JP2009048595A - 電子文書処理システム、電子文書処理装置およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】配布文書の閲覧状況を容易に確認することが可能な電子文書処理技術を提供する。
【解決手段】電子文書処理システムは、配布文書ＤＣの配布先である人物（例えば、ユーザＵＡ，ＵＢ，ＵＣ）が当該配布文書ＤＣを既に閲覧したこと、を示す閲覧済み情報を取得する取得手段と、配布文書ＤＣの複数の配布先（例えば、ユーザＵＡ，ＵＢ，ＵＣ，ＵＤ，ＵＥ）のそれぞれに関する閲覧済み情報の取得の有無を集約した一覧ページＶＰを作成する作成手段と、一覧ページＶＰを配布文書に関連づけて格納する格納制御手段とを備える。
【選択図】図１０

Description

本発明は、電子文書処理システムおよびそれに関連する技術に関する。

文書には、順次に承認が付与されていく「承認文書」、および同時に複数の人物に配布される「配布文書」等が存在する。

このうち、前者の承認文書は、例えば、社内において「係長」、「課長」、「部長」および「社長」などの順序で承認が付与されていくものである。当該承認文書に関する処理の流れは一つあるいは限定的であるため、承認文書に関する電子化は比較的容易である（特許文献１等参照）。

一方、後者の「配布文書」は、同時に複数の人物に配布されるものであり、その処理の流れは１つではなく比較的複雑である。そのような事情等のため、配布文書に関する電子化は比較的困難であり、当該配布文書に関する電子化処理技術は比較的遅れている。

特開平８−２４１３５５号公報

ところで、上述の「配布文書」が配布される場合には、当該配布文書の複数の配布先のうち実際に誰が当該配布文書を閲覧したかを確認できることが望ましい。しかしながら、現状の技術では、実際に誰が当該配布文書を閲覧したかを、配布元（配布者）あるいは各閲覧者等が確認することは困難である。

そこで、この発明の課題は、配布文書の閲覧状況を容易に確認することが可能な電子文書処理技術を提供することにある。

上記課題を解決すべく、請求項１の発明は、電子文書処理システムであって、配布文書の配布先である人物が当該配布文書を既に閲覧したことを示す閲覧済み情報を取得する取得手段と、前記配布文書の複数の配布先のそれぞれに関する前記閲覧済み情報の取得の有無を集約した一覧ページを作成する作成手段と、前記一覧ページを前記配布文書に関連づけて格納する格納制御手段とを備える電子文書処理システム。

請求項２の発明は、請求項１の発明に係る電子文書処理システムにおいて、前記配布文書は、前記配布文書の各配布先が当該配布文書を閲覧したことを示す確認欄を含む確認ページを有しており、前記一覧ページは、前記各配布先についての前記確認欄が集約された状態で形成されることを特徴とする。

請求項３の発明は、請求項２の発明に係る電子文書処理システムにおいて、前記取得手段は、記入済みの前記確認ページをスキャニングすることによって生成された画像データを取得し、前記作成手段は、前記画像データに基づいて前記一覧ページを作成することを特徴とする。

請求項４の発明は、請求項２の発明に係る電子文書処理システムにおいて、前記確認欄は、署名欄を含むことを特徴とする。

請求項５の発明は、請求項２の発明に係る電子文書処理システムにおいて、前記確認欄は、チェック欄を含むことを特徴とする。

請求項６の発明は、請求項５の発明に係る電子文書処理システムにおいて、前記取得手段は、特定の配布先に関する前記チェック欄を含む画像データを取得し、当該画像データに対する画像認識処理を施すことによって、前記画像データに含まれる閲覧済み情報が前記複数の配布先のうち前記特定の配布先に関する閲覧済み情報であることを認識することを特徴とする。

請求項７の発明は、請求項１の発明に係る電子文書処理システムにおいて、前記取得手段は、前記閲覧済み情報がユーザＩＤの入力を伴って入力されることによって、前記閲覧済み情報が前記複数の配布先のうちの特定の配布先に関する閲覧済み情報であることを認識することを特徴とする。

請求項８の発明は、請求項１の発明に係る電子文書処理システムにおいて、前記複数の配布先のうち、前記閲覧済み情報を未だ返信していない配布先に対して、未返信である旨を示す電子メールを送信するメール制御手段、をさらに備えることを特徴とする。

請求項９の発明は、請求項８の発明に係る電子文書処理システムにおいて、前記メール制御手段は、所定の期日が経過しても前記閲覧済み情報を未だ返信していない配布先に対して、前記電子メールを送信することを特徴とする。

請求項１０の発明は、請求項１の発明に係る電子文書処理システムにおいて、前記複数の配布先のうち前記閲覧済み情報を未だ返信していない配布先が存在する場合には、未返信の配布先が存在する旨を示す電子メールを、前記配布文書の配布元に対して送信するメール制御手段、をさらに備えることを特徴とする。

請求項１１の発明は、請求項１０の発明に係る電子文書処理システムにおいて、前記メール制御手段は、所定の期日が経過しても未返信の配布先が存在する場合に、前記電子メールを送信することを特徴とする。

請求項１２の発明は、コンピュータに、a)配布文書の配布先である人物が当該配布文書を既に閲覧したことを示す閲覧済み情報を取得する手順と、b)前記配布文書の複数の配布先のそれぞれに関する前記閲覧済み情報の取得の有無を集約した一覧ページを作成する手順と、c)前記一覧ページを前記配布文書に関連づけて格納する手順とを実行させるためのプログラムであることを特徴とする。

請求項１３の発明は、電子文書処理装置であって、配布文書をその配布先とともに登録する登録手段と、前記配布文書の配布先からの出力指示に応じて前記配布文書を印刷出力する印刷出力手段と、配布文書に含まれる記入用ページであって前記配布文書の各配布先が当該配布文書を閲覧したことを示す記入欄を含む記入用ページをスキャニングすることによって画像データを生成する画像読取手段と、前記画像データに基づいて、前記配布文書の複数の配布先のそれぞれに関する前記記入欄を集約した一覧ページを作成する作成手段と、前記一覧ページを前記配布文書に関連づけて格納する格納制御手段とを備えることを特徴とする。

請求項１ないし請求項１３に記載の発明によれば、配布文書の閲覧状況を容易に確認することが可能である。

特に、請求項８に記載の発明によれば、「閲覧済み情報」を未だ返信していない配布先に対して、閲覧依頼が自動的に送信されるので、配布文書に関する管理が容易である。

特に、請求項１０に記載の発明によれば、「閲覧済み情報」を未だ返信していない配布先が存在する場合には、電子メールが配布元に対して自動的に送信されるので、配布文書に関する管理が容易である。

