JP2009003645A - 書類格納システム及び書類格納方法 - Google Patents

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Abstract

【課題】利用者の抵抗感や不安感を抑えることができると共に、利用者側におけるシステム構築等に係る手間やコストを低減できる書類格納システム及び書類格納方法を提供すること。
【解決手段】書類格納システム1は、案件情報に対応する受付コードと格納先コードとを生成する受付情報生成部131と、格納先コード等を含むデータに基づいて、送付状に印刷される添付コードを作成する添付コード作成部132と、読取装置600から送信された添付コード付きの送付状等の読取データを格納する第1読取データ格納部320と、読取データから格納先コード等を抽出する添付コード抽出部331と、格納先コードに応じて、読取データの格納先を指定する格納先指定部334と、読取データの格納先に第2データサーバ700が含まれている場合に、第2読取データ格納部720へ読取データを送信する通信部311と、を備える。
【選択図】図1

Description

本発明は、案件に関する紙媒体の書類を読み取ることで生成された読取データをサーバに格納する書類格納システム及び書類格納方法に関する。
特許、実用新案、意匠、商標等の知的財産権に係る書類の作成及び管理において、出願前から権利化後に至るまでの様々な段階で電子化が進んでいる。しかしながら、案件に関する書類が保管される包袋(ファイル)については、書類のすべてが電子化されていることは稀であり、紙媒体の書類と、所定の形式に基づいて電子化された書類(以下、単に「電子化書類」という。)とが混在する。例えば、権利に関する契約書等には紙媒体の書類が用いられるが、出願書類や公報等には電子化書類が広く用いられている。そこで、紙媒体の書類を電子化することで保管書類のすべてを電子化書類として一括管理するシステムや装置が提案されている。
例えば、紙媒体の書類を電子化するときに、案件や添付書類等を特定するためのバーコードが記載された送付状を読み込むことで、電子化書類に加えて案件の書誌情報等を利用できるように構成した情報処理装置が知られている(特許文献1参照)。
また、知的財産権に係る書類以外では、ファックスの送付状に記載された整理番号及び申請者IDの文字を読取装置で認識することで、予め割り当てられている整理番号及び申請者IDと整合性の判定を行う申請書類送信装置が知られている(特許文献2参照)。
ほかに、サービス提供者が高校からファックスで受信した送付状に記載されているバーコードを識別することで、志願者から送信された願書を、送付状とあわせて高校から送信された成績証明書と関連付けることを特徴とする電子フォーム処理装置が知られている(特許文献3参照)。
特開2001−325282号公報 特許3589455号明細書 特許3530491号明細書
ここで、紙媒体の書類を保有している企業等が、外部のサービス提供者によって提供されている電子化システム等を利用して書類を電子化する場合を考える。このような場合、従来のシステムや装置では、電子化されたデータはサービス提供者のサーバに格納されていた。そのため、サービスの利用者である企業等(すなわち、紙媒体書類の送信側)が電子化書類の内容を確かめるには外部のサーバにアクセスする必要があるというだけでなく、自社外のサーバに電子化書類を保管することとなってしまい、当該サーバに充分なセキュリティ対策が施されていたとしても契約書等の重要書類の管理面で不安感や抵抗感を持ってしまうことがあった。
この点において、特許文献1〜3に記載の装置も同様であり、送信される送付状や書類等に含まれている情報を送信先で利用することを前提としているため、当然に、送信データは送信先である外部のサービス提供者側に残る仕組みとなっていた。そのため、仮に従来の書類電子化システムに特許文献1〜3に記載の装置等を適用するとしても、サービスの利用者である企業等の不安感や抵抗感を解消することができなかった。
一方、管理面での不安感や抵抗感を解消するために、電子化書類の登録システムを企業等が自前で用意するとしても、1つの書類に必要な電子化の処理は基本的に1回限りであるため、システムの構築や維持に係る手間やコストが企業等の負担となっていた。
そこで、本発明は、外部のサービス提供者によって提供されている書類電子化システムを利用する場合であっても、利用者の抵抗感や不安感を抑えることができると共に、利用者側におけるシステムの構築や維持に係る手間やコストを低減できる書類格納システム及び書類格納方法を提供することを目的とする。
本発明の書類格納システムは、案件に関する送付状データを作成するウェブサーバと、案件に係る情報である案件情報を格納するデータベースサーバと、紙媒体の書類を画像として読み取ることで生成された読取データを受信して格納する第1データサーバと、ウェブサーバとの間で相互に通信可能な端末装置と、ウェブサーバから受信した送付状データに基づいて紙媒体の送付状を印刷する印刷装置と、紙媒体の書類を画像として読み取ることで読取データを生成して、第1データサーバに送信する読取装置と、第1データサーバに格納されている読取データを受信して格納する第2データサーバと、を備える書類格納システムであって、ウェブサーバは、端末装置からの要求に基づいて、データベースサーバに格納されている案件情報に対応する受付コードと、読取データを格納させるサーバを示す格納先コードと、を生成する受付コード生成手段と、受付コードと格納先コードとを含むデータに基づいて、印刷装置によって紙媒体の送付状に印刷される添付コードを作成する添付コード作成手段と、添付コードを含む送付状データを作成する送付状データ作成手段と、を具備し、データベースサーバは、案件情報を格納する案件情報格納手段を具備し、第1データサーバは、読取装置から受信した読取データを格納する第1格納手段と、読取装置によって送付状と案件に関する紙媒体の書類とを読み取ることで生成された読取データから抽出した添付コードを参照することで、読取データから受付コードと格納先コードとを抽出するコード抽出手段と、コード抽出手段によって抽出された格納先コードで指定される格納先に応じて、読取データの格納先として第1データサーバ及び第2データサーバの少なくとも一方を指定する格納先指定手段と、格納先指定手段で指定された格納先に第2データサーバが含まれている場合に、第2データサーバへ読取データを送信する送信手段と、を具備し、第2データサーバは、第1データサーバの送信手段から受信した読取データを格納する第2格納手段を具備する。
本発明の書類格納システムによれば、第2データサーバをサービスの利用者側に設置することで、外部のサービス提供者側に設置されたサーバにアクセスすることなく、紙媒体の書類を電子化した書類にアクセスすることができる。そのため、サービスの利用者が抱く抵抗感や不安感を抑えつつ紙媒体の書類を電子化することができる。また、上記読取データを格納する第2データサーバ以外は、サービスの利用者側に書類電子化のための特別な装置や処理手段は必須ではないため、利用者側におけるシステムの構築や維持に係る手間やコストを低減することができる。
また、第1データサーバは、格納先指定手段によって指定された格納先に第1データサーバが含まれていない場合に、第1データサーバの第1格納手段に格納されている読取データを消去する消去手段をさらに備えるように構成してもよい。このように構成することで、第1データサーバがサービス提供者側に設置されている場合であっても、サービスの利用者が抱く抵抗感や不安感を効果的に抑えることができる。
また、第1データサーバの格納先指定手段は、格納先コードで指定される格納先に応じて、読取データの格納先として第1データサーバと第2データサーバの両方を指定するように構成してもよい。このように構成することで、読取装置から第1データサーバに読取データを送信した後は、利用者は特別な処理を行うことなく、サービスの利用者側に設置したデータサーバだけでなく、サービス提供者側に設置したデータサーバにも読取データを格納することができる。したがって、情報の機密度や共有の必要性といった読取データの属性に応じて、格納先を使い分けることができる。
また、第1データサーバは、格納先指定手段によって指定された格納先に第1データサーバが含まれている場合、第1格納手段に格納される読取データから生成される画像の判読を困難にする処理をする画像処理手段をさらに備えるように構成してもよい。このように構成することで、サービスの利用者側から読取データの送信があった場合に、サービス提供者側に設置されたデータサーバには読取データが格納されるが、格納された読取データから生成される画像を判読できないようにすることができる。したがって、サービス提供者はサービスの利用者から読取データが送信されたことの有無を確認する必要がある場合にも、書類の具体的な内容を確認することはできないため、サービスの利用者が抱く抵抗感や不安感を効果的に抑えることができる。
