JP2008226042A - 回覧管理システム、回覧管理装置、回覧管理方法及び回覧管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】回覧すべき書類の回覧状態を効果的に管理可能な構成を提供することを目的とする。
【解決手段】タグ検出器を介し、書類識別タグが各個人ごとに設けられたタグ検出器のうちのいずれのタグ検出器によって検出されているかを認識し、もって当該書類識別タグが付された回覧書類が当該タグ検出器が設けられた個人に属していると認識し、書類識別タグと回覧対象の書類との対応関係を登録するテーブルを設け、当該テーブルを参照することにより当該書類識別タグを付することによってその回覧状態が管理されている書類を識別可能とする構成である。
【選択図】 図５

Description

本発明は回覧管理システム、回覧管理装置、回覧管理方法及び回覧管理プログラムに関する。

一般に書類の回覧処理では、所定の回覧リスト（ハードコピー）を作成し、これを回覧物に添付した上で当該回覧物を順次回覧先の各個人に届けてゆくことにより、該当回覧先の各個人全員に当該回覧物が回覧される。

ここで回覧先の各個人は回覧物を他の者に届ける際、添付された回覧リストに署名を行うことにより、自己が閲覧済み、すなわち回覧済みであることを記す。

このように回覧先の各個人は上記の如く回覧物たる書類毎に回覧済の署名を行う必要があるため手間を要するとともに、署名し漏れた場合に再度回覧されたり、逆に未閲覧であるにもかかわらず誤って署名してしまったために回覧漏れが生じたりすることが想定される。また、ある回覧先の個人に回覧物が滞ったりすることも想定される。

更に上記回覧リストは組織変更や組織内の構成員の増減の度に修正や新規作成しなければならず手間がかかるとともに紙資源が費やされていた。

又回覧物の書類中に自己の担当業務に関する情報、または興味ある情報があった場合、簡易にメモを残して後日いつでも直ぐに参照可能にするようなシステムが要望されていた。
特開２００６−１８５１５１号公報 特開２００６−２４３９２８号公報

本発明は上記状況に鑑みてなされたものであり、回覧物の回覧状態の管理が効果的且つ効率的に実施可能な構成を提供することを目的とする。

本発明によれば、回覧物の書類に付された書類識別タグが各個人ごとに設けられたタグ検出器のうちのいずれのタグ検出器によって検出されているかを認識することにより当該書類識別タグが付された書類が当該タグ検出器が設けられた個人に属していると認識し、書類識別タグと回覧対象の書類との対応関係を登録するテーブルを設け、当該テーブルを参照することにより当該書類識別タグによって回覧管理されている書類を容易に識別可能な構成を設けた。

その結果、回覧物は回覧先の各個人に届けられると、当該回覧物に付された書類識別タグが当該個人に設けられたタグ検出器によって検出されることにより当該個人に回覧されたことが認識される。したがって回覧先の各個人が回覧済みであることを示す署名は不要となる。又回覧管理を司るホストにおいては、書類識別タグがどのタグ検出器によって検出されたかを認識することにより、当該回覧物の現在位置を容易に把握可能となる。

又その際、書類識別タグと回覧対象の書類との対応関係を登録するテーブルを設け、当該テーブルを参照することにより当該書類識別タグによって回覧管理されている書類を識別するようにしたため、当該書類の回覧が終了した後に書類識別タグを当該書類から剥がし、次に回覧する別の書類に付すことで、書類識別タグの使い回しが可能となる。その場合でも上記テーブル中の回覧対象書類の欄を新たな書類に書き換えるだけでよい。したがって書類識別タグの有効活用が可能となる。

あるいは本発明によれば、回覧物の書類に付された書類識別タグがいずれのタグ検出器によって検出されているかを認識することにより当該書類識別タグが付された書類が当該タグ検出器が設けられた個人に属していると認識する場合、前記各個人に設けられたタグ検出器を介して更に当該タグ検出器が設けられた個人自身を識別するための個人識別タグが検出された場合に該当する書類が当該個人に属すると認識するようにしてもよい。

この構成によれば、回覧先の各個人に設けられたタグ検出器を介して書類識別タグが検出されるだけでなく、更に同じタグ検出器を介して当該タグ検出器が設けられた個人自身を識別するための個人識別タグが検出された場合、すなわち個人認証がなされた場合に初めて該当する書類が当該個人に属すると認識する。このため、仮にある個人に対し回覧物が届けられタグ検出器により書類識別タグが検出されたが、当該個人自身以外の第三者が当該回覧物を持ち出したような場合には、当該個人自身の個人識別タグが検出されず、もって個人認証はなされない。したがってこのような場合には当該個人には当該回覧物は属さなかったという正しい認識がなされるようになる。

このように本発明によれば回覧物の管理が効果的且つ効率的になされ、書類識別タグの有効活用が図れ、且つ個人認証を併せて行うことで回覧漏れを効果的に防止し得る回覧管理システムを提供可能である。

以下図とともに本発明の一実施例による稟議／回覧書類管理システムについて説明する。

図１は、本発明の実施例による稟議／回覧書類管理システムの適用例を説明するための配置図である。

図１に示す如く、当該稟議／回覧書類管理システムは、稟議又は回覧（以下「稟議又は回覧」を単に「回覧」と称する）の書類６に添付または貼付する書類応答器５、書類応答器５と無線通信する質問器３０、書類６の回覧先の各利用者４―１〜４−９（以下単に利用者４と総称する）の座席に設けられた質問器アンテナ１―１〜１−９（以下単に質問器アンテナ１と総称する）、および質問器３０の制御と利用者４へのサービスを提供する質問器ホスト１０（コンピュータよりなる）を有する。

書類６は、回覧先の各利用者４の机などが並んだ事務所等において、未回覧先の各利用者４へと順次回覧される。

ここでは書類６に付される書類応答器５に加え、各利用者４自身に添付または貼付される人応答器３―１〜３−９（以下単に人応答器３と総称する）を設けても良い。

又質問器アンテナ１は、利用者４毎に設置する。

図２あるいは図３に示す如く、各質問器アンテナ１の有効電磁界強度、すなわち周知のＲＦＩＤ（Ｒａｄｉｏ Ｆｒｅｑｕｅｎｃｙ Ｉｄｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｎ）タグの認証成功率が一定値以上となる電磁界強度の領域は、利用者４の通常の業務（デスクワーク）を行う物理的範囲内に設定される。この設定範囲は他の利用者４の範囲とは重ならないように調整される。

その結果、書類応答器５が付された書類６が各利用者４の机上に置かれて初めて、これが当該利用者４に設けられた質問器アンテナ１による有効電磁会強度の領域に属することになり、もって当該質問器アンテナ１により検出され得る。

又質問器３０は図１（ｂ）に示す如く各質問器アンテナ１と接続され、更に質問器ホスト１０に接続される。

質問器ホスト１０は質問器３０と接続され、ＬＡＮなどのネットワークに接続される。このネットワークには、各利用者４が保有する端末２０−１〜２０−９（以下単に端末２０と総称する）に接続されている。

質問器ホスト１０はサーバであり、そのハードディスク装置５０に各種データベースを保有し本実施例の稟議／回覧書類管理システムの各機能を提供するが、実際には利用者４は後述するように各端末２０上で質問器ホスト１０が提供するサービスサイトにアクセスすることにより各サービスを利用可能である。

図２は上記の如く各質問器アンテナ１の主軸と指向性（有効電磁界強度）を示し、書類応答器５の位置情報によって書類６の回覧状態を把握する場合の質問器アンテナ１の有効電磁界強度を示す。

ここで書類応答器５の位置情報について述べる。

質問器３０は所定の態様で各質問器アンテナ１を順次スイッチングすることにより、各質問器アンテナ１とはそれぞれ異なる特定の時間にのみ電気的に接続される。その結果、何れかの質問器アンテナ１を介して書類応答器５が検出された際、いずれの質問器アンテナ１を介して書類応答器５が検出されたか、何時受信されたかを知ることができる。その結果、書類応答器５が当該質問器アンテナ１が属する利用者４の座席に在ることが認識される。このようにして得られた書類応答器５の所在の情報が書類応答器５の位置情報である。

このようにして書類応答器５は、回覧中に質問器アンテナ１を介し質問器３０にその位置情報が検出される。そして書類応答器５の移動が確認された場合、移動前の回覧先の利用者４の回覧状態を「回覧済」とし、移動後の利用者４の回覧状態を「現在位置」として得る。

図３は図２同様、質問器アンテナ１の主軸と指向性（有効電磁界強度）を示し、人応答器３による認証情報と書類応答器５の位置情報とによって回覧状態を把握する場合の質問器アンテナ１の有効電磁界強度を示す。

この場合図３に示される如く、質問器アンテナ１の有効電界強度の範囲は、当該座席に利用者４が座った場合に、当該利用者４に付された人応答器３を検出可能な範囲に調整される。したがって利用者４が座席に座った状態で初めて当該利用者４に付された人応答器３が、当該質問器アンテナ１により検出可能となる。

人応答器３も書類応答器５と同様のＲＦＩＤタグよりなり、質問器アンテナ１を介して質問器３０により検出される。そしてここで検出された人応答器３のＩＤ（すなわち識別情報、以下同様）が、当該検出に係る質問器アンテナ１が設けられた利用者４のものであると判断された場合、当該利用者４の個人認証が成功したと判定される。このようにして得られた認証の成功／失敗の情報が認証情報に該当する。

