JP2008047960A - 通信端末装置およびその送受信ログ情報出力方法 - Google Patents

Abstract

【課題】 送受信ログデータの出力には制限がないので、個人情報などの保護の必要なデータを送受信した場合に、送受信ログ情報からの情報の漏洩を防止する。
【解決手段】 保護の必要なデータを送受信した場合に、送受信ログ情報の送信者や送信元などの情報にマスクをかけて出力する。
【選択図】 図４

Description

この発明は、複合機などの通信端末装置に関し、特に保護が必要な情報などの送受信処理のログ情報の出力に関する。

複合機などの通信端末装置を用いて、読み取ったデータや保存するデータを送信したり、受信したデータを転送したり、あるいはプリントなどすることは、複合機にログインしたユーザは自由に行うことができる。しかし、これらのデータが病院のカルテや社員名簿などの個人情報であったり技術情報などの保護が必要なデータである場合は、その送受信のログ情報の表示やプリントを規制なく許可することは、情報の漏洩につながる恐れがある。

この発明の課題は、送受信ログ情報の出力内容に制限を設け、個人情報などの保護の必要なデータを含む情報の送受信処理を行った場合に、その送信先や送信元などの情報を出力しないようにすることにある。

この発明は、送受信処理のログ情報を作成して記憶するための記憶手段と、送受信ログ情報を出力するための送受信ログ情報出力手段とを有する通信端末装置において、送受信データが保護を必要とする情報を含むことを検出するための検出手段と、前記検出手段で送受信データが保護を必要とする情報を含むことを検出すると、前記記憶手段は送受信データに保護を必要とする情報を含むことを記憶し、前記記憶手段が前記保護を必要とする情報を含むことが記憶していれば、前記送受信ログ情報出力手段が所定の情報を出力しないように出力内容を制限するための制限手段とを設けたことを特徴とする。

好ましくは、前記所定の情報を、送信ログ情報中の送信先に関する情報とする。
また好ましくは、前記所定の情報を、受信ログ情報中の送信元に関する情報とすることを特徴とする。

さらに好ましくは、前記制限手段は、前記所定の情報を空白欄にする、またはマスクをかける、ことを特徴とする。

またさらに好ましくは、認証されたユーザによる送受信ログ情報の出力要求に対して、前記出力内容の制限を解除するための解除手段を設けたことを特徴とする。

さらにこの発明は、送受信処理のログ情報を作成して記憶し、送受信ログ情報を出力する通信端末装置の送受信ログ情報出力方法において、送受信データが保護を必要とする情報を含むことを検出するためのステップと、送受信データが保護を必要とする情報を含むことを検出すると、前記ログ情報に送受信データに保護を必要とする情報を含むことを記憶するためのステップと、前記ログ情報が前記保護を必要とする情報を含むことを記憶していれば、前記送受信ログ情報の出力で所定の情報を出力しないように出力内容を制限するためのステップとを設けたことを特徴とする。

好ましくは、認証されたユーザによる送受信ログ情報の出力要求に対して、前記出力内容の制限を解除するためのステップを設けたことを特徴とする。

この発明では、保護を必要とする保護対象データの送受信についての送受信ログ情報の出力時に、すべての情報を出力するのでなく出力内容に制限を設けるので、送受信ログから送受信データの内容などに関する情報が漏洩することを防止できる（請求項１〜７）。
請求項２の発明では、送信ログ情報に含む送信先に関する情報の出力を制限し、請求項３の発明では受信ログ情報に含む送信元に関する情報の出力を制限するので、情報の送受信先の特定を困難にすることができる。
請求項５、７の発明では、認証されたユーザに対しては、送受信ログ情報の内容に制限を設けることなく出力するので、保護対象データの送受信を監視させることができる。

以下に本発明を実施するための最適実施例を示す。

図１〜図７に実施例を示す。図１に、複合機２の構成を示す。４は主制御としてのＣＰＵで、６は公衆電話網に対して呼を確立するための網制御装置（ＮＣＵ：Network Control Unit）で、８は公衆電話回線を介してＧ３ファクシミリデータ等を送受信するためのモデムである。また複合機２は、ＬＡＮインターフェース１０で、ＬＡＮ１２を介し他の複合機１４やパーソナルコンピュータ１６やネットワークプリンタ１８等に接続されている。なお１９は、インターネット網である。２０はコピー機能処理部で、原稿を読み取って画データに変換するためのスキャナと画データをハードコピーするためのプリンタとを用いてコピーする。２２はスキャナ機能処理部で、スキャナで画像を読取り、パーソナルコンピュータ等に画像データを送信する等の処理を行う。２４はプリンタ機能処理部で、プリンタにネットワークプリンタ機能を持たせて、ＬＡＮ１２内のパーソナルコンピュータ１６等からの依頼に応じてネットワークプリンタとしてのプリント等を行う。２６はＧ３ファクシミリ機能処理部で、公衆回線網を介して従来のＧ３ファクシミリの送信／受信する。２８はネットワーク通信部で、インターネットファクシミリや電子メール等の送受信を行う。