以下、本発明の実施形態を図面に基づいて説明する。

＜１．第１実施形態＞
＜１−１．構成概要＞
図１は、電子文書処理システム１００の構成を示す概略図である。

図１に示すように、電子文書処理システム１００は、マルチ・ファンクション・ペリフェラル（Multi Function Peripheral）（ＭＦＰとも略称する）１（１Ａ，１Ｂ）を備えている。ＭＦＰ１（１Ａ，１Ｂ）は、ネットワークＮＷを介して複数のコンピュータ９０および他のＭＦＰ１に接続されており、当該複数のコンピュータ９０のそれぞれとの相互間および他のＭＦＰとの相互間で各種情報（データ）の授受を実行する。例えば、後述するように、ＭＦＰ１Ａは、「配布文書の閲覧済み情報」を他のＭＦＰ１Ｂから取得する。なお、ネットワークＮＷは、ＬＡＮ（Local Area Network）およびインターネットなどの各種のネットワークを含む。

図２は、各ＭＦＰ１の構成を示す機能ブロック図である。ＭＦＰ１は、スキャナ機能、プリンタ機能、コピー機能およびファクシミリ通信機能などを備える装置（複合機とも称する）である。具体的には、ＭＦＰ１は、画像読取部２と、印刷出力部３と、通信部４と、格納部５と、入出力部６と、コントローラ９とを備えており、これらの各部を複合的に動作させることによって、上記の各種機能等を実現する。

画像読取部２は、ＭＦＰ１の所定の位置に載置された原稿を光学的に読み取って、当該原稿の画像データ（原稿画像とも称する）を生成する処理部である。すなわち、画像読取部２は、スキャナ部として機能する。

印刷出力部３は、対象画像に関する画像データに基づいて紙などの各種の媒体に画像を印刷出力する出力部である。

通信部４は、公衆回線等を介したファクシミリ通信を行うことが可能な処理部である。さらに、通信部４は、通信ネットワークＮＷを介したネットワーク通信が可能である。このネットワーク通信を利用することによって、ＭＦＰ１は、所望の相手先との間でＦＴＰ（File Transfer Protocol）等の各種のプロトコルを利用して各種のデータを授受することが可能である。また、ＭＦＰ１は、このネットワーク通信を利用することによって、電子メールの送受信を行うことも可能である。

格納部５は、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）等の格納装置で構成される。この格納部５には、画像読取部２等で生成された原稿画像が格納される。また、格納部５には、配布文書の電子データ等も格納される。

入出力部６は、ＭＦＰ１に対する入力を受け付ける操作入力部６１と、各種情報の表示出力を行う表示部６２とを備えている。詳細には、ＭＦＰ１には操作パネル６３（図１参照）が設けられている。この操作パネル６３は、液晶表示パネルに圧電センサ等が埋め込まれて構成されており、表示部６２の一部として機能するとともに、操作入力部６１の一部としても機能する。

コントローラ９は、ＭＦＰ１を統括的に制御する制御装置であり、ＣＰＵと、各種の半導体メモリ（ＲＡＭおよびＲＯＭ等）とを備えて構成される。コントローラ９の制御下において各種の処理部が動作することによって、ＭＦＰ１の各種の機能が実現される。例えば、コントローラ９の制御下において、画像読取部２を用いて所望の画像を光学的に読み取ることによって、原稿をスキャニングした画像（原稿画像）が取得され、スキャナ機能が実現される。また、コントローラ９は、電子文書に対する管理処理において、次述するような各種の処理を制御する。

コントローラ９は、ＣＰＵにおいて、ＲＯＭ（例えば、ＥＥＰＲＯＭ等）内に格納されている所定のソフトウエアプログラム（以下、単にプログラムとも称する）を実行することによって、各種の処理部を実現する。コントローラ９は、電子文書処理制御システム（電子文書処理制御装置とも称される）として機能する。

具体的には、コントローラ９は、取得部１１と作成部１２と格納制御部１３とメール制御部１４とを含む各種の処理部を実現する。

取得部１１は、配布文書の配布先である人物が当該配布文書を既に閲覧したこと、を示す「閲覧済み情報」を取得する処理部である。「閲覧済み情報」は、配布文書の複数の配布先のそれぞれに関して取得され得る。作成部１２は、配布文書の複数の配布先のそれぞれに関する「閲覧済み情報」の取得の有無を集約した一覧ページ（後述）を作成する処理部である。また、格納制御部１３は、一覧ページを配布文書に関連づけて格納するように格納部等を制御する処理部である。メール制御部１４は、各種の電子メール（後述する催促メール等を含む）の送受信を制御する。

なお、複数のＭＦＰ１（１Ａ，１Ｂ）はいずれも、配布文書の印刷出力装置および返信処理の入力装置として機能し得る。また、複数のＭＦＰ１は配布文書管理装置としても機能し得る。ただし、この実施形態においては、特定の配布文書に関して、複数のＭＦＰ１（１Ａ，１Ｂ）のうちＭＦＰ１Ａが配布文書管理装置として機能する場合を中心に例示する。また、これらのＭＦＰ１（１Ａ，１Ｂ）は、電子文書処理装置とも称される。

＜１−２．処理概要＞
つぎに、図３の概念図を参照しながら、電子文書処理システム１００における処理の概要について説明する。

ここでは、配布元の人物がＭＦＰ１Ａにおいて、配布文書（原稿）をスキャニングするとともに、当該スキャンニングにより電子データとして生成された配布文書の格納先等を電子メール（以下、単に「メール」とも称する）で各配布先に通知するものとする。また、スキャニングによって生成された配布文書（電子データ）は、ＭＦＰ１Ａの格納部５に格納されて管理されるものとする。なお、このＭＦＰ１（１Ａ）は、配布文書の管理を行うＭＦＰ（装置）であることから、「配布文書管理ＭＦＰ」（ないし配布文書管理装置）とも称される。

配布元の人物がＭＦＰ１（１Ａ）において所定の操作を実行すると、配布対象の文書（すなわち「配布文書」）が生成され、ＭＦＰ１（１Ａ）内の格納部（ＨＤＤ等）５に格納される。そして、当該ＭＦＰ１（１Ａ）は、当該配布文書の配布先（例えば、各ユーザＵＡ，ＵＢ，ＵＣ，ＵＤ，ＵＥ）に対してメールで、配布文書の文書名とその格納先を通知する。なお、このような動作、すなわち、配布文書の電子データ（画像データ）の生成動作とメールによる通知とを一連の動作として実行する動作は、「Scan to Email」とも称される。

各配布先の人物は、当該メールを受け取ると、その内容に応じて最寄りのＭＦＰ１（１Ａ，１Ｂ等）の載置場所へと移動し、当該最寄りのＭＦＰ１で当該配布文書を印刷出力して、当該配布文書を受領する。

