JP2009277113A - 文書管理システム、画像形成装置およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】所定の記入欄（承認欄等）のスキャン画像を鮮明な状態で取得することが可能な文書管理技術を提供する。
【解決手段】文書管理システム１００は、文書の電子データを取得する取得手段と、当該電子データに基づいて文書を印刷出力する印刷出力手段とを備える。当該印刷出力手段は、文書ＤＣの記入欄ＥＳを含む部分領域ＰＲを地紋付加対象領域ＲＡから除外し、当該地紋付加対象領域ＲＡに地紋を付加して文書ＤＣ（ＤＰ１）を印刷出力する。
【選択図】図３

Description

本発明は、文書を管理するシステム（文書管理システム）およびそれに関連する技術に関する。

近年、電子データ化された文書（文書データ）をサーバコンピュータに記憶して管理するシステムが利用されている。

また、このようなシステムにおいて、文書に関する承認作業等をも電子的に行うものが提案されている。特に、例えば特許文献１においては、電子文書と紙文書とが混在した状況で承認作業等を電子的に行うことが可能な技術が記載されている。

さらに、紙文書に電子的な情報（ＩＤ情報等）を含ませるための技術として、地紋を付加して当該文書を印刷出力する技術が存在する（特許文献２参照）。

特開２００４−２６５１４０号公報 特開２００７−６０６３４号公報

ところで、上記のように承認作業等を電子的に行う技術としては、例えば、地紋が付加されて印刷出力された紙文書の承認欄にユーザがサイン（あるいは捺印）をして承認を与える技術が考えられる。より詳細には、当該紙文書をスキャナ装置で読みとり、当該承認欄のサインに関する画像等を保存しておくことが考えられる。

しかしながら、このような技術においては、印刷出力された紙文書の全面にわたって地紋が付加され、特に「承認欄」にも地紋が付加される。そのため、当該承認欄をスキャニングすると、地紋の影響により当該承認欄の画像が劣化してしまうという問題が存在する。

そこで、本発明は、所定の記入欄（例えば承認欄）のスキャン画像を鮮明な状態で取得することが可能な文書管理技術を提供することを課題とする。

上記課題を解決すべく、請求項１の発明は、文書管理システムであって、文書の電子データを取得する取得手段と、前記電子データに基づいて前記文書を印刷出力する印刷出力手段とを備え、前記印刷出力手段は、前記文書の所定の記入欄を含む部分領域を地紋付加対象領域から除外し、当該地紋付加対象領域に地紋を付加して前記文書を印刷出力することを特徴とする。

請求項２の発明は、請求項１の発明に係る文書管理システムにおいて、前記地紋は、前記文書の文書識別情報を含むことを特徴とする。

請求項３の発明は、請求項２の発明に係る文書管理システムにおいて、印刷出力された前記文書であって前記所定の記入欄への記入がなされた前記文書の画像を読み取る読取手段と、前記画像を解析し、前記文書の地紋に含まれる前記文書識別情報を読み出して前記文書を特定する解析手段と、前記文書識別情報に基づいて特定された前記文書内における前記所定の記入欄の位置をさらに特定し、前記読取手段により読み取られた前記画像から前記所定の記入欄の部分画像を抽出する抽出手段と、前記部分画像を前記文書の対応部分に関連付ける関連付け手段とをさらに備えることを特徴とする。

請求項４の発明は、請求項１の発明に係る文書管理システムにおいて、印刷出力された前記文書であって前記所定の記入欄への記入がなされた前記文書の画像を読み取る読取手段と、前記読取手段により読み取られた前記画像から前記所定の記入欄の部分画像を抽出する抽出手段と、前記部分画像を前記文書の対応部分に関連付ける関連付け手段とをさらに備えることを特徴とする。

請求項５の発明は、請求項４の発明に係る文書管理システムにおいて、前記読取手段による読み取り対象の前記文書を特定するための文書特定情報を入力する文書指定手段、をさらに備え、前記抽出手段は、前記文書特定情報に従って前記文書を特定することを特徴とする。

請求項６の発明は、請求項４の発明に係る文書管理システムにおいて、前記所定の記入欄の前記文書内における位置情報を指定する位置指定手段、をさらに備え、前記抽出手段は、前記位置情報に従って前記所定の記入欄の位置を特定し、前記読取手段により読み取られた前記画像から前記所定の記入欄の部分画像を抽出することを特徴とする。

請求項７の発明は、請求項４の発明に係る文書管理システムにおいて、前記文書は、所定の形式に従って生成されている読取用ページを有しており、前記抽出手段は、前記所定の記入欄の位置として前記所定の形式で定められている位置情報に従って前記読取用ページにおける前記所定の記入欄の位置を特定し、前記読取手段により読み取られた前記画像から、前記読取用ページにおける前記所定の記入欄の部分画像を抽出することを特徴とする。

請求項８の発明は、請求項１の発明に係る文書管理システムにおいて、前記文書は、承認文書を含み、前記所定の記入欄は、前記承認文書に関する承認欄を含むことを特徴とする。

請求項９の発明は、請求項１の発明に係る文書管理システムにおいて、前記文書は、回覧文書を含み、前記所定の記入欄は、前記回覧文書に関する閲覧確認欄を含むことを特徴とする。

請求項１０の発明は、請求項１の発明に係る文書管理システムにおいて、前記文書は、申込書を含み、前記所定の記入欄は、前記申込書に関する申込欄を含むことを特徴とする。

請求項１１の発明は、画像形成装置であって、文書の電子データを取得する取得手段と、前記電子データに基づいて前記文書を印刷出力する印刷出力手段とを備え、前記印刷出力手段は、前記文書の所定の記入欄を含む部分領域を地紋付加対象領域から除外し、当該地紋付加対象領域に地紋を付加して前記文書を印刷出力することを特徴とする。

請求項１２の発明は、コンピュータに、a)文書の電子データを取得する手順と、b)前記文書の所定の記入欄を含む部分領域を除外した地紋付加対象領域に前記地紋を付加した状態で前記文書を印刷出力するための印刷出力用データを、前記電子データに基づいて生成する手順とを実行させるためのプログラムであることを特徴とする。

請求項１ないし請求項１２に記載の発明によれば、記入欄には地紋が付加されない状態で文書が印刷出力されるので、当該記入欄を含むスキャン画像を取得する際には、当該スキャン画像における記入欄部分の画像を鮮明な状態で取得することが可能である。

