JP2007213171A - 文書管理装置、該プログラム、及び該方法 - Google Patents

Abstract

【課題】文書の戦略性に応じた重要度をその文書ファイルに付加し、その重要度に応じた見直し期日が到来したら、その文書ファイルの見直しを促す文書管理装置を提供する。
【解決手段】文書ファイルデータと文書ファイル関連データとを取得する取得手段２と、前記文書ファイルデータの重要度に応じて該文書ファイルデータを見直す期間を設定する見直し期間設定手段３と、前記見直し期間に基づいて該文書ファイルデータを見直す期日である見直し期日が到来したか否かを判定する第１の判定手段４と、前記第１の判定手段４に基づいて前記文書ファイルデータの見直しを促す旨を通知する第１の通知手段５と、を備える文書管理装置により、上記課題の解決を図る。
【選択図】図１

Description

本発明は、電子化された文書ファイルの管理に関する。

近年、例えば、ＩＳＯ（国際標準化機構）規格の認証を受けたり、認証後の定期的審査を受けたりして、品質管理の向上を図ることが求められている。このような品質管理は、いわゆるＰＤＣＡサイクル（計画（Ｐｌａｎ）→実行（Ｄｏ）→確認（Ｃｈｅｃｋ）→見直し（Ａｃｔ．））に基づいて、対象となる製品に関する文書ファイルを見直し、必要に応じて更新する必要がある。また、更新のみならず、以前の文書ファイルをトレースできるようになっている必要もある、よって、品質管理においては、常に最新の内容に文書をしておくと共に、履歴も残しておくという文書管理を行うことが重要となっている。従来、文書を管理するため、例えば、特許文献１、特許文献２、特許文献３、特許文献４の発明が開示されている。

特許文献１では、アクセス頻度と利用者ＩＤにより文書ファイルを管理し、利用者自身が作成した文書の中で一定期間アクセスの無い文書ファイルのみを削除する不要文書一括削除装置が開示されている。

特許文献２では、記憶装置に格納されている使用頻度の低い文書ファイルを外部装置へ転送すると共に、当該記憶装置からその文書ファイルを削除する電子ファイリング装置が開示されている。

特許文献３では、各文書ファイルに重要度を表す属性情報を設定し、保管期限の経過後、その属性情報の値が基準値より小さい文書ファイルのみを削除する文書管理装置が開示されている。

特許文献４では、使用頻度の低い文書ファイルが第１のユーザに通知され、その通知に基づいてその第１のユーザによりその文書ファイルが仮に削除され、その削除情報が第２のユーザに通知され、その第２のユーザにより最終的な判断がなされて、実際に削除が行われる文書管理装置が開示されている。
特開平６−２５９２９３号公報 特開２００１−１７５５１６号公報 特開２００２−２５１３０４号公報 特開２００４−２０６４６６号公報

しかしながら、従来のシステムでは、文書ファイルの使用頻度に応じた文書ファイルの管理がされているが、文書ファイルの重要性に応じた管理は殆どされていなかった。すなわち、従来、企業戦略上重要な（機密性の高い）文書とそうではない文書と同一レベルで管理していた。また、文書ファイル毎の見直し時期が曖昧で履歴管理されていなかった。

したがって、あまり見直す必要のない文書ファイルを頻繁に見直したり、本来頻繁に見直すべき文書ファイルを殆ど見直さなかったりするおそれがあった。また、また、履歴管理も適切になされていないため、どの時点に更新した文書ファイルについて見直す必要があるのかを調査しなければならず、時間を無駄に浪費していた。

また、文書ファイルの見直し管理とそれに伴う更新は、人手により実施していた。そのため、見直し期間内に見直しすることを忘れて、文書ファイルが陳腐化する恐れがあった。また、見直し対象となる文書が増えるほど、その見直す労力も増大し、負担となっていた。

上記の課題に鑑み、文書の戦略性に応じた重要度をその文書ファイルに付加し、その重要度に応じた見直し期日が到来したら、その文書ファイルの見直しを促す文書管理装置を提供する。

本発明に係る、文書ファイルデータの管理を行う文書管理装置は、前記文書ファイルデータと、該文書ファイルデータに関連するデータである文書ファイル関連データとを取得する取得手段と、前記文書ファイル関連データのうちの１つのデータ項目である、前記文書ファイルデータの重要度に応じて設定される重要度区分に基づいて、該文書ファイルデータを見直す期間を設定する見直し期間設定手段と、前記見直し期間に基づいて、該文書ファイルデータを見直す期日である見直し期日が到来したか否かを判定する第１の判定手段と、前記第１の判定手段に基づいて、前記文書ファイルデータの見直しを促す旨を通知する第１の通知手段と、を備えることを特徴とする。

このように構成することにより、文書ファイルの重要度に応じた見直し期間内に文書ファイルを見直す旨の通知を受け取ることができるので、見直し期間内に確実に当該文書ファイルを見直すことができる。

また、前記文書管理装置において、前記第１の判定手段は、さらに、前記見直し期間内に既に前記文書ファイルデータが見直されているか否かを判定することを特徴とする。
このように構成することにより、見直し期間内に既に見直しがされている場合には、文書ファイルが最新に保たれているので、前記見直す旨の通知をする必要がない。

また、前記文書管理装置において、前記第１の判定手段は、さらに、前記見直し期間内に既に前記文書ファイルデータが見直されているか否かを判定することを特徴とする。
また、前記文書管理装置において、前記文書ファイル関連データは、少なくとも、前記文書ファイルデータを識別するための文書ＩＤと、該文書ファイルデータの重要度に応じて設定される重要度区分と、該文書ファイルデータの版数と、該文書ファイルデータを更新するに際して行われる審議の審議日と、該文書ファイルデータの更新日と、を含み、前記文書管理装置は、さらに、前記文書ファイル関連データが格納される格納手段を備えることを特徴とする。

このように構成することにより、前記文書ファイル関連データを格納することができるので、後述するように、前記文書ファイル関連データを用いて文書審議承認日以降に更新された文書ファイルを見直し対象から除外することができる。

本発明に係る、文書ファイルデータの管理を行う処理をコンピュータに実行させる文書管理プログラムは、前記文書ファイルデータと、該文書ファイルデータに関連するデータである文書ファイル関連データとを取得する取得処理と、前記文書ファイル関連データのうちの１つのデータ項目である、前記文書ファイルデータの重要度に応じて設定される重要度区分に基づいて、該文書ファイルデータを見直す期間を設定する見直し期間設定処理と、前記見直し期間に基づいて、該文書ファイルデータを見直す期日である見直し期日が到来したか否かを判定する第１の判定処理と、前記第１の判定処理に基づいて、前記文書ファイルデータの見直しを促す旨を通知する第１の通知処理と、を、コンピュータに実行させる。

このように構成することにより、見直し期間内に文書ファイルを見直す旨の通知を受け取ることができるので、文書ファイルの重要度に応じた見直し期間内に確実に当該文書ファイルを見直すことができる。

