JP2009070001A - 管理システム及び管理方法並びに管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】どのような通信方式を利用する場合であっても、迅速かつ簡単に初期登録を行うことができる管理システム及び管理方法並びに管理プログラムの提供。
【解決手段】画像形成装置２０の制御部２１に登録判定部を設け、電話回線方式のように即時相互通信が可能な通信方式を利用する場合は、画像形成装置２０が管理装置３０から登録許可通知を受信した段階で登録完了と判断し、電子メール方式やＨＴＴＰ方式のようにサーバなどが介在する通信方式の場合は、画像形成装置２０とサーバとの接続が確立した段階で仮登録完了と判断し、画像形成装置２０が管理装置３０から登録許可通知を取得した段階で登録完了と判断する。これにより、初期登録を迅速に行い、仮登録完了時点で所定の機能を利用可能にしてユーザの利便性を向上させ、初期登録の手順やタイミングの統一化を図って初期登録時の操作性を向上させる。
【選択図】図４

Description

本発明は、管理装置と被管理装置とを備える管理システム及び該管理システムにおける管理方法並びに被管理装置で動作する管理プログラムに関する。

コピー機能やファクシミリ機能、プリンタ機能、スキャナ機能などを備える複写機や複合機（ＭＦＰ：Multi Function Peripheral）など（以下、これらを総称して画像形成装置と呼ぶ。）が普及している。この画像形成装置は稼働率が高く消耗部品も多く、定期的に保守、点検を行う必要があることから、サービスマンがユーザ先に画像形成装置を設置する際に、画像形成装置と管理装置とを通信ネットワークを介して接続し、画像形成装置を管理装置に登録した後、管理装置は、画像形成装置から印刷枚数や使用頻度、メンテナンス履歴、各種部品の交換履歴などの管理情報を取得し、その管理情報に基づいて画像形成装置の管理を行っている。

ここで、画像形成装置と管理情報との通信方式として、従来より、画像形成装置と管理装置とを電話回線やＦＡＸ回線で接続し、データ信号をモデムで変調してアナログ電話回線を通して送受信する方式やデータ信号をＩＳＤＮ（Integrated Services Digital Network）などのデジタル電話回線を通して送受信する方式（以下、電話回線方式と呼ぶ。）が用いられている（例えば下記特許文献１参照）。

また、画像形成装置と管理装置とをインターネットなどの通信ネットワークを介して接続し、データを記述した電子メールをパケット化し、メールサーバを介して送受信する方式（以下、電子メール方式と呼ぶ。）も利用されている（例えば下記特許文献２参照）。

また、ＷｅｂＤＡＶ（Distributed Authoring and Versioning protocol for the WWW）サーバなどのＨＴＴＰ（Hypertext Transfer Protocol）サーバを利用して、管理装置及び画像形成装置の各々からデータの書き込み／読み取りを行う方式（以下、ＨＴＴＰ方式と呼ぶ。）も提案されている。更には、複数の通信方式の中から選択した通信方式でデータの送受信が可能な画像形成装置も提案されている。

特開２００５−４５４１６３号公報 特開２００２−５５７９６号公報

このように、画像形成装置と管理装置との間の通信方式は様々であり、各々の通信方式で接続の方法が異なるため、サービスマンがユーザ先で画像形成装置を管理装置に登録する処理（以下、初期登録と呼ぶ。）に時間がかかるという問題がある。

すなわち、電話回線方式では、画像形成装置と管理装置とが電話で繋がった状態で画像形成装置から登録要求通知を送信すれば、直ちに管理装置から登録許可通知を受信することができるため、初期登録を即時に完了することができるが、電子メール方式の場合は、画像形成装置と管理装置との間にメールサーバが介在しているため、画像形成装置から登録要求通知メールを送信しても、管理装置からいつ登録許可通知メールが届くか分からず、初期登録に時間がかかってしまう。同様に、ＨＴＴＰ方式の場合は、画像形成装置と管理装置との間にＨＴＴＰサーバが介在しているため、画像形成装置がＨＴＴＰサーバに登録要求通知を書き込んでも、管理装置がいつ登録許可通知を書き込むか分からず、やはり初期登録に時間がかかってしまう。

また、通信方式によって初期登録作業の手順が異なり、登録完了となるタイミングも異なるため、初期登録の操作が複雑になるという問題もある。

また、このような問題は画像形成装置を管理する場合に限らず、管理装置に登録して動作が管理される任意の被管理装置に対して同等に生じる。

本発明は上記問題点に鑑みてなされたものであり、その主たる目的は、どのような通信方式を利用する場合であっても、迅速かつ簡単に初期登録を行うことができる管理システム及び管理方法並びに管理プログラムを提供することにある。

