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JP2001101203A - 電子ファイリング装置および電子ファイリング装置を利用した文書の検索方法 - Google Patents

電子ファイリング装置および電子ファイリング装置を利用した文書の検索方法

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Publication number
JP2001101203A
JP2001101203A JP27687799A JP27687799A JP2001101203A JP 2001101203 A JP2001101203 A JP 2001101203A JP 27687799 A JP27687799 A JP 27687799A JP 27687799 A JP27687799 A JP 27687799A JP 2001101203 A JP2001101203 A JP 2001101203A
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JP27687799A
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English (en)
Inventor
Nobutoshi Furuya
Tamaki Harano
Akihiro Matsumoto
Noriaki Sasaki
Toshihiko Suzuki
教聡 佐々木
環 原野
信俊 古谷
明弘 松本
俊彦 鈴木
Original Assignee
Sony Corp
ソニー株式会社
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Publication date
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Abstract

(57)【要約】 【課題】 ユーザが煩雑な手順を要することなく所望の
文書を見出すことができ、かつ、データ通信量や処理時
間を低減した電子ファイリング装置を提供する。 【解決手段】 サーバ12は、文書を特定するための文
書ID、各ページを圧縮した形式の画像に対応する縮小
画像データ、各ページに付与されるタグ、および、各ペ
ージのイメージデータを記憶するHDD23を備え、文
書ID、各ページのページ番号に関連して、付与された
タグを管理する情報ファイルを作成するとともに、伝達
された検索条件にしたがって、情報ファイル中のタグの
うち、検索条件に合致するタグを検索し、検索結果、お
よび、情報ファイルの内容にしたがって、検索条件に合
致するタグに関連する文書IDおよびページ番号を特定
し、当該特定された文書IDおよびページ番号に対応す
る縮小画像データを、文書ID、ページ番号およびタグ
とともにクライアントコンピュータ12に提示する。

Description

【発明の詳細な説明】

【0001】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子ファイリング
装置に関し、より詳細には、適切に所望の文書を取り出
すことが可能な電子ファイリング装置に関する。

【0002】

【従来の技術】近年、オフィスにて取り扱われるドキュ
メントや資料、マニュアル、報告書などの文書類の量が
増大するのに伴って、ペーパーレス化、省スペース化の
ために、文書をサーバに電子的にファイリングし、クラ
イアントコンピュータによって、随時、読み出し可能な
クライアント−サーバ方式の電子ファイリング装置が開
発されている。この電子ファイリング装置にあっては、
文書をイメージスキャナなどによって、イメージデータ
に変換し、イメージデータに変換した文書を識別するた
めの文書IDが付されて、サーバの磁気ディスクや光磁
気ディスクなどの記録媒体に記憶することによって、電
子的にファイリングする。各ユーザは、必要に応じて、
クライアントコンピュータから、文書IDを用いてサー
バにアクセスし、サーバに電子的にファイリングされ
た、イメージデータに変換された文書を読み出すことが
できる。

【0003】より詳細には、イメージデータに変換され
た文書には、ユーザにより、それぞれ、識別のための文
書IDが付与されるとともに、文書の各ページには、そ
のページが記載された文書の内容などを示すためのタグ
が付されて、電子ファイリング装置のサーバの磁気ディ
スクや光磁気ディスクなどの所定のディレクトリ内に格
納される。また、文書がイメージデータに変換される
と、サーバは、その縮小イメージデータを生成し、これ
ら縮小イメージデータを、前記文書IDと関連付けて、
磁気ディスクや光磁気ディスクなどの所定のディレクト
リ内に格納する。文書の読み出しにあたっては、ユーザ
が、読み出すべき文書の文書IDを指定すると、文書選
択信号が出力されて、その文書IDに対応する文書のす
べての縮小イメージデータが、サーバからクライアント
コンピュータに伝達され、クライアントコンピュータの
表示装置の画面上に、文書の各ページの縮小イメージが
表示される。

【0004】ユーザは、クライアントコンピュータの画
面に表示された複数の縮小イメージを参照して、読み出
すべき所望のページに対応する縮小イメージ上をクリッ
クすると、そのページに付されたタグにしたがって、ペ
ージ選択信号が、クライアントコンピュータからサーバ
に伝達される。サーバは、指定されたページのタグに基
づいて、磁気ディスクや光磁気ディスクなどに記憶され
た文書データを選択し、コンピュータのデータをクライ
アントコンピュータに伝達する。その結果、ユーザが選
択した文書の所定のページがクライアントコンピュータ
の表示装置の画面上に表示される。

【0005】

【発明が解決しようとする課題】このような電子ファイ
リング装置において、ユーザが、記憶された文書のうち
所望のものを取り出したい場合がある。このような要求
に応えるため、従来の電子ファイリング装置において
は、文書中のタグをクライアントコンピュータに伝達
し、クライアントコンピュータの表示装置の画面上に、
目次の形式でタグが表示できるようになっている。ここ
で、クライアントコンピュータのユーザが、検索条件と
なるある文字列を、入力装置を用いて入力すると、これ
がサーバに伝達され、サーバにおいて、文書中のタグと
文字列との比較が実行され、比較結果が伝達される。し
たがって、クライアントコンピュータの表示装置の画面
において、カーソルが、目次の形式で表示されたタグの
うち、検索にかかる文字列を含むものに移動し、ユーザ
が、このタグをクリックすることにより、イメージデー
タの送信を求めるべきページを特定することができる。
このようにして、検索にかかる文字列を含むタグに関連
する画像を表示することが可能となる。