この場合、書類応答器５は、回覧中に質問器アンテナ１を介し質問器３０に検出され、その際得られる書類応答器５の位置情報と、回覧先の利用者４の人応答器３の認証情報とによって書類応答器５の移動が確認された場合、移動先の利用者４の回覧状態を「現在位置」、移動前の利用者４の回覧状態を「回覧済」として得る。

このように本発明の実施例の稟議／回覧書類管理システムでは、図１に示される如く、回覧物たる書類６に書類応答器５を添付または貼付する。この書類応答器５は上記の如く、ＲＦＩＤタグよりなる。

又利用者４の各座席には質問器アンテナ１が設けられ、各質問器アンテナ１は図２あるいは図３に示す如くの指向性を有し、各利用者４の机上位置に上記書類応答器５が存在する場合、これが質問器アンテナ１によって検出される。

その結果ＲＦＩＤリーダ／ライタ（送受信部）としての機能を有する質問器３０は各質問器アンテナ１を介して当該書類応答器５のＩＤを読取り、当該質問器アンテナ１の位置、すなわちいずれの質問器アンテナ１により読み取られたかと、その位置の時間的な変化を検出する。

ここでは例えば上記の如く図１（ｂ）に示される如く質問器３０に電気的に接続された各質問器アンテナ１を周期的（例えば１秒間隔）に順次スイッチングする構成とする。すなわち数秒ごとに、質問器アンテナ１−１，同1―２，同１−３，...と順次接続先を変更し、かつ常にどのタイミングでどの質問器アンテナ１に接続しているかの情報を得るようにする。このような構成とすることにより、いずれかの質問器アンテナ１によって書類応答器５が検出された場合、それがどの質問器アンテナ１で検出されたかを容易に特定可能である。

このようにして書類応答器１がどの質問器アンテナ１で検出されたかを随時検出することが可能となり、その結果該当する書類６が現在どの利用者４の座席（すなわち机上）にあるか、又更にどの利用者４の座席から他のどの利用者４の座席に何時の時点で移動されたかを容易に且つ確実に認識可能となる。

すなわち、ある利用者４の座席の机上に書類６が存在する場合、その利用者４の座席の当該書類６に対する回覧状態を「現在位置」として得る。又この状態から書類６が当該座席に存在しなくなる状態に遷移した場合、すなわち当該座席の質問器アンテナ１で一旦書類応答器５が検出されその後検出されなくなった場合、当該座席の書類６に対する回覧状態を「回覧済み」として得る。そして未だ当該座席に書類６が存在したことがない場合、すなわちその質問器アンテナ１によって書類応答器５の検出が未だなされていない場合、回覧状態を「未回覧」状態として得る。

このようにして、随時各利用者４の座席ごとに、回覧済、現在位置あるいは未回覧の各回覧状態を得ることができ、もって書類６の回覧状態を効果的に管理可能となる。

又上記回覧リスト（ハードコピー）の問題につき、本実施例の稟議／回覧書類管理システムによれば、回覧書類６の発信者が予め当該稟議／回覧書類管理システムに、回覧先の各利用者４を登録するものとする。又、回覧書類６が初めてある利用者４の座席に到着したことが検出された際、当該利用者４に対し電子メール等の手段により、書類６の到着の旨とともに、未回覧先の各個人に関する付加情報を通知するようにする。その結果、回覧リスト（ハードコピー）はもはや不要となる。

又回覧遅滞や書類紛失時の探索の問題につき、本実施例の稟議／回覧書類管理システムによれば、書類６がある利用者４の座席に滞留していることが容易に検出できる。すなわち上記「現在位置」の状態が所定の設定時間（後述するアラームタイム）を超えて継続しているような場合、これを検出すればよい。そのような場合に該当する利用者４に電子メールにて通知（後述する遅滞警告）を送信することで注意を促すことが可能であり、又書類６の所在も容易に知ることができる。

更に利用者４各個人ごとに、図２２に示す如くの個人回覧書類ＤＢ（すなわち「データベース」、以下同様）を設け、書類ごとのレコードにメモ項目を設ける。そして各利用者４は当該メモ項目に任意のメモを容易に残すことができるように構成することが可能である。

このように本発明の実施例による稟議／回覧書類管理システムは、回覧物である書類６（電子ペーパ、すなわち電子的に文字等を表示する構成の表示媒体を含む）に添付され又は貼付される（電子ペーパの場合は一体化または組み込み形態を含む）書類応答器５；書類応答器５と無線通信する質問器３０；システム利用者４の座席に設けられた質問器アンテナ１；および質問器３０の制御と利用者４へのサービスを提供する質問器ホスト１０からなる。

あるいは対象となる書類６に添付され又貼付される書類応答器５とシステム利用者４に添付または貼付される人応答器３；書類応答器５及び人応答器３と無線通信する質問器３０；利用者４の座席に設けられた質問器アンテナ１；および質問器３０の制御と利用者４へのサービスを提供する質問器ホスト１０からなるように構成しても良い。

また上記質問器アンテナ３は座席（机上）毎に設置される。

又質問器ホスト１０は、回覧処理に必要な書類情報、個人回覧情報、個人座席情報、座席・質問器アンテナ対応情報等の必須情報の他、回覧グループ情報などの付加情報を管理制御する機能を有する（図２１〜図２６参照）。

前記書類情報は、図２１に示す如く、書類名、書類ＩＤ、書類応答器ID、発信者（すなわち登録者）等の必須情報の他、関係者外秘／社外秘／一般などの書類分類、回覧先の各個人を特定する回覧グループ、最終処理法、アラーム設定、アラームタイム、または複写禁止などの付加情報を含み得る。

又前記個人回覧情報は、図２２に示す如く、個人ＩＤ、書類ＩＤ、回覧状態等の必須情報の他、到着日時やメモなどの付加情報を含み得る。

又前記個人座席情報は、図２３に示す如く、個人ＩＤ、氏名、座席ＩＤ、端末ＩＰ等の必須情報の他、メールアドレス、座席表示名、またはアクセス権限などの付加情報を含み得る。

又上記座席・質問器アンテナ対応情報は、図２４に示す如く、座席ＩＤ、質問器ＩＤ、およびアンテナＩＤを含み得る。

又上記書類応答器５付き回覧書類６は、回覧を発信する者が質問器ホスト１０に書類情報を入力し、書類応答器ＩＤを発信者の座席の質問器アンテナ１によりシステムに認証させ登録する構成とされる。

この書類応答器５付き書類６が回覧中に質問器アンテナ１を介して質問器３０に読み取られると、その位置情報により、回覧先の利用者４毎に、図２２に示される如くのその個人回覧書類ＤＢにおいて、回覧済または未回覧等の回覧状態が書き込まれる。

又書類応答器５付き書類６が回覧中に質問器アンテナ１を介して質問器３０に読み取られると、その位置情報と利用者４（人応答器３）の認証情報とにより、回覧先の利用者４毎に図２６に示される如く、その個人回覧書類ＤＢにおいて、現在位置（すなわち回覧中）、回覧済または未回覧の回覧状態が書き込まれる。

又図２２あるいは図２６に示される如くの個人回覧書類ＤＢ中の「回覧状態」は、上記の如く、現在位置、回覧済または未回覧などの回覧状態が区別されて書き込まれる。

又上記書類情報の書類ＩＤは、質問器ホスト１０により、その登録時に自動的に付与される。

又上記回覧グループは、回覧先を列記するか、あるいは予め登録してある回覧グループ名で指定するものとされる。

又このようにして登録された書類応答器５付き書類６につき、その回覧中に読み取られ位置情報が変化した場合、その移動先の座席の利用者４に対し、電子メールなどにより回覧通知を送信する。

又上記アラーム設定が選択（チェック）され、書類毎に一つの机上（座席）に滞っている時間がアラームタイムを超えた場合、該当する座席の利用者４へ電子メールの送信などにより遅滞警告がなされる。

又質問器ホスト１０は、周期的、または所定のタイムスケジュールにしたがって各質問器アンテナ１を介して応答器認証信号を発信するように質問器３０を制御する。

以下上記構成の本発明の実施例による稟議／回覧書類管理システムにおける具体的な情報処理内容につき、処理フローチャート図４〜図１１とともに詳細に説明する。

尚これらの情報処理は質問器ホスト１０たるコンピュータが所定のプログラムを実行することにより自動的に実行される。

図４は質問器ホスト１０が実行する利用者サービス制御プログラムによる処理の主な流れを説明するための処理フローチャートである。

この利用者サービス制御プログラムは質問器３０における信号の送受信に係る制御と、利用者４によるサービス要求（イベント）に対する処理を行うプログラムである。

この端末２０上で利用者４が質問器ホストが提供する当該稟議／回覧書類管理システムのサービスサイトにアクセスする操作を行うと、当該利用者サービス制御プログラムが起動され、利用者４からのサービス要求（すなわち対応する各ボタンがクリックされることにより生成されるイベント信号：Ｉ１０）を待つ状態となる。

ここで当該サービスサイトのサービス画面（例えば図１５の画面）に表示された「終了ボタン」（図示を省略）が利用者４によってクリックされる(すなわちブラウザを閉じる操作がなされる：Ｓ１００のＹｅｓ）と、当該プログラムは終了する。

