JP2001175516A

JP2001175516A - 電子ファイリング装置、方法、システム及び記憶媒体

Info

Publication number: JP2001175516A
Application number: JP35721899A
Authority: JP
Inventors: Yukari Toda; ゆかり戸田
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 1999-12-16
Filing date: 1999-12-16
Publication date: 2001-06-29

Abstract

(57)【要約】【課題】必要な文書画像データのみ記憶保持を継続す
ることで、煩雑な作業をすることなく記憶部の記憶容量
を節約しつつファイリングすることができる電子ファイ
リング装置、方法、システム及び記憶媒体を提供する。【解決手段】ハードディスク７ａに保存された文書画
像データ（ファイル）のうち、アクセスがない期間が第
１の所定期間（例えば１年）以上となったファイルを不
要なファイル（転送対象ファイルＦ）と認定し、ファイ
ルＦの転送フラグを立て、暗号化してホストコンピュー
タ１０２に転送する。コンピュータ１０２では、暗号化
されたファイルＦがハードディスク２１ａに記憶され
る。ファイルＦの本体はハードディスク７ａから削除さ
れる（ステップＳ４０１〜４０４）。転送削除処理は定
期的に自動的に実行される。検索時は、検索したファイ
ルがハードディスク７ａにある場合は直ちに取得し、転
送済みである場合は、ホストコンピュータ１０２にファ
イルの返送要求をして取得する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術の分野】本発明は、例えば電子文書
倉庫として機能する外部装置との間でデータの授受を行
う電子ファイリング装置、方法、システム及び記憶媒体
に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、文書や画像は紙に記録して保存し
ていたが、文書画像データを記憶する記憶媒体の記憶容
量の大きいものが比較的安価に入手できるようになり、
文書や画像を電子化して文書画像データとして保存する
電子ファイリングが実用的なレベルで行えるようになっ
てきた。これにより、物理的な保管場所は不要となっ
た。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来の
電子ファイリング装置では、全ての文書画像データにつ
いて一様な保管管理をしていたため、あまり重要でない
データも相当数存在することから、記憶媒体の記憶容量
を圧迫しており、改善の余地があった。

【０００４】また、紙による保存と異なり、ハードディ
スク等の記憶媒体による保存では、データの消失という
トラブルが発生しやすため、バックアップ等のメンテナ
ンスが必要となるが、全ての文書画像データについて一
律に同じ態様でバックアップするのは、記憶容量や作業
の無駄であり、改善の余地があった。

【０００５】本発明は上記従来技術の問題を解決するた
めになされたものであり、その目的は、必要な文書画像
データのみ記憶保持を継続することで、煩雑な作業をす
ることなく記憶部の記憶容量を節約しつつファイリング
することができる電子ファイリング装置、方法、システ
ム及び記憶媒体を提供することにある。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に本発明の請求項１の電子ファイリング装置は、データ
を受信して記憶可能な外部装置との間でデータ通信を行
う通信手段と、文書画像データを記憶部に記憶する文書
画像データ記憶手段と、該文書画像データ記憶手段によ
り記憶された文書画像データの各々を検索するためのイ
ンデックス情報を各文書画像データに対応させて記憶す
るインデックス情報記憶手段と、前記記憶部に記憶され
ている文書画像データの各々について記憶保持の継続が
必要か否かを判別する判別手段と、該判別手段により記
憶保持の継続が不要と判別された文書画像データを前記
通信手段により前記外部装置に転送すると共に、該文書
画像データを前記記憶部から削除する転送削除手段とを
備えたことを特徴とする。

【０００７】同じ目的を達成するために本発明の請求項
２の電子ファイリング装置は、上記請求項１記載の構成
において、前記インデックス情報に基づいて前記文書画
像データ記憶手段により記憶された文書画像データを検
索する検索手段と、該検索手段により検索された文書画
像データが前記記憶部に記憶されている場合は該記憶さ
れている文書画像データをユーザに提供する一方、前記
検索手段により検索された文書画像データが前記転送削
除手段によって転送、削除されている場合は前記外部装
置に対して該転送、削除された文書画像データの返送を
要求する返送要求手段とを備えたことを特徴とする。

【０００８】同じ目的を達成するために本発明の請求項
３の電子ファイリング装置は、上記請求項１または２記
載の構成において、前記判別手段は、記憶保持の継続の
要否を前記記憶部に記憶された各文書画像データの使用
頻度に基づいて判別することを特徴とする。

【０００９】同じ目的を達成するために本発明の請求項
４の電子ファイリング装置は、上記請求項３記載の構成
において、前記判別手段は、前記記憶部に記憶された各
文書画像データへのアクセスがない期間が第１の所定期
間以上である場合に当該文書画像データについて記憶保
持の継続が不要と判別することを特徴とする。

【００１０】同じ目的を達成するために本発明の請求項
５の電子ファイリング装置は、上記請求項３記載の構成
において、前記判別手段は、前記記憶部に記憶された各
文書画像データへの第２の所定期間内におけるアクセス
回数が所定回数以下である場合に当該文書画像データに
ついて記憶保持の継続が不要と判別することを特徴とす
る。

【００１１】同じ目的を達成するために本発明の請求項
６の電子ファイリング装置は、上記請求項４または５記
載の構成において、前記文書画像データ記憶手段により
記憶される文書画像データ毎に重要度を設定する重要度
設定手段を備え、第１の所定期間、第２の所定期間及び
前記所定回数は、前記重要度設定手段により設定された
重要度に基づいて設定されることを特徴とする。

【００１２】同じ目的を達成するために本発明の請求項
７の電子ファイリング装置は、上記請求項６記載の構成
において、前記重要度設定手段は、重要キーワードを入
力し、該入力された重要キーワードと前記各文書画像デ
ータに対応するインデックス情報との一致の度合いに基
づいて各文書画像データ毎の重要度を設定することを特
徴とする。

【００１３】同じ目的を達成するために本発明の請求項
８の電子ファイリング装置は、上記請求項１〜７のいず
れか１項に記載の構成において、前記記憶される各文書
画像データに基づいて前記インデックス情報を自動的に
作成する自動作成手段、及び前記記憶される各文書画像
データ毎にユーザが手動入力で作成する手動作成手段の
少なくとも一方を備えたことを特徴とする。