また、第1データサーバは、コード抽出手段によって抽出された受付コードを用いて読取データを案件情報と関連付けて登録する登録手段とをさらに備えるように構成してもよい。このように構成することで、まず、案件情報に対応する受付コードと格納先コードとを含むデータに基づいて添付コードが作成される。そして、読取データから抽出した添付コードを参照することで書類の読取データから受付コードが抽出されて、抽出された受付コードを用いて読取データは案件情報と関連付けられる。したがって、複数の紙媒体書類の電子化処理を行なう場合であっても、システムに格納済みの案件情報を読取データと関連付けてシステムに登録することができる。
本発明は、上記のように書類格納システムに係る発明として記載できる他に、以下のように書類格納方法に係る発明としても記載することができる。
本発明の書類格納方法は、案件に関する送付状データを作成するウェブサーバと、案件に係る情報である案件情報を格納するデータベースサーバと、紙媒体の書類を画像として読み取ることで生成された読取データを受信して格納する第1データサーバと、ウェブサーバとの間で相互に通信可能な端末装置と、ウェブサーバから受信した送付状データに基づいて紙媒体の送付状を印刷する印刷装置と、紙媒体の書類を画像として読み取ることで読取データを生成して、第1データサーバに送信する読取装置と、第1データサーバに格納されている読取データを受信して格納する第2データサーバと、を備える書類格納システムにおいて、読取データを格納する書類格納方法であって、ウェブサーバによって、端末装置からの要求に基づいて、データベースサーバに格納されている案件情報に対応する受付コードと、読取データを格納させるサーバを示す格納先コードと、を生成する受付コード生成ステップと、ウェブサーバによって、受付コードと格納先コードとを含むデータに基づいて、印刷装置によって紙媒体の送付状に印刷される添付コードを作成する添付コード作成ステップと、ウェブサーバによって、添付コードを含む送付状データを作成する送付状データ作成ステップと、第1データサーバによって、読取装置から受信した読取データを格納する第1格納ステップと、読取装置が送付状と案件に関する紙媒体の書類とを読み取ることで生成された読取データから抽出した添付コードを参照することで、第1データサーバによって、読取データから受付コードと格納先コードとを抽出するコード抽出ステップと、第1データサーバによって、コード抽出ステップで抽出された格納先コードによって指定される格納先に応じて、読取データの格納先として第1データサーバ及び第2データサーバの少なくとも一方を指定する格納先指定ステップと、第1データサーバによって、格納先指定ステップで指定された格納先に第2データサーバが含まれている場合に、第2データサーバへ読取データを送信する送信ステップと、第2データサーバによって、第1データサーバから受信した読取データを格納する第2格納ステップと、を備える。
なお、上記の書類格納方法に係る発明は、上記の書類格納システムに係る発明と対応する技術的特徴を有し、同様の作用及び効果を奏する発明である。
本発明の書類格納システム及び書類格納方法によれば、利用者側に設置したサーバにアクセスすることで、紙媒体の書類を電子化した書類にアクセスすることができる。そのため、外部のサービス提供者によって提供されている書類電子化システム等を利用する場合であっても、抵抗感や不安感を抑えつつ紙媒体の書類を電子化することができる。また、サービスの利用者側に書類電子化のための特別な装置や処理手段は必須ではないため、利用者側におけるシステムの構築や維持に係る手間やコストを低減できる。
以下、図面を参照しながら、本発明に係る書類格納システム及び書類格納方法の実施形態を説明する。
まず、図1から図4を参照して、本発明の実施形態に係る書類格納システム及び周辺装置を説明する。
図1は、本発明の実施形態に係る書類格納システム1の全体構成を示す図である。図1に示される書類格納システム1は、特許、実用新案、意匠、商標等の知的財産権に係る案件の包袋(ファイル)における紙媒体の書類を画像として読み取ることで生成した読取データを案件の情報と関連付けた上で、当該読取データを所定のデータサーバに格納するシステムである。この書類格納システム1は、ウェブサーバ100と、データベースサーバ200と、第1データサーバ300と、端末装置400と、印刷装置500と、読取装置600と、第2データサーバ700と、を備える。
なお、本実施形態では、外部のサービス提供者によって提供される書類格納システム1を用いた書類電子化システムを利用する場合であって、ウェブサーバ100と、データベースサーバ200と、第1データサーバ300とをサービス提供者側に設置し、端末装置400と、印刷装置500と、読取装置600と、第2データサーバ700とをサービスの利用者側に設置する場合について説明する。
書類格納システム1において、ウェブサーバ100と、データベースサーバ200と、第1データサーバ300とはそれぞれの通信部110,210,311を介して相互に情報通信ができるように構成されている。また、ウェブサーバ100、データベースサーバ200及び第1データサーバ300は、インターネット網やLAN(Local Area Network)等からなるネットワークN1を介して端末装置400及び第2データサーバ700との間で相互に情報通信を行うことができるように構成されている。更に、第1データサーバ300は、電話回線網やLAN等からなるネットワークN2を介して読取装置600から送信された読取データ(例えば、ファックスデータ、PDFやTIFF等の形式に基づく電子データ)を受信できるように構成されている。
本実施形態では、説明を簡単にするため、書類電子化システムのサービス利用者が単数(1社又は1人)の場合を説明するが、同様の機能を備える端末装置、印刷装置、読取装置及びデータサーバのセットを設置した利用者が複数存在してもよい。この場合、個々のサービス利用者側に設置された端末装置とデータサーバはネットワークN1に接続され、読取装置はネットワークN2に接続される。そのように構成した上で、サービス提供者から個々のサービス利用者に対して書類格納システム1と同様のサービスが提供される。
次に書類格納システム1を構成する要素及びその機能を説明する。
<ウェブサーバ>
ウェブサーバ100は、データベースサーバ200、第1データサーバ300、端末装置400及び第2データサーバ700との間で情報の送受信を行うことが可能であり、外部からの指示に応じて案件に関する送付状データを作成することができる装置である。このウェブサーバ100は、機能的な構成要素として、通信部110と、格納部120と、処理部130とを備えている。
通信部110は、データベースサーバ200、第1データサーバ300、端末装置400及び第2データサーバ700との間で相互に情報通信を行う部分であり、案件情報及び送付状データ等の各種データの送受信を行なう。
格納部120は、通信部110によって送受信されるデータ及び処理部130によって処理されたデータを格納する部分であり、例えばデータベースサーバ200から送信された案件情報や端末装置400から送信された情報を格納する。
処理部130は、ウェブサーバ100における各種の処理を行なう部分であり、データベースサーバ200及び端末装置400等による要求に応じた処理を行なう部分として受付情報生成部131(受付コード生成手段)と、添付コード作成部132(添付コード作成手段)と、送付状データ作成部133(送付状データ作成手段)と、通知部134と、警告部135と、案件登録部136と、を備えている。
受付情報生成部131は、端末装置400からの要求に基づいて、データベースサーバ200に格納されている案件情報に対応する受付コードと、読取データを格納させるサーバを示す格納先コードと、を生成する部分であり、生成した受付コードと格納先コードとを添付コード作成部132及びデータベースサーバ200に出力する。
受付情報生成部131が生成する受付コードは、数字、文字、記号及び図形等で表記されるが、表記の形式は特に限定されない。受付コードの例としては、「123456789」のように数字のみによる表記や「TM2005−1234」のように数字、文字及び記号を組み合わせた表記にすることができる。
同様に、受付情報生成部131が生成する格納先コードは、読取データを格納させるサーバ、すなわち、後述する読取データの格納先となるサーバを特定できるものであれば、表記の形式は特に限定されない。格納先コードの例としては、読取データの格納先となるサーバ等(例えば、第1データサーバ300、第2データサーバ700)のインターネット上の位置を示すURL(Uniform Resource Locator)がある。また、格納先コードは、「123456789」のように数字のみによる表記や、「第1データサーバ」、「第2データサーバ」、「サーバA」のように数字、文字及び記号を組み合わせた表記でもよい。これらの場合には、例えば、データベースサーバの200の受付情報格納部222に、「123456789」等の表記に対応するURLを示すデータを格納した上で、後述する第1データサーバ300の格納先指定部334が、そのデータを適宜参照することで、実際の格納先を特定すればよい。