【0006】しかしながら、従来には、クライアントコ
ンピュータの画面上で、検索結果として、単一の文書に
関する目次形式のタグにカーソルが位置し、これによ
り、検索にかかる文字列を含むタグが特定されるだけで
あり、このタグが付与された文書の概要を、クライアン
トコンピュータのユーザは知ることができない。したが
って、ユーザは、検索条件にかかる文字列を含むタグを
指定し、そのイメージデータの伝達を要求し、かつ、表
示されたイメージデータに対応する画像を参照して、こ
れが所望のものであるか否かを判断するという煩雑な手
順に従う必要があった。また、上記手順によれば、その
都度、サーバにおいて、イメージデータの読出しが行わ
れ、かつ、LAN等を介したデータの送受信がなされる
ため、ユーザの待ち時間が大きくなるとともに、サーバ
の負荷が大きくなるという問題点もあった。

【0007】本発明は、ユーザが煩雑な手順を要するこ
となく所望の文書を見出すことができ、かつ、データ通
信量や処理時間を低減した電子ファイリング装置、およ
び、電子ファイリング装置を用いた検索方法を提供する
ことを目的とする。

【0008】

【課題を解決するための手段】本発明の目的は、電子的
に保存された文書を読み出すための電子ファイリング装
置であって、少なくとも、文書を特定するための文書I
D、各ページを圧縮した形式の画像に対応する縮小画像
データ、各ページに付与されるタグ、および、各ページ
のイメージデータを記憶する記憶装置と、所定のタイミ
ングで起動され、前記文書ID、各ページのページ番号
に関連して、付与されたタグを管理する情報ファイルを
作成する情報ファイル作成手段と、伝達された検索条件
にしたがって、前記情報ファイル中のタグのうち、前記
検索条件に合致するタグを検索する検索手段と、前記検
索手段による検索結果、および、情報ファイルの内容に
したがって、前記検索条件に合致するタグに関連する文
書IDおよびページ番号を特定し、当該特定された文書
IDおよびページ番号に対応する縮小画像データを、文
書ID、ページ番号およびタグとともに提示するデータ
出力手段とを備えたことを特徴とする電子ファイリング
装置により達成される。

【0009】本発明によれば、検索条件に合致するタグ
が付与された縮小画像データが、必要な情報、たとえ
ば、文書ID、ページ番号およびタグとともに、ユーザ
の側に提示される。したがって、ユーザは、この縮小画
像を参照して、その画像に関するより詳細なデータであ
るイメージデータを取得する必要があるか否かを容易に
判断することができる。たとえば、検索条件に合致する
画像が複数ある場合には、複数の縮小画像が提示される
ため、ユーザは、これら縮小画像のうちの所望のものを
指定して、そのイメージデータを取得すれば良い。これ
により、ユーザは、煩雑な手続を要することなく、所望
の文書を取得することが可能となる。また、クライアン
ト・サーバ形式において、クライアントコンピュータの
ユーザが、検索条件を設定し、所望の文書を見出したい
場合であっても、サーバとクライアントコンピュータと
の間のデータ通信量を減じることが可能となる。

【0010】本発明の目的は、電子的に保存された文書
を読み出すための電子ファイリング装置であって、少な
くとも、文書を特定するための文書ID、各ページを圧
縮した形式の画像に対応する縮小画像データ、各ページ
に付与されるタグ、および、各ページのイメージデータ
を記憶する記憶装置と、所定のタイミングで起動され、
前記文書ID、各ページのページ番号に関連して、付与
されたタグを管理する情報ファイルを作成する情報ファ
イル作成手段と、伝達された検索条件にしたがって、前
記情報ファイル中のタグのうち、前記検索条件に合致す
るタグを検索する検索手段と、前記検索手段による検索
結果、および、情報ファイルの内容にしたがって、前記
検索条件に合致するタグに関連する文書IDおよびペー
ジ番号を特定し、文書ID、ページ番号およびタグをリ
スト形式にて提示するデータ出力手段とを備えたことを
特徴とする電子ファイリング装置によっても達成され
る。この場合には、ユーザには、検索結果が、リスト形
式にて提示される。したがって、ユーザは、このリスト
を参照して、所望のタグを見出し、これを指定すること
により、当該タグが付与されたページの文書等を取得す
ることができる。

【0011】本発明の好ましい実施態様においては、文
書が、特定の文書グループに属するものとして定義さ
れ、かつ、検索手段が、前記文書グループに属する1以
上文書IDにかかる情報ファイル中のタグを検索する。
すなわち、一連の関係を有する文書を、文書グループと
してまとめておけば、その文書グループに属する文書に
対して検索を実行することが可能となる。これにより、
ユーザの操作をより簡単にすることができる。また、本
発明の好ましい実施態様においては、情報ファイル作成
手段が、文書ID、および、文書に含まれるページ数を
示すデータを含む文書情報ファイルと、ページに属する
タグ数、および、自己のページ番号を示すデータを含む
ページ情報ファイルと、タグの内容を示すデータを含む
タグ情報ファイルからなる情報ファイルを作成し、前記
文書情報ファイルが、前記ページ情報ファイル中の、関
連するデータを特定するための情報を保持するととも
に、前記ページ情報ファイルが、前記タグ情報ファイル
中の、関連するデータを特定するための情報を保持す
る。

