JP2004206466A - 文書管理装置及び文書管理プログラム - Google Patents
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Abstract
【課題】文書を削除する管理プロセスを明確にする。
【解決手段】第１ユーザー（文書管理者）及び第２ユーザー（文書蓄積者）を登録して文書管理装置を使用可能にする。文書削除モードの設定により、低利用頻度の文書を検索し、第１ユーザーに通知する。第１ユーザーは低利用頻度の文書を利用不可能文書として設定し、第２ユーザーに通知する。第２ユーザーは、必要に応じ利用不可能文書を利用可能文書に設定変更可能にする。文書管理装置は、利用不可能文書の利用可能文書への変更をチェックし、チェック結果により利用不可能文書を自動的に削除する。
【選択図】 図８
【解決手段】第１ユーザー（文書管理者）及び第２ユーザー（文書蓄積者）を登録して文書管理装置を使用可能にする。文書削除モードの設定により、低利用頻度の文書を検索し、第１ユーザーに通知する。第１ユーザーは低利用頻度の文書を利用不可能文書として設定し、第２ユーザーに通知する。第２ユーザーは、必要に応じ利用不可能文書を利用可能文書に設定変更可能にする。文書管理装置は、利用不可能文書の利用可能文書への変更をチェックし、チェック結果により利用不可能文書を自動的に削除する。
【選択図】 図８
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、蓄積した画像情報が所定の利用履歴条件を満たさないとき、削除候補画像情報として設定し、所定期間後に自動的に削除する文書管理装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、デジタル複写機などの文書管理装置並びに複数のパーソナルコンピュータ（以下、パソコンと略称）をＬＡＮ、インターネット等のネットワーク上に接続し、文書管理装置で読取った画像データ又はパソコンで作成されネットワークを介して送信された画像データを、文書管理装置のデータ蓄積部に蓄積し、ユーザーの文書管理装置からの直接指示、又は前記パソコンからのリモート指示に応じて蓄積された画像データの印刷を行うことは広く行われている。
【０００３】
この種の文書管理装置においては、画像データの蓄積時に保存期限の設定を行い、その期限に到達すると自動的に削除することが行われている。この蓄積期限の到来に基く一律的な削除手法によると、画像データの再利用の必要が生じたときに再蓄積の手間がかかるなどの問題が指摘されていた。この指摘に対処するために、保存期限を無期限にすることもあり得るが、蓄積装置の容量に制限があるために新規蓄積が行えないなど別の問題が生じる。
【０００４】
このような事態に対処するため、ア）画像データの最近の使用状況即ち蓄積日、使用回数、最終使用日時、保存期限などに基いて蓄積者に保存期間の延長の問い合わせを行う、イ）画像データの蓄積時に画像データと共に蓄積期間の自動変更許可情報の設定を行うことにより削除に関する問い合わせなしに必要な画像データの保存期間の延長を可能にする、ウ）画像データの使用履歴に基いて、使用頻度の低い画像データを削除候補データとし、蓄積者に自動的に削除する問い合わせを行うことなどにより、画像データ蓄積部における再蓄積の手間と容量制限の問題に対処している（特許文献１参照）。
【０００５】
【特許文献１】特開2000-51820号公報（段落（0002）、（0004）、（0011）、（0012）（0013）、（0014）、図２）
【０００６】
しかしながら上述の、画像データの最近の使用状況に基いて蓄積者に保存期間並びに削除に関する問い合わせ行い自動的に削除するという手法では、どういう権限を有する誰が、いつ、どのような手順（手続き）で画像データの削除を求めてきたのかユーザー（蓄積者）には分からないため、適当なユーザーが勝手な時期に適当に画像データの削除を試みるケースが生じ、蓄積データの取り扱いが混乱していた。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
そこで本発明は、誰が、いつ、どのようなプロセス（手続き）で画像データの削除を行うかの画像データの削除経緯を明確にすることができる文書管理装置を提供することを目的とする。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
請求項１の発明は、文書削除モードの設定により蓄積された文書の利用履歴を参照して低利用頻度文書を自動的に削除する文書管理装置において、第１のユーザーの登録を要求する手段と、第１のユーザーの登録終了をチェックする手段と、チェック結果により第２のユーザーの登録を要求する手段と、第２のユーザーの登録終了をチェックする手段と、チェック結果により文書管理装置を使用可能にする手段と、文書削除モードの設定をチェックする手段と、チェック結果により低利用頻度の文書を検索する手段と、検索した低利用頻度の文書を第１のユーザーに通知する手段と、第１のユーザーにより低利用頻度の文書を利用不可能文書として設定する手段と、利用不可能に設定された文書を第２のユーザーに通知する手段と、第２のユーザーにより利用不可能文書を利用可能文書に設定変更可能にする手段と、利用不可能文書の利用可能文書への変更をチェックする手段と、チェック結果により利用不可能文書を自動的に削除する手段と、を備えたことを特徴とする文書管理装置である。
【０００９】
請求項２の発明は、第１のユーザーの登録を要求する処理手順と、第１のユーザーの登録終了をチェックする処理手順と、チェック結果により第２のユーザーの登録を要求する処理手順と、第２のユーザーの登録終了をチェックする処理手順と、チェック結果により文書管理装置を使用可能にする処理手順と、
文書削除整理モードの設定をチェックする手段と、チェック結果により低利用頻度の文書を検索する処理手順と、検索した低利用頻度の文書を第１のユーザーに通知する処理手順と、第１のユーザーにより低利用頻度の文書を利用不可能文書として設定する処理手順と、利用不可能に設定された文書を第２のユーザーに通知する処理手順と、第２のユーザーにより利用不可能文書を利用可能文書に設定変更可能にする処理手順と、利用不可能文書の利用可能文書への変更をチェックする処理手順と、チェック結果により利用不可能文書を自動的に削除する処理手順と、を文書管理装置のコンピュータに実行させるための文書管理プログラムである。
【００１０】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施形態を図面を参照して説明する。
図１は、本発明の実施形態に係る文書管理装置が接続される印刷ネットワークシステムの構成を示す図であり、図中、文書管理装置１０は、ＬＡＮ、イントラネット等のネットワーク２０を介してパーソナルコンピュータ（パソコン）３０，４０、５０と接続され、印刷ネットワークを構成している。
【００１１】
文書管理装置１０は、文書管理装置全体を制御するＣＰＵ１、文書管理装置を起動するための基本プログラムを記録するＲＯＭ２、文書管理装置で使用する各種データを記憶するＲＡＭ３、各種設定値や後述する履歴情報を記憶するための不揮発性メモリ４、前記ＣＰＵ１に命令を発し、該ＣＰＵ１の制御により実施される各種動作状態を表示する液晶タッチタイプの表示・操作部５を有する。
【００１２】
また文書管理装置１０は、ＣＰＵ１からのコマンドにより画像データの制御を行う画像メモリコントローラＭＳＵ６、図示しない自動原稿送り装置（ＡＤＦ）から原稿が送付される原稿読取り装置（スキャナ）７、該原稿読取り装置７で読取った原稿データを補正処理等のために一時的に記憶する半導体タイプの画像メモリ８、補正処理された画像データを記憶する磁気タイプの画像記憶装置９、画像記憶装置９に記憶された画像データを印刷する電子写真方式の印刷装置１１を有し、更にネットワーク２０を介してパソコン３０，４０，５０と各種情報の送受信を可能にするネットワークインターフェースＩ／Ｆ１２を有する。
【００１３】