上記目的を達成するため、本発明は、管理装置と、前記管理装置に管理される被管理装置と、が通信ネットワークで接続される管理システムにおいて、前記被管理装置は、前記被管理装置から前記管理装置に登録要求通知を送信し、前記登録要求通知に対して前記管理装置から前記被管理装置に登録許可通知を返信する初期登録に際して、前記管理装置と前記被管理装置とが即時相互通信が可能な第１の通信方式で通信する場合は、前記被管理装置が前記管理装置からの前記登録許可通知を受信した段階で本登録完了と判断し、前記管理装置と前記被管理装置とがサーバを介した第２の通信方式で通信する場合は、前記被管理装置と前記サーバとの接続が確立した段階で仮登録完了と判断し、前記被管理装置が前記管理装置からの前記登録許可通知を取得した段階で本登録完了と判断する登録判定部を少なくとも備えるものである。

本発明においては、前記仮登録完了及び前記本登録完了を識別可能に表示する表示部を更に備える構成とすることができる。

また、本発明においては、前記第１の通信方式は、前記管理装置と前記被管理装置とが電話回線で接続される方式であり、前記第２の通信方式は、前記管理装置と前記被管理装置とがメールサーバ又はＨＴＴＰサーバを介して接続される方式とすることができる。

また、本発明においては、前記被管理装置と前記サーバとの接続が確立した段階とは、前記被管理装置が前記メールサーバに前記登録要求通知のメールを送信した段階、又は、前記被管理装置が前記ＨＴＴＰサーバに前記登録要求通知を格納するディレクトリを作成した段階とすることができる。

また、本発明においては、前記登録判定部は、前記仮登録完了と判断した場合は、前記被管理装置に予め設けられた機能のうちの一部の機能の使用を許可する構成とすることができる。

また、本発明においては、前記登録判定部は、前記第２の通信方式において前記仮登録完了の判断を行うか否かが選択可能に構成することができる。

また、本発明は、管理装置と、前記管理装置に管理される被管理装置と、が通信ネットワークで接続される管理システムにおける管理方法であって、前記被管理装置から前記管理装置に登録要求通知を送信し、前記登録要求通知に対して前記管理装置から前記被管理装置に登録許可通知を返信する初期登録に際して、前記管理装置と前記被管理装置とが即時相互通信が可能な第１の通信方式で通信する場合は、前記被管理装置が前記管理装置からの前記登録許可通知を受信した段階で本登録完了と判断し、前記管理装置と前記被管理装置とがサーバを介した第２の通信方式で通信する場合は、前記被管理装置と前記サーバとの接続が確立した段階で仮登録完了と判断し、前記被管理装置が前記管理装置からの前記登録許可通知を取得した段階で本登録完了と判断するものである。

また、本発明は、通信ネットワークを介して管理装置に接続される被管理装置で動作する管理プログラムであって、コンピュータを、前記被管理装置から前記管理装置に登録要求通知を送信し、前記登録要求通知に対して前記管理装置から前記被管理装置に登録許可通知を返信する初期登録に際して、前記管理装置と前記被管理装置とが即時相互通信が可能な第１の通信方式で通信する場合は、前記被管理装置が前記管理装置からの前記登録許可通知を受信した段階で本登録完了と判断し、前記管理装置と前記被管理装置とがサーバを介した第２の通信方式で通信する場合は、前記被管理装置と前記サーバとの接続が確立した段階で仮登録完了と判断し、前記被管理装置が前記管理装置からの前記登録許可通知を取得した段階で本登録完了と判断する登録判定部として機能させるものである。

このように、本発明では、管理装置と被管理装置とがサーバなどを介して接続される場合は、被管理装置とサーバとの接続が確立した段階で仮登録完了と判断するため、初期登録を迅速に行うことができ、初期登録時の操作を簡単にすることができる。

本発明の管理システム及び管理方法並びに管理プログラムによれば、下記記載の効果を奏する。

本発明の第１の効果は、どのような通信方式を利用する場合であっても、迅速に初期登録を行うことができるということである。その理由は、電話回線方式のように即時相互通信が可能な通信方式を利用する場合は、被管理装置が管理装置から登録許可通知を受信した段階で登録完了と判断するが、電子メール方式やＨＴＴＰ方式のようにサーバなどが介在する通信方式の場合は、被管理装置とサーバとの接続が確立した段階で仮登録完了と判断し、被管理装置が管理装置から登録許可通知を取得した段階で登録完了と判断するため、仮登録の概念を導入することにより、管理装置からの応答を待つ必要がなくなるからである。

また、本発明の第２の効果は、どのような通信方式を利用する場合であっても、簡単に初期登録を行うことができるということである。その理由は、仮登録の概念を導入することにより、通信方式を意識することなくいずれの通信方式であっても同様の手順及びタイミングで初期登録を行うことができるからである。

また、本発明の第３の効果は、汎用性の高い管理システムを提供することができるということである。その理由は、仮登録を判断するか否かを選択可能として、状況に応じて、確実（だが遅い）本登録を採用するか、簡便（だが保証のない）仮登録を採用するかを使い分けることができるからである。また、ＨＴＴＰ方式の場合は、ＨＴＴＰサーバ（ＷｅｂＤＡＶサーバ）のディレクトリ情報で被管理装置を管理することができるため、サーバを独立させて管理することが可能となるからである。