以下、本発明の実施形態を図面に基づいて説明する。

＜１．システム構成概要および承認フローの概要＞
図１は、この実施形態に係る文書管理システム１００の概略構成を示す図である。また、図２は、マルチ・ファンクション・ペリフェラル（以下、ＭＦＰとも称する）１に対するユーザＵＢの操作の概要について説明する図である。さらに、図３は、本システム１００における各種動作の概要を示す概念図である。以下では、この文書管理システム１００における「文書の承認フロー」の概要について説明する。

図１に示されるように、文書管理システム１００は、ＭＦＰ１と文書管理サーバコンピュータ（以下、単にサーバとも称する）７０とコンピュータ８０，９０とを備える。これらの装置群１，７０，８０，９０は、それぞれ、ネットワークＮＷを介して互いに接続されており、互いにデータを送受信することが可能である。

まず、図１に示すように、文書の承認を依頼する人物、すなわち承認依頼者（単に依頼者とも称する）ＵＡは、コンピュータ８０を操作することによって、承認対象の文書（単に承認文書とも称する）ＤＣをサーバ７０にアップロードする。

サーバ７０は、承認依頼を受けて承認を行う人物、換言すれば、承認実行者（単に承認者とも称する）ＵＢに対して、承認依頼の発生を通知する。具体的には、サーバ７０は、例えば、承認者ＵＢに対して電子メール（承認依頼メールとも称する）ＭＬを自動的に送信する。これにより、承認者ＵＢは、承認依頼の発生を知得する。

承認者ＵＢは、コンピュータ９０を介して受信した電子メールＭＬを閲覧すると、ＭＦＰ１の載置場所へ移動する。ＭＦＰ１は、後述するように、印刷機能およびスキャン機能等を有する複合機である。

図２に示すように、承認者ＵＢがＭＦＰ１に対して所定の操作を行うことによって、承認対象の文書ＤＣがＭＦＰ１によって印刷出力される。この文書ＤＣは、地紋が付された状態で印刷出力される。この地紋には、後述するように、承認対象文書の文書識別情報等が潜像パターンにより付されている。

また、印刷出力された文書ＤＣ（ＤＰ１）には、ユーザ（ここでは承認者）が記入する記入欄（ここでは承認欄）ＥＳ（図３および図４参照）が設けられている。ここにおいて、この記入欄ＥＳを含む一部領域ＰＲ（図３および図４参照）には、地紋が付されない。

その後、承認者ＵＢは、自席等に戻り文書ＤＣの内容を確認する。そして、承認者ＵＢが文書ＤＣの内容を承認する場合には、承認者ＵＢが文書ＤＣの記入欄ＥＳにサイン（自署）する。

さらに、承認者ＵＢは、再び、ＭＦＰ１の載置場所へ移動する。そして、印刷出力され且つ記入欄ＥＳへの記入がなされている文書ＤＣ（端的に言えば、サイン済み文書ＤＰ２）がＭＦＰ１の画像読取部（スキャナ部）３によって光学的に読み取られ、当該サイン済み文書ＤＰ２の画像（詳細には画像データＤＧ２（図３））が生成される。

その後、ＭＦＰ１は、当該画像データＤＧ２から記入欄ＥＳ部分の部分画像ＥＧを抽出し、当該部分画像ＥＧを文書ＤＣ（詳細には元の文書データＤＧ１）の対応部分に関連付ける。具体的には、当該部分画像を文書データＤＧ１の対応部分に貼り付けた新たな文書データＤＧ３を生成する。すなわち、ＭＦＰ１は、当該文書データＤＧ３を文書ＤＣの新たなデータ（サイン後のデータ）として生成する。

そして、ＭＦＰ１は、文書データＤＧ３を文書管理サーバ７０へと送信し、サイン画像が付された文書データＤＧ３を所定の記憶部に格納する。これにより、サイン画像付きの文書データＤＧ３は、文書管理サーバ７０において格納されるとともに、文書管理サーバ７０により管理される。例えば、文書管理サーバ７０は、限定されたユーザ（例えばユーザＵＡ等）の閲覧要求に応じて、ユーザＵＢによる承認済み文書ＤＣ（具体的には、文書データＤＧ３）を閲覧を許可する。

ここにおいて、上述したように、記入欄ＥＳを含む一部領域ＰＲには、地紋が付されていない。

図４は、文書ＤＣにおける記入欄ＥＳを含む特定ページ（承認ページとも称する）の印刷出力例を示す図である。文書ＤＣの当該特定ページは、その地紋付加対象領域ＲＡに地紋が付加されて印刷出力されている。ただし、当該特定ページは、部分領域ＰＲ（文書ＤＣの記入欄ＥＳを含む一部領域）が地紋付加対象領域ＲＡから除外された状態で、印刷出力されている。なお、図４においては、地紋付加対象領域ＲＡには砂地ハッチングを付して示している。

ここにおいて、地紋としては、各種の潜像パターン等が利用される。例えば、図４に示すような３５個（＝（水平方向）５個×（垂直方向）７個）のブロック（地紋ブロックとも称する）のそれぞれにおいて、さらに小さく区分された複数のサブブロックが設けられる。これらの複数のサブブロックには、それぞれ、ドットパターンの集合体としての潜像パターンが形成される。当該ドットパターンの集合体には、当該ドットパターンの配列規則（各位置におけるドットの配置の有無およびドットの大きさなどに関する配列規則）等によって情報が付加される。例えば、文書の識別情報（文書ＩＤ）等が、当該潜像パターンによって当該地紋に埋め込まれる。また、複数（例えば３５個）の地紋ブロックは、それぞれ、互いに同じ情報を含むことが好ましい。これによれば、冗長性を高めることによって、情報の喪失を回避することが可能である。また特に、部分領域ＰＲに地紋が付されない場合であっても、当該部分領域ＰＲ以外の領域（具体的には、地紋付加対象領域ＲＡ）に含まれる他の地紋ブロック内の地紋から、所望の情報（文書ＩＤ等）を抽出することが可能である。

図５は比較例を示す図である。図５のように、文書ＤＣの所定ページ（承認欄を含むページ）の全体に地紋を付加すると、記入欄（承認欄）ＥＳにも地紋が付されることになる。この場合、当該記入欄ＥＳのスキャン画像を取得する際には、記入欄ＥＳに付された地紋の影響によって、当該スキャン画像から抽出される記入欄ＥＳ部分の画像が劣化してしまう。