【００１４】同じ目的を達成するために本発明の請求項
９の電子ファイリング装置は、上記請求項１〜８のいず
れか１項に記載の構成において、前記転送削除手段は、
前記判別手段により記憶保持の継続が不要と判別された
文書画像データを暗号化して前記外部装置に転送するこ
とを特徴とする。

【００１５】同じ目的を達成するために本発明の請求項
１０の電子ファイリング装置は、上記請求項１〜９のい
ずれか１項に記載の構成において、前記判別手段は、前
記記憶部に記憶されている各文書画像データの記憶保持
の継続の要否を定期的に判別することを特徴とする。

【００１６】同じ目的を達成するために本発明の請求項
１１の電子ファイリング装置は、上記請求項１〜１０の
いずれか１項に記載の構成において、前記記憶部に記憶
されている全文書画像データのコピーを前記通信手段に
より前記外部装置へ定期的に転送する全文書画像データ
転送手段を備えたことを特徴とする。

【００１７】同じ目的を達成するために本発明の請求項
１２の電子ファイリング装置は、上記請求項１１記載の
構成において、前記全文書画像データのコピーは暗号化
されて転送されることを特徴とする。

【００１８】同じ目的を達成するために本発明の請求項
１３の電子ファイリング方法は、データを受信して記憶
可能な外部装置との間でデータ通信を行う通信工程と、
文書画像データを記憶部に記憶する文書画像データ記憶
工程と、該文書画像データ記憶工程により記憶された文
書画像データの各々を検索するためのインデックス情報
を各文書画像データに対応させて記憶するインデックス
情報記憶工程と、前記記憶部に記憶されている文書画像
データの各々について記憶保持の継続が必要か否かを判
別する判別工程と、該判別工程により記憶保持の継続が
不要と判別された文書画像データを前記通信工程により
前記外部装置に転送すると共に、該文書画像データを前
記記憶部から削除する転送削除工程とを含むことを特徴
とする。

【００１９】同じ目的を達成するために本発明の請求項
１４の電子ファイリング方法は、上記請求項１３記載の
構成において、前記インデックス情報に基づいて前記文
書画像データ記憶工程により記憶された文書画像データ
を検索する検索工程と、該検索工程により検索された文
書画像データが前記記憶部に記憶されている場合は該記
憶されている文書画像データをユーザに提供する一方、
前記検索工程により検索された文書画像データが前記転
送削除工程によって転送、削除されている場合は前記外
部装置に対して該転送、削除された文書画像データの返
送を要求する返送要求工程とを含むことを特徴とする。

【００２０】同じ目的を達成するために本発明の請求項
１５の電子ファイリング方法は、上記請求項１３または
１４記載の構成において、前記判別工程は、記憶保持の
継続の要否を前記記憶部に記憶された各文書画像データ
の使用頻度に基づいて判別することを特徴とする。

【００２１】同じ目的を達成するために本発明の請求項
１６の電子ファイリング方法は、上記請求項１５記載の
構成において、前記判別工程は、前記記憶部に記憶され
た各文書画像データへのアクセスがない期間が第１の所
定期間以上である場合に当該文書画像データについて記
憶保持の継続が不要と判別することを特徴とする。

【００２２】同じ目的を達成するために本発明の請求項
１７の電子ファイリング方法は、上記請求項１５記載の
構成において、前記判別工程は、前記記憶部に記憶され
た各文書画像データへの第２の所定期間内におけるアク
セス回数が所定回数以下である場合に当該文書画像デー
タについて記憶保持の継続が不要と判別することを特徴
とする。

【００２３】同じ目的を達成するために本発明の請求項
１８の電子ファイリング方法は、上記請求項１６または
１７記載の構成において、前記文書画像データ記憶工程
により記憶される文書画像データ毎に重要度を設定する
重要度設定工程を含み、第１の所定期間、第２の所定期
間及び前記所定回数は、前記重要度設定工程により設定
された重要度に基づいて設定されることを特徴とする。

【００２４】同じ目的を達成するために本発明の請求項
１９の電子ファイリング方法は、上記請求項１８記載の
構成において、前記重要度設定工程は、重要キーワード
を入力し、該入力された重要キーワードと前記各文書画
像データに対応するインデックス情報との一致の度合い
に基づいて各文書画像データ毎の重要度を設定すること
を特徴とする。

【００２５】同じ目的を達成するために本発明の請求項
２０の電子ファイリング方法は、上記請求項１３〜１９
のいずれか１項に記載の構成において、前記記憶される
各文書画像データに基づいて前記インデックス情報を自
動的に作成する自動作成工程、及び前記記憶される各文
書画像データ毎にユーザが手動入力で作成する手動作成
工程の少なくとも一方を含むことを特徴とする。

【００２６】同じ目的を達成するために本発明の請求項
２１の電子ファイリング方法は、上記請求項１３〜２０
のいずれか１項に記載の構成において、前記転送削除工
程は、前記判別工程により記憶保持の継続が不要と判別
された文書画像データを暗号化して前記外部装置に転送
することを特徴とする。

【００２７】同じ目的を達成するために本発明の請求項
２２の電子ファイリング方法は、上記請求項１３〜２１
のいずれか１項に記載の構成において、前記判別工程
は、前記記憶部に記憶されている各文書画像データの記
憶保持の継続の要否を定期的に判別することを特徴とす
る。

【００２８】同じ目的を達成するために本発明の請求項
２３の電子ファイリング方法は、上記請求項１３〜２２
のいずれか１項に記載の構成において、前記記憶部に記
憶されている全文書画像データのコピーを前記通信工程
により前記外部装置へ定期的に転送する全文書画像デー
タ転送工程を含むことを特徴とする。

【００２９】同じ目的を達成するために本発明の請求項
２４の電子ファイリング方法は、上記請求項２３記載の
構成において、前記全文書画像データのコピーは暗号化
されて転送されることを特徴とする。

【００３０】同じ目的を達成するために本発明の請求項
２５の電子ファイリングシステムは、外部装置と電子フ
ァイリング装置とから構成される電子ファイリングシス
テムであって、前記電子ファイリング装置は、前記外部
装置とデータ通信を行うファイリング装置側通信手段
と、文書画像データを記憶部に記憶する文書画像データ
記憶手段と、該文書画像データ記憶手段により記憶され
た文書画像データの各々を検索するためのインデックス
情報を各文書画像データに対応させて記憶するインデッ
クス情報記憶手段と、前記記憶部に記憶されている文書
画像データの各々について記憶保持の継続が必要か否か
を判別する判別手段と、該判別手段により記憶保持の継
続が不要と判別された文書画像データを前記ファイリン
グ装置側通信手段により前記外部装置に転送すると共
に、該文書画像データを前記記憶部から削除する転送削
除手段とを備え、前記外部装置は、前記電子ファイリン
グ装置とデータ通信を行う外部装置側通信手段と、前記
転送削除手段により転送された文書画像データを記憶す
る転送データ記憶手段とを備えたことを特徴とする。

