JP3328298B2 - 操作マニュアル作成装置 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本願各発明は通信機器の操作マニ
ュアル作成装置に関し、詳細には、通信機器の提供する
通信サービス（機能）を要求するのに通信端末で必要な
操作マニュアルをオペレータの要求に応じて編集・作成
して出力する操作マニュアル作成装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】情報処理装置やワードプロセッサ等のＯ
Ａ機器やファクシミリメール装置等の通信機器等におい
てはその機能の高度化に伴って操作内容が複雑となり、
機器の有する機能を十分に利用するにはその機器に対す
る詳細な知識が要求される。そのため、従来より機器に
は詳細な操作マニュアルが添付されており、オペレータ
は該操作マニュアルを参照しながら機器の操作を行なっ
ている。

【０００３】ところが、機器の機能が高度化するにした
がって操作マニュアルも詳細で、分厚いものとなり、操
作マニュアルを十分に活用することが困難となってきて
いる。そこで、従来、機器自体にいわゆるヘルプ機能を
持たせ、機器の操作が分からなくなった時点で、ヘルプ
キー等を投入することにより、キーの持っている意味や
オペレータの要求にあった情報をディスプレイ等に表示
することが行なわれている。このような従来のヘルプ機
能においては、機器の操作状態のいかんにかかわらず、
ヘルプキーが投入されると、あらかじめ作成されている
ヘルプ情報をディスプレイ等に表示している。ところ
が、このようなあらかじめ用意されたヘルプ情報を単に
ディスプレイに表示するだけでは、オペレータの習熟度
や操作の段階に適したヘルプ情報を提供することが出来
ない。

【０００４】そこで、従来、例えば、特開昭６１−２４
３５１８号公報に記載されているように、利用者の入力
履歴情報および応用システムからの出力情報を解析し
て、ヘルプ項目を絞り込んでヘルプ項目表として表示
し、利用者が知りたい項目を数個、順次選択すると、こ
の利用者の選択により利用者の知りたい項目に最も適し
たヘルプ情報を検索して表示する。このヘルプ情報は利
用者の要求するであろうヘルプ項目毎にあらかじめ作成
されて記憶部に格納されており、利用者が選択したヘル
プ項目に該当するヘルプ情報がない場合にはヘルプ項目
の選択の範囲を適宜広げ、表示するヘルプ情報を決定す
る。また、特開昭６２−２６２１２０号公報に記載され
ているように、同一操作者や同一グループに属する操作
者が一定回数操作を行なったとき、あるいは、操作者が
あるガイダンス情報を不要であると指示したとき、次回
の操作過程において、このガイダンス情報の表示を禁止
することにより、操作者の習熟度に対応して適切かつ必
要なガイダンス情報だけを表示するものが提案されてい
る。この場合のガイダンス情報も操作者の習熟度等を想
定してあらかじめ用意されたものであり、この複数のガ
イダンス情報から適宜選択して表示する。

【０００５】さらに、特開昭６３−６６６２３号公報に
記載されているように、利用者の個人データおよび操作
履歴に関するデータと、端末装置の設置環境および操作
履歴に関するデータと、から利用者が欲していると思わ
れるサービスに最短時間で到達できる操作方法を検出し
て表示部を介して利用者に提供し、個人個人の習熟度に
対応したヘルプ情報を提供するものが提案されている。

【０００６】この場合のヘルプ情報も、利用者の習熟度
を想定してあらかじめ用意されたものであり、この複数
のヘルプ情報から適宜選択して出力する。また、従来、
特願平１−２８０８２１号公報に記載されているよう
に、応用プログラムの操作の各々に関する一連の操作手
順列を記憶する手段と、ガイドヘルプ情報を状態と操作
の各単位毎のガイドヘルプメッセージの集合として記憶
する手段と、利用者・応用プログラムからのガイド要求
を識別する手段と、ガイド要求時に応用プログラムの状
態と操作手順列から、掲記質問の要求操作を完了するた
めに、要求時の状態から操作終了までの一連の操作手順
列を作成する手段と、上記ガイドヘルプ情報から掲記の
一連の操作手順列の各々に対応するメッセージを検索す
る手段と、同手段により検索されたガイドヘルプ情報を
合成して表示出力する手段と、を設け、ガイド要求内容
（質問）と応用プログラムの状態及び状態フローをあら
かじめ記憶してある状態フロー表により、ガイド要求時
点の状態から目的の処理を行なうまでの操作手順状態列
を作成し、次に操作手順状態列の各々に対するガイダン
スメッセージを検索し、最後にそれを手順と同じ順序に
したがって合成して表示出力するものが提案されてい
る。この場合のガイドヘルプ情報は、状態と操作の各単
位毎のガイドヘルプメッセージの集合として合成される
が、各単位毎のガイドヘルプメッセージを応用プログラ
ムに合わせて自由に編集するものではなく、あらかじめ
設定された手順列にしたがって合成している。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな従来のヘルプ機能、特に、特開昭６１−２４３５１
８号公報、特開昭６２−２６２１２０号公報及び特開昭
６３−６６６２３号公報に記載されたヘルプ機能にあっ
ては、個人の習熟度等に対応したヘルプ情報等を出力す
るとしてもそれらのヘルプ情報はあらかじめ作成されて
記憶部等に格納されており、これらの複数のヘルプ情報
から個人の習熟度等に応じて適宜選択して出力していた
ため、広範な要求に十分対応することができないだけで
なく、広範な要求に対応しようとすればするほどヘルプ
情報を記憶するために大きな容量の記憶部を必要とし、
コストが高くなるという問題があった。

【０００８】また、特願平１−２８０８２１号公報に記
載されているヘルプ機能にあっては、利用者が操作に困
った時点から目的の処理を行なうための具体的な操作手
順に関するガイドを検索、表示するために、ガイド情報
を状態と操作の各単位毎のガイドヘルプメッセージの集
合として合成しているが、ガイド情報を各単位毎のヘル
プメッセージを自由に組み合わせて合成しているもので
ないため、この従来例においても、広範な要求に十分対
応するものではなく、広範な要求に対応しようとする
と、大容量の記憶部を必要とし、コストが高くなるとい
う問題があった。

【０００９】さらに、従来のヘルプ機能にあっては、い
ずれも機器に添付されている操作マニュアルの補助的機
能として位置付けされ、操作マニュアルをある程度熟読
していることが前提とされていたため、全くの初心者が
機器を操作する場合や機器に添付の操作マニュアルを紛
失した場合には、十分なヘルプ機能を発揮せず、機器を
十分利用することができないという問題があった。

【００１０】特に、機器の機能の高度化と多様化に伴っ
てその操作方法も複雑化し、機器に添付される操作マニ
ュアルも分厚く、かつ、複雑なものとなってきている今
日、このような操作マニュアルを熟読して操作方法をマ
スターすることは困難になっている。そこでは、従来の
ヘルプ機能とは異なり、機器に添付されている操作マニ
ュアルを読まなくても十分に機器を利用することのでき
るマンマシンインターフェースの向上が要望されてい
る。

【００１１】そこで、本願出願人は、先に、操作マニュ
アル作成に必要なデータの入力とともに操作マニュアル
要求があると、機器の機能を実現するために実行される
べき処理ステップでの操作を処理ステップ毎の操作内容
の説明データを自由に組合せて操作マニュアルとして作
成して出力する操作マニュアル作成装置を提案している
（特願平２−１６３６５号）。したがって、操作マニュ
アル作成用のデータの記憶容量を削減しつつ、オペレー
タの要求する操作マニュアルを適切に編集・作成して提
供することができる。

【００１２】ところが、本出願人が先に提案した操作マ
ニュアル作成装置にあっては、操作マニュアルを作成す
るための各操作内容の説明データの内容が変更された場
合に、該説明データの変更に関する対応策については言
及していないため、既に操作マニュアルを受け取ってい
るオペレータが、その説明データの変更のあったことや
変更内容を知ることができないおそれがあった。特に、
通信機器に操作マニュアル作成装置が適用され、操作マ
ニュアル作成装置が通信端末からの操作マニュアル要求
に応じて操作マニュアルを作成して通信端末に送信する
場合には、説明データの変更が操作マニュアル作成装置
の適用されている通信機器で行なわれるため、通信端末
のオペレータはその説明データの変更があった事実及び
その変更内容を知ることができない。したがって、操作
内容の説明データの変更があった場合の対応策が要望さ
れている。

