JP2010062878A - アドレス帳集約管理装置、同装置におけるアドレス帳作成方法及びアドレス帳作成プログラム - Google Patents

アドレス帳集約管理装置、同装置におけるアドレス帳作成方法及びアドレス帳作成プログラム Download PDF

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Abstract

【課題】複数の画像処理装置に保存されている宛先データを自動的に収集してアドレス帳を作成できるのは勿論のこと、ユーザにとって使い勝手の良いアドレス帳を作成することができるアドレス帳集約管理装置等を提供する。
【解決手段】ネットワーク5を介して接続された複数の画像処理装置1〜3から、データ収集手段11が少なくとも送信履歴を収集し、宛先データ抽出手段11が収集された送信履歴から送信履歴に含まれる宛先データを抽出し、重要度算出手段11が宛先データの重要度を算出する。算出された重要度の高い宛先データがアドレス帳に登録される。
【選択図】 図8

Description

この発明は、ネットワークを介して接続された複数の画像処理装置におけるアドレス帳を集約管理するアドレス帳集約管理装置、同装置におけるアドレス帳作成方法及びアドレス帳作成プログラムに関する。
近年、ネットワークの普及に伴って企業やオフィス等では、例えば各部所毎に多機能デジタル画像形成装置であるMFP(Multi Function Peripherals) 等を配置するとともに、これら複数のMFPをLAN等のネットワークに接続し、MFPで読み取った画像データを該ネットワークを介して他のMFPや所定の宛先に送信するといった使用形態が多くなっている。
このため、このような環境下における各MFPには、宛先データを有するアドレス帳が保存されており、MFPを使って画像データ等を相手に送信する場合、各ユーザはそのMFPに保存されたアドレス帳を用いて宛先データを指定することが行われている。
しかし、従来では、ユーザのアドレス帳はユーザ登録されているMFPにしか保存されておらず、他のMFPからは自分のアドレス帳を使用できず不便である。
このため、ユーザ毎のアドレス帳をサーバに一括して保管させることにより、ユーザがどのMFPからでも自己のアドレス帳を使用できるようにした技術の導入が検討されている。
この場合、複数のMFPに保存されているアドレス帳のサーバへの移行を手作業で行うのは、作業が大変である。
なお、複数のファクシミリ装置から短縮ダイヤル情報をホストコンピュータに集め、収集した短縮ダイヤル情報をホストコンピュータで合成して新たな短縮ダイヤル情報を作成するようにした技術が提案されている(例えば、特許文献1参照)。
特開平6−23734号公報
しかし、特許文献1などを参照して、複数のMFPに保存されているアドレス帳のサーバへの移行を自動的に行ったとしても、アドレス帳に登録されていた宛先データの過去の使用履歴にもかかわらず、全ての宛先データが同等に再登録されるだけでは、ユーザにとって頻繁に使用するものとそうでないものとを再度分類しなければならず、使い勝手が良くないという問題があった。
この発明は、上記実情に鑑みてなされたものであり、複数の画像処理装置に保存されている宛先データを自動的に収集してアドレス帳を作成できるのは勿論のこと、ユーザにとって使い勝手の良いアドレス帳を作成することができるアドレス帳集約管理装置を提供し、さらには同装置におけるアドレス帳作成方法、及び前記アドレス帳作成方法をアドレス帳集約管理装置のコンピュータに実行させるためのアドレス帳作成プログラムを提供することを課題とする。
上記課題は、以下の手段により解決される。
(1)ネットワークを介して接続された複数の画像処理装置から、少なくとも送信履歴を収集するデータ収集手段と、前記データ収集手段により収集された送信履歴から、送信履歴に含まれる宛先データを抽出する宛先データ抽出手段と、前記宛先データ抽出手段により抽出された宛先データの重要度を算出する重要度算出手段と、前記重要度算出手段により重要度が算出された宛先データのうち、重要度の高い宛先データをアドレス帳に登録するアドレス帳作成手段と、を備えていることを特徴とするアドレス帳集約管理装置。
