JP2009003645A - 書類格納システム及び書類格納方法 - Google Patents
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Abstract
【解決手段】書類格納システム1は、案件情報に対応する受付コードと格納先コードとを生成する受付情報生成部131と、格納先コード等を含むデータに基づいて、送付状に印刷される添付コードを作成する添付コード作成部132と、読取装置600から送信された添付コード付きの送付状等の読取データを格納する第1読取データ格納部320と、読取データから格納先コード等を抽出する添付コード抽出部331と、格納先コードに応じて、読取データの格納先を指定する格納先指定部334と、読取データの格納先に第2データサーバ700が含まれている場合に、第2読取データ格納部720へ読取データを送信する通信部311と、を備える。
【選択図】図1
Description
<ウェブサーバ>
ウェブサーバ100は、データベースサーバ200、第1データサーバ300、端末装置400及び第2データサーバ700との間で情報の送受信を行うことが可能であり、外部からの指示に応じて案件に関する送付状データを作成することができる装置である。このウェブサーバ100は、機能的な構成要素として、通信部110と、格納部120と、処理部130とを備えている。
データベースサーバ200は、案件に係る情報である案件情報、受付コード、格納先コード及び関連付け情報等を格納する装置である。このデータベースサーバ200は、機能的な構成要素として、通信部210と、格納部220と、処理部230とを備えている。
第1データサーバ300は、紙媒体の書類を画像として読み取ることで生成された読取データを格納する装置であり、読取装置600によって読み取られた読取データを格納し、ウェブサーバ100及び端末装置400等の要求に応じて外部(端末装置400、第2データサーバ700等)に読取データを出力する。この第1データサーバ300は、機能的な構成要素として、通信部311(送信手段)と、読取データ受信部312と、第1読取データ格納部320(第1格納手段)と、処理部330とを備えている。
端末装置400は、ウェブサーバ100、データベースサーバ200、第1データサーバ300及び第2データサーバ700との間で相互に通信可能であり、書類格納システム1のクライアント・コンピュータとしての機能を有する装置である。この端末装置400は、機能的な構成要素として、通信部410と、格納部420と、制御部430と、入力部440と、表示部450とを備えている。
印刷装置500は、端末装置400の制御部430の要求によって、ウェブサーバ100の送付状データ作成部133によって作成された送付状データに基づいて紙媒体の送付状を印刷する装置である。具体的には、端末装置400がウェブサーバ100から受信した送付状データに基づいて、送付状を紙媒体に印刷して出力することができるように構成されている。この印刷装置500によって出力された送付状1010,2010,3010は、図2及び図3に示されるように、案件の紙媒体の書類に添付して使用される。
読取装置600は、紙媒体の書類を画像として読み取ることで読取データを生成する装置であり、機能的な構成要素として、読取部610と、読取データ送信部620とを備えている。このような読取装置としては、例えばファックス装置やスキャナを用いることができる。
第2データサーバ700は、第1データサーバ300に格納されている読取データを受信して格納する装置であり、機能的な構成要素として、通信部710と、第2読取データ格納部720(第2格納手段)とを備えている。
Claims (6)
- 案件に関する送付状データを作成するウェブサーバと、
前記案件に係る情報である案件情報を格納するデータベースサーバと、
紙媒体の書類を画像として読み取ることで生成された読取データを受信して格納する第1データサーバと、
前記ウェブサーバとの間で相互に通信可能な端末装置と、
前記ウェブサーバから受信した送付状データに基づいて紙媒体の送付状を印刷する印刷装置と、
紙媒体の書類を画像として読み取ることで読取データを生成して、前記第1データサーバに送信する読取装置と、
前記第1データサーバに格納されている読取データを受信して格納する第2データサーバと、を備える書類格納システムであって、
前記ウェブサーバは、
前記端末装置からの要求に基づいて、前記データベースサーバに格納されている前記案件情報に対応する受付コードと、読取データを格納させるサーバを示す格納先コードと、を生成する受付コード生成手段と、
前記受付コードと前記格納先コードとを含むデータに基づいて、前記印刷装置によって紙媒体の送付状に印刷される添付コードを作成する添付コード作成手段と、
