメインと前記受信者のメールアドレスのドメインとが一致しないと判定した場合に前記署名要素を前記署名欄として特定する、
   請求項１に記載の情報管理システム。
3. 受信した前記電子メールが他の電子メールを引用する電子メールである場合に受信した前記電子メールと他の前記電子メールとを分割して受信した前記電子メールを抽出する分割処理部を備える、
   請求項１または２に記載の情報管理システム。
4. 前記署名区切り記号列検出部は、
   任意の同一の前記記号からなる第１配列と第２配列とが前記電子メールにおいて上下方向で並列する場合に前記第１配列と前記第２配列とを前記署名区切り記号列として検出する、
   請求項１～３のいずれか１項に記載の情報管理システム。
5. 前記署名区切り記号列検出部は、
   任意の同一の前記記号からなる第１配列と第２配列とが前記電子メールにおいて上下方向で並列する場合であって前記第１配列の前記記号の数と前記第２配列の前記記号の数とが異なる場合に前記第１配列と前記第２配列とを前記署名区切り記号列として検出する、
   請求項１～３のいずれか１項に記載の情報管理システム。
6. 前記署名区切り記号列検出部は、
   互いに異なる任意の前記記号からなる第１配列と第２配列とが前記電子メールにおいて上下方向で並列する場合に前記第１配列と前記第２配列とを前記署名区切り記号列として検出する、
   請求項１～３のいずれか１項に記載の情報管理システム。
7. 前記署名区切り記号列検出部は、
   受信した前記電子メールの終端から予め設定された任意の行数内に一対のハイフンが配置される場合に一対の前記ハイフンが配置された部分を受信した前記電子メールのメール本文の末尾とみなして一対の前記ハイフンを前記署名区切り記号列として検出する、
   請求項１～３のいずれか１項に記載の情報管理システム。
8. 電子メールの送信者の属性に関する複数の署名要素によって構成される署名欄を特定する情報管理プログラムであって、
   受信した前記電子メールから任意の記号の配列によって構成される署名区切り記号列を検出する署名区切り記号列検出部と、
   該署名区切り記号列検出部で前記署名区切り記号列を検出した場合に該署名区切り記号列に基づいて前記署名要素を抽出する署名要素抽出部と、
   該署名要素抽出部で抽出した前記署名要素の行数が該行数に基づいて予め設定された閾値を超えたか否かを判定し、前記閾値を超えたと判定した場合に前記署名要素を前記署名欄として特定する署名欄特定部と、
   を備える情報管理プログラム。
9. 電子メールの送信者の属性に関する複数の署名要素によって構成される署名欄を特定する情報管理方法であって、
   受信した前記電子メールから任意の記号の配列によって構成される署名区切り記号列を検出する署名区切り記号列検出ステップと、
   該署名区切り記号列検出ステップで前記署名区切り記号列を検出した場合に該署名区切り記号列に基づいて前記署名要素を抽出する署名要素抽出ステップと、
   該署名要素抽出ステップで抽出した前記署名要素の行数が該行数に基づいて予め設定された閾値を超えたか否かを判定し、前記閾値を超えたと判定した場合に前記署名要素を前記署名欄として特定する署名欄特定ステップと、
   を備える情報管理方法。

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