JP2009053908A - 指示書生成プログラム、指示書生成装置及び文書処理システム - Google Patents

Abstract

【課題】複数の作業を所定の順序で定めた作業情報とその作業で利用される文書の処理内容とを一元的に取り扱うことができる指示書生成プログラム、指示書生成装置及び文書処理システムを提供する。
【解決手段】指示書生成装置２は、文書の処理を伴う複数の作業を所定の順序で定めた作業情報を受け付ける受付手段２００、受付手段により受け付けた作業情報に基づいて文書の処理内容を決定する決定手段２０１、及び決定手段２０１により決定された文書の処理内容を、所定の順序に従って第１及び第２の複合機４Ａ，４Ｂにより処理されるように記録された指示書情報を生成する生成手段２０２等として機能する。
【選択図】図２

Description

本発明は、指示書生成プログラム、指示書生成装置及び文書処理システムに関する。

従来、文書データに対して処理順序に従って複数のサービス処理を施すサービス処理装置が知られている（例えば、特許文献１参照。）。

このサービス処理装置によれば、処理対象の文書データと文書データに施すべきサービス処理の内容とそのサービス処理の処理順序とを設定する設定手段と、設定手段により設定された設定内容に基づいて、文書データに対して処理順序に従ってサービス処理を施すための指示書データを生成する生成手段とを備え、生成手段により生成された指示書データに基づいて文書データに対してサービス処理を施すことができる。

また、製品製造過程において製造工程の進捗を管理する製造工程管理システムが知られている（例えば、特許文献２参照。）。

この製造工程管理システムによれば、単一の処理毎に構成され、予め登録されているコンポーネントの組み合わせにより、製造工程の進捗を管理するワークフローを作成することができる。

特開２００４−２８７８５９号公報 特開２００６−２８５４７３号公報

本発明の目的は、複数の作業を所定の順序で定めた作業情報とその作業で利用される文書の処理内容とを一元的に取り扱うことができる指示書生成プログラム、指示書生成装置及び文書処理システムを提供することにある。

本発明の一態様は、上記目的を達成するため、以下の指示書生成プログラム、指示書生成装置及び文書処理システムを提供する。

［１］処理装置による文書の処理を伴う複数の作業を所定の順序で定めた作業情報を受け付ける受付手段、前記受付手段により受け付けた前記作業情報に基づいて、前記複数の作業の各作業に対応する文書及びその文書の処理内容を前記所定の順序に従って記録した情報であって、前記処理装置に前記文書の処理を指示するための指示書情報を生成する生成手段として、コンピュータを機能させるための指示書生成プログラム。

［２］さらに、前記作業情報が前記作業の特徴情報を含むとき、前記作業の特徴情報に基づいて、前記文書の処理内容を決定する決定手段を備えた前記［１］に記載の指示書生成プログラム。

［３］前記決定手段は、前記作業に対応する前記文書の処理内容を、前記作業の前又は後に行われる前記作業の特徴情報に基づいて決定する前記［２］に記載の指示書生成プログラム。

［４］前記決定手段は、前記文書の処理内容に応じた前記処理装置を決定する前記［２］に記載の指示書生成プログラム。

［５］さらに、前記受付手段は、表示画面上に前記複数の作業に対応する作業項目を指示された所定の順序で配列して表示するとともに、複数の前記作業項目のうち前記処理装置による文書の処理を伴うものを入力する表示入力手段を備えた前記［１］又は前記［２］に記載の指示書生成プログラム。

［６］処理装置による文書の処理を伴う複数の作業を所定の順序で定めた作業情報を受け付ける受付手段と、前記受付手段により受け付けた前記作業情報に基づいて、前記複数の作業の各作業に対応する文書及びその文書の処理内容を前記所定の順序に従って記録した情報であって、前記処理装置に前記文書の処理を指示するための指示書情報を生成する生成手段とを備えた指示書生成装置。

［７］処理装置による文書の処理を伴う複数の作業を所定の順序で定めた作業情報を受け付ける受付手段、及び前記受付手段により受け付けた前記作業情報に基づいて、前記複数の作業の各作業に対応する文書及びその文書の処理内容を前記所定の順序に従って記録した情報であって、前記処理装置に前記文書の処理を指示するための指示書情報を生成する生成手段を有する指示書生成装置と、前記指示書生成装置により生成された前記指示書情報に基づいて、前記複数の作業の順序に従って前記文書を処理する処理装置とを備えた文書処理システム。

