JP2009188809A

JP2009188809A - 電子会議システム

Info

Publication number: JP2009188809A
Application number: JP2008027622A
Authority: JP
Inventors: Minami Sensu; みなみ扇子
Original assignee: Sharp Corp
Current assignee: Sharp Corp
Priority date: 2008-02-07
Filing date: 2008-02-07
Publication date: 2009-08-20

Abstract

【課題】複数のクライアント装置を用いて会議を開催する場合、各クライアント装置が協働して、会議の進行を妨げることなく、会議中に発生した事象を逐一記録して、時系列な議事録を作成できるようにする。
【解決手段】会議中に、１つのクライアント装置３の制御部１２は、発生した事象をオブジェクトとして記録して、複数のクライアント装置３を管理するメインサーバ５にオブジェクトを送信する。メインサーバ５の制御部７０は、オブジェクトを記憶部６０に保存する。この事象が起こっているとき、他のクライアント装置３において、書き込みあるいは議事録の再生といった要求が発生したとき、他のクライアント装置３は、この要求をメインサーバ５に通知する。メインサーバ５は、他のクライアント装置３からのアクセスを拒否して、書き込みあるいは再生を無効とする。
【選択図】図１３

Description

本発明は、会議の内容を電子的に記録して、時系列で再生可能な議事録を作成する電子会議システムに関する。

特許文献１に記載のように、電子的に会議を支援する電子会議システムでは、個々の参加者が公共の場に情報を提供すると、情報が各参加者の端末装置に配信される、あるいは参加者全員が視認できる大型のディスプレイに配信され、情報を共有化している。そして、共有化された情報に対して、参加者全員が編集作業を同時に行い、その結果を矛盾無くしかもリアルタイムで表現（表示など）する機能が提供されている。

このようなシステムにおける会議を支援する機能を提供するアプリケーション（会議アプリケーション）として、ｅＫＣ−Ｃａｎｖａｓ（Ｃａｎｖａｓ）、ｅＫＣ−ＰｅｒｓｏｎａｌＣａｂｉｎ（ＰＣａｂ）、ＭｅｅｔｉｎｇＣａｐｔｕｒｅ（ＭＣ）、ＩｎｔｅｒａｃｔｉｖｅＳｔａｔｉｏｎ（ＩＳ）、ＡｓｓｏｃｉａＰａｄ（ＡＰ）の５つのアプリケーションがよく知られている。

ところが、このような機能を実装する上では、システムを構成するプログラムが複雑化することによって、計算リソースを大量に消費するとともに、動作速度や信頼性、堅牢性の低下を引き起こしやすい．
同じ情報を参加者が参照する場合、紙で各自に配付したり、情報を各自の端末装置に表示することよりも、大きい画面を用いて参加者が共通の視線で情報を参照することが、情報の共有や集中を促すためには有効である。

また、各自の端末装置に画像を配信する方法は、通常の白板（黒板）を共通視線の大画面として用いた従来の会議スタイルとは大きく異なる。そのため、この方法では、ユーザが操作にとまどったり、ユーザビリティの高いシステムを供給しにくいという問題もある。

上記の機能は、資料を紙で印刷する必要がないなどの簡便さはあるが、会議の内容を確実に捕捉する、メンバーがその会議の内容（決定事項、結論、問題点など）を会議後の作業で確実に確認できる、といった会議の本質的な役割を強化する支援をしているとはいえない。すなわち、会議の文脈をメンバー全員が確実に共有することを支援しているとはいい難い。

ここで、会議の内容を電子的に記録して、会議を支援するシステムに関して、特許文献１では、会議データを会議単位で音声情報と関連づけて保存することが記載されている。特許文献２では、ホワイトボードに書かれた会議の内容を撮像した画像データおよび参加者の発言の音声データをテキストデータに変換して、議事録を作成することが記載されている。
特開２００６−１４６４１５号公報特開２００５−１７５６２７号公報

電子会議システムを利用することにより、電子化されていない会議に比べ、記入もれや誤記の少ない議事録を自動的に作成できるメリットがある。しかしながら、従来の電子会議システムにおいては、会議中のコンテキストをもれなく記録するために、会議中の発言を記録した音声データや、会議中のホワイトボードへの書き込みの画像を議事録データとして保存している。そのため、データ量が膨大となってしまう問題があった。また、書き込まれた画像をカメラで撮像すれば、データ量を減らすことができる。しかし、次の撮像までの途中の画像を取得することができず、会議中に発生する画像と音声との同期が取れない。そのため、不完全な議事録しか作成できないことになる。

また、電子会議システム特有のデメリットがある。電子化されていない会議では、参加者を指定場所に集めて、資料を配布すればよいのに対し、電子会議システムでは、会議設定や資料登録が煩雑である。例えば、会議設定者は多数の参加者を登録しなければならず、システムを利用する参加者は資料の登録方法を習得する必要があり、いずれも手間である。また、コスト的にも問題があり、各参加者に対して専用の端末装置を提供しなければならず、端末装置の準備と設置に手間とコストがかかる。

本発明は、上記に鑑み、複数のクライアント装置を用いて会議を開催する場合に、各クライアント装置が協働して、会議において発生する、参加者の入退場、書き込み、発言といった事象を逐一記録して、時系列で再生可能な議事録を作成することができる電子会議システムの提供を目的とする。

本発明のクライアント装置は、会議中に事象が起こったとき、事象に関する情報を取得する取得部と、事象をオブジェクトとして記憶部に記録するとともに、事象に対する付加情報を記憶部に記録する制御部とを備える。

事象として、参加者の入退場、画面への書き込み、発言がある。会議の参加者の入退場があったとき、取得部は参加者のＩＤ情報を取得し、制御部は、ＩＤ情報に基づいて参加者毎の出席イベントを作成する。なお、取得部は、参加者のＩＤ情報を取得したとき、認証サーバと通信して、参加者の認証情報を取得し、制御部は、参加者の認証情報を管理する。

参加者による表示部の画面に画像の書き込みがあったとき、制御部は、書き込まれた画像情報をグラフィックデータに変換してオブジェクトを作成する。参加者が発言したとき、取得部が取得した発言情報をテキストデータに変換してオブジェクトを作成する。このようなオブジェクトを付加情報に基づいて時系列に表示することによって、議事録が作成される。

複数のクライアント装置と、各クライアント装置を管理するメインサーバとが通信可能に接続される。クライアント装置の制御部は、記憶部に記録したオブジェクトを時系列的に出力することによって議事録を作成する。また、会議に複数のクライアント装置が参加している場合、クライアント装置は、オブジェクトをメインサーバに出力する。メインサーバの記憶部にオブジェクトが保存される。メインサーバの制御部は、オブジェクトを付加情報に基づいて時系列に表示することによって、議事録を作成する。すなわち、メインサーバは、各クライアント装置による記録を統合して、１つの会議の議事録を作成する。

そして、１つのクライアント装置に事象が起こったとき、メインサーバは、他のクライアント装置からのアクセスを拒否する。他のクライアント装置に書き込み、発言等の事象が起こっても、メインサーバは、他のクライアント装置から送信されたオブジェクトを受け取らない。また、他のクライアント装置が、議事録の再生をメインサーバに要求したときも、この要求は拒否される。

すなわち、クライアント装置が発生した事象を記録中、メインサーバは、他のクライアント装置による事象の記録を無効にする。あるいは、メインサーバは、他のクライアント装置による議事録の再生を禁止する。また、クライアント装置が会議の議事録を再生中、メインサーバは、その会議に対する他のクライアント装置からのアクセスを禁止する。

このとき、メインサーバは、１つのクライアント装置が動作するたびに他のクライアント装置に通知する。クライアント装置は、会議の進行状況を認識でき、不要な動作をなくせる。

一方、会議中、事象が発生していないとき、メインサーバは、会議中の議事録の再生を許可する。これにより、複数のクライアント装置は、１つの会議の議事録を再生できる。例えば、複数のクライアント装置が同じ会議の異なる時刻における議事録をそれぞれ再生する。

議事録の再生に際して、クライアント装置は、表示部を有する端末装置に議事録を送信する。議事録が端末装置の画面に表示される。また、クライアント装置は、印刷機能を有する画像処理装置に議事録を送信する。議事録が書類として出力される。

本発明によると、複数のクライアント装置が会議に関係している場合、１つのクライアント装置における動作が優先され、会議の記録を一元的に管理することができる。そのため、多様な事象が輻輳して、会議が混乱することを防止でき、会議の進行をスムーズに行うことができる。

本実施形態の電子会議システムを図１に示す。会議の行われる部屋に、クライアントマシン１が設置され、ＬＡＮ、インターネット網等のネットワークを通じて認証サーバ２と通信可能に接続される。クライアントマシン１は、本電子会議システムの中心となるクライアント装置３と、これに接続された周辺機器とによって構成される。周辺機器としては、ディスプレイ、スキャナ、画像処理装置等の会議において利用可能なデバイスである。周辺機器は、クライアント装置３にＵＳＢケーブル等の通信ケーブルによって直接接続される、あるいはＬＡＮによるネットワークを介して接続される。なお、ネットワークには、パーソナルコンピュータ、ＰＤＡ、携帯電話といった表示部を有する端末装置が接続されている。