(2)前記重要度算出手段は、ユーザ毎の宛先データの重要度を算出し、前記アドレス帳作成手段は、ユーザ毎に重要度の高い宛先データをアドレス帳に登録する前項1に記載のアドレス帳集約管理装置。
(3)前記重要度は送信回数に基づいて算出される前項1または2に記載のアドレス帳集約管理装置。
(4)前記重要度は送信回数と送信時期の組合せに基づいて算出される前項1または2に記載のアドレス帳集約管理装置。
(5)ネットワークを介して接続された複数の画像処理装置から、少なくとも送信履歴を収集するデータ収集ステップと、前記収集された送信履歴から、送信履歴に含まれる宛先データを抽出する宛先データ抽出ステップと、前記抽出された宛先データの重要度を算出する重要度算出ステップと、前記重要度が算出された宛先データのうち、重要度の高い宛先データをアドレス帳に登録するアドレス帳作成ステップと、を備えたことを特徴とするアドレス帳集約管理装置におけるアドレス帳作成方法。
(6)前記重要度算出ステップでは、ユーザ毎の宛先データの重要度を算出し、前記アドレス帳作成ステップでは、ユーザ毎に重要度の高い宛先データをアドレス帳に登録する前項5に記載のアドレス帳作成方法。
(7)前記重要度は送信回数に基づいて算出される前項5または6に記載のアドレス帳作成方法。
(8)前記重要度は送信回数と送信時期の組合せに基づいて算出される前項5または6に記載のアドレス帳作成方法。
(9)ネットワークを介して接続された複数の画像処理装置から、少なくとも送信履歴を収集するデータ収集ステップと、前記収集された送信履歴から、送信履歴に含まれる宛先データを抽出する宛先データ抽出ステップと、前記抽出された宛先データの重要度を算出する重要度算出ステップと、前記重要度が算出された宛先データのうち、重要度の高い宛先データをアドレス帳に登録するアドレス帳作成ステップと、をアドレス帳集約管理装置のコンピュータに実行させるためのアドレス帳作成プログラム。
(10)前記重要度算出ステップでは、ユーザ毎の宛先データの重要度を算出し、前記アドレス帳作成ステップでは、ユーザ毎に重要度の高い宛先データをアドレス帳に登録する前項9に記載のアドレス帳作成プログラム。
(11)前記重要度は送信回数に基づいて算出される前項9または10に記載のアドレス帳作成プログラム。
(12)前記重要度は送信回数と送信時期の組合せに基づいて算出される前項9または10に記載のアドレス帳作成プログラム。
前項(1)に記載の発明によれば、複数の画像処理装置から、少なくとも送信履歴が収集され、収集された送信履歴に含まれる宛先データが抽出され、抽出された宛先データの重要度が算出される。そして、算出された重要度の高い宛先データがアドレス帳に自動的に登録される。
このように、送信履歴から抽出された宛先データのうち重要度の高い宛先データのみがアドレス帳に登録され、重要度の高くない余分な宛先データは登録されないから、アドレス帳の作成後にユーザが重要度の高いものと高くないものとを分類する手間も要らず、使い勝手が格段に良くなる。
前項(2)に記載の発明によれば、ユーザ毎の宛先データの重要度が算出され、重要度の高い宛先データが登録された新たなアドレス帳がユーザ毎に作成されるから、各ユーザにとっては自己のアドレス帳を別途作成する手間が不要となり、極めて便利である。
前項(3)に記載の発明によれば、重要度は送信回数に基づいて算出されるから、送信回数の多い宛先データがアドレス帳に登録され、ユーザにとって実用価値の高いものとなる。
前項(4)に記載の発明によれば、重要度は送信回数と送信時期の組合せに基づいて算出されるから、送信回数が少なくても直近に繰り返して送信が行われているような宛先については、重要度が高くなり、実情に即したアドレス帳を作成することができる。
