JP2007305104A - アクセス履歴情報を保存するためにバーコードを用いた文書管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】メタデータ、特に文書に関するアクセス履歴情報を管理する。
【解決手段】文書の電子コピーと、アクセス履歴を含むメタデータを取得するステップと、メタデータを表すバーコードデータを作成するステップと、次の（ｃ１）から（ｃ４）までの少なくとも一つをおこなうステップと、（ｃ１）前記文書と前記バーコードデータとを記録媒体に印刷する、（ｃ２）前記文書と前記バーコードデータとを表示装置に表示する、（ｃ３）前記文書と前記文書に関連したバーコードデータとを保存する、（ｃ４）前記文書と前記文書に関連したバーコードデータとを外部装置に送信する、を備える。
【選択図】図２

Description

本発明は、文書管理の方法とシステムに関し、特に、文書管理における、２次元バーコードといったバーコードの応用に関する。

多くの電子文書管理システムは、文書に関するメタデータを保存する。例えば、マイクロソフトウィンドウズ（登録商標）は、文書が作成、修正、アクセスされた日時、記憶場所、サイズ、題名、主題、作者、カテゴリー、キーワード、コメント等を含む文書に関する情報を保存する。組織の複数の構成員がサーバー上で文書を作成、修正、アクセスできるよう、しばしば大きな組織で使用される、サーバー主体の文書管理システムは、各々の文書についてより広範なメタデータ、例えばアクセス履歴（文書がいかなるユーザーにより、またいかなる日時において作成、修正、閲覧、コピー、印刷および／またはスキャンされたかの記録）、アクセスコントロール情報、文書保有規定情報、カテゴリー、各々の文書が属する組織やプロジェクト、経路情報等といったメタデータを保存する。文書管理システムによって保存されたメタデータの種類は、そのシステムを採用する組織の必要に応じてしばしば調整される。文書管理システムは、ユーザーが文書を整理し、文書を検索するのを助けるためにメタデータを使用する。

しかしながら、文書が印刷されたとき、ほとんどのメタデータは通常印刷文書においては保持されない。サーバー主体の文書管理システムには、印刷文書のフッター（もしくは別のどこか）に、固有の文書番号を含むものもある。マイクロソフトワード（登録商標）はまた、印刷文書にある種のメタデータを（例えば、フィールドコードを挿入する等によって）ユーザーが入れられるようになっている。印刷されたメタデータは通常、テキスト文字列として印刷される。実際問題として、文書に付随して印刷されることのできるメタデータの量は制限される。

バーコードは、様々な目的のために印刷文書に使用されてきた。例えば、アメリカ特許文書には表紙にバーコードが印刷されている。

本発明は、メタデータ、特に文書に関するアクセス履歴情報を、印刷文書にコード化し印刷するために、２次元バーコードや他の機械読み取り可能な記号を使用する方法と装置とを対象とするものである。

本発明の一つの目的は、２次元バーコードや他の形態の機械読み取り可能な記号の中にアクセス履歴情報を有する印刷文書を提供することにある。

本発明のもう一つの目的は、印刷文書が印刷、コピーまたはスキャンされたときに、その文書のアクセス履歴情報を更新するための方法と装置とを提供することにある。

本発明のさらなる特徴と効果は、後の記述により記載され、一部はこの記述により明らかとなり、もしくは本発明の実施によって確認されうる。本発明の目的や他の効果は、明細書と請求の範囲及び添付の図で特に挙げられた構成によって実現し達成されるであろう。

上述の及び他の効果を達成するため、そして本発明の目的に従って、具現化され広く説明されているように、本発明により、（ａ）文書の電子コピーと、前記文書のアクセス履歴を含む、前記文書に関するメタデータとを取得するステップと、（ｂ）前記メタデータを表すバーコードデータを作成するステップと、（ｃ） 次の（ｃ１）から（ｃ４）までの少なくとも一つを行うステップと、（ｃ１）前記文書と前記バーコードデータとを記録媒体に印刷する、（ｃ２）前記文書と前記バーコードデータとを表示装置に表示する、（ｃ３）前記文書と前記文書に関連した前記バーコードデータとを保存する、（ｃ４）前記文書と前記文書に関連したバーコードデータとを外部装置に送信する、を備えるコンピュータ上の文書を管理する方法が提供される。