【００３１】同じ目的を達成するために本発明の請求項
２６の電子ファイリングシステムは、上記請求項２５記
載の構成において、前記電子ファイリング装置は、前記
インデックス情報に基づいて前記文書画像データ記憶手
段により記憶された文書画像データを検索する検索手段
と、該検索手段により検索された文書画像データが前記
記憶部に記憶されている場合は該記憶されている文書画
像データをユーザに提供する一方、前記検索手段により
検索された文書画像データが前記転送削除手段によって
転送、削除されている場合は前記外部装置に対して該転
送、削除された文書画像データの返送を要求する返送要
求手段とを備え、前記外部装置は、前記返送要求手段に
より返送を要求された文書画像データを前記電子ファイ
リング装置に返送する返送手段を備えたことを特徴とす
る。

【００３２】同じ目的を達成するために本発明の請求項
２７の電子ファイリングシステムは、上記請求項２５ま
たは２６記載の構成において、前記電子ファイリング装
置は、前記記憶部に記憶されている全文書画像データの
コピーを前記ファイリング装置側通信手段により前記外
部装置へ定期的に転送する全文書画像データ転送手段を
備えたことを特徴とする。

【００３３】同じ目的を達成するために本発明の請求項
２８の記憶媒体は、電子ファイリング方法で使用される
プログラムを記憶した記憶媒体であって、データを受信
して記憶可能な外部装置との間でデータ通信を行う通信
工程のコードと、文書画像データを記憶部に記憶する文
書画像データ記憶工程のコードと、該文書画像データ記
憶工程のコードにより記憶された文書画像データの各々
を検索するためのインデックス情報を各文書画像データ
に対応させて記憶するインデックス情報記憶工程のコー
ドと、前記記憶部に記憶されている文書画像データの各
々について記憶保持の継続が必要か否かを判別する判別
工程のコードと、該判別工程のコードにより記憶保持の
継続が不要と判別された文書画像データを前記通信工程
のコードにより前記外部装置に転送すると共に、該文書
画像データを前記記憶部から削除する転送削除工程のコ
ードとを記憶したことを特徴とする。

【００３４】同じ目的を達成するために本発明の請求項
２９の記憶媒体は、上記請求項２８記載の構成におい
て、前記インデックス情報に基づいて前記文書画像デー
タ記憶工程のコードにより記憶された文書画像データを
検索する検索工程のコードと、該検索工程のコードによ
り検索された文書画像データが前記記憶部に記憶されて
いる場合は該記憶されている文書画像データをユーザに
提供する一方、前記検索工程のコードにより検索された
文書画像データが前記転送削除工程のコードによって転
送、削除されている場合は前記外部装置に対して該転
送、削除された文書画像データの返送を要求する返送要
求工程のコードとを記憶したことを特徴とする。

【００３５】同じ目的を達成するために本発明の請求項
３０の記憶媒体は、上記請求項２８または２９記載の構
成において、前記記憶部に記憶されている全文書画像デ
ータのコピーを前記通信工程のコードにより前記外部装
置へ定期的に転送する全文書画像データ転送工程のコー
ドを記憶したことを特徴とする。

【００３６】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
を参照して説明する。

【００３７】（第１の実施の形態）図１は、本発明の第
１の実施の形態に係る電子ファイリングシステムの全体
構成を示すブロック図である。

【００３８】本システムは、互いにデータ通信が可能な
電子ファイリング装置１０１とホストコンピュータ１０
２とから構成される。電子ファイリング装置１０１はユ
ーザ側に設置され、ユーザは、該装置１０１を用いて、
文書や画像を電子化した文書画像データの記録操作や該
データの検索操作を行う。ホストコンピュータ１０２
は、ウェアハウスとしていわゆる電子文書倉庫サービス
を行い、文書画像データを受信して集中的に保管する一
方、必要に応じて電子ファイリング装置１０１にデータ
を配信する機能を果たす。なお、ホストコンピュータ１
０２には複数の電子ファイリング装置１０１を通信回線
で接続するようにしてもよい。

【００３９】電子ファイリング装置１０１は、ＣＰＵ１
（判別手段、転送削除手段、検索手段、自動作成手
段）、表示部（ＣＲＴ）２、スキャナ３、プリンタ４、
キーボード５、マウス６、ハードディスクドライブ（Ｈ
ＤＤ）７（文書画像データ記憶手段、インデックス情報
記憶手段）、通信インターフェイス（Ｉ／Ｆ）８（通信
手段、返送要求手段、全文書画像データ転送手段、ファ
イリング装置側通信手段）、ＲＯＭ９及びＲＡＭ１０か
ら構成される。

【００４０】ＣＰＵ１は、電子ファイリング装置１０１
全体の動作を司る。ＣＲＴ２は、文書画像データや指示
アイコン等、各種情報を表示する。スキャナ３は、記録
紙上の画像を読み取ってデジタル電子データに変換す
る。プリンタ４は、文章画像データ等を印刷出力する。
キーボード５は、入力キーを備え、ユーザによる文書の
作成や各種指示の入力に用いられる。マウス６は、ＣＲ
Ｔ２に表示された指示アイコンをクリックしたりカーソ
ルを移動させたりするのに用いられる。ＨＤＤ７はハー
ドディスク７ａ（記憶部）を備え、文書画像データや後
述する検索用インデックス情報をハードディスク７ａに
記憶する。通信Ｉ／Ｆ８は、ホストコンピュータ１０２
との間で文書画像データの送受信を行うほか、ファクシ
ミリ通信や電子メールの通信を行う。ＲＯＭ９は、ＣＰ
Ｕ１が実行する各種制御プログラムを格納する。ＲＡＭ
１０は、各種データを一時的に記憶し、ＣＰＵ１が制御
プログラムを実行する際のワークエリアとしても用いら
れる。