従来技術で示したように、画像形成装置を管理装置で管理可能にするためには、サービスマンがユーザ先で画像形成装置の初期登録を行う必要があるが、画像形成装置と管理装置との通信方式には、電話回線方式、電子メール方式、ＨＴＴＰ方式など、様々な方式があり、特に、電子メール方式やＨＴＴＰ方式では管理装置からの応答を待つ必要があるため、初期登録に時間がかかるという問題があった。また、各々の通信方式で手順や登録完了までのタイミングが異なるため、初期登録時の操作が複雑になるという問題もあった。

一方、画像形成装置の機能には、通信ネットワークに接続されるクライアントの指示に従って印刷ジョブを出力するプリンタ機能やクライアントから送信される印刷ジョブを保存する機能のように、セキュリティ上の観点から登録が必要となる機能もあれば、原稿台に載置された原稿を読み取って出力するコピー機能のように、特に登録を必要としない機能もあり、後者の機能は登録完了前に使えるようにしても何ら問題はなく、できるだけ早く画像形成装置を利用可能な状態にすることがサービス上好ましい。

そこで、本発明では、登録の概念として、画像形成装置が管理装置に登録要求通知を送信し、管理装置から登録許可通知を受け取った状態（すなわち、画像形成装置と管理装置とが確実に接続された、いわゆる「蜜結合」の状態）を示す本登録に加えて、画像形成装置とその直近の機器（例えば、メールサーバやＨＴＴＰサーバ）との接続が確立した状態（すなわち、画像形成装置と管理装置とが確実には接続されていない、いわゆる「疎結合」の状態）を示す仮登録という概念を導入し、仮登録の段階で登録完了とすることで、初期登録に要する時間を短縮すると共に、初期登録時の操作の統一化を図る。以下、図面を参照して具体的に説明する。

上記した本発明の実施の形態についてさらに詳細に説明すべく、本発明の一実施例に係る管理システム及び管理方法並びに管理プログラムについて、図１乃至図１０を参照して説明する。図１乃至図４は、本実施例の管理システムの構成を模式的に示す図である。また、図５は、本実施例の画像形成装置の構成を示すブロック図であり、図６は、管理装置の構成を示すブロック図である。また、図７乃至図１０は、本実施例の管理システムを用いた初期登録手続きの手順を示すフローチャート図である。

本実施例の管理システムは、管理対象となる１又は複数の被管理装置（本実施例では画像形成装置とする。）と、その１又は複数の被管理装置を管理する１又は複数の管理装置と、を含み、これらは通信ネットワークで接続されて構成される。この管理システムは、被管理装置と管理装置との間の通信方式によって以下のように分類される。

具体的には、図１に示す管理システム１０は、画像形成装置２０と管理装置３０とが、アナログ電話回線やデジタル電話回線、ＦＡＸ回線などで接続される方式（以下、電話回線方式と呼ぶ。）であり、このシステムでは、初期登録において、画像形成装置２０から管理装置３０に電話をかけ、電話回線接続後、画像形成装置２０から管理装置３０に初期登録を要求する情報（以下、登録要求通知）が送信され、管理装置３０から画像形成装置２０に初期登録を許可する情報（以下、登録許可通知と呼ぶ。）が直ちに返信される。

また、図２に示す管理システム１１は、画像形成装置２０と管理装置３０とが、ＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol/Internet Protocol）ネットワークで、ＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）サーバ及びＰＯＰ（Post Office Protocol）サーバ又はＩＭＡＰ（Internet Message Access Protocol）サーバなどのメールサーバ４０を介して接続される方式（以下、電子メール方式と呼ぶ。）であり、このシステムでは、初期登録において、画像形成装置２０から登録要求通知を記述した電子メール（以下、登録要求通知メールと呼ぶ。）が送信されてメールサーバ４０に蓄積され、管理装置３０は所定のタイミングでメールサーバ４０から登録要求通知メールを受信する。そして、管理装置３０から登録許可通知を記述した電子メール（以下、登録許可通知メールと呼ぶ。）が送信されてメールサーバ４０に蓄積され、画像形成装置２０は所定のタイミングでメールサーバ４０から登録許可通知メールを受信する。

また、図３に示す管理システム１２も電子メール方式であるが、画像形成装置２０が管理装置３０からのメールを取り込むことがセキュリティ上、制限される場合もあることから、このシステムでは、初期登録において、画像形成装置２０から登録要求通知メールが送信されて、メールサーバ４０に蓄積され、管理装置３０は所定のタイミングでメールサーバ４０から登録要求通知メールを受信して処理を完了する。このような方式を、以下、片方向電子メール方式と呼ぶ。

また、図４に示す管理システム１３は、画像形成装置２０と管理装置３０とが、ＴＣＰ／ＩＰネットワークで、ＷｅｂＤＡＶサーバなどのＨＴＴＰサーバ５０を介して接続される方式（以下、ＨＴＴＰ方式と呼ぶ。）であり、このシステムでは、初期登録において、画像形成装置２０がＨＴＴＰサーバ５０に登録要求通知を書き込み、管理装置３０は所定のタイミングでＨＴＴＰサーバ５０から登録要求通知を読み取る。そして、管理装置３０がＨＴＴＰサーバ５０に登録許可通知を書き込み、画像形成装置２０は所定のタイミングでＨＴＴＰサーバ５０から登録許可通知を読み取る。