更に又、文書管理装置１０は、図示していないが、各種定型サイズの転写紙を収納する給紙トレイ、給紙トレイに転写紙があるかどうかを監視するセンサ、その他の負荷装置のドライバ、及び原稿の蓄積日時を記録するための計時装置（計時ＩＣ）を有する。
【００１４】
図２は、表示・操作部５を示す図であり、図中、液晶タイプの表示部５１は、表示画面の必要表示個所をタッチすることによりユーザーが文書管理装置と対話形式で命令の発信、動作の確認ができるタッチパネル式の操作兼表示部であり、コピーボタン５２はコピー動作を設定するボタン、スキャナ蓄積ボタン５３はスキャナ読取りと読取りデータの蓄積を設定するボタン、初期設定ボタン５４は各種初期設定を行うボタンである。テンキー５６はユーザー（蓄積者）コードなど数字による入力を行うハードキー、スタートキーは各種設定のスタートを指示するキーそしてクリアキー５７は各種設定をクリアするキーである。
【００１５】
文書管理装置１０において、ユーザーが原稿の印刷を行おうとする場合、原稿を不図示の自動送り装置（ＡＤＦ）にセットし、操作兼表示画面５１からユーザー名、ファイル名、後述する可視設定か不可視設定かの区別等を入力し、テンキー５６により、ユーザーコード（蓄積者名）、印刷部数を入力し、コピーボタン５２で印刷を設定した後、スタートキー５８を押下する。すると、ＣＰＵ１は、命令が原稿の読取り及び印刷であることを判断し、不揮発性ＲＡＭ４に記憶されている印刷ドライバソフトをＲＡＭ３に展開し、印刷の準備を整える。ＣＰＵ１の指示によりＭＳＵ１が起動し、原稿読取り装置７を制御して自動原稿送り装置（ＡＤＦ）から原稿をスキャナ部に送り込ませ、原稿の読取りを行う。読取られた原稿即ち文書は、ページ毎に一旦画像メモリ８に記憶され、必要な補正がＭＳＵ６により施され、印刷装置１１で印刷される。この文書は画像蓄積装置９に記憶する。記憶された文書は、パソコン３０又は４０又は５０から読出して再印刷することができる。画像蓄積装置９に文書を記憶するとき、ＣＰＵ１は、文書の履歴を示す履歴情報を作成し不揮発性ＲＡＭ４に記憶する。
【００１６】
図３は、履歴情報のデータ内容を示す図であり、該履歴情報は、ア）文書（ファイル）名、イ）蓄積者名、ウ）蓄積日時、エ）文書を画像蓄積装置から読み出して表示可能及び装置外部に出力可能にしておく可視設定か又は画像蓄積装置に記憶したまま表示不可能及び装置外部に出力不可能にしておく不可視設定かの区別情報を含む。更に新規文書の蓄積時、又は不可視設定から可視設定に変更された時にはリセットされる情報として、カ）自動削除時刻、キ）文書管理者へ低使用頻度の通知を行ったか否かの区別、ク）可視設定から不可視設定に変更した時刻、ケ）前回文書を利用したユーザー名、利用時刻、コ）１００回前に文書を利用したユーザー名、利用時刻、等をも含む。
【００１７】
以上は、文書管理装置１０において原稿の読取り、蓄積、印刷を行うことを前提としているが、本実施形態では、ＬＡＮ２０に文書管理装置１０と共にパソコン３０、４０、５０を接続し、パソコン３０、４０、５０で作成した文書データを文書管理装置１０に送信し、送信した文書を印刷装置１１により印刷し又画像蓄積装置９に記憶することができる。このとき、パソコン３０，４０，５０のいずれか、例えばパソコン３０を文書管理者（文書管理パソコン）とし、画像蓄積装置９に蓄積されている文書の管理を行う。
【００１８】
次に本実施形態に係る文書管理パソコン３０による画像蓄積装置９に蓄積された文書の管理について詳述する。
先ず、文書管理装置１０の電源投入時に文書管理者が登録されていないと、ＣＰＵ１はこれを判断して、文書管理者を登録するプログラムを立ち上げ、文書管理者の設定（登録）を要求する処理を実行する。
図４（Ａ）は、この処理に基いて表示される、文書管理者の登録を要求する画面を示す図であり、画面中で文書管理者に対し、文書管理者パスワード、ユーザー（蓄積者）に文書整理の実施を通知する周期日数（ただし、必要頻度が低い文書が２０個以上存在するような場合に通知するときは０日）、文書管理者のメールアドレス、文書管理者が文書整理実施後、文書を自動削除するまでの期間（日数）の入力を要求し、更にユーザー（蓄積者）の登録の設定を要求する。前記文書管理者パスワード等を入力した後、入力終了キーを押下し、更にユーザー登録キーを押下すると、文書管理者設定要求画面は、ユーザー（蓄積者）の登録要求画面に変わる。
【００１９】
図４（Ｂ）は、ユーザー（蓄積者）の登録要求画面を示す図であり、画面中で、ユーザー（蓄積者）名、ユーザーメールアドレス、管理者による文書整理通知の周期（日数）の入力を要求するので、これらを入力する。そして、次のユーザーを登録するためのキーを押下すると、同じ図４（Ｂ）に示されるユーザー（蓄積者）の登録要求画面が表示されるので、次のユーザー名、そのメールアドレス等を入力する。このような動作をすべてのユーザーについて行い、ユーザー（蓄積者）登録を終了する。本実施形態では、次のユーザーはパソコン４０、５０が相当する。
【００２０】
図５は、上述の文書管理者登録及びユーザー（蓄積者）登録を行う処理のフロー図であり、図５に従って説明すると、文書管理装置の電源が投入されると（Ｓ１０）、各種初期化動作が行われ、その中で文書管理者登録及びユーザー登録の要求画面が立ち上がり、それらの入力を要求する（Ｓ１１）。ＣＰＵ１は、管理者パスワード、ユーザー名の入力を判断し（Ｓ１２）、既に入力されていれば（Ｓ１２，ＹＥＳ）、通常使用可能状態にする（Ｓ１５）。入力されていなければ（Ｓ１２，ＮＯ）、図４（Ａ）、（Ｂ）の画面によって入力を待ち（Ｓ１３）、入力の終了、入力値の適正を判断する（Ｓ１４）。適正でなければ（Ｓ１４，ＮＯ）再度の入力を要求し、適正であれば（Ｓ１４，ＹＥＳ）通常使用可能状態にする（Ｓ１５）。
【００２１】
ここで、文書管理装置１０に初期設定ボタン５５により文書整理のモードを設定しておくと、文書管理装置の制御部（ＣＰＵ１）は、画像蓄積装置９に蓄積している画像データ即ち文書について所定の手順に従って文書整理を実行し不要と判断する文書を自動的に削除する。
【００２２】
まず、その前提となる文書管理装置１０が前記履歴情報を不揮発性ＲＡＭ４に記憶する処理について説明する。
図６は、文書管理装置が履歴情報を記憶する処理のフロー図であり、図６を参照して説明すると、ユーザー（蓄積者）が原稿を不図示の自動送り装置にセットし、表示・操作部５からコピーボタン５２の押下、ユーザー（蓄積者）名を入力すると（Ｓ２０）、ＣＰＵ１はコピーモード及び蓄積者の設定を行い（Ｓ２１）、スタートキー５８が押下されたか否かを判断する（Ｓ２２）。押下されていなければ前記設定を待ち、押下されたと判断したとき（Ｓ２２，ＹＥＳ）、原稿読取り装置７により原稿を読取り、頁毎に原稿データ（文書）の印刷、蓄積を行う（Ｓ２３）。この処理を、全ての原稿がなくなり蓄積が終了するまで行う（Ｓ２４）。蓄積が終了したときＣＰＵ１は、図３で説明した履歴情報を不揮発性ＲＡＭ４に記憶する（Ｓ２５）。履歴情報の記憶が行われると、ＣＰＵ１は、蓄積した履歴情報に基いて図７、図８で後述する文書整理の必要性の要否を所定の周期でチェックし（Ｓ２６）この処理を終了する（Ｓ２７）。
【００２３】
次に、履歴情報に基いて行われる文書整理の必要性の要否チェックの開始について説明する。このチェックは、文書管理者が表示・操作部５の初期設定５５から文書整理モードを選択しておくと、ＣＰＵ１が、画像蓄積装置９の一部に記憶され、ＲＡＭ３に展開されている文書整理チェックプログラムを、文書管理者が設定した文書整理通知の周期（日数）で起動し、このプログラムに基いて行う。
図７は、該プログラムを起動するフローを示す図であり、ＣＰＵ１は、文書管理者が設定した文書整理通知の周期（日数）を監視していて、この日数に到達すると、文書チェックプログラムを起動（０日のときは起動しない）し（Ｓ３１）、文書整理の必要性の要否チェックを開始する（Ｓ３２）。この要否チェックが開始されればこの起動処理は終わり（Ｓ３３）、再び監視状態に戻る。
【００２４】
続いて、文書整理の必要性の要否をチェックについて説明する。
図８は、文書整理の必要性の要否をチェックする処理のフロー図であり、図８を参照して説明する。このチェックはユーザー（蓄積者）毎に行われる。