【0012】本発明のさらに好ましい実施態様において
は、検索手段が、文書情報ファイル中の文書IDおよび
文書に含まれるページ数を把握する文書情報管理部と、
ページ情報ファイル中のタグ数、および、ページ番号を
把握するページ情報管理部と、タグ情報ファイル中のタ
グを参照して、前記検索条件に合致するタグを見出すタ
グ検索部とを備え、検索されたタグを含むページのペー
ジ番号、および、そのページを含む文書の文書IDが、
それぞれ、文書情報管理部およびページ番号管理部によ
り特定される。このような構成により、処理時間を要す
ることなく、検索条件に合致するタグを見出すことが可
能となるとともに、そのタグに関連するページ数および
文書IDを容易に特定することが可能となる。

【0013】また、本発明の好ましい実施態様において
は、タグが、イメージデータの作成日或いはその更新日
を示す第1の内容と、ユーザにより付与された第2の内
容とを含む。さらに、タグには、階層が付与され、イメ
ージ出力手段が、タグが付与されたページ番号以下のペ
ージにおいて、タグの階層よりも下位の階層のタグが付
与された他のページのページ番号を特定し、タグが付与
されたページ番号、および、他のページのページ番号に
対応する縮小画像データを提示するように構成しても良
い。

【0014】また、本発明の別の実施態様において、電
子的に保存された文書を読み出すために、クライアント
・サーバ形式の電子ファイリング装置を利用した文書の
検索方法は、少なくとも、文書を特定するための文書I
D、各ページを圧縮した形式の画像に対応する縮小画像
データ、各ページに付与されるタグ、および、各ページ
のイメージデータを記憶するステップと、前記文書I
D、各ページのページ番号に関連して、付与されたタグ
を管理する情報ファイルを作成するステップと、伝達さ
れた検索条件にしたがって、前記情報ファイル中のタグ
のうち、前記検索条件に合致するタグを検索するステッ
プと、前記タグ検索手段による検索結果、および、情報
ファイルの内容にしたがって、前記検索条件に合致する
タグに関連する文書IDおよびページ番号を特定し、当
該特定された文書IDおよびページ番号に対応する縮小
画像データを、文書ID、ページ番号およびタグととも
に提示するステップとを備えている。

【0015】

【発明の実施の形態】以下、添付図面を参照して、本発
明の実施の形態につき説明を加える。図1は、本発明に
かかる電子ファイリングシステムの概略を示すブロック
ダイヤグラムである。図1に示すように、この電子ファ
イリングシステム10は、電子化された文書データを記
憶し、必要に応じてこれを読み出して出力するサーバ
(電子ファイリング装置)12と、サーバ12と、たと
えば、LANのような回線14を介して接続され、サー
バ12に文書データの読み出しを依頼し、かつ、伝達さ
れた文書データを表示する1以上のクライアントコンピ
ュータ16とから構成される。図1においては、1つの
クライアントコンピュータ16のみを図示したが、実際
には、上記回線14には、複数のクライアントコンピュ
ータが接続され、それぞれ、サーバ12に対して、文書
データに関する指示を伝達して、これに応答して伝達さ
れたデータを表示するようになっている。

【0016】図2は、サーバ12のハードウェア構成を
示すブロックダイヤグラムである。図1に示すように、
このサーバ12は、装置のプログラムを実行するととも
に、他の構成部分を制御するCPU21と、ロードされ
たプログラムを記憶するとともに、ワークエリアとして
必要なデータを一時的に記憶するRAM(Random Acces
s Memory)22と、電子化された文書データを予め記憶
するハードディスク装置(HDD)23と、CRT等の
表示装置24と、キーボードやマウスからなる入力装置
25とを有している。また、サーバ12には、回線14
を介した、クライアントコンピュータ16との間のデー
タ授受を制御する通信装置26と、紙の文書を読み取
り、イメージデータを作成するスキャナ27とが設けら
れている。図2から理解できるように、サーバは、パー
ソナルコンピュータにより構成することができる。クラ
イアントコンピュータ16も、図2に示すような構成を
有している。ただし、クライアントコンピュータ16に
おいて、HDD23には、電子化された文書データが記
憶されていない。

【0017】このように構成された電子ファイリング装
置10の基本的動作につき、以下に簡単に説明する。図
3に示すように、本実施の形態において、ある特定の文
書に関する文書データは、文書を一意的に特定するため
の文書ID、文書の各ページの縮小イメージ、各ページ
に付与される所定の文字列からなるタグ、および、各ペ
ージのイメージデータ(実イメージ)から構成される。
また、一連の関連性を有する1以上の文書を、文書グル
ープとしてまとめておくことができる。たとえば、ある
プロジェクトに関する、企画書、製品仕様書などの各種
文書を、一つの文書グループに属させることにより、そ
の文書管理をより容易にすることが可能となる。

