JP2016194794A - 情報処理装置、情報処理システムとその処理方法及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】最新版の文書の利用をユーザに促す仕組みを提供すること【解決手段】 文書のバージョンを管理する情報処理装置であって、外部端末から所定の文書を受信する受信手段と、前記受信手段により受信した文書から文書識別情報を特定する特定手段と、前記特定手段で特定された文書識別情報に基づき、前記文書が最新のバージョンの文書でない場合に、最新のバージョンの文書を前記外部端末へ送信する送信手段と、前記最新のバージョンの前記文書を出力する出力手段とを備えることを特徴とする。【選択図】図６

Description

最新バージョンの文書を提供する情報処理装置、情報処理システムとその処理方法及びプログラムに関する。

社内業務として、交通費精算のワークフロー申請を行う場合、交通費申請書など添付が必要な申請書（例えば、エクセルで作成されたテンプレート）を社内システムからダウンロードし、適宜入力して申請を行うことがある。
申請書内に名前や住所など毎回同じ内容を入力する項目があるため、一度ダウンロードして入力した申請書を流用して申請するということが行われている。

一方、法改正や社内ルールの変更に伴い、申請書のフォーマットが変わることがある。このようなときに、フォーマットが変わったことに気づかないまま前にダウンロードした古い申請書で申請するといったことが発生する。

そのため、フォーマットが古いことに気づいた承認者に否認されて、再申請が必要になってしまう業務の無駄や、申請書を印刷して申請していた場合などは紙の無駄が発生してしまう。また、申請者が都度、ダウンロードして入力するというルールを設ける、申請書が最新かどうかを気にする必要が出てしまうなど業務の煩雑さが出てしまう。

このようなことを防ぐために、特許文献１のように、定形フォーム文書の新旧バージョンを確認して、旧バージョンであった場合には新バージョンに変換して出力する技術が開示されている。

特開２００７−７６１６２号公報

しかしながら、特許文献１では、文書が旧版であることを通知することや、文書を新版の定型フォームに変換する点は開示されているものの、ローカルに保存したフォーマットが旧版のフォームのままであると、次の申請においても再度旧版のフォーマットが用いられてしまうという課題があった。

運用としては、できる限り旧版のフォーマットを用いられないようにすることが望まれているが、従来の技術では、旧版のフォーマットが使い続けられ運用上問題があった。

そこで、本発明の目的は、最新版の文書の利用をユーザに促す仕組みを提供することである。

本発明の目的を達成するための文書のバージョンを管理する情報処理装置であって、外部端末から所定の文書を受信する受信手段と、前記受信手段により受信した文書から文書識別情報を特定する特定手段と、前記特定手段で特定された文書識別情報に基づき、前記文書が最新のバージョンの文書でない場合に、最新のバージョンの文書を前記外部端末へ送信する送信手段と、前記最新のバージョンの前記文書を出力する出力手段とを備えることを特徴とする。

本発明によれば、最新版の文書の利用をユーザに促すことができる。

本実施形態の一例を示すシステム構成図である。 図１に示したバージョンチェックサーバ２００、クライアントＰＣ３００に適用可能な情報処理装置のハードウエア構成を示すブロック図である。 図１に示した複合機１００のコントローラユニットのハードウエア構成の一例を示すブロック図である。 図１に示したバージョンチェックサーバ２００、クライアントＰＣ３００の機能ブロック図である。 本実施形態における文書管理システムの印刷処理の一例を示すフローチャートである。 本実施形態における文書管理システムのバージョンチェック処理の一例を示すフローチャートである。 本実施形態における文書管理システムのマッピング処理の一例を示すフローチャートである。 本実施形態における認証用テーブルの構成の一例を示す構成図である。 本実施形態におけるＯＣＲテンプレートテーブルの構成の一例を示す構成図である。 本実施形態における文書テーブルの構成の一例を示す構成図である。 本実施形態におけるマッピングテーブルの構成の一例を示す構成図である。 クライアントＰＣ３００のユーザ認証画面とメニュー画面の一例を示すイメージ図である。 クライアントＰＣ３００の申請書印刷画面と印刷実行の確認画面の一例を示すイメージ図である。 クライアントＰＣ３００のダウンロード指示画面とダウンロード後の印刷画面の一例を示すイメージ図である。 クライアントＰＣ３００の再印刷画面と印刷結果画面の一例を示すイメージ図である。 クライアントＰＣ３００の印刷画面の一例を示すイメージ図である。 旧バージョンの文書と最新バージョンの文書の対比を示すイメージ図である。

以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
図１は、本発明の文書管理システム（情報処理システム）の構成の一例を示すシステム構成図である。

