JP2010224674A - 配布資料管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】配布資料の返却・回収に関する管理を行うことができる配布資料管理システムを提供する。
【解決手段】管理サーバ１０は、会議が開催される会場５０へ入場するユーザＵからユーザＩＤを収集してＩＤ認証を行い（Ｆ１）、そのユーザＵに配布する会議用資料７０にユーザＩＤなどを含む識別情報（識別コード７１）を付加して複写機２０ａから印刷出力し（Ｆ２／Ｆ３）、その識別情報をサーバ内に記憶する。会議用資料７０を受け取ったユーザＵは、会議の終了後にその資料を複写機２０ｂでスキャンすることにより（Ｆ４）、複写機２０ｂの鍵付き回収ボックス３４などに返却する（Ｆ８）。複写機２０ｂは、返却された資料から読み取った識別情報を管理サーバ１０へ送信し（Ｆ５）、管理サーバ１０は、この識別情報と記憶されている識別情報とを比較して、配布資料の返却状態を検出する。
【選択図】図１

Description

本発明は、会議などで配布される資料の管理を行う配布資料管理システムに関する。

会議などで配布する資料を出欠状況などに応じて出力することより、資料の配布に関する管理を行う技術は知られている。たとえば、特許文献１には、会議一覧画面に表示された複数の会議の中からユーザが出席する会議を選択すると、その会議で配布される資料の出力方法選択画面が表示され、その画面を通して配布資料のプリント出力やメール配信などを選択できるようにしたことで、欠席者分の無駄なプリントなどを行わずに済むようにした技術が開示されている。

特開２００８−１５２５２６号公報

配布資料に関する管理は、上記のように資料の配布に関する管理を行いたい場合もあるが、配布した資料の返却・回収に関する管理を行いたい場合もある。たとえば、学術的な会議や研究会などのカンファレンス、あるいは重要な会議などにおいて、機密情報の漏洩を防止するために配布資料の持ち帰りを制限したい場合などである。このような場合、退場時に配布資料の返却を求めて回収するなどの作業が人手で行われることもあるが、回収部数や資料のページ数が多くなると作業が煩雑になり、漏れも起こりやすくなる問題がある。

本発明は、上記の問題を解決しようとするものであり、配布資料の返却・回収に関する管理を行うことができる配布資料管理システムを提供することを目的としている。

かかる目的を達成するための本発明の要旨とするところは、次の各項の発明に存する。

［１］配布される資料の識別情報を記憶する記憶部と、
返却された資料からその識別情報を読み取る読取部と、
前記読取部で読み取られた識別情報と前記記憶部に記憶されている識別情報とを比較して、前記配布された資料の返却状態を検出する検出部と、
を有する配布資料管理システム。

上記発明では、返却された資料から識別情報を読取部で読み取るだけで、その返却資料の識別情報と記憶部に記憶されている配布資料の識別情報とが検出部によって比較され、配布資料の返却状態が検出されるようになる。これにより、配布された資料が全て返却されたか否かなどを検出できるようになり、配布資料の返却・回収に関する管理を自動で行えるようになる。

［２］前記配布される資料に前記識別情報を付加する識別情報付加部を有する
ことを特徴とする［１］に記載の配布資料管理システム。

上記発明では、配布資料は、識別情報付加部により識別情報が付加されて配布される。配布資料に対する識別情報の付加は、たとえば、記録紙面への印刷や情報記憶機能を有する記録紙（ＩＣ（Integrated Circuit）タグ付き記録紙など）への記憶などが可能である。

［３］前記識別情報はコード情報である
ことを特徴とする［２］に記載の配布資料管理システム。

上記発明では、識別情報はコード情報で配布資料に付加される。たとえば、識別情報を文字情報などで記録紙面に印刷する場合に比べて、小さいスペースに高密度に印刷することができる。

［４］前記配布された資料の受取者を記憶する受取者記憶部と、
前記返却された資料の返却者を識別する返却者識別部と、
を有し、
前記検出部は、前記返却者識別部が識別した返却者と前記受取者記憶部に記憶されている受取者とを比較して、前記配布された資料の受取者別の返却状態を検出する
ことを特徴とする［１］乃至［３］のいずれか１つに記載の配布資料管理システム。

上記発明では、返却された資料の返却者を返却者識別部が識別し、その返却者と受取者記憶部に記憶されている配布資料の受取者とが検出部によって比較され、配布資料の受取者別の返却状態が検出されるようになる。これにより、配布資料を返却した者と返却していない者を特定することができ、配布資料の返却・回収に関する受取者別の管理を自動で行えるようになる。

［５］前記識別情報は、前記資料のページを識別可能な情報であり、
前記検出部は、前記比較に基づいて前記返却された資料の欠落ページを特定する
ことを特徴とする［１］乃至［４］のいずれか１つに記載の配布資料管理システム。

上記発明では、返却された資料から読み取った識別情報と記憶部に記憶されている配布資料の識別情報との比較に基づいて、その返却資料の欠落ページ、すなわち、複数ページの配布資料において返却されていないページが特定されるようになる。これにより、複数ページの配布資料におけるページ単位での返却・回収に関する管理を自動で行えるようになる。

［６］前記返却された資料を回収保管する回収保管部を有する
ことを特徴とする［１］乃至［５］のいずれか１つに記載の配布資料管理システム。

上記発明では、返却された資料が回収保管部に回収保管されるようになり、その返却資料（配布資料）が外部に流出することによる情報漏洩を防止することができる。

［７］前記返却された資料を廃棄する廃棄部を有する
ことを特徴とする［１］乃至［６］のいずれか１つに記載の配布資料管理システム。

上記発明では、返却された資料が廃棄部で廃棄されるようになり、その返却資料（配布資料）が外部に流出することによる情報漏洩を防止することができる。

［８］前記返却された資料の代わりに持ち帰り用資料を印刷する印刷部を有する
ことを特徴とする［１］乃至［７］のいずれか１つに記載の配布資料管理システム。

上記発明では、配布資料を返却した返却者に対して、その配布資料（返却資料）の代わりに持ち帰り用資料を渡すことができる。持ち帰り用資料は、たとえば、配布資料に記載されている重要度や機密度の高い情報などを間引いた資料（たとえば、表題のみを記載した資料）、あるいは、複数ページの配布資料における重要度や機密度の高い情報などが記載されていない目次情報ページや概略情報ページなどの持ち帰り可能ページのみからなる資料、などで構成することができる。これにより、外部公開を許可しない重要度や機密度の高い情報などの資料による流出防止を図って秘匿性を確保しつつ、外部公開を許可する他の情報を持ち帰り用資料として渡すことができる。