【0018】図3(b)に示すように、縮小イメージ
は、各ページの画像データを、たとえば、「jpeg」
などの形式にて圧縮したものであり、ユーザがクライア
ントコンピュータ16の入力装置を操作して、所定の指
示を与えることにより、複数ページ(たとえば、8ペー
ジ)分の縮小イメージに対応する画像が、サーバ12か
らクライアントコンピュータ16に伝達され、その表示
装置の画面上に表示されるようになっている。また、図
3(c)に示すように、タグは、文書の各ページに所望
のように割り当てる文字列であり、各ページの目次とし
て利用することができるほか、検索のために利用するこ
とができる。また、本実施の形態において、タグには、
1ないし4のいずれかのレベルを割り当てることがで
き、これにより、文書の目次を自動的に作成することが
可能となる。

【0019】サーバ12或いはクライアントコンピュー
タ16のオペレータは、まず、スキャナ27を起動し
て、1以上のページからなる文書に基づくディジタルデ
ータを生成させる。サーバ12或いはクライアントコン
ピュータ16においては、CPU21が、所定のプログ
ラムにしたがって、読み取られた文書に、文書IDを付
与するとともに、ディジタルデータに基づき、各ページ
ごとのイメージデータ、および、縮小イメージデータを
生成し、これらを、文書IDに関連つけて、HDD23
の所定の領域に記憶する。また、CPU21は、表示装
置24の画面上に、所定ページ分の縮小イメージを表示
する。この文書IDは、文書IDのような文字列であっ
ても良いし、文書に付与されるシリアル番号であっても
良い。サーバ12或いはクライアントコンピュータ16
のオペレータは、入力装置25を操作して、表示装置2
4の画面上の各ページに対応する画像(縮小画像)を参
照して、各ページに対応するタグを付与する。より詳細
には、各ページの縮小画像の所定の部分を、マウスを用
いてクリックすることにより、文字列の入力が可能とな
る。その後、オペレータが、キーボードを用いて、その
画像に適切な文字列(たとえば、目次、項目名、要約
等)を入力して、かつ、タグに対応するレベルを指定す
る。本実施の形態においては、上記レベルは、最上位の
レベル「1」から最下位のレベル「4」まで指定できる
ようになっている。

【0020】上記操作および処理を繰り返して、ある文
書に関してタグの設定が終了した後、これらデータの読
み取りおよび種々の設定を行ったものが、クライアント
コンピュータ16である場合には、回線14を介して、
文書ID、イメージデータ、縮小画像データおよびタグ
に関するデータ(タグデータ)を、サーバ12に伝達す
る。サーバ12は、文書IDと関連付けて、イメージデ
ータ、縮小画像データおよびタグデータを、HDD23
の所定の領域に記憶する。このようにして、スキャンさ
れた文書に関する種々のデータを、HDD23に記憶す
ることができる。

【0021】クライアントコンピュータ16において、
ユーザが入力装置を操作して、文書IDを指定すると、
文書IDが回線14を介して、サーバ12に伝達され、
サーバから、その縮小画像データまたはタグデータがク
ライアントコンピュータ16に伝達され、その表示装置
の画面上に、縮小画像データに対応する画像(縮小画
像)或いはタグに基づく画像(目次画像)が表示され
る。さらに、ユーザが、表示装置の画面上に表示された
複数の縮小画像のうち、所望のページ或いは範囲を指定
し、または、表示された目次から、所望のタグに対応す
る文字列を指定すると、その情報がサーバ12に伝達さ
れる。サーバ12においては、指定されたページや範囲
にしたがったイメージデータが、HDD23から読み出
され、これらが回線14を介して、クライアントコンピ
ュータ16に伝達される。このようにして、ユーザは、
クライアントコンピュータ16の表示装置の画面上で、
所望の文書を見ることが可能となる(図3(d)参
照)。サーバ12は、所定の間隔で、或いは、オペレー
タの操作に応答して、HDD23に収容された種々の文
書から、タグを抽出して、文書ファイルデータを作成す
る。

【0022】たとえば、オペレータが、サーバ12の入
力装置を操作して、所定のプログラムを起動して、文書
ファイルデータ作成プログラムを起動すべき日時を指定
する。たとえば、毎日夜間の適当な時間、特定の曜日な
どに、文書ファイルデータ作成プログラムを起動するよ
うに、所望のように設定することができる。或いは、オ
ペレータは、サーバ12の入力装置を操作して、文書フ
ァイルデータ作成プログラムを起動することもできる。

【0023】図4は、文書ファイルデータ作成プログラ
ムにて実行される文書ファイルの構造を示す図、図5
は、上記文書ファイルの作成処理を示すフローチャート
である。図4(a)に示すように、本実施の形態におい
て、文書情報ファイル400は、文書全体に関する種々
の情報(文書情報)を格納する文書情報ファイル401
と、文書に含まれる各ページに関する種々の情報(ペー
ジ情報)を格納するページ情報ファイル402と、任意
のページに付与されるタグに関する情報(タグ情報)を
格納する403とを有している。文書情報ファイル40
0は、各文書に一意的に付与される文書IDと関連付け
られており、したがって、文書IDを特定することによ
り、文書ファイル400の各種データを取り出すことが
できる。

