JP2010108317A - メールサーバ装置、メールサーバ方法及びメールサーバプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】電子メールを送受信する利用者がメールボックスのゴミ箱から削除して、利用者にとっては残っていない電子メールであっても、監査人が閲覧することを可能にするメールサーバ装置を提供する。
【解決手段】本発明のメールサーバ装置５００は、監査人情報を予め記憶している監査人情報ＤＢ５１２と、電子メールの送受信を行うメール送受信部５３５と、受信された電子メールを保存する受信フォルダ５３３と、送信される電子メールを保存する送信フォルダ５３２と、受信フォルダ５３３又は送信フォルダ５３２から削除された電子メールを保存するゴミ箱フォルダ５３４と、ゴミ箱フォルダ５３４から削除された電子メールを保存するアーカイブフォルダ５３６とを有し、アーカイブフォルダ５３６に保存されている電子メールについては監査人情報が示す監査人の端末装置だけからのアクセスを受け付けるアーカイブ部５３０を備える。
【選択図】図３

Description

本発明は、通信ネットワークを介してアクセスしてくる端末装置に対して電子メールの送受信サービスを提供するメールサーバ装置等に関する。

重要な企業インフラである電子メールは、簡単に情報を交換できる反面、企業の重要情報等の漏洩の手段ともなる危険性がある。また、近年、企業のコンプライアンス遵守といった社会的要請に基づき、電子メールの送受信を一定期間保管し、監査する仕組みが必要となっている。

ネットワークの内部から外部へ送信される電子メールを監査するシステムとしては、電子メールが送信される際に、当該電子メールが予め定められた検査条件を満たす場合、当該電子メールの要約情報を作成する電子メール監査方法が開示されている（例えば、特許文献１参照）。
特開２００６−８５６４２号公報

しかしながら、上記従来技術では、送信した電子メールに検査条件が含まれていた場合、監査人は、作成された要約情報を確認するので、検査条件の含まれた電子メール自体を監査人が確認することはできない。

また、監査人は、利用者のメールボックスのゴミ箱から削除された電子メールを、削除後に見ることはできない。

そこで、本発明では、電子メールを送受信する利用者がメールボックスのゴミ箱から削除して、利用者にとっては残っていない電子メールであっても、監査人が閲覧することを可能にするメールサーバ装置を提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、本発明のメールサーバ装置は、通信ネットワークを介してアクセスしてくる端末装置に対して電子メールの送受信サービスを提供するメールサーバ装置であって、利用者を特定する情報である利用者情報を予め記憶している利用者情報データベース部と、電子メールを監査する監査人を特定する情報である監査人情報を予め記憶している監査人情報データベース部と、前記利用者情報データベース部に登録された利用者の端末装置からのアクセスを受け付け、前記利用者からの指示を取得するインターフェース部と、前記インターフェース部が取得した指示に従って、電子メールの送受信を行うメール送受信部と、前記メール送受信部で受信された電子メールを保存する記憶領域である受信フォルダと、前記メール送受信部で送信された電子メールを保存する記憶領域である送信フォルダと、前記受信フォルダ又は前記送信フォルダに保存されていた電子メールであって前記インターフェース部が取得した指示に従って削除された電子メールを保存する記憶領域であるゴミ箱フォルダと、前記ゴミ箱フォルダに保存されていた電子メールであって前記インターフェース部が取得した指示に従って削除された電子メールを保存する記憶領域であるアーカイブフォルダとを有し、前記アーカイブフォルダに保存されている電子メールについては、前記監査人情報データベース部に記憶されている監査人情報によって特定される監査人の端末装置だけからのアクセスを受け付けるアーカイブ部とを備えるメールサーバ装置である。

これにより、利用者がゴミ箱フォルダから削除したメールは、アーカイブフォルダに保存され、監査人の端末装置だけからのアクセスを受け付けるので、利用者が削除したつもりのメールも、監査人は監査することができる。

また、前記アーカイブ部は、前記ゴミ箱フォルダから削除された電子メールを予め定められた一定期間だけアーカイブフォルダに保存してもよい。

これにより、アーカイブ部に保存される電子メールが増え、アーカイブフォルダが保存できる容量を超えることが防止される。

また、前記インターフェース部はさらに、予め定められた管理者の端末装置からアクセスを受け付けることで、前記管理者からの指示を取得し、前記メールサーバ装置はさらに、前記アーカイブフォルダに保存すべき電子メールを特定する情報を保持しているデータである監査項目マスタを記憶しており、前記インターフェース部が取得した前記管理者からの指示に従って前記監査項目マスタを編集する管理部を備え、前記アーカイブ部は、前記ゴミ箱フォルダから削除された電子メールのうち、前記監査項目マスタに保持されている情報によって特定される電子メールを前記アーカイブフォルダに保存してもよい。

これにより、管理者は、ゴミ箱フォルダから削除された電子メールのうち、アーカイブフォルダに保存される電子メールとする条件を変更できる。

また、前記監査項目マスタに保持される情報には、特定のキーワード、又は、特定のアドレスの一部が含まれ、前記アーカイブ部は、前記ゴミ箱フォルダから削除された電子メールのうち、前記特定のキーワードを含む、又は、前記特定のアドレスの一部を送信アドレスに含む電子メールを前記アーカイブフォルダに保存してもよい。