印刷モードでは、文書と、アクセス履歴情報を含むメタデータを表すバーコードとは記録媒体上に印刷される。バーコード作成モードでは、前記バーコードデータは文書と関連付けて保存される。スキャンまたはコピーモードでは、（ａ１）文書に関するメタデータを含むバーコードを有する前記文書のオリジナルコピーをスキャンし、（ａ２）前記スキャンされた文書の中からバーコードを検出し、前記バーコードの中からメタデータを抽出し、（ａ３）前記文書をスキャンした記録をアクセス履歴に付け加えることによって、前記メタデータを更新する、ことによって前記文書とメタデータとが取得される。

別の観点では、本発明により、（ａ）文書のアクセス履歴を含む前記文書に関するメタデータを含むバーコードを有する前記文書のオリジナルコピーをスキャンするステップと、（ｂ）前記スキャンされた文書の中からバーコードを検出し、前記バーコードの中からメタデータを抽出するステップと、（ｃ）前記文書と前記メタデータとを保存するステップと、を備えるコンピュータ上の文書を管理する方法が提供される。

本発明はまた、データ処理装置に上記の方法を実行させるコンピュータプログラム製品も対象としている。

さらに他の観点では、本発明により、ハードコピー文書をスキャンするスキャン部と、文書を印刷する印刷部と、文書や文書に関するメタデータを保存する記憶装置と、前記スキャン部、前記印刷部および前記記憶装置に接続されたコンピュータであって、 （ａ）記憶装置または外部装置から文書と、前記文書のアクセス履歴を含む前記文書に関するメタデータとを取得し、（ｂ）前記スキャン部、前記記憶装置または外部装置から受け取った前記文書中のバーコードを検出し、前記検出されたバーコードからメタデータを抽出し、（ｃ）アクセス履歴に現在のスキャン、印刷、または保存の動作の記録を付け加えることによって前記メタデータを更新し、（ｄ）更新されたメタデータを表すバーコードデータを作成し、（ｅ）作成されたバーコードと文書とを関連付ける、デジタルスタンプエンジンを含む前記コンピュータと、を含む文書管理システムが提供される。

前述の概略の説明と後述の詳細な説明とはいずれも例示的な説明のためのものであり、請求項に記載された発明の更なる説明を提供しようとしていることは理解されるべきである。

２次元バーコード（２ｄバーコード）は、データをコード化するための機械読み取り可能な記号の一種である。２ｄバーコードは、テキスト、数字、画像やバイナリデータストリームをコード化するのに一般的に使用することができ、そして身分証明カード、出荷ラベル、証明書や他の文書等に使用されてきた。広く使われる２ｄバーコード規格の一つは、ＰＤＦ４１７規格であり、そのような２ｄバーコードを印刷し読み取るソフトウェア、ハードウェア製品は入手可能である。カラーバーコードもまた提案されている。

本発明の実施の形態によれば、文書に関するメタデータは、２ｄバーコード（時にはデジタルスタンプと呼ばれる）としてコード化されており、文書が印刷されたときに文書に記載される。メタデータは、例えば任意のユーザーと日時における文書の作成、修正、閲覧、コピーおよび／または印刷の記録といった文書のアクセス履歴を含む。メタデータはまた、以下のものを一つ以上含む：記憶場所、サイズ、題名、主題、作者、カテゴリー、キーワード、コメント、アクセスコントロール情報（例えば誰が文書に対していかなるアクセスレベルを有するか）、文書に関する文書保有規定（文書がサーバー上にどれくらいの期間保持されるか）、各々の文書が属する組織やプロジェクトの情報、経路情報、そして文書に関する他の望ましいメタデータ。本発明の他の実施の形態によれば、そのようなバーコードを含んだ印刷文書がスキャンされまたはコピーされる際に、スキャナーかコピー機が文書をスキャンし、バーコードを検出し、バーコードの中にコード化されたメタデータを抽出して、行われたスキャンやコピーの動作の記録を付け加えることなどによってメタデータを更新し、（コピー機の場合には）更新されたメタデータを更新されたバーコードの中にコード化し、更新されたバーコードが付加された文書を印刷する。これらのステップはプリンタ、スキャナーまたはコピー機に内蔵されたプロセッサーあるいは、プリンタ、スキャナーまたはコピー機に接続された外部のコンピュータによって、実行される。

