JP2011118569A

JP2011118569A - 文書管理システム及びプログラム

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Publication number: JP2011118569A
Application number: JP2009274240A
Authority: JP
Inventors: Yoshikazu Kawai; 美一川井
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2009-12-02
Filing date: 2009-12-02
Publication date: 2011-06-16
Also published as: US20110131175A1; CN102087690A; US8396829B2; CN102087690B

Abstract

【課題】操作可否の制御の対象とすべき文書要素を事前に登録しなくても、操作の可否についての制御を行うことができるようにする。
【解決手段】ポリシー定義ＤＢ１０２には、文字色ごとに、その文字色の文書要素に対してどのようなユーザにどの操作を認められるかが規定されている。ユーザが、電子文書に対するある操作を要求すると、文書利用制御部１０６は、ポリシー定義ＤＢ１０２を参照して、その電子文書の文書要素ごとに、その文書要素の文字色と、そのユーザとの組み合わせから、そのユーザがその文書要素に対してその操作が可能かどうかを判定する。そして、操作可能と判定された文書要素について、その操作が実行されるようにする。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書管理システム及びプログラムに関する。

特許文献１には、成果物情報における秘密情報の秘密状態を保持したまま秘密情報以外の部分だけを公開可能とするためのシステムが開示される。このシステムでは、成果物管理サーバが、クライアント端末からの成果物情報の取得要求を受け付け、取得要求を受け付けた成果物情報を成果物情報ＤＢから読み出して解析し、その成果物情報に含まれる要素（単語）を抽出し、抽出した要素のうち秘匿化すべきキーワードとして予め記憶されたキーワードに一致する要素を特定し、特定した要素を所定の秘匿処理によって秘匿化し、特定した要素を秘匿化した成果物情報をクライアント端末に提供する。

特開２００８−２１７６５２号公報

本発明は、操作可否の制御の対象とすべき文書要素を事前に登録しなくても、操作の可否についての制御を行うことができるようにすることを目的とする。

請求項１に係る発明は、電子文書中の文書要素の表示形態ごとにその表示形態の文書要素に対する各利用者又は各利用者グループの権限内容を規定する利用権限情報を記憶する記憶手段と、利用者から電子文書中の文書要素に対する操作の要求を受けた場合、前記記憶手段に記憶された前記利用権限情報における、当該文書要素の表示形態に対応する各利用者又は各利用者グループの権限内容のうちの、当該利用者又は当該利用者が所属する利用者グループの権限内容に基づき、当該文書要素に対して前記操作を実行するか否かを制御する制御手段と、を備える文書管理システムである。

請求項２に係る発明は、前記文書要素の前記表示形態は、当該文書要素自体の色、又は当該文書要素を修飾する修飾要素の色であることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システムである。

請求項３に係る発明は、前記記憶手段は、複数の前記利用権限情報を記憶しており、前記制御手段は、利用者から電子文書中の文書要素に対する操作の要求を受けた場合、前記記憶手段に記憶された複数の利用権限情報のうち、当該電子文書に対応づけられた利用権限情報を用いて、当該文書要素に対して前記操作を実行するか否かを制御する、ことを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理システムである。

請求項４に係る発明は、前記電子文書内の前記制御手段の制御の対象とする対象領域を特定する情報を記憶する第２の記憶手段を更に備え、前記制御手段は、利用者から電子文書中の文書要素に対する操作の要求を受けた場合、前記第２の記憶手段に記憶された情報から当該文書要素が前記対象領域に含まれないと判定されるときには、当該文書要素については前記操作を実行するか否かを前記利用権限情報に基づいて制御することを行わない、ことを特徴とする請求項１〜３のいずれか１項に記載の文書管理システムである。

請求項５に係る発明は、コンピュータを、電子文書中の文書要素の表示形態ごとにその表示形態の文書要素に対する各利用者又は各利用者グループの権限内容を規定する利用権限情報を記憶する記憶手段、利用者から電子文書中の文書要素に対する操作の要求を受けた場合、前記記憶手段に記憶された前記利用権限情報における、当該文書要素の表示形態に対応する各利用者又は各利用者グループの権限内容のうちの、当該利用者又は当該利用者が所属する利用者グループの権限内容に基づき、当該文書要素に対して前記操作を実行するか否かを制御する制御手段、として機能させるためのプログラムである。