これにより、メールサーバ装置は、ゴミ箱フォルダから削除された電子メールのうち、特定のキーワード、又は、特定の送信アドレス宛ての電子メールだけをアーカイブフォルダに保存できる。したがって、監査人は、不適切なキーワードを含む電子メール、又は、不適切な送信先への電子メールを確実に監査できる。

また、前記管理部はさらに、前記アーカイブフォルダに電子メールを保存する対象となる利用者を特定する情報を保持しているデータである対象者管理マスタを記憶しており、前記インターフェース部が取得した前記管理者からの指示に従って前記対象者管理マスタを編集し、前記アーカイブ部は、前記ゴミ箱フォルダから削除された電子メールのうち、前記対象者管理マスタに保持されている情報によって特定される利用者の電子メールであって、かつ、前記監査項目マスタに保持されている情報によって特定される電子メールを前記アーカイブフォルダに保存してもよい。

これにより、メールサーバ装置は、対象者管理マスタに保持されている情報に従って利用者の電子メールをアーカイブフォルダに保存するので、全ての利用者の電子メールを保存する必要がなくなる。したがって、極秘プロジェクトに所属する利用者、又は、不適切なメールを送信する可能性の高い利用者の電子メールを重点的に、アーカイブフォルダに保存できる。また、管理者が重要でないと判断した利用者の電子メールについては、アーカイブフォルダに保存されなくなるので、アーカイブフォルダの容量を抑えられる。

また、前記監査人情報データベース部に記憶されている監査人情報は、前記対象者管理マスタに保持されている情報によって特定される利用者ごとに、当該利用者の電子メールを監視する監査人を特定する情報でもよい。

これにより、全ての監査人が、利用者全ての電子メールを見ることを抑制できる。従って、不必要に利用者の電子メールが多数の監査人に見られることが防止される。

また、前記インターフェース部はさらに、予め定められた管理者の端末装置からアクセスを受け付けることで、前記管理者からの指示を取得し、前記メールサーバはさらに、警告の対象となる電子メールを特定する情報を保持しているデータであるルールマスタを有し、前記インターフェース部が取得した前記管理者からの指示に従って前記ルールマスタを編集する管理部を備え、前記メール送受信部は、前記ルールマスタに保持された情報によって特定される電子メールが送信される場合には、送信前に、利用者の端末装置に警告の通知をし、前記アーカイブ部は、前記メール送受信部による前記通知の回数が予め定められた閾値を超えた場合には、それ以降の当該利用者の全ての電子メールについて、前記ゴミ箱フォルダから削除された電子メールを前記アーカイブフォルダに保存し、前記メール送受信部による前記通知の回数が前記閾値以下である場合には、当該通知の対象となった電子メールについて、前記ゴミ箱フォルダから削除された電子メールを前記アーカイブフォルダに保存してもよい。

これにより、利用者が不適切なメールを送信することを防止できる。また、アーカイブ部は、警告の回数が予め定められた閾値を超えた利用者の電子メールをアーカイブフォルダに保存することで、監査人は、不適切な電子メールを送信している利用者の電子メールを見ることができる。

また、前記アーカイブ部は、前記対象者管理マスタに保持されている情報によって特定される利用者の端末装置に対して、当該利用者が前記アーカイブフォルダに電子メールを保存する対象となる者である旨の通知をしてもよい。

これにより、アーカイブフォルダに保存されることを嫌う利用者が、警告の対象となる電子メールを送信することを躊躇することで、例えば、競合他社への送信といった警告の対象となる電子メールが送信されることが抑圧される。

また、さらに、前記アーカイブフォルダに保存されている電子メールの利用者ごとの件数を含む集計をし、集計した結果を前記監査人情報データベース部に記憶されている監査人情報によって特定される監査人の端末装置に出力する監査部を備えてもよい。

これにより、監査人は、例えば、アーカイブフォルダに保存されている電子メールの件数の多い利用者の電子メールを監査する、というように、効率良く監査を行うことができる。

また、前記アーカイブ部はさらに、前記受信フォルダ及び前記送信フォルダの少なくとも１つに保存されている電子メールを対象として、送信日時の順に並べる、送信アドレス又は受信アドレスの順に並べる、前記利用者によって指定された日付に関連する電子メールだけを抽出する、及び、添付ファイルの容量の順に並べる、の少なくとも１つの処理によって得られる電子メールの一覧と各電子メールの記憶サイズとを表示し、表示した一覧に対して前記利用者から削除したい電子メールの指定を受け付け、受け付けた電子メールを一括で削除する、又は、前記利用者の端末装置にダウンロードした後に一括で削除してもよい。

これにより、利用者は、メールサーバ装置に保存されている電子メールを効率よく整理することができる。また、メールサーバ装置から削除された電子メールを当該利用者が利用する処理端末で見ることができる。

なお、本発明はこのようなメールサーバ装置として実現することができるだけでなく、メールサーバ装置に含まれる処理部をステップとするメール送受信方法として実現したり、そのような特徴的なステップをコンピュータに実行させるプログラムとして実現したりすることもできる。そして、そのようなプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体及びインターネット等の伝送媒体を介して流通させることができるのは言うまでもない。

以上より、本発明は、電子メールを送受信する利用者がメールボックスのゴミ箱から削除して、利用者にとっては残っていない電子メールを、監査人には見えるように保存するメールサーバ装置を提供できる。

