JP2012074006A - 文書管理システム、画像処理装置、情報処理装置、文書管理方法、制御方法およびプログラム。 - Google Patents

Abstract

【課題】画像処理装置側の操作で文書管理システムへのアクセスを実現し、文書の編集作業を完結させるといった「作業効率の向上」を実現する。
【解決手段】文書管理サーバ１０３は、ユーザから要求された文書データを検索するための検索語を用いて、装置に記憶されている文書データを検索し、検索結果一覧を画像形成装置１００に送信し、ユーザの選択を受け付けた文書データのチェックアウト及び出力を実行する。チェックイン時は、更新する文書データを選択し、画像形成装置１００で、文書のスキャンを実行する。スキャンした文書データは、ウェブアプリケーションサーバ１０４を介して、文書管理サーバ１０３の所定の文書データと同じファイルパスに格納され、バージョンが更新される。また、スキャンした文書データが文書管理サーバ１０３に格納されると、チェックアウト状態だった文書データがチェックインされ、編集ロックが解除される。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書管理システムおよびそれに関連する技術に関する。

近年、文書を電子データ化した文書データをサーバコンピュータに記憶して管理する文書管理システムが企業等で利用されている。一般的な文書管理システムは、バージョン管理機能を所有しており、文書データに対するチェックアウト（ロック）機能およびチェックイン（更新）機能を組み合わせて文書のバージョン管理を実施している。この文書管理システムで管理対象となる文書データには、テキストファイルやアプリケーションファイルが含まれており、アプリケーションファイルには代表的に、ＰＤＦファイルやＭｉｃｒｏｓｏｆｔ社のＯｆｆｉｃｅファイルなどが含まれている。

通常、文書データのバージョン更新とは、文書管理システムユーザのＰＣ端末を利用して文書管理システムにアクセスし、バージョン更新を行いたいファイルをチェックアウトして、編集モードで開き、編集・保存を行いチェックインを行うという手順を踏み、ＰＣ端末で実施する作業が主であった。

ＰＣ端末から文書管理システムにアクセスし、文書データのバージョン更新を行う場合、ＰＤＦファイルや画像ファイルなどのバージョン更新を考えると、これらの形式の文書は、通常、ＰＣでの編集が不可能であるため、以下の手順でバージョン更新を行っている。
１．ＰＣでドキュメント管理システムの文書データを開く（チェックアウト）。
２．プリンタで文書データを出力して取りに行く。
３．出力物に対して編集（手書きや紙挿入など）を行う。
４．編集された紙をスキャナで読み込み電子化してＰＣへ送る。
５．ＰＣで電子化したファイルを文書管理システムにアップロードしてバージョン更新する（チェックイン）。

ところで、特許文献１の技術によると、承認してほしい文書をＰＣ端末から文書管理サーバにアップロードすると、文書管理サーバから承認者（承認権限のある上長など）に承認依頼のメールが送信され、承認依頼を受け取った者が、複合機のところへ移動し、文書を出力する。承認者が承認箇所に署名をして、文書をスキャンしてサーバに文書をアップロードして、チェックイン（更新）をする旨の発明が開示されている。

特開２００９−２７７１１３号

特許文献１に開示された文書管理システムは、文書データをチェックアウトして出力する際に、承認箇所から地紋を外す旨が記載されている。しかしながら、先述のように、ＰＣ端末とプリンタおよびスキャナ（特許文献１では複合機）の間の移動やＰＣ操作などが発生し、作業効率が高まらないという問題点が指摘されていた。

そこで本発明は、画像処理装置側の操作で文書管理システムへのアクセスを実現し、文書の編集作業を完結させるといった「作業効率の向上」を実現することを目的としている。

即ち、本発明の情報処理装置は、文書データを記憶している文書管理装置と通信可能な情報処理装置と、前記文書データの印刷を行う印刷部と表示部を備える画像処理装置とを含む文書管理システムであって、前記画像処理装置において、前記文書管理装置に記憶されている文書データの一覧を前記表示部に表示する文書リスト表示手段と、前記文書リスト表示手段で表示された前記文書データからチェックアウトする文書データの選択を前記表示部を介して受け付けるチェックアウト文書選択受付手段と、前記チェックアウト文書選択受付手段で受け付けた前記文書データを、前記情報処理装置から受信して、前記印刷部を介して印刷する印刷実行手段と、前記チェックアウトされた文書データの更新をするためのチェックイン指示を前記表示部を介して受け付けるチェックイン指示受付手段と、前記チェックイン指示受付手段でチェックイン指示を受付けた文書データを更新すべく、前記印刷実行手段で印刷された文書のスキャンを実行するスキャン実行手段と、前記チェックイン指示受付手段でチェックイン指示された文書データを特定するための情報と、前記スキャン実行手段でスキャンを実行して得られたスキャンデータを前記情報処理装置へ送信するスキャンデータ送信手段とを備え、前記情報処理装置において、前記画像処理装置のチェックアウト文書選択受付手段で受け付けた文書データが、チェックアウト状態であるか否かを判定するチェックアウト判定手段と、前記チェックアウト判定手段で前記文書データがチェックアウト状態ではないと判定された場合に、当該文書データのチェックアウトをするチェックアウト手段と、前記チェックアウト手段でチェックアウトした文書データを印刷すべく、前記画像処理装置へ出力指示する出力指示手段と、前記画像処理装置のスキャンデータ送信手段で送信された文書データを、前記チェックインすべき文書データを特定するための情報と共に前記文書管理装置へ送信するアップロード手段と、前記アップロード手段で前記文書管理装置にアップロードが完了した前記文書データをチェックインするチェックイン手段とを備えることを特徴とする。
また、本発明の画像処理装置は、文書データを記憶している文書管理装置と通信可能な情報処理装置と接続可能な前記文書データの印刷を行う印刷部と表示部を備える画像処理装置において、前記文書管理装置に記憶されている文書データの一覧を前記表示部に表示する文書リスト表示手段と、前記文書リスト表示手段で表示された前記文書データからチェックアウトする文書データの選択を前記表示部を介して受け付けるチェックアウト文書選択受付手段と、前記チェックアウト文書選択受付手段で受け付けた前記文書データを、前記情報処理装置から受信して、前記印刷部を介して印刷する印刷実行手段と、前記チェックアウトされた文書データの更新をするためのチェックイン指示を前記表示部を介して受け付けるチェックイン指示受付手段と、前記チェックイン指示受付手段でチェックイン指示を受付けた文書データを更新すべく、前記印刷実行手段で印刷された文書のスキャンを実行するスキャン実行手段と、前記チェックイン指示受付手段でチェックイン指示された文書データを特定するための情報と、前記スキャン実行手段でスキャンを実行して得られたスキャンデータを前記情報処理装置へ送信するスキャンデータ送信手段とを備えることを特徴とする。
また、本発明の画像処理装置は、前記チェックアウト文書選択受付手段は、前記文書リスト表示手段で表示された前記文書データからチェックアウトする文書データの選択を前記表示部を介して受け付ける場合に、前記画像処理装置にログインしているユーザ以外のユーザによりチェックアウトの選択がなされている前記文書データの選択を受け付けないことを特徴とする。
また、本発明の画像処理装置は、前記チェックイン指示受付手段で前記チェックアウトされた文書データの更新をするためのチェックイン指示を前記表示部を介して受け付ける場合に、チェックインするための文書データをスキャンする際のデータ形式の選択を受け付けるデータ形式選択受付手段を備えることを特徴とする。
また、本発明の情報処理装置は、文書データの印刷を行う印刷部と表示部を備える画像処理装置と接続可能であり、前記文書データを記憶している文書管理装置と通信可能な情報処理装置において、前記画像処理装置の前記表示部に表示された文書リストよりチェックアウトの選択を受け付けた文書データが、チェックアウト状態であるか否かを判定するチェックアウト判定手段と、前記チェックアウト判定手段で前記文書データがチェックアウト状態ではないと判定された場合に、当該文書データのチェックアウトをするチェックアウト手段と、前記チェックアウト手段でチェックアウトした文書データを印刷すべく、前記画像処理装置へ出力指示する出力指示手段と、前記画像処理装置がスキャンを実行して得られたスキャンデータと、該画像処理装置でチェックイン指示を受付けた文書データを特定するための情報とを前記文書管理装置へ送信するアップロード手段と、前記アップロード手段で前記文書管理装置にアップロードが完了した前記文書データをチェックインするチェックイン手段とを備えることを特徴とする。
また、本発明の情報処理装置は、前記チェックアウト手段でチェックアウトした文書データの内容を取得すべくデータの解析を行うデータ解析手段と、前記データ解析手段の結果得られた解析データを記憶する解析データ記憶手段と、前記チェックアウトした文書データをチェックインすべく、前記画像処理装置のスキャン実行により得られたスキャンデータと、前記解析データ記憶手段で記憶している前記解析データとを用いることにより、前記スキャンデータと前記解析データとの一致度を比較する比較手段と、前記比較手段で前記スキャンデータと前記解析データとの一致度が予め設定されている閾値より低い場合に、前記スキャンデータをチェックインするための文書データとして前記アップロード手段で前記文書管理装置にアップロードすることなく前記チェックインのエラーを通知を前記画像処理装置に通知するチェックインエラー通知手段とを備え、前記比較手段で前記スキャンデータと前記解析データとの一致度が予め設定されている閾値よりも高い場合に、前記アップロード手段により前記画像処理装置がスキャンを実行して得られたスキャンデータと、該画像処理装置でチェックイン指示を受付けた文書データを特定するための情報とを前記文書管理装置へ送信することを備えることを特徴とする。
また、本発明の情報処理装置は、前記チェックアウト手段および前記チェックイン手段は、前記文書管理装置に記憶されている前記文書データの書誌情報の所定の項目を書換える指示を送ることにより、当該文書データのステータス更新を実行することを特徴とする。
また、本発明の情報処理装置は、前記文書管理装置に記憶されている文書データの一覧を該文書管理装置より取得する文書リスト取得手段と、前記文書リスト取得手段で前記文書データを取得すると、前記画像処理装置の表示部に表示するための文書リスト画面を生成する文書リスト画面生成手段と、前記文書リスト画面生成手段で生成した前記文書リスト画面を前記画像処理装置の表示部に表示すべく制御する表示制御手段とを更に備えることを特徴とする。
また、本発明の情報処理装置は、前記画像処理装置の表示部に表示される文書リスト画面から、当該表示部で前記文書データのプレビュー指示を受け付けるプレビュー指示受付手段と、前記プレビュー指示受付手段で受け付けた前記文書データを、前記文書管理装置より取得する文書データ取得手段と、前記文書データ取得手段で取得した前記文書データを一時的に記憶する一時記憶手段と、前記一時記憶手段で記憶した前記文書データを用いることにより、前記画像処理装置の表示部で表示するための当該文書データのプレビュー画面を生成するプレビュー画面生成手段とを更に備えることを特徴とする。
また、本発明の情報処理装置は、前記チェックイン手段で前記文書データのチェックインが実行されると、前記文書データは前記画像処理装置でチェックイン指示を受付けた文書データの最新の文書データとして更新され、前記記憶されていた文書データは、前記最新の文書データを更新する前の文書データとして版が書換えられることを特徴とする。
また、本発明の情報処理装置は、前記チェックアウト手段でチェックアウトした前記文書データのステータスを元に戻すためにチェックアウトの破棄を実行するチェックアウト破棄手段を更に備えることを特徴とする。
また、本発明の情報処理装置は、前記チェックイン手段で前記文書管理装置おけるチェックインが完了した場合に、前記比較手段に用いられれた前記解析データを削除する解析データ削除手段を更に備えることを特徴とする。