本発明にかかる文書ファイルデータの管理を行う文書管理方法は、前記文書ファイルデータと、該文書ファイルデータに関連するデータである文書ファイル関連データとを取得し、前記文書ファイル関連データのうちの１つのデータ項目である、前記文書ファイルデータの重要度に応じて設定される重要度区分に基づいて、該文書ファイルデータを見直す期間を設定し、前記見直し期間に基づいて、該文書ファイルデータを見直す期日である見直し期日が到来したか否かを判定し、前記判定の結果に基づいて、前記文書ファイルデータの見直しを促す旨を通知する、ことを特徴とする。

このように構成することにより、見直し期間内に文書ファイルを見直す旨の通知を受け取ることができるので、文書ファイルの重要度に応じた見直し期間内に確実に当該文書ファイルを見直すことができる。

本発明を用いることにより、文書の戦略性に応じた重要度をその文書ファイルに付加し、その重要度に応じた見直し期日が到来したら、その文書ファイルの見直しを促すことができる。それにより、見直し期間内に確実に当該文書ファイルを常に最新の状態で継続維持することができる。

図１は、本発明にかかる文書管理装置の構成概念図である。文書管理装置１は、取得手段２、見直し期間設定手段３、第１の判定手段４、第１の通知手段５、第２の判定手段６、送信手段７、凍結廃止手段８、格納手段９、第２の通知手段１０から構成される。

取得手段２は、文書ファイルデータと、この文書ファイルデータに関連するデータである文書ファイル関連データとを取得する。この文書ファイル関連データは、例えば、文書ファイルデータを識別するための文書ＩＤ（本実施形態では、規格ＩＤという）と、この文書ファイルデータの重要度に応じて設定される重要度区分と、この文書ファイルデータの版数と、この文書ファイルデータを対象に行われる審議日と、この文書ファイルデータの更新日と、を含んでいる。

格納手段９には、少なくとも、文書ファイルデータ、文書ファイル関連データが格納される。見直し期間設定手段３は、重要度区分に基づいて、その文書ファイルデータを見直す期間を設定する。

第１の判定手段４は、前記見直し期間設定手段により設定された見直し期間に基づいて、該文書ファイルデータを見直す期日である見直し期日が到来したか否かを判定する。第１の判定手段は、さらに、前記見直し期間内に既に前記文書ファイルデータが見直されているか否かを判定する。

第１の判定手段４は、第１の抽出手段４ａ，第２の抽出手段４ｂ，及び第３の抽出手段４ｃから構成される。第１の抽出手段４ａは、格納手段９に格納された文書ファイル関連データについて、各文書ＩＤの最大の版数の該文書ファイル関連データを抽出する。第２の抽出手段４ｂは、第１の抽出手段４ａにより抽出した文書ファイル関連データのうち見直し期間設定手段３により設定された見直し期間と審議日とに基づいて、見直し期日が到来した文書ファイル関連データを抽出する。第３の抽出手段４ｃは、第２の抽出手段４ｂにより抽出した前記文書ファイル関連データの審議日より更新日が後である文書ファイル関連データを抽出する。

第１の通知手段５は、判定手段に基づいて、前記文書ファイルデータの見直しを促す旨を通知する。
前記第２の判定手段６は、第１の通知手段５により通知された見直し対象の文書ファイルデータの連携データ（文書ファイルデータに関係付けられたデータ）が存在するか否かを判定する。

送信手段７は、第２の判定手段６により連携データが存在すると判定された場合、文書ファイルデータと、文書ファイル関連データと、連携データとをクライアント端末へ送信する。これにより、そのクライアント端末で文書ファイルを閲覧・更新することができる。

第２の通知手段１０は、第２の判定手段６により連携データが存在しないと判定された場合、例えばどこの部署が当該文書ファイルデータにアクセスして使用した等の情報が格納されている履歴情報を参照する。そして、第２の通知手段１０は、その履歴情報よりその文書ファイルデータを使用した使用元を検出し、その使用元に文書ファイルデータの使用状況を問い合わせる旨を通知する。

なお、文書ファイル関連データは、上述のデータ項目以外にも、文書ファイルデータを凍結するか否かを示すフラグと、文書ファイルデータを廃止するか否かを示すフラグとを含んでいる。

凍結廃止手段８は、取得手段２により取得された前記文書ファイル関連データの凍結フラグ又は廃止フラグのＯＮ／ＯＦＦに基づいて、その文書ファイルデータの参照を制限する。これにより、凍結・廃止された文書ファイルは外部（クライアント端末）より閲覧することができなくなる。

図２は、本実施形態にかかる文書管理システムの構成の概要を示す。なお、本実施形態では、管理対象の文書の一例として、製品規格に関する文書（以下、規格文書または単に文書という）を用いるが、これに限定されず、様々な文書を本発明の管理対象とすることができる。

同図では、文書管理システムは、文書管理装置１１、規格作成管理部門システム１４、設計開発製造検査部門システム１６、外部システム１８、ネットワーク１９より構成されている。文書管理装置１１が、ネットワーク１９を介して、規格作成管理部門システム１４、設計開発製造検査部門システム１６と接続されている。また、文書管理装置１１は、外部のシステム１８とも接続されている。

規格作成管理部門システム１４には、複数のクライアント端末１５（以下、ＰＣ１５という）が設置されている。規格作成管理部門システム１４のユーザは、ＰＣ１５を用いて、文書を作成したり、その作成した文書を見直して更新したりする。

設計開発製造検査部門システム１６には、複数のクライアント端末１７（以下、ＰＣ１７という）が設置されている。設計開発製造検査部門システム１６のユーザは、ＰＣ１７を用いて、必要な文書を検索したり、その検索した文書の内容を確認したりすることができる。

文書管理装置１１は、主として、制御装置１２、記憶装置１３から構成される。制御装置１２は、プログラム記憶装置１３から本実施形態にかかるプログラムを読み込んで、後述の処理を行う。当該処理は、例えば、ＰＣ１５から入力された文書ファイルデータ及びその文書ファイルを管理するための情報（文書ファイル関連データ）を取得して見直し期間を設定したり、ＰＣ１７からの文書ファイルの閲覧要求に対して応答したりする。また、制御装置１２は、例えば、製品管理システム、設計情報管理システム、部品管理システム等の外部システム１８と連携して所定の処理を行う。

記憶装置１３には、少なくとも、文書ファイルデータ、文書ファイル関連データが格納されている。文書ファイルデータは、本実施形態についてはＰＣ１５で作成された製品規格に関する文書ファイルデータである。文書ファイル関連データは、その文書ファイルデータを管理するためのデータである。

なお、本実施形態では、文書管理システムの主要な装置は１つのサーバ装置（文書管理装置１１）から構成されているが、これに限定されず、複数のサーバ装置（例えば、ＷＥＢサーバ、データベースサーバ、メールサーバ等）から構成されていてもよい。

