CN1855982B - 处理数字文档处理系统中的文档的方法和文档处理系统 - Google Patents

Abstract

处理联网文档处理系统100中的数字文档，包括用户工作站150，160、文档处理设备110，120，130以及控制系统140。存储器142用来存储和管理与工作站150，160的用户有关的数字文档。控制系统包括文档电子邮件服务器143，其中，服务器中的每个电子邮件项与控制系统存储器142中的数字文档关联。处理器141管理数字文档以及通过与文档电子邮件服务器同步，告知数字文档的所有者有关其状态，以便在用于所有者的相应电子邮件项中，动态地反映数字文档文件中的状态变化。工作站包括提供链接到文档电子邮件服务器143中的用户帐号的至少一个电子邮件文件夹的各自的电子邮件客户端152，162。

Description

处理数字文档处理系统中的文档的方法和文档处理系统

发明领域 

本发明属于文档管理领域。在许多专业环境中，人们必须管理在制图、阅读、复习、修订、归档等等方面起作用的文档。在许多情况下，多数人采用手工以实物形式，换句话说，通过将印刷或书写的纸件文档放在桌面上或抽屉中管理他们的文档。随着文档数量变得越来越大，对文档的管理也变得越来越困难。应付这种问题的一种方法是数字化所有文档以及在计算机系统中管理数字文档。然而人们恰恰喜欢通过以实物形式的文档，即打印在纸上工作，同时又不喜欢改变长期的习惯来适应自动化文档管理系统的操作。此外，通过硬拷贝和数字文档工作要求经常变换彼此类型以及反之亦然。实际上，这些变换通常要花费时间，令用户感到烦恼。 

更具体地说，本发明涉及用于处理数字文档处理系统中的文档的方法，所述系统包括： 

控制系统，具有用于保存数字文档的存储器， 

连接到控制系统的至少一个文档处理设备，诸如打印机、扫描仪和/或复印机，以及 

多个用户工作站，每个工作站包括各自的电子邮件客户端； 

多个工作站和控制系统，包括用于通过网络双向通信的各自的装置； 

该方法包括：存储和管理文档存储器中的数字文档，每个文档与至少一个文档处理设备中的处理操作有关，并且每个文档由多个工作站的用户的某一个拥有。 

另外，本发明涉及数字文档处理系统，用于实现该方法和计算机程序产品，促使处理器执行该方法。 

发明背景 

上述方法和系统例如从EP1229724了解。该文档描述了具有多个文档处理设备，诸如打印机、扫描仪和/或复印机的文档处理系统。这些设备通过网络连接到控制系统。该系统进一步包括工作站，诸如PCs。 工作站的用户能将打印作业提交给系统中的打印机。然后，将该作业通过网络发送到控制系统。控制系统包括用于存储数字文档，例如将由数字处理设备打印的文档或扫描的文档的存储器。每个数字文档与多个工作站的其中一个用户(在下文中，称为“所有者”)有关。例如，打印作业链接到提交打印作业的用户。扫描作业与在扫描控制台识别本人的用户有关。控制系统使用处理器来处理数字文档。在该系统中，通常不立即打印打印作业，而仅存储为数字文档。然后，用户能在文档处理设备的任何一个的控制台本地选择数字文档，以及提供用于被选数字文档的PRINT命令。经在文档处理设备的任何一个的控制台上显示，用户能获得有关他的数字文档的状态的信息，即“打印”或“未打印”。另外，在设备的扫描操作中生成的数字文档能上载到用户工作站。 

由此，可以使用已知系统来生成能上载、存储和在用户工作站管理的数字文档。然而，该系统局限于已经扫描的文档文件，而无法实现对所有类型的数字文档的更通用的方法。此外，用户必须通过几个处理步骤以便登录到系统，选择文件和将其加载到工作站。 

发明概述 

因此，需要将处理数字和物理文档、以简单的方法将一种形式转换成另一种，以及获得访问数字文档的容易操作的方法和系统，最好，用这种方式，人们不必过于改变他们的工作习惯。 

本发明的另一目的是在向用户提供有关他的文档文件的处理的信息中，提供一种友好的系统和方法。 

为实现本发明的目的，上述方法特征在于包括：操作文档电子邮件服务器和在其中生成用于控制系统存储器中的每个数字文档的各自的电子邮件项，电子邮件项与上述数字文档链接；允许电子邮件客户端通过连接到文档电子邮件服务器中的用户帐号的专用电子邮件夹，访问文档电子邮件服务器中的电子邮件项；以及使文档电子邮件服务器与存储器同步，以便在用于所有者的相应的电子邮件项中，动态地反映数字文档文件的状态改变。 

通过一种文档处理系统，也能实现本发明的目的，包括多个工作站，控制系统以及连接到控制系统的至少一个文档处理，诸如打印机、 扫描仪和/或复印机，多个工作站和控制系统包括用于通过网络双向通信的各自的装置；每个工作站包括各自的电子邮件客户端；控制系统包括：存储器，用于存储和管理与至少一个文档处理设备中的处理操作有关的数字文档文件，每个数字文档文件与多个工作站的用户(在下文中，称为“所有者”)有关；以及处理器，用于在程序的控制下，管理数字文档文件，以及告知所有者与所有者有关的数字文档文件的状态；其特征在于，控制系统包括文档电子邮件服务器，其中，使文档电子邮件服务器中的每个电子邮件项与控制系统中的数字文档文件的至少一个关联；电子邮件客户端的每一个具有链接到文档电子邮件服务器中的用户帐号的至少一个专用电子邮件夹；以及处理器，用来使文档电子邮件服务器和存储器同步，以便在用于所有者的相应的电子邮件项中，动态地反映数字文档文件的状态改变。 