本発明によれば、画像処理装置側の操作で文書管理システムへのアクセスを実現し、文書の編集作業を完結させるといった「作業効率の向上」を本発明の文書管理システムを用いて実現することが可能である。

本発明の実施形態における基本的なネットワーク構成を示す図である。 本発明の実施形態における各種端末のハードウェアの構成を示す図である。 本発明の実施形態における各種端末のハードウェアの構成を示す図である。 本発明の実施形態における基本的な機能ブロック図である。 本発明の実施形態における処理の概略図である。 本発明の実施形態における処理フローを示す図である。 本発明の実施形態における処理フローを示す図である。 本発明の実施形態における処理フローを示す図である。 本発明の実施形態における基本的なデータベースのテーブルレイアウトを示す図である。 本発明の実施形態における基本的なデータベースのテーブルレイアウトを示す図である。 本発明の実施形態における基本的なデータベースのテーブルレイアウトを示す図である。 本発明の実施形態における基本的なデータベースのテーブルレイアウトを示す図である。 本発明の実施形態における基本的なユーザインターフェースを示す画面例である。 本発明の実施形態における基本的なユーザインターフェースを示す画面例である。 本発明の実施形態における基本的なユーザインターフェースを示す画面例である。 本発明の実施形態における基本的なユーザインターフェースを示す画面例である。 本発明の実施形態における基本的なユーザインターフェースを示す画面例である。 本発明の実施形態における基本的なデータベースのテーブルレイアウトを示す図である。

以下、図面を用いて本発明の文書管理システムで、文書をチェックイン、チェックアウトする方法について説明をしていく。図１は、本発明の文書管理システムの構成を概略的に示す図である。

本発明の文書管理システムは、画像形成装置１００、認証サーバ１０２、文書管理サーバ１０３、ウェブアプリケーションサーバ１０４およびクライアントＰＣ１０５がローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）上で相互に通信可能な状態でスタンバイしている。画像形成装置１００には、カードリーダ１０１が接続されている。

本発明の文書管理システムにおいて、画像形成装置１００は、文書管理サーバ１０３へ文書データをアップロードおよび、チェックアウト状態の電子データをチェックインするためのスキャン、文書管理サーバ１０３から取得した文書データのチェックアウトおよび印刷を実行する。

認証サーバ１０２は、本発明の文書管理システムにログインするための認証データベースを記憶し、画像形成装置１００にログインするユーザの認証を実行する。

文書管理サーバ１０３は、例えば、米国Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社のＭＯＳＳ（Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｏｆｆｉｃｅ Ｓｈａｒｅ Ｐｏｉｎｔ Ｓｅｒｖｅｒ）（登録商標）に代表される組織内の情報を体系化し、集計の作業が１カ所のウェブベースのアプリケーションに集約され、組織のデータ分析を実現するエンタープライズもしくは部門ユースのサーバである。

なお、認証サーバ１０２、文書管理サーバ１０３、ウェブアプリケーションサーバ１０４は、本図では独立した筐体で構成されているが、これらの機能を備える一つのサーバとして構成することも可能である。

次に、図２を用いて、図１に示した認証サーバ１０２、文書管理サーバ１０３、ウェブアプリケーションサーバ１０４に適用可能なサーバ各々のハードウェア構成について説明する。図２は、図１に示したクライアント端末，管理サーバ、認証サーバに適用可能な情報処理装置のハードウェア構成を示すブロック図である。

図２において、２０１はＣＰＵで、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ ／ Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。

２０３はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０３にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。

また、２０５は入力コントローラで、キーボード（ＫＢ）２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイス等からの入力を制御する。２０６はビデオコントローラで、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）２１０等の表示器への表示を制御する。なお、図２では、ＣＲＴ２１０と記載しているが、表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイ等の他の表示器であってもよい。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。

２０７はメモリコントローラで、ブートプログラム，各種のアプリケーション，フォントデータ，ユーザファイル，編集ファイル，各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。

２０８は通信Ｉ／Ｆコントローラで、ネットワーク（例えば、図１に示したＬＡＮ６００）を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。

なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ＣＲＴ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。

本発明を実現するための図６〜図８の画像形成装置１００、認証サーバ１０２、文書管理サーバ１０３、ウェブアプリケーションサーバ１０４で実行されるフローチャートで後述する各ステップの処理は、コンピュータで読み取り実行可能なプログラムにより実行され、そのプログラムは外部メモリ２１１に記録されている。そして、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイル及び各種情報テーブル等も、外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明も後述する。

次に、図３を用いて、図１に示した画像形成装置１００のハードウェア構成について説明する。図３は、図１に示した画像形成装置１００のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。

図３において、３１６はコントローラユニットで、画像入力デバイスとして機能するスキャナ３１４や、画像出力デバイスとして機能するプリンタ部３１２と接続する一方、ＬＡＮ（例えば、図１に示したＬＡＮ６００）や公衆回線（ＷＡＮ）（例えば、ＰＳＴＮまたはＩＳＤＮ等）と接続することで、画像データやデバイス情報の入出力を行う。

コントローラユニット３１６において、３０１はＣＰＵで、システム全体を制御するプロセッサである。３０２はＲＡＭで、ＣＰＵ３０１が動作するためのシステムワークメモリであり、プログラムを記録するためのプログラムメモリや、画像データを一時記録するための画像メモリでもある。

３０３はＲＯＭで、システムのブートプログラムや各種制御プログラムが格納されている。３０４はハードディスクドライブ（ＨＤＤ）で、システムを制御するための各種プログラム，画像データ等を格納する。

３０７は操作部インターフェイス（操作部Ｉ／Ｆ）で、操作部（キーボード）３０８とのインターフェイス部である。また、操作部Ｉ／Ｆ３０７は、操作部３０８から入力したキー情報（例えば、スタートボタンの押下）をＣＰＵ３０１に伝える役割をする。

３０５はネットワークインターフェイス（ＮｅｔｗｏｒｋＩ／Ｆ）で、ネットワーク（ＬＡＮ）６００に接続し、データの入出力を行う。３０６はモデム（ＭＯＤＥＭ）で、公衆回線に接続し、ＦＡＸの送受信等のデータの入出力を行う。

３１８は外部インターフェイス（外部Ｉ／Ｆ）で、ＵＳＢ、ＩＥＥＥ１３９４，プリンタポート，ＲＳ−２３２Ｃ等の外部入力を受け付けるＩ／Ｆ部であり、本実施形態においては認証で必要となる携帯端末のＩＣカード（記録媒体）の読み取り用のカードリーダ３１９が外部Ｉ／Ｆ部３１８に接続されている。そして、ＣＰＵ３０１は、この外部Ｉ／Ｆ３１８を介してカードリーダ３１９による携帯端末のＩＣカードからの情報読み取りを制御し、該携帯端末のＩＣカードから読み取られた情報を取得可能である。以上のデバイスがシステムバス３０９上に配置される。

３２０はイメージバスインターフェイス（ＩＭＡＧＥＢＵＳ Ｉ／Ｆ）であり、システムバス３０９と画像データを高速で転送する画像バス３１５とを接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。画像バス３１５は、ＰＣＩバスまたはＩＥＥＥ１３９４で構成される。画像バス３１５上には以下のデバイスが配置される。

３１０はラスタイメージプロセッサ（ＲＩＰ）で、例えば、ＰＤＬコード等のベクトルデータをビットマップイメージに展開する。３１１はプリンタインターフェイス（プリンタＩ／Ｆ）で、プリンタ部３１２とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。また、３１３はスキャナインターフェイス（スキャナＩ／Ｆ）で、スキャナ３１４とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。

３１７は画像処理部で、入力画像データに対し補正、加工、編集を行ったり、プリント出力画像データに対して、プリンタの補正、解像度変換等を行う。また、これに加えて、画像処理部３１７は、画像データの回転や、多値画像データに対してはＪＰＥＧ、２値画像データはＪＢＩＧ、ＭＭＲ、ＭＨ等の圧縮伸張処理を行う。そして、この画像処理部３１７は、スキャナ部３１４を駆動して画像読み取りされた画像データを画像処理して、ファイル出力可能な形式（例えば、ＰＤＦ形式ファイル）に変換し、ＣＰＵ３０１と連携して、ネットワークＩ／Ｆ３０５を介して、外部装置に画像データのファイルを送信することができる。

スキャナ部３１４は、原稿となる紙上の画像を照明し、ＣＣＤラインセンサで走査することで、ラスタイメージデータとして電気信号に変換する。原稿用紙は原稿フィーダのトレイにセットし、装置使用者が操作部３０８から読み取り起動指示することにより、ＣＰＵ３０１がスキャナ３１４に指示を与え、フィーダは原稿用紙を１枚ずつフィードし原稿画像の読み取り動作を行う。

プリンタ部３１２は、ラスタイメージデータを用紙上の画像に変換する部分であり、その方式は感光体ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式、微少ノズルアレイからインクを吐出して用紙上に直接画像を印字するインクジェット方式等があるが、どの方式でも構わない。プリント動作の起動は、ＣＰＵ３０１からの指示によって開始する。なお、プリンタ部３１２には、異なる用紙サイズまたは異なる用紙向きを選択できるように複数の給紙段を持ち、それに対応した用紙カセットがある。

操作部３０８は、ＬＣＤ表示部を有し、ＬＣＤ上にタッチパネルシートが貼られており、システムの操作画面を表示するとともに、表示してあるキーが押されるとその位置情報を操作部Ｉ／Ｆ３０７を介してＣＰＵ３０１に伝える。また、操作部３０８は、各種操作キーとして、例えば、スタートキー、ストップキー、ＩＤキー、リセットキー等を備える。

尚、表示部はプリンタによって表示性能が異なり、タッチパネルを介して操作をできるプリンタ、単に液晶画面を備え文字列を表示（印刷状態や印刷している文書名の表示）させるだけのプリンタによって本発明は構成されている。

ここで、操作部３０８のスタートキーは、原稿画像の読み取り動作を開始する時などに用いる。スタートキーの中央部には、緑と赤の２色ＬＥＤがあり、その色によってスタートキーが使える状態にあるかどうかを示す。また、操作部３０８のストップキーは、稼働中の動作を止める働きをする。また、操作部３０８のＩＤキーは、使用者のユーザＩＤを入力する時に用いる。リセットキーは、操作部からの設定を初期化する時に用いる。