図３は、本実施形態における文書管理システムの処理概要を示す。まず、規格作成管理部門システム１４において、ユーザ（以下、規格作成管理部門システム１４のＰＣ１５を利用するユーザを管理者という）はＰＣ１５を用いて、ネットワーク１９を介して文書管理装置１１にアクセスし、本実施形態にかかるプログラムを起動させる操作を行う。そうすると、ＰＣ１５のディスプレイには、文書管理システムのメインメニュー画面が表示される。管理者はＰＣ１５の入力装置を用いて、そのメインメニュー画面から「文書の新規作成」メニューを選択する。そうすると、文書ファイル登録画面２０（図４参照）が表示される。

文書ファイル登録画面２０からは、文書作成画面４０（図５参照）に遷移することができる。管理者は、その文書作成画面４０にて、文書ファイルを作成することができる。
また、文書ファイル登録画面２０では、管理者は、その文書ファイルに対して、重要度区分（規格文書の重要度に応じて設定されている区分）を設定することができる。重要度区分の設定例としては、例えば、製品の企画・開発段階の場合には「α」を設定する。また、製品化・量産段階の場合には、例えば「β」を設定する。また、保守・製品終息段階の場合には、例えば「γ」を設定する。

ＰＣ１５にて、文書ファイル登録画面２０及び文書作成画面４０でその文書ファイルに関して必要な情報を入力後、その文書ファイルを文書管理装置１１に登録する（ステップ１。以下、ステップをＳと称する）。

そうすると、文書管理装置１１では、制御装置１２の制御により、その文書ファイルデータ及び文書ファイル関連データを記憶装置１３に格納する。文書管理装置１１では、その文書ファイル関連データの重要度区分に応じて見直し期間を設定する（Ｓ２）。例えば、「重要度区分＝α」の場合には半年毎にその規格文書を見直するように設定する。「重要度区分＝β」の場合には１年毎にその規格文書を見直するように設定する。「重要度区分＝γ」の場合には３年毎にその規格文書を見直するように設定する。

その後、その設定した見直し期間に基づいて見直し期日が到来したら、規格作成管理部門システム１４の管理者のメールアドレスにその文書ファイルの見直しを促す旨のメールを送信する（Ｓ３）。

ＰＣ１５により、そのメールを受信した管理者は、その見直し対象となる文書ファイルを文書管理装置１１の記憶装置１３より検索し、その文書ファイルを開いて見直す（Ｓ４）。このとき、その文書ファイルに関連付けられている外部システム１８（製品管理システム、設計情報管理システム、部品管理システム、利用部門（組織）情報 等）からも所定のデータを取得している。その文書ファイルを見直した結果、最新の内容に更新する必要があれば、その内容を更新する（Ｓ５）。見直しする内容の一例としては、その文書ファイルの規格を利用している技術、製品、及び部門が存在するかどうかを判断する。なお、この見直し作業に伴い、１人または複数人でその文書ファイルの内容を改定する必要があるか否かの検討・審議を行う。

なお、Ｓ２において、文書管理装置１１は、文書ファイルデータまたは文書ファイル関連データを更新した場合、それらの更新前のデータは履歴データとして残るようになっている。つまり、更新される前の文書ファイルデータまたは文書ファイル関連データ（以下、前回の見直し履歴情報）や、見直し時の組織情報（前回の見直し組織情報）も記憶装置１３に格納されている。見直し組織情報とは、各文書ファイルの管理者に関する情報や管理部署に関する情報をいう。

また、設計開発製造検査部門システム１６では、ユーザはＰＣ１７を用いて、開発対象となる製品の規格を参照して確認するために、その対象となる文書ファイルを文書管理装置１１の記憶装置１３から検索して閲覧する（データの更新はできない）ことができる（Ｓ６）。

図４は、本実施形態における文書ファイル登録画面を示す。同図において、文書ファイル登録画面２０は、「規格ＩＤ」２１、「規格名称」２２、「最新版数」２３、「管理者」２４、「重要度区分」２５、「ステータス」２６、「審議情報」２７、「管理部署」２８、「属性情報」２９のデータ項目から構成される。また、文書ファイル登録画面２０には、「文書ファイル」ボタン３０、「登録」ボタン３１、「閉じる」ボタン３２、「凍結・廃止」ボタン３３が設けられている。

「規格ＩＤ」２１は、各文書ファイルを識別するためのＩＤである。新規作成時に文書ファイル登録画面２０を開くと、文書管理装置１１により自動採番された規格ＩＤが「規格ＩＤ」２１に表示される。これにより、当該文書ファイルにその規格ＩＤが付与されることになる。「規格名称」２２は、「規格ＩＤ」２１に対応する規格の名称である。

「最新版数」２３は、文書ファイルの最新版数をいう。例えば、０１版、０２版、０３版、０４版の文書ファイルの履歴がある場合、最新版数は０４版であるので、「最新版数」２３には「０４版」と表示される。「管理者」２４は、当該文書ファイルの管理者を特定する情報（例えば、管理者の氏名、社員番号等）が表示される。

「重要度区分」２５は、文書ファイルを取り扱うための区分をいい、その文書の重要度に応じて設定される。本実施形態では、重要度区分として、「α」、「β」、「γ」（重要度の優先順位：α＞β＞γ）を設定することができる。なお、この重要度区分の種類は一例であってこれに限定されない。

「ステータス」２６は、文書の管理状態が表示される。版数が初版（文書ファイルの新規作成時）の場合は、「制定」と表示される。また、版数が０２版〜ｎｎ版（更新時）の場合は、「改訂」と表示される。また、文書ファイルの管理する規格が用いられている製品、部品等の計画・製造等が凍結された場合には「凍結」と表示され、廃止された場合には「廃止」と表示される。なお、この「凍結」、「廃止」については、「凍結・廃止」ボタン３３を押下すると、「凍結」または「廃止」を選択する画面（不図示）が表示されるので、そのうちのいずれかを選択すると、「ステータス」２６にその選択した内容（「凍結」または「廃止」）が表示される。

「審議情報」２７は、審議において、見直しされた結果（コメント）が表示される。例えば、「現版数のまま継続」、「現版数のまま凍結／廃止」、「改訂（最新化）して版数アップ」する等がある。「管理部署」２８は、文書ファイルの管理元（管理部署）が表示される。「属性情報」２９は、例えば、文書ファイルの開示情報、キーワード、関連する文書情報等が表示される。

「文書ファイル」ボタン３０を押下すると、文書作成画面４０（図５参照）が表示される。「登録」ボタン３１を押下すると、文書ファイル登録画面２０及び文書作成画面（図５）で入力した内容がネットワーク１９を介して、文書管理装置１１の記憶装置１３に登録される。「閉じる」３２を押下すると、文書ファイル登録画面２０を閉じてメインメニュー画面に戻る。

