JP2999057B2 - 文書ファイル装置 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、複数の文書をファイル
名毎に格納し、格納された文書を呼び出す文書ファイル
装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、複数の文書を格納する文書ファイ
ルが設けられ、作成済の文書をファイル名を付けて文書
ファイルに保存し、この文書ファイルに格納された文書
を自由に呼び出すことができるようにした構造の文書フ
ァイル装置と称する装置が存し、例えばワードプロセッ
サや電子タイプライタ等に用いられている。このような
文書ファイル装置では、文書ファイルから所望の文書を
呼び出す方法として、キーボード等の入力装置によって
ファイル番号を入力するのが一般的である。そこで、フ
ァイル名を指定する際の便宜を図るために、文書ファイ
ル装置が用いられる機器のディスプレイにファイル名の
一覧表が表示されるように構成されているのが一般的で
ある。

【０００３】ところが、文書ファイルに格納された文書
を呼び出す際、ディスプレイ１に表示されたファイル名
だけからでは呼び出そうとする文書の検索が困難であ
る。特に、文書を登録してからの経過時間が長くなる
と、文書を呼び出そうとする者の記憶が薄れるため、文
書の検索は益々困難になる。そこで、図５に例示するよ
うに、ファイル名に対応させて見出し文及び登録日時を
ディスプレイ１に表示し、文書検索の便宜を図るという
ことが従来から行われている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】ところが、一般に、見
出し文のワード数は１０から２０ワード程度なので、対
応する文書の内容を充分に表現し尽くすことができな
い。このため、ファイル名に見出し文を対応させて表示
したとしても、文書名及び見出し文から文書検索を行う
ことができない場合がある。このような場合、ファイル
名に対応する文書の内容を知りたい場合には、いちいち
その文書を呼び出さなければならず、操作が煩雑で時間
がかかってしまうという欠点を有する。

【０００５】そこで、見出し文のワード数を増やして文
書検索の困難性を解消することも考えられるが、それで
はディスプレイ上の一画面に表示されるファイル名の一
覧表に多くのファイル名を表示させることができないた
め、一覧表としての利便性が損なわれて好ましくない。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明は、複数の文書を
格納する文書ファイルから任意の文書を呼び出す文書呼
出手段と、文書にファイル名を付与するファイル名付与
手段と、文書を登録すべきことを宣言する文書登録宣言
部と、この文書登録宣言部による文書の登録宣言に従い
前記ファイル名付与手段によって付与されたファイル名
毎に文書を前記文書ファイルに格納させる文書登録手段
とが設けられた文書ファイル装置において、前記文書フ
ァイルに格納された各文書の先頭複数行とそれらの文書
のファイル名等が合成されて連続的に連なる一文書とな
った検索用要約を呼び出し自在に格納する統合ファイル
と、前記文書登録宣言部による登録宣言に応じ、登録さ
れる文書の先頭複数行の読み込みと、登録される文書の
ファイル名等の読み込みと、前記統合ファイルに格納さ
れている検索用要約の読み込みと、読み込まれた登録さ
れる文書の先頭複数行とその文書のファイル名と検索用
要約とを合成することによる連続的に連なる一文書とな
る検索用要約の作成と、作成された検索用要約の前記統
合ファイルへの格納と、を実行する要約登録手段と、を
設けた。

【０００７】

【作用】したがって、文書登録宣言部によってある特定
の文書を登録すべき宣言がなされると、文書登録手段に
よってその文書が文書ファイルに格納される。この際、
その文書にはファイル名付与手段によってファイル名が
付与される。また、文書登録宣言がなされた場合には、
統合ファイル作成手段によって文書の先頭複数行とその
文書のファイル名とを含む検索用要約が作成されて統合
ファイルに格納される。したがって、要約呼出手段によ
って統合ファイルに格納された検索用要約を呼び出せ
ば、文書ファイルに格納された文書の先頭複数行がファ
イル名付きで示される。このため、内容を知りたい文書
を個々に呼び出さなくても、ファイル名に対応する文書
の内容を知ることができ、文書検索の容易化が図られ
る。