【００４１】ホストコンピュータ１０２は、ＨＤＤ２１
（転送データ記憶手段）、通信Ｉ／Ｆ２２（外部装置側
通信手段、返送手段）、ＲＯＭ２３、ＲＡＭ２４、ＣＰ
Ｕ２５、ＣＲＴ２６、キーボード２７及びマウス２８か
ら構成される。ＨＤＤ２１はハードディスク２１ａを備
え、文書画像データや後述する検索用インデックス情報
をハードディスク２１ａに記憶する。通信Ｉ／Ｆ２２
は、電子ファイリング装置１０１との間で文書画像デー
タの送受信を行う。その他の各構成要素は、電子ファイ
リング装置１０１のものと基本的に同様に構成される。

【００４２】なお、ホストコンピュータ１０２は、文書
画像データの保管や通信等の制御を行うのが主目的であ
り、文書の作成や印刷の必要がない。従って、スキャナ
やプリンタを備えていない。また、ＣＲＴ２６、キーボ
ード２７及びマウス２８は必ずしも備える必要はない。
電子ファイリング装置１０１側のアプリケーションから
の要求に従って動作すればよいからである。なお、スキ
ャナやプリンタを備えるようにしてもよい。

【００４３】本装置では、ユーザが自ら作成した文書画
像、スキャナ３で読み取った文書画像、ファクシミリで
受信した画像、電子メールで受信した文書画像等、種々
の文書画像データを電子ファイリングのためのアプリケ
ーションに登録し、ハードディスク７ａに保存する。ハ
ードディスク７ａに保存する際、文書画像データは電子
ファイリングフォーマットに変換されると共に、その文
書画像データを後に検索するための検索用インデックス
情報が作成、保存される。

【００４４】なお、電子ファイリングフォーマットに変
換して保存するほか、各アプリケーションで作成された
ファイルをそのアプリケーションフォーマットのまま保
存するようにすることも可能である。その場合でも、検
索用インデックス情報は作成する必要がある。また、検
索用インデックス情報を作成するため、及びファイルを
表示するため、そのアプリケーションの実行ファイルが
必要となるので、そのアプリケーションの実行ファイル
は削除せず残すようにする必要がある。

【００４５】図２は、電子ファイリング装置１０１にお
いて文書画像データの登録処理を行うための機能ブロッ
クを示す図である。各機能ブロックは実際にはＣＰＵ１
等による制御により実現される。

【００４６】スキャナ３で読み取った画像データやファ
クシミリで受信した画像データは、領域分割部３１によ
りその画像データ中の画像領域、文字領域の各位置（レ
イアウト）が解析される。そして、文字領域について文
字認識部（ＯＣＲ）３２により文字として認識され、電
子ファイリングフォーマット部３３で電子ファイリング
フォーマットの形にされる。電子ファイリングフォーマ
ットは、圧縮画像、サムネイル、文字コード等からなる
複合ファイルである。または、複数ファイルの形でハー
ドディスク７ａに保存するようにしてもよい。

【００４７】一方、アプリケーションフォーマットから
入力された文書画像データは、変換判別部３５によりそ
のアプリケーションから電子ファイリングフォーマット
への変換ソフトウェアがあるか否かが判別される。そし
て、変換ソフトウェアがある場合は、その変換ソフトウ
ェア３７によって電子ファイリングフォーマットに変換
される。

【００４８】変換ソフトウェアがない場合は、ラスタラ
イズ部３６でそのアプリケーションにより画像データに
ラスタライズされ、領域分割部３１及び文字認識部３２
による上記処理を介して電子ファイリングフォーマット
の形にされる。なお、そのアプリケーションにてＲＴＦ
（Rich Text Format）等の汎用フォーマットへの変換を
介して電子ファイリングフォーマットに変換してもよ
い。

【００４９】このように作成された電子ファイリングフ
ォーマットから、検索用インデックス作成部３４により
検索用インデックス情報が自動的に作成される。この処
理のためのプログラムもＲＯＭ９に格納されている。こ
れにより作業が容易になる。なお、検索用インデックス
情報はユーザが手動で入力して作成するようにすれば
（手動作成手段）、より的確な情報を作成することがで
きる。

【００５０】図３は、検索用インデックス情報の一例を
示す図である。

【００５１】同図に示す検索用インデックス情報では、
各ファイルについてキーワード数は４つに限定され、識
別番号は３２ビットで表現される。識別番号の最上位の
１ビットは、後述する図４の転送削除処理により当該フ
ァイルを電子ファイリング装置１０１からホストコンピ
ュータ１０２に転送したか否かを示す転送フラグに使用
され、「８」のとき、転送フラグが立ったことになり、
データ転送済みを示す。例えば、同図（ａ）ではいずれ
のファイルも未転送であるが、同図（ｂ）では、「製品
リスト」及び「テスト」のファイルが転送済みとなって
いることがわかる。

【００５２】なお、キーワード数はより多数に設定して
もよいし、各ファイル毎に可変としてもよい。可変とす
る場合、各ファイル毎にデータ長がまちまちとなるの
で、ファイル名、キーワード、識別番号の始まりや終わ
りを示すコマンド記号のようなものが必要となる。

【００５３】図４は、文書画像データの転送削除処理の
フローチャートを示す図である。本処理は、定期的（例
えば毎日１回ＡＭ２時）に自動的に実行される。

【００５４】まず、ハードディスク７ａに保存された文
書画像データ（ファイル）の全てについて、使用頻度を
チェックする（ステップＳ４０１）。

【００５５】本実施の形態では、各ファイルに継続して
アクセスがない期間で使用頻度を判断する。すなわち、
各ファイルにアクセスした日時を記憶しておき、アクセ
スがある度に日時を更新する。そして、アクセスがない
期間が第１の所定期間（例えば１年）以上となったファ
イルを不要なファイルであると判別して転送対象ファイ
ルＦと認定する。使用頻度を示す情報（ここでは最後の
アクセス日時からの経過期間）は、電子ファイリングフ
ォーマットに入れてもよいが、検索用インデックス情報
の識別番号の所定のビットに入れるようにしてもよい。

【００５６】なお、使用頻度の判断手法としては他の手
法を採用してもよく、例えば、第２の所定期間（例えば
１年）におけるアクセス回数が所定回数ｎ（例えば２
回）以下である場合に不要なファイルであると判別する
ようにしてもよい。

【００５７】次いで、転送対象ファイルＦと認定された
ファイル（（図３（ｂ））では「製品リスト」及び「テ
スト」）の転送フラグを立てる（ステップＳ４０２）。
すなわち、転送対象ファイルＦの検索用インデックス情
報における識別番号の最上位の値を「８」に設定する。