なお、配布先の人物（例えば、各ユーザＵＤ）は、何らかの事情でメールを受信できない場合には、メール以外の手段（例えば配布元の人物からの電話）等によって、当該配布文書の存在等を通知されてもよい。当該通知を受け取った人物は、最寄りのＭＦＰ１で配布文書を印刷出力して、当該配布文書を受領することができる。

あるいは、配布元の人物が自らＭＦＰ１等で配布文書を印刷出力して、当該配布文書を配布先の人物に手渡しするようにしてもよい。

さらには、スキャン動作によって生成された電子データ（画像データ）を、ＦＴＰ通信によってＭＦＰ１Ａから配布先（コンピュータ９０Ａ，９０Ｂ，９０Ｃ，...）へと直接送信するようにしてもよい。なお、配布文書の電子データ（画像データ）の生成動作とＦＴＰ通信によるコンピュータへのデータ転送とを一連の動作として実行する動作は、「Scan to PC」とも称される。また、各コンピュータが電子データを受信すると、当該コンピュータの操作者（「配布文書の受領者」とも表現される）は、当該電子データをＭＦＰ１（１Ａ，１Ｂ等）等を用いて印刷出力する。これによって、印刷された状態の配布文書を得ることができる。

以上のようにして、配布文書の配布先の人物は、当該配布文書を受領することができる。

配布文書を受領した人物は、次に配布文書を閲覧する。そして、当該配布文書を閲覧した人物は、今度は、配布文書に含まれる記入用ページＳＰ（図６参照）において、自分の記入欄（確認欄とも称される）ＳＣに所定の内容を記入する（具体的には、後述するようにチェック印の付与あるいは自署等を行う）。なお、この記入用ページＳＰ（図６参照）は、閲覧確認用の確認欄ＳＣを有するページであることから、確認ページであるとも称される。

そして、チェック印等が付与された確認ページＳＰ（図７〜図９参照）が、ＭＦＰ１（例えば１Ａ，１Ｂ等）のスキャナ機能を用いて画像データ化され配布文書管理装置であるＭＦＰ１Ａへと到達する。なお、このような結果を実現する様々な動作のうち、例えば、ＭＦＰ１Ｂにて確認ページの電子データ（画像データ）を生成する生成動作とＭＦＰ１ＢからＭＦＰ１Ａへと当該電子データをＦＴＰ送信によって送信する送信動作とを一連の動作として実行する動作は、「Scan to MFP」とも称される。また、例えば、ＭＦＰ１Ｂにて確認ページの電子データ（画像データ）を生成する生成動作とＭＦＰ１ＢからＭＦＰ１Ａへと当該電子データをメール送信によって送信する送信動作とを一連の動作として実行する動作は「Scan to Email」とも称される。さらに、例えば、ＭＦＰ１Ａにて確認ページの電子データ（画像データ）を生成する生成動作と当該電子データをＭＦＰ１Ａ内のＨＤＤに格納する格納動作とを一連の動作として実行する動作は、「Scan to HDD」とも称される。

以上のようにして、各種の動作によって、配布文書の各配布先に関する閲覧済み情報（確認ページデータ）がＭＦＰ１Ａによって取得される。

その後、ＭＦＰ１Ａは、配布文書の複数の配布先に関する閲覧済み情報に対する編集動作を実行し、配布文書の複数の配布先に関する閲覧済み情報の取得（返信）の有無を集約した一覧ページを作成する。具体的には、ＭＦＰ１Ａは、各配布先についての各記入欄（確認欄）が集約された状態の一覧ページＶＰ（図１０等参照）を生成する。この一覧ページＶＰによれば、各記入欄におけるチェック印等の有無を一覧することができる。

そして、ＭＦＰ１Ａは、一覧ページを配布文書に関連づけて格納する。具体的には、当該一覧ページを元の配布文書の先頭ページ（表紙ページ）に配置したデータファイルを新たな「配布文書」として生成し、当該データファイルを格納部５に格納する。

また、電子文書処理システム１００において、配布文書ＤＣの配布先（ユーザ）および配布元（ユーザ）は、当該配布文書ＤＣの一覧ページＶＰを閲覧することができる。

したがって、配布先のユーザおよび配布元のユーザは、ＭＦＰ１Ａに格納された配布文書の一覧ページを見ることによって、当該配布文書を誰が閲覧したかを容易に確認することが可能である。すなわち各配布先による閲覧状況を容易に確認することが可能である。

＜１−３．詳細動作＞
つぎに、ＭＦＰ１における動作について、図４〜図１０等を参照しつつ更に詳細に説明する。

図４および図５は、ＭＦＰ１（１Ａ）の動作を示すフローチャートである。図４は、配布文書の配布動作等を示す図であり、図５は配布先からの返信を受け付ける動作等を示す図である。

図６は、ステップＳ１１（次述）で生成される配布文書ＤＣ（ＤＣａとも称する）を示す図である。図７は、複数の配布先（ユーザＵＡ，ＵＢ，ＵＣ，ＵＤ，ＵＥ）のうち特定の配布先（ユーザＵＡ）により返信された確認ページＳＰの一例を示す図である。図８は、複数の配布先のうち特定の配布先（ユーザＵＢ）により返信された確認ページＳＰの一例を示す図であり、図９は、複数の配布先のうち特定の配布先（ユーザＵＣ）により返信された確認ページＳＰの一例を示す図である。図１０は、一覧ページＶＰを含む編集完了後の配布文書ＤＣ（ＤＣｂとも称する）を示す図である。

まず、図４を参照しつつ配布文書の配布動作等について説明する。

ステップＳ１１（図４）において、配布元の人物が配布文書管理ＭＦＰ１Ａを操作して、配布文書の送信先（配布先）を登録するとともに、当該配布文書を登録する。

具体的には、配布元の人物（操作者）は、ＭＦＰ１Ａの操作パネル６３に表示される画面Ｇ１１（図１１参照）内の複数の機能選択ボタン「ＨＤＤ」、「ＦＡＸ」、「ＣＯＰＹ」等の中から「ＨＤＤ」を選択する。その後、当該操作者は、当該選択操作に応じて操作パネル６３に表示される画面Ｇ１２（図１２参照）において、複数の処理選択ボタン「Scan to HDD」、「親展文書プリント」、「配布文書管理」等の中から、「配布文書管理」を選択する。そして、当該選択操作に応じて操作パネル６３に表示される画面Ｇ１３（図１３）において、２つの選択ボタン（送信ボタン７７および返信ボタン７８）のうち、送信ボタン７７が押下されると、画面Ｇ１４（図１４参照）が操作パネル６３に表示される。さらに、当該操作者は、画面Ｇ１４内に表示される多数のユーザの中から複数の配布先を指定してＯＫボタン８１を押下する。ＭＦＰ１は、この指定操作による指定内容に基づいて配布文書の配布先（送信先）を格納部５に登録する。