請求項１又は５に係る発明によれば、操作可否の制御の対象とすべき文書要素を事前に登録しなくても、操作の可否についての制御を行うことができる。

請求項２に係る発明によれば、文書要素又はこれを修飾する修飾要素の色を変えるだけで、その文書要素に対する操作可否の制御の仕方を変更することができる。

請求項３に係る発明によれば、対応づける利用権限情報を変えることで、電子文書ごとに、その電子文書内の各文書要素に対する操作可否の制御の仕方を変更することができる。

請求項４に係る発明によれば、制御手段による操作可否の制御の対象となる範囲を限定することができる。

実施形態のシステム構成の一例を示す図である。実施形態における文書操作の手順の一例を示す図である。実施形態における制御の結果の例を示す図である。文書要素を修飾する修飾要素の例を示す図である。実施形態の制御の対象領域を限定する例を説明するための図である。電子文書ごとに個別にポリシーを付与した場合の例を説明するための図である。電子文書に対して付与するポリシーを、スタンプにより指定する例を説明するための図である。

以下の説明において、電子文書とは、デジタルデータとして表現された文書のことである。例えば、ワードプロセッサや表計算などのアプリケーションプログラムで作成された文書ファイル、紙文書を光学的に読み取ることで得た画像を含んだファイルなどが、その代表例である。また、文書要素は、電子文書を構成する要素であり、例えば、文字、文字列、図形などがその一例である。電子文書は、１以上の文書要素に分けることができる。この実施形態では、ユーザによる電子文書の利用を、文書要素を単位として制御する。

実施形態のシステム構成の一例を、図１を参照して説明する。このシステムは、ローカルエリアネットワーク等のネットワーク５００を介して相互に接続された利用管理装置１００、文書登録装置２００、及び文書利用装置３００を含む。

利用管理装置１００は、電子文書に対するユーザの利用を管理する装置であり、ポリシー定義ＤＢ（データベース）１０２、文書ＤＢ１０４、及び文書利用制御部１０６を備える。

ポリシー定義ＤＢ１０２は、電子文書についてのユーザの利用権限を規定する情報であるセキュリティポリシー定義情報を記憶している。この実施形態では、一例として、文書要素の文字色に応じて、ユーザからのその文書要素の利用を制御する。文字色は、文書中の文書要素（文字や図形など）の色のことであり、文字に限られるわけではないが、繁雑さの回避のために文字色と総称することにする。例えば図１の例では、ポリシー定義ＤＢ１０２には、黒、青、赤の３種類の文字色の各々について、当該文字色で書かれた文書要素に対する各ユーザ又は各ユーザグループの閲覧権、印刷権の有無が登録されている。ユーザグループは、１以上のユーザ（個人）から構成されるグループである。この例は、ある会社組織における文書利用管理を想定したものであり、「一般社員」、「課長以上（部長未満）」及び「部長以上」という、職階に応じた３つのグループを設けている。例示した３つのグループは、別の観点からみれば、セキュリティー（情報の秘密保持）についてのレベル分けと見ることもでき、また更に別の観点からは、与えられる権限についてのレベル分けと見ることもできる。

個々のユーザがどのグループに属するかを示す情報は、ユーザ情報管理サーバ４００に登録されている。図１のポリシー定義の例では、例えば黒色の文字や図形などは、一般社員、課長以上、部長以上のすべてのユーザに閲覧が許されるが、一般社員にだけは印刷が許されない。また、青色の文字等は、一般社員には閲覧も印刷も許されず、課長以上（部長未満）のユーザには閲覧のみが許され、部長以上のユーザには閲覧と印刷の両方が許される。そして、赤色の文字等は、一般社員及び課長以上（部長未満）に該当するユーザには閲覧すら許されず、部長以上のユーザには閲覧のみならず印刷まで許される。このように、この例では、黒、青、赤の順に、セキュリティーが厳しくなっている（すなわち、許される操作の種類が減り、操作を許されるユーザのセキュリティーレベルが上がっている）。

なお、図１に例示したポリシー定義の内容はあくまで一例に過ぎない。例えば、図１の例では、職階ごとのグループについて操作権限の内容を規定したが、別の観点のグループや個人のユーザについて操作権限内容を規定してももちろんよい。

文書ＤＢ１０４には、文書登録装置２００から登録された電子文書が登録される。登録された電子文書に一意な識別情報（文書ＩＤと呼ぶ）を付与して管理してもよい。

文書利用制御部１０６は、文書ＤＢ１０４に登録された電子文書に対する文書利用装置３００からの操作可否の問合せに対し、ポリシー定義ＤＢ１０２を参照して応答を行う。文書利用制御部１０６の操作内容については後で詳しく説明する。