カードリーダ３１９は、ＣＰＵ３０１からの制御により、携帯端末内に備えられたＩＣカードに記憶されている情報を読み取り、該読み取った情報を外部Ｉ／Ｆ３１８を介してＣＰＵ３０１へ通知する。

以上のような構成によって、プリンタ３００は、スキャナ３１４から読み込んだ画像データをＬＡＮ６００上に送信したり、ＬＡＮ６００から受信した印刷データをプリンタ部３１２により印刷出力することができる。

また、スキャナ３１４から読み込んだ画像データをモデム３０６により、公衆回線上にＦＡＸ送信したり、公衆回線からＦＡＸ受信した画像データをプリンタ部３１２により出力することできる。

次に、図４を用いて、本発明の文書管理システムの各装置に関するソフトウェア構成について説明する。図４は、本発明の文書管理システムに必要な各装置のソフトウェア構成を概略的に示す図である。

画像形成装置１００は、パネル表示制御部４０１、スキャン送信部４０２、印刷制御部４０３、カードリーダ制御部４０４、認証管理部４０５の機能を備えているものとする。

また、認証サーバ１０２は、認証管理部４０６と、画像形成装置１００へのログイン認証管理データベース４０７を備えているものとする。

また、文書管理サーバ１０３は、文書管理部４０８と、文書管理データベース４０９を夫々備えているものとする。

文書管理部４０８は、ウェブアプリケーションサーバ１０４からの文書データ送受信のインターフェイスの働きをする。文書管理データベース４０９は、ユーザ操作によってアップロードされる文書データを記憶管理している。

また、ウェブアプリケーションサーバ１０４は、ＵＩ部４１０と、ロジック部４１１と、文書管理連携部４１２と、画像処理部４１３と、ユーザ管理ＤＢ４１４と、一時データ記憶部４１５、を夫々備えているものとする。
ＵＩ部４１０は、主にウェブブラウザ向けのＵＩを表示および制御する働きをする。

ロジック部４１１は、ＳＯＡのＥｎｔｅｒｐｒｉｓｅ Ｓｅｒｖｉｃｅ Ｂｕｓに代表されるＢＵＳのような機能を持ち、ＵＩ部４１０が受けたユーザからの指示を処理したり、画像処理部４１３へスキャンデータの画像加工を依頼したり、文書管理連携部４１２へ文書管理サーバ１０３への文書格納を依頼したり、その他システムとのデータ連携などを制御する働きをする。内部データとのデータの出し入れなども行う。

文書管理連携部４１２は、画像形成装置１００から受け付けた文書データに対する指示（チェックイン、チェックアウトなど）を文書管理サーバ１０３の文書管理部４０８に送る際のインターフェイスの働きをする。画像処理部４１３は、文書管理サーバ１０３から送信される文書データを印刷する前のプレビュー画面を生成するために、もしくは画像形成装置１００からのスキャンデータを文書管理サーバ１０３に格納する前のプレビュー画面を生成するために、米国アドビ社のＰＤＦや米国マイクロソフト社のＯｆｆｉｃｅに代表されるアプリケーションデータや各種画像ファイルを統一の画像形式に変換する働きをする。

ユーザ管理ＤＢ４１４は、後述の図９で説明をするデータテーブルを記憶しており、画像形成装置１００で認証したユーザＩＤと文書管理サーバで管理されているユーザＩＤの紐付けを行うためのデータである。一時データ記憶部４１５は、文書管理サーバ１０３から取得した印刷前データを一時格納したり、画像形成装置１００からのスキャンデータを文書管理サーバ１０３に格納する前に一時格納したりする領域である。文書管理サーバ１０３から取得したデータの留め置き印刷に利用されるケースもある。

次に、図５を用いて、本発明の文書管理システムにおけるデータの流れについて概略的に説明をする。
まず、画像形成装置１００はユーザのログインを受け付け、認証システム（認証サーバ１０２）にアクセスをして認証を行う。ユーザのシステムログインが承認されると、ユーザがアップロードした文書データを取得すべく、ウェブアプリケーションサーバ１０４を通じて文書管理サーバ１０３に文書データの取得要求を行う。文書管理サーバ１０３は、ユーザから要求された文書データを検索するための検索語を用いて、装置に記憶されている文書データを検索する。検索が終了すると、検索結果一覧を画像形成装置１００に送信し、ユーザの選択を受け付けた文書データのチェックアウト及び出力を実行する。

また、ユーザによって編集された文書のチェックインを実行する際には、同じく、ウェブアプリケーションサーバ１０４を通じて文書管理サーバ１０３に文書データの取得要求を行い。取得した文書データの一覧から、今回チェックインする文書データを選択し、画像形成装置１００で、文書のスキャンを実行する。スキャンした文書データは、ウェブアプリケーションサーバを介して、文書管理サーバ１０３の所定の文書データと同じファイルパスに格納され、バージョンが更新される。また、スキャンした文書データが文書管理サーバ１０３に格納されると、チェックアウト状態だった文書データがチェックインされ、編集ロックが解除される。

次に、図６〜図８を用いて、本発明の文書管理システムで実行するチェックアウトおよびチェックインまでの一連の処理についてフローチャートで説明をする。また、各図のステップで説明する際に、適宜図１３〜図１７の画像形成装置１００のディスプレイで表示するユーザインターフェイスについても説明する。

図６は、画像形成装置１００がユーザから認証情報を受け付けて文書管理サーバ１０３へログインをする一連処理を示すフローチャートである。

まず、ユーザが画像形成装置１００にログインするために、ユーザ識別情報を記憶している記録媒体（ＩＣカード等、形式は不問）を、画像形成装置１００に備え付けのカードリーダ１０１の読取部にかざす。図６のステップＳ６０１において、カードリーダ１０１が、記録媒体を検知すると、ステップＳ６０２において、カードリーダが読み取った記録媒体に記録されているユーザ識別情報を読み取る。

ユーザが所持する記録媒体に記憶されている情報は、図１２の１２１０のカード記憶情報テーブルで示すとおりである。本発明の説明において、記録媒体へユーザ識別情報を記録させる処理については省略するが、フォーマットされた記録媒体をカードライタに設置し、画像形成装置１００のコントローラ（ディスプレイに表示されるソフトウエアキーボードや、ボタン等）の操作を受け付けてユーザＩＤ１２１１を書込み、当該識別情報と記録媒体の識別情報（ＩＣカードＩＤ１２０２）を認証サーバ１０２に送信し、１２００の認証データテーブルにユーザＩＤ１２０１と、ＩＣカードＩＤ１２０２が紐付いて記憶される。また、１２００の認証データテーブルにおいて、管理者フラグ１２０３は、ユーザメンテナンスで設定できるものとする（設定方法については不図示）。

ステップＳ６０３において、カードリーダ１０１のＣＰＵ２０１は、読み取ったユーザ識別情報を画像形成装置１００に渡し、ステップＳ６０４において、画像形成装置１００のＣＰＵ３０１は、ユーザ識別情報をカードリーダ１０１より受け取ると、ステップＳ６０５において、画像形成装置１００の認証管理部４０５は、ログイン可能か否かを判定すべく、先述のステップＳ６０４でカードリーダより受信したユーザ識別情報を認証サーバ１０２に送信して認証要求を実行する。

ステップＳ６０６において、認証サーバ１０２のＣＰＵ２０１は、画像形成装置１００からログインをするユーザのユーザ識別情報と当該ユーザの認証要求を受信すると、ステップＳ６０７において、受信したユーザ識別情報が図１２の認証データテーブル１２００に記憶されているかどうか検索し、ステップＳ６０８で認証結果を画像形成装置１００に返す。

ステップＳ６０９において、画像形成装置１００のＣＰＵ３０１は、認証サーバ１０２から受け取った認証結果がＮＧ（データベースに登録されていないユーザ識別情報）であれば、ステップＳ６１０でログインエラーをユーザに通知して処理を終了させる。エラーの通知方法は特に定めないが、例えば、画像形成装置１００のディスプレイに、ログインエラーを知らせるメッセージを表示してもよい。また、複合機が音声ガイド機能を持ったものであれば、予め登録されている音声ファイルのうち、ログインエラーを知らせる音声ファイルの再生をしてもよい。

ステップＳ６０９での認証結果がＯＫ（認証データテーブル１２００に登録されているユーザ識別情報）であれば、ステップＳ６１１において、画像形成装置１００のＣＰＵ３０１は、ログインを許可されたユーザのユーザ識別情報を、ウェブアプリケーションサーバ１０４に送信する。

ステップＳ６１２において、ウェブアプリケーションサーバ１０４のＣＰＵ２０１は、画像形成装置１００からログインを許可したユーザのユーザ識別情報を受信すると、ログインしたユーザに紐付く文書管理システムＩＤを取得すべく、図９のユーザ管理データベースにログインユーザのユーザ識別情報に紐付いている文書管理システムＩＤ９０３のユーザ情報の照合を行う。

図９は、ウェブアプリケーションサーバ１０４の記憶部に記憶されている、画像形成装置１００を利用可能なユーザのユーザ識別情報（図１２のユーザＩＤ１２０１）と、文書管理サーバ１０３にアクセス可能なユーザのユーザ識別情報を対応付けるユーザ管理データベースである。

９００のユーザ管理データベースは、ユーザＩＤ９０１と、デバイスＩＤ９０２と、文書管理システムＩＤ９０３と、文書管理システムにログインする際に必要なパスワード９０４の項目を備えていることが望ましい。

ユーザＩＤ９０１は、本発明の文書管理システムのユーザを本図のユーザ管理データベースで記憶する際に、一意に附与される文字列である。
デバイスＩＤ９０２は、画像形成装置１００にログインするためのユーザ識別情報であり、ＩＣカードに記憶されているユーザＩＤ（図１２の１２０１）と同じ文字列である。
文書管理システムＩＤ９０３は、文書管理サーバ１０３にログインをして、画像形成装置１００のディスプレイ上で文書リストを閲覧する本発明で開示される文書管理システムにログインするための識別情報である。パスワード９０４は、文書管理サーバ１０３にログインをする際に必要なパスワードである。

なお、文書管理システムＩＤ９０３の設定登録方法は、本発明のフローチャートでは特に定めていないが、文書管理サーバ１０３にアクセスするためのアカウントは、クライアントＰＣ１０５若しくは画像形成装置１００にインストールされているウェブブラウザを介してアカウントを作成する方法が一般的である。

引き続き、図６のフローチャートの説明に戻る。ステップＳ６１３で、ユーザ管理データベースを呼び出して、文書管理システムＩＤ９０３の照合が完了すると、ステップＳ６１４で、ウェブアプリケーションサーバ１０４のＣＰＵ２０１は、文書管理サーバ１０３へログインをするために、文書管理サーバ１０３に文書管理システムＩＤ１００３とログインのためのパスワード９０４を送信する。

