JP3237709B2 - 文書処理装置及び文書処理方法 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 この発明は、記憶される文書情報から目次属性を持つ
文字列を検索して文字列とページ番号とを含む目次文書
を自動作成する文書処理装置および文書処理方法に関す
るものである。

〔従来の技術〕

従来、この種の装置において、作成された文書のイン
デックスとなる目次作成処理は、オペレータが作成され
た文書ファイルを参照しながらもしくはデータ手作業に
よって１つ１つ作成されていた。

〔発明が解決しようとする課題〕

また、目次データ（文書）の作成を自動的に行う場合
には目次データの出力に際して、あらかじめ目次文書用
のフォーマットを設定指定しておかなければならない。

このため、設定した文書フォーマットが正しくない場
合には、目次データを文書上に出力することができな
い。

さらに、１段組で出力している場合には、出力される
目次データが何枚ものページにまたがってしまい、目次
データの出力に費やす紙の量が増えるとともに、目次本
来の一覧目視できる目次データが限定されインデックス
としての役割を十分に果たせない等の問題点があった。

また、複数の文書ファイルにまたがる文書の目次デー
タ（文書）の作成を自動的に実行しようとすると、目次
データの出力に際して、検出された目次項目に対するペ
ージデータの並び換えが必要となる等の問題点があっ
た。

この発明は、上記の問題点を解決するためになされた
もので、第１の記憶手段から読み出された管理情報中の
先頭ページ番号の番号順に基づいて、複数の文書ファイ
ルの検索順序を決定し、該決定された検索順序で、前記
第１の記憶手段に記憶された複数の文書ファイルを読み
出し、該複数の文書ファイルから目次マークの付された
文字列と該文字列の対応ページ番号とを抽出し、抽出順
に第２の記憶手段に記憶させ、該記憶された文字列と対
応ページ番号とを記憶順に配置した目次文書を作成する
ことにより、１つの文章が複数の文書ファイルとして分
かれて記憶されている場合でも、１つの文書とした際に
対応するべく各目次のページ数が昇順に揃って体裁の整
った目次文書を効率よく容易に作成することができる文
書処理装置および文書処理方法を提供することを目的と
する。

〔課題を解決するための手段〕

この発明に係る文書処理装置は、各文書ファイルが目
次マークの付された文字列を含み、全体として１文書を
形成する複数の文書ファイルと、当該各文書ファイルの
先頭ページのページ番号を含む管理情報とを記憶する第
１の記憶手段と、前記第１の記憶手段に記憶された複数
の文書ファイルの管理情報を読み出す管理情報読出し手
段と、前記管理情報読出し手段により読み出された管理
情報中の先頭ページ番号の番号順に基づいて、前記複数
の文書ファイルの検索順序を決定する検索順序決定手段
と、前記検索順序決定手段により決定された検索順序
で、前記第１の記憶手段に記憶された複数の文書ファイ
ルを読み出し、該複数の文書ファイルから目次マークの
付された文字列と該文字列の対応ページ番号とを抽出
し、抽出順に第２の記憶手段に記憶させる抽出手段と、
前記第２の記憶手段に記憶された文字列と対応ページ番
号とを記憶順に配置した目次文書を作成する目次文書作
成手段とを具備したものである。

また、この発明に係る文書処理方法は、各文書ファイ
ルが目次マークの付された文字列を含み、全体として１
文書を形成する複数の文書ファイルと、当該各文書ファ
イルの先頭ページのページ番号を含む管理情報とを第１
の記憶領域に記憶させる第１の記憶工程と、前記第１の
記憶領域に記憶された複数の文書ファイルの管理情報を
読み出す管理情報読出し工程と、前記管理情報読出し工
程により読み出された管理情報中の先頭ページ番号の番
号順に基づいて、前記複数の文書ファイルの検索順序を
決定する検索順序決定工程と、前記検索順序決定工程に
より決定された検索順序で、前記第１の記憶領域に記憶
された複数の文書ファイルを読み出し、該複数の文書フ
ァイルから目次マークに付された文字列と該文字列の対
応ページ番号とを抽出し、抽出順に第２の記憶領域に記
憶させる抽出工程と、前記第２の記憶領域に記憶された
文字列と対応ページ番号とを記憶順に配置した目次文書
を作成する目次文書作成工程とを具備したものである。