【００１３】

【課題を解決するための手段】請求項１記載の発明は、
通信端末で所定の操作が行なわれると、該操作内容に対
応する操作データを該通信端末から受信し、該操作デー
タに応じて複数の処理ステップを組み合わせて実行して
複数の機能を実現する通信機器の操作マニュアル作成装
置であって、上記通信端末からのデータを受信する受信
制御手段と、受信制御手段の受信したデータのうち操作
マニュアルを作成するのに必要なデータを取り出して記
憶するデータ記憶手段と、上記各処理ステップ毎に要求
される操作内容の説明データを記憶するインストラクト
情報記憶手段と、データ記憶手段に記憶されたデータを
解析してインストラクト情報記憶手段に記憶された各処
理ステップでの操作内容の説明データを組み合わせて目
的とする機能の実現に必要な操作マニュアルを編集・作
成する編集制御手段と、編集制御手段により作成し出力
した操作マニュアルの種類とその操作マニュアルの編集
・作成に使用したインストラクト情報記憶手段の記憶す
る説明データに関するデータを各操作マニュアルの種類
ごとに記憶するマニュアル生成データ記憶手段と、編集
制御手段により編集・作成して送信した操作マニュアル
の種類を当該操作マニュアルの送信先ごとに記憶するマ
ニュアル出力履歴記憶手段と、インストラクト情報記憶
手段の記憶する操作内容の説明データの記憶内容が変更
されると、該変更された説明データを使用した操作マニ
ュアルの作成・出力が行なわれたかをマニュアル生成デ
ータ記憶手段から検索し、該説明データを使用した操作
マニュアルの作成・出力が行なわれているときには、当
該操作マニュアルの送信先をマニュアル出力履歴記憶手
段から検索して、該説明データの変更に係る変更情報を
作成する変更情報管理手段と、編集制御手段で作成した
操作マニュアルや変更情報管理手段で作成した変更情報
を通信端末に送信する送信制御手段と、を、備えたこと
を特徴とし、請求項２記載の発明は、通信端末で所定の
操作が行なわれると、該操作内容に対応する操作データ
を該通信端末から受信し、該操作データに応じて複数の
処理ステップを組み合わせて実行して複数の機能を実現
する通信機能を備えた機器の操作マニュアル作成装置で
あって、上記通信端末からのデータを受信する受信制御
手段と、受信制御手段の受信したデータのうち操作マニ
ュアルを作成するのに必要なデータを取り出して記憶す
るデータ記憶手段と、上記各処理ステップ毎に要求され
る操作内容の説明データを記憶するインストラクト情報
記憶手段と、機器の有する各機能を実現させるためにあ
らかじめ入力操作された各種システム情報を記憶するシ
ステム情報記憶手段と、データ記憶手段に記憶されたデ
ータを解析してインストラクト情報記憶手段に記憶され
た各処理ステップでの操作内容の説明データを組み合わ
せるとともにシステム情報記憶手段に記憶されたシステ
ム情報を組み込んで目的とする機能の実現に必要な操作
マニュアルを編集・作成する編集制御手段と、編集制御
手段により作成し出力した操作マニュアルの種類とその
操作マニュアルの編集・作成に使用したインストラクト
情報記憶手段の記憶する説明データに関するデータを各
操作マニュアルの種類ごとに記憶するマニュアル生成デ
ータ記憶手段と、編集制御手段により編集・作成して送
信した操作マニュアルの種類を当該操作マニュアルの送
信先ごとに記憶するマニュアル出力履歴記憶手段と、イ
ンストラクト情報記憶手段の記憶する操作内容の説明デ
ータの記憶内容が変更されると、該変更された説明デー
タを使用した操作マニュアルの作成・出力が行なわれた
かをマニュアル生成データ記憶手段から検索し、該説明
データを使用した操作マニュアルの作成・出力が行なわ
れているときには、当該操作マニュアルの送信先をマニ
ュアル出力履歴記憶手段から検索して、該説明データの
変更に係る変更情報を作成する変更情報管理手段と、編
集制御手段で作成した操作マニュアルや変更情報管理手
段で作成した変更情報を通信端末に送信する送信制御手
段と、を、備えたことを特徴とし、請求項３記載の発明
は、請求項１または請求項２において、前記通信機器が
ファクシミリメール装置であることを特徴とし、請求項
４記載の発明は、請求項１、請求項２または請求項３に
おいて、前記受信制御手段が、通信端末から送信されて
きたＯＭＲデータを解析するＯＭＲ処理手段を備えたこ
とを特徴としている。

【００１４】

【作用】請求項１記載の発明では、複数の処理ステップ
を組み合わせて種々の通信サービス（機能）を提供する
通信機器において、該各処理ステップ毎にその処理ステ
ップで必要な通信端末での操作内容の説明データをイン
ストラクト情報記憶手段に記憶し、通信機器に入力され
るデータからオペレータの要求する機能の種別を判断
し、編集制御手段で、その機能を実現するために実行さ
れるべき各処理ステップでの操作内容の説明データを自
由に組み合わせて操作マニュアルとして編集・作成して
通信端末に送信する。したがって、説明データを記憶す
る記憶部の必要容量を削減し、また、通信端末のオペレ
ータの広範な要求に十分対応することのできる操作マニ
ュアルを提供することができる。その結果、初心者で
も、また、添付の操作マニュアルがなくても目的とする
通信機器の機能を受け取った操作マニュアルに従って容
易に実現することができ、マンマシンインターフェース
を向上させることができ、通信機器の機能を十分活用さ
せることができる。また、操作マニュアルを作成・出力
すると、その操作マニュアルを作成するのに使用した説
明データを送信先とともに記憶しておき、説明データの
内容の変更があると、該変更のあった説明データを使用
した操作マニュアルを過去に作成・出力したかどうか検
索する。該変更のあった説明データを使用した操作マニ
ュアルを過去に作成・出力しているときには、当該操作
マニュアルを送信した相手先に、説明データの変更情報
を送信する。したがって、操作マニュアル要求をしたオ
ペレータは、要求した操作マニュアルに関する説明デー
タの変更があると、説明データの変更に係る変更情報を
受け取ることができ、常に最新の説明データによる操作
マニュアルに基づいて通信機器に機能の要求を行なうこ
とができる。その結果、通信端末から通信機器に適切に
機能の要求を行なうことができ、マンマシンインターフ
ェースの向上をより一層図って、通信機器の機能をより
一層十分活用させることができる。

【００１５】請求項２記載の発明では、通信機能を備え
た機器において通信端末からの操作の問い合わせを受け
付け、通信機器の機能の実現に必要な種々のシステム情
報があらかじめ入力されているときには、上記請求項１
の操作マニュアル作成に際し、これらのシステム情報を
組み込んで操作マニュアルを作成することにより、操作
マニュアルをその内容どおりに操作することによりシス
テム情報をも入力操作できる内容のものとし、システム
情報をオペレータが忘れているか、知らない場合にも操
作マニュアルどおりの操作を行なうことにより、目的と
する通信機器の機能を実現できるようにして、マンマシ
ンインターフェースをさらに向上させ、通信機器の機能
を通信端末からより一層簡単かつ十分に活用させること
ができる。また、操作マニュアルを作成・出力すると、
その操作マニュアルを作成するのに使用した説明データ
を送信先とともに記憶しておき、説明データの内容の変
更があると、該変更のあった説明データを使用した操作
マニュアルを過去に作成・出力したかどうか検索する。
該変更のあった説明データを使用した操作マニュアルを
過去に作成・出力していると、当該操作マニュアルを送
信した相手先に、説明データの変更情報を送信する。し
たがって、操作マニュアル要求をしてオペレータは、要
求した操作マニュアルに関する説明データの変更がある
と、説明データの変更に係る変更情報を受け取ることが
でき、常に最新の説明データによる操作マニュアルに基
づいて通信機器に機能の要求を行なうことができる。そ
の結果、通信端末から通信機器に適切に機能の要求を行
なうことができ、マンマシンインターフェースの向上を
より一層図って、通信機器の機能をより一層十分活用さ
せることができる。

【００１６】請求項３記載の発明は、ファクシミリメー
ル装置において、通信端末からの操作の問い合わせを受
け付け、オペレータの目的とするファクシミリメール装
置の通信サービスを利用するのに必要な操作の操作マニ
ュアルを作成して該通信端末に送信することにより、該
ファクシミリメール装置の通信サービスを通信端末から
簡単かつ十分に活用させることができる。また、操作マ
ニュアルを作成・出力すると、その操作マニュアルを作
成するのに使用した説明データを送信先とともに記憶し
ておき、説明データの内容の変更があると、該変更のあ
った説明データを使用した操作マニュアルを過去に作成
・出力したかどうか検索する。該変更のあった説明デー
タを使用した操作マニュアルを過去に作成・出力してい
ると、当該操作マニュアルを送信した相手先に、説明デ
ータの変更情報を送信する。したがって、操作マニュア
ルの要求をしたオペレータは、要求した操作マニュアル
に関する説明データの変更があると、説明データの変更
に係る変更情報を受け取ることができ、常に最新の説明
データによる操作マニュアルに基づいてファクシミリメ
ール装置に通信サービスの要求を行なうことができる。
その結果、通信端末からファクシミリメール装置に適切
にサービス要求を行なうことができ、マンマシンインタ
ーフェースの向上をより一層図って、ファクシミリメー
ル装置の機能をより一層十分活用させることができる。

【００１７】請求項４記載の発明は、通信機器におい
て、通信端末からのＯＭＲシートによる操作の問い合わ
せや通信サービス要求を受け付け、通信サービスを提供
したり、オペレータの目的とする通信サービスを利用す
るのに必要な操作マニュアルを作成して該通信端末に送
信することにより、該通信端末からの通信サービス要求
や操作の問い合わせをより一層簡単に行なえるように
し、マンマシンインターフェースをさらに向上させて、
通信機器の通信サービスを通信端末からより一層簡単か
つ十分に活用させることがきる。また、操作マニュアル
を作成・出力すると、その操作マニュアルを作成するの
に使用した説明データを送信先とともに記憶しておき、
説明データの内容の変更があると、該変更のあった説明
データを使用した操作マニュアルを過去に作成・出力し
たかどうか検索する。該変更のあった説明データを使用
した操作マニュアルを過去に作成・出力していると、当
該操作マニュアルを送信した相手先に、説明データの変
更情報を送信する。したがって、操作マニュアルの要求
をしたオペレータは、要求した操作マニュアルに関する
説明データの変更があると、説明データの変更に係る変
更情報を受け取ることができ、常に最新の説明データに
よる操作マニュアルに基づいて通信機器に通信サービス
の要求を行なうことができる。その結果、通信端末から
通信機器に適切にサービス要求を行なうことができ、マ
ンマシンインターフェースの向上をより一層図って、通
信機器の機能をより一層十分活用させることができる。