根据本发明，使用专用电子邮件服务器，而服务器中的电子邮件链接到数字文档文件。电子邮件服务器和作业处理同步，以便确保电子邮件反映相应的文档文件的实际状态。在他的工作站，通过用户动作，诸如打开电子邮件、打印相应的文档文件、输入项、删除项、移动或拷贝项等等，或在文档处理设备，诸如打印或扫描文档，通常引起状态改变。 

用户的电子邮件客户端中的专用文件夹链接到电子邮件服务器，以便使那些链接的电子邮件自动地处于正确的电子邮件夹中。本发明的优点在于电子邮件对于即使是计算机初学者来说，也是一种非常熟悉的工具，而不必访问非常不熟悉的文件系统，用户现在能简单地检查电子邮件。此外，使用传统的电子邮件报告就能自动地报告状态的变化。例如通过以传统方式登录PC访问电子邮件，自动授权用户获得有关他的文档文件的状态信息。不需要专用的授权系统。 

每个文档处理任务，例如打印或扫描，自动地使电子邮件在文档的所有者的电子邮件客户端的专用文件夹中传送。由于电子邮件链接到数字文档，所有者现在可以很容易地访问这些文档，因此，可以例如轻易将其上载到他的工作站。同时，所有者能将该电子邮件移动到与所链接的数字文档有关的特定活动性预留的他的电子邮件客户端的其他文件夹中。发明人已经意识到，现今的用户时常将他们的电子邮件客户端用作具有与所有类型的活动性有关的定制文件夹的实际的文 档管理系统。本发明提供使用户所工作的所有文档适合能在他的电子邮件应用中处理的格式的简单方法，从而允许他将那些文档输入到他的实际文档管理系统中。另外，只要文档链接的电子邮件项仍然在所述专用电子邮件夹中，总保持更新，以便总是反映相关文档的实际状态。 

在本发明的实施例中，以附加到电子邮件项的数字文档的副本的形式，实现电子邮件项和数字文档间的链接。用这种方式，通过简单下载电子邮件项的附件，即可轻易实现从工作站访问数字文档。 

应注意到Research Disclosure Journal，数据库号472070，JimmySfaelos和Samuel Lester的“Smart printer email imageattachments”，是将打印作业作为电子邮件发送到网络打印机，其中，将打印的文档是电子邮件的附件。可以将返回电子邮件发送给用户，以便通过定价选项证实，以及允许用户完成打印指令。 

从US5499108了解到将扫描文档作为电子邮件附件提供给用户。这两个系统使用传统的电子邮件客户端以及没有采用与文档处理作业同步的特殊服务器。因此，无法获取最新更新的状态信息，也不能保证自动生成用于每个新文档的链接电子邮件。 

在本发明的实施例中，还使存储器和文档电子邮件服务器同步，以便动态地反映在相应的数字文档文件上的处理操作中，在电子邮件客户端的专用电子邮件夹中的电子邮件项的操作。 

代替必须使用不熟悉的装置专用系统命令，本发明以操作电子邮件的形式，为用户提供控制他的数字文档的简单方法。 

在该系统的实施例中，处理器用来与文档电子邮件服务器同步以便检测文档电子邮件服务器中的电子邮件项的操作，以及作为响应，根据该操作，改变与电子邮件项有关的数字文档文件的状态。用这种方式，电子邮件的操作直接影响所包含的数字文档，操作可以例如包括PRINT和DELETE功能。 

在该系统的实施例中，处理器用来响应判定已经从用户的所述专用电子邮件夹移去与数字文档有关的电子邮件项，删除存储器中的数字文档文件。 

在该系统的实施例中，处理器用来响应判定已经将电子邮件项插入用户的专用电子邮件夹中，在存储器中创建数字文档文件。在根据 本发明的系统中，将电子邮件拖拉或拷贝到专用的文件夹自动地导致在控制系统的存储器中，创建数字文档文件，可以稍后打印。如果希望，通过将具有作为附件的那个文档的电子邮件插入专用电子邮件夹，能打印除电子邮件外的文档。 

在该系统的实施例中，至少一个文档处理设备包括提供本地用户接口的数字文档打印系统，以及其中，处理器用来响应创建与在所述本地用户接口的所述数字文档有关的打印作业的用户，更新存储器中数字文档的状态。 

在该系统的实施例中，至少一个文档处理设备包括数字文档扫描系统，以及处理器用来响应创建扫描作业的用户，在文档电子邮件服务器中创建电子邮件项，其中，电子邮件项的附件包括由扫描系统生成的数字文档。 

在该系统的实施例中，至少一个文档处理设备包括包含扫描仪和打印机的数字文档复印系统，以及处理器用来响应创建复印作业的用户，在文档电子邮件服务器中创建电子邮件项，其中，电子邮件项的附件包括由扫描仪生成的数字文档。这些是将所扫描/复印的文档以电子文档形式提供给用户，而不必使用不熟悉的工具的简单和直接方法。 

在该系统的实施例中，至少一个文档处理设备具有用于指示包含数字文档文件的操作的本地用户接口，连接到控制系统的所述本地用户接口，用于操作在存储器中存储的数字文档文件。根据该实施例，可以从文档处理设备和从电子邮件客户端作用于用户的数字文档，尽管实际的操作可能并不相同。 