［９］前記持ち帰り用資料には、前記配布された資料が使用された会議の議事録が印刷される
ことを特徴とする［８］に記載の配布資料管理システム。

上記発明では、配布資料が使用された会議の議事録を持ち帰り用資料として受け取れることにより、その会議の議事内容を直ちに確認したり後で見直したりすることができて利便性が向上する。

［１０］前記返却された資料を読み取ってその資料に手書きされているメモ情報を抽出する抽出部を有し、
前記持ち帰り用資料には、前記抽出部で抽出されたメモ情報が印刷される
ことを特徴とする［８］または［９］に記載の配布資料管理システム。

上記発明では、配布資料が返却・回収されても、配布資料に手書きで記入したメモ情報を持ち帰り用資料として受け取れることにより、そのメモ情報が無駄になることを防止できる。

［１１］前記抽出部は、前記メモ情報から所定の文言を抽出した場合に、前記持ち帰り用資料に印刷されるメモ情報からその所定の文言を削除する
ことを特徴とする［１０］に記載の配布資料管理システム。

上記発明では、配布資料に手書きで記入されたメモ情報から抽出した所定の文言は削除して、メモ情報を持ち帰り用資料に印刷し渡すことができる。たとえば、重要度や機密度の高い情報に該当する所定の文言を削除するなどにより、外部公開を許可しないそれらの情報のメモ書きによる流出防止を図って秘匿性を確保しつつ、外部公開を許可する他の情報のメモ書きを持ち帰り用資料として渡すことができるようになる。

本発明の配布資料管理システムによれば、配布資料の返却・回収に関する管理を自動で行うことができるので、管理の強化を図ることができる。

本発明の一実施形態に係る配布資料管理システムの構成を示す図である。 本発明の一実施形態に係る管理サーバの構成を示すブロック図である。 本発明の一実施形態に係る複写機の構成を示すブロック図である。 本発明の一実施形態に係るドキュメント管理データベースの構成を示す図である。 本発明の一実施形態に係る管理サーバと複写機による資料返却・回収動作を示す流れ図である。 本発明の一実施形態に係る管理サーバと複写機による再返却時の資料返却・回収動作を示す流れ図である。 図５および図６における持ち帰り用資料作成処理のサブルーチンを示す流れ図である。

以下、図面に基づき本発明の実施形態を説明する。

図１は、本発明の一実施形態に係る配布資料管理システム５を示している。配布資料管理システム５は、管理サーバ１０と、２台の複写機２０ａ、２０ｂとをネットワークを通じて通信可能に接続して構成される。

配布資料管理システム５は、会議などで配布される資料の管理を行うシステムである。詳細には、資料の配布に関する管理を行う機能と、配布した資料の返却・回収に関する管理を行う機能などを備えたシステムである。配布資料の返却・回収に関する管理は、たとえば、学術的な会議や研究会などのカンファレンス、あるいは重要な会議などにおいて、配布資料に記載されている重要度や機密度の高い情報の漏洩を防止するために、配布資料の持ち帰りを制限したい場合などに要求されるものである。本実施形態の配布資料管理システム５は、その要求に応える上記の管理機能（配布資料返却・回収管理機能）を備えている。

なお、「返却・回収」における「返却」とは、配布資料の受取者が配布者（カンファレンスや会議などの開催者）へ配布資料を返却する行為を指す。「回収」とは、受取者から返却された配布資料を配布者が回収する行為を指す。「返却」と「回収」は立場の相違で表現が異なるものであり、実質的には同義である。また、本明細書中では、会議の参加対象者（出席者／欠席者）および配布資料の受取者／返却者を便宜的に「ユーザ」と呼ぶ。

管理サーバ１０は、会議に関連するユーザの管理機能と、会議に関連する各種ドキュメントの管理機能と、複写機２０ａ、２０ｂに対して各種ドキュメントの印刷出力を指示する機能などを果たす。ユーザ管理機能は、ユーザ種別などのプロファイル管理や会議への出欠などのステータス管理を行う機能である。各種ドキュメントは、会議で使用される会議用資料（配布資料）、議事録、持ち帰り用資料（会議用資料の簡略情報、メモ情報）、警告文書（警告シート、警告メール）などであり、ドキュメント管理機能は、それらのドキュメント・データの記憶管理などを行う機能である。

管理サーバ１０は更に、会議用資料の識別情報を記憶し、返却された資料から読み取られた識別情報と、記憶している識別情報とを比較して、会議用資料の返却状態を検出する機能なども果たす。識別情報は、資料識別情報（ドキュメントＩＤ（Identification））、資料受取ユーザ識別情報（ユーザＩＤ）、資料ページ識別情報（ページ番号）などを含む情報である。会議用資料における返却状態の検出では、この識別情報に基づいて、資料の未返却者や返却された会議用資料における欠落ページの検出など、より詳細な返却状態の検出を行うようになっている。また、上記のユーザ管理機能では資料の未返却者の管理なども行い、ドキュメント管理機能では欠落ページの管理なども行うようになっている。

管理サーバ１０は更に、返却された会議用資料に手書きで記入されているメモ情報を抽出して持ち帰り用資料に転記する機能や、そのメモ情報に含まれている所定の文言を削除する機能なども果たす。所定の文言は、たとえば、外部公開を許可しない重要度や機密度の高い単語などの禁止ワードである。

