JP2008047961A - 通信端末装置およびデータ送信方法とデータ配信方法 - Google Patents

Abstract

【課題】 個人情報などの保護の必要なデータを含む情報を、送信先で慎重に取り扱わせる。
【解決手段】 保護の必要なデータの送信時に、取扱注意などのメッセージを付加して送信し、送信先の注意を喚起する。また保護の必要なデータを受信した場合には、管理者等の許可を得て配信処理を行う。
【選択図】 図２

Description

この発明は、複合機などの通信端末装置に関し、特に保護が必要な情報の処理に関する。

複合機において、読み取ったデータや保存するデータを送信したり、受信したデータを転送したり、あるいはこれらのデータをプリントなどすることは、複合機にログインしたユーザは自由に行うことができる。しかし、これらのデータが病院のカルテや社員名簿などの個人情報を含む保護が必要なデータである場合は、自由な送信処理などを許可することは情報の漏洩が生じる恐れがある。

この発明の課題は、個人情報などの保護の必要なデータを含む情報の送信処理時において、保護対象のデータであることを送信先に通知して、データを慎重に取り扱うように注意を喚起させることにある。
さらにこの発明の課題は、保護が必要なデータを受信した際に、適切な処理ができるようにすることにある。

この発明は、データの送受信手段を設けた通信端末装置において、送信データが保護対象のデータとして指定されていることを検出するための検出手段と、前記指定を検出すると、その送信データが保護対象のデータである旨を送信先へ通知するための通知手段とを設けるようにしたことを特徴とする。

好ましくは、前記通知手段で、送信データが保護対象のデータである旨のメッセージを表す画像データとして送信する。

さらに好ましくは、前記保護対象のデータのファクシミリ送信時に、ＮＳＳ信号により前記通知を行う。また好ましくは、インターネットファクシミリまたは電子メールでの送信時に、そのヘッダまたは本文で、文字データにより前記通知を行う。さらにまた好ましくは、前記指定を、ユーザが送信時に行うための手段を設ける。

さらにこの発明は、データの送受信手段を設けた通信端末装置において、受信データが保護対象のデータを含んでいることを検出するための検出手段と、保護対象のデータを受信したことを通知するための通知手段と、前記受信データの配信許可を求めるための手段とを設けて、前記配信許可で、前記受信データの配信処理を行うことを特徴とする。

好ましくは、前記検出手段は、ファクシミリ受信時にはＮＳＳ信号から、インターネットファクシミリまたは電子メールでの受信時にはヘッダまたは本文の属性またはキーワードから、受信データが保護対象のデータを含んでいることを検出する。

またこの発明は、データの送受信手段を設けた通信端末装置のデータ送信方法において、送信データが保護対象のデータとして指定されていることを検出するためのステップと、前記指定を検出すると、その送信データが保護対象のデータである旨を送信先へ通知するためのステップとを設けたことを特徴とする。

さらにまたこの発明は、データの送受信手段を設けた通信端末装置からのデータ配信方法において、受信データが保護対象のデータを含んでいることを検出すると、保護対象のデータを受信したことを外部に通知し、許可を求めるためのステップと、許可が得られた場合に、前記受信データを配信するためのステップとを設けたことを特徴とする。

この発明では、送信データに個人情報などを含む場合に、取扱い注意などのメッセージを送信データに明示させることで、情報の受取り側に保護すべき情報との認識をさせて、受信データの取扱いを慎重に行わせることができる（請求項１〜５、請求項８）。

請求項２の発明では、送信データにメッセージ付きのカバーページを付加した画像データや、送信データの各ページにメッセージを付加した画像データなどを送信するので、受信側でこれらを出力等することで注意を喚起させることができる。

請求項３の発明では、Ｇ３ファクシミリ送信時などに、受信側機器がＮＳＦ（Non-Standard Facilities）信号の受信能力があれば、ＮＳＳ（Non-Standard facilities Set-up）信号で取扱注意などのメッセージを出力させる設定を行うことができる。

請求項４の発明では、送信データをインターネットファクシミリや電子メールなどを用いて送信する場合に、文字データによりメールのヘッダ部分や本文などに、取扱注意などのメッセージを記載することができる。