なお、図１乃至図４では、電話回線方式、電子メール方式、ＨＴＴＰ方式の中のいずれかの通信方式を利用する管理システムを記載しているが、複数の通信方式で通信可能なシステムとしてもよい。また、登録要求通知や登録許可通知の内容は特に限定されず、登録要求通知には画像形成装置２０を識別可能な情報が含まれていればよい。

また、画像形成装置２０は、図５に示すように、制御部２１と、スキャナ部２２と、画像処理部２３と、プリンタ部２４と、記憶部２５と、表示・操作部２６と、通信制御部２７などを備えている。

制御部２１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）などにより構成される。ＣＰＵは、表示・操作部２６の操作により、ＲＯＭに記憶されている各種プログラムを読み出してＲＡＭに展開し、展開されたプログラムに従って、画像形成装置２０の各部の動作を制御すると共に、各部の状態を管理する。また、制御部２１は、登録判定部２１ａとして機能し、登録判定部２１ａは、電話回線方式のような即時相互通信が可能な方式で通信する場合、管理装置３０から登録許可通知を受信した段階で本登録完了と判断し、電子メール方式やＨＴＴＰ方式のような即時相互通信ができない方式で通信する場合は、画像形成装置２０とメールサーバ４０やＨＴＴＰサーバ５０との接続が確立した段階で仮登録完了と判断し、メールサーバ４０から登録許可通知メールを受信した段階又はＨＴＴＰサーバ５０から登録許可通知を読み取った段階で本登録完了と判断すると共に、仮登録完了時点で予め定められた機能（例えば、コピー機能）の使用を許可する制御を行う。この登録判定部２１ａはハードウェアとして構成してもよいし、コンピュータを登録判定部２１ａとして機能させる管理プログラムとして構成し、該管理プログラムを制御部２１上で動作させる構成としてもよい。

スキャナ部２２は、原稿に記録された情報を読み取るものであり、原稿を走査する光源と、原稿で反射された光を電気信号に変換するＣＣＤ（Charge Coupled Devices）と、電気信号をＡ／Ｄ変換するＡ／Ｄ変換器等により構成される。

画像処理部２３は、スキャナ部１２で読み取った画像（以下、スキャン画像と呼ぶ。）に対して、拡大／縮小、回転、周波数変換、ＲＧＢデータからＹＭＣＫデータへの色変換、階調補正等の各種画像処理を行う。

プリンタ部２４は、転写紙に印刷する画像を形成する画像形成部、形成した画像を転写紙に転写する転写部、転写した画像を定着させる定着部、転写紙を搬送する搬送部、画像形成部や転写部、定着部をクリーニングするクリーニング部などを備え、電子写真方式により、入力されたデータに基づいて、転写紙上に画像を形成して出力する。また、各サイズの転写紙の印刷枚数をカウントするカウンタを備え、全印刷枚数やサイズ毎の印刷枚数などの管理情報を制御部２１に送信する。

記憶部２５は、フラッシュメモリやハードディスク等により構成され、各種データや設定条件等を記憶する。特に、本実施例では、自装置を識別するための識別情報や、全印刷枚数やサイズ毎の印刷枚数、装置全体や各部分の使用頻度、メンテナンス履歴、部品の交換履歴などの管理情報を記憶する。

表示・操作部２６は、液晶表示装置（ＬＣＤ：Liquid Crystal Display）や有機ＥＬ（electroluminescence）表示装置上に、透明電極が格子状に配置された感圧式の操作部（タッチパネル）を設けて構成され、手指やタッチペン等で押下された力点のＸＹ座標を電圧値で検出し、検出された位置信号を操作信号として制御部２１に出力する。特に、本実施例では、初期登録の開始を指示する初期登録ボタンが設けられた初期登録画面を表示し、仮登録完了時や本登録完了時に、仮登録完了及び本登録完了を識別可能に表示するボタンやランプなどを備える。

通信制御部２７は、画像形成装置２０を通信ネットワークに接続する。この通信制御部２７は通信方式によって機能が異なり、電話回線方式の場合は、登録要求通知や登録許可通知を変調するモデムとして機能する。また、電子メール方式の場合は、メールサーバ４０（ＳＭＴＰサーバ）に対して登録要求通知メールを送信すると共に、メールサーバ４０（ＰＯＰサーバ）から登録許可通知メールを受信するメールマネージャとして機能し、電子メールのヘッダ情報の取得／作成や、電子メールの本体情報（添付ファイル）の取得／作成、ＭＩＭＥ（Multipurpose Internet Mail Extension）に準拠したエンコード／デコード、ＡＥＳ（Advanced Encryption Standard）に基づく暗号化／復号化などの処理を行う。また、ＨＴＴＰ方式の場合は、ＨＴＴＰサーバ５０（ＷｅｂＤＡＶサーバ）に登録要求通知を書き込んだり、ＨＴＴＰサーバ５０（ＷｅｂＤＡＶサーバ）から登録許可通知を読み取る制御を行い、ＨＴＴＰクライアントとして機能する。