【0024】文書情報ファイルには、その文書のページ
数(符号411参照)、対応するページ情報ファイル中
の情報を特定するためのオフセット(符号412参
照)、文書ID(文書名)(符号413参照)、およ
び、添付ファイルの有無を示すフラグ(符号414参
照)およびイメージデータの最終更新日(符号415参
照)が含まれる。ページ情報ファイルには、そのページ
に付されたタグの数(符号421参照)、当該ページに
対応するページ番号(符号422参照)、および、対応
するタグ情報ファイル中の情報を特定するためのオフセ
ット(符号423参照)が含まれる。さらに、タグ情報
ファイルには、あるタグの日付を示す第1のタグ内容
(符号431参照)、タグに付与された文字列を示す第
2のタグ内容(符号432参照)、設定されたタグの階
層(レベル)(符号433参照)、このタグに関するペ
ージのうち最初のページを示す開始ページ(符号434
参照)、および、最後のページを示す終了ページ(符号
435参照)を含んでいる。

【0025】このような文書情報ファイルを作ることに
より、図4(b)に示すように、文書情報ファイル40
1中の情報により、ページ情報ファイル402中の情報
を特定し、かつ、ページ情報ファイル402中の情報に
より、タグ情報ファイル403中の情報を特定すること
が可能となる。また、後述するように、文字列の入力に
したがって、当該文字列を含むタグが特定され、これに
よって、当該タグを含む文書のページを特定することが
可能となる。

【0026】図5に示すように、サーバのCPU21
は、HDD23中、処理の対象となる文書グループを特
定し、当該文書グループにおいて、ある文書IDに関連
付けられた種々のデータを読み出す。次いで、CPU2
1は、読み出した文書データに基づき、必要な情報を抽
出して、文書情報ファイルの所定の位置に格納する(ス
テップ501)。次いで、CPU21は、文書データか
ら必要な情報を抽出して、ページ情報ファイルの対応す
る所定の位置に格納する(ステップ502)とともに、
タグ情報ファイルの対応する所定の位置に格納する(ス
テップ503)。この文書グループに属する他の文書が
存在する場合(ステップ504でイエス(Y))には、
ステップ501ないしステップ503の処理が繰り返さ
れる。このような処理は、HDD23に格納された他の
文書グループに属する文書の文書データについても実行
される(ステップ505参照)。図5に示す処理によっ
て作成された文書情報ファイル(図4参照)について、
以下に述べるように、クライアントコンピュータ16の
ユーザが、入力装置を操作して、検索条件を与えると、
サーバ12のCPU21により、検索処理が実行され、
上記文書情報ファイル中から必要な情報が見出される。

【0027】図6は、本実施の形態にかかるサーバ12
のCPU21において、検索処理を実行するための種々
の構成を示す機能ブロックダイヤグラム。図7は、クラ
イアントコンピュータ16およびサーバ12にて実行さ
れる検索処理を示すフローチャートである。図6に示す
ように、サーバ12は、クライアントコンピュータ16
から与えられた文書グループ名や検索すべき文字列を受
理する検索情報受理部60と、検索処理を実行するため
に、文書情報ファイル中のデータにしたがって、文書I
Dやページ情報へのオフセットを特定する文書情報管理
部61と、与えられたページ情報へのオフセットにした
がって、そのページのタグ数やタグ情報へのオフセット
を特定するページ情報管理部62と、最終的なタグ情報
を抽出して、入力された文字列を含むタグが存在するか
否かを調べるタグ検索部63と、タグ検索部63の検索
結果にしたがって、所定の情報と縮小画像データを含む
送信データを生成するデータ生成部64とを有してい
る。

【0028】図7に示すように、まず、クライアントコ
ンピュータ16の側において、ユーザが入力装置を操作
して、必要な検索条件を入力する(ステップ701)。
この検索条件には、検索すべき一連の文書を特定する文
書グループ名、検索すべき文字列が含まれる。この他、
文字列を含むタグの階層(レベル)が特定されていても
良い。図8は、クライアントコンピュータ16の表示装
置の画面上に表示される、検索条件の入力用の画像例を
示す図である。図8においては、ある文書グループにお
いて、「電池」という文字列を含むタグであって、か
つ、その階層(レベル)は任意であることが検索条件と
なっている(符号801、802参照)。無論、文書グ
ループ中の全ての文書に関する検索を実行するのではな
く、文書番号入力欄(符号803参照)に、文書番号
(文書ID)を入力して、特定の文書についてのみ、検
索を実行するように設定しても良い。