文書管理者が設定した周期日になると、文書整理の必要性の要否チェックが開始され（Ｓ４０）、ＣＰＵ１は画像蓄積装置９に蓄積された全ての文書の検索をを開始する（Ｓ４１）。検索した文書毎に全ての履歴を、対応する不揮発性ＲＡＭ４の履歴情報から検索し（Ｓ４２）、１ヶ月前から現在時刻までの利用回数をカウントし（Ｓ４３）、そして全利用履歴を見終える（Ｓ４４）。次に当該文書の１ヶ月間の利用回数が所定の回数以下か否かを判断し（Ｓ４５）、所定回数以下のとき（Ｓ４５，ＹＥＳ）、不図示の個数カウンタを１カウントアップし、この文書名を記憶する（Ｓ４６）。同様の処理を次の文書について行い、これを全蓄積文書について行う（Ｓ４７）。なお、所定回数以下でない、つまり所定回数以上の利用があるとき（Ｓ４５，ＮＯ）、次の文書に移行する。
【００２５】
全文書について低使用頻度のチェックが終了すると、ＣＰＵ１は、文書整理通知の周期日が０日、即ち、必要頻度が低い文書が２０個以上存在するような場合にこれを送信するよう設定されているか否かを判断する（Ｓ４８）。設定されているとき（Ｓ４８，ＹＥＳ）、低使用頻度文書が２０個以上あるか否かチェックする（Ｓ４９）。２０個以上あるとき、文書管理者にメールで低使用頻度文書名と利用履歴を送信し（Ｓ５０）、この処理を終了する（Ｓ５１）。また、周期日が０日に設定されてされていないときは（Ｓ４８，ＮＯ）、そのまま文書管理者にメールで低使用頻度文書名と利用履歴を送信し（Ｓ５０）、この処理を終了する（Ｓ５１）。
【００２６】
図９は、文書管理者に通知するメールの内容の例を示す図であり、図中、文書毎に、ユーザー（蓄積者）及び文書整理の実施日と共に、文書整理実施日から１ヶ月前まで、それ以降、１ヶ月刻みで６ヶ月前までの利用者数及び延べ利用回数（利用頻度）が記入されている。
【００２７】
低使用頻度文書は、本来、整理即ち削除の必要性がある文書として選択され、文書管理者に通知された文書である。そこで、文書管理者は通知された文書を不可視文書として設定する。この設定がなされた文書が、文書管理者が設定した削除期間が経過した時点で自動的に削除されることになる。
【００２８】
次に、低使用頻度文書を不可視文書に設定する処理について説明する。
この処理を行うために文書管理者は、初期設定ボタン５５を押下して文書整理モードを立ち上げ、管理者パスワードを入力すると、ＣＰＵ１は、既に登録されている管理者パスワードを参照して入力された管理者パスワードの認証を行う。認証されると、ＣＰＵ１は、低使用頻度文書の一覧を表示・操作部５の表示画面に表示する。
【００２９】
図１０は、低使用頻度文書の一覧を示す画面の例であり、図中、低使用頻度文書一覧（文書整理）というタイトルの下に、「文書の存在を不可視にし、一定期間後、削除する文書選択してください」というメッセージと共に、文書名、ユーザー（蓄積者）名、文書整理実施日が表示される。文書管理者は、不可視にする文書を選択すると、選択された文書は例えば表示色が反転するので、画面中のＯＫマークをチェックすることにより不可視に設定する。この処理をフロー図に従って説明する。
【００３０】
図１１は、文書管理者が文書を不可視に設定する処理のフロー図であり、文書整理モードの立ち上げにより（Ｓ６０）、管理者パスワードを入力すると、ＣＰＵ１は、既に登録されている管理者パスワードを参照して入力された管理者パスワードの認証を行う（Ｓ６１）。認証されると、ＣＰＵ１は、低使用頻度文書の一覧（図１０）を表示・操作部５の表示画面に表示する（Ｓ６２）。文書管理者は、不可視にする文書を、文書名をポインターなどでチェックすることにより選択すると（Ｓ６３）、選択された文書の例えば表示色が反転するので、ＯＫマークをチェックして確認するとＣＰＵ１はこれを判断する（Ｓ９６）。ＣＰＵ１は文書管理者が確認したと判断すると、文書を不可視に設定変更すると共に、不可視に設定した時刻をセットする。また現在時刻から所定期間経過した時刻を自動削除時刻としてセットし（Ｓ６５）、この処理を終了する（Ｓ６６）。
【００３１】
この設定に伴いＣＰＵ１は、文書の自動削除プログラムを起動し、不可視設定された文書を削除する。削除の処理は、次に述べる手順で行う。
図１２は、不可視文書を削除する処理のフロー図であり、図１２を参照して説明すると、文書管理者が不可視設定を行ったときから所定時間経過後、１分間毎に自動削除プログラムが起動する（Ｓ７０）。ＣＰＵ１は、全蓄積文書の各々について削除文書の検索を開始し（Ｓ７１）、当該文書が、文書管理者が設定した自動削除時間（図４（Ａ））を経過しているか否かをチェックする（Ｓ７２）。経過しているとき（Ｓ７２，ＹＥＳ）、当該文書に係る履歴情報と文書（画像データ）を削除し（Ｓ７３）、次の文書について前記検索を行う。前記当該文書が自動削除時間を経過していないとき（Ｓ７２，ＮＯ）、次の文書について前記検索を行い、全蓄積文書について以上の処理を行った後（Ｓ７４）、全処理を終了する（Ｓ７５）。
【００３２】
以上のべたように、文書管理者は、低使用頻度を参照することによって不可視設定を行い、自動的に不可視設定文書の削除を行うことができるが、本実施形態では、自動削除を行う前に、ユーザー（蓄積者）に当該文書が不可視文書に設定されていることを所定の周期で通知する。このとき、ユーザー（蓄積者）は、この周期の日数を自分で設定することができる。即ち、初期設定ボタン５５を押下して不可視設定文書通知受領モードを立ち上げると、この立ち上げにより表示・操作部５の表示画面は、メールアドレス付きのユーザー（蓄積者）毎に、通知周期（日数）の入力欄のある画面になる。
図１３は、ユーザー（蓄積者）による通知周期設定画面の例を示す。
図１３において、ユーザー（蓄積者）は、画面上で、自分が通知を受けたい周期日数を入力し、ＯＫマークで確認すると、ＣＰＵ１は、設定された周期でユーザー（蓄積者）に不可視に設定された文書を通知する。この通知は、メールにより行う。
【００３３】
図１４は、文書管理者がユーザー（蓄積者）に対して不可視に設定した文書の通知を行う処理のフロー図である。図１４を参照して説明すると、文書管理装置１０の通知モードが起動していると、ＣＰＵ１は、ユーザー（蓄積者）が設定した周期日数で通知プログラムを立ち上げる（Ｓ８０）。全蓄積文書の各々について不可視文書の検索を開始し（Ｓ８１）、当該文書が前回の文書管理者が設定した文書整理通知の日から現在時刻までに不可視設定されたか否かをチェックする（Ｓ８２）。不可視設定されているとき（Ｓ８２，ＹＥＳ）、当該文書をユーザー（蓄積者）に通知する文書として設定する（Ｓ８３）。続いて、次の文書について前記検索を行う（Ｓ８４）。前記当該文書が不可視設定されていないとき（Ｓ８２，ＮＯ）、次の文書について前記検索を行う（Ｓ８４）。全蓄積文書についての処理が終了したところで、ユーザー（蓄積者）に対して該当する文書をまとめてメールで通知し（Ｓ８５）、この処理を終了する（Ｓ８６）。
【００３４】
図１５は、メール内容の例を示す図であり、図１５を参照すると、内容は、ユーザー（蓄積者）宛に「管理者によって、あなたが蓄積した文書が不可視設定になりました。一定期間後、自動削除されます。もし必要であれば、可視設定に戻す必要があります。」というメッセージとともに、文書名、その文書の蓄積者名、文書管理者が文書整理を実施した日付から構成される。
【００３５】
前記内容のメールを受信したユーザー（蓄積者）は、文書管理者により不可視文書として設定された文書を、可視文書に設定変更（リカバリ）することによって削除を回避することができる。このためにユーザー（蓄積者）は、初期設定ボタン５５を押下して不可視文書の設定変更モードを立ち上げる。
図１６は、不可視文書を可視文書に設定変更する処理のフロー図である。図１６を参照して説明すると、初期設定ボタン５５の押下により不可視文書の設定変更モードが立ち上がり（Ｓ９０）、表示・操作部５の表示画面で、不可視文書を可視文書に設定変更するユーザー（蓄積者）名を入力することが要求されるので、ユーザー（蓄積者）名を入力する（Ｓ９１）。この入力が行われるとＣＰＵ１は、全蓄積文書の各々について不可視文書の検索を開始し（Ｓ９２）、当該文書が、入力されたユーザー（蓄積者）名とユーザー（蓄積者）名が一致する不可視設定文書か否かをチェックする（Ｓ９３）。不可視設定の文書のとき（Ｓ９３，ＹＥＳ）、当該文書を画面上に表示する（Ｓ９４）。なお、文書の不可視設定を可視設定に変更する画面は図１７で後述する。