複写機２０ａは、会議の出席者に対して会議用資料を印刷出力する機能を果たす。ここでは、管理サーバ１０から上記の識別情報が付加された会議用資料（ドキュメント・データ）を受信して印刷出力するようになっている。複写機２０ａは、たとえば、会議が行われる会場５０の入場口付近または場内などに設置されている。

複写機２０ｂは、会議の出席者から会議用資料の返却・回収を行う機能と、持ち帰り用資料や欠落ページの警告シートを印刷出力する機能を果たす。ここでは、スキャナ機能で読み取った会議用資料の識別情報を管理サーバ１０へ送信し、管理サーバ１０からの指示でその資料を回収または廃棄したり、持ち帰り用資料や欠落ページの警告シートを印刷出力したりするようになっている。複写機２０ｂは、たとえば、会議が行われる会場５０の退場口付近などに設置されている。

図２は、管理サーバ１０の構成を示している。管理サーバ１０は、制御部としてのＣＰＵ（Central Processing Unit）１１に、バス１２を介してＲＯＭ（Read Only Memory）１３と、ＲＡＭ（Random Access Memory）１４と、ハードディスク装置（Hard Disk Drive；ＨＤＤ）１５と、表示部１６と、操作部１７と、ネットワーク通信部１８とを接続して構成される。

ＣＰＵ１１は、ＲＯＭ１３に格納されているプログラムに基づいて管理サーバ１０の動作を制御する。ＲＯＭ１３には、ＣＰＵ１１によって実行される各種プログラムや各種の固定データが記憶されている。ＲＡＭ１４は、ＣＰＵ１１がプログラムを実行する際に各種のデータを一時的に格納するワークメモリや送受信に係るデータを一時的に保存する通信バッファなどとして使用される。

ハードディスク装置１５には、各種ドキュメントの画像データ（ドキュメント・データ）と、禁止ワードを示す禁止ワード情報と、ユーザ情報データベース４０と、管理データベース４１などが記憶される。各種ドキュメントは、前述した会議用資料、持ち帰り用資料、警告文書などである。禁止ワードは、前述した外部公開を許可しない単語などであり、複数種類存在する場合にはその複数種類の単語が登録される。

ユーザ情報データベース４０には、会議の参加対象となるユーザの情報が記憶されている。たとえば、ユーザ毎に、ユーザ名と、ユーザＩＤと、ユーザの認証情報（パスワードなど）と、ユーザの使用する端末（ユーザ端末）の電子メールアドレスなどが対応付けられて記憶されている。ユーザＩＤは、ユーザを識別するためのユーザ識別情報としての機能と、ユーザの属性を示すユーザ属性情報としての機能を備えている。属性は、たとえば、所属（企業、研究機関、大学など）、役職（管理職、一般職、学生など）、対象会議における重要度（重要、一般など）などである。

管理データベース４１には、ユーザ管理機能（プロファイル管理／ステータス管理）およびドキュメント管理機能で用いる各種のデータがユーザ毎に記憶されるようになっている（図４参照）。

表示部１６は、液晶ディスプレイなどの表示装置で構成される。操作部１７は、キーボード、マウス（ポインティングデバイス）などの入力装置で構成される。これらの表示部１６と操作部１７を通して、管理サーバ１０に関する各種設定やドキュメント・データの入力または作成などが行われる。

ネットワーク通信部１８は、ネットワークなどの通信路を介して複写機２０ａ、２０ｂなどと通信し各種データを送受信する。

図５は、複写機２０ｂの構成を示している。本実施形態では、会議用資料の印刷出力を行う複写機２０ａと、会議用資料の返却・回収などを行う複写機２０ｂとは構成が一部異なっている。双方とも複写機としての基本的な機能を備えているが、複写機２０ｂには資料の返却・回収機能が付加されている。

詳細には、複写機２０ａ、２０ｂは、原稿（資料）を光学的に読み取って画像データを取得し、その画像データを管理サーバ１０へ送信するスキャン機能、管理サーバ１０から受信した印刷データをラスタライズして得た画像を記録紙に印刷して出力するプリンタ機能などを備えている。ただし、複写機２０ａはスキャン機能を使用せずにプリンタ機能のみを使用するようにしており、複写機２０ｂは両機能を使用するようにしている。また複写機２０ｂは、読み取った原稿（資料）を回収して保管する回収保管機能や読み取った資料を廃棄する廃棄機能も備えている。

ここでは、複写機２０ｂの構成を説明し、複写機２０ａの相違点については後述する。

複写機２０ｂは、制御部としてのＣＰＵ２１に、バス２２を介してＲＯＭ２３と、ＲＡＭ２４と、不揮発メモリ２５と、操作表示部２６と、ユーザ認証部２７と、自動原稿搬送装置（Auto Document Feeder；ＡＤＦ）２８と、スキャナ部２９と、画像処理部３０と、プリンタ部３１と、ネットワーク通信部３２と、シュレッダー３３とを接続して構成される。さらに、鍵付き回収ボックス３４を備えている。

ＣＰＵ２１は、ＲＯＭ２３に格納されているプログラムに基づいて複写機２０ｂの動作を制御する。ＲＯＭ２３には各種のプログラムが格納されており、これらのプログラムに従ってＣＰＵ２１が処理を実行することにより上記の各機能が実現される。

ＲＡＭ２４は、ＣＰＵ２１がプログラムを実行する際に各種のデータを一時的に格納するワークメモリや画像データを格納する画像メモリ、送受信に係るデータを一時的に保存する通信バッファなどとして使用されるランダム・アクセス・メモリである。不揮発メモリ２５は、電源がオフされても記憶が保持されるメモリであり、装置固有の情報や各種の設定情報などが記憶される。

表示操作部２６は、各種の操作画面、選択画面、設定画面、案内画面などを表示する機能およびユーザから各種の操作を受け付ける機能を果たす。表示操作部２６は、たとえば、液晶ディスプレイなどで構成された表示部と、その画面上に設けられて押下された座標位置を検出するタッチパネルやテンキーや文字入力キー、スタートキーなどの操作部を備えて構成される。ユーザ認証部２７は、ユーザから認証用データ（ユーザＩＤおよびパスワード）を取得する機能を果たす。

