JP4556938B2 - 文書管理装置 - Google Patents
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Description
前記関連ファイル通知手段は、さらに、前記第1のファイルに新たな関連ユーザが増加した場合、当該第1のファイルの関連ファイルに関する情報を当該新たな関連ユーザに通知する構成とすることもできる。
図1は、本実施の形態の文書管理システムの全体的な構成の一例を示す図である。本実施の形態の文書管理システムは本実施の形態の文書管理装置がインストールされたMFP101、PC31、及びメールサーバ33が、LAN(ローカル・エリア・ネットワーク)等のネットワーク500に接続されて構成される。
次に、MFP101の構成について説明する。図2は、MFP101のハードウェア構成の一例を示す図である。
以下、本実施の形態のMFP101の処理内容について、フローチャートを参照して説明する。図6は、ファイルを添付したメールを外部に送信する際のMFP101の処理内容の一例について説明するためのフローチャートである。
図6において、送信ファイルに関連ファイルが存在する場合(S102:YES)、関連ファイルも併せて送信する指定がされているか否かを判定する(S103)。この判定は、図7の画面で、チェックボックス124がチェックされているか否かを参照して行うことができる。なお、チェックボックス124は、送信ファイルに関連ファイルが存在する場合のみチェックすることが可能となる。
以上、本発明の実施の形態について説明したが、本発明の内容が上記実施の形態において説明された具体例によって限定されないことは勿論であり、例えば、以下のような変形例も考えられる。
12 ディスプレイ部
13 スキャナ部
14 プリンタ部
16 通信インタフェース
17 ドキュメントフィーダ
18 給紙装置
20 CPU
21 ROM
22 RAM
23 ハードディスク
31 パーソナルコンピュータ(PC)
33 メールサーバ
101 MFP
201 メール生成・解析部
202 メール送受信部
231 送信対象ファイル格納部
232 関連ユーザ情報格納部
233 関連ファイル情報格納部
500 ネットワーク(LAN)
Claims (10)
- 第1のファイルに関する情報を、第1のユーザが指定する一以上の送信先ユーザに送信するファイル情報送信手段と、
前記送信先ユーザを、関連ユーザとして当該第1のファイルと対応付けて記憶する関連ユーザ情報格納手段と、
前記送信先ユーザのいずれかからの応答に、前記第1のファイルの識別情報と併せて関連ファイルが含まれている場合に、当該関連ファイルを抽出する関連ファイル抽出手段と、
前記関連ファイルを、前記第1のファイルと対応付けて格納するファイル格納手段と、
新たな関連ファイルが前記ファイル格納手段に格納された場合に、当該関連ファイルを送信したユーザ以外の関連ユーザに通知する関連ファイル通知手段と、
前記第1のファイルに関する情報の外部への送信が指示された場合に、当該第1のファイルの関連ファイルに関する情報を併せて送信するか否かを判定する関連ファイル送信判定手段とを備え、
前記ファイル情報送信手段は、
関連ファイルに関する情報を併せて送信する場合には、前記第1のファイルに関する情報と併せて前記関連ファイルに関する情報を送信する
ことを特徴とする文書管理装置。 - さらに、関連ユーザの追加登録を受け付ける関連ユーザ登録受付手段を備える
ことを特徴とする請求項1に記載の文書管理装置。 - 前記関連ファイル通知手段は、さらに、
前記第1のファイルに新たな関連ユーザが増加した場合、当該第1のファイルの関連ファイルに関する情報を当該新たな関連ユーザに通知する
ことを特徴とする請求項1又は2に記載の文書管理装置。 - 前記ファイル情報送信手段により情報を送信する場合、送信先ユーザを関連ユーザとして前記関連ユーザ情報格納手段に記憶するか否かを判定する関連ユーザ情報格納判定手段を備える
ことを特徴とする請求項1から3のいずれかに記載の文書管理装置。 - 前記ファイル情報送信手段により情報を送信する場合、他に追加ファイルに関する情報を併せて送信するか否かを判定する追加ファイル送信判定手段を備え、
前記ファイル情報送信手段は、
追加ファイルに関する情報を併せて送信する場合には、前記第1のファイルに関する情報と併せて前記追加ファイルに関する情報を送信する
ことを特徴とする請求項1から4のいずれかに記載の文書管理装置。 - 前記追加ファイルを関連ファイルとするか否かを判定する追加ファイル関連付け判定手段を備える
ことを特徴とする請求項5に記載の文書管理装置。 - 前記第1のファイルと関連ファイルとの対応関係を記憶する関連ファイル情報格納手段を備える
ことを特徴とする請求項1から6のいずれかに記載の文書管理装置。 - 前記関連ファイル通知手段は、
関連ファイルを送信したユーザから指定されたユーザにのみ、関連ファイルに関する情報を通知する
ことを特徴とする請求項1から7のいずれかに記載の文書管理装置。 - 前記関連ファイル通知手段は、
関連ファイルを添付した電子メールを送信することにより通知を行う
ことを特徴とする請求項1から8のいずれかに記載の文書管理装置。 - 前記関連ファイル通知手段は、
関連ファイルの所在を記述した電子メールを送信することにより通知を行う
ことを特徴とする請求項1から8のいずれかに記載の文書管理装置。
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