図１は、本発明の一実施の形態の文書管理システムを示している。文書管理システム１０は、１つ以上のクライアント１２に接続されたサーバー１１、１つ以上のスキャナー１３、１つ以上のプリンタ１４、文書を保存する１つ以上の大容量の記憶装置１５（しばしばサーバーの一部と考えられる）を備えている。スキャナー１３とプリンタ１４は別々の装置として示されているが、物理的には同じ装置であってもよい；例えば、コピー機／スキャナー／プリンタ多機能機といった類のスキャン部やプリント部でもあってもよい。スキャナー１３とプリンタ１４には、ユーザーがスキャナーやプリンタを通してシステムを操作できるように、ユーザーインターフェイスパネルが備えられていてもよい。サーバー１１は、複数の文書を当該文書に関するメタデータとともに記憶装置１５に保存する。そのサーバー１１は、（ハードウェアか、ROMにロードされたソフトウェアによって実現される）デジタルスタンプエンジン１１ａを備えており、それは電子文書から２ｄバーコードを抽出してデコードし、望ましいメタデータを２ｄバーコードとしてコード化するよう機能する。この実施の形態では、サーバー１１は、中央処理装置(CPU)、ランダムアクセスメモリー(RAM)、読み取り専用メモリー(ROM)を備えており、そしてデジタルスタンプエンジン１１ａはROMの中に保存されたソフトウェアによって実現されRAMとともにCPUによって実行される。このシステムは、後に説明される様々な文書のワークフローをサポートする。文書管理システム１０はさらに、従来の文書管理システムによって行われている文書やメタデータの管理機能も実行してもよい。

第１のワークフロー（図２）においては、それは便宜のために「印刷モード」と呼ばれるが、文書管理システム１０は、クライアント１２の要求により、メタデータがコード化されたバーコードが印刷文書上に付加された電子文書を印刷することができる。クライアント１２は、印刷文書上にメタデータをバーコードとして印刷することの要求を含む印刷要求を出す（ステップＳ２１）。オプションとして、ユーザー認証情報（例えばユーザーＩＤとパスワード）が、文書を印刷するためにクライアント１２（ユーザー）から要求されうる（ステップＳ２２）。サーバー１１は、文書（ステップＳ２４）と、当該文書に関するメタデータ（ステップ２４）とを取得する。印刷される文書（ソース文書）は記憶装置１５に保存されている文書、あるいはクライアント１２によって与えられた文書であってもよい。ソース文書は、例えば文書処理アプリケーション、表計算アプリケーション、グラフィックアプリケーション、eメールアプリケーション、ウェブブラウザーアプリケーション、スキャナー、デジタルカメラ等の、いかなる適切なソースから作り出されてもよい。もしソース文書が記憶装置に保存されていると、サーバー１１は、文書とバーコードの中に含まれているメタデータとを読み出す。もし文書がクライアント１２から与えられるならば、クライアント１２はまた含まれるべき望ましいメタデータを提供する。デジタルスタンプエンジン１１ａはメタデータを表すバーコードを作成し（ステップＳ２６）、プリンタ１４は印刷文書の一部としてバーコードを有する文書を印刷する（ステップＳ２７）。印刷では通常、（マイクロソフトワード（登録商標）のような）文書を操作するために使われるアプリケーションプログラムと、プリンタをコントロールするプリンタドライバの両方の動作を伴う。デジタルスタンプエンジン１１ａは、文書の中にバーコードを挿入するためにアプリケーションプログラムおよび／またはプリンタドライバとで相互に作用する。これがいかに達成されるかについての仕組みは、当業者には容易に理解されるので、ここでは詳細に説明しない。デフォルトの設定もしくはユーザーの選択のいずれかによって、バーコードは文書のどこにでも印刷されることができるが、好ましくは、文書の最初または最後のページの余白かフッター部分に印刷される。もし希望されれば、バーコードは文書のすべてのページに印刷されてもよい。バーコードと文書とが同一の記録媒体に印刷されるということは、文書の少なくとも一部分が印刷される、物理的に同一片の記録媒体（例えば１枚の紙）にバーコードが印刷されるということである。例えば、別の粘着ラベルにバーコードを印刷し、文書が印刷された媒体（例えば１枚の紙）に後でそのラベルを貼るということは除かれる。好ましくは、バーコードを作成する前に、デジタルスタンプエンジン１１ａが、サーバー１１により読み出されまたはクライアント１２により与えられたメタデータを、アクセス履歴に現在の印刷動作の記録、例えば印刷要求をしたユーザーと印刷要求の時刻の記録を含めるために更新する（ステップＳ２５）。更新されたメタデータにはさらに他の情報が含まれてもよい。もし希望されれば、デジタルスタンプエンジン１１ａは、バーコードを作成する前にメタデータを暗号化する。