自動原稿搬送装置２８は、給紙トレイにセットされた原稿（資料）を１枚ずつ送り出してスキャナ部２９による読取位置へ搬送し、排紙トレイまたはシュレッダー３３または鍵付き回収ボックス３４へ排出する機能を果たす。自動原稿搬送装置２８は、たとえば、上記の給紙トレイおよび排紙トレイと、原稿搬送機構と、読み取った原稿を装置内に一時蓄積する蓄積部（ストック部）と、蓄積部に蓄積した原稿の排出経路を、排紙トレイに通じる排紙経路、シュレッダー３３に通じる廃棄経路、鍵付き回収ボックス３４に通じる保管経路のいずれかに切り替える排出経路切替機構などを備えて構成される。

スキャナ部２９は、自動原稿搬送装置２８によって自動搬送される原稿を読取位置で光学的に読み取って画像データを取得したり、プラテンガラス上に載置された原稿を光学的に読み取って画像データを取得したりする機能を果たす。スキャナ部２９は、たとえば、原稿に光を照射する光源と、その反射光を受けて原稿を幅方向に１ライン分読み取るラインイメージセンサと、ライン単位の読取位置を原稿の長さ方向に順次移動させる移動手段と、原稿からの反射光をラインイメージセンサに導いて結像させるレンズやミラーなどからなる光学経路と、ラインイメージセンサの出力するアナログ画像信号をデジタルの画像データに変換する変換部などを備えて構成される。

画像処理部３０は、画像データに対して、画像補正、回転、拡大／縮小、圧縮／伸張など各種の画像処理を施す機能を果たす。

プリンタ部３１は、画像データに基づく画像を記録紙に印刷する機能を果たす。ここでは、記録紙の搬送装置と、感光体ドラムと、帯電装置と、レーザーユニットと、現像装置と、転写分離装置と、クリーニング装置と、定着装置とを有し、電子写真プロセスによって画像形成を行う、所謂、レーザープリンタとして構成されている。他の方式のプリンタであっても構わない。

ネットワーク通信部３２は、ネットワークなどの通信路を介して管理サーバ１０と通信し各種データを送受信する機能を果たす。

シュレッダー３３は、自動原稿搬送装置２８の蓄積部から送り込まれた原稿（資料）を裁断して廃棄する機能を果たす。シュレッダー３３は、たとえば、裁断機と裁断屑の収容ボックスなどを備えて構成される。鍵付き回収ボックス３４は、自動原稿搬送装置２８の蓄積部から送り込まれた原稿（資料）を回収して保管する機能を果たす。鍵付き回収ボックス３４は、たとえば、回収ボックス（ボックス本体）と、回収ボックスに開閉可能に取り付けられた開閉扉と、開閉扉の施錠装置などを備えて構成される。

以上が複写機２０ｂの構成であり、これに対して複写機２０ａは、シュレッダー３３と鍵付き回収ボックス３４を備えておらず、自動原稿搬送装置２８に蓄積部と排出経路切替機構が設けられていない構成とされている。

図４は、管理サーバ１０内に格納される管理データベース４１を示している。管理データベース４１は、ユーザ毎にユーザプロファイルとそのユーザプロファイルに対する管理ステータスを記憶管理するためのデータベースである。ユーザ（ユーザ名）は、会議の開催者などによって予め登録される。たとえば、ユーザ情報データベース４０にユーザ名を登録するのに伴い管理データベース４１に自動登録されるように構成してもよい。

ユーザプロファイルは、会議および会議用資料に関するユーザ個別の情報である。詳細には、会議の出欠状態を示す情報（出席／欠席）、会議用資料の返却・回収状態を示す情報（有り／無し）、会議用資料に書き込まれた手書きメモの有無を示す情報（有り／無し）、手書きメモ内の禁止ワードの有無を示す情報（有り／無し）、返却された会議用資料における欠落ページの有無を示す情報（有り／無し）である。これらの情報は、ユーザ毎に管理データベース４１のユーザプロファイルにおける各欄に記憶される。

管理ステータスは、ユーザプロファイルに応じた持ち帰り用資料や警告などの対応に関する状態（管理状態）を示す情報である。詳細には、ユーザプロファイルに対する総合的なステータスを示す情報（完了／警告）、持ち帰り用資料の有無（有り／無し）と合成出力の内容（議事録／メモ）を示す情報、出力制限の有無（有り／無し）と制限の内容（メモ／ページ）を示す情報、欠落ページに対する警告シートの有無を示す情報（有り／無し）、ユーザに対する警告文書の電子メール（警告メール）による連絡の有無を示す情報（有り／無し）である。これらの情報は、ユーザ毎に管理データベース４１の管理ステータスにおける各欄に記憶される。

次に、配布資料管理システム５の動作を説明する。図５は、管理サーバ１０と複写機２０ｂによる会議用資料の返却・回収動作の流れを示している。図６は、図５の動作においてエラー終了となった場合の再返却時の返却・回収動作の流れを示している。図７は、管理サーバ１０による持ち帰り用資料の作成・出力動作のサブルーチンの流れを示している。ここでは、図１を用いて配布資料管理システム５による全体の動作を説明しつつ、管理サーバ１０および複写機２０ｂによる上記の個々の動作を要所で交えながら説明する。

図１に示すように、ユーザＵはカンファレンスや重要会議などが開催される会場５０への入場時に、ユーザＩＤが収集されることでＩＤ認証が行われる。ユーザＩＤの収集は、たとえば、受付などに設置されている認証用端末などにユーザＩＤを入力することにより行う。なお、ＩＤおよびパスワードによる認証システムを用いる場合には、ユーザＩＤおよびパスワードを入力するようにしてもよい。入力されたユーザＩＤ（またはユーザＩＤおよびパスワード）は管理サーバ１０へ送信されて収集される（Ｆ１）。