〔第１実施例〕 第１図（ａ）はこの発明の第１実施例を示す文書処理
装置の構成を説明するブロック図であり、１はコマンド
入力手段で、目次作成指令、例えばモクジ等を入力
して目次作成処理開始を促す。

２は文書指定手段で、例えば後述する表示手段に表示
される文書ファイル一覧に対して検索候補となる文書フ
ァイルを指定する。なお、上記コマンド入力手段１およ
び文書指定手段２により指示手段が構成される。

３は文書呼込み手段で、図示しない外部記憶手段、例
えばフロッピーディスクに記憶された検索文書ファイル
を文書メモリ４に呼び込む。５は目次項目取出し手段
で、目次項目情報となる目次項目データおよびこの目次
項目データの対応ページデータから構成される出力目次
データを項目バッファ６に書き込む。

７は取出し終了判別手段で、文書メモリ４に記憶され
た検索文書ファイルに対する出力目次データの項目バッ
ファ６への展開が終了したかどうかを判断する。なお、
上記文書呼込み手段3,目次項目取出し手段5,取出し終了
判別手段７により抽出手段10が構成されている。

８は目次文書作成手段で、抽出手段により抽出された
単一または複合文書ファイルの出力目次データを文書メ
モリ４に対して、文書メモリ４に記憶された文書ファイ
ルの文書フォーマットに従属して展開し、文書メモリ４
上に目次文書を所望とするページ数分作成する。

第１図（ｂ）は、第１図（ａ）に示した目次文書作成
手段８の詳細構成を説明するブロック図であり、第１図
（ａ）と同一のものには同じ符号を付してある。

図において、目次文書作成手段８は、出力段組指定手
段８−1,文書フォーマット決定手段８−2,ページバッフ
ァ初期化手段８−3,ラインデータ生成手段８−4,ライン
データ出力手段８−5,出力項目終了判別手段８−6,ペー
ジバッファ終了判別手段８−7,ページバッファ更新手段
８−８等から構成され、出力段組指定手段８−１は目次
文書へ目次データを出力するための段組数を指定する。
文書フォーマット決定手段８−２は、検索対象文書とし
て上記文書呼込み手段３により文書メモリ４に最後に呼
び込まれた文書の文書フォーマットに基づき目次文書の
フォーマットを決定する。ページバッファ初期化手段８
−３は、決定された文書フォーマットに基づき１ページ
分のページバッファ（文書メモリ４）を初期化する。

ラインデータ生成手段８−４は、項目バッファ６に格
納された目次項目とページデータを取り出し１ライン分
の目次データを生成する。

ラインデータ出力手段８−５は、上記ラインデータ生
成手段８−４により生成された１ライン分のデータを目
次文書（文書メモリ４）に出力する。

ページバッファ終了判別手段８−７は、項目バッファ
６中に格納されたすべての出力目次データに対し出力処
理が終了したことを判別する。

ページバッファ更新手段８−８は、ページバッファが
終了した場合に、設定中の文書フォーマットに従ってペ
ージバッファを更新する。

このように構成された文書処理装置において、指示手
段９により検索対象文書ファイルが指示されると、文書
呼込み手段３が文書メモリ４に検索対象文書ファイルを
呼び込む。そして、抽出手段10が文書メモリ４に記憶さ
れた文書データ中の目次マーク情報、例えば第２図
（ａ），（ｂ）に示すを検索して目次項目データおよ
びこの目次項目データの対応ページデータを抽出する
と、抽出された目次項目データおよびこの目次項目デー
タの対応ページデータからなる出力目次データが項目バ
ッファ６上に１ライン単位に記憶される。

項目バッファ６上に出力目次データが記憶されると、
目次文書作成手段８が記憶された１ラインの出力目次デ
ータを順次読み出し、文書メモリ４に設定されている検
索対象文書ファイルの文書フォーマットに準じて文書メ
モリ４に展開して目次文書を作成させる。