その後、操作入力部６１のスタートボタン（不図示）が押下されることによって、自動原稿送り機構のトレイに載置された配布文書のスキャンニングが開始され、配布文書の電子データが作成される。当該配布文書（電子データ）は、その配布先に関連づけられた状態で格納部５に格納される。

また、ＭＦＰ１Ａは、この配布文書を識別するための文書ＩＤを当該配布文書に対して付与し、当該文書ＩＤを当該配布文書に関連づけて記憶する。

ＭＦＰ１Ａは、次のステップＳ１２において、配布文書の複数の配布先のそれぞれに対してメールを送信する。配布先のメールアドレスとしては、ＭＦＰ１Ａに予め登録されているアドレスが利用される。また、当該メールには、配布文書の文書名とその格納先とが記載されており、当該メールを受信した人物は、最寄りのＭＦＰ１（例えば１Ａ，１Ｂ）によって当該配布文書を印刷出力する。

複数の配布先の中に、そのメールアドレスがＭＦＰ１Ａに登録されていない配布先が含まれている場合には、ＭＦＰ１Ａは、操作パネル６３において、その旨および当該配布先を操作パネル６３に表示する。配布元である操作者は、操作パネル６３による注意喚起に応じて、メール送信以外の手法（例えば「手渡し」）により、配布文書を配布先に送付する。

なお、これに限定されず、ステップＳ１１において、メールによる通知を行う配布先とメール以外による通知を行う配布先とを、操作パネル６３等を用いて操作者が指定するようにしてもよい。

ここにおいて、図６に示すように、ステップＳ１１で生成される配布文書ＤＣ（ＤＣａとも称する）は確認ページＳＰを有しており、当該確認ページＳＰは記入欄（確認欄）ＳＣを有している。記入欄ＳＣは、各ユーザが当該配布文書を既に閲覧したか否かを示す欄である。具体的には、記入欄ＳＣには、ステップＳ１１で登録された配布先（ユーザＵＡ〜ＵＥ）の人物名が列挙されており、当該列挙された各人物名に対応する位置に各チェックボックス（チェック欄）ＣＢが設けられている。

配布先の人物は、配布文書ＤＣを閲覧したことに応じて、当該配布文書を閲覧したことを示すチェック印（閲覧済み情報）を記入欄ＳＣ（詳細にはチェックボックスＣＢ）に記入する。詳細には、配布先の人物は、配布文書ＤＣを閲覧すると、記入欄ＳＣに列挙されている複数のチェックボックスＣＢ（ＣＢ１〜ＣＢ５）のうち、自分の名称に対応するチェックボックスＣＢにチェック印を付与する。

たとえば、ユーザＵＡは、確認ページＳＰにおいてユーザＵＡの左横のチェックボックスＣＢ１にチェック印を付与する。また、ユーザＵＣは、確認ページＳＰにおいてユーザＵＣの左横のチェックボックスＣＢ３にチェック印を付与する。

或るチェックボックスＣＢにチェック印が付与されている場合には、当該チェック印が付されたチェックボックスＣＢに対応する人物は、当該配布文書を既に閲覧したこと（閲覧済みであること）が判る。後述のステップＳ２４の編集処理においては、このような特性を利用して、閲覧済みの人物を特定する。

また、図６に示すように文書ＩＤが確認ページＳＰの所定位置（例えば右上位置）に予め印刷されている。後述するように、この文書ＩＤを用いることによって、複数の配布文書の中から、当該配布文書ＤＣを容易に識別することが可能である。

その後、配布文書ＤＣの配布先の人物（配布文書ＤＣの閲覧者でもある）は、所定の操作を行い、最寄りのＭＦＰ１（１Ａ，１Ｂ等）によって、確認ページＳＰに関するスキャン画像を生成させる。具体的には、配布文書の閲覧者が、例えば最寄りのＭＦＰ１Ｂにおいて上記と同様の操作を行って、ＭＦＰ１Ｂの操作パネル６３に画面Ｇ１３（図１３参照）を表示させた後、今度は返信ボタン７８を押下する。その後、原稿台に確認ページＳＰが載置され、スタートボタンが押下されると、確認ページＳＰに関するスキャン動作がＭＦＰ１Ｂにより実行され、ＭＦＰ１Ｂによりスキャン画像が生成される。すなわち、チェック印記入済みの確認ページＳＰに関する画像データが、ＭＦＰ１Ｂの画像読取部２のスキャニング動作によって生成される。

そして、当該最寄りのＭＦＰ１Ｂは、生成されたスキャン画像を配布文書管理ＭＦＰ１Ａ（詳細には、ＭＦＰ１Ａの格納部５）へと転送する。具体的には、ＭＦＰ１Ｂは、スキャン画像に対して画像認識処理を実行して文書ＩＤを認識し、当該文書ＩＤに対応する配布文書を管理するＭＦＰ１を特定する。より詳細には、ＭＦＰ１Ｂは、他のＭＦＰ１との通信を実行することによって、当該文書ＩＤの配布文書を管理するＭＦＰ１（この場合はＭＦＰ１Ａ）を特定する。

なお、ここでは、ＭＦＰ１Ｂを用いて確認ページＳＰをスキャニングする場合を例示しているが、これに限定されない。たとえば、上述したように、ＭＦＰ１Ａ自身の画像読取部２を用いて、記入済みの確認ページＳＰに関するスキャン画像を生成して、当該スキャン画像をＭＦＰ１Ａ自身の格納部５（ＨＤＤ）に格納するようにしてもよい。

次に、図５に基づいてＭＦＰ１Ａによる配布文書の受領動作等について説明する。

ＭＦＰ１Ａは、ステップＳ２１において、他のＭＦＰから受信した確認ページ（あるいはＭＦＰ１Ａが自ら生成した確認ページ）であって未処理のものが存在するか否かを判定する。未処理の確認ページが存在しない場合にはステップＳ２６に進み、未処理の確認ページが存在する場合にはステップＳ２２に進む。

ステップＳ２２においては、ＭＦＰ１Ａは、未処理の確認ページＳＰに関する画像データを所定のフォルダ（例えば、次述する配布文書管理フォルダ内のサブフォルダ）に保存する。なお、当該所定のフォルダには、配布先からの返信データファイル（画像データ）が順次に保存され、最終的には複数の配布先から返信されてきた複数の画像データが保存されることになる。

このステップＳ２２の受領処理（保存処理）によって、ＭＦＰ１Ａは、ＭＦＰ１Ｂによるスキャン画像（詳細には、チェック印記入済みの確認ページＳＰのスキャン画像）を取得する。