これに対して、図４の印刷出力例においては、当該特定ページは、部分領域ＰＲ（文書ＤＣの記入欄ＥＳを含む一部領域）が地紋付加対象領域ＲＡから除外された状態で、印刷出力されている。すなわち、記入欄ＥＳには地紋が付加されない状態で文書が印刷出力されている。したがって、当該記入欄ＥＳのスキャン画像を取得する際に、記入欄ＥＳに対応する領域においては地紋の影響を排除することができるので、当該スキャン画像における記入欄部分の画像を鮮明な状態で取得することが可能である。

以下では、このようなシステムについてさらに詳細に説明する。

＜２．ＭＦＰの構成等＞
図６は、ＭＦＰ１の内部構成を示す概略図である。

ＭＦＰ１は、スキャナ機能、プリンタ機能、コピー機能およびファクシミリ機能などを備える装置（複合機とも称する）である。具体的には、ＭＦＰ１は、コントローラ２、画像読取部３、印刷出力部４、通信部５、入出力部６および格納部８等を備えており、これらの各部を複合的に動作させることによって、上記の各機能を実現する。

画像読取部３は、ＭＦＰ１の所定の位置に載置された原稿を光学的に読み取って、当該原稿の画像（原稿画像とも称する）を生成する処理部である。画像読取部３は、スキャナ部とも称される。

印刷出力部４は、対象画像に関する画像データに基づいて紙などの各種の媒体に画像を印刷出力する出力部である。

通信部５は、公衆回線等を介したファクシミリ通信を行うことが可能な処理部である。また、通信部５は、通信ネットワークＮＷを介したネットワーク通信が可能である。このネットワーク通信を利用することによって、ＭＦＰ１は、所望の相手先との間で各種のデータを授受することが可能である。

入出力部６は、ＭＦＰ１に対する入力を受け付ける操作入力部６１と、各種情報の表示出力を行う表示部６２とを備えている。ＭＦＰ１の前面側に設けられた操作パネル６３は、液晶表示パネルに圧電センサ等が埋め込まれて構成されており、表示部６２の一部として機能するとともに、操作入力部６１の一部としても機能する。ユーザは、操作パネル６３の画面上に表示された（仮想的な）ボタンを押下することによって、ＭＦＰ１に対する操作指示入力を行うことが可能である。また、ユーザは、操作パネル６３の画面上の所望の位置を押下することによって、画面内における位置情報等を入力することなども可能である。

格納部８は、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）等の格納装置で構成される。この格納部８には、画像読取部３等で生成された原稿画像等が格納される。

コントローラ２は、ＭＦＰ１を統括的に制御する制御装置であり、ＣＰＵと、各種の半導体メモリ（ＲＡＭおよびＲＯＭ等）とを備えるコンピュータシステムとして構成される。コントローラ２の制御下において各種の処理部が動作することによって、ＭＦＰ１の各種の機能が実現される。

例えば、コントローラ２の制御下において、画像読取部３を用いて所望の画像を光学的に読み取ることによって、原稿をスキャニングした画像（スキャン画像とも称する）が取得され、スキャナ機能が実現される。また、コントローラ２の制御下において、印刷出力用の画像データが生成されるとともに印刷出力部４に関する駆動動作等が制御されることによって所望の画像が用紙上に印刷出力され、印刷出力機能が実現される。

また特に、コントローラ２は、文書データ取得部２１、印刷データ生成部２３、画像解析部２５、画像抽出部２７、および関連付け制御部２９等の各種の処理部を備えている。これらの処理部は、格納部８等に記憶されているソフトウエアプログラム（単にプログラムとも称する）をコントローラ２のＣＰＵ等を用いて実行することによって実現される。

文書データ取得部２１は、承認対象の文書の電子データを取得する処理部である。具体的には、文書データ取得部２１は、承認依頼者ＵＡにより操作されるコンピュータ８０から送信されてきた文書ＤＣの電子データを、通信部５を介して受信し取得する。

印刷データ生成部２３は、文書データ取得部２１により取得された（文書ＤＣの）電子データに基づいて文書ＤＣの印刷出力用データを生成する。この印刷出力用データは、地紋付加対象領域ＲＡに地紋が付された状態の文書ＤＣを印刷出力するためのデータとして生成される。ここにおいて、地紋付加対象領域ＲＡは、記入欄ＥＳを含む一部領域ＰＲ（図４参照）を除外した領域として、印刷データ生成部２３により生成される。

印刷出力部４は、生成された印刷出力用データを用いて、地紋付加対象領域ＲＡに地紋が付加された文書ＤＣを印刷出力する。

画像解析部２５は、サイン済み文書（記入済み文書とも称する）ＤＣに関するスキャン画像ＤＧ２（図３参照）を解析して、地紋に含まれる文書識別情報を読み出す。なお、サイン済み文書ＤＣに関するスキャン画像ＤＧ２は、画像読取部３によって読み取られて取得される。

画像抽出部２７は、サイン済み文書ＤＣに関するスキャン画像ＤＧ２から、記入欄ＥＳに対応する部分領域の画像（部分画像）ＥＧ（図３参照）を抽出する。

関連付け制御部２９は、部分画像ＥＧを文書ＤＣの対応部分に関連付ける動作を制御する。具体的には、関連付け制御部２９は、文書データＤＧ１と部分画像データＥＧとを合成した合成画像ＤＧ３（図３参照）をＭＦＰ１内部で生成するとともに、生成された合成画像を文書管理サーバ７０へと送信する動作をも制御する。

また、本システム１００における文書管理サーバ７０は、文書管理部７１および通信部７５等を備えている。文書管理部７１は、各ユーザが操作するコンピュータ（８０等）から、「文書の承認依頼」が付与された文書のデータを受領するとともに、当該文書に関連する承認動作を管理する。また、通信部７５は、ネットワークＮＷに接続された各コンピュータ（８０等）およびＭＦＰ１等とのネットワーク通信動作を制御する。

＜３．詳細動作＞
図７〜図１０は、本システム１００における動作を示すフローチャートである。図７および図８は、ＭＦＰ１における未サイン文書（未記入文書とも称する）ＤＣ（ＤＰ１）の印刷出力動作を示しており、図９および図１０は、ＭＦＰ１におけるサイン済み文書ＤＣ（ＤＰ２）の読取動作を示している。