また、管理装置３０は、図６に示すように、制御部３１と、記憶部３２と、表示部３３と、操作部３４と、通信制御部３５などを備えている。

制御部３１は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭなどにより構成される。ＣＰＵは、操作部３４の操作により、ＲＯＭに記憶されている各種プログラムを読み出してＲＡＭに展開し、展開されたプログラムに従って、管理装置３０の各部の動作を制御すると共に、画像形成装置２０の状態を管理する。また、登録要求通知に記述された画像形成装置２０の識別情報を読み取り、この識別情報に基づいて登録の許可／不許可を判断し、許可する場合は登録許可通知を作成する。

記憶部３２は、フラッシュメモリやハードディスク等により構成され、各種データを記憶する。特に、本実施例では、登録の許可／不許可の判断の基準となる情報や、各々の画像形成装置２０から取得した全印刷枚数やサイズ毎の印刷枚数、使用頻度、メンテナンス履歴、部品の交換履歴などの管理情報を記憶する。

表示部３３は、液晶表示装置や有機ＥＬ表示装置等からなり、制御部３１からの表示信号に従って画面上に各種管理画面などを表示する。また、操作部３４は、キーボードやマウス等からなり、登録の許可／不許可を手動で判断する場合は、登録許可通知の送信を指示する。

通信制御部３５は、管理装置３０を通信ネットワークに接続する。この通信制御部３５は、上述したように通信方式によって機能が異なり、電話回線方式の場合は、登録要求通知や登録許可通知を変調するモデムとして機能する。また、電子メール方式の場合は、メールサーバ４０（ＰＯＰサーバ）から登録要求通知メールを受信すると共に、メールサーバ４０（ＳＭＴＰサーバ）に対して登録許可通知メールを送信するメールマネージャとして機能する。また、ＨＴＴＰ方式の場合は、ＨＴＴＰサーバ５０（ＷｅｂＤＡＶサーバ）から登録要求通知を読み取ったり、ＨＴＴＰサーバ５０（ＷｅｂＤＡＶサーバ）に登録許可通知を書き込むＨＴＴＰクライアントとして機能する。

なお、上記画像形成装置２０及び管理装置３０の構成は例示であり、適宜変更可能である。例えば、図５では、画像形成装置２０をスキャナ部２２と画像処理部２３とプリンタ部２４とを備える複合機としているが、スキャナやプリンタ、コピー機などとしてもよいし、更に、ＡＤＦ（Auto Document Feeder）やパンチ、ステープル、綴じ止めなどを行う後処理装置などを備える構成としてもよい。

次に、上記構成の管理システムを用いた初期登録の手順について、図７乃至図１０のフローチャート図を参照して、通信方式毎に説明する。

［電話回線方式］
電話回線方式の場合は、図７のステップＳ１０１で、サービスマンは画像形成装置２０の表示・操作部２６に初期登録画面を表示させ、管理装置３０の電話番号を入力した後、初期登録ボタンを押して初期登録を指示すると、ステップＳ１０２で、制御部２１は通信制御部２７を制御して管理装置３０を呼び出し、電話回線が繋がったら、ステップＳ１０３で、制御部２１は、記憶部２５に予め記憶された画像形成装置２０の識別情報を含む登録要求通知を作成し、通信制御部２７を介して管理装置３０に送信する。

管理装置３０では、通信制御部３５を介して登録要求通知を受信し、制御部３１は、登録要求通知から画像形成装置２０の識別情報を読み出し、記憶部３２に予め記憶された情報と比較することによって初期登録の許可／不許可を判断し、初期登録を許可する場合は登録許可通知を作成し、通信制御部３５を介して画像形成装置２０に送信する。

ここで、電話やＦＡＸなどは一旦接続できれば両者での直接交信が可能であるため、相互の情報交換はほとんど即時に行うことができる。なお、初期登録の許可／不許可の判断は制御部３１が判断してもよいし、その場で、オペレータが登録要求通知を確認して判断してもよい。また、初期登録を許可しない場合は登録不許可通知を送信してもよいし、応答しなくてもよい。

そして、ステップＳ１０４で、画像形成装置２０は通信制御部２７を介して登録許可通知を受信すると、ステップＳ１０５で、登録判定部２１ａは、登録許可通知の受信をもって本登録完了と判断し、表示・操作部２６の所定のボタンやランプを表示させたり、チャイムやブザーを鳴らせることによって、サービスマンに本登録が完了したことを知らせる。この状態で画像形成装置２０の全ての機能の使用が可能になる。

［電子メール方式］
電子メール方式の場合は、図８のステップＳ２０１で、サービスマンは画像形成装置２０の表示・操作部２６に初期登録画面を表示させ、管理装置３０の電子メールアドレスを入力した後、初期登録ボタンを押して初期登録を指示すると、ステップＳ２０２で、制御部２１は、記憶部２５に予め記憶された画像形成装置２０の識別情報を含む登録要求通知メールを作成し、通信制御部２７を介してメールサーバ４０に送信する。