請求項５の発明では、送信データが保護対象であり受信側で慎重な取扱いを要求することの設定は、送信時にユーザが行うことができる。そのため、保護が必要な情報として予め指定されていないデータなどに対しても、慎重に扱うことを送信先に要求することができる。

またこの発明では、受信データの処理時に、受信データに保護が必要なデータを含むことを管理者等に通知し、配信処理の許可を得ることとするので、自由な転送処理やプリント処理などを禁止することができる（請求項６，７，９）。

以下に本発明を実施するための最適実施例を示す。

図１〜図１０に実施例を示す。図１に、複合機２の構成を示す。４は主制御としてのＣＰＵで、６は公衆電話網に対して呼を確立するための網制御装置（ＮＣＵ：Network Control Unit）で、８は公衆電話回線を介してＧ３ファクシミリデータ等を送受信するためのモデムである。また複合機２は、ＬＡＮインターフェース１０で、ＬＡＮ１２を介し他の複合機１４や管理者のパーソナルコンピュータ１６やネットワークプリンタ１８等に接続されている。なお１９は、インターネット網である。２０はコピー機能処理部で、原稿を読み取って画データに変換するためのスキャナと画データをハードコピーするためのプリンタとを用いてコピーを行う。２２はスキャナ機能処理部で、スキャナで画像を読取り、パーソナルコンピュータ等に画像データを送信する等の処理を行う。２４はプリンタ機能処理部で、プリンタにネットワークプリンタ機能を持たせて、ＬＡＮ１２内のパーソナルコンピュータ１６等からの依頼に応じてネットワークプリンタとしてのプリント等を行う。２６はＧ３ファクシミリ機能処理部で、公衆回線網を介して従来のＧ３ファクシミリの送信／受信を行う。２８はネットワーク通信部で、インターネットファクシミリや電子メール等の送受信を行う。

３０はＬＣＤ等の表示パネル、３２は操作／入力部で、ＬＣＤ表示パネルのタッチパネルやキーボード等を用い、Ｇ３ファクシミリや電子メール送信等の処理の選択や、送信データの選択や、送信データに保護が必要との指定を行ったり、受信データの配信の許可などを行う。３４はプログラム等を記憶するためのＲＯＭで、３６は受信したデータやスキャンデータなどの他、各種データ等を記憶するためのＲＡＭである。

３８は保護情報処理部で、送信データが保護を必要とする保護対象データを含むかを検出するための保護対象データ検出手段４０と、保護対象データにカバーページを付加して画像データとして送信するためのカバーページ作成部４２と、画像データにメッセージを付加して送信するためのメッセージ付加部４４と、電子メールのヘッダ部分や本文にメッセージを記載したり、Ｇ３ファクシミリ送信時にＮＳＳ信号を使用しての送信を行うための情報付加部４６と、複合機２で受信したデータが保護対象データを含む場合に、保護対象データを受信した旨を管理者など権限のあるユーザに通知するための保護対象データ受信通知部４８とを設ける。なお保護対象データ受信通知部４８には配信許可受付部５０を設け、受信データの配信処理の許可を管理者等に求める。なお実施例での保護対象データは、病院でのカルテや社員名簿や顧客名簿など個人情報のデータや、その他企業情報などの取扱いに慎重を要するデータである。

図２は、実施例での保護対象データの送信を模式的に示す。実施例では、複合機２で読み取ったデータや受信データ５２や、これらを保存した保存データ５４を、Ｇ３ファクシミリやインターネットファクシミリや電子メールなどで他機やプリンタなどへ送信／転送する。データを画像データとして送信するＧ３ファクシミリでは、「取扱い注意」などのメッセージを記載したカバーページ５６を送信データと共に送信したり、送信文書の各ページにメッセージを記載して送信する。送信先では、メッセージが記載されたカバーページ付き等のファクシミリ文書５８を受け取ることができる。またＧ３ファクシミリ送信で送信先の機器がＮＳＦ信号対応であれば、ＮＳＳ信号を用いて「保護が必要な情報が含まれる」等のメッセージを記載するための設定を付加したデータ６０を送信する。ＮＳＳ信号対応の受信側では、データにメッセージ付きのカバーページなどを合成したファクシミリ文書６２を出力する。またインターネットファクシミリや電子メールを使用してのデータの送信では、メールヘッダや本文部分に「取扱い注意」などのメッセージを含ませたメール６４を送信する。