受付情報生成部131は、読取データに係る案件を特定するための番号(以下、「案件番号」という。)と同一の受付コードを生成するだけでなく、1件の読取データ(例えば、1件の契約書を読み取った読取データ)に係る案件情報(例えば、案件番号、契約内容の概略及び契約先の名称(特に複数存在する契約先のうちの1つ契約先の名称))について一意に定まる受付コードを生成することができる。このように一意に定まる受付コードを生成する場合、1つの案件に対して、読取データごとに受付コードが存在することになる。なお、案件番号として用いることができる番号の例には、いわゆる書誌情報と呼ばれる特許出願等の出願番号、登録番号及び包袋の整理番号(ファイル番号)を用いた番号がある。
また、受付情報生成部131は、データベースサーバ200の案件情報格納部221に格納されている案件情報の一部もしくは全部を添付した上で、受付コード及び格納先コードを含む受付情報として添付コード作成部132に出力することもできるように構成されている。なお、以下において、受付コード及び格納先コードに案件情報等のその他の情報を添付したものを受付情報という。受付情報生成部131における受付情報の生成に際しては、端末装置400の制御部430による指示又は受付情報生成部131の設定に応じて、所定の案件情報を受付コード及び格納先コードに添付した受付情報を生成することができる。
なお、本実施形態での案件情報とは、案件番号に限られず、案件に関する種々の情報を含む。例えば、案件の名称、法域、出願日又は登録日、書類の名称、送信者の情報(案件担当者の氏名、所属、電話番号、ファックス番号)、送信先の情報(受信者氏名等)及び案件に関するコメント、読取データ格納先の既定値、第1データサーバに読取データを格納する場合の画像処理の要否等があり、情報の種類が単数又は複数のいずれの場合も含む。
添付コード作成部132は、上記の受付コードと格納先コードとを含むデータに基づいて、印刷装置500によって紙媒体の送付状に印刷される添付コードを作成する部分である。また、添付コード作成部132は、添付コードを作成したことを通知する添付コード作成通知を後述する警告部135に出力するように構成されている。
添付コード作成部132が作成する添付コードは、受付コードや格納先コードと同様に、数字、文字、記号及び図形等で表記されるが、表記の形式は特に限定されない。また、添付コードは、受付コード又は格納先コードと同一の形態で表記してもよいが、受付コード及び格納先コードを1つのコードとして、バーコード又はQRコード(登録商標)のような二次元コードに変換して表記してもよい。添付コードとしてバーコードや二次元コードを用いた場合、添付コードの情報量を増やすことができるだけでなく、第1データサーバ300において添付コードを認識して抽出する精度を向上させることができる。
なお、添付コード作成部132は、受付情報生成部131によって生成された受付情報又は案件情報格納部221等に格納されている情報を利用して、案件を特定することが可能な案件特定情報を含む添付コードを作成することができるように構成されている。このような案件特定情報には、上述のような読取データ格納先の既定値、第1データサーバ300に読取データを格納する場合の画像処理の要否等の案件情報から選択された単数又は複数種類の情報を用いることができる。
また、添付コード作成部132は、案件情報格納部221等に格納されている情報を利用して、読取装置600を特定することが可能な装置特定情報を含む添付コードを作成することができるように構成されている。このような読取装置特定情報には、例えば、読取装置600がファックスである場合にはファックス番号、ネットワークに接続されたスキャナである場合にはネットワークアドレスを用いることができる。
このような案件特定情報又は装置特定情報を含む添付コードを作成する場合には、記録容量の面から、添付コードを二次元コードで表記することが好ましい。
送付状データ作成部133は、読取装置600によって紙媒体の書類を読み取る時に添付する送付状を作成する部分であり、上述の添付コードを含む送付状データを作成することができる。この送付状データ作成部133が作成する送付状は、データベースサーバ200に格納されている案件情報と添付コード作成部132によって作成された添付コードとを用いて、所定の形式(例えば、PDFやTIFF等のファイル形式)で、例えば図2に示される送付状1010のように作成される。
図2に示される例の場合、送付状1010には、表題1001と、宛先1002と、データベースサーバ200に格納されている案件情報に基づく書誌情報1003と、登録ファックス番号1004と、添付コード1005とが記載されている。この送付状1010は、読取装置600によって読み取る際、案件に関する紙媒体の書類1020(例えば契約書)に添付されることで、送付状1010と書類1020とが1セットにまとまった送付物1000についての読取データが生成される。なお、送付状1010には、端末装置400の入力部440を介して入力したコメントが記載されるようにしてもよい。また、宛先1002や書誌情報1003等についても、送付状1010を作成する過程で端末装置400の入力部440を介して入力したデータを利用してもよい。
読取データ生成の際には、図2に示されるように送付物1000について1つの読取データが生成されるようにしてもよいが、図3に示すように複数の案件に関する書類1020,2020,3020(なお、単数の案件についての複数の書類(例えば、契約先の異なる3通の契約書)でもよい)のそれぞれに対して送付状1010,2010,3010を添付した送付物1000,2000,3000をまとめて1セットとしたものについて読取データが生成されるようにしてもよい。この場合、後述する第1データサーバ300は、読取データから送付状1010,2010,3010を識別して、記載された添付コード1005,2005,3005を抽出することで、各送付物の区切りを判断する。
通知部134は、後述する第1データサーバ300の関連付け登録部333における処理結果に関する通知を受けることで、当該処理結果に関する通知情報を生成する部分である。具体的には、後述する受付情報抽出部332によって抽出された受付コードと同一の受付コードが受付情報格納部222に格納されていないと判断した場合、通知部134は第1データサーバ300が受信した読取データについて受付コードが生成されていないことを端末装置400に通知する。また、後述する第1データサーバ300の受付情報抽出部332が抽出した受付コードについて、読取データと案件との間の関連付けが以前に行われていたと判断した場合、通知部134は読取データと案件情報との関連付けが完了していることを端末装置400に通知する。
警告部135は、添付コード作成部132が添付コードを作成してから所定時間内に関連付け登録部333が読取データと案件との間の関連付けを行わなかったと判断した場合、当該関連付けが未完了であることを警告する部分である。所定時間内に読取データと案件との間の関連付けを行わなかったか否かの判断は、警告部135が関連付け登録部333における処理結果の通知を受けることによって行うことができる。具体的には、処理結果の内容に係わらず、関連付け登録部333による関連付けに関する動作の処理結果を警告部135が受信することで、警告部135は処理結果の通知を受けることができる。なお、この警告部135による判断に用いられる所定時間は、システムの構成や設置状況に応じて、適宜定めることができる。
案件登録部136は、データベースサーバ200の案件情報格納部221に格納される案件情報の登録に関する処理を実行する部分であり、例えば端末装置400の入力部440を介して入力された情報を処理して、案件情報格納部221に出力して格納させる。
<データベースサーバ>
データベースサーバ200は、案件に係る情報である案件情報、受付コード、格納先コード及び関連付け情報等を格納する装置である。このデータベースサーバ200は、機能的な構成要素として、通信部210と、格納部220と、処理部230とを備えている。
通信部210は、ウェブサーバ100、第1データサーバ300、端末装置400及び第2データサーバ700との間で相互に情報通信を行う部分であり、案件情報、受付情報及び関連付け情報等の各種データの送受信を行なう。
格納部220は、通信部210によって送受信されるデータ及び処理部230によって処理されたデータを格納する部分であり、例えば案件情報、受付情報及び関連付け情報を格納する。この格納部220は、案件情報格納部221(案件情報格納手段)と、受付情報格納部222と、関連付け情報格納部223とを備えている。
案件情報格納部221は、上述した案件に係る情報である案件情報を格納する部分である。この案件情報格納部221に格納されている案件情報は、ウェブサーバ100や端末装置400による要求に応じて、通信部210を介して外部に出力することができるようにされている。また、この案件情報格納部221は、案件ごとの格納先コードの既定値や格納先コードに対応するURLの既定値などの読取データの格納先を特定する情報を格納してもよい。
受付情報格納部222は、ウェブサーバ100の受付情報生成部131によって生成された受付コード、格納先コード等の受付情報を格納する部分である。この受付情報格納部222は、受付コードを格納先コードと関連付けて格納するように構成されている。また、受付情報格納部222は、格納先コード以外に、読取データを送信する送信者情報(氏名、所属等)、送信先情報(受信者氏名等)及び案件情報も、受付コードと関連付けて格納することができるように構成されている。また、この受付情報格納部222に、格納先コードに対応するURLなどのように読取データの格納先を特定する情報を格納させてもよい。