なお、文書ファイル登録画面２０は、審議を経た文書ファイルの登録、及び見直し通知を受けた後に審議を行って更新のための画面である。この文書ファイル登録画面２０とは別に、文書ファイル更新画面（不図示）がある。この文書ファイル更新画面（不図示）は、審議を行なわずに文書ファイルを更新する際に使用する画面である。

図５は、本実施形態における文書作成画面を示す。文書作成画面４０は、図４の「文書ファイル」ボタン３０を押下すると表示される。管理者は、ＰＣ１５により文書作成画面４０で文書ファイルを作成する。

図５において、文書ファイルには、上記で自動採番された規格ＩＤ及びその規格ＩＤに対応する規格名称が表示されている。それから、管理者は、その規格に関する文書（例えば、どのような規格で、どのような製品に用いるかなど）を作成する。

図６は、本実施形態における文書ファイル及び文書ファイル関連データの管理状態を体系化して表した図である。同図は、文書管理装置１１で管理されている文書ファイル及び文書ファイル関連データの管理状態を体系化したものである。同図では、「規格データ」５０配下には、「規格ＩＤ」５１及び「製品情報」６２が存在する。この「規格ＩＤ」５１は、図４で説明した個々の文書ファイル及び文書ファイル関連データに付与された「規格ＩＤ」に対応する。

「規格ＩＤ」５１の配下には、「規格番号」５２、「ステータス」５５、「最新版数」５６、「重要度区分」５７、「審議情報」５８、「管理部署」５９、「連携実績」６０、「利用情報」６１が存在する。

「規格番号」５２は、規格ＩＤで識別された規格の番号（例えば、「ＪＩＳ○○○」等）である。規格番号の配下には、文書ファイルの原文と、それをＰＤＦファイルとしたものが管理されている。

「ステータス」５５は、図４の「ステータス」２６に対応するデータである。「最新版数」５６は、図４の「最新版数」２３に対応するデータである。「重要度区分」５７は、図４の「重要度区分」２５に対応するデータである。「審議情報」５８は、図４の「審議情報」２７に対応するデータである。「管理部署」５９は、図４の「管理部署」２８に対応するデータである。

「連携実績」６０は、当該規格ＩＤと関係する外部システム１８と連携した実績情報が格納されている。「利用状況」６１は、この規格ＩＤで管理されている文書ファイルが閲覧された日時（閲覧実績）や更新された日時（更新実績）が格納されている。

「製品情報」６２には、文書ファイルの有効性を判断するため、製品毎に利用している文書ファイル名等が格納されている。また、製品の出荷情報や生産状況等も格納されている。

図７は、本実施形態における文書ファイル関連データテーブルを示す。文書ファイル関連データテーブル７０は、文書ファイル関連データが格納されるテーブルであり、このテーブルは記憶装置１３に格納されている。

文書ファイル関連データテーブル７０は、「規格ＩＤ」７１、「規格名称」７２、「版数」７３、「管理者」７４、「重要度区分」７５、「ステータス」７６、「審議情報」７７、「管理部署」７８、「属性情報」７９、「見直し期間」８０、「文書審議承認日」８１、「文書更新承認日」８２、「廃止フラグ」８３、「凍結フラグ」８４等のデータ項目から構成される。

文書ファイル関連データテーブル７０の各データ項目は、図４で入力される項目に対応する。なお、見直し期間は、後述する処理（図９参照）により設定される。「文書審議承認日」８１は、審議がなされてその文書について承認が得られた場合には、その審議承認日が設定される。

「文書更新承認日」８２は、審議による承認にかかわらず、当該文書ファイルまたは文書ファイル関連データが更新された場合に承認が得られた日付が設定される。したがって、文書ファイル登録画面２０にて文書ファイルが登録または更新される場合には、「文書審議承認日」８１及び「文書更新承認日」８２にその登録または更新し承認が得られた日付が設定されるが、上述した文書ファイル更新画面（不図示）にて文書ファイルが更新される場合には「文書更新承認日」８２にのみその承認日が設定される。

「廃止フラグ」８３、「凍結フラグ」８４はそれぞれ、図４の「ステータス」２６を「凍結」または「廃止」を選択することにより、「凍結フラグ」、「廃止フラグ」がＯＦＦからＯＮ状態に設定される。

ここで、この文書ファイル関連データテーブル７０の登録・更新について説明する。まず、文書ファイル関連データテーブル７０への新規の文書ファイルの登録について説明する。文書ファイル登録画面２０及び文書作成画面４０にて新規に文書ファイルを作成した場合、その作成した内容が設定された新規のレコードが文書ファイル関連データテーブル７０に追加される。また、このレコードと対応する文書ファイルデータも記憶装置１３の所定領域に格納される。

次に、文書ファイル関連データテーブル７０への新規の文書ファイルの更新について説明する。文書ファイルを更新する場合、文書ファイル登録画面２０及び文書作成画面４０で更新作業を行う。この場合、文書管理装置１１では、規格ＩＤについて文書ファイル関連データテーブル７０に格納されている文書ファイル関連データレコードのうち最大の版数のレコードが抽出されて、文書ファイル登録画面２０にそのレコードの内容を出力させる。また、文書管理装置１１は、このレコードに対応する文書ファイルも文書作成画面４０に出力させる。

管理者は、文書ファイル登録画面２０及び文書作成画面４０で更新の必要があるデータ項目または文書ファイルを更新後、「登録」ボタン３１を押下する。そうすると、文書ファイル登録画面２０及び文書作成画面（図５）で入力した内容が、文書ファイル関連データレコードとして文書ファイル関連データテーブル７０に追加される。また、これに対応する文書ファイルも格納される（上書きさせずに、追加格納される）。このようにすることで、更新前の文書ファイル関連データの履歴情報を残すことができる。

このように、文書ファイル登録画面２０または文書作成画面４０で、文書ファイルまたは文書ファイル関連データが更新される毎に、文書ファイル関連データテーブル７０のレコードが追加されていく。また、このレコードと対応する文書ファイルデータも記憶装置１３の所定領域に格納される。なお、文書ファイル更新画面（不図示）での更新の場合も同様である。

図８は、本実施形態における文書管理装置１１の業務フローを示す。まず、規格作成管理部門システム１４において、管理者は、ＰＣ１５上で、文書ファイル登録画面２０及び文書作成画面４０により、新規の規格文書ファイルを作成する。このとき、規格ＩＤがその文書ファイルに付与される（Ｓ１１）。審議を経て、文書ファイルが完成する。そして、重要度区分を設定して、文書ファイル及びその文書ファイル関連データが文書管理装置１１に登録される（Ｓ１２）。

文書管理装置１１では、毎日、制御装置１２は記憶装置１３に格納されている文書ファイル関連データテーブル７０をチェックして、各文書ファイルが重要度区分に対応する見直し期間内に既に管理者により見直されたか否かを判定する（Ｓ１３）。具体的には、制御部１２は、文書ファイル関連データテーブル７０に格納されている各規格ＩＤの最新の版数のレコードを取得して、そのレコードに含まれるデータ項目「見直し期間」８０を読み出し、後述するチェック（図１０参照）を行う。

