JP2008134860A - ファイル管理装置及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】ファイルにアクセスした際に、当該ファイルの送信者の連絡先を容易に得ることが可能なファイル管理装置及びプログラムを提供する。
【解決手段】添付ファイル抽出部２０２は、メールに添付されたファイルを抽出して添付ファイル格納部２３１に格納するとともに、抽出されたファイルにメールの送信者をプロパティとして付加する。連絡先検索部２０３は、連絡先テーブル格納部２３２を参照し、メールに添付されたファイルが選択等された場合に、当該ファイルの送信者の連絡先を報知する。
【選択図】図３

Description

本発明は、ファイル管理装置及びプログラムに関する。

データベースなどに登録されている文書などのデータを閲覧した者が、そのデータを作成した人物に連絡をとる場合などに、その人物の現在の状況を容易に把握するために、文書作成者が使用するカメラを具備したＰＣ（パーソナル・コンピュータ）から撮像画像を得ることができる技術が特許文献１に開示されている。

特開２００５−３２７１９８号公報

上記の従来技術では、文書作成者が通常使用するＰＣの前で作業を行っているか否かを、撮像画像を元に状況確認することができるだけであって、実際に連絡をとるための連絡先を提示することはできない。

本発明は係る問題点に鑑みてなされたものであって、ファイルに対応付けられた送信者への連絡先等を表示させることが可能なファイル管理装置及びプログラムを提供することを目的としている。

上記の問題点を解決するために、本発明に係るファイル管理装置は、ユーザによるファイルへのアクセスを検知する検知手段と、前記検知手段によりファイルへのアクセスが検知された場合に、当該ファイルに対応付けられたファイル送信者の連絡先を報知する連絡先報知手段とを備えることを特徴としている。

前記検知手段は、ユーザからファイル送信者の連絡先の報知要求があった場合にファイルへのアクセスを検知する構成とすることができる。

前記ファイル管理装置は、ファイルとファイル送信者とを対応付ける対応付け手段を備える構成とすることができる。

電子メールに添付されたファイルを抽出する添付ファイル抽出手段を備え、前記対応付け手段は、前記添付ファイル抽出手段により電子メールから抽出されたファイルと、当該電子メールの送信者とを対応付ける構成とすることができる。

前記ファイル管理装置は、前記ファイル送信者の連絡先を検索する連絡先検索手段を備える構成とすることができる。

前記ファイル管理装置は、前記ファイル送信者と連絡先との対応関係を保持する連絡先保持手段を備え、前記連絡先検索手段は、前記連絡先保持手段に保持された内容を参照して前記ファイル送信者の連絡先を検索する構成とすることができる。

前記連絡先検索手段は、他の装置から取得した各々のユーザの所在情報を管理する所在管理手段を含み、当該所在管理手段により管理されている内容を参照して連絡先を検索する構成とすることができる。

前記連絡先報知手段は、連絡先以外の前記送信者の情報を併せて報知する構成とすることができる。

本発明に係るプログラムは、ユーザによるファイルへのアクセスを検知する検知処理と、前記検知処理においてファイルへのアクセスが検知された場合に、当該ファイルに対応付けられたファイル送信者の連絡先を報知する連絡先報知処理とをプロセッサを備える情報処理装置に実行させることを特徴としている。

本発明に係るファイル管理装置及びプログラムによると、適切に連絡先を報知することが可能になるという効果を奏する。

以下、本発明の実施の形態について、本発明に係るファイル管理装置の適用対象である機器の一例としてＭＦＰを用いる場合を例として、図面を参照しながら説明する。

（実施の形態１）
（１）ファイル管理システムの構成
図１は、本実施の形態のファイル管理システムの全体的な構成の一例を示す図である。本実施の形態のファイル管理システムは本実施の形態のファイル管理装置がインストールされたＭＦＰ１０１、ＰＣ３１、及びメールサーバ３３が、ＬＡＮ（ローカル・エリア・ネットワーク）等のネットワーク５００に接続されて構成される。

本実施の形態のＭＦＰ１０１では、送信先メールアドレスとしてＭＦＰ１０１に付与されたメールアドレスを指定し、外部から送信された電子メール（以下、単に「メール」ともいう。）を受信することができる。ＭＦＰ１０１は、メールサーバ３３に対して定期的に、ＭＦＰ１０１に対して送信されたメールのダウンロード要求を行い、ＭＦＰ１０１に送信されたメールをダウンロードする。