図１は、１又は複数の複合機１００、バージョンチェックサーバ２００（文書管理サーバ）、クライアントＰＣ３００がローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）１０を介して接続される構成となっている。

バージョンチェックサーバ２００は、ＯＣＲテンプレートテーブル（図９）、文書情報（図１０）、マッピングテーブル（図１１）を記憶し、クライアントＰＣ３００からの印刷実行依頼に応じて該ＯＣＲテンプレートを用いてＯＣＲ処理を行う。また、ＯＣＲ処理の結果から文書が本システム内で管理される最新バージョンかの確認や、最新バージョンでなかった場合に印刷実行が依頼された文書の入力情報を本システム内で管理される最新バージョンの文書にマッピング処理を行う。また、文書の印刷実行依頼を複合機１００へ送信する。
本実施形態の文書管理システムは、ＷＡＮを介して接続される構成であってもよい。
また、バージョンチェックサーバ２００は、クラウド環境上のサーバであってもよい。

以下、図２を用いて、図１に示したバージョンチェックサーバ２００、クライアントＰＣ３００に適用可能な情報処理装置のハードウエア構成について説明する。
図２は、図１に示したバージョンチェックサーバ２００に適用可能な情報処理装置のハードウエア構成を示すブロック図である。

図２において、２００１はＣＰＵで、システムバス２００４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２００２あるいは外部メモリ２０１１には、ＣＰＵ２００１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ ／ Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。

２００３はＲＡＭで、ＣＰＵ２００１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２００１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２００２あるいは外部メモリ２０１１からＲＡＭ２００３にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。

また、２００５は入力コントローラで、キーボード（ＫＢ）２００９や不図示のマウス等のポインティングデバイス等からの入力を制御する。２００６はビデオコントローラで、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）２０１０等の表示器への表示を制御する。なお、図２では、ＣＲＴ２０１０と記載しているが、表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイ等の他の表示器であってもよい。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。

２００７はメモリコントローラで、ブートプログラム，各種のアプリケーション，フォントデータ，ユーザファイル，編集ファイル，各種データ等を記憶する外部記憶装置（ハードディスク（ＨＤ））や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２０１１へのアクセスを制御する。

２００８は通信Ｉ／Ｆコントローラで、ネットワーク（例えば、図１に示したＬＡＮ１０）を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。

なお、ＣＰＵ２００１は、例えばＲＡＭ２００３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ２０１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２００１は、ＣＲＴ２０１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。

本発明を実現するための後述する各種プログラムは、外部メモリ２０１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２００３にロードされることによりＣＰＵ２００１によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイル及び各種情報テーブル等も、外部メモリ２０１１に格納されており、これらについての詳細な説明も後述する。

次に、図３を用いて、本発明の画像処理装置としての複合機１００を制御するコントローラユニットのハードウエア構成について説明する。
図３は、図１に示した複合機１００のコントローラユニットのハードウエア構成の一例を示すブロック図である。

図３において、３０２０はコントローラユニットで、画像入力デバイスとして機能するスキャナ３０６０や、画像出力デバイスとして機能するプリンタ３０５０と接続する一方、ＬＡＮ（例えば、図１に示したＬＡＮ１０）や公衆回線（ＷＡＮ）（例えば、ＰＳＴＮまたはＩＳＤＮ等）と接続することで、画像データやデバイス情報の入出力を行う。

コントローラユニット３０２０において、３０２０はＣＰＵで、システム全体を制御するプロセッサである。３００２はＲＡＭで、ＣＰＵ３００１が動作するためのシステムワークメモリであり、プログラムを記録するためのプログラムメモリや、画像データを一時記録するための画像メモリでもある。

３００３はＲＯＭで、システムのブートプログラムや各種制御プログラムが格納されている。３００４は外部記憶装置（ハードディスクドライブ（ＨＤＤ））で、システムを制御するための各種プログラム，画像データ等を格納する。

３００７は操作部インタフェース（操作部Ｉ／Ｆ）で、操作部（ＵＩ）３０３０とのインタフェース部であり、操作部３０３０に表示する画像データを操作部３０３０に対して出力する。また、操作部Ｉ／Ｆ３００７は、操作部３０３０から本システム使用者が入力した情報（例えば、ユーザ情報等）をＣＰＵ３００１に伝える役割をする。なお、操作部３０３０はタッチパネルを有する表示部を備え、該表示部に表示されたボタンを、ユーザが押下（指等でタッチ）することにより、各種指示を行うことができる。

３００５はネットワークインタフェース（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｉ／Ｆ）で、ネットワーク（ＬＡＮ）に接続し、データの入出力を行う。３００６はモデム（ＭＯＤＥＭ）で、公衆回線に接続し、ＦＡＸの送受信等のデータの入出力を行う。