【００１８】

【実施例】以下、実施例に基づいて具体的に説明する。
図１、図２は、本願各発明の操作マニュアル作成装置に
適用されるファクシミリメール装置１のブロック図であ
り、ファクシミリメール装置１は、システム制御部２、
ディスク制御部３、４、フロッピィディスク装置５、ハ
ードディスク装置６、７、ホストインターフェース部８
および通信処理部FCU1〜FCUn等を備えている。システム
制御部２、ディスク制御部３、４、ホストインターフェ
ース部８および通信処理部FCU1〜FCUnは、システムバス
９により接続されている。

【００１９】システム制御部２は、内部メモリあるいは
フロッピィディスク装置５またはハードディスク装置
６、７に格納されているプログラムに従ってファクシミ
リメール装置１の各部を制御、特に、画像データのフロ
ッピィディスク装置５やハードディスク装置６、７への
書き込みおよび読み取り、さらには、各通信処理部FCU1
〜FCUnの制御等を行ない、ファクシミリメール装置１と
してのシーケンスを実行する。ファクシミリメール装置
１は、代行通信機能、一斉同報機能、親展通信機能、時
刻指定送信機能、掲示板サービス機能、私書箱機能、列
信機能等の各種通信サービスを有しており、システム制
御部２は、これらの各機能（通信サービス）の実行、制
御を各通信処理部FCU1〜FCUnを制御して行う。また、フ
ァクシミリメール装置１のこれらの各機能を利用するに
は、ファクシミリメール装置１に接続された通信端末
（例えば、ファクシミリ装置）からファクシミリメール
装置１に対し一定の操作を行なって通信サービス要求を
行なう必要があり、本発明では、後述するように、この
通信サービス要求の操作内容を示した操作マニュアルを
通信端末からファクシミリメール装置１に要求すること
ができる。

【００２０】ディスク制御部３およびディスク制御部４
は、フロッピィディスク装置５およびハードディスク装
置６、７の駆動制御を行ない、フロッピィディスク装置
５およびハードディスク装置６、７にはファクシミリメ
ール装置としての基本プログラムや各種データ、例え
ば、通信端末から送信されてきた電文やホスト装置（後
述する）から送られてきた電文等を蓄積する。

【００２１】ホストインターフェース部８にはホスト装
置、例えば、コンピュータ装置等が接続され、ホストイ
ンターフェース部８は、ホスト装置との間の通信制御を
実行する。このホストインターフェース部８に接続され
るのはコンピュータ装置等のホスト装置に限定されるも
のではなく、例えば、他のファクシミリメール装置等で
あってもよい。また、このホストインターフェース部８
としては、ホスト装置とファクシミリメール装置１とを
直接接続するＤＭＡＣ（ダイレクト・メモリ・アクセス
コントローラ）や回線を介してホスト装置とファクシミ
リメール装置１とを接続する通信制御部等が利用され
る。

【００２２】通信処理部FCU1〜FCUnは、収納回線の数だ
け設けられており、各通信処理部FCU1〜FCUnは、その通
信処理部FCU1について図２に示すように、網制御部11、
モデム12、通信制御部13、マニュアル生成バッファ14、
符号化・復号化部15、チャネル制御部16、制御プログラ
ム記憶部17、ＯＭＲ処理部18、データ記憶部19、蓄積用
メモリ20、インストラクト情報記憶部21、システム情報
記憶部22、編集制御部23、マニュアル出力履歴記憶部2
4、変更情報出力制御部25およびバス制御部26等を備え
ている。

【００２３】網制御部11には、回線L1が接続され、回線
L1としては、例えば、電話回線が接続される。網制御部
11は、いわゆるＡＡ−ＮＣＵと称されているものであ
り、自動発・着呼処理等を行なう。モデム12は、送信信
号の変調を行ない、また、受信信号の復調を行なう。通
信制御部13は、回線L1を介して接続された相手通信端末
（例えば、ファクシミリ装置）との間でファクシミリ制
御信号の交換を行ない、ファクシミリ通信手順を実行す
る。

【００２４】マニュアル生成バッファ14には、後述する
本願各発明の操作マニュアルや変更情報が展開される。
符号化・復号化部15は、所定の符号化方式により電文を
符号化し、また、符号化された電文を復号化する。制御
プログラム記憶部17は、通信処理部FCU1としての基本プ
ログラムや本願各発明の操作内容の説明データの管理処
理プログラム、マニュアル出力管理処理プログラム、変
更情報出力処理プログラムおよび操作マニュアル生成・
出力処理プログラム等を格納しており、チャネル制御部
16は、制御プログラム記憶部17のプログラムに従って通
信処理部FCU1の各部を制御して通信処理部FCU1としての
シーケンスを実行するとともに、本願各発明の操作マニ
ュアル生成・出力処理を実行する。

【００２５】ＯＭＲ処理部（ＯＭＲ処理手段）18は、受
信電文がＯＭＲシートの電文であるかどうかの検出、お
よび受信電文がＯＭＲシートの電文であるとき、該受信
したＯＭＲシートの電文からそのＯＭＲシートに施され
ているマークおよびマーク位置の検出を行なって、その
検出結果を蓄積用メモリ20に蓄積する。データ記憶部
（データ記憶手段）19は、回線L1を介して相手通信端末
から送られてきたデータ（電文やダイヤルトーン等）の
うち操作マニュアルの作成に必要なデータを記憶し、こ
の操作マニュアルの作成に必要なデータとは、例えば、
操作マニュアル要求コマンド、要求する操作マニュアル
の種類（すなわち、相手オペレータがファクシミリメー
ル装置１に要求するサービス機能の種類）、相手オペレ
ータの種別（例えば、相手端末のＩＤやオペレータのＩ
Ｄ等）、および相手オペレータの習熟度を示すデータ等
に関するデータである。

【００２６】蓄積用メモリ20は、上述のように、ＯＭＲ
処理部18で検出したＯＭＲシートの電文の検出結果やＯ
ＭＲシート以外の電文をフロッピィディスク装置５やハ
ードディスク装置６、７へ転送する際に一時的に記憶
し、またフロッピィディスク装置５やハードディスク装
置６、７内の電文を通信処理部FCU1を介して送信する際
に、一時記憶する。

【００２７】インストラクト情報記憶部（インストラク
ト情報記憶手段）21は、ファクシミリメール装置１の提
供する通信サービス（機能）を実現するための複数の処
理ステップ毎に要求される通信端末での操作内容の説明
データを記憶する。すなわち、ファクシミリメール装置
１に通信サービスを要求する場合、図３に示すように、
その処理ステップＰ0 〜Ｐ11毎に一定の操作が要求さ
れ、インストラクト情報記憶部21にはこの各処理ステッ
プＰ0 〜Ｐ11毎に要求される通信端末での操作内容を説
明する説明データがあらかじめ記憶されている。したが
って、インストラクト情報記憶部21にはファクシミリメ
ール装置１の各機能を実現するために必要な処理ステッ
プＰ0〜Ｐ11毎の説明データのみを格納しておけばよ
く、従来のように各機能毎に個人の習熟度に対応した何
種類ものヘルプ情報を記憶しておく必要がない。また、
このインストラクト情報記憶部21は、記憶する各説明デ
ータに、図３に示したような当該説明データに該当する
ステップNo. 等を付与して記憶しており、その説明デー
タの管理処理を容易にしている。さらに、インストラク
ト情報記憶部21には、マニュアル生成データ記憶領域が
形成されており、このマニュアル生成データ記憶領域に
は、図４に示すようなマニュアル生成データＭＤが記憶
される。このマニュアル生成データＭＤは、作成・出力
した操作マニュアルのNo. （マニュアルNo. ）と当該操
作マニュアルを作成するのに使用した各説明データのス
テップNo. とで構成されている。インストラクト情報記
憶部21の記憶するこのマニュアル生成データＭＤは、編
集制御部23が操作マニュアルを作成し、出力した際に、
編集制御部23により登録される。したがって、編集制御
部23は、説明データの管理処理を行ない、インストラク
ト情報記憶部21は、編集制御部23により作成・出力した
操作マニュアルの種類とその操作マニュアルの編集・作
成に使用したインストラクト情報記憶部21の記憶する操
作内容の説明データを各操作マニュアルの種類ごとに記
憶するマニュアル生成データ記憶手段を構成している。

【００２８】システム情報記憶部（システム情報記憶手
段）22は、ファクシミリメール装置１に回線LI1 を介し
て接続される通信端末からファクシミリメール装置１の
機能（通信サービス）を要求するために必要な所定のシ
ステム情報を記憶しており、このシステム情報として
は、例えば、ユーザーID.NO.、宛先ID.NO.および宛先電
話番号（Tel.NO. ）等がある。