文書登録装置２００は、利用管理装置１００の文書ＤＢ１０４に対して電子文書を登録するための装置である。文書登録装置２００は、例えば、ネットワークに接続されたスキャナや複合機（プリンタ、スキャナ、コピー機などの機能を兼ね備えた装置）、パーソナルコンピュータなどである。

一例として、この実施形態では、文書作成者が、紙文書に対してペンを用いて内容（文章や図形）を記入するに際し、機密度の低い内容は黒ペンで、機密度が中程度の内容は青ペンで、機密度が高い内容は赤ペンで、それぞれ記入するようにする。もちろん、文書作成者は、図１に例示したようなポリシー定義を詳しく理解しているに越したことはないが、黒、青、赤の順に機密度（セキュリティーレベル）が上がるという漠然とした知識と、どのような情報が高機密度なのかについての一般常識を持っているだけでも、実用的にはかなりの意味がある。

このように、紙文書に対する手書き記入により文書を作成した場合、その文書を登録する登録者（作成者と同じでもよいし、異なっていてもよい）は、文書登録装置２００のスキャナにその文書を読み取らせ、利用管理装置１００への登録を指示する。この指示を受けた利用管理装置１００は、読み取った画像のデータを含んだ電子文書を作成し、ネットワーク５００経由で利用管理装置１００に送信する。利用管理装置１００は、受け取った電子文書を文書ＤＢ１０４に登録する。なお、このとき、利用管理装置１００が、電子文書に含まれる文書画像を解析して、その文書画像に含まれる文書要素を抽出し、それら各文書要素の文字色を示す管理情報を作成し、その管理情報をその電子文書と関連づけて文書ＤＢ１０４に登録してもよい。文書要素の抽出は、公知の方法で行えばよい。例えば、文書画像中から連結成分（互いに隣接する同じ色と見なせる画素同士の集まり）を抽出し、連結成分を１つの文書要素としたり、互いにあらかじめ定めた距離以内にある同じ色の連結成分同士をまとめて１つの文書要素としたりする等の方法を用いればよい。

以上は、紙文書をスキャナにより読み取るものであったが、別の例として、デジタルペンを用いて紙に対するペンの記入の軌跡をデジタルデータとして取り込む方式でも、同様にペンの記入色を切り換えられるようにしてもよい。デジタルペンの方式としては、内蔵する小型スキャナによりペン先近傍の紙面上に埋め込まれた座標を読み取る方式、用紙に取り付けた送受信機から超音波などの信号を発し反射波によりペン先の位置を読み取る方式など、どの方式を用いてもよい。例えば、多色ボールペンのように複数の色のペン芯を内蔵したデジタルペンを用意し、どの色のペン芯が選択されているかを示す情報を、読み取ったペン先の軌跡（各時点の読取座標の列）の情報と共に対応づけて管理すればよい。この場合、文書登録装置２００は、ペン先の軌跡（ストローク）の情報とこれに対応する色情報とを、記入対象の用紙の定型内容（例えば帳票フォームなど）を表す文書データに追加することで、記入結果を表す電子文書を生成する。このとき、文書登録装置２００（又はデジタルペン）が、ペン先のストローク情報のうち、座標があらかじめ定めた範囲で近接しており且つ色情報が等しいものを、一連の記入内容として１つの文書要素にまとめるようにしてもよい。このようにして生成された文書要素のデータには、ストローク群と色情報とが含まれることになる。

このようにして文書登録装置２００が生成した電子文書には、上述のような文書要素のデータが一般に複数含まれる。この電子文書が、文書登録装置２００から利用管理装置１００に送られ、文書ＤＢ１０４に登録される。

なお、ワードプロセッサなどのアプリケーションにより、秘密にすべき要素は赤や青などの色で示した電子文書を作成し、これを文書登録装置２００（これはそのアプリケーションが実行されるコンピュータ自身でもよい）から利用管理装置１００に登録してもよい。