また、ステップＳ２３においては、ＭＦＰ１Ａは、当該確認ページＳＰに関する画像データに基づいて、閲覧済み情報を取得する。

具体的には、ＭＦＰ１Ａは、確認ページＳＰの画像データに対する画像認識処理を施すことによって、当該画像データに含まれる閲覧済み情報が複数の配布先のうち特定の配布先に関する閲覧済み情報であることを認識する。

詳細には、ＭＦＰ１Ａは、当該確認ページＳＰの画像データに対して画像認識処理を施し、チェックボックスＣＢのうちチェック印が付されているチェックボックスを認識する。例えば、図７に示すような確認ページＳＰが受領された場合には、複数のチェックボックスＣＢのうち、ユーザＵＡに対応するチェックボックスＣＢ１には、チェック印が付されている。この場合には、ＭＦＰ１Ａは、チェックボックスＣＢ１にチェック印が付されていることを認識するとともに、この認識結果に基づいて、ユーザＵＡによる閲覧が完了していることを判定する。

また、ＭＦＰ１Ａは、当該確認ページＳＰに対して画像認識処理を施すことによって、図７の確認ページＳＰの右上に付された文書ＩＤをも認識する。これによって、ＭＦＰ１Ａは、ユーザＵＡからの返信が複数の配布文書のうちの何れの配布文書に対するものであるか、をも判定する。

このようにして、ＭＦＰ１Ａは、図７のような確認ページを受領した場合には、図７の右上の文書ＩＤに対応する配布文書ＤＣに関して、チェックボックスＣＢ１に対応するユーザＵＡによる閲覧が完了していることを判定する。

また、ＭＦＰ１Ａは、図８のような確認ページを受領した場合には、同様の画像認識処理によって、図８の右上の文書ＩＤに対応する配布文書に関して、チェックボックスＣＢ２に対応するユーザＵＢによる閲覧が完了していることを判定する。

同様に、ＭＦＰ１Ａは、図９のような確認ページを受領した場合には、同様の画像認識処理によって、図９の右上の文書ＩＤに対応する配布文書に関して、チェックボックスＣＢ３に対応するユーザＵＣによる閲覧が完了していることを判定する。

次のステップＳ２４においては、ＭＦＰ１Ａは、閲覧済み情報に関する一覧ページＶＰの編集作業を実行する。換言すれば、ステップＳ２４においては、ステップＳ２２で取得されたスキャン画像に基づいて、一覧ページＶＰが作成される。

図１０に示すように、一覧ページＶＰは、各配布先についてのチェックボックスＣＢを含む部分が集約された状態で編集される。詳細には、或る配布先から返信された確認ページＳＰにおいて、当該配布先の名称と当該配布先に対応するチェックボックスＣＢとに対応する部分が抽出される。例えば、ユーザＵＡから返信された確認ページＳＰに関しては、チェック印が付されたチェックボックスＣＢ１とユーザＵＡの名称とを含む部分ＰＴ１（図７参照）が抽出される。そして、他のユーザから返信された他の確認ページＳＰに関しても同様の抽出動作が行われ、各ユーザから返信された複数の抽出部分が集約されて、図１０に示すような記入欄ＳＣ（ＳＣｂ）が作成される。

また、この一覧ページＶＰにおいては、ユーザＵＡに対するチェックボックスＣＢ１と、ユーザＵＢに対するチェックボックスＣＢ２と、ユーザＵＣに対するチェックボックスＣＢ３とに対して、それぞれ、チェック印が付されている。これは、３人のユーザＵＡ，ＵＢ，ＵＣの閲覧が終了している旨を示している。一方、ユーザＵＤに対するチェックボックスＣＢ４と、ユーザＵＥに対するチェックボックスＣＢ５とに対しては、チェック印が付されていない。これは、２人のユーザＵＤ，ＵＥの閲覧は未だ終了していない旨を示している。このように一覧ページＶＰにおいては、図７〜図９の３つの確認ページＳＰに関する受信結果が反映されている。

また、ステップＳ２５においては、編集完了後の一覧ページＶＰを含む新たな配布文書DＣ（ＤＣｂとも称する）が、ＭＦＰ１Ａの格納部５内の所定のフォルダ（「配布文書管理フォルダ」）内に格納される。なお、新たな配布文書ＤＣ（ＤＣｂ）は、元の配布文書ＤＣ（ＤＣａ）における確認ページＳＰ（図６参照）に替えて、一覧ページＶＰ（図１０参照）を表紙として有する文書である。新たな配布文書ＤＣｂのうち、表紙以外の部分（コンテンツページ）ＤＴは、元の配布文書ＤＣａと共通の内容を有している。また、配布文書ＤＣ（ＤＣｂ）は、各配布先からの（確認ページＳＰを含む）返信データが受領される度に更新（上書き保存）される。

この一覧ページＶＰを含む配布文書ＤＣ（ＤＣｂ）は、配布文書ＤＣ（ＤＣａ）の配布先あるいは配布元の人物によって閲覧可能である。具体的には、配布先あるいは配布元の人物は、そのユーザＩＤ等を用いたユーザ認証を伴って、ＭＦＰ１Ａの格納部５内に格納される配布文書ＤＣ（ＤＣｂ）等にアクセスすることが可能であるとともに、当該配布文書の一覧ページＶＰを操作パネル６３に表示することおよび当該一覧ページＶＰを印刷出力することが可能である。

以上のように、この電子文書処理システム１００においては、配布先あるいは配布元の人物は、配布文書ＤＣ（詳細には、配布文書ＤＣａ，ＤＣｂに共通のコンテンツＤＴ部分）に関する閲覧状況を容易に確認することが可能である。

特に、配布文書ＤＣは、各配布先が当該配布文書ＤＣを閲覧したことを示す確認欄（記入欄）ＳＣを含む確認ページＳＰを有しており、一覧ページＶＰは、各配布先についての確認欄ＳＣが集約された状態で形成される。したがって、確認欄ＳＣを用いた一覧ページＶＰにより閲覧状況を容易に確認することができる。

また特に、ＭＦＰ１Ａの取得部１１は、記入済みの確認ページＳＰをスキャニングすることによって生成された画像データを取得し、ＭＦＰ１Ａの作成部１２は、当該画像データに基づいて一覧ページＶＰを作成する。したがって、確認ページＳＰをスキャニングすることによって「閲覧済み情報」の入力を行うことが可能であるとともに、一覧ページＶＰを容易に作成することが可能である。

また特に、この電子文書処理システム１００においては、手渡しなどを含む様々な態様で配布文書を配布することが可能であり、どのような態様で配布文書が配布されても、当該配布文書に含まれる確認ページＳＰをスキャニングすることによって、「閲覧済み情報」の入力を行うこと及び／又は一覧ページＶＰ作成用の画像情報を入力することが可能である。