【００３６】
続いて、次の文書について前記検索を行う（Ｓ９５）。前記当該文書が不可視設定されていないとき（Ｓ９３，ＮＯ）、次の文書について前記検索を行う（Ｓ９５）。全蓄積文書についての処理が終了したところで、表示された不可視設定文書から不可視設定を変更する文書を選択する（Ｓ９６）。そして設定変更を確認すると（Ｓ９７，ＹＥＳ）、履歴情報が更新される、即ち文書名、蓄積者名、蓄積日時以外の情報（使用履歴）は自動削除時刻も含めリセットされ、選択された文書は可視文書に設定変更され（Ｓ９８）、この処理を終了する（Ｓ９９）。
【００３７】
図１７は、文書の不可視設定を可視設定に変更する画面の例を示す図であり、不可視文書というタイトルの下に、可視に設定変更する文書を選択するように求めるメッセージとともに、不可視設定されている文書の名称（会議資料、ミーティング資料）、蓄積者（鈴木）、文書整理手続きを実施した日付（2002.04.25）等が表示される。設定の変更は、文書名のポインターによる反転とその確認であるＯＫマークのチェックにより行われる。
【００３８】
設定変更の処理が終了すると、ＣＰＵ１は、蓄積文書一覧表示のプログラムを自動的に立ち上げ、蓄積文書一覧を表示させる。
図１８は、この蓄積文書一覧表示を行う処理のフロー図であり、図１８を参照して説明する。図１８において、蓄積文書一覧表示の処理がスタートすると（Ｓ１００）、ＣＰＵ１は、全蓄積文書の各々について一覧表示文書の検索を開始し（Ｓ１０１）、当該文書が、不可視設定なっているか否かをチェックする（Ｓ１０２）。不可視設定になっていなければ（Ｓ１０２，ＮＯ）、当該文書を表示・操作部５の表示画面に表示する、或いは文書管理装置１０の外部に出力する（Ｓ１０３）。不可視設定になっている場合においては（Ｓ１０２，ＮＯ）、何も行わず次の文書について一覧表示文書の検索を行う。この処理を全蓄積文書について行い（Ｓ１０４）、終了する（Ｓ１０５）。
【００３９】
ここで、文書の再印刷が要求されたときの、文書の使用履歴の更新について説明する。ユーザー（蓄積者）例えばパソコン５０から文書の再印刷が要求されると、ＣＰＵ１は、これを判断して印刷を行い、その履歴を履歴情報に反映させる。
図１９は、再印刷の履歴を履歴情報に反映させる処理のフロー図であり、図面を参照して説明すると、ＣＰＵ１が文書の再印刷を判断すると（Ｓ１１０）、印刷要求したユーザー（蓄積者）を不揮発性ＲＡＭ４に記憶しているユーザーリストを参照して選択し（Ｓ１１１）、印刷要求がなされた文書を画像蓄積装置９から選択する（Ｓ１１２）。この選択には、文書が不可視に設定されていないことが必須であるので、図１８で説明した処理により一覧表示された文書から選択されることになる。そして選択された文書について印刷を行う（Ｓ１１３）。印刷後、ＣＰＵ１は、印刷した文書の履歴情報について、前回から９９回目までの文書履歴を２回目から１００回目までのものにコピーし、つまり１回分シフトさせ、前回文書を利用したユーザー（蓄積者）名と利用時刻を設定し（Ｓ１１４）、この処理を終了する（Ｓ１１５）。
【００４０】
本実施形態によれば、画像データの利用履歴が文書管理者のところに一元的に通知され、通知された文書管理者により削除予定の画像データとすることが仮決定され、ユーザー（蓄積者）に定期的に通知される。ユーザー（蓄積者）は、仮決定に基いて削除するか否かの判断結果を文書管理者に通知することにより削除予定の画像データが決定されるので、削除の主体が誰であるか、またその手順（手続き）が明確になる。また、利用履歴を取得する周期日数は文書管理者により自由に決めることができ、仮決定された削除予定の画像データの通知周期は、ユーザー（蓄積者）により決定できる。
【００４１】
【発明の効果】
請求項１に対応する効果：文書情報を削除する文書管理のプロセスを明確にすることができる。
請求項２に対応する効果：文書管理装置のコンピュータにおいて文書管理のプロセスを明確にする処理を容易に実行させることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施形態に係る文書管理装置が接続される印刷ネットワークシステムの構成図である。
【図２】図１の文書管理装置の表示・操作部を示す図である。
【図３】履歴情報のデータ内容を示す図である。
【図４】文書管理者の設定要求画面及びユーザー（蓄積者）の登録要求画面を示す図である。
【図５】文書管理者登録及びユーザー登録を行う処理のフロー図である。
【図６】文書管理装置が履歴情報を記憶する処理のフロー図である。
【図７】文書整理チェックプログラムを起動するフローを示す図である。
【図８】文書整理の必要性の要否をチェックする処理のフロー図である。
【図９】文書管理者に通知するメール内容の例を示す図である。
【図１０】低使用頻度文書の一覧を示す画面の例である。
【図１１】文書管理者が文書を不可視に設定する処理のフロー図である。
【図１２】不可視文書を削除する処理のフロー図である。
【図１３】ユーザー（蓄積者）による通知周期設定画面の例を示す図である。
【図１４】文書管理者がユーザー（蓄積者）に対して不可視に設定した文書の通知を行う処理のフロー図である。
【図１５】メール内容の例を示す図である。
【図１６】不可視文書を可視文書に設定変更する処理のフロー図である。
【図１７】文書の不可視設定を可視設定に変更する画面の例を示す図である。
【図１８】蓄積文書一覧表示を行う処理のフロー図である。
【図１９】再印刷の履歴を履歴情報に反映させる処理のフロー図である。
【符号の説明】
１…ＣＰＵ、２…ＲＯＭ、３…ＲＡＭ、４…不揮発性ＲＡＭ、５…表示・操作部、６…画像メモリコントローラ（ＭＳＵ）、７…原稿読取り装置、８…画像メモリ、９…画像蓄積装置。
【発明の属する技術分野】
本発明は、蓄積した画像情報が所定の利用履歴条件を満たさないとき、削除候補画像情報として設定し、所定期間後に自動的に削除する文書管理装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、デジタル複写機などの文書管理装置並びに複数のパーソナルコンピュータ（以下、パソコンと略称）をＬＡＮ、インターネット等のネットワーク上に接続し、文書管理装置で読取った画像データ又はパソコンで作成されネットワークを介して送信された画像データを、文書管理装置のデータ蓄積部に蓄積し、ユーザーの文書管理装置からの直接指示、又は前記パソコンからのリモート指示に応じて蓄積された画像データの印刷を行うことは広く行われている。
【０００３】
この種の文書管理装置においては、画像データの蓄積時に保存期限の設定を行い、その期限に到達すると自動的に削除することが行われている。この蓄積期限の到来に基く一律的な削除手法によると、画像データの再利用の必要が生じたときに再蓄積の手間がかかるなどの問題が指摘されていた。この指摘に対処するために、保存期限を無期限にすることもあり得るが、蓄積装置の容量に制限があるために新規蓄積が行えないなど別の問題が生じる。
【０００４】
このような事態に対処するため、ア）画像データの最近の使用状況即ち蓄積日、使用回数、最終使用日時、保存期限などに基いて蓄積者に保存期間の延長の問い合わせを行う、イ）画像データの蓄積時に画像データと共に蓄積期間の自動変更許可情報の設定を行うことにより削除に関する問い合わせなしに必要な画像データの保存期間の延長を可能にする、ウ）画像データの使用履歴に基いて、使用頻度の低い画像データを削除候補データとし、蓄積者に自動的に削除する問い合わせを行うことなどにより、画像データ蓄積部における再蓄積の手間と容量制限の問題に対処している（特許文献１参照）。
【０００５】
【特許文献１】特開2000-51820号公報（段落（0002）、（0004）、（0011）、（0012）（0013）、（0014）、図２）
【０００６】