前項(5)に記載の発明によれば、各画像処理装置の送信履歴から抽出された宛先データのうち重要度の高い宛先データのみがアドレス帳に登録され、重要度の高くない余分な宛先データは登録されないから、アドレス帳の作成後にユーザが重要度の高いものと高くないものとを分類する手間も要らず、使い勝手が格段に良くなる。
前項(6)に記載の発明によれば、ユーザ毎の宛先データの重要度が算出され、重要度の高い宛先データが登録されたアドレス帳がユーザ毎に作成されるから、各ユーザにとって極めて便利である。
前項(7)に記載の発明によれば、重要度は送信回数に基づいて算出されるから、送信回数の多い宛先データがアドレス帳に登録される。
前項(8)に記載の発明によれば、重要度は送信回数と送信時期の組合せに基づいて算出されるから、送信回数が少なくても直近に繰り返して送信が行われているような宛先については、重要度が高くなり、実情に即したアドレス帳を作成することができる。
前項(9)に記載の発明によれば、各画像処理装置の送信履歴から抽出された宛先データのうち重要度の高い宛先データのみをアドレス帳に登録する処理を、アドレス帳集約管理装置のコンピュータに実行させることができる。
前項(10)に記載の発明によれば、ユーザ毎の宛先データの重要度を算出し、重要度の高い宛先データをアドレス帳に登録する処理を、アドレス帳集約管理装置のコンピュータに実行させることができる。
前項(11)に記載の発明によれば、重要度を送信回数に基づいて算出する処理を、アドレス帳集約管理装置のコンピュータに実行させることができる。
前項(12)に記載の発明によれば、重要度を送信回数と送信時期の組合せに基づいて算出する処理を、アドレス帳集約管理装置のコンピュータに実行させることができる。
以下、この発明の一実施形態を図面に基づいて説明する。
図1は、この発明の一実施形態に係るアドレス帳集約管理装置が用いられた画像処理システムの概略構成図である。
図1において、この画像処理システムは、複数の画像処理装置としてのMFP1〜3と、MFP1〜3のアドレス帳を集約して管理するアドレス帳集約管理装置としてのサーバ4とを備えており、これらMFP1〜3とサーバ4とは、ネットワーク5を介して接続されている。
前記各MFP1〜3には、それぞれ、ユーザが画像データ等の送信操作時に指定する宛先データが登録されたアドレス帳が保存されるとともに、過去の送信履歴が記録されている。
図2は、前記サーバ4の電気的構成を示すブロック図である。
図2おいて、このサーバ4は、パーソナルコンピュータからなり、CPU11と、ROM12と、RAM13と、記憶部14と、外部インターフェース(I/F)部15と、操作部16と、表示部17を備えている。
前記CPU11は、全体の動作を統括制御する他、特にこの実施形態では、各MFP1〜3からデータを収集・解析して、新しいアドレス帳を作成する機能を有している。この機能については後述する。
前記ROM12は、CPU11の動作プログラム等を格納するメモリである。
前記RAM13は、CPU11が動作プログラムを実行する際の作業領域を提供するメモリである。
前記記憶部14は例えばハードディスク装置等からなり、宛先データを有する各ユーザ毎のアドレス帳等を記憶する。
前記外部I/F部15は、前記MFP1〜3との間でデータの送受信を行うものであり、送信部151及び受信部152を備えている。
操作部16は、キーボードやマウス等からなり、管理者等がサーバ4に対して各種の入力等を行うものである。表示部17は、液晶表示装置等からなり、データ内容、メッセージ、装置の状態等を表示する。
次に、前記サーバ4のCPU11によって実行される、各MFP1〜3のデータの収集・解析及び新しいアドレス帳の作成機能について説明する。
CPU11は、図3(A)に示すように、前記MFP1〜3にそれぞれ保存されているユーザ共通の共有アドレス帳nと送信履歴とを、ネットワーク5を介して収集する。図3(A)の矢印は、サーバ4でデータを吸い上げる状態を示している。図4に例えばMFP1から収集した共有アドレス帳nの一例を、図5にMFP1から収集した送信履歴の一例を示す。アドレス帳nには、「送信種別」、「宛先名称」、「宛先詳細」の各データが含まれ、送信履歴には、「送信日時」、送信操作を行った「ユーザ名」、「送信種別」、「宛先」、「結果」等が含まれている。