文書利用装置３００は、文書ＤＢ１０４に登録された電子文書を利用するためにユーザが使用する装置であり、例えばパーソナルコンピュータがその一例である。図１の例では、電子文書の利用の仕方、すなわちユーザが電子文書に対して行う操作の種類として、「閲覧」と「印刷」の２種類を例示している。文書利用装置３００には、文書ＤＢ１０４から取得した電子文書を取り扱うためのソフトウエア（以下、「ビューアー」と呼ぶ）がインストールされている。１つの例として、以下に説明する例では、ビューアーは、電子文書のファイルを持っているだけではユーザからのその電子文書に対する操作は受け付けず、その電子文書に対応する利用権（ライセンス）を示す権利情報を取得して初めて、その権利情報が示す権利内容の範囲内でその電子文書に対する操作を受け付けるものとする。

図２を参照して、文書利用装置３００により電子文書に対して操作を行う際の手順の例を説明する。まず、ユーザが文書利用装置３００（特にビューアー）を起動した際、或いは文書利用装置３００を介して利用管理装置１００にログインした際に、文書利用装置３００又は利用管理装置１００がユーザ認証の処理を実行する（Ｓ１０）。このユーザ認証により、ユーザの識別情報（ユーザＩＤ）が特定される。なお、文書利用装置３００又は利用管理装置１００がユーザ認証を行う代わりに、専用のユーザ認証サーバにユーザ認証を依頼してもよい。次に、文書利用装置３００は、ユーザから、ある電子文書に対する操作の要求を取得する（Ｓ１２）。要求は、対象となる電子文書と、それに対して行いたい操作の種別（図１の例では、閲覧又は印刷のいずれか）と、の指定内容を含む。対象となる電子文書は、文書利用装置３００内に既に存在しているものであってもよいし、存在していないものであってもよい。後者の場合、指定された電子文書を利用管理装置１００から文書利用装置３００へダウンロードすることになる。対象の電子文書の指定は、例えば、文書利用装置３００内又は文書ＤＢ１０４（又はその両方）にある電子文書の文書名やサムネイル画像を文書利用装置３００のディスプレイ上に一覧表示し、その中からユーザに選択させるようにしてもよい。

対象の電子文書及び操作の種別が要求されると、文書利用装置３００は、その電子文書の文書ＩＤと、要求したユーザのユーザＩＤと、指定された操作の種別とを含んだ権利問合せ情報を利用管理装置１００に送信する（Ｓ１４）。

利用管理装置１００の文書利用制御部１０６は、文書利用装置３００から権利問合せを取得すると（Ｓ１６）、ポリシー定義ＤＢ１０２に保持されたポリシー定義に従って、文書要素ごとに、ユーザがその文書要素に対する操作が可能かどうかを判定する（Ｓ１８）。より詳しくは、問合せ内の文書ＩＤに対応する電子文書中の各文書要素に対して、問合せ内のユーザＩＤに対応するユーザが、問合せ内の操作種別に対応する操作が可能かを、ポリシー定義に基づき判定する。この判定において、各文書要素の文字色が参照される。例えば、図１のポリシー定義を用いる場合において、「課長以上」に該当するユーザが電子文書の「印刷」を指示したときには、その文書中の文書要素のうち赤色や青色で記入された文書要素については、印刷が許可されないことになる。各文書要素の文字色の情報は、電子文書のデータ中に含まれている。

なお、この判定において、権利問合せに含まれるユーザＩＤがポリシー定義上にある場合には、ポリシー定義上のそのユーザＩＤに対応する項目を参照すればよいが、ない場合も考えられる。例えば、図１に例示したポリシー定義では、ユーザの分類はグループ単位なので、問合せに含まれる個人のユーザＩＤは直接にはこの定義上に存在しない。このような場合には、ユーザ情報管理サーバ４００に対し、そのユーザＩＤのユーザが属するグループのＩＤを問い合わせ、そのグループＩＤに対応する情報をポリシー定義から検索すればよい。

このようにして、文書利用制御部１０６は、指定された電子文書の文書要素ごとに、指定された操作がその文書要素に対して許可されるか否かを示した権利情報を作成し、この権利情報を文書利用装置３００に送信する（Ｓ２０）。権利情報は、例えば、各文書要素のＩＤに対応づけて操作の可否を示す情報が含まれているものでよい。

文書利用装置３００のビューアーは、その権利情報を取得すると（Ｓ２２）、その権利情報が表す各文書要素の操作可否に従って、ユーザが要求した操作を電子文書の個々の文書要素に対して実行するか否かを制御する（Ｓ２４）。

