JPH06259293A - 不要文書一括削除装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 アクセス頻度と利用者ＩＤにより文書ファイ
ルを管理し、利用者自身が作成した文書の中で一定期間
アクセスの無い文書のみを削除するようにして記憶装置
の有効利用を計る。 【構成】 制御装置６に対して不要文書一括削除を要求
すると、不要文書検索装置３は記憶装置７内の全文書の
文書利用履歴ファイル９を読み、不要文書一括削除を要
求した利用者が作成した文書であり、かつ文書処理回数
が削除限界利用回数以下の文書を検索し、不要文書一覧
表示装置４によりディスプレイ１０上に不要文書一覧を
表示して、削除するかどうか利用者から指示を求める。
削除する場合は不要文書削除装置５により不要文書を一
括削除する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、不要文書一括削除装置
に関し、特に不要文書一括削除装置起動者と文書の作成
者が一致する文書のみを削除対象とする不要文書一括削
除装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来のデータベースシステムでは、作成
されたファイル中既に一定時間使用されないファイルを
自動的に削除するシステムがある。その例としては、特
開昭６３−３０９４３号、不要レコード削除方式が参照
できる。図３（ａ）は従来の不要レコード削除方式の構
成図であり、図３（ｂ）は（ａ）図に示す記憶装置のデ
ータレコード例である。

【０００３】最新の記憶、更新または検索された日時を
示す履歴情報２０１とデータ２０２からなるデータレコ
ード２００を記憶する記憶装置１０４と、記憶装置１０
４からデータレコード２００を検索するデータ検索手段
１０１と、データ検索手段１０１によって検索されたデ
ータレコード２００の履歴情報２０１の値と、予め設定
された削除期限情報の値とを比較する履歴比較手段１０
２と、履歴比較手段１０２により削除期限情報の値以前
の履歴情報を有すると判定されたデータレコード２００
を、記憶装置１０４から削除するデータ削除手段１０３
とを有して構成されている。

【０００４】記憶装置１０４内から不要なデータレコー
ド２００を削除する場合には、それ以前の履歴情報２０
１を持つデータレコード２００を削除の対象とする日時
を示す、削除期限情報の値を予め不要レコード削除手段
１００に設定し、不要レコード削除手段１００を起動す
る。不要レコード削除手段１００はデータ検索手段１０
１を起動し、検索されたデータレコード２００と、予め
設定された削除期限情報の値とを履歴比較手段１０２に
与え起動する。

【０００５】履歴比較手段１０２はデータレコード２０
０内の履歴情報２０１の値と、削除期限情報の値から、
以前か？、すなわち古いか？を比較して結果を出力す
る。続いて、不要レコード削除手段１００は履歴比較手
段１０２の出力結果に基づき、データレコード２００の
最新の履歴情報２０１の値が削除期限情報の値より古い
か？を判定し、古い場合にはデータ削除手段１０３を起
動して、古いと判定されたデータレコード２００を記憶
装置１０４から削除する。古くないと判定された場合
は、データ削除手段１０３は起動されない。この不要レ
コード削除手段１００の処理は、記憶装置１０４からデ
ータ検索手段１０１によってデータレコード２００が検
索される度に繰り返され、データレコードの終了ととも
に終了する。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】このような従来の方式
においては、データレコードの作成者の確認無しで、削
除期限情報を基にデータレコードを一括削除するため、
作成者が必要であるデータレコードが誤って削除されて
しまうという問題がある。特に、文書管理システムのよ
うな、作成者、所属グループでデータレコードのアクセ
ス保護をかけているシステムでは、データレコードの削
除権の無いユーザによってデータレコードが削除されて
しまうという問題があった。

【０００７】本発明は上述の問題点に鑑みてなされたも
のであり、アクセス頻度と利用者ＩＤによって文書ファ
イルを管理し、自分が作成した文書の中で一定期間アク
セスの無い文書を削除するようにして、文書管理システ
ム等における削除権の処理に悪影響を与えること無く、
記憶装置の有効利用が達成できる不要文書一括削除装置
を提供することを目的としている。

【０００８】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、本発明の不要文書一括削除装置は、文書データファ
イルに格納される文書の登録・参照・編集・削除等の文
書処理を行う文書処理装置と、文書利用履歴ファイルに
格納される前記文書の利用履歴を管理する文書利用履歴
管理装置と、前記文書利用履歴ファイルから不要文書を
検索する不要文書検索装置と、該不要文書検索装置で検
索した不要文書をディスプレイに表示する不要文書一覧
表示装置と、前記表示された不要文書一覧から選択した
文書を前記文書データファイルから削除する不要文書削
除装置と、システム全体を制御する制御装置を備えてい
る。