管理サーバ１０は、収集したユーザＩＤ（またはユーザＩＤおよびパスワード）がユーザ情報データベース４０に登録されているか否かを確認する。登録されていてユーザＵを認証した場合には、管理サーバ１０は、会議用資料のドキュメント・データをユーザＩＤの属性に応じた出力形態で出力する。属性は、前述した所属、役職、対象会議における重要度などである。たとえば、対象会議における重要ユーザに対しては詳細情報を記載した資料を出力し、非重要ユーザに対しては詳細情報を記載していない資料を出力するようにしてもよい。

また管理サーバ１０は、出力するドキュメント・データの各ページに識別情報を付加する。識別情報は、ユーザＩＤとページ番号を含む情報である。会議用資料の受取者（返却者）は、ユーザＩＤより識別可能となる。会議用資料が複数種類ある場合でも、ユーザＩＤが資料種に対応していることでユーザＩＤより資料種も識別可能となる。また、ページ番号により、資料の各ページが識別可能となる。この識別情報に、更に資料種を直接的に識別するための資料ＩＤ（ドキュメントＩＤ）を含ませるようにしてもよい。

管理サーバ１０は、この識別情報をユーザに対応付けてハードディスク装置１５に記憶する。たとえば、ユーザ情報データベース４０、管理データベース４１に登録されているユーザＩＤに対応付けて、ページ番号、ドキュメントＩＤをハードディスク装置１５に記憶するようにしてもよい。

また管理サーバ１０は、識別情報を、たとえば二次元コードなどのコード情報（識別コード）に変換して各ページの余白領域に付加する。管理サーバ１０は、この識別コードを各ページに付加した会議用資料のドキュメント・データを複写機２０ａへ送信して印刷出力を指示する（Ｆ２）。

複写機２０ａは、管理サーバ１０から受信したドキュメント・データに基づく会議用資料７０の印刷を実行する。会議用資料７０は、各ページの余白領域に識別コード７１が印刷されて出力される（Ｆ３）。

なお、入場時のＩＤ認証を行う場所から複写機２０ａが離れている場合には、複写機２０ａの認証印刷機能（親展印刷機能）を使用して会議用資料７０の印刷出力を行うようにしてもよい。具体的には、ユーザＵはＩＤ認証を行った後に複写機２０ａに到着して、複写機２０ａのユーザ認証部２７からユーザＩＤ（またはユーザＩＤおよびパスワード）を入力する。複写機２０ａは、このユーザＩＤの入力を受け付けてからそのユーザ用の会議用資料７０の印刷出力を開始するように構成してもよい。

ユーザＵは、複写機２０ａから出力された会議用資料７０を受け取って会議に臨む。

図４に示すように、管理サーバ１０は、管理データベース４１において、ＩＤ認証を行ったユーザのユーザプロファイルにおける出欠状態を出席に更新する。また、たとえば、会議が開始されて所定時間が経過してもＩＤ認証が行われないユーザの出欠状態は欠席に更新する。図４に例示した管理データベース４１では、ユーザＡは欠席状態となっており、ユーザＢ〜Ｈは出席状態となっている。

会議が終了すると、図１に示すように、ユーザＵは会議用資料７０を持参して退場先の複写機２０ｂへ向かい（Ｆ４）、複写機２０ｂで会議用資料７０のスキャンを行うことにより、会議用資料７０を会議の開催者（配布者）に返却する。詳細には、ユーザＵは、複写機２０ｂにおける自動原稿搬送装置２８の給紙トレイに会議用資料７０をセットし、スタートボタンを押下する。複写機２０ｂは、これを受けて会議用資料７０を自動原稿搬送装置２８で自動搬送しスキャナ部２９で読み取り、読み取った資料を自動原稿搬送装置２８内の蓄積部に一時的に蓄積する。

ユーザＵが複写機２０ｂで上記の会議用資料７０を返却するための操作を行うと、図５に示す複写機２０ｂと管理サーバ１０による資料返却・回収動作が開始される（スタート）。複写機２０ｂのＣＰＵ２１は、上記の操作を受けて会議用資料７０のスキャンを実行し（ステップＳ１０１）、そのスキャンによって会議用資料７０の各ページから取得した、識別コードを含む画像データを管理サーバ１０へ送信する（ステップＳ１０２／図１のＦ５）。

管理サーバ１０では、ＣＰＵ１１は、複写機２０ｂから受信した画像データに含まれている識別コードからユーザＩＤを確認し（ステップＳ１０３）、そのユーザＩＤが管理データベース４１に登録されているか否かを判断する（ステップＳ１０４）。ユーザＩＤが登録されていない、または、ユーザＩＤを確認できないなどの場合には（ステップＳ１０４；Ｎｏ）、ＣＰＵ１１は、返却された会議用資料７０の排出指示を複写機２０ｂへ送信する（図１のＦ６）。

ユーザＩＤが登録されている場合には（ステップＳ１０４；Ｙｅｓ）、ＣＰＵ１１は、画像データに含まれている識別コードからページ情報（ページ番号）を確認し（ステップＳ１０５）、欠落ページに関する情報を管理データベース４１に記録する（ステップＳ１０６）。欠落ページがあると判断した場合には（ステップＳ１０７；Ｎｏ）、ＣＰＵ１１は、返却された会議用資料７０の排出指示を複写機２０ｂへ送信する（図１のＦ６）。

複写機２０ｂは、管理サーバ１０から排出指示を受信すると、会議用資料７０の排出動作を実行する（ステップＳ１０８）。詳細には、複写機２０ｂのＣＰＵ２１は、自動原稿搬送装置２８における排出経路切替機構を排紙トレイ側への経路（排紙経路）に切り替え、蓄積部に蓄積されている会議用資料７０を１枚ずつ送り出して排紙トレイへ排出するように自動原稿搬送装置２８を動作させる。自動原稿搬送装置２８による排出動作を終えると、今回の資料返却・回収動作をエラー終了する（エンド）。

ユーザＵは、このエラー終了を受けると、複写機２０ｂの自動原稿搬送装置２８から排出された資料（ドキュメント）の種類や欠落ページのマニュアル・チェックを行うことになる。