【００２９】編集制御部（編集制御手段）23は、操作マ
ニュアルの要求があると、データ記憶部19に記憶された
データを解析して相手オペレータの要求している操作マ
ニュアルの種類（すなわち、オペレータの目的とするフ
ァクシミリメール装置１の通信サービス）やオペレータ
の習熟度等を判断し、目的とするファクシミリメール装
置１の通信サービスを要求するのに必要な処理ステップ
Ｐ0 〜Ｐ11毎の操作の説明データをインストラクト情報
記憶部21から読み出してマニュアル生成バッファ14に操
作マニュアルとして編集・作成する。また、このときシ
ステム情報記憶部22に当該通信サービスを要求するのに
必要なシステム情報が記憶されていると、これらのシス
テム情報を組み込んで操作マニュアルを作成する。

【００３０】マニュアル出力履歴記憶部（マニュアル出
力履歴記憶手段）24は、図５に示すように、マニュアル
出力履歴データＲＤを記憶しており、マニュアル出力履
歴データＲＤは、当該作成・出力した操作マニュアルの
マニュアルNo. と、操作マニュアルの出力先ユーザのユ
ーザＩＤで構成されている。このマニュアル出力履歴デ
ータＲＤのマニュアル出力履歴記憶部24への登録処理
は、編集制御部23が操作マニュアルを作成・出力を行な
った際、編集制御部23により行なわれる。すなわち、編
集制御部23は、マニュアル出力管理処理を行なう。

【００３１】変更情報出力制御部25は、変更情報出力処
理を行なう。すなわち、変更情報出力制御部25は、イン
ストラクト情報記憶部21の説明データの変更処理が行な
われると、インストラクト情報記憶部21を検索し、当該
変更のあった説明データを使用した操作マニュアルを過
去に作成・出力したかどうかチェックする。当該変更の
あった説明データを使用して過去に操作マニュアルを作
成・出力しているときには、変更情報を編集・作成し、
マニュアル出力履歴記憶部24を検索して、当該変更のあ
った説明データを使用して作成・出力した操作マニュア
ルの送信先に変更情報を送信する。この変更情報として
は、マニュアル変更の事実のみの通知を行なう変更通知
情報と、変更された説明データにより新たに編集・作成
した操作マニュアルを送信する変更マニュアル通知情報
と、があり、いずれの変更情報の出力を行なうかの変更
通知属性は、各ユーザＩＤに対応してマニュアル出力履
歴記憶部24に記憶されている。変更情報出力制御部25
は、変更通知属性が変更通知情報のときには、あらかじ
めインストラクト情報記憶部21あるいは変更情報出力制
御部25内のメモリあるいはマニュアル出力履歴記憶部24
等に記憶されている変更通知情報をマニュアル出力履歴
記憶部24に記憶されているユーザ宛に送信し、このとき
変更のあった説明データの内容や当該説明データに関係
する操作マニュアルの種類等の情報を変更通知情報に組
み込んで出力してもよい。また、変更情報出力制御部25
は、変更通知属性が変更マニュアル通知情報のときに
は、当該変更された説明データを使用したマニュアルN
o. を編集制御部23に通知し、当該マニュアルNo. の操
作マニュアルの編集・作成を指示する。

【００３２】操作マニュアルの編集・作成が完了する
と、変更情報出力制御部25は、作成された操作マニュア
ルをマニュアル出力記憶部24の記憶するユーザ宛に送信
する。このとき、当該送信する操作マニュアルに説明デ
ータが変更された旨の情報等を組み込んで送信してもよ
い。このファクシミリメール装置１は、各通信処理部FC
U1〜FCUn毎に回線L1〜Lnを収納しており、この回線L1〜
Lnを介して接続された相手通信端末との間でファクシミ
リ通信を行なう。ファクシミリメール装置１は、回線L1
〜Lnを介して接続された相手通信端末から通信サービス
要求があると、要求された通信サービスのサービスコー
ドを解析してその通信サービスを提供する。この通信サ
ービス要求はＯＭＲシートにより行なうこともできる
し、また、トーン信号等により行なうこともできる。

【００３３】ファクシミリメール装置１は、相手通信端
末がＯＭＲシートにより通信サービス要求を行なってく
ると、そのＯＭＲ処理部18によりＯＭＲシートのマーク
位置を読み取り、その読み取り結果を蓄積用メモリ20に
展開する。チャネル制御部16は、この蓄積用メモリ20の
内容を解析して通信サービス要求の種別を判断し、要求
された通信サービスを実行する。例えば、要求のあった
通信サービスが時刻指定送信サービスであるときには、
ファクシミリメール装置１は、受信した符号化された電
文を一旦蓄積用メモリ20に蓄積し、符号化・復号化部15
で復号化して再度所定の符号化方式で符号化しなおした
後、あるいは、そのままバス制御部24を介してフロッピ
ィディスク５あるいはハードディスク６、７に蓄積す
る。その後、指定の送信時刻になると、フロッピィディ
スク５あるいはハードディスク６、７から電文を読み出
し、空いている通信処理部FCU1〜FCUnにそのバス制御部
24を介して転送する。通信処理部FCU1〜FCUnは、転送さ
れてきた電文を一旦蓄積用メモリ20に蓄積し、符号化・
復号化部15で所定の符号化方式で符号化しなおし、ある
いは、そのまま指定された送信先に送信する。

【００３４】なお、上記網制御部11、モデム12、通信制
御部13およびＯＭＲ処理部18は通信端末からの操作デー
タを受信する受信制御手段を構成し、網制御部11、モデ
ム12、通信制御部13は、編集制御部23で作成した操作マ
ニュアルを通信端末に送信する送信制御手段を構成して
いる。次に作用について説明する。ファクシミリメール
装置１は、上述のように、通信端末からサービス要求が
あると、要求されたサービスを提供するが、通信端末の
オペレータがその操作方法が分からない場合には、該通
信端末からの操作マニュアル要求を受け付け、オペレー
タが要求しようとするサービス（ファクシミリメール装
置１の機能）に対応した操作マニュアルを作成して該通
信端末に送信する。

【００３５】すなわち、通信端末のオペレータは、ファ
クシミリメール装置１に操作マニュアルを要求する場
合、まず、ファクシミリメール装置１を発呼し、操作マ
ニュアルの要求を行なう。この操作マニュアルの要求
は、ファクシミリメール装置１からの音声ガイダンスに
従ったキー操作を行なうことによりトーン信号を使用し
ておこなうこともできるし、また、ＯＭＲシートを使用
して操作マニュアルの要求を行なうことも出来る。例え
ば、ＯＭＲシートを使用して操作マニュアル要求を行な
うときにはあらかじめ操作マニュアル要求用に作成され
たＯＭＲシート（図６参照）30を使用して操作マニュア
ル要求を行なう。この操作マニュアル要求用ＯＭＲシー
ト30は、例えば、図６に示すように、通常のＯＭＲシー
トと同様に、スタートマーク30a 、初期傾き許容限界判
定マーク30b 、ガイドマーク30c 、モード切替マーク30
d 、田型数字30e 、自由領域区分指定マーク30f 、エン
ドマーク30g 等を有するとともに、操作マニュアル要求
用に特別に設けられたマーク、すなわち、問い合わせマ
ーク30h 、ボイスガイダンス要・不要マーク30i 、メイ
ルの種類（サービスの種類）マーク30j 、時刻指定有無
および指定時刻マーク30k 等を有している。

【００３６】通信端末のオペレータは、ＯＭＲシート30
で操作マニュアル要求を行なう場合、ファクシミリメー
ル装置１を発呼し、通信端末（例えば、ファクシミリ装
置）にＯＭＲシート30を読み取らせて送信するだけでよ
い。次に、ファクシミリメール装置１での処理について
図７〜図20に基づいて説明する。

【００３７】ファクシミリメール装置１は、図７〜図９
に示すように、着呼があると（ステップＳ１）、ユーザ
ーＩＤを受信し（ステップＳ２）、受信したユーザーＩ
Ｄが登録されているかどうかチェックする（ステップＳ
３）。このユーザーＩＤは、ファクシミリメール装置１
を利用するものであり、システム情報記憶部22に記憶さ
れる。受信したユーザーＩＤが登録されていない場合に
は、エラー処理を行ない（ステップＳ４）、再入力する
かどうかチェックする（ステップＳ５）。再入力が行な
われる場合には、ステップＳ２に戻って、ユーザーＩＤ
の受信を行ない、再入力をしない場合には、エラー処理
および回線の切断を行なって本フローを終了する（ステ
ップＳ６、Ｓ７）。

【００３８】ステップＳ３で、受信したユーザーＩＤが
登録されているときには、ＰＢトーンによるオーダリン
グかどうかチェックし（ステップＳ８）、ＰＢオーダリ
ングのときには、ＰＢオーダリングの受信を行なう（ス
テップＳ９）。ＰＢオーダリングの受信を完了すると、
該オーダリングが正常かどうかチェックし（ステップＳ
10）、オーダリングが正常に行なわれたときには、電文
の受信を開始する（ステップＳ11）。全ての電文の受信
を完了すると（ステップ12）、電文の受信が正常に行な
われたかどうかチェックし（ステップＳ13）、電文の受
信が正常に行なわれた場合には、回線L1〜Lnを切断して
受信処理を終了する（ステップＳ14）。

