JP2009003645A - 書類格納システム及び書類格納方法 - Google Patents

Abstract

【課題】利用者の抵抗感や不安感を抑えることができると共に、利用者側におけるシステム構築等に係る手間やコストを低減できる書類格納システム及び書類格納方法を提供すること。
【解決手段】書類格納システム１は、案件情報に対応する受付コードと格納先コードとを生成する受付情報生成部１３１と、格納先コード等を含むデータに基づいて、送付状に印刷される添付コードを作成する添付コード作成部１３２と、読取装置６００から送信された添付コード付きの送付状等の読取データを格納する第１読取データ格納部３２０と、読取データから格納先コード等を抽出する添付コード抽出部３３１と、格納先コードに応じて、読取データの格納先を指定する格納先指定部３３４と、読取データの格納先に第２データサーバ７００が含まれている場合に、第２読取データ格納部７２０へ読取データを送信する通信部３１１と、を備える。
【選択図】図１

Description

本発明は、案件に関する紙媒体の書類を読み取ることで生成された読取データをサーバに格納する書類格納システム及び書類格納方法に関する。

特許、実用新案、意匠、商標等の知的財産権に係る書類の作成及び管理において、出願前から権利化後に至るまでの様々な段階で電子化が進んでいる。しかしながら、案件に関する書類が保管される包袋（ファイル）については、書類のすべてが電子化されていることは稀であり、紙媒体の書類と、所定の形式に基づいて電子化された書類（以下、単に「電子化書類」という。）とが混在する。例えば、権利に関する契約書等には紙媒体の書類が用いられるが、出願書類や公報等には電子化書類が広く用いられている。そこで、紙媒体の書類を電子化することで保管書類のすべてを電子化書類として一括管理するシステムや装置が提案されている。

例えば、紙媒体の書類を電子化するときに、案件や添付書類等を特定するためのバーコードが記載された送付状を読み込むことで、電子化書類に加えて案件の書誌情報等を利用できるように構成した情報処理装置が知られている（特許文献１参照）。

また、知的財産権に係る書類以外では、ファックスの送付状に記載された整理番号及び申請者ＩＤの文字を読取装置で認識することで、予め割り当てられている整理番号及び申請者ＩＤと整合性の判定を行う申請書類送信装置が知られている（特許文献２参照）。

ほかに、サービス提供者が高校からファックスで受信した送付状に記載されているバーコードを識別することで、志願者から送信された願書を、送付状とあわせて高校から送信された成績証明書と関連付けることを特徴とする電子フォーム処理装置が知られている（特許文献３参照）。
特開２００１−３２５２８２号公報 特許３５８９４５５号明細書 特許３５３０４９１号明細書

ここで、紙媒体の書類を保有している企業等が、外部のサービス提供者によって提供されている電子化システム等を利用して書類を電子化する場合を考える。このような場合、従来のシステムや装置では、電子化されたデータはサービス提供者のサーバに格納されていた。そのため、サービスの利用者である企業等（すなわち、紙媒体書類の送信側）が電子化書類の内容を確かめるには外部のサーバにアクセスする必要があるというだけでなく、自社外のサーバに電子化書類を保管することとなってしまい、当該サーバに充分なセキュリティ対策が施されていたとしても契約書等の重要書類の管理面で不安感や抵抗感を持ってしまうことがあった。

この点において、特許文献１〜３に記載の装置も同様であり、送信される送付状や書類等に含まれている情報を送信先で利用することを前提としているため、当然に、送信データは送信先である外部のサービス提供者側に残る仕組みとなっていた。そのため、仮に従来の書類電子化システムに特許文献１〜３に記載の装置等を適用するとしても、サービスの利用者である企業等の不安感や抵抗感を解消することができなかった。

一方、管理面での不安感や抵抗感を解消するために、電子化書類の登録システムを企業等が自前で用意するとしても、１つの書類に必要な電子化の処理は基本的に１回限りであるため、システムの構築や維持に係る手間やコストが企業等の負担となっていた。

そこで、本発明は、外部のサービス提供者によって提供されている書類電子化システムを利用する場合であっても、利用者の抵抗感や不安感を抑えることができると共に、利用者側におけるシステムの構築や維持に係る手間やコストを低減できる書類格納システム及び書類格納方法を提供することを目的とする。

本発明の書類格納システムは、案件に関する送付状データを作成するウェブサーバと、案件に係る情報である案件情報を格納するデータベースサーバと、紙媒体の書類を画像として読み取ることで生成された読取データを受信して格納する第１データサーバと、ウェブサーバとの間で相互に通信可能な端末装置と、ウェブサーバから受信した送付状データに基づいて紙媒体の送付状を印刷する印刷装置と、紙媒体の書類を画像として読み取ることで読取データを生成して、第１データサーバに送信する読取装置と、第１データサーバに格納されている読取データを受信して格納する第２データサーバと、を備える書類格納システムであって、ウェブサーバは、端末装置からの要求に基づいて、データベースサーバに格納されている案件情報に対応する受付コードと、読取データを格納させるサーバを示す格納先コードと、を生成する受付コード生成手段と、受付コードと格納先コードとを含むデータに基づいて、印刷装置によって紙媒体の送付状に印刷される添付コードを作成する添付コード作成手段と、添付コードを含む送付状データを作成する送付状データ作成手段と、を具備し、データベースサーバは、案件情報を格納する案件情報格納手段を具備し、第１データサーバは、読取装置から受信した読取データを格納する第１格納手段と、読取装置によって送付状と案件に関する紙媒体の書類とを読み取ることで生成された読取データから抽出した添付コードを参照することで、読取データから受付コードと格納先コードとを抽出するコード抽出手段と、コード抽出手段によって抽出された格納先コードで指定される格納先に応じて、読取データの格納先として第１データサーバ及び第２データサーバの少なくとも一方を指定する格納先指定手段と、格納先指定手段で指定された格納先に第２データサーバが含まれている場合に、第２データサーバへ読取データを送信する送信手段と、を具備し、第２データサーバは、第１データサーバの送信手段から受信した読取データを格納する第２格納手段を具備する。

本発明の書類格納システムによれば、第２データサーバをサービスの利用者側に設置することで、外部のサービス提供者側に設置されたサーバにアクセスすることなく、紙媒体の書類を電子化した書類にアクセスすることができる。そのため、サービスの利用者が抱く抵抗感や不安感を抑えつつ紙媒体の書類を電子化することができる。また、上記読取データを格納する第２データサーバ以外は、サービスの利用者側に書類電子化のための特別な装置や処理手段は必須ではないため、利用者側におけるシステムの構築や維持に係る手間やコストを低減することができる。

また、第１データサーバは、格納先指定手段によって指定された格納先に第１データサーバが含まれていない場合に、第１データサーバの第１格納手段に格納されている読取データを消去する消去手段をさらに備えるように構成してもよい。このように構成することで、第１データサーバがサービス提供者側に設置されている場合であっても、サービスの利用者が抱く抵抗感や不安感を効果的に抑えることができる。

また、第１データサーバの格納先指定手段は、格納先コードで指定される格納先に応じて、読取データの格納先として第１データサーバと第２データサーバの両方を指定するように構成してもよい。このように構成することで、読取装置から第１データサーバに読取データを送信した後は、利用者は特別な処理を行うことなく、サービスの利用者側に設置したデータサーバだけでなく、サービス提供者側に設置したデータサーバにも読取データを格納することができる。したがって、情報の機密度や共有の必要性といった読取データの属性に応じて、格納先を使い分けることができる。

また、第１データサーバは、格納先指定手段によって指定された格納先に第１データサーバが含まれている場合、第１格納手段に格納される読取データから生成される画像の判読を困難にする処理をする画像処理手段をさらに備えるように構成してもよい。このように構成することで、サービスの利用者側から読取データの送信があった場合に、サービス提供者側に設置されたデータサーバには読取データが格納されるが、格納された読取データから生成される画像を判読できないようにすることができる。したがって、サービス提供者はサービスの利用者から読取データが送信されたことの有無を確認する必要がある場合にも、書類の具体的な内容を確認することはできないため、サービスの利用者が抱く抵抗感や不安感を効果的に抑えることができる。

また、第１データサーバは、コード抽出手段によって抽出された受付コードを用いて読取データを案件情報と関連付けて登録する登録手段とをさらに備えるように構成してもよい。このように構成することで、まず、案件情報に対応する受付コードと格納先コードとを含むデータに基づいて添付コードが作成される。そして、読取データから抽出した添付コードを参照することで書類の読取データから受付コードが抽出されて、抽出された受付コードを用いて読取データは案件情報と関連付けられる。したがって、複数の紙媒体書類の電子化処理を行なう場合であっても、システムに格納済みの案件情報を読取データと関連付けてシステムに登録することができる。