また管理サーバ１０では、識別コードに含まれているページ情報から欠落ページがないと判断した場合には（ステップＳ１０７；Ｙｅｓ）、ＣＰＵ１１は、返却された会議用資料７０の回収指示または廃棄指示を複写機２０ｂへ送信する（図１のＦ６）。回収および廃棄のいずれの指示を行うかは、管理サーバ１０において予め設定しておくようにしてもよい。さらには、ユーザＩＤまたはドキュメントＩＤから確認した資料種などに応じて自動的に回収または廃棄を選択しその指示を行うように構成してもよい。

複写機２０ｂは、管理サーバ１０から回収／廃棄指示を受信すると、回収／廃棄動作を実行する（ステップＳ１１０／図１のＦ７）。回収動作の場合には、複写機２０ｂのＣＰＵ２１は、自動原稿搬送装置２８における排出経路切替機構を鍵付き回収ボックス３４側への経路（保管経路）に切り替え、蓄積部に蓄積されている会議用資料７０を１枚ずつ送り出して鍵付き回収ボックス３４内に収容するように自動原稿搬送装置２８を動作させる。この鍵付き回収ボックス３４内に回収保管された会議用資料７０は、施錠装置を開錠して開閉扉を開けることによりボックス内から取り出すことができ、回収後に廃棄したり、焼却したりするなど任意の方法で処分することができる。

廃棄動作の場合には、ＣＰＵ２１は、自動原稿搬送装置２８における排出経路切替機構をシュレッダー３３側への経路（廃棄経路）に切り替え、シュレッダー３３の裁断機を駆動させる。そして、蓄積部に蓄積されている会議用資料７０を１枚ずつ送り出し、裁断機を通過させて裁断するように自動原稿搬送装置２８およびシュレッダー３３を動作させる。裁断屑は、シュレッダー３３の収容ボックスに収容される。裁断が完了すると、ＣＰＵ２１はシュレッダー３３の裁断機を駆動停止させる。

管理サーバ１０では、ＣＰＵ１１は持ち帰り用資料作成処理をサブルーチンで行う（ステップＳ１１１）。この処理は、複写機２０ｂへの回収／廃棄指示の送信後に直ちに開始するようにしてもよく、複写機２０ｂによる回収／廃棄動作の実行中に開始するようにしてもよく、回収／廃棄動作の実行後に開始するようにしてもよい。

管理サーバ１０は、作成した持ち帰り用資料のドキュメント・データを複写機２０ｂへ送信して印刷出力を指示する（図１のＦ６）。複写機２０ｂは、管理サーバ１０から受信したドキュメント・データに基づく持ち帰り用資料の印刷を実行し、印刷出力を完了すると、今回の資料返却・回収動作を正常終了する（エンド）。

一方、複写機２０ｂに返却した資料が戻されたユーザＵは、その資料をチェックし、資料に不備が見つかればそれを直して、資料を複写機２０ｂに再度返却するために前述した操作を同様に行う。

図６は、その再返却時の複写機２０ｂと管理サーバ１０による資料返却・回収動作の流れを示している。まず、図５で説明したステップＳ１０１〜Ｓ１０３およびステップＳ１０５〜Ｓ１０７と同様に、ステップＳ１２１〜Ｓ１２６を行う。管理サーバ１０による欠落ページの有無判断において、欠落ページがないと判断した場合には（ステップＳ１２６；Ｙｅｓ）、ステップＳ１２８へ移行する。欠落ページがあると判断した場合には（ステップＳ１２６；Ｎｏ）、ＣＰＵ１１は、警告シートのドキュメント・データと共に警告指示を複写機２０ｂへ送信する（図１のＦ６）。

複写機２０ｂは、管理サーバ１０から警告指示を受信すると、ドキュメント・データに基づく警告シートの印刷を実行して出力する（ステップＳ１２７）。警告シートには、たとえば、返却された資料に欠落ページがある旨の内容と警告文などを記載するようにしてもよい。また、管理サーバ１０は、返却された資料の識別コードに含まれているページ番号から欠落ページを特定できているので（ステップＳ１２４およびＳ１２５）、その欠落ページのページ番号情報も記載した警告シートを作成して複写機２０ｂに印刷出力させるようにしてもよい。

以下、図５で説明したステップＳ１０９〜Ｓ１１２と同様にステップＳ１２８〜Ｓ１３１を行い、この再返却時の資料返却・回収動作を終了する（エンド）。

図７に示す持ち帰り用資料作成処理では、管理サーバ１０のＣＰＵ１１は、該当するユーザＩＤ用の持ち帰り用資料の作成準備を行う（ステップＳ１４１）。たとえば、ユーザＩＤの属性に応じて持ち帰り用資料の編集形態を変えるような場合には、その確認などを行う。持ち帰り用資料に議事録を合成する場合には、そのデータを受信したか否かの確認などを行う。

議事録は、たとえば、図１に示すように、管理サーバ１０とネットワークで接続された会場５０内の端末６０などで作成され、管理サーバ１０に送信されるようになっている（Ｆ８）。

図７に示すように、ＣＰＵ１１は、複写機２０ｂから受信した会議用資料７０の画像データに対するＯＣＲ（Optical Character Reader）を実行し、会議用資料７０に手書きで記入されているメモ情報を抽出する（ステップＳ１４２）。

抽出したメモ情報に禁止ワードが含まれている場合には（ステップＳ１４３；Ｙｅｓ）、その禁止ワードをメモ情報から削除し（ステップＳ１４４）、ステップＳ１４５へ移行する。なお、この禁止ワードの削除では、禁止ワードのみを削除する他に、禁止ワードを含む文章全体を削除したり、禁止ワードを含むページのメモ情報全体を削除したりするようにしてもよい。抽出したメモ情報に禁止ワードが含まれていない場合、または、メモ情報を抽出しなかった場合には（ステップＳ１４３；Ｎｏ）、ステップＳ１４５へ移行する。