このサービス画面は例えば図１３に示される如くの３分割フレームの構成を有し、最上段にメニューボタンが表示されるメニューフレームが配置され、中段には入力フレーム（すなわち後述する第一階層入力フレームあるいは第二階層入力フレーム）が配置され、下段には後述する書類状態表示フレーム（図１５の下段参照）が配置される。図１６〜図２０ではこのうち中段の入力フレームのみが示されている。

又図１４に階層的に示される如く、上記サービス画面中、上記メニューフレームの「回覧書類処理」ボタンがクリックされると対応する第一階層入力フレーム、すなわち図１５の画面が表示され、「個人登録」ボタンがクリックされると対応する第一階層入力フレーム、すなわち図１７の画面が表示され、「回覧グループ登録」ボタンがクリックされると対応する第一階層入力フレーム、すなわち図１９の画面が表示される。

更にこれら第一階層入力フレームの表示中に、そのイベントボタン、すなわち「登録」ボタンあるいは「修正」ボタン等がクリックされると、それぞれの対応する「登録イベント」処理あるいは「修正イベント」処理が実行される。そこでは対応する第二階層入力フレーム画面、すなわち回覧書類処理では図１６の画面、個人登録処理では図１８の画面、そして回覧グループ登録処理では図２０の画面がそれぞれ表示される。

上記サービス画面の「メニューボタン」、具体的には「回覧書類処理」ボタン、「個人登録」ボタンあるいは「回覧グループ登録」ボタン（図１５上段の「メニューフレーム」参照）がクリックされると（ステップＳ２００のＹｅｓ)、該当するメニューの第一階層入力フレーム（図１５，図１７あるいは図１９の画面）が表示される（ステップＳ３００、Ｓ４００、Ｓ５００)。

次に、ここで表示された第一階層入力フレーム内のボタンが利用者４によってクリックされると、各ボタンに対応する第２階層入力フレームの画面（図１４の「第二階層入力フレーム」であり、図１６，図１８又は図２０の各画面）が表示され、対応するイベント処理が実行される（イベント信号：Ｓ１０００）。具体的なイベント処理の内容は後述する。

図５は質問器ホスト１０による回覧状態監視処理プログラムによる回覧状態監視処理の処理フローチャートを示す。

この回覧状態監視処理プログラムは、当該稟議／回覧書類管理システムのシステム管理者たる利用者４により、あるいは自動的に、前記利用者サービス制御プログラムによる処理とは独立に起動される。

この質問器ホスト１０により実行される回覧状態監視処理プログラムは、周期的（例えば３０分ごと）、または所定のタイムスケジュールに沿って質問器３０から質問器アンテナ１を介し認証信号を発信させ、周知のＲＦＩＤ技術によって書類応答器５の最新の位置を得、その情報に基づいて回覧通知や遅滞警告を利用者４に知らせるサービス等を提供するためのプログラムである。

図５の処理ではまずシステム管理者からの終了信号(Ｉ２０)を監視し（ステップＳ１１０)、終了信号（Ｉ２０）が受信されたら処理を終了する。

次に質問器３０に対するアクセスの可否を調べる（ステップＳ２１０)。サービス利用者４（クライアント）が質問器３０を利用している場合アクセス不可となる場合が想定される。

上記ステップＳ２１０で質問器３０へのアクセスが可能の場合（Ｙｅｓ）、質問器３０から質問器アンテナ１を介して所定の認証信号を発信する。当該所定の認証信号は図２１に示す回覧書類ＤＢマスタにおいて回覧書類（書類ＩＤ）ごとに登録されている応答器ＩＤに対応するものである。ここでは周期的に所定の順番で、上記登録された応答器ＩＤごとに対応する認証信号を発信する（ステップＳ３１０)。その際上記の如く、使用する質問器アンテナ１を周期的に所定の順番で切り替える（すなわちスイッチングする）。そしてこれに対する書類応答器５からの応答信号を受信する（ステップＳ４１０)。

その結果、ある質問器アンテナ１の上記有効電磁界強度範囲内、すなわち対応する利用者４の机上に上記登録に係る応答器ＩＤを有する書類応答器５が付された回覧書類６が在った場合、当該書類応答器５から該当する認証信号に対して応答信号が発信され、これが当該質問器アンテナ１を介して質問器３０に受信される。

ここでは上記の如く登録に係る各応答器ＩＤの認証信号を周期的に所定の順番で発信し、又使用する質問器アンテナ１も周期的に所定の順番で切り替えるため、当該認証信号に対する応答信号の受信のタイミングにより、当該応答信号がどの質問器アンテナ１を介して受信されたものかが特定可能であり、かつ、どの応答器ＩＤの認証信号によるものかが特定可能である。その結果、当該受信に係る応答信号が、図２１の回覧書類ＤＢマスタの登録に係るどの回覧書類によるものかを特定可能であり、当該回覧書類がどの利用者４の机上に在るかを特定可能である。
このように書類応答器５から応答信号を受信した質問器アンテナ１を特定することにより書類応答器５が付された書類６の現在位置を特定し、その結果に応じて図２２に示す個人回覧書類ＤＢを更新する（ステップＳ５１０)。

すなわち上述の如く、書類応答器５が現在検出されている座席の利用者４の回覧状態は「現在位置」として得られ、その後検出されなくなった場合には「回覧済み」として得られ、未だ検出されていない場合には「未回覧」として得られる。これらの回覧状態が個人回覧書類ＤＢの「回覧状態」の項に書き込まれる。

ここで上記人応答器３を適用する場合、該当する質問器アンテナ１を介して書類応答器５が検出され、すなわち当該利用者４の回覧状態が「現在位置」状態となり、且つ当該利用者４の個人認証がなされた場合にのみ、その後当該利用者４の質問器アンテナ１によって書類応答器５が検出されなくなった際に図２６に示される個人回覧書類ＤＢ中、当該利用者４の回覧状態が「回覧済み」に更新される。

又上記個人認証は、上記ステップＳ４１０における書類応答器５からの応答信号を受信することにより当該受信に係る質問器アンテナ１が属する利用者４に書類応答器５が到着したことが検出された後、同じ質問器アンテナ１により、図２３に示す個人座席ＤＢマスタに登録された対応する座席ＩＤを有する利用者４の個人ＩＤが検出された場合に認証成功との判定がなされる。尚この場合各利用者４に付された人応答器３には当該利用者４自身の個人ＩＤが埋め込まれている。そして認証成功の判定がなされると、図２６に示される個人回覧書類ＤＢ中、「個人認証」の項がＯＮ状態に更新される。

そして前回より移動している書類６の場合、移動先の利用者４に対し回覧通知がなされる（ステップＳ６１０)。

又前回と同じ位置に留まっており、アラームが設定されている書類６で、かつタイムアップ、すなわち書類６の検出の継続時間が設定されているアラームタイム（例えば１週間）を超えている書類６の場合、該当する利用者４に遅滞警告がなされる（ステップＳ７１０)。

その後指定時間休止した後（ステップＳ８１０)、再び書類６の位置を確認し、上記個人回覧書類ＤＢを更新し、必要な場合回覧通知あるいは遅滞警告を行う処理を繰り返す(ステップＳ２１０〜Ｓ７１０)。

このステップＳ２１０〜Ｓ８１０の処理は上記システム管理者からの終了信号Ｉ２０が受信される(ステップＳ１１０のＹｅｓ)まで繰り返される。

図６〜図１１は、図４のステップＳ１０００の各イベント、すなわち各利用者要求（イベント）処理の流れを示す処理フローチャートである。

これらの処理は利用者４が図１（ｂ）に示されるネットワークに接続されたいずれかの端末２０上で所定の操作を行うことにより実行される。

すなわち利用者４が端末２０上で図１５に示す当該稟議／回覧書類管理システムのサービスサイトにアクセスしそのサービス画面を表示させ、該当するボタンをクリックすることにより各利用者要求処理が実行される。

図６は回覧書類処理の登録イベント処理フローチャートである。

まずこれから書類６を回覧しようとする利用者４は、当該書類６に所定の書類応答器５を貼る。そして現在端末２０に表示されている、例えば図１５の画面の上端に示すメニューフレームの「回覧書類処理」ボタンをクリックすると、図４のステップＳ３００により図１５の回覧書類処理の第一階層入力フレームの画面が表示される。そしてこの表示された画面中の「登録」ボタンをクリックすることにより、図１６に示す回覧書類処理の第二階層入力フレームの登録画面が表示される（図６中、ステップＳ２０００）。

ここで利用者４による情報入力(Ｉ２００)と登録信号(「登録」ボタンのクリックによる：Ｉ２０２)を待つ。ここで利用者４が現在表示されている図１６の登録画面上で所定の情報を入力(キーイン)して登録ボタンをクリックすると、今利用者４自身が入力した入力情報の完全性が検査される（ステップＳ２０１０)。

入力情報が完全な場合（Ｙｅｓ）、質問器３０へのアクセスの可否を調べる（ステップＳ２０２０)。可の場合（Ｙｅｓ）、登録された書類６に添付された書類応答器５を認証する（ステップＳ２０３０)。すなわち周知のＲＦＩＤ技術により当該書類応答器５の応答器ＩＤを読み取る。その後認証成功、すなわち書類応答器５の応答器ＩＤの読み取り成功を確認し（ステップＳ２０４０)、成功の場合（Ｙｅｓ）、「認証成功」メッセージを表示する（ステップＳ２０５０)。