第２のワークフロー（図３）においては、それは便宜のために「バーコード作成モード」と呼ばれるが、クライアント１２の要求により、システム１０は、電子文書（ソース文書）と当該文書に関するメタデータとを処理し、メタデータがコード化されたバーコード画像を作成し、作成されたバーコードと処理された文書とを関連付けて（例えば、処理された文書の中にそれを組み込む）、処理された文書を関連するバーコードとともに電子文書として記憶装置１５の中に保存するか、表示装置上に表示するか、別のコンピュータ（クライアント１２かシステムの外部のコンピュータ）に送信するかのいずれかを行う。保存された文書が後に印刷または表示されるか、送信された文書が印刷されまたは別のコンピュータに表示されるかすると、デジタルスタンプエンジンによって作成された関連するバーコードは、印刷文書または表示された文書の一部として、印刷または表示される（さらなる更新又は新しいバーコードの作成がされる場合もあるし、されない場合もある）。ある一例では、ソース文書も処理された文書も「ワード」の文書であり、作成されたバーコードは、対象物としての処理された「ワード」文書の中に組み込まれている。別の例では、ソース文書は「ワード」文書であり、処理された文書はＰＤＦ文書であって、そのＰＤＦ文書では、作成されたバーコードは、ワード文書の内容を表すＰＤＦイメージの一部分である。他の望ましいフォーマットの文書も処理されることができる；一般的に、ソース文書と処理された文書は同一の文書フォーマットまたは異なるフォーマットであってもよい。バーコードと文書とは、文書の中にバーコードを組み込むことによって関連付けられるが、それは、文書のフォーマットと整合するいずれの適切な方法によってもなされてもよく、あるいは文書にリンクされた別のファイルとしてバーコードを適切な方法で保存する方法によってなされてもよい。同様に、文書とバーコードは、文書の中に組み込まれたバーコードとともに、または文書とともに送信された別のファイルに保存されたバーコードとともに、送信されることができる。その別のファイルは後に、文書が印刷か表示されるときに、文書に組み込まれてもよい。第２のワークフローでは、システムはメタデータを第１のワークフロー（ステップＳ３１からＳ３６）と同様に処理するが、バーコードが付加された処理された文書は、第１のワークフローにおけるようにプリンタ１４から印刷されるというよりもむしろ、保存、表示あるいは送信される。

第３のワークフロー（図４）においては、それは便宜のため「コピーモード」と呼ばれるが、文書管理システム１０は、メタデータを含むバーコードを有する、印刷文書（オリジナル文書）のハードコピーを作ることができ、コピーされた文書には更新されたメタデータを含むバーコードがついている。これを行うために、ユーザーはスキャナー１３かコピー機にオリジナル文書を配置し、スキャナーかコピー機上のユーザーインターフェイスを通じてコピー要求を出す（ステップＳ４１）。オプションとして、システム１０は文書をコピーするのに、ユーザーにユーザー認証情報（例えばユーザーＩＤとパスワード）の入力を要求してもよい（ステップＳ４２）。スキャナー１３は、オリジナル文書をスキャンしてスキャンされた電子文書とする（ステップＳ４３）。デジタルスタンプエンジン１１ａは、スキャンされた文書の中のバーコードを検出し、バーコードに含まれるメタデータを抽出する（メタデータが暗号化されていたらそれを解読することも含む）（ステップＳ４４）。例えばコピーをとっているユーザーやコピー時間に関する情報を付け加えることによって、デジタルスタンプエンジン１１ａは、メタデータを更新する（ステップＳ４５）。メタデータには他の望ましい更新がなされてもよい。もし希望されれば、デジタルスタンプエンジン１１ａは、メタデータを暗号化する。そしてデジタルスタンプエンジン１１ａは、更新されたメタデータを表す新たなバーコードを作成し（ステップＳ４６）、それをスキャンされた文書に組み込み、プリンタ１４は、オリジナル文書の中のバーコードを置き換えた新しいバーコードをコピーされた文書の一部として有する文書を印刷する（ステップＳ４７）。前記の通り、スキャナー１３とプリンタ１４はコピー機またはスキャナー／プリンタ／コピー機多機能機のスキャン部と印刷部であってもよい。もしユーザーが希望すれば、バーコードを有する文書のハードコピーを作って、そのコピーにはバーコードが付いていないコピーを作るためにシステムは使われることもできる。この場合、ステップ４５は省略され、ステップＳ４６で新しいバーコードを組み込むことなしに文書から現在付いているバーコードを取り除くであろう。この筋書きは、新しいバーコードが空欄である場合のバーコード置き換えステップ（ステップＳ４６）としても見ることができる。