【０００９】また、前記文書利用履歴ファイルは前記文
書データファイルの文書利用履歴ファイルポインタで指
定され、文書処理時間、利用者ＩＤおよび処理種別の項
目を有している。また、前記不要文書検索装置の検索条
件は、不要文書一括削除装置起動者と文書の作成者が一
致する文書であって、文書処理回数が予め設定された削
除限界利用回数以下のものとすることを特徴としてい
る。

【００１０】

【作用】上記構成によれば、不要文書一括削除要求が出
されると制御部は、不要文書検索装置を起動する。不要
文書検索装置は文書データファイルに設定されている文
書利用履歴ファイルポインタから、全文書の文書利用履
歴ファイルを読み利用者ＩＤ、アクセス頻度の項目から
検索条件に基づいて、不要文書一括削除要求者が作成者
であり、かつ、文書処理回数が予め設定された削除限界
利用回数以下の文書を検索する。検索した不要文書を不
要文書一覧表示装置によりディスプレイ上に一覧表示
し、削除指示の場合は不要文書削除装置を起動して文書
データファイルから削除するので、アクセス保護システ
ム等に抵触しない不要文書一括削除処理が可能となる。

【００１１】

【実施例】以下、本発明の一実施例について図を参照し
て説明する。図１は本発明の一実施例による不要文書一
括削除装置の構成図である。

【００１２】図１に示す不要文書一括削除装置は、文書
の登録・参照・編集・削除等の文書処理を行う文書処理
装置１と、文書の利用履歴を管理する文書利用履歴管理
装置２と、文書利用履歴管理装置２が管理する文書利用
履歴から、検索条件に基づいて不要文書を検索する不要
文書検索装置３と、検索した不要文書をディスプレイ１
０に一覧表示する不要文書一覧表示装置４と、不要文書
一覧から選択された文書を削除する不要文書削除装置５
と、システム全体を制御する制御部６を有している。

【００１３】さらに、文書が格納される文書データファ
イル８と、文書の利用履歴が格納される文書利用履歴フ
ァイル９が存在する記憶装置７を有し、文書データファ
イル８は文書利用履歴ファイル９を指す文書利用履歴フ
ァイルポインタを持ち、文書利用履歴ファイル９にはこ
の文書に対する文書処理を行った文書処理時間、利用者
ＩＤ、処理種別（作成、参照、編集、削除等）の項目を
設けて、いつどの利用者がどのような文書処理を行った
かが分かるように管理されている。

【００１４】つぎに動作について説明する。制御装置６
が文書処理要求指示を受けると、文書処理装置１が文書
データファイル８をアクセスし要求のあった文書処理を
行う。文書作成要求の場合は、記憶装置７内に文書デー
タファイル８を新規に作成後、文書利用履歴管理装置２
により文書利用履歴ファイル９の項目、文書処理時間に
文書作成を行った時間、利用者ＩＤに文書作成を行った
利用者のＩＤ、処理種別に作成を設定し、文書利用履歴
レコードを新規に作成する。

【００１５】また、文書データファイル８がこの文書利
用履歴ファイル９を指すように文書利用履歴ファイルポ
インタを設定する。文書の編集・参照要求の場合は、文
書利用履歴ファイル９の項目、文書処理時間に編集・参
照を行った時間、利用者ＩＤに文書を編集・参照した利
用者のＩＤ、処理種別に編集または参照を設定して、文
書利用履歴レコードを追加する。

【００１６】図２は、図１に示した文書データファイル
と文書利用履歴ファイル例を示す図であり、文書１、文
書２、文書３、文書４（８１、８２、８３、８４）が登
録されていて、その文書１〜４に設定される文書利用履
歴ファイルポインタによる各文書利用履歴レコード９
１、９２、９３、９４が作成されている状態を示してい
る。ここで、文書１（８１）は文書利用履歴ファイルポ
インタを示す利用履歴１が指す文書利用履歴レコード９
１の内容から、ユーザ１によって作成された状態である
ことを示している。

【００１７】同様に、文書２（８２）はポインタの利用
履歴２が指す文書利用履歴レコード９２の内容から、ユ
ーザ２によって作成されユーザ１によって編集された状
態を示し、文書３（８３）はユーザ１によって作成され
て、ユーザ１により参照された状態を示している。文書
４（８４）はユーザ３によって作成されて、ユーザ２に
よって編集され、ユーザ１によって参照され、ユーザ３
によって参照された状態を示している。