文書管理サーバ１０３のＣＰＵ２０１は、ステップＳ６１５でログイン要求を受けると、ステップＳ６１６にて文書管理サーバ１０３へのログインが可能であるか否かを判定する。判定の結果、ログインが可能であれば、判定結果をウェブアプリケーションサーバ１０４に返し、ステップＳ６１７において、ウェブアプリケーションサーバ１０４のＣＰＵ２０１は、文書管理サーバへのログイン判定結果に基づいて、ログイン中のユーザの文書リストの取得要求を文書管理サーバ１０３に送信する。ログイン判定は、文書管理サーバ１０３が記憶しているユーザデータベース（不図示）を用いて、該当する文書管理システムＩＤ１００３が当該データベースに記憶されているか否かを確認している。

ステップＳ６１８において、文書管理サーバ１０３のＣＰＵ２０１は、文書リストの取得要求を受信すると、ステップＳ６１９において、文書管理システムにログイン中のユーザＩＤから、文書リストデータを生成し、ステップＳ６２０において文書リストデータをウェブアプリケーションサーバ１０４に送信する。ここで作成される文書リストの載せられる文書データは、ログイン中のユーザに対してアクセス権が設定されている文書データが一覧として取得されてくる。

この時に生成される文書リストは、文書管理サーバ１０３に記憶されている文書データのうちログイン中のユーザにアクセス権限が設定されている文書データを取得して生成をされる。文書リストを生成するために、図１１の文書管理サーバ１０３に記憶されている文書データの書誌情報データテーブルのうち、文書ＩＤ１１０１、文書名１１０２、チェックアウトフラグ１１０７、ファイルパス１１１２と、文書データが格納されてる文書管理サーバ１０３のサーバ名および文書データの実データを取得して生成され、図１０の形式でウェブアプリケーションサーバ１０４に一時記憶される。

ユーザへのアクセス権設定方法については、特に定めていないが、例えば、当該ユーザＩＤの紐付くユーザ名が文書データの作成者や、更新者になっているものであれば、アクセス権が設定されているものと判断される。また、ユーザデータベースにユーザの所属グループの項目があれば、文書データのアクセス権限をグループに設定している場合に、その文書データもまた文書リストとして取得することが可能である。

ステップＳ６２１において、ウェブアプリケーションサーバ１０４が文書リストデータを受信すると、文書リストを画像形成装置１００の表示部で表示するための文書リスト画面の生成を行う。ステップＳ６２２において、ウェブアプリケーションサーバ１０４のＣＰＵ２０１は、文書リスト画面を画像形成装置１００に送信する。ステップＳ６２３において、画像形成装置１００は文書リスト画面を受信すると、表示部に表示して、チェックイン／アウトする文書の選択を受け付けることとなり、図７のステップＳ７０６に続く。

図１３は、画像形成装置１００のディスプレイで表示される、文書リストビュー画面の表示例を示す画面図である。
文書リスト画面１３００のパス選択部１３０１は、文書管理サーバ１０３からステップＳ６１８で取得した文書リストに含まれる文書データが格納されているパスをプルダウン形式で選択する。パス選択部１３０１から、取得したい文書が格納されているパスを選択すると、パス表示部１３０２に選択されたパスが表示される。パス表示部１３０２に表示されているパスのうちの１つの選択を受け付けることにより、文書データ表示領域１３０４に、選択されたパス以下のフォルダ及びファイルが表示される。

文書データ表示領域１３０４には、ファイルの拡張子に基づくアイコンと、文書名と、最終更新日と、チェックアウト状態であることを示すチェックアウトアイコン１３０５が表示されている。これらの情報は、ステップＳ６１８で文書管理サーバ１０３が文書リストを生成するときに文書データの書誌情報データテーブルから取得する情報を図１０の形式で一時記憶することから、表示が可能である。
文書データ表示領域１３０４に表示されている文書名の欄についている１３０５は、当該文書データが現在チェックアウト状態であることを示すチェックアウトアイコンである。この情報は、図１１の書誌情報データテーブル１１００のチェックアウトフラグ１１０７の情報を取得していることから、表示することが可能である。
チェックアウトアイコン１３０５が表示されている文書データが選択されている時は、１３０３の各指示ボタンのうち、チェックアウトフラグは、選択不可能な状態にグレーアウト、若しくは反転している。
なお、文書リスト画面では、画像形成装置１００にログインし、文書管理サーバ１０３への接続指示をしたユーザによりチェックアウトが実行された文書データだけに１３０５のチェックアウトアイコンが表示されるわけではなく、他のユーザの指示によってチェックアウトが実行された文書データも、文書データ表示領域１３０４に表示され、更に、チェックアウトが実行されたことを示すチェックアウトアイコン１３０５を表示させることが可能である。他のユーザの指示によってチェックアウトが実行された文書データに付されるチェックアウトアイコン１３０５は、ログイン中のユーザによりチェックアウトが実行された文書データのチェックアウトアイコン１３０５と識別可能な形式で表示させることが可能である。例えば、それぞれのアイコンの色や形状を変える、といった制御を行う。これにより、チェックアウトが実行された文書データがどのユーザの指示によってチェックアウトがなされたものであるかを、ユーザに認識させることができる。

１３０３は、文書データ表示領域１３０４で選択された文書データに対して、画像形成装置１００で実行する印刷・スキャンおよび、文書管理サーバ１０３へのチェックイン、チェックアウトを指示するための各ボタンである。

本図では、文書データ表示領域１３０４に表示されている文書名が選択され、文書データ表示部の当該選択された箇所の背景が反転しており、この選択中の文書は、チェックアウト状態であることを示すチェックアウトアイコン１３０５がチェックがなされ、文書のチェックアウト、チェックイン、チェックアウトの破棄、印刷およびプレビューの各指示ボタンの押下を受け付けて指示実行が可能になる。
なお、他のユーザによってチェックアウトが実行された文書データの選択を受け付けた場合には、１３０３のボタンのうち、「チェックアウト」、「チェックイン（スキャン）」、「チェックアウトの破棄」のボタンは非表示状態となる。
また、他のユーザによってチェックアウトが実行された文書データの選択を受け付け、１３０３のうち「プレビュー」が押下されると、図１６のプレビュー画面中に「この文書は、他のユーザによって編集中の文書です。」という旨の警告表示がなされる。

図１４に詳細に表示している通り、「アップロード」ボタンは、画像形成装置１００でスキャンを行い、選択中のフォルダ、またはリストにスキャンした文書の文書データ（ＰＤＦファイル）登録を行う。「チェックアウト」ボタンは、文書データ表示領域１３０４で選択している選択中文書のチェックアウト指示を実行する。「チェックイン（スキャン）」ボタンは、選択中の文書のチェックイン指示を実行する。

「チェックアウトの破棄」ボタンは、文書リスト選択部で選択中の文書のチェックアウト破棄（つまりロック解除）の指示を実行する。「チェックアウトの破棄」ボタンは、チェックアウト状態の文書を文書リストから選択している時にのみ、押下可能に表示され、それ以外の文書を選択している時には、グレーアウト状態などになり、選択ができない。「印刷」ボタンは、文書リスト選択部で選択中の文書の印刷指示を実行する。「プレビュー」ボタンは、文書リスト選択部で選択中の文書のプレビュー指示を実行する。プレビュー指示がなされると、ウェブアプリケーションサーバ１０４は、文書管理サーバ１０３より文書リスト選択部で選択中の文書を取得し、画像処理部４１３へプレビュー画像の生成を依頼し、プレビュー画像を取得しプレビュー画面を生成する。

図１２の１２００は、認証サーバ１０２の記憶部に記憶されている認証データベースである。認証データテーブル１２００は、ユーザＩＤ１２０１、ＩＣカードＩＤ１２０２、管理者フラグ１２０３の項目を備えていることが望ましい。ユーザＩＤ１２０１は、ユーザごとにもっている一意の識別情報である。

以上、図６のフローチャートで実行する処理によれば、ユーザによるクライアントＰＣの操作を受け付けることなく、画像形成装置１００へログインをするだけで、画像形成装置１００を利用するためのユーザＩＤと紐付けられている文書管理システムＩＤを照合して、文書管理サーバにアクセスをして、格納されている文書リストを取得することが可能になる。

次に、図７を用いて、文書管理サーバへのログインが完了した後に、チェックアウトをすべく文書を検索して出力する処理について説明する。

まず、画像形成装置１００にＣＰＵ２０１は、ユーザ操作に応じて、ログイン中のユーザの文書リストから、チェックアウトをする文書の検索を行う。画像形成装置１００のディスプレイに表示される検索画面は、図１５の検索画面である。

１５００の検索画面は、１５０１の検索語入力のテキストボックスを備えている。例えば、図１５では「ｒｅａｄ ｍｅ」のキーワードが入力されており、１５０２の検索ボタンを押すと、１５０３の結果一覧に入力したキーワードで文書管理サーバに格納されている該当文書がリストで表示される。

ステップＳ７０１において、画像形成装置１００のＣＰＵ３０１は、ユーザ操作に応じて検索用語の入力を受け付け、画像形成装置１００で文書リストを表示するための検索要求をウェブアプリケーションサーバ１０４へ送信する。ウェブアプリケーションサーバ１０４のＣＰＵ２０１は、検索用語を受け付けると、ステップＳ７０２において、文書管理サーバ１０３に対して当該検索用語を用いての検索指示を実行する。

ステップＳ７０３において、文書管理サーバ１０３は、検索指示を受け付けると、当該検索用語をもとに、サーバの記憶部より格納されている文書を検索する。検索が終了すると、検索結果のリストをウェブアプリケーションサーバ１０４に返す。

ウェブアプリケーションサーバ１０４のＣＰＵ２０１は、ステップＳ７０４において、検索結果リストのデータを受け付け、文書リスト画面を生成し、画像形成装置１００に文書リスト画面を送信する（図１５）。

ステップＳ７０５において、検索をした結果の文書リスト画面が画像形成装置１００のディスプレイに表示してスタンバイ状態になり、ユーザ操作に応じて、画像形成装置１００のＣＰＵ３０１は、文書リスト画面から文書の選択を受け付ける。ステップＳ７０６において、図１４のプレビューボタンの押下を受け付ける。選択を受け付けると、当該選択された文書のプレビュー画面を取得すべく、プレビュー画面の取要求をウェブアプリケーションサーバ１０４に送信する。

ステップＳ７０７において、ウェブアプリケーションサーバ１０４のＣＰＵ２０１は、プレビュー画面の取得要求を受け付けると、当該画面を画像形成装置１００に返すために、選択された文書データの取得を実行すべく、文書管理サーバ１０３に、選択された文書の文書データ取得要求をする。この時には、文書リスト画面で選択され、プレビュー指示を受け付けた文書データの情報（例えば、文書ＩＤなど、情報は限定されない）が文書管理サーバ１０３に送信される。