まず、図７および図８を参照しながら、未サイン文書ＤＣ（ＤＰ１）の印刷出力動作について説明する。

上述のように、サーバ７０が承認者ＵＢに対して承認依頼メールＭＬを送信した後、承認者ＵＢがコンピュータ９０を介して当該メールＭＬを受領して当該メールＭＬを閲覧すると、承認者ＵＢは適宜のタイミングでＭＦＰ１の載置場所へ移動する（図１参照）。

そして、図７のステップＳ１１において、承認者ＵＢは、ログイン操作を実行する。具体的には、承認者ＵＢは、ＭＦＰ１の操作パネル６３に表示されたログイン画面に当該承認者ＵＢのユーザＩＤおよびパスワードを入力する。ＭＦＰ１は、入力されたユーザＩＤおよびパスワードが、それぞれ、予め登録されたユーザＩＤおよびパスワードと一致するか否かを判定する。換言すれば、入力情報と登録情報とが一致するか否かが判定される。ＭＦＰ１は、入力情報と登録情報とが一致すること確認すると、承認者ＵＢのログインを許可する。

次に、ステップＳ１２において、承認者ＵＢは、印刷対象の文書を選択する。具体的には、承認者ＵＢは、操作パネル６３に表示されるメニュー画面から所望の項目を選択することによって、印刷対象の文書を選択することができる。ここでは、「承認依頼文書」が印刷対象文書として選択される場合を想定する。

具体的には、メニュー画面において「承認依頼文書リスト」が選択されると、ＭＦＰ１は当該承認依頼文書リストの表示画面Ｇ２を操作パネル６３に表示する。図１１は、「承認依頼文書リスト」の表示画面Ｇ２を示す図である。図１１に示される複数の文書Ｄ１〜Ｄ５の中から承認者ＵＢが所望の文書を選択すると、ＭＦＰ１は、選択された文書を印刷対象の文書として決定し、対応する文書データをその保存先の文書管理サーバ７０からネットワークを介して取得する。

そして、ステップＳ１３において、ＭＦＰ１は、印刷モードを決定する。ここでは、印刷対象文書の種類に応じて、印刷モードが変更される。具体的には、印刷対象文書が「承認依頼文書」である場合には「承認モード」で印刷動作が実行され、印刷対象文書が「承認依頼文書」以外の文書である場合には「通常モード」で印刷動作が実行される。なお、ここでは印刷モードが印刷対象文書の種類に応じて自動的に決定される場合を例示しているが、これに限定されない。例えば、操作者が手動で（詳細には、印刷モード選択画面等を用いて）印刷モードを選択し、当該選択結果に応じて印刷モードを決定するようにしてもよい。

「通常モード」が印刷モードとして決定された場合には、ステップＳ１４に進み、通常の印刷動作が実行される。

一方、「承認モード」が印刷モードとして決定された場合には、ステップＳ１５に進み、次述するような印刷動作が実行される。

図８は、承認モードにおける印刷動作（ステップＳ１５）を示すフローチャートである。

図８に示すように、まず、文書内における承認ページが決定される（ステップＳ２１）とともに、承認欄ＥＳの位置が決定される（ステップＳ２２）。これらの動作は、表示画面Ｇ３を用いた操作に応じて実行される。

図１２は、「承認モード」の選択時に操作パネル６３に表示される画面Ｇ３を示している。図１２に示すように、表示画面Ｇ３は、その左側領域にページ変更ボタンＢＴ１，ＢＴ２およびページ番号表示欄ＣＴ１を有しており、その中央領域にページ表示領域ＡＴ１を有している。また、表示画面Ｇ３は、その右側領域にＯＫボタンＢＴ３およびキャンセルボタンＢＴ４を有している。

ページ変更ボタンＢＴ１が１回押下されるごとにページ番号が１つずつ増大し、逆に、ページ変更ボタンＢＴ２が１回押下されるごとにページ番号が１つずつ減少する。そして、これらのボタンＢＴ１，ＢＴ２によって変更されたページ番号がページ番号表示欄ＣＴ１に表示されるとともに、当該ページ番号の内容がページ表示領域ＡＴ１に表示される。承認者ＵＢは、ボタンＢＴ１，ＢＴ２を押下することによって、承認対象の文書ＤＣのうちの所定の「承認ページ」（承認欄ＥＳを含むページ）をページ表示領域ＡＴ１に表示させることができる。このようにして「承認ページ」が指定される。

そして、「承認ページ」がページ表示領域ＡＴ１に表示された状態において、承認者ＵＢは、承認ページ内における承認欄ＥＳの位置を指定する。具体的には、操作パネル６３のページ表示領域ＡＴ１において、矩形状の承認欄ＥＳの左上の点Ｐａ（Ｘａ，Ｙａ）と右下の点Ｐｂ（Ｘｂ，Ｙｂ）とをこの順序で指で押下して指定することによって、承認欄ＥＳの位置が特定される。ＭＦＰ１は、このような承認者ＵＢからの位置指定入力に応じて、承認欄ＥＳの位置を特定して記憶する。このようにして文書ＤＣの承認欄ＥＳの位置情報が指定される。

最後に、ＯＫボタンＢＴ３が押下されると、承認対象の文書における「承認ページ」と当該承認ページ内における承認欄ＥＳの位置とが確定（決定）される。なお、図７および図８のフローチャートには明示していないが、キャンセルボタンＢＴ４が押下されると、操作パネル６３には再び承認依頼文書リスト画面Ｇ２が表示され、文書指定動作（ステップＳ１１）からやり直すことが可能である。

以上のようにして、承認対象の文書における「承認ページ」と当該承認ページ内における承認欄ＥＳの位置とが特定される。特定された情報（具体的には、「承認ページ」の頁番号情報、および「承認欄」の位置情報）は、文書ＤＣに関連付けてＭＦＰ１の格納部に記憶され、後述するステップＳ５１（図１０参照）等で利用される。