３００９は外部インタフェース（外部Ｉ／Ｆ）で、ＵＳＢ、ＩＥＥＥ１３９４，プリンタポート，ＲＳ−２３２Ｃ等の外部入力を受け付けるＩ／Ｆ部であり、本実施形態においては認証で必要となるＩＣカードの読み取り用のカードリーダ３０４０が外部Ｉ／Ｆ部３００９に接続されている。そして、ＣＰＵ３００１は、この外部Ｉ／Ｆ３００９を介してカードリーダ３０４０によるＩＣカードからの情報読み取りを制御し、該ＩＣカードから読み取られた情報を取得可能である。尚、ＩＣカードに限らず、ユーザを特定することが可能な記憶媒体であればよい。この場合、記憶媒体にはユーザを識別するための識別情報が記憶される。この識別情報は、記憶媒体の製造番号でも、ユーザが企業内で与えられるユーザコードであってもよい。
以上のデバイスがシステムバス３０１０上に配置される。

３００８はイメージバスインタフェース（ＩＭＡＧＥ ＢＵＳ Ｉ／Ｆ）であり、システムバス３０１０と画像データを高速で転送する画像バス３０１５とを接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。
画像バス３０１５は、ＰＣＩバスまたはＩＥＥＥ１３９４で構成される。画像バス３０１５上には以下のデバイスが配置される。

３０１１はラスタイメージプロセッサ（ＲＩＰ）で、例えば、ＰＤＬコード等のベクトルデータをビットマップイメージに展開する。３０１２はプリンタインタフェース（プリンタＩ／Ｆ）で、プリンタ３０５０とコントローラユニット３０２０を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。また、３０１３はスキャナインタフェース（スキャナＩ／Ｆ）で、スキャナ３０６０とコントローラユニット３０２０を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。

３０１４は画像処理部で、入力画像データに対し補正、加工、編集を行ったり、プリント出力画像データに対して、プリンタの補正、解像度変換等を行う。また、これに加えて、画像処理部３０１４は、画像データの回転や、多値画像データに対してはＪＰＥＧ、２値画像データはＪＢＩＧ、ＭＭＲ、ＭＨ等の圧縮伸張処理を行う。

スキャナ部３０６０は、原稿となる紙上の画像を照明し、ＣＣＤラインセンサで走査することで、ラスタイメージデータとして電気信号に変換する。原稿用紙は原稿フィーダのトレイにセットし、装置使用者が操作部３０３０から読み取り起動指示することにより、ＣＰＵ３００１がスキャナ３０６０に指示を与え、フィーダは原稿用紙を１枚ずつフィードし原稿画像の読み取り動作を行う。

プリンタ部３０５０は、ラスタイメージデータを用紙上の画像に変換する部分であり、その方式は感光体ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式、微少ノズルアレイからインクを吐出して用紙上に直接画像を印字するインクジェット方式等があるが、どの方式でも構わない。プリント動作の起動は、ＣＰＵ３００１からの指示によって開始する。なお、プリンタ部３０５０には、異なる用紙サイズまたは異なる用紙向きを選択できるように複数の給紙段を持ち、それに対応した用紙カセットがある。

操作部３０３０は、ＬＣＤ表示部を有し、ＬＣＤ上にタッチパネルシートが貼られており、システムの操作画面を表示するとともに、表示してあるキーが押されるとその位置情報を操作部Ｉ／Ｆ３００７を介してＣＰＵ３００１に伝える。また、操作部３０３０は、各種操作キーとして、例えば、スタートキー、ストップキー、ＩＤキー、リセットキー等を備える。

ここで、操作部３０３０のスタートキーは、原稿画像の読み取り動作を開始する時などに用いる。スタートキーの中央部には、緑と赤の２色ＬＥＤがあり、その色によってスタートキーが使える状態にあるかどうかを示す。また、操作部３０３０のストップキーは、稼働中の動作を止める働きをする。また、操作部３０３０のＩＤキーは、使用者のユーザＩＤを入力する時に用いる。リセットキーは、操作部からの設定を初期化する時に用いる。

カードリーダ３０４０は、ＣＰＵ３００１からの制御により、ＩＣカード（例えば、ソニー社のフェリカ（ＦｅｌｉＣａ）（登録商標））内に記憶されている情報を読み取り、該読み取った情報を外部Ｉ／Ｆ３００９を介してＣＰＵ３００１へ通知する。