３０はＬＣＤ等の表示パネル、３２は操作／入力部で、ユーザはＬＣＤ表示パネルのタッチパネルやキーボード等を用い、Ｇ３ファクシミリや電子メール送信等の送信処理を指示したり、送信データに保護が必要との指定を行う。３４はプログラム等を記憶するためのＲＯＭで、３６は送受信したデータや送受信ログ情報などの他、各種データ等を記憶するためのＲＡＭである。

３８は送受信ログ情報管理部で、送受信情報に保護対象データを含むか否かのチェックするための保護対象データ検出部４０と、送受信ログ情報と送信データに保護対象データを含んでいればこの検出結果とを記憶するためのログファイル記憶部４２とを含んでいる。さらに送受信ログ情報管理部３８は、認証されたユーザにすべてのログ情報を出力するようにユーザの認証を行うためのユーザ認証部４４と、保護対象データの検出で、宛先情報や送信元情報にマスクをかけたり空白部分にして送受信ログ情報を出力するための出力制限部４６とを設ける。なお送受信ログ情報は、表示パネル３０に表示したり、プリンタ２４で出力する。

保護対象データ検出部４０は、送受信データに「取り扱い注意」や「個人情報」等の所定のキーワードが含まれているかなどを検出する。インターネットファクシミリや電子メールでのデータであれば、メールヘッダや本文中に「取扱注意」などのメッセージが含まれているかどうかを検出する。またＧ３ファクシミリの受信では、ＮＳＳ信号で「保護が必要な情報が含まれる」等の設定が付加されていることを検出する。さらにＧ３ファクシミリの送信ではＮＳＳ信号をセットしたことや、その他送信処理時にユーザが保護対象データであるとのマニュアル指定を行ったことで、送信データが保護対象データを含むことを検出する。保護対象データ検出部４０が、送受信データに保護対象のデータを含んでいることを検出すれば、その送受信ログ情報に保護対象データであることをログファイル記憶部４２で記憶させる。そして出力制限部４６は、保護対象データを含む送受信ログ情報の出力時に、その宛先情報や送信元情報等を空白のままあるいはマスクして出力する。なお実施例での保護対象データは、病院でのカルテや社員名簿や顧客名簿など個人情報のデータや、技術情報などの機密情報や、その他の取扱いに慎重を要するデータである。

図２は、実施例の保護対象データの送受信ログ情報を出力するためのプログラム５０の構成を示す。実施例のプログラム５０には、ユーザが出力要求する送受信ログ情報に対応する送受信データが、保護対象データを含むか否かをチェックするための保護対象データ検出命令５２と、認証されたユーザには送受信ログ情報を制限せずにそのまま出力するためのユーザ認証命令５４とを設ける。プログラム５０にはさらに、認証されていないユーザによる送受信ログ情報の出力要求であれば、送受信データの送信先や送信元などの情報以外の送受信ログ情報を出力するための送受信ログ情報出力命令５６とを設ける。

図３に、実施例での保護対象データの送信を模式的に示す。実施例では、複合機２でスキャンしたデータや受信データ５８や、これらを保存した保存データ６０を、Ｇ３ファクシミリやインターネットファクシミリや電子メールなどで他機やプリンタなどへ送信データ６２として送信／転送する。図では、送信データ６２が「特許出願明細書」などのキーワードで保護対象データを含むことを検出し、「保護が必要」との属性を送信ログファイル６４にセットすることを表す。

図４，図５に実施例の送信ログ情報を、図６に受信ログ情報を示す。図４の送信ログ情報６６は送信ユーザ毎のログ情報で、図５の送信ログ情報６８は送信日時順のログ情報である。図４〜図６では、ログＮｏ．欄に送受信データに保護対象データを含むことを属性「＊」で示す。例えばＮｏ．０１１の送信データは保護対象データを含むので、この送信ログの出力時には、送信先情報と送信予約受付Ｎｏ．と詳細参照欄とにマスクをかけるかあるいは空白として出力する。図４〜図６において網掛け部分は、空白であるいはマスクをかけて出力することを示す。なお送信予約受付番号は、保護対象データの送信の予約時に複合機２が付与する受付番号で、この番号でユーザは送信状況などを確認できる。また詳細参照欄は、送信データの内容などの詳細を参照するためのボタンである。一方、Ｎｏ．０１０は保護対象データを含まないことから、すべての情報を記載して出力する。

送信処理の宛先等の情報を出力しない（空白での出力）、あるいはマスクで隠して出力することで、情報の送信が誰に対して行われたかなどを隠すことができる。なおマスクや空白で出力しない部分は、任意に定めることができる。例えば図５の送信ログ情報６８では、送信先と送信元に関する情報と、複合機２のＬＡＮ内のアドレス等の情報を出力しない。またマスクをかける部分は、送信先や送信元などの情報の全部であっても、その一部であっても良く、情報の特定が困難な範囲で出力させない。さらに管理者や権限のあるユーザへは、すべての情報を出力する。