そして、収集した送信履歴を解析して宛先データを抽出し、共有アドレス帳nに記述されている各宛先に対して送信回数を紐付けする。なお、各MFPから送信履歴のみを取得して宛先データを抽出するとともに、抽出された宛先に対して送信回数を紐付けしても良いが、送信履歴と共有アドレス帳nの両方を取得した方が、紐付け作業が容易になる。
上記の作業を各MFP1〜3毎に行ったのち、MFP1〜3において重複している宛先データを一つにまとめ、送信回数の多い順に並べ替える。図6に、送信回数の多い順に宛先データを並べ替えた状態を示している。
次いで、送信回数の上位の宛先を重要度の高いものとして抜き出して、図3(B)に示すように、各ユーザのアドレス帳Nに基礎データとして登録し、記憶部14に記憶する。
新たに作成されたアドレス帳Nの一例を図7に示す。図7に示した例では、図6に示されたものの中から、送信回数の上位の宛先データが登録されている。
なお、この実施形態では、MFP1〜3毎のアドレス帳nのデータがサーバ4に収集された際、MFP1〜3毎のアドレス帳nは、共有アドレス帳として今まで通りに各MFP1〜3に保存され、サーバ4での新たなアドレス帳Nと併用される構成となされている。
一方、新たなアドレス帳を作成したサーバ4では、MFP1〜3からの要求に応じ、前記新たなアドレス帳Nのデータを記憶部14から読み出して、図3(C)に示すように当該MFP1〜3に提供する。図3(C)の矢印は、サーバ4からMFP1〜3へ宛先データが提供されていることを示している。
次に、サーバ4による新たなアドレス帳Nを作成する処理を、図8のフローチャートを参照して説明する。なおこの処理は、サーバ4のCPU11が、ROM12等の記録媒体に記録された動作プログラムに従って動作することにより実行される。
ステップS1では、サーバ4が管理するMFP1〜3のうちの1台からアドレス帳nと送信履歴とを収集し、ステップS2では、収集した送信履歴を解析し、アドレス帳の各宛先に対して送信回数を紐付ける。
ステップS3では、管理下のすべてのMFP1〜3に対して上記の収集処理が終了したか否を判断し、すべてのMFP1〜3に対して収集処理が終了していなければ(ステップS3でNO)、ステップS1に戻り、すべてのMFP1〜3に対して収集処理が終了するまでステップS1〜S3を繰り返す。すべてのMFP1〜3に対して収集処理が終了すると(ステップS3でYES)、ステップS4に進む。
ステップS4では、送信回数を紐付けられたMFP毎の宛先データのうち、重複している宛先データ同士を一つにまとめ、送信回数も合計する。
次いで、ステップS5で、送信回数の多い順(重要度が高い順)に並べ替え(ソートし)、上位一定数の宛先データを抜き出し、ステップS6では、抜き出した宛先データを、全ユーザの各アドレス帳に登録したのち、処理を終了する。
このように、収集した宛先データのうち送信回数の多い宛先データのみが登録されて、送信回数の少ない(重要度が低い)余分なデータは登録されないから、アドレス帳の作成後にユーザが重要度の高いものと高くないものとを分類する手間も要らず、使い勝手が格段に良くなる。
図9は、ユーザ別に新たなアドレス帳Nを作成する処理を示すフローチャートである。この処理も、サーバ4のCPU11が、ROM12等の記録媒体に記録された動作プログラムに従って動作することにより実行される。
ステップS11では、サーバ4が管理するMFP1〜3のうちの1台からアドレス帳nと送信履歴とを収集し、ステップS12では、収集した送信履歴を解析し、アドレス帳の各宛先に対して送信回数を紐付ける。
ステップS13では、管理下のすべてのMFP1〜3に対して上記の収集処理が終了したか否を判断し、すべてのMFP1〜3に対して収集処理が終了していなければ(ステップS13でNO)、ステップS1に戻り、すべてのMFP1〜3に対して収集処理が終了するまでステップS11〜S13を繰り返す。すべてのMFP1〜3に対して収集処理が終了すると(ステップS13でYES)、ステップS14に進む。