Ｓ１３において、既に管理者により見直しが行われている場合、もはや見直す必要はないので、Ｓ１３の処理に戻る。また、Ｓ１３において、未だ管理者により見直しが行われていない場合、見直し期日が到来した旨をメールで管理者に通知する（Ｓ１４）。

その通知を受け取った管理者は、そのメールで通知された見直し対象の文書ファイルを、文書管理装置１１より検索する（Ｓ１５）。文書管理装置１１では、その検索指示によりその見直し対象の文書ファイルを管理者に提供するに際して、この見直し対象の文書ファイルに関係付けられた外部システムの情報（連携情報）も検索する（Ｓ１６）。

Ｓ１６での検索の結果、連携情報がある場合（Ｓ１７で「Ｙｅｓ」へ進む）、ＰＣ１５のディスプレイにおいて、見直し対象となる文書ファイルが文書ファイル登録画面２０及び文書作成画面４０に表示される。それにより、管理者は審議を行い、その文書ファイルを見直し、文書ファイルを更新する（Ｓ１８）。

Ｓ１６での検索の結果、連携情報がない場合（Ｓ１７で「Ｎｏ」へ進む）、文書管理装置１１は、この文書ファイルに関係する関係部門に問い合わせメールを送信する（Ｓ１９）。そのメールを受信した関係部門では、その見直し対象の文書ファイルの規格を利用している製品があるか否かを検討し、規格作成管理部門システム１４の管理者にその検討結果の応答メールを送信する。

規格作成管理部門システム１４の管理者は、その関係部門からの応答メールを受信して（Ｓ２０）、その内容を確認する。その内容の結果に基づいて、管理者は、文書ファイルの凍結・廃止するか否かを決定し、凍結・廃止する場合にはその凍結または廃止の設定を行う（Ｓ２１）。この設定は、図４の「ステータス」２６を「凍結」、「廃止」を選択した後、「登録」ボタン３１を押下することにより、文書ファイル関連データテーブル７０へ追加される文書ファイル関連データレコードの「凍結フラグ」８４、「廃止フラグ」８４がＯＮに設定される。

文書管理装置１１では、Ｓ２１で登録された文書ファイル関連データレコードの「凍結フラグ」８４または「廃止フラグ」８３がＯＦＦの場合（Ｓ２２で「Ｎｏ」へ進む）、Ｓ１３の処理に戻る。また、その「凍結フラグ」または「廃止フラグ」がＯＮの場合（Ｓ２２で「Ｙｅｓ」）、その文書ファイル及びその文書ファイル関連データについて凍結処理または廃止処理を行う。凍結処理または廃止処理は、システム的には、ＰＣ１５やＰＣ１７から参照できないように非開示処理（閲覧の制限）を行う（Ｓ２３）。そして、Ｓ１３の処理に戻る。

図９は、本実施形態における文書管理装置１１の文書ファイルの登録処理のフローチャートを示す。このフローチャートは、図８の登録処理（Ｓ１２）に対応するものである。
まず、ＰＣ１５で文書ファイル登録画面２０及び文書作成画面４０で文書ファイルデータ及び文書ファイル関連データが作成される。そして、「登録」ボタン３１が押下されると、その文書ファイルデータ及び文書ファイル関連データが文書管理装置１１に送信される。

そうすると、文書管理装置１１の制御装置１２は、その文書ファイルデータ及び文書ファイル関連データを受信する（Ｓ３１）。そして、制御装置１２は、本実施形態にかかるプログラムを記憶装置１３から読み出して、以下の処理を実行する。

まず、制御装置１２は、Ｓ３１で受信した文書ファイル関連データから重要度区分を読み出す。その読み出しの結果、「重要度区分＝α」の場合（Ｓ３２）、制御装置１２は「見直し期間＝半年」を設定する（Ｓ３３）。また、その読み出しの結果、「重要度区分＝β」の場合（Ｓ３２）、制御装置１２は「見直し期間＝１年」を設定する（Ｓ３４）。また、その読み出しの結果、「重要度区分＝γ」の場合（Ｓ３２）、ＣＰＵは「見直し期間＝３年」を設定する（Ｓ３５）。

見直し期間の設定後、制御装置１２は、その受信した文書ファイルデータ及び文書ファイル関連データを記憶装置１３に格納する（Ｓ３６）。文書ファイル関連データは、図７で説明したように、文書ファイル関連データテーブル７０に格納される。

図１０は、本実施形態における文書管理装置１１の見直し期間チェック処理のフローチャートを示す。このフローチャートは、図８のＳ１３の処理に対応するものである。この見直し期間チェック処理は、文書管理装置１１により、毎日、行われる処理である。

まず、制御装置１２は、記憶装置１３に格納されている文書ファイル関連データテーブル７０の各規格ＩＤの最大の「版数」７３のレコードを取得する（Ｓ４１）。
次に、制御装置１２は、Ｓ４１で取得したレコード群から「今日の日付＝文書審議承認日＋見直し期間−Ｎヶ月」の条件を満たす文書ファイル関連データ（レコード）を抽出する（Ｓ４２）。なお、Ｎ（Ｎ：正の整数）ヶ月は、実際に見直しのために審議を経て、見直し作業を行う期間を考慮したものである。本実施形態では、一例として、「Ｎ＝１（ヶ月）」とする。

例えば、図７の規格ＩＤ「Ａ０００１」を例として説明する。今日の日付が「２００５年３月２５日」、文書審議承認日が「２００４年１０月２５日」、見直し期間が「半年（６ヶ月）」とする。この場合、「文書審議承認日＋見直し期間−１ヶ月＝２００４年１０月２５日＋６ヶ月−１ヶ月＝２００５年３月２５日」であるので、今日の日付と一致する。よって、この文書ファイル関連データレコードは抽出対象となる。なお、この場合、管理者は、２００５年３月２５日から２００５年４月２５日（見直し期限）の１ヶ月の間に見直す必要があることを示している。

次に、制御装置１２は、Ｓ４２で抽出した文書ファイル関連データのレコード群を対象にして、「文書更新承認日＞文書審議承認日」を判定する（Ｓ４３）。ここでは、「文書審議承認日」８１と「文書更新承認日」８２を比較する。

「文書更新承認日」８２＞「文書審議承認日」８１の場合（Ｓ４３で「Ｙｅｓ」へ進む）、直近の「文書審議承認日」以降に文書ファイルが更新されているので、その文書ファイルは見直し対象ではなく、本フローは終了する。

また、「文書更新承認日」８２≦「文書審議承認日」８１の場合（Ｓ４３で「Ｎｏ」へ進む）直近の文書審議承認日から文書ファイルが更新されていない場合、その文書ファイルを見直す旨のメール（見直し通知メール）をその文書ファイルの「管理者」７４に送信する（Ｓ４４）。