請求項１に係る指示書生成プログラムによれば、複数の作業を所定の順序で定めた作業情報とその作業で利用される文書の処理内容とを一元的に取り扱うことができる。

請求項２に係る指示書生成プログラムによれば、作業の内容に応じて文書の処理内容を選択する手間を低減することができる。

請求項３に係る指示書生成プログラムによれば、前又は後に行われる作業の内容に応じて文書の処理内容を選択する手間を低減することができる。

請求項４に係る指示書生成プログラムによれば、文書の処理内容に応じて文書を処理する処理装置を選択する手間を低減することができる。

請求項５に係る指示書生成プログラムによれば、作業情報を入力する時間を低減することができる。

請求項６に係る指示書生成装置によれば、複数の作業を所定の順序で定めた作業情報とその作業で利用される文書の処理内容とを一元的に取り扱うことができる。

請求項７に係る文書処理システムによれば、複数の作業を所定の順序で定めた作業情報とその作業で利用される文書の処理内容とを一元的に取り扱うことができるとともに、作業の所定の順序に従って文書を処理することができる。

［実施の形態］
図１は、本発明の実施の形態に係る文書処理システムの概略構成の一例を示す全体図である。この文書処理システム１は、複数の作業を所定の順序で定めた作業情報に基づいて指示書情報３０を生成する指示書生成装置２と、各作業に対応する文書を処理する第１及び第２の複合機４Ａ，４Ｂと、各作業の担当者が作業を遂行する際に用いる第１及び第２の端末５Ａ，５Ｂと、生成された指示書情報３０に基づく処理を第１及び第２の複合機４Ａ，４Ｂと第１及び第２の端末５Ａ，５Ｂとに指示する文書管理サーバ３と、それらを相互に接続するネットワーク１０とから構成されている。

ここで、「作業情報」とは、第１及び第２の複合機４Ａ，４Ｂによる文書の処理を伴う複数の作業を所定の順序で定めた情報である。所定の順序には、複数の作業が時系列的に処理されるものや、複数の作業が並行して処理されるものが含まれる。

また、「指示書情報」とは、上記の作業情報に基づいて、複数の作業の各作業に対応する文書及びその文書の処理内容を所定の順序に従って記録した情報であって、第１及び第２の複合機４Ａ，４Ｂに文書の処理を指示するものである。

なお、図１では、複合機及び端末は、それぞれ２台であるが、１台でもよいし、３台以上であってもよい。

ネットワーク１０は、有線ＬＡＮ、無線ＬＡＮ等のローカルエリアネットワークである。なお、インターネットに接続されたネットワークであってもよい。

（複合機）
第１及び第２の複合機４Ａ，４Ｂは、コピー（複写）、プリント、スキャン、ファックス等の複数の機能を有し、各作業に対応する文書を処理する処理装置である。なお、このような装置は、スキャナ装置、ファクシミリ装置等の単一の機能を有する装置が、システム的に構成されたものでもよい。

第１及び第２の複合機４Ａ，４Ｂは、この複合機４Ａ，４Ｂの各部を制御する、例えば、ＣＰＵ等からなる制御部と、各種のプログラム及びデータを記憶するＲＯＭ，ＲＡＭ，ハードディスク等からなる記憶部と、文書を光学的に読み取る読取部と、文書の印刷を行う電子写真方式やインクジェット方式等の印刷部と、ネットワーク１０に接続された、例えば、ネットワークインタフェースカード等からなるネットワーク通信部と、電話回線網１１に接続されたファクシミリ通信部とを備え、これらがバスを介して互いに接続されている。

（端末）
第１及び第２の端末５Ａ，５Ｂは、例えば、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）、携帯情報端末（ＰＤＡ）等により構成されており、この端末５Ａ，５Ｂの各部を制御する、例えば、ＣＰＵ等からなる制御部と、各種のプログラムやデータ等を記憶するＲＯＭ，ＲＡＭ，ハードディスク等からなる記憶部と、ネットワーク１０に接続されてデータの送受信を行う、例えば、ネットワークインタフェースカード等からなる通信部と、操作指示を受け付けるキーボード、マウス等を備えた入力部と、各作業に対応する文書や制御部による処理結果等を表示する液晶ディスプレイ等からなる表示部とから構成されている。

（文書管理サーバ）
文書管理サーバ３は、文書管理サーバ３の各部を制御する、例えば、ＣＰＵ等からなる制御部と、各種のプログラムやデータ等を記憶するＲＯＭ，ＲＡＭ，ハードディスク等からなる記憶部と、ネットワーク１０に接続されてデータの送受信を行う、例えば、ネットワークインタフェースカード等からなる通信部とを備える。このような文書管理サーバ３は、例えば、サーバ、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）、ワークステーション（ＷＳ）等により構成することができる。