第４のワークフロー（図５）においては、それは便宜のため「スキャンモード」と呼ばれるが、文書管理システム１０は、メタデータを含むバーコードを有する印刷文書（オリジナル文書）をスキャンし、バーコードからメタデータを抽出し、（オプションとして）メタデータを更新し、（オプションとして）更新されたメタデータを表す新しいバーコードを作成して、スキャンされた文書の中に新しいバーコードを組み込んで現在付いているバーコードと置き換え、ユーザーの選択に従い、サーバー１１上にスキャンされた文書の電子版を保存、またはメタデータおよび／またはバーコードとともに別の装置に送信する。このワークフローでは、システム１０は文書を第３のワークフロー（ステップＳ５１からＳ５６）と同様にスキャンし処理するが、バーコード付のスキャンされた文書は、第３のワークフローにおけるようにプリンタ１４から印刷されるというよりもむしろ、保存、表示あるいは送信される（ステップＳ５７）。このワークフローは、印刷文書上のバーコードの中に含まれるメタデータを再生するのに使われることができる。再生されたメタデータは、サーバー１１上で保存されるのが好ましく、ユーザーの望みどおりに、文書自体がサーバー１１上に保存されることができるし、あるいは別の装置に送信されることもできる。例えば、文書はサーバー１１上に保存され、従来の方法で（すなわちメタデータを表すために文書の中にバーコードを組み込むことなしに）使用されてもよい。文書はまた、第２ワークフローにおいて作成された文書と同様に、更新されたメタデータを含むバーコードに関連付けて（組み込まれたバーコードあるいは別個のバーコードファイルとして）保存されてもよい。その文書は、従来の形式のメタデータとともに、またはメタデータを表すバーコードと関連付けて、またはいずれのメタデータも付随することなく、別の装置に送信されることもできる。このワークフローのもう一つのアプリケーションでは、もしスキャンされた文書におけるバーコードがメタデータの一部として経路情報を含むなら、特定のユーザー（クライアント）や特定の周辺装置に送信するといったように、スキャンされた文書を自動的に送るのに使用されることができる。

第４のワークフローの変形（スキャンモードの変形）として、デジタルスタンプエンジン１１ａはスキャンされた文書におけるバーコードを検出し、メタデータを抽出し、スキャンされた文書からバーコードデータを取り除き、そして更新されたメタデータを表す新しいバーコードを作成することなくメタデータを従来の方法で保存する。そのような保存された文書やメタデータはいかなる文書管理システムによっても使用されることができ、そして、第１のワークフロー（印刷モード）の方法を使用することによって、更新されたメタデータをコード化したバーコードを備える文書を印刷するために印刷され、または更新されたメタデータをコード化したバーコードを作り出すために第２のワークフローを用いて処理されることができる。

第５のワークフローにおいては、それは便宜のため「バーコード更新モード」と呼ばれるが、文書管理システム１０は、その文書に関連したバーコードを有する電子文書を処理し、メタデータを抽出し更新し、更新されたメタデータを用いて新しいバーコードを作成することができる。新しいバーコードは、現在付いているバーコードと置き換えられて文書と関連付けられ（組み込まれたバーコードや、別個のバーコードファイルとして）、そしてその文書と更新されたバーコードはサーバー１１に保存し直され、表示され、クライアント１２に戻されるか、外部の装置に送信される。このワークフローにおけるステップは、第４のワークフロー（「スキャンモード」）のステップＳ５４からＳ５７に概ね類似するが、バーコードが検出される電子文書は、第４のワークフローのようにスキャナー１３からスキャンされる文書ではなく、すでにサーバー１１上に保存されているか、クライアント１２から提供される文書である。

本発明の実施の形態による文書管理システム１０は、一つ以上の上記のワークフローをサポートする。上記の説明でわかるとおり、ほとんどのワークフロー（４番目のワークフローの変形を除く――下記参照）は、文書の電子コピーと、文書に関するメタデータとを取得して、メタデータを表すバーコードの日付を作り出すプロセスを含む。このプロセスの入力終了の時点では、この文書とメタデータは、記憶装置１５かクライアント１２か、スキャナー１３から提供される。このプロセスの出力終了の時点では、この文書とメタデータを表すバーコードは同一の記録媒体に印刷され、後の使用のために相互に関連付けて記憶装置の中に保存され、表示装置において一緒に表示され、他の装置で使用されるように相互に関連付けて当該他の装置に送信されることができる。スキャンモードの変形は、スキャンされた文書の中のバーコードからメタデータを抽出し、メタデータを表すバーコードを再び作り出すことなく従来の方法でメタデータを保存することができる。