【００５８】次いで、転送対象ファイルＦを暗号化して
ホストコンピュータ１０２に転送する（ステップＳ４０
３）。ホストコンピュータ１０２では、暗号化された転
送対象ファイルＦがハードディスク２１ａに記憶され
る。暗号化によりセキュリティが確保される。

【００５９】なお、転送対象ファイルＦが複数ある場合
は、１つ１つ暗号化してから合体（アーカイブ）させ、
それを必要に応じてさらに暗号化して転送する。先に合
体してから暗号化してもよいが、通信回線上だけでなく
ホストコンピュータ１０２側でもファイルの内容を見ら
れないようにするためには、上記のように個々に暗号化
した方が好ましい。また、暗号化されたファイルを復号
するのに用いるカギがいつも同じでは安全でないので、
個々のカギを毎回変更し、その情報を検索用インデック
ス情報内に保持することにより、電子ファイリング装置
１０１側のハードディスク７ａ上の内容が漏れない限り
ホストコンピュータ１０２上のセキュリティの万全を期
することができる。複数個の暗号プログラムを所有して
いるならば、それらの暗号プログラムを示す情報も検索
用インデックス情報の何ビットかに記録しておくことに
より、どの暗号化アルゴリズムで暗号化されたかも第三
者にわかりにくくなり、セキュリティが一層万全とな
る。

【００６０】次いで、転送対象ファイルＦの転送が確実
に完了したことを確認したら、ハードディスク７ａから
転送対象ファイルＦの本体を削除する（ステップＳ４０
４）。これにより、ハードディスク７ａの記憶容量を節
約することができる。その後、本処理を終了する。

【００６１】本処理によれば、所定期間毎に使用頻度の
低い不要なファイルが判別され、不要なファイルがホス
トコンピュータ１０２へ転送されると共にハードディス
ク７ａから削除される。

【００６２】図５は、検索処理のフローチャートを示す
図である。

【００６３】まず、キーワード検索によりヒットしたフ
ァイル名の一覧を表示し（ステップＳ５０１）、表示や
返送要求の処理の対象となる処理対象ファイルＸにヒッ
ト率が最も高いファイルを代入する（ステップＳ５０
２）。

【００６４】次いで、処理対象ファイルＸの転送フラグ
が立っているか否かを判別し（ステップＳ５０３）、そ
の判別の結果、処理対象ファイルＸの転送フラグが立っ
ていない場合は、ファイルＸはハードディスク７ａ内に
残存しているので、ファイルＸのサムネイルを表示する
（ステップＳ５０４）。

【００６５】次いで、ユーザの指示を待ち、ＯＫの指示
がなされたか否かを判別し（ステップＳ５０５）、その
判別の結果、ＯＫの指示がなされた場合は、ファイルＸ
の内容を表示して（ステップＳ５０８）、本処理を終了
する一方、ＯＫの指示がなされない場合は、他のファイ
ルの選択指示がなされたか否かを判別する（ステップＳ
５０６）。その判別の結果、他のファイルの選択指示が
なされた場合は、前記ステップＳ５０３に戻る一方、他
のファイルの選択指示がなされない場合は、キャンセル
の指示がなされたか否かを判別する（ステップＳ５０
７）。その判別の結果、キャンセルの指示がなされた場
合は本処理を終了する一方、キャンセルの指示がなされ
ない場合は前記ステップＳ５０５に戻り、上記判別を繰
り返す。

【００６６】一方、前記ステップＳ５０３の判別の結
果、処理対象ファイルＸの転送フラグが立っている場合
は、ファイルＸは既にホストコンピュータ１０２に転送
され、ハードディスク７ａ内には残存しないので、ＣＲ
Ｔ２に所定のメッセージを表示する（ステップＳ５０
９）。

【００６７】図６は、この所定のメッセージの一例を示
す図である。

【００６８】同図に示すように、ファイルＸがホストコ
ンピュータ１０２（ウェアハウス）にあり、ウェアハウ
スから持ってくるか否かを尋ねる旨のメッセージを表示
する。ユーザは、返送を望む場合は、返送タイミングを
「至急」、「１〜２時間以内」、「明日までに」のいず
れかを選択して、「はい」をクリックする。返送を望ま
ない場合は「いいえ」をクリックする。

【００６９】図５に戻り、返送要求があったか否かを判
別し（ステップＳ５１０）、返送要求があった場合
（「はい」がクリックされた場合）は、ハードディスク
２１ａ内のファイルＸの返送を要求すると共に、返送フ
ァイルを受信したらその旨をＣＲＴ２に表示してユーザ
に通知する（ステップＳ５１１）。その後、前記ステッ
プＳ５０５に戻る。これにより、ハードディスク７ａ内
から削除された不要なファイルでも、必要時には容易に
取得することができる。

【００７０】一方、前記ステップＳ５１０の判別の結
果、返送要求がない場合（「いいえ」がクリックされた
場合）は、他のファイルの選択指示がなされたか否かを
判別する（ステップＳ５１２）。その判別の結果、他の
ファイルの選択指示がなされた場合は、前記ステップＳ
５０３に戻る一方、他のファイルの選択指示がなされな
い場合は、キャンセルの指示がなされたか否かを判別す
る（ステップＳ５１３）。その判別の結果、キャンセル
の指示がなされた場合は本処理を終了する一方、キャン
セルの指示がなされない場合は前記ステップＳ５１２に
戻り、上記判別を繰り返す。

【００７１】本処理によれば、検索した所望のファイル
Ｘが電子ファイリング装置１０１に残存しているか否か
にかかわらず、必要時には容易に取得することができ
る。

【００７２】本実施の形態によれば、ハードディスク７
ａに保存した各文書画像データのうち使用頻度の低いも
のはホストコンピュータ１０２に転送、保存し、ハード
ディスク７ａから削除するようにしたので、必要な文書
画像データのみ記憶保持を継続することで、ハードディ
スク７ａの記憶容量を節約しつつファイリングすること
ができる。また、転送削除処理は定期的に自動で行われ
るので、文書画像データの要否判別を意識する必要がな
く、煩雑な作業を回避して使い勝手を向上することがで
きる。さらに、転送済みの文書画像データについても必
要があれば返送されるので、記憶容量を節約しつつ全て
の文書画像データの取得を確保することができる。