ステップS14では、送信回数を紐付けられたMFP毎の宛先データを、ユーザ別に分けたのち、ステップS15では、ユーザ別に分けたMFP毎の宛先データのうち、重複している宛先データ同士を一つにまとめ、送信回数も合計する。
次いで、ステップS16で、送信回数の多い順(重要度が高い順)に並べ替え、上位一定数の宛先データを抜き出し、ステップS17では、抜き出した宛先データを、対応するユーザのアドレス帳に登録したのち、終了する。
このように、ユーザ別に送信回数が多い宛先データが登録されて、新たなアドレス帳がユーザ毎に作成されるから、各ユーザにとっては自己のアドレス帳を別途作成する手間が不要となり、極めて便利である。
図8及び図9に示した実施形態では、重要度として送信回数を用いたが、重要度を送信回数と送信時期との組合せに基づいて算出しても良い。
図10は、送信回数が多くかつ送信時期が新しい宛先データを、重要度の高いものとして、サーバ4のアドレス帳に登録する処理を説明するためのフローチャートである。この処理も、サーバ4のCPU11が、ROM12等の記録媒体に記録された動作プログラムに従って動作することにより実行される。
ステップS21では、サーバ4が管理するMFP1〜3のうちの1台からアドレス帳nと送信履歴とを収集し、ステップS22では、収集した送信履歴を解析し、アドレス帳の各宛先に対して重み付けを考慮したポイント計算を行い、得られたポイントを紐付ける。なお、ポイントは送信回数×係数で計算され、係数の大小で重み付けを変える。係数の例を図11に示す。この実施形態では、送信時期が新しい宛先ほど係数が大きく設定されており、送信時期が1ヶ月以内であれば係数は最大値p、1〜2か月前では係数は(p−1)、2〜3か月前では係数は(p−2)、・・・と順次小さくなり、pか月前以前では係数は1に設定されている。
次に、ステップS23では、管理下のすべてのMFP1〜3に対して上記の収集処理が終了したか否を判断し、すべてのMFP1〜3に対して収集処理が終了していなければ(ステップS23でNO)、ステップS21に戻り、すべてのMFP1〜3に対して収集処理が終了するまでステップS21〜S23を繰り返す。すべてのMFP1〜3に対して収集処理が終了すると(ステップS23でYES)、ステップS24に進む。
ステップS24では、ポイントを紐付けられたMFP毎の宛先データのうち、重複している宛先データ同士を一つにまとめ、ポイントも合計する。
次いで、ステップS25で、ポイントの多い順(重要度が高い順)に並べ替え、上位一定数の宛先データを抜き出し、ステップS26では、抜き出した宛先データを、全ユーザの各アドレス帳に登録したのち、終了する。
このように、収集した宛先データのうちポイントの大きな(重要度の高い)宛先データのみが登録されて、ポイントの小さい(重要度が低い)余分なデータは登録されないから、アドレス帳の作成後にユーザが重要度の高いものと高くないものとを分類する手間も要らず、使い勝手が格段に良くなる。
しかも、送信回数と送信時期を考慮して重要度の重み付けが行われるから、送信回数が少なくても直近に繰り返して送信が行われているような宛先については、ポイントが大きくなり、実情に即したアドレス帳を作成することができる。
尚、図10の実施形態においても、図9の実施形態と同様に、ユーザ別の宛先データを収集することにより、ユーザ毎に異なったアドレス帳を作成するものとしても良い。
また、この実施形態では、アドレス帳集約管理装置を、MFP1〜3にネットワーク5を介して接続されたサーバ4で構成した例で説明したが、サーバ4に限らず、MFP1〜3の一つに、アドレス帳集約管理装置の機能を持たせる構成も可能である。