次に、図４を用いて、本発明のクライアントＰＣ３００（外部端末）と、バージョンチェックサーバ２００（情報処理装置）の機能ブロック図について説明する。
尚、各機能ブロックが処理する詳細な制御については、後述するフローチャートにて説明する。
バージョンチェックサーバ２００は、文書のバージョンを管理する情報処理装置として説明する。クライアントＰＣ３００を外部端末として説明する。
まず、バージョンチェックサーバ２００の機能部について説明する。
受信部４０１は、外部端末から所定の文書を受信する機能部である。
特定部４０２は、受信部４０１で受信した文書から文書識別情報を特定する機能部である。

送信部４０３は、特定部４０２で特定された文書識別情報に基づき、前記文書が最新のバージョンの文書でない場合に、最新のバージョンの文書を前記外部端末へ送信する機能部である。また、取得部４０５で取得したデータを入力した最新のバージョンの文書を送信する機能部である。
出力部４０４は、前記最新のバージョンの前記文書を出力する機能部である。また、最新バージョンの文書を印刷処理する機能部である。
取得部４０５は、前記文書が最新のバージョンの文書でない場合に、当該文書からデータを取得する機能部である。
情報処理装置は、前記データを最新のバージョンに入力するためのバージョン間のマッピング情報を記憶している。
マッピング特定部４０７は、受信部４０１で受信した文書と前記マッピング情報に従って、最新のバージョンに入力する箇所を特定する機能部である。
入力部４０８は、マッピング特定部４０７で特定された箇所に前記データを入力する機能部である。
次に、クライアントＰＣ３００の機能部について説明する。
受信部４０９は、最新のバージョンの文書を受信する機能部である。
保存部４１０は、受信部４０９で受信した文書を保存する機能部である。

以下、本実施形態における文書管理システムの全体の流れ（概略）を説明する。

まず、クライアントＰＣ３００よりバージョンチェックサーバ２００へアクセスがされる。ユーザＩＤとパスワードを入力し、図８の認証テーブルで認証されると、バージョンチェックサーバ２００へログインが行われる。

ログイン後、クライアントＰＣ３００内に保存されている文書を画面上で指定し、この指定された文書に対して印刷実行が依頼されると、文書データがバージョンチェックサーバ２００に送信される。

バージョンチェックサーバ２００では、受信した文書データを図９のＯＣＲテンプレートテーブル５２０を基にＯＣＲ処理を実行する。文書データからＦｉｌｅＩＤを取得して、ＯＣＲする領域を決定する。ＦｉｌｅＩＤは、文書内の所定の領域に記載されているＩＤやファイルのプロパティの属性として持たせた値など、いずれであってもよい。

バージョンチェックサーバ２００では、ＯＣＲ処理の実行結果を基に図１０の文書テーブルに問合せを行い、該文書データが最新バージョンの文書か判定する。判定結果が最新バージョンだった場合は文書データを含む印刷要求を複合機１００に送信する。

判定結果が最新バージョンでなかった場合は、図９のＯＣＲテンプレートテーブル５２０、図１１のマッピングテーブル５４０を基に、文書データ内の入力情報を最新バージョンの文書にマッピングする。

マッピングされた最新バージョンの文書データをクライアントＰＣ３００に送信する。クライアントＰＣ３００で文書データを受信すると、該文書データがユーザによってクライアントＰＣ内にダウンロードされる。ダウンロードされた文書データは、適宜加筆訂正が行われてもよい。

ダウンロードされた文書に対して再度印刷実行が依頼されると、文書データがバージョンチェックサーバ２００に送信され、バージョンチェックサーバ２００で上述と同様の処理が行われる。
次に、各フローチャートを用いて、本実施形態の詳細な処理説明をする。なお、各ステップは、各装置のＣＰＵが実行するものとする。

以下、図５を参照して、本実施形態の文書管理システムにおける印刷処理について説明する。

図５では文書データの印刷処理について説明する。本処理はクライアントＰＣ３００、バージョンチェックサーバ２００、複合機１００にて実施され、クライアントＰＣ３００より本システムにアクセス（不図示）されると、図１２のユーザ認証画面３２０が表示される。
ステップＳ１０１では、ユーザ認証画面３２０にてユーザ操作によってログインＩＤ、パスワードが入力され、「ログイン」ボタンの押下を受け付ける。

ステップＳ１０２では、ユーザによって入力されたログインＩＤ、パスワードを図８のユーザ情報テーブル５１０で照合し、該当するデータが存在する場合、認証成功と判断し、ログインを実行する。なお、一致するデータが存在しない場合、認証失敗として、エラー表示して終了する。

ステップＳ１０３では、ログインが行われた後、図１２のメニュー画面３２１が表示される。ユーザ操作により、「申請書印刷」ボタンが押下されると、本実施形態における特徴的な処理が実行される。