これに対し利用者４が「了解」ボタン（図示を省略）をクリックすると、対応する「了解」信号（Ｉ２０４）が生成される。これを受けて図２１に示される回覧書類ＤＢマスタと図２２に示される個人回覧書類ＤＢ中に、対応する登録レコードを追加する（ステップＳ２０６０)。

他方認証失敗の場合(ステップＳ２０４０のＮｏ)、「失敗」メッセージを表示する（ステップＳ２０７０）。これに対し利用者４が「キャンセル」ボタン（図示を省略）をクリックすると「キャンセル」信号Ｉ２０５が生成され、当該処理が終了する。

他方「再試行」ボタン（図示を省略）がクリックされると再試行信号Ｉ２０６が生成され、情報入力待ち状態に戻る。

又質問器３０へのアクセスが不可の場合（ステップＳ２０２０のＮｏ）は、ビジーメッセージを表示し（ステップＳ２０８０）、これに対する利用者４の「了解」ボタンのクリックによる「了解」信号の入力（Ｉ２０７）を待って情報入力待ち状態に戻る。

入力情報が不完全の場合（ステップＳ２０１０のＮｏ）は、「不完全」メッセージを表示し（ステップＳ２０９０）、利用者４による「キャンセル」ボタンのクリックによる「キャンセル」信号Ｉ２０８が得られると処理を終了し、「了解」ボタンのクリックによる「了解」信号Ｉ２０９が得られた場合は情報入力待ちに戻る。

図６の回覧書類処理により、これから回覧しようとする書類６が、上記の如くこれに貼られた書類応答器５とともに稟議／回覧書類管理システムに登録される。

図７は個人登録処理又は回覧グループ登録処理の登録イベント処理の処理フローチャートである。

個人登録処理は当該稟議／回覧書類管理システムによる各種サービスを受けるための利用者登録のための処理である。具体的には図２３に示される個人座席ＤＢマスタの格納情報を登録するための処理である。

又回覧グループ登録処理は、当該稟議／回覧書類管理システムを利用して書類６を回覧する際の回覧先の利用者４を特定する回覧グループを登録するための処理である。具体的には図２５に示される回覧グループＤＢの格納情報を登録するための処理である。

まず図１５の上端に示すメニューフレームの「個人登録」ボタンあるいは「回覧グループ登録」ボタンをクリックすることにより、図４のステップＳ４００あるいはＳ５００で、図１７の個人登録処理の第一階層入力フレームの画面あるいは図１９の回覧グループ登録処理の第一階層入力フレームの画面が表示される。そしてこの表示された画面中の「登録」ボタンをクリックすることにより、図１８に示す個人登録処理の第二階層入力フレームの登録画面あるいは図２０に示す回覧グループ登録処理の第二階層入力フレームの登録画面が表示される(図７中、ステップＳ２１００)。

これに対し利用者４は登録に必要な情報を入力する。質問器ホスト１０はこのような利用者４による情報入力(Ｉ２１０)と登録信号(登録ボタンクリックによる：Ｉ２１２)の入力を待ち、入力情報の完全性を検査する（ステップＳ２１１０)。

入力情報が完全の場合は、「確認」メーセージを表示し（ステップＳ２１３０）、これに対し利用者４の「了解」ボタンのクリックによる「了解」信号（Ｉ２１４）が得られた場合、個人座席ＤＢマスタ（図２３）または回覧グループＤＢ（図２５）に対応する登録レコードを追加する（ステップＳ２１４０)。

他方「修正」ボタンのクリックによる修正信号（Ｉ２１５）の場合は情報入力待ちに戻る。

又入力情報が不完全の場合（ステップＳ２１１０のＮｏ）は、「不完全」メッセージを表示し（ステップＳ２１５０）、これに対する利用者４の「キャンセル」ボタンクリックによる「キャンセル」信号（Ｉ２１６）の場合は処理を終了し、「了解」ボタンクリックによる「了解」信号（Ｉ２１７）の場合は情報入力待ちに戻る。

図８は、上記回覧書類処理、個人登録処理および回覧グループ登録処理の各々に係るレコードを利用者４が修正するための修正イベント処理フローチャートを示す。

まず、それぞれの第一階層入力フレームでリスト表示（図１５，図１７又は図１９）されているレコードの中から利用者４が修正したいレコードを選択する。質問器ホスト１０はこれを確認すると（ステップＳ２２００のＹｅｓ）、選択されたレコードに対する利用者４の修正権限の有無を検査する（ステップＳ２２２０）。

ここで修正権限の有無の検査は、現在ログオン中の利用者４の利用者ＩＤが該当するレコード登録者ID、システム管理者ID、アクセス権限がシステム管理者同等の特定利用者IDと照合されることにより実行される。

検査の結果当該利用者４に修正権限があると判定された場合（Ｙｅｓ）は、その第二階層入力フレームを表示する（図１６，図１８又は図２０：Ｓ２２３０）。

そして利用者４による情報の修正操作（Ｉ２２２）と「登録」ボタンのクリックによる登録信号（Ｉ２２４）を待って、上記修正操作後の情報の完全性を検査し（ステップＳ２２５０）、情報が完全の場合（Ｙｅｓ）は、該当するレコードに関わる全てのＤＢの内容を更新する（ステップＳ２２６０）。

他方修正後の情報が不完全の場合（ステップＳ２２５０のＮｏ）は、「不完全」メッセージを表示し（ステップＳ２２７０）、「キャンセル」ボタンのクリックによる「キャンセル」信号（Ｉ２２６）の場合は処理を終了し、他方利用者４による「了解」ボタンクリックによる「了解」信号（Ｉ２２７）の場合は、情報修正待ちに戻る。

他方利用者４に修正権限が無いと判定された場合（ステップＳ２２２０のＮｏ）は、「無権限」メッセージを表示し（ステップＳ２２８０）、利用者４の操作による「了解」信号（「了解」ボタンクリック：Ｉ２２８）を待って処理を終了する。

又選択されたレコードが無い場合（ステップＳ２２００のＮｏ）は、「未選択」メッセージを表示し（ステップＳ２２９０）、利用者４の操作による「了解」信号（「了解」ボタンクリックによる：I２２９）を待って処理を終了する。

図９は、上記回覧書類処理、個人登録処理および回覧グループ登録処理の各々に係るレコードを利用者４が削除するための削除イベント処理の処理フローチャートを示す。

上記の修正イベントと同様にして、まず、それぞれの第一階層入力フレームでリスト表示（図１５，図１７又は図１９）されているレコードの中から利用者４により１つが選択されているかを検査する（ステップＳ２３００）。

選択されている場合（Ｙｅｓ）は、選択されたレコードの削除権限の有無を検査する（ステップＳ２３２０）。ここでの削除権限の有無の検査も上記の修正権限の場合と同様にして、現在ログオン中の利用者４の利用者ＩＤが該当するレコード登録者ID、システム管理者ID、アクセス権限がシステム管理者同等の特定利用者IDと照合されることにより実行される。

検査の結果当該利用者４に削除権限があると判定された場合（Ｙｅｓ）は「再確認」メッセージを表示し（ステップＳ２３３０）、利用者４の操作による「了解」信号（「了解」ボタンクリックによる：Ｉ２３０）の場合は、該当するレコードをＤＢから削除し（ステップＳ２３４０）。「キャンセル」信号（「キャンセル」ボタンクリックによる：Ｉ２３２）の場合は処理を終了する。

削除権限が無い場合（ステップＳ２３２０のＮｏ）は、「無権限」メッセージを表示し（ステップＳ２３６０）、利用者４の操作による「了解」信号（Ｉ２３６）を待って処理を終了する。

選択されたレコードが無い場合（ステップＳ２３００のＮｏ）は、「未選択」メッセージを表示し（ステップＳ２３５０）、利用者４の操作による「了解」信号（Ｉ２３４）を待って処理を終了する。

図１０は、上記回覧書類処理における位置確認イベント処理の処理フローチャートを示す。この処理は図６とともに上述の回覧書類処理にて回覧する書類６の登録を行った利用者４（発信者）や回覧グループ各利用者４が、現在回覧中の書類６の現在位置あるいは各回覧先の利用者４の回覧状態を知りたい場合等に実行させるための処理である。

まず回覧書類処理の第一階層入力フレームでリスト表示（図１５）されている回覧書類のレコードの中から当該利用者４によりいずれかの書類が選択されているかを検査する（ステップＳ２４００)。

選択があった場合（Ｙｅｓ）、質問器３０へのアクセスの可否を調べ（ステップＳ２４１０)、可の場合（Ｙｅｓ）、選択された書類について図２１に示す回覧書類ＤＢマスタに登録されている書類応答器５の応答器ＩＤを得、質問器３０によって質問器アンテナ１を介して当該応答器ＩＤが検出されるか否かを判定する（ステップＳ２４１５)。

検出された場合（Ｙｅｓ）、図２２の個人回覧書類ＤＢ中、当該検出に係る質問器アンテナ１に対応する利用者４（回覧先の利用者）のレコードを適宜更新する（ステップＳ２４２５)。