しかしながら上述の、画像データの最近の使用状況に基いて蓄積者に保存期間並びに削除に関する問い合わせ行い自動的に削除するという手法では、どういう権限を有する誰が、いつ、どのような手順（手続き）で画像データの削除を求めてきたのかユーザー（蓄積者）には分からないため、適当なユーザーが勝手な時期に適当に画像データの削除を試みるケースが生じ、蓄積データの取り扱いが混乱していた。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
そこで本発明は、誰が、いつ、どのようなプロセス（手続き）で画像データの削除を行うかの画像データの削除経緯を明確にすることができる文書管理装置を提供することを目的とする。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
請求項１の発明は、文書削除モードの設定により蓄積された文書の利用履歴を参照して低利用頻度文書を自動的に削除する文書管理装置において、第１のユーザーの登録を要求する手段と、第１のユーザーの登録終了をチェックする手段と、チェック結果により第２のユーザーの登録を要求する手段と、第２のユーザーの登録終了をチェックする手段と、チェック結果により文書管理装置を使用可能にする手段と、文書削除モードの設定をチェックする手段と、チェック結果により低利用頻度の文書を検索する手段と、検索した低利用頻度の文書を第１のユーザーに通知する手段と、第１のユーザーにより低利用頻度の文書を利用不可能文書として設定する手段と、利用不可能に設定された文書を第２のユーザーに通知する手段と、第２のユーザーにより利用不可能文書を利用可能文書に設定変更可能にする手段と、利用不可能文書の利用可能文書への変更をチェックする手段と、チェック結果により利用不可能文書を自動的に削除する手段と、を備えたことを特徴とする文書管理装置である。
【０００９】
請求項２の発明は、第１のユーザーの登録を要求する処理手順と、第１のユーザーの登録終了をチェックする処理手順と、チェック結果により第２のユーザーの登録を要求する処理手順と、第２のユーザーの登録終了をチェックする処理手順と、チェック結果により文書管理装置を使用可能にする処理手順と、
文書削除整理モードの設定をチェックする手段と、チェック結果により低利用頻度の文書を検索する処理手順と、検索した低利用頻度の文書を第１のユーザーに通知する処理手順と、第１のユーザーにより低利用頻度の文書を利用不可能文書として設定する処理手順と、利用不可能に設定された文書を第２のユーザーに通知する処理手順と、第２のユーザーにより利用不可能文書を利用可能文書に設定変更可能にする処理手順と、利用不可能文書の利用可能文書への変更をチェックする処理手順と、チェック結果により利用不可能文書を自動的に削除する処理手順と、を文書管理装置のコンピュータに実行させるための文書管理プログラムである。
【００１０】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施形態を図面を参照して説明する。
図１は、本発明の実施形態に係る文書管理装置が接続される印刷ネットワークシステムの構成を示す図であり、図中、文書管理装置１０は、ＬＡＮ、イントラネット等のネットワーク２０を介してパーソナルコンピュータ（パソコン）３０，４０、５０と接続され、印刷ネットワークを構成している。
【００１１】
文書管理装置１０は、文書管理装置全体を制御するＣＰＵ１、文書管理装置を起動するための基本プログラムを記録するＲＯＭ２、文書管理装置で使用する各種データを記憶するＲＡＭ３、各種設定値や後述する履歴情報を記憶するための不揮発性メモリ４、前記ＣＰＵ１に命令を発し、該ＣＰＵ１の制御により実施される各種動作状態を表示する液晶タッチタイプの表示・操作部５を有する。
【００１２】
また文書管理装置１０は、ＣＰＵ１からのコマンドにより画像データの制御を行う画像メモリコントローラＭＳＵ６、図示しない自動原稿送り装置（ＡＤＦ）から原稿が送付される原稿読取り装置（スキャナ）７、該原稿読取り装置７で読取った原稿データを補正処理等のために一時的に記憶する半導体タイプの画像メモリ８、補正処理された画像データを記憶する磁気タイプの画像記憶装置９、画像記憶装置９に記憶された画像データを印刷する電子写真方式の印刷装置１１を有し、更にネットワーク２０を介してパソコン３０，４０，５０と各種情報の送受信を可能にするネットワークインターフェースＩ／Ｆ１２を有する。
【００１３】
更に又、文書管理装置１０は、図示していないが、各種定型サイズの転写紙を収納する給紙トレイ、給紙トレイに転写紙があるかどうかを監視するセンサ、その他の負荷装置のドライバ、及び原稿の蓄積日時を記録するための計時装置（計時ＩＣ）を有する。
【００１４】
図２は、表示・操作部５を示す図であり、図中、液晶タイプの表示部５１は、表示画面の必要表示個所をタッチすることによりユーザーが文書管理装置と対話形式で命令の発信、動作の確認ができるタッチパネル式の操作兼表示部であり、コピーボタン５２はコピー動作を設定するボタン、スキャナ蓄積ボタン５３はスキャナ読取りと読取りデータの蓄積を設定するボタン、初期設定ボタン５４は各種初期設定を行うボタンである。テンキー５６はユーザー（蓄積者）コードなど数字による入力を行うハードキー、スタートキーは各種設定のスタートを指示するキーそしてクリアキー５７は各種設定をクリアするキーである。
【００１５】
文書管理装置１０において、ユーザーが原稿の印刷を行おうとする場合、原稿を不図示の自動送り装置（ＡＤＦ）にセットし、操作兼表示画面５１からユーザー名、ファイル名、後述する可視設定か不可視設定かの区別等を入力し、テンキー５６により、ユーザーコード（蓄積者名）、印刷部数を入力し、コピーボタン５２で印刷を設定した後、スタートキー５８を押下する。すると、ＣＰＵ１は、命令が原稿の読取り及び印刷であることを判断し、不揮発性ＲＡＭ４に記憶されている印刷ドライバソフトをＲＡＭ３に展開し、印刷の準備を整える。ＣＰＵ１の指示によりＭＳＵ１が起動し、原稿読取り装置７を制御して自動原稿送り装置（ＡＤＦ）から原稿をスキャナ部に送り込ませ、原稿の読取りを行う。読取られた原稿即ち文書は、ページ毎に一旦画像メモリ８に記憶され、必要な補正がＭＳＵ６により施され、印刷装置１１で印刷される。この文書は画像蓄積装置９に記憶する。記憶された文書は、パソコン３０又は４０又は５０から読出して再印刷することができる。画像蓄積装置９に文書を記憶するとき、ＣＰＵ１は、文書の履歴を示す履歴情報を作成し不揮発性ＲＡＭ４に記憶する。
【００１６】
図３は、履歴情報のデータ内容を示す図であり、該履歴情報は、ア）文書（ファイル）名、イ）蓄積者名、ウ）蓄積日時、エ）文書を画像蓄積装置から読み出して表示可能及び装置外部に出力可能にしておく可視設定か又は画像蓄積装置に記憶したまま表示不可能及び装置外部に出力不可能にしておく不可視設定かの区別情報を含む。更に新規文書の蓄積時、又は不可視設定から可視設定に変更された時にはリセットされる情報として、カ）自動削除時刻、キ）文書管理者へ低使用頻度の通知を行ったか否かの区別、ク）可視設定から不可視設定に変更した時刻、ケ）前回文書を利用したユーザー名、利用時刻、コ）１００回前に文書を利用したユーザー名、利用時刻、等をも含む。
【００１７】
以上は、文書管理装置１０において原稿の読取り、蓄積、印刷を行うことを前提としているが、本実施形態では、ＬＡＮ２０に文書管理装置１０と共にパソコン３０、４０、５０を接続し、パソコン３０、４０、５０で作成した文書データを文書管理装置１０に送信し、送信した文書を印刷装置１１により印刷し又画像蓄積装置９に記憶することができる。このとき、パソコン３０，４０，５０のいずれか、例えばパソコン３０を文書管理者（文書管理パソコン）とし、画像蓄積装置９に蓄積されている文書の管理を行う。
【００１８】
次に本実施形態に係る文書管理パソコン３０による画像蓄積装置９に蓄積された文書の管理について詳述する。
先ず、文書管理装置１０の電源投入時に文書管理者が登録されていないと、ＣＰＵ１はこれを判断して、文書管理者を登録するプログラムを立ち上げ、文書管理者の設定（登録）を要求する処理を実行する。