文書管理サーバ３の記憶部には、指示書生成装置２により生成された指示書情報３０、各作業に対応する文書データ３１及び指示書情報３０に基づく処理を実行する指示書実行プログラム３２が記憶されている。

文書管理サーバ３の制御部は、指示書実行プログラム３２に従って動作することにより、指示書情報３０に記録された処理装置に対する処理内容及びその処理順序を解釈する手段、その解釈した処理内容及び処理順序に基づいて、処理順序に従って処理装置である第１及び第２の複合機４Ａ，４Ｂにより処理内容が実行されるようにネットワーク１０を介して指示する手段等として機能する。

（指示書生成装置）
図２は、指示書生成装置２の概略構成の一例を示すブロック図である。この指示書生成装置２は、指示書生成装置２の各部を制御する、例えば、ＣＰＵ等からなる制御部２０と、指示書生成プログラム２１０等のプログラムや特徴テーブル２１１のデータ等を記憶するＲＯＭ，ＲＡＭ，ハードディスク等からなる記憶部２１と、ネットワーク１０に接続されてデータの送受信を行う、例えば、ネットワークインタフェースカード等からなる通信部２２と、操作指示を受け付けるキーボード、マウス等を備えた入力部２３と、指示書情報を入力する画面や制御部２０による処理結果等を表示する液晶ディスプレイ等からなる表示部２４とから構成されている。なお、特徴テーブル２１１の詳細は後述する。

制御部２０は、記憶部２１に記憶されている指示書生成プログラム２１０に従って動作することにより、文書の処理を伴う複数の作業を所定の順序で定めた作業情報を受け付ける受付手段２００、受付手段２００により受け付けた作業情報に基づいて文書の処理内容を決定する決定手段２０１、及び決定手段２０１により決定された文書の処理内容を、所定の順序に従って第１及び第２の複合機４Ａ，４Ｂにより処理されるように記録した指示書情報を生成する生成手段２０２等として機能する。

（実施の形態の動作）
次に、本発明の実施の形態に係る文書処理システム１の動作の一例を図３〜図１１を参照し説明する。

（１）作業コントロールの配置
まず、ユーザは、指示書生成装置２の入力部２３により指示書情報の生成を指示すると、受付手段２００は、その指示を受け付けて、指示書情報を生成するための指示書生成画面を表示部２４に表示する。

ここで、図３は、表示部２４に表示された指示書生成画面１２Ａの一例を示す図である。この指示書生成画面１２Ａは、その画面全体が分割された領域として４つのペインを有し、この画面の左側上段に配置された作業コントロールペイン１２０と、左側下段に配置された複合機コントロールペイン１２１と、中央に配置されたエディットペイン１２２と、右側に配置されたプロパティペイン１２３とからなる。また、指示書生成画面１２Ａは、作業コントロールペイン１２０及び複合機コントロールペイン１２１を上下に移動するための上移動ボタン１２４及び下移動ボタン１２５を有する。

作業コントロールペイン１２０には、起案コントロール１２００、承認コントロール１２０１、依頼コントロール１２０２、発注コントロール１２０３、受取コントロール１２０４、業者コントロール１２０５等の各作業に対応する作業項目を示す作業コントロールと、それら作業コントロールの順序関係を入力するための矢印コントロール１２０６とが表示されている。

複合機コントロールペイン１２１には、複合機コントロール１２１０が表示されている。

エディットペイン１２２には、作業コントロールペイン１２０内の複数の作業コントロールが配置され、それらの作業コントロールが矢印コントロール１２０６により接続されることにより、複数の作業を所定の順序で定めた作業フローが定義される。

プロパティペイン１２３には、エディットペイン１２２に表示された作業コントロール及び複合機コントロール１２１０に関する設定情報であるプロパティが表示される。また、そのプロパティは入力部２３により変更可能な状態で表示され、初期値が設定されていてもよいし、空欄のままでもよい。

作業コントロールの作業プロパティには、例えば、その作業の名称、担当者、その作業に対応する処理対象の文書、その作業の対応期限等が含まれる。なお、作業コントロールペイン１２０には、例えば、起案コントロール１２００と同様の機能を有するが、特定の担当者が予め指定された別の起案コントロールを表示してもよいし、他の作業コントロールについても同様に、同一種類で詳細情報が予め指定された複数のコントロールを表示してもよい。