以下、本発明を実施するための最良の形態について、図面を参照しながら説明する。

本実施の形態のメールサーバ装置は、通信ネットワークを介してアクセスしてくる端末装置に対して電子メールの送受信サービスを提供するメールサーバ装置であって、利用者を特定する情報である利用者情報を予め記憶している利用者情報データベース部と、電子メールを監査する監査人を特定する情報である監査人情報を予め記憶している監査人情報データベース部と、前記利用者情報データベース部に登録された利用者の端末装置からのアクセスを受け付け、前記利用者からの指示を取得するインターフェース部と、前記インターフェース部が取得した指示に従って、電子メールの送受信を行うメール送受信部と、受信した電子メールを保存する受信フォルダと、送信した電子メールを保存する送信フォルダと、受信フォルダ又は送信フォルダから削除された電子メールを保存するゴミ箱フォルダと、ゴミ箱フォルダから端末装置の指示に従い削除された電子メールを保存するアーカイブフォルダとを有し、アーカイブフォルダに保存されている電子メールについては、監査人情報データベース部に記憶されている監査人情報によって特定される監査人の端末装置だけからのアクセスを受け付けるアーカイブ部とを備えることを特徴とする。以下、このようなメールサーバ装置について、詳細に説明する。

図１は、本発明のメールサーバ装置のシステム構成を示す外観図である。

同図の電子メールシステム１００は、複数の利用者端末２００Ａ及び２００Ｂ（以降、特に区別しない場合は利用者端末２００と記す）と、管理者端末３００と、監査人端末４００と、メールサーバ装置５００とを備える。

利用者端末２００は、被監査人である利用者によって使用される情報処理端末である。ここで、利用者端末２００は、ウェブブラウザのソフトウェアを実行することによって、ウェブブラウザの機能を実現する。利用者は、ウェブブラウザ上で受信したメールの閲覧と、メールの送受信と、メールの作成と、メールの削除とを含むメール操作を行う。

管理者端末３００は、システム管理者によって使用される情報処理端末である。ここで、システム管理者とは、電子メールシステム１００を利用する利用者及び監査人と、監査に必要な様々なルールとを設定する人である。

監査人端末４００は、メールサーバ装置５００に保存されているメールを監査する監査人によって使用される情報処理端末である。

例えば、利用者端末２００と、管理者端末３００と、監査人端末４００とは、パーソナルコンピュータ等である。

メールサーバ装置５００は、ウェブメールのシステムを実現するウェブメールサーバの機能を備えるコンピュータであり、ウェブメールの機能を、利用者端末２００に提供する。

ここで、利用者端末２００と、管理者端末３００と、監査人端末４００と、メールサーバ装置５００とは、通信ネットワーク６００を介して接続されている。

なお、図１では、利用者端末２００が２台、管理者端末３００が１台、監査人端末が１台となっているが、それぞれ、この台数に限定されるものではない。

図２は、本実施の形態のメールサーバ装置５００の特徴を模式的に示す図である。

同図に示す、受信フォルダ、送信フォルダ及びゴミ箱フォルダは、従来のメールサーバ装置が備える構成と同様である。アーカイブフォルダは、本実施の形態が新たに備えるフォルダである。受信フォルダ又は送信フォルダから削除された電子メールは、ゴミ箱フォルダへ保存される。従来、ゴミ箱フォルダから削除されたメールは、サーバから完全に削除されるため、後で、ゴミ箱フォルダから削除された電子メールを見ることはできない。

本実施の形態のメールサーバ装置５００では、ゴミ箱フォルダから削除された電子メールは利用者からはメールサーバ装置５００に保存されていないように見える。しかし、実際にはアーカイブフォルダに保存されており、アーカイブフォルダは監査人からはアーカイブフォルダに保存された電子メールが見えている。したがって、監査人は、利用者の受信フォルダ、送信フォルダ、ゴミ箱フォルダ及びアーカイブフォルダを見ることで監査を実施する。

次に、上述した特徴を備える本実施の形態のメールサーバ装置５００の詳細な構成を説明する。

図３は、メールサーバ装置５００の構成を示すブロック図である。

メールサーバ装置５００は、インターフェース部５１０と、管理部５２０と、アーカイブ部５３０と、監査部５５０とを備える。なお、メールサーバ装置５００は、ＣＰＵ等のプロセッサと、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）、ハードディスク又は不揮発性メモリ等の記憶部とを備える。図３に示す各処理部（インターフェース部５１０、管理部５２０、アーカイブ部及び監査部５５０）の機能は、当該プロセッサが当該記憶部に記憶されるプログラムを実行することにより実現される。また、図３に示す各処理部による保持及び記憶機能は、当該記憶部を用いて実現される。なお、図２に示す各処理部のうち、一部又は全てを、メールサーバ装置５００が備える専用の回路により実現してもよい。

インターフェース部５１０は、アクセスしてきた端末を判定して、それに応じて各処理部と端末とを論理的に接続する。そのために、インターフェース部５１０は、利用者情報ＤＢ５１１と、監査人情報ＤＢ５１２と、管理者情報ＤＢ５１３と、認証部５１４とを備える。

利用者情報ＤＢ５１１は、利用者端末２００を利用する利用者のユーザＩＤと、パスワードとを保存する。また、監査人情報ＤＢ５１２は、監査人端末４００を利用する監査人のユーザＩＤと、パスワードと、監査できる対象である利用者を特定する利用者ＩＤとを保存する。また、管理者情報ＤＢ５１３は、管理者端末３００を利用する管理者のユーザＩＤと、パスワードとを保存する。