また、その際、後述するように段数指示手段となる出
力段組指定手段８−１により目次文書作成手段８が作成
する目次文書の出力段組数が指示された場合には、出力
段組数に従う目次文書を作成し、その目次文書作成状態
に基づいてページ更新手段（ページバッファ更新手段８
−８）が目次文書のページを自動更新しながら複数ペー
ジにおよび目次文書を自動作成させる。

第２図（ａ）は、第１図（ａ）に示した文書呼込み手
段３により文書メモリ４に呼び込まれた検索対象文書の
一例を示す模式図であり、例えば文書メモリ４に設定さ
れていた38桁×30行の文書フォーマットに従って呼び込
んだ状態に対応し、図中のの目次マークに対応する。

第２図（ｂ）は、第１図（ｂ）に示した出力段組指定
手段８−１による出力段組指定指示画面の一例を示す模
式図であり、画面上の所定位置にウインドWDによりパラ
メータを指定入力することにより出力段組指定指示を行
う状態に対応する。

第２図（ｃ）は、第１図（ａ）に示した目次文書作成
手段８による目次文書編集画面の一例を示す模式図であ
り、図中の◆は段境界を示す。

第３図はこの発明の文書処理装置の１構成例を示す回
路ブロック図であり、11はキーボードで、モクジコ
マンドの入力や他の文字処理に必要な処理を指示するキ
ー等が配置されている。12は例えばマイクロプロセッサ
形態のCPUであり、ROM13に記憶された処理手順に従って
文書処理に必要な制御を行っている。ROM13は第４図以
降に示す処理手順（各フローチャートに示す）を記憶し
ている。

14はRAMで、書き込み可能なメモリ媒体で構成され、
文書メモリ15,カーソルレジスタ16,先頭表示レジスタ1
7,文字処理に必要なその他のメモリ領域18等を含んでい
る。

文書メモリ15は、文字モードによる文字情報および格
納される文字情報に関する情報が格納される。目次項目
の検索対象となる文書データはここに格納される。

カーソルレジスタ16は、カーソル位置を記憶する。先
頭表示レジスタ17は、表示される行の第１桁の文字位置
を記憶する。

19は表示手段となる表示器で、例えば48桁＊15行の文
書情報とカーソルが表示される。20はバスラインで、各
部の制御に必要なアドレス信号，データ信号，コントロ
ール信号の転送が行われる。

第４図はこの発明による文書処理手順のメイン処理ル
ーチンの一例を説明するフローチャートである。なお、
（１）〜（５）は各ステップを示す。

先ず、CPU12はバスライン20に接続される各デバイス
を初期化（イニシャライズ）する（１）。

次いで、キーボード11からのキー入力を待機し
（２）、キー入力されたら、コマンド入力、すなわち
モクジかどうかを判断し（３）、YESならば後述する
目次作成処理を実行し（４）、目次文書作成終了後、ス
テップ（２）に戻る。

一方、ステップ（３）の判断でNOの場合、その他文字
処理に必要なキー処理を実行し（５）、ステップ（２）
に戻る。

第５図はこの発明による目次作成処理手順の一例を説
明するフローチャートである。なお、（１）〜（７）は
各ステップを示す。

先ず、図示しない外部記憶手段に格納されている文書
ファイルの一覧の表示器19にウインド表示して、検索対
象となる文書を指定する文書指定処理を実行する
（１）。

次いで、呼込む文書の先頭文書名をセットし（２）、
指定された文書の呼込み処理が実行されると（３）、目
次項目取出し処理を実行する（４）。このようにして、
１文書分の目次項目取出し処理が終了すると、残り文書
数のチェックを行い、すべての指定文書に対する目次項
目取出し処理を終了したかどうかを判断し（５）、NOな
らば次に取出し処理を実行する文書名をセットし
（６）、ステップ（３）に戻る。