本発明は、上記のように書類格納システムに係る発明として記載できる他に、以下のように書類格納方法に係る発明としても記載することができる。

本発明の書類格納方法は、案件に関する送付状データを作成するウェブサーバと、案件に係る情報である案件情報を格納するデータベースサーバと、紙媒体の書類を画像として読み取ることで生成された読取データを受信して格納する第１データサーバと、ウェブサーバとの間で相互に通信可能な端末装置と、ウェブサーバから受信した送付状データに基づいて紙媒体の送付状を印刷する印刷装置と、紙媒体の書類を画像として読み取ることで読取データを生成して、第１データサーバに送信する読取装置と、第１データサーバに格納されている読取データを受信して格納する第２データサーバと、を備える書類格納システムにおいて、読取データを格納する書類格納方法であって、ウェブサーバによって、端末装置からの要求に基づいて、データベースサーバに格納されている案件情報に対応する受付コードと、読取データを格納させるサーバを示す格納先コードと、を生成する受付コード生成ステップと、ウェブサーバによって、受付コードと格納先コードとを含むデータに基づいて、印刷装置によって紙媒体の送付状に印刷される添付コードを作成する添付コード作成ステップと、ウェブサーバによって、添付コードを含む送付状データを作成する送付状データ作成ステップと、第１データサーバによって、読取装置から受信した読取データを格納する第１格納ステップと、読取装置が送付状と案件に関する紙媒体の書類とを読み取ることで生成された読取データから抽出した添付コードを参照することで、第１データサーバによって、読取データから受付コードと格納先コードとを抽出するコード抽出ステップと、第１データサーバによって、コード抽出ステップで抽出された格納先コードによって指定される格納先に応じて、読取データの格納先として第１データサーバ及び第２データサーバの少なくとも一方を指定する格納先指定ステップと、第１データサーバによって、格納先指定ステップで指定された格納先に第２データサーバが含まれている場合に、第２データサーバへ読取データを送信する送信ステップと、第２データサーバによって、第１データサーバから受信した読取データを格納する第２格納ステップと、を備える。

なお、上記の書類格納方法に係る発明は、上記の書類格納システムに係る発明と対応する技術的特徴を有し、同様の作用及び効果を奏する発明である。

本発明の書類格納システム及び書類格納方法によれば、利用者側に設置したサーバにアクセスすることで、紙媒体の書類を電子化した書類にアクセスすることができる。そのため、外部のサービス提供者によって提供されている書類電子化システム等を利用する場合であっても、抵抗感や不安感を抑えつつ紙媒体の書類を電子化することができる。また、サービスの利用者側に書類電子化のための特別な装置や処理手段は必須ではないため、利用者側におけるシステムの構築や維持に係る手間やコストを低減できる。

以下、図面を参照しながら、本発明に係る書類格納システム及び書類格納方法の実施形態を説明する。

まず、図１から図４を参照して、本発明の実施形態に係る書類格納システム及び周辺装置を説明する。

図１は、本発明の実施形態に係る書類格納システム１の全体構成を示す図である。図１に示される書類格納システム１は、特許、実用新案、意匠、商標等の知的財産権に係る案件の包袋（ファイル）における紙媒体の書類を画像として読み取ることで生成した読取データを案件の情報と関連付けた上で、当該読取データを所定のデータサーバに格納するシステムである。この書類格納システム１は、ウェブサーバ１００と、データベースサーバ２００と、第１データサーバ３００と、端末装置４００と、印刷装置５００と、読取装置６００と、第２データサーバ７００と、を備える。

なお、本実施形態では、外部のサービス提供者によって提供される書類格納システム１を用いた書類電子化システムを利用する場合であって、ウェブサーバ１００と、データベースサーバ２００と、第１データサーバ３００とをサービス提供者側に設置し、端末装置４００と、印刷装置５００と、読取装置６００と、第２データサーバ７００とをサービスの利用者側に設置する場合について説明する。

書類格納システム１において、ウェブサーバ１００と、データベースサーバ２００と、第１データサーバ３００とはそれぞれの通信部１１０，２１０，３１１を介して相互に情報通信ができるように構成されている。また、ウェブサーバ１００、データベースサーバ２００及び第１データサーバ３００は、インターネット網やＬＡＮ（Local Area Network）等からなるネットワークＮ１を介して端末装置４００及び第２データサーバ７００との間で相互に情報通信を行うことができるように構成されている。更に、第１データサーバ３００は、電話回線網やＬＡＮ等からなるネットワークＮ２を介して読取装置６００から送信された読取データ（例えば、ファックスデータ、ＰＤＦやＴＩＦＦ等の形式に基づく電子データ）を受信できるように構成されている。

本実施形態では、説明を簡単にするため、書類電子化システムのサービス利用者が単数（１社又は１人）の場合を説明するが、同様の機能を備える端末装置、印刷装置、読取装置及びデータサーバのセットを設置した利用者が複数存在してもよい。この場合、個々のサービス利用者側に設置された端末装置とデータサーバはネットワークＮ１に接続され、読取装置はネットワークＮ２に接続される。そのように構成した上で、サービス提供者から個々のサービス利用者に対して書類格納システム１と同様のサービスが提供される。

次に書類格納システム１を構成する要素及びその機能を説明する。
＜ウェブサーバ＞
ウェブサーバ１００は、データベースサーバ２００、第１データサーバ３００、端末装置４００及び第２データサーバ７００との間で情報の送受信を行うことが可能であり、外部からの指示に応じて案件に関する送付状データを作成することができる装置である。このウェブサーバ１００は、機能的な構成要素として、通信部１１０と、格納部１２０と、処理部１３０とを備えている。

通信部１１０は、データベースサーバ２００、第１データサーバ３００、端末装置４００及び第２データサーバ７００との間で相互に情報通信を行う部分であり、案件情報及び送付状データ等の各種データの送受信を行なう。

格納部１２０は、通信部１１０によって送受信されるデータ及び処理部１３０によって処理されたデータを格納する部分であり、例えばデータベースサーバ２００から送信された案件情報や端末装置４００から送信された情報を格納する。

処理部１３０は、ウェブサーバ１００における各種の処理を行なう部分であり、データベースサーバ２００及び端末装置４００等による要求に応じた処理を行なう部分として受付情報生成部１３１（受付コード生成手段）と、添付コード作成部１３２（添付コード作成手段）と、送付状データ作成部１３３（送付状データ作成手段）と、通知部１３４と、警告部１３５と、案件登録部１３６と、を備えている。

受付情報生成部１３１は、端末装置４００からの要求に基づいて、データベースサーバ２００に格納されている案件情報に対応する受付コードと、読取データを格納させるサーバを示す格納先コードと、を生成する部分であり、生成した受付コードと格納先コードとを添付コード作成部１３２及びデータベースサーバ２００に出力する。

受付情報生成部１３１が生成する受付コードは、数字、文字、記号及び図形等で表記されるが、表記の形式は特に限定されない。受付コードの例としては、「１２３４５６７８９」のように数字のみによる表記や「ＴＭ２００５−１２３４」のように数字、文字及び記号を組み合わせた表記にすることができる。

同様に、受付情報生成部１３１が生成する格納先コードは、読取データを格納させるサーバ、すなわち、後述する読取データの格納先となるサーバを特定できるものであれば、表記の形式は特に限定されない。格納先コードの例としては、読取データの格納先となるサーバ等（例えば、第１データサーバ３００、第２データサーバ７００）のインターネット上の位置を示すＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）がある。また、格納先コードは、「１２３４５６７８９」のように数字のみによる表記や、「第１データサーバ」、「第２データサーバ」、「サーバＡ」のように数字、文字及び記号を組み合わせた表記でもよい。これらの場合には、例えば、データベースサーバの２００の受付情報格納部２２２に、「１２３４５６７８９」等の表記に対応するＵＲＬを示すデータを格納した上で、後述する第１データサーバ３００の格納先指定部３３４が、そのデータを適宜参照することで、実際の格納先を特定すればよい。

受付情報生成部１３１は、読取データに係る案件を特定するための番号（以下、「案件番号」という。）と同一の受付コードを生成するだけでなく、１件の読取データ（例えば、１件の契約書を読み取った読取データ）に係る案件情報（例えば、案件番号、契約内容の概略及び契約先の名称（特に複数存在する契約先のうちの１つ契約先の名称））について一意に定まる受付コードを生成することができる。このように一意に定まる受付コードを生成する場合、１つの案件に対して、読取データごとに受付コードが存在することになる。なお、案件番号として用いることができる番号の例には、いわゆる書誌情報と呼ばれる特許出願等の出願番号、登録番号及び包袋の整理番号（ファイル番号）を用いた番号がある。