【００３９】ステップＳ13で、電文の受信が正常に行な
われなかった場合には、エラー処理を行なった後、回線
L1〜Lnを切断する（ステップＳ15、Ｓ14）。また、ステ
ップＳ10で、ＰＢトーンによるオーダリングが正常に行
なわれなかった場合には、エラー処理（例えば、オーダ
リングが正常に行なわれなかった旨の通信端末へのフィ
ードバック等）を行ない（ステップＳ16）、再入力され
るかどうかチェックする（ステップＳ17）。再入力が行
なわれる場合には、ステップＳ９に戻って、ＰＢトーン
によるオーダリングを受信し、再入力が行なわれない場
合には、エラー処理（例えば、回線を切断する旨の通信
端末へのフィードバック等）を行なった後、回線L1〜Ln
の切断を行なう（ステップＳ15、Ｓ14）。上記ステップ
Ｓ９からステップＳ17はファクシミリメール装置１の通
常の通信サービス要求受信処理のフローである。

【００４０】一方、ステップＳ８で、ＰＢトーンによる
オーダリングでない場合には、電文の受信を行ない（ス
テップＳ18）、受信した電文がＯＭＲシートの電文か、
また、問い合わせ用、すなわち操作マニュアル要求用の
ＯＭＲシートかどうかチェックする（ステップＳ19、Ｓ
20）。問い合わせ要求（操作マニュアル要求）でないと
きには、ＯＭＲシートによるオーダリング処理を行なう
（ステップＳ21）。すなわち、受信したＯＭＲシートの
電文からＯＭＲ処理部18でＯＭＲシートのマーク位置を
読み取って蓄積用メモリ20に展開し、この蓄積用メモリ
20に展開されたＯＭＲシートの内容をチャネル制御部16
で解析してオーダリングの内容を判断する。オーダリン
グが正常に行なわれたかどうかチェックし（ステップＳ
22）、オーダリングが正常に行なわれていない場合に
は、エラー処理を行なった後、回線L1〜Lnを切断する
（ステップＳ23、Ｓ14）。オーダリングが正常に行なわ
れている場合には、電文の受信を行ない、全ての電文を
正常に受信すると、回線L1〜Lnを切断して本フローを終
了する（ステップＳ11〜Ｓ15）。

【００４１】ステップＳ20で、問い合わせ要求（操作マ
ニュアル要求）のときには、ＯＭＲシートによる問い合
わせ処理（操作マニュアル要求）が正常に行なわれたか
どうかチェックし（ステップＳ25）、正常に行なわれな
かった場合には、エラー処理を行なった後、回線L1〜Ln
を切断する（ステップＳ33、Ｓ34）。問い合わせ要求が
正常に行なわれた場合には、一旦回線L1〜Lnを切断し
（ステップＳ26）、問い合わせの解析（操作マニュアル
の要求内容の解析）を行なう（ステップＳ27）。次に、
問い合わせ要求の内容が正常であるかどうかチェックし
（ステップＳ28）、問い合わせ要求の内容が正常でない
場合には、エラー処理、例えば、通信端末への問い合わ
せ要求の内容が正常でない旨の通知等を行なって本フロ
ーを終了する（ステップＳ29）。問い合わせ内容が正常
であるときには、当該問い合せ内容に該当する操作マニ
ュアルを作成するのに必要な操作内容の説明データの利
用頻度データの収集処理を行ない（ステップＳ30）、各
説明データ毎の利用頻度データの収集を完了すると、各
説明データ毎にデータ記憶部19の利用頻度記憶領域の利
用頻度データの更新（インクリメント）処理を行なう。
利用頻度データの収集・更新処理が完了すると、操作マ
ニュアル編集処理および操作マニュアル出力処理を行な
い、本フローを終了する（ステップＳ31、Ｓ32）。

【００４２】次に、ステップＳ27での問い合わせ解析処
理について説明する。各通信処理部FCU1〜FCUnは、受信
した操作マニュアル要求用ＯＭＲシート30の電文からＯ
ＭＲ処理部18でＯＭＲシート30のマーク位置を読み取っ
て蓄積用メモリ20に展開し、蓄積用メモリ20に展開され
たＯＭＲシートの内容をチャネル制御部16で解析して操
作マニュアル要求の要求内容を判断する。

【００４３】すなわち、チャネル制御部16は、蓄積用メ
モリ20に展開された内容を解析し、図10、図11に示すよ
うに、まず、ボイスガイダンスの要・否を判断する（ス
テップＲ１）。ＯＭＲシートのボイスガイダンス用マー
ク30i の要の位置にマークがあると判断した場合には、
システムパラメータｄ０をａ０にセットし（ステップＲ
２）、ＯＭＲシートのボイスガイダンス用マーク30i の
否の位置にマークがあると判断した場合には、システム
パラメータｄ０をａ１にセットする（ステップ３）。こ
こで、システムパラメータとは図３で示した各処理ステ
ップＰ０〜Ｐ11から次の処理ステップＰ０〜Ｐ11へ移行
する際に次にどの処理ステップＰ０〜Ｐ11に移行するか
を決定するパラメータであり、図12に示すように、イン
ストラクト情報記憶部21に形成されたシステムパラメー
タ格納用のバッファに格納される。なお、システムパラ
メータｄ０は、ボイスガイダンスの要・否のパラメータ
を、システムパラメータｄ１、ｄ２、ｄ３は、私書箱や
掲示板の選択、時刻指定の要・否及び宛先を宛先ID.NO.
で入力するか電話番号（Tel.NO. ）で入力するかの選択
等を、また、ｄ４は、同報か否かのパラメータを格納す
る。

【００４４】チャネル制御部16は、ボイスガイダンスの
要・否とそのシステムパラメータの設定を行なうと、次
に、私書箱サービスか否かを判断し（ステップＲ４）。
私書箱サービスでないときには、システムパラメータｄ
１をｂ２に設定して私書箱NO.（ユーザーが私書箱に投
入する電文に付与するシリアルナンバー）が有るかどう
かをチェックする（ステップＲ５、Ｒ６）。私書箱NO.
が有るときには、その私書箱NO. をシステム情報記憶部
22に格納して次のステップに進み（ステップＲ７）、私
書箱NO. がないときには、そのまま次のステップに進
む。

【００４５】ステップＲ４で、私書箱サービスでないと
きには、掲示板サービスかどうかチェックし（ステップ
Ｒ８）、掲示板サービスのときには、システムパラメー
タｄ１をｂ１に設定して掲示板NO. （ユーザーが掲示板
に投入する電文に付与するシリアルナンバー）が有るか
どうかチェックする（ステップＲ９、Ｒ10）。掲示板N
O. が有るときには、その掲示板NO. をシステム情報記
憶部22に格納して次のステップに進み（ステップＲ1
1）、掲示板NO. が無いときには、そのまま次のステッ
プに進む。

【００４６】ステップＲ４で、掲示板サービスでないと
きには、普通の電文かどうかチェックし（ステップＲ1
2）、普通の電文でないときには、エラー処理をして本
フローを終了する（ステップＲ13）。普通の電文のとき
には、システムパラメータｄ１をｄ２に設定して次の処
理に移行する(ステップＲ14)。このように、私書箱か、
掲示板か、普通電文かによるシステムパラメータの設定
が終了すると、次に、時刻指定かどうかのチェックを行
ない（ステップＲ15）、時刻指定でないときには、シス
テムパラメータｄ２をｄ３に設定する（ステップＲ1
6）。このシステムパラメータｄ３は後の処理で再度設
定される。時刻指定のときには、システムパラメータｄ
２をｂ３に設定し（ステップＲ17）、指定時刻が正常か
どうかチェックする（ステップＲ18）。指定時刻が正常
でないときには、エラー処理をして本フローを終了し
（ステップＲ19）、指定時刻が正常のときには、指定さ
れた時刻をシステム情報記憶部22に格納して、宛先がTe
l.NO. による指定かどうかチェックする（ステップＲ2
0、Ｒ21）。宛先がTel.NO.で指定されるときには、シス
テムパラメータｄ３をｂ４に設定し（ステップＲ22）、
次の処理に進む。宛先がTel.NO. で指定されないときに
は、宛先がID.NO.による指定かどうかチェックする（ス
テップＲ25）。宛先がTel.NO. でも、またID.NO.でも指
定されないときには、エラーと判断して、エラー処理を
行なった後、本フローを終了する（ステップＲ19）。宛
先がID.NO.で指定されるときには、システムパラメータ
ｄ３をｂ５に設定して（ステップＲ26）、同報サービス
かどうかチェックする（ステップＲ27）。同報サービス
でないときには、システムパラメータｄ４をｃ２に設定
し（ステップＲ28）、同報サービスのときには、システ
ムパラメータｄ４をｃ１に設定する（ステップＲ29）。
このように各システムパラメータを設定すると設定した
システムパラメータからサービスコードを決定し、レジ
スタに格納する（ステップＲ30）。すなわち、システム
パラメータを検出して設定することにより、通信端末の
オペレータの要求する機能（サービス）の種類が判明
し、この通信端末のオペレータの要求するサービスの種
類に対応する操作マニュアルを次に作成する。