図３に、実施例のＧ３ファクシミリで受信したファクシミリ文書５８を示す。図において、文書７０，７２にメッセージ６８を記載したカバーページ６６を付加する。またカバーページに換えて、各ページに「取扱注意」などのメッセージ７４を記載して、この文書の取扱いに注意させることとしても良い。図３は、画像データとして送信データにカバーページ等を付加して送信するものであるが、Ｇ３ファクシミリ送信においてＮＳＳ信号を用いて、受信側でこれらのカバーページ等をデータに合成させることとしても良い。

図４に、電子メール６４でデータを送信する場合を示す。実施例では、電子メールの「Ｓｕｂｊｅｃｔ」欄７６と「本文」欄７８に「取扱注意」のメッセージを記載してデータを送信するので、メールの受信者はこれらの記載から注意を必要とする電子メールであることを知ることができる。

図５に、受信データなどに保護対象データを含んでいるか否かを検出し、送信や転送するための処理を示す。複合機に保存されているデータの送信では（Ｓ１０）、保護対象のデータであるか、あるいは送信時に管理者等の指定があれば、保護対象データとしての送信処理を行う（Ｓ２０，Ｓ３０）。保護対象データとしての保存では、例えば保存データのファイルの属性に保護対象であることが設定されている。保護対象データでなければ、通常の送信処理を行う（Ｓ２０，Ｓ４０）。次に受信データや配信待ちのデータがあるかをチェックし、受信データで保護指定がされていれば管理者等の送信許可で所定の宛先に保護対象データとして送信処理を行う（Ｓ５０，Ｓ６０、Ｓ７０，Ｓ３０）。受信データで保護指定されていなければ、通常の送信処理を行う（Ｓ５０，Ｓ６０，Ｓ４０）。送信許可されないデータは、複合機で保存する。受信データでなく、例えばスキャンしたデータなどの場合は、ユーザがデータの保護を指定し送信する（Ｓ５０，Ｓ８０，Ｓ３０）。あるいはそのまま送信することができる（Ｓ５０，Ｓ８０，Ｓ４０）。

図６に、保護対象データを送信する際の処理を示す。Ｇ３ファクシミリ送信を行う場合には、送信先がＮＳＦ信号受信能力を有する機器であれば、ＮＳＳ信号で取扱い注意のメッセージを記載することを設定してデータを送信する（Ｓ２００，Ｓ２１０）。データを受信したファクシミリ装置等の機器では、メッセージを各ページに記載したり、メッセージをカバーページに記載して受信データを出力する。

インターネットファクシミリ送信や電子メールでのデータの送信で、保護が必要なデータであることを、画像データとしてではなく文字データとして通知する場合は、メールヘッダやメールの本文にメッセージを記載して送信する（Ｓ２２０，Ｓ２３０）。データを受信する複合機やパーソナルコンピュータなどでは、インターネットファクシミリあるいは電子メール形式で送信されてきたメッセージ付きのデータを取得することができる。送信先のファクシミリ装置がＮＳＦ信号受信能力を有しない場合や、プリンタドライバなどでの画像データの送信処理では、メッセージ付きのカバーページを付加する（Ｓ２４０，Ｓ２５０）、あるいは送信データの各ページにメッセージを記載して（Ｓ２６０）、送信する。

図７に、複合機２の受信データに保護対象データを含む場合の処理について示す。受信データに保護対象データを含んでいることの検出は、Ｇ３ファクシミリの場合、受信データ８０の送信元の機器がＮＳＦ信号対応で、ＮＳＳ信号を用いて「保護が必要な情報が含まれる」等を意味する設定を行っていれば、これを検出する。インターネットファクシミリや電子メールでは、データ８２のメールヘッダや本文部分に「取扱い注意」などのメッセージを含むので、これらのキーワードを検索して保護が必要なデータを含むことを検出することができる。また送信側が、送信データの属性情報に保護対象データを含むことを設定していれば、これを検出することができる。

