JP2005267266A - グループ間情報共有システム - Google Patents

Abstract

【課題】 簡易な構成でグループを構成するユーザ間で情報共有を実現すること。
【解決手段】 メールサーバ２に対してデータの送受信を行う通信制御手段１１，１２と、グループ内の各ユーザ端末のアドレスデータと共有データとを記憶する共有情報記憶手段１８と、これらデータを管理する共有情報管理手段１３と、を備え、この共有情報管理手段１３が、外部から入力された共有情報記憶手段に記憶されるデータの内容を変更する変更要求データを受け付けてこれに基づいて当該共有情報記憶手段内のデータ内容を変更する共有情報変更機能と、変更要求データに基づいて共有情報記憶手段内のデータの変更内容を表す変更内容データを生成する変更内容データ生成機能と、共有情報記憶手段から各ユーザ端末のアドレスデータ読み出して当該アドレスデータ宛に変更内容データを通信制御手段を介してデータ配信サーバに送信する変更内容データ送信機能と、を備えた。
【選択図】図２

Description

本発明は、グループを構成する複数のユーザ間で情報を共有するシステムにかかり、特に、グループを構成するユーザがファイアウォールの内外に存在している場合であっても当該ファイアウォール外に専用のサーバを用意する必要がなく情報共有が実現できるシステムに関する。また、情報共有方法、及び、プログラムに関する。

ネットワーク技術の発展に伴い、ネットワーク接続されたユーザ端末間にて情報を共有する必要性が高まり、種々の方式の情報共有システムが開発されている。特に、複数のユーザ端末がグループを構成し、当該グループ内におけるユーザ端末間にて情報を共有するシステムが開発されている。その一例が下記の特許文献１及び特許文献２に開示されている。かかる技術について図１６乃至図１９を参照して説明する。

特許文献１に記される情報共有システムは、図１６に示すようにファイル管理サーバ１０１，１０３によって共有文書を一括管理し、グループを構成するユーザが必要に応じて文書をファイル管理サーバ１０１，１０３から取得することによって、情報の共有を実現する。ここで、グループを構成するユーザがファイアウォールＦＷ内外に存在していた場合は、ファイアウォールＦＷ外にファイル管理サーバ１０３を設置し、ファイアウォールＦＷ内（網掛け部分）のファイル管理サーバ１０１と同期することによって情報の共有を実現する。

特許文献２に記される従来技術は、システム専用のサーバを利用せずにユーザ間で情報共有を行うシステムである。その構成を図１７に示す（なお、この図においてもＦＷ内を網掛けにて図示する）。この技術の特徴は二つある。一つは共有情報１１１ｄ，１１３ａ，１１４ａとユーザ毎に用意される情報共有定義テーブル１１１ｅ，１１３ｂ，１１４ｂをユーザの端末１１１，１１３，１１４がそれぞれ保持し、情報共有定義テーブルに基づいてユーザ間で共有情報のやりとりを行うこと。もう一つは、共有情報のやりとりを電子メールによって行い、通常の電子メールと情報共有を行うシステム（情報共有エージェント１１１ｃ）で用いる電子メールを分配するために、情報共有メール抽出サーバ１１１ｂが存在することである。

ここで、情報共有定義テーブル１１１ｅ，１１３ｂ，１１４ｂは、図１８（ａ），（ｂ）に示すように、ファイル名、共有条件(配布か取得か)、配布先または参照先メールアドレス、によって構成される。共有情報の配布は、この情報共有定義テーブルに基づいて作成された情報配布ボタンをユーザが押すことによって、情報共有定義テーブルの配布先のアドレスに電子メールで共有情報を送ることによって行う。更に、共有情報の取得は、情報共有定義テーブルに基づいて作成された、情報参照ボタンをユーザが押すことによって、情報共有定義テーブルの参照先のアドレスに電子メールで情報要求メールを送り、それを受けた参照先のユーザが対象となる共有情報を電子メールで送り返すことによって行う。

例えば、ユーザＡ（メールアドレスA@abc.com）、ユーザＢ（メールアドレスB@abc.com）、ユーザＣ（メールアドレスC@abc.com）がそれぞれ保持する文書Ａ０とＡ１、Ｂ０とＢ１、Ｃ０とＣ１を共有している場合を考える。この時のユーザＡとユーザＢの情報共有定義テーブルの例をそれぞれ図１８（ａ），（ｂ）に示す。各ユーザが保持する情報の違い、及び、取得するか配布するかの違いから、図１８（ａ）と図１８（ｂ）は記述内容が全く異なる。

ここで、ユーザＤ（メールアドレスD@abc.com、保持文書D0)を追加したときを考える。ユーザＤと情報共有するためには、ユーザＡ，Ｂ，Ｃの持つ情報共有定義テーブルを全て変更する必要がある。従来技術２では、情報共有定義テーブルを変更する手段が存在しないため、ユーザがそれぞれ書き換えるか、誰かが全メンバの共有定義テーブルを書き換えて各ユーザに配る必要がある。

ユーザＤを追加した後のユーザＡ，Ｂの情報共有定義テーブルの例を図１８（ｃ），（ｄ）に示す（変更された箇所を太字及び下線で示している）。この図を見て分かるように、ユーザごと、更にユーザの保持する文書毎にＤに配信するか否かを決め、更にＤのどの文書を取得するかを決めて書き換えなくてはならず、非常に手間がかかる。

また、ユーザＡが配布する文書（Ａ２）を追加した場合を考える。変更後の情報共有定義テーブルの例を図１９（ａ），（ｂ）に示す（変更された箇所を太字及び下線で示している）。ここでは、ユーザＡは他のユーザそれぞれに対して配信するか否かを決めて書き加えなくてはならず、更にユーザＡが書き加えた内容に矛盾しないようにユーザＢ、ユーザＣの共有定義テーブルを書き換えなくてはならない。

これらの共有定義テーブルの書き換え作業は非常に手間がかかるだけでなく、各ユーザが保持している共有定義テーブルがユーザによって異なるために、機械的に行うことは難しい。従って、システムが自動で行うことは非常に困難である。

また、ここで挙げた、ユーザの追加、共有文書の追加、という機能は、グループ間で情報共有するシステムにおいて必須の機能である。従来技術２では、これら必須の機能の実現が困難である。

特開２００２−１４９４６５号公報 特開２００２−２２９８３６号公報

上述したように、従来技術１では、ファイアウォール外にシステム専用のサーバを設置する必要があり、セキュリティ確保やサーバマシンの管理など、運用コストが高いという問題があった。また、共有文書やその他の制御情報をサーバで集中管理していることによる運用上の制限があった。例えば、サーバ管理者に依頼しなくては新規グループが作成できない、又は、グループで共有できる文書量の限界が設けられる、などの制限があった。

従来技術２では、システム専用のサーバを使わずにグループ間で情報共有を行うことは可能であるが、情報共有定義テーブルを変更する手段がないため、共有情報の追加・削除や、共有ユーザの追加・削除を行うためには、情報共有定義テーブルをユーザ毎に書き換え、書き換えた情報共有テーブルを各ユーザに配布しなくてはならず、人手と手間がかかっていた。更に、ユーザごとに情報共有定義テーブルの内容が異なっており、共有情報の追加・削除、共有ユーザの追加・削除に伴う情報共有定義テーブルの変更項目が多く、複雑であるために、情報共有定義テーブルの変更手段をシステムが自動で行うことは非常に困難であった。また、メールの分配をこのシステムで特有の情報共有メール抽出サーバが行うため、電子メールプロトコルを利用する別のアプリケーションと共存しにくいという問題があった。

このことから、本発明は、グループを構成するユーザがファイアウォールの内外に存在している場合にファイアウォール外に専用のサーバを用意しなくても情報共有が実現できる、グループ間情報共有システムを提供することを目的とする。

また、共有する情報の追加や削除、グループの作成、メンバの追加・削除など運用上必須となる作業を簡単に実現できるシステムを提供することも目的とする。さらには、電子メールプロトコルを利用する別のアプリケーションと共存できるシステムを提供することも目的とする。

そこで、本発明では、所定のデータを配信するデータ配信サーバにネットワークを介して接続された所定のグループを構成する複数のユーザ端末に装備されるグループ間情報共有システムであって、
データ配信サーバに対してデータの送受信を行う通信制御手段と、
グループ内の各ユーザ端末のアドレスデータとこれらユーザ端末間で共有される共有データとを記憶する共有情報記憶手段と、
この共有情報記憶手段に記憶されるデータを管理する共有情報管理手段と、を備え、
この共有情報管理手段が、外部から入力された共有情報記憶手段に記憶されるデータの内容を変更する変更要求データを受け付けてこれに基づいて当該共有情報記憶手段内のデータ内容を変更する共有情報変更機能と、変更要求データに基づいて共有情報記憶手段内のデータの変更内容を表す変更内容データを生成する変更内容データ生成機能と、共有情報記憶手段から各ユーザ端末のアドレスデータを読み出して当該アドレスデータ宛に変更内容データを通信制御手段を介してデータ配信サーバに送信する変更内容データ送信機能と、を備えた、という構成を採っている。

そして、上記構成に加えて、通信制御手段は、データ配信サーバからグループ内の他のユーザ端末から送信された変更内容データを受信する変更内容データ受信機能を備え、
共有情報管理手段が有する共有情報変更機能は、他のユーザ端末から送信された変更内容データに基づいて共有情報記憶手段内のデータを変更する機能を有する、という構成にすると望ましい。