クライアント装置３は、パーソナルコンピュータからなり、会議に関する情報を取得するための取得部１０、各種の情報を保存する記憶部１１、本システムの動作を制御する制御部１２、ネットワークを通じた通信を行うためのネットワークＩ／Ｏ部１３、日時を計測するクロック部１４を備えている。クライアント装置３には、表示部１５および入力部１６が接続される。

表示部１５は、会議で使用可能なように大型のディスプレイとされ、タッチパネルを有し、会議の参加者による画像や操作指示の入力が可能とされる。クライアント装置３および会議の参加者による入力が可能な表示部１５が、本電子会議システムの主要部を構成する。

表示部１５は、クライアント装置３の制御部１２によって画面の表示が制御される。タッチパネルが、画面への入力を行う入力部１６とされる。入力部１６は、赤外線センサを備えており、赤外線遮断方式により電子ペンあるいは指の操作を検出し、その操作情報をクライアント装置３に出力する。すなわち、入力部１６は、電子ペンで画面を指す操作（ペンダウン）や電子ペンを画面から離す操作（ペンアップ）といった画面に対する接触離間を検出するとともに、電子ペンで画面上に文字や絵の画像を書き込む操作を検出する。同時に、操作によって指示した画面上の位置情報を算出する。そして、入力部１６は、操作の内容や位置情報といった操作情報をクライアント装置３に出力する。なお、赤外線遮断方式以外に、圧力センサによる感圧方式で電子ペンあるいは指の操作を検出するものであってもよい。また、入力部１６として、マウスやキーボードといった入力デバイスを用いてもよい。

取得部１０は、会議中に起こった事象に関する情報を取得する。事象として、参加者の入退場、表示部１５の画面への画像の書き込み、参加者の発言、資料の入力である。制御部１２は、事象をオブジェクトとして管理する。すなわち、オブジェクトを記憶部１１に記録するとともに、事象に対する付加情報を取得して、記憶部１１に記録する。オブジェクトは、参加者毎に管理され、同一の参加者による一連のオブジェクトが１つのイベントとして管理される。イベントは、複数のオブジェクトと付加情報によって構成される。付加情報は、会議名、会議の参加者名、会議の日時、イベントおよびオブジェクトの当事者、イベントの開始時刻および終了時刻、オブジェクトの開始時刻および終了時刻などである。

そして、制御部１２は、オブジェクトを再生することにより議事録を作成する。制御部１２は、オブジェクトを付加情報に基づいて、時系列に画面に表示することによって再生する。なお、画面は、表示部１５の画面だけでなく、ネットワークに接続された端末装置の表示部の画面であってもよい。

取得部１０として、参加者認証データ取得部２０、発言データ取得部２１、資料データ取得部２２を備えている。また、入力部１６も取得部１０としての機能を有する。

参加者認証データ取得部２０は、会議の参加者が所持するＩＣカードからＩＤ情報を読み取る非接触式ＩＣカードリーダとする。ただし、カードリーダは接触式であってもよい。また、参加者のＩＤ情報は、指紋、虹彩等の生体情報としてもよく、参加者認証データ取得部２０は、生体認証装置とされる。

発言データ取得部２１は、ノイズ除去装置を備えた集音マイクである。クライアント装置３の周囲からノイズを除去し、参加者の発言による音声のみを選択的に取得することが可能である。

資料データ取得部２２は、スキャナである。スキャナは、資料を画像データとして読み込む機能と、読み込んだ画像データを出力する機能を有する。

ここで、上記の取得部１０は、クライアント装置３に搭載されているものとしているが、ＩＣカードリーダ、マイク、スキャナは、それぞれ周辺機器として、クライアント装置３の近傍に設置されたものを用いてもよい。この場合、取得部１０は、周辺機器と通信を行うインターフェース部とされ、周辺機器が得た情報を受信する。

クロック部１４は、クライアント装置３内の内部クロックである。図示しないクロック動作制御部によって制御される。会議中に取得部１０や制御部１２からの問い合わせにより、装置の内部時刻を返却する機能を有する。

制御部１２は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭを備え、会議支援システムに関するアプリケーションを起動することにより、会議の内容を電子的に記録して、議事録を作成する会議支援システムを実行する。このシステムを実行するために、制御部１２は、参加者認証データ管理部３０、書き込みデータ管理部３１、会議データ管理部３２、発言データ管理部３３、表示処理管理部３４、資料データ管理部３５、議事録管理部３６を有する。

参加者認証データ管理部３０は、参加者認証データ取得部２０の動作を制御し、参加者の入退室を監視する。書き込みデータ管理部３１は、入力部１６により検出した表示部１５の画面上への書き込みを書き込みオブジェクトとして管理する。会議データ管理部３２は、会議開始時に参加者が設定した会議設定データ、資料データ取得部２２が取得した資料データ、会議の参加者データおよび参加者の入退室データを管理する。発言データ管理部３３は、発言データ取得部２１が取得した音声を発言オブジェクトとして管理する。表示処理管理部３４は、表示部１５に表示するユーザインターフェースを管理するとともに、表示部１５の画面に対する参加者の操作に対する入力部１６の操作情報に基づいて、参加者の指示を特定し、この指示に対応する管理部を呼び出す。資料データ管理部３５は、資料データ取得部２２の動作を制御し、会議資料の登録、保存を行う。議事録管理部３６は、記憶部１１に格納されているデータテーブルを参照し、議事録を作成する。

記憶部１１は、ハードディスク装置あるいは不揮発性のメモリからなり、入退室データ記憶部４０と会議設定データ記憶部４１を含む会議データ記憶部４２、書き込みデータ記憶部４３、発言データ記憶部４４の各記憶領域を有する。各データ記憶部４０〜４４には、１以上のデータテーブルが記憶される。

認証サーバ２は、ネットワークＩ／Ｏ部５１と、認証処理部５２を含む動作制御部５３と、認証情報記憶部５４を含む記憶部５５とを備えている。認証情報記憶部５４には、電子会議システムを利用可能な利用者名、利用者を特定するためのＩＤ情報、利用者の声紋情報、利用者のパスワードが利用者毎に記憶されている。これらの情報は、予め認証サーバ２に入力され、動作制御部５３は、利用者を登録して、これらの情報を記憶部５５に記憶する。認証処理部５２は、クライアント装置３からの認証要求に応じて、会議の参加者が登録されている利用者であるかをチェックする。

以下に、クライアント装置３の記憶部１１に記憶されるデータテーブルの詳細を図８〜１１に示す。図８に、会議設定データテーブル８００を示す。会議設定データテーブル８００は、会議データテーブル８０１と参加者データテーブル８０２によって構成され、会議設定データ記憶部４１に保存されている。

会議データテーブル８０１は、会議をユニークに特定する会議ＩＤ８０３、参加者が会議開始時に設定した会議名８０４、議題名８０５、会議が開始あるいは終了したときに自動的に取得される開始日時８０６および終了日時８０７、参加者が入力した資料データ８０８を格納する。なお、資料データは、入力された資料を画像データとして直接保存するが、画像データのファイルパスを記憶してもよい。

参加者データテーブル８０２は、会議ＩＤ８０３、参加者を特定する参加者名８０９、認証データ８１０、声紋情報８１１を保存する。認証データ８１０は、参加者認証データ取得部２０が取得したＩＤ情報である。また、声紋情報８１１は、認証サーバ２から参加者認証データ管理部３０が取得したデータである。参加者データテーブル８０２は、会議毎に作成される。

図９に、入退室データテーブル９００を示す。入退室データテーブル９００は、参加者が入室した情報および、退室した情報を記録するデータテーブルであり、入退室データ記憶部４０に保存されている。入退室データテーブル９００は、会議ＩＤ８０３、出席イベントＩＤ９０１、参加者名８０９、イベント日時９０２、イベント開始時刻９０３、終了時刻９０４を格納する。イベント開始時刻９０３とは、参加者が入室した時刻であり、イベント終了時刻９０４とは参加者が退出した時刻である。制御部１２は、入室から退室までの期間を参加者の出席イベントとして管理する。なお、同一の参加者が入退室するたびに、出席イベントが記録される。そのため、入退室データテーブル９００には、同一の参加者に対して複数の出席イベントが存在することになる。

図１０に、書き込みデータテーブル１０００を示す。書き込みデータテーブル１０００は、書き込み動作データテーブル１００１と、書き込みイベントデータテーブル１００２と、書き込みオブジェクトデータテーブル１００３とから構成され、書き込みデータ記憶部４３に保存されている。