続いて、ＣＰＵ１１は、図６のステップＳ１２６における欠落ページの有無判断で欠落ページがあると判断していた場合には（ステップＳ１４５；Ｙｅｓ）、その欠落ページの情報を持ち帰り用資料に記載する情報から削除し（ステップＳ１４６）、ステップＳ１４７へ移行する。図５のステップＳ１０７および図６のステップＳ１２６における欠落ページの有無判断で欠落ページがないと判断していた場合には（ステップＳ１４５；Ｎｏ）、ステップＳ１４７へ移行する。

続いて、ＣＰＵ１１は、持ち帰り用資料に議事録を合成する（ステップＳ１４７）。更に、持ち帰り用資料に記載を許可する会議用資料の各ページの簡略情報を合成する（ステップＳ１４８）。ここでは、ステップＳ１４６で削除された欠落ページの情報は合成されないようになる。更に、メモ情報がある場合には持ち帰り用資料にそのメモ情報を合成する（ステップＳ１４９）。ここでは、ステップＳ１４６で削除された禁止ワードは合成されないようになる。また、禁止ワードを含む文章全体やページのメモ情報全体を削除した場合には、禁止ワードを含むそれらの情報が合成されないようになる。

そして、ＣＰＵ１１は、作成した持ち帰り用資料のドキュメント・データを複写機２０ｂへ送信して印刷出力を指示し（図１のＦ６）、本サブルーチンを終了してメインルーチンへ戻る（リターン）。

上述した持ち帰り用資料作成処理で説明した内容は一例であり、他に以下のような処理を行うようにしてもよい。たとえば、返却された資料の中に持ち帰り可能ページがある場合には、そのページを排出またはコピー出力するようにしてもよい。持ち帰り不可ページは、管理サーバ１０内に格納されている代替の持ち帰り用ページ（たとえば、表題のみ記載したページなど）を出力するようにしてもよい。持ち帰り用資料に合成する議事録やメモ情報は、持ち帰り用資料とは別の書類に編集して出力するようにしてもよい。たとえば、持ち帰り不可ページ（機密性の高いページ）に記入されているメモ情報は、そのページの番号および表題と共に別紙に一覧出力するようにしてもよい。また、配布資料の情報を簡略化（たとえば、表題のみや概略情報の記載など）した同ページ数の持ち帰り用資料（持ち帰り可能ページを含む）を出力する場合には、議事内容やメモ情報を該当ページに合成して出力するようにしてもよい。

図１に示すように、複写機２０ｂは、会議用資料７０を返却したユーザＵに対し（Ｆ４）、そのユーザ用の持ち帰り用資料８０を印刷出力する（Ｆ９）。会議用資料７０を複写機２０ｂに返却したユーザＵは、複写機２０ｂから印刷出力されたその持ち帰り用資料８０を受け取って退場し、持ち帰ることができる。

また管理サーバ１０は、ユーザのステータスに応じて、会議に関する各種書類を電子メール９０でユーザの端末に配信する（ステップＳＦ１０）。各種書類は、たとえば、会議の議事録、会議の欠席者用に編集した欠席者用書類、会議の出席者用に編集した出席者用書類、会議用資料の未返却者に宛てた警告文書などである。

以上の動作によって、図４に示すように、管理データベース４１にはユーザ毎にユーザプロファイルとそのユーザプロファイルに対する管理ステータスの各種情報が記憶される。

たとえば、欠席者に対しては電子メールで議事録や欠席者用書類などが送信される（ユーザＡ参照）。会議用資料の未返却者に対しては、電子メールで警告文書などが送信される（ユーザＢ参照）。会議用資料に欠落ページのある返却者に対しては、警告シートが出力され、その欠落ページが出力制限された持ち帰り用資料が出力される（ユーザＣ、Ｇ、Ｅ参照）。会議用資料に手書きメモのある返却者に対しては、その手書きメモと議事録などが合成された持ち帰り用資料が出力される（ユーザＣ〜Ｆ参照）。手書きメモに禁止ワードが含まれている返却者に対しては、手書きメモの中からその禁止ワードが出力制限された持ち帰り用資料が出力される（ユーザＣ、Ｄ参照）。会議用資料に手書きメモのない返却者に対しては、手書きメモは合成されず議事録などが合成された持ち帰り用資料が出力される（ユーザＧ、Ｈ参照）。

このように、本実施形態に係る配布資料管理システム５では、配布資料（会議用資料）に識別情報（識別コード）を付加して配布すると共にその識別情報を記憶しておき、返却された資料から読み取った識別情報と記憶されている配布資料の識別情報とを比較することで、配布資料の返却状態が検出可能となる。特に、識別情報にユーザＩＤを含ませることで、配布資料のユーザ別の返却状態が検出可能となる。また、識別情報にページ番号を含ませることで、返却資料（配布資料）における欠落ページが検出可能となる。このような配布資料の返却・回収に関する管理を自動で行うことができることにより、管理の強化を図ることができる。

また、識別情報を二次元コードなどのコード情報で配布資料に付加することにより、資料に記載される情報の邪魔になることなく、小さいスペースに高密度に印刷することができる。

また、返却された資料を直ちに鍵付き回収ボックス３４に回収保管したり、シュレッダー３３で廃棄したりできるので、その返却資料（配布資料）が外部に流出することによる情報漏洩を防止することができる。

また、配布資料を返却したユーザ（返却者）に対して、その配布資料の代わりに、配布資料における重要度や機密度の高い情報などが記載されていない持ち帰り用資料を渡すことができる。持ち帰り用資料に会議の議事録を合成した場合には、会議の議事内容を直ちに確認（レビュー）したり後で見直したりすることができて利便性が向上する。配布資料に手書きで記入されたメモ情報を持ち帰り用資料に合成した場合には、そのメモ情報が無駄になることを防止できる。また、メモ情報に含まれている、重要度や機密度の高い禁止ワード（所定の文言）を削除することにより、その禁止ワードに関連する重要／機密情報の漏洩を防止することができる。

以上、本発明の一実施形態を図面によって説明してきたが、具体的な構成はこの実施形態に示したものに限られるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲における変更や追加があっても本発明に含まれる。