また、具体的には、本発明は、ネットワーク上に存在するメールサーバに接続された所定のグループを構成する複数のユーザ端末に装備されるグループ間情報共有システムであって、
メールサーバに対して電子メールデータの送受信を行う通信制御手段と、
グループ内の各ユーザ端末の電子メールアドレスデータとこれらユーザ端末間で共有される共有データとを記憶する共有情報記憶手段と、
この共有情報記憶手段に記憶されるデータを管理する共有情報管理手段と、を備え、
この共有情報管理手段が、外部から入力された共有情報記憶手段に記憶されるデータの内容を変更する変更要求データを受け付けてこれに基づいて当該共有情報記憶手段内のデータ内容を変更する共有情報変更機能と、変更要求データに基づいて共有情報記憶手段内のデータの変更内容を表す変更内容データを生成する変更内容データ生成機能と、共有情報記憶手段から各ユーザ端末の電子メールアドレスデータ読み出して電子メールアドレスデータ宛に変更内容データを電子メールに含めて通信制御手段を介してメールサーバに送信する変更内容データ送信機能と、を備えた、という構成を採っている。

そして、上記通信制御手段は、メールサーバからグループ内の他のユーザ端末から送信された変更内容データを含む電子メールを受信する変更内容データ受信機能を備え、
共有情報管理手段が有する共有情報変更機能は、受信した電子メールから変更内容データを抽出して当該変更内容データに基づいて共有情報記憶手段内のデータを変更する機能を有する、という構成にすると望ましい。

このような構成にすることにより、まず、あるグループ内におけるユーザ端末に当該グループにて共有される共有情報を変更する旨の要求が入力されると、この要求に基づいて共有データが変更される。そして、その変更内容を表した変更内容データが生成され、グループ内の他のユーザ端末に例えば電子メールにて送信されることとなる。また、これを受け取った他のユーザ端末では、変更内容データを抽出して自己の端末に記憶されている共有情報が更新される。従って、情報を共有するユーザの端末がファイアウォールの内外に存在している場合であっても、電子メールを用いているため専用サーバを介することなく、かつ、簡易な構成にて情報の共有を実現することができる。

また、上記構成に加えて、変更内容データ送信機能は、変更内容データを含めた電子メールに当該変更内容データを含むことを表す識別データを付加して送信する機能を有し、
通信制御手段は、識別データが付加されている電子メールを選択して共有情報管理手段に受け渡す、という構成にすると望ましい。

これにより、メールサーバから受信した電子メール群から、識別データが付加されているメールを区別することで容易に共有情報の変更を反映することができ、共有情報の更新漏れを抑制することができる。

また、変更内容データは、共有情報記憶手段内の所定のグループに属するユーザ端末のアドレスデータを変更するデータである、こととすると望ましい。さらには、共有情報記憶手段に、所定のグループ内で共有される共有データのリストデータを記憶すると共に、変更内容データは、共有データのリストデータを変更するデータである、こととすると望ましい。

これにより、グループ内にて共有しているあらゆるデータを同期をとって共有することができ、特に、共有する情報の追加や削除、グループの作成、メンバの追加・削除など運用上必須となる情報の共有作業を簡単に実現できる。

また、共有情報記憶手段に、同一ユーザが管理するユーザ端末の電子メールアドレスとは異なる他の電子メールアドレスデータを記憶すると共に、
変更内容データ送信機能は、共有情報記憶手段内の他の電子メールアドレス宛に変更内容データを電子メールに含めて送信する、という構成にすると望ましい。

このとき、共有情報記憶手段に、電子メールアドレスを管理するユーザ毎に固有のユーザＩＤを記憶すると共に、
変更内容データ送信機能は、変更内容データを含む電子メールをユーザＩＤから送信されたものとして送信する、という構成にするとなお望ましい。

これにより、ユーザが管理する複数のメールアドレス宛に共有情報の変更内容が送信されることとなり、複数のメールアドレスを用いて複数の端末を管理している場合においても、全ての端末において確実に共有情報を管理することができる。また、共有情報を変更した場合に送信される変更内容データを含む電子メールが、いかなる端末（電子メールアドレス）から送信された場合であってもそのユーザから送信されたことが明示されるため、グループ内での円滑なデータ共有を実現できる。

さらに、通信制御手段は、電子メールが所定のグループを対象として送信されたことを識別するための予め記憶されたグループ宛メール識別データに基づいて、送信された電子メールを所定のグループ宛のものであるとして特定して共有情報管理機能に受け渡す機能を有すると共に、
共有情報管理手段の共有情報変更機能は、所定のグループ宛のものとして特定された電子メールを当該グループにて共有する共有データとして共有情報記憶手段に記憶する、という構成にすると望ましい。

これにより、グループ宛へのメールが共有データとして記憶されるため、当該グループに対して通知する情報を自動的に共有することが可能となる。

また、本発明では、ネットワーク上に存在するメールサーバに接続された所定のグループを構成する複数のユーザ端末にてデータを共有するグループ間情報共有方法であって、
ユーザ端末が、外部から入力された当該ユーザ端末内に記憶される共有データの内容を変更する変更要求データを受け付けてこれに基づいて当該共有情報記憶手段内のデータ内容を変更する共有情報変更工程と、
ユーザ端末が、変更要求データに基づいて共有情報記憶手段内のデータの変更内容を表す変更内容データを生成する変更内容データ生成工程と、
共有情報記憶手段に記憶された所定のグループ内の各ユーザ端末の電子メールアドレスデータ読み出して電子メールアドレスデータ宛に変更内容データを電子メールに含めてメールサーバに送信する変更内容データ送信工程と、
を備えたグループ間情報共有方法をも提供している。

同様に、ネットワーク上に存在するメールサーバに接続された所定のグループを構成する複数のユーザ端末にてデータを共有するグループ間情報共有方法であって、
ユーザ端末が、メールサーバからグループ内の他のユーザ端末から送信された当該ユーザ端末内に記憶される共有データの変更内容を表す変更内容データを含む電子メールを受信する変更内容データ受信工程と、
ユーザ端末が、受信した電子メールから変更内容データを抽出する変更内容データ抽出工程と、
ユーザ端末が、抽出した変更内容データに基づいて共有情報記憶手段内のデータを変更する共有情報変更工程と、
を備えたグループ間情報共有方法をも提供している。

さらに、本発明では、ネットワーク上に存在するメールサーバに接続された所定のグループを構成する複数のユーザ端末に、
メールサーバに対して電子メールデータの送受信を行う通信制御手段と、
グループ内の各ユーザ端末の電子メールアドレスデータとこれらユーザ端末間で共有される共有データとを記憶する共有情報記憶手段と、
この共有情報記憶手段に記憶されるデータを管理する共有情報管理手段と、を実現すると共に、
この共有情報管理手段に、外部から入力された共有情報記憶手段に記憶されるデータの内容を変更する変更要求データを受け付けてこれに基づいて当該共有情報記憶手段内のデータ内容を変更する共有情報変更機能と、変更要求データに基づいて共有情報記憶手段内のデータの変更内容を表す変更内容データを生成する変更内容データ生成機能と、共有情報記憶手段から各ユーザ端末の電子メールアドレスデータ読み出して電子メールアドレスデータ宛に変更内容データを電子メールに含めて通信制御手段を介してメールサーバに送信する変更内容データ送信機能と、
を実現するためのグループ間情報共有用プログラム、をも提供している。

このような構成にしても、上述同様に作用し、上記目的を達成することができる。

本発明は、以上のように構成され機能するので、これによると、情報共有に必要な制御情報を各端末が保持し、端末間の情報のやりとりを電子メールによるデータの送受信によって行うためグループ構成メンバがファイアウォールの内外に存在している場合であってもファイアウォール外に専用のサーバを用意する必要が無く、かつ、簡易な構成にて情報共有を実現することができる。

本発明であるグループ間情報共有システムは、文書を共有したい２人以上のユーザをグループという単位にまとめて、グループ単位で情報の共有(配布及び取得）を行う、というシステムである。そして、本発明では、特に、ユーザの端末がファイアウォール内外に存在していたとしても簡易な構成でセキュリティを確保しつつ、確実に共有データの同期を取ることができることを特徴としている。以下、その構成及び動作を、図１乃至図２を参照して簡単に説明する。

〈構成〉
本発明であるグループ間情報共有システムは、ネットワークＮ上に存在する電子メールの送受信を行うメールサーバ２に接続可能なユーザ端末１に備えられるものである。すなわち、ユーザ端末１に所定のプログラムが組み込まれることにより当該ユーザ端末のＣＰＵに構築される。そして、ユーザ端末１を操作するユーザは、他のユーザとグループを構成しており、かかる同一グループ間では同一の情報を共有している。なお、ユーザ端末は複数のグループに属していてもよい。

そして、ユーザ端末１内のＣＰＵには以下の機能が実現されている。このことを図２を参照して説明すると、ユーザ端末１内のメールクライアントとメールサーバ２との間でメールの中継を行うローカルメールプロキシ１１と、ローカルメールプロキシ１１からのメール取得及びローカルメールプロキシへのメール通知などを行う通信制御機能１２と、共有情報１８を管理して通信制御機能１２から通知された共有情報１８の変更内容を当該共有情報１８に反映する情報共有機能１３と、ユーザから入力される共有情報を変更する旨の要求を受け付けるユーザインタフェースであるＵＩ１５と、共有情報１８を記憶する記憶部とにより構成される。