また、ＭＦＰ１Ａは、その印刷出力部３において配布文書の印刷出力が可能であり、その画像読取部２により確認ページＳＰに関するスキャニング動作を実行することが可能であり、さらに一覧ページＶＰをその格納部５において格納することが可能である。したがって、配布文書の管理に関する入出力動作をＭＦＰ１Ａによって効率的に行いつつ、閲覧状況を容易に確認することが可能となる。

さて、この実施形態においては、メールを利用して更に閲覧依頼等を実行する場合を例示する。

具体的には、所定の期日（例えば閲覧期限）を経過しても未だ閲覧済み情報を送信していない配布先が存在する場合には、閲覧依頼を通知する処理（閲覧依頼通知処理）が実行される。なお、閲覧期限等の所定の期日は、例えば、ステップＳ１１において期日入力用画面（不図示）を用いて入力されればよい。

図５に示すように、所定期日（閲覧期限等）を経過したことがステップＳ２６で判定され、且つ、配布文書ＤＣの複数の配布先のうち「閲覧済み情報」を未だ返信していない配布先が存在することがステップＳ２７で判定されると、ステップＳ２８に進む。

ＭＦＰ１Ａは、ステップＳ２８において、「閲覧済み情報」を未だ返信していない配布先に対して、配布文書ＤＣに関する閲覧済み情報が未返信である旨と当該配布文書ＤＣを早期に閲覧して早期に返信すべき旨とを記載したメール（閲覧依頼メールないし催促メールとも称される）を送信する。例えば、所定期日到来時点においてユーザＵＥからの返信（確認ページＳＰの返信）が未着である場合には、ＭＦＰ１からユーザＵＥ（より詳細には当該ユーザＵＥのメールアドレス）に対して上記の催促メールが送信される。これによれば、所定期日が到来しても「閲覧済み情報」を未だ返信していない配布先に対して、閲覧依頼が自動的に送信されるので、配布文書に関する管理が容易である。

また、ＭＦＰ１Ａは、ステップＳ２８においては、「閲覧済み情報」を未だ返信していない配布先だけでなく、配布元（より詳細には当該配布元のメールアドレス）にもメール（未返信者報告メールとも称される）を送信する。この配布元に送信されるメール（未返信者報告メール）には、未返信者が列挙されている。配布元の人物は、この未返信者報告メールを見ることによって、閲覧状況を把握することができる。

なお、この実施形態においては、所定期日の到来時点以降において催促メールが送信される場合を例示しているが、これに限定されない。たとえば、一定周期（１週間毎あるいは１ヶ月毎等）で催促メールが送信されるようにしてもよい。

また、この実施形態においては、所定期日の到来時点で未返信者が存在する場合に配布元にメールを送信する場合を例示しているが、これに限定されない。たとえば、未返信者の有無にかかわらず、所定期日到来時点以降に閲覧状況を記載したメール（閲覧状況報告メールとも称される）を配布元等に送付するようにしてもよい。

また、
＜２．第２実施形態＞
上記第１実施形態においては、記入欄としてチェックボックス（チェック欄）が設けられる場合を例示したが、これに限定されない。例えば、記入欄として署名欄を設けるようにしてもよい。この署名欄は、各配布先の人物が自分の署名を記載する欄である。

第２実施形態においては、このような変形例について説明する。また、以下では、第１実施形態との相違点を中心に説明する。

図１５は、第２実施形態に係る確認ページＳＰ（ＳＰ２）を含む配布文書ＤＣ（ＤＣ２）を示す図である。

図１５に示すように、この配布文書ＤＣ２の確認ページＳＰ２は、その下側に記入欄ＳＧ（署名欄ＳＧとも称される）を有している。

署名欄ＳＧは、各ユーザが当該配布文書を既に閲覧したことを、署名によって示す欄である。署名欄ＳＧは、配布時点においては空欄である。

配布先の人物は、配布文書ＤＣを閲覧すると、署名欄ＳＧに自分の署名を記載する。たとえば、ユーザＵＡ（田中さん）は、ユーザＵＡ用の配布文書ＤＣ内の確認ページＳＰ２の署名欄ＳＧ（ＳＧａ）に自らの名称（「Tanaka」）を署名する（図１６参照）。同様に、ユーザＵＢ（鈴木さん）は、ユーザＵＢ用の配布文書ＤＣ内の確認ページＳＰ２の署名欄ＳＧ（ＳＧｂ）に自らの名称（「Suzuki」）を署名し（図１７参照）、ユーザＵＣ（岡本さん）は、ユーザＵＣ用の配布文書ＤＣ内の確認ページＳＰ２の署名欄ＳＧ（ＳＧｃ）に自らの名称（「Okamoto」）を署名する（図１８参照）。なお、図１６〜図１８は、第１実施形態における図７〜図９に対応する図である。また、図１９は、一覧ページＶＰ２を含む編集完了後の配布文書ＤＣ２を示す図である。

また、この第２実施形態においては、閲覧済み情報がユーザＩＤの入力を伴って入力されることによって、ＭＦＰ１Ａにより受領された閲覧済み情報が複数の配布先のうちの特定の配布先に関する閲覧済み情報であることを認識する場合を例示する。端的に言えば、返信時にユーザＩＤを入力することによって、誰からの返信であるかを指定する場合を例示する。

また、図１５に示す確認ページＳＰ２には、文書ＩＤは印刷されていない。この第２実施形態においては、文書ＩＤを用いることなく、ファイル名称を選択することによって、複数の配布文書の中から当該配布文書ＤＣを特定する場合を例示する。

さて、この第２実施形態においても、配布文書ＤＣの配布先の人物は、当該配布文書ＤＣを閲覧すると、所定の操作を行い、最寄りのＭＦＰ１（１Ｂ等）によって、確認ページＳＰ２に関するスキャン画像を生成させる。

具体的には、配布文書の閲覧者が、例えば最寄りのＭＦＰ１Ｂにおいて上記と同様の操作を行い、ＭＦＰ１Ｂの操作パネル６３に表示される画面Ｇ１３（図１３参照）において、返信ボタン７８を押下する。この第２実施形態においては、その後に、ＭＦＰ１Ｂの操作パネル６３に画面Ｇ１５（図２０参照）が表示される。操作者は、画面Ｇ１５（ユーザＩＤ入力画面）を用いて、自らのユーザＩＤを入力してＯＫボタンを押下する。さらに、ＭＦＰ１Ｂの操作パネル６３に画面Ｇ１６（図２１参照）が表示される。操作者は、画面Ｇ１６（閲覧文書指定画面）を用いて、多数の配布文書の中から自らが閲覧した文書名（ファイル名）を選択してＯＫボタンを押下する。なお、ＭＦＰ１Ｂは、ＭＦＰ１Ａ等と通信することによって、各ユーザの閲覧対象文書の文書名および文書ＩＤを取得することができる。