すなわちその「回覧状態」が「未回覧」であった場合にはこれを「現在位置」に更新するとともに、その「回覧状態」が「現在位置」であった移動元の他の利用者４のレコードについてはこれを「回覧済み」に更新する。又現在検出に係る当該利用者４のレコード中の「回覧状態」が「現在位置」であった場合にはそのレコードは更新はされない。

ここで上記人応答器３を適用する場合、質問器アンテナ１により書類応答器５が検出され、すなわち当該利用者４の「回覧状態」が「現在位置」状態となった場合、更に当該利用者４の個人認証がなされた場合にのみ、その後当該利用者４の質問器アンテナ１によって書類応答器５が検出されなくなった際に図２６の個人回覧書類ＤＢ中、当該利用者４の回覧状態を「回覧済み」に更新する。

又前回より移動している書類６の場合、移動先の利用者４に回覧通知(図１２（ａ）参照)を行う（ステップＳ２４３０)。

又前回と同じ位置にあり、アラームが設定されている書類６であり、かつタイムアップしている場合（すなわち設定されたアラームタイムが経過している場合）、当該利用者４に遅滞警告(図１２（ｂ）参照)を行う（ステップＳ２４３５)。

次に、選択された回覧書類の「回覧状態」を書類状態表示フレーム（図１３の下段及び図１５の画面中の下段）に表示する（ステップＳ２４４０）。

すなわち、本実施例による稟議／回覧書類管理システムの機能により、上記の如く周知のＲＦＩＤ技術を介して書類応答器５が付された回覧書類６が現在どの利用者４の座席の机上に在るか、そして過去にどの利用者４の座席の机上を経由したかの情報が得られる。その情報に基づき、書類状態表示フレームが表示される。

図１５の例では、現在選択されている書類６がＡＥ氏の座席の机上に在り、ＡＦ氏は未回覧、すなわち当該書類６に付された書類応答器５は未だＡＦ氏の座席の質問器アンテナ１によって検出されておらず、ＡＢ氏、ＡＣ氏、及びＡＤ氏は回覧済み、すなわち当該書類６に付された書類応答器５はＡＢ氏、ＡＣ氏、及びＡＤ氏の各々の座席の質問器アンテナ１によって一旦検出され、その後検出されなくなったことを示している。

尚これらの書類状態表示フレーム中の表示は、図２２の個人回覧書類ＤＢに格納された情報に基づいてなされる。すなわち個人回覧書類ＤＢ中、現在選択されている書類６に関するレコードを、対応する書類ＩＤの項をキーに抽出する。次に、このようにして得られたレコードから、更にＡＡ氏〜ＡＩ氏のレコードを、対応する個人ＩＤをキーにして順次抽出する。そしてこのようにして得られた各利用者４の当該書類６に関するレコード中、「回覧状態」の項を読み出す。そこで得られた「未回覧」、「現在位置」あるいは「回覧済み」の各状態情報に基づき、各利用者４についての表示を行う。

尚図１５の書類状態表示フレーム中、書類状態が何も表示されていないＡＧ氏、ＡＨ氏及びＡＩ氏の各利用者４は、当該書類６の回覧先として登録されていない利用者４である。したがって当該書類６に関するこれら各利用者４についてのレコードは上記個人回覧書類ＤＢに登録されておらず、その結果、図１５の書類状態表示フレームにおいて回覧状態が表示されない。

ここで書類６の回覧先は上記回覧グループ登録処理において図２１の回覧書類ＤＢマスタ中、該当刷る書類のレコードの「回覧グループ」の項に登録される。上記ＡＧ氏、ＡＨ氏及びＡＩ氏の各利用者４は当該書類６について登録された回覧グループには属していないことになる。

図１０に戻り、書類応答器５の検出に失敗した場合（ステップＳ２４２０のＮｏ）、「未検知」メッセージを表示し（ステップＳ２４５０）、利用者４の操作による「了解」信号（Ｉ２４０）を待って処理を終了する。

又質問器３０へのアクセスが不可の場合（ステップＳ２４１０のＮｏ）は、「ビジー」メッセージを表示し（ステップＳ２４６０）、利用者４の操作による「了解」信号の入力（Ｉ２４２）を待って処理を終了する。

又選択されたレコードがない場合（ステップＳ２４００のＮｏ）は、「未選択」メッセージを表示し（ステップＳ２４９０）、利用者４の操作による「了解」信号（Ｉ２４４）を待って処理を終了する。

図１１は、回覧書類処理のメモ保存／状態変更イベント処理の処理フローチャートを示す。

これは利用者４が自己のレコード（個人回覧書類ＤＢ）に回覧書類６に対するメモを書き込んだ場合にその内容を当該利用者４が確認したり、当該利用者４のレコード（個人回覧書類ＤＢ）における回覧状態を変更する場合の処理である。

利用者４がメモを書き込んだ場合、質問器ホスト１０は再確認メッセージを出力する（ステップＳ２５００)。利用者４の操作による「了解」信号が得られた場合(Ｉ２５２)、上記利用者４によるメモを反映して個人回覧書類ＤＢを更新（ステップＳ２５１０)して処理を終了する。他方「キャンセル」信号の場合(Ｉ２５０)は更新せずに処理を終了する。

又回覧状態の変更を行う場合、利用者４は再確認メッセージ（ステップＳ２５００）を受けた場合、該当する回覧書類６が既に到着している場合には「了解」ボタンをクリックし、未着の場合「キャンセル」ボタンをクリックする。「了解」ボタンがクリックされると当該利用者の端末２０から「了解」信号（Ｉ２５２）が発信され、これを受けて質問器ホスト１０は該当する利用者のレコードの「回覧状態」を「現在位置」に更新する（ステップＳ２５１０）。「キャンセル」ボタンがクリックされると当該利用者の端末２０から「キャンセル」信号（Ｉ２５０）が発信され、この場合処理を終了する。

図１２は図１に示す稟議／回覧書類管理システムにおける、質問器ホスト１０が各利用者４に送信する「回覧通知」画面の一例（（ａ））及び「遅滞警告」画面（（ｂ））の一例を示す図である。回覧通知は図１０とともに上述した位置確認処理のステップＳ２４３０で発行されるものであり、遅滞警告は同図の位置確認処理のステップＳ２４３５で発行されるものである。

図１２（ａ）の回覧通知は、回覧書類６が届けられたことの確認と、その後の処理、すなわち次の利用者４に届け先を利用者４に指示する内容を含む。

図１２（ｂ）の遅滞警告は、回覧書類６が処理されていない点を利用者４に対して指摘し、次の利用者４に届け先を指示する内容を含む。

図１３は端末２０に表示される、本実施例による稟議／回覧書類管理システムによるサービス画面の一例を示す図である。

上記の如く、同画面は３分割フレーム構成とされており、利用者４が最上段のメニューフレームのメニューボタンをクリックすると、該当するメニューの処理を行う画面が中段の入力フレームに表示される。又図１０とともに上述のステップＳ２４４０の処理にて、書類６の回覧状態が最下段の書類状態表示フレームに表示される。

図１４は端末２０に表示される、本実施例による稟議／回覧書類管理システムによるサービス画面のコマンド階層構造の一例を示す図である。

上記の如く、サービス画面中、メニューフレームのメニューボタンがクリックされると対応する第一階層入力フレームの画面が表示され、更に第一階層入力フレームの画面中のイベントボタンがクリックされると、対応する第二階層入力フレーム画面が表示される。

図１５は端末２０に表示される、本実施例による稟議／回覧書類管理システムによるサービス画面（回覧書類処理第一階層入力フレーム）の一例を示す図である。

図示の如く、最上段には上記メニューフレームが表示され、中段には回覧書類のリスト（回覧書類処理第一階層入力フレーム）が表示され、最下段には中段の回覧書類のリスト中で選択された書類の現在の回覧状態が表示される。中段の回覧書類のリストは図２１に示される回覧書類ＤＢマスタの格納情報に基づいて表示される。

図１６は前記図１５の画面中、「登録」ボタンをクリックすることにより表示される画面であり、本実施例による稟議／回覧書類管理システムによるサービス画面（回覧書類処理第二階層入力フレーム）の一例を示す図である。

回覧書類を発信する利用者４は図１６の画面上で回覧書類についての登録を行う。これは具体的には図６とともに上述の回覧書類登録処理によって実行されるものである。すなわちこの図６の処理中、ステップＳ２０２０〜Ｓ２０６０によって発信する回覧書類６に付す書類応答器５の登録を行い、書類名の入力、社外秘等の付加情報の入力、回覧先の利用者４を特定するための回覧グループの指定、回覧書類６の最終処理法の指定、アラームの設定、及びアラームを設定する場合のアラームタイムの設定をそれぞれ行う。

ここでアラームの設定とは、図１０とともに上述した位置確認処理中、ステップＳ２４３５のアラーム検査・遅滞警告処理に関するものである。すなわち回覧書類６がある利用者４に滞留した場合にこれを検知し、上記遅滞警告を行うことを可能にする設定である。この場合、アラームタイムとして設定された期間に亘って回覧書類６が特定の利用者４に滞留した場合に当該利用者４に対し自動的に遅滞警告を行う。

このようにして登録された回覧書類の登録内容は図２１に示される回覧書類ＤＢマスタに格納される。

図１７及び図１８は利用者４の端末２０に表示される、本実施例による稟議／回覧書類管理システムによるサービス画面（個人登録処理第一階層入力フレーム及び第二入力フレーム）の一例を示す図である。図１８は、図１７の画面中、「登録」ボタンをクリックすると表示される画面である。