利用者情報ＤＢ５１１と、監査人情報ＤＢ５１２と、管理者情報ＤＢ５１３とを参照することにより、認証部５１４は、ネットワーク６００を介してアクセスしてきた相手が誰であるかを識別する。そして、メールサーバ装置５００は、アクセスしてきた端末装置に対して、認証部５１４によって識別された端末に応じた処理を行う。

図４は、監査人情報ＤＢ５１２の一例を示す図である。監査人情報ＤＢは、監査人を特定する情報と、監査人が監査できる利用者を特定する情報を保持する。具体的には、監査人情報ＤＢは、「監査人ＩＤ」、「パスワード」及び「利用者ＩＤ」を含む。認証部５１４は、アクセスしてきた端末装置から送信されたＩＤ及びパスワードによって、監査人を特定する。また、「利用者ＩＤ」は、監査人が、電子メールを見ることのできる監査の対象となる利用者を示すＩＤである。例えば、同図では、監査人ＩＤ「９００００００」が監査できる利用者は、利用者ＩＤ「１００００００」及び「１０００００１」に対応する利用者であることを示す。

次に、インターフェース部５１０によって、メールサーバ装置５００にアクセスしてきた情報処理端末が管理者端末３００であると識別された場合に動作する処理部である管理部５２０について説明する。

管理部５２０は、インターフェース部５１０によって、管理者端末３００からのアクセスであると識別された場合に、操作を受け付け、後述する各マスタの更新を行う。そのために、管理部５２０は、ルールマスタ５２１と、監査項目マスタ５２２と、対象者管理マスタ５２３と、更新部５２４と、アーカイブ管理マスタ５２５とを備える。

ルールマスタ５２１は、警告の対象となる電子メールを特定する情報を保持するデータベースである。メールサーバ装置５００は、ルールマスタ５２１が保持する情報によって特定される電子メールが送信される場合には、送信前に、利用者端末２００に警告の通知をする。

図５は、ルールマスタ５２１の一例を示す図である。ルールマスタ５２１は、「ルールコード」と、「対象（組織）」と、「文字列」と、「送信先」と、「対象操作」とを含む。ルールコードとは、管理者によって設定された各ルールを特定する識別番号である。例えば、ルールマスタ５２１には、ルールコード「Ｒ００５」として、対象（組織）「Ｈ００２」、文字列「Ｘプロジェクト」、対象操作「送信、返信、転送」が保存されている。これは、「Ｈ００２」という対象（組織）、例えば重要プロジェクトに属する利用者のメールに、文字列「Ｘプロジェクト」が含まれ、対象操作「送信、返信、転送」のうちの少なくとも１つを含む動作が行われた場合にルールコード「Ｒ００５」の違反であることを示す。

同図において、「対象（組織）」が空欄となっているルールコードは、対象者が特定の利用者に限定されず、全ての利用者が対象のルールである。また、「文字列」が空欄となっているルールコードは、「対象（組織）」と、「送信先」との条件を満たすメールに適用されるルールである。

なお、ルールマスタ５２１は、上述のようなデータ構造を有するファイルを記憶するものとしてもよいし、例えばメールサーバ装置５００の主記憶などのＲＡＭなどのメモリに、以上のようなデータ構造のデータを記憶するものとしてもよい。また、ルールマスタ５２１は、仮想的な記憶部であり、メールサーバ装置５００の外部にある予め定められた現実の記憶装置に、上述のようなデータ構造を有するファイル等を記憶させると共に、仮想的な記憶部へのルールマスタ５２１の外部からのアクセスがあると、そのアクセスに対応する現実の記憶装置へのアクセスを発生させて、仮想的な記憶部へのそのアクセスにおける書き込みや読み出しなどを実現するものであってもよい。なお、ルールマスタ５２１以外の他のマスタや、記憶部などについても、同様である。

監査項目マスタ５２２は、ゴミ箱フォルダ５３４から削除された電子メールのうち、アーカイブフォルダ５３６に保存すべき電子メールを特定する情報を保持するデータベースである。

図６は、監査項目マスタ５２２の一例を示す図である。監査項目マスタ５２２は、「監査項目コード」と、「監査コード管理者ＩＤ」と、「種別」と、「文字列」とを含む。「監査項目コード」とは、管理者によって設定された各監査項目を特定する情報である。また、「監査コード管理者ＩＤ」とは、対応する監査項目コードを管理する人を示す。また、「種別」は、「文字列」と一致する対象が、送信アドレス、又は、件名もしくは本文であることを示す。ここで、種別「キーワード」は、「文字列」と一致する対象が件名又は本文であることを示す。

例えば、監査項目コード「Ｋ００１」は、監査コード管理者ＩＤ「９０００００１」で特定される監査人によって管理されているコードであり、メールサーバ装置５００は、ゴミ箱フォルダ５３４から削除された電子メールのうち、種別「送信アドレス」に文字列「＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ」が含まれている電子メールをアーカイブフォルダ５３６に保存する。

なお、監査項目コードに限定されず、ゴミ箱フォルダ５３４から削除された電子メールをすべてアーカイブフォルダ５３６に保存するようにしてもよい。

対象者管理マスタ５２３は、ゴミ箱フォルダ５３４から削除された電子メールをアーカイブフォルダ５３６に保存する対象となる利用者を特定する情報を保持するデータベースである。