ステップＳ１０４では、図１３の申請書印刷画面３３０が表示される。ユーザ操作によって「参照」ボタンが押下され、クライアントＰＣ３００内に保存された文書が選択される。文書を選択後、ユーザ操作によって「印刷」ボタンが押下されると、図１３の印刷実行の確認画面３３１が表示される。

なお、選択された文書は、例えば、クライアントＰＣのローカルに保存されたテンプレートを用いて、ユーザが各種データを入力して作成された文書で、企業内で運用として用いられている書式の文書である。
本実施形態では、印刷処理を用いて説明するが、ワークフローを用いた承認処理やメール送信処理であってもよい。
ステップＳ１０５では、ユーザ操作によって「はい」ボタンが押下されると、印刷処理を実行する。
ステップＳ１０６では、ステップＳ１０４でユーザ操作によって選択された文書データをメモリから取得し、バージョンチェックサーバ２００に送信する。

ステップＳ１０７では、クライアントＰＣ３００から送信された文書データをバージョンチェックサーバ２００が受信する。すなわち、外部端末から所定の文書を受信する処理である。
ステップＳ１０８では、後述のバージョンチェック処理を行う。図６で詳述する。
ステップＳ１０９では、バージョンチェックサーバ２００より複合機１００に文書データの印刷実行命令を発行する。

ステップＳ１１０では、ステップＳ１０９の印刷実行命令に従って、文書データを含む印刷要求を複合機１００へ送信する。なお、印刷要求は、ＬＰＲ印刷、ＦＴＰ印刷、文書データを所定の形式にして送信するなど何れであってもよい。
ステップＳ１１１では、バージョンチェックサーバ２００より送信された文書データを含む印刷要求を複合機１００で受信する。

ステップＳ１１２では、複合機１００によって最新バージョンの文書データを出力画像に展開して印刷が実行される。すなわち、最新のバージョンの前記文書を出力する処理である。
ステップＳ１１３では、印刷実行が完了したことをクライアントＰＣ３００に通知する。

ステップＳ１１４では、複合機１００から送信された印刷完了通知をクライアントＰＣ３００が受信する。このとき、クライアントＰＣ３００上の画面に印刷完了が分かるメッセージ（図１５の３５１）が表示される。

以下、図６を参照して、本実施形態のバージョンチェック処理（ステップＳ１０８）の詳細な処理について説明する。

図６の処理はステップＳ１０８において、該文書データが最新バージョンの文書かチェックする処理、および最新バージョンでなかった場合に最新バージョンの文書にて印刷の再実行をユーザに促す処理である。

ステップＳ２０１では、文書データに対してＯＣＲ処理を実行する。具体的には、文書データを画像化して、この画像データに対して、図９のＯＣＲテンプレートを用いて、ＯＣＲ処理を実行する。なお、ＯＣＲ処理を実行する以外の方法であってもよい。例えば、表形式の文書データである場合には、値を取得するセル情報を記憶しておき、そのセルに入力された値を取得する。

ステップＳ２０２では、ＯＣＲ処理によって文書データでユーザ操作によって入力された項目を取得する。図１７の１７０１の例では、名前、移動手段、金額の文字列が取得できる。

ステップＳ２０３では、文書データに付与されているＱＲコード（登録商標）の解析を行い、ＱＲコード（登録商標）内で持っている本システム内で管理されるファイルＩＤを取得する。すなわち、外部端末から受信した文書から文書識別情報を特定する処理である。

ステップＳ２０４では、ステップＳ２０３で取得したファイルＩＤを基に、図１０の文書テーブルから該当するファイルＩＤの文書ＩＤが一致するレコードをすべて取得する。ファイルＩＤがＦｉｌｅ０００１である場合、Ｄｏｃ０００１を有するＦｉｌｅ０００１とＦｉｌｅ０００２のレコードが取得される。

ステップＳ２０５では、ステップＳ２０４で取得された結果からバージョンＩＤ５２２が最も大きい値を特定する（最新バージョンを特定する）。バージョンＩＤが最も大きい値のファイルＩＤが、ステップＳ２０３で取得されたファイルＩＤと同じかどうか判定する。同じである場合は、本処理を終了し、同じでない場合は以降のステップを処理する。すなわち、文書識別情報に基づき、文書が最新のバージョンかを判定する処理である。

具体的には、ステップＳ２０３で取得したファイルＩＤがＦｉｌｅ０００１で、ステップＳ２０５で特定したファイルＩＤがＦｉｌｅ０００２である場合、最新の文書データがあるとなるため、ステップＳ２０６へ処理を移す。
ステップＳ２０６では、ステップＳ２０５特定された最新バージョンの文書データを文書保存先５３４に従って取得する。
ステップＳ２０７では、マッピング処理を行う。マッピング処理については、図７で詳述する。