なお、「管理者」へ見直し通知メールを送信する場合、制御装置１２は、その管理者のメールアドレスを、例えば、外部システム１８の１つである人事システムより取得して送信する。

図１１は、本実施形態における文書管理装置１１で、見直しに際して発生する処理のフローチャートを示す。このフローチャートは、図８のＳ１４〜Ｓ２３の処理に対応するものである。図１１の左側は管理者側の処理を示し、図１１の右側は文書管理装置１１側の処理を示す。

図１０で説明したように、制御装置１２は、管理者のメールアドレスに宛てて見直し通知メールを送信する（Ｓ５１）。管理者側では、ＰＣ１５にてそのメールを受信する（Ｓ５２）。管理者は、そのメールの内容を確認して、ＰＣ１５にて見直し対象となる文書ファイルを検索する操作を行う（Ｓ５３）。

制御装置１２は、Ｓ５３の管理者からの検索指示に基づいて、その文書ファイルを検索する。具体的には、その文書ファイルの規格ＩＤをキーとして、記憶装置１３から文書ファイルデータ及び文書ファイル関連データの最大版数のレコードを取得する。

さらに、制御装置１２は、その文書ファイルに連携している他の外部システムの情報（連携情報）があるかを検索する（Ｓ５４）。この連携情報は、図６の「製品情報」６２（製品情報テーブル）を検索することにより、他のシステムと連携しているか否かを判定することができる。すなわち、その製品が当該規格を利用しているか否かを判定している。

Ｓ５４の検索の結果、連携情報が存在する場合（Ｓ５５で「Ｙｅｓ」へ進む）、制御装置１２は、ＰＣ１５に対して、検索した文書ファイル及び連携情報を出力する（Ｓ５６）。管理者は、その文書ファイル及びその連携情報を見直した結果、更新の必要があれば、文書ファイル登録画面２０及び文書作成画面４０で文書ファイルの更新を行う。例えば、管理者は、文書作成画面４０でその文書ファイルの内容を更新したり、文書ファイル登録画面２０で「重要度区分」２５を設定し直したり、「審議情報」２７を入力したり等を行うことができる。

見直し作業が完了すると、管理者は、文書ファイル登録画面２０の登録ボタン３１を押下する。そうすると、文書ファイル登録画面２０及び文書作成画面４０で設定しなおされた文書ファイルデータ及び文書ファイル関連データが、文書管理装置１１に送信される。

その文書ファイルデータ及び文書ファイル関連データを受信した制御装置１２は、記憶装置１３に格納されている文書ファイル及び文書ファイル関連データを更新する（Ｓ５８）。この更新作業に伴う文書ファイル関連データテーブル７０への文書ファイル関連データレコードの追加は、図７で説明した通りである。また、文書ファイルデータも履歴管理されているので、記憶装置１３には更新前の文書ファイルデータも格納されている。なお、このＳ５８の処理では、図９の処理も行う。

Ｓ５４の検索の結果、連携情報が存在しない場合（Ｓ５５で「Ｎｏ」へ進む）、制御装置１２は、関係部門に問い合わせメールを送信する（Ｓ５９）。関係部門とは、例えば以前にこの文書ファイルに基づく規格を利用（閲覧、更新）していた部門、外部システム等のことである。この関係部門の情報は、図６のデータ「連携実績」６０（連携実績テーブル）に格納されている。

そこで、制御装置１２は、連携実績テーブルを参照して、その文書ファイルに関係する部門を検索する。そして、制御装置１２は、その部門の所定のメールアドレスに宛てて、その文書ファイル（規格）に関しての利用情報を問い合わせる旨のメール（問い合わせメール）を送信する。なお、このメールには、その文書ファイルの管理者のメールアドレスも記載されている。

問い合わせ先の関係部門の所定の担当者は、その問い合わせメールを確認して、その規格を用いた製品や部品等の利用状況について検討する。そして、その関係部門の担当者は、問い合わせメールに記載されている文書ファイルの管理者に宛てて、その利用状況等を通知する。

管理者は、その関係部門からのメールをＰＣ１５上で受信して、その内容を確認する（Ｓ６０）。そうして、その関係部門からのメールの内容に応じて、管理者は、ＰＣ１５で、文書ファイル登録画面２０を表示させる。そして、管理者は、「凍結・廃止」ボタン３３を押下して、「凍結」または「廃止」を選択する画面（不図示）を表示させる。管理者は、その文書ファイルによる規格を「凍結」する必要があると判断した場合には「凍結」を選択し、「廃止」する必要があると判断した場合には「廃止」を選択する。ＰＣ１５にてその設定が終了すると、管理者は「登録ボタン」３１を押下する。

そうすると、ＰＣ１５で設定された文書ファイル関連データが、文書管理装置１１に送信され、文書ファイル関連データテーブル７０に追加される。
そして、制御装置１２では、その「凍結フラグ」または「廃止フラグ」がＯＮになっている文書ファイル関連データについて、凍結・廃止処理を行う（Ｓ６３）。ここでは、例えば、ＰＣ１５やＰＣ１７から参照できないように非開示処理（当該文書ファイルの閲覧を制限する）を行う。

さて、設計開発製造検査部門システム１６のユーザは、ＰＣ１７を用いて、文書管理装置１１にアクセスし、必要な文書ファイルを検索して参照することができる。このとき、文書ファイルの版数を指定することにより、その版数に対応する文書ファイルを検索することができる。また、文書ファイルに設定された重要度区分に基づいて、参照できるユーザを制限してもよい。

図１２は、本実施形態における文書管理装置１１のハードウェア環境の構成ブロック図である。同図において文書管理装置１１は、ＣＰＵ９２、リードオンリメモリ（ＲＯＭ）９３、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）９６、通信インターフェース（以下、インターフェースをＩ／Ｆという）９４、記憶装置９７、出力Ｉ／Ｆ９１、入力Ｉ／Ｆ９５、可搬型記憶媒体の読み取り装置９８、およびこれらの全てが接続されたバス９９、出力Ｉ／Ｆ９１に接続している出力装置１００、入力Ｉ／Ｆ９５に接続している入力装置１０１によって構成されている。ＣＰＵ９２は、制御装置１２に対応する。

記憶装置９７としてはハードディスク、磁気ディスクなど様々な形式の記憶装置を使用することができる。このような記憶装置９７、またはＲＯＭ９３には、上記の実施形態で用いたフローのプログラムが格納されている。また、記憶装置９７には、上記の実施形態で用いた文書ファイルデータ、文書ファイル関連データ、連携実績テーブル、製品情報テーブル、及びその他のテーブル群が格納されている。

本実施形態にかかるプログラムは、プログラム提供者側からネットワーク１９、および通信Ｉ／Ｆ９４を介して、例えば記憶装置９７に格納してもよい。また、このプログラムは、市販され、流通している可搬型記憶媒体に格納され、読み取り装置９８にセットされて、ＣＰＵ９２によって実行してもよい。可搬型記憶媒体としてはＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＩＣカードなど様々な形式の記憶媒体を使用することができ、このような記憶媒体に格納されたプログラムが読み取り装置９８によって読み取られる。