一方、ステップ（５）の判断で、YESの場合は目次文
書の作成処理を行い（６）、目次作成処理を終了する。

第６図はこの発明による目次文書処理手順の一例を説
明するフローチャートである。なお、（１）〜（９）は
各ステップを示す。

先ず、キーボード11上のキーにより出力段組数の指定
処理を実行し（１）、目次文書の段組数を指定する。

次いで、目次文書のフォーマットを決定する処理が行
われ（２）、検索対象文書として最後に呼び込まれた文
書のフォーマットをそのまま目次文書のフォーマットと
する。

このようにして、目次文書のフォーマットおよび出力
段組数が決定されると、決定された出力形式に基づき１
ページ分のページバッファ（文書メモリ４）が初期化さ
れ（３）、ページバッファの初期化処理が実行される
と、項目バッファ６から目次項目とページデータを取り
出し、１ライン分の目次データを生成するラインデータ
生成処理を実行する（４）。そして、１ライン分の目次
データが生成されると、生成された１ライン分の目次デ
ータをページバッファ（文書メモリ４）上へ出力する処
理が実行される。

１ライン分の目次データ出力処理が終了すると、項目
バッファ６中の残り目次項目の処理が終了したかどうか
を判断し（６）、YES（全目次項目に対し出力処理を終
了した場合）ならば処理を終了し、NO（未だに出力され
ていない目次項目が項目バッファ６に存在する場合）な
らば、ページバッファオーバかどうかを判断し（７）、
NOならばステップ（４）に戻り、ラインデータ生成処理
から処理を繰り返し、YESならば次のページバッファへ
の更新処理を行う（８）。この更新処理により、文書メ
モリ４がメモリオーバーとなるかどうかを判断し
（９）、NOならばステップ（３）に戻り、初期化処理か
ら処理を繰り返し、YESならば処理を終了する。

このような処理の流れに従って目次文書が自動作成さ
れ、出力段組数を指定するだけで、多段組の目次文書と
して、例えばプリンタから出力することができる。

なお、上記実施例では目次処理を実行する場合につい
て説明したが、項目バッファ６中の項目データの形式と
ページデータの形式を目次項目と同一形式にしておくこ
とにより、他文書を作成する手段が項目バッファ６中の
項目データを有効的に利用することができる。例えば索
引作成における索引項目の形式とページデータの形式
を、目次作成におけるデータ形式とを同一形式とするこ
とにより、索引文書作成にも利用することができ、ソフ
トウエアの制約，変更等を緩和することができる。

〔第２実施例〕 第７図は、第１図（ａ）に示した文書指定手段２の詳
細構成を説明するブロック図であり、文書指定手段２
は、目次項目の検索対象となる複数個の文書ファイルの
指定を行う文書ファイル指定手段２−1,この文書ファイ
ル指定手段２−１により指定された各文書ファイルの管
理情報を呼び込む文書ファイル管理情報呼込み手段２−
2,この文書ファイル管理情報呼込み手段２−２により呼
び込まれた管理情報を記憶するワークメモリ２−3,呼び
込まれた管理情報中に記述されている各文書の先頭ペー
ジ数に基づき、文書ファイルの並び換えを行い、検索対
象となる文書ファイルの呼び込み順を決定する文書ファ
イルソート手段２−４等から構成される。

このように構成された文書処理装置において、さら
に、指示手段となるキーボード11により検索対象文書フ
ァイルが指示されて検索対象文書ファイルの管理情報が
管理情報記憶手段となるワークメモリ２−３に一旦記憶
されると、文書ファイル管理情報呼込み手段２−2,文書
ファイルソート手段２−４より構成されるソーティング
手段により、ワークメモリ２−３に記憶された管理情報
に基づいて検索対象文書ファイルの検索順位を並び換え
（詳細は後述する）、このソーティングされた検索対象
文書ファイル順に目次文書作成を実行し、複数文書に及
ぶ目次文書をページ順に作成させる。

第８図（ａ）は、第３図に示した表示器19に表示され
た文書ファイル一覧を説明する模式図であり、管理情報
として機能する文書名，形式，行，桁に従う各文書ファ
イルの情報が文字コード順に表示された状態に対応す
る。

なお、図中のアンダーラインは、指定検索対象文書フ
ァイルを示す。

第８図（ｂ）は、第７図に示したワークメモリ２−３
に呼び込まれた検索対象文書ファイルの管理情報を示す
模式図であり、第８図（ａ）に示した指定検索対象文書
ファイル（文書ファイル指定時に決定される順番）を同
一形式で、かつ各文書ファイルの先頭ページ情報ととも
に格納した状態に対応する。