在该系统的实施例中，处理器用来在相关电子邮件项的字段中，根据相关处理作业，诸如打印作业、扫描作业、复印作业，表示数字文档的类型。在该系统的实施例中，处理器用来提取数字文档的标题，以及在相关电子邮件项的字段中指定它。在该系统的实施例中，处理器用来提取数字文档的内容以及在相关电子邮件项的字段中指定它。在该系统的实施例中，处理器用来在相关电子邮件项的字段中，指定数字文档的提交时间。这些方面的每一项功能帮助用户识别电子邮件列表中的数字文档。因此，这能有助于识别用户想了解当前状态的数字文档，和/或用户想控制的作业。也能帮助检索与用户已经归档和想在稍后阶段检索的数字文档，诸如归档打印证明、扫描文档或复印文 档有关的电子邮件。 

在本发明的具体实施例中，可以与相关电子邮件项一起打印数字文档，其中，在更大的纸上打印电子邮件项，以便后者可以绕所打印的文档折叠，形成文件夹或封套。在特定情况下，一个电子邮件项可以与多个数字文档关联，在这种情况下，可以绕所有打印文档折叠封套，从而形成方便档案。 

本发明的这些和其他方面从下文所述实施例中变得显而易见，并将参考所述的实施例说明。 

附图说明

图1表示根据本发明的系统的框图； 

图2表示用于执行根据本发明的方法的软件体系结构； 

图3表示根据本发明的用户界面，允许用户获得有关数字文档的状态信息以及通过电子邮件客户端，管理相关文档处理作业； 

图4表示适合于与本发明一起使用的文档处理设备的操作控制板； 

图5表示根据本发明的实施例，打印时的电子邮件项和所附文档；以及 

图6表示操作控制板的显示布局。 

优选实施例详述 

图1表示根据本发明的示例性文档处理系统100的框图。文档处理系统100包括至少一个文档处理设备，诸如打印机、扫描仪和/或复印机、多个工作站150、160、控制单元或服务器140以及用于将各个设备彼此连接的网络170。 

在图1的系统中，示出了三种示例性文档处理设备110、120和130。可以使用的适当的文档处理设备是例如OcéVarioPint 20×0系列的数字复印机。所有这些设备具有显示器和操作装置，诸如按键的各自的用户接口110、121、131，以及用于通过网络170双向通信的各自的装置115、125和135。数字文档打印系统110包括打印单元112，诸如激光打印机。数字文档扫描系统120包括扫描单元122，例如彩色扫描仪。数字文档复印系统130包括复印单元，由能单独使用的扫 描单元132和打印单元134组成。将意识到每一个文档处理设备受在适当的控制软件下操作、基于微处理器的内置控制单元(未示出)控制。文档处理设备也可以包括用于存储数字文档，诸如待打印的文档、已经扫描的文档，或正在复印过程中的文档的存储器(未示出)。 

文档处理系统100进一步包括多个工作站。示出了工作站150和160。工作站可以采用任何形式，诸如个人计算机(PC)、膝上型计算机或移动手持设备(例如个人数字助理(PDA)、移动电话或数字照相机)。通常，这种工作站将包括用于控制工作站和执行用户应用程序的处理器、用户输出设备(例如显示器)、用户输入设备(例如键盘或鼠标)、工作存储器(例如RAM)、用于存储控制处理器的程序和用于存储将提供给文档处理设备或从其接收的数字文档的存储设备(例如硬盘、固态存储器，诸如闪存，未示出)。工作站的这些部件是非常熟悉的，因此在图中未示出。工作站150和160的每一个还包括各自的电子邮件客户端152、162。电子邮件客户端最好是使用用于连接到一个或多个电子邮件服务器的适当传统电子邮件协议(诸如IMAP、Microsoft Exchange或HTTP)的传统的电子邮件客户端，如Microsoft的Outlook或Outlook Express。多个工作站150、160、文档处理设备110、120、130以及控制系统140(在下文描述)包括用于通过网络170双向通信的各自的装置155、165、145、115、125、135。网络可以使用任何适当的媒体，诸如有线网络(例如以太网)或无线网络(例如WIFi、蓝牙等等)。高级协议可以来自用于互联网的TCP/IP协议簇。通信装置155、165、145、115、125、135可以使用传统的硬件和/或软件实现。 

控制系统140包括处理器141、文档电子邮件服务器143和存储器142和144。 

存储器142用于存储和管理用于文档处理设备110、120和130的数字文档文件和相关的文档处理作业。通常，在本发明的上下文中，数字文档作业与处理作业，即用于打印数字文档以便产生物理文档的打印作业，或用于扫描物理文档，从而生成数字文档文件的扫描作业，或连续由扫描作业和打印作业组成的复印作业有关。在下文中，术语“作业”将用于数字文档及其相关处理作业的组合，除非另外指示。 

每个作业/数字文档与多个工作站的用户有关。这种用户将称为“所 有者”。为维持其关联，存储器142可以存储用于每个作业的包括该关联的字段。可以使用传统的硬件和软件，诸如熟悉的计算机服务器系统来构成控制系统。在适当的程序的控制下，处理器141管理在存储器142中存储的作业。程序也可以存储在相同的存储器142中，或在另一，最好是非易失存储器中。为能管理作业，控制系统140连接到每个文档处理。可以以任何适当的方式实现连接。图1举例表示控制系统140和文档处理设备130间的1对1链接。这种链接可以是私有的。另外，可以使用网络连接170，如图1所示，用于文档处理设备110和120。在该例子中。相同的网络媒体用作用于工作站150、160和控制系统140间的通信。将意识到网络技术可以是混合的，其中，使用传统的技术，诸如网桥、路由器或网关，可以耦合不同技术。经连接，控制系统140能将数字文档提交给文档处理设备(例如设备110或120)，和/或从文档处理设备(例如从设备120或130)接收数字文档。 