【０００８】

【実施例】本発明の一実施例を図１ないし図４に基づい
て説明する。本実施例は、ワードプロセッサに用いられ
た一例である。まず、図１に各部の電気的接続を示す。
すなわち、各種処理を集中的に行うＣＰＵ１０が設けら
れ、このＣＰＵ１０には動作プログラム等の固定データ
を格納するＲＯＭ１１と可変データを格納するＲＡＭ１
２とが接続されている。また、前記ＣＰＵ１０には、入
出力回路１３を介してディスプレイ１４、文書登録宣言
部としてのキーボード１５、プリンタ１６及びディスク
装置１７が接続され、外部機器を接続させるインターフ
ェース１８が接続されている。ここで、前記ディスク装
置１７は、フロッピーディスク１９に対する書き込みと
このフロッピーディスク１９からの読み込みとを行う構
造の装置である。

【０００９】次に、前記ＲＡＭ１２内には、文書ファイ
ルとしての文書ファイル記憶領域２０が設けられてい
る。この文書ファイル記憶領域２０には、複数の文書を
記憶する図示しない記憶領域が設けられ、この記憶領域
の一つに統合ファイルとしての統合ファイル記憶領域２
１が含まれている。また、前記ＲＡＭ１２内には、ファ
イル一覧記憶領域２２及び統合ファイル合成領域２３が
設けられている。

【００１０】ここで、図２には、前記ファイル一覧記憶
領域２２の記憶内容の一例を概念的に示す。このファイ
ル一覧記憶領域２２には、ファイル名２２ａ、見出し文
２２ｂ及び登録日時２２ｃがそれぞれ記憶されている。
また、図３には、前記統合ファイル記憶領域２１の記憶
内容の一例を概念的に示す。この統合ファイル記憶領域
２１には、検索用要約２４が記憶されている。この検索
用要約２４は、前記文書ファイル記憶領域２０に格納さ
れた各文書について、先頭数十行分の要約２４ａとファ
イル名２４ｂと見出し文２４ｃとが合成され、この合成
されたものが連続的に連なる一文書である。なお、図示
しないが、前記フロッピーディスク１９にも、このフロ
ッピーディスク１９に格納された各文書についての検索
用要約が格納されている。説明の都合上、前記フロッピ
ーディスク１９に格納された検索用要約も、検索用要約
２４として示す。

【００１１】このような構成において、作成済文書の登
録処理の流れを図４のフローチャートに示す。まず、作
成済文書の登録は、キーボード１５の操作によって登録
宣言がなされることにより開始される。つまり、キーボ
ード１５の操作で、編集終了が指示されると、ファイル
名の入力の有無が見られる。この際、ファイル名だけで
なく、見出し文の入力も可能である。そして、ファイル
名が入力されると、各種処理の実行を指示するキーボー
ド１５の図示しない実行キーの押下の有無が見られ、実
行キーが押下されると、作成済文書が文書ファイル記憶
領域２０に格納され、文書登録がなされる。ここに、文
書登録手段が構成されている。この際、登録された文書
には入力されたファイル名等が付与される。ここに、フ
ァイル名付与手段が構成されている。なお、図４のフロ
ーチャートには図示しないが、ファイル名付与手段によ
って新たなファイル名及び見出し文が文書に付与された
場合、それらのファイル名及び見出し文はファイル一覧
記憶領域２２のファイル名２２ａと見出し文２２ｂとに
格納され、登録日時２２ｃには登録日時が格納される。

【００１２】次いで、文書ファイル記憶領域２０に格納
された文書の先頭数十行が読み込まれ、入力されたファ
イル名及び見出し文が読み込まれ、統合ファイル２１に
格納されている検索用要約２４が読み込まれ、これらが
統合ファイル合成領域２３に展開される。その後、統合
ファイル合成領域２３の記憶内容が統合ファイル２１に
格納される（以上、要約登録手段）。

【００１３】次いで、文書ファイル記憶領域２０に格納
されている文書を呼び出すには、キーボード１５の操作
でその旨を宣言する。これにより、ファイル一覧記憶領
域２２の記憶内容が呼び出され、ディスプレイ１４に表
示される。そして、ディスプレイ１４上で、図示しない
カーソルを呼び出そうとするファイル名に重ねて実行キ
ーを押下することで、そのファイル名の文書が呼び出さ
れる。この際、検索用要約２４の呼び出しも可能であ
る。ここに、文書呼出手段及び要約呼出手段が構成され
ている。