これらの画面上で行われる利用者４の操作により、図７とともに上述の個人登録処理によって当該稟議／回覧書類管理システムの利用者４の登録が行われる。すなわち該当する利用者４ごとに、当該利用者４の氏名、座席ＩＤ，端末ＩＰ，メールアドレス、座席表示名、アクセス権限の各項目が登録される。

これらの登録事項は図２３に示す個人座席ＤＢマスタに格納される。

図１９及び図２０は端末２０に表示される、本実施例による稟議／回覧書類管理システムによるサービス画面（回覧グループ登録処理第一階層入力フレーム及び第二入力フレーム）の一例を示す図である。図２０は、図１９の画面中、「登録」ボタンをクリックすると表示される画面である。

これらの画面上で行われる利用者４の操作により、図７とともに上述の回覧グループ登録処理によって当該稟議／回覧書類管理システムの回覧グループの登録が行われる。すなわち回覧先を特定するための回覧グループ名及び当該グループに属する利用者４（メンバー）がそれぞれ登録される。

これらの登録事項は図２５に示す回覧グループＤＢに格納される。

図２１は図１に示す稟議／回覧書類管理システムにおける回覧書類ＤＢマスタの構造の一例を示す図である。

回覧書類ＤＢマスタは図６とともに上述の回覧書類登録処理により登録されるものであり、質問器ホスト１０のハードディスク装置５０（図１（ｂ）参照）に格納され、必要に応じて質問器ホスト１０を構成するコンピュータのＣＰＵ等によりその登録内容が読み書きされる。

図２２は図１に示す稟議／回覧書類管理システムにおける個人回覧書類ＤＢの構造の一例を示す図である。

この個人回覧書類ＤＢは質問器ホスト１０のハードディスク装置５０（図１（ｂ）参照）に格納され、必要に応じて質問器ホスト１０を構成するコンピュータのＣＰＵ等によりその登録内容が読み書きされる。

すなわち、この個人回覧書類ＤＢの格納情報は図２１の回覧書類ＤＢマスタの格納情報、図２３の個人座席ＤＢマスタの格納情報及び図２５の回覧グループＤＢの格納情報によって作成される。

すなわち、図２１の回覧書類ＤＢマスタに登録された書類ＩＤのレコードごとに当該レコードに含まれる回覧グループが抽出され、当該回覧グループに属する利用者４が図２５の回覧グループＤＢから読み出される。そこで得られた当該回覧書類の回覧先の利用者４ごとに、図２２の個人回覧書類ＤＢのレコードを作成する。

このように作成された個人回覧書類ＤＢの各レコードの回覧状態及び到着日時は図５とともに上述の回覧状態監視処理のステップＳ５１０にて書き込まれその後適宜更新される。

又この個人回覧書類ＤＢの各レコードの「メモ」項目は、該当する利用者４によって自由に書き込まれることが可能であり、図１１とともに上述したメモ保存／状態変更処理により適宜更新され得る。

図２３は図１に示す稟議／回覧書類管理システムにおける個人座席ＤＢマスタの構造の一例を示す図である。

この個人座席ＤＢマスタは図７とともに上述の個人登録処理により登録されるものであり、質問器ホスト１０のハードディスク装置５０（図１（ｂ）参照）に格納され、必要に応じて質問器ホスト１０を構成するコンピュータのＣＰＵ等によりその登録内容が読み書きされる。

図２４は図１に示す稟議／回覧書類管理システムにおける座席・質問器アンテナ対応ＤＢの構造の一例を示す図である。

この座席・質問器アンテナ対応ＤＢの格納情報は、図１〜３とともに上述した利用者４の座席ごとに、対応する質問器３０及び質問器アンテナ１のそれぞれのＩＤを登録するものである。

上述の図５の回覧状態監視処理では、特定の質問器アンテナ１で書類応答器５が検出された際（ステップＳ４１０）、図２３の個人座席ＤＢマスタ及び図２４の座席・質問器アンテナ対応ＤＢの各格納情報を参照することにより、当該質問器アンテナ１がどの利用者４に属するものであるかが得られ、もって図２２の個人回覧書類ＤＢ中の該当する利用者４のレコードが適宜更新される（ステップＳ５１０）。

図２５は図１に示す稟議／回覧書類管理システムにおける回覧グループＤＢの構造の一例を示す図である。

この回覧グループＤＢは図７とともに上述の回覧グループ登録処理により登録されるものであり、質問器ホスト１０のハードディスク装置５０（図１（ｂ）参照）に格納され、必要に応じて質問器ホスト１０を構成するコンピュータのＣＰＵ等によりその登録内容が読み書きされる。

図２６は図１に示す稟議／回覧書類管理システムにおいて人応答器３を適用する場合における個人回覧書類ＤＢの構造の一例を示す図である。

この個人回覧書類ＤＢは図２２とともに上述した個人回覧書類ＤＢに対応するものであるが、図示の如く「個人認証」の項が余分に加わっている。

人応答器３を適用する場合には図５及び図１０とともに上述の如く、該当する質問器アンテナ１により書類応答器５が検出され当該利用者４の「回覧状態」が「現在位置」状態となり、且つ当該利用者４の個人認証がその人応答器３によって成功した場合にのみ、その後当該利用者４の質問器アンテナ１によって書類応答器５が検出されなくなった際に図２６の個人回覧書類ＤＢ中、当該利用者４の回覧状態が「回覧済み」に更新される。

図２７は図１に示す稟議／回覧書類管理システムにおける質問器ホスト１０として適用可能なコンピュータのハードウェア構成例について説明するための図である。

図２７に示すごとく、同コンピュータ５００は、与えられたプログラムを構成する命令を実行することによって様々な動作を実行するためのＣＰＵ５０１と、キーボード、マウス等よりなりシステム管理者が操作内容又はデータを入力するための操作部５０２と、システム管理者にＣＰＵ１０１による処理経過、処理結果等を表示するＣＲＴ、液晶表示器等よりなる表示部５０３と、ＲＯＭ、ＲＡＭ等よりなりＣＰＵ５０４が実行するプログラム、データ等を記憶したり作業領域として使用されるメモリ５０４と，プログラム、データ等を格納するハードディスク装置５０５（図１中、ハードディスク装置５０に対応する）と、ＣＤ−ＲＯＭ５０７を媒介として外部からプログラムをロードしたりデータをロードするためのＣＤ−ＲＯＭドライブ５０６と、インターネット、ＬＡＮ等の通信網５０９（図１中、ネットワークＮＷに対応する）を介して所定の外部サーバ等からプログラム等をダウンロードするためのモデム或いはクライアントと通信するためのＬＡＮボード５０８とを有する。

同コンピュータ５００はＣＤ−ＲＯＭ５０７を媒介として、あるいは通信ネットワーク５０９を媒介として、上述の質問器ホスト１０が実行する処理、すなわち図４〜２６ととも上述の各処理をＣＰＵ５０１に実行させるための命令よりなるプログラム、すなわち上記利用者サービス制御プログラム及び回覧状態監視処理プログラムをロードあるいはダウンロードする。そしてこれをハードディスク装置５０５にインストールし、適宜メモリ５０４にロードしてＣＰＵ５０１が実行する。その結果、同コンピュータ５００により本発明の実施例による稟議／回覧書類管理システムを構成する質問器ホスト１０が実現される。

上述の本発明の実施例による稟議／回覧書類管理システムによれば、特に回覧リストを作成する必要もなく、したがってその紛失の心配もない。また、回覧先の各個人が回覧物毎に回覧済みの日付等の記入をする必要もない。さらに、回覧中の書類を直ちに探すことができる。したがって効果的に且つ効率的に回覧書類の回覧状態を管理し得るシステムを提供し得る。