また、受付情報生成部１３１は、データベースサーバ２００の案件情報格納部２２１に格納されている案件情報の一部もしくは全部を添付した上で、受付コード及び格納先コードを含む受付情報として添付コード作成部１３２に出力することもできるように構成されている。なお、以下において、受付コード及び格納先コードに案件情報等のその他の情報を添付したものを受付情報という。受付情報生成部１３１における受付情報の生成に際しては、端末装置４００の制御部４３０による指示又は受付情報生成部１３１の設定に応じて、所定の案件情報を受付コード及び格納先コードに添付した受付情報を生成することができる。

なお、本実施形態での案件情報とは、案件番号に限られず、案件に関する種々の情報を含む。例えば、案件の名称、法域、出願日又は登録日、書類の名称、送信者の情報（案件担当者の氏名、所属、電話番号、ファックス番号）、送信先の情報（受信者氏名等）及び案件に関するコメント、読取データ格納先の既定値、第１データサーバに読取データを格納する場合の画像処理の要否等があり、情報の種類が単数又は複数のいずれの場合も含む。

添付コード作成部１３２は、上記の受付コードと格納先コードとを含むデータに基づいて、印刷装置５００によって紙媒体の送付状に印刷される添付コードを作成する部分である。また、添付コード作成部１３２は、添付コードを作成したことを通知する添付コード作成通知を後述する警告部１３５に出力するように構成されている。

添付コード作成部１３２が作成する添付コードは、受付コードや格納先コードと同様に、数字、文字、記号及び図形等で表記されるが、表記の形式は特に限定されない。また、添付コードは、受付コード又は格納先コードと同一の形態で表記してもよいが、受付コード及び格納先コードを１つのコードとして、バーコード又はＱＲコード（登録商標）のような二次元コードに変換して表記してもよい。添付コードとしてバーコードや二次元コードを用いた場合、添付コードの情報量を増やすことができるだけでなく、第１データサーバ３００において添付コードを認識して抽出する精度を向上させることができる。

なお、添付コード作成部１３２は、受付情報生成部１３１によって生成された受付情報又は案件情報格納部２２１等に格納されている情報を利用して、案件を特定することが可能な案件特定情報を含む添付コードを作成することができるように構成されている。このような案件特定情報には、上述のような読取データ格納先の既定値、第１データサーバ３００に読取データを格納する場合の画像処理の要否等の案件情報から選択された単数又は複数種類の情報を用いることができる。

また、添付コード作成部１３２は、案件情報格納部２２１等に格納されている情報を利用して、読取装置６００を特定することが可能な装置特定情報を含む添付コードを作成することができるように構成されている。このような読取装置特定情報には、例えば、読取装置６００がファックスである場合にはファックス番号、ネットワークに接続されたスキャナである場合にはネットワークアドレスを用いることができる。

このような案件特定情報又は装置特定情報を含む添付コードを作成する場合には、記録容量の面から、添付コードを二次元コードで表記することが好ましい。

送付状データ作成部１３３は、読取装置６００によって紙媒体の書類を読み取る時に添付する送付状を作成する部分であり、上述の添付コードを含む送付状データを作成することができる。この送付状データ作成部１３３が作成する送付状は、データベースサーバ２００に格納されている案件情報と添付コード作成部１３２によって作成された添付コードとを用いて、所定の形式（例えば、ＰＤＦやＴＩＦＦ等のファイル形式）で、例えば図２に示される送付状１０１０のように作成される。

図２に示される例の場合、送付状１０１０には、表題１００１と、宛先１００２と、データベースサーバ２００に格納されている案件情報に基づく書誌情報１００３と、登録ファックス番号１００４と、添付コード１００５とが記載されている。この送付状１０１０は、読取装置６００によって読み取る際、案件に関する紙媒体の書類１０２０（例えば契約書）に添付されることで、送付状１０１０と書類１０２０とが１セットにまとまった送付物１０００についての読取データが生成される。なお、送付状１０１０には、端末装置４００の入力部４４０を介して入力したコメントが記載されるようにしてもよい。また、宛先１００２や書誌情報１００３等についても、送付状１０１０を作成する過程で端末装置４００の入力部４４０を介して入力したデータを利用してもよい。

読取データ生成の際には、図２に示されるように送付物１０００について１つの読取データが生成されるようにしてもよいが、図３に示すように複数の案件に関する書類１０２０，２０２０，３０２０（なお、単数の案件についての複数の書類（例えば、契約先の異なる３通の契約書）でもよい）のそれぞれに対して送付状１０１０，２０１０，３０１０を添付した送付物１０００，２０００，３０００をまとめて１セットとしたものについて読取データが生成されるようにしてもよい。この場合、後述する第１データサーバ３００は、読取データから送付状１０１０，２０１０，３０１０を識別して、記載された添付コード１００５，２００５，３００５を抽出することで、各送付物の区切りを判断する。

通知部１３４は、後述する第１データサーバ３００の関連付け登録部３３３における処理結果に関する通知を受けることで、当該処理結果に関する通知情報を生成する部分である。具体的には、後述する受付情報抽出部３３２によって抽出された受付コードと同一の受付コードが受付情報格納部２２２に格納されていないと判断した場合、通知部１３４は第１データサーバ３００が受信した読取データについて受付コードが生成されていないことを端末装置４００に通知する。また、後述する第１データサーバ３００の受付情報抽出部３３２が抽出した受付コードについて、読取データと案件との間の関連付けが以前に行われていたと判断した場合、通知部１３４は読取データと案件情報との関連付けが完了していることを端末装置４００に通知する。

警告部１３５は、添付コード作成部１３２が添付コードを作成してから所定時間内に関連付け登録部３３３が読取データと案件との間の関連付けを行わなかったと判断した場合、当該関連付けが未完了であることを警告する部分である。所定時間内に読取データと案件との間の関連付けを行わなかったか否かの判断は、警告部１３５が関連付け登録部３３３における処理結果の通知を受けることによって行うことができる。具体的には、処理結果の内容に係わらず、関連付け登録部３３３による関連付けに関する動作の処理結果を警告部１３５が受信することで、警告部１３５は処理結果の通知を受けることができる。なお、この警告部１３５による判断に用いられる所定時間は、システムの構成や設置状況に応じて、適宜定めることができる。

案件登録部１３６は、データベースサーバ２００の案件情報格納部２２１に格納される案件情報の登録に関する処理を実行する部分であり、例えば端末装置４００の入力部４４０を介して入力された情報を処理して、案件情報格納部２２１に出力して格納させる。

＜データベースサーバ＞
データベースサーバ２００は、案件に係る情報である案件情報、受付コード、格納先コード及び関連付け情報等を格納する装置である。このデータベースサーバ２００は、機能的な構成要素として、通信部２１０と、格納部２２０と、処理部２３０とを備えている。

通信部２１０は、ウェブサーバ１００、第１データサーバ３００、端末装置４００及び第２データサーバ７００との間で相互に情報通信を行う部分であり、案件情報、受付情報及び関連付け情報等の各種データの送受信を行なう。

格納部２２０は、通信部２１０によって送受信されるデータ及び処理部２３０によって処理されたデータを格納する部分であり、例えば案件情報、受付情報及び関連付け情報を格納する。この格納部２２０は、案件情報格納部２２１（案件情報格納手段）と、受付情報格納部２２２と、関連付け情報格納部２２３とを備えている。

案件情報格納部２２１は、上述した案件に係る情報である案件情報を格納する部分である。この案件情報格納部２２１に格納されている案件情報は、ウェブサーバ１００や端末装置４００による要求に応じて、通信部２１０を介して外部に出力することができるようにされている。また、この案件情報格納部２２１は、案件ごとの格納先コードの既定値や格納先コードに対応するＵＲＬの既定値などの読取データの格納先を特定する情報を格納してもよい。

受付情報格納部２２２は、ウェブサーバ１００の受付情報生成部１３１によって生成された受付コード、格納先コード等の受付情報を格納する部分である。この受付情報格納部２２２は、受付コードを格納先コードと関連付けて格納するように構成されている。また、受付情報格納部２２２は、格納先コード以外に、読取データを送信する送信者情報（氏名、所属等）、送信先情報（受信者氏名等）及び案件情報も、受付コードと関連付けて格納することができるように構成されている。また、この受付情報格納部２２２に、格納先コードに対応するＵＲＬなどのように読取データの格納先を特定する情報を格納させてもよい。

関連付け情報格納部２２３は、後述する第１データサーバ３００の関連付け登録部３３３による関連付けの登録結果に関する情報を格納する部分である。具体的には、関連付け情報格納部２２３は、第２データサーバ７００の第２読取データ格納部７２０及び／又は第１データサーバ３００の第１読取データ格納部３２０に格納されている読取データと受付情報格納部２２２に格納されている受付コードとの間の関連付けに関する情報を格納する。