図４（Ａ）は、この処理に基いて表示される、文書管理者の登録を要求する画面を示す図であり、画面中で文書管理者に対し、文書管理者パスワード、ユーザー（蓄積者）に文書整理の実施を通知する周期日数（ただし、必要頻度が低い文書が２０個以上存在するような場合に通知するときは０日）、文書管理者のメールアドレス、文書管理者が文書整理実施後、文書を自動削除するまでの期間（日数）の入力を要求し、更にユーザー（蓄積者）の登録の設定を要求する。前記文書管理者パスワード等を入力した後、入力終了キーを押下し、更にユーザー登録キーを押下すると、文書管理者設定要求画面は、ユーザー（蓄積者）の登録要求画面に変わる。
【００１９】
図４（Ｂ）は、ユーザー（蓄積者）の登録要求画面を示す図であり、画面中で、ユーザー（蓄積者）名、ユーザーメールアドレス、管理者による文書整理通知の周期（日数）の入力を要求するので、これらを入力する。そして、次のユーザーを登録するためのキーを押下すると、同じ図４（Ｂ）に示されるユーザー（蓄積者）の登録要求画面が表示されるので、次のユーザー名、そのメールアドレス等を入力する。このような動作をすべてのユーザーについて行い、ユーザー（蓄積者）登録を終了する。本実施形態では、次のユーザーはパソコン４０、５０が相当する。
【００２０】
図５は、上述の文書管理者登録及びユーザー（蓄積者）登録を行う処理のフロー図であり、図５に従って説明すると、文書管理装置の電源が投入されると（Ｓ１０）、各種初期化動作が行われ、その中で文書管理者登録及びユーザー登録の要求画面が立ち上がり、それらの入力を要求する（Ｓ１１）。ＣＰＵ１は、管理者パスワード、ユーザー名の入力を判断し（Ｓ１２）、既に入力されていれば（Ｓ１２，ＹＥＳ）、通常使用可能状態にする（Ｓ１５）。入力されていなければ（Ｓ１２，ＮＯ）、図４（Ａ）、（Ｂ）の画面によって入力を待ち（Ｓ１３）、入力の終了、入力値の適正を判断する（Ｓ１４）。適正でなければ（Ｓ１４，ＮＯ）再度の入力を要求し、適正であれば（Ｓ１４，ＹＥＳ）通常使用可能状態にする（Ｓ１５）。
【００２１】
ここで、文書管理装置１０に初期設定ボタン５５により文書整理のモードを設定しておくと、文書管理装置の制御部（ＣＰＵ１）は、画像蓄積装置９に蓄積している画像データ即ち文書について所定の手順に従って文書整理を実行し不要と判断する文書を自動的に削除する。
【００２２】
まず、その前提となる文書管理装置１０が前記履歴情報を不揮発性ＲＡＭ４に記憶する処理について説明する。
図６は、文書管理装置が履歴情報を記憶する処理のフロー図であり、図６を参照して説明すると、ユーザー（蓄積者）が原稿を不図示の自動送り装置にセットし、表示・操作部５からコピーボタン５２の押下、ユーザー（蓄積者）名を入力すると（Ｓ２０）、ＣＰＵ１はコピーモード及び蓄積者の設定を行い（Ｓ２１）、スタートキー５８が押下されたか否かを判断する（Ｓ２２）。押下されていなければ前記設定を待ち、押下されたと判断したとき（Ｓ２２，ＹＥＳ）、原稿読取り装置７により原稿を読取り、頁毎に原稿データ（文書）の印刷、蓄積を行う（Ｓ２３）。この処理を、全ての原稿がなくなり蓄積が終了するまで行う（Ｓ２４）。蓄積が終了したときＣＰＵ１は、図３で説明した履歴情報を不揮発性ＲＡＭ４に記憶する（Ｓ２５）。履歴情報の記憶が行われると、ＣＰＵ１は、蓄積した履歴情報に基いて図７、図８で後述する文書整理の必要性の要否を所定の周期でチェックし（Ｓ２６）この処理を終了する（Ｓ２７）。
【００２３】
次に、履歴情報に基いて行われる文書整理の必要性の要否チェックの開始について説明する。このチェックは、文書管理者が表示・操作部５の初期設定５５から文書整理モードを選択しておくと、ＣＰＵ１が、画像蓄積装置９の一部に記憶され、ＲＡＭ３に展開されている文書整理チェックプログラムを、文書管理者が設定した文書整理通知の周期（日数）で起動し、このプログラムに基いて行う。
図７は、該プログラムを起動するフローを示す図であり、ＣＰＵ１は、文書管理者が設定した文書整理通知の周期（日数）を監視していて、この日数に到達すると、文書チェックプログラムを起動（０日のときは起動しない）し（Ｓ３１）、文書整理の必要性の要否チェックを開始する（Ｓ３２）。この要否チェックが開始されればこの起動処理は終わり（Ｓ３３）、再び監視状態に戻る。
【００２４】
続いて、文書整理の必要性の要否をチェックについて説明する。
図８は、文書整理の必要性の要否をチェックする処理のフロー図であり、図８を参照して説明する。このチェックはユーザー（蓄積者）毎に行われる。
文書管理者が設定した周期日になると、文書整理の必要性の要否チェックが開始され（Ｓ４０）、ＣＰＵ１は画像蓄積装置９に蓄積された全ての文書の検索をを開始する（Ｓ４１）。検索した文書毎に全ての履歴を、対応する不揮発性ＲＡＭ４の履歴情報から検索し（Ｓ４２）、１ヶ月前から現在時刻までの利用回数をカウントし（Ｓ４３）、そして全利用履歴を見終える（Ｓ４４）。次に当該文書の１ヶ月間の利用回数が所定の回数以下か否かを判断し（Ｓ４５）、所定回数以下のとき（Ｓ４５，ＹＥＳ）、不図示の個数カウンタを１カウントアップし、この文書名を記憶する（Ｓ４６）。同様の処理を次の文書について行い、これを全蓄積文書について行う（Ｓ４７）。なお、所定回数以下でない、つまり所定回数以上の利用があるとき（Ｓ４５，ＮＯ）、次の文書に移行する。
【００２５】
全文書について低使用頻度のチェックが終了すると、ＣＰＵ１は、文書整理通知の周期日が０日、即ち、必要頻度が低い文書が２０個以上存在するような場合にこれを送信するよう設定されているか否かを判断する（Ｓ４８）。設定されているとき（Ｓ４８，ＹＥＳ）、低使用頻度文書が２０個以上あるか否かチェックする（Ｓ４９）。２０個以上あるとき、文書管理者にメールで低使用頻度文書名と利用履歴を送信し（Ｓ５０）、この処理を終了する（Ｓ５１）。また、周期日が０日に設定されてされていないときは（Ｓ４８，ＮＯ）、そのまま文書管理者にメールで低使用頻度文書名と利用履歴を送信し（Ｓ５０）、この処理を終了する（Ｓ５１）。
【００２６】
図９は、文書管理者に通知するメールの内容の例を示す図であり、図中、文書毎に、ユーザー（蓄積者）及び文書整理の実施日と共に、文書整理実施日から１ヶ月前まで、それ以降、１ヶ月刻みで６ヶ月前までの利用者数及び延べ利用回数（利用頻度）が記入されている。
【００２７】
低使用頻度文書は、本来、整理即ち削除の必要性がある文書として選択され、文書管理者に通知された文書である。そこで、文書管理者は通知された文書を不可視文書として設定する。この設定がなされた文書が、文書管理者が設定した削除期間が経過した時点で自動的に削除されることになる。
【００２８】
次に、低使用頻度文書を不可視文書に設定する処理について説明する。
この処理を行うために文書管理者は、初期設定ボタン５５を押下して文書整理モードを立ち上げ、管理者パスワードを入力すると、ＣＰＵ１は、既に登録されている管理者パスワードを参照して入力された管理者パスワードの認証を行う。認証されると、ＣＰＵ１は、低使用頻度文書の一覧を表示・操作部５の表示画面に表示する。
【００２９】
図１０は、低使用頻度文書の一覧を示す画面の例であり、図中、低使用頻度文書一覧（文書整理）というタイトルの下に、「文書の存在を不可視にし、一定期間後、削除する文書選択してください」というメッセージと共に、文書名、ユーザー（蓄積者）名、文書整理実施日が表示される。文書管理者は、不可視にする文書を選択すると、選択された文書は例えば表示色が反転するので、画面中のＯＫマークをチェックすることにより不可視に設定する。この処理をフロー図に従って説明する。
【００３０】
図１１は、文書管理者が文書を不可視に設定する処理のフロー図であり、文書整理モードの立ち上げにより（Ｓ６０）、管理者パスワードを入力すると、ＣＰＵ１は、既に登録されている管理者パスワードを参照して入力された管理者パスワードの認証を行う（Ｓ６１）。認証されると、ＣＰＵ１は、低使用頻度文書の一覧（図１０）を表示・操作部５の表示画面に表示する（Ｓ６２）。文書管理者は、不可視にする文書を、文書名をポインターなどでチェックすることにより選択すると（Ｓ６３）、選択された文書の例えば表示色が反転するので、ＯＫマークをチェックして確認するとＣＰＵ１はこれを判断する（Ｓ９６）。ＣＰＵ１は文書管理者が確認したと判断すると、文書を不可視に設定変更すると共に、不可視に設定した時刻をセットする。また現在時刻から所定期間経過した時刻を自動削除時刻としてセットし（Ｓ６５）、この処理を終了する（Ｓ６６）。