その後、ステップＳ２３において、ＭＦＰ１による印刷出力動作が実行され、ＭＦＰ１は、図４に示すような承認ページを含む文書ＤＣを印刷出力する。上述したように、文書ＤＣの当該承認ページは、部分領域ＰＲ以外の領域（地紋付加対象領域）ＲＡに地紋が付加された状態で印刷出力される。また、当該文書ＤＣの承認ページ以外の各ページは、その全体に地紋が付加された状態で印刷出力される。なお、秘匿性の高い文書ＤＣ等については、コピー文書であることが判るような地紋を付加して印刷出力されることなどが好ましい。あるいは逆に、文書ＤＣの性質によっては、承認ページ以外のページには地紋を全く付加しないようにしてもよい。

ここでは、図４に示すような文書ＤＣの承認ページの地紋付加対象領域ＲＡに、当該文書ＤＣに関する文書識別情報（文書ＩＤ）等が、潜像パターンによって埋め込まれるものとする。また特に、部分領域ＰＲには地紋が付与されない状態で印刷出力が行われる。

再び、図７を参照する。つぎに、ステップＳ１６において未だチェックアウト処理が実行されていないと判定されると、ステップＳ１７に進み、文書ＤＣのチェックアウト処理が実行される。ステップＳ１７において、ＭＦＰ１からサーバ７０に対してチェックアウト処理の実行依頼が送信されると、サーバ７０は当該実行依頼に応答して実際にチェックアウト処理を実行する。

チェックアウト処理は、文書ＤＣに対する複数ユーザによる編集（改変）作業の競合回避を実現する処理である。ここでは、チェックアウト処理が施された文書ＤＣに対しては、他のユーザによる編集処理は許容されないものとする。ただし、チェックアウト処理が施された文書ＤＣを閲覧（印刷を含む）することは許容されるものとする。

具体的には、ステップＳ１７において、サーバ７０内の複数の管理文書のうちチェックアウト処理の対象となる文書ＤＣに関して、そのチェックアウト処理フラグがオン状態（例えば「１」）に設定される。当該オン状態においては、当該文書ＤＣに対する他ユーザからの編集は許容されない。チェックアウト処理フラグは、チェックアウト中であるか否かを示すフラグであり、文書ごとに設定される。

なお、図３の概念図においては、このチェックアウト処理によって、文書データは通常領域ＮＲからチェックアウト領域ＣＲへと仮想的に移動されるものとして示されている。図３では、このような図示表現により、チェックアウト領域ＣＲ内の文書データに対しては、他ユーザによる編集処理が許容されないこと（すなわちチェックアウト状態であること）が概念的に示されている。

そして、ステップＳ１８において、承認者ＵＢによる所定の操作に応じて、ＭＦＰ１はログアウト処理を実行する。

以上のようにして、承認対象の文書ＤＣがＭＦＰ１によって印刷出力され、当該文書が承認者ＵＢによって取得される。

その後、上述したように、印刷出力物としての文書ＤＣを取得した承認者ＵＢは、自席等に戻り、当該文書ＤＣの内容を確認する。そして、承認者ＵＢが文書ＤＣの内容を承認する場合には、承認者ＵＢが文書ＤＣ（ＤＰ１）の承認欄ＥＳにサイン（自署）する。

さらに、承認者ＵＢは、再び、ＭＦＰ１の載置場所へ移動する。そして、サイン済み文書ＤＣ（ＤＰ２）の読み取り動作等が実行される。

つぎに、図９および図１０を参照しながら、このような動作、すなわち、サイン済み文書ＤＣ（ＤＰ２）の読取動作等について説明する。

ステップＳ３１において、承認者ＵＢは、ＭＦＰ１に対するログイン処理を再び実行する。また、承認者ＵＢは、所定の操作を行いＭＦＰ１の承認文書読取モードを選択する。これによって、ＭＦＰ１は、承認対象文書（特に承認ページ）の読み取りが可能な状態になる。さらに、承認者ＵＢがサイン済み文書ＤＣ（ＤＰ２）の承認ページをＭＦＰ１の画像読取部３の原稿台に載置してスタートボタンを押下すると、当該文書ＤＣの承認ページのスキャニングが開始される（ステップＳ３２）。

そして、画像読取部３によって文書ＤＣの承認ページのスキャン画像ＤＧ２が取得されると、画像解析部２５は、当該スキャン画像ＤＧ２を解析し、文書ＤＣ（ＤＰ２）の地紋に埋め込まれていた地紋情報を取得する（ステップＳ３３）。具体的には、画像解析部２５は、当該文書ＤＣの文書識別情報（文書ＩＤ）を読み出し、スキャン画像に係る当該文書ＤＣを特定する（詳細には、当該文書ＤＣが複数の文書のうちのいずれの文書であるかを特定する）。

ステップＳ３４、Ｓ３５，Ｓ３６においては、スキャン画像ＤＧ２に地紋が存在すること、ＭＦＰ１のモードが承認文書読取モードであること、文書ＤＣの承認者ＵＢとログイン中の承認者ＵＢとが一致することがそれぞれ確認される。さらに、ステップＳ３７においては、ステップＳ３３で取得された文書ＩＤに対応する文書がサーバ７０に存在することが確認される。ステップＳ３４〜Ｓ３７における確認事項のうちのいずれかの事項が確認できない場合には、本ルーチンは終了する。一方、ステップＳ３４〜Ｓ３７における各事項が全て確認される場合には、ステップＳ３８に進む。

ステップＳ３８においては、ステップＳ３３で取得済みの文書ＩＤに対応する文書が取得される。具体的には、ＭＦＰ１は、サーバ７０と通信し、当該文書ＩＤに対応する文書の送信依頼をサーバ７０に送信するとともに、サーバ７０から返送されてきた文書データＤＧ１（図３参照）を受信する。

ステップＳ３９においては、サイン画像の貼り付け処理が実行される。

図１０は、この貼り付け処理（ステップＳ３９）の詳細を示すフローチャートであり、図１３は、当該貼り付け処理を示す概念図である。

図１０に示すように、ステップＳ５１において、画像抽出部２７は、サイン済み文書ＤＣに関するスキャン画像ＤＧ２から、承認欄ＥＳに対応する部分領域の画像（部分画像）ＥＧ（図１３）を抽出する。なお、この抽出処理に際しては、ステップＳ２２で指定されＭＦＰ１に記憶されていた位置情報等が利用される。具体的には、画像抽出部２７は、承認欄ＥＳの位置情報に従って、承認ページ内における承認欄ＥＳの位置を特定する。これにより、承認欄ＥＳに対応する部分領域の画像（部分画像）ＥＧが適切に抽出される。