上記構成を換言すると、上記ローカルメールプロキシ１１と通信制御機能１２とは、データ配信サーバであるメールサーバに対してデータの送受信を行う通信制御手段として機能する。共有情報などを記憶する記憶部は、グループ内の各ユーザ端末のアドレスデータとこれらユーザ端末間で共有される共有データとを記憶する共有情報記憶手段として機能する。また、上記情報共有機能１３は、上記共有情報記憶手段に記憶されるデータを管理する共有情報管理手段として機能する。そして、情報共有機能１３は、ＵＩ１５を介して外部から入力された共有情報記憶手段に記憶されるデータの内容を変更する変更要求データを受け付けてこれに基づいて当該共有情報記憶手段内のデータ内容を変更する共有情報変更機能と、変更要求データに基づいて共有情報記憶手段内のデータの変更内容を表す変更内容データを生成する変更内容データ生成機能と、共有情報記憶手段から各ユーザ端末のアドレスデータ読み出して当該アドレスデータ宛に変更内容データを通信制御手段を介してメールサーバ２に送信する変更内容データ送信機能と、として作動する。

さらに、上記メールプロキシ１１及び通信制御機能１２は（通信制御手段は）、メールサーバ２からグループ内の他のユーザ端末から送信された変更内容データを受信する変更内容データ受信機能を備え、上記情報共有機能１３が有する共有情報変更機能は、他のユーザ端末から送信された変更内容データに基づいて共有情報記憶手段内のデータを変更する機能を有するよう作動する。なお、他の構成については、実施例１にて詳述する。

以下、上記構成についてさらに詳述する。まず、通信制御機能１２は、ローカルメールプロキシ１１からメールを取得することはもちろんのこと、外部に配信するメールをローカルメールプロキシ１１へ通知する。また、取得したメールから、グループにおける共有情報１８の内容変更データを取得し、さらには、自己の端末にて発生した変更内容をメールに含めるよう加工する機能をも有する。

情報共有機能１３は、他のユーザ端末から電子メールと共に送信された変更内容データを、共有情報１８である共有文書１８ｃ、グループ共有文書情報１８ｂ、グループメンバ情報１８ａに反映し、その変更内容をＵＩ１５に通知する。また、オペレータにて入力され、ＵＩ１５から通知された変更要求データを共有情報１８に反映し、その変更内容を表す変更内容データを生成して通信制御機能１２へ通知する。

また、ＵＩ１５は、ユーザにて入力された共有情報１８の変更要求を情報共有機能１３に通知する。また、情報共有機能１３から通知された共有情報１８の変更内容をユーザに提示する。

次に、共有情報１８として記憶されているデータは、以下の通りである。まず、グループメンバ情報１８ａは、グループ構成メンバ全員の通知先情報が記述されている。また、グループ共有文書情報１８ｂには、グループで共有する全文書の識別子が記述されている。これらはグループ毎に存在する。従って、ユーザが複数のグループに所属している場合には、所属しているグループの数分、グループメンバ情報１８ａとグループ共有文書情報１８ｂが記憶装置に保持されていることになる。換言すると、ユーザは、グループメンバ情報１８ａとグループ共有文書情報１８ｂとを複数保持することで、複数のグループに参加して、グループごとに異なる構成メンバと情報を共有することができる。また、グループで共有する文書はグループ構成メンバ全員が参照でき、変更できる。これはつまり、グループメンバ情報１８ａ及びグループ共有文書情報１８ｂは、同じグループを構成するユーザ同士で同じ内容のものを保持していることを意味する。グループ構成メンバが持つグループメンバ情報１８ａ及びグループ共有文書情報１８ｂがそれぞれ同じものであるということは、グループ構成メンバやグループが保持する共有文書を変更したい場合は、誰かがその変更を反映したグループメンバ情報１８ａ及びグループ共有文書情報１８ｂをグループ構成メンバ全員に配布するだけで済むということになる。グループ構成メンバが保持している情報を一人ひとり書き換える必要はない。更に、グループ構成メンバの追加・削除、グループが保持する共有文書の追加・削除は、グループメンバ情報１８ａ及びグループ共有文書情報１８ｂのデータ一箇所を追加・削除すれば良い。グループ構成メンバの数や共有文書の数に影響されることはない。

〈動作〉
次に、上記構成におけるグループ間情報共有システムの動作を簡単に説明する。まず、ローカルメールプロキシ１１は、定期的にメールサーバ２に問い合わせを行い、メールを取得した際に、記憶装置に保持する通知先情報１６に従って通信制御機能１２に通知を行う。通信制御機能１２は、ローカルメールプロキシの通知を受けて、記憶装置に保持する区別ルール１７に従ってローカルメールプロキシの保持するメールからグループ間情報共有システムで利用するメールを取得し、取得したメールを解析して共有情報の変更内容を得て情報共有機能１３に通知する。情報共有機能１３は、通信制御機能１２から通知された共有情報の変更内容データを元に、記憶装置に保持している共有情報１８の内容を変更する。ＵＩ１５は、情報共有機能１３からの通知を受けて、共有情報が変更されたことをユーザに提示する。

ここで、通知先情報１６には、通信制御機能１２へ通知を行うための宛先情報が記述されている。また、区別ルール１７には、ユーザ宛のメールから本発明のシステムで使うメールを識別するためのルールが記述されている。

グループ間情報共有システムは、また、ユーザが行った変更を以下のようにしてグループ構成メンバに通知する。まず、ＵＩ１５が、ユーザが行った共有情報の変更要求の内容を情報共有機能１３に通知する。情報共有機能１３は、通知された内容に従って、記憶装置に保持されている共有情報１８を変更する。次に、情報共有機能１３は、グループ共有文書情報１８ｂから変更された共有情報１８が所属するグループを判別し、判別したグループのグループ構成メンバの各通知先情報をグループメンバ情報１８ａから得て、判別したグループのグループ構成メンバ全員宛に変更内容を通知するように通信制御機能１２に通知する。このとき、変更内容を表す変更内容データを作成する。そして、通信制御機能１２は、情報共有機能１３から通知要求を受けると、変更内容をメールに加工してローカルメールプロキシ１１にメール送信を依頼する。ローカルメールプロキシは依頼されたメールをメールサーバ２に転送する。

以上のように動作して、共有情報１８の変更がグループ構成メンバ全員に通知され、グループ構成メンバの端末がそれぞれ通知された変更を反映することにより、グループ構成メンバがそれぞれ自分の端末で共有情報に変更を加えても、グループ構成メンバが同じ共有情報１８を保持し続けることができる。

ここで、共有情報１８には、共有文書１８ｃだけでなく、グループ共有文書情報１８ｂやグループメンバ情報１８ａも含まれている。これらの情報をグループ構成メンバ間で共有しているということは、各ユーザ保持端末でこれらの情報に変更を加えた場合(例えば、共有文書を追加・削除した、グループ構成メンバを追加・削除した、など)、その変更をグループ構成メンバ全員に通知し、グループ構成メンバの保持端末がそれぞれ通知された変更を反映することができることを意味する。これは、同じグループを構成するメンバであれば、グループ共有文書情報１８ｂ、グループメンバ情報１８ａは同じ内容であるために可能となっている。従って、共有文書の追加・削除やグループ構成メンバの追加・削除といった運用上必須となる作業は、別の機能を用意しなくても、文書を共有する仕組みをそのまま利用して実現できることになる。

以下、本発明の構成を、各実施例にてさらに詳述する。

次に、上記図２に開示したグループ間情報共有システムのさらなる詳細な実施例を図２乃至図４を参照して説明する。図２は、ユーザ端末１に構築されるグループ間情報共有システムの構成を示す機能ブロック図である。図３は、共有情報の一例を示す図である。図４はシステムの動作を示すフローチャートである。

まず、上述したように、ユーザ端末１のＣＰＵには、グループ間情報共有システムを構成する機能として、ローカルメールプロキシ１１と、通信制御機能１２と、情報共有機能１３と、が構築されている。また、ユーザ端末１には、入出力インタフェースとなるＵＩ１５と、ローカルメールプロキシ１１の通知先情報１６と通信制御機能の区別ルール１７と共有情報１８を保持する記憶装置とから構成されている。

上記各機能は、それぞれ次のように作動する。ローカルメールプロキシ１１は、定期的にメールサーバ２に端末保持ユーザ（以降、単にユーザと記載する）宛のメールを問い合わせて、メールがあった場合にこれを取得し、記憶装置に保持されている通知先情報１６に記録されている情報に従ってメールを取得したことを通知する。通知先情報１６には、通知先となる機能（または、モジュール、アプリケーション）への宛先情報が、通知すべき順番に記述されている。更にローカルメールプロキシ１１は、メールサーバ２から取得したメール一覧やメールそのものを、通信制御機能１２や、ユーザが使っている通常のメーラ１４に提供する。

ここで、ローカルメールプロキシ１１は、通知先情報１２に記述されている順番が早い通知先がメールを取得している最中は、順番が遅い通知先又は別のアプリケーションからの取得要求をブロックする機能を持つ。また、ローカルメールプロキシ１１は、通信制御機能１２や、ユーザが使っている通常のメーラ１４から配信を要求されたメールを、メールサーバ２に転送する。

通信制御機能１２は、ローカルメールプロキシ１１からメール取得の通知を受けると、ローカルメールプロキシ１１からメール一覧を取得する。取得したメールの情報が、記憶装置に保持されている区別ルール１７に合致していた場合、通信制御機能１２はローカルメールプロキシ１１から対象のメールを取得する。区別ルール１７に合致しないメールは取得せずに残す。また、通信制御機能１２は、メールを取得した場合、そのメールを解析して共有情報の変更内容データを抽出し、情報共有機能１３に通知する。