図６の受信ログ情報７０では、Ｇ３ファクシミリ受信の送信元を特定させないために、送信元のファクシミリ番号と、送信元名とにマスクをかけて出力する。なお未登録ユーザからの送信であれば、送信元のファクシミリ番号にマスクをかけ、送信元名は「未登録」等で出力する。なお図４〜図６では、保護対象データを含むことを「＊」の属性で示すが、保護対象データの送受信ログ情報を管理するためのファイルなどを別に設けても良い。

図７に、送受信ログ情報の出力するための処理を示す。ユーザが出力要求した送受信データが保護対象のデータを含まない、すなわち送受信ログ情報に保護対象データを含むことの登録がなければ、送受信ログの通常の出力を行う（Ｓ１，Ｓ２）。保護対象データであるとの登録があり、認証されたユーザに対しては、送受信ログのすべての情報を出力する（Ｓ３，Ｓ２）。認証されていないユーザへの保護対象データの送受信ログ情報の出力は、送信ログ情報では送信先情報等を、受信ログ情報では送信元情報等を出力しないように出力内容を制限する（Ｓ４）。

実施例では、送受信データが保護対象データを含むことを検出して、これを送受信ログ情報に記載しておき、送受信ログ情報の出力時に出力内容を制限する。個人情報などの保護の必要なデータを送受信データが含む場合に、その送受信ログ情報中の送信先や送信元を特定できる情報を出力しないので、データが誰と誰との間でされているか等の情報を送受信ログなどから分からないようにできる。一方、認証されたユーザ等に対しては、すべての送受信ログ情報を出力するので、情報の不自然な流れがあれば把握できる。このように送受信ログ情報の出力内容に制限を設けるので、ログ情報からの情報漏洩を防止できる。

実施例の複合機の構成を示すブロック図 実施例での、送受信ログ情報を出力するためのプログラムの構成を示すブロック図 実施例での、保護対象データの送信を模式的に示す図 実施例での、ユーザ毎の送信ログ情報を示す図。 実施例での、送信ログ情報を示す図 実施例での、受信ログ情報を示す図 実施例での、保護対象データを送受信し、送受信ログ情報を出力するための処理を示すフローチャート

符号の説明

２ 複合機
４ ＣＰＵ
６ ＮＣＵ
８ モデム
１０ ＬＡＮインターフェース
１２ ＬＡＮ
１４ 他の複合機
１６ パーソナルコンピュータ
１８ ネットワークプリンタ
１９ インターネット網
２０ コピー機能処理部
２２ スキャナ機能処理部
２４ プリンタ機能処理部
２６ Ｇ３ファクシミリ機能処理部
２８ ネットワーク通信部
３０ ＬＣＤ
３２ 操作／入力部
３４ ＲＯＭ
３６ ＲＡＭ
３８ 送受信ログ情報管理部
４０ 保護対象データ検出部
４２ ログファイル記憶部
４４ ユーザ認証部
４６ 出力制限部

Claims (7)

1. 送受信処理のログ情報を作成して記憶するための記憶手段と、送受信ログ情報を出力するための送受信ログ情報出力手段とを有する通信端末装置において、
   送受信データが保護を必要とする情報を含むことを検出するための検出手段と、
   前記検出手段で送受信データが保護を必要とする情報を含むことを検出すると、前記記憶手段は送受信データに保護を必要とする情報を含むことを記憶し、
   前記記憶手段が前記保護を必要とする情報を含むことが記憶していれば、前記送受信ログ情報出力手段が所定の情報を出力しないように出力内容を制限するための制限手段とを設けたことを特徴とする、通信端末装置。
2. 前記所定の情報を、送信ログ情報中の送信先に関する情報とすることを特徴とする、請求項１の通信端末装置。
3. 前記所定の情報を、受信ログ情報中の送信元に関する情報とすることを特徴とする、請求項１の通信端末装置。
4. 前記制限手段は、前記所定の情報を空白欄にする、またはマスクをかける、ことを特徴とする、請求項１〜３の通信端末装置。
5. 認証されたユーザによる送受信ログ情報の出力要求に対して、前記出力内容の制限を解除するための解除手段を設けたことを特徴とする、請求項１〜４の通信端末装置。
6. 送受信処理のログ情報を作成して記憶し、送受信ログ情報を出力する通信端末装置の送受信ログ情報出力方法において、
   送受信データが保護を必要とする情報を含むことを検出するためのステップと、
   送受信データが保護を必要とする情報を含むことを検出すると、前記ログ情報に送受信データに保護を必要とする情報を含むことを記憶するためのステップと、
   前記ログ情報が前記保護を必要とする情報を含むことを記憶していれば、前記送受信ログ情報の出力で所定の情報を出力しないように出力内容を制限するためのステップとを設けたことを特徴とする、通信端末装置の送受信ログ情報出力方法。
7. 認証されたユーザによる送受信ログ情報の出力要求に対して、前記出力内容の制限を解除するためのステップを設けたことを特徴とする、通信端末装置の送受信ログ情報出力方法。

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