ここで、電話回線方式の場合は、登録要求通知に対する登録許可通知を即時受信することができるが、電子メール方式の場合、画像形成装置２０と管理装置３０とは直接交信することはできず、メールサーバ４０を仲介しての交信となり、電子メールの受信は一般に所定の通信間隔で行われるため、タイムラグが乗じる。一方、電子メールの宛先が間違っていたり、通信ネットワークが混雑している場合は、メールマネージャとして機能する通信制御部２７から即時エラーメッセージが通知される。

そこで、電子メール方式の場合は、ステップＳ２０３で、登録判定部２１ａはエラーメッセージが通知されなければ、画像形成装置２０とメールサーバ４０との間の接続が確立した判断して、ステップＳ２０４で、仮登録完了と判断し、表示・操作部２６の所定のボタンやランプを表示させたり、チャイムやブザーを鳴らせることによって、サービスマンに仮登録が完了したことを知らせ、仮登録完了後、画像形成装置２０の機能のうち、登録を必要としない機能（例えば、コピー機能）の使用を許可する。

一方、管理装置３０は、所定の時間間隔でメールサーバ４０にアクセスし、メールサーバ４０に自装置宛の登録要求通知メールがあれば受信し、制御部３１は、登録要求通知メールから画像形成装置２０の識別情報を読み出し、記憶部３２に予め記憶された情報と比較することによって初期登録の許可／不許可を判断し、初期登録を許可する場合は登録許可通知メールを作成し、通信制御部３５を介してメールサーバ４０に送信する。

そして、ステップＳ２０５で、画像形成装置２０は、所定の時間間隔でメールサーバ４０にアクセスし、メールサーバ４０から通信制御部２７を介して登録許可通知メールを受信すると、ステップＳ２０６で、登録判定部２１ａは、登録許可通知メールの受信をもって本登録完了と判断し、表示・操作部２６の所定のボタンやランプを表示させたり、チャイムやブザーを鳴らせることによって、サービスマンに本登録が完了したことを知らせる。この状態で画像形成装置２０の全ての機能の使用が可能になる。

［片方向電子メール方式］
片方向電子メール方式の場合は、図９のステップＳ３０１で、サービスマンは画像形成装置２０の表示・操作部２６に初期登録画面を表示させ、管理装置３０の電子メールアドレスを入力した後、初期登録ボタンを押して初期登録を指示すると、ステップＳ３０２で、制御部２１は、記憶部２５に予め記憶された画像形成装置２０の識別情報を含む登録要求通知メールを作成し、通信制御部２７を介してメールサーバ４０に送信する。

ここで、片方向電子メール方式の場合は、画像形成装置２０から登録要求通知メールを送信するだけであり、管理装置３０からの登録許可通知メールを受信しないため、ステップＳ３０３で、画像形成装置２０とメールサーバ４０との間の接続が確立したら、ステップＳ３０４で、登録判定部２１ａは、本登録完了と判断し、表示・操作部２６の所定のボタンやランプを表示させたり、チャイムやブザーを鳴らせることによって、サービスマンに本登録が完了したことを知らせる。この状態で画像形成装置２０の全ての機能の使用が可能になる。

［ＨＴＴＰ方式］
ＨＴＴＰ方式の場合は、図１０のステップＳ４０１で、サービスマンは画像形成装置２０の表示・操作部２６に初期登録画面を表示させ、初期登録ボタンを押して初期登録を指示すると、ステップＳ４０２で、制御部２１は、記憶部２５に予め記憶された画像形成装置２０の識別情報を含む登録要求通知を作成する。

ここで、ＨＴＴＰ方式の場合、ＨＴＴＰサーバ５０を仲介として通信を行うこととなるが、ＨＴＴＰサーバ５０では、ディレクトリ管理などにより、各画像形成装置２０の情報を区分けして配置することで管理を行っている。そこで、ステップＳ４０３で、登録判定部２１ａは、ＨＴＴＰサーバ５０にディレクトリを作成することができれば、画像形成装置２０とＨＴＴＰサーバ５０との間の接続が確立したと判断して、ステップＳ４０４で、仮登録完了と判断し、表示・操作部２６の所定のボタンやランプを表示させたり、チャイムやブザーを鳴らせることによって、サービスマンに仮登録が完了したことを知らせ、仮登録完了後、画像形成装置２０の所定の機能の使用を許可する。

その後、ステップＳ４０５で、制御部２１は、作成したディレクトリに登録要求通知を書き込み、管理装置３０は、所定の時間間隔でＨＴＴＰサーバ５０にアクセスし、ＨＴＴＰサーバ５０に新たなディレクトリが作成されていれば、通信制御部３５を用いてそのディレクトリ内の登録要求通知を読み取り、制御部３１は、登録要求通知から画像形成装置２０の識別情報を読み出し、記憶部３２に予め記憶された情報と比較することによって初期登録の許可／不許可を判断し、初期登録を許可する場合は登録許可通知を作成し、通信制御部３５を用いてＨＴＴＰサーバ５０に書き込む。