図１に図示された文書管理システム１０は、バーコードが中央から更新され管理されて多くのユーザー（クライアント）に貢献できるように、クライアント／サーバー構造に基づいている。この構造は、組織によって使用されるのに適している。別の実施例では、この文書管理システム１０は、スキャナーとプリンタに接続されるパーソナルコンピュータを含み、その場合、デジタルスタンプエンジン１１ａはＰＣ上で使用されるソフトウェアとして構築される。上記で説明された様々なワークフローは、ＰＣがサーバー１１とクライアント１２の両方の役割を担う点を除いては、クライアント／サーバー環境と同様に機能する。

別の実施の形態では、デジタルスタンプエンジン１１ａの機能のすべてまたは一部は、プリンタ、スキャナー、コピー機、またはプリンタ／スキャナー／コピー機複合機能機の処理装置の中に属していてもよい。一例（図６）としては、上述の第３のワークフロー（コピーモード）をスタンドアローン構成で、すなわち、外部装置のリソースを使用せずに、実行できるコピー機が挙げられる。このためには、コピー機は、第３のワークフローにおけるバーコード検出、メタデータの抽出と更新、新しいバーコードの作成と組み込み等のステップを実行するためのソフトウェアがロードされたプロセッサーを備えている必要がある。もう一つの例としては、バーコードの作成機能を実行するソフトウェアがロードされたプロセッサーを備えるプリンタが挙げられる。

上記の説明から、本発明の実施の形態の特徴は、文書に関するメタデータを表すバーコードを有する、印刷文書を作り出すことであることがわかる。本発明の効果の１つは、メタデータが２ｄバーコードの形式で文書にとどまり、印刷された形態でも文書がこのデータを保持できる点である。印刷文書の中にメタデータを含めることは、文書を扱い管理する上で多くの実用的な効果がある。例えば、メタデータは人間のオペレータによって書類を分類する際の問題を正すのに使われることができる。メタデータは、デジタルスキャナーからスキャンされた文書の流れを自動的に文書ワークフローシステムに誘導するのに使われることができる。一度メタデータを備える文書が作られると、文書管理における人為的な誤りの可能性は大幅に減じられる。文書における問題を、ユーザーにまで遡って突き止めることができる。経路情報は、文書が紙に印刷されたときには失われず、後にスキャンされて電子形式に戻される。

本発明の好ましい実施の形態では、メタデータをコード化するために２ｄバーコードを使用する。他の機械読み取り可能な記号もまた使用されてもよい。例えば、１次元バーコードも使用されてもよいが、そのようなバーコードはすべての望ましいメタデータを保存する充分なデータ容量を有しない。白黒とカラーの両方の２ｄバーコードが使用されてもよい。必要ならば複数のバーコードも使用されてもよい。この明細書で使用されている通り、「バーコード」という用語は、１ｄと２ｄバーコードを含むがこれらのみに限定されずいかなる機械読み取り可能な、情報を含む記号をいうと広く理解されるべきである。文脈によって、「バーコード」という用語は、印刷されたまたは表示された形式のそのような機械読み取り可能な記号、または、印刷や表示されるとバーコードとして表示される電子形式のデータを意味してもよい。「バーコードデータ」とは、そのような電子形式のデータを意味する。

電子形式の文書は、過渡的にしか存在せず、文書の異なる部分を表す複数の電子信号は同時には存在しないかもしれないと理解されるべきである。例えば、本発明のコピーモードにおいては、オリジナル画像のハードコピーの一部（物理的な１ページまたは１ページの一部分）がスキャンされて印刷され、オリジナル画像の次の部分がスキャンされて印刷される前に、そのデータが廃棄もしくは部分的に廃棄されて、実行可能となる。ソース文書や処理された文書の異なる部分が異時点で過渡的にしか存在しないとしても、そのような実行は本発明の範囲に含まれる。

上記の説明では、記録媒体上に文書とメタデータを含むバーコードとを印刷する場合について説明がなされたが、文書が印刷される物理的な媒体にメタデータを保存するという他の方法もある。情報を記録することのできる紙の中にＩＣタグを組み込むことが提案されてきた。よって、本発明の別の実施の形態によると、メタデータはそのようなＩＣタグの上に記録されてもよい。本発明のさらに別の実施の形態によると、例えばＵＶインク、磁性インク等の目に見えないインクを用いて記録媒体の上にメタデータは記録されてもよい。そのような手段を用いると、メタデータは印刷文書とともに記録媒体に保持され、ＩＣタグか目に見えないインクで記録された情報を検出し再生する特別な検出機を用いることによって、文書がコピーかスキャンされたときにメタデータが再生される。バーコードの中にメタデータをコード化する方法だけでなく、このようなすべての方法も、記録媒体上にある機械でのみ読み取り可能なメタデータの表示を記録し再生する。