例えば、操作対象の電子文書が図３に例示する文書６００Ａであるとする。この文書６００Ａには、黒色で記入された文書要素６０２、青色で記入された文書要素６０４、及び赤色で記入された文書要素６０６が含まれているとする（図では色を表現できないので、字体により色の違いを表現している）。図１に例示したポリシー定義に従う場合、部長以上に該当するユーザの場合は、すべての文字色について閲覧及び印刷が許可されているので、閲覧及び印刷のどちらの操作を要求したときでも、３つの文書要素６０２〜６０４をすべて含んだ文書６００Ａが画面表示又は紙面上に印刷される。また、課長以上（部長未満）に該当するユーザが閲覧を要求した場合は、文書６００Ｂに示すように、黒と青の文書要素６０２と６０４は表示されるが、赤の文書要素６０６は表示されない。一方、同じく課長以上（部長未満）に該当するユーザが印刷を要求した場合は、文書６００Ｃに示すように、黒の文書要素６０２は印刷されるが、青及び赤の文書要素６０４及び６０６は印刷されない。また、一般社員に該当するユーザの場合は、閲覧を要求した場合は、文書６００Ｄに示すように黒の文書要素６０２が表示される（青と赤の要素は表示されない）が、印刷を要求した場合は、文書６００Ｅに示すようにどの色の文書要素も印刷されない。なお、このようにすべての色の文書要素が操作不可の場合、電子文書全体に対する操作を行わないようにしてもよい（例えば、電子文書の印刷そのものを取りやめ、エラーメッセージを表示するなど）。

以上の例では、電子文書に対する操作として、閲覧と印刷を例示したが、編集、（データの）コピーなどといった他の操作についても同様に文書要素の色に基づいてその実行可否を制御してもよい。

例えば、ユーザからある電子文書の編集操作の開始が指示された場合、文書利用装置３００は権利問合せを行い、これに応じて利用管理装置１００がその電子文書の各文書要素の色に基づき、そのユーザが編集可能かどうかを文書要素毎に判定し、その判定結果を含んだ権利情報を文書利用装置３００に返す。文書利用装置３００は、その権利情報において編集が許可された文書要素にのみ、ユーザからの編集操作を受け付ける。また、このような手順の代わりに、文書利用装置３００でのローカルの編集は認め、その編集結果を利用管理装置１００の文書ＤＢ１０４内の正式の電子文書に反映させる際に、ポリシー定義に従って文書要素ごとに編集結果を反映させるか否かを制御してもよい。この場合、文書利用装置３００で編集された各文書要素のＩＤを、文書ＩＤ、ユーザＩＤ、編集を示す操作種別の情報と共に利用管理装置１００に送信する。利用管理装置１００の文書利用制御部１０６は、ポリシー定義を参照して、それら編集された文書要素ごとに、その文書要素の文字色から、当該ユーザがその文書要素に対して編集可能かどうかを判定し、ローカル編集された文書要素のうち編集可と判定された文書要素についてのみ、その編集結果により文書ＤＢ１０４内の当該電子文書内の当該文書要素を更新する。

また、電子文書のコピー操作が要求された場合、利用管理装置１００は、ポリシー定義を参照して、各文書要素の文字色とユーザとの組み合わせから、コピーの可否を要素毎に判定すればよい。文書利用装置３００は、コピー可と判定された文書要素を含むが、コピー不可と判定された電子文書は含まないコピー電子文書を作成する。

以上の例では、記入された文書要素（文字や図形など）の操作を制御するのにその文書要素自体の色を用いたが、これは一例に過ぎない。例えばこの代わりに、図４に示すように、文書６１０上の文書要素６０４及び６０６に対して引かれた囲み線６１２や下線６１４などの修飾要素の色を用いてもよい。例えば、文書要素に対して赤で囲み線や下線を付した場合、前述の例における赤で記入した文書要素と同じ取扱をするなどである。

また、電子文書の一部の領域のみについて、実施形態の制御を適用するようにしてもよい。このためには、図５に例示するように、電子文書６２０内の一部の領域を対象領域６２２としてあらかじめ指定しておく。指定された対象領域６２２の情報は、利用管理装置１００に登録されている。電子文書ごとに個別に対象領域６２２を指定する場合、利用管理装置１００には、その電子文書の文書ＩＤに対応づけて、対象領域の情報を登録しておけばよい。図５の例では、対象領域を矩形領域としているので、矩形の対角線上の２頂点の座標により対象領域を表現している。このように対象領域を設定した場合、利用管理装置１００は、操作対象の電子文書中の対象領域内の文書要素についてのみ、上述した色に基づく操作可否の判定を行う。対象領域の外にある文書要素については、色に基づく操作可否の判定は行わない。したがって、例えば対象領域６２２の外側に赤色で記入された文字は、図１のポリシー定義を用いた場合でも、一般社員にも閲覧や印刷が可能となる。