【００７３】（第２の実施の形態）第１の実施の形態で
は、使用頻度が低い文書画像データを転送対象ファイル
Ｆとし、使用頻度の判別には、第１の所定期間という固
定値を用いたが、本第２の実施の形態では、文書画像デ
ータの重要度が使用頻度の判別に反映されるようにし
た。従って、構成は第１の実施の形態と基本的に同様で
あるが、第１の所定期間の設定手法が異なる。

【００７４】本実施の形態では、不図示の重要語録デー
タベースを予め作成し、ハードディスク７ａに保存して
おく（重要度設定手段）。この重要語録データベースは
ユーザが重要と思う語群を集めたものである。

【００７５】図２の文書画像データの登録処理におい
て、作成した各文書画像データの検索用インデックス情
報と上記重要語録データベースとを比較し、両者の一致
の度合い、例えば検索用インデックス情報内に含まれる
重要語の数等によって、その文書画像データの重要度を
決定する。重要度は、例えば１６段階に設定し、設定し
た重要度を検索用インデックス情報の識別情報の４ビッ
トを用いて記録する。そして、重要度が高いファイルほ
ど、第１の所定期間を長い期間に設定して転送対象ファ
イルＦと判別されにくくする。最高重要度の場合は例え
ば第１の所定期間をを４年とし、最低重要度の場合は３
ヶ月というように段階的に設定すればよい。

【００７６】本実施の形態によれば、第１の実施の形態
と同様の効果を奏するほか、各文書画像データの重要度
をも考慮し、より適切に不要なデータを判別してハード
ディスク７ａの記憶容量をより合理的に節約することが
できる。

【００７７】なお、重要度は、文書画像データの登録処
理時にユーザが文書画像データの個々に設定するように
してもよい。また、第２の所定期間内におけるアクセス
回数ｎで使用頻度を判別する場合は、設定された重要度
に応じて第２の所定期間内及びアクセス回数ｎを設定す
るようにすればよい。

【００７８】なお、第１、第２の実施の形態において、
転送削除処理とは別に、ハードディスク７ａに保存され
ている文書画像データの全てを、定期的（例えば毎月２
回ＡＭ３時）に圧縮、暗号化してホストコンピュータ１
０２に複写を転送するようにしてもよい。ホストコンピ
ュータ１０２では、これをバックアップ用として保管
し、次回の転送を受ける毎に内容を更新していく。

【００７９】これにより、電子ファイリング装置１０１
においてハードディスク７ａ内の記憶内容が何らかのト
ラブルで消失しても、ホストコンピュータ１０２内のバ
ックアップにより回復が可能であり、安心した利用がで
きる。また、暗号化して転送することで、ホストコンピ
ュータ１０２におけるセキュリティも確保される。

【００８０】なお、上記各実施の形態において、本発明
を達成するためのソフトウェアによって表される制御プ
ログラムを記憶した記憶媒体を、電子ファイリング装置
１０１に読み出すことによっても、同様の効果を奏する
ことができる。これらの場合の記憶媒体としては、ＲＯ
Ｍのほか、フロッピディスク、ハードディスク、光ディ
スク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性
のメモリカード等を用いることができる。

【００８１】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の請求項１
に係る電子ファイリング装置、請求項１３に係る電子フ
ァイリング方法、請求項２５に係る電子ファイリングシ
ステムまたは請求項２８に係る記憶媒体によれば、必要
な文書画像データのみ記憶保持を継続することで、煩雑
な作業をすることなく記憶部の記憶容量を節約しつつフ
ァイリングすることができる。

【００８２】本発明の請求項２に係る電子ファイリング
装置、請求項１４に係る電子ファイリング方法、請求項
２６に係る電子ファイリングシステムまたは請求項２９
に係る記憶媒体によれば、記憶部の記憶容量を節約しつ
つ全ての文書画像データの取得を確保することができ
る。

【００８３】本発明の請求項３に係る電子ファイリング
装置または請求項１５に係る電子ファイリング方法によ
れば、例えば使用頻度が少ない文書画像データを削除し
て記憶部の記憶容量を節約することができる。

【００８４】本発明の請求項４に係る電子ファイリング
装置または請求項１６に係る電子ファイリング方法によ
れば、長期間アクセスのない文書画像データを削除して
記憶部の記憶容量を節約することができる。

【００８５】本発明の請求項５に係る電子ファイリング
装置または請求項１７に係る電子ファイリング方法によ
れば、アクセス頻度が低い文書画像データを削除して記
憶部の記憶容量を節約することができる。

【００８６】本発明の請求項６に係る電子ファイリング
装置または請求項１８に係る電子ファイリング方法によ
れば、重要度が低い文書画像データほど不要なデータと
判別されやすくする等により、より適切に不要なデータ
を判別して記憶部の記憶容量をより合理的に節約するこ
とができる。

【００８７】本発明の請求項７に係る電子ファイリング
装置または請求項１９に係る電子ファイリング方法によ
れば、重要度をよりきめ細かく設定して不要なデータの
判別を一層適切に行い、記憶部の記憶容量をより合理的
に節約することができる。

【００８８】本発明の請求項８に係る電子ファイリング
装置または請求項２０に係る電子ファイリング方法によ
れば、インデックス情報を自動的に作成すれば作業が容
易であり、手動入力で作成すればより的確な情報を作成
することができる。

【００８９】本発明の請求項９に係る電子ファイリング
装置または請求項２１に係る電子ファイリング方法によ
れば、外部装置に保管される際のセキュリティを確保す
ることができる。

【００９０】本発明の請求項１０に係る電子ファイリン
グ装置または請求項２２に係る電子ファイリング方法に
よれば、文書画像データの要否判別を意識する必要がな
く、煩雑な作業を回避して使い勝手を向上することがで
きる。

【００９１】本発明の請求項１１に係る電子ファイリン
グ装置、請求項２３に係る電子ファイリング方法、請求
項２７に係る電子ファイリングシステムまたは請求項３
０に係る記憶媒体によれば、記憶部の記憶内容がトラブ
ル等で消失した場合でも定期的に外部装置へ転送した文
書画像データがバックアップとなり、安心した利用が可
能になる。

【００９２】本発明の請求項１２に係る電子ファイリン
グ装置または請求項２４に係る電子ファイリング方法に
よれば、全文書画像データについても外部装置に保管さ
れる際のセキュリティを確保することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１の実施の形態に係る電子ファイリ
ングシステムの全体構成を示すブロック図である。