書き込み動作データテーブル１００１は、会議ＩＤ８０３、フラグ状態１００４、参加者名８０９を記憶する。参加者の書き込みが開始されると、フラグがセットされる。制御部１２は、書き込み動作データテーブル１００１に基づいて、同一の参加者による書き込みが継続しているかを判断する。なお、書き込みは同一時刻に１名の参加者によってなされると仮定されており、このテーブル１００１には、各項目１要素のデータのみ記録される。

書き込みイベントデータテーブル１００２は、入退室データテーブル９００と同様の構成とされる。１００５は書き込みイベントＩＤ、１００６、１００７、１００８は書き込みイベントに対するイベント日時、イベント開始時刻、イベント終了時刻である。書き込みイベントは、参加者が書き込み開始を指示した時刻から書き込み終了を指示した時刻までの間、画面上への書き込みという事象が連続して起こった状態を意味する。

書き込みオブジェクトデータテーブル１００３は、書き込みイベント内に生成される書き込みオブジェクトの管理を目的とするデータテーブルであり、イベントＩＤ１００５、オブジェクトＩＤ１００９、生成開始時刻１０１０、オブジェクト１０１１の各項目からなる。書き込みオブジェクトとは、書き込み中のストロークデータである。例えば、「あ」という書き込みは、３オブジェクトに分割される。オブジェクトデータは、ストローク毎のベクタデータとされる。

なお、オブジェクトデータは、グラフィックデータであればよく、画像をラスタデータに変換して、記録してもよい。すなわち、各ストロークの座標集合をラスタデータに変換することにより、書き込みオブジェクトを記録する。この場合、オブジェクトに、書き込み位置を特定する座標を付加する。

図１１に、発言データテーブル１１００を示す。発言データテーブル１１００は、参加者の発言データを管理するデータテーブルであって、書き込みデータテーブル１０００と類似の構成とされる。発言データテーブル１１００は、発言動作データテーブル１００１と、発言イベントデータテーブル１００２と、発言オブジェクトデータテーブル１００３とから構成され、発言データ記憶部４４に保存されている。

イベント開始時刻１１０７は、発言データ取得部２１が参加者の発言の開始を検知した時刻であり、イベント終了時刻１１０８は、この参加者の発言の終了を検知した時刻である。また、オブジェクト１１１１は、発言データ取得部２１が取得した音声データを発言データ管理部３３において解析して作成したテキストデータである。発言イベントは、複数の発言オブジェクトを含み、発言の１文節が１つの発言オブジェクトとなる。生成開始時刻１１１０は、発言イベント開始時刻を起点とする発言オブジェクトの生成までの経過時刻である。

クライアント装置３の制御部１２は、会議支援システムを立ち上げたとき、４つのステップを実行する。第１のステップは、会議の開始に関する動作である。第２のステップは、入退室、書き込み、および発言の記録に関する動作である。第３のステップは、会議の監視に関する動作である。第４のステップは、議事録の作成、閲覧に関する動作である。以下、各ステップについて詳細に説明する。
まず、第１のステップを図２を用いて説明する。会議の開始動作は、参加者による会議資料の登録によりスタートする。資料データ管理部３５は、会議データ管理部３２による処理２０１において、前会議の終了時にあらかじめ待ち受け状態にセットされている。したがって、資料データ管理部３５は、参加者２３０の資料の入力２０２をトリガとして、所定の処理２０３、２０４を順に行うことが可能となる。

資料の入力２０２は、スキャナによる原稿の読み取りであり、資料データ取得部２２によって行われる。処理２０３は、原稿の画像を画像情報に変換する処理であって、処理２０４は、画像情報を資料データとして会議データ管理部３２に転送する処理である。

会議データ管理部３２は、処理２０４による資料データの入力を検知すると、会議設定の入力画面の描画を表示処理管理部３４に要求する処理２０５を実行する。資料データ管理部３５は、資料データを記憶部１１に保存する。

要求を受けた表示処理管理部３４は、処理２０６において、図示しない会議設定入力画面を表示部１５に描画し、参加者に会議名８０４と議題８０５の入力を促すメッセージを表示する。参加者が会議名と議題を入力すると、入力部１６は、入力された情報を制御部１２に送信する。表示処理管理部３４は、処理２０７において会議名８０４と議題８０５を会議データ管理部３５に送信する。この処理２０６、２０７によって取得する会議設定データは、図８のデータテーブル８０１のうち、会議名８０４と議題８０５である。残りのデータ項目は、後の会議開始処理２１０により、会議データ管理部３２が自動的に取得する。

続いて、会議データ管理部３２は、処理２０８〜２１１の処理を順に行う。処理２０８では、資料データ管理部３５に待ち受け終了要求を行い、処理２０９では、参加者認証データ管理部３０に待ち受け開始要求を行う。続く処理２１０は、会議の開始処理であり、処理２０４で取得した資料データを会議名８０４および議題８０５に関連付け、会議データテーブル８０１に記録する。加えて、会議ＩＤ８０３、クロック部１４への問い合わせにより取得した開始日時８０６を関連付けて記録する。記録後、会議データ管理部３２は、処理２１１において、図１２に示す会議画面の描画を表示処理管理部３４に要求する。これを受けて、表示処理管理部３４は、該画面の描画処理２１２を行う。

表示部１５の画面には、資料データから読み出された画像が表示される。表示処理管理部３４は、現在表示している画像に関するファイル名、ページ番号等の画像情報を取得し、会議ＩＤと表示時刻とに関連付けて会議データテーブル８０１に記録する。

上記の動作において、スキャナで資料を読み取って、資料データが入力されることにより、クライアント装置３は、自動的に会議支援システムを立ち上げることができ、会議開始画面が表示される。これによって、会議の資料と設定情報を統合的に管理することが可能な電子会議システムを実現することができる。

会議開始動作が行われた後、参加者認証データ管理部３０は、待ち受け開始要求を受ける。参加者認証データ管理部３０は、会議データ管理部３２より処理２２７での待ち受け終了要求を受けるまでの間、参加者の入退室を検知して認証するための待ち受け状態となる。
次に、第２のステップである入退室、書き込み、発言の記録に関する動作について説明する。入退室、書き込み、発言はそれぞれイベントとして定義され、制御部１２は、各イベントをイベントの開始・終了時刻およびイベントのアクタである参加者に関連付けて管理する。

まず、入退室イベントでは、参加者の入室により出席イベントが開始され、退室により出席イベントが終了する。参加者認証データ取得部２０は、参加者のＩＤ情報を取得すると、制御部１２に出力する。参加者認証データ管理部３０は、入力２１３によって、参加者２３０のＩＤ情報を検知すると、認証処理２１４を実行する。認証後、処理２１５によって、参加者を特定する認証情報を会議データ管理部３２へ転送する。会議データ管理部３２は、処理２１６において、入室した参加者の認証情報を入退室データテーブル９００に記録し、処理２１７において、入退室イベントデータを表示処理管理部３４へ転送する。

表示処理管理部３４は、処理２１７による入退室イベントデータの入力を受け、処理２１９において、図１２の会議画面内の参加者エリア１２０２を更新する。参加者エリア１２０２には、出席中の参加者各々に対応する書き込み者設定ボタン１２０３が表示される。この書き込み者設定ボタン１２０３は、出席中の参加者を表示している。また、参加者が自己の書き込み者設定ボタン１２０３を操作することにより、制御部１２は、書き込みの開始あるいは書き込みの終了と判断する。

参加者が退室すると、入力２１９、処理２２０〜２２３において、入力２１３、処理２１４〜２１７と同様に、参加者のＩＤ情報が取得され、制御部１２に入力される。参加者認証データ管理部３０は、退室と判断する。表示処理管理部３４は、処理２２３による入退室イベントデータの入力を受け、処理２２４において、参加者エリア１２０２を更新する。すなわち、退室者の書き込み者設定ボタン１２０３が削除される。なお、書き込み中の参加者が、この書き込み者設定ボタン１２０３を操作せずに退室した場合、制御部１２は、自動的にこの参加者の書き込みイベントの終了処理を行う。

認証処理を詳細に説明する。図５に示すように、処理５０１において、参加者認証データ取得部２０は、ＩＣカードに格納された認証データ８１０を読み取る。処理５０２において、参加者認証データ取得部２０は、読み取りに成功したかどうかを判断する。読み取りに失敗した場合には、エラーレポート処理５０７を行い、認証処理２１４を終了する。エラーレポート処理５０７では、参加者認証データ取得部２０は、制御部１２に読取エラーを通知する。表示処理管理部３４は、参加者を認証できない旨のメッセージを表示する。

認証データの読み取りに成功すると、処理５０３において、参加者認証データ管理部３０は、入力された認証データに基づいて、参加者が認証済みであるかを確認する。すなわち、参加者認証データ管理部３０は、会議データ管理部３２から参加者データテーブル８０２を取得し、認証データ８１０が入室済み参加者の認証データと一致するか否かを判断する。