また、複合機コントロール１２１０の複合機プロパティには、コピー（複写）、プリント、スキャン、ファックス等の複合機の有する複数の機能のうち選択された機能である処理内容、複数の複合機がある場合はその理内容を処理する複合機を識別するための、例えば、ＩＰアドレスによる識別情報、及び処理内容に応じた各種の詳細情報が含まれる。

そして、この詳細情報は、例えば、処理内容がプリントである場合は、印刷部数、片面印刷及び両面印刷の指定等であり、スキャンである場合は、スキャンする際の原稿サイズ、解像度等であり、ファックスである場合は、ファックス送信先のファックス番号、送信日時の指定等である。なお、複合機コントロールペイン１２１には、作業コントロールと同様に、複数の複合機コントロール１２１０を表示してもよく、例えば、識別情報に所定の複合機が指定されていたり、所定の処理内容やその処理内容に応じた詳細情報が予め指定された複合機コントロールを表示してもよい。

次に、ユーザは、図４に例示する指示書生成画面１２Ｂに示すように、入力部２３によりカーソル１２６を操作して、作業コントロールペイン１２０内の起案コントロール１２００をドラッグアンドドロップの配置操作によりエディットペイン１２２内に配置する。そして、受付手段２００は、その配置操作を作業情報として受け付け、エディットペイン１２２内に起案コントロール１２００Ａを表示し、起案コントロール１２００Ａに関する作業プロパティ１２３０をプロパティペイン１２３に表示する。

次に、ユーザは、プロパティペイン１２３において、起案コントロール１２００Ａに関する作業プロパティ１２３０、例えば、その作業の担当者や処理対象の文書等を必要に応じて入力又は変更する。

そして、ユーザは、上記のドラッグアンドドロップの配置操作を繰り返すことにより、エディットペイン１２２に各種の作業コントロールや矢印コントロール１２０６を配置し、例えば、図５に示す指示書生成画面１２Ｃのような作業フローを作成する。

（２）複合機コントロールの配置
ユーザは、エディットペイン１２２内に表示された作業コントロールのうち複合機による文書の処理を伴う作業コントロール上に、複合機コントロールペイン１２１内の複合機コントロール１２１０をドラッグアンドドロップの配置操作により配置する。そして、受付手段２００は、その配置操作により作業コントロールに複合機コントロール１２１０が関連付けられたことを受け付ける。

ここで、図６は、起案コントロール１２００Ａに複合機コントロール１２１０Ａが配置された指示書生成画面１２Ｄの一例を示す図である。この指示書生成画面１２Ｄには、図５に示すエディットペイン１２２内の作業フローに対して、配置操作により起案コントロール１２００Ａに関連付けられた複合機コントロール１２１０Ａが表示されて、プロパティペイン１２３にその複合機コントロール１２１０Ａに関する複合機プロパティ１２３１が表示されている。

（２−Ａ）処理内容の決定
次に、決定手段２０１は、作業コントロールに関連付けられた複合機コントロール１２１０の処理内容を決定する。以下に、決定手段２０１が処理内容を決定する動作の一例を図１０のフローチャートに従って説明する。

まず、決定手段２０１は、作業コントロールに複合機コントロール１２１０が関連付けられたか判断する（Ｓ１００）。例えば、図６に示す起案コントロール１２００Ａは作業コントロールであるため、決定手段２０１は作業コントロールに複合機コントロール１２１０が関連付けられたと判断し（Ｓ１００：Ｙｅｓ）、次のステップに進む。一方、作業コントロールに複合機コントロール１２１０が関連付けられていない場合には（Ｓ１００：Ｎｏ）、決定手段２０１は処理内容を決定することなく終了する。

次に、決定手段２０１は、記憶部２１に記憶されている特徴テーブル２１１を参照し、その作業コントロールが有する特徴情報に基づいて、複合機コントロール１２１０の処理内容を決定する（Ｓ１０１）。

ここで、図７は、特徴テーブル２１１の一例を示す図である。この特徴テーブル２１１には、作業コントロール毎に、作業コントロールが有する特徴情報が記憶されており、丸印２１１０により作業コントロールが有する特徴情報が示されている。

例えば、起案コントロール１２００Ａは、「（ａ）社内から入力される」、「（ｆ）開始される」という特徴情報を有しており、決定手段２０１は、その特徴情報から複合機が有する複数の機能のうち「スキャン」が適切な処理内容であると判断する。