作为打印作业的一部分，作业所有者可以已经指示/选择了处理设备。这可以以任何适当的方式实现。例如，用户可以通过按在可选择打印机列表中的名称识别打印机，或通过指定打印机或打印作业的属性，诸如彩色、高质量、高速度等等，指定/选择打印机。然后，控制系统140使用该信息来将打印作业发送到适当的打印机。如果未完全识别打印机(例如按属性指定)，控制系统可以选择适当的打印机。 

另外，可以以将打印作业直接从工作站提交到被选打印机和每个打印机将所有接收作业报告给控制系统140的方式，设计该系统。 

应注意到实际上，控制系统本身是知道如何能控制一个或多个文档处理设备以及与由文档处理设备处理的作业的实际状态完全保持最新(同步)。这种系统的例子是OcéIntra Logic工具。控制系统140可以但不需要具有允许操作者或用户直接控制该控制系统140的用户接口。另外，可以将控制系统140实现为单独的设备，但也可以包含在文档处理设备中，或甚至作为分布式系统，包含在所有文档处理设备中。 

在该系统的环境内，经网络、提交给文档处理设备以便打印的、用于打印的数字文档文件是第一类型和第二类型中的任何一个。第一类型的文件要求直接打印，即，在装置上，在操作者部分没有另外的 动作，而第二类型的文件仅要求存储在设备的存储器中，并不打印，直到操作者通过选择文件和启动用于它的打印过程，在设备的本地用户接口明确这种清楚为止。所包含的文件类型从添加到该文件的属性中变得显而易见。 

第一种的数据文件的处理进一步称为自动打印(AP)以及在设备中包含打印队列。 

第二类型的数据文件的处理称为交互式打印(IP)以及也称为“邮箱打印”。邮箱打印的过程在申请人的专利EP129724中描述过以及在下文中概述。 

当在打印机或控制系统140接收第二类型的打印文件时，不管情形如何，从文件提取多个预定元数据，诸如所有者的姓名和文件本身的名称，并存储在管理系统中维护的清单中，然后，与所有者的姓名一起，将文件本身无变化地存储在接收设备的存储单元中。存储单元结合管理系统可以说形成用于文档文件的“逻辑存储空间”集，在下文中称为“邮箱”，每个邮箱分配给一个用户。当打印机的操作者想打印特定的文档文件时，他通过按压打印机设备的用户接口的适当按键，调用所接收的文档文件的清单。然后，自动显示、按所有者姓名排序文档文件的清单。 

参考图4，表示文档处理设备的用户接口操作控制板，具有显示器410和操作键，包括START键420。在显示器中，示出了用户列表430，选择其中一个(“Ruud”，以及示出用于该用户的文档列表(450)，然后，操作者可以选择列表中的期望文档文件460，以及通过按压用户接口上的PRINT按键420，启动打印过程。当打印第二类型的文档文件时，仍然将其存储在存储单元中，由用户移去为止。它仍然可选择打印，尽管已经做了标记，例如通过勾号标记470，来表示已经打印它。邮箱中的文档文件按提交时间排序。 

本发明主要打算与第二类型(IP)的打印文档文件一起使用，因为这种文件实际上是永久的。然而，本发明也可以应用于第一类型(AP)的文件，尽管这些文件通常是有效的，只要它们存在于打印队列中。后者也应用于通常可获得的基于队列的自动打印系统。 

“邮箱”的原理也可以用在文档扫描中。如申请人的专利EP1229724中所述，扫描会话可以从用户在数字复印设备的本地用户 接口，识别本人，例如通过输入标识码开始。然后，可以扫描文档，以及将扫描数据文件自动存储在用户名下的设备的存储器中，即他的邮箱。用户现在可以回到他的工作站，登录到复印机设备以及要求纵览他的邮箱中的扫描文件。然后，他可以选择它们中的一个或多个以及将那些下载到他的工作站。本发明的发明人也设想采用邮箱扫描。 

本发明的工作将进一步说明将作业(数字文档文件)均存储在控制系统140中的系统。技术人员直接考虑另外的系统体系结构，其中，将文档文件存储在文档处理系统本身中，以及控制系统仅用于协调。该实施例包括在本发明中，以及由附加权利要求包括。 

根据本发明，用户通过电子邮件，保持他的作业的实际状态处于最新状态。为此，控制系统40包括专用文档电子邮件服务器143和相关的存储器144。该文档电子邮件服务器143中的电子邮件项与控制系统的至少一个作业(例如具有在存储器142中存储的相关文档以及由处理器141监控其状态)关联。电子邮件客户端152、162分别具有链接到文档电子邮件服务器中的用户帐号的至少一个电子邮件夹。用这种方式，通过由数字文档的所有者使用的电子邮件客户端，使与文档电子邮件服务器143中的作业状态有关的电子邮件可见。能以电子邮件服务器公知的传统方式，控制用户账号和电子邮件的访问。能用允许处理器与文档电子邮件服务器同步以便根据相关作业的实际状态，发出和动态更新状态电子邮件的软件编程处理器141。有利地，处理器141不仅执行用于控制(和同步)文档处理设备的软件，而且还执行用于电子邮件服务器的软件。这大大地简化了同步。用于使实际文档状态与相关电子邮件同步的软件可以采用电子邮件服务器中的插件的形式。 