【００１８】いま、制御装置６に対して不要文書一括削
除を要求すると、不要文書検索装置３は記憶装置７内の
全文書の文書利用履歴ファイル９を読み、検索条件によ
り、不要文書一括削除を要求した利用者が作成した文書
であり、かつ、文書処理回数が予め設定された削除限界
利用回数以下の文書を検索し、不要文書一覧表示装置４
によってディスプレイ上に不要文書一覧を表示して、利
用者に削除するかどうかの指示を求める。削除する場合
は不要文書削除装置５により不要文書を一括削除する。

【００１９】具体的に図２の例で説明すれば、いま削除
限界利用回数が２に設定されているとして、ユーザ１が
不要文書一括削除を要求すると、不要文書検索装置３は
記憶装置７から文書データファイル８の文書１（８１）
を読み、文書利用履歴ファイルポインター利用履歴１を
得て文書利用履歴レコード９１の内容から、作成者ＩＤ
−ユーザ１、文書処理回数−１を得る。この場合は、作
成者ＩＤと不要文書一括削除要求者が同一で、かつ文書
処理回数１は削除限界利用回数２以下なので、文書１
（８１）は一括削除対象となって、不要文書一覧４１
（図２）に登録される。

【００２０】次に文書２（８２）を読み作成者ＩＤ−ユ
ーザ２、文書処理回数−２を得る。この文書の作成者Ｉ
Ｄのユーザ２は不要文書一括削除要求者のユーザ１とは
異なるので、文書２（８２）は一括削除対象とはならな
い。文書３（８３）、文書４（８４）についても同様に
して、不要文書一覧４１には文書１、文書３が登録され
る。不要文書一覧表示装置４はこの不要文書一覧４１を
ディスプレイ１０上に表示し、削除するかどうか利用者
からの指示を求める。

【００２１】文書１（８１）に対し、削除指示を行うと
不要文書削除装置５により、文書１（８１）と対応する
文書利用履歴レコード９１もともに記憶装置７上から削
除する。文書３（８３）に対しても同様に利用者からの
指示を求め、削除する場合には文書３（８３）と対応す
る文書利用履歴レコード９３も削除する。以上の様にし
て文書の一括削除が行われる。

【００２２】このように、本実施例においては、文書デ
ータファイル８に対応する文書利用履歴ファイル９に文
書処理時間、利用者ＩＤ、処理種別項目を設け、不要文
書検索条件として、不要文書一括削除装置起動者と文書
利用履歴ファイル９の利用者ＩＤが一致し、かつ文書処
理回数が予め設定される削除限界利用回数以下のものを
検索して削除するようにしたので、従来例に比較すれ
ば、アクセス保護システムにおける削除権に抵触しない
不要文書の一括削除が可能になる。

【００２３】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
不要文書の一括削除を要求した利用者が作成した文書
で、削除限界利用回数以下の文書が削除対称となるの
で、誤って必要な文書を削除する危険がなくなり記憶装
置の有効利用が計れるという効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例による不要文書一括削除装置
の構成図である。

【図２】図１に示す文書データファイルと文書利用履歴
ファイルの例を示す図である。

【図３】従来の不要レコード削除方式の構成図である。

【符号の説明】

１ 文書処理装置 ２ 文書利用履歴管理装置 ３ 不要文書検索装置 ４ 不要文書一覧表示装置 ５ 不要文書削除装置 ６ 制御装置

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書データファイルに格納される文書の
   登録・参照・編集・削除等の文書処理を行う文書処理装
   置と、文書利用履歴ファイルに格納される前記文書の利
   用履歴を管理する文書利用履歴管理装置と、前記文書利
   用履歴ファイルから不要文書を検索する不要文書検索装
   置と、該不要文書検索装置で検索した不要文書をディス
   プレイに表示する不要文書一覧表示装置と、前記表示さ
   れた不要文書一覧から選択した文書を前記文書データフ
   ァイルから削除する不要文書削除装置と、システム全体
   を制御する制御装置を備えたことを特徴とする不要文書
   一括削除装置。
2. 【請求項２】 前記文書利用履歴ファイルは、前記文書
   データファイルの文書利用履歴ファイルポインタで指定
   され、文書処理時間、利用者ＩＤおよび処理種別の項目
   を有することを特徴とする請求項１に記載の不要文書一
   括削除装置。
3. 【請求項３】 前記不要文書検索装置の検索条件は、不
   要文書一括削除装置起動者と文書の作成者が一致する文
   書であって、文書処理回数が予め設定された削除限界利
   用回数以下のものとする検索条件であることを特徴とす
   る請求項１に記載の不要文書一括削除装置。