その後、ＭＦＰ１Ｂの操作入力部６１のスタートボタンが押下されると、原稿台に載置された確認ページＳＰに関するスキャン動作が実行され、スキャン画像が生成される。

そして、当該最寄りのＭＦＰ１Ｂは、生成されたスキャン画像を配布文書管理ＭＦＰ１Ａ（詳細には、ＭＦＰ１Ａの格納部５）へと転送する。この際、ユーザＩＤと文書ＩＤ（ないし文書ファイル名）とがスキャン画像とともに転送される。

その後、図５と同様の処理がＭＦＰ１Ａにおいて実行される。

具体的には、上述のようなステップＳ２１、Ｓ２２の処理の後、ステップＳ２３において、閲覧済み情報が取得される。詳細には、スキャン画像とともに送信されてきたユーザＩＤと文書ＩＤとを取得し、文書ＩＤに基づいて配布文書を特定するとともに、ユーザＩＤに基づいて当該配布文書の閲覧者を特定する。これによって返信動作によって送信されてきたスキャン画像が、いずれの配布文書の誰からの確認ページの画像であるのかが判定される。すなわち、スキャン画像に含まれる「閲覧済み情報」が、複数の配布先のうちの特定の配布先に関する閲覧済み情報であることが認識される。

その後、ステップＳ２４においては、閲覧済み情報に関する一覧ページの編集作業が実行され、ステップＳ２５においては、編集完了後の一覧ページＶＰ（ＶＰ２）を含む新たな配布文書ＤＣ（ＤＣ２）が、所定のフォルダ（「配布文書管理フォルダ」）内に格納される。なお、新たな配布文書ＤＣ２（ＤＣｂとも称する）は、元の配布文書ＤＣ２（ＤＣａ）における確認ページＳＰ２に替えて、次述するような一覧ページＶＰ２を表紙として有する文書である（図１９参照）。新たな配布文書ＤＣｂのうち、表紙以外の部分ＤＴは、元の配布文書ＤＣａと共通の内容を有している。

図１９に示すように、一覧ページＶＰ２は、配布先の全ユーザＵＡ，ＵＢ，ＵＣ，ＵＤ，...の署名欄ＳＧが集約された状態で編集されている。図１９においては、３人のユーザからの合計３つの確認ページ（図１６〜図１８参照）がＭＦＰ１Ａによって受領された場合に、これら３つの確認ページの認識結果を反映して、３人のユーザＵＡ，ＵＢ，ＵＣの閲覧が終了している旨が示されている。また、２つの署名欄が空欄であることによって、２名の未返信者が存在することも示されている。

この一覧ページＶＰ２を含む配布文書ＤＣ（ＤＣｂ）は、配布文書ＤＣ（ＤＣａ）の配布先あるいは配布元の人物によって閲覧可能である。したがって、配布先あるいは配布元の人物は、配布文書ＤＣ（詳細には、配布文書ＤＣａ，ＤＣｂに共通のコンテンツＤＴ部分）に関する閲覧状況を容易に知ることが可能である。

なお、一覧ページＶＰ２は、人数に応じて適宜に縮小されて編集されることが好ましい。例えば、配布先が多数存在する場合には、図２２に示すように一人分の署名欄を適宜の大きさに縮小して統合した署名統合欄を有する一覧ページＶＰ２を生成すればよい。より具体的には、一覧ページＶＰ２は、多段組（図では２段組）の署名統合欄を有するものであってもよい。また、配布先が非常に多数存在する場合には、複数ページにわたる一覧ページＶＰ２を生成するようにしてもよい。

また、その後、所定の期日（例えば閲覧期限）を経過しても未だ閲覧済み情報を送信していない配布先が存在する場合には、閲覧依頼を通知する処理（閲覧依頼通知処理）が実行される（ステップＳ２６，Ｓ２７，Ｓ２８）。

以上のように、署名欄を利用して一覧ページを生成することなども可能である。

なお、ここでは、署名欄に自署を行う場合を例示したが、印鑑で押印するようにしてもよい。

＜３．その他＞
以上、この発明の実施の形態について説明したが、この発明は上記説明した内容のものに限定されるものではない。

たとえば、上記各実施形態においては、編集完了後の配布文書ＤＣｂにおいては、元の配布文書ＤＣａにおける確認ページＳＰが削除され、当該確認ページＳＰに代えて一覧ページＶＰが設けられる場合を例示しているが、これに限定されない。例えば、編集完了後の配布文書ＤＣｂにおいて、元の配布文書ＤＣａにおける確認ページＳＰが削除されることなく存在したまま、さらに一覧ページＶＰが追加的に設けられるようにしてもよい。

また、上記各実施形態における各ユーザによる記入欄への記入（チェック印および署名の記入）は、閲覧したか否かだけでなく、閲覧事項に対する「承認」等の意を含ませるものであってもよい。

また、上記各実施形態では、配布文書を登録するに際して、配布元の人物がＭＦＰ１Ａを用いたスキャンニングによって配布文書の電子データを生成して、当該配布文書の電子データをＭＦＰ１Ａの格納部５に格納する場合を例示したが、これに限定されない。例えば、他のコンピュータ９０等によって生成された電子データをＭＦＰ１Ａの格納部５に格納するようにしてもよい。

また、上記各実施形態においては、印刷出力された確認ページＳＰの記入欄ＳＣにチェック印ないし署名を記入する場合を例示したが、これに限定されない。例えば、コンピュータ９０の表示部に表示出力された確認ページＳＰの記入欄ＳＣに対して、電子的な署名（例えば、電子印鑑）等を電子的に記入するようにしてもよい。また、この場合、当該コンピュータ９０等によって電子署名が付された確認ページＳＰの電子データがＭＦＰ１Ａに転送され、ＭＦＰ１Ａは、コンピュータ９０から取得した確認ページＳＰに基づいて一覧ページＶＰを作成するようにすればよい。

また、上記各実施形態においては、閲覧済み情報を返信するに際して、確認ページＳＰのみをスキャニングする場合を例示したが、これに限定されない。例えば、コンテンツページＤＴのうち修正等がなされた変更ページをもスキャニングするようにしてもよい。これによれば、修正内容等をも併せて管理することが可能である。この場合、新たな配布文書ＤＣｂにおいて、当該変更ページは、変更部分の識別性を高めるため、元の内容との相違部分がメモとして付されたページとして編集されて構成されることが好ましい。なお、元の内容との相違部分は、画像処理等によって抽出されればよい。また、変更動作が電子的に行われ当該変更ページに電子的な編集情報が含まれている場合には、当該電子的な編集情報を用いて、元の内容との相違部分を識別するとともに、当該相違部分に関する情報を「メモ」などとして格納および表示するようにしてもよい。