（２）ＭＦＰ１０１の構成
次に、ＭＦＰ１０１の構成について説明する。図２は、ＭＦＰ１０１のハードウェア構成の一例を示す図である。

ＭＦＰ１０１は、操作部１１、ディスプレイ部１２、スキャナ部１３、プリンタ部１４、通信インタフェース１６、ドキュメントフィーダ１７、給紙装置１８、ＣＰＵ２０、ＲＯＭ２１、ＲＡＭ２２、およびハードディスク２３などによって構成される。

操作部１１は、数字、文字、および記号などを入力するための複数のキー、押下されたキーを認識するセンサ、および認識したキーを示す信号をＣＰＵ２０に送信する送信用回路などによって構成される。

ディスプレイ部１２は、ユーザに対してメッセージを表示する画面、ユーザが設定内容や処理内容を入力するための画面、およびＭＦＰ１０１で実行された処理の結果を示す画面などを表示する。本実施の形態ではディスプレイ部１２にタッチパネルが用いられており、これは操作部１１に含まれる。タッチパネルは、ユーザが指で触れたタッチパネル上の位置を検知し、検知結果を示す信号をＣＰＵ２０に送信する機能を備えている。

スキャナ部１３は、原稿に光を照射して反射光を検出することにより、原稿に描かれている画像を所定の読み取り解像度で読み取って、デジタルの画像データ（ここでは、ＲＧＢまたはブラックの濃度を表す濃度データ）を生成する。

得られた画像データは、プリンタ部１４において印刷のために用いられるほか、ＴＩＦＦ、ＰＤＦ、ＪＰＥＧなどの形式のファイルに変換されてハードディスク２３に記憶される。ＦＡＸデータに変換されてＦＡＸ送信に供されることもある。また、前記したようにメールに添付されて外部に送信されることもある。ドキュメントフィーダ１７は、例えばＭＦＰ１０１の本体上部に設けられており、１枚または複数枚の原稿をスキャナ部１３に順次送るために用いられる。

プリンタ部１４は、スキャナ部１３にて読み取られた画像、ＬＡＮ等のネットワークを介して接続された他のＭＦＰ等の外部装置から送信されてきたデータの画像、またはＦＡＸ受信したＦＡＸデータの画像を、用紙またはフイルムなどの記録シートに印刷する。

給紙装置１８は、例えばＭＦＰ１０１本体下部に設けられており、記録シートをプリンタ部１４に供給するために用いられる。プリンタ部１４によって画像が印刷された記録シートは、例えば排紙トレイ上に排出される。

通信インタフェース１６は、ＰＣ３１、メールサーバ３３等の外部装置とＬＡＮ、ＷＡＮ等のネットワークを介して通信を行ったり、電話回線を通じてＦＡＸ送受信を行ったりするためのインタフェースである。通信インタフェース１６として、例えばＮＩＣ（ネットワーク・インタフェース・カード）、ＴＡ（ターミナル・アダプタ）などを用いることができる。

ＲＯＭ２１には、画像の読取（スキャン）、原稿の複写（コピー）、ＦＡＸデータの送受信、ネットワークプリンティング、およびドキュメントサーバ（ボックス機能）などのＭＦＰ１０１の基本機能を実現するためのプログラム、データが記憶されている。そのほか、本実施の形態の機能を実現するプログラムおよびデータが記憶されている。

なお、これらのプログラムまたはデータの一部または全部を、ハードディスク２３にインストールしておいてもよい。この場合は、ハードディスク２３にインストールされているプログラムまたはデータは、必要に応じてＲＡＭ２２にロードされる。

本実施の形態で説明する機能は、必ずしもＣＰＵ２０だけでなく専用ハードウェアを利用したり、一部はオペレーティングシステム（ＯＳ）等の汎用プログラムの機能を利用して実現することもできる。

図３は、本実施の形態のＭＦＰ１０１の機能的構成の一例について説明するためのブロック図である。ＭＦＰ１０１は、メール受信部２０１、添付ファイル抽出部２０２、連絡先検索部２０３を備えている。これらの各部の機能は、ＲＯＭ２１やＲＡＭ２２に格納されたプログラムがＣＰＵ２０上で動作することにより実現される。なお、ハードディスク２３は、添付ファイル格納部２３１、連絡先テーブル格納部２３２を含んでいる。

メール受信部２０１は、メールサーバ３３からＭＦＰ１０１に対して送信されたメールをダウンロードする。添付ファイル抽出部２０２は、ダウンロードされたメールに添付されたファイルを抽出し、添付ファイル格納部２３１に格納する。本実施の形態では、抽出された添付ファイルに、メールの送信者のメールアドレスをプロパティとして付加する。