本発明は以下の付記の各々に記載の構成をとり得る。
（付記１）
書類を識別するために当該書類に付される書類識別タグと、
回覧先の各個人ごとに設けられた、前記書類識別タグを検出するためのタグ検出器と、
前記タグ検出器が接続された管理装置とよりなり、
前記管理装置は前記書類識別タグがいずれのタグ検出器によって検出されているかを認識し、もって当該書類識別タグが付された回覧書類が当該タグ検出器が設けられた個人に属していると認識し、
前記書類識別タグと回覧対象の書類との対応関係を登録するテーブルを設け、当該テーブルを参照することにより当該書類識別タグを付することによってその回覧状態が管理されている書類を識別可能な構成の回覧管理システム。
（付記２）
更に前記各個人には当該個人を識別するための個人識別タグが付され、前記管理装置は、前記タグ検出器を介して前記書類識別タグが検出され、且つ同じタグ検出器を介し更に当該タグ検出器が設けられた個人自身を識別するための個人識別タグが検出された場合に該当する書類が当該個人に属すると認識する構成の付記１に記載の回覧管理システム。
（付記３）
前記管理装置は前記各タグ検出器を所定の態様で順次スイッチングすることにより、現在検出されている前記識別タグがいずれのタグ検出器によって検出されているかを認識し、もって当該書類識別タグが付された書類が現在当該タグ検出器が設けられた個人に属していると認識する構成の付記１又は２に記載の回覧管理システム。
（付記４）
書類を識別するために当該書類に付される書類識別タグと、
回覧先の各個人ごとに設けられた、前記書類識別タグを検出するためのタグ検出器と、
前記各個人に付された、当該個人を識別するための個人識別タグと、
前記タグ検出器が接続された管理装置とよりなり、
前記管理装置は、前記タグ検出器を介して前記書類識別タグが検出され、且つ同じタグ検出器を介し更に当該タグ検出器が設けられた個人自身を識別するための個人識別タグが検出された場合に該当する書類が当該個人に属すると認識する構成の回覧管理システム。
（付記５）
前記管理装置は前記各タグ検出器を所定の態様で順次スイッチングすることにより、現在検出されている前記識別タグがいずれの個人に属するタグ検出器を介して検出されているかを認識し、更に該タグ検出器を介し当該タグ検出器が設けられた個人自身を識別する個人識別タグが検出された場合に、当該書類識別タグが付された書類が現在当該タグ検出器が設けられた個人に属していると認識する構成の付記４に記載の回覧管理システム。
（付記６）
書類を識別するために当該書類に付される書類識別タグと、
回覧先の各個人ごとに設けられた、前記書類識別タグを検出するためのタグ検出器とを使用するものであって、
前記書類識別タグがいずれのタグ検出器によって検出されているかを認識し、もって当該書類識別タグが付された回覧書類が当該タグ検出器が設けられた個人に属していると認識する構成とされ、
前記書類識別タグと回覧対象の書類との対応関係を登録するテーブルを設け、当該テーブルを参照することにより当該書類識別タグを付することによってその回覧状態が管理されている書類を識別可能な構成の回覧管理装置。
（付記７）
更に前記各個人には当該個人を識別するための個人識別タグが付され、
前記各個人に設けられたタグ検出器を介して前記書類識別タグが検出され、且つ同じタグ検出器を介し更に当該タグ検出器が設けられた個人自身を識別するための個人識別タグが検出された場合に該当する書類が当該個人に属すると認識する構成の付記６に記載の回覧管理装置。
（付記８）
前記各タグ検出器を所定の態様で順次スイッチングすることにより、現在検出されている前記識別タグがいずれのタグ検出器によって検出されているかを認識し、もって当該書類識別タグが付された書類が現在当該タグ検出器が設けられた個人に属していると認識する構成の付記６又は７に記載の回覧管理装置。
（付記９）
書類を識別するために当該書類に付される書類識別タグと、
回覧先の各個人ごとに設けられる、前記書類識別タグを検出するためのタグ検出器と、
前記各個人に付される、当該個人を識別するための個人識別タグとを使用するものであって、
前記タグ検出器を介して前記書類識別タグが検出され、且つ同じタグ検出器を介し更に当該タグ検出器が設けられた個人自身を識別するための個人識別タグが検出された場合に該当する書類が当該個人に属すると認識する構成の回覧管理装置。
（付記１０）
前記各タグ検出器を所定の態様で順次スイッチングすることにより、現在検出されている前記識別タグがいずれの個人に属するタグ検出器を介して検出されているかを認識し、更に該タグ検出器を介し当該タグ検出器が設けられた個人自身を識別する個人識別タグが検出された場合に、当該書類識別タグが付された書類が現在当該タグ検出器が設けられた個人に属していると認識する構成の付記９に記載の回覧管理装置。
（付記１１）
書類を識別するために当該書類に付される書類識別タグと、回覧先の各個人ごとに設けられた、前記書類識別タグを検出するためのタグ検出器とを使用するものであって、
前記書類識別タグがいずれのタグ検出器によって検出されているかを認識し、もって当該書類識別タグが付された回覧書類が当該タグ検出器が設けられた個人に属していると認識する段階と、
前記書類識別タグと回覧対象の書類との対応関係を登録するテーブルを設けて記憶装置に格納し、前記記憶装置から前記テーブルを読み出して参照することにより当該書類識別タグを付することによってその回覧状態が管理されている書類を識別する段階とよりなる回覧管理方法。
（付記１２）
更に前記各個人に当該個人を識別するための個人識別タグを付し、
前記タグ検出器を介して前記書類識別タグが検出され、且つ同じタグ検出器を介し更に当該タグ検出器が設けられた個人自身を識別するための個人識別タグが検出された場合に該当する書類が当該個人に属すると認識する段階を含む付記１１に記載の回覧管理方法。
（付記１３）
前記各タグ検出器を所定の態様で順次スイッチングすることにより、現在検出されている前記識別タグがいずれのタグ検出器によって検出されているかを認識し、もって当該書類識別タグが付された書類が現在当該タグ検出器が設けられた個人に属していると認識する段階を含む付記１１又は１２に記載の回覧管理方法。
（付記１４）
書類を識別するために当該書類に付される書類識別タグを設け、回覧先の各個人ごとに設けられた、前記書類識別タグを検出するためのタグ検出器を設け、前記各個人に当該個人を識別するための個人識別タグを付してなり、
前記タグ検出器を介して前記書類識別タグが検出され、且つ同じタグ検出器を介し更に当該タグ検出器が設けられた個人自身を識別するための個人識別タグが検出された場合に該当する書類が当該個人に属すると認識し、当該認識結果に応じて記憶装置に格納された回覧状態を記録するテーブルデータを書き換える段階よりなる回覧管理方法。
（付記１５）
前記各タグ検出器を所定の態様で順次スイッチングすることにより、現在検出されている前記識別タグがいずれの個人に属するタグ検出器を介して検出されているかを認識し、更に該タグ検出器を介し当該タグ検出器が設けられた個人自身を識別する個人識別タグが検出された場合に、当該書類識別タグが付された書類が現在当該タグ検出器が設けられた個人に属していると認識する段階を含む付記１４に記載の回覧管理方法。
（付記１６）
書類の回覧状態を管理するための回覧管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラムであり、
書類を識別するために当該書類に付される書類識別タグを設け、回覧先の各個人ごとに設けられた、前記書類識別タグを検出するためのタグ検出器を設けてなり、
前記書類識別タグがいずれのタグ検出器によって検出されているかを認識し、もって当該書類識別タグが付された回覧書類が当該タグ検出器が設けられた個人に属していると認識する段階と、
前記書類識別タグと回覧対象の書類との対応関係を登録するテーブルを設け、前記テーブルを参照することにより当該書類識別タグを付することによってその回覧状態が管理されている書類を識別する段階とをコンピュータに実行させるための命令よりなる回覧管理プログラム。
（付記１７）
更に前記各個人に当該個人を識別するための個人識別タグが付され、
前記タグ検出器を介して前記書類識別タグが検出され、且つ同じタグ検出器を介し更に当該タグ検出器が設けられた個人自身を識別するための個人識別タグが検出された場合に該当する書類が当該個人に属すると認識する段階をコンピュータに実行させるための命令を含む付記１６に記載の回覧管理プログラム。
（付記１８）
前記各タグ検出器を所定の態様で順次スイッチングすることにより、現在検出されている前記識別タグがいずれのタグ検出器によって検出されているかを認識し、もって当該書類識別タグが付された書類が現在当該タグ検出器が設けられた個人に属していると認識する段階をコンピュータに実行させるための命令を含む付記１６又は１７に記載の回覧管理プログラム。
（付記１９）
書類の回覧状態を管理するための回覧管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラムであり、
前記所定の書類を識別するために当該書類に書類識別タグが付され、回覧先の各個人ごとに前記書類識別タグを検出するためのタグ検出器が設けられ、前記各個人に当該個人を識別するための個人識別タグが付されてなり、
前記タグ検出器を介して前記書類識別タグが検出され、且つ同じタグ検出器を介し更に当該タグ検出器が設けられた個人自身を識別するための個人識別タグが検出された場合に該当する書類が当該個人に属すると認識する段階をコンピュータに実行させるための命令よりなる回覧管理プログラム。
（付記２０）
前記各タグ検出器を所定の態様で順次スイッチングすることにより、現在検出されている前記識別タグがいずれの個人に属するタグ検出器を介して検出されているかを認識し、更に該タグ検出器を介し当該タグ検出器が設けられた個人自身を識別する個人識別タグが検出された場合に、当該書類識別タグが付された書類が現在当該タグ検出器が設けられた個人に属していると認識する段階をコンピュータに実行させるための命令を含む付記１９に記載の回覧管理プログラム。