この発明の一実施形態に係るアドレス帳集約管理装置が用いられた画像処理システムの構成図である。 図1のシステムに用いられたアドレス帳集約管理装置であるサーバの電気的構成を示すブロック図である。 サーバによって行われる、各MFPから送信履歴を収集してアドレス帳を作成する動作を説明するための図である。 MFPから収集したアドレス帳の一例を示す図である。 MFPから収集した送信履歴の一例を示す図である。 宛先データを送信回数の多い順に並べ替えた状態を示す図である。 サーバにより作成されたアドレス帳の一例を示す図である。 サーバによる新たなアドレ帳の作成処理を示すフローチャートである。 サーバによる新たなアドレ帳の作成処理の他の例を示すフローチャートである。 サーバによる新たなアドレ帳の作成処理のさらに他の例を示すフローチャートである。 重み付けに使用する送信時期と係数との関係を示す表である。
符号の説明
1〜3 画像処理装置(MFP)
4 アドレス帳集約管理装置(サーバ)
5 ネットワーク
11 CPU
12 ROM

Claims (12)

  1. ネットワークを介して接続された複数の画像処理装置から、少なくとも送信履歴を収集するデータ収集手段と、
    前記データ収集手段により収集された送信履歴から、送信履歴に含まれる宛先データを抽出する宛先データ抽出手段と、
    前記宛先データ抽出手段により抽出された宛先データの重要度を算出する重要度算出手段と、
    前記重要度算出手段により重要度が算出された宛先データのうち、重要度の高い宛先データをアドレス帳に登録するアドレス帳作成手段と、
    を備えていることを特徴とするアドレス帳集約管理装置。
  2. 前記重要度算出手段は、ユーザ毎の宛先データの重要度を算出し、
    前記アドレス帳作成手段は、ユーザ毎に重要度の高い宛先データをアドレス帳に登録する請求項1に記載のアドレス帳集約管理装置。
  3. 前記重要度は送信回数に基づいて算出される請求項1または2に記載のアドレス帳集約管理装置。
  4. 前記重要度は送信回数と送信時期の組合せに基づいて算出される請求項1または2に記載のアドレス帳集約管理装置。
  5. ネットワークを介して接続された複数の画像処理装置から、少なくとも送信履歴を収集するデータ収集ステップと、
    前記収集された送信履歴から、送信履歴に含まれる宛先データを抽出する宛先データ抽出ステップと、
    前記抽出された宛先データの重要度を算出する重要度算出ステップと、
    前記重要度が算出された宛先データのうち、重要度の高い宛先データをアドレス帳に登録するアドレス帳作成ステップと、
    を備えたことを特徴とするアドレス帳集約管理装置におけるアドレス帳作成方法。
  6. 前記重要度算出ステップでは、ユーザ毎の宛先データの重要度を算出し、
    前記アドレス帳作成ステップでは、ユーザ毎に重要度の高い宛先データをアドレス帳に登録する請求項5に記載のアドレス帳作成方法。
  7. 前記重要度は送信回数に基づいて算出される請求項5または6に記載のアドレス帳作成方法。
  8. 前記重要度は送信回数と送信時期の組合せに基づいて算出される請求項5または6に記載のアドレス帳作成方法。
  9. ネットワークを介して接続された複数の画像処理装置から、少なくとも送信履歴を収集するデータ収集ステップと、
    前記収集された送信履歴から、送信履歴に含まれる宛先データを抽出する宛先データ抽出ステップと、
    前記抽出された宛先データの重要度を算出する重要度算出ステップと、
    前記重要度が算出された宛先データのうち、重要度の高い宛先データをアドレス帳に登録するアドレス帳作成ステップと、
    をアドレス帳集約管理装置のコンピュータに実行させるためのアドレス帳作成プログラム。
  10. 前記重要度算出ステップでは、ユーザ毎の宛先データの重要度を算出し、
    前記アドレス帳作成ステップでは、ユーザ毎に重要度の高い宛先データをアドレス帳に登録する請求項9に記載のアドレス帳作成プログラム。
  11. 前記重要度は送信回数に基づいて算出される請求項9または10に記載のアドレス帳作成プログラム。
  12. 前記重要度は送信回数と送信時期の組合せに基づいて算出される請求項9または10に記載のアドレス帳作成プログラム。
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