第８図（ｃ）は、第７図に示した文書フィアルソート
手段２−４によるソート処理状態を示す模式図であり、
管理情報中の先頭ページ情報に基づき指定検索対象文書
ファイルをページ順に並び換えた状態に対応する。

次に、第９図を参照しながらこの発明による目次文書
指定処理動作について説明する。

第９図は、第５図に示した文書指定処理の詳細手順を
示すフローチャートである。なお、（１）〜（３）は各
ステップを示す。

先ず、目次項目の検索対象となる文書ファイルの指定
を行う文書ファイル指定処理を実行する（１）。そし
て、文書ファイルが第８図（ａ）に示すように指定され
ると、指定された文書ファイルの各管理情報、この実施
例では文書名，先頭ページ情報をワークメモリ２−３へ
呼び込む管理情報呼び込み処理を実行する（２）。な
お、この時、呼び込まれる順番は文書ファイル指定時に
決定される順番で、各文書の先頭ページ数とは全く関係
ない状態で格納される。

このようにして、各管理情報が呼び込まれると、この
管理情報中に記述されている各文書の先頭ページ数に基
づき、文書ファイルが呼び込まれる順番を並び換える処
理（ファイルソート処理）を実行し（３）、上述した先
頭文書セット処理を実行する。

以上示した処理の流れにより、文書指定処理を終了す
ると、検索対象となる文書ファイルの呼び込み順番が決
定され、その他の処理においては、何らページ数を意識
することなく処理が継続され、ページ順に単数または複
数のファイルに対する目次文書を作成することができ
る。

なお、上記実施例では目次作成処理について説明した
が、文書指定手段２に関しては他の処理への応用、例え
ば先頭ページ数の順に文書ファイルを呼び込む処理、す
なわち索引作成処理のように複数の項目を複数の文書フ
ァイルから取り出す場合には、この文書指定手段２によ
る前処理が一層効果的となる。何故ならば、この実施例
のようにｎ項目の索引データに対して索引処理を実行し
た場合、索引データ出力時に項目分（ｎ回分）のソート
処理を行わなければならなくなるからである。

上記実施例によれば、フォーマット文書といった目次
文書出力のための専用フォーマット指定操作が排除され
るので、オペレータは目次文書出力のための専用フォー
マット設定操作負担が軽減される。

また、目次文書の項目数が増えても、従来のように目
次文書ページ数が過剰に増加してしまうこともなくな
り、目次文書体裁が均整化され、分かり易い目次を出力
することができる。

さらに、誰でも簡単な操作指示で、常に正規化された
ページ順の目次を効率よく出力することができる。

従って、従来の目次処理に比べて処理時間を大幅に短
縮することができるとともに、出力用紙等の資源を節約
できる。

〔発明の効果〕

以上説明したように、この発明に係る文書処理装置に
よれば、第１の記憶手段から読み出された管理情報中の
先頭ページ番号の番号順に基づいて、複数の文書ファイ
ルの検索順序を決定し、該決定された検索順序で、第１
の記憶手段に記憶された複数の文書ファイルを読み出
し、該複数の文書ファイルから目次マークの付された文
字列と該文字列の対応ページ番号とを抽出し、抽出順に
第２の記憶手段に記憶させ、該記憶された文字列と対応
ページ番号とを記憶順に配置した目次文書を作成するこ
とにより、１つの文書が複数の文書ファイルとして分か
れて記憶されている場合でも、１つの文書とした際に対
応するべく各目次のページ数が昇順に揃って体裁の整っ
た目次文書を効率よく容易に作成することができる。

また、この発明に係る文書処理方法によれば、第１の
記憶領域から読み出された管理情報中の先頭ページ番号
の番号順に基づいて、複数の文書ファイルの検索順序を
決定し、該決定された検索順序で、第１の記憶領域に記
憶された複数の文書ファイルを読み出し、該複数の文書
ファイルから目次マークの付された文字列と該文字列の
対応ページ番号とを抽出し、抽出順に第２の記憶領域に
記憶させ、該記憶された文字列と対応ページ番号とを記
憶順に配置した目次文書を作成することにより、１つの
文書が複数の文書ファイルとして分かれた記憶されてい
る場合でも、１つの文書とした際に対応するべく各目次
のページ数が昇順に揃って体裁を整った目次文書を効率
よく容易に作成することができる等の効果を奏する。