ここで、区別ルール１７には、本システムで利用するメールを一般のメールから識別するためのルールが記述されている。例えば、Subjectに特定の文字列が記述されているか否かで識別する場合は「Subject=JH*」などと記述する。また、本発明におけるシステム用に専用のヘッダを定めて、そのヘッダの有無で識別する場合には「OriginalHeader=JH」などと記述する。

通信制御機能１２は、情報共有機能１３から通知された共有情報１８の変更内容を表すデータを変更内容データとして生成し、これをメールに含めるよう加工し、ローカルメールプロキシ１１に加工したメールの送信を依頼する。

また、情報共有機能１３は、通信制御機能１２から共有情報の変更内容データが通知されると、通知された内容に従って、記憶装置に保持されている共有情報１８を変更し、変更内容をＵＩ１５に通知する。更に、情報共有機能１３は、ＵＩ１５からユーザが行った共有情報の変更要求データを通知されると、通知された変更要求の内容に従って、記憶装置に保持されている共有情報１８を変更し、グループ共有文書情報１８ｂから変更された共有情報が所属するグループを判別し、グループメンバ情報１８ａからグループ構成メンバの各宛先情報を得て、変更された共有情報が所属するグループのグループ構成メンバ全員宛に共有情報の変更内容を送信するように通信制御機能１２に通知する。

ＵＩ１５は、ユーザから入力された共有情報１８の変更要求を受け付けて、情報共有機能１３に通知する。また、情報共有機能１３から通知される共有情報１８の変更内容をユーザに提示する。

共有情報１８には、共有文書１８ｃと、グループごとに共有する文書一覧が記述されたグループ共有文書情報１８ｃと、グループごとにグループ構成メンバの通知先が記述されたグループメンバ情報１８ａが含まれる。グループ共有文書情報１８ｂとグループメンバ情報１８ａは、ユーザが所属するグループの数だけ存在する。

ここで、グループメンバ情報１８ａの記述例を図３（ａ）に示す。この図は、あるグループ（グループID＝G00001）のグループメンバ情報の例である。グループIDと、グループメンバのユーザID一覧が記載されている。グループIDはシステムで一意のグループ識別子であり、ユーザIDはシステムで一意のユーザ識別子であると同時にユーザに対するメール送信の宛先情報を示している。図ではユーザIDとしてメールアドレスを使った例を示している。

また、グループ共有文書情報１８ｂの構成を図３（ｂ）に示す。この図は、あるグループ（グループID=G00001）のグループ共有文書情報の例である。グループIDとグループで管理する共有文書の文書ID一覧が記載されている。文書IDはシステムで一意の文書識別子であると同時に記憶装置から共有文書を取得するためのキー情報である。図では文書IDとして当該文書が記憶されている領域へのパス情報を使った例を示している。なお、グループメンバ情報１８ａとグループ共有文書情報１８ｂは、まとめて一つのグループ情報として管理することもできる。

続いて、図４のフローチャートを参照して、本実施の形態の全体の動作について詳細に説明する。まず、ある共有文書について自分が行った変更を、他のグループ構成メンバに通知する動作を、図４（ａ）を参照して説明する。

まず第一に、ＵＩ１５がユーザから入力された共有情報１８の変更内容を、情報共有機能１３に通知する（ステップＡ１）。次に、情報共有機能１３が通知された内容に従って記憶装置に保持されている共有情報１８を変更する（ステップＡ２）。更に、情報共有機能１３は、グループ共有文書情報１８ｂから、変更された共有情報が所属するグループを判別し、グループメンバ情報１８ａから、そのグループのグループ構成メンバの宛先情報(ユーザID）を取得して、変更された共有情報が所属するグループのグループ構成メンバ全員宛に変更内容を通知するように通信制御機能１２に通知する（ステップＡ３）。

続いて、通信制御機能１２は、情報共有機能１３から通知された共有情報１８の変更内容をメールに加工し（ステップＡ４）、加工したメールの送信をローカルメールプロキシ１１に依頼する(ステップＡ５）。最後に、ローカルメールプロキシ１１が通信制御機能１２から配信を要求されたメールを、メールサーバ２に転送する（ステップＡ６）。

以上の動作によって、ユーザが自己の端末上で行った共有情報の変更が、グループ構成メンバ全員に通知されることとなる。

次に、グループ構成メンバから通知された共有情報の変更を記憶装置に反映し、ユーザに変更を通知する動作を、図４（ｂ）を参照して説明する。まず第一に、ローカルメールプロキシ１１は、定期的にメールサーバ２にユーザ宛のメールを問い合わせて、メールがあった場合にそれを取得し（ステップＢ１）、記憶装置に保持されている通知先情報１６に記録されている情報に従ってメールを取得したことを通知する。本実施の形態では通知先情報１６に、通信制御機能１２へのポインタ情報が記述されているため、ローカルメールプロキシ１１は通信制御機能１２に通知する（ステップＢ２）。

次に、通信制御機能１２は、ローカルメールプロキシ１１からメール取得の通知を受けると、ローカルメールプロキシ１１に対してローカルメールプロキシ１１が取得したメール一覧の取得を要求する。取得したメールの情報が、記憶装置に保持されている区別ルール１７に合致していた場合、ローカルメールプロキシ１１から対象のメールを取得する。区別ルール１７に合致しないメールは取得せずに残す（ステップＢ３）。メールを取得した場合は、そのメールを解析して共有情報の変更内容を取得し（ステップＢ４）、情報共有機能１３に通知する（ステップＢ５）。

続いて、情報共有機能１３は、通信制御機能１２からの共有情報の変更内容の通知を受けると、通知された内容に従って、記憶装置に保持されている共有情報１８を変更する（ステップＢ６）。更に、変更内容をＵＩ１５に通知する（ステップＢ７）。そして、ＵＩ１５は、情報共有機能１３から通知された共有情報の変更をユーザに提示する（ステップＢ７）。

以上の動作によって、グループ構成メンバから通知された共有情報の変更が記憶装置に反映され、ユーザに変更が通知されることとなる。

ここで、共有情報１８には、共有文書１８ｃだけでなく、グループ共有文書情報１８ｂやグループメンバ情報１８ａも含まれている。これはつまり、同じグループを構成するメンバであれば、グループ共有文書情報１８ｂ、グループメンバ情報１８ａは同じ内容であるため、各端末でこれらの情報に変更を加えた場合に、本発明におけるシステムがそれらの変更をグループ構成メンバ全員に通知し、グループ構成メンバの保持端末がそれぞれ通知された変更を反映できることを示している。例えば、あるユーザがグループに新しいメンバを追加した場合には、追加した端末における本発明のシステムがグループメンバ情報１８ａを更新し、上述の動作によって更新されたグループメンバ情報１８ａをグループ構成メンバ全員に通知し、グループ構成メンバの端末における本発明のシステムが、グループメンバ情報１８ａの更新を反映する。同様の仕組みで新しいグループの作成も実現できる。また、あるユーザが共有文書を削除した場合には、削除した端末における本発明のシステムがグループ共有文書情報１８ｂを更新し、上述の動作によって更新されたグループ共有文書情報１８ｂをグループ構成メンバ全員に通知し、グループ構成メンバの端末における本発明のシステムが、グループ共有文書情報１８ｂの更新を反映する。

以上のように動作することによって、本実施の形態では、グループ構成メンバがファイアウォールの内外に存在している場合に、ファイウォール外に専用のサーバを用意しなくても、グループ内での情報共有が実現できる。また、共有情報の追加・削除やグループのメンバ追加・削除、新しいグループ作成など、運用上必須となる作業を人手の作業を必要とすることなく実現できる。さらには、共有情報の追加・削除やグループのメンバ追加・削除、新しいグループ作成などの操作を、特定のユーザに限定することなく、グループ構成メンバ誰もが行うことができる。

次に、本発明の第二の実施例について図５を参照して詳細に説明する。図５は、本実施例におけるグループ間情報共有システムの構成を示す機能ブロック図である。この図に示すように、基本的な構成は実施例１で図２を参照して説明したシステムとほぼ同様であり、ローカルメールプロキシ１１と、通信制御機能１２と、他の複数の通信制御機能１２ａ〜１２ｎと、複数のアプリケーション１９ａ〜１９ｎと、情報共有機能１３と、ＵＩ１５と、ローカルメールプロキシの通知先情報１６と通信制御機能の区別ルール１７と共有情報１８とを保持する記憶装置とから構成されている。

そして、本実施例ではさらに、ローカルメールプロキシ１１が参照する通知先情報１６に、通信制御機能１２、他の複数の通信制御機能１２ａ〜１２ｎの宛先情報が、通知すべき順番に記述されている。例えば、通信制御機能１２、通信制御機能１２ａ〜通信制御機能Ｎ１２ｎの順番で記述されていた場合は、ローカルメールプロキシ１１はまず通信制御機能１２に通知し、当該通信制御機能１２がメールを取得するまで、他の機能（又はアプリケーション、モジュール)からのメール取得をブロックする。通信制御機能１２のメール取得が終了すると、通信制御機能１２ａに通知し、同様にメール取得が終了するまで、他の機能（又はアプリケーション、モジュール)からのメール取得をブロックする。同様の処理を通信制御機能Ｎ１２ｎまで繰り返す。通常のメーラ１４は、ブロックされていない期間にローカルメールプロキシ１１からメールを取得する。