参加者認証データ管理部３０は、初めて入室する参加者であると判断した場合、処理５０４において、認証サーバ２に問い合わせを行う。認証サーバ２は、問い合わせのあった参加者が登録されているかを確認する。登録された参加者である場合、認証サーバ２は、認証データに合致する参加者の声紋データ８１１と、参加者を識別する氏名等の認証情報をクライアント装置３に送信する。参加者が登録されていない場合、認証サーバ２は、認証できないことをクライアント装置３に通知する。処理５０５において、参加者認証データ管理部３０は、認証に失敗したと判断し、エラーレポート処理５０７を行い、認証処理２１４を終了する。

参加者認証データ管理部３０は、認証サーバ２から認証情報を受け取ると、処理５０５において、認証に成功したと判断し、認証サーバ２から送信された声紋データ８１１、参加者名８０９、認証データ８１０を関連付けて、入退室データとして会議データ管理部３２に転送する。

一方、処理５０３において、認証済み参加者であると判断された場合、参加者認証データ管理部３０は、処理５０４および５０５を行わずに処理２１５を実行する。この際、会議データ管理部３２に転送する入退室データは、取得した認証データ８１０のみとする。

入退室データに含まれるデータの種類の違いにより、参加者認証データ管理部３０は、入退室者が認証済みの参加者であるか、あるいは新規に入室した参加者であるかを判断できる。これにより、入退室登録処理のフローを制御することができる。

処理５０６において、実行される入退室登録処理は処理２１６、２２２であって、会議データ管理部３２によって行われる。この処理において、参加者認証データ管理部３０から送られるデータ種別により、参加者が新規入室者であるかを判断することができる。また、転送された入退室データと入退室データテーブル９００に基づき、参加者が２回目以降の入室者であるか、あるいは退室者であるかについても判断することができる。

参加者が新規入室者である場合、会議データ管理部３２は、会議ＩＤ８０３と、入退室データに含まれる参加者名８０９、認証データ８１０、声紋データ８１１を要素とし、参加者データテーブル８０２に新規追加する。この参加者データテーブル８０２を利用することにより、会議中に参加者が入退室した場合に再び認証サーバ２に問い合わせる処理が不要となる。また、会議中に発言が行われた際にも、参加者名８０９と声紋データ８１１を関連付けるために認証サーバ２に問い合わせる処理を必要としない。

さらに、会議データ管理部３２は、入退室データテーブル９００に新規要素を追加する編集処理を行う。ここで、イベント日時９０２とイベント開始時刻９０３は、クロック部１４への問い合わせにより取得する。ただし、参加者が退室していない場合、イベント終了時刻９０４は、“ＮＵＬＬ”などのデフォルト値を用いる。

参加者が新規入室者ではない場合、会議データ管理部３２は、入退室データテーブル９００の編集処理のみを行い、参加者データテーブル８０２の編集を行わない。２度目の入室者の入室イベントは、入退室データテーブル９００への新規要素追加により記録される。

参加者が退室者である場合、会議データ管理部３２は、入退室データテーブル９００の既存要素に対して、イベント終了時刻９０４の変更のみを行う。

書き込みイベントでは、参加者が表示部１５の画面上に書き込んだ文字や絵等の画像を記録する。図３に示すように、参加者は、画面の記録開始ボタン１２０７をタッチする。処理３０１において、入力部１６は、この操作を検出して、操作情報を制御部１２に出力する。表示処理管理部３４は、入力された操作情報により、いずれかの参加者によって記録開始ボタン１２０７が押下されたことを検知し、表示処理管理部３４は、書き込みデータ管理部３１を呼び出す処理３０３を実行する。書き込みデータ管理部３１は、該処理３０３をトリガとして、書き込みの待ち受け状態となる。

次に、表示処理管理部３４は、入力部１６からの操作情報によって、書き込み者設定ボタン１２０３への操作、あるいは書き込みエリア１２０６へのペンダウン信号を検知する。処理３０８において、表示処理管理部３４は、書き込みデータ管理部３１を呼び出す。書き込みデータ管理部３１は、待ち受け状態において、呼び出しを受けると、書き込みオブジェクトの取得と記録処理３０９を行い、処理３１０において、書き込みオブジェクトを表示処理管理部３４に送信する。表示処理管理部３４は、書き込みエリア１２０６の更新処理３１１を実行する。表示部１５の画面の書き込みエリア１２０６に、参加者の書き込んだ画像が表示される。

処理３１２において、表示処理管理部３４は、いずれかの参加者によって記録停止ボタン１２０８が操作されたことを入力部１６からの操作情報に基づいて検知すると、書き込みデータ管理部３１に待ち受け終了要求３１４を発する。書き込みデータ管理部３１は、この要求をトリガとして、記録終了処理３１６を実行し、待ち受け状態を解除する。記録終了処理３１６は、フラグがセットされたまま、記録停止ボタン１２０８が押下された場合にフラグを解除する動作である。

ここで、図６にしたがって、書き込みオブジェクトの取得と記録処理３０９を詳細に説明する。まず、処理７０１において、書き込みデータ管理部３１は、書き込み者設定ボタン１２０３の押下による呼び出しであるか、書き込みエリア１２０６へのペンダウンによる呼び出しであるかを判断する。

参加者が書き込みを始める場合、書き込み者設定ボタン１２０３を押下する。処理７０２において、書き込みデータ管理部３１は、書き込み動作データテーブル１００１のフラグを参照する。その結果、フラグがセットされていない、すなわち書き込み中でないと判断された場合、処理７０３〜７０７が行われる。フラグがセットされているとき、処理６１５〜６１７、７０７が行われる。

処理７０３〜７０６は、書き込みデータ管理部３１によって、書き込みイベントの開始を記録する処理である。処理７０３において、書き込みデータ管理部３１は、クロック部１４に時刻の問い合わせを行い、イベント開始日時１００６およびイベント開始時刻１００８を取得する。処理７０４において、フラグを書き込み中にセットして、処理７０５において、入力された操作情報に基づいて、どの書き込み者設定ボタン１２０３が押下されたかを調べて、書き込んだ参加者を特定する。そして、書き込みオブジェクトデータテーブル１００３に記録する。処理７０６において、書き込みイベントデータテーブル１００２に、イベントＩＤ１００５、書き込みを行った参加者名８０９、イベント日時１００６、イベント開始時刻１００７、イベント終了時刻１００８を新規要素として、会議ＩＤと関連付けて記録する。処理７０７において、書き込み者設定ボタン１２０３のハイライトの切り替えなど、書き込み者の変化を参加者に表示するための描画要求を表示処理管理部３４に行う。

処理６１５〜６１７、７０７は、書き込みイベントの終了を記録する処理である。書き込みを終了するには、参加者は、自己の書き込み者設定ボタン１２０３を操作する。書き込みデータ管理部３１は、この操作情報を受けると、フラグがセットされていることを確認して、書き込みイベントの終了であると判断する。そこで、処理６１５において、書き込みデータ管理部３１は、クロック部１４からイベント終了時刻を取得する。処理６１６において、書き込み中になっているフラグを解除する。処理６１７において、イベント終了時刻１００８を書き込みイベントデータテーブル１００２に記録する。処理７０７において、上記と同様に描画要求を行う。

一方、処理７０１において、入力された操作情報から書き込みエリア１２０６へのペンダウンが検知された場合、処理７０８において、書き込みデータ管理部３１は、フラグが書き込み中にセットされているかを確認する。セットされている場合、書き込みデータ管理部３１は、特定された参加者が画像の書き込みを開始したと判断する。処理７０９〜６１３、６１７が行われる。なお、ペンダウンが検知されても、フラグがセットされていない場合、書き込みデータ管理部３１は、書き込みのための操作ではなく、通常の操作であると判断して、この操作に対する記録を行わない。

処理７０９において、書き込みデータ管理部３１は、クロック部１４への時刻の問い合わせによりペンダウン信号の時刻を取得し、イベント開始時刻１００７からペンダウン信号までの経過時刻を算出する。この時間をオブジェクトの生成開始時刻１０１０とする。処理６１０において、入力された操作情報に基づいて、電子ペンの軌跡をトレースする。トレースした軌跡は、一定時間間隔ごとに取得された位置座標の集合である。そして、トレースの解析を行う。解析とは、位置座標集合をスムージングし、閉領域の有無や直線近似との一致度などから直線、多角形、円など書き込まれた画像の形状を特定する処理を含む。このような解析にしたがって、座標集合をベクタデータに変換することにより、書き込みオブジェクトが得られる。処理６１１において、ベクタデータが表示処理管理部３４に送信され、書き込んだ画像が画面に表示され、視認可能となる。

処理６１２において、書き込みデータ管理部３１は、ペンアップ信号の入力を確認する。ペンアップ信号が検知されるまで、トレースと解析が行われる。ペンアップ信号が検知されると、書き込みデータ管理部３１は、一連のオブジェクトによる１つの書き込みイベントが終了したと判断し、書き込みオブジェクトの登録処理６１３を行う。書き込みオブジェクトは、処理７０９において取得した生成開始時刻１０１０とともに書き込みオブジェクトデータテーブル１００３に記録される。