ステップＳ７０８において、文書管理サーバ１０３のＣＰＵ２０１は、ウェブアプリケーションサーバ１０４からの文書データ取得指示を受信すると、例えば、取得指示を受け付けた文書データの文書ＩＤをキーに記憶部より取得して、ウェブアプリケーションサーバ１０４に文書データを返す。

ステップＳ７０９において、ウェブアプリケーションサーバ１０４のＣＰＵ２０１は、文書管理サーバ１０３から送られた文書データを取得すると、ウェブアプリケーションサーバ１０４の一時記憶部（キャッシュメモリなど）に、当該文書データを記憶する。ステップＳ７１０において、当該文書データのプレビュー画面情報を生成して、画像形成装置１００にプレビュー画面情報を送信する。

ステップＳ７１１において、画像形成装置１００は、ウェブアプリケーションサーバ１０４から受信したプレビュー画面受信すると、ディスプレイにプレビュー画面を表示する（図１６）。

ステップＳ７１２において、画像形成装置１００のＣＰＵ２０１は、編集・校閲をするべく図１４の「チェックアウト」ボタンの押下を受け付ける。ボタンの押下を受け付けると、画像形成装置１００は、ユーザにより選択された文書データを特定する情報（文書名、文書ＩＤ、文書データのファイルパスなど）と、当該文書データに対するチェックアウト指示をウェブアプリケーションサーバ１０４に送信する。

ステップＳ７１３において、ウェブアプリケーションサーバ１０４のＣＰＵ２０１は、画像形成装置１００から、選択された文書データを特定する情報（文書名、文書ＩＤ、文書データのファイルパスなど）と当該文書データに対するチェックアウト指示を受け付けると、当該文書データに対してチェックアウトができるかどうかを確認するために、ステップＳ７１４−１において、文書データのステータスがチェックアウト状態ではないか否かの確認を実行する。確認の方法は、ウェブアプリケーションサーバ１０４で記憶している、図１０のデータテーブルのチェックアウトフラグ１００９の値が、「０」（チェックイン状態）であることを確認する。

当該チェックアウト指示を受け付けた文書データがチェックアウト状態ではなければ（ＹＥＳの場合）、ステップＳ７１４−２において、ウェブアプリケーションサーバ１０４のＣＰＵ２０１は、チェックアウト指示を受け付けている文書データのチェックアウト要求を文書管理サーバ１０３に送信する。

一方、チェックアウト指示を受け付けた文書データがチェックアウト状態（ＮＯ）であれば、このタイミングでチェックアウトを実行することはできないため、チェックアウトエラーの画面を生成し、ステップＳ７１４−３において、プレビュー画面で表示されている文書データのチェックアウトはができない旨を表示して、ステップＳ７１２に戻る。

ステップＳ７１５において、文書管理サーバ１０３のＣＰＵ２０１は、ウェブアプリケーションサーバ１０４から、選択された文書データのチェックアウト指示を受け付けると、指示対象となっている文書データのチェックアウトを実行する。具体的には、書誌情報データテーブル１１００のチェックアウトフラグ１１０７の値を、「０」から「１」書換えることにより文書データのチェックアウトを実行する。更に、他のユーザがチェックアウト状態の文書データを編集できないように文書データにロックをかける。チェックアウトフラグ１１０７の書換えが完了すると、文書管理サーバ１０３のＣＰＵ２０１は、更新したチェックアウトフラグ１１０７の情報をウェブアプリケーションサーバ１０４に対して送信し、図１０のチェックアウトフラグ１００９の値を、「１」に書換え、チェックアウト実行の旨をウェブアプリケーションサーバ１０４に通知する。

ステップＳ７１６において、文書管理サーバ１０３のＣＰＵ２０１は、選択された文書データをウェブアプリケーションサーバ１０４に送信する。ステップＳ７１７でウェブアプリケーションサーバ１０４のＣＰＵ２０１は、チェックアウト対象の文書データを受信する。

ステップＳ７１８において、ウェブアプリケーションサーバ１０４のＣＰＵ２０１は、ＯＣＲ読取部○○○により受信した文書データを展開し、ＯＣＲ処理によって文書データ内の文字データを解析する。これは、後に当該文書データのチェックインを実行する際に、チェックイン時にスキャンをして得られるスキャンデータと、チェックアウト前の文書データを照合させて内容の一致度合を判定することで、チェックインする文書データが、チェックアウト時の文書データを編集した文書データであるか否かを判断するためのものである。ステップＳ７１８でＯＣＲ処理によって得られる文字データを、本願発明の実施形態において「解析データ」という。

ステップＳ７１９において、ウェブアプリケーションサーバ１０４のＣＰＵ２０１は、ウェブアプリケーションサーバ１０４の記憶部に、先のステップで得られた解析データを保存する。解析データを保存すると、ウェブアプリケーションサーバ１０４は、Ｓ７１７で受信していた文書データをこの時のデータ構造を示す図は図１８である。

図１８は、ウェブアプリケーションサーバ１０４の記憶部（データベース）に記憶する解析データのテーブルである。
１８０１は、ステップＳ７１６で文書管理サーバ１０３より送信されるチェックアウト対象の文書データが格納されている文書管理サーバ１０３でのファイルパス（格納先）を示している。例えば、サーバのアドレスを示すために、
「ｈｔｔｐ：／／ｄｏｃｕｍｅｎｔｆｉｉｎｇｍａｎａｇｅｍｅｎｔｓｙｓｔｅｍ．ｃｏｍ／ｆｕｋｕｄａ／ｐａｔｅｎｔ／ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ／・・・・」
と、インターネット上のアクセス先が記されている。
１８０２は、先のステップＳ７１８でウェブアプリケーションサーバ１０４のＯＣＲ処理によって得られた解析データである。

ウェブアプリケーションサーバ１０４のＣＰＵ２０１は、先述の図１０のチェックアウトフラグ１００９の書換えを行い、解析データの保存が完了すると、ステップＳ７２０において、チェックアウトした文書データをユーザに認識させるため、文書リスト画面１３００の当該文書データの箇所にチェックアウト状態を示すチェックアウトアイコン１３０５を表示するために、文書リスト画面の更新をする。

ステップＳ７２１において、画像形成装置１００のＣＰＵ３０１は、ステップＳ７１５において生成された、チェックアウト状態を更新した文書リスト画面をウェブアプリケーションサーバ１０４から受信すると、表示部に文書リスト画面を表示する。続いて、ステップＳ７２２において、画像形成装置１００のＣＰＵ３０１は、ユーザ操作に応じて、先述のステップＳ７２０でチェックアウト状態になった文書データの印刷指示を受け付け、ウェブアプリケーションサーバ１０４に送信する。

ステップＳ７２３において、ウェブアプリケーションサーバ１０４にチェックアウトを実行した文書データの印刷指示が送信されると、先述のステップＳ７０９で一時記憶された文書データを一時記憶部（キャッシュメモリ等）から呼び出して、印刷データを生成する（ステップＳ７２４）。

ステップＳ７２５において、ウェブアプリケーションサーバ１０４のＣＰＵ２０１は、ステップＳ７２４で生成した印刷データを画像形成装置１００に送信し、ステップＳ７２６において、画像形成装置１００が印刷を実行する。

以上、図７のフローチャートで実行する処理によれば、ユーザによる画像形成装置１００の操作を受け付けることにより、文書管理サーバ１０３から文書リストを取得して、チェックアウトをしたい文書データを選択し、チェックアウトと同時に文書の出力を実行することができる。

なお、本シーケンスチャートにおいては、ステップＳ７０６で画像形成装置１００よりプレビュー画面の表示要求を受け付けた後に、文書のプレビューを確認し、チェックアウト指示をする流れで説明をしているが、例えば、ステップＳ７０５において、文書リスト画面を表示した後に、文書リストから、チェックアウトをしたい文書データの選択を受け付けて、ウェブアプリケーションサーバ１０４は、チェックアウト指示を文書管理サーバ１０３に送信し、文書管理サーバ１０３から所定の文書データを取得した後に、当該文書データを所定の一時記憶領域に記憶して、文書データのプレビュー画像を生成する手順で処理を進めることも可能である。

次に、図８を用いて文書データをスキャンしてチェックアウト状態であった文書をチェックインする処理について説明をする。

まず、ユーザは図６の要領で、画像形成装置１００にログインをして、文書管理サーバ１０３に記憶管理されている文書データの文書リスト画面を取得する。次に、図８のステップＳ８０１において、画像形成装置１００のＣＰＵ３０１は、文書リスト画面１３００の文書データ表示領域１３０４に表示されている文書データのうち、１３０５のチェックボックスが表示されているチェックアウト状態の文書データに対して、新たにチェックインをするために、チェックアウト状態の文書データの指定を受け付ける。

ステップＳ８０２において、画像形成装置１００のＣＰＵ３０１は、先ほどのステップＳ８０１でチェックアウト状態の文書データが選択されている状態で、図１４の「チェックイン（スキャン）」ボタンの押下を受け付け、指定されたチェックアウト状態の文書データにチェックインするためのスキャン指示を、ウェブアプリケーションサーバ１０４に送信する。このとき、スキャンする文書データのファイル形式の選択（拡張子選択）を受け付ける。

ステップＳ８０３において、ウェブアプリケーションサーバ１０４のＣＰＵ２０１は、画像形成装置１００からスキャン指示を受け付けると、ステップＳ８０３−２において、先述のステップＳ８０２で選択を受け付けたスキャンする文書の文書データのファイル形式（拡張子）が、チェックインをするためにステップＳ８０１で選択されているチェックアウト状態の文書データの拡張子と同一の拡張子であるか否かを判定する。例えば、ステップＳ８０２で、スキャンデータの形式にＴＩＦＦ形式が指定されていた場合には、チェックアウト状態の文書データのファイル形式もＴＩＦＦ形式（拡張子がｔｉｆ、ｔｉｆｆ）である必要がある。

ファイル形式が同じであると判定された場合には、当該指示をされた文書データについてスキャンを実行するための指示画面を生成して画像形成装置１００に返す。ファイル形式が異なる（例えば、チェックアウト状態の文書データがＴＩＦＦ形式であるが、スキャンデータのファイル形式でＰＤＦが選択されている）場合には、異なるチェックアウト状態の文書データに対してチェックインができる文書データではないとして、警告を行う（例えば、音声による警告や、表示画面での警告表示がある）。あるいは、チェックインができないというエラーを通知してもよい。

ステップＳ８０４において、画像形成装置１００は、スキャンを実行するための画面をウェブアプリケーションサーバ１０４から受信して表示する。この時に表示される画面は図１７で示している。

図１７のアップロード（スキャン）指示画面は、先述のステップＳ８０１で指定されたチェックアウト状態の文書データの格納先１７０１（フルファイルパス）を表示しており、アップロードする文書データのファイル名を設定するテキストボックス１７０２を表示させて、文書名の登録をすることが可能である。文書名を入力して、アップロードスタートのボタン１７０３の押下を受け付けると、スキャンがスタートする。ユーザの操作指示を受け付けて文書スキャンを実行し、ステップＳ８０５において、文書データをウェブアプリケーションサーバ１０４に送信する。