また、ステップＳ５２において、関連付け制御部２９は、ステップＳ３８で取得された文書データＤＧ１とステップＳ５１で抽出された部分画像データＥＧとを合成して合成画像ＤＧ３を生成する。詳細には、図１３に示すように、部分画像データＥＧは、文書データＤＧ１における承認欄ＥＳの位置に貼り付けられる。さらに、関連付け制御部２９は、生成された合成画像ＤＧ３をサーバ７０へと送信する。サーバ７０は、送信されてきた合成画像ＤＧ３を文書ＤＣに関連する画像の１つとして保存して管理する。

再び図９を参照する。ステップＳ３９の後のステップＳ４１においては、チェックイン処理が実行される。

具体的には、サーバ７０において管理される文書ＤＣに関して、そのチェックアウト処理フラグがオフ状態（例えば「０」）に設定される。このオフ状態においては、当該文書ＤＣについては、チェックアウト状態が解消され（換言すれば、チェックイン処理が施され）、他のユーザによる編集処理（サーバ７０外部への移動処理をも含む）が許容される。

図３の概念図においては、チェックアウト状態が解消された文書データはチェックアウト領域ＣＲから通常領域ＮＲへと仮想的に復帰するものとして示されている。図３では、このような図示表現により、通常領域ＮＲ内の文書データに対しては、全ユーザによる編集処理が許容される（すなわちチェックアウト状態でない）ことが概念的に示されている。

そして、ステップＳ４２において、ＭＦＰ１からサーバ７０に対して完了通知が送信され、図１０の処理フローは終了する。

以上のようにして、サーバ７０において部分画像ＥＧが文書ＤＣの対応部分に関連付けて記憶される。

上記のような動作によれば、図４に示すように、承認欄（記入欄）ＥＳには地紋が付加されない状態で文書が印刷出力される（図７のステップＳ１５）。したがって、当該承認欄ＥＳを含むスキャン画像ＤＧ２を取得する際（図９参照）には、当該スキャン画像ＤＧ２における承認欄ＥＳ部分の画像ＥＧを鮮明な状態で取得することが可能である。そのため、サーバ７０においても、鮮明な画像を承認欄ＥＳの画像として文書ＤＣに関連付けて保存することができる。

＜４．その他＞
以上、この発明の実施の形態について説明したが、この発明は上記説明した内容のものに限定されるものではない。

たとえば、上記実施形態においては、文書の第１ページ（表紙ページ）に承認ページが存在する場合を例示したが、これに限定されず、承認ページは文書内における任意の順序のページに存在してもよい。

また、上記実施形態においては、文書ごとに記入欄（承認欄）ＥＳの位置が異なることを前提にしていたが、これに限定されない。例えば、所定の指定フォーマットに従った専用の承認ページを文書内に設けるようにしてもよい。

図１４は、このような変形例に係る承認ページを示す図である。具体的には、図１４に示すように、所定のフォーマット（形式）に従った特別のページを「承認ページ」（読取用ページ）として予め作成しておくようにしてもよい。ここでは、当該所定のフォーマットにおいて、記入欄ＥＳの位置が予め定められているものとする。詳細には、承認欄ＥＳ１１、否認欄ＥＳ１２、コメント欄ＥＳ１３の合計３つの記入欄の位置が予め定められているものとする。

ＭＦＰ１は、これらの記入欄ＥＳ１１，ＥＳ１２，ＥＳ１３の全てが含まれる部分領域ＰＲを地紋付加対象領域ＲＡから除外して、地紋が付加された文書を印刷出力するようにすればよい。

そして、承認者ＵＢによる記入後のスキャン時においては、「承認ページ」（読取用ページ）のうち、当該所定のフォーマットにて定められている記入欄ＥＳの位置に関する情報（位置情報）が「記入欄の位置」として自動的に決定される。具体的には、ＭＦＰ１は、所定のフォーマットで定められている記入欄ＥＳ１１，ＥＳ１２，ＥＳ１３の位置情報に従って当該読取用ページにおける各記入欄ＥＳ１１，ＥＳ１２，ＥＳ１３の位置を特定する。詳細には、承認欄ＥＳ１１の位置、否認欄ＥＳ１２の位置、コメント欄ＥＳ１３の位置が「記入欄の位置」としてそれぞれ特定される。そして、ＭＦＰ１は、スキャンされた画像から、当該読取用ページにおける記入欄ＥＳ１１，ＥＳ１２，ＥＳ１３の各部分画像ＥＧ１１，ＥＧ１２，ＥＧ１３を抽出する。この場合には、記入欄ＥＳの位置が所定のフォーマットにおいて予め定められているので、ステップＳ２２等において承認者ＵＢ等が承認欄ＥＳの位置を指定しなくても済む。

また、上記実施形態においては、単一の承認者によって文書が承認される場合を例示したが、これに限定されず、複数の承認者によって文書が承認される場合にも本発明を適用することができる。

図１５および図１６は、このような変形例を示す図である。図１５は、複数の承認欄ＥＳ１，ＥＳ２，ＥＳ３を含む承認ページを示す図である。また、図１６は、依頼者ＵＡが複数の承認者ＵＢに承認を依頼する状況等を示す概念図である。

依頼者ＵＡがコンピュータ８０等を介して承認対象文書をサーバ７０にアップロードすると、複数（ここでは３名）の承認者ＵＢ１，ＵＢ２，ＵＢ３に承認依頼メールが通知される。そして、各承認者ＵＢ１，ＵＢ２，ＵＢ３は、それぞれ、ＭＦＰ１を操作してＭＦＰ１により印刷出力された文書を個別に取得する。図１５に示すように、この印刷出力文書の承認ページにおいては、部分領域ＰＲ０以外の部分には地紋が付されているが、部分領域ＰＲ（ＰＲ０）には、地紋が付されない。なお、部分領域ＰＲ０は、承認ページにおける部分領域であって、複数の承認欄ＥＳ１，ＥＳ２，ＥＳ３を含む領域である。