そして、ステップＳ４０６で、画像形成装置２０は、所定の時間間隔でＨＴＴＰサーバ５０にアクセスし、ＨＴＴＰサーバ５０の当該ディレクトリに登録許可通知が書き込まれていれば通信制御部２７を用いて登録許可通知を読み取り、ステップＳ４０７で、登録判定部２１ａは、登録許可通知の読み取りをもって本登録完了と判断し、表示・操作部２６の所定のボタンやランプを表示させたり、チャイムやブザーを鳴らせることによって、サービスマンに本登録が完了したことを知らせる。この状態で画像形成装置２０の全ての機能の使用が可能になる。

なお、ＨＴＴＰ方式の場合は、ＨＴＴＰサーバ５０内のディレクトリに基づいて画像形成装置２０が管理可能であることから、将来的には管理装置２０を必要とせず、ＨＴＴＰサーバ５０内部でディレクトリ情報を処理するプログラムを動作させることにより、完結したシステムとして構築することが可能であり、管理システムの汎用性を高めることができる。

また、上記電子メール方式やＨＴＴＰ方式における仮登録は、確かにメールサーバ４０やＨＴＴＰサーバ５０との交信は行えるものの、確実に管理装置３０によって管理できるという保証は無い。また、画像形成装置２０は初期登録以降、非同期に情報をメールサーバ４０やＨＴＴＰサーバ５０に通知することができるが、メールサーバ４０やＨＴＴＰサーバ５０と管理装置３０とが実際に交信をしているかは不明となる。そこで、初期登録において仮登録完了の判断を行うか否かを画像形成装置２０側の初期設定で選択可能にし、例えば、確実に画像形成装置２０を管理することが求められる場合は、仮登録完了の判断を行わないように設定するなど、状況に応じて初期登録の手順を変更することもできる。

このように、画像形成装置２０の制御部２１に、ハードウェア又はソフトウェアとして登録判定部２１ａを設け、登録判定部２１ａで、電話回線方式のように即時相互通信が可能な通信方式を利用する場合は、画像形成装置２０が管理装置３０から登録許可通知を受信した段階で登録完了と判断し、電子メール方式やＨＴＴＰ方式のようにサーバなどが介在する通信方式の場合は、画像形成装置２０とサーバとの接続が確立した段階で仮登録完了と判断し、画像形成装置２０が管理装置３０から登録許可通知を取得した段階で登録完了と判断し、仮登録という概念を導入することにより、初期登録を迅速に行うことができ、仮登録完了時点で画像形成装置２０の所定の機能を利用可能にしてユーザの利便性を向上させることができる。また、初期登録の手順やタイミングの統一化を図ることができるため、初期登録時の操作性を向上させることができる。

なお、上記実施例では、画像形成装置２０を管理する場合を示したが、本発明は上記実施例に限定されるものではなく、管理装置２０に管理される任意の被管理装置に対して同様に適用することができる。

本発明は、各種通信方式で管理装置に接続される被管理装置、管理装置と被管理装置とを含む管理システム及び該管理システムにおける管理方法、並びに、被管理装置で動作する管理プログラムに利用可能である。

本発明の一実施例に係る管理システムの構成を模式的に示す図である。 本発明の一実施例に係る管理システムの他の構成を模式的に示す図である。 本発明の一実施例に係る管理システムの他の構成を模式的に示す図である。 本発明の一実施例に係る管理システムの他の構成を模式的に示す図である。 本発明の一実施例に係る画像形成装置の構成を示すブロック図である。 本発明の一実施例に係る管理装置の構成を示すブロック図である。 本発明の一実施例に係る管理システム（電話回線方式）を用いた初期登録の手順を示すフローチャート図である。 本発明の一実施例に係る管理システム（電子メール方式）を用いた初期登録の手順を示すフローチャート図である。 本発明の一実施例に係る管理システム（片方向電子メール方式）を用いた初期登録の手順を示すフローチャート図である。 本発明の一実施例に係る管理システム（ＨＴＴＰ方式）を用いた初期登録の手順を示すフローチャート図である。

符号の説明

１０ 管理システム（電話回線方式）
１１ 管理システム（電子メール方式）
１２ 管理システム（片方向電子メール方式）
１３ 管理システム（ＨＴＴＰ方式）
２０ 画像形成装置
２１ 制御部
２１ａ 登録判定部
２２ スキャナ部
２３ 画像処理部
２４ プリンタ部
２５ 記憶部
２６ 表示・操作部
２７ 通信制御部
３０ 管理装置
３１ 制御部
３２ 記憶部
３３ 表示部
３４ 操作部
３５ 通信制御部
４０ メールサーバ
５０ ＨＴＴＰサーバ

Claims (16)