関連付け情報格納部223は、後述する第1データサーバ300の関連付け登録部333による関連付けの登録結果に関する情報を格納する部分である。具体的には、関連付け情報格納部223は、第2データサーバ700の第2読取データ格納部720及び/又は第1データサーバ300の第1読取データ格納部320に格納されている読取データと受付情報格納部222に格納されている受付コードとの間の関連付けに関する情報を格納する。
処理部230は、データベースサーバ200における各種の処理を行なう部分であり、例えば、ウェブサーバ100、第1データサーバ300及び端末装置400による指示に基づいて、通信部210を介して受信したデータを格納部220に格納させる。
<第1データサーバ>
第1データサーバ300は、紙媒体の書類を画像として読み取ることで生成された読取データを格納する装置であり、読取装置600によって読み取られた読取データを格納し、ウェブサーバ100及び端末装置400等の要求に応じて外部(端末装置400、第2データサーバ700等)に読取データを出力する。この第1データサーバ300は、機能的な構成要素として、通信部311(送信手段)と、読取データ受信部312と、第1読取データ格納部320(第1格納手段)と、処理部330とを備えている。
通信部311は、ウェブサーバ100、データベースサーバ200、端末装置400及び第2データサーバ700との間で相互に情報通信を行う部分であり、読取データ等の各種データの送受信を行なう。
読取データ受信部312は、ネットワークN2を介して、読取装置600によって読み取られた紙媒体書類の読取データを読取装置600の読取データ送信部620から受信して、第1読取データ格納部320へ出力する部分である。
第1読取データ格納部320は、読取データ受信部312によって受信された読取データを格納する部分である。また、第1読取データ格納部320は、後述する受付情報抽出部332によって抽出された受付コード及び格納先コードだけでなく、案件特定情報及び装置特定情報等を、読取データと共に格納することができる。この第1読取データ格納部320は、ウェブサーバ100又は端末装置400の要求に応じて、端末装置400、第2データサーバ700等に読取データを出力できるように構成されている。なお、第1読取データ格納部320において読取データを格納する形態は、特に限定されないが、ページごとの読取データに一連のファイル名(例えば、1ページ目はFAX101-001、2ページ目はFAX101-002、3ページ目はFAX101-003等)を付けて格納したり、1つの書類に係る読取データを1つのフォルダに格納したりすることができる。
処理部330は、第1データサーバ300における各種の処理を行なう部分であり、第1読取データ格納部320に格納されている読取データに関する処理を行なう部分として、添付コード抽出部331と、受付情報抽出部332(コード抽出手段)と、関連付け登録部333(登録手段)と、格納先指定部334(格納先指定手段)と、読取データ消去部335(消去手段)と、画像処理部336(画像処理手段)を備えている。
添付コード抽出部331は、読取データに含まれる添付コードを抽出する部分である。この添付コード抽出部331は、送付物1000,2000,3000に含まれる送付状1010,2010,3010及び書類1020,2020,3020の各ページに相当する読取データにおいて、添付コード1005,2005,3005が所定の位置に存在するか否かを判断することによって、添付コードが記載されたページを判別し、記載されている添付コードを抽出する。
受付情報抽出部332は、読取装置600によって送付状と案件に関する紙媒体の書類とを読み取ることで生成された読取データから抽出した添付コード(すなわち、添付コード抽出部331によって抽出された添付コード)を参照することで、読取データから受付コードと格納先コードとを抽出する部分である。この受付情報抽出部332は、予め格納している変換テーブルを参照することで、添付コード抽出部331によって抽出された添付コードを受付コード、格納先コード等の情報に変換する。また、受付情報抽出部332は、変換した添付コードから受付コード、格納先コード等を抽出して、通信部311を介してデータベースサーバ200へ出力することができるように構成されている。なお、添付コードに受付コード及び格納先コード以外の情報(例えば、案件特定情報及び装置特定情報)が含まれている場合、受付情報抽出部332は、受付コードに加えて、その他の情報も抽出し、データベースサーバ200へ出力することができるように構成されている。
関連付け登録部333は、受付情報抽出部332によって抽出された受付コードを用いて、第1読取データ格納部320に格納されている読取データを案件情報と関連付けて登録する部分である。この関連付け登録部333による関連付けは、例えば、受付情報格納部222の受付コードに対応するように、第1読取データ格納部320の読取データに付けられたファイル名の変更を行うための情報(関連付け情報)を生成して、処理結果を第1読取データ格納部320や関連付け情報格納部223に出力し、端末装置400等からの要求に応じて照会できるように格納させることによって行うことができる。また、関連付けは、受付情報格納部222の受付コードと第1読取データ格納部320の読取データに付けられたファイル名との対応関係に関する情報(関連付け情報)の生成を行い、関連付け情報格納部223に出力し、端末装置400等からの要求に応じて照会できるように格納させることによっても行うことができる。更に、読取データと案件情報との関連付けに際して、関連付け登録部333は、受付情報格納部222に格納されている送信者情報や送信先情報をあわせて関連付けることができる。
また、システム利用者によってなされた設定等に応じて、関連付け登録部333は、ウェブサーバ100の受付情報生成部131によって生成された受付コードが第1データサーバ300の受付情報抽出部332によって抽出された受付コードと一致する場合、読取データを案件情報と関連付けることができるように構成されている。
格納先指定部334は、受付情報抽出部332によって抽出された格納先コードで指定される格納先に応じて、読取データの格納先として第1データサーバ300(第1読取データ格納部320)及び第2データサーバ700(第2読取データ格納部720)の少なくとも一方を指定する部分である。上述のとおり、格納先指定部334によって指定される読取データの格納先は、URLのように格納先コードによって直接的に指定されても、数字、文字及び記号を組み合わせた表記である格納先コードを変換することで指定されてもよい。また、格納先コードによって特定される読取データの格納先は、単数でも複数(例えば、第1データサーバ300と第2データサーバ700の両方)でもよい。
読取データ消去部335は、格納先指定部334によって指定された格納先に第1データサーバ300が含まれていない場合に、第1データサーバ300の第1読取データ格納部320に格納されている読取データを消去するための部分である。この読取データ消去部335は、指定された格納先に第1データサーバ300が含まれていない場合以外にも、ウェブサーバ100の通知部134が関連付け登録部333から関連付けが完了している旨の通知を受けたときに、関連付けが完了していると判断した読取データの削除するように構成してもよい。また、端末装置400の入力部440からの入力に基づく制御部430からの指示を受けて、読取データ消去部335が読取データを消去するように構成してもよい。なお、この読取データ消去部335による読取データの消去は必須の処理ではなく、サービスの利用者等によってなされた操作又は設定に応じて行うように構成することができる。
画像処理部336は、格納先指定部334によって指定された格納先に第1データサーバ300が含まれている場合、第1読取データ格納部320に格納される読取データから生成される画像の判読を困難にする処理をする部分である。この画像処理部336は、後述するように読取データから抽出された後に第1読取データ格納部320に格納されている案件特定情報及び装置特定情報等を用いて、読取データを処理する要否を判断する。画像処理部336が読取データを処理する手法は特に限定されないが、例えば、読取データから生成される画像がモザイク状に表示されるように加工する画像処理がある。なお、このような画像処理の対象とする範囲は、読取データから生成される画像全体であっても、機密性の高い情報を含む部分だけであってもよい。また、ウェブサーバ100の通知部134が関連付け登録部333から関連付けが完了している旨の通知を受けたときに、関連付けが完了していると判断した読取データに対して、画像処理部336が同様の画像処理をするように構成してもよい。ほかに、端末装置400の入力部440からの入力に基づく制御部430からの指示を受けて、画像処理部336が読取データに対して画像の判読を困難にする処理をするように構成してもよい。なお、この画像処理部336による画像処理も必須の処理ではなく、サービスの利用者等によってなされた操作又は設定に応じて行うように構成することができる。
<端末装置>