また、通信制御機能１２ａ〜通信制御機能Ｎ１２ｎは、通信制御機能１２と同様、ローカルメールプロキシ１１からメール取得の通知を受けると、ローカルメールプロキシ１１に対してローカルメールプロキシ１１が取得したメール一覧情報の取得を要求する。取得したメールの情報が、記憶装置に保持されている区別ルール１７に合致していた場合、ローカルメールプロキシ１１から対象のメールを取得する。区別ルール１７に合致しないメールは取得せずに残す。メールを取得した場合は、そのメールを解析して対応するアプリケーションに必要な情報を取得し、対応するアプリケーション１（１９ａ）〜アプリケーションＮ(１９ｎ)に通知する。また対応するアプリケーション１(１９ａ)〜アプリケーションＮ(１９ｎ）から通知された情報をメールに加工し、ローカルメールプロキシ１１にメール送信を依頼する。なお、アプリケーション１(１９ａ)〜アプリケーションＮ(１９ｎ)は、電子メールプロトコルを利用するアプリケーションである。動作内容については限定しない。

このようにすることで、複数存在する電子メールプロトコルを利用するアプリケーションを、第一の実施の形態における情報共有を実現する機能（ローカルメールプロキシ１１、通信制御機能１２、情報共有機能１３、ＵＩ１５）に変更を加えずに利用できる。また、ユーザの保持する端末に新たに電子メールプロトコルを利用するアプリケーションを追加で実装する場合は、通知先情報１６に新しいアプリケーションへの宛先情報を記述し、新しいアプリケーション用の通信制御機能にあたるモジュールを実装することで実現できる。従って、本発明のシステムは電子メールプロトコルを利用する別のアプリケーションと共存しやすいことが分かる。

次に、本発明の第三の実施例について図６乃至図７を参照して詳細に説明する。図６は、本実施例におけるグループ間情報共有システムの構成を示す機能ブロック図である。図７は、共有情報１８に新たに記憶されるユーザ情報の構成を示す図である。

この図に示すように、基本的な構成は実施例１で図２を参照して説明したシステムとほぼ同様であるが、記憶装置にユーザ情報１８ｄが保持され、それが情報共有機能１３、通信制御機能１２から参照される、という点で異なる。

ここで、ユーザ情報１８ｄの構成を説明すると、ユーザIDとして、ユーザが保持する端末の持つメールアドレスのうち、代表となるメールアドレスが記述され、更に、ユーザ保持端末IDとして、ユーザ保持端末の持つメールアドレスがそれぞれ記述されている。図７では、ユーザが端末Ａ，Ｂ，Ｃを持ち、それぞれの端末が異なるメールアドレス（mem1@abc.com, termB@abc.com, termC@abc.com)を持つこととしている。

ユーザ情報１８ｄは、ユーザが保持する端末同士で共有される。つまり、いずれかの端末でユーザ情報１８ｄに対して変更を行った場合、既述の動作のとおりに情報共有機能１３や通信制御機能１２が動作することによってユーザの保持する全ての端末に通知され、その変更内容が反映される。

本実施の形態における端末の動作は、上記実施例１で説明した動作と以下２つの点で異なる。

一つは情報共有機能１３が、通信制御機能１２やＵＩ１５からの通知によって共有情報１８に変更を加えた場合、その変更内容を全て、ユーザ情報１８ｄに記述されている全てのユーザ保持端末ID宛てに送信するように、通信制御機能１２に依頼することである。そして、通信制御機能１２は依頼を受けて、変更内容をメールに加工し、加工したメールを全てのユーザ保持端末ID宛てに送信する。

もう一つは、通信制御機能１２が作成するメールのFromには、端末ID（端末の持つメールアドレス）ではなく、ユーザ情報１８ｄに記述されているユーザIDが記述されることである。これによって、ユーザがどの端末から共有文書の変更を行ったとしても、ユーザが参加するグループのグループ構成メンバに通知されるメールのFromに記述される値は統一されたユーザIDとなる。

以上の動作が加わることにより、ユーザID＝mem1@abc.comのユーザに対する通知は、ユーザが保持する端末（端末ID= mem1@abc.com, term2@abc.com, term3@abc.com)にも通知・反映され、各端末で行った操作も全て、ユーザが保持する端末（端末ID= mem1@abc.com, term2@abc.com, term3@abc.com）に通知・反映される。また、各端末で行った共有情報への操作は全て、ユーザID=mem1@abc.comのユーザの行った操作としてグループ構成メンバに通知される。これによって、一人のユーザが複数の端末を利用しながら、どの端末でも同じユーザとしてグループ間情報共有に参加ことができる。ただし、ユーザIDとする代表メールアドレスを持つ端末の電源が落とされている期間は、グループ構成メンバからの通知がユーザが保持する他の端末に通知されることはない。常にユーザの保持する全端末でグループ間情報共有に参加するためには、代表メールアドレスを持つ端末の電源は常にONとしておく必要がある。

次に、本発明の第四の実施例について図８乃至図９を参照して詳細に説明する。図８は、本実施例におけるグループ間情報共有システムの構成を示す機能ブロック図である。図９は、後述するグループ関連メール情報の一例を示す図である。

この図に示すように、基本的な構成は実施例１で図２を参照して説明したシステムとほぼ同様であるが、記憶装置にグループ関連メール情報２０が保持され、通信制御機能１２から参照できる、という点で異なる。これにより、本実施例では、グループに関連するメールを共有文書として取り込むことを実現する。

図９に、グループ関連メール情報２０の例を示す。グループ関連メール情報２０には、対応するグループのグループIDとグループ関連メールを区別するルールが記載される。グループ関連メールを区別するルールには、例えば「To＝g01-ml@abc.com(メールの宛先が"g01-ml@abc.com"のメール)」などの条件が記述される。グループ関連メール情報２０は、グループごとに存在する。

本実施の形態における端末の動作では、実施例１における動作と比べて、ローカルメールプロキシ１１からメール取得の通知を受けとった後の通信制御機能１２の動作と情報共有機能１３の動作に以下の動作が加えられる点で異なる。

通信制御機能１２は、ローカルメールプロキシ１１からローカルメールプロキシ１１が取得したメール一覧を取得すると、記憶装置に保持されている区別ルール１７に合致しているメールに対する処理を終了した後、ローカルプロキシ１１が取得したメールが各グループ関連メール情報２０に記述されるグループ関連メール区別ルールに合致しているか否かを判定する。グループ関連メール区別ルールに合致しているメールが存在していた場合、そのメールのコピーを取り込んで、グループＩＤとそのメールを情報共有機能１３に通知する。

そして、グループＩＤとそのメールを通知された情報共有機能１３は、通知されたメールを新規作成された共有文書１８として記憶装置に保存する（ただし、同じメールが別のグループ構成メンバによって既に共有文書として登録されていた場合は保存しない）。情報共有機能１３は、その後、通知されたグループＩＤのグループ構成メンバ宛てに新規の共有文書を登録したことを通知するように通信制御機能１２に依頼する。更に、情報共有機能１３は、ＵＩ１５に、新規文書が登録されたことを通知し、ＵＩ１５が新規文書が登録されたことをユーザに提示する。

以上のようにして、グループに関連するメールを本発明におけるシステム内で参照できるようになる。例えばグループ専用のメーリングリスト（以下、ＭＬという）が用意されている場合に、グループ関連メール情報のグループ関連メール区別ルールに、ＭＬのメールアドレスをTo=＊＊＊という形で記述しておけば、ＭＬにて送受信されたメールを共有文書として本発明におけるシステム内で参照できるようになる。

次に、本発明の第五の実施例を、図１０を参照して説明する。図１０は、変更内容が記述されたメールの一例を示すものである。そして、本実施例は、ユーザが共有文書１８ｃを新規に追加するケースであり、そのときの動作を説明する。

まず、ユーザ（ユーザIDmem1@abc.comとする）がグループで共有したい文書を選択し、例えばグループのアイコンに文書ファイルをドラッグアンドドロップするなどの操作で、どのグループでどの文書を新規に共有したいかをＵＩ１５に伝える。

ＵＩ１５は、情報共有機能１３に、グループＩＤ（例えばG00001）と新規に共有する文書の識別子（例えば、G01\日誌\新規.txt）を伝達する。情報共有機能１３は、伝達されたグループID（G00001)に対応するグループ共有文書情報１８ｂとグループメンバ情報１８ａを取得し、取得したグループ共有文書情報１８ｂに、追加された文書の識別子（G01\日誌\新規.txt）を追加する。

情報共有機能１３は更に、グループID（G00001）と、文書の識別子（G01\日誌\新規.txt）、変更種別（この場合は"新規追加"）、新規追加した文書自身、加えてグループID（G00001）に対応するグループメンバ情報１８ａに記載されているメンバのユーザID（例えばmem1@abc.com, mem2.abc.com, mem3@abc.com)を通信制御機能１２に通知する。すると、通信制御機能１２は、通知された各グループ構成メンバ宛てに送信するメールを作成する。メールには変更内容が記述される。ここで、変更内容が記述されたメールの例を図１０に示す。

この図に示すように、メールのToにはグループID（G00001）のグループ構成メンバのユーザIDのうち、ユーザ自身のユーザIDを除いた mem2@abc.com, mem3@abc.comが記述されている。メールのFromには変更を発生させたユーザのユーザID（mem1@abc.com)が記述される。メールのSubjectには、区別ルール１７に記述されている、本システムで利用するメールを一般のメールから識別するためのルールに従った文字列を記述する。例えば区別ルールに「Subject=JH*」と記述されていた場合はSubjectにJHで始まる文字列を記述する。メールのBodyには、変更内容（グループID[G00001]、変更内容[文書新規作成]、変更が行われた文書の識別子[G01\日誌\新規.txt]）がテキストで記述され、変更が行われた文書自身が添付ファイルとして追加されている。