ウェブアプリケーションサーバ１０４のＣＰＵ２０１は、ステップＳ８０６において、画像形成装置１００がスキャンした文書データを受信すると、ステップＳ８０７において先程選択したチェックアウト状態の文書データのフルファイルパス（格納先）をキーにして、ウェブアプリケーションサーバ１０４の記憶部に記憶されている、チェックアウト状態の文書データの解析データの検索を実行する。これは、先述のステップＳ７１９で保存された解析データである。検索の結果、解析データを取得できない場合は、エラー通知を画像形成装置１００に送信し、ユーザに通知させる。

ステップＳ８０８において、ウェブアプリケーションサーバ１０４のＣＰＵ２０１は、取得した解析データと、ステップＳ８０４でスキャンした文書のスキャンデータとを用いることにより、内容を比較して一致度の判定を実行する。ステップＳ８０４でスキャンした文書のスキャンデータにＯＣＲ処理を実行し、スキャンデータの解析データも取得をしておく、スキャンデータの解析データと、チェックアウト状態の文書データの解析データとの内容を比較することにより、チェックインをしようとしている文書データが、チェックアウト状態の文書データを編集した文書であるか否かを判定する。

なお、このとき、ウェブアプリケーションサーバ１０４で行うチェックイン時の一致度合判定は、予めウェブアプリケーションサーバ１０４に一致度の閾値が設定されているものとする。例えば、スキャンデータを解析した結果の解析データと、チェックアウト状態の文書データの解析データとの一致度が、３０％以下であれば、同一文書を編集したものではないと判定して、ステップS８０９で、画像形成装置１００に対してチェックイン判定エラーを通知するものとする。当然のことながら、一致度合の閾値は管理者によって自由に設定がなされるものとする。

ステップS808による比較判定の結果、チェックインをするべくスキャンされた文書データが、チェックアウト状態の文書データを編集した文書データであると判定された場合には、ステップS８１０において、ウェブアプリケーションサーバ１０４の一時記憶部にステップS804でスキャンした文書の文書データを記憶し、画像形成装置１００のディスプレイで表示させるために、文書データのプレビュー画像およびそれを表示するためのプレビュー画面を生成し、画面情報を画像形成装置１００に送信する（ステップＳ８１１）。

ステップＳ８１２において、画像形成装置１００のＣＰＵ３０１は、ウェブアプリケーションサーバ１０４から送信されたプレビュー画面情報を受信すると、ディスプレイに表示する。画像形成装置１００で、文書データのプレビュー画面が表示されると、ユーザからのチェックイン指示を受け付ける状態でスタンバイする。この時表示されるのは、図１６のプレビュー画面である。

ステップＳ８１３において、画像形成装置１００のＣＰＵ３０１は、ユーザからの文書チェックイン指示を受け付け、ウェブアプリケーションサーバ１０４に指示を送信する。チェックインの指示は、図１４の「チェックイン」ボタン押下を受け付けることで実行する。

ステップＳ８１４において、ウェブアプリケーションサーバ１０４のＣＰＵ２０１は、先述のステップＳ８０６で一時記憶部に記憶した文書データを再度呼び出して、文書管理サーバ１０３に文書データをアップロードする（ステップＳ８１５）。アップロード先は、先述のステップＳ８０１でユーザの操作で指定を受け付けたチェックアウト状態の文書データが格納されているパスであり、図１０の１００８で情報をもっている。

ステップＳ８１６において、文書管理サーバ１０３のＣＰＵ２０１は、受信した文書データを一時記憶部に記憶して、アップロードの完了通知をウェブアプリケーションサーバ１０４に送信する。

ウェブアプリケーションサーバ１０４のＣＰＵ２０１は、アップロード完了通知を文書管理サーバ１０３より受信すると、ステップＳ８１７において、ステップＳ８１０でチェックインの指示を受け付けた文書データに対するチェックイン指示を、文書管理サーバ１０３に対して実行する。文書管理サーバ１０３のＣＰＵ２０１は、チェックイン指示を受け付けると、当該文書データの書誌情報データテーブルのチェックアウトフラグ１１０７の値を「０」に書換えてチェックアウト状態からチェックイン状態（ロック解除）にステータスを変更し、ウェブアプリケーションサーバ１０４にチェックアウトフラグ１１０７を更新した情報を送信する（ステップＳ８１８）。

この時に、アップロードされる迄記憶していた文書データは、更新前の版の文書データとして記憶されることになり、図１１の書誌情報データテーブルの、Ｌａｓｔ２Ｖｅｒｓｉｏｎの文書データと、Ｌａｓｔ１Ｖｅｒｓｉｏｎの文書データが夫々書換えられる。

ステップＳ８１９において、ウェブアプリケーションサーバ１０４のＣＰＵ２０１は、上記のステップＳ８１７でチェックイン指示をした文書データの一時記憶データテーブル（図１１）のチェックアウトフラグ１１０７を「１」のチェックアウト状態から、「０」のチェックイン状態に更新し、新たな文書リスト画面を生成して、画像形成装置１００に送信する。また、ウェブアプリケーションサーバ１０４は、図１８の解析データテーブルに記憶されている、チェックアウト状態の文書データの解析データを削除する。
画像形成装置１００は、ウェブアプリケーションサーバ１０４から送信された、文書リストのステータスが更新された図１３の文書リスト画面１３００を変更して表示する（S820）。

図１０は、ウェブアプリケーションサーバ１０４に記憶される、一時的な文書データである。文書ＩＤ１００１は、文書データがウェブアプリケーションサーバ１０４にアップロードされる時に附与される一意に識別可能な番号（文字列）である。文書サーバ名１００２は、当該文書データが記憶管理されている文書管理サーバ１０３の名称を示している。文書データ１００３は、チェックアウト状態の場合であれば、文書管理サーバ１０３からダウンロードした文書であり、チェックイン状態の場合であれば、画像形成装置１００からスキャンした文書がこれに該当する。文書名１００４は、文書管理サーバ１０３にアップロードされる文書データにつけられている文書名と同様である。また、文書をアップロードする時に文書名を登録できる設定にしてもよい。

ハンドルユーザＩＤ１００５は、当該文書データをウェブアプリケーションサーバ１０４に一時記憶する際に、本発明の文書管理システムを操作していたユーザのＩＤを示している。文書データがチェックアウト状態である場合には、この値は、画像形成装置１００からチェックアウト指示をしたユーザのユーザＩＤのパラメータが入力され、チェックイン状態である場合には、画像形成装置１００から最新版の文書をアップロードしたユーザのユーザＩＤのパラメータが入力されることとなる。

作成日１００６は、ウェブアプリケーションサーバ１０４に一時記憶された日時を示し、作成時刻１００７は、同じくウェブアプリケーションサーバ１０４に一時記憶された時刻を示す。

図１１は、文書管理サーバ１０３に記憶格納される文書データの書誌情報を示すデータテーブルである。書誌情報データテーブル１１００は、文書ＩＤ１１０１、文書名１１０２、文書データ１１０３、作成者ＩＤ１１０４、作成日１１０５、更新日１１０６、チェックアウトフラグ１１０７、バージョン情報１１０８の情報を備えていることが望ましい。

文書ＩＤ１１０１は、文書データが文書管理サーバ１０３にアップロードされる時に附与される一意に識別可能な番号（文字列）である。

文書名１１０２は、文書管理サーバ１０３にアップロードされる文書データにつけられている文書名と同様である。また、文書をアップロードする時に文書名を登録できる設定にしてもよい。

作成者ＩＤ１１０４は、文書データを作成するワードプロセッサソフトウエアに登録されているユーザ名の値や、クライアント端末のユーザ名の値が、そのまま引き継がれることとなる。作成日１１０５は、文書管理サーバ１０３に初版がアップロードされた時刻を示している。更新日１１０６は、文書管理サーバ１０３に最新版がアップロードされた時刻を表示する。

チェックアウトフラグ１１０７は、当該文書データがチェックアウト状態であることを示すフラグであり、「０」であればチェックアウトされていない状態、「１」であればチェックアウト状態の状態を示している。バージョン情報１１０８は、文書データがチェックインされるたびに更新され、最新の値を示している。バージョン数値は、文書データをスキャンしてチェックインする際などに、ユーザ入力もしくは自動インクリメントする等して更新を実行する。１１０９は初期バージョンのデータが格納されている。１１１０は二世代前のバージョンのデータが格納されている。１１１１は一世代前のバージョンのデータが格納されている。

以上、図８のフローチャートで実行する処理によれば、ユーザ操作を画像形成装置１００で受け付けることにより、文書管理サーバ１０３へアップロードするためにスキャンした文書を、一旦クライアントＰＣへ送ることなく、スキャン後に、アップロード先（文書管理サーバ１０３での旧バージョンの保存先）へ送信することが可能になり、図６から図８までの処理を通して、ユーザのＰＣを受け付けることなく、文書管理システムへのログインから、文書のチェックアウト、およびチェックインをしてバージョン更新をすることが可能になる。

以上、本発明によれば、ＰＣを使わずに文書管理システムへのアクセスを実現し、文書の編集作業を完結させるといった「作業効率の向上」を本発明の文書管理システムを用いて実現することが可能である。

上記の通り、本発明におけるプログラムは、図６〜図８に示すフローチャートの処理に従って画像形成装置１００、認証サーバ１０２、文書管理サーバ１０３、ウェブアプリケーションサーバ１０４としてのコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記録媒体は図６〜図８の処理方法を画像形成装置１００、認証サーバ１０２、文書管理サーバ１０３、ウェブアプリケーションサーバ１０４が実行可能なプログラムを記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは図６〜図８の各装置の処理方法ごと、別の独立したプログラムであってもよい。