受信データに保護対象データを含むことを検出すれば、管理者等に通知する。そして管理者等の許可を得た後に、受信データを転送する、プリント出力する、保存するなどの配信処理を行う。図８に、保護対象データを受信し、これを転送する場合に管理者等に表示するための表示パネル３０の表示画面８４を示す。なお表示画面８４は、複合機２に接続する管理者のパーソナルコンピュータ１６などに表示することとしても、もちろん良い。管理者等は、表示画面８４でデータの送信元や転送先を知ることができ、データＩＤ等から参照したデータの種類や内容等から転送を許可するか否かを決定してボタン８５，８６で指示し、パスワードの入力等で転送を許可する。なお管理者等への通知は、表示画面８４などの表示の他、音声やプリントなどで行っても良い。さらに 転送処理では、複合機２が図３や図４などに示す形式で保護対象データを転送し、転送先の複合機１４などが保護対象データを受信すると、複合機１４の権限のあるユーザ等がパスワード入力でそのデータをプリント出力したり、管理データとして保存する。

図９に、管理者等による転送などの配信処理の許可についての処理を示す。複合機が保護対象データを含むデータを受信すると、管理者等に対して転送許可をパスワード入力などにより求める（Ｓ１）。パスワードが認証されれば、該当する保護対象データの転送処理を行う（Ｓ２，Ｓ３）。

図１０に、受信データに保護対象データを含む場合の処理を示す。保護対象データを含んだ受信データであれば、その旨を管理者等に通知し（Ｓ９０，Ｓ１００）、配信処理の許可を求める。受信データに保護対象データを含まなければ、任意の通常の処理を行う（Ｓ１１０）。配信処理を管理者等が許可し（Ｓ１２０）、転送先があれば転送処理を行う（Ｓ１３０、Ｓ１３５）。転送処理を行わない場合、受信データのプリント処理（Ｓ１４０，Ｓ１５０）や保存処理などを行う（Ｓ１６０，Ｓ１７０，Ｓ１８０）。

実施例では、個人情報などの保護の必要なデータを送信データに含む場合に、取扱い注意などのメッセージを送信先のデータに明示させることができる。メッセージの記載は、カバーページやデータの各ページに目立つように記載する。
電子メールなどでの送信では、「Ｓｕｂｊｅｃｔ」欄や本文欄などにメッセージを記載するので、受信者はこれらの参照時に、取扱いに注意を要することを気づくことができる。受信側ユーザに個人情報など保護が必要な情報であることの認識をさせることで、受け取った情報を慎重に扱わせることができる。特に送信先が任意のユーザ等である場合でも、メッセージを付加することで注意を喚起させることができる。

さらに実施例によれば、カバーページ等を付加しての画像データでの送信は任意の機器間で行うことができるので、データの転送を行う場合などに機器の能力を考慮せずにデータの受信/送信を行うことができる。また、従来の親展ＦＡＸ等のように、送信側、受信側が共に対応機器である必要が無く、データの転送時にも送信先に保護を要求することができる。

Ｇ３ファクシミリ送信では、カバーページを付加するなど画像データによる情報で通知すること、ＮＳＳ信号を使用することが可能で、インターネットファクシミリ送信や電子メールでの送信では画像データによる通知の他にメールヘッダなどでの文字データによる通知も可能である。送信先の機器は、複合機やファクシミリ装置、パーソナルコンピュータ、ネットワークプリンタなど、データの受信ができる任意の機器を使用することができる。また、従来のパスワードを使用しての親展通信と併用して、保護が必要なデータであるとのメッセージを付加し、さらに特定のユーザのみが受信できるとしても良い。

実施例の複合機は、保存データや受信データ、読み取ったデータ等を送信し、送信時に保護が必要であるかをチェックする。保護対象データであるとして設定されていないデータであっても、ユーザはその旨を指定して送信することができるので、受信側で慎重な取扱いを要求することができる。