また、上記各実施形態においては、ＭＦＰによって配布文書の管理が行われる場合を例示したが、これに限定されない。例えば、コンピュータによって配布文書の管理を行うようにしてもよい。より詳細には、コンピュータのＣＰＵ等を用いて所定のソフトウエアプログラムを実行することによって、上記と同様の処理を実現するようにしてもよい。

電子文書処理システムの構成を示す概略図である。 ＭＦＰの構成を示す機能ブロック図である。 文書処理システムにおける処理の概要を示す概念図である。 配布文書の配布動作等を示すフローチャートである。 配布先からの返信を受領する動作等を示すフローチャートである。 配布文書を示す図である。 ユーザＵＡにより返信された確認ページを示す図である。 ユーザＵＢにより返信された確認ページを示す図である。 ユーザＵＣにより返信された確認ページを示す図である。 一覧ページを含む編集完了後の配布文書を示す図である。 機能選択画面を示す図である。 処理選択画面を示す図である。 詳細処理選択画面を示す図である。 配布先指定画面を示す図である。 第２実施形態に係る確認ページを含む配布文書を示す図である。 ユーザＵＡにより返信された確認ページを示す図である。 ユーザＵＢにより返信された確認ページを示す図である。 ユーザＵＣにより返信された確認ページを示す図である。 一覧ページを含む編集完了後の配布文書を示す図である。 ユーザＩＤの入力画面を示す図である。 閲覧文書指定画面を示す図である。 変形例に係る一覧ページを含む配布文書を示す図である。

符号の説明

１，１Ａ，１Ｂ ＭＦＰ
１００ 電子文書処理システム
６３ 操作パネル
９０，９０Ａ，９０Ｂ，９０Ｃ コンピュータ
ＣＢ，ＣＢ１〜ＣＢ５ チェックボックス
ＤＣ，ＤＣ２，ＤＣａ，ＤＣｂ 配布文書
ＤＴ 配布文書のコンテンツページ
ＳＣ 確認欄（記入欄）
ＳＧ 署名欄
ＳＰ，ＳＰ２ 確認ページ（記入用ページ）
ＵＡ〜ＵＥ ユーザ
ＶＰ，ＶＰ２ 一覧ページ

Claims (13)

1. 電子文書処理システムであって、
   配布文書の配布先である人物が当該配布文書を既に閲覧したこと、を示す閲覧済み情報を取得する取得手段と、
   前記配布文書の複数の配布先のそれぞれに関する前記閲覧済み情報の取得の有無を集約した一覧ページを作成する作成手段と、
   前記一覧ページを前記配布文書に関連づけて格納する格納制御手段と、
   を備える電子文書処理システム。
2. 請求項１に記載の電子文書処理システムにおいて、
   前記配布文書は、前記配布文書の各配布先が当該配布文書を閲覧したこと、を示す確認欄を含む確認ページを有しており、
   前記一覧ページは、前記各配布先についての前記確認欄が集約された状態で形成されることを特徴とする電子文書処理システム。
3. 請求項２に記載の電子文書処理システムにおいて、
   前記取得手段は、記入済みの前記確認ページをスキャニングすることによって生成された画像データを取得し、
   前記作成手段は、前記画像データに基づいて前記一覧ページを作成することを特徴とする電子文書処理システム。
4. 請求項２に記載の電子文書処理システムにおいて、
   前記確認欄は、署名欄を含むことを特徴とする電子文書処理システム。
5. 請求項２に記載の電子文書処理システムにおいて、
   前記確認欄は、チェック欄を含むことを特徴とする電子文書処理システム。
6. 請求項５に記載の電子文書処理システムにおいて、
   前記取得手段は、特定の配布先に関する前記チェック欄を含む画像データを取得し、当該画像データに対する画像認識処理を施すことによって、前記画像データに含まれる閲覧済み情報が前記複数の配布先のうち前記特定の配布先に関する閲覧済み情報であることを認識することを特徴とする電子文書処理システム。
7. 請求項１に記載の電子文書処理システムにおいて、
   前記取得手段は、前記閲覧済み情報がユーザＩＤの入力を伴って入力されることによって、前記閲覧済み情報が前記複数の配布先のうちの特定の配布先に関する閲覧済み情報であることを認識することを特徴とする電子文書処理システム。
8. 請求項１に記載の電子文書処理システムにおいて、
   前記複数の配布先のうち、前記閲覧済み情報を未だ返信していない配布先に対して、未返信である旨を示す電子メールを送信するメール制御手段、
   をさらに備えることを特徴とする電子文書処理システム。
9. 請求項８に記載の電子文書処理システムにおいて、
   前記メール制御手段は、所定の期日が経過しても前記閲覧済み情報を未だ返信していない配布先に対して、前記電子メールを送信することを特徴とする電子文書処理システム。
10. 請求項１に記載の電子文書処理システムにおいて、
    前記複数の配布先のうち前記閲覧済み情報を未だ返信していない配布先が存在する場合には、未返信の配布先が存在する旨を示す電子メールを、前記配布文書の配布元に対して送信するメール制御手段、
    をさらに備えることを特徴とする電子文書処理システム。
11. 請求項１０に記載の電子文書処理システムにおいて、
    前記メール制御手段は、所定の期日が経過しても未返信の配布先が存在する場合に、前記電子メールを送信することを特徴とする電子文書処理システム。
12. コンピュータに、
    a)配布文書の配布先である人物が当該配布文書を既に閲覧したこと、を示す閲覧済み情報を取得する手順と、
    b)前記配布文書の複数の配布先のそれぞれに関する前記閲覧済み情報の取得の有無を集約した一覧ページを作成する手順と、
    c)前記一覧ページを前記配布文書に関連づけて格納する手順と、
    を実行させるためのプログラム。
13. 電子文書処理装置であって、
    配布文書をその配布先とともに登録する登録手段と、
    前記配布文書の配布先からの出力指示に応じて前記配布文書を印刷出力する印刷出力手段と、
    配布文書に含まれる記入用ページであって前記配布文書の各配布先が当該配布文書を閲覧したことを示す記入欄を含む記入用ページをスキャニングすることによって画像データを生成する画像読取手段と、
    前記画像データに基づいて、前記配布文書の複数の配布先のそれぞれに関する前記記入欄を集約した一覧ページを作成する作成手段と、
    前記一覧ページを前記配布文書に関連づけて格納する格納制御手段と、
    を備えることを特徴とする電子文書処理装置。

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