本発明の趣旨や範囲を逸脱することなく、本発明の選択的な画像コード化と置換の方法および装置の、様々な修正や変更が可能であることは当業者にとって明らかであろう。よって、添付の特許請求の範囲とその均等の範囲内の修正と変更も、本発明に包含されるものである。

図１は、本発明の実施の形態による文書管理システムを示す図である。 図２は、本発明の実施の形態による印刷モードを示すフローチャートである。 図３は、本発明の実施の形態によるバーコード作成モードを示すフローチャートである。 図４は、本発明の実施の形態によるコピーモードを示すフローチャートである。 図５は、本発明の実施の形態によるスキャンモードを示すフローチャートである。

Claims (20)

1. （ａ）文書の電子コピーと、前記文書のアクセス履歴を含む、前記文書に関するメタデータとを取得するステップと、
   （ｂ）前記メタデータを表すバーコードデータを作成するステップと、
   （ｃ）次の（ｃ１）から（ｃ４）までの少なくとも一つを行うステップと、
   （ｃ１）前記文書と前記バーコードデータとを記録媒体に印刷する
   （ｃ２）前記文書と前記バーコードデータとを表示装置に表示する
   （ｃ３）前記文書と前記文書に関連する前記バーコードデータとを保存する
   （ｃ４）前記文書と前記文書に関連するバーコードデータとを外部装置に送信する
   を備えるコンピュータ上の文書を管理する方法。
2. 前記メタデータが、記憶場所、サイズ、題名、主題、作者、カテゴリー、キーワード、コメント、アクセスコントロール情報、文書保有情報、組織やプロジェクトの情報、経路情報、のうち少なくとも一つをさらに含む、請求項１に記載の方法。
3. 前記ステップ（ａ）では、前記文書の保存された電子コピーと前記メタデータとを記憶装置から読み出す、請求項１に記載の方法。
4. 前記ステップ（ａ）に先立って、ユーザーから印刷要求を受け取るステップをさらに備え、
   前記ステップ（ａ）は、前記文書の保存された電子コピーと前記メタデータとを記憶装置から読み出すステップを有し、
   前記ステップ（ｃ）は、前記ステップ（ｃ１）を行うステップを有する、
   請求項１に記載の方法。
5. 前記ステップ（ａ）に先立って、ユーザーからバーコードを作成する要求を受け取るステップをさらに備え、
   前記ステップ（ａ）は、前記文書の保存された電子コピーと前記メタデータとを記憶装置から読み出すステップを有し、
   前記ステップ（ｃ）は、前記ステップ（ｃ１）を行うステップを有する、
   請求項１に記載の方法。
6. 前記ステップ（ａ）が、
   （ａ１）前記文書に関するメタデータを含むバーコードを有する前記文書のオリジナルコピーをスキャンするステップと、
   （ａ２）前記スキャンされた文書の中からバーコードを検出し、前記バーコードの中からメタデータを抽出するステップと、
   （ａ３）前記文書をスキャンした記録をアクセス履歴に付け加えることによって、前記メタデータを更新するステップと、を有する、
   請求項１に記載の方法。
7. 前記ステップ（ａ）に先立って、ユーザーからコピー要求を受け取るステップをさらに備え、前記ステップ（ａ）は、
   （ａ１）前記文書に関するメタデータを含むバーコードを有する前記文書のオリジナルコピーをスキャンするステップと、
   （ａ２）前記スキャンされた文書の中からバーコードを検出し、前記バーコードの中からメタデータを抽出するステップと、
   （ａ３）前記文書をスキャンし印刷した記録をアクセス履歴に付け加えることによって、前記メタデータを更新するステップと、を有し、
   前記ステップ（ｃ）は、ステップ（ｃ１）を行うステップを備え、オリジナル文書における前記バーコードが、前記印刷されたバーコードに置き換えられる、
   請求項１に記載の方法。
8. 前記ステップ（ａ）に先立って、ユーザーからスキャン要求を受け取るステップをさらに備え、前記ステップ（ａ）は、
   （ａ１）前記文書に関するメタデータを含むバーコードを有する前記文書のオリジナルコピーをスキャンするステップと、
   （ａ２）前記スキャンされた文書の中からバーコードを検出し、前記バーコードの中からメタデータを抽出するステップと、
   （ａ３）前記文書をスキャンした記録をアクセス履歴に付け加えることによって、前記メタデータを更新するステップと、を有し、
   前記ステップ（ｃ）は、前記ステップ（ｃ３）を行うステップを有する、
   請求項１に記載の方法。