また、図８に例示する指示書生成画面１２Ｅのように、発注コントロール１２０３Ａに複合機コントロール１２１０Ｂが関連付けられた場合には、発注コントロール１２０３Ａは、「（ａ）社内から入力される」、「（ｄ）社外に出力する」という特徴情報を有し、発注コントロール１２０３Ｂに後続する業者コントロール１２０５Ａの作業プロパティに、例えば、「ファックスによる受信が可能」とある場合には、決定手段２０１は「ファックスによる送信」が適切な処理内容であると判断する。

なお、業者コントロール１２０５の作業プロパティに、ファックスの他に、例えば、電子メールによる受信が可能であれば、それらの中から優先順位に応じて送信方法を選択するようにしてもよいし、ユーザにその旨を表示してユーザが送信方法を選択するようにしてもよい。また、決定手段２０１は、処理内容を決定する複合機コントロール１２１０に関連付けられた作業コントロールの前に配置された作業コントロールの特徴情報に基づいて、その複合機コントロール１２１０の処理内容を決定してもよい。

また、承認コントロール１２０１に複合機コントロール１２１０が関連付けられた場合には、承認コントロール１２０１は「（ａ）社内から入力される」、「（ｂ）社内に出力する」、「（ｅ）承認行為が発生する」という特徴情報を有していることから、決定手段２０１は、例えば、「プリント」及び「スキャン」が適切な処理内容であると判断する。

また、依頼コントロール１２０２に複合機コントロール１２１０が関連付けられた場合には、依頼コントロール１２０２は「（ａ）社内から入力される」、「（ｂ）社内に出力する」、「（ｆ）開始される」という特徴情報を有していることから、決定手段２０１は、例えば、「ファックスによる送信」又は「電子メールによる送信」が適切な処理内容であると判断する。

さらに、受取コントロール１２０４に複合機コントロール１２１０が関連付けられた場合には、受取コントロール１２０４は「（ｂ）社内に出力する」、「（ｃ）社外から入力される」という特徴情報を有していることから、決定手段２０１は、例えば、「ファックスによる受信」が適切な処理内容であると判断する。

次に、決定手段２０１は、決定された処理内容をプロパティペイン１２３に表示し、その処理内容に応じた詳細情報が設定されているか確認する（Ｓ１０２）。詳細情報が設定されていない場合は、必要な詳細情報の設定を促すため、例えば、その旨を記したメッセージを表示部２４に表示する（Ｓ１０３）。

そして、ユーザは、そのメッセージを確認すると、必要な詳細情報を入力する。次に、決定手段２０１は、ユーザにより入力された詳細情報を受け取ると、その入力された詳細情報をプロパティペイン１２３に表示する（Ｓ１０４）。

（２−Ｂ）使用する複合機の決定
決定手段２０１は、上記で決定された複合機コントロール１２１０の処理内容を処理する複合機を決定する。以下に、決定手段２０１が処理内容を処理する複合機を決定する動作の一例を図１１のフローチャートに従って説明する。

まず、決定手段２０１は、現在ユーザが操作を行っている指示書生成装置２の近くに設置された複合機により処理するのか、その作業を担当者の席の近くに設置された複合機により処理するのかをユーザが選択するための選択画面を表示する（Ｓ２００）。

次に、決定手段２０１は、その選択画面に対するユーザの選択操作を受け付け、指示書生成装置２の近くの複合機が選択された場合は（Ｓ２００：Ｙｅｓ）、例えば、指示書生成装置２と同一のドメイン内に存在する複合機を検索する（Ｓ２０１）。一方、担当者の近くの複合機が選択された場合は（Ｓ２００：Ｎｏ）、例えば、担当者が用いる端末５Ａ，５Ｂと同一のドメイン内に存在する複合機を検索する（Ｓ２０２）。

次に、上記ステップＳ２０１及びＳ２０２にて複合機が検出された場合には（Ｓ２０３：Ｙｅｓ）、決定手段２０１は、その複合機が図１０のフローチャートに従って決定した処理内容を処理可能であるか否か判断する（Ｓ２０４）。

なお、複合機が処理可能な処理内容は、事前に各複合機の有する機能を一覧にした機能テーブルを作成し、その機能テーブルを参照してもよいし、各複合機に対して各機能を有するか否かをネットワーク１０を介して問い合わせ、その問い合わせに対する各複合機からの応答結果に基づいて判断してもよい。

そして、決定手段２０１は、複合機が検出されなかった場合（Ｓ２０３：Ｎｏ）、又は検出された複合機が処理内容を処理可能でないと判断した場合には（Ｓ２０４：Ｎｏ）、処理可能な複合機が検出されなかった旨のメッセージを表示し終了する。