【0029】クライアントコンピュータ16に入力され
た検索条件は、回線14を介して、サーバ12に伝達さ
れ、これに応答して、検索情報受理部60が起動され
る。検索情報受理部60は、与えられた文書グループ名
にしたがって、当該文書グループに属する文書の文書I
Dを特定し、文書情報ファイルを、HDD23から読み
出し(ステップ702)、その中から上記特定文書ID
に該当する部分(レコード)を抽出する。次いで、文書
情報管理部61は、読み出された文書情報ファイルに基
づき、その文書IDを保持しつつ、ページ情報へのオフ
セットを、ページ管理部62に伝達する。ページ管理部
62は、ページ情報へのオフセットに基づき、ページ情
報ファイル中の対応するデータを取得し、タグ数、ペー
ジ番号を保持しつつ、タグ情報へのオフセットをタグ検
索部63に伝達する。タグ検索部63は、タグ情報への
オフセットに基づき、タグ情報ファイル中の所定の位置
から、文字列の検索や、必要な場合には、タグの階層に
関する検索を実行する。より具体的には、タグ検索部6
3は、与えられた文字列が、タグ情報ファイル中の第1
の内容或いは第2の内容に含まれているかを判断する。
文字列が、上記内容の何れかに含まれていた場合(ステ
ップ703でイエス(Y))には、タグ検索部63からデ
ータ生成部64に、ヒットしたことを示す信号が伝達さ
れる。データ生成部64は、これに応答して、文書情報
管理部61およびページ情報管理部62に、関連する文
書IDおよびページ番号などを伝達するように要求す
る。上記文書ID等が伝達されると、データ生成部64
は、HDD23から、上記文書IDおよびページ番号に
対応する縮小画像データを読み出し、文書情報ファイ
ル、ページ情報ファイルおよびタグ情報ファイルから抽
出された必要なデータと、縮小画像データとを含む送信
データを生成する。サーバ12は、生成された送信デー
タを、クライアントコンピュータ12に回線14を介し
て伝達する(ステップ705)。上記タグ検索部63に
よる検索は、文書の最初のページから最終ページまで繰
り返される。たとえば、ページ情報ファイル中の、ある
ページのタグ数(符号421)により、あるページ番号
に関連するタグ数が特定される。したがって、タグ情報
ファイルにおいて、そのページ番号のページに関連する
タグを特定することができ、これにより、文字列がタグ
に含まれるか否かを判断できる。このような処理をペー
ジ情報管理部62およびタグ検索部63を実行すること
により、ある文書に含まれる各ページに関連するタグの
検索が可能となる。

【0030】上記処理が終了した後に、文書情報管理部
61は、文書情報ファイルに続きがあるか否かを判断す
る(ステップ705)。すなわち、文書グループ中に、
タグ中の文字列を検索すべき文書が存在するか否かが判
断される。このステップ705においてイエス(Y)と
判断された場合には、ステップ702に戻り、同様の処
理が繰り返される。文書グループに属する全ての文書に
ついて、ステップ702ないしステップ704の処理が
終了する(ステップ705においてノー(N))と、クラ
イアントコンピュータ16の表示装置の画面上に、検索
の結果および関連する縮小画像が表示される(ステップ
706)。

【0031】図9は、図8に示すように、ある文書グル
ープ中の文書で、「電池」という文字列を含むタグが付
与されたページを検索した場合の、検索結果の一例を示
す図である。図9に示すように、検索により見出された
文書のページの縮小画像(たとえば、符号901、90
2)が、クライアントコンピュータ16の表示装置の画
面上に表示される。たとえば、ある縮小画像901の左
最下欄(符号903参照)に、文書IDが表示され、左
最上欄(符号904参照)に、該当するページ番号が表
示される。また、文書IDの上側に(符号905参
照)、検索条件にかかる文字列を含むタグが表示され
る。クライアントコンピュータ16のユーザは、表示さ
れた縮小画像を参照して、マウスなど入力装置を用い
て、所望の画像を指定する。クライアントコンピュータ
16は、これに応答して、回線14を介して、サーバ1
2に、対応する文書ID、および、ページ番号を伝達す
る。サーバ12は、これに応答して、必要なイメージデ
ータを、HDD23から読み出し、これを、クライアン
トコンピュータ16に返送する。このようにして、クラ
イアントコンピュータ16の表示装置の画面上には、指
定された文書の所望のページの画像が表示される。

【0032】上述した例では、縮小画像データが、クラ
イアントコンピュータ16の表示装置の画面上に表示さ
れたが、文書ID、ページ番号および検索にかかる文字
列を含むタグを含む文字情報を表示できるようにしても
良い。図10は、クライアントコンピュータ16の表示
装置の画面上に表示された、検索結果にかかる文字情報
の一例を示す図である。この場合に、表示画面におい
て、図10に示すように、タグの階層(レベル)にした
がって、タグの表示位置を変化させるのが好ましい。こ
の例では、最下欄に表示されたタグ(符号1001参
照)の階層(レベル)は「1」、最上欄に表示されたタ
グ(符号1002参照)の階層(レベル)は「2」、下
から2番目に表示されたタグ(符号1003参照)の階
層(レベル)は「3」、さらに、略中央に位置するタグ
(符号1004参照)の階層(レベル)は「4」であ
る。このように、タグの階層にしたがった表示をするこ
とにより、クライアントコンピュータのユーザは、より
適切に、当該タグが付されたページが、自己の所望のも
のであるか否かを判断することが可能となる。