そして、各承認者ＵＢ１，ＵＢ２，ＵＢ３は、それぞれ自分用の承認欄ＥＳ１，ＥＳ２，ＥＳ３にサインをした後に、当該サイン済みの各文書をＭＦＰ１を用いてそれぞれスキャニングする。これにより、ＭＦＰ１は、承認者ＵＢ１の承認欄ＥＳ１を含むスキャン画像ＤＧ２１と、承認者ＵＢ２の承認欄ＥＳ２を含むスキャン画像ＤＧ２２と、承認者ＵＢ３の承認欄ＥＳ３を含むスキャン画像ＤＧ２３とを取得する。そして、スキャン画像ＤＧ２１から部分画像ＥＧ１が抽出され、スキャン画像ＤＧ２２から部分画像ＥＧ２が抽出され、スキャン画像ＤＧ２３から部分画像ＥＧ３が抽出される。そして、抽出された部分画像ＥＧ１，ＥＧ２，ＥＧ３が元の文書データＤＧ１に貼り付けられる。このようにして部分画像ＥＧ１，ＥＧ２，ＥＧ３が元の文書に関連付けて記憶される。

なお、ここでは、複数の承認欄ＥＳ１，ＥＳ２，ＥＳ３の全てを含む部分領域ＰＲ０を除外した領域に地紋を付与する場合を例示したが、これに限定されない。例えば、各承認者ＵＢ１，ＵＢ２，ＵＢ３に対応する承認欄（ＥＳ１，ＥＳ２，ＥＳ３のいずれか１つ）のみを地紋付加領域から除外するようにしてもよい。具体的には、承認者ＵＢ１向けの印刷出力を行う際には、承認者ＵＢ１に対応する承認欄ＥＳ１のみを地紋付加領域から除外するようにしてもよい。また、承認者ＵＢ２向けの印刷出力を行う際には、承認者ＵＢ２に対応する承認欄ＥＳ２のみを地紋付加領域から除外するようにしてもよい。承認者ＵＢ３向けの印刷出力を行う場合も、同様である。

また、上記実施形態においては、承認者が承認ページの承認欄にサインを記入する事例に関して本発明を適用する場合について例示したが、これに限定されない。例えば、承認者が承認ページの承認欄に捺印して印影を付加（記入）する場合にも本発明を適用することができる。より具体的には、承認ページの承認欄（記入欄）を含む部分領域が地紋付加対象領域から除外された状態で、当該地紋付加対象領域に地紋を付加して文書を印刷出力すればよい。これによれば、当該承認欄には地紋が付加されない状態で文書が印刷出力されるため、当該承認欄を含むスキャン画像を取得する際には、当該スキャン画像における承認欄部分の画像（当該承認欄に付加された印影を含む部分画像）を鮮明な状態で取得することが可能である。なお、このように、本願における「記入」は、人間が筆記具を用いて手書きで文字等を所定位置に書き入れる場合だけでなく、捺印によりに印鑑の印影を所定位置に付加する場合をも含むものとする。

また、上記実施形態においては、本発明の思想を「承認」に適用する場合を例示したが、これに限定されない。

例えば、各種の「申し込み」に本発明を適用してもよい。図１７は、このような変形例に係る文書である「申込書」を示す図である。図１７に示すように、申込者名の記入欄ＥＳ３１と申込者の印鑑欄ＥＳ３２とを有する申込書を印刷出力する際に、当該記入欄ＥＳ３１と印鑑欄ＥＳ３２とを含む部分領域を除外して、地紋を付加した文書を印刷出力するようにしてもよい。換言すれば、申込者名の記入欄ＥＳ３１も「記入欄」の一例であり、申込者の印鑑欄ＥＳ３２も「記入欄」の一例である。

あるいは、回覧文書の「回覧」に本発明を適用してもよい。より具体的には、図１８に示すように、当該文書に関する複数の回覧閲覧者（ＵＢ１，ＵＢ２，ＵＢ３等）のそれぞれにより記入される各閲覧確認欄（ＥＳ５１，ＥＳ５２，ＥＳ５３等）を「記入欄」として設けるようにしてもよい。この場合、例えば、ＭＦＰ１は、閲覧確認欄ＥＳ５１，ＥＳ５２，ＥＳ５３の全てを含む部分領域を地紋付加領域ＲＡから除外して、当該地紋付加領域ＲＡに地紋を付加して印刷出力すればよい。

また、上記実施形態においては、文書データＤＧ１と部分画像データＥＧとの合成画像が生成されることにより、文書データＤＧ１と部分画像データＥＧとが関連付けられる場合を例示しているが、これに限定されない。例えば、文書データＤＧ１と部分画像データＥＧとが別個のファイルとして存在しつつも互いに関連付けられた状態で格納されるようにしてもよい。より詳細には、部分画像データＥＧのデータファイルが文書データＤＧ１の関連データファイルとして関連付けられた状態で、各データＤＧ１，ＥＧのデータファイルがそれぞれ格納されるようにしてもよい。

また、上記実施形態においては、文書識別情報（文書ＩＤ）を文書ＤＣの地紋に埋め込んで印刷出力し、文書ＤＣのスキャン時に、文書ＤＣの地紋から文書識別情報を抽出してスキャン対象の文書を特定する場合を例示したが、これに限定されない。たとえば、文書識別情報（文書ＩＤ）を地紋として埋め込むことなく、印刷対象文書ＤＣを印刷出力するようにしてもよい。この場合、サイン記入済みの当該文書ＤＣがスキャンされる際には、スキャン対象の文書がいずれの文書であるかを、図１９に示すようなスキャン文書指定画面Ｇ５を用いて操作者が指定するようにすればよい。換言すれば、操作パネル６３に表示されたスキャン文書指定画面Ｇ５を用いて、読み取り対象の文書を特定するための文書特定情報を入力すればよい。当該指定操作によれば、ＭＦＰ１は、当該文書特定情報に基づいてスキャン対象の文書を特定することができる。したがって、指定操作によって特定された文書のデータＤＧ１に対して、スキャン画像ＤＧ２内の部分画像ＥＧを適切に関連付けることが可能になる。なお、この場合には、ＭＦＰ１は、偽造防止用の浮き出し文字（或いは透かし画像等）等を地紋として付与した状態で当該文書を印刷出力することが好ましい。

また、上記実施形態においては、承認者（操作者）ＵＢが「承認ページ」のページ番号および承認欄の位置を指定する場合を例示したが、これに限定されない。

例えば、依頼者ＵＡが「承認ページ」のページ番号および承認欄の位置に関する情報を指定するようにしてもよい。具体的には、サーバ７０へ承認依頼文書ＤＣを登録する際に、これらの情報を併せて指定するようにすればよい。