一方、決定手段２０１は、検出された複合機が処理内容を処理可能であると判断した場合には（Ｓ２０４：Ｙｅｓ）、プロパティペイン１２３で設定された詳細情報にその複合機が対応可能か否か判断する（Ｓ２０６）。

そして、決定手段２０１は、プロパティペイン１２３で設定された詳細情報に対応可能でないと判断した場合には（Ｓ２０６：Ｎｏ）、検出された複合機で処理可能な詳細情報に変更する（Ｓ２０７）。例えば、詳細情報でカラー印刷が指定されていた場合に、検出された複合機が白黒印刷のみ可能であるとき、その詳細情報の指定を白黒印刷に変更する。なお、詳細情報を変更する際、ユーザに変更を確認する旨のメッセージを表示してもよい。

また、決定手段２０１は、対応可能であると判断した場合には（Ｓ２０６：Ｙｅｓ）、詳細情報を変更しないまま、検出された複合機を処理内容を処理する複合機として決定し、その複合機を示すＩＰアドレスを識別情報としてプロパティペイン１２３に表示する（Ｓ２０８）。

ユーザは、上記のように、エディットペイン１２２内に作業コントロール及び複合機コントロール１２１０を配置し、各作業コントロール及び複合機コントロール１２１０のプロパティを必要に応じて入力することにより、複数の作業における各作業に対応した文書が、所定の順序に従って複合機により処理される作業フローを作成する。

（３）指示書情報の生成
ユーザが、上記のように作成した作業フローについて、その指示書情報の生成を入力部２３により指示すると、生成手段２０２は、エディットペイン１２２内に表示された作業フローに基づいて指示書情報３０を作成する。そして、生成手段２０２は、作成した指示書情報３０をネットワーク１０を介して文書管理サーバ３に送信し、文書管理サーバ３は、その受信した指示書情報３０を記憶部に記憶する。

ここで、図９は、生成手段２０２により生成された指示書情報の一例を示す。この指示書情報３０は、ＸＭＬ（Extensible Markup Language）、ＨＴＭＬ（Hyper Text Markup Language）、ＸＨＴＭＬ（Extensible Hyper Text Markup Language）、ＳＧＭＬ（Standard Generalized Mark-up Language）等の構造化言語により記録されている。

そして、図９に示す指示書情報３０には、作業を示す作業内容３００Ａ〜３００Ｃと、その作業の担当者を示す担当者情報３０１Ａ〜３０１Ｃと、その作業の処理対象の文書を示す文書情報３０２Ａ〜３０２Ｃと、決定手段２０１により決定された複合機を示す識別情報３０３Ａ、３０３Ｂと、その複合機により処理される処理内容３０４Ａ，３０４Ｂと、その処理内容に応じた詳細情報３０５Ａ，３０５Ｂとが、所定の順序に従って第１及び第２の複合機４Ａ，４Ｂにより処理されるように記録されている。

（４）指示書情報の実行
次に、指示書生成装置２により生成された指示書情報が、文書処理システム１で実行される動作の一例について説明する。ここでは、図８に示す作業フローを例にして、起案書を作成する起案者が第１の複合機４Ａを用い、起案書に対する承認を行う承認者が第１の端末５Ａを用い、起案書に従って業者に対して発注を行う発注者が第２の複合機４Ｂを用いる場合について説明する。

まず、起案者が、所定の様式に従った起案書に発注を行う部材や数量等を記入して、第１の複合機４Ａによりその起案書を読み取るスキャン指示とともに、図８に示す作業フローを開始する旨の開始指示を行う。

次に、第１の複合機４Ａは、そのスキャン指示及び開始指示を受けて、起案書を読み取ると、その読み取った起案書から文書データ３１を作成し、文書データ３１及び開始指示を文書管理サーバ３に送信する。

次に、文書管理サーバ３は、その文書データ３１及び開始指示を受信すると、その文書データ３１を記憶部に記憶し、開始指示がされた作業フローに対応する指示書情報に記録された内容を解釈し、その解釈結果に基づいて処理を開始する。すなわち、文書管理サーバ３は、「起案」の次の作業である「承認」の作業を行うべく、その起案書を承認するか否か判断するように承認者が利用する第１の端末５Ａに文書データ３１を送信する。

次に、第１の端末５Ａの制御部は、受信した文書データ３１を表示部に表示し、承認者は、その表示された文書データ３１の内容、すなわち起案書の内容を確認し、承認するか否か判断する。そして、承認者は、入力部によりその判断した承認結果を入力すると、第１の端末５Ａの制御部は、その承認結果を文書管理サーバ３に送信する。