【００１４】しかして、検索用要約２４が呼び出されれ
ば、文書ファイル記憶領域２０に格納されたすべての文
書の要約がファイル名及び見出し文付きでディスプレイ
１４に表示される。これにより、ファイル名及び見出し
文だけでは内容が分からない文書があったとしても、そ
の文書を個々に呼び出す手間が省け、文書検索の容易化
が図られる。

【００１５】なお、本実施例では作成済文書が文書ファ
イル記憶領域２０に格納される例を示したが、実施に当
たっては、作成済文書はフロッピーディスク１９に格納
されても良く、また、文書ファイル記憶領域２０やフロ
ッピーディスク１９に格納される文書は作成済の文書の
みならず、いずこかの登録されている文書等であっても
良い。

【００１６】

【発明の効果】本発明は、前記文書ファイルに格納され
た各文書の先頭複数行とそれらの文書のファイル名等が
合成されて連続的に連なる一文書となった検索用要約を
呼び出し自在に格納する統合ファイルと、前記文書登録
宣言部による登録宣言に応じ、登録される文書の先頭複
数行の読み込みと、登録される文書のファイル名等の読
み込みと、前記統合ファイルに格納されている検索用要
約の読み込みと、読み込まれた登録される文書の先頭複
数行とその文書のファイル名と検索用要約とを合成する
ことによる連続的に連なる一文書となる検索用要約の作
成と、作成された検索用要約の前記統合ファイルへの格
納と、を実行する要約登録手段とを設けたので、作成し
た文書の登録処理に際して登録される文書の情報を含ん
だ一文書としての検索用要約が自動的に作成され、必要
に応じてその検索用要約を呼び出すことができ、したが
って、検索用要約を呼び出せば、文書ファイルに格納さ
れた文書の先頭複数行がファイル名付きで示され、ファ
イル名に対応する文書の内容を知るのにいちいちその文
書を呼び出さなくてはならない煩雑さをなくすことがで
き、これにより、文書検索の容易化を図ることができる
等の効果を有する。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例を示す各部の電気的接続のブ
ロック図である。

【図２】ファイル一覧記憶領域の記憶内容の一例を示す
概念図である。

【図３】統合ファイル記憶領域の記憶内容の一例を示す
概念図である。

【図４】作成済文書の登録処理の流れを示すフローチャ
ートである。

【図５】従来のファイル名の一覧表を例示するディスプ
レイの正面図である。

【符号の説明】

１５ 文書登録宣言部 ２０ 文書ファイル ２１ 統合ファイル

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (58)調査した分野(Int.Cl.⁷，ＤＢ名) G06F 17/21 - 17/28 G06F 12/00 G06F 17/30

Claims (1)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の文書を格納する文書ファイルから
   任意の文書を呼び出す文書呼出手段と、文書にファイル
   名を付与するファイル名付与手段と、文書を登録すべき
   ことを宣言する文書登録宣言部と、この文書登録宣言部
   による文書の登録宣言に従い前記ファイル名付与手段に
   よって付与されたファイル名毎に文書を前記文書ファイ
   ルに格納させる文書登録手段とが設けられた文書ファイ
   ル装置において、前記文書ファイルに格納された各文書の先頭複数行とそ
   れらの文書のファイル名等が合成されて連続的に連なる
   一文書となった検索用要約を呼び出し自在に格納する統
   合ファイルと、 前記文書登録宣言部による登録宣言に応じ、登録される
   文書の先頭複数行の読み込みと、登録される文書のファ
   イル名等の読み込みと、前記統合ファイルに格納されて
   いる検索用要約の読み込みと、読み込まれた登録される
   文書の先頭複数行とその文書のファイル名と検索用要約
   とを合成することによる連続的に連なる一文書となる検
   索用要約の作成と、作成された検索用要約の前記統合フ
   ァイルへの格納と、を実行する要約登録手段と、 を備える ことを特徴とする文書ファイル装置。