1. 管理装置と、前記管理装置に管理される被管理装置と、が通信ネットワークで接続される管理システムにおいて、
   前記被管理装置は、
   前記被管理装置から前記管理装置に登録要求通知を送信し、前記登録要求通知に対して前記管理装置から前記被管理装置に登録許可通知を返信する初期登録に際して、
   前記管理装置と前記被管理装置とが即時相互通信が可能な第１の通信方式で通信する場合は、前記被管理装置が前記管理装置からの前記登録許可通知を受信した段階で本登録完了と判断し、
   前記管理装置と前記被管理装置とがサーバを介した第２の通信方式で通信する場合は、前記被管理装置と前記サーバとの接続が確立した段階で仮登録完了と判断し、前記被管理装置が前記管理装置からの前記登録許可通知を取得した段階で本登録完了と判断する登録判定部を少なくとも備えることを特徴とする管理システム。
2. 前記仮登録完了及び前記本登録完了を識別可能に表示する表示部を更に備えることを特徴とする請求項１記載の管理システム。
3. 前記第１の通信方式は、前記管理装置と前記被管理装置とが電話回線で接続される方式であり、前記第２の通信方式は、前記管理装置と前記被管理装置とがメールサーバ又はＨＴＴＰサーバを介して接続される方式であることを特徴とする請求項１又は２に記載の管理システム。
4. 前記被管理装置と前記サーバとの接続が確立した段階とは、前記被管理装置が前記メールサーバに前記登録要求通知のメールを送信した段階、又は、前記被管理装置が前記ＨＴＴＰサーバに前記登録要求通知を格納するディレクトリを作成した段階であることを特徴とする請求項３記載の管理システム。
5. 前記登録判定部は、前記仮登録完了と判断した場合は、前記被管理装置に予め設けられた機能のうちの一部の機能の使用を許可することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか一に記載の管理システム。
6. 前記登録判定部は、前記第２の通信方式において前記仮登録完了の判断を行うか否かが選択可能に構成されることを特徴とする請求項１乃至５のいずれか一に記載の管理システム。
7. 管理装置と、前記管理装置に管理される被管理装置と、が通信ネットワークで接続される管理システムにおける管理方法であって、
   前記被管理装置から前記管理装置に登録要求通知を送信し、前記登録要求通知に対して前記管理装置から前記被管理装置に登録許可通知を返信する初期登録に際して、
   前記管理装置と前記被管理装置とが即時相互通信が可能な第１の通信方式で通信する場合は、前記被管理装置が前記管理装置からの前記登録許可通知を受信した段階で本登録完了と判断し、
   前記管理装置と前記被管理装置とがサーバを介した第２の通信方式で通信する場合は、前記被管理装置と前記サーバとの接続が確立した段階で仮登録完了と判断し、前記被管理装置が前記管理装置からの前記登録許可通知を取得した段階で本登録完了と判断することを特徴とする管理方法。
8. 更に、前記仮登録完了及び前記本登録完了を識別可能に表示することを特徴とする請求項７記載の管理方法。
9. 前記第１の通信方式は、前記管理装置と前記被管理装置とが電話回線で接続される方式であり、前記第２の通信方式は、前記管理装置と前記被管理装置とがメールサーバ又はＨＴＴＰサーバを介して接続される方式であることを特徴とする請求項７又は８に記載の管理方法。
10. 前記被管理装置と前記サーバとの接続が確立した段階とは、前記被管理装置が前記メールサーバに前記登録要求通知のメールを送信した段階、又は、前記被管理装置が前記ＨＴＴＰサーバに前記登録要求通知を格納するディレクトリを作成した段階であることを特徴とする請求項９記載の管理方法。
11. 前記仮登録完了と判断した場合は、前記被管理装置に予め設けられた機能のうちの一部の機能の使用を許可することを特徴とする請求項７乃至１０のいずれか一に記載の管理方法。
12. 通信ネットワークを介して管理装置に接続される被管理装置で動作する管理プログラムであって、
    コンピュータを、
    前記被管理装置から前記管理装置に登録要求通知を送信し、前記登録要求通知に対して前記管理装置から前記被管理装置に登録許可通知を返信する初期登録に際して、
    前記管理装置と前記被管理装置とが即時相互通信が可能な第１の通信方式で通信する場合は、前記被管理装置が前記管理装置からの前記登録許可通知を受信した段階で本登録完了と判断し、
    前記管理装置と前記被管理装置とがサーバを介した第２の通信方式で通信する場合は、前記被管理装置と前記サーバとの接続が確立した段階で仮登録完了と判断し、前記被管理装置が前記管理装置からの前記登録許可通知を取得した段階で本登録完了と判断する登録判定部として機能させることを特徴とする管理プログラム。
13. 前記第１の通信方式は、前記管理装置と前記画像形成装置とが電話回線で接続される方式であり、前記第２の通信方式は、前記管理装置と前記画像形成装置とがメールサーバ又はＨＴＴＰサーバを介して接続される方式であることを特徴とする請求項１２記載の管理プログラム。
14. 前記被管理装置と前記サーバとの接続が確立した段階とは、前記被管理装置が前記メールサーバに前記登録要求通知のメールを送信した段階、又は、前記被管理装置が前記ＨＴＴＰサーバに前記登録要求通知を格納するディレクトリを作成した段階であることを特徴とする請求項１３記載の管理システム。
15. 前記登録判定部は、前記仮登録完了と判断した場合は、前記被管理装置に予め設けられた機能のうちの一部の機能の使用を許可することを特徴とする請求項１２乃至１４のいずれか一に記載の管理プログラム。
16. 前記登録判定部は、前記第２の通信方式において前記仮登録完了の判断を行うか否かが選択可能に構成されることを特徴とする請求項１２乃至１５のいずれか一に記載の管理プログラム。

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