【図２】同形態に係る電子ファイリング装置において文
書画像データの登録処理を行うための機能ブロックを示
す図である。

【図３】同形態における検索用インデックス情報の一例
を示す図である。

【図４】同形態における文書画像データの転送削除処理
のフローチャートを示す図である。

【図５】同形態における検索処理のフローチャートを示
す図である。

【図６】同形態における所定のメッセージの一例を示す
図である。

【符号の説明】

１ＣＰＵ（判別手段、転送削除手段、検索手段、自動
作成手段）２表示部（ＣＲＴ）５キーボード６マウス７ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）（文書画像デー
タ記憶手段、インデックス情報記憶手段）７ａハードディスク（記憶部）８通信（インターフェイス）Ｉ／Ｆ（通信手段、返送
要求手段、全文書画像データ転送手段）９ＲＯＭ１０ＲＡＭ１０１電子ファイリング装置１０２ホストコンピュータ２１ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）（転送データ
記憶手段）２１ａハードディスク２２通信（インターフェイス）Ｉ／Ｆ（外部装置側通
信手段、返送手段）２５ＣＰＵ

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】データを受信して記憶可能な外部装置と
の間でデータ通信を行う通信手段と、文書画像データを記憶部に記憶する文書画像データ記憶
手段と、該文書画像データ記憶手段により記憶された文書画像デ
ータの各々を検索するためのインデックス情報を各文書
画像データに対応させて記憶するインデックス情報記憶
手段と、前記記憶部に記憶されている文書画像データの各々につ
いて記憶保持の継続が必要か否かを判別する判別手段
と、該判別手段により記憶保持の継続が不要と判別された文
書画像データを前記通信手段により前記外部装置に転送
すると共に、該文書画像データを前記記憶部から削除す
る転送削除手段とを備えたことを特徴とする電子ファイ
リング装置。
【請求項２】前記インデックス情報に基づいて前記文
書画像データ記憶手段により記憶された文書画像データ
を検索する検索手段と、該検索手段により検索された文
書画像データが前記記憶部に記憶されている場合は該記
憶されている文書画像データをユーザに提供する一方、
前記検索手段により検索された文書画像データが前記転
送削除手段によって転送、削除されている場合は前記外
部装置に対して該転送、削除された文書画像データの返
送を要求する返送要求手段とを備えたことを特徴とする
請求項１記載の電子ファイリング装置。
【請求項３】前記判別手段は、記憶保持の継続の要否
を前記記憶部に記憶された各文書画像データの使用頻度
に基づいて判別することを特徴とする請求項１または２
記載の電子ファイリング装置。
【請求項４】前記判別手段は、前記記憶部に記憶され
た各文書画像データへのアクセスがない期間が第１の所
定期間以上である場合に当該文書画像データについて記
憶保持の継続が不要と判別することを特徴とする請求項
３記載の電子ファイリング装置。
【請求項５】前記判別手段は、前記記憶部に記憶され
た各文書画像データへの第２の所定期間内におけるアク
セス回数が所定回数以下である場合に当該文書画像デー
タについて記憶保持の継続が不要と判別することを特徴
とする請求項３記載の電子ファイリング装置。
【請求項６】前記文書画像データ記憶手段により記憶
される文書画像データ毎に重要度を設定する重要度設定
手段を備え、第１の所定期間、第２の所定期間及び前記
所定回数は、前記重要度設定手段により設定された重要
度に基づいて設定されることを特徴とする請求項４また
は５記載の電子ファイリング装置。
【請求項７】前記重要度設定手段は、重要キーワード
を入力し、該入力された重要キーワードと前記各文書画
像データに対応するインデックス情報との一致の度合い
に基づいて各文書画像データ毎の重要度を設定すること
を特徴とする請求項６記載の電子ファイリング装置。
【請求項８】前記記憶される各文書画像データに基づ
いて前記インデックス情報を自動的に作成する自動作成
手段、及び前記記憶される各文書画像データ毎にユーザ
が手動入力で作成する手動作成手段の少なくとも一方を
備えたことを特徴とする請求項１〜７のいずれか１項に
記載の電子ファイリング装置。
【請求項９】前記転送削除手段は、前記判別手段によ
り記憶保持の継続が不要と判別された文書画像データを
暗号化して前記外部装置に転送することを特徴とする請
求項１〜８のいずれか１項に記載の電子ファイリング装
置。
【請求項１０】前記判別手段は、前記記憶部に記憶さ
れている各文書画像データの記憶保持の継続の要否を定
期的に判別することを特徴とする請求項１〜９のいずれ
か１項に記載の電子ファイリング装置。
【請求項１１】前記記憶部に記憶されている全文書画
像データのコピーを前記通信手段により前記外部装置へ
定期的に転送する全文書画像データ転送手段を備えたこ
とを特徴とする請求項１〜１０のいずれか１項に記載の
電子ファイリング装置。
【請求項１２】前記全文書画像データのコピーは暗号
化されて転送されることを特徴とする請求項１１記載の
電子ファイリング装置。
【請求項１３】データを受信して記憶可能な外部装置
との間でデータ通信を行う通信工程と、文書画像データを記憶部に記憶する文書画像データ記憶
工程と、該文書画像データ記憶工程により記憶された文書画像デ
ータの各々を検索するためのインデックス情報を各文書
画像データに対応させて記憶するインデックス情報記憶
工程と、前記記憶部に記憶されている文書画像データの各々につ
いて記憶保持の継続が必要か否かを判別する判別工程
と、該判別工程により記憶保持の継続が不要と判別された文
書画像データを前記通信工程により前記外部装置に転送
すると共に、該文書画像データを前記記憶部から削除す
る転送削除工程とを含むことを特徴とする電子ファイリ
ング方法。
【請求項１４】前記インデックス情報に基づいて前記
文書画像データ記憶工程により記憶された文書画像デー
タを検索する検索工程と、該検索工程により検索された
文書画像データが前記記憶部に記憶されている場合は該
記憶されている文書画像データをユーザに提供する一
方、前記検索工程により検索された文書画像データが前
記転送削除工程によって転送、削除されている場合は前
記外部装置に対して該転送、削除された文書画像データ
の返送を要求する返送要求工程とを含むことを特徴とす