図７は、対象者管理マスタ５２３の一例を示す図である。

対象者管理マスタ５２３は、「対象ＩＤ」と、「保存タイプ」と、「保管期間」と、「保存フラグ」と、「通知フラグ」と、「監査項目コード」と、「アーカイブ管理コード」と、「警告回数」と、「監査人ＩＤ」とを含む。なお、図４で示した監査人情報ＤＢ５１２と図７で示した対象者管理マスタ５２３とは、パフォーマンスが向上するようにデータを二重にもっているが、一つにまとめてもよい。

「対象ＩＤ」とは、利用者情報ＤＢ５１１に格納されている利用者のユーザＩＤと同一である。「保存タイプ」は、全件保存と、警告回数と、警告のみと、対象外とがある。全件保存は、ゴミ箱フォルダ５３４から削除された全ての電子メールをアーカイブフォルダ５３６に全件保存することを示す。

「保管期間」は、メールサーバ装置５００が、ゴミ箱フォルダ５３４から削除された電子メールをアーカイブフォルダ５３６に保管しておくための期間を示し、メールを送受信してからの保管期間を示す。

「保存フラグ」は、保存の対象になっているかどうかを示すフラグである。保存フラグが○であれば、アーカイブフォルダ５３６に保存し、×であれば、保存しないことを示す。

「通知フラグ」は、利用者にメールがアーカイブされていることを通知するか否かを示すフラグである。通知フラグが○であれば、メールサーバ装置５００は、利用者の利用者端末２００に対してアーカイブフォルダ５３６に保存している状態であることを通知する。通知が×であれば、メールサーバ装置５００は、「保存フラグ」が○である、すなわちアーカイブフォルダ５３６にゴミ箱フォルダ５３４から削除した電子メールを保存すべき対象となっている利用者に対しても、その旨を通知しない。

「監査項目コード」は、上述の監査項目マスタ５２２の監査項目コードに対応しており、対応する対象ＩＤで特定される利用者のゴミ箱フォルダ５３４から電子メールが削除された場合、当該電子メールをアーカイブフォルダ５３６へ格納するための条件を示す。

「アーカイブ管理コード」は、保存タイプが警告回数の場合に、保存タイプが警告回数である対象ＩＤで特定される利用者のアーカイブフォルダ５３６を管理するために使用されるコードである。

「警告回数」とは、メールサーバ装置５００が、ルールマスタ５２１が保持する情報によって特定される電子メールが送信される場合に、送信前に、利用者端末２００に実際に警告の通知をした回数である。「警告回数」は、現時点まで利用者端末２００に警告の通知をした累積回数である。なお、「警告回数」は、１年の警告回数を累積した回数であっても、１ヶ月の警告回数を累積した回数であっても、１週間の警告回数を累積した回数であってもよい。また、対象者管理マスタ５２３は、さらに、メールサーバ装置５００が利用者端末２００に対して警告の通知をした日時のうち、最後の日時を示す情報を保持してもよい。この場合、対象者管理マスタ５２３は、最後の日時から、予め定められた期間が経過した場合、「警告回数」を０としてもよい。

「監査人ＩＤ」は、「対象ＩＤ」に対応する利用者を監査することができる監査人を示すものであり、１人の対象ＩＤに対して、少なくとも１人の監査人が設定される。

更新部５２４は、インターフェース部５１０で管理者端末３００からのアクセスであると識別された場合、管理者端末３００の指示に従い、ルールマスタ５２１と、監査項目マスタ５２２と、対象者管理マスタ５２３との更新を行う。

アーカイブ管理マスタ５２５は、メールサーバ装置５００がアーカイブフォルダ５３６に電子メールを保存する基準となる回数を保持するデータベースである。

図８は、アーカイブ管理マスタ５２５の一例を示す図である。アーカイブ管理マスタ５２５は、「アーカイブ管理コード」と、「アーカイブ管理コード管理者」と、「基準警告回数」と、「期間」とを含む。

「アーカイブ管理コード」は、図７で示した対象者管理マスタ５２３の保存タイプが警告回数の場合に、そのアーカイブを管理するために使用されるコードである。

「アーカイブ管理コード管理者」は、アーカイブ管理コードの基準警告回数と期間を設定できる管理者のＩＤを示すものである。

「基準警告回数」は、対象者管理マスタ５２３の「保存タイプ」が警告回数である利用者に対して、アーカイブするか否かの基準となる警告回数である。

「期間」は、警告回数を管理する期間である。

更新部５２４は、インターフェース部５１０で管理者端末３００からのアクセスであると識別された場合、管理者端末３００の指示に従い、アーカイブ管理マスタ５２５の基準警告回数を更新する。

次に、インターフェース部５１０によって、アクセスしてきた情報処理端末が利用者端末２００であると識別された場合に動作する処理部であるアーカイブ部５３０の詳細な構成について説明する。

アーカイブ部５３０は、メールサーバ装置５００にアクセスしてくる利用者端末２００に対して、電子メールの送受信および保存などを行う。具体的には、アーカイブ部５３０は、アーカイブ通知部５３１、送信フォルダ５３２、受信フォルダ５３３、ゴミ箱フォルダ５３４、メール送受信部５３５、アーカイブフォルダ５３６、アーカイブ判定部５３７、期限判定部５３８、表示判定部５３９及びメッセージログ５４０を備える。