そして、その起案書が承認者により承認された場合は、文書管理サーバ３は、「承認」の次の作業である「発注」の処理として、発注者に発注を行う旨の発注指示を送信する。一方、承認者により承認されなかった場合は、例えば、文書管理サーバ３は起案者に対してその旨を通知する。

そして、発注者は、文書管理サーバ３から発注指示を受け取ると、第２の複合機４Ｂにより業者に対して発注書をファックスにより送信する。なお、発注書は、起案書に記入された内容に基づいて、文書管理サーバ３により発注書として整形されたものでもよい。また、発注者の介入が不要であれば、文書管理サーバ３は、発注書のファックス送信を第２の複合機４Ｂに対して直接指示するようにしてもよい。

（指示書生成画面の変形例）
次に、指示書生成画面の変形例について以下に説明する。図１２は、指示書生成画面の変形例を示す図である。この指示書生成画面１３には、各作業に対応する作業ペイン１３０Ａ〜１３０Ｃが処理順序１３４Ａ〜１３４Ｃにより左から順に表示され、その作業ペイン１３０Ａ〜１３０Ｃを左右に移動して、その左右に続く作業ペインを表示するための左移動ボタン１３５及び右移動ボタン１３６が表示されている。

指示書生成画面１３の作業ペイン１３０Ａ〜１３０Ｃには、作業項目を選択する作業選択ボックス１３１Ａ〜１３１Ｃと、作業選択ボックス１３１Ａ〜１３１Ｃで選択された作業に対応する複合機による処理の有無をチェックマーク１３７により入力する処理有無チェックボックス１３２Ａ〜１３２Ｃと、処理有無チェックボックス１３２Ａ〜１３２Ｃでチェックマーク１３７が入力されたときに複合機による文書の処理内容やその処理内容に応じた詳細情報等を入力するプロパティペイン１３３Ａ〜１３３Ｃとがそれぞれ表示されている。

指示書生成画面１３において、ユーザが作業選択ボックス１３１Ａ〜１３１Ｃで作業項目を選択すると、受付手段２００は、その選択された作業項目を作業情報として受け付ける。そして、ユーザが処理有無チェックボックス１３２Ａ〜１３２Ｃにチェックマーク１３７を入力すると、決定手段２０１は、受付手段２００により受け付けた作業情報に基づいて、上記実施の形態と同様に、文書の処理内容及びその処理内容を処理する複合機を決定し、その結果をプロパティペイン１３３Ａ〜１３３Ｃに表示する。そして、生成手段２０２は、ユーザからの指示書情報の生成の指示を受けると、指示書生成画面１３に入力された情報に基づいて、指示書情報を生成する。

［他の実施の形態］
なお、本発明は、上記実施の形態に限定されず、本発明の趣旨を逸脱しない範囲内で種々な変形が可能である。例えば、上記実施の形態では、指示書生成画面において作業コントロールによりフローを作成したが、複合機コントロールを配置してフローを作成してから、その複合機コントロールのフローに関連付けるように作業コントロールを配置してもよい。

また、上記実施の形態では、指示書生成装置２の受付手段、決定手段及び生成手段を、制御部と指示書生成プログラムとによって実現したが、それらの一部または全部を特定用途向け集積回路（ＡＳＩＣ：Application Specific IＣ）等のハードウェアによって実現してもよい。

また、上記実施の形態で使用される指示書生成プログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体から各装置内の記憶部に読み込んでもよく、インターネット等のネットワークに接続されているサーバ等から各装置内の記憶部にダウンロードしてもよい。

また、本発明の趣旨を逸脱しない範囲内で上記実施の形態の構成要素を任意に組み合わせることができる。

図１は、本発明の実施の形態に係る文書処理システムの概略構成の一例を示す全体図である。 図２は、本発明の実施の形態に係る指示書生成装置の概略構成の一例を示すブロック図である。 図３は、指示書生成装置に表示された指示書生成画面の一例を示す図である。 図４は、起案コントロールが配置された指示書生成画面の一例を示す図である。 図５は、複数の作業コントロールが配置された指示書生成画面の一例を示す図である。 図６は、複合機コントロールが配置された指示書生成画面の一例を示す図である。 図７は、作業コントロールに関する特徴テーブルの一例を示す図である。 図８は、複数の複合機コントロールが配置された指示書生成画面の一例を示す図である。 図９は、指示書生成装置により生成された指示書情報の一例を示す図である。 図１０は、指示書生成装置が処理内容を決定する動作の一例を示す図である。 図１１は、指示書生成装置が処理する複合機を決定する動作の一例を示す図である。 図１２は、指示書生成画面の変形例を示す図である。