图2示例说明通过用于执行上述功能的程序指令，主软件模块中的软件的示例性配置。将意识到技术人员可以设计用于相同目的的其他的实现。 

在图2的示例性配置中，控制系统140具有两个主软件模块210和220。模块210原则上是传统的，以及涉及控制文档处理设备。在图2的配置中，将该模块细分成用于与文档处理设备通信的低级模块212和用于执行实际控制和监控状态的高级(应用级)模块214。很清楚，模块210将数据用于执行控制和监控。块240表示可以维护的数 据部分。在该例子中，块240的每一行存储与由控制系统维护的一个作业有关的数据。对每个作业，可以维护作业标识符(例如名称或编号)。示出了作业标识符ID-1、ID-2和ID-3。对每个作业，通常将维护至少一个状态字段。状态字段可以表示由文档处理设备执行作业的最后一个已知状态。控制系统140可以以任何适当的方式，例如通过轮询或基于中断，从文档处理设备获得。对三个所述作业，状态字段分别是St-1、St-2、ST-3。对打印作业，这种状态可以是：存储、正打印、已打印、错误等等。对多个作业型系统，也可以使用包含作业类型，诸如打印、扫描、复印的另外的字段。作为作业的一部分的实际数字文档文件具有标识符，诸如文档名/标题。这种文档标识符能看作作业标识符的附录。对三个上述作业，附录标识符分别是Ap-ID1、Ap-ID2、Ap-ID3。在存在用于作业的不至一个文档的情况下，将要求除图2中的简单结构外的另外的配置(例如每个作业使用多个文档字段、每个作业使用多行、使用允许动态列表的指针等等)。这些技术是非常熟悉的。迄今所述的字段很容易维护在主存储器，诸如DRAM中。由于实际文档相对大，图2表示将文档存储在后台存储器，诸如图1的存储器142中的文档的配置。该文档的指针(例如文件标识符或URL/URI)可以存储在块240中。对三个上述作业，指针分别是j-ptr1、j-ptr2、j-ptr3。 

模块220涉及图1的文档电子邮件服务器143的任务。核心电子邮件服务器软件表示为项224。该模块224可以是传统的。块250示例说明可以在服务器中，维护用于电子邮件的数据。块250的数据存储在存储器224(图1)中，不需要是物理上单独的存储器。 

同样地，为了说明，示出了简单的配置。可以使用更复杂的配置以及实际上，电子邮件服务器及其数据可以是传统的。在该例子中，数据行用于每个电子邮件。每行包括电子邮件标识符。理想地，电子邮件标识符与其对应的作业标识符匹配。另外，可以使用直接映射机制来将块250中的电子邮件链接到块240中的作业。在图2的例子中，示出了电子邮件标识符ID-1和ID-2。存在另外的传统的电子邮件字段，诸如发送者、接收者、主题等等。在下文中，将论述有关在根据本发明的系统中，如何使用这些字段。 

模块222表示用于确保块250中的电子邮件数据表示块240中的 作业状态信息的程序指令。由此，模块222处理传统的控制任务与电子邮件代表之间的同步。同步模块222可以实现为电子邮件服务器224中的插件。这提供电子邮件的完全访问和控制。同步模块222可以使用任何机制，用于保持作业状态到最新状态，以便更新相应的电子邮件，或响应电子邮件的变化，更新作业状态。例如，可以使用轮询或触发(例如中断)技术。 

模块226表示由电子邮件服务器224使用来与电子邮件客户端通信的软件。该软件可以是常规的，以及包括适当的网络协议。 

主模块230表示客户端，即如图1中的站150或160的工作站中的软件。该软件也可以是常规的。可以包括子模块232，用于与服务器的模块226通信的子模块232和表示实际电子邮件客户端的子模块234，诸如Microsoft Outlook。 

根据本发明，控制系统140中用户的邮箱的变化，或根据具体情况而定，在文档处理设备110、120、130的任何一个中，以电子邮件的形式，报告给用户登录的工作站。特别地，当在用户邮箱中输入新数字文档文件(作业)时，在专用电子邮件服务器143中，创建相应的电子邮件项。可以以下述方式的任何一个，在邮箱中输入新数字文档文件，应当理解，下面列出的列表用于说明目的，并且不一定要完全满足： 

-从用户工作站提交用于打印的数字文档，并存储在存储器142中的用户邮箱中 

-当用户在所述设备识别出自身后，在扫描过程中，在其中一个文档处理设备，创建数字文档文件，并存储在存储器142中的用户邮箱中 

-当用户在所述设备识别出自身后，在复印过程的扫描阶段中，在其中一个文档处理设备，创建数字文档文件，并存储在存储器142中的用户邮箱中 

-由电子邮件服务器143从用户电子邮件客户端接收具有附加数字文档的电子邮件 

-将具有附加数字文档的电子邮件从用户电子邮件客户端中的另一电子邮件夹移动(拖拉)到客户端中的专用电子邮件夹，在这种情况下，本发明利用传统的电子邮件过程，其中， 客户端将动作自动地报告给服务器，更新相关帐号。在另一电子邮件夹与不同于专用的电子邮件服务器143的网络中的上述通用电子邮件服务器链接的情况下，必须作出从通用电子邮件服务器到专用电子邮件服务器143的文件传送(注意并非现今每个电子邮件系统适合于该操作，但大多数是)。 

在后两种情况下，由服务器143将电子邮件附件自动解释为待存储在存储器142中的邮箱中的数字文件。 

电子邮件项的常规字段可以有利地用来表示数字文档的属性和相关的处理作业，诸如在图2的块240中所示。编程处理器141经编程用来来表示与数字文档有关的电子邮件项的字段中的数字文档的下述属性的至少一个： 