端末装置400は、ウェブサーバ100、データベースサーバ200、第1データサーバ300及び第2データサーバ700との間で相互に通信可能であり、書類格納システム1のクライアント・コンピュータとしての機能を有する装置である。この端末装置400は、機能的な構成要素として、通信部410と、格納部420と、制御部430と、入力部440と、表示部450とを備えている。
通信部410は、ネットワークN1を介して、書類格納システム1のウェブサーバ100、データベースサーバ200、第1データサーバ300及び第2データサーバ700との間で相互に通信可能であり、各種の処理に関する要求を送信し、処理結果を受信する部分である。格納部420は、端末装置400において生成されたデータや通信部410を介して受信した案件情報や読取データ等のデータを格納する部分である。制御部430は、端末装置400における各種の処理及び端末装置400を構成する各要素の制御を行う部分である。
入力部440は、ウェブサーバ100、第2データサーバ700等に対する要求や案件情報等を入力する部分であり、キーボードやマウス等の入力装置によって構成される。
表示部450は、端末装置400における処理の結果や各サーバ100,200,300,700から受信したデータ(案件情報や読取データ等)を表示する部分であり、LCD等の表示装置によって構成される。例えば、通信部410を介して受信した案件情報を示す場合、図4に示されるように、表示部450には、送付状1010の作成を指示する送付状作成ボタン451、送付状印刷ボタン452、その他の処理に関するボタン453,454に加えて、案件情報の一部である書誌情報455、案件データ456(図4の例では標章)、読取データの格納場所情報457、詳細情報458が表示される。
なお、図4では、格納場所情報457として「第2データサーバ」を表示した場合を例示しているが、読取データの格納場所は入力部440からの入力によって変更可能であり、「第1データサーバ」、「第1データサーバ及び第2データサーバ」のように、サービスの利用者が希望する格納場所を指定することができる。また、ここで指定した格納場所に関する情報は、上述のように、ウェブサーバ100の格納部120やデータベースサーバ200の案件情報格納部221に格納することで、ウェブサーバ100の受付情報生成部131が生成する格納先コードに反映される。
<印刷装置>
印刷装置500は、端末装置400の制御部430の要求によって、ウェブサーバ100の送付状データ作成部133によって作成された送付状データに基づいて紙媒体の送付状を印刷する装置である。具体的には、端末装置400がウェブサーバ100から受信した送付状データに基づいて、送付状を紙媒体に印刷して出力することができるように構成されている。この印刷装置500によって出力された送付状1010,2010,3010は、図2及び図3に示されるように、案件の紙媒体の書類に添付して使用される。
<読取装置>
読取装置600は、紙媒体の書類を画像として読み取ることで読取データを生成する装置であり、機能的な構成要素として、読取部610と、読取データ送信部620とを備えている。このような読取装置としては、例えばファックス装置やスキャナを用いることができる。
読取部610は、案件に関する紙媒体の書類及び印刷装置500によって印刷された送付状1010,2010,3010を読み取って読取データを生成するとともに、読取データ生成にともなう処理を行う部分である。読取部610によって生成される読取データの形式は特に限定されず、読取装置600がファックス装置の場合はファックスデータ、読取装置600がスキャナの場合は画像データに用いられる各種の形式(例えば、PDF、TIFF等のファイル形式)に基づいた読取データが生成される。
読取データ送信部620は、ネットワークN2を介して、読取部610によって生成された読取データを第1データサーバ300の読取データ受信部312に送信する部分である。
<第2データサーバ>
第2データサーバ700は、第1データサーバ300に格納されている読取データを受信して格納する装置であり、機能的な構成要素として、通信部710と、第2読取データ格納部720(第2格納手段)とを備えている。
通信部710は、ネットワークN1を介して、書類格納システム1のウェブサーバ100、データベースサーバ200及び第1データサーバ300との間で相互に通信可能であり、例えば、第1データサーバ300の通信部311から送信された読取データを受信する。また、通信部710は、ネットワークN1を介さずに、端末装置400との間で直接かつ相互に通信可能であり、各種の処理に関する要求を端末装置400から受信し、処理結果を送信する。
第2読取データ格納部720は、第1データサーバ300の通信部311から受信した読取データを格納する部分である。この第2読取データ格納部720は、端末装置400の要求に応じて、端末装置400等に読取データを出力できるように構成されている。なお、第2読取データ格納部720において読取データを格納する形態は、第1読取データ格納部320と同様、特に限定されない。
引き続き、図5から図10を参照して、本発明の実施形態に係る書類格納方法として、案件に関する紙媒体の書類を画像として読み取ることで生成した読取データを案件の情報(具体的には、データベースサーバ200の受付情報格納部222に格納されている受付コード)と関連付けた上で、当該読取データを所定のデータサーバに格納する方法を説明する。
まず、図5のシーケンス図を用いて、接続要求生成から案件情報表示までの処理を説明する。ウェブサーバ100との接続が認められている端末装置400において、入力部440を介したサービスの利用者による指示を受けて、制御部430は、ウェブサーバ100との間の接続を要求する接続要求を生成し(S101)、通信部410を介してウェブサーバ100に接続要求を送信する(S102)。ウェブサーバ100の処理部130は、通信部110を介して受信した接続要求を受けて、端末装置400との接続に関する認証を行い(S103)、認証完了通知を端末装置400に送信する(S104)。
端末装置400の制御部430は、通信部410を介して認証完了通知を受信した後、システム使用者が入力部440を用いて入力した案件の書誌情報等に応じて、表示部450に表示すべき案件に関する選択案件情報を生成し(S105)、通信部410を介して生成した選択案件情報をウェブサーバ100に送信する(S106)。ウェブサーバ100の処理部130は、通信部110を介して選択案件情報を受信した後、データベースサーバ200に対して案件情報の照会を行うために、案件情報要求を生成し(S107)、データベースサーバ200に送信する(S108)。
データベースサーバ200の処理部230は、通信部210を介して案件情報要求を受信した後、格納部220の案件情報格納部221に格納されている案件情報から案件情報要求の内容に応じた案件情報を抽出し(S109)、抽出した案件情報をウェブサーバ100に送信する(S110)。ウェブサーバ100の処理部130は、通信部110を介してデータベースサーバ200から受信した案件情報を格納部120に格納するとともに(S111)、受信した案件情報を端末装置400に送信する(S112)。このとき、端末装置400に送信される案件情報には、読取データの格納先に関する情報(例えば、格納先の規定値が第2データサーバであることを示す情報)が含まれる。
端末装置400の制御部430は、通信部410を介して端末装置400から送信された案件情報を受信して、図4に示されるような態様にて表示部450に表示する(S113)。
次に、図6のシーケンス図を用いて、送付状作成要求生成から送付状データ印刷までの処理を説明する。送付状の作成に際して、図4に示されるように端末装置400の表示部450に案件情報を表示した状態で、システム使用者が入力部440を用いて送付状作成ボタン451を選択することで、端末装置400の制御部430は送付状作成要求を生成する(S201)。なお、この送付状作成要求の生成に際して、サービス利用者は、格納場所情報457の表示を読み取ることで読取データの格納場所を確認するだけでなく、読取データの格納場所を指定すること又は規定値から変更することができる。また、サービス利用者は、必要に応じて、入力部440を用いて発信者、送信先や通信文等のコメントを送付状に印刷される内容として入力して、送付状作成要求に添付させる。当該要求生成後、制御部430は、通信部410を介して送付状作成要求をウェブサーバ100に送信する(S202)。
ウェブサーバ100の受付情報生成部131は、通信部110を介して端末装置400から送付状作成要求を受信した後、端末装置400からの要求に基づいて、データベースサーバ200に格納されている案件情報に対応する受付コードと、読取データを格納させるサーバを示す格納先コードと、を含む受付情報を生成する(S203)。上述のように、受付情報と格納先コードの生成に際して、受付情報生成部131は、端末装置400の制御部430の指示又は受付情報生成部131の設定に応じて、S111において格納部120に格納した案件情報の一部又は全部を受付コードと格納先コードに添付した受付情報を生成する。