処理６１４において、書き込みデータ管理部３１は、書き込みオブジェクトを表示処理管理部３４に転送し、位置座標と置き換える。表示部１５の画面の書き込みエリア１２０６に、参加者の書き込んだ画像が表示される。

次に、発言イベントの記録に関する動作について説明する。図３に示すように、いずれかの参加者が画面の記録開始ボタン１２０７を操作する。処理３０１において、表示処理管理部３４は、入力された操作情報に基づいて、記録開始ボタン１２０７が押下されたことを検知し、発言データ管理部３３を呼び出す処理３０２を実行する。発言データ管理部３３は、この処理３０２をトリガとして、発言の待ち受け状態となる。

待ち受け状態において、発言データ管理部３３は、音声入力レベルが所定の閾値を超えたか否かによって、発言の有無を判断する。参加者の発言３０４によって、発言データ取得部２１は、参加者の音声を検出して、音声信号を制御部１２に出力する。発言データ管理部３３は、音声信号の音声入力レベルが所定の時間、閾値を超えたことを検知すると、参加者が発言していると判断する。このとき、発言データ管理部３３は、クロック部１４に時刻問い合わせを行う。

そして、発言が終わると、音声入力レベルは閾値を下回る。発言データ管理部３３は、音声入力レベルが閾値より下がったことを検知すると、発言が終了したと判断して、発言オブジェクトの取得と記録処理３０５、および発言者と発言を解析して得られた発言テキストデータを関連付けた発言オブジェクトを表示処理管理部３４へ転送する入力処理３０６を実行する。表示処理管理部３４は、発言オブジェクトの入力処理３０６を受け、処理３０７において、発言エリア１２０４の更新を行う。

最後に、表示処理管理部３４は、処理３１２において、いずれかの参加者によって記録停止ボタン１２０８が押下されたことを検知すると、処理３１３において、発言データ管理部３３に待ち受け終了要求を発する。発言データ管理部３３は、この処理３１３をトリガとして、記録終了処理３１４を実行し、待ち受け状態を解除する。記録終了処理３１４は、フラグがセットされたまま、記録停止ボタン１２０８が押下された場合にフラグを解除する動作である。

ここで、図７にしたがって、処理３０５、３０６における発言オブジェクトの取得と記録処理を詳細に説明する。発言オブジェクトの取得と登録は、発言の解析処理７０１、発言イベント開始時の処理７０３〜７０５、発言オブジェクトの登録に関する処理７０６〜７０７、イベント終了時の処理７０９〜７１１に分けられる。

処理７０１において、発言データ管理部３３は、発言データ取得部２１から音声情報が入力されたときに、発言の解析を行う。発言の解析は、発言のテキスト化と発言した参加者の特定である。発言データ管理部３３は、発言情報から発言された内容を抽出して、テキストデータを作成する。また、入力された音声信号から声紋を特定し、参加者データテーブルにある参加者の声紋情報と比較して、発言した参加者を特定する。なお、参加者毎に発言者設定ボタンを設けて、発言者のボタンの操作により発言者を特定してもよい。

処理７０２において、発言データ管理部３３は、フラグが発言中にセットされているかを確認する。新しい発言の場合、フラグはまだセットされていないので、処理７０３において、発言データ管理部３３は、クロック部１４から発言イベントの開始時刻を取得して、処理７０４において、フラグを発言中にセットする。発言動作データテーブル１１０１に、フラグ状態１１０４と参加者名８０９が記録される。なお、発言の開始のタイミングは、音声入力レベルが閾値を超えた時点である。

処理７０５において、発言データ管理部３３は、発言イベントの開始情報の登録を行う。すなわち、発言イベントデータテーブル１１０２に、現在発言中の参加者名８０９、イベント日時１１０６、イベント開始時刻１１０７、イベント終了時刻１１０８を新規要素として、会議ＩＤ８０３と関連付けて記録する。なお、イベント日時１１０６とイベント開始時刻１１０７は、処理７０３において取得した発言イベントの開始日時と時刻であり、イベント終了時刻１１０８は、未確定であるので、デフォルト値“ＮＵＬＬ”などを設定する。

処理７０６、７０７において、発言データ管理部３３は、発言オブジェクトの登録を行う。発言イベントが開始された後、同一の参加者の発言が継続している場合に、この登録が行われる。同一の参加者による発言が継続中であるという判断は、フラグがセットされていること、および発言者が登録された参加者名８０９と同一であることの２条件を満たすときになされる。

まず、処理７０６において、発言データ管理部３３は、発言オブジェクトの作成時刻を取得する。イベント開始時刻１１０７を起点として、音声入力レベルが閾値を超えているときの時刻から経過時間を算出し、この経過時間を生成開始時刻１１１０と定義する。処理７０７において、発言データ管理部３３は、生成開始時刻１１１０、発言をテキスト化したオブジェクト１１１１に、イベントを特定するイベントＩＤ１１０５およびオブジェクトを特定するオブジェクトＩＤ１１０９を関連付けて、発言オブジェクトデータテーブル１１０３に新規要素として記録する。

処理７０９〜７１１において、発言データ管理部３３は、発言イベントの終了の処理を行う。すなわち、フラグがセットされているとき、異なる参加者による発言が行われた場合にこの処理が実行される。処理７０９において、発言データ管理部３３は、イベント終了時刻１１０８を取得する。イベント終了時刻１１０８として、前回の発言オブジェクトの生成終了時刻とイベント開始時刻を足し合わせて、イベント終了時刻とする。処理７１０において、発言データ管理部３３は、フラグを解除する。そして、新たな参加者名８０９を発言動作データテーブル１１０１に記録して、フラグをセットする。処理７１１において、発言データ管理部３３は、イベント終了時刻１１０８をデフォルト値から更新する。その後、処理７０１〜７０８を実行し、他の参加者による発言イベントの記録を開始する。なお、発言中に画面の記録停止ボタン１２０８が操作されたときにも、発言イベントの終了とされる。

以上のように、会議中の画面への書き込みおよび発言を時系列で管理することができ、書き込まれた画像や発言の内容を漏れなく記録することができる。また、書き込みや発言を画面に表示可能な画像データにしてオブジェクトを作成することにより、会議中にオブジェクトをリアルタイムに表示することができる。
次に、第３のステップである会議の監視について説明する。クライアント装置３は、会議中、参加者の入退室をチェックすることにより、会議の終了を監視している。参加者認証データ管理部３０は、図２の処理２２０〜２２２において、参加者の退室を監視する。参加者認証データ管理部３０が参加者の退室を検知すると、会議データ管理部３２は、処理２２２において、参加者の退室を入退室データテーブル９００に記録する。すなわち、クロック部１４から取得した退室時刻をイベント終了時刻９０４として更新する。このとき、表示処理管理部３４は、退室者に対応する書き込み者設定ボタン１２０３を画面から消去する。

会議データ管理部３２は、入退室データテーブル９００を参照して、全ての参加者の退室を監視する。会議データ管理部３２は、最後の参加者の退室を検知すると、会議終了処理２２５を開始する。

会議終了処理２２５として、発言データ管理部３３および書き込みデータ管理部３１は、図３に示した記録終了３１４、３１６を実行する。会議データ管理部３２は、会議データテーブル８０１の終了日時８０７をクロック部１４から取得した時刻にセットする。また、会議データ管理部３２は、参加者データテーブル８０２における認証データ８１０、８１１を会議終了後に破棄する。

会議データ管理部３２は、会議における資料データ、参加者データ、参加者毎のイベント、各イベントのオブジェクトおよび付加情報を会議ＩＤに関連付けて、記憶部１１に保存する。以上のように、書き込まれた画像や発言に関する情報は、画面に表示可能なデータ形式で逐一記録される。音声データや動画データで保存する場合に比べて、データ量を小さくすることができる。その結果、クライアント装置３は、議事録として画面に表示したり、印刷して出力することを容易に行える。

第４のステップである議事録の作成、閲覧について図４にしたがって説明する。会議の終了後、利用者の指示により、クライアント装置３は、議事録の再生を開始する。まず、表示処理管理部３４は、表示部１５に議事録閲覧用の認証画面を表示する。利用者が利用者名とパスワードを入力すると、表示処理管理部３４は、入力部１６から入力された利用者名とパスワードを認証サーバ２に送信する。認証サーバ２の認証処理部５２は、認証処理を行う。表示処理管理部３４は、認証サーバ２から認証の成功通知を受けると、利用者名を認証データとして議事録管理部３６に送信する処理４０１を行う。

議事録管理部３６は、認証データと参加者データテーブル８０２に記録されている認証データ８１０を参照して、受信した認証データの利用者が参加者として含まれる会議を検索する。そして、認証された利用者が参加した会議の設定データを抽出、取得する処理４０２を実行する。その後、処理４０３において、表示処理管理部３４に会議設定データを送信する。なお、利用者が、会議名あるいは会議ＩＤを指定した場合、議事録管理部３６は、この会議の設定データを記憶部１１から読み出す。