【0033】本実施の形態によれば、文書のスキャンに
より得られた文書データに関する種々の情報を、文書情
報ファイル、ページ情報ファイルおよびタグ情報ファイ
ルに収容し、情報ファイルに格納された情報に基づき、
検索を実行している。また、検索により取り出されたタ
グが付与されたページの縮小画像データと、文書ID、
ページ番号、タグなどの情報とが、クライアントコンピ
ュータに伝達され、その表示装置の画面上に表示される
(図9参照)。或いは、検索により取り出されたタグに
関連する文書ID、ページ番号、タグなどの文字情報
が、クライアントコンピュータに伝達され、その表示装
置の画面上に表示される(図10参照)。したがって、
ユーザは、これら画像を参照して、適切かつ容易に、自
己の所望の文書、ページを特定することが可能となる。
上記手法を利用すれば、回線14を介するデータ通信量
を減ずることができる。これは、クライアントコンピュ
ータのユーザは、検索により得られた縮小画像やリスト
形式のタグを含む文字画像を参照すれば、所望の画像を
特定することができるからであり、何度もイメージデー
タの通信をサーバに求める必要がなくなるからである。
これにより、検索の待ち時間や、転送による待ち時間を
著しく減じることが可能となる。

【0034】また、本発明の実施の形態によれば、ある
一定の関連性を有する文書グループに含まれる文書の各
ページに付与されたタグから、所望の文字列を検索し、
文書IDおよびそのページ数を特定することができる。
したがって、複数文書にわたり、ある文字列を検索した
い場合でも、煩雑な手順を要することなく、所望の文
書、ページを検索することが可能となる。

【0035】本発明は、以上の実施の形態に限定される
ことなく、特許請求の範囲に記載された発明の範囲内
で、種々の変更が可能であり、それらも本発明の範囲内
に包含されるものであることは言うまでもない。たとえ
ば、前記実施の形態においては、検索条件に合致したタ
グに関連するページの縮小画像データを、サーバ12か
らクライアントコンピュータ16に伝達していたが、こ
れに限定されるものではなく、上記関連するページ以下
のページで、検索条件に合致したタグの階層以下の階層
を有するページの縮小画像データを送信できるように構
成しても良い。

【0036】また、前記実施の形態においては、図5に
示す文書情報ファイルの作成に関して、その作成プログ
ラムの起動タイミング等を、サーバ12にて設定できる
ようにしているが、これに限定されるものではなく、ク
ライアントコンピュータ16の側にて設定できるように
構成しても良い。また、クライアントコンピュータ16
の側から、スキャンされた文書に関する種々のデータが
サーバ12に伝達された場合に、そのデータの受理に応
答して、文書情報ファイルを作成するような構成であっ
ても良い。さらに、本明細書において、手段とは必ずし
も物理的手段を意味するものではなく、各手段の機能
が、ソフトウェアによって実現される場合も包含する。
また、一つの手段の機能が、二つ以上の物理的手段によ
り実現されても、若しくは、二つ以上の手段の機能が、
一つの手段により実現されてもよい。

【0037】

【発明の効果】本発明によれば、ユーザが煩雑な手順を
要することなく所望の画像を見出すことができ、かつ、
データ通信量や処理時間を低減した電子ファイリング装
置、および、電子ファイリング装置を用いた検索方法を
提供することが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図1】 図1は、本発明にかかる電子ファイリングシ
ステムの概略を示すブロックダイヤグラムである。

【図2】 図2は、本実施の形態にかかるサーバのハー
ドウェア構成を示すブロックダイヤグラムである。

【図3】 図3は、本実施の形態にかかる文書に関する
文書データの構成を説明するための図である。

【図4】 図4は、本実施の形態にかかる文書ファイル
データ作成プログラムにて実行される文書ファイルの構
造を示す図である。

【図5】 図5は、本実施の形態にかかる文書ファイル
の作成処理を示すフローチャートである。

【図6】 図6は、本実施の形態にかかるサーバのCP
Uにおいて、検索処理を実行するための種々の構成を示
す機能ブロックダイヤグラムである。

【図7】 図7は、本実施の形態にかかるクライアント
コンピュータおよびサーバにて実行される検索処理を示
すフローチャートである。

【図8】 図8は、本実施の形態において、クライアン
トコンピュータの表示装置の画面上に表示される、検索
条件の入力用の画像例を示す図である。

【図9】 図9は、ある文字列を含むタグが付与された
ページを検索した場合の、検索結果の一例を示す図であ
る。

【図10】 図10は、ある文字列を含むタグが付与さ
れたページを検索した場合の、検索結果の他の例を示す
図である。

【符号の説明】 10 電子ファイリングシステム 12 サーバ 14 回線 16 クライアントコンピュータ 21 CPU 22 RAM 23 HDD 24 表示装置 25 入力装置 26 通信装置

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 佐々木 教聡 東京都品川区北品川6丁目7番35号 ソニ ー株式会社内 (72)発明者 原野 環 東京都品川区北品川6丁目7番35号 ソニ ー株式会社内 (72)発明者 松本 明弘 東京都品川区北品川6丁目7番35号 ソニ ー株式会社内 Fターム(参考) 5B050 AA04 BA16 FA02 FA19 GA08 5B075 ND06 NR16 PQ02 PQ32 PQ46 PQ48 UU05