本発明の一実施例による稟議／回覧書類管理システムの装置配置図（（ａ））及び当該稟議／回覧書類管理システムを構成する各装置間の電気的な接続を示す図（（ｂ））である。 図１に示す稟議／回覧書類管理システムあって人応答器を使用しない場合における質問器アンテナの主軸と指向性（有効電磁界強度）について説明するための図（（ａ）平面図、（ｂ）側面図）（輻射電磁波は対称性を仮定）である。 図１に示す稟議／回覧書類管理システムであって人応答器を適用する場合における質問器アンテナの主軸と指向性（有効電磁界強度）について説明するための図（（ａ）平面図、（ｂ）側面図）（輻射電磁波は対称性を仮定）である。 図１に示す稟議／回覧書類管理システムにおける、質問器ホストによる利用者サービス制御プログラムによる処理の主な流れを説明するための処理フローチャートである。 図１に示す稟議／回覧書類管理システムにおける、質問器ホストによる回覧状態監視処理プログラムによる処理を説明するための処理フローチャートである。 図１に示す稟議／回覧書類管理システムにおける、質問器ホストによる利用者サービス制御プログラムによる回覧書類処理を説明するためのフローチャートである。 図１に示す稟議／回覧書類管理システムにおける、質問器ホストによる利用者サービス制御プログラムによる個人登録及び回覧グループ登録処理を説明するためのフローチャートである。 図１に示す稟議／回覧書類管理システムにおける、質問器ホストによる利用者サービス制御プログラムによるレコード修正処理を説明するためのフローチャートである。 図１に示す稟議／回覧書類管理システムにおける、質問器ホストによる利用者サービス制御プログラムによるレコード削除処理を説明するためのフローチャートである。 図１に示す稟議／回覧書類管理システムにおける、質問器ホストによる利用者サービス制御プログラムによる書類位置確認処理を説明するためのフローチャートである。 図１に示す稟議／回覧書類管理システムにおける、質問器ホストによる利用者サービス制御プログラムによるメモ保存／状態変更処理を説明するためのフローチャートである。 図１に示す稟議／回覧書類管理システムにおける、質問器ホストが各利用者に送信する回覧通知画面の一例（（ａ））及び遅滞警告画面（（ｂ））の一例を示す図である。 端末に表示される、本実施例による稟議／回覧書類管理システムによるサービス画面の一例を示す図である。 端末に表示される、本実施例による稟議／回覧書類管理システムによるサービス画面のコマンド階層構造の一例を示す図である。 端末に表示される、本実施例による稟議／回覧書類管理システムによるサービス画面（回覧書類処理第一階層入力フレーム）の一例を示す図である。 端末に表示される、本実施例による稟議／回覧書類管理システムによるサービス画面（回覧書類処理第二階層入力フレーム）の一例を示す図である。 端末に表示される、本実施例による稟議／回覧書類管理システムによるサービス画面（個人登録処理第一階層入力フレーム）の一例を示す図である。 端末に表示される、本実施例による稟議／回覧書類管理システムによるサービス画面（個人登録処理第二階層入力フレーム）の一例を示す図である。 端末に表示される、本実施例による稟議／回覧書類管理システムによるサービス画面（回覧グループ登録処理第一階層入力フレーム）の一例を示す図である。 端末に表示される、本実施例による稟議／回覧書類管理システムによるサービス画面（回覧グループ登録処理第二階層入力フレーム）の一例を示す図である。 図１に示す稟議／回覧書類管理システムにおける回覧書類ＤＢマスタの構造の一例を示す図である。 図１に示す稟議／回覧書類管理システムにおける個人回覧書類ＤＢの構造の一例を示す図である。 図１に示す稟議／回覧書類管理システムにおける個人座席ＤＢマスタの構造の一例を示す図である。 図１に示す稟議／回覧書類管理システムにおける座席・質問器アンテナ対応ＤＢの構造の一例を示す図である。 図１に示す稟議／回覧書類管理システムにおける回覧グループＤＢの構造の一例を示す図である。 図１に示す稟議／回覧書類管理システムにおいて人応答器を適用する場合における個人回覧書類ＤＢの構造の一例を示す図である。 図１に示す稟議／回覧書類管理システムにおける質問器ホストとして適用可能なコンピュータのハードウェア構成について説明するための図である。

符号の説明

１，１−１，１−２，１−３，... 質問器アンテナ（タグ検出器）
３．３−２，３−４，３−５，... 人応答器（個人識別タグ）
４，４−２，４−４，４−５，... 利用者
５ 書類応答器（書類識別タグ）
６ 書類
１０ 質問器ホスト（管理装置）
３０ 質問器（管理装置）

Claims (10)

1. 書類を識別するために当該書類に付される書類識別タグと、
   回覧先の各個人ごとに設けられた、前記書類識別タグを検出するためのタグ検出器と、
   前記タグ検出器が接続された管理装置とよりなり、
   前記管理装置は前記書類識別タグがいずれのタグ検出器によって検出されたか認識し、もって当該書類識別タグが付された回覧書類が当該タグ検出器が設けられた個人に属していると認識する構成とされ、
   前記書類識別タグと回覧対象の書類との対応関係を登録するテーブルを設け、当該テーブルを参照することにより、当該書類識別タグを付すことその回覧状態が監視されている書類を識別可能な構成の回覧管理システム。
2. 前記管理装置は前記各タグ検出器を所定の態様で順次スイッチングすることによって現在検出されている前記識別タグがいずれのタグ検出器によって検出されているかを認識し、もって当該書類識別タグが付された書類が現在当該タグ検出器が設けられた個人に属していると認識する構成の請求項１に記載の回覧管理システム。
3. 書類を識別するために当該書類に付される書類識別タグと、
   回覧先の各個人ごとに設けられた、前記書類識別タグを検出するためのタグ検出器と、
   前記各個人に付された、当該個人を識別するための個人識別タグと、
   前記タグ検出器が接続された管理装置とよりなり、
   前記管理装置は前記タグ検出器を介して前記書類識別タグが検出され、且つ同じタグ検出器を介し更に当該タグ検出器が設けられた個人自身を識別するための個人識別タグが検出された場合に該当する書類が当該個人に属すると認識する構成の回覧管理システム。
4. 前記管理装置は前記各タグ検出器を所定の態様で順次スイッチングすることによって現在検出されている前記識別タグがいずれの個人に属するタグ検出器を介して検出されているかを認識し、更に該タグ検出器を介し当該タグ検出器が設けられた個人自身を識別する個人識別タグが検出された場合に、当該書類識別タグが付された書類が現在当該タグ検出器が設けられた個人に属していると認識する構成の請求項３に記載の回覧管理システム。
5. 書類を識別するために当該書類に付される書類識別タグと、
   回覧先の各個人ごとに設けられた、前記書類識別タグを検出するためのタグ検出器とを使用するものであって、
   前記書類識別タグがいずれのタグ検出器によって検出されているかを認識し、もって当該書類識別タグが付された回覧書類が当該タグ検出器が設けられた個人に属していると認識し、
   前記書類識別タグと回覧対象の書類との対応関係を登録するテーブルを設け、当該テーブルを参照することにより当該書類識別タグを付すことによってその回覧状態が管理されている書類を識別可能な構成の回覧管理装置。
6. 書類を識別するために当該書類に付される書類識別タグと、
   回覧先の各個人ごとに設けられる、前記書類識別タグを検出するためのタグ検出器と、
   前記各個人に付される、当該個人を識別するための個人識別タグとを使用し、
   前記タグ検出器を介して前記書類識別タグが検出され、且つ同じタグ検出器を介し更に当該タグ検出器が設けられた個人自身を識別するための個人識別タグが検出された場合に該当する書類が当該個人に属すると認識する構成の回覧管理装置。
7. 書類を識別するために当該書類に付される書類識別タグと、回覧先の各個人ごとに設けられた、前記書類識別タグを検出するためのタグ検出器とを使用するものであって、
   前記書類識別タグがいずれのタグ検出器によって検出されているかを認識し、もって当該書類識別タグが付された回覧書類が当該タグ検出器が設けられた個人に属していると認識する段階と、
   前記書類識別タグと回覧対象の書類との対応関係を登録するテーブルを設けて記憶装置に格納し、前記記憶装置から前記テーブルを読み出して参照することにより当該書類識別タグを付すことによってその回覧状態が管理されている書類を識別する段階とよりなる回覧管理方法。
8. 書類を識別するために当該書類に付される書類識別タグと、回覧先の各個人ごとに設けられた、前記書類識別タグを検出するためのタグ検出器と、前記各個人に当該個人を識別するための個人識別タグとを使用するものであって、
   前記タグ検出器を介して前記書類識別タグが検出され、且つ同じタグ検出器を介し更に当該タグ検出器が設けられた個人自身を識別するための個人識別タグが検出された場合に該当する書類が当該個人に属すると認識し、当該認識結果に応じて記憶装置に格納された回覧状態を記録するテーブルデータを書き換える段階よりなる回覧管理方法。
9. 書類の回覧状態を管理するための回覧管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラムであり、
   書類を識別するために当該書類に付される書類識別タグと、回覧先の各個人ごとに設けられた、前記書類識別タグを検出するためのタグ検出器とを使用するものであって、
   前記書類識別タグがいずれのタグ検出器によって検出されているかを認識し、もって当該書類識別タグが付された回覧書類が当該タグ検出器が設けられた個人に属していると認識する段階と、
   前記書類識別タグと回覧対象の書類との対応関係を登録するテーブルを設け、前記テーブルを参照することにより当該書類識別タグを付することによってその回覧状態が管理されている書類を識別する段階とをコンピュータに実行させるための命令よりなる回覧管理プログラム。
10. 書類の回覧状態を管理するための回覧管理方法をコンピュータに実行させるためのプログラムであり、
    書類を識別するために当該書類に書類識別タグが付され、回覧先の各個人ごとに前記書類識別タグを検出するためのタグ検出器が設けられ、前記各個人に当該個人を識別するための個人識別タグが付されてなり、
    前記タグ検出器を介して前記書類識別タグが検出され、且つ同じタグ検出器を介し更に当該タグ検出器が設けられた個人自身を識別するための個人識別タグが検出された場合に該当する書類が当該個人に属すると認識する段階をコンピュータに実行させるための命令よりなる回覧管理プログラム。

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