また、入力装置１０１には、キーボード、マウス、または電子カメラ、マイク、スキャナ、センサ、タブレットなどを用いることが可能である。また、出力装置１００には、ディスプレイ、プリンタ、スピーカなどを用いることが可能である。また、ネットワーク１９は、インターネット、ＬＡＮ、ＷＡＮ、専用線、有線、無線等の通信網であってよい。

なお、本発明は、以上に述べた実施の形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内で種々の構成または態様を取ることができる。したがって、本実施形態では、規格文書について説明したが、これに限定されず、様々な種類の文書ファイルについて本発明を用いることができる。

以上より、本実施形態によれば、文書毎に重要度を設定することができ、その重要度に応じた見直し時期の設定することができる。すなわち、文書の重要度区分の設定により、文書の戦略性の高さに応じた見直し時期（期間）の設定が可能であり、常に最新の情報（文書）を提供することができる。

このように、見直し期間内に文書ファイルを見直す旨の通知を受け取ることができるので、文書ファイルの重要度に応じた見直し期間内に確実に当該文書ファイルを見直すことができる。そのため、文書ファイルを重要度に応じて常に最新の状態に保っておくことができる。

（付記１）
文書ファイルデータの管理を行う文書管理装置であって、
前記文書ファイルデータと、該文書ファイルデータに関連するデータである文書ファイル関連データとを取得する取得手段と、
前記文書ファイル関連データのうちの１つのデータ項目である、前記文書ファイルデータの重要度に応じて設定される重要度区分に基づいて、該文書ファイルデータを見直す期間を設定する見直し期間設定手段と、
前記見直し期間に基づいて、該文書ファイルデータを見直す期日である見直し期日が到来したか否かを判定する第１の判定手段と、
前記第１の判定手段に基づいて、前記文書ファイルデータの見直しを促す旨を通知する第１の通知手段と、
を備えることを特徴とする文書管理装置。

（付記２）
前記第１の判定手段は、さらに、前記見直し期間内に既に前記文書ファイルデータが見直されているか否かを判定することを特徴とする付記１に記載の文書管理装置。

（付記３）
前記文書ファイル関連データは、少なくとも、前記文書ファイルデータを識別するための文書ＩＤと、該文書ファイルデータの重要度に応じて設定される重要度区分と、該文書ファイルデータの版数と、該文書ファイルデータを更新するに際して行われる審議の審議日と、該文書ファイルデータの更新日と、を含み、
前記文書管理装置は、さらに、
前記文書ファイル関連データが格納される格納手段
を備えることを特徴とする付記１に記載の文書管理装置。

（付記４）
前記第１の判定手段は、前記格納手段に格納された前記文書ファイル関連データについて、各前記文書ＩＤの最大の前記版数の該文書ファイル関連データを抽出する第１の抽出手段と、
前記第１の抽出手段により抽出した前記文書ファイル関連データのうち前記見直し期間設定手段により設定された見直し期間と前記審議日とに基づいて、前記見直し期日が到来した該文書ファイル関連データを抽出する第２の抽出手段と、
前記第２の抽出手段により抽出した前記文書ファイル関連データの前記審議日より前記更新日が後である該文書ファイル関連データを抽出する第３の抽出手段と、
を備えることを特徴とする付記３に記載の文書管理装置。

（付記５）
前記文書管理装置は、さらに、
前記見直し通知の対象の前記文書ファイルデータに関係付けられた所定のデータである連携データが存在するか否かを判定する第２の判定手段と、
を備えることを特徴とする付記１に記載の文書管理装置。

（付記６）
前記文書管理装置は、さらに、
前記第２の判定手段により前記連携データが存在すると判定された場合、前記文書ファイルデータと、前記文書ファイル関連データと、該連携データとを送信する送信手段と、
を備えることを特徴とする付記５に記載の文書管理装置。

（付記７）
前記文書管理装置は、さらに、
前記第２の判定手段により前記連携データが存在しないと判定された場合、該文書ファイルデータを使用した履歴情報に基づいて該文書ファイルデータを使用した使用元に対して、該文書ファイルデータの使用状況を問い合わせる旨を通知する第２の通知手段と、
を備えることを特徴とする付記５に記載の文書管理装置。

（付記８）
前記文書管理装置は、さらに、
前記取得手段により取得された前記文書ファイル関連データのうち、前記文書ファイルデータを凍結するか否かを示すデータまたは廃止するか否かを示すデータに基づいて、該文書ファイルデータの参照を制限する凍結廃止手段と、
を備えることを特徴とする付記７に記載の文書管理装置。

（付記９）
文書ファイルデータの管理を行う処理をコンピュータに実行させる文書管理プログラムであって、
前記文書ファイルデータと、該文書ファイルデータに関連するデータである文書ファイル関連データとを取得する取得処理と、
前記文書ファイル関連データのうちの１つのデータ項目である、前記文書ファイルデータの重要度に応じて設定される重要度区分に基づいて、該文書ファイルデータを見直す期間を設定する見直し期間設定処理と、
前記見直し期間に基づいて、該文書ファイルデータを見直す期日である見直し期日が到来したか否かを判定する第１の判定処理と、
前記第１の判定処理に基づいて、前記文書ファイルデータの見直しを促す旨を通知する第１の通知処理と、
を、コンピュータに実行させる文書管理プログラム。

（付記１０）
前記第１の判定処理は、さらに、前記見直し期間内に既に前記文書ファイルデータが見直されているか否かを判定する
ことを特徴とする付記９に記載の文書管理プログラム。

（付記１１）
前記文書ファイル関連データは、少なくとも、前記文書ファイルデータを識別するための文書ＩＤ、該文書ファイルデータの重要度に応じて設定される重要度区分と、該文書ファイルデータの版数と、該文書ファイルデータを更新するに際して行われる審議の審議日と、該文書ファイルデータの更新日と、を含み、
前記文書管理プログラムは、さらに、
前記文書ファイル関連データを格納する格納処理
を、コンピュータに実行させる付記９に記載の文書管理プログラム。

（付記１２）
前記第１の判定処理は、前記格納処理に格納された前記文書ファイル関連データについて、各前記文書ＩＤの最大の前記版数の該文書ファイル関連データを抽出する第１の抽出処理と、
前記第１の抽出処理により抽出した前記文書ファイル関連データのうち前記見直し期間設定処理により設定された見直し期間と前記審議日とに基づいて、前記見直し期日が到来した該文書ファイル関連データを抽出する第２の抽出処理と、
前記第２の抽出処理により抽出した前記文書ファイル関連データの前記審議日より前記更新日が後である該文書ファイル関連データを抽出する第３の抽出処理と、
を、コンピュータに実行させる付記１１に記載の文書管理プログラム。