-数字文档的所有者。这可以例如插入到电子邮件的发送者(接收者)字段中。 

-相关文档处理作业的类型(例如打印、扫描、复印)。例如，这可以在电子邮件的主题字段中表示。如果主题字段表示不只一个属性，作业类型最好是第一要素(例如通过按主题字段排序，允许快速识别相同类型的数字文档。) 

-数字文档的标题。这也可以在主题字段中表示，例如在作业类型的描述后。该文档标题可以以许多方式获得。例如对打印作业，可以使用将打印的文件的名称，可以从文档中的元数据获得标题，或可以用能够表示内容(例如首词、标题式样中的首词等等)的适当词汇，分析文档的内容。文档分析本身是公知的。如果文档还不是以“原文”形式，例如当文档是扫描文件时，可以使用第一OCR(光学字符识别)技术。如果未能找到标题，可以表示缺省标题，诸如“无标题”或“未知标题”。 

-文档的内容的表示。可以在电子邮件的主体中表示。该表示可以采用任何适当的形式，诸如首行或文档的图形表示，或文档的页(例如首页)的缩略图表示。 

-数字文档的全部内容。最好放在电子邮件项的附件中。对打印作业，可以是打印证明(即，(将)打印的实际图像)。对扫描作业，可以是实际文档。优选附件格式是PDF和TIFF， 因为这些是通用的。文档可以是任何适当的表示，诸如图形、原文或组合(例如以图形表示为打印/扫描、但如果是原文的，可选择)。有利地，附件名可以与文档名相同。 

-相关文档处理作业的提交时间。可以是例如插入电子邮件项的日期/时间字段中。 

-另外的属性，诸如页数，以及对扫描文档，单面还是双面扫描这些页，可以插入到消息的主体中。图3示例说明电子邮件客户端(在这种情况下，为MicrosoftOutlook Express)的示例性用户接口的原理。项300表示链接到根据本发明的文档电子邮件服务器的文件夹(其他文件夹链接到也容纳在网络环境中，但不具有与本发明有关的特定功能的另一通用电子邮件服务器，未示出)。在该例子中，使用一个文件夹，名为Variofolder。在该文件夹中表示用于在所有文档处理设备中处理的所有数字文档。将意识到可以更容易使用更多文件夹，例如每个设备一个文件夹。如果需要，也可以使用不只一个控制系统，其中，每个控制系统可以链接到一个文件夹。项310表示数字文档的所有者，为使用该电子邮件客户端，已经登录的用户。对在扫描系统上控制的扫描作业，用户需要将其本人识别为计算机/电子邮件系统的用户。在该例子中，在发送者和接收者字段中表示用户。项320和330表名主题字段。在这种情况下，项320示出作业类型以及项330示出数字文档名。 

当用户点击附件标记370时，可以显示当前被选数字文档的附件，如示例性MS Outlook Express应用的用户所公知的。最好但不一定，附件名与数字文档本身的名称相同。点击附件标记370打开菜单，允许用户将附件下载到他的工作站。 

将意识到作业可以包含不只一个文档，在这种情况下，可以不只一个附件。项340表示作业的处理时间，即打印作业的提交时间，或45表示作业的处理时间，即打印作业的提交时间，或扫描作业的扫描时间。项350和360表示主消息体的部分。项360表示文档的内容的部分。项350包含其他属性，包括文档的页数。 

在本发明的实施例中，允许邮箱中的数字文档的所有者操作与该文档有关、在他的专用文件夹中的电子邮件项，控制该文档。操作可以包括来自传统的电子邮件客户端的那些操作，如删除、打印、创建、 复印、移动或转发电子邮件。 

操作客户端中的电子邮件项影响电子邮件文档服务器143中的相应的电子邮件项。最好，通过编程处理器141来与电子邮件文档服务器143同步，以便确定文档电子邮件服务器的电子邮件项的操作。参考图2，通过同步模块222，执行该检测。响应确定服务器中电子邮件项的操作，处理器141更新在用户邮箱中存储并与电子邮件项关联的数字文档的状态。状态更新由操作的类型而定。将意识到可以将电子邮件项与不只一个文档处理作业关联。 

例如，控制状态更新(＝动作)的下述电子邮件操作会发生： 

-从用户的电子邮件夹移去与打印作业有关的电子邮件项：删除相关数字文档 

-在用户的电子邮件夹中，插入与打印作业有关的电子邮件项：创建包括电子邮件项和/或电子邮件项的附件的数字文档。 

-改变电子邮件夹，与文档文件有关的电子邮件项的顺序：重新配置文档处理设备的用户接口中，用邮箱表示的所包含的数字文档，以便反映电子邮件夹中的顺序。 

-打印用户的邮箱中的数字文档，通过启动打印机控制台的打印按键，在该用户的电子邮件客户端的列表中的相应电子邮件项中标记。该标记与打印机(图4)的控制台显示器中的勾号标记470同步。对于实际执行，用法可以由现有的电子邮件客户端的已知现有概率组成，诸如放置标志标记。 

将理解到本领域的技术人员可以通过控制系统控制的其他动作与电子邮件项上的操作关联。 

注意当前大多数电子邮件客户端不允许用户随意地改变电子邮件项的顺序。用户可以基于某些规则，排序或过滤电子邮件。未来的电子邮件客户端可以支持顺序的随意改变。通过将该功能性包含在新电子邮件客户端中，或通过现有的电子邮件客户端中的插件，现在已经能支持这种功能。 