表示処理管理部３４は、会議に関する画面の表示処理４０４を実行する。すなわち、表示処理管理部３４は、図示しない議事録選択画面において、抽出された全会議の設定情報を表示し、利用者の選択を受け付ける。また、図示しない議事録再生条件選択画面を表示し、利用者の選択を受け付ける。ここでは、議事録の再生は、１つの会議について選択可能である。再生条件は「通常」あるいは「高速」のいずれかである。処理４０５において、表示処理管理部３４は、利用者が選択した会議および再生条件に関する会議情報を議事録管理部３６に送信する。

議事録管理部３６は、入力された会議情報に基づいて、処理４０６〜４０８において、会議中に発生した入退室イベント、書き込みイベント、発言イベントおよび各イベントのオブジェクトを取得する。すなわち、処理４０６において、会議情報に含まれる会議ＩＤをキーとして、対象会議の入退室データテーブル９００を読み込む。処理４０７において、会議ＩＤをキーとして、対象会議の発言イベントデータテーブル１１０２を取得する。そして、発言オブジェクトデータテーブル１１０３から発言イベント毎の全オブジェクトを取得する。処理４０８において、処理４０７と同様に、書き込みイベントデータテーブル１００２および書き込みオブジェクトデータテーブル１００３より対象会議中に作成された全オブジェクトを取得する。その後、変換処理４０９を実行する。

変換処理４０９において、議事録管理部３６は、入退室データテーブル９００と会議設定データテーブル８００の会議ＩＤをキーとして関連付け、利用者が選択した会議について、入退室イベントの開始時刻および終了時刻を会議開始時刻からの経過時間に換算する処理を実行する。

また、議事録管理部３６は、書き込みデータテーブル１０００と発言データテーブル１１００について、すべてのイベントのアクタである参加者とオブジェクトに対してイベントＩＤをキーとして関連付ける処理を行う。そして、会議の開始時刻とオブジェクトの生成開始時刻とから、会議の開始時刻を基準としたオブジェクトの生成開始までの経過時間を算出する処理を行う。ただし、再生条件が高速であった場合、オブジェクトの生成開始までの経過時間は、会議の開始時刻を基準としたイベント開始までの経過時間とし、同一イベントのオブジェクトの生成開始までの経過時間は等しい値とする。同様に、イベント終了経過時間は、生成終了経過時間とする。

処理４１０において、議事録管理部３６は、処理４０９において変換したオブジェクト群および入退室イベントを表示処理管理部３４に送信する。表示処理管理部３４は、議事録画面の描画処理４１１を実行する。

表示部１５の画面に、参加者の発言の内容が参加者名とともに時系列に表示され、この発言時に表示されていた画像が同時に表示される。この画像は、書き込まれた画像だけでなく、資料データの画像も含んでいる。

処理４１１において、表示処理管理部３４は、まず、会議の開始時刻から会議の終了時刻までの経過時間を算出する。次に、クロック部１４への問い合わせにより議事録再生開始時刻を取得し、再生動作を行う。再生動作中は定期的にクロック部１４への問い合わせを行い、再生開始からの経過時間が、あるオブジェクトの生成開始までの経過時間に達すると、該オブジェクトを描画し、議事録画面を更新する。また、再生開始からの経過時間が、入退室イベントの開始時刻および終了時刻に達すると、議事録画面を更新する。再生開始からの経過時間が会議の経過時間に達するまで、以上の処理を繰り返す。

会議の経過時間に達すると、表示処理管理部３４は、処理４１２において、議事録の再生を停止する。ただし、再生経過時間は、必ずしもクライアントマシン１内のクロックの変化と一対一に対応する必要はなく、クロックの変化に対し再生経過時間は２倍するなどの早送り再生等を設定することは可能である。

以上のように、電子会議システムは、手書きで入力された書き込みオブジェクトをベクタデータとして、発言をテキストデータとして作成し、参加者および作成時刻と関連付けた議事録を容易に再生することができる。また、上記システムによれば、各オブジェクトを作成時刻順に、あるいはオブジェクト群を一括で再生することも可能である。したがって、利用者は、発言の内容を含んだ議事録を時系列に閲覧することができる。

ここで、議事録の再生に関する他の形態として、書き込みイベントに関する情報を含むように議事録を再生する。すなわち、図４の処理４０９において、議事録管理部３６は、書き込みイベントの開始時刻を会議開始時刻からの経過時間に換算する。表示処理管理部３４は、処理４１１において、再生開始からの経過時間があるオブジェクトの生成開始までの経過時間に達すると、該オブジェクトを描画し、議事録画面を更新する処理を実行する。ただし、同時にこの画面において、表示処理管理部３４は、利用者による入力を受け付ける。利用者の入力がオブジェクトの選択であった場合、表示処理管理部３４は、オブジェクト群が属する書き込みイベントのアクタである参加者名８０９と開始時刻を表示する。なお、その他の構成および動作は、上記の実施形態と同じである。

これによって、オブジェクト群が属する書き込みイベント毎に、書き込みした参加者と書き込み日時を表示することが可能となる。したがって、具体的な議事録を作成でき、議事録の利用価値を高めることができる。

また、議事録を閲覧するとき、必要な情報だけを知りたい場合がある。そこで、議事録管理部３６は、参加者や日時等の付加情報に基づいて議事録を作成する。すなわち、議事録管理部３６は、利用者によって指定された参加者に関連する会議あるいはイベントを抽出して、必要な項目によって構成される議事録を作成する。

図４の処理４０４において、表示処理管理部３４は、表示部１５に議事録選択画面を表示する。この画面には、複数の会議における参加者の一覧が会議毎に表示される。利用者は、画面上で複数の参加者の中から所望の参加者を選択する。表示処理管理部３４は、入力された操作情報に基づいて、指定された参加者を特定する。そして、表示処理管理部３４は、この参加者が出席した会議を参加者データテーブルに基づいて抽出し、絞り込まれた会議の一覧を表示する。利用者は、表示された会議の一覧の中から所望の会議を選択する。

このとき、付加情報による絞り込みをオプションとして設定することができる。例えば、「選択した参加者の発言と書き込みだけを確認する」という選択画面を表示する。これによって、利用者は、議事録の必要な項目だけを閲覧することができる。

表示処理管理部３４は、選択された会議を再生するための会議情報を議事録管理部３６に送信する。議事録管理部３６は、表示処理管理部３４から会議情報を受信すると、処理４０６〜４０８において、特定の参加者が出席した会議に関連する情報を各データテーブルから取得する。そして、議事録管理部３６は、変換処理４０９を行って、変換した特定の会議に関するオブジェクト群を表示処理管理部に送信する。表示処理管理部は、特定の会議の議事録を時系列に表示する。

オプションが選択されている場合、議事録管理部３６は、処理４０６〜４０８において、選択された参加者以外の参加者に関連する情報を対象外として、特定の参加者に関連する情報だけを抽出する。これにしたがって、表示処理管理部３４は、特定の会議における特定の参加者の発言の内容および書き込んだ画像を表示する。なお、その他の構成および動作は、上記の実施形態と同じである。

このように、利用者は、特定の参加者が出席した会議の議事録を閲覧することができる。さらに、その会議における特定の参加者の入退室の記録、書き込みの内容、発言の内容といった必要な項目だけを容易に確認することができる。

また、選択の対象を参加者の代わりに、会議の日時とした場合、図４の処理４０４において、表示処理管理部３４は、表示部１５に議事録選択画面を表示する。この画面には、日付の入力画面あるいは日付の一覧が表示される。利用者は、画面上で所望の日付を選択する。表示処理管理部３４は、指定された日付に開催された会議を会議データテーブル８０１から検索する。そして、表示処理管理部３４は、指定された日付の会議の一覧を表示する。利用者は、表示された会議の一覧の中から所望の会議を１つあるいは複数選択する。

表示処理管理部３４は、選択された１つの会議に対する会議情報を送信する。この会議情報には、待ち受け継続フラグが含まれている。待ち受け継続フラグは、次に再生すべき会議がある場合にセットされる。議事録管理部３６は、表示処理管理部３４から会議情報を受信すると、処理４０６〜４０８において、指定された会議に関連する情報を各データテーブルから取得する。そして、議事録管理部３６は、変換処理４０９を行って、変換した特定の会議に関するオブジェクト群を表示処理管理部３４に送信する。表示処理管理部３４は、特定の会議の議事録を時系列に表示する。

表示処理管理部３４は、待ち受け継続フラグを確認して、フラグがセットされている場合、次の会議情報を送信する。議事録管理部３６からのオブジェクト群が送信されると、表示処理管理部３４は、選択された会議の議事録を表示する。これにより、利用者は指定の日に行われた会議の議事録を閲覧することができる。