アーカイブ通知部５３１は、対象者管理マスタ５２３の「通知」項目に従って、アクセスしてきた利用者端末２００に対して、ゴミ箱フォルダ５３４から削除された電子メールをアーカイブフォルダ５３６に保存していることを通知する。具体的には、アーカイブ通知部５３１は、対象者管理マスタ５２３の「通知」項目が×の場合、利用者端末２００に対して何も通知しない。一方、アーカイブ通知部５３１は、対象者管理マスタ５２３の「通知」項目が○の場合、利用者端末２００に対して、当該利用者はアーカイブフォルダ５３６に電子メールを保存する対象であることを通知する。

送信フォルダ５３２は、メールサーバ装置５００が送信した電子メールを保存し、受信フォルダ５３３は、メールサーバ装置５００が受信した電子メールを保存する。また、ゴミ箱フォルダ５３４は、送信フォルダ５３２又は受信フォルダ５３３から削除された電子メールを保存する。

メール送受信部５３５は、メールサーバ装置５００にアクセスしてきた利用者端末２００の指示に従って、電子メールの作成、送受信及び削除を行う。具体的には、メール送受信部５３５は、送信したメールの送信フォルダ５３２への格納と、受信したメールの受信フォルダ５３３への格納とを行う。また、メール送受信部５３５は、さらに、送信フォルダ５３２または受信フォルダ５３３のメールを削除し、ゴミ箱フォルダ５３４に格納する。また、メール送受信部５３５は、さらに、ゴミ箱フォルダ５３４に保存された電子メールを利用者端末２００の指示に従って削除する。

アーカイブフォルダ５３６は、ゴミ箱フォルダ５３４から削除された電子メールのうち、後述するアーカイブ判定部５３７によって保存すると判定された電子メールを保存する。このアーカイブフォルダ５３６は、対象者管理マスタ５２３によって定められた監査人の使用する監査人端末４００からのアクセスのみを受け付ける。従って、利用者が、アーカイブフォルダ５３６に保存されている電子メールを見ることはできない。

アーカイブ判定部５３７は、利用者端末２００から、ゴミ箱フォルダ５３４に保存されている電子メールの削除の指示を受けた場合、当該電子メールをアーカイブフォルダ５３６に保存するか否かを判定する。具体的には、アーカイブ判定部５３７は、対象者管理マスタ５２３、アーカイブ管理マスタ５２５を基に当該電子メールを保存するか否かを判定し、保存すると判定した場合、当該電子メールをアーカイブフォルダ５３６に格納する。また、アーカイブ判定部５３７が保存しないと判定した場合、当該電子メールはアーカイブフォルダ５３６に保存されないので、メールサーバ装置５００から削除される。

期限判定部５３８は、アーカイブフォルダ５３６に保存されている電子メールの保管期間が過ぎているか否かを判定し、保管期間の過ぎている電子メールを削除する。また、保管期限を過ぎていない電子メールに対しては何もしない。具体的には、期限判定部５３８は、対象者管理マスタ５２３の「保管期間」を基に、利用者毎に、アーカイブフォルダ５３６に保存されている電子メールの保管期限が過ぎているか否かを判定する。例えば、対象ＩＤが「１００００００」の電子メールの保存期間が「３ヶ月」となっている場合、アーカイブフォルダ５３６に保存されている電子メールの送信日又は受信日から現在の日付までの期間が３ヶ月を過ぎている場合、当該電子メールをアーカイブフォルダ５３６から削除する。

表示判定部５３９は、ルールマスタ５２１に保持された情報によって特定される電子メールが送信される場合には、送信前に、利用者端末２００に警告の通知をする。具体的には、表示判定部５３９は、メール送受信部５３５からメール送信要求を受信すると、ルールマスタ５２１に保持された情報と、送信要求をされた電子メールとを照らし合わせてルールマスタ５２１に保持されたルールコードに合致するか否かを判定する。ルールコードに合致する場合、利用者端末２００に、警告メッセージを通知し、後述するメッセージログ５４０に、合致したルールコードを格納する。さらに、表示判定部５３９は、警告の通知をした後で、利用者端末２００から送信要求があった場合、当該電子メールを送信する。一方、警告の通知をした後で、利用者端末２００からキャンセル要求があった場合、当該電子メールの送信は行わない。

メッセージログ５４０は、表示判定部５３９によって表示された警告メッセージの履歴を保持する。メッセージログ５４０に保持された情報によって、更新部５２４は、対象者管理マスタ５２３の「警告回数」を更新する。

図９は、メッセージログ５４０の一例を示す図である。メッセージログは、「年月日時分秒」と、「対象ＩＤ」と、「ルールコード」とを含む。「年月日時分秒」は、表示判定部５３９によって、利用者端末２００へ警告の通知がされた時刻である。「対象ＩＤ」は、警告の通知がされた利用者端末２００を使用する利用者に対応するＩＤである。「ルールコード」は、ルールマスタ５２１に保持された「ルールコード」と同一のものであり、警告の通知の対象となった電子メールが違反したルールを示す。例えば、同図では、年月日時分秒「２０００年１１月１２日１３時４０分５０秒」に、対象ＩＤ「１００００００」に対応する利用者が使用する利用者端末２００に対して、ルールコード「Ｒ００１」に違反していることを示す。