发明人所设想的其他电子邮件操作是将与文档有关的电子邮件从专用文件夹300拷贝或移动到用户的电子邮件客户端的其他文件夹的任何一个。如果其他文件夹不链接到专用的电子邮件服务器，但链接 到网络中的上述通用电子邮件服务器，这将包含从电子邮件文档服务器143到通用电子邮件服务器的电子邮件项和文档的所附拷贝的传送。这种操作为用户提供将他的电子邮件客户端用作文档管理系统的机会，因为可以采用额外的文件夹来成组存储与文档有关的电子邮件项。 

在本发明的具体实施例中，使用电子邮件客户端的常规打印按键，可以“打印”在文档电子邮件服务器中存储以及在客户端的相关电子邮件夹中示出的电子邮件项。在那种情况下，使电子邮件项本身和所附数字文档文件放在用户的邮箱中，作为打印作业，以及当启动打印作业时，连续打印电子邮件项本身和所附的数字文档。如图5所示，根据特定打印机的能力，即通过将电子邮件项510本身自动打印在大的纸张500，例如A3上，这可以用特定的方式实现，其中，在该例子中，正常打印过程使用A4，以及在正常纸张540上附加文档内容530，以便大的纸张520可以折叠为文件夹或“文件套”，其中，能容纳打印文档。如果打印机不适合打印A3，可以用与标题页相同的方式，使用单一正常纸张。在电子邮件项具有多个额外附件文档的情况下，“文件夹”形式将变得更加方便。用这种方式，可以通过将几个文档文件附加到一个电子邮件项上，编译档案。本地打印机用户接口中，如图6的示例性形式所示，可以在控制台显示器410上的作业列表中，成组示出了电子邮件体610和附件或几个附件620，以及能立即选择并通过单一命令打印。另外，文件夹520可以按名称和可能组成集合的各个数字文档的其他细节打印，而不是相关电子邮件项的内容。 

同时，可以在该具体实施例中实现扫描。以将扫描文件附加到单一电子邮件项中为目的，可以扫描文档集，作为多个附件。这可以通过例如将硬拷贝文档与中间的机器可识别单独页合并来实现。这种机器可识别单独纸可以具有特定的颜色或特定的图形，诸如在它们上印刷的条码。然后扫描整个集，其中，通过扫描软件，自动识别单独页，以及每次识别单独页时，定义新扫描文件。在完成扫描过程后，扫描文件存储在用户的邮箱中，作为相关文件。以与具有多个附加打印文件的打印作业相同的方式，它们可以在本地设备显示器上显示，如图6所示。同时，在文档电子邮件服务器中自动创建电子邮件项，以及附加扫描文件，作为单独附件。 

将会认可，通过用作为附件的文档，创建新电子邮件项，能在邮箱中创建数字文档。另外，通过应用程序，诸如Microsoft Word中的传统的打印操作，可以创建用于打印的数字文档。经打印服务，然后，将待打印的文档提交到控制系统140，其中，存储在用户的邮箱中。响应接收该文档，然后，控制系统140创建相应的电子邮件项。然后，用户可以使用该电子邮件项及其附件，用于活动性专用电子邮件夹中的文档管理，此外，也可以跟踪数字文档的任何状态变化。 

将会认可，可以通过更新单一电子邮件项表示数字文档，来反映实际状态。每次文档的状态改变时，无需在文件夹中创建新的额外的电子邮件，导致用于一个数字文档的不只一个电子邮件。在根据文档的状态改变结果，改变电子邮件后，自动高亮显示电子邮件为未读。另外，显然可以使用其他引起注意的要素，诸如设置标记图标。用这种方式，用户可以容易地识别其状态当前已经改变的作业。从图3，用户能快速地获得用于多个文档处理的作业的概述也是很显然的。目前，Microsoft Exchange已经提供电子邮件项的这种“更新”的功能，通过删除当前的电子邮件项，以及基本上同时生成新电子邮件项和新状态，实现相同效果。用这种方式，在电子邮件夹中，不显示过时信息。 

将会认可，本发明还扩展到所实现的计算机程序，特别是在载体上或中的计算机程序。程序可以以源代码、目标代码、代码中间源和目标代码，诸如部分编译形式，或以用在实现根据本发明的方法中的任何其他适当的形式。载体可以是能执行程序的任何实体或设备。例如，载体可以包括存储介质，诸如ROM，例如CD ROM或半导体ROM，或磁记录介质，例如软盘或硬盘。另外，载体可以是可以经电或光缆，或通过无线电或其他装置传送的可传输载体，诸如电或光信号。当程序嵌入这种信号中时，载体可以由这种电缆或其他设备或装置构成。另外，载体可以是嵌入程序的集成电路、适合于执行，或用在相关方法的性能中的集成电路。 

应注意到上述实施例示例说明而不是限制本发明，以及本领域的技术人员将能在不背离附加权利要求的范围的情况下，设计许多另外的实施例。在权利要求书中，位于圆括号间的任何标记不应当视为限制权利要求。使用术语“包括”和其变形不排除存在除在权利要求中 阐述的元件或步骤。在元件前的冠词“a”或“an”不排除存在多个元件。本发明可以通过包括几种不同元件的硬件，或通过适当的编程计算机实现。在列举几个装置的设备权利要求中，这些装置的几个可以通过一个和硬件的相同项实现。在相互不同的独立权利要求中引用的某些措施的事实不表示这些措施不能组合使用。 

Claims (16)