連絡先検索部２０３は、操作部１１を介して、前記抽出された添付ファイルが選択された場合に、当該添付ファイルに付加されたメール送信者の連絡先を検索する。本実施の形態では、連絡先テーブル格納部２３２に格納された連絡先テーブルの内容を参照して、連絡先を検索する。図４は連絡先テーブルの内容の一例について説明するための図である。

連絡先テーブルには、例えば送信者のメールアドレス、連絡先番号、及び連絡先の説明を保持することができる。連絡先としては、電話番号、携帯番号の他、ＦＡＸ番号、現在のメールアドレス等の情報を保持することもできる。同図に示される優先順位は、例えば連絡が取れる可能性の高い順に付与することができる。

図５は、添付ファイル格納部２３１に格納されたファイルの一覧を、ディスプレイ部１２に表示する場合の表示形態の一例を示す図である。同図の例では、ファイルＡのアイコン１２１、及びファイルＢのアイコン１２２が表示されている。ファイルＢのアイコン１２２には、メールの送信者のメールアドレスが付加されており、同図の例では、アイコン全体が点線で表示されることで、当該メールアドレスが付加されていることが示される。

メールアドレスの付加されたアイコンは、点線とする形態に限らずアイコンの形状、色などを他のアイコンと変えるような形態も可能である。本実施の形態では、メールアドレスの付加されたファイルＢのアイコン１２２上にマウスポインタを配置して右クリックすると、ウィンドウ１２３が表示される。

ウィンドウ１２３には、通常の項目に加え、「情報表示」、「情報検索」の項目が表示されている。「情報表示」が選択された場合には、付加されたメールアドレスの情報をディスプレイ部１２に表示する。図６は、「情報表示」が選択された場合にディスプレイ部１２に表示される画面の一例を示す図である。

図７は、「情報検索」が選択された場合にディスプレイ部１２に表示される画面の一例を示す図である。図７の画面は、図６の画面において「送信者情報」ボタン１２４が押下された場合にも表示される。本実施の形態では、この場合に、ユーザから送信者連絡先報知要求があったものとし、連絡先を表示する。もっとも、ファイルのアイコンがマウスのクリックなどで選択されたことを、連絡先報知要求として検知し、図７のような画面を表示するようにしてもよい。このような場合も含め、表示される情報は連絡先のみとすることもできる。

図７の画面において、メールアドレス及び補足情報（送信者情報、スケジュール情報等）は、別途不図示のデータベースで管理されている情報を取り出して表示することができる。このデータベースの内容により、表示可能な内容は多岐にわたる。なお、情報検索は、ファイルが選択された時点で開始する構成とすることもできるが、検索開始のタイミングは特に限定されない。

（実施の形態２）
上記実施の形態では、送信者の連絡先を、連絡先テーブルを検索することにより取得したが、送信者の連絡先を取得する方法は、テーブルを参照する方法に限られない。本実施の形態では、例えばネットワーク５００を介して接続された他のＭＦＰ、ＰＣ、入退室管理システム、スケジュール管理システム等の他のシステムにアクセスして連絡先を検索する形態について説明する。

本実施の形態の連絡先検索の方法として、他のＭＦＰとの交信、ＰＣ等の情報処理装置との交信、入退室管理システムとの交信、スケジュール管理システムとの交信などが考えられる。図８は、本実施の形態での連絡先検索方法の一例について説明するためのフローチャートである。

本実施の形態では、まず、他のＭＦＰを検索するか否かを判定する（Ｓ１０１）。この判定は、例えば他のＭＦＰの検索タイミングに該当するか否かを参照することにより実行することができる。ＭＦＰを検索する場合（Ｓ１０１：ＹＥＳ）、他のＭＦＰと交信して情報を取得する（Ｓ１０２）。図９は、ＭＦＰから情報を取得する処理の内容の一例について説明するためのフローチャートである。

まず、他のＭＦＰと交信を行い（Ｓ２０１）、情報（アクセス履歴）未受信のＭＦＰが存在する場合（Ｓ２０２：ＹＥＳ）、当該ＭＦＰに情報送信要求を行い（Ｓ２０３）、情報を受信する（Ｓ２０４）。図１０は、この場合のＭＦＰ側の処理内容の一例について説明するためのフローチャートである。