（付記１３）
前記文書管理プログラムは、さらに、
前記見直し通知の対象の前記文書ファイルデータに関係付けられた所定のデータである連携データが存在するか否かを判定する第２の判定処理と、
を、コンピュータに実行させる付記９に記載の文書管理プログラム。

（付記１４）
前記文書管理プログラムは、さらに、
前記第２の判定処理により前記連携データが存在すると判定された場合、前記文書ファイルデータと、前記文書ファイル関連データと、該連携データとを送信する送信処理と、
を、コンピュータに実行させる付記１３に記載の文書管理プログラム。

（付記１５）
前記文書管理プログラムは、さらに、
前記第２の判定処理により前記連携データが存在しないと判定された場合、該文書ファイルデータを使用した履歴情報に基づいて該文書ファイルデータを使用した使用元に対して、該文書ファイルデータの使用状況を問い合わせる旨を通知する第２の通知処理と、
を、コンピュータに実行させる付記１３に記載の文書管理プログラム。

（付記１６）
前記文書管理プログラムは、さらに、
前記取得処理により取得された前記文書ファイル関連データのうち、前記文書ファイルデータを凍結するか否かを示すデータまたは廃止するか否かを示すデータに基づいて、該文書ファイルデータの参照を制限する凍結廃止処理と、
を備えることを特徴とする付記１５に記載の文書管理プログラム。

（付記１７）
文書ファイルデータの管理を行う文書管理方法であって、
前記文書ファイルデータと、該文書ファイルデータに関連するデータである文書ファイル関連データとを取得し、
前記文書ファイル関連データのうちの１つのデータ項目である、前記文書ファイルデータの重要度に応じて設定される重要度区分に基づいて、該文書ファイルデータを見直す期間を設定し、
前記見直し期間に基づいて、該文書ファイルデータを見直す期日である見直し期日が到来したか否かを判定し、
前記判定の結果に基づいて、前記文書ファイルデータの見直しを促す旨を通知する、
ことを特徴とする文書管理方法。

（付記１８）
前記判定では、さらに、前記見直し期間内に既に前記文書ファイルデータが見直されているか否かを判定する
ことを特徴とする付記１７に記載の文書管理方法。

（付記１９）
前記文書管理方法は、さらに、
前記見直し通知の対象の前記文書ファイルデータに関係付けられた所定のデータである連携データが存在するか否かを判定する、
ことを特徴とする付記１７に記載の文書管理方法。

（付記２０）
前記文書管理方法は、さらに、
前記連携データが存在しないと判定した場合、前記文書ファイルデータを使用した履歴情報に基づいて該文書ファイルデータを使用した使用元に対して、該文書ファイルデータの使用状況を問い合わせる旨を通知する、
ことを特徴とする付記１９に記載の文書管理方法。

本発明にかかる文書管理装置の構成概念図である。 本実施形態にかかる文書管理システムの構成の概要を示す。 本実施形態における文書管理システムの処理概要を示す。 本実施形態における文書ファイル登録画面を示す。 本実施形態における文書作成画面を示す。 文書ファイル及び文書ファイル関連データの管理状態を体系化して表した図である。 本実施形態における文書ファイル関連データテーブルを示す。 本実施形態における文書管理装置１１の業務フローを示す。 本実施形態における文書管理装置１１の文書ファイルの登録処理のフローチャートを示す。 本実施形態における文書管理装置１１の見直し期間チェック処理のフローチャートを示す。 本実施形態における文書管理装置１１で、見直しに際して発生する処理のフローチャートを示す。 本実施形態における文書管理装置１１のハードウェア環境の構成ブロック図である。

符号の説明

１ 文書管理装置
２ 取得手段
３ 見直し期間設定手段
４ 第１の判定手段
４ａ 第１の抽出手段
４ｂ 第２の抽出手段
４ｃ 第３の抽出手段
５ 第１の通知手段
６ 第２の判定手段
７ 送信手段
８ 凍結廃止手段
９ 格納手段
１０ 第２の通知手段
１１ 文書管理装置
１２ 制御装置
１３ 記憶装置
１４ 規格作成管理部門システム
１５，１７ ＰＣ
１６ 設計開発製造検査部門システム
１８ 外部システム
１９ ネットワーク

Claims (5)

1. 文書ファイルデータの管理を行う文書管理装置であって、
   前記文書ファイルデータと、該文書ファイルデータに関連するデータである文書ファイル関連データとを取得する取得手段と、
   前記文書ファイル関連データのうちの１つのデータ項目である、前記文書ファイルデータの重要度に応じて設定される重要度区分に基づいて、該文書ファイルデータを見直す期間を設定する見直し期間設定手段と、
   前記見直し期間に基づいて、該文書ファイルデータを見直す期日である見直し期日が到来したか否かを判定する第１の判定手段と、
   前記第１の判定手段に基づいて、前記文書ファイルデータの見直しを促す旨を通知する第１の通知手段と、
   を備えることを特徴とする文書管理装置。
2. 前記第１の判定手段は、さらに、前記見直し期間内に既に前記文書ファイルデータが見直されているか否かを判定することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記文書ファイル関連データは、少なくとも、前記文書ファイルデータを識別するための文書ＩＤと、該文書ファイルデータの重要度に応じて設定される重要度区分と、該文書ファイルデータの版数と、該文書ファイルデータを更新するに際して行われる審議の審議日と、該文書ファイルデータの更新日と、を含み、
   前記文書管理装置は、さらに、
   前記文書ファイル関連データが格納される格納手段
   を備えることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
4. 文書ファイルデータの管理を行う処理をコンピュータに実行させる文書管理プログラムであって、
   前記文書ファイルデータと、該文書ファイルデータに関連するデータである文書ファイル関連データとを取得する取得処理と、
   前記文書ファイル関連データのうちの１つのデータ項目である、前記文書ファイルデータの重要度に応じて設定される重要度区分に基づいて、該文書ファイルデータを見直す期間を設定する見直し期間設定処理と、
   前記見直し期間に基づいて、該文書ファイルデータを見直す期日である見直し期日が到来したか否かを判定する第１の判定処理と、
   前記第１の判定処理に基づいて、前記文書ファイルデータの見直しを促す旨を通知する第１の通知処理と、
   を、コンピュータに実行させる文書管理プログラム。
5. 文書ファイルデータの管理を行う文書管理方法であって、
   前記文書ファイルデータと、該文書ファイルデータに関連するデータである文書ファイル関連データとを取得し、
   前記文書ファイル関連データのうちの１つのデータ項目である、前記文書ファイルデータの重要度に応じて設定される重要度区分に基づいて、該文書ファイルデータを見直す期間を設定し、
   前記見直し期間に基づいて、該文書ファイルデータを見直す期日である見直し期日が到来したか否かを判定し、
   前記判定の結果に基づいて、前記文書ファイルデータの見直しを促す旨を通知する、
   ことを特徴とする文書管理方法。