即ち、本発明の情報処理装置は、文書データを記憶している文書管理装置と通信可能な情報処理装置と、前記文書データの印刷を行う印刷部と表示部を備える画像処理装置とを含む文書管理システムであって、前記画像処理装置において、前記文書管理装置に記憶されている文書データの一覧を前記表示部に表示する文書リスト表示手段と、前記文書リスト表示手段で表示された前記文書データからチェックアウトする文書データの選択を前記表示部を介して受け付けるチェックアウト文書選択受付手段と、前記チェックアウト文書選択受付手段で受け付けた前記文書データを、前記情報処理装置から受信して、前記印刷部を介して印刷する印刷実行手段と、前記チェックアウトされた文書データの更新をするためのチェックイン指示を前記表示部を介して受け付けるチェックイン指示受付手段と、前記チェックイン指示受付手段でチェックイン指示を受付けた文書データを更新すべく、前記印刷実行手段で印刷された文書のスキャンを実行するスキャン実行手段と、前記チェックイン指示受付手段でチェックイン指示された文書データを特定するための情報と、前記スキャン実行手段でスキャンを実行して得られたスキャンデータを前記情報処理装置へ送信するスキャンデータ送信手段とを備え、前記情報処理装置において、前記画像処理装置のチェックアウト文書選択受付手段で受け付けた文書データが、チェックアウト状態であるか否かを判定するチェックアウト判定手段と、前記チェックアウト判定手段で前記文書データがチェックアウト状態ではないと判定された場合に、当該文書データのチェックアウトをするチェックアウト手段と、前記チェックアウト手段でチェックアウトした文書データを印刷すべく、前記画像処理装置へ出力指示する出力指示手段と、前記画像処理装置のスキャンデータ送信手段で送信された文書データを、前記チェックインすべき文書データを特定するための情報と共に前記文書管理装置へ送信するアップロード手段と、前記アップロード手段で前記文書管理装置にアップロードが完了した前記文書データをチェックインするチェックイン手段とを備える。
また、本発明の画像処理装置は、文書データを記憶している文書管理装置と通信可能な情報処理装置と接続可能な前記文書データの印刷を行う印刷部と表示部を備える画像処理装置において、前記文書管理装置に記憶されている文書データの一覧を前記表示部に表示する文書リスト表示手段と、前記文書リスト表示手段で表示された前記文書データからチェックアウトする文書データの選択を前記表示部を介して受け付けるチェックアウト文書選択受付手段と、前記チェックアウト文書選択受付手段で受け付けた前記文書データを、前記情報処理装置から受信して、前記印刷部を介して印刷する印刷実行手段と、前記チェックアウトされた文書データの更新をするためのチェックイン指示を前記表示部を介して受け付けるチェックイン指示受付手段と、前記チェックイン指示受付手段でチェックイン指示を受付けた文書データを更新すべく、前記印刷実行手段で印刷された文書のスキャンを実行するスキャン実行手段と、前記チェックイン指示受付手段でチェックイン指示された文書データを特定するための情報と、前記スキャン実行手段でスキャンを実行して得られたスキャンデータを前記情報処理装置へ送信するスキャンデータ送信手段とを備える。
また、本発明の情報処理装置は、文書データの印刷を行う印刷部と表示部を備える画像処理装置と接続可能であり、前記文書データを記憶している文書管理装置と通信可能な情報処理装置において、前記画像処理装置の前記表示部に表示された文書リストよりチェックアウトの選択を受け付けた文書データが、チェックアウト状態であるか否かを判定するチェックアウト判定手段と、前記チェックアウト判定手段で前記文書データがチェックアウト状態ではないと判定された場合に、当該文書データのチェックアウトをするチェックアウト手段と、前記チェックアウト手段でチェックアウトした文書データを印刷すべく、前記画像処理装置へ出力指示する出力指示手段と、前記画像処理装置がスキャンを実行して得られたスキャンデータと、該画像処理装置でチェックイン指示を受付けた文書データを特定するための情報とを前記文書管理装置へ送信するアップロード手段と、前記アップロード手段で前記文書管理装置にアップロードが完了した前記文書データをチェックインするチェックイン手段とを備える。

以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。

この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，シリコンディスク等を用いることができる。

また、画像形成装置１００、認証サーバ１０２、文書管理サーバ１０３、ウェブアプリケーションサーバ１０４が読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ，データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。

また上記のソフトウェアで実現する各処理を、ファームウェアやハードウェア構成にして、各処理を各手段として実現することも可能であり、本発明の技術的範囲はこのようなファームウェアやハードウェア構成による実現も含むものである。

１００ 複合機
１０１ カードリーダ
１０２ 認証サーバ
１０３ 文書管理サーバ
１０４ ウェブアプリケーションサーバ
１０５ クライアントＰＣ

Claims (18)