ＭＦＰ側では、ユーザのログインがあった場合に（Ｓ３０１：ＹＥＳ），ユーザのアクセス履歴を保存しておく（Ｓ３０２）。このアクセス履歴は、ユーザの適切な連絡先を取得する情報となり得る。上記ステップＳ２０３の情報送信要求があった場合（Ｓ３０３：ＹＥＳ）、当日のアクセス履歴が存在するか否かを判定し（Ｓ３０４）、当日のアクセス履歴が存在しない場合には（Ｓ３０４：ＮＯ）、アクセス履歴が無い旨を送信する（Ｓ３０５）。アクセス履歴が有る場合には（Ｓ３０４：ＹＥＳ）、当日のアクセス履歴を送信する（Ｓ３０６）。

図８に戻り、次に、ＰＣの検索を行うか否かを判定する（Ｓ１０３）。ＰＣの検索を行う場合には（Ｓ１０３：ＹＥＳ）、検索を実行するＭＦＰの側では、ＬＡＮ等のネットワークを介して接続されたＰＣを検索して情報を取得する（Ｓ１０４）。図１１は、ＰＣから情報を取得する際の処理内容の一例について説明するためのフローチャートである。

まず、ＰＣと交信を行い（Ｓ４０１）、情報未受信のＰＣが存在する場合（Ｓ４０２：ＹＥＳ）、当該ＰＣに情報送信要求を行い（Ｓ４０３）、情報を受信する（Ｓ４０４）。ＰＣ側では、当該ＰＣにログインしているユーザを管理しており、情報を受信したＭＦＰの側では、ログインユーザのＩＤを取得することができる。ＰＣへのログインユーザのＩＤは、当該ユーザへの適切な連絡先検索の基礎となる情報として用いることができる。

図８に戻り、次に、入退室管理システムとの交信により、入退室管理情報の検索を行うか否かを判定する（Ｓ１０５）。検索を行う場合（Ｓ１０５：ＹＥＳ）、入退室管理システムからの情報を取得する（Ｓ１０６）。図１２は、入退室管理システムから情報を取得する際の処理内容の一例について説明するためのフローチャートである。

即ち、入退室管理システムに情報送信要求を行い（Ｓ５０１）、情報を受信する（Ｓ５０２）。入退室管理システムでは、ユーザの入室時刻、退室時刻などを管理しており、入退室管理システムから取得した情報を参照して、ユーザの所在を知ることができる。

図８に戻り、次に、各ユーザのスケジュール情報を検索するか否かを判定する（Ｓ１０７）。スケジュール情報を検索する場合（Ｓ１０７：ＹＥＳ）、スケジュール管理システムから情報を取得する（Ｓ１０８）。図１３は、スケジュール管理システムから情報を取得する際の処理内容の一例について説明するためのフローチャートである。

即ち、スケジュール管理システムに情報送信要求を行い（Ｓ６０１）、情報を受信する（Ｓ６０２）。スケジュール管理情報にはユーザの所在に関する情報が含まれており、情報を取得した側のＭＦＰでは、当該情報を参照して、ユーザの所在を知ることができる。

以上のような検索処理を終了すると、各ユーザの所在情報を更新する（Ｓ１０９）。本実施の形態では、所在情報の検索により得られたユーザの所在情報と、例えば図１４に一例が示されるような所在場所ごとの連絡先との対応関係を保持するテーブルとを参照して、ユーザの連絡先を取得することができる。

（実施の形態３）
上記実施の形態では、電子メールに添付されたファイルを抽出する際に、当該ファイルにメール送信者のアドレスを付加することにより、ファイル送信者とファイルとを対応付ける構成としたが、両者の対応付けは、他の場合に行うこともできる。

例えば、ＭＦＰ間でファイルを転送する場合、ネットワーク上を通過するＩＰパケットのヘッダ情報としてファイル送信者（送信側ＭＦＰのログインユーザ）を送信し、受信側でファイルとファイル送信者との対応付けを行う構成も可能である。

また、ファイルとファイル送信者との対応付けは、ファイルを受信したファイル管理装置の側で行う場合に限らず、ファイルをファイル管理装置に送信する際に、ファイル送信者との対応付けを行って送信することもできる。この場合、ファイルを送信する際にファイルのプロパティとしてファイル送信者（その際のログインユーザ）の情報を付加することができる。

（変形例）
以上、本発明の実施の形態について説明したが、本発明の内容が上記実施の形態において説明された具体例によって限定されないことは勿論であり、例えば、以下のような変形例を実施することもできる。