る請求項１３記載の電子ファイリング方法。
【請求項１５】前記判別工程は、記憶保持の継続の要
否を前記記憶部に記憶された各文書画像データの使用頻
度に基づいて判別することを特徴とする請求項１３また
は１４記載の電子ファイリング方法。
【請求項１６】前記判別工程は、前記記憶部に記憶さ
れた各文書画像データへのアクセスがない期間が第１の
所定期間以上である場合に当該文書画像データについて
記憶保持の継続が不要と判別することを特徴とする請求
項１５記載の電子ファイリング方法。
【請求項１７】前記判別工程は、前記記憶部に記憶さ
れた各文書画像データへの第２の所定期間内におけるア
クセス回数が所定回数以下である場合に当該文書画像デ
ータについて記憶保持の継続が不要と判別することを特
徴とする請求項１５記載の電子ファイリング方法。
【請求項１８】前記文書画像データ記憶工程により記
憶される文書画像データ毎に重要度を設定する重要度設
定工程を含み、第１の所定期間、第２の所定期間及び前
記所定回数は、前記重要度設定工程により設定された重
要度に基づいて設定されることを特徴とする請求項１６
または１７記載の電子ファイリング方法。
【請求項１９】前記重要度設定工程は、重要キーワー
ドを入力し、該入力された重要キーワードと前記各文書
画像データに対応するインデックス情報との一致の度合
いに基づいて各文書画像データ毎の重要度を設定するこ
とを特徴とする請求項１８記載の電子ファイリング方
法。
【請求項２０】前記記憶される各文書画像データに基
づいて前記インデックス情報を自動的に作成する自動作
成工程、及び前記記憶される各文書画像データ毎にユー
ザが手動入力で作成する手動作成工程の少なくとも一方
を含むことを特徴とする請求項１３〜１９のいずれか１
項に記載の電子ファイリング方法。
【請求項２１】前記転送削除工程は、前記判別工程に
より記憶保持の継続が不要と判別された文書画像データ
を暗号化して前記外部装置に転送することを特徴とする
請求項１３〜２０のいずれか１項に記載の電子ファイリ
ング方法。
【請求項２２】前記判別工程は、前記記憶部に記憶さ
れている各文書画像データの記憶保持の継続の要否を定
期的に判別することを特徴とする請求項１３〜２１のい
ずれか１項に記載の電子ファイリング方法。
【請求項２３】前記記憶部に記憶されている全文書画
像データのコピーを前記通信工程により前記外部装置へ
定期的に転送する全文書画像データ転送工程を含むこと
を特徴とする請求項１３〜２２のいずれか１項に記載の
電子ファイリング方法。
【請求項２４】前記全文書画像データのコピーは暗号
化されて転送されることを特徴とする請求項２３記載の
電子ファイリング方法。
【請求項２５】外部装置と電子ファイリング装置とか
ら構成される電子ファイリングシステムであって、前記電子ファイリング装置は、前記外部装置とデータ通信を行うファイリング装置側通
信手段と、文書画像データを記憶部に記憶する文書画像データ記憶
手段と、該文書画像データ記憶手段により記憶された文書画像デ
ータの各々を検索するためのインデックス情報を各文書
画像データに対応させて記憶するインデックス情報記憶
手段と、前記記憶部に記憶されている文書画像データの各々につ
いて記憶保持の継続が必要か否かを判別する判別手段
と、該判別手段により記憶保持の継続が不要と判別された文
書画像データを前記ファイリング装置側通信手段により
前記外部装置に転送すると共に、該文書画像データを前
記記憶部から削除する転送削除手段とを備え、前記外部装置は、前記電子ファイリング装置とデータ通信を行う外部装置
側通信手段と、前記転送削除手段により転送された文書画像データを記
憶する転送データ記憶手段とを備えたことを特徴とする
電子ファイリングシステム。
【請求項２６】前記電子ファイリング装置は、前記インデックス情報に基づいて前記文書画像データ記
憶手段により記憶された文書画像データを検索する検索
手段と、該検索手段により検索された文書画像データが
前記記憶部に記憶されている場合は該記憶されている文
書画像データをユーザに提供する一方、前記検索手段に
より検索された文書画像データが前記転送削除手段によ
って転送、削除されている場合は前記外部装置に対して
該転送、削除された文書画像データの返送を要求する返
送要求手段とを備え、前記外部装置は、前記返送要求手段により返送を要求された文書画像デー
タを前記電子ファイリング装置に返送する返送手段を備
えたことを特徴とする請求項２５記載の電子ファイリン
グシステム。
【請求項２７】前記電子ファイリング装置は、前記記
憶部に記憶されている全文書画像データのコピーを前記
ファイリング装置側通信手段により前記外部装置へ定期
的に転送する全文書画像データ転送手段を備えたことを
特徴とする請求項２５または２６記載の電子ファイリン
グシステム。
【請求項２８】電子ファイリング方法で使用されるプ
ログラムを記憶した記憶媒体であって、データを受信して記憶可能な外部装置との間でデータ通
信を行う通信工程のコードと、文書画像データを記憶部に記憶する文書画像データ記憶
工程のコードと、該文書画像データ記憶工程のコードにより記憶された文
書画像データの各々を検索するためのインデックス情報
を各文書画像データに対応させて記憶するインデックス
情報記憶工程のコードと、前記記憶部に記憶されている文書画像データの各々につ
いて記憶保持の継続が必要か否かを判別する判別工程の
コードと、該判別工程のコードにより記憶保持の継続が不要と判別
された文書画像データを前記通信工程のコードにより前
記外部装置に転送すると共に、該文書画像データを前記
記憶部から削除する転送削除工程のコードとを記憶した
ことを特徴とする記憶媒体。
【請求項２９】前記インデックス情報に基づいて前記
文書画像データ記憶工程のコードにより記憶された文書
画像データを検索する検索工程のコードと、該検索工程
のコードにより検索された文書画像データが前記記憶部
に記憶されている場合は該記憶されている文書画像デー
タをユーザに提供する一方、前記検索工程のコードによ
り検索された文書画像データが前記転送削除工程のコー
ドによって転送、削除されている場合は前記外部装置に
対して該転送、削除された文書画像データの返送を要求
する返送要求工程のコードとを記憶したことを特徴とす
る請求項２８記載の記憶媒体。
【請求項３０】前記記憶部に記憶されている全文書画
像データのコピーを前記通信工程のコードにより前記外
部装置へ定期的に転送する全文書画像データ転送工程の
コードを記憶したことを特徴とする請求項２８または２
９記載の記憶媒体。