処理部２３０は、データベースサーバ２００における各種の処理を行なう部分であり、例えば、ウェブサーバ１００、第１データサーバ３００及び端末装置４００による指示に基づいて、通信部２１０を介して受信したデータを格納部２２０に格納させる。

＜第１データサーバ＞
第１データサーバ３００は、紙媒体の書類を画像として読み取ることで生成された読取データを格納する装置であり、読取装置６００によって読み取られた読取データを格納し、ウェブサーバ１００及び端末装置４００等の要求に応じて外部（端末装置４００、第２データサーバ７００等）に読取データを出力する。この第１データサーバ３００は、機能的な構成要素として、通信部３１１（送信手段）と、読取データ受信部３１２と、第１読取データ格納部３２０（第１格納手段）と、処理部３３０とを備えている。

通信部３１１は、ウェブサーバ１００、データベースサーバ２００、端末装置４００及び第２データサーバ７００との間で相互に情報通信を行う部分であり、読取データ等の各種データの送受信を行なう。

読取データ受信部３１２は、ネットワークＮ２を介して、読取装置６００によって読み取られた紙媒体書類の読取データを読取装置６００の読取データ送信部６２０から受信して、第１読取データ格納部３２０へ出力する部分である。

第１読取データ格納部３２０は、読取データ受信部３１２によって受信された読取データを格納する部分である。また、第１読取データ格納部３２０は、後述する受付情報抽出部３３２によって抽出された受付コード及び格納先コードだけでなく、案件特定情報及び装置特定情報等を、読取データと共に格納することができる。この第１読取データ格納部３２０は、ウェブサーバ１００又は端末装置４００の要求に応じて、端末装置４００、第２データサーバ７００等に読取データを出力できるように構成されている。なお、第１読取データ格納部３２０において読取データを格納する形態は、特に限定されないが、ページごとの読取データに一連のファイル名（例えば、１ページ目はFAX101-001、２ページ目はFAX101-002、３ページ目はFAX101-003等）を付けて格納したり、１つの書類に係る読取データを１つのフォルダに格納したりすることができる。

処理部３３０は、第１データサーバ３００における各種の処理を行なう部分であり、第１読取データ格納部３２０に格納されている読取データに関する処理を行なう部分として、添付コード抽出部３３１と、受付情報抽出部３３２（コード抽出手段）と、関連付け登録部３３３（登録手段）と、格納先指定部３３４（格納先指定手段）と、読取データ消去部３３５（消去手段）と、画像処理部３３６（画像処理手段）を備えている。

添付コード抽出部３３１は、読取データに含まれる添付コードを抽出する部分である。この添付コード抽出部３３１は、送付物１０００，２０００，３０００に含まれる送付状１０１０，２０１０，３０１０及び書類１０２０，２０２０，３０２０の各ページに相当する読取データにおいて、添付コード１００５，２００５，３００５が所定の位置に存在するか否かを判断することによって、添付コードが記載されたページを判別し、記載されている添付コードを抽出する。

受付情報抽出部３３２は、読取装置６００によって送付状と案件に関する紙媒体の書類とを読み取ることで生成された読取データから抽出した添付コード（すなわち、添付コード抽出部３３１によって抽出された添付コード）を参照することで、読取データから受付コードと格納先コードとを抽出する部分である。この受付情報抽出部３３２は、予め格納している変換テーブルを参照することで、添付コード抽出部３３１によって抽出された添付コードを受付コード、格納先コード等の情報に変換する。また、受付情報抽出部３３２は、変換した添付コードから受付コード、格納先コード等を抽出して、通信部３１１を介してデータベースサーバ２００へ出力することができるように構成されている。なお、添付コードに受付コード及び格納先コード以外の情報（例えば、案件特定情報及び装置特定情報）が含まれている場合、受付情報抽出部３３２は、受付コードに加えて、その他の情報も抽出し、データベースサーバ２００へ出力することができるように構成されている。

関連付け登録部３３３は、受付情報抽出部３３２によって抽出された受付コードを用いて、第１読取データ格納部３２０に格納されている読取データを案件情報と関連付けて登録する部分である。この関連付け登録部３３３による関連付けは、例えば、受付情報格納部２２２の受付コードに対応するように、第１読取データ格納部３２０の読取データに付けられたファイル名の変更を行うための情報（関連付け情報）を生成して、処理結果を第１読取データ格納部３２０や関連付け情報格納部２２３に出力し、端末装置４００等からの要求に応じて照会できるように格納させることによって行うことができる。また、関連付けは、受付情報格納部２２２の受付コードと第１読取データ格納部３２０の読取データに付けられたファイル名との対応関係に関する情報（関連付け情報）の生成を行い、関連付け情報格納部２２３に出力し、端末装置４００等からの要求に応じて照会できるように格納させることによっても行うことができる。更に、読取データと案件情報との関連付けに際して、関連付け登録部３３３は、受付情報格納部２２２に格納されている送信者情報や送信先情報をあわせて関連付けることができる。

また、システム利用者によってなされた設定等に応じて、関連付け登録部３３３は、ウェブサーバ１００の受付情報生成部１３１によって生成された受付コードが第１データサーバ３００の受付情報抽出部３３２によって抽出された受付コードと一致する場合、読取データを案件情報と関連付けることができるように構成されている。

格納先指定部３３４は、受付情報抽出部３３２によって抽出された格納先コードで指定される格納先に応じて、読取データの格納先として第１データサーバ３００（第１読取データ格納部３２０）及び第２データサーバ７００（第２読取データ格納部７２０）の少なくとも一方を指定する部分である。上述のとおり、格納先指定部３３４によって指定される読取データの格納先は、ＵＲＬのように格納先コードによって直接的に指定されても、数字、文字及び記号を組み合わせた表記である格納先コードを変換することで指定されてもよい。また、格納先コードによって特定される読取データの格納先は、単数でも複数（例えば、第１データサーバ３００と第２データサーバ７００の両方）でもよい。

読取データ消去部３３５は、格納先指定部３３４によって指定された格納先に第１データサーバ３００が含まれていない場合に、第１データサーバ３００の第１読取データ格納部３２０に格納されている読取データを消去するための部分である。この読取データ消去部３３５は、指定された格納先に第１データサーバ３００が含まれていない場合以外にも、ウェブサーバ１００の通知部１３４が関連付け登録部３３３から関連付けが完了している旨の通知を受けたときに、関連付けが完了していると判断した読取データの削除するように構成してもよい。また、端末装置４００の入力部４４０からの入力に基づく制御部４３０からの指示を受けて、読取データ消去部３３５が読取データを消去するように構成してもよい。なお、この読取データ消去部３３５による読取データの消去は必須の処理ではなく、サービスの利用者等によってなされた操作又は設定に応じて行うように構成することができる。

画像処理部３３６は、格納先指定部３３４によって指定された格納先に第１データサーバ３００が含まれている場合、第１読取データ格納部３２０に格納される読取データから生成される画像の判読を困難にする処理をする部分である。この画像処理部３３６は、後述するように読取データから抽出された後に第１読取データ格納部３２０に格納されている案件特定情報及び装置特定情報等を用いて、読取データを処理する要否を判断する。画像処理部３３６が読取データを処理する手法は特に限定されないが、例えば、読取データから生成される画像がモザイク状に表示されるように加工する画像処理がある。なお、このような画像処理の対象とする範囲は、読取データから生成される画像全体であっても、機密性の高い情報を含む部分だけであってもよい。また、ウェブサーバ１００の通知部１３４が関連付け登録部３３３から関連付けが完了している旨の通知を受けたときに、関連付けが完了していると判断した読取データに対して、画像処理部３３６が同様の画像処理をするように構成してもよい。ほかに、端末装置４００の入力部４４０からの入力に基づく制御部４３０からの指示を受けて、画像処理部３３６が読取データに対して画像の判読を困難にする処理をするように構成してもよい。なお、この画像処理部３３６による画像処理も必須の処理ではなく、サービスの利用者等によってなされた操作又は設定に応じて行うように構成することができる。

＜端末装置＞
端末装置４００は、ウェブサーバ１００、データベースサーバ２００、第１データサーバ３００及び第２データサーバ７００との間で相互に通信可能であり、書類格納システム１のクライアント・コンピュータとしての機能を有する装置である。この端末装置４００は、機能的な構成要素として、通信部４１０と、格納部４２０と、制御部４３０と、入力部４４０と、表示部４５０とを備えている。

通信部４１０は、ネットワークＮ１を介して、書類格納システム１のウェブサーバ１００、データベースサーバ２００、第１データサーバ３００及び第２データサーバ７００との間で相互に通信可能であり、各種の処理に関する要求を送信し、処理結果を受信する部分である。格納部４２０は、端末装置４００において生成されたデータや通信部４１０を介して受信した案件情報や読取データ等のデータを格納する部分である。制御部４３０は、端末装置４００における各種の処理及び端末装置４００を構成する各要素の制御を行う部分である。