上記の実施形態では、資料データはスキャナによって読み取っている。このスキャナは、クライアント装置３に搭載されているか、あるいはクライアント装置３に直接接続されたものである。しかし、スキャナがない場合であっても、クライアント装置３は、スキャナ以外から資料データを取得することが可能である。

クライアント装置３は、記憶部１１に資料データが保存されたとき、資料データの入力とみなす。すなわち、記憶部１１に、資料フォルダが設けられる。資料データ管理部３５は、待ち受け状態にあるとき、一定間隔で資料フォルダを監視する。参加者が資料データを資料フォルダに保存すると、資料データ管理部３５は、この保存を検知すると、資料データの入力による会議の開始と判断する。

ここで、参加者は、クライアント装置３において資料データを作成し、この資料データを資料フォルダに保存する。あるいは参加者は、ネットワークに接続された端末装置や画像処理装置からクライアント装置３に資料データを送信し、資料データ管理部３５は、この資料データを資料フォルダに保存する。

このように、クライアント装置３において、ファイルの保存やドラッグアンドドロップ等の簡単な操作により、会議を開始することが可能となる。

さらに、クライアント装置３の資料フォルダを共有フォルダとしてもよい。これによって、クライアント装置３にネットワークを通じて接続されたパーソナルコンピュータ等の端末装置は、資料フォルダに直接アクセスすることができる。そこで、参加者は、端末装置において、資料フォルダに資料データを保存する。これによって、資料データはクライアント装置３の記憶部１１に保存される。資料データ管理部３５は、資料フォルダに資料データが保存されたことを検知すると、資料データの入力による会議の開始と判断する。

したがって、参加者は、事前に資料データを入力することができ、会議の準備を容易に行える。しかも、会議中であっても、必要な資料を容易に追加することができる。

上記のように、ネットワークを利用して、資料データを入力する代わりに、外部の記憶媒体を利用してもよい。記憶媒体は、ＵＳＢメモリ、光ディスク、ＨＤＤ装置といった外付けの記憶装置である。資料データ取得部２２は、記憶媒体に保存されているデータを読み書きできる。

参加者がクライアント装置３に記憶媒体を接続すると、制御部１２は、記憶媒体のファイル構造を取得して、データを一覧表示する。参加者が、データの中から資料データを選択すると、制御部１２は、記憶媒体から資料データを読み出し、資料フォルダに保存する。資料データ管理部３５は、資料フォルダを一定間隔で監視しており、資料データが保存されたことを検知すると、資料データの入力による会議の開始と判断する。

記憶媒体を利用することにより、資料データの存在場所は明確となる。そのため、資料データを探すことなく、すばやく資料データを入力することができる。

上記した電子会議システムでは、１室に設置されたクライアントマシン１において、議事録を作成する。これに代わり、複数のクライアントマシン１が協働して議事録を作成することもできる。すなわち、電子会議システムとして、図１３に示すように、複数のクライアントマシン１と、各クライアントマシン１を管理するメインサーバ５と、認証サーバ２とから構成される。これらがネットワークを通じて通信可能に接続される。クライアントマシン１は、異なる場所、例えば異なる会議室に設置される。

クライアントマシン１は、クライアント装置３および周辺機器によって構成され、クライアントマシン１および認証サーバ２は、上記実施形態のものと同じである。ただし、クライアント装置３は、記憶部１１にメインサーバ識別情報記憶部４５を有する。メインサーバ識別情報記憶部４５は、メインサーバ３の名称、ＩＰアドレス、設置場所等の識別情報を記憶している。

メインサーバ５は、クライアント装置３から取得部１０を除いた構成とされ、会議に関する情報を取得する機能以外はクライアント装置３と同じ機能を有する。なお、クライアント装置３の１つがメインサーバ５となってもよい。

メインサーバ５の記憶部６０には、クライアント装置３と同じ会議データ記憶部６１、書き込みデータ記憶部６２、発言データ記憶部６３を有し、会議に関するデータをクライアント装置３と共有する。そして、記憶部６０は、クライアント情報記憶部６４も有する。クライアント情報記憶部６４は、会議に参加するクライアント装置３に関する情報を記憶する。

メインサーバ５の制御部７０は、クライアント装置３の制御部１２と同じ参加者認証データ管理部７１、書き込みデータ管理部７２、会議データ管理部７３、発言データ管理部７４、議事録管理部７５を有し、さらに各クライアント装置３の動作状況を管理するクライアント管理部７６を有する。この制御部７０は、会議に関する各種のデータを管理するとともに、複数のクライアント装置３の動作を制御して、メインサーバ５へのアクセスの許可あるいは禁止を行う。すなわち、メインサーバ５の制御部７０は、会議に参加する複数のクライアント装置３を管理して、各クライアント装置３が記録したオブジェクトおよび付加情報を収集する。そして、これらのオブジェクトおよび付加情報を統合して、会議の議事録を作成する。

クライアント装置３の管理に際して、メインサーバ５では、制御部７０は、図１４に示すようなステータスデータテーブル１４００を作成する。ステータスデータテーブル１４００は、会議ＩＤ８０３、会議に参加するクライアント装置情報１４０１、ステータス１４０２を保存する。ステータスデータテーブル１４００は、記憶部６０のクライアント情報記憶部６４に保存されている。ステータス１４０２は、議事録の再生に関する現況を表し、「再生中」、「設定なし」のいずれかのフラグが書き込まれる。

会議を開始するとき、メインサーバ５およびクライアント装置３の各制御部１２、７０は、会議支援システムを立ち上げ、上記の第１〜第４のステップを実行する。まず、第１のステップにおいて、会議の開始動作は、上記実施形態と同様に、参加者による会議資料の登録によりスタートする。クライアント装置３の会議データ管理部３２は、図２の処理２０４によって資料データの入力を検知すると、図示しない会議メニュー選択画面を表示する。そして、会議データ管理部３２は、ユーザの所望するメニューがオフライン会議の開始であるか、新規オンライン会議の開始であるか、あるいは進行中のオンライン会議への参加であるかを確認する。

オフライン会議は、上記実施形態のような１つのクライアント装置３を使用する会議である。オフライン会議が選択された場合には、以降上記と同じ動作を行う。オフライン会議でも、メインサーバ５は、クライアント装置３からオブジェクトおよび付加情報を受け取って、記憶部６０に保存する。すなわち、オフライン会議の議事録は、クライアント装置３およびメインサーバ５において作成される。

オンライン会議は、複数のクライアント装置を使用して行う会議である。新規オンライン会議が選択された場合は、会議データ管理部３２は、会議設定の入力画面の描画を表示処理管理部３４に要求する処理２０５を実行する。資料データ管理部３５は、資料データ及び会議名８０４と議題８０５をメインサーバの記憶部１３０７に送信する。

進行中のオンライン会議での参加が選択された場合には、クライアント装置３の会議データ管理部３２は、メインサーバ５の会議データ管理部７３に現在行われている会議を問い合わせる。すなわち、進行中の会議に対する会議参加要求がメインサーバ５に送信される。メインサーバ５の制御部７０は、現在行われている会議の一覧をクライアント装置３に送信する。クライアント装置３の会議データ管理部３２は、メインサーバ５からの受信情報に基づいて、会議選択用のユーザ入力画面を表示する。ユーザの選択により会議が指定されると、クライアント装置３の会議データ管理部３２は、メインサーバ５の会議データ管理部７３に資料データ及び会議ＩＤ８０３を送信する。なお、データの送信は、予めサーバ識別情報記憶部４５に登録されたサーバ情報に基づいて行われる。

メインサーバ５はクライアント装置３から会議開始要求を受けると、制御部７０は、記憶部の会議データテーブル８０１とステータスデータテーブル１４００に新規情報を追加する。

次に、第２、第３のステップにおける会議の監視とイベント通知に関する動作について説明する。入退室登録は図２と同様のフローで実行される。ただし、処理２１６および２２２の入退室登録は、メインサーバ５の会議データ記憶部５１に対して行われる。クライアント装置３の会議データ管理部３２は、メインサーバ５に登録データを送信する。メインサーバ５の制御部７０は、受信した登録データを会議データ記憶部６１に保存する。

また、入退出イベントは、メインサーバ５の会議データ管理部７３により管理される。メインサーバ５の会議データ管理部７３は、クライアント装置３によって検知された参加者の入退室データを受け取り、会議データ記憶部６１内の入退室データ記憶部に保存する。そして、メインサーバ５の制御部７０は、クライアント装置３の制御部１２を通じて、表示処理管理部３４に参加者に関する表示を更新させる。

書き込みイベントおよび発言イベントの取得と記録処理は、図３と同様のフローで実行される。ただし、処理３０５、３０９のオブジェクトの取得と記録において、オブジェクトの記録先がメインサーバ５の記憶部６０である。クライアント装置３の制御部１２は、発言オブジェクトあるいは書き込みオブジェクトを作成すると、このオブジェクトをメインサーバ５に送信する。メインサーバ５の制御部７０は、受信したオブジェクトを発言データ記憶部６３あるいは書き込みデータ記憶部６２に保存する。