次に、通信制御機能１２は、作成したメール(図１０参照)の送信をローカルメールプロキシ１１に依頼する。ローカルメールプロキシ１１は、送信依頼されたメールをメールサーバ１２に転送する。メールサーバ１２は、転送されたメールを、各グループ構成メンバ宛に送信する。

続いて、グループ構成メンバの端末における、図１０に示すメール受信時の動作を説明する。ローカルメールプロキシ１１は、定期的にメールサーバ２にユーザ（ここではユーザＩＤ＝mem2@abc.comとする）宛のメールを問い合わせて、メールがあった場合にそれを取得し、記憶装置に保持されている通知先情報１６に記録されている情報に従ってメールを取得したことを通知する。ここでは、通知先情報１６には、通信制御機能１２のあて先のみが記述されている。その後、ローカルメールプロキシ１１は、通信制御機能１２がメール取得を終了するまで通常のメーラ２１ｄからのメール取得要求をブロックする。

通信制御機能１２は、ローカルメールプロキシ１１からメール取得の通知を受けると、ローカルメールプロキシ１１からローカルメールプロキシ１１が取得したメール一覧情報を取得する。メールのSubjectが、JHで始まっているメールがあった場合、通信制御機能１２はローカルメールプロキシ１１から対象のメールを取得する(ここで、図１０に示すメールを取得したとする）。

更に、通信制御機能１２は、取得したメールを解析して共有文書の変更内容（グループID（G00001）と、文書の識別子（G01\日誌\新規.txt）、変更種別（この場合は"新規追加"）、新規追加した文書自身）を取得し、情報共有機能１３に通知する。情報共有機能１３は、通知された変更内容に従って共有情報１８を変更する。まず、情報共有機能１３は、新規追加された文書を識別子（G01\日誌\新規.txt）で識別できる形で登録する。次に、情報共有機能１３は、グループID（G00001）に対応するグループ共有文書情報１８ｂを取得し、取得したグループ共有文書情報１８ｂに、追加された文書の識別子（G01\日誌\新規.txt）を追加する。

次に、情報共有機能１３は、文書識別子（G01\日誌\新規.txt）の文書がグループＩＤ＝G00001のグループに新規追加されたことをＵＩ１５に通知する。ＵＩ１５は、文書が新規追加されたことを「Ｎｅｗ！」と書いたマークをグループID＝G00001の文書を表現するアイコンに付加するなどの表現を使って、ユーザに通知する。

以上の動作で、共有文書の新規追加を、人手による制御情報（グループメンバ情報１８ａ、グループ共有文書情報１８ｂ）の変更を行うことなく実現できる。共有文書の編集、削除も同様の動作で実現できる。

次に、本発明の第六の実施例を、図１１を参照して説明する。図１１は、変更内容が記述されたメールの一例を示すものである。そして、本実施例は、ユーザがグループを新規作成するケースであり、そのときの動作を説明する。

まず、ユーザ（ユーザID＝mem1@abc.comとする）が、情報共有を行いたいメンバを選択し、新規グループ作成ボタンを押すなどの動作で、新規グループを構成するグループ構成メンバのユーザＩＤ（mem2@abc.com, mem4@abc.comとする）をＵＩ１５に伝える。メンバのユーザＩＤは、ユーザID一覧を保持するアドレス帳から取得したり、別のユーザ情報管理システムから情報を取得したり、ユーザが直接入力したりする。

ＵＩ１５は、情報共有機能１３に、「グループ新規作成」という変更種別とグループ構成メンバのユーザＩＤ一覧を伝達する。情報共有機能１３は、まず新しいグループＩＤを採番する(Ｇ00002とする）。

次に、情報共有機能１３は、グループメンバ情報１８ａ、グループ共有文書情報１８ｂを作成して記憶装置に保存する。グループメンバ情報１８ａには、採番されたグループID（G00002)と、通知されたグループ構成メンバのユーザＩＤがメンバのユーザＩＤとして記録される。グループ共有文書情報１８ｂには、作成されたばかりの状態では共有文書はないため、文書ＩＤには何も記述されていない状態で記録される。

次に、情報共有機能１３は、新規に作成されたグループのグループ構成メンバのユーザＩＤ（mem2@abc.com, mem4@abc.com）と、変更種別（この場合は"新規グループ作成"）、グループＩＤ（Ｇ00002）を通信制御機能１２に通知する。通信制御機能１２は、通知されたグループ構成メンバのユーザIDそれぞれに送信するメールを作成する。メールには変更内容が記述される。変更内容が記述されたメールの例を図１１に示す。

メールのToには通知されたグループ構成メンバのユーザIDが記述されている。メールのFromにはグループを新規作成したユーザのユーザID（mem1@abc.com)が記述される。メールのSubjectには、区別ルール２１ｇに記述されている、本システムで利用するメールを一般のメールから識別するためのルールに従った文字列を記述する。メールのBodyには、変更内容（グループID(G00002)、変更内容(グループ新規作成)）がテキストで記述され、グループメンバ情報１８ａとグループ共有文書情報１８ｂがそれぞれ添付ファイルとして追加されている。

次に、通信制御機能１２は、作成した図１１に示すメールの送信をローカルメールプロキシ１１に依頼する。ローカルメールプロキシ１１は、送信依頼されたメールをメールサーバ１２に転送する。メールサーバ１２は、転送されたメールを、各グループ構成メンバ宛に送信する。

続いて、グループ構成メンバの端末における、図１１に示すメールを受信した時の動作を説明する。なお、通信制御機能１２が、ローカルメールプロキシ１１からメールを取得するまでの動作は、第一の実施例と同じであるため省略する。

まず、通信制御機能１２は、取得した上記図１１に示すメールを解析し、作成されたグループのグループID(G00002)と、変更内容(グループ新規作成)、グループメンバ情報１８ａとグループ共有文書情報１８ｂを取得して情報共有機能１３に通知する。情報共有機能１３は、通知された内容に従って共有情報１８を変更する。つまり、情報共有機能１３は、添付されているグループメンバ情報１８ａとグループ共有文書情報１８ｂを記憶装置に登録する。

次に、情報共有機能１３は、グループ（グループID=G00002）が新規作成されたことをＵＩ１５に通知する。ＵＩ１５は、グループ（グループID=G00002）が新規作成されたことを「Ｎｅｗ！」と書いたマークをグループを表現するアイコンに付加するなどの表現を使って、ユーザに通知する。以上で、新しいグループ(グループID=G00002)が作成された状態となり、以降このグループ構成メンバ間で共有文書の追加や編集、削除などが可能となる。

以上の動作で、グループの新規作成を、人手による制御情報（グループメンバ情報１８ａ、グループ共有文書情報１８ｂ）の変更を行うことなく実現できる。更に、新規グループの作成は、特定のユーザに限定された操作ではなく、どのユーザでも自由に実行できる。

次に、本発明の第七の実施例を、図１２乃至図１５を参照して説明する。図１２乃至図１３は、変更内容が記述されたメールの一例を示すものであり、図１４乃至図１５は本実施例における動作を示すフローチャートである。そして、本実施例では、既に作成済みのグループに新しいユーザをグループ構成メンバとして追加する動作を説明する。

本実施例における情報共有機能１３は、次の新しい動作を行う。第一に、グループに招待するユーザ（以下、被招待者）への招待状送信を通信制御機能１２に依頼する。第二に、グループへの招待状を通信制御機能１２から通知されたときに、グループへの参加の有無を問い合わせる画面提示をＵＩ１５に依頼する。第三に、ＵＩ１５から、グループ参加承諾が通知された際に、グループ参加の承諾状（以下、承諾状）送信を通信制御機能１２に依頼する。第四に、被招待者からの承諾状を通信制御機能１２から受け取った際に、グループメンバ情報１８ａに被招待者のユーザIDを追加し、グループメンバ情報１８ａ、グループ共有文書情報１８ｂの被招待者への送信を通信制御機能１２に依頼し、その後グループの全ての共有文書１８ｃの被招待者への送信を通信制御機能１２に依頼する。

具体的に、ユーザ端末２の動作を説明する。まず、グループに新しいメンバを招待するユーザ（以下、招待者。ユーザID＝mem1@abc.comとする）の端末において、招待者が対象のグループのグループＩＤ（G00003とする）と被招待者のユーザＩＤ（例えば、memN@abc.com）をＵＩ１５に入力する。ＵＩ１５は、グループID（G00003)と、ユーザID（memN@abc.com）を、情報共有機能１３に通知する（ステップＣ０１）。すると、情報共有機能１３は、通信制御機能１２に被招待者のユーザ（ID＝memN@abc.com）に対するグループ（ID＝G00003）への招待状送信を依頼する（ステップＣ０２）。

通信制御機能１２は、ユーザ（ID=memN@abc.com）への招待状となるメールを作成し、ローカルメールプロキシ１１へ送信を依頼する。ローカルメールプロキシは依頼されたメールを転送する（ステップＣ０３）。ここで、招待を行うメールの例を図１２（ａ）に示す。メールのToに被招待者の宛先、Fromに招待者の宛先、Subjectにシステムで利用するメールを区別する文字列、Bodyに招待するグループのグループIDと動作種別（例えば「グループ参加招待」という文字列）が記述されている。