1. 文書データを記憶している文書管理装置と通信可能な情報処理装置と、前記文書データの印刷を行う印刷部と表示部を備える画像処理装置とを含む文書管理システムであって、
   前記画像処理装置において、
   前記文書管理装置に記憶されている文書データの一覧を前記表示部に表示する文書リスト表示手段と、
   前記文書リスト表示手段で表示された前記文書データからチェックアウトする文書データの選択を前記表示部を介して受け付けるチェックアウト文書選択受付手段と、
   前記チェックアウト文書選択受付手段で受け付けた前記文書データを、前記情報処理装置から受信して、前記印刷部を介して印刷する印刷実行手段と、
   前記チェックアウトされた文書データの更新をするためのチェックイン指示を前記表示部を介して受け付けるチェックイン指示受付手段と、
   前記チェックイン指示受付手段でチェックイン指示を受付けた文書データを更新すべく、前記印刷実行手段で印刷された文書のスキャンを実行するスキャン実行手段と、
   前記チェックイン指示受付手段でチェックイン指示された文書データを特定するための情報と、前記スキャン実行手段でスキャンを実行して得られたスキャンデータを前記情報処理装置へ送信するスキャンデータ送信手段とを備え、
   前記情報処理装置において、
   前記画像処理装置のチェックアウト文書選択受付手段で受け付けた文書データが、チェックアウト状態であるか否かを判定するチェックアウト判定手段と、
   前記チェックアウト判定手段で前記文書データがチェックアウト状態ではないと判定された場合に、当該文書データのチェックアウトをするチェックアウト手段と、
   前記チェックアウト手段でチェックアウトした文書データを印刷すべく、前記画像処理装置へ出力指示する出力指示手段と、
   前記画像処理装置のスキャンデータ送信手段で送信された文書データを、前記チェックインすべき文書データを特定するための情報と共に前記文書管理装置へ送信するアップロード手段と、
   前記アップロード手段で前記文書管理装置にアップロードが完了した前記文書データをチェックインするチェックイン手段と
   を備えることを特徴とする文書管理システム。
2. 文書データを記憶している文書管理装置と通信可能な情報処理装置と接続可能な前記文書データの印刷を行う印刷部と表示部を備える画像処理装置において、
   前記文書管理装置に記憶されている文書データの一覧を前記表示部に表示する文書リスト表示手段と、
   前記文書リスト表示手段で表示された前記文書データからチェックアウトする文書データの選択を前記表示部を介して受け付けるチェックアウト文書選択受付手段と、
   前記チェックアウト文書選択受付手段で受け付けた前記文書データを、前記情報処理装置から受信して、前記印刷部を介して印刷する印刷実行手段と、
   前記チェックアウトされた文書データの更新をするためのチェックイン指示を前記表示部を介して受け付けるチェックイン指示受付手段と、
   前記チェックイン指示受付手段でチェックイン指示を受付けた文書データを更新すべく、前記印刷実行手段で印刷された文書のスキャンを実行するスキャン実行手段と、
   前記チェックイン指示受付手段でチェックイン指示された文書データを特定するための情報と、前記スキャン実行手段でスキャンを実行して得られたスキャンデータを前記情報処理装置へ送信するスキャンデータ送信手段と
   を備えることを特徴とする画像処理装置。
3. 前記チェックアウト文書選択受付手段は、前記文書リスト表示手段で表示された前記文書データからチェックアウトする文書データの選択を前記表示部を介して受け付ける場合に、前記画像処理装置にログインしているユーザ以外のユーザによりチェックアウトの選択がなされている前記文書データの選択を受け付けないことを特徴とする請求項２に記載の画像処理装置。
4. 前記チェックイン指示受付手段で前記チェックアウトされた文書データの更新をするためのチェックイン指示を前記表示部を介して受け付ける場合に、チェックインするための文書データをスキャンする際のデータ形式の選択を受け付けるデータ形式選択受付手段を備えることを特徴とする請求項２または３に記載の画像処理装置。
5. 文書データの印刷を行う印刷部と表示部を備える画像処理装置と接続可能であり、前記文書データを記憶している文書管理装置と通信可能な情報処理装置において、
   前記画像処理装置の前記表示部に表示された文書リストよりチェックアウトの選択を受け付けた文書データが、チェックアウト状態であるか否かを判定するチェックアウト判定手段と、
   前記チェックアウト判定手段で前記文書データがチェックアウト状態ではないと判定された場合に、当該文書データのチェックアウトをするチェックアウト手段と、
   前記チェックアウト手段でチェックアウトした文書データを印刷すべく、前記画像処理装置へ出力指示する出力指示手段と、
   前記画像処理装置がスキャンを実行して得られたスキャンデータと、該画像処理装置でチェックイン指示を受付けた文書データを特定するための情報とを前記文書管理装置へ送信するアップロード手段と、
   前記アップロード手段で前記文書管理装置にアップロードが完了した前記文書データをチェックインするチェックイン手段と
   を備えることを特徴とする情報処理装置。
6. 前記チェックアウト手段でチェックアウトした文書データの内容を取得すべくデータの解析を行うデータ解析手段と、
   前記データ解析手段の結果得られた解析データを記憶する解析データ記憶手段と、
   前記チェックアウトした文書データをチェックインすべく、前記画像処理装置のスキャン実行により得られたスキャンデータと、前記解析データ記憶手段で記憶している前記解析データとを用いることにより、前記スキャンデータと前記解析データとの一致度を比較する比較手段と、
   前記比較手段で前記スキャンデータと前記解析データとの一致度が予め設定されている閾値より低い場合に、前記スキャンデータをチェックインするための文書データとして前記アップロード手段で前記文書管理装置にアップロードすることなく前記チェックインのエラーを通知を前記画像処理装置に通知するチェックインエラー通知手段とを備え、
   前記比較手段で前記スキャンデータと前記解析データとの一致度が予め設定されている閾値よりも高い場合に、前記アップロード手段により前記画像処理装置がスキャンを実行して得られたスキャンデータと、該画像処理装置でチェックイン指示を受付けた文書データを特定するための情報とを前記文書管理装置へ送信することを備えることを特徴とする請求項５に記載の情報処理装置。
7. 前記チェックアウト手段および前記チェックイン手段は、前記文書管理装置に記憶されている前記文書データの書誌情報の所定の項目を書換える指示を送ることにより、当該文書データのステータス更新を実行することを特徴とする請求項５または６に記載の情報処理装置。
8. 前記文書管理装置に記憶されている文書データの一覧を該文書管理装置より取得する文書リスト取得手段と、
   前記文書リスト取得手段で前記文書データを取得すると、前記画像処理装置の表示部に表示するための文書リスト画面を生成する文書リスト画面生成手段と、
   前記文書リスト画面生成手段で生成した前記文書リスト画面を前記画像処理装置の表示部に表示すべく制御する表示制御手段と
   を更に備えることを特徴とする請求項５乃至７のいずれか１項に記載の情報処理装置。
9. 前記画像処理装置の表示部に表示される文書リスト画面から、当該表示部で前記文書データのプレビュー指示を受け付けるプレビュー指示受付手段と、
   前記プレビュー指示受付手段で受け付けた前記文書データを、前記文書管理装置より取得する文書データ取得手段と、
   前記文書データ取得手段で取得した前記文書データを一時的に記憶する一時記憶手段と、
   前記一時記憶手段で記憶した前記文書データを用いることにより、前記画像処理装置の表示部で表示するための当該文書データのプレビュー画面を生成するプレビュー画面生成手段と
   を更に備えることを特徴とする請求項５乃至８のいずれか１項に記載の情報処理装置。
10. 前記チェックイン手段で前記文書データのチェックインが実行されると、前記文書データは前記画像処理装置でチェックイン指示を受付けた文書データの最新の文書データとして更新され、前記記憶されていた文書データは、前記最新の文書データを更新する前の文書データとして版が書換えられることを特徴とする請求項５乃至９のいずれか１項に記載の情報処理装置。
11. 前記チェックアウト手段でチェックアウトした前記文書データのステータスを元に戻すためにチェックアウトの破棄を実行するチェックアウト破棄手段を更に備えることを特徴とする請求項５乃至１０のいずれか１項に記載の情報処理装置。
12. 前記チェックイン手段で前記文書管理装置おけるチェックインが完了した場合に、前記比較手段に用いられれた前記解析データを削除する解析データ削除手段
    を更に備えることを特徴とする請求項６乃至１１のいずれか１項に記載の情報処理装置。
13. 文書データを記憶している文書管理装置と通信可能な情報処理装置と、前記文書データの印刷を行う印刷部と表示部を備える画像処理装置とを含む文書管理システムの文書管理方法であって、
    前記画像処理装置において、
    前記画像処理装置の文書リスト表示手段が、前記文書管理装置に記憶されている文書データの一覧を前記表示部に表示する文書リスト表示ステップと、
    前記画像処理装置のチェックアウト文書選択受付手段が、前記文書リスト表示ステップで表示された前記文書データからチェックアウトする文書データの選択を前記表示部を介して受け付けるチェックアウト文書選択受付ステップと、
    前記画像処理装置の印刷実行手段が、前記チェックアウト文書選択受付ステップで受け付けた前記文書データを、前記情報処理装置から受信して、前記印刷部を介して印刷する印刷実行ステップと、
    前記画像処理装置のチェックイン指示受付手段が、前記チェックアウトされた文書データの更新をするためのチェックイン指示を前記表示部を介して受け付けるチェックイン指示受付ステップと、
    前記画像処理装置のスキャン実行手段が、前記チェックイン指示受付ステップでチェックイン指示を受付けた文書データを更新すべく、前記印刷実行ステップで印刷された文書のスキャンを実行するスキャン実行ステップと、
    前記画像処理装置のスキャンデータ送信手段が、前記チェックイン指示受付ステップでチェックイン指示された文書データを特定するための情報と、前記スキャン実行ステップでスキャンを実行して得られたスキャンデータを前記情報処理装置へ送信するスキャンデータ送信ステップとを含み、
    前記情報処理装置において、
    前記情報処理装置のチェックアウト判定手段が、前記画像処理装置のチェックアウト文書選択受付ステップで受け付けた文書データが、チェックアウト状態であるか否かを判定するチェックアウト判定ステップと、
    前記情報処理装置のチェックアウト手段が、前記チェックアウト判定ステップで前記文書データがチェックアウト状態ではないと判定された場合に、当該文書データのチェックアウトをするチェックアウトステップと、
    前記情報処理装置の出力指示手段が、前記チェックアウトステップでチェックアウトした文書データを印刷すべく、前記画像処理装置へ出力指示する出力指示ステップと、
    前記情報処理装置のアップロード手段が、前記画像処理装置のスキャンデータ送信ステップで送信された文書データを、前記チェックインすべき文書データを特定するための情報と共に前記文書管理装置へ送信するアップロードステップと、
    前記情報処理装置のチェックイン手段が、前記アップロードステップで前記文書管理装置にアップロードが完了した前記文書データをチェックインするチェックインステップ
    とを含むことを特徴とする文書管理方法。
14. 文書データを記憶している文書管理装置と通信可能な情報処理装置と、前記文書データの印刷を行う印刷部と表示部を備える画像処理装置とを含む文書管理システムを制御するプログラムであって、
    前記画像処理装置を、
    前記文書管理装置に記憶されている文書データの一覧を前記表示部に表示する文書リスト表示手段と、
    前記文書リスト表示手段で表示された前記文書データからチェックアウトする文書データの選択を前記表示部を介して受け付けるチェックアウト文書選択受付手段と、
    前記チェックアウト文書選択受付手段で受け付けた前記文書データを、前記情報処理装置から受信して、前記印刷部を介して印刷する印刷実行手段と、
    前記チェックアウトされた文書データの更新をするためのチェックイン指示を前記表示部を介して受け付けるチェックイン指示受付手段と、
    前記チェックイン指示受付手段でチェックイン指示を受付けた文書データを更新すべく、前記印刷実行手段で印刷された文書のスキャンを実行するスキャン実行手段と、
    前記チェックイン指示受付手段でチェックイン指示された文書データを特定するための情報と、前記スキャン実行手段でスキャンを実行して得られたスキャンデータを前記情報処理装置へ送信するスキャンデータ送信手段として機能させ、
    前記情報処理装置を、
    前記画像処理装置のチェックアウト文書選択受付手段で受け付けた文書データが、チェックアウト状態であるか否かを判定するチェックアウト判定手段と、
    前記チェックアウト判定手段で前記文書データがチェックアウト状態ではないと判定された場合に、当該文書データのチェックアウトをするチェックアウト手段と、
    前記チェックアウト手段でチェックアウトした文書データを印刷すべく、前記画像処理装置へ出力指示する出力指示手段と、
    前記画像処理装置のスキャンデータ送信手段で送信された文書データを、前記チェックインすべき文書データを特定するための情報と共に前記文書管理装置へ送信するアップロード手段と、
    前記アップロード手段で前記文書管理装置にアップロードが完了した前記文書データをチェックインするチェックイン手段
    として機能させることを特徴とするコンピュータで読み取り実行可能なプログラム。
15. 文書データを記憶している文書管理装置と通信可能な情報処理装置と接続可能な前記文書データの印刷を行う印刷部と表示部を備える画像処理装置の制御方法であって、
    前記画像処理装置において、
    前記画像処理装置の文書リスト表示手段が、前記文書管理装置に記憶されている文書データの一覧を前記表示部に表示する文書リスト表示ステップと、
    前記画像処理装置のチェックアウト文書選択受付手段が、前記文書リスト表示ステップで表示された前記文書データからチェックアウトする文書データの選択を前記表示部を介して受け付けるチェックアウト文書選択受付ステップと、
    前記画像処理装置の印刷実行手段が、前記チェックアウト文書選択受付ステップで受け付けた前記文書データを、前記情報処理装置から受信して、前記印刷部を介して印刷する印刷実行ステップと、
    前記画像処理装置のチェックイン指示受付手段が、前記チェックアウトされた文書データの更新をするためのチェックイン指示を前記表示部を介して受け付けるチェックイン指示受付ステップと、
    前記画像処理装置のスキャン実行手段が、前記チェックイン指示受付ステップでチェックイン指示を受付けた文書データを更新すべく、前記印刷実行ステップで印刷された文書のスキャンを実行するスキャン実行ステップと、
    前記画像処理装置のスキャンデータ送信手段が、前記チェックイン指示受付ステップでチェックイン指示された文書データを特定するための情報と、前記スキャン実行ステップでスキャンを実行して得られたスキャンデータを前記情報処理装置へ送信するスキャンデータ送信ステップ
    とを含むことを特徴とする制御方法。
16. 文書データを記憶している文書管理装置と通信可能な情報処理装置と接続可能な前記文書データの印刷を行う印刷部と表示部を備える画像処理装置を制御するプログラムであって、
    前記画像処理装置を、
    前記文書管理装置に記憶されている文書データの一覧を前記表示部に表示する文書リスト表示手段と、
    前記文書リスト表示手段で表示された前記文書データからチェックアウトする文書データの選択を前記表示部を介して受け付けるチェックアウト文書選択受付手段と、
    前記チェックアウト文書選択受付手段で受け付けた前記文書データを、前記情報処理装置から受信して、前記印刷部を介して印刷する印刷実行手段と、
    前記チェックアウトされた文書データの更新をするためのチェックイン指示を前記表示部を介して受け付けるチェックイン指示受付手段と、
    前記チェックイン指示受付手段でチェックイン指示を受付けた文書データを更新すべく、前記印刷実行手段で印刷された文書のスキャンを実行するスキャン実行手段と、
    前記チェックイン指示受付手段でチェックイン指示された文書データを特定するための情報と、前記スキャン実行手段でスキャンを実行して得られたスキャンデータを前記情報処理装置へ送信するスキャンデータ送信手段
    として機能させることを特徴とするコンピュータで読み取り実行可能なプログラム。
17. 文書データの印刷を行う印刷部と表示部を備える画像処理装置と接続可能であり、前記文書データを記憶している文書管理装置と通信可能な情報処理装置の制御方法であって、
    前記情報処理装置において、
    前記情報処理装置のチェックアウト判定手段が、前記画像処理装置の前記表示部に表示された文書リストよりチェックアウトの選択を受け付けた文書データが、チェックアウト状態であるか否かを判定するチェックアウト判定ステップと、
    前記情報処理装置のチェックアウト手段が、前記チェックアウト判定ステップで前記文書データがチェックアウト状態ではないと判定された場合に、当該文書データのチェックアウトをするチェックアウトステップと、
    前記情報処理装置の出力指示手段が、前記チェックアウトステップでチェックアウトした文書データを印刷すべく、前記画像処理装置へ出力指示する出力指示ステップと、
    前記情報処理装置のアップロード手段が、前記画像処理装置がスキャンを実行して得られたスキャンデータと、該画像処理装置でチェックイン指示を受付けた文書データを特定するための情報とを前記文書管理装置へ送信するアップロードステップと、
    前記文書管理装置のチェックイン手段が、前記アップロードステップで前記文書管理装置にアップロードが完了した前記文書データをチェックインするチェックインステップ
    とを含むことを特徴とする制御方法。
18. 文書データの印刷を行う印刷部と表示部を備える画像処理装置と接続可能であり、前記文書データを記憶している文書管理装置と通信可能な情報処理装置を制御するプログラムであって、
    前記情報処理装置を、
    前記画像処理装置の前記表示部に表示された文書リストよりチェックアウトの選択を受け付けた文書データが、チェックアウト状態であるか否かを判定するチェックアウト判定手段と、
    前記チェックアウト判定手段で前記文書データがチェックアウト状態ではないと判定された場合に、当該文書データのチェックアウトをするチェックアウト手段と、
    前記チェックアウト手段でチェックアウトした文書データを印刷すべく、前記画像処理装置へ出力指示する出力指示手段と、
    前記画像処理装置がスキャンを実行して得られたスキャンデータと、該画像処理装置でチェックイン指示を受付けた文書データを特定するための情報とを前記文書管理装置へ送信するアップロード手段と、
    前記アップロード手段で前記文書管理装置にアップロードが完了した前記文書データをチェックインするチェックイン手段
    として機能させることを特徴とするコンピュータで読み取り実行可能なプログラム。

Images