たとえば、配布資料に付加する識別情報は、ユーザＩＤとページ番号を含み、更に資料ＩＤ（ドキュメントＩＤ）を含んでもよいことを実施形態で説明したが、この識別情報は、ユーザＩＤと資料ＩＤのうちの少なくとも一方のみで構成するようにしてもよい。資料ＩＤのみの場合には、返却された資料が配布資料であるか否かが検出可能であると共に、配布資料のページ数も資料ＩＤによって識別できるので、返却ページ数不足（欠落ページの有無とその枚数）も検出可能である。

配布資料に付加する識別情報は、二次元コードなどのコード情報に限らず、一次元コード（バーコード）や文字情報などでもよい。さらに、配布資料に記載（印刷）されている画像情報を識別情報として用いるようにしてもよい。画像情報の場合も実施形態で説明したコード情報などの識別情報と同様に、配布資料に画像情報を付加（印刷）して配布すると共に、その画像情報を大容量の記憶部（ハードディスク装置など）に記憶しておき、返却された資料から読み取った画像情報と記憶部に記憶されている配布資料の画像情報とを比較することで、配布資料の返却状態が検出可能となる。さらに、画像情報のみで資料種や欠落ページの検出も可能となる。

また識別情報は、配布資料に印刷（印字）して付加する構成に限らない。ＩＣタグなどの情報記憶部を備えた記録紙を用いることにより、記憶して付加するようにしてもよい。たとえば、複写機２０ａは、タグ情報の書き込み装置（ＩＣタグライタ）を備えて、配布資料の印刷出力時に各ページのＩＣタグにタグ情報（識別情報）を書き込む構成などとする。複写機２０ｂは、自動原稿搬送装置２８またはその近傍にタグ情報の読み取り装置（ＩＣタグリーダ）を備えて、返却資料のスキャン回収時に各ページのＩＣタグからタグ情報（識別情報）を読み取る構成などとしてもよい。

また、配布資料の返却者の識別は、配布資料に付加したユーザＩＤを用いる構成に限らない。複写機が備えるユーザ認証機能を用いるようにしてもよい。たとえば、返却者が複写機２０ｂでユーザ認証を行ってから配布資料の返却操作（スキャン開始操作）を行う構成とすることにより、認証したユーザが資料の返却者であることを識別できる。

また、実施形態では資料の配布用と返却・回収用の複写機を分けて構成しているが、複写機２０ｂを兼用するなどして１台の複写機で構成するようにしてもよい。また、資料の返却・回収を行うための装置（スキャナ機など）と、持ち帰り用資料の印刷出力を行うための装置（プリンタ機など）を分けて構成するようにしてもよい。また、管理サーバの機能、詳細にはユーザ管理機能およびドキュメント管理機能の一方または両方を、上記の資料返却・回収用装置（スキャナ機や複写機など）に備えて構成するようにしてもよい。

５…配布資料管理システム
１０…管理サーバ
１１…ＣＰＵ
１２…バス
１３…ＲＯＭ
１４…ＲＡＭ
１５…ハードディスク装置
１６…表示部
１７…操作部
１８…ネットワーク通信部
２０ａ、２０ｂ…複写機
２１…ＣＰＵ
２２…バス
２３…ＲＯＭ
２４…ＲＡＭ
２５…不揮発メモリ
２６…操作表示部
２７…ユーザ認証部
２８…自動原稿搬送装置
２９…スキャナ部
３０…画像処理部
３１…プリンタ部
３２…ネットワーク通信部
３３…シュレッダー
３４…鍵付き回収ボックス
４０…ユーザ情報データベース
４１…管理データベース
５０…会場
６０…端末
７０…会議用資料
７１…識別コード
８０…持ち帰り用資料
９０…電子メール
Ｕ…ユーザ

Claims (11)

1. 配布される資料の識別情報を記憶する記憶部と、
   返却された資料からその識別情報を読み取る読取部と、
   前記読取部で読み取られた識別情報と前記記憶部に記憶されている識別情報とを比較して、前記配布された資料の返却状態を検出する検出部と、
   を有する配布資料管理システム。
2. 前記配布される資料に前記識別情報を付加する識別情報付加部を有する
   ことを特徴とする請求項１に記載の配布資料管理システム。
3. 前記識別情報はコード情報である
   ことを特徴とする請求項２に記載の配布資料管理システム。
4. 前記配布された資料の受取者を記憶する受取者記憶部と、
   前記返却された資料の返却者を識別する返却者識別部と、
   を有し、
   前記検出部は、前記返却者識別部が識別した返却者と前記受取者記憶部に記憶されている受取者とを比較して、前記配布された資料の受取者別の返却状態を検出する
   ことを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１つに記載の配布資料管理システム。
5. 前記識別情報は、前記資料のページを識別可能な情報であり、
   前記検出部は、前記比較に基づいて前記返却された資料の欠落ページを特定する
   ことを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１つに記載の配布資料管理システム。
6. 前記返却された資料を回収保管する回収保管部を有する
   ことを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１つに記載の配布資料管理システム。
7. 前記返却された資料を廃棄する廃棄部を有する
   ことを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１つに記載の配布資料管理システム。
8. 前記返却された資料の代わりに持ち帰り用資料を印刷する印刷部を有する
   ことを特徴とする請求項１乃至７のいずれか１つに記載の配布資料管理システム。
9. 前記持ち帰り用資料には、前記配布された資料が使用された会議の議事録が印刷される
   ことを特徴とする請求項８に記載の配布資料管理システム。
10. 前記返却された資料を読み取ってその資料に手書きされているメモ情報を抽出する抽出部を有し、
    前記持ち帰り用資料には、前記抽出部で抽出されたメモ情報が印刷される
    ことを特徴とする請求項８または９に記載の配布資料管理システム。
11. 前記抽出部は、前記メモ情報から所定の文言を抽出した場合に、前記持ち帰り用資料に印刷されるメモ情報からその所定の文言を削除する
    ことを特徴とする請求項１０に記載の配布資料管理システム。

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