ウェブサーバ100の処理部130は、受付情報を生成した後、通信部110を介して受付情報をデータベースサーバ200に送信する(S204)。データベースサーバ200の処理部230は、通信部210を介してウェブサーバ100から受付情報を受信した後、受付コードと格納先コードを含む受付情報を格納部220の受付情報格納部222に格納する(S205)。ここで、受付情報格納部222は、受付コードを格納先コードと関連付けて格納する。
また、ウェブサーバ100の添付コード作成部132は、受付コードと格納先コードとを含むデータ(すなわち、受付情報のデータ)に基づいて、印刷装置500によって紙媒体の送付状に印刷される添付コードを作成する(S206)。作成された添付コードは、読取装置600で読み取られることによって読取データに添付される。なお、上述のように、添付コードの作成に際して、添付コード作成部132は、端末装置400の制御部430の指示又は添付コード作成部132の設定に応じて、受付情報及び案件情報等を利用して、添付コードに案件特定情報及び装置特定情報を含む添付コードを作成する。
ウェブサーバ100の送付状データ作成部133は、添付コードを含む送付状データを作成する(S207)。作成される送付状データは、例えば図2に示されるように添付コード1005が記載された送付状1010を所定の形式(例えば、PDF、TIFF等のファイル形式)で作成したものである。また、上述のようにS201の送付状作成要求の生成に際して、システム使用者が送付状に印刷される内容としてコメント等を入力している場合には、作成される送付状データに入力されたコメント等を反映させる。送付状データ作成部133が送付状データを作成した後、処理部130は、通信部110を介して送付状データを端末装置400に送信する(S208)。
端末装置400の制御部430は、通信部410を介して受信した送付状データを格納部420に格納し(S209)、サービスの利用者による入力部440を用いた送付状印刷ボタン452の選択に応じて、送付状データの紙媒体への印刷を印刷装置500に指示する。制御部430からの指示を受けて、印刷装置500は、添付コードが記載された送付状を紙媒体に印刷して出力する(S210)。
次に、図7のシーケンス図を用いて、送付状及び書類の読取から受付コード、格納先コード等の抽出までの処理を説明する。印刷装置500を用いて送付状を紙媒体に印刷して出力した後、読取装置600によって、S210で印刷された送付状と案件に関する紙媒体の書類とを画像として読み取って(S301)、読取データを生成する(S302)。具体的には、図2に示される例の場合、読取装置600を用いて、図2に示されるように紙媒体の書類1020に送付状1010を添付した送付物1000を読み取る。読取装置600の読取部610は、送付物1000を読み取ることで読取データ(ファクシミリデータ又はPDF、TIFF等のファイル形式のデータ)を生成する。読取データを生成した後、読取装置600は、読取データ送信部620を介して読取データを第1データサーバ300に送信する(S303)。
第1データサーバ300の処理部330は、読取データ受信部312を介して受信した読取データを第1読取データ格納部320に格納する(S304)。次に、処理部330の添付コード抽出部331は、読取データに含まれる添付コードを抽出する(S305)。
受付情報抽出部332は、予め格納している変換テーブルを用いて添付コード抽出部331によって抽出された添付コードを変換する(S306)。受付情報抽出部332は、S306で変換された添付コードから受付コードと格納先コードとを抽出する。これにより、第1データサーバ300の受付情報抽出部332は、読取装置600によって生成された読取データに含まれる添付コードを参照することで、読取データから受付コードと格納先コードとを抽出する(S307,S308)。また、受付情報抽出部332によって抽出された格納先コードで指定される格納先に応じて、後述する格納処理において、読取データの格納先として第1データサーバ300及び第2データサーバ700の少なくとも一方が指定されることとなる。引き続き、受付情報抽出部332は、受付コード以外に添付コードに含まれている案件特定情報及び装置特定情報等を抽出する(S309)。ここで、受付情報抽出部332によって抽出された案件特定情報及び装置特定情報等は、読取データとともに、第1読取データ格納部320に格納される。また、案件特定情報に、第1データサーバ300に読取データを格納する場合の画像処理の要否が含まれている場合、その要否に関する情報は、後述する格納処理において画像処理部336によって参照される。
次に、図8のシーケンス図を用いて、抽出した受付コードに対する処理から関連付け登録、読取データの格納及び処理結果確認又は通知情報表示までの処理を説明する。第1データサーバ300の受付情報抽出部332において受付コード、格納先コード、案件特定情報及び装置特定情報等の抽出が完了した後、関連付け登録部333は、受付情報抽出部332が抽出した受付コードと同一の受付コードが受付情報格納部222に格納されているか否かを判断する(S401)。
S401において、受付情報抽出部332が抽出した受付コードと同一の受付コードが受付情報格納部222に格納されていると判断した場合(S401の処理結果がYesの場合)、すなわち、受付情報抽出部332によって抽出された受付コードが受付情報生成部131によって生成された受付コードと一致する場合、関連付け登録部333は関連付け情報格納部223に格納されている情報を参照することで、受付情報抽出部332が抽出した受付コードについて、読取データと受付コードとの間の関連付けが以前に行われていたか否かを判断する(S402)。
S402において、関連付け処理情報の受付コードは関連付け済みではないと判断した場合(S402の処理結果がNoの場合)、すなわち、受付情報抽出部332が抽出した受付コードについて、読取データと案件との間の関連付けが以前に行われていなかったと判断した場合、関連付け登録部333は第1読取データ格納部320の読取データを受付情報格納部222の受付コードと関連付ける処理を行い、関連付け情報を生成して(S403)、通信部311を介してデータベースサーバ200に送信する(S404)。
データベースサーバ200の処理部230は、通信部210を介して受信した関連付け情報を、関連付け情報格納部223に格納する(S405)。これにより、第1データサーバ300の関連付け登録部333は、第1データサーバ300の受付情報抽出部332によって抽出された受付コード(すなわち、S307で抽出された受付コード)を用いて、読取データを案件情報と関連付けて登録する処理を行う。ここで、データベースサーバ200の受付情報格納部222に格納されている格納先コードは受付コードと関連付けられているため、関連付け情報を参照することで、個々の読取データに対応する格納先コードを参照することができる。
引き続き、図9を用いて、受付コードと関連付けられた読取データを、格納先コードで指定される格納先に格納するための処理、すなわち読取データを所定のサーバに格納するための処理を説明する。
S405にて関連付け情報を関連付け情報格納部223に格納した後、第1データサーバ300の格納先指定部334は、第1読取データ格納部320(又は、データベースサーバ200の受付情報格納部222)に格納されている格納先コードを参照することで、第1データサーバ300の第1読取データ格納部320に格納されている読取データの格納先が第1データサーバ300であるか否かを判断する(S501)。
S501において、格納先指定部334が、読取データの格納先は第1データサーバ300であると判断した場合(S501の処理結果がYesの場合)、第1データサーバ300の画像処理部336は、第1読取データ格納部320に格納されている案件特定情報を参照することで、読取データに対して、第1データサーバ300に格納される読取データから生成される画像の判読を困難にする画像処理を実行する要否を判断する(S502)。
S502において、画像処理部336が画像処理を実行する必要ありと判断した場合(S502の処理結果がYesの場合)、画像処理部336は、第1データサーバ300に格納される読取データから生成される画像の判読を困難にする処理を実行する(S503)。
S502において画像処理部336が画像処理を実行する必要なしと判断した場合(S502の処理結果がNoの場合)、格納先指定部334は、第1データサーバ300に格納されている読取データを消去することなく、そのまま格納する(S504)。なお、S503において画像処理部336が所定の画像処理を実行した後、格納先指定部334は、画像処理後の読取データを第1データサーバ300に格納する。
S501において格納先指定部334が読取データの格納先は第1データサーバ300ではないと判断した場合(S501の処理結果がNoの場合)、又は、S504において格納先指定部334が読取データ(又は画像処理後の読取データ)を格納した後、格納先指定部334は、受付情報格納部222に格納されている格納先コードを参照することで、第1読取データ格納部320に格納されている読取データの格納先が第2データサーバ700であるか否かを判断する(S505)。