この招待を行うメールに、被招待者が参加の可否を判断しやすくするために、グループの紹介情報などを記述しても良い。また、被招待者の保持端末に本システムが実装されていない場合を考慮し、本システムを実装するための情報（例えば、アプリケーションをダウンロードするURLなど）をこの招待を行うメールに記載しておいてもよい。保持端末に本システムが実装されていない被招待者は、通常のメーラで招待状となるメールを取得した後、そのメールに記載されている情報を元に本システムを保持端末に実装（例えば、URLからアプリケーションをダウンロードしてインストールするなど)して、以下に記述する動作を行う。

次に、被招待者の端末の処理に移る。被招待者の端末の通信制御機能１２が図１２（ａ）のメールを取得し（ステップＣ０４）、メールから招待内容を解析し、ユーザ（ID=mem1@abc.com）から、グループ（ID=G00003）への招待を受けたことを情報共有機能１３に通知する（ステップＣ０５）。通知を受けた情報共有機能１３は、ＵＩ１５に招待内容を通知する（ステップＣ０６）。ＵＩ１５は通知された招待内容をユーザに提示し、グループ参加の有無をユーザに問い合わせる（ステップＣ０７）。

ユーザが承諾しなければユーザの新規参加は行われず、処理は終了する。ユーザが承諾した場合は、承諾したことをＵＩ１５が情報共有機能１３に通知し、通知を受けた情報共有機能１３はグループ（ID=G00003)への参加の承諾状送信を通信制御機能１２に依頼する（ステップＣ０８）。

通信制御機能１２は、招待者（ユーザID＝mem1@abc.com）宛ての、グループ（ID=G00003）への参加承諾状となるメールを作成し、ローカルメールプロキシ１１に対して送信を依頼する。ローカルメールプロキシ１１は依頼されたメールを転送する（ステップＣ０９）。ここで、参加の承諾状となるメールの例を図１２（ｂ）に示す。メールのToに招待者の宛先(ユーザID)、Fromに被招待者の宛先(ユーザID)、Subjectにシステムで利用するメールを区別する文字列、Bodyに招待を承諾したグループのグループIDと動作種別（「グループ参加承諾」）が記述されている。

次に、招待者の端末の処理に移る。招待者の端末の通信制御機能１２が、図１２（ｂ）のメールを取得し（ステップＣ１０）、メールから承諾内容を解析し、ユーザID=memN@abc.comのユーザが、グループID=G00003への参加を承諾したことを、情報共有機能１３に通知する（ステップＣ１１）。情報共有機能１３は、被招待者に対するグループID=G00003のグループメンバ情報１８ａ、グループ共有文書情報１８ｂの通知を、通信制御機能１２に依頼する（ステップＣ１２）。

通信制御機能１２は、グループ（ＩＤ＝Ｇ００００３）のグループメンバ情報１８ａ、グループ共有文書情報１８ｂをメールに加工して、被招待者（memN@abc.com）宛てのメールとしてローカルメールプロキシ１１経由で送信する（ステップＣ１３）。ここで送信するメール形式の例を図１２（ｃ）に示す。図に示すとおり、上述したグループ新規作成時と同じ形式となっている。被招待者の端末では、グループ新規作成を行うメールを取得したときと同じ動作で、新しく参加するグループの情報を端末内に作成する。

次に、情報共有機能１３は、グループ（ID＝G00003）に共有文書があるかどうかを判定し（ステップＣ１４）、共有文書が存在する場合は、被招待者宛てに共有文書の新規作成として通知するよう、通信制御機能１２に依頼する（ステップＣ１５）。

通信制御機能１２は、共有文書の新規作成をメールに加工して、被招待者（ユーザID=memN@abc.com）宛てのメールとしてローカルメールプロキシ１１経由で送信する（ステップＣ１６）。ここで送信するメール形式の例を図１２（ｄ）に示す。図に示すとおり、上述した共有文書を新規に追加する同じ形式のメールとなっている。従って、被招待者の端末では、共有文書の新規追加用メールを取得したときと同じ動作で、グループ（ＩＤ＝Ｇ００００３）の共有文書を端末内に作成する。

ここで、上記ステップＣ１５、Ｃ１６の処理は、グループ（ＩＤ＝Ｇ００００３）で共有する全ての共有文書に対して行う。全ての共有文書に対応する新規文書作成の通知が完了すると、情報共有機能１３は、グループメンバ情報１８ａのメンバのユーザＩＤの欄に、被招待者のユーザＩＤ（memN@abc.com）を追加する（ステップＣ１７）。

次に、情報共有機能１３は、グループ（ID=G00003）のグループ構成メンバ全員宛にグループメンバ情報の変更を通知するよう、通信制御機能１２に依頼する（ステップＣ１８）。通信制御機能１２は、通知されたグループメンバ情報の変更をメールに加工して、グループID＝G00003のグループ構成メンバ全員宛のメールとして、ローカルメールプロキシ１１経由で送信する（ステップＣ１９）。ここで送信するメールの形式例を図１３に示す。ここでは、グループ（ID＝G00003）のグループにあらかじめ参加していたグループ構成メンバとして、ユーザID=mem2@abc.com、mem3@abc.comが存在していた場合を示している。Toには、被招待者（ユーザID=memN@abc.com)を含めたグループ構成メンバのユーザID、Fromには、招待者のユーザID、Subjectにはシステムで利用するメールを区別する文字列、Bodyには変更が発生したグループのグループIDと変更種別（「グループメンバ情報変更」など）が記述され、変更が加わったグループメンバ情報１８ａが添付ファイルとして付加されている。

被招待者の端末は、図１２（ｃ），（ｄ）及び図１３に示したメールをそれぞれ受信し、通知された変更を端末に反映する（ステップＣ２０）。更に、被招待者以外のグループ構成メンバの端末は、図１３に示したメールを受信し、通知された変更を端末に反映する（ステップＣ２１）。

以上の動作により、招待者（ユーザID=mem1@abc.com）、被招待者（ユーザID=memN@abc.com）、被招待者以外のグループ構成メンバ（ユーザID＝mem2@abc.com, mem3@abc.com)の持つグループID=G00003のグループに関する共有情報１８が全て同じものとなり、グループ構成メンバに新規ユーザを追加することができる。

このようにすることにより、本発明によると、情報共有に必要な制御情報を各端末が保持し、端末間の情報のやりとりを電子メールなどデータを送受信して行うためグループ構成メンバがファイアウォールの内外に存在している場合であってもファイアウォール外に専用のサーバを用意する必要が無く、簡易なシステムで情報共有を実現することができる。

また、共有情報の追加やグループの作成・メンバの追加など運用上必須となる作業を情報共有を行う仕組みに他の機能を加えることなく実現できる。これは、情報共有に必要な制御情報(グループで共有する文書一覧や、グループメンバ一覧)を、グループ構成メンバごとに異なったものにせず、同じ形式で表現できるようにしたことで、いずれかの端末で制御情報に変更が発生した場合に、共有文書の変更と同様の仕組みで制御情報の変更をグループ構成メンバ全員に通知することができるためである。

また、共有情報の追加・削除やグループのメンバ追加・削除などの操作を、グループ構成メンバ誰もが行うことができる。これは、情報共有に必要な制御情報(グループで共有する文書一覧や、グループメンバ一覧)を、グループ構成メンバごとに異なったものにせず、同じ形式で表現できるようにしたことで、いずれかの端末で制御情報に変更が発生した場合に、共有文書の変更と同様の仕組みで制御情報の変更をグループ構成メンバ全員に通知することができるためである。

また、ユーザは複数のグループに参加して、グループごとに異なる構成メンバと情報を共有することができる。これは、グループごとにグループ共有文書情報やグループメンバ情報が存在し、そのユーザが参加しているグループのグループ共有文書情報やグループメンバ情報を端末に保持することで、グループ単位で情報共有が実現できるためである。

さらには、電子メールプロトコルを利用する別のアプリケーションと共存できる。これは、メールの分別をローカルメールプロキシではなく通信制御機能によって行い、ローカルメールプロキシはメール取得時に指定された通知順に従って電子メールプロトコルを利用する各アプリケーションに通知を送る形態を採用することにより、ローカルメールプロキシには変更を加えることなく新しい電子メールプロトコルを利用するアプリケーションを追加することができるためである。

本発明は、複数のユーザで情報を共有することによってデスクワークをサポートするグループウェアシステムといった用途に適用でき、また、複数のユーザでプロジェクトを遂行するプロジェクト管理システムといった用途にも適用できるため、産業上の利用可能性を有する。

本発明の実施例１における構成の概略を示す図である。 本発明の実施例１における構成を示す機能ブロック図である。 図３（ａ）はグループメンバ情報、図３（ｂ）はグループ構成文書情報の記述例を示す図である。 図４（ａ），（ｂ）は、実施例１における動作を示すフローチャートである。 本発明の実施例２における構成を示す機能ブロック図である。 本発明の実施例３における構成を示す機能ブロック図である。 実施例３におけるユーザ情報の記述例を示す図である。 本発明の実施例４における構成を示す機能ブロック図である。 実施例４におけるグループ関連メール情報の記述例を示す図である。 本発明の実施例５における文書を新規作成した時にグループ構成メンバに送られるメール形式の一例を示す図である。 本発明の実施例６におけるグループを新規作成した時にグループ構成メンバに送られるメール形式の一例を示す図である。 図１２（ａ）〜（ｄ）は、本発明の実施例７におけるグループに新規ユーザを追加する時に送受信されるメール形式の一例を示す図である。 本発明の実施例７におけるグループに新規ユーザを追加する時に送受信されるメール形式の一例を示す図である。 本発明の実施例７におけるグループに新規ユーザを追加する時の動作を示すフローチャートである。 本発明の実施例７におけるグループに新規ユーザを追加する時の動作を示す図であり、図１４の続きを示すフローチャートである。 従来例における情報共有システムの構成を示す説明図である。 従来例における情報共有システムの構成を示す説明図である。 図１７に開示した従来例において用いられる情報共有テーブルを示す図である。 図１７に開示した従来例において文書を追加した際の情報共有テーブルを示す図である。