【００４７】次に、この操作マニュアル編集・作成処理
について図13、図14のフローチャートに基づいて説明す
る。編集制御部23は、まず、カウンタα、β、γを
“０”に設定（リセット）し（ステップＱ１）、処理ス
テップＰαのコードをマニュアル生成バッファ14に格納
する（ステップＱ２）。処理ステップＰαのコードをマ
ニュアル生成バッファ14に格納すると、次に、編集制御
部23はインストラクト情報記憶部21からこの処理ステッ
プＰαのシステムパラメータ（上記図10、図11で設定し
たシステムパラメータｄ０〜ｄ４等）を読み出し（ステ
ップＱ３）、システムパラメータが“０”かどうかチェ
ックする（ステップＱ４）。システムパラメータが
“０”であると、処理ステップＰαでシステムパラメー
タが“０”に対応する説明データのアドレスと次の処理
ステップＰαのコードを読み出し、マニュアル生成バッ
ファ14に格納する（ステップＱ５）。一方、システムパ
ラメータが“０”でないときには、システム情報記憶部
22からシステムパラメータｄβの値を読み出し（ステッ
プＱ６）、処理ステップＰα及びシステムパラメータｄ
βに対応する説明データのアドレスと次の処理ステップ
Ｐαのコードをインストラク情報記憶部21から読み出し
て、マニュアル生成バッファ14にアドレスＡγとして入
れる（ステップＱ７）。すなわち、処理ステップＰαと
システムパラメータｄβとは、図15に示すように、対応
しており、処理ステップＰαとシステムパラメータｄβ
とが決定されると、次の処理ステップＰαが定まり、こ
れに対応してその処理ステップＰαでの説明データが決
定される。したがって、処理ステップＰαとシステムパ
ラメータｄβとを自由に組み合わせることにより、次の
処理ステップＰαを自由に設定することができるととも
に、この処理ステップＰαでの操作に必要な説明データ
を自由に組み合わせることができる。

【００４８】このように、まず、処理ステップＰ０、シ
ステムパラメータｄ０に対応する次の処理ステップＰα
及びシステムパラメータｄβの説明データのアドレス設
定を完了すると、パラメータβとしてβ＋１を設定し
（ステップＱ８）、最終処理ステップＰαかどうかチェ
ックする（ステップＱ９）。最終処理ステップＰαでな
いときには、ステップＱ３に戻って、同様に、各処理ス
テップＰα毎にシステムパラメータに基づいて次の処理
ステップＰα及び説明データのマニュアル生成バッファ
14への格納を行なう（ステップＱ３〜ステップＱ８）。
上記処理を最終処理ステップＰαまで繰り返して実行す
ると、マニュアル生成バッファ14には、図16に示すよう
に、アドレスＡγ順にオペレータが要求した通信サービ
スの実行に必要な処理ステップＰαのコードとその処理
ステップＰαでの説明データのアドレスが展開されてい
る。したがって、システムパラメータｄβを自由に設定
することにより、ファクシミリメール装置の有する複数
の通信サービスの各通信サービスに対応した処理ステッ
プＰαを設定し、目的とする通信サービスに対応した各
処理ステップＰαの説明データを自由に組み合わせるこ
とができる。

【００４９】次に、システム情報記憶部22に記憶されて
いるサービスコードを読み出し（ステップＱ11）、対応
するヘッダー部を取り出して、図17に示すように、マニ
ュアル生成バッファ14の操作マニュアルのヘッダー位置
40aに展開する（ステップＱ12)。ここで、カウンタγを
“０”に設定し（ステップＱ13）、アドレスＡγに格納
されている説明データを読み出してマニュアル生成バッ
ファ14の操作マニュアルのキャラクタデータ領域40bに
展開する（ステップＱ14）。また、説明図形（あらかじ
めインストラクト情報記憶部21に当該処理ステップＰα
の説明データと関連させて、あるいは説明データとは関
係なく単独で記憶されている。）とシステム情報記憶部
22に記憶されているシステム情報（Tel.NO. やID.NO.
等）を読み出し、マニュアル生成バッファ14のイメージ
領域40cに展開する（ステップＱ15）。対応するアドレ
スγの各データのマニュアル生成バッファ14への展開が
終了すると、最終データかどうかチェックし（ステップ
Ｑ16）、最終データでないときには、カウンタγを１だ
けインクリメント（γ＝γ＋１）してステップＱ14に戻
る。 同様に、マニュアル生成バッファ14に入れた各ア
ドレスＡγについて説明データ、説明図形およびシステ
ム情報をマニュアル生成バッファ14に展開し、全てのア
ドレスＡγについて処理を終了すると、操作マニュアル
の編集・生成処理を終了する。

【００５０】このようにしてマニュアル生成バッファ14
に展開された操作マニュアルは操作マニュアルを要求し
てきた通信端末にファクシミリメール装置１から出力
し、該通信端末では、図18に示すような操作マニュアル
50を受け取ることができる。操作マニュアルを受け取っ
た通信端末のオペレータは、送信されてきた操作マニュ
アルを見てその操作マニュアルに記載されている通りの
操作を行なうことにより、目的とするファクシミリメー
ル装置１の通信サービスを受けることができる。

【００５１】この出力処理は操作マニュアルの生成が完
了した時点で直接送信してもよいし、あるいは、ファク
シミリメール装置１の私書箱に入れて該通信端末から該
私書箱の操作マニュアルの送信要求があった時点で送信
してもよく、その出力方法は限定されない。また、この
ファクシミリメール装置１は、操作マニュアルの編集・
出力処理を行なうと、まず、上記説明データ管理処理を
行なう。

【００５２】すなわち、インストラクト情報記憶部21の
マニュアル生成データ記憶領域を検索し、要求された操
作マニュアルのマニュアルNo. が登録されているかどう
かチェックし、登録されていないときには、当該要求さ
れた操作マニュアルのマニュアルNo. と、当該操作マニ
ュアルの作成に使用した説明データのステップNo. と、
をインストラクト情報記憶部21のマニュアル生成データ
記憶領域に、登録する。 次に、上記マニュアル出力管
理処理を行なう。

【００５３】すなわち、図19に示すよに、操作マニュア
ル要求してきたユーザに対する操作マニュアルの送信処
理を行なうと（ステップＴ１）、該操作マニュアルの送
信が正常に送信できたかどうかチェックし（ステップＴ
２）、正常に送信できなかったときには、マニュアル出
力履歴データＲＤのマニュアル出力履歴記憶部24への登
録は必要ないと判断して、マニュアル出力管理処理を終
了する。ステップＴ２で、操作マニュアルを正常送信で
きたときには、マニュアル出力履歴記憶部24を当該送信
先のユーザＩＤをもとに検索し、当該ユーザＩＤ宛てに
いま送信した操作マニュアルのマニュアルNo. が登録さ
れているかどうかチェックする（ステップＴ３）。すな
わち、ユーザＩＤとマニュアルNo. をキーとしてマニュ
アル出力履歴記憶部24のマニュアル出力履歴データＲＤ
を検索し、該当するユーザＩＤに該当するマニュアルN
o. が既に登録されているかどうかチェックする（ステ
ップＴ４）。既に当該ユーザＩＤに対応して当該マニュ
アルNo. が登録されているときには、重ねて登録する必
要がないので、マニュアル出力管理処理を終了する。ま
だ、当該ユーザＩＤに対応して当該マニュアルNo. が登
録されていないときには、当該ユーザＩＤと当該マニュ
アルNo. と、をマニュアル出力履歴記憶部24にマニュア
ル出力履歴データＲＤとして登録し、処理を終了する
（ステップＴ５）。

【００５４】また、ファクシミリメール装置１は、ファ
クシミリメール装置１のオペレータによりインストラク
ト情報記憶部22の説明データの変更処理が行なわれる
と、変更情報出力処理を行なう。すなわち、変更情報出
力制御部25は、図20に示すように、インストラクト情報
記憶部22の説明データの変更処理が行なわれると（ステ
ップＵ１）、インストラクト情報記憶部21のマニュアル
生成データ記憶領域を検索し、変更された処理ステップ
の説明データ等が登録されているかどうかチェックす
る。すなわち、変更処理された説明データのステップN
o. に基づいてインストラクト情報記憶部21を検索し
（ステップＵ２）、該当するステップNo. に対応したマ
ニュアルNo. が登録されているかどうかチェックする
（ステップＵ３）。登録されていないときには、過去に
変更された説明データを使用した操作マニュアルを作成
して、送信していないのであるから、変更通知は不要と
判断し、処理を終了する。

【００５５】ステップＵ３で、登録されているときに
は、当該登録されているマニュアルNo. を読み出し、当
該マニュアルNo. に基づいてマニュアル出力履歴記憶部
24のマニュアル出力履歴データＲＤを検索して（ステッ
プＵ４）、該当するマニュアルNo. に対応して登録され
ているユーザＩＤを取り出す（ステップＵ４）。該当す
るユーザＩＤがあるかどうかチェックし（ステップＵ
５）、該当するユーザＩＤがあるときには、変更通知属
性をチェックする（ステップＵ６）。変更通知属性が変
更通知情報のときには、あらかじめ設定されたフォーマ
ットに従った変更通知書を作成し、当該ユーザＩＤ宛て
に送信して、ステップＵ４に戻る。また、ステップＵ６
で、変更通知属性が変更マニュアル通知情報のときに
は、編集制御部23にマニュアルNo. に該当する操作マニ
ュアルの編集を指示し、該当する操作マニュアルが作成
されると、当該ユーザＩＤ宛てに操作マニュアルを送信
して、ステップＵ４に戻る。

【００５６】以下、変更された説明データを使用して作
成した操作マニュアルのマニュアルNo. に対応して登録
されているすべてのユーザ宛への変更情報出力処理が完
了するまで同様の変更情報出力処理を行ない、ステップ
Ｕ５で、当該マニュアルNo. に対応して登録されている
ユーザ宛への変更情報の出力が完了すると、変更情報出
力処理を終了する。なお、変更された説明データを使用
した操作マニュアルのマニュアルNo. が複数あるときに
は、それぞれのマニュアルNo. について上記変更情報出
力処理を行なう。