S505において、格納先指定部334が、読取データの格納先は第2データサーバ700であると判断した場合(S505の処理結果がYesの場合)、格納先指定部334は、通信部311を介して、読取データを第2データサーバ700の通信部710へ送信する(S506)。通信部710は、通信部311から読取データを受信した後、第2データサーバ700の第2読取データ格納部720に格納する(S507)。
このような格納処理により、受付情報抽出部332によって抽出された格納先コードで指定される格納先に応じて、読取データの格納先として第1データサーバ300及び第2データサーバ700の少なくとも一方が指定される。また、格納先コードで指定される格納先が第1データサーバ300及び第2データサーバ700の両方である場合には、2つのサーバに読取データが格納される。
なお、読取データを第2読取データ格納部720に格納する場合、第2データサーバ700が第1データサーバ300から読取データを受信する形式は、いわゆるプル型(Pull型)でも、プッシュ型(Push型)でもよい。プル型の場合には、サービス利用者は、端末装置400の入力部440を操作することで格納先指定部334に指示することにより、通信部311を介して、読取データを第2データサーバ700の通信部710へ送信させる。このプル型では、プッシュ型と比べて、第2データサーバ700に設けたファイアウォール(図示せず)に特別な処理をさせることなく、簡便に読取データを第1データサーバ300から第2データサーバ700へ送信させることができる。一方、プッシュ型の場合には、第2データサーバ700に設けたファイアウォールを考慮して、電子メールの形式で読取データを第1データサーバ300から第2データサーバ700へ送信させることができる。
また、図9では説明を省略しているが、読取装置600から送信された読取データを第1データサーバ300の第1読取データ格納部320から消去する場合には、格納処理の終了後(すなわち、S505又はS507の終了後)に、第1読取データ格納部320に格納されている案件特定情報を参照しつつ、読取データ消去部335が第1読取データ格納部320から読取データを消去すればよい。このような処理とすることで、第1データサーバ300は、格納先指定部334によって指定された格納先に第1データサーバ300が含まれていない場合に、第1データサーバ300の第1読取データ格納部320に格納されている読取データを消去することができる。
次に、図8に戻って、格納処理後の処理結果通知に関する処理を説明する。読取データの格納処理が終了した後、処理部330の関連付け登録部333は、関連付け処理及び読取データの格納処理が終了したことを示す処理結果通知を生成し(S407)、通信部311を介して処理結果通知をウェブサーバ100に送信する(S408)。ウェブサーバ100の通知部134及び警告部135は、通信部110を介して処理結果通知を受信することで、関連付けの処理が終了したことを確認する(S409)。
一方、S401において、受付情報抽出部332が抽出した受付コードと同一の受付コードが受付情報格納部222に格納されていないと判断した場合(S401の処理結果がNoの場合)又はS402において受付情報抽出部332が抽出した受付コードは関連付け済みであると判断した場合(S402の処理結果がYesの場合)、第1読取データ格納部320の読取データを受付コードと関連付ける処理を行わずに、第1データサーバ300の関連付け登録部333の指示を受けて、ウェブサーバ100の通知部134はS401又はS402における処理結果に対応する通知情報を生成する(S410)。すなわち、通知部134は、S401の処理結果がNoの場合には第1データサーバ300が受信した読取データについて受付コードが生成されていない旨の通知情報を生成し、S402の処理結果がYesの場合には読取データと受付コードとの関連付けが完了している旨の通知情報を生成する。
ウェブサーバ100の通知部134は、通知情報を生成した後、通信部110を介して通知情報を端末装置400に送信する(S410)。端末装置400の制御部430は、通信部410を介して通知情報を受信して、表示部450に表示する(S411)。
上述の処理により、案件に関する紙媒体の書類を画像として読み取る読取装置600によって生成される読取データを受付コード等と関連付けた上で、当該読取データは所定のデータサーバに格納される。
引き続き、図10を用いて、ウェブサーバ100の警告部135において警告情報を生成する処理を説明する。なお、この警告情報を生成する処理は、図5から図9までに示される書類格納方法に係る処理と並行して行われる。
まず、図6に示されるS206の処理とあわせてウェブサーバ100の添付コード作成部132が作成した添付コード作成通知が警告部135に入力される(S601)。警告部135は、添付コード作成通知が入力された後、図8に示されるS407の処理で生成された処理結果通知の入力を待機する(S602)。ここで、データベースサーバ200の処理部230において生成された処理結果通知の入力があった場合、警告部135は警告情報を生成せずに処理を終了する。
一方、処理結果通知の入力がない場合、警告部135は、添付コード作成通知の入力から所定時間が経過しているか否かを判断し(S603)、所定時間が経過していない場合(S603の処理結果がNoの場合)、所定時間が経過するまでS602からS603までの処理を繰り返す。処理結果通知の入力がないまま所定時間が経過した場合(S603の処理結果がYesの場合)、警告部135は、所定時間内に関連付け登録部333が読取データと受付コードとの間の関連付けを完了していないことを警告する警告情報を生成する(S604)。警告情報を生成した後、警告部135は通信部110を介して端末装置400に警告情報を送信する(S605)。
このような警告情報生成処理により、警告部135は、添付コード作成部132が添付コードを作成してから所定時間内に関連付け登録部333が読取データと案件との間の関連付けを行わなかったと判断した場合、当該関連付けが未完了であることを外部に警告する。
以上説明した本実施形態に係る書類格納システム1及び書類格納方法について作用及び効果を説明する。
書類格納システム1は、第2データサーバ700をサービスの利用者側に設置することで、外部のサービス提供者側に設置されたサーバ(第1データサーバ300等)にアクセスすることなく、紙媒体の書類を電子化した書類、すなわち第2データサーバ700の第2読取データ格納部720に格納された読取データにアクセスすることができる。そのため、サービスの利用者が抱く抵抗感や不安感を抑えつつ紙媒体の書類を電子化することができる。また、上記読取データを格納する第2データサーバ700以外は、サービスの利用者側に書類電子化のための特別な装置や処理手段は必須ではないため、利用者側におけるシステムの構築や維持に係る手間やコストを低減することができる。
また、第1データサーバ300は、格納先指定部334によって指定された格納先に第1データサーバ300が含まれていない場合に、第1データサーバ300の第1読取データ格納部320に格納されている読取データを消去できる読取データ消去部335を備えている。従って、第1データサーバ300がサービス提供者側に設置されている場合であっても、サービスの利用者が抱く抵抗感や不安感を効果的に抑えることができる。
また、第1データサーバ300の格納先指定部334は、格納先コードで指定される格納先に応じて、読取データの格納先として第1データサーバ300と第2データサーバ700の両方を指定できるように構成できる。このように構成することで、読取装置から第1データサーバに読取データを送信した後は、利用者は特別な処理を行うことなく、サービスの利用者側に設置したデータサーバだけでなく、サービス提供者側に設置したデータサーバにも読取データを格納することができる。したがって、情報の機密度や共有の必要性といった読取データの属性に応じて、格納先を使い分けることができる。
また、第1データサーバ300は、格納先指定部334によって指定された格納先に第1データサーバ300が含まれている場合、第1読取データ格納部320に格納される読取データから生成される画像の判読を困難にする処理をするための画像処理部336を備えている。このように構成することで、サービスの利用者側から読取データの送信があった場合に、サービス提供者側に設置された第1データサーバ300には読取データが格納されるが、格納された読取データから生成される画像を判読できないようにすることができる。したがって、サービス提供者はサービスの利用者から読取データが送信されたことの有無を確認する必要がある場合にも、書類の具体的な内容を確認することはできないため、サービスの利用者が抱く抵抗感や不安感を効果的に抑えることができる。
また、第1データサーバ300は、受付情報抽出部332によって抽出された受付コードを用いて読取データを案件情報と関連付けて登録する関連付け登録部333とをさらに備えるように構成してもよい。このように構成することで、まず、案件情報に対応する受付コードと格納先コードとを含むデータに基づいて添付コードが作成される。そして、読取データから抽出した添付コードを参照することで書類の読取データから受付コードが抽出されて、抽出された受付コードを用いて読取データは案件情報と関連付けられる。したがって、複数の紙媒体書類の電子化処理を行なう場合であっても、システムに格納済みの案件情報を読取データと関連付けてシステムに登録することができる。