【００３１】
この設定に伴いＣＰＵ１は、文書の自動削除プログラムを起動し、不可視設定された文書を削除する。削除の処理は、次に述べる手順で行う。
図１２は、不可視文書を削除する処理のフロー図であり、図１２を参照して説明すると、文書管理者が不可視設定を行ったときから所定時間経過後、１分間毎に自動削除プログラムが起動する（Ｓ７０）。ＣＰＵ１は、全蓄積文書の各々について削除文書の検索を開始し（Ｓ７１）、当該文書が、文書管理者が設定した自動削除時間（図４（Ａ））を経過しているか否かをチェックする（Ｓ７２）。経過しているとき（Ｓ７２，ＹＥＳ）、当該文書に係る履歴情報と文書（画像データ）を削除し（Ｓ７３）、次の文書について前記検索を行う。前記当該文書が自動削除時間を経過していないとき（Ｓ７２，ＮＯ）、次の文書について前記検索を行い、全蓄積文書について以上の処理を行った後（Ｓ７４）、全処理を終了する（Ｓ７５）。
【００３２】
以上のべたように、文書管理者は、低使用頻度を参照することによって不可視設定を行い、自動的に不可視設定文書の削除を行うことができるが、本実施形態では、自動削除を行う前に、ユーザー（蓄積者）に当該文書が不可視文書に設定されていることを所定の周期で通知する。このとき、ユーザー（蓄積者）は、この周期の日数を自分で設定することができる。即ち、初期設定ボタン５５を押下して不可視設定文書通知受領モードを立ち上げると、この立ち上げにより表示・操作部５の表示画面は、メールアドレス付きのユーザー（蓄積者）毎に、通知周期（日数）の入力欄のある画面になる。
図１３は、ユーザー（蓄積者）による通知周期設定画面の例を示す。
図１３において、ユーザー（蓄積者）は、画面上で、自分が通知を受けたい周期日数を入力し、ＯＫマークで確認すると、ＣＰＵ１は、設定された周期でユーザー（蓄積者）に不可視に設定された文書を通知する。この通知は、メールにより行う。
【００３３】
図１４は、文書管理者がユーザー（蓄積者）に対して不可視に設定した文書の通知を行う処理のフロー図である。図１４を参照して説明すると、文書管理装置１０の通知モードが起動していると、ＣＰＵ１は、ユーザー（蓄積者）が設定した周期日数で通知プログラムを立ち上げる（Ｓ８０）。全蓄積文書の各々について不可視文書の検索を開始し（Ｓ８１）、当該文書が前回の文書管理者が設定した文書整理通知の日から現在時刻までに不可視設定されたか否かをチェックする（Ｓ８２）。不可視設定されているとき（Ｓ８２，ＹＥＳ）、当該文書をユーザー（蓄積者）に通知する文書として設定する（Ｓ８３）。続いて、次の文書について前記検索を行う（Ｓ８４）。前記当該文書が不可視設定されていないとき（Ｓ８２，ＮＯ）、次の文書について前記検索を行う（Ｓ８４）。全蓄積文書についての処理が終了したところで、ユーザー（蓄積者）に対して該当する文書をまとめてメールで通知し（Ｓ８５）、この処理を終了する（Ｓ８６）。
【００３４】
図１５は、メール内容の例を示す図であり、図１５を参照すると、内容は、ユーザー（蓄積者）宛に「管理者によって、あなたが蓄積した文書が不可視設定になりました。一定期間後、自動削除されます。もし必要であれば、可視設定に戻す必要があります。」というメッセージとともに、文書名、その文書の蓄積者名、文書管理者が文書整理を実施した日付から構成される。
【００３５】
前記内容のメールを受信したユーザー（蓄積者）は、文書管理者により不可視文書として設定された文書を、可視文書に設定変更（リカバリ）することによって削除を回避することができる。このためにユーザー（蓄積者）は、初期設定ボタン５５を押下して不可視文書の設定変更モードを立ち上げる。
図１６は、不可視文書を可視文書に設定変更する処理のフロー図である。図１６を参照して説明すると、初期設定ボタン５５の押下により不可視文書の設定変更モードが立ち上がり（Ｓ９０）、表示・操作部５の表示画面で、不可視文書を可視文書に設定変更するユーザー（蓄積者）名を入力することが要求されるので、ユーザー（蓄積者）名を入力する（Ｓ９１）。この入力が行われるとＣＰＵ１は、全蓄積文書の各々について不可視文書の検索を開始し（Ｓ９２）、当該文書が、入力されたユーザー（蓄積者）名とユーザー（蓄積者）名が一致する不可視設定文書か否かをチェックする（Ｓ９３）。不可視設定の文書のとき（Ｓ９３，ＹＥＳ）、当該文書を画面上に表示する（Ｓ９４）。なお、文書の不可視設定を可視設定に変更する画面は図１７で後述する。
【００３６】
続いて、次の文書について前記検索を行う（Ｓ９５）。前記当該文書が不可視設定されていないとき（Ｓ９３，ＮＯ）、次の文書について前記検索を行う（Ｓ９５）。全蓄積文書についての処理が終了したところで、表示された不可視設定文書から不可視設定を変更する文書を選択する（Ｓ９６）。そして設定変更を確認すると（Ｓ９７，ＹＥＳ）、履歴情報が更新される、即ち文書名、蓄積者名、蓄積日時以外の情報（使用履歴）は自動削除時刻も含めリセットされ、選択された文書は可視文書に設定変更され（Ｓ９８）、この処理を終了する（Ｓ９９）。
【００３７】
図１７は、文書の不可視設定を可視設定に変更する画面の例を示す図であり、不可視文書というタイトルの下に、可視に設定変更する文書を選択するように求めるメッセージとともに、不可視設定されている文書の名称（会議資料、ミーティング資料）、蓄積者（鈴木）、文書整理手続きを実施した日付（2002.04.25）等が表示される。設定の変更は、文書名のポインターによる反転とその確認であるＯＫマークのチェックにより行われる。
【００３８】
設定変更の処理が終了すると、ＣＰＵ１は、蓄積文書一覧表示のプログラムを自動的に立ち上げ、蓄積文書一覧を表示させる。
図１８は、この蓄積文書一覧表示を行う処理のフロー図であり、図１８を参照して説明する。図１８において、蓄積文書一覧表示の処理がスタートすると（Ｓ１００）、ＣＰＵ１は、全蓄積文書の各々について一覧表示文書の検索を開始し（Ｓ１０１）、当該文書が、不可視設定なっているか否かをチェックする（Ｓ１０２）。不可視設定になっていなければ（Ｓ１０２，ＮＯ）、当該文書を表示・操作部５の表示画面に表示する、或いは文書管理装置１０の外部に出力する（Ｓ１０３）。不可視設定になっている場合においては（Ｓ１０２，ＮＯ）、何も行わず次の文書について一覧表示文書の検索を行う。この処理を全蓄積文書について行い（Ｓ１０４）、終了する（Ｓ１０５）。
【００３９】
ここで、文書の再印刷が要求されたときの、文書の使用履歴の更新について説明する。ユーザー（蓄積者）例えばパソコン５０から文書の再印刷が要求されると、ＣＰＵ１は、これを判断して印刷を行い、その履歴を履歴情報に反映させる。
図１９は、再印刷の履歴を履歴情報に反映させる処理のフロー図であり、図面を参照して説明すると、ＣＰＵ１が文書の再印刷を判断すると（Ｓ１１０）、印刷要求したユーザー（蓄積者）を不揮発性ＲＡＭ４に記憶しているユーザーリストを参照して選択し（Ｓ１１１）、印刷要求がなされた文書を画像蓄積装置９から選択する（Ｓ１１２）。この選択には、文書が不可視に設定されていないことが必須であるので、図１８で説明した処理により一覧表示された文書から選択されることになる。そして選択された文書について印刷を行う（Ｓ１１３）。印刷後、ＣＰＵ１は、印刷した文書の履歴情報について、前回から９９回目までの文書履歴を２回目から１００回目までのものにコピーし、つまり１回分シフトさせ、前回文書を利用したユーザー（蓄積者）名と利用時刻を設定し（Ｓ１１４）、この処理を終了する（Ｓ１１５）。
【００４０】
本実施形態によれば、画像データの利用履歴が文書管理者のところに一元的に通知され、通知された文書管理者により削除予定の画像データとすることが仮決定され、ユーザー（蓄積者）に定期的に通知される。ユーザー（蓄積者）は、仮決定に基いて削除するか否かの判断結果を文書管理者に通知することにより削除予定の画像データが決定されるので、削除の主体が誰であるか、またその手順（手続き）が明確になる。また、利用履歴を取得する周期日数は文書管理者により自由に決めることができ、仮決定された削除予定の画像データの通知周期は、ユーザー（蓄積者）により決定できる。