次に、インターフェース部５１０によって、メールサーバ装置５００にアクセスしてきた情報処理端末が監査人端末４００であると識別された場合に動作する処理部である監査部５５０について説明する。

監査部５５０は、全フォルダ、すなわち送信フォルダ５３２、受信フォルダ５３３、ゴミ箱フォルダ５３４、アーカイブフォルダ５３６に保存されている電子メールの利用者ごとの件数を含む集計をし、集計した結果を監査人情報ＤＢ５１２によって特定される監査人電子メールを監査する監査人端末４００に出力する。具体的には、監査部５５０は、レポート作成部５５１と、監査レポート保管部５５２と、監査ログ５５３とを備える。

レポート作成部５５１は、監査人情報ＤＢ５１２と、監査項目マスタ５２２と、メッセージログ５４０とを基に、監査人ごとに監査の対象となっている利用者の送信フォルダ５３２、受信フォルダ５３３、ゴミ箱フォルダ５３４及びアーカイブフォルダ５３６に保存されている電子メールから、監査項目マスタ５２２に保持された条件に一致する電子メールを検索し、その結果を監査レポートとして監査レポート保管部５５２に格納する。また、レポート作成部５５１は、１日に１回、監査レポートを監査人情報ＤＢ５１２に保持されている監査人ＩＤが使用する監査人端末に出力する。監査レポートの詳細については、後述する。

監査レポート保管部５５２は、レポート作成部５５１によって作成された監査レポートを保存する。

監査ログ５５３は、メールサーバ装置５００にアクセスしてきた監査人端末４００を利用する監査人が行った監査の履歴を保管する。

図１０は、監査ログ５５３の一例を示す図である。監査ログ５５３は、「年月日時分秒」と、「監査人ＩＤ」と、「操作」と、「入力項目」と、「対象ＩＤ」とを含む。

「年月日時分秒」は、監査の行われた時刻を示す。「監査人ＩＤ」は、監査を行った監査人を特定するＩＤを示す。「操作」は、監査方法を示し、検索又はレポート参照を保持する。検索は、監査人がキーワードを入力して利用者の電子メールを監査したことを示し、レポート参照は、監査人が監査レポートを参照したことを示す。「操作」において、検索が行われた場合、検索において用いられた文字が「入力項目」に保管される。「対象ＩＤ」は、監査の行われた利用者を特定するＩＤである。

例えば、同図は、年月日時分秒「２０００年１１月１２日１３時１４分１５秒」に、監査人ＩＤ「９００００００」によって特定される監査人が、対象ＩＤ「１０００００１」に対応する利用者の送信フォルダ５３２、受信フォルダ５３３、ゴミ箱フォルダ５３４及びアーカイブフォルダ５３６に対して、入力項目「Ｙプロジェクト」で操作「検索」を行ったことを示す。

次に、本実施の形態のメールサーバ装置５００が行う処理の流れについて説明する。以下では、メールサーバ装置５００にアクセスしてきた情報処理端末が、インターフェース部５１０によって、利用者端末２００、管理者端末３００又は監査人端末４００のうちいずれかであることを特定されてからの、各情報処理端末に対応した処理の流れを示す。

図１１は、利用者端末２００に対するメールサーバ装置５００の具体的な処理を示すフローチャートである。同図の処理は、アーカイブ部５３０が備える各処理部で行われる。

アーカイブ通知部５３１は、インターフェース部５１０により論理的に接続された利用者端末２００のアクセスを受け付けて、アーカイブ通知処理を行う（Ｓ２１１）。次に、メール送受信部５３５は、利用者端末２００からメール送信要求があったか否か、すなわち、アーカイブ通知部５３１からメール送信要求を受信したか否かを判断する（Ｓ２１２）。メール送受信部５３５がメール送信要求を受信した場合（Ｓ２１２でＹｅｓ）、表示判定部５３９は、表示判定処理を行う（Ｓ２１３）。メール送信要求を受信しなかった場合（Ｓ２１２でＮｏ）、メール送受信部５３５は、ゴミ箱フォルダ５３４に保存されている電子メールの削除要求があるか否かを判定する（Ｓ２１４）。削除要求がある場合（Ｓ２１４でＹｅｓ）、メール送受信部５３５及びアーカイブ判定部５３７は、電子メールの削除とアーカイブフォルダに保管するか否かの処理とを含むアーカイブ判定処理を行う（Ｓ２１５）。メール削除要求を受信しなかった場合（Ｓ２１４でＮｏ）、アーカイブ部５３０は、利用者がログオフしたか否かを判定し（Ｓ２１６）、ログオフした場合（Ｓ２１６）、処理を終了する。なお、送信フォルダ５３２又は受信フォルダ５３３に保存された電子メールの削除については、従来と同様、削除された電子メールをゴミ箱フォルダ５３４に保存する。

図１２は、図１１に示したアーカイブ通知処理（Ｓ２１１）の具体的な処理を示すフローチャートである。

アーカイブ通知部５３１は、インターフェース部５１０からメールサーバ装置５００にログインした利用者に対応する対象ＩＤを受け取る（Ｓ２２１）。アーカイブ通知部５３１は、対象者管理マスタ５２３の当該対象ＩＤに対応する「保存フラグ」が立っているか否かを判定する（Ｓ２２３）。ここで、「保存フラグ」が立っているとは、「保存フラグ」が○になっていることを示す。保存フラグは、データとしては例えば「１」または「０」であり、「保存フラグ」の○がデータの「１」に、保存フラグの×がデータの「０」に対応する。