符号の説明

１…文書処理システム、２…指示書生成装置、３…文書管理サーバ、４Ａ，４Ｂ…複合機
５Ａ，５Ｂ…端末、１０…ネットワーク、１１…電話回線網、
１２Ａ〜１２Ｅ…指示書生成画面、１３…指示書生成画面、
２０…制御部、２１…記憶部、２２…通信部、２３…入力部、２４…表示部、
３０…指示書情報、３１…文書データ、３２…指示書実行プログラム、
１２０…作業コントロールペイン、１２１…複合機コントロールペイン、
１２２…エディットペイン、１２３…プロパティペイン、１２４…上移動ボタン、
１２５…下移動ボタン、１２６…カーソル、１３０Ａ〜１３０Ｃ…作業ペイン、
１３１Ａ〜１３１Ｃ…作業選択ボックス、
１３２Ａ〜１３２Ｃ…処理有無チェックボックス、
１３３Ａ〜１３３Ｃ…プロパティペイン、１３４Ａ〜１３４Ｃ…処理順序、
１３５…左移動ボタン、１３６…右移動ボタン、１３７…チェックマーク、
２００…受付手段、２０１…決定手段２０１…生成手段、
２１０…指示書生成プログラム、２１１…特徴テーブル、３００Ａ〜３００Ｃ…作業内容、
３０１Ａ〜３０１Ｃ…担当者情報、３０２Ａ，３０２Ｂ…文書情報、
３０３Ａ〜３０３Ｃ…識別情報、３０４Ａ，３０４Ｂ…処理内容、
３０５Ａ，３０５Ｂ…詳細情報、１２００，１２００Ａ…起案コントロール、
１２０１…承認コントロール、１２０２…依頼コントロール、
１２０３，１２０３Ａ…発注コントロール、１２０４…受取コントロール、
１２０５…業者コントロール、１２０６…矢印コントロール
１２１０，１２１０Ａ，１２１０Ｂ…複合機コントロール、
１２３０…作業プロパティ、１２３１…複合機プロパティ、２１１０…丸印

Claims (7)

1. 処理装置による文書の処理を伴う複数の作業を所定の順序で定めた作業情報を受け付ける受付手段、
   前記受付手段により受け付けた前記作業情報に基づいて、前記複数の作業の各作業に対応する文書及びその文書の処理内容を前記所定の順序に従って記録した情報であって、前記処理装置に前記文書の処理を指示するための指示書情報を生成する生成手段として、コンピュータを機能させるための指示書生成プログラム。
2. さらに、前記作業情報が前記作業の特徴情報を含むとき、前記作業の特徴情報に基づいて、前記文書の処理内容を決定する決定手段を備えた請求項１に記載の指示書生成プログラム。
3. 前記決定手段は、前記作業に対応する前記文書の処理内容を、前記作業の前又は後に行われる前記作業の特徴情報に基づいて決定する請求項２に記載の指示書生成プログラム。
4. 前記決定手段は、前記文書の処理内容に応じた前記処理装置を決定する請求項２に記載の指示書生成プログラム。
5. さらに、前記受付手段は、表示画面上に前記複数の作業に対応する作業項目を指示された所定の順序で配列して表示するとともに、複数の前記作業項目のうち前記処理装置による文書の処理を伴うものを入力する表示入力手段を備えた請求項１又は２に記載の指示書生成プログラム。
6. 処理装置による文書の処理を伴う複数の作業を所定の順序で定めた作業情報を受け付ける受付手段と、
   前記受付手段により受け付けた前記作業情報に基づいて、前記複数の作業の各作業に対応する文書及びその文書の処理内容を前記所定の順序に従って記録した情報であって、前記処理装置に前記文書の処理を指示するための指示書情報を生成する生成手段とを備えた指示書生成装置。
7. 処理装置による文書の処理を伴う複数の作業を所定の順序で定めた作業情報を受け付ける受付手段、及び前記受付手段により受け付けた前記作業情報に基づいて、前記複数の作業の各作業に対応する文書及びその文書の処理内容を前記所定の順序に従って記録した情報であって、前記処理装置に前記文書の処理を指示するための指示書情報を生成する生成手段を有する指示書生成装置と、
   前記指示書生成装置により生成された前記指示書情報に基づいて、前記複数の作業の順序に従って前記文書を処理する処理装置とを備えた文書処理システム。

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