また、上述した色に基づく文書要素単位での操作制御と、従来の電子文書単位での操作権限制御とを組み合わせてもよい。例えば、ユーザが電子文書に対して持つ操作権限と、文書要素の色から決まる操作権限とのアンド条件により、文書要素に対する操作を許可するか否かを決定するなどである。例えば、ユーザが電子文書に対して閲覧権を持つが、文書要素には閲覧権を持たない場合、ユーザに対し表示される文書画像にはその文書要素が表示されない。

以上の例では、ポリシー定義は１つしかなかったが、図６に例示するように、ポリシー定義を複数種類用意し、電子文書ごとに、適用するポリシー定義を指定してもよい。この例では、文書登録装置２００から文書ＤＢ１０４に電子文書が登録される際、ポリシー付与部１０８によりその電子文書に対してポリシーを付与（すなわち、その文書に適用するポリシー定義を指定）する。ポリシーの付与は、例えば、文書登録装置２００に対してその電子文書の登録操作を行ったユーザや管理者が、ポリシー付与部１０８が提供するポリシー定義の一覧リストの中から、その電子文書に対して付与するものを指定することにより行えばよい。文書ＤＢ１０４には、電子文書の文書ＩＤに対応づけて、その電子文書に対して付与されたポリシー定義のＩＤ（ポリシーＩＤ）が記録される。この例では、ユーザがある電子文書についてある操作を要求した場合、その要求についての権利問合せを文書利用装置３００から受け取った利用管理装置１００は、その電子文書に付与されたポリシーのＩＤを文書ＤＢ１０４から求め、そのＩＤのポリシー定義に従って、その電子文書内の文書要素単位で操作可否を判定する。

この例は、文書登録者等が電子文書に付与するポリシーをリストから選択するというものであったが、ポリシーの指定方式はこれに限らない。例えば、電子文書に付与するポリシーを、図７に示すように、スタンプの押印により指定する構成としてもよい。すなわち、この例では、利用管理装置１００に、スタンプ定義情報７００を登録しておく。スタンプ定義情報７００には、スタンプの押印画像（印影）の形状ごとに、その形状に対応するポリシーＩＤが示されている。図７の例のようなスタンプ６５０が押印された文書には、ポリシーＩＤ３００のポリシー定義が対応づけられる。また、スタンプの代わりに、キーワード（例えば「極秘」、「社外秘」）をポリシーＩＤに対応づけておき、電子文書中に存在するキーワードに対応するポリシーをその電子文書に付与するようにしてもよい。

以上の例では、利用管理装置１００が、文書利用装置３００からの権利問合せに応じて権利情報を発行したが、これは一例に過ぎない。この代わりに、文書利用装置３００からの問合せに応じて、利用管理装置１００が、電子文書の文書要素のうち、要求元のユーザに操作（例えば閲覧や印刷）が認められる文書要素のみを含んだ電子文書を作成し、文書利用装置３００に返すようにしてもよい。

また、以上では、利用管理装置１００がポリシー定義を管理しており、文書利用装置３００が利用管理装置１００に問合せを行ったが、これも一例に過ぎない。この代わりに、電子文書中に例えば属性情報の１つとしてポリシー定義の情報を組み込んでおいてもよい。この場合、文書利用装置３００は、利用管理装置１００からポリシー定義を含んだ電子文書を取得する。この例では、文書利用装置３００が、上述の文書利用制御部１０６と同様の文書要素ごとの操作可否の判定処理を行う。すなわち、ユーザから電子文書に対する操作の指示を受けた場合、文書利用装置３００は、電子文書中のポリシー定義を参照して、その操作が許可されるかどうかを、文書要素ごとに判定し、許可される文書要素についてはその操作を実行する。

また、以上では、文書要素の色や、その文書要素を修飾する下線等の修飾要素の色に基づいて操作の可否を判定したが、これも一例に過ぎない。色以外の表示形態、例えば文書要素を表す線の種類（実線、破線）、線の太さ、文書要素を修飾する修飾要素の形状（下線、丸い囲み線、四角い囲み線）などにユーザ又はグループ毎の権利内容の情報を登録しておき、この情報をもとに文書要素後との操作の可否を判定してもよい。