ステップＳ２０８では、図１４の３４０の画面でのユーザ操作によって「印刷」ボタンまたは「ダウンロード」ボタンが押下されたか否かを判定する。「印刷」ボタンが押下された場合、本処理を終了し、印刷実行する。「ダウンロード」ボタンが押下された場合、以降のステップＳ２０９を実行する。

なお、本実施形態では、最新バージョンでの文書データをダウンロードさせずに印刷を実行できるような処理となっているが、最新バージョンをダウンロードさせた上で再印刷を実行させる構成にすることが望ましい。そのため、印刷ボタンが押下された場合には、クライアントＰＣ３００に文書をダウンロードした上で、印刷処理が実行される構成とする。特に、マッピング処理して、最新バージョンで追加項目がない場合にはそのまま印刷を実行する処理とすることも可能である。また、修正は手書きさせる形態でもよい。
印刷した場合、図１６のように最新バージョンの文書データで入力することを促す印刷画面をクライアントＰＣ３００で表示する。

ステップＳ２０９では、図５のステップＳ１０７で受信した文書データとステップＳ２０７でマッピング処理された文書データをクライアントＰＣ３００に送信する。すなわち、文書識別情報に基づき、受信した文書が最新のバージョンの文書でない場合に、最新のバージョンの文書を外部端末へ送信する処理である。
なお、旧バージョンの文書データはダウンロードしない構成とすることも可能である。

ステップＳ２１０では、バージョンチェックサーバ２００によって送信された文書データを受信する。すなわち、最新のバージョンの文書を受信する処理である。
そして、クライアントＰＣ３００で、最新バージョンがダウンロードされた旨を表示する（不図示）。

ステップＳ２１１では、所定の保存場所に受信した文書データ（マッピング処理された文書データ）を保存する。すなわち、受信した文書を保存する処理である。この時、保存した先のパスをメモリ上に記憶しておく。

記憶したパス（保存文書を指定したパス）が自動入力された図１４の３４１の画面を表示する。これによりクライアントＰＣに保存された文書の印刷を容易にすることが可能となる。特に、新たに追加された項目がある場合には、ユーザが入力する必要があるため、一旦ローカルに保存した文書を自動で指定可能に表示することは、最新バージョンの文書を保存する場合の印刷においては効率的な仕組みとなる。

ステップＳ２１２では、再印刷ボタンが押下すると、図１５の３５０の画面が表示され、「はい」が押下されると、図１４の３４１の画面で入力されたパスに従って最新バージョンの申請書である文書データを取得する。

この文書データは、マッピング処理された文書データを修正（追加項目へのデータ入力）したものである。修正は、文書データの拡張子に従ってアプリケーション上で修正するものとする。

図１７の例では、１７０１が旧バージョンの文書データでの申請書で、１７０２が最新バージョンの文書データでの申請書である。最新バージョンでは「日にち」が追加されており、日にちについては、旧バージョンではないため、ユーザがダウンロードした文書データで入力を実行する。

以下、図７を参照して、本実施形態のマッピング処理（ステップＳ２０７）の詳細な処理について説明する。

ステップＳ３０１では、ＱＲコード（登録商標）の解析を行い、ファイルＩＤが取得される。このファイルＩＤに対応する文書ＩＤを取得する。なお、ステップＳ２０３で取得したファイルＩＤを用いてもよい。

ステップＳ３０２では、ステップＳ３０１で取得された文書ＩＤをキーに図１１のマッピングテーブルの該当データを取得する。本処理ではＭｐ０００１、Ｍｐ０００２、Ｍｐ０００３が取得される。

ステップＳ３０３では、ＯＣＲ処理によって、ユーザ操作によって文書データに入力された情報が取得される。例えば、名前、移動手段、金額が取得される。すなわち、文書が最新のバージョンの文書でない場合に、受信した文書からデータを取得する処理である。

ステップＳ３０４では、ステップＳ３０２で取得された情報が最新バージョンの文書データにマッピング可能かを判定する。旧バージョンの文書内の「名前」はＴｍｐｌｔ＿０００１に該当し、図１１のマッピングテーブルではＴｍｐｌｔ＿０００１とＴｍｐｌｔ＿０００５と関連付けられている。そのため、Ｔｍｐｌｔ＿０００１は最新バージョンの文書データにマッピング可能と判定される。マッピング可と判定されない場合は、マッピングするデータは破棄される。
すなわち、マッピング情報に従って、最新のバージョンに入力する箇所を特定する処理である。