9. （ｄ）前記バーコードデータ作成ステップ（ｂ）の前に、現在の印刷、表示、保存および送信動作の記録をアクセス履歴に付け加えることによって、前記ステップ（ａ）で得られた前記メタデータを更新するステップをさらに含む、請求項１に記載の方法。
10. （ｅ）前記ステップ（ｃ）に先立って、ユーザー認証情報を受け取るステップをさらに含む、請求項１に記載の方法。
11. 前記バーコードデータは、２次元のバーコードデータである、請求項１に記載の方法。
12. 前記バーコードデータは、カラーバーコードデータである、請求項１に記載の方法。
13. （ａ）文書のアクセス履歴を含む前記文書に関するメタデータを含むバーコードを有する前記文書のオリジナルコピーをスキャンするステップと、
    （ｂ）前記スキャンされた文書の中からバーコードを検出し、前記バーコードの中からメタデータを抽出するステップと、
    （ｃ）前記文書と前記メタデータとを保存するステップと、
    を備えるコンピュータ上の文書を管理する方法。
14. データ処理装置を制御するためのコンピュータが読み取り可能なコードが具現化されたコンピュータが利用可能な媒体を含むコンピュータプログラム製品であって、前記コンピュータが読み取り可能なコードは、前記データ処理装置が、
    （ａ）文書の電子コピーと、前記文書のアクセス履歴を含む、前記文書に関するメタデータとを得るステップと、
    （ｂ）前記メタデータを表すバーコードデータを作成するステップと、
    （ｃ）次の（ｃ１）から（ｃ４）までの少なくとも一つを行うステップと、
    （ｃ１）記録媒体上に、前記文書と前記バーコードデータとを印刷する、
    （ｃ２）表示装置上に、前記文書と前記バーコードデータとを表示する、
    （ｃ３）前記文書と前記文書に関連する前記バーコードデータとを保存する、
    （ｃ４）前記文書と前記文書に関連する前記バーコードデータとを外部装置に送信する、
    を含む、文書を管理するための処理を実行するよう構成されている、コンピュータプログラム製品。
15. データ処理装置を制御するためのコンピュータが読み取り可能なコードが具現化されたコンピュータが利用可能な媒体を含むコンピュータプログラム製品であって、前記コンピュータが読み取り可能なコードは、前記データ処理装置が、
    （ａ）文書のオリジナルコピーをスキャンすることによって得られる前記文書のバーコードを検出し、前記検出されたバーコードから、前記文書のアクセス履歴を含むメタデータを抽出するステップと、
    （ｂ）前記文書と前記メタデータとを保存するステップと、
    を含む、文書を管理するための処理を実行するよう構成されている、コンピュータプログラム製品。
16. ハードコピー文書をスキャンするスキャン部と、
    文書を印刷する印刷部と、
    文書や文書に関するメタデータを保存する記憶装置と、
    前記スキャン部、前記印刷部および前記記憶装置に接続されたコンピュータであって、（ａ）記憶装置または外部装置から、文書と、前記文書のアクセス履歴を含む、前記文書に関するメタデータとを取得し、（ｂ）前記スキャン部、前記記憶装置または外部装置から受け取った前記文書中のバーコードを検出し、前記検出されたバーコードからメタデータを抽出し、（ｃ）アクセス履歴に現在のスキャン、印刷、または保存の動作の記録を付け加えることによって前記メタデータを更新し、（ｄ）更新されたメタデータを表すバーコードデータを作成し、（ｅ）作成されたバーコードと文書とを関連付けるデジタルスタンプエンジンを含む前記コンピュータと、
    を含む文書管理システム。
17. 前記メタデータが記憶場所、サイズ、題名、主題、作者、カテゴリー、キーワード、コメント、アクセス履歴、文書保有情報、組織やプロジェクトの情報、経路情報、のうち一つ以上をさらに含む、請求項１６に記載の文書管理システム。
18. 前記バーコードデータが２次元のバーコードデータである、請求項１７に記載の文書管理システム。
19. 前記バーコードデータはカラーバーコードデータである、請求項１７に記載の文書管理システム。
20. 記録媒体に文書を印刷するステップと、
    前記記録媒体に、前記文書のアクセス履歴を含む、前記文書に関するメタデータの機械のみによって読み取り可能な表示を印刷するステップと、
    を有する、文書を電子的に管理する方法。

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