また、上記実施形態においては、ＭＦＰ１が、文書ＤＣのデータを当該ＭＦＰ１とは別の装置（具体的には、コンピュータ８０）からネットワークＮＷを介して受信し、受信した文書データを用いて文書ＤＣを印刷出力する場合を例示したが、これに限定されない。例えば、ＭＦＰ１が当該ＭＦＰ１内部の記憶部に格納された文書データを用いて当該文書を印刷する場合に上記の思想を適用するようにしてもよい。また、地紋付加印刷出力前の文書データＤＧ１（図２）は、電子データのまま取得されるものに限定されず、たとえば紙文書の原稿をスキャン処理によって電子化したデータであってもよい。

また、上記実施形態においては、文書管理サーバ７０をＭＦＰ１とは別に設ける場合を例示したが、これに限定されない。例えば、文書管理サーバ７０の機能をＭＦＰ１に内蔵するようにしてもよい。

文書管理システムの概略構成を示す図である。 ＭＦＰに対する承認者の操作について説明する図である。 文書管理システムおける各種動作の概要を示す概念図である。 承認欄を含む承認ページの印刷出力例を示す図である。 比較例に係る印刷出力例を示す図である。 ＭＦＰの内部構成を示す概略図である。 未サイン文書の印刷出力動作を示すフローチャートである。 未サイン文書の印刷出力動作を示すフローチャートである。 サイン済み文書の読取動作を示すフローチャートである。 サイン済み文書の読取動作を示すフローチャートである。 承認依頼文書リストの表示画面を示す図である。 承認モードの選択時に操作パネルに表示される画面を示す図である。 抽出画像の貼り付け処理を示す概念図である。 変形例に係る承認ページを示す図である。 複数の承認欄を含む承認ページを示す図である。 依頼者が複数の承認者に承認を依頼する状況等を示す概念図である。 申込書を示す図である。 回覧文書を示す図である。 スキャン文書指定画面を示す図である。

符号の説明

１ ＭＦＰ
６３ 操作パネル
７０ 文書管理サーバ
８０，９０ コンピュータ
１００ 文書管理システム
ＤＣ 承認依頼文書
ＤＧ１ （印刷対象文書の）文書データ
ＤＧ２ スキャン画像
ＤＧ３ 合成画像
ＵＡ 承認依頼者
ＵＢ 承認者

Claims (12)

1. 文書管理システムであって、
   文書の電子データを取得する取得手段と、
   前記電子データに基づいて前記文書を印刷出力する印刷出力手段と、
   を備え、
   前記印刷出力手段は、前記文書の所定の記入欄を含む部分領域を地紋付加対象領域から除外し、当該地紋付加対象領域に地紋を付加して前記文書を印刷出力することを特徴とする文書管理システム。
2. 請求項１に記載の文書管理システムにおいて、
   前記地紋は、前記文書の文書識別情報を含むことを特徴とする文書管理システム。
3. 請求項２に記載の文書管理システムにおいて、
   印刷出力された前記文書であって前記所定の記入欄への記入がなされた前記文書の画像を読み取る読取手段と、
   前記画像を解析し、前記文書の地紋に含まれる前記文書識別情報を読み出して前記文書を特定する解析手段と、
   前記文書識別情報に基づいて特定された前記文書内における前記所定の記入欄の位置をさらに特定し、前記読取手段により読み取られた前記画像から前記所定の記入欄の部分画像を抽出する抽出手段と、
   前記部分画像を前記文書の対応部分に関連付ける関連付け手段と、
   をさらに備えることを特徴とする文書管理システム。
4. 請求項１に記載の文書管理システムにおいて、
   印刷出力された前記文書であって前記所定の記入欄への記入がなされた前記文書の画像を読み取る読取手段と、
   前記読取手段により読み取られた前記画像から前記所定の記入欄の部分画像を抽出する抽出手段と、
   前記部分画像を前記文書の対応部分に関連付ける関連付け手段と、
   をさらに備えることを特徴とする文書管理システム。
5. 請求項４に記載の文書管理システムにおいて、
   前記読取手段による読み取り対象の前記文書を特定するための文書特定情報を入力する文書指定手段、
   をさらに備え、
   前記抽出手段は、前記文書特定情報に従って前記文書を特定することを特徴とする文書管理システム。
6. 請求項４に記載の文書管理システムにおいて、
   前記所定の記入欄の前記文書内における位置情報を指定する位置指定手段、
   をさらに備え、
   前記抽出手段は、前記位置情報に従って前記所定の記入欄の位置を特定し、前記読取手段により読み取られた前記画像から前記所定の記入欄の部分画像を抽出することを特徴とする文書管理システム。
7. 請求項４に記載の文書管理システムにおいて、
   前記文書は、所定の形式に従って生成されている読取用ページを有しており、
   前記抽出手段は、前記所定の記入欄の位置として前記所定の形式で定められている位置情報に従って前記読取用ページにおける前記所定の記入欄の位置を特定し、前記読取手段により読み取られた前記画像から、前記読取用ページにおける前記所定の記入欄の部分画像を抽出することを特徴とする文書管理システム。
8. 請求項１に記載の文書管理システムにおいて、
   前記文書は、承認文書を含み、
   前記所定の記入欄は、前記承認文書に関する承認欄を含むことを特徴とする文書管理システム。
9. 請求項１に記載の文書管理システムにおいて、
   前記文書は、回覧文書を含み、
   前記所定の記入欄は、前記回覧文書に関する閲覧確認欄を含むことを特徴とする文書管理システム。
10. 請求項１に記載の文書管理システムにおいて、
    前記文書は、申込書を含み、
    前記所定の記入欄は、前記申込書に関する申込欄を含むことを特徴とする文書管理システム。
11. 画像形成装置であって、
    文書の電子データを取得する取得手段と、
    前記電子データに基づいて前記文書を印刷出力する印刷出力手段と、
    を備え、
    前記印刷出力手段は、前記文書の所定の記入欄を含む部分領域を地紋付加対象領域から
    除外し、当該地紋付加対象領域に地紋を付加して前記文書を印刷出力することを特徴とする画像形成装置。
12. コンピュータに、
    a)文書の電子データを取得する手順と、
    b)前記文書の所定の記入欄を含む部分領域を除外した地紋付加対象領域に前記地紋を付加した状態で前記文書を印刷出力するための印刷出力用データを、前記電子データに基づいて生成する手順と、
    を実行させるためのプログラム。

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