入力部４４０は、ウェブサーバ１００、第２データサーバ７００等に対する要求や案件情報等を入力する部分であり、キーボードやマウス等の入力装置によって構成される。

表示部４５０は、端末装置４００における処理の結果や各サーバ１００，２００，３００，７００から受信したデータ（案件情報や読取データ等）を表示する部分であり、ＬＣＤ等の表示装置によって構成される。例えば、通信部４１０を介して受信した案件情報を示す場合、図４に示されるように、表示部４５０には、送付状１０１０の作成を指示する送付状作成ボタン４５１、送付状印刷ボタン４５２、その他の処理に関するボタン４５３，４５４に加えて、案件情報の一部である書誌情報４５５、案件データ４５６（図４の例では標章）、読取データの格納場所情報４５７、詳細情報４５８が表示される。

なお、図４では、格納場所情報４５７として「第２データサーバ」を表示した場合を例示しているが、読取データの格納場所は入力部４４０からの入力によって変更可能であり、「第１データサーバ」、「第１データサーバ及び第２データサーバ」のように、サービスの利用者が希望する格納場所を指定することができる。また、ここで指定した格納場所に関する情報は、上述のように、ウェブサーバ１００の格納部１２０やデータベースサーバ２００の案件情報格納部２２１に格納することで、ウェブサーバ１００の受付情報生成部１３１が生成する格納先コードに反映される。

＜印刷装置＞
印刷装置５００は、端末装置４００の制御部４３０の要求によって、ウェブサーバ１００の送付状データ作成部１３３によって作成された送付状データに基づいて紙媒体の送付状を印刷する装置である。具体的には、端末装置４００がウェブサーバ１００から受信した送付状データに基づいて、送付状を紙媒体に印刷して出力することができるように構成されている。この印刷装置５００によって出力された送付状１０１０，２０１０，３０１０は、図２及び図３に示されるように、案件の紙媒体の書類に添付して使用される。

＜読取装置＞
読取装置６００は、紙媒体の書類を画像として読み取ることで読取データを生成する装置であり、機能的な構成要素として、読取部６１０と、読取データ送信部６２０とを備えている。このような読取装置としては、例えばファックス装置やスキャナを用いることができる。

読取部６１０は、案件に関する紙媒体の書類及び印刷装置５００によって印刷された送付状１０１０，２０１０，３０１０を読み取って読取データを生成するとともに、読取データ生成にともなう処理を行う部分である。読取部６１０によって生成される読取データの形式は特に限定されず、読取装置６００がファックス装置の場合はファックスデータ、読取装置６００がスキャナの場合は画像データに用いられる各種の形式（例えば、ＰＤＦ、ＴＩＦＦ等のファイル形式）に基づいた読取データが生成される。

読取データ送信部６２０は、ネットワークＮ２を介して、読取部６１０によって生成された読取データを第１データサーバ３００の読取データ受信部３１２に送信する部分である。

＜第２データサーバ＞
第２データサーバ７００は、第１データサーバ３００に格納されている読取データを受信して格納する装置であり、機能的な構成要素として、通信部７１０と、第２読取データ格納部７２０（第２格納手段）とを備えている。

通信部７１０は、ネットワークＮ１を介して、書類格納システム１のウェブサーバ１００、データベースサーバ２００及び第１データサーバ３００との間で相互に通信可能であり、例えば、第１データサーバ３００の通信部３１１から送信された読取データを受信する。また、通信部７１０は、ネットワークＮ１を介さずに、端末装置４００との間で直接かつ相互に通信可能であり、各種の処理に関する要求を端末装置４００から受信し、処理結果を送信する。

第２読取データ格納部７２０は、第１データサーバ３００の通信部３１１から受信した読取データを格納する部分である。この第２読取データ格納部７２０は、端末装置４００の要求に応じて、端末装置４００等に読取データを出力できるように構成されている。なお、第２読取データ格納部７２０において読取データを格納する形態は、第１読取データ格納部３２０と同様、特に限定されない。

引き続き、図５から図１０を参照して、本発明の実施形態に係る書類格納方法として、案件に関する紙媒体の書類を画像として読み取ることで生成した読取データを案件の情報（具体的には、データベースサーバ２００の受付情報格納部２２２に格納されている受付コード）と関連付けた上で、当該読取データを所定のデータサーバに格納する方法を説明する。

まず、図５のシーケンス図を用いて、接続要求生成から案件情報表示までの処理を説明する。ウェブサーバ１００との接続が認められている端末装置４００において、入力部４４０を介したサービスの利用者による指示を受けて、制御部４３０は、ウェブサーバ１００との間の接続を要求する接続要求を生成し（Ｓ１０１）、通信部４１０を介してウェブサーバ１００に接続要求を送信する（Ｓ１０２）。ウェブサーバ１００の処理部１３０は、通信部１１０を介して受信した接続要求を受けて、端末装置４００との接続に関する認証を行い（Ｓ１０３）、認証完了通知を端末装置４００に送信する（Ｓ１０４）。

端末装置４００の制御部４３０は、通信部４１０を介して認証完了通知を受信した後、システム使用者が入力部４４０を用いて入力した案件の書誌情報等に応じて、表示部４５０に表示すべき案件に関する選択案件情報を生成し（Ｓ１０５）、通信部４１０を介して生成した選択案件情報をウェブサーバ１００に送信する（Ｓ１０６）。ウェブサーバ１００の処理部１３０は、通信部１１０を介して選択案件情報を受信した後、データベースサーバ２００に対して案件情報の照会を行うために、案件情報要求を生成し（Ｓ１０７）、データベースサーバ２００に送信する（Ｓ１０８）。

データベースサーバ２００の処理部２３０は、通信部２１０を介して案件情報要求を受信した後、格納部２２０の案件情報格納部２２１に格納されている案件情報から案件情報要求の内容に応じた案件情報を抽出し（Ｓ１０９）、抽出した案件情報をウェブサーバ１００に送信する（Ｓ１１０）。ウェブサーバ１００の処理部１３０は、通信部１１０を介してデータベースサーバ２００から受信した案件情報を格納部１２０に格納するとともに（Ｓ１１１）、受信した案件情報を端末装置４００に送信する（Ｓ１１２）。このとき、端末装置４００に送信される案件情報には、読取データの格納先に関する情報（例えば、格納先の規定値が第２データサーバであることを示す情報）が含まれる。

端末装置４００の制御部４３０は、通信部４１０を介して端末装置４００から送信された案件情報を受信して、図４に示されるような態様にて表示部４５０に表示する（Ｓ１１３）。

次に、図６のシーケンス図を用いて、送付状作成要求生成から送付状データ印刷までの処理を説明する。送付状の作成に際して、図４に示されるように端末装置４００の表示部４５０に案件情報を表示した状態で、システム使用者が入力部４４０を用いて送付状作成ボタン４５１を選択することで、端末装置４００の制御部４３０は送付状作成要求を生成する（Ｓ２０１）。なお、この送付状作成要求の生成に際して、サービス利用者は、格納場所情報４５７の表示を読み取ることで読取データの格納場所を確認するだけでなく、読取データの格納場所を指定すること又は規定値から変更することができる。また、サービス利用者は、必要に応じて、入力部４４０を用いて発信者、送信先や通信文等のコメントを送付状に印刷される内容として入力して、送付状作成要求に添付させる。当該要求生成後、制御部４３０は、通信部４１０を介して送付状作成要求をウェブサーバ１００に送信する（Ｓ２０２）。

ウェブサーバ１００の受付情報生成部１３１は、通信部１１０を介して端末装置４００から送付状作成要求を受信した後、端末装置４００からの要求に基づいて、データベースサーバ２００に格納されている案件情報に対応する受付コードと、読取データを格納させるサーバを示す格納先コードと、を含む受付情報を生成する（Ｓ２０３）。上述のように、受付情報と格納先コードの生成に際して、受付情報生成部１３１は、端末装置４００の制御部４３０の指示又は受付情報生成部１３１の設定に応じて、Ｓ１１１において格納部１２０に格納した案件情報の一部又は全部を受付コードと格納先コードに添付した受付情報を生成する。

ウェブサーバ１００の処理部１３０は、受付情報を生成した後、通信部１１０を介して受付情報をデータベースサーバ２００に送信する（Ｓ２０４）。データベースサーバ２００の処理部２３０は、通信部２１０を介してウェブサーバ１００から受付情報を受信した後、受付コードと格納先コードを含む受付情報を格納部２２０の受付情報格納部２２２に格納する（Ｓ２０５）。ここで、受付情報格納部２２２は、受付コードを格納先コードと関連付けて格納する。