前記添付コードを含む送付状データを作成する送付状データ作成手段と、
を具備し、
前記データベースサーバは、
前記案件情報を格納する案件情報格納手段を具備し、
前記第1データサーバは、
前記読取装置から受信した前記読取データを格納する第1格納手段と、
前記読取装置によって前記送付状と前記案件に関する紙媒体の書類とを読み取ることで生成された読取データから抽出した前記添付コードを参照することで、前記読取データから前記受付コードと前記格納先コードとを抽出するコード抽出手段と、
前記コード抽出手段によって抽出された格納先コードで指定される格納先に応じて、前記読取データの格納先として前記第1データサーバ及び前記第2データサーバの少なくとも一方を指定する格納先指定手段と、
前記格納先指定手段で指定された格納先に前記第2データサーバが含まれている場合に、前記第2データサーバへ前記読取データを送信する送信手段と、
を具備し、
前記第2データサーバは、
前記第1データサーバの送信手段から受信した前記読取データを格納する第2格納手段を具備する書類格納システム。 - 前記第1データサーバは、前記格納先指定手段によって指定された格納先に前記第1データサーバが含まれていない場合に、前記第1データサーバの第1格納手段に格納されている前記読取データを消去する消去手段をさらに備えることを特徴とする請求項1に記載の書類格納システム。
- 前記第1データサーバの格納先指定手段は、前記格納先コードで指定される格納先に応じて、前記読取データの格納先として前記第1データサーバと前記第2データサーバの両方を指定することを特徴とする請求項1に記載の書類格納システム。
- 前記第1データサーバは、前記格納先指定手段によって指定された格納先に前記第1データサーバが含まれている場合、前記第1格納手段に格納される読取データから生成される画像の判読を困難にする処理をする画像処理手段をさらに備えることを特徴とする請求項1に記載の書類格納システム。
- 前記第1データサーバは、前記コード抽出手段によって抽出された受付コードを用いて前記読取データを前記案件情報と関連付けて登録する登録手段とをさらに備えることを特徴とする請求項1から請求項4のいずれかに記載の書類格納システム。
- 案件に関する送付状データを作成するウェブサーバと、前記案件に係る情報である案件情報を格納するデータベースサーバと、紙媒体の書類を画像として読み取ることで生成された読取データを受信して格納する第1データサーバと、前記ウェブサーバとの間で相互に通信可能な端末装置と、前記ウェブサーバから受信した送付状データに基づいて紙媒体の送付状を印刷する印刷装置と、紙媒体の書類を画像として読み取ることで読取データを生成して、前記第1データサーバに送信する読取装置と、前記第1データサーバに格納されている読取データを受信して格納する第2データサーバと、を備える書類格納システムにおいて、前記読取データを格納する書類格納方法であって、
前記ウェブサーバによって、前記端末装置からの要求に基づいて、前記データベースサーバに格納されている前記案件情報に対応する受付コードと、読取データを格納させるサーバを示す格納先コードと、を生成する受付コード生成ステップと、
前記ウェブサーバによって、前記受付コードと前記格納先コードとを含むデータに基づいて、前記印刷装置によって紙媒体の送付状に印刷される添付コードを作成する添付コード作成ステップと、
前記ウェブサーバによって、前記添付コードを含む送付状データを作成する送付状データ作成ステップと、
前記第1データサーバによって、前記読取装置から受信した前記読取データを格納する第1格納ステップと、
前記読取装置が前記送付状と前記案件に関する紙媒体の書類とを読み取ることで生成された読取データから抽出した前記添付コードを参照することで、前記第1データサーバによって、前記読取データから前記受付コードと前記格納先コードとを抽出するコード抽出ステップと、
前記第1データサーバによって、前記コード抽出ステップで抽出された格納先コードによって指定される格納先に応じて、前記読取データの格納先として前記第1データサーバ及び前記第2データサーバの少なくとも一方を指定する格納先指定ステップと、
前記第1データサーバによって、前記格納先指定ステップで指定された格納先に前記第2データサーバが含まれている場合に、前記第2データサーバへ前記読取データを送信する送信ステップと、
前記第2データサーバによって、前記第1データサーバから受信した前記読取データを格納する第2格納ステップと、を備える書類格納方法。
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