また、本実施形態に係る書類格納方法も、書類格納システム1と対応する技術的特徴を有し、同様の作用及び効果を奏する。
なお、本発明は、上述した実施の形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変更が可能であることは勿論である。
例えば、上述の書類格納システム1及び書類格納方法では、ウェブサーバ100、データベースサーバ200及び第1データサーバ300を別個に設けた場合を説明したが、これらのサーバを統合して、1つのサーバとして構成してもよい。同様に、書類格納システム1と通信可能に構成される端末装置400、印刷装置500、読取装置600及び第2データサーバ700を統合して、1つの装置として構成してもよい。また、ウェブサーバ100、データベースサーバ200及び第1データサーバ300の各構成要素を、他のサーバに設けるように構成してもよい。具体的には、ウェブサーバ100や第1データサーバ300の構成要素の一部をデータベースサーバ200が備えるようにしてもよい。
本発明の実施形態に係る書類格納システムの全体構成図である。 読取装置によって読み取られる送付状及び書類の一態様を示す図である。 読取装置によって読み取られる送付状及び書類の他の態様を示す図である。 端末装置の表示部に表示される案件情報の例を示す図である。 本発明の実施形態に係る書類格納方法について、接続要求生成から案件情報表示までの処理を示すシーケンス図である。 本発明の実施形態に係る書類格納方法について、送付状作成要求生成から送付状データ印刷までの処理を示すシーケンス図である。 本発明の実施形態に係る書類格納方法について、送付状及び書類の読取から受付コード、格納先コード等の抽出までの処理を示すシーケンス図である。 本発明の実施形態に係る書類格納方法について、抽出した受付コードに対する処理から関連付け登録、読取データの格納及び処理結果確認又は通知情報表示までの処理を示すシーケンス図である。 読取データの格納処理を示す図である。 ウェブサーバの警告部において警告情報を生成する処理を示す図である。
符号の説明
1…書類格納システム、100…ウェブサーバ、110…通信部、120…格納部、130…処理部、131…受付情報生成部、132…添付コード作成部、133…送付状データ作成部、134…通知部、135…警告部、200…データベースサーバ、210…通信部、220…格納部、221…案件情報格納部、222…受付情報格納部、223…関連付け情報格納部、230…処理部、300…第1データサーバ、311…通信部、312…読取データ受信部、320…第1読取データ格納部、330…処理部、331…添付コード抽出部、332…受付情報抽出部、333…関連付け登録部、334…格納先指定部、335…読取データ、336…画像処理部、400…端末装置、410…通信部、420…格納部、430…制御部、440…入力部、450…表示部、500…印刷装置、600…読取装置、610…読取部、620…読取データ送信部、700…第2データサーバ、710…通信部、720…第2読取データ格納部、N1…ネットワーク、N2…ネットワーク。

Claims (6)

  1. 案件に関する送付状データを作成するウェブサーバと、
    前記案件に係る情報である案件情報を格納するデータベースサーバと、
    紙媒体の書類を画像として読み取ることで生成された読取データを受信して格納する第1データサーバと、
    前記ウェブサーバとの間で相互に通信可能な端末装置と、
    前記ウェブサーバから受信した送付状データに基づいて紙媒体の送付状を印刷する印刷装置と、
    紙媒体の書類を画像として読み取ることで読取データを生成して、前記第1データサーバに送信する読取装置と、
    前記第1データサーバに格納されている読取データを受信して格納する第2データサーバと、を備える書類格納システムであって、
    前記ウェブサーバは、
    前記端末装置からの要求に基づいて、前記データベースサーバに格納されている前記案件情報に対応する受付コードと、読取データを格納させるサーバを示す格納先コードと、を生成する受付コード生成手段と、
    前記受付コードと前記格納先コードとを含むデータに基づいて、前記印刷装置によって紙媒体の送付状に印刷される添付コードを作成する添付コード作成手段と、
    前記添付コードを含む送付状データを作成する送付状データ作成手段と、
    を具備し、
    前記データベースサーバは、
    前記案件情報を格納する案件情報格納手段を具備し、
    前記第1データサーバは、
    前記読取装置から受信した前記読取データを格納する第1格納手段と、
    前記読取装置によって前記送付状と前記案件に関する紙媒体の書類とを読み取ることで生成された読取データから抽出した前記添付コードを参照することで、前記読取データから前記受付コードと前記格納先コードとを抽出するコード抽出手段と、
    前記コード抽出手段によって抽出された格納先コードで指定される格納先に応じて、前記読取データの格納先として前記第1データサーバ及び前記第2データサーバの少なくとも一方を指定する格納先指定手段と、
    前記格納先指定手段で指定された格納先に前記第2データサーバが含まれている場合に、前記第2データサーバへ前記読取データを送信する送信手段と、
    を具備し、
    前記第2データサーバは、
    前記第1データサーバの送信手段から受信した前記読取データを格納する第2格納手段を具備する書類格納システム。
  2. 前記第1データサーバは、前記格納先指定手段によって指定された格納先に前記第1データサーバが含まれていない場合に、前記第1データサーバの第1格納手段に格納されている前記読取データを消去する消去手段をさらに備えることを特徴とする請求項1に記載の書類格納システム。
  3. 前記第1データサーバの格納先指定手段は、前記格納先コードで指定される格納先に応じて、前記読取データの格納先として前記第1データサーバと前記第2データサーバの両方を指定することを特徴とする請求項1に記載の書類格納システム。
  4. 前記第1データサーバは、前記格納先指定手段によって指定された格納先に前記第1データサーバが含まれている場合、前記第1格納手段に格納される読取データから生成される画像の判読を困難にする処理をする画像処理手段をさらに備えることを特徴とする請求項1に記載の書類格納システム。
  5. 前記第1データサーバは、前記コード抽出手段によって抽出された受付コードを用いて前記読取データを前記案件情報と関連付けて登録する登録手段とをさらに備えることを特徴とする請求項1から請求項4のいずれかに記載の書類格納システム。
  6. 案件に関する送付状データを作成するウェブサーバと、前記案件に係る情報である案件情報を格納するデータベースサーバと、紙媒体の書類を画像として読み取ることで生成された読取データを受信して格納する第1データサーバと、前記ウェブサーバとの間で相互に通信可能な端末装置と、前記ウェブサーバから受信した送付状データに基づいて紙媒体の送付状を印刷する印刷装置と、紙媒体の書類を画像として読み取ることで読取データを生成して、前記第1データサーバに送信する読取装置と、前記第1データサーバに格納されている読取データを受信して格納する第2データサーバと、を備える書類格納システムにおいて、前記読取データを格納する書類格納方法であって、
    前記ウェブサーバによって、前記端末装置からの要求に基づいて、前記データベースサーバに格納されている前記案件情報に対応する受付コードと、読取データを格納させるサーバを示す格納先コードと、を生成する受付コード生成ステップと、
    前記ウェブサーバによって、前記受付コードと前記格納先コードとを含むデータに基づいて、前記印刷装置によって紙媒体の送付状に印刷される添付コードを作成する添付コード作成ステップと、
    前記ウェブサーバによって、前記添付コードを含む送付状データを作成する送付状データ作成ステップと、
    前記第1データサーバによって、前記読取装置から受信した前記読取データを格納する第1格納ステップと、
    前記読取装置が前記送付状と前記案件に関する紙媒体の書類とを読み取ることで生成された読取データから抽出した前記添付コードを参照することで、前記第1データサーバによって、前記読取データから前記受付コードと前記格納先コードとを抽出するコード抽出ステップと、
    前記第1データサーバによって、前記コード抽出ステップで抽出された格納先コードによって指定される格納先に応じて、前記読取データの格納先として前記第1データサーバ及び前記第2データサーバの少なくとも一方を指定する格納先指定ステップと、
    前記第1データサーバによって、前記格納先指定ステップで指定された格納先に前記第2データサーバが含まれている場合に、前記第2データサーバへ前記読取データを送信する送信ステップと、
    前記第2データサーバによって、前記第1データサーバから受信した前記読取データを格納する第2格納ステップと、を備える書類格納方法。
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