Claims (8)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項1】 電子的に保存された文書を読み出すため
    の電子ファイリング装置であって、 少なくとも、文書を特定するための文書ID、各ページ
    を圧縮した形式の画像に対応する縮小画像データ、各ペ
    ージに付与されるタグ、および、各ページのイメージデ
    ータを記憶する記憶装置と、 所定のタイミングで起動され、前記文書ID、各ページ
    のページ番号に関連して、付与されたタグを管理する情
    報ファイルを作成する情報ファイル作成手段と、 伝達された検索条件にしたがって、前記情報ファイル中
    のタグのうち、前記検索条件に合致するタグを検索する
    検索手段と、 前記検索手段による検索結果、および、情報ファイルの
    内容にしたがって、前記検索条件に合致するタグに関連
    する文書IDおよびページ番号を特定し、当該特定され
    た文書IDおよびページ番号に対応する縮小画像データ
    を、文書ID、ページ番号およびタグとともに提示する
    データ出力手段とを備えたことを特徴とする電子ファイ
    リング装置。
  2. 【請求項2】 電子的に保存された文書を読み出すため
    の電子ファイリング装置であって、 少なくとも、文書を特定するための文書ID、各ページ
    を圧縮した形式の画像に対応する縮小画像データ、各ペ
    ージに付与されるタグ、および、各ページのイメージデ
    ータを記憶する記憶装置と、 所定のタイミングで起動され、前記文書ID、各ページ
    のページ番号に関連して、付与されたタグを管理する情
    報ファイルを作成する情報ファイル作成手段と、 伝達された検索条件にしたがって、前記情報ファイル中
    のタグのうち、前記検索条件に合致するタグを検索する
    検索手段と、 前記検索手段による検索結果、および、情報ファイルの
    内容にしたがって、前記検索条件に合致するタグに関連
    する文書IDおよびページ番号を特定し、文書ID、ペ
    ージ番号およびタグをリスト形式にて提示するデータ出
    力手段とを備えたことを特徴とする電子ファイリング装
    置。
  3. 【請求項3】 前記文書が、特定の文書グループに属す
    るものとして定義され、かつ、前記検索手段が、前記文
    書グループに属する1以上文書IDにかかる情報ファイ
    ル中のタグを検索することを特徴とする請求項1または
    2に記載の電子ファイリング装置。
  4. 【請求項4】 前記情報ファイル作成手段が、文書I
    D、および、文書に含まれるページ数を示すデータを含
    む文書情報ファイルと、ページに属するタグ数、およ
    び、自己のページ番号を示すデータを含むページ情報フ
    ァイルと、タグの内容を示すデータを含むタグ情報ファ
    イルからなる情報ファイルを作成し、前記文書情報ファ
    イルが、前記ページ情報ファイル中の、関連するデータ
    を特定するための情報を保持するとともに、前記ページ
    情報ファイルが、前記タグ情報ファイル中の、関連する
    データを特定するための情報を保持することを特徴とす
    る請求項1ないし3の何れか一項に記載の電子ファイリ
    ング装置。
  5. 【請求項5】 前記検索手段が、前記文書情報ファイル
    中の文書IDおよび文書に含まれるページ数を把握する
    文書情報管理部と、 前記ページ情報ファイル中のタグ数、および、ページ番
    号を把握するページ情報管理部と、 前記タグ情報ファイル中のタグを参照して、前記検索条
    件に合致するタグを見出すタグ検索部とを備え、 検索されたタグを含むページのページ番号、および、そ
    のページを含む文書の文書IDが、それぞれ、前記文書
    情報管理部およびページ番号管理部により特定されるこ
    とを特徴とする請求項4に記載の電子ファイリング装
    置。
  6. 【請求項6】 前記タグが、イメージデータの作成日を
    示す第1の内容と、ユーザにより付与された第2の内容
    とを含むことを特徴とする請求項1ないし5の何れか一
    項に記載の電子ファイリング装置。
  7. 【請求項7】 前記タグには、階層が付与され、前記イ
    メージ出力手段が、前記タグが付与されたページ番号以
    下のページにおいて、前記タグの階層よりも下位の階層
    のタグが付与された他のページのページ番号を特定し、
    前記タグが付与されたページ番号、および、他のページ
    のページ番号に対応する縮小画像データを提示すること
    を特徴とする請求項1ないし6の何れか一項に記載の電
    子ファイリング装置。
  8. 【請求項8】 電子的に保存された文書を読み出すため
    に、クライアント・サーバ形式の電子ファイリング装置
    を利用した文書の検索方法であって、 少なくとも、文書を特定するための文書ID、各ページ
    を圧縮した形式の画像に対応する縮小画像データ、各ペ
    ージに付与されるタグ、および、各ページのイメージデ
    ータを記憶するステップと、 前記文書ID、各ページのページ番号に関連して、付与
    されたタグを管理する情報ファイルを作成するステップ
    と、 伝達された検索条件にしたがって、前記情報ファイル中
    のタグのうち、前記検索条件に合致するタグを検索する
    ステップと、 前記タグ検索手段による検索結果、および、情報ファイ
    ルの内容にしたがって、前記検索条件に合致するタグに
    関連する文書IDおよびページ番号を特定し、当該特定
    された文書IDおよびページ番号に対応する縮小画像デ
    ータを、文書ID、ページ番号およびタグとともに提示
    するステップとを備えたことを特徴とする検索方法。
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* Cited by examiner, † Cited by third party
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