以上に例示した利用管理装置１００、文書登録装置２００及び文書利用装置３００は、例えば、汎用のコンピュータに上述の各機能モジュールの処理を表すプログラムを実行させることにより実現される。ここで、コンピュータは、例えば、ハードウエアとして、ＣＰＵ等のマイクロプロセッサ、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）およびリードオンリメモリ（ＲＯＭ）等のメモリ（一次記憶）、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）を制御するＨＤＤコントローラ、各種Ｉ／Ｏ（入出力）インタフェース、ローカルエリアネットワークなどのネットワークとの接続のための制御を行うネットワークインタフェース等が、たとえばバスを介して接続された回路構成を有する。また、そのバスに対し、例えばＩ／Ｏインタフェース経由で、ＣＤやＤＶＤなどの可搬型ディスク記録媒体に対する読み取り及び／又は書き込みのためのディスクドライブ、フラッシュメモリなどの各種規格の可搬型の不揮発性記録媒体に対する読み取り及び／又は書き込みのためのメモリリーダライタ、などが接続されてもよい。上に例示した各機能モジュールの処理内容が記述されたプログラムがＣＤやＤＶＤ等の記録媒体を経由して、又はネットワーク等の通信手段経由で、ハードディスクドライブ等の固定記憶装置に保存され、コンピュータにインストールされる。固定記憶装置に記憶されたプログラムがＲＡＭに読み出されＣＰＵ等のマイクロプロセッサにより実行されることにより、上に例示した機能モジュール群が実現される。なお、それら機能モジュール群のうちの一部又は全部を、専用ＬＳＩ(Large Scale Integration)、ＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit、特定用途向け集積回路）又はＦＰＧＡ（Field Programmable Gate Array）等のハードウエア回路として構成してもよい。

１００利用管理装置、１０２ポリシー定義ＤＢ、１０４文書ＤＢ、１０６文書利用制御部、２００文書登録装置、３００文書利用装置、４００ユーザ情報管理サーバ、５００ネットワーク。

Claims

電子文書中の文書要素の表示形態ごとにその表示形態の文書要素に対する各利用者又は各利用者グループの権限内容を規定する利用権限情報を記憶する記憶手段と、
利用者から電子文書中の文書要素に対する操作の要求を受けた場合、前記記憶手段に記憶された前記利用権限情報における、当該文書要素の表示形態に対応する各利用者又は各利用者グループの権限内容のうちの、当該利用者又は当該利用者が所属する利用者グループの権限内容に基づき、当該文書要素に対して前記操作を実行するか否かを制御する制御手段と、
を備える文書管理システム。
前記文書要素の前記表示形態は、当該文書要素自体の色、又は当該文書要素を修飾する修飾要素の色であることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
前記記憶手段は、複数の前記利用権限情報を記憶しており、
前記制御手段は、利用者から電子文書中の文書要素に対する操作の要求を受けた場合、前記記憶手段に記憶された複数の利用権限情報のうち、当該電子文書に対応づけられた利用権限情報を用いて、当該文書要素に対して前記操作を実行するか否かを制御する、
ことを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理システム。
前記電子文書内の前記制御手段の制御の対象とする対象領域を特定する情報を記憶する第２の記憶手段を更に備え、
前記制御手段は、利用者から電子文書中の文書要素に対する操作の要求を受けた場合、前記第２の記憶手段に記憶された情報から当該文書要素が前記対象領域に含まれないと判定されるときには、当該文書要素については前記操作を実行するか否かを前記利用権限情報に基づいて制御することを行わない、
ことを特徴とする請求項１〜３のいずれか１項に記載の文書管理システム。
コンピュータを、
電子文書中の文書要素の表示形態ごとにその表示形態の文書要素に対する各利用者又は各利用者グループの権限内容を規定する利用権限情報を記憶する記憶手段、
利用者から電子文書中の文書要素に対する操作の要求を受けた場合、前記記憶手段に記憶された前記利用権限情報における、当該文書要素の表示形態に対応する各利用者又は各利用者グループの権限内容のうちの、当該利用者又は当該利用者が所属する利用者グループの権限内容に基づき、当該文書要素に対して前記操作を実行するか否かを制御する制御手段、
として機能させるためのプログラム。