1.一种处理数字文档处理系统中的文档的方法，

所述系统包括：

控制系统(140)，具有用于数字文档的文档存储器(142)，

连接到控制系统(140)的至少一个文档处理设备，诸如打印机(110)、扫描仪(120)和/或复印机(130)，以及

多个用户工作站(150，160)，分别包括各自的电子邮件客户端(152，162)；

多个工作站和控制系统包括用于通过网络(170)双向通信的各自的装置(145，155，165)；

该方法包括：

存储和管理文档存储器(142)中的数字文档，所述数字文档分别与至少一个文档处理设备中的处理操作有关，以及各由多个工作站的用户中的其中一个所拥有，

该方法的特征在于，包括：

提供专用文档电子邮件服务器(143)，而且在其中生成和存储用于控制系统的文档存储器(142)中的每个数字文档的各自的电子邮件项，电子邮件项与该数字文档链接；

允许电子邮件客户端(152，162)通过连接到专用文档电子邮件服务器中的用户帐号的专用电子邮件夹，访问专用文档电子邮件服务器(143)中的电子邮件项；以及

使专用文档电子邮件服务器(143)与文档存储器(142)同步，以便与数字文档文件相应的电子邮件项动态地反映数字文档文件的实际状态改变。

2.如权利要求1所述的方法，进一步包括

使文档存储器(142)和专用文档电子邮件服务器(143)同步，以便动态地反映在相应的数字文档文件上的处理操作中，在电子邮件客户端(152，162)的专用电子邮件夹中的电子邮件项的操作。

3.一种文档处理系统(100)，包括多个工作站(150，160)，控制系统(140)以及连接到控制系统的至少一个文档处理设备(110，120，160)，诸如打印机、扫描仪和/或复印机，多个工作站和控制系统包括用于通过网络(170)双向通信的各自的装置(145，155，165)；

工作站(150，160)的每一个包括各自的电子邮件客户端(152，162)；

控制系统(140)包括：

文档存储器(142)，用于存储和管理与至少一个文档处理设备中的处理操作有关的数字文档文件，每个数字文档文件为多个工作站的用户拥有；以及

处理器(141)，用于在程序的控制下，管理数字文档文件，以及通知用户关于该用户所拥有的数字文档文件的状态；

其特征在于，

控制系统(140)包括专用文档电子邮件服务器(143)，其中，使专用文档电子邮件服务器中的每个电子邮件项与控制系统中的数字文档文件的至少一个关联；

向每个电子邮件客户端(152，162)提供链接到专用文档电子邮件服务器(143)中的用户帐号的至少一个专用电子邮件夹，用以在其中生成和存储用于控制系统的文档存储器(142)中的每个数字文档的各自的电子邮件项，电子邮件项与所述数字文档链接；以及

处理器(141)用来使专用文档电子邮件服务器(143)和文档存储器(142)同步，以便与数字文档文件相应的电子邮件项动态地反映数字文档文件的实际状态改变。

4.如权利要求3所述的系统，其中，处理器(141)还用来使文档存储器(142)与专用文档电子邮件服务器(143)同步，以便动态地反映在相应的数字文档文件上的处理操作中，在电子邮件客户端的专用电子邮件夹中的电子邮件项的操作。

5.如权利要求3或权利要求4所述的系统，其中，通过附加在电子邮件项上的数字文档的副本，链接电子邮件项和数字文档。

6.如权利要求4所述的系统，其中，处理器(141)用来与专用文档电子邮件服务器同步以便检测专用文档电子邮件服务器中的电子邮件项的操作，以及作为响应，根据该操作，改变与电子邮件项有关的数字文档文件的状态。

7.如权利要求6所述的系统，其中，处理器(141)用来响应确定已经从用户的所述专用电子邮件夹移去与数字文档有关的电子邮件项，删除文档存储器(142)中的数字文档文件。

8.如权利要求6所述的系统，其中，处理器(141)用来响应确定已经将电子邮件项插入用户的专用电子邮件夹中，在文档存储器(142)中创建数字文档文件。

9.如权利要求4所述的系统，其中，至少一个文档处理设备包括数字文档扫描系统(120，130)，以及处理器(141)用来响应用户创建扫描作业，在专用文档电子邮件服务器(143)中创建电子邮件项，其中，电子邮件项的附件包括由扫描系统(120，130)生成的数字文档。

10.如权利要求3所述的系统，其中，至少一个文档处理设备包括配置了本地用户接口(111，131)的数字文档打印系统(110，130)，以及其中，处理器(141)用来响应用户创建与在所述本地用户接口(111，113)的所述数字文档有关的打印作业，更新文档存储器(142)中数字文档的状态。

11.如权利要求4所述的系统，其中，至少一个文档处理设备包括包含扫描仪(132)和打印机(134)的数字文档复印系统(130)，以及处理器(141)用来响应创建复印作业的用户，在专用文档电子邮件服务器(143)中创建电子邮件项，其中，电子邮件项的附件包括由扫描仪(134)生成的数字文档。

12.如权利要求3所述的系统，其中，至少一个文档处理设备(110，120，130)具有用于指示包含数字文档文件的操作的本地用户接口(111，121，131)，所述本地用户接口连接到控制系统(140)，用于操作在文档存储器(142)中存储的数字文档文件。

13.如权利要求3所述的系统，其中，处理器(141)用来表示相关电子邮件项的字段中的数字文档的类型。

14.如权利要求3所述的系统，其中，处理器(141)用来提取数字文档的标题，以及在相关电子邮件项的字段中指定该标题。

15.如权利要求3所述的系统，其中，处理器(141)用来提取数字文档的内容以及在相关电子邮件项的字段中指定该内容。

16.如权利要求3所述的系统，其中，处理器(141)用来在相关电子邮件项的字段中，指定数字文档的提交时间。

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