【００５７】したがって、通信端末の各ユーザは、操作
マニュアルの内容が変更されると、変更情報により、そ
の事実を知ることができ、必要なときには、ファクシミ
リメール装置１に新しい操作マニュアルの要求を行なう
ことにより、変更後の新しい操作マニュアルを入手する
ことができる。また、ファクシミリメール装置１から変
更情報として変更後の新しい操作マニュアルが送信され
てくる。その結果、各通信端末のオペレータは、最新の
操作マニュアルをタイムリーに入手することができ、最
新の操作マニュアルに従って適切にファクシミリメール
装置１に通信サービス要求を行なうことができる。した
がって、マンマシンインターフェースをより一層向上さ
せることができ、ファクシミリメール装置１の通信サー
ビスの利用性をより一層向上させることができる。

【００５８】このように、通信機器は、オペレータの要
求する通信機器の機能（通信サービス）を実現（要求）
するのに必要な操作の操作マニュアルを、該機能の実現
に必要な各処理ステップ毎の説明データを自由に組み合
わせて編集・作成し、通信端末に送信することができ
る。その結果、オペレータの広範な要求に十分対応する
ことのできる操作マニュアルを大容量の記憶手段を使用
することなく生成して提供することができる。また、機
器の機能の実現に必要な操作当初から操作完了までの一
連の操作の操作マニュアルを提供することができ、初心
者でも、また、機器に添付の操作マニュアルがなくても
目的とする機器の機能を確実に実現することができる。
したがって、マンマシンインターフェースを向上させる
ことができ、機器の機能を十分に活用することができ
る。

【００５９】また、操作マニュアルの作成に際し、あら
かじめシステム情報記憶手段にシステム情報が記憶され
ているときには、そのシステム情報を組み込んで操作マ
ニュアルを編集・作成しているので、オペレータは操作
マニュアルに記載されている内容をそのまま操作するこ
とにより、目的とする通信サービスをファクシミリメー
ル装置に要求することができる。したがって、マンマシ
ンインターフェースをさらに向上させることができ、通
信機器の通信サービスをより一層簡単かつ十分に利用す
ることができる。

【００６０】さらに、通信機器としてのファクシミリメ
ール装置において、通信端末から操作マニュアルの要求
を受け付け、該要求先のオペレータの目的とする通信サ
ービスを要求するのに必要な操作の操作マニュアルを、
該通信サービスを実現に必要な各処理ステップ毎の説明
データを自由に組み合わせて編集・作成し、通信端末に
送信することができる。その結果、通信端末のオペレー
タの広範な要求に十分対応することのできる操作マニュ
アルを大容量の記憶手段を使用することなく作成して提
供することができる。また、通信サービスの要求に必要
な操作当初から操作完了までの一連の操作の操作マニュ
アルを提供することができ、初心者でも、また、ファク
シミリメール装置に添付の操作マニュアルがなくても目
的とする通信サービスを利用することができる。したが
って、マンマシンインターフェースを向上させることが
でき、ファクシミリメール装置の通信サービスを十分に
活用することができる。

【００６１】さらに、通信機器において、通信端末から
のＯＭＲシートによる操作の問い合わせ要求や通信サー
ビス要求を受け付け、通信サービスを提供したり、該要
求先のオペレータの目的とする通信サービスの要求に必
要な操作マニュアルを編集・作成して該通信端末に送信
することができ、通信端末から通信機器への通信サービ
スの要求や操作の問い合わせをより一層簡単に行なうこ
とができる。その結果、マンマシンインターフェースを
さらに向上させることができ、通信機器の通信サービス
を通信端末からより一層簡単かつ十分に活用することが
できる。

【００６２】さらに、通信端末では、操作マニュアルを
作成・送信すると、該要求のあった操作マニュアルを作
成するのに使用した説明データを送信先とともに記憶し
ておき、その後、説明データの内容の変更があると、該
変更のあった説明データを使用した操作マニュアルを過
去に作成したかどうか検索する。該変更のあった説明デ
ータを使用した操作マニュアルを過去に作成している
と、当該操作マニュアルを送信した相手先に、説明デー
タの変更情報を送信している。したがって、操作マニュ
アル要求をしてオペレータは、要求した操作マニュアル
に関する説明データの変更があると、説明データの変更
に係る変更情報を受け取ることができ、常に最新の説明
データによる操作マニュアルに基づいて通信機器に通信
サービスの要求を行なうことができる。その結果、通信
端末から通信機器に適切にサービス要求を行なうことが
でき、マンマシンインターフェースの向上をより一層図
って、機器の機能をより一層十分活用させることができ
る。

【００６３】

【発明の効果】請求項１記載の発明によれば、複数の処
理ステップを組み合わせて種々の機能を実現する通信機
器において、各処理ステップ毎にその処理ステップで必
要な操作内容の説明データを記憶し、通信端末から操作
マニュアル要求があると、該要求のあった操作マニュア
ルの機能を実現するために実行されるべき処理ステップ
での操作を処理ステップ毎の操作内容の説明データを自
由に組み合わせて操作マニュアルとして作成して通信端
末に送信することができるので、操作マニュアル作成に
必要な説明データを記憶する記憶部の必要容量を削減す
ることができるとともに、通信端末のオペレータの広範
な要求に十分対応することのできる操作マニュアルを提
供することができる。したがって、初心者でも、また、
機器に添付の操作マニュアルがなくても目的とする通信
機器の機能を実現することができ、マンマシンインター
フェースを向上させることができる。その結果、通信機
器の機能を十分活用することができる。また、操作マニ
ュアルを作成・送信すると、該要求のあった操作マニュ
アルを作成するのに使用した説明データを送信先ととも
に記憶しておき、その後、説明データの内容の変更があ
ると、該変更のあった説明データを使用した操作マニュ
アルを過去に作成して送信した相手先に、説明データの
変更情報を送信しているので、操作マニュアル要求をし
たオペレータは、要求した操作マニュアルに関する説明
データの変更があると、説明データの変更に係る変更情
報を受け取ることができる。したがって、常に最新の説
明データによる操作マニュアルに基づいて通信機器に通
信サービスの要求を行なうことができ、通信端末から通
信機器に適切にサービス要求を行なうことができる。そ
の結果、マンマシンインターフェースをより一層向上さ
せることができ、通信機器の機能をより一層十分に活用
させることができる。

【００６４】請求項２記載の発明によれば、通信機器の
機能の実現に必要な種々のシステム情報があらかじめ入
力されているときには、上記請求項１の操作マニュアル
作成に際し、これらのシステム情報を組み込んで操作マ
ニュアルを作成することができるので、操作マニュアル
をその内容どおりに操作することによりシステム情報を
も入力操作できる内容のものとすることができる。した
がって、システム情報をオペレータが忘れているか、知
らない場合にも操作マニュアルどおりの操作を行なうこ
とにより、目的とする通信機器の機能を実現させること
ができ、マンマシンインターフェースをさらに向上させ
て、通信機器の機能をより一層簡単かつ十分に活用させ
ることができる。また、操作マニュアルを作成・送信す
ると、該要求のあった操作マニュアルを作成するのに使
用した説明データを送信先とともに記憶しておき、その
後、説明データの内容の変更があると、該変更のあった
説明データを使用した操作マニュアルを過去に作成して
送信した相手先に、説明データの変更情報を送信してい
るので、操作マニュアル要求をしたオペレータは、要求
した操作マニュアルに関する説明データの変更がある
と、説明データの変更に係る変更情報を受け取ることが
できる。したがって、常に最新の説明データによる操作
マニュアルに基づいて通信機器に通信サービスの要求を
行なうことができ、通信端末から通信機器に適切にサー
ビス要求を行なうことができる。その結果、マンマシン
インターフェースをより一層向上させることができ、通
信機器の機能をより一層十分に活用させることができ
る。

【００６５】請求項３記載の発明によれば、ファクシミ
リメール装置において、通信端末からの操作の問い合わ
せを受け付け、ファクシミリメール装置のサービスを利
用するのに必要な操作の操作マニュアルを作成して該通
信端末に送信することができるので、該ファクシミリメ
ール装置のサービスを通信端末から簡単かつ十分に活用
することができる。また、操作マニュアルを作成・送信
すると、該要求のあった操作マニュアルを作成するのに
使用した説明データを送信先とともに記憶しておき、そ
の後、説明データの内容の変更があると、該変更のあっ
た説明データを使用した操作マニュアルを過去に作成し
て送信した相手先に、説明データの変更情報を送信して
いるので、操作マニュアル要求をしたオペレータは、要
求した操作マニュアルに関する説明データの変更がある
と、説明データの変更に係る変更情報を受け取ることが
できる。したがって、常に最新の説明データによる操作
マニュアルに基づいてファクシミリメール装置に通信サ
ービスの要求を行なうことができ、通信端末からファク
シミリメール装置に適切にサービス要求を行なうことが
できる。その結果、マンマシンインターフェースをより
一層向上させることができ、ファクシミリメール装置の
機能をより一層十分に活用させることができる。