また、ウェブサーバ１００の添付コード作成部１３２は、受付コードと格納先コードとを含むデータ（すなわち、受付情報のデータ）に基づいて、印刷装置５００によって紙媒体の送付状に印刷される添付コードを作成する（Ｓ２０６）。作成された添付コードは、読取装置６００で読み取られることによって読取データに添付される。なお、上述のように、添付コードの作成に際して、添付コード作成部１３２は、端末装置４００の制御部４３０の指示又は添付コード作成部１３２の設定に応じて、受付情報及び案件情報等を利用して、添付コードに案件特定情報及び装置特定情報を含む添付コードを作成する。

ウェブサーバ１００の送付状データ作成部１３３は、添付コードを含む送付状データを作成する（Ｓ２０７）。作成される送付状データは、例えば図２に示されるように添付コード１００５が記載された送付状１０１０を所定の形式（例えば、ＰＤＦ、ＴＩＦＦ等のファイル形式）で作成したものである。また、上述のようにＳ２０１の送付状作成要求の生成に際して、システム使用者が送付状に印刷される内容としてコメント等を入力している場合には、作成される送付状データに入力されたコメント等を反映させる。送付状データ作成部１３３が送付状データを作成した後、処理部１３０は、通信部１１０を介して送付状データを端末装置４００に送信する（Ｓ２０８）。

端末装置４００の制御部４３０は、通信部４１０を介して受信した送付状データを格納部４２０に格納し（Ｓ２０９）、サービスの利用者による入力部４４０を用いた送付状印刷ボタン４５２の選択に応じて、送付状データの紙媒体への印刷を印刷装置５００に指示する。制御部４３０からの指示を受けて、印刷装置５００は、添付コードが記載された送付状を紙媒体に印刷して出力する（Ｓ２１０）。

次に、図７のシーケンス図を用いて、送付状及び書類の読取から受付コード、格納先コード等の抽出までの処理を説明する。印刷装置５００を用いて送付状を紙媒体に印刷して出力した後、読取装置６００によって、Ｓ２１０で印刷された送付状と案件に関する紙媒体の書類とを画像として読み取って（Ｓ３０１）、読取データを生成する（Ｓ３０２）。具体的には、図２に示される例の場合、読取装置６００を用いて、図２に示されるように紙媒体の書類１０２０に送付状１０１０を添付した送付物１０００を読み取る。読取装置６００の読取部６１０は、送付物１０００を読み取ることで読取データ（ファクシミリデータ又はＰＤＦ、ＴＩＦＦ等のファイル形式のデータ）を生成する。読取データを生成した後、読取装置６００は、読取データ送信部６２０を介して読取データを第１データサーバ３００に送信する（Ｓ３０３）。

第１データサーバ３００の処理部３３０は、読取データ受信部３１２を介して受信した読取データを第１読取データ格納部３２０に格納する（Ｓ３０４）。次に、処理部３３０の添付コード抽出部３３１は、読取データに含まれる添付コードを抽出する（Ｓ３０５）。

受付情報抽出部３３２は、予め格納している変換テーブルを用いて添付コード抽出部３３１によって抽出された添付コードを変換する（Ｓ３０６）。受付情報抽出部３３２は、Ｓ３０６で変換された添付コードから受付コードと格納先コードとを抽出する。これにより、第１データサーバ３００の受付情報抽出部３３２は、読取装置６００によって生成された読取データに含まれる添付コードを参照することで、読取データから受付コードと格納先コードとを抽出する（Ｓ３０７，Ｓ３０８）。また、受付情報抽出部３３２によって抽出された格納先コードで指定される格納先に応じて、後述する格納処理において、読取データの格納先として第１データサーバ３００及び第２データサーバ７００の少なくとも一方が指定されることとなる。引き続き、受付情報抽出部３３２は、受付コード以外に添付コードに含まれている案件特定情報及び装置特定情報等を抽出する（Ｓ３０９）。ここで、受付情報抽出部３３２によって抽出された案件特定情報及び装置特定情報等は、読取データとともに、第１読取データ格納部３２０に格納される。また、案件特定情報に、第１データサーバ３００に読取データを格納する場合の画像処理の要否が含まれている場合、その要否に関する情報は、後述する格納処理において画像処理部３３６によって参照される。

次に、図８のシーケンス図を用いて、抽出した受付コードに対する処理から関連付け登録、読取データの格納及び処理結果確認又は通知情報表示までの処理を説明する。第１データサーバ３００の受付情報抽出部３３２において受付コード、格納先コード、案件特定情報及び装置特定情報等の抽出が完了した後、関連付け登録部３３３は、受付情報抽出部３３２が抽出した受付コードと同一の受付コードが受付情報格納部２２２に格納されているか否かを判断する（Ｓ４０１）。

Ｓ４０１において、受付情報抽出部３３２が抽出した受付コードと同一の受付コードが受付情報格納部２２２に格納されていると判断した場合（Ｓ４０１の処理結果がＹｅｓの場合）、すなわち、受付情報抽出部３３２によって抽出された受付コードが受付情報生成部１３１によって生成された受付コードと一致する場合、関連付け登録部３３３は関連付け情報格納部２２３に格納されている情報を参照することで、受付情報抽出部３３２が抽出した受付コードについて、読取データと受付コードとの間の関連付けが以前に行われていたか否かを判断する（Ｓ４０２）。

Ｓ４０２において、関連付け処理情報の受付コードは関連付け済みではないと判断した場合（Ｓ４０２の処理結果がＮｏの場合）、すなわち、受付情報抽出部３３２が抽出した受付コードについて、読取データと案件との間の関連付けが以前に行われていなかったと判断した場合、関連付け登録部３３３は第１読取データ格納部３２０の読取データを受付情報格納部２２２の受付コードと関連付ける処理を行い、関連付け情報を生成して（Ｓ４０３）、通信部３１１を介してデータベースサーバ２００に送信する（Ｓ４０４）。

データベースサーバ２００の処理部２３０は、通信部２１０を介して受信した関連付け情報を、関連付け情報格納部２２３に格納する（Ｓ４０５）。これにより、第１データサーバ３００の関連付け登録部３３３は、第１データサーバ３００の受付情報抽出部３３２によって抽出された受付コード（すなわち、Ｓ３０７で抽出された受付コード）を用いて、読取データを案件情報と関連付けて登録する処理を行う。ここで、データベースサーバ２００の受付情報格納部２２２に格納されている格納先コードは受付コードと関連付けられているため、関連付け情報を参照することで、個々の読取データに対応する格納先コードを参照することができる。

引き続き、図９を用いて、受付コードと関連付けられた読取データを、格納先コードで指定される格納先に格納するための処理、すなわち読取データを所定のサーバに格納するための処理を説明する。

Ｓ４０５にて関連付け情報を関連付け情報格納部２２３に格納した後、第１データサーバ３００の格納先指定部３３４は、第１読取データ格納部３２０（又は、データベースサーバ２００の受付情報格納部２２２）に格納されている格納先コードを参照することで、第１データサーバ３００の第１読取データ格納部３２０に格納されている読取データの格納先が第１データサーバ３００であるか否かを判断する（Ｓ５０１）。

Ｓ５０１において、格納先指定部３３４が、読取データの格納先は第１データサーバ３００であると判断した場合（Ｓ５０１の処理結果がＹｅｓの場合）、第１データサーバ３００の画像処理部３３６は、第１読取データ格納部３２０に格納されている案件特定情報を参照することで、読取データに対して、第１データサーバ３００に格納される読取データから生成される画像の判読を困難にする画像処理を実行する要否を判断する（Ｓ５０２）。

Ｓ５０２において、画像処理部３３６が画像処理を実行する必要ありと判断した場合（Ｓ５０２の処理結果がＹｅｓの場合）、画像処理部３３６は、第１データサーバ３００に格納される読取データから生成される画像の判読を困難にする処理を実行する（Ｓ５０３）。

Ｓ５０２において画像処理部３３６が画像処理を実行する必要なしと判断した場合（Ｓ５０２の処理結果がＮｏの場合）、格納先指定部３３４は、第１データサーバ３００に格納されている読取データを消去することなく、そのまま格納する（Ｓ５０４）。なお、Ｓ５０３において画像処理部３３６が所定の画像処理を実行した後、格納先指定部３３４は、画像処理後の読取データを第１データサーバ３００に格納する。

Ｓ５０１において格納先指定部３３４が読取データの格納先は第１データサーバ３００ではないと判断した場合（Ｓ５０１の処理結果がＮｏの場合）、又は、Ｓ５０４において格納先指定部３３４が読取データ（又は画像処理後の読取データ）を格納した後、格納先指定部３３４は、受付情報格納部２２２に格納されている格納先コードを参照することで、第１読取データ格納部３２０に格納されている読取データの格納先が第２データサーバ７００であるか否かを判断する（Ｓ５０５）。