符号の説明

１ ユーザ端末
２ メールサーバ（データ配信サーバ）
１１ ローカルメールプロキシ（通信制御手段）
１２ 通信制御機能（通信制御手段）
１３ 情報共有機能（共有情報管理手段）
１８ 共有情報（共有情報記憶手段）

Claims (14)

1. 所定のデータを配信するデータ配信サーバにネットワークを介して接続された所定のグループを構成する複数のユーザ端末に装備されるグループ間情報共有システムであって、
   前記データ配信サーバに対してデータの送受信を行う通信制御手段と、
   前記グループ内の各ユーザ端末のアドレスデータとこれらユーザ端末間で共有される共有データとを記憶する共有情報記憶手段と、
   この共有情報記憶手段に記憶されるデータを管理する共有情報管理手段と、を備え、
   この共有情報管理手段が、外部から入力された前記共有情報記憶手段に記憶されるデータの内容を変更する変更要求データを受け付けてこれに基づいて当該共有情報記憶手段内のデータ内容を変更する共有情報変更機能と、前記変更要求データに基づいて前記共有情報記憶手段内のデータの変更内容を表す変更内容データを生成する変更内容データ生成機能と、前記共有情報記憶手段から前記各ユーザ端末のアドレスデータを読み出して当該アドレスデータ宛に前記変更内容データを前記通信制御手段を介して前記データ配信サーバに送信する変更内容データ送信機能と、を備えたことを特徴とするグループ間情報共有システム。
2. 前記通信制御手段は、前記データ配信サーバから前記グループ内の他のユーザ端末から送信された前記変更内容データを受信する変更内容データ受信機能を備え、
   前記共有情報管理手段が有する共有情報変更機能は、他のユーザ端末から送信された前記変更内容データに基づいて前記共有情報記憶手段内のデータを変更する機能を有する、ことを特徴とする請求項１記載のグループ間情報共有システム。
3. ネットワーク上に存在するメールサーバに接続された所定のグループを構成する複数のユーザ端末に装備されるグループ間情報共有システムであって、
   前記メールサーバに対して電子メールデータの送受信を行う通信制御手段と、
   前記グループ内の各ユーザ端末の電子メールアドレスデータとこれらユーザ端末間で共有される共有データとを記憶する共有情報記憶手段と、
   この共有情報記憶手段に記憶されるデータを管理する共有情報管理手段と、を備え、
   この共有情報管理手段が、外部から入力された前記共有情報記憶手段に記憶されるデータの内容を変更する変更要求データを受け付けてこれに基づいて当該共有情報記憶手段内のデータ内容を変更する共有情報変更機能と、前記変更要求データに基づいて前記共有情報記憶手段内のデータの変更内容を表す変更内容データを生成する変更内容データ生成機能と、前記共有情報記憶手段から前記各ユーザ端末の電子メールアドレスデータ読み出して電子メールアドレスデータ宛に前記変更内容データを電子メールに含めて前記通信制御手段を介して前記メールサーバに送信する変更内容データ送信機能と、を備えたことを特徴とするグループ間情報共有システム。
4. 前記通信制御手段は、前記メールサーバから前記グループ内の他のユーザ端末から送信された前記変更内容データを含む電子メールを受信する変更内容データ受信機能を備え、
   前記共有情報管理手段が有する共有情報変更機能は、前記受信した電子メールから前記変更内容データを抽出して当該変更内容データに基づいて前記共有情報記憶手段内のデータを変更する機能を有する、ことを特徴とする請求項３記載のグループ間情報共有システム。
5. 前記変更内容データ送信機能は、前記変更内容データを含めた電子メールに当該変更内容データを含むことを表す識別データを付加して送信する機能を有し、
   前記通信制御手段は、前記識別データが付加されている電子メールを選択して前記共有情報管理手段に受け渡す、ことを特徴とする請求項４記載のグループ間共有システム。
6. 前記変更内容データは、前記共有情報記憶手段内の所定のグループに属するユーザ端末のアドレスデータを変更するデータである、ことを特徴とする請求項３，４又は５記載のグループ間情報共有システム。
7. 前記共有情報記憶手段に、所定のグループ内で共有される前記共有データのリストデータを記憶すると共に、
   前記変更内容データは、前記共有データのリストデータを変更するデータである、ことを特徴とする請求項３，４，５又は６記載のグループ間情報共有システム。
8. 前記共有情報記憶手段に、同一ユーザが管理する前記ユーザ端末の電子メールアドレスとは異なる他の電子メールアドレスデータを記憶すると共に、
   前記変更内容データ送信機能は、前記共有情報記憶手段内の前記他の電子メールアドレス宛に前記変更内容データを電子メールに含めて送信する、ことを特徴とする請求項３，４，５，６又は７記載のグループ間情報共有システム。
9. 前記共有情報記憶手段に、前記電子メールアドレスを管理するユーザ毎に固有のユーザＩＤを記憶すると共に、
   前記変更内容データ送信機能は、前記変更内容データを含む電子メールを前記ユーザＩＤから送信されたものとして送信する、ことを特徴とする請求項８記載のグループ間情報共有システム。
10. 前記通信制御手段は、前記電子メールが所定のグループを対象として送信されたことを識別するための予め記憶されたグループ宛メール識別データに基づいて、送信された電子メールを所定のグループ宛のものであるとして特定して前記共有情報管理機能に受け渡す機能を有すると共に、
    前記共有情報管理手段の共有情報変更機能は、所定のグループ宛のものとして特定された電子メールを当該グループにて共有する共有データとして前記共有情報記憶手段に記憶する、ことを特徴とする請求項３，４，５，６，７，８又は９記載のグループ間共有システム。
11. ネットワーク上に存在するメールサーバに接続された所定のグループを構成する複数のユーザ端末にてデータを共有するグループ間情報共有方法であって、
    前記ユーザ端末が、外部から入力された当該ユーザ端末内に記憶される共有データの内容を変更する変更要求データを受け付けてこれに基づいて当該共有情報記憶手段内のデータ内容を変更する共有情報変更工程と、
    前記ユーザ端末が、前記変更要求データに基づいて前記共有情報記憶手段内のデータの変更内容を表す変更内容データを生成する変更内容データ生成工程と、
    前記共有情報記憶手段に記憶された所定のグループ内の各ユーザ端末の電子メールアドレスデータ読み出して電子メールアドレスデータ宛に前記変更内容データを電子メールに含めて前記メールサーバに送信する変更内容データ送信工程と、
    を備えたことを特徴とするグループ間情報共有方法。
12. ネットワーク上に存在するメールサーバに接続された所定のグループを構成する複数のユーザ端末にてデータを共有するグループ間情報共有方法であって、
    前記ユーザ端末が、前記メールサーバから前記グループ内の他のユーザ端末から送信された当該ユーザ端末内に記憶される共有データの変更内容を表す変更内容データを含む電子メールを受信する変更内容データ受信工程と、
    前記ユーザ端末が、前記受信した電子メールから前記変更内容データを抽出する変更内容データ抽出工程と、
    前記ユーザ端末が、抽出した前記変更内容データに基づいて前記共有情報記憶手段内のデータを変更する共有情報変更工程と、
    を備えたことを特徴とするグループ間情報共有方法。
13. ネットワーク上に存在するメールサーバに接続された所定のグループを構成する複数のユーザ端末に、
    前記メールサーバに対して電子メールデータの送受信を行う通信制御手段と、
    前記グループ内の各ユーザ端末の電子メールアドレスデータとこれらユーザ端末間で共有される共有データとを記憶する共有情報記憶手段と、
    この共有情報記憶手段に記憶されるデータを管理する共有情報管理手段と、を実現すると共に、
    この共有情報管理手段に、外部から入力された前記共有情報記憶手段に記憶されるデータの内容を変更する変更要求データを受け付けてこれに基づいて当該共有情報記憶手段内のデータ内容を変更する共有情報変更機能と、前記変更要求データに基づいて前記共有情報記憶手段内のデータの変更内容を表す変更内容データを生成する変更内容データ生成機能と、前記共有情報記憶手段から前記各ユーザ端末の電子メールアドレスデータ読み出して電子メールアドレスデータ宛に前記変更内容データを電子メールに含めて前記通信制御手段を介して前記メールサーバに送信する変更内容データ送信機能と、
    を実現するためのグループ間情報共有用プログラム。
14. 前記通信制御手段に、前記メールサーバから前記グループ内の他のユーザ端末から送信された前記変更内容データを含む電子メールを受信する変更内容データ受信機能を実現すると共に、
    前記共有情報管理手段が有する共有情報変更機能に、前記受信した電子メールから前記変更内容データを抽出して当該変更内容データに基づいて前記共有情報記憶手段内のデータを変更する機能を実現するための請求項１３記載のグループ間情報共有用プログラム。
    
    

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