【００６６】請求項４記載の発明によれば、通信機能を
備えた機器において、通信端末からのＯＭＲシートによ
る通信サービス要求や操作の問い合わせを受け付け、通
信サービスを提供したり、オペレータの目的とする通信
機器の機能を利用するのに必要な操作マニュアルを編集
・作成して該通信端末に送信することができ、該通信端
末からの通信サービス要求や操作の問い合わせをより一
層簡単に行なえるようにすることができる。したがっ
て、マンマシンインターフェースをさらに向上させて、
通信機器の通信サービスを通信端末からより一層簡単か
つ十分に活用することができる。また、操作マニュアル
を作成・送信すると、該要求のあった操作マニュアルを
作成するのに使用した説明データを送信先とともに記憶
しておき、その後、説明データの内容の変更があると、
該変更のあった説明データを使用した操作マニュアルを
過去に作成して送信した相手先に、説明データの変更情
報を送信しているので、操作マニュアル要求をしたオペ
レータは、要求した操作マニュアルに関する説明データ
の変更があると、説明データの変更に係る変更情報を受
け取ることができる。したがって、常に最新の説明デー
タによる操作マニュアルに基づいて通信機器に通信サー
ビスの要求を行なうことができ、通信端末から通信機器
に適切に通信サービス要求を行なうことができる。その
結果、マンマシンインターフェースをより一層向上させ
ることができ、通信機器の通信サービスをより一層十分
に活用させることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本願各発明による操作マニュアル作成装置を適
用したファクシミリメール装置のブロック図。

【図２】本願各発明による操作マニュアル作成装置を適
用したファクシミリメール装置の通信処理部のブロック
図。

【図３】本願各発明による操作マニュアル作成装置とし
てのファクシミリメール装置の処理ステップの遷移図。

【図４】本願各発明による操作マニュアル作成装置とし
てのファクシミリメール装置のインストラクト情報記憶
部のマニュアル生成データ記憶領域に記憶されるマニュ
アル生成データを示す図。

【図５】本願各発明による操作マニュアル作成装置とし
てのファクシミリメール装置のマニュアル出力履歴記憶
部に記憶されるマニュアル出力履歴データを示す図。

【図６】本願各発明による操作マニュアル要求用のＯＭ
Ｒシートを示す図。

【図７】本願各発明による操作マニュアル作成装置とし
てのファクシミリメール装置の基本的な処理の一部を示
すフローチャート。

【図８】図７のファクシミリメール装置の基本的な処理
の続きの処理を示すフローチャート。

【図９】図７のファクシミリメール装置の基本的な処理
の続きの処理を示すフローチャート。

【図10】本願各発明による操作マニュアル作成装置とし
てのファクシミリメール装置での操作マニュアル要求解
析処理の一部を示すフローチャート。

【図11】図10の操作マニュアル要求解析処理の続きの処
理を示すフローチャート。

【図12】本願各発明による操作マニュアル作成装置とし
てのファクシミリメール装置のシステムパラメータ格納
用バッファを示す図。

【図13】本願各発明による操作マニュアル作成装置とし
てのファクシミリメール装置での操作マニュアル編集・
作成処理の一部を示すフローチャート。

【図14】図13の操作マニュアル編集・作成処理の続きの
処理を示すフローチャート。

【図15】本願各発明による操作マニュアル作成装置とし
てのファクシミリメール装置のインストラクト情報記憶
部に記憶される処理ステップやシステムパラメータの状
態を示す図。

【図16】本願各発明による操作マニュアル作成装置とし
てのファクシミリメール装置のマニュアル生成バッファ
に格納される処理ステップや説明データのアドレス設定
を示す図。

【図17】本願各発明による操作マニュアル作成装置とし
てのファクシミリメール装置のマニュアル生成バッファ
に展開される操作マニュアルの各データを示す図。

【図18】本願各発明により編集・作成された操作マニュ
アルを示す図。

【図19】本願各発明による操作マニュアル作成装置とし
てのファクシミリメール装置でのマニュアル出力管理処
理を示すフローチャート。

【図20】本願各発明による操作マニュアル作成装置とし
てのファクシミリメール装置での変更情報出力処理を示
すフローチャート。

【符号の説明】

１ ファクシミリメール装置 ２ システム制御部 ３、４ ディスク制御部 ５ フロッピィディスク装置 ６、７ ハードディスク装置 ８ ホストインターフェイス部 11 網制御部 12 モデム 13 通信制御部 14 マニュアル生成バッファ 15 符号化・復号化部 16 チャネル制御部 17 制御プログラム記憶部 18 ＯＭＲ処理部 19 データ記憶部 20 蓄積用メモリ 21 インストラクト情報記憶部 22 システム情報記憶部 23 編集制御部 24 マニュアル出力履歴記憶部 25 変更情報出力制御部 26 バス制御部 30 操作マニュアル要求用ＯＭＲシート 30h 問い合わせマーク 30i ボイスガイダンス要・不要マーク 30j メイルの種類（サービスの種類）マーク 30k 時刻指定有無および指定時刻マーク 40a ヘッダー部 40b キャラクタデータ領域 40c イメージデータ領域 ＭＤ マニュアル生成データ ＲＤ マニュアル出力履歴データ

Claims (4)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】通信端末で所定の操作が行なわれると、該
   操作内容に対応する操作データを該通信端末から受信
   し、該操作データに応じて複数の処理ステップを組み合
   わせて実行して複数の機能を実現する通信機器の操作マ
   ニュアル作成装置であって、上記通信端末からのデータ
   を受信する受信制御手段と、受信制御手段の受信したデ
   ータのうち操作マニュアルを作成するのに必要なデータ
   を取り出して記憶するデータ記憶手段と、上記各処理ス
   テップ毎に要求される操作内容の説明データを記憶する
   インストラクト情報記憶手段と、データ記憶手段に記憶
   されたデータを解析してインストラクト情報記憶手段に
   記憶された各処理ステップでの操作内容の説明データを
   組み合わせて目的とする機能の実現に必要な操作マニュ
   アルを編集・作成する編集制御手段と、編集制御手段に
   より編集し出力した操作マニュアルの種類とその操作マ
   ニュアルの編集・作成に使用したインストラクト情報記
   憶手段の記憶する説明データに関するデータを各操作マ
   ニュアルの種類ごとに記憶するマニュアル生成データ記
   憶手段と、編集制御手段により編集・作成して送信した
   操作マニュアルの種類を当該操作マニュアルの送信先ご
   とに記憶するマニュアル出力履歴記憶手段と、インスト
   ラクト情報記憶手段の記憶する操作内容の説明データの
   記憶内容が変更されると、該変更された説明データを使
   用した操作マニュアルの作成・出力が行なわれたかをマ
   ニュアル生成データ記憶手段から検索し、該説明データ
   を使用した操作マニュアルの作成・出力が行なわれてい
   るときには、当該操作マニュアルの送信先をマニュアル
   出力履歴記憶手段から検索して、該説明データの変更に
   係る変更情報を作成する変更情報管理手段と、編集制御
   手段で作成した操作マニュアルや変更情報管理手段で作
   成した変更情報を通信端末に送信する送信制御手段と、
   を、備えたことを特徴とする操作マニュアル作成装置。
2. 【請求項２】通信端末で所定の操作が行なわれると、該
   操作内容に対応する操作データを該通信端末から受信
   し、該操作データに応じて複数の処理ステップを組み合
   わせて実行して複数の機能を実現する通信機能を備えた
   機器の操作マニュアル作成装置であって、上記通信端末
   からのデータを受信する受信制御手段と、受信制御手段
   の受信したデータのうち操作マニュアルを作成するのに
   必要なデータを取り出して記憶するデータ記憶手段と、
   上記各処理ステップ毎に要求される操作内容の説明デー
   タを記憶するインストラクト情報記憶手段と、機器の有
   する各機能を実現させるためにあらかじめ入力操作され
   た各種システム情報を記憶するシステム情報記憶手段
   と、データ記憶手段に記憶されたデータを解析してイン
   ストラクト情報記憶手段に記憶された各処理ステップで
   の操作内容の説明データを組み合わせるとともにシステ
   ム情報記憶手段に記憶されたシステム情報を組み込んで
   目的とする機能の実現に必要な操作マニュアルを編集・
   作成する編集制御手段と、編集制御手段により作成し出
   力した操作マニュアルの種類とその操作マニュアルの編
   集・作成に使用したインストラクト情報記憶手段の記憶
   する説明データに関するデータを各操作マニュアルの種
   類ごとに記憶するマニュアル生成データ記憶手段と、編
   集制御手段により編集・作成して送信した操作マニュア
   ルの種類を当該操作マニュアルの送信先ごとに記憶する
   マニュアル出力履歴記憶手段と、インストラクト情報記
   憶手段の記憶する操作内容の説明データの記憶内容が変
   更されると、該変更された説明データを使用した操作マ
   ニュアルの作成・出力が行なわれたかをマニュアル生成
   データ記憶手段から検索し、該説明データを使用した操
   作マニュアルの作成・出力が行なわれているときには、
   当該操作マニュアルの送信先をマニュアル出力履歴記憶
   手段から検索して、該説明データの変更に係る変更情報
   を作成する変更情報管理手段と、編集制御手段で作成し
   た操作マニュアルや変更情報管理手段で作成した変更情
   報を通信端末に送信する送信制御手段と、を、備えたこ
   とを特徴とする操作マニュアル作成装置。
3. 【請求項３】前記通信機器がファクシミリメール装置で
   あることを特徴とする請求項１または請求項２記載の操
   作マニュアル作成装置。
4. 【請求項４】前記受信制御手段が、通信端末から送信さ
   れてきたＯＭＲデータを解析するＯＭＲ処理手段を備え
   たことを特徴とする請求項１、請求項２または請求項３
   記載の操作マニュアル作成装置。