そして、処理３０６、３１０のオブジェクトの出力は、メインサーバ５の制御部７０が行う。制御部７０は、各クライアント装置３に発言オブジェクトあるいは書き込みオブジェクトの表示を指示する。クライアント装置３の表示処理管理部３４は、メインサーバ５からオブジェクトを受け取ると、表示部１５の画面の更新処理を行う。画面には、参加者の発言した内容あるいは書き込んだ画像が表示される。

このように、メインサーバ５が記録されたオブジェクトを各クライアント装置３に出力することにより、１つのクライアント装置３で起こった事象が他のクライアント装置３に通知されることになる。他のクライアント装置３は、現在の会議の進行状況を認識することができる。したがって、会議において、無駄な書き込みや発言をなくすことができる。

議事録の閲覧と閲覧状態の通知に関する動作である第４のステップについて説明する。１つのクライアント装置３において、会議の進行中に、図１２に示す会議メイン画面中の再生ボタン１２０９あるいは再生停止ボタン１２１０が押下されると、クライアント装置３の表示処理管理部３４は、このボタンの押下をメインサーバ５の制御部７０に通知する。

メインサーバ５では、制御部７０が、書き込み動作データテーブル１００１の書き込みフラグ１００４の値に応じて、以下の処理を行う。書き込みフラグ１００４が「書き込み中」の場合、メインサーバ５の制御部７０は、書き込みが行われているクライアント装置３を除く他のクライアント装置３からのアクセスを拒否して、いかなる処理も実行しない。制御部７０は、再生開始処理が失敗したことをクライアント装置３に通知する。すなわち、参加者が画面に書き込むという事象が起こっているとき、クライアント装置３の制御部１２は、オブジェクトを記録中である。このとき、メインサーバ３は、議事録の再生を禁止する。したがって、作成中の議事録が再生されることを防げる。

書き込みフラグ１００４の値が「書き込み中」以外の場合、メインサーバ５の制御部７０は、クライアント装置３のアクセスを許容する。クライアント装置３の制御部１２は、再生ボタン１２０９の押下を検知すると、メインサーバ５に再生の要求を通知する。メインサーバ５の制御部７０は、ステータスデータテーブル１４００において、当事者のクライアント装置３のステータス１４０２を「再生中」に変更し、書き込み動作データテーブル１００１の書き込みフラグ１００４を「書き込み禁止」に変更する。

なお、書き込みフラグ１００４が「書き込み禁止」に設定されているとき、メインサーバ５の制御部７０は、各クライアント装置３のアクセスを拒否する。すなわち、書き込みが行われているクライアント装置３を除く他のクライアント装置３では、書き込みや発言といった入力が無効とされる。また、他のクライアント装置３からの議事録の再生の要求も拒否される。

続いて、メインサーバ５の制御部７０は、全てのクライアント装置３の表示処理管理部３４に対して、再生イベントの開始を通知する。再生イベントは、クライアント装置情報１４０１と関連付けられる。これにより、各クライアント装置３の表示部１５において、他のクライアント装置３が再生状態であるか否かを確認するための図示しないアイコンが会議メイン画面に表示される。

当事者のクライアント装置３は、メインサーバ５から再生イベントの開始通知を受け取ると、制御部１２は、図示しない議事録選択画面および議事録再生条件選択画面を表示させる。そして、制御部１２は、選択された再生条件と対象会議をメインサーバ５の議事録管理部７５に送信する。メインサーバ５の制御部７０は、選択された会議のオブジェクトをクライアント装置３に送信する。クライアント装置３では、議事録が再生される。

なお、オフライン会議が対象会議である場合、クライアント装置３の議事録管理部３６は、選択された会議の議事録に関するオブジェクトを記憶部１１から読み出す。なお、会議のオブジェクトがメインサーバ５の記憶部６０に保存されている場合、クライアント装置３の制御部１２は、メインサーバ５から必要なオブジェクトを受け取る。そして、制御部１２は、このオブジェクトに基づいて議事録を再生する。

また、クライアント装置３の制御部１２は、再生停止ボタン１２１０の押下を検知すると、メインサーバ５に再生の停止を通知する。メインサーバ５の制御部７０は、停止の通知に応じて、ステータスデータテーブル１４００の該当するクライアント装置３のステータスを変更し、「未設定」に設定する。この変更によって、１つの会議における全てのステータス１４０２が未設定になると、メインサーバ５の制御部７０は、書き込みフラグ１００４を「書き込み禁止」から「書き込み可能」に変更する。

これによって、この会議に対して、メインサーバ５の制御部７０は、各クライアント装置３のアクセスを許容する。各クライアント装置３は、書き込みや発言といった入力を可能とする。また、クライアント装置３は、会議の議事録を再生することができる。

進行中の会議において、クライアント装置３は、イベントが発生していないときに議事録を再生することができる。そのため、参加者は、会議の進行を妨げることなく、議事録を振り返ることができる。

メインサーバ５は、進行中の会議に参加している複数のクライアント装置３を管理し、各クライアント装置３で記録されたオブジェクトを一元化して保存す。そのため、各クライアント装置３は、メインサーバ５にアクセスすることにより、個々に議事録を再生することができる。すなわち、１つの会議の異なる時刻における議事録が、それぞれ異なるクライアント装置において再生される。したがって、複数の参加者は、各自必要な議事録を振り返ることができる。

なお、本発明は、上記実施形態に限定されるものではなく、本発明の範囲内で上記実施形態に多くの修正および変更を加え得ることは勿論である。表示部であるディスプレイとクライアント装置とを一体としてもよい。議事録の再生において、表示部の画面に表示して、利用者が閲覧できるようにするだけでなく、クライアント装置からネットワークを通じて端末装置に議事録を送信し、端末装置の表示部に表示させてもよい。また、画像処理装置に議事録を送信して、記録シートに印刷して出力するようにする。議事録は書類として閲覧可能となる。

本発明の電子会議システムを構成するクライアント装置の概略ブロック図会議支援システムの動作シーケンスを示す図書き込みおよび発言の記録動作のシーケンス図議事録の再生動作のシーケンス図参加者の認証動作のシーケンス図書き込みオブジェクトを記録するときのフローチャート発言オブジェクトを記録するときのフローチャート会議設定データテーブルを示す図入退室データテーブルを示す図書き込みデータテーブルを示す図発言データテーブルを示す図会議メイン画面を示す図電子会議システムを構成するメインサーバおよびクライアント装置の概略ブロック図ステータスデータテーブルを示す図

符号の説明

１クライアントマシン
２認証サーバ
３クライアント装置
５メインサーバ
１０取得部
１１記憶部
１２制御部
１５表示部
１６入力部
２０参加者認証データ取得部
２１発言データ取得部
２２資料データ取得部
３０参加者認証データ管理部
３１書き込みデータ管理部
３２会議データ管理部
３３発言データ管理部
３４表示処理管理部
３５資料データ管理部
３６議事録管理部
４５サーバ識別情報記憶部
６０記憶部
６４クライアント情報記憶部
７０制御部
７６クライアント管理部

Claims

複数のクライアント装置と、各クライアント装置を管理するメインサーバとが通信可能に接続され、クライアント装置は、会議中に事象が起こったとき、事象に関する情報を取得する取得部と、事象をオブジェクトとして記憶部に記録するとともに、事象に対する付加情報を記憶部に記録し、オブジェクトを時系列的に出力することによって議事録を作成する制御部とを備え、１つのクライアント装置に事象が起こったとき、メインサーバは、他のクライアント装置からのアクセスを拒否することを特徴とする電子会議システム。
会議中、事象が発生していないとき、メインサーバは、会議中の議事録の再生を許可することを特徴とする請求項１記載の電子会議システム。
複数のクライアント装置が同じ会議の異なる時刻における議事録をそれぞれ再生することを特徴とする請求項２記載の電子会議システム。
クライアント装置が発生した事象を記録中、メインサーバは、他のクライアント装置による事象の記録を無効にすることを特徴とする請求項２記載の電子会議システム。
クライアント装置が発生した事象を記録中、メインサーバは、他のクライアント装置による議事録の再生を禁止することを特徴とする請求項２記載の電子会議システム。
クライアント装置が会議の議事録を再生中、メインサーバは、その会議に対する他のクライアント装置からのアクセスを禁止することを特徴とする請求項２記載の電子会議システム。
メインサーバは、各クライアント装置による記録を統合して、１つの会議の議事録を作成することを特徴とする請求項２記載の電子会議システム。
メインサーバは、１つのクライアント装置が動作するたびに他のクライアント装置に通知することを特徴とする請求項２記載の電子会議システム。
クライアント装置は、表示部を有する端末装置に議事録を送信することを特徴とする請求項２記載の電子会議システム。
クライアント装置は、印刷機能を有する画像処理装置に議事録を送信することを特徴とする請求項２記載の電子会議システム。