即ち、上記実施の形態では、ＭＦＰ１０１に本実施の形態のファイル管理装置をインストールする場合について説明したが、ファイル管理装置は、ＰＣ等の情報処理装置にインストールすることも可能である。また、専用ケーブル等によりＭＦＰ１０１に接続するような実施形態も可能である。

本発明は、例えば、ファイル管理装置に適用することができる。

本発明の実施の形態のファイル管理システムの全体的な構成の一例を示す図である。 ＭＦＰのハードウェア構成の一例を示す図である。 本実施の形態のＭＦＰ１０１の機能的構成の一例について説明するためのブロック図である。 連絡先テーブルの内容の一例について説明するための図である。 添付ファイル格納部２３１に格納されたファイルの一覧を、ディスプレイ部１２に表示する場合の表示形態の一例を示す図である。 図５の画面において「情報表示」が選択された場合にディスプレイ部１２に表示される画面の一例を示す図である。 図５の画面において「情報検索」が選択された場合にディスプレイ部１２に表示される画面の一例を示す図である。 第２の実施の形態での連絡先検索方法の一例について説明するためのフローチャートである。 ＭＦＰから情報を取得する処理の内容の一例について説明するためのフローチャートである。 ＭＦＰから情報を取得する場合におけるＭＦＰ側の処理内容の一例について説明するためのフローチャートである。 ＰＣから情報を取得する処理の内容の一例について説明するためのフローチャートである。 入退室管理システムから情報を取得する処理の内容の一例について説明するためのフローチャートである。 スケジュール管理システムから情報を取得する処理の内容の一例について説明するためのフローチャートである。 第２の実施の形態での所在場所ごとの連絡先との対応関係を保持するテーブルの内容の一例を示す図である。

符号の説明

１１ 操作部
１２ ディスプレイ部
１３ スキャナ部
１４ プリンタ部
１６ 通信インタフェース
１７ ドキュメントフィーダ
１８ 給紙装置
２０ ＣＰＵ
２１ ＲＡＭ
２２ ＲＯＭ
２３ ハードディスク
３３ メールサーバ
１０１ ＭＦＰ
２０１ メール受信部
２０２ 添付ファイル抽出部
２０３ 連絡先検索部
２３１ 添付ファイル格納部
２３２ 連絡先テーブル格納部

Claims (9)

1. ユーザによるファイルへのアクセスを検知する検知手段と、
   前記検知手段によりファイルへのアクセスが検知された場合に、当該ファイルに対応付けられたファイル送信者の連絡先を報知する連絡先報知手段とを備える
   ことを特徴とするファイル管理装置。
2. 前記検知手段は、
   ユーザからファイル送信者の連絡先の報知要求があった場合にファイルへのアクセスを検知する
   ことを特徴とする請求項１に記載のファイル管理装置。
3. 前記ファイル管理装置は、
   ファイルとファイル送信者とを対応付ける対応付け手段を備える
   ことを特徴とする請求項１又は２に記載のファイル管理装置。
4. 電子メールに添付されたファイルを抽出する添付ファイル抽出手段を備え、
   前記対応付け手段は、
   前記添付ファイル抽出手段により電子メールから抽出されたファイルと、当該電子メールの送信者とを対応付ける
   ことを特徴とする請求項３に記載のファイル管理装置。
5. 前記ファイル管理装置は、
   前記ファイル送信者の連絡先を検索する連絡先検索手段を備える
   ことを特徴とする請求項１から４のいずれかに記載のファイル管理装置。
6. 前記ファイル管理装置は、
   前記ファイル送信者と連絡先との対応関係を保持する連絡先保持手段を備え、
   前記連絡先検索手段は、
   前記連絡先保持手段に保持された内容を参照して前記ファイル送信者の連絡先を検索する
   ことを特徴とする請求項５に記載のファイル管理装置。
7. 前記連絡先検索手段は、
   他の装置、又はシステムから取得した各々のユーザの所在情報を管理する所在管理手段を含み、
   当該所在管理手段により管理されている内容を参照して連絡先を検索する
   ことを特徴とする請求項５又は６に記載のファイル管理装置。
8. 前記連絡先報知手段は、
   連絡先以外の前記送信者の情報を併せて報知する
   ことを特徴とする請求項１から７のいずれかに記載のファイル管理装置。
9. ユーザによるファイルへのアクセスを検知する検知処理と、
   前記検知処理においてファイルへのアクセスが検知された場合に、当該ファイルに対応付けられたファイル送信者の連絡先を報知する連絡先報知処理とをプロセッサを備える情報処理装置に実行させる
   ことを特徴とするプログラム。

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