【図面の簡単な説明】

第１図（ａ）はこの発明の第１実施例を示す文書処理装
置の構成を説明するブロック図、第１図（ｂ）は、第１
図（ａ）に示した目次文書作成手段の詳細構成を説明す
るブロック図、第２図（ａ）は、第１図（ａ）に示した
文書呼込手段により文書メモリに呼び込まれた検索大著
文書の一例を示す模式図、第２図（ｂ）は、第１図
（ｂ）に示した出力段組指定手段による出力段組指定指
示画面の一例を示す模式図、第２図（ｃ）は、第１図
（ａ）に示した目次文書作成手段による目次文書編集画
面の一例を示す模式図、第３図はこの発明の文書処理装
置の１構成例を示す回路ブロック図、第４図はこの発明
による文書処理手順のメイン処理ルーチンの一例を説明
するフローチャート、第５図はこの発明による目次作成
処理手順の一例を説明するフローチャート、第６図はこ
の発明による目次文書処理手順の一例を説明するフロー
チャート、第７図は、第１図（ａ）に示した文書指定手
段の詳細構成を説明するブロック図、第８図（ａ）は、
第３図に示した表示器に表示された文書ファイル一覧を
説明する模式図、第８図（ｂ）は、第７図に示したワー
クメモリに呼び込まれた検索対象文書ファイルの管理情
報を示す模式図、第８図（ｃ）は、第７図に示した文書
フィアルソート手段によるソート処理状態を示す模式
図、第９図は、第５図に示した文書指定処理の詳細手順
を示すフローチャートである。 図中、１はコマンド入力手段、２は文書指定手段、３は
文書呼込み手段、４は文書メモリ、５は目次項目取出し
手段、６は項目バッファ、７は取出し終了判別手段、８
は目次文書作成手段、９は指示手段、10は抽出手段であ
る。

Claims (2)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】各文書ファイルが目次マークの付された文
   字列を含み、全体として１文書を形成する複数の文書フ
   ァイルと、当該各文書ファイルの先頭ページのページ番
   号を含む管理情報とを記憶する第１の記憶手段と、 前記第１の記憶手段に記憶された複数の文書ファイルの
   管理情報を読み出す管理情報読出し手段と、 前記管理情報読出し手段により読み出された管理情報中
   の先頭ページ番号の番号順に基づいて、前記複数の文書
   ファイルの検索順序を決定する検索順序決定手段と、 前記検索順序決定手段により決定された検索順序で、前
   記第１の記憶手段に記憶された複数の文書ファイルを読
   み出し、該複数の文書ファイルから目次マークの付され
   た文字列と該文字列の対応ページ番号とを抽出し、抽出
   順に第２の記憶手段に記憶させる抽出手段と、 前記第２の記憶手段に記憶された文字列と対応ページ番
   号とを記憶順に配置した目次文書を作成する目次文書作
   成手段と、 を具備したことを特徴とする文書処理装置。
2. 【請求項２】各文書ファイルが目次マークの付された文
   字列を含み、全体として１文書を形成する複数の文書フ
   ァイルと、当該各文書ファイルの先頭ページのページ番
   号を含む管理情報とを第１の記憶領域に記憶させる第１
   の記憶工程と、 前記第１の記憶領域に記憶された複数の文書ファイルの
   管理情報を読み出す管理情報読出し工程と、 前記管理情報読出し工程により読み出された管理情報中
   の先頭ページ番号の番号順に基づいて、前記複数の文書
   ファイルの検索順序を決定する検索順序決定工程と、 前記検索順序決定工程により決定された検索順序で、前
   記第１の記憶領域に記憶された複数の文書ファイルを読
   み出し、該複数の文書ファイルから目次マークに付され
   た文字列と該文字列の対応ページ番号とを抽出し、抽出
   順に第２の記憶領域に記憶させる抽出工程と、 前記第２の記憶領域に記憶された文字列と対応ページ番
   号とを記憶順に配置した目次文書を作成する目次文書作
   成工程と、 を具備したことを特徴とする文書処理方法。