ステップＳ３０５では、図１１のマッピングテーブルを基にマッピングする。Ｔｍｐｌｔ＿０００１のマッピングＩＤはＭｐ０００１となっている。Ｍｐ０００１でＴｍｐｌｔ＿０００１のマッピング先はＴｍｐｌｔ＿０００５となっている。そのため、最新バージョンの文書データのＴｍｐｌｔ＿０００５に旧バージョンで取得したデータ（Ｔｍｐｌｔ＿０００１で得られるデータ）を入力するマッピングが行われる。すなわち、特定された箇所にデータを入力する処理である。

ステップＳ３０６では、ステップＳ３０２で取得した結果（例えば、Ｍｐ０００１〜Ｍｐ０００３）で未処理のものがないかを判定する。残っている場合は、ステップＳ３０３を行い、残っていない場合は本処理を終了する。
次に、各種テーブルについて説明する。

図８は、本実施形態の文書管理システムにおける認証用テーブルの一例を示すデータ図である。図８に示すように、ユーザ情報テーブルは、ユーザＩＤ５１１，ユーザ名５１２，ユーザパスワード５１３を含むテーブルである。

図９は、本実施形態の文書管理システムにおけるＯＣＲテンプレートテーブルの一例を示すデータ図である。図９に示すように、ＯＣＲテンプレートテーブルは、チェック項目ＩＤ５２１、ファイルＩＤ５２２、領域名５２３、Ｘ開始５２５、Ｘ終了５２６、Ｙ開始５２７、Ｙ終了５２８から構成される。チェック項目ＩＤ５２１はシステム内で重複することがない一意のＩＤとなっている。ファイルＩＤ５２２は図１０の文書テーブルのファイルＩＤ５３１に登録されているＩＤを持つ。領域名５２３は、該領域の名前を持つ。Ｘ開始５２５はＯＣＲ領域のＸ座標開始点となっている。Ｘ終了５２６はＯＣＲ領域のＸ座標終了点となっている。Ｙ開始５２７はＯＣＲ領域のＹ座標開始点となっている。Ｙ終了５２８はＯＣＲ領域のＹ座標終了点となっている。Ｘ開始、Ｘ終了、Ｙ開始、Ｙ終了を用いてＯＣＲ領域を決定してＯＣＲ処理ができる。

図１０は、本実施形態の文書管理システムにおける文書テーブルの一例を示すデータ図である。図１０に示すように文書テーブルは、ファイルＩＤ５３１、文書ＩＤ５３２、バージョンＩＤ５３３、文書保存先５３４から構成される。ファイルＩＤ５３１はシステム内で重複することがない一意のＩＤとなっている。文書ＩＤ５３２は本システム内で管理される文書のＩＤとなっている。バージョンＩＤ５３３は文書のバージョンとなっている。バージョンＩＤ５３３は、文書登録時に文書ＩＤ５３２が同じ値のうち、最も値が大きい値の次の値が割り当てられる。文書登録で自動的にバージョン管理される仕組みである。

図１１は、本実施形態の文書管理システムにおけるマッピングテーブルの一例を示すデータ図である。図１１に示すように、マッピングテーブルはマッピングＩＤ５４１、マッピング名５４２、文書ＩＤ５４３、ｆｒｏｍＩＤ５４４、ｔｏＩＤ５４５から構成される。マッピングＩＤ５４１はシステム内で重複することがない一意のＩＤとなっている。マッピング名５４２はマッピングする内容が分かるような任意の名前となっている。ｔｏＩＤ５４５は、ＯＣＲテンプレートテーブルのチェック項目ＩＤ５２１内のいずれかの値を持つ。ｆｒｏｍＩＤ５４４は、ＯＣＲテンプレートテーブルのチェック項目ＩＤ５２１のいずれかの値を持つ。

以上、本実施形態によれば、最新版の文書の利用をユーザに促すことができる。また、クライアントＰＣに保存されているテンプレートとなる文書を最新にすることで古いフォームの利用を抑止することが可能となる。

さらに、旧版のフォームで作成された文書から、最新版の文書にデータをマッピングするため、最新版のフォームでの文書の作成を効率化することが可能となる。

その他、最新版の文書を保存した先を記憶し、この保存した先を自動で印刷対象文書の指定情報（パス）とすることで、最新版の文書の再出力を効率化することが可能となる。
なお、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。

以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

また、本発明におけるプログラムは、図５〜図７に示すフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体は図５〜図７の処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは図５〜図７の各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。

以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。

この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク、ソリッドステートドライブ等を用いることができる。