Ｓ５０５において、格納先指定部３３４が、読取データの格納先は第２データサーバ７００であると判断した場合（Ｓ５０５の処理結果がＹｅｓの場合）、格納先指定部３３４は、通信部３１１を介して、読取データを第２データサーバ７００の通信部７１０へ送信する（Ｓ５０６）。通信部７１０は、通信部３１１から読取データを受信した後、第２データサーバ７００の第２読取データ格納部７２０に格納する（Ｓ５０７）。

このような格納処理により、受付情報抽出部３３２によって抽出された格納先コードで指定される格納先に応じて、読取データの格納先として第１データサーバ３００及び第２データサーバ７００の少なくとも一方が指定される。また、格納先コードで指定される格納先が第１データサーバ３００及び第２データサーバ７００の両方である場合には、２つのサーバに読取データが格納される。

なお、読取データを第２読取データ格納部７２０に格納する場合、第２データサーバ７００が第１データサーバ３００から読取データを受信する形式は、いわゆるプル型（Ｐｕｌｌ型）でも、プッシュ型（Ｐｕｓｈ型）でもよい。プル型の場合には、サービス利用者は、端末装置４００の入力部４４０を操作することで格納先指定部３３４に指示することにより、通信部３１１を介して、読取データを第２データサーバ７００の通信部７１０へ送信させる。このプル型では、プッシュ型と比べて、第２データサーバ７００に設けたファイアウォール（図示せず）に特別な処理をさせることなく、簡便に読取データを第１データサーバ３００から第２データサーバ７００へ送信させることができる。一方、プッシュ型の場合には、第２データサーバ７００に設けたファイアウォールを考慮して、電子メールの形式で読取データを第１データサーバ３００から第２データサーバ７００へ送信させることができる。

また、図９では説明を省略しているが、読取装置６００から送信された読取データを第１データサーバ３００の第１読取データ格納部３２０から消去する場合には、格納処理の終了後（すなわち、Ｓ５０５又はＳ５０７の終了後）に、第１読取データ格納部３２０に格納されている案件特定情報を参照しつつ、読取データ消去部３３５が第１読取データ格納部３２０から読取データを消去すればよい。このような処理とすることで、第１データサーバ３００は、格納先指定部３３４によって指定された格納先に第１データサーバ３００が含まれていない場合に、第１データサーバ３００の第１読取データ格納部３２０に格納されている読取データを消去することができる。

次に、図８に戻って、格納処理後の処理結果通知に関する処理を説明する。読取データの格納処理が終了した後、処理部３３０の関連付け登録部３３３は、関連付け処理及び読取データの格納処理が終了したことを示す処理結果通知を生成し（Ｓ４０７）、通信部３１１を介して処理結果通知をウェブサーバ１００に送信する（Ｓ４０８）。ウェブサーバ１００の通知部１３４及び警告部１３５は、通信部１１０を介して処理結果通知を受信することで、関連付けの処理が終了したことを確認する（Ｓ４０９）。

一方、Ｓ４０１において、受付情報抽出部３３２が抽出した受付コードと同一の受付コードが受付情報格納部２２２に格納されていないと判断した場合（Ｓ４０１の処理結果がＮｏの場合）又はＳ４０２において受付情報抽出部３３２が抽出した受付コードは関連付け済みであると判断した場合（Ｓ４０２の処理結果がＹｅｓの場合）、第１読取データ格納部３２０の読取データを受付コードと関連付ける処理を行わずに、第１データサーバ３００の関連付け登録部３３３の指示を受けて、ウェブサーバ１００の通知部１３４はＳ４０１又はＳ４０２における処理結果に対応する通知情報を生成する（Ｓ４１０）。すなわち、通知部１３４は、Ｓ４０１の処理結果がＮｏの場合には第１データサーバ３００が受信した読取データについて受付コードが生成されていない旨の通知情報を生成し、Ｓ４０２の処理結果がＹｅｓの場合には読取データと受付コードとの関連付けが完了している旨の通知情報を生成する。

ウェブサーバ１００の通知部１３４は、通知情報を生成した後、通信部１１０を介して通知情報を端末装置４００に送信する（Ｓ４１０）。端末装置４００の制御部４３０は、通信部４１０を介して通知情報を受信して、表示部４５０に表示する（Ｓ４１１）。

上述の処理により、案件に関する紙媒体の書類を画像として読み取る読取装置６００によって生成される読取データを受付コード等と関連付けた上で、当該読取データは所定のデータサーバに格納される。

引き続き、図１０を用いて、ウェブサーバ１００の警告部１３５において警告情報を生成する処理を説明する。なお、この警告情報を生成する処理は、図５から図９までに示される書類格納方法に係る処理と並行して行われる。

まず、図６に示されるＳ２０６の処理とあわせてウェブサーバ１００の添付コード作成部１３２が作成した添付コード作成通知が警告部１３５に入力される（Ｓ６０１）。警告部１３５は、添付コード作成通知が入力された後、図８に示されるＳ４０７の処理で生成された処理結果通知の入力を待機する（Ｓ６０２）。ここで、データベースサーバ２００の処理部２３０において生成された処理結果通知の入力があった場合、警告部１３５は警告情報を生成せずに処理を終了する。

一方、処理結果通知の入力がない場合、警告部１３５は、添付コード作成通知の入力から所定時間が経過しているか否かを判断し（Ｓ６０３）、所定時間が経過していない場合（Ｓ６０３の処理結果がＮｏの場合）、所定時間が経過するまでＳ６０２からＳ６０３までの処理を繰り返す。処理結果通知の入力がないまま所定時間が経過した場合（Ｓ６０３の処理結果がＹｅｓの場合）、警告部１３５は、所定時間内に関連付け登録部３３３が読取データと受付コードとの間の関連付けを完了していないことを警告する警告情報を生成する（Ｓ６０４）。警告情報を生成した後、警告部１３５は通信部１１０を介して端末装置４００に警告情報を送信する（Ｓ６０５）。

このような警告情報生成処理により、警告部１３５は、添付コード作成部１３２が添付コードを作成してから所定時間内に関連付け登録部３３３が読取データと案件との間の関連付けを行わなかったと判断した場合、当該関連付けが未完了であることを外部に警告する。

以上説明した本実施形態に係る書類格納システム１及び書類格納方法について作用及び効果を説明する。

書類格納システム１は、第２データサーバ７００をサービスの利用者側に設置することで、外部のサービス提供者側に設置されたサーバ（第１データサーバ３００等）にアクセスすることなく、紙媒体の書類を電子化した書類、すなわち第２データサーバ７００の第２読取データ格納部７２０に格納された読取データにアクセスすることができる。そのため、サービスの利用者が抱く抵抗感や不安感を抑えつつ紙媒体の書類を電子化することができる。また、上記読取データを格納する第２データサーバ７００以外は、サービスの利用者側に書類電子化のための特別な装置や処理手段は必須ではないため、利用者側におけるシステムの構築や維持に係る手間やコストを低減することができる。

また、第１データサーバ３００は、格納先指定部３３４によって指定された格納先に第１データサーバ３００が含まれていない場合に、第１データサーバ３００の第１読取データ格納部３２０に格納されている読取データを消去できる読取データ消去部３３５を備えている。従って、第１データサーバ３００がサービス提供者側に設置されている場合であっても、サービスの利用者が抱く抵抗感や不安感を効果的に抑えることができる。

また、第１データサーバ３００の格納先指定部３３４は、格納先コードで指定される格納先に応じて、読取データの格納先として第１データサーバ３００と第２データサーバ７００の両方を指定できるように構成できる。このように構成することで、読取装置から第１データサーバに読取データを送信した後は、利用者は特別な処理を行うことなく、サービスの利用者側に設置したデータサーバだけでなく、サービス提供者側に設置したデータサーバにも読取データを格納することができる。したがって、情報の機密度や共有の必要性といった読取データの属性に応じて、格納先を使い分けることができる。

また、第１データサーバ３００は、格納先指定部３３４によって指定された格納先に第１データサーバ３００が含まれている場合、第１読取データ格納部３２０に格納される読取データから生成される画像の判読を困難にする処理をするための画像処理部３３６を備えている。このように構成することで、サービスの利用者側から読取データの送信があった場合に、サービス提供者側に設置された第１データサーバ３００には読取データが格納されるが、格納された読取データから生成される画像を判読できないようにすることができる。したがって、サービス提供者はサービスの利用者から読取データが送信されたことの有無を確認する必要がある場合にも、書類の具体的な内容を確認することはできないため、サービスの利用者が抱く抵抗感や不安感を効果的に抑えることができる。