【００４１】
【発明の効果】
請求項１に対応する効果：文書情報を削除する文書管理のプロセスを明確にすることができる。
請求項２に対応する効果：文書管理装置のコンピュータにおいて文書管理のプロセスを明確にする処理を容易に実行させることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施形態に係る文書管理装置が接続される印刷ネットワークシステムの構成図である。
【図２】図１の文書管理装置の表示・操作部を示す図である。
【図３】履歴情報のデータ内容を示す図である。
【図４】文書管理者の設定要求画面及びユーザー（蓄積者）の登録要求画面を示す図である。
【図５】文書管理者登録及びユーザー登録を行う処理のフロー図である。
【図６】文書管理装置が履歴情報を記憶する処理のフロー図である。
【図７】文書整理チェックプログラムを起動するフローを示す図である。
【図８】文書整理の必要性の要否をチェックする処理のフロー図である。
【図９】文書管理者に通知するメール内容の例を示す図である。
【図１０】低使用頻度文書の一覧を示す画面の例である。
【図１１】文書管理者が文書を不可視に設定する処理のフロー図である。
【図１２】不可視文書を削除する処理のフロー図である。
【図１３】ユーザー（蓄積者）による通知周期設定画面の例を示す図である。
【図１４】文書管理者がユーザー（蓄積者）に対して不可視に設定した文書の通知を行う処理のフロー図である。
【図１５】メール内容の例を示す図である。
【図１６】不可視文書を可視文書に設定変更する処理のフロー図である。
【図１７】文書の不可視設定を可視設定に変更する画面の例を示す図である。
【図１８】蓄積文書一覧表示を行う処理のフロー図である。
【図１９】再印刷の履歴を履歴情報に反映させる処理のフロー図である。
【符号の説明】
１…ＣＰＵ、２…ＲＯＭ、３…ＲＡＭ、４…不揮発性ＲＡＭ、５…表示・操作部、６…画像メモリコントローラ（ＭＳＵ）、７…原稿読取り装置、８…画像メモリ、９…画像蓄積装置。
Claims (2)
- 文書削除モードの設定により蓄積された文書の利用履歴を参照して低利用頻度文書を自動的に削除する文書管理装置において、
第１のユーザーの登録を要求する手段と、第１のユーザーの登録終了をチェックする手段と、チェック結果により第２のユーザーの登録を要求する手段と、第２のユーザーの登録終了をチェックする手段と、チェック結果により文書管理装置を使用可能にする手段と、文書削除モードの設定をチェックする手段と、チェック結果により低利用頻度の文書を検索する手段と、検索した低利用頻度の文書を第１のユーザーに通知する手段と、第１のユーザーにより低利用頻度の文書を利用不可能文書として設定する手段と、利用不可能に設定された文書を第２のユーザーに通知する手段と、第２のユーザーにより利用不可能文書を利用可能文書に設定変更可能にする手段と、利用不可能文書の利用可能文書への変更をチェックする手段と、チェック結果により利用不可能文書を自動的に削除する手段と、を備えたことを特徴とする文書管理装置。 - 第１のユーザーの登録を要求する処理手順と、第１のユーザーの登録終了をチェックする処理手順と、チェック結果により第２のユーザーの登録を要求する処理手順と、第２のユーザーの登録終了をチェックする処理手順と、チェック結果により文書管理装置を使用可能にする処理手順と、文書削除整理モードの設定をチェックする手段と、チェック結果により低利用頻度の文書を検索する処理手順と、検索した低利用頻度の文書を第１のユーザーに通知する処理手順と、第１のユーザーにより低利用頻度の文書を利用不可能文書として設定する処理手順と、利用不可能に設定された文書を第２のユーザーに通知する処理手順と、第２のユーザーにより利用不可能文書を利用可能文書に設定変更可能にする処理手順と、利用不可能文書の利用可能文書への変更をチェックする処理手順と、チェック結果により利用不可能文書を自動的に削除する処理手順と、を文書管理装置のコンピュータに実行させるための文書管理プログラム。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2002375368A JP2004206466A (ja) | 2002-12-25 | 2002-12-25 | 文書管理装置及び文書管理プログラム |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2002375368A JP2004206466A (ja) | 2002-12-25 | 2002-12-25 | 文書管理装置及び文書管理プログラム |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2004206466A true JP2004206466A (ja) | 2004-07-22 |
Family
ID=32813140
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP2002375368A Pending JP2004206466A (ja) | 2002-12-25 | 2002-12-25 | 文書管理装置及び文書管理プログラム |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2004206466A (ja) |
Cited By (5)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2006195998A (ja) * | 2005-01-12 | 2006-07-27 | Ricoh Co Ltd | ネットワーク装置上の電子文書を文書保存ポリシーを用いて削除する方法 |
| JP2011129018A (ja) * | 2009-12-21 | 2011-06-30 | Fujitsu Ltd | 情報管理装置、情報管理方法、情報管理プログラム。 |
| US8190559B2 (en) | 2006-02-07 | 2012-05-29 | Fujitsu Limited | Document management apparatus, storage medium storing program for document management apparatus, and method for managing documents |
| US8272028B2 (en) | 2008-10-15 | 2012-09-18 | Ricoh Company, Ltd. | Approach for managing access to electronic documents on network devices using document retention policies and document security policies |
| JP2019159436A (ja) * | 2018-03-08 | 2019-09-19 | 富士ゼロックス株式会社 | 印刷データの管理装置、印刷システムおよびプログラム |
-
2002
- 2002-12-25 JP JP2002375368A patent/JP2004206466A/ja active Pending
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| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
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| JP7087467B2 (ja) | 2018-03-08 | 2022-06-21 | 富士フイルムビジネスイノベーション株式会社 | 印刷データの管理装置、印刷システムおよびプログラム |
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