また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。

１００ 複合機
２００ バージョンチェックサーバ２００
３００ クライアントＰＣ
２００１ ＣＰＵ
２００２ ＲＡＭ
３００１ ＣＰＵ
３００２ ＲＡＭ

Claims (9)

1. 文書のバージョンを管理する情報処理装置であって、
   外部端末から所定の文書を受信する受信手段と、
   前記受信手段により受信した文書から文書識別情報を特定する特定手段と、
   前記特定手段で特定された文書識別情報に基づき、前記文書が最新のバージョンの文書でない場合に、最新のバージョンの文書を前記外部端末へ送信する送信手段と、
   前記最新のバージョンの前記文書を出力する出力手段と
   を備えることを特徴とする情報処理装置。
2. 前記文書が最新のバージョンの文書でない場合に、当該文書からデータを取得する取得手段を更に備え、
   前記送信手段は、前記取得手段で取得したデータを入力した最新のバージョンの文書を送信することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記データを最新のバージョンに入力するためのバージョン間のマッピング情報を記憶する記憶手段と、
   前記受信手段により受信した文書と前記マッピング情報に従って、最新のバージョンに入力する箇所を特定するマッピング特定手段と、
   前記マッピング特定手段により特定された箇所に前記データを入力する入力手段と
   を更に備えることを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
4. 前記出力手段は、前記最新バージョンの文書を印刷処理することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
5. 外部端末と文書のバージョンを管理する情報処理装置とを含む情報処理システムであって、
   前記情報処理装置は、
   外部端末から所定の文書を受信する第１の受信手段と、
   前記受信手段により受信した文書から文書識別情報を特定する特定手段と、
   前記特定手段で特定された文書識別情報に基づき、前記文書が最新のバージョンの文書でない場合に、最新のバージョンの文書を前記外部端末へ送信する送信手段と、
   前記文書が最新のバージョンである場合に、当該文書を出力する出力手段と
   を備え、
   前記外部端末は、
   前記最新のバージョンの文書を受信する第２の受信手段と、
   前記第２の受信手段で受信した文書を保存する保存手段と
   を備えることを特徴とする情報処理システム。
6. 文書のバージョンを管理する情報処理装置の処理方法であって、
   外部端末から所定の文書を受信する受信ステップと、
   前記受信ステップで受信した文書から文書識別情報を特定する特定ステップと、
   前記特定ステップで特定された文書識別情報に基づき、前記文書が最新のバージョンの文書でない場合に、最新のバージョンの文書を前記外部端末へ送信する送信ステップと、
   前記最新のバージョンの前記文書を出力する出力ステップと
   を含むことを特徴とする処理方法。
7. 外部端末と文書のバージョンを管理する情報処理装置とを含む情報処理システムの処理方法であって、
   前記情報処理装置は、
   外部端末から所定の文書を受信する第１の受信ステップと、
   前記受信ステップで受信した文書から文書識別情報を特定する特定ステップと、
   前記特定ステップで特定された文書識別情報に基づき、前記文書が最新のバージョンの文書でない場合に、最新のバージョンの文書を前記外部端末へ送信する送信ステップと、
   前記文書が最新のバージョンである場合に、当該文書を出力する出力ステップと
   を含み、
   前記外部端末は、
   前記最新のバージョンの文書を受信する第２の受信ステップと、
   前記第２の受信手段で受信した文書を保存する保存ステップと
   を含むことを特徴とする処理方法。
8. 文書のバージョンを管理する情報処理装置のプログラムであって、
   前記情報処理装置を
   外部端末から所定の文書を受信する受信手段と、
   前記受信手段により受信した文書から文書識別情報を特定する特定手段と、
   前記特定手段で特定された文書識別情報に基づき、前記文書が最新のバージョンの文書でない場合に、最新のバージョンの文書を前記外部端末へ送信する送信手段と、
   前記最新のバージョンの前記文書を出力する出力手段
   として機能させることを特徴とするプログラム。
9. 外部端末と文書のバージョンを管理する情報処理装置とを含む情報処理システムのプログラムであって、
   前記情報処理装置を、
   外部端末から所定の文書を受信する第１の受信手段と、
   前記受信手段により受信した文書から文書識別情報を特定する特定手段と、
   前記特定手段で特定された文書識別情報に基づき、前記文書が最新のバージョンの文書でない場合に、最新のバージョンの文書を前記外部端末へ送信する送信手段と、
   前記文書が最新のバージョンである場合に、当該文書を出力する出力手段
   として機能させ、
   前記外部端末を、
   前記最新のバージョンの文書を受信する第２の受信手段と、
   前記第２の受信手段で受信した文書を保存する保存手段
   として機能させることを特徴とするプログラム。

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