また、第１データサーバ３００は、受付情報抽出部３３２によって抽出された受付コードを用いて読取データを案件情報と関連付けて登録する関連付け登録部３３３とをさらに備えるように構成してもよい。このように構成することで、まず、案件情報に対応する受付コードと格納先コードとを含むデータに基づいて添付コードが作成される。そして、読取データから抽出した添付コードを参照することで書類の読取データから受付コードが抽出されて、抽出された受付コードを用いて読取データは案件情報と関連付けられる。したがって、複数の紙媒体書類の電子化処理を行なう場合であっても、システムに格納済みの案件情報を読取データと関連付けてシステムに登録することができる。

また、本実施形態に係る書類格納方法も、書類格納システム１と対応する技術的特徴を有し、同様の作用及び効果を奏する。

なお、本発明は、上述した実施の形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変更が可能であることは勿論である。

例えば、上述の書類格納システム１及び書類格納方法では、ウェブサーバ１００、データベースサーバ２００及び第１データサーバ３００を別個に設けた場合を説明したが、これらのサーバを統合して、１つのサーバとして構成してもよい。同様に、書類格納システム１と通信可能に構成される端末装置４００、印刷装置５００、読取装置６００及び第２データサーバ７００を統合して、１つの装置として構成してもよい。また、ウェブサーバ１００、データベースサーバ２００及び第１データサーバ３００の各構成要素を、他のサーバに設けるように構成してもよい。具体的には、ウェブサーバ１００や第１データサーバ３００の構成要素の一部をデータベースサーバ２００が備えるようにしてもよい。

本発明の実施形態に係る書類格納システムの全体構成図である。 読取装置によって読み取られる送付状及び書類の一態様を示す図である。 読取装置によって読み取られる送付状及び書類の他の態様を示す図である。 端末装置の表示部に表示される案件情報の例を示す図である。 本発明の実施形態に係る書類格納方法について、接続要求生成から案件情報表示までの処理を示すシーケンス図である。 本発明の実施形態に係る書類格納方法について、送付状作成要求生成から送付状データ印刷までの処理を示すシーケンス図である。 本発明の実施形態に係る書類格納方法について、送付状及び書類の読取から受付コード、格納先コード等の抽出までの処理を示すシーケンス図である。 本発明の実施形態に係る書類格納方法について、抽出した受付コードに対する処理から関連付け登録、読取データの格納及び処理結果確認又は通知情報表示までの処理を示すシーケンス図である。 読取データの格納処理を示す図である。 ウェブサーバの警告部において警告情報を生成する処理を示す図である。

符号の説明

１…書類格納システム、１００…ウェブサーバ、１１０…通信部、１２０…格納部、１３０…処理部、１３１…受付情報生成部、１３２…添付コード作成部、１３３…送付状データ作成部、１３４…通知部、１３５…警告部、２００…データベースサーバ、２１０…通信部、２２０…格納部、２２１…案件情報格納部、２２２…受付情報格納部、２２３…関連付け情報格納部、２３０…処理部、３００…第１データサーバ、３１１…通信部、３１２…読取データ受信部、３２０…第１読取データ格納部、３３０…処理部、３３１…添付コード抽出部、３３２…受付情報抽出部、３３３…関連付け登録部、３３４…格納先指定部、３３５…読取データ、３３６…画像処理部、４００…端末装置、４１０…通信部、４２０…格納部、４３０…制御部、４４０…入力部、４５０…表示部、５００…印刷装置、６００…読取装置、６１０…読取部、６２０…読取データ送信部、７００…第２データサーバ、７１０…通信部、７２０…第２読取データ格納部、Ｎ１…ネットワーク、Ｎ２…ネットワーク。

Claims (6)

1. 案件に関する送付状データを作成するウェブサーバと、
   前記案件に係る情報である案件情報を格納するデータベースサーバと、
   紙媒体の書類を画像として読み取ることで生成された読取データを受信して格納する第１データサーバと、
   前記ウェブサーバとの間で相互に通信可能な端末装置と、
   前記ウェブサーバから受信した送付状データに基づいて紙媒体の送付状を印刷する印刷装置と、
   紙媒体の書類を画像として読み取ることで読取データを生成して、前記第１データサーバに送信する読取装置と、
   前記第１データサーバに格納されている読取データを受信して格納する第２データサーバと、を備える書類格納システムであって、
   前記ウェブサーバは、
   前記端末装置からの要求に基づいて、前記データベースサーバに格納されている前記案件情報に対応する受付コードと、読取データを格納させるサーバを示す格納先コードと、を生成する受付コード生成手段と、
   前記受付コードと前記格納先コードとを含むデータに基づいて、前記印刷装置によって紙媒体の送付状に印刷される添付コードを作成する添付コード作成手段と、
   前記添付コードを含む送付状データを作成する送付状データ作成手段と、
   を具備し、
   前記データベースサーバは、
   前記案件情報を格納する案件情報格納手段を具備し、
   前記第１データサーバは、
   前記読取装置から受信した前記読取データを格納する第１格納手段と、
   前記読取装置によって前記送付状と前記案件に関する紙媒体の書類とを読み取ることで生成された読取データから抽出した前記添付コードを参照することで、前記読取データから前記受付コードと前記格納先コードとを抽出するコード抽出手段と、
   前記コード抽出手段によって抽出された格納先コードで指定される格納先に応じて、前記読取データの格納先として前記第１データサーバ及び前記第２データサーバの少なくとも一方を指定する格納先指定手段と、
   前記格納先指定手段で指定された格納先に前記第２データサーバが含まれている場合に、前記第２データサーバへ前記読取データを送信する送信手段と、
   を具備し、
   前記第２データサーバは、
   前記第１データサーバの送信手段から受信した前記読取データを格納する第２格納手段を具備する書類格納システム。
2. 前記第１データサーバは、前記格納先指定手段によって指定された格納先に前記第１データサーバが含まれていない場合に、前記第１データサーバの第１格納手段に格納されている前記読取データを消去する消去手段をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の書類格納システム。
3. 前記第１データサーバの格納先指定手段は、前記格納先コードで指定される格納先に応じて、前記読取データの格納先として前記第１データサーバと前記第２データサーバの両方を指定することを特徴とする請求項１に記載の書類格納システム。
4. 前記第１データサーバは、前記格納先指定手段によって指定された格納先に前記第１データサーバが含まれている場合、前記第１格納手段に格納される読取データから生成される画像の判読を困難にする処理をする画像処理手段をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の書類格納システム。
5. 前記第１データサーバは、前記コード抽出手段によって抽出された受付コードを用いて前記読取データを前記案件情報と関連付けて登録する登録手段とをさらに備えることを特徴とする請求項１から請求項４のいずれかに記載の書類格納システム。
6. 案件に関する送付状データを作成するウェブサーバと、前記案件に係る情報である案件情報を格納するデータベースサーバと、紙媒体の書類を画像として読み取ることで生成された読取データを受信して格納する第１データサーバと、前記ウェブサーバとの間で相互に通信可能な端末装置と、前記ウェブサーバから受信した送付状データに基づいて紙媒体の送付状を印刷する印刷装置と、紙媒体の書類を画像として読み取ることで読取データを生成して、前記第１データサーバに送信する読取装置と、前記第１データサーバに格納されている読取データを受信して格納する第２データサーバと、を備える書類格納システムにおいて、前記読取データを格納する書類格納方法であって、
   前記ウェブサーバによって、前記端末装置からの要求に基づいて、前記データベースサーバに格納されている前記案件情報に対応する受付コードと、読取データを格納させるサーバを示す格納先コードと、を生成する受付コード生成ステップと、
   前記ウェブサーバによって、前記受付コードと前記格納先コードとを含むデータに基づいて、前記印刷装置によって紙媒体の送付状に印刷される添付コードを作成する添付コード作成ステップと、
   前記ウェブサーバによって、前記添付コードを含む送付状データを作成する送付状データ作成ステップと、
   前記第１データサーバによって、前記読取装置から受信した前記読取データを格納する第１格納ステップと、
   前記読取装置が前記送付状と前記案件に関する紙媒体の書類とを読み取ることで生成された読取データから抽出した前記添付コードを参照することで、前記第１データサーバによって、前記読取データから前記受付コードと前記格納先コードとを抽出するコード抽出ステップと、
   前記第１データサーバによって、前記コード抽出ステップで抽出された格納先コードによって指定される格納先に応じて、前記読取データの格納先として前記第１データサーバ及び前記第２データサーバの少なくとも一方を指定する格納先指定ステップと、
   前記第１データサーバによって、前記格納先指定ステップで指定された格納先に前記第２データサーバが含まれている場合に、前記第２データサーバへ前記読取データを送信する送信ステップと、
   前記第２データサーバによって、前記第１データサーバから受信した前記読取データを格納する第２格納ステップと、を備える書類格納方法。

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