さらに実施例では、受信データに保護対象データを含む場合に、その旨を管理者等に通知して許可を得てデータの転送処理やプリント処理等の配信処理を行うことができるので、保護対象データの受信は管理者等に通知すると共に、受信データの自由な取り扱いを禁止することができる。

実施例の複合機の構成を示すブロック図 実施例での、保護対象データの送信を模式的に示す図 実施例での、カバーページを付加したファクシミリでの送信データを模式的に示す図 実施例での、電子メールでの送信データを模式的に示す図 実施例での、データを送信するための処理アルゴリズムを示すフローチャート 実施例での、保護対象のデータを送信するための処理アルゴリズムを示すフローチャート 実施例での、受信データに保護対象データを含む場合の処理を示す図 実施例での、保護対象データの転送許可を管理者等に求めるための複合機の表示パネルを示す図 実施例での、管理者等が受信データの転送を許可する処理を示すフローチャート 実施例での、保護対象データを含む受信データを配信するための処理アルゴリズムを示すフローチャート

符号の説明

２ 複合機
４ ＣＰＵ
６ ＮＣＵ
８ モデム
１０ ＬＡＮインターフェース
１２ ＬＡＮ
１４ 他の複合機
１６ パーソナルコンピュータ
１８ ネットワークプリンタ
１９ インターネット網
２０ コピー機能処理部
２２ スキャナ機能処理部
２４ プリンタ機能処理部
２６ Ｇ３ファクシミリ機能処理部
２８ ネットワーク通信部
３０ ＬＣＤ
３２ 操作／入力部
３４ ＲＯＭ
３６ ＲＡＭ
３８ 保護情報処理部
４０ 保護対象データ検出部
４２ カバーページ作成部
４４ メッセージ付加部
４６ 情報付加部
４８ 保護対象データ受信通知部
５０ 配信許可受付部

Claims (9)

1. データの送受信手段を設けた通信端末装置において、
   送信データが保護対象のデータとして指定されていることを検出するための検出手段と、
   前記指定を検出すると、その送信データが保護対象のデータである旨を送信先へ通知するための通知手段とを設けるようにしたことを特徴とする、通信端末装置。
2. 前記通知手段は、送信データが保護対象のデータである旨のメッセージを表す画像データとして送信することを特徴とする、請求項１の通信端末装置。
3. 前記保護対象のデータのファクシミリ送信時に、ＮＳＳ信号により前記通知を行うことを特徴とする、請求項１の通信端末装置。
4. インターネットファクシミリまたは電子メールでの送信時に、そのヘッダまたは本文で、文字データにより前記通知を行うことを特徴とする、請求項１の通信端末装置。
5. 前記指定を、ユーザが送信時に行うための手段を設けたことを特徴とする、請求項１〜４のいずれかの通信端末装置。
6. データの送受信手段を設けた通信端末装置において、
   受信データが保護対象のデータを含んでいることを検出するための検出手段と、
   保護対象のデータを受信したことを通知するための通知手段と、
   前記受信データの配信許可を求めるための手段とを設けて、
   前記配信許可で、前記受信データの配信処理を行うことを特徴とする、通信端末装置。
7. 前記検出手段は、ファクシミリ受信時にはＮＳＳ信号から、インターネットファクシミリまたは電子メールでの受信時にはヘッダまたは本文の属性またはキーワードから、受信データが保護対象のデータを含んでいることを検出することを特徴とする、請求項６の通信端末装置。
8. データの送受信手段を設けた通信端末装置のデータ送信方法において、
   送信データが保護対象のデータとして指定されていることを検出するためのステップと、
   前記指定を検出すると、その送信データが保護対象のデータである旨を送信先へ通知するためのステップとを設けたことを特徴とする、通信端末装置のデータ送信方法。
9. データの送受信手段を設けた通信端末装置からのデータ配信方法において、
   受信データが保護対象のデータを含んでいることを検出すると、保護対象のデータを受信したことを外部に通知し、許可を求めるためのステップと、
   許可が得られた場合に、前記受信データを配信するためのステップとを設けたことを特徴とする、通信端末装置からのデータ配信方法。

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