対象者管理マスタ５２３の「保存フラグ」が立っていると判定した場合（Ｓ２２３でＹｅｓ）、アーカイブ通知部５３１は、対象者管理マスタ５２３の当該対象ＩＤに対応する「通知フラグ」が立っているか否かを判定する（Ｓ２２４）。ここで、「通知フラグ」が立っているとは、「保存フラグ」と同様に○であることを示す。

アーカイブ通知部５３１は、対象者管理マスタ５２３の通知フラグが立っていると判定した場合（Ｓ２２４でＹｅｓ）、アクセスしてきた利用者端末２００に対して、当該利用者端末２００を使用している利用者の電子メールは、アーカイブフォルダに保管される状態になっている旨を通知する。

アーカイブ通知部５３１は、対象者管理マスタ５２３の保存フラグ又は通知フラグが立っていないと判定した場合（Ｓ２２３でＮｏ又はＳ２２４でＮｏ）、当該利用者端末２００への通知は行わない。従って、この場合、当該利用者端末２００の画面には通常のメールＢＯＸが表示される（Ｓ２２６）。

例えば、図７に示す対象者管理マスタ５２３のうち、対象ＩＤ「１００００００」及び「１０００００１」に対応する利用者が使用する利用者端末２００が、メールサーバ装置５００にログインした時に、当該利用者端末２００にはアーカイブ通知画面が表示される。

図１３は、図１２のアーカイブ通知画面（Ｓ２２５）において、利用者端末２００に表示される画面の一例を示す図である。

利用者端末２００のウェブブラウザ画面７１０上に、アーカイブ通知画面７１１が表示される。これにより、利用者は、自分のメールがアーカイブフォルダに保管されていることがわかる。アーカイブ通知画面７１１上には、保管期間欄７１２と、利用容量欄７１３と、アーカイブ容量欄７１４と、Ｏ．Ｋ．ボタン７１５とが表示される。

保管期間欄７１２には、対象者管理マスタ５２３に格納されている「保管期間」が表示される。例えば、利用者の対象ＩＤが「１００００００」の場合、図７では保管期間「３ヶ月」であるので、アーカイブ通知画面７１１の保管期間欄７１２には「３ヶ月」と表示される。

利用容量欄７１３には、当該利用者の送信フォルダ５３２、受信フォルダ５３３及びゴミ箱フォルダ５３４に保存されている電子メールの合計容量が表示される。アーカイブ容量欄７１４には、当該利用者のアーカイブフォルダ５３６に保存されている電子メールの容量が表示される。例えば、同図では、利用容量欄７１３が７５０ＭＢ、アーカイブ容量欄７１４が２００ＭＢと表示されており、当該利用者の送信フォルダ５３２、受信フォルダ５３３及びゴミ箱フォルダ５３４に保存されている電子メールの合計容量が７５０ＭＢ、アーカイブフォルダ５３６に保存されている電子メールの容量が２００ＭＢであることを示す。

利用者は、Ｏ．Ｋ．ボタン７１５をクリックすることで、アーカイブ通知画面７１１を閉じて、ウェブブラウザ画面７１０において自身のメールＢＯＸを確認する。

図１４は、図１２の通常画面（Ｓ２２６）において、利用者端末２００に表示される画面の一例を示す図である。

ウェブブラウザ画面７１０上に、通常通知画面７２０が表示されている。通常通知画面７２０には、利用容量欄７１３のみが表示される。したがって、この場合、利用者は自分がアーカイブフォルダにメールを保管される対象者であるか否かを知ることはできない。なお、図１２の通常画面（Ｓ２２６）の時に、通常通知画面７２０が表示されず、ウェブブラウザ画面７１０が表示されても良い。

図１５は、図１１に示した表示判定処理（Ｓ２１３）の具体的な処理を示すフローチャートである。

表示判定部５３９は、メール送受信部５３５が送信要求をした電子メールに、ルールマスタ５２１で保持されているルールの違反があるか否かを判定する（Ｓ２３１）。ここで、ルールの違反とは、ルールマスタ５２１に保持されたルールコードに対応する条件に一致することである。例えば、送信要求のあった電子メールの件名又は本文に「厳秘」の文字列が含まれ、送信先が社外である場合、表示判定部は、当該電子メールをルールコード「Ｒ００１」の違反であると判定する。

ルールの違反があった場合（Ｓ２３１でＹｅｓ）、表示判定部５３９は、当該利用者端末２００に、警告メッセージを通知する（Ｓ２３２）。例えば、ルールコード「Ｒ００１」の違反があった場合、表示判定部５３９は、利用者端末２００に、件名又は本文に「厳秘」の文字列が含まれていることを通知する。

図１６は、図１５の警告メッセージ通知（Ｓ２３２）において、利用者端末２００に表示される画面の一例を示す図である。

ウェブメール画面７１０上に、警告メッセージ画面７３０が表示されている。これにより、利用者は、送信しようとした電子メールがルール違反であることを知る。警告メッセージ画面７３０には、ルール違反のあった箇所を示す情報７３１と、ルール違反の文字列７３２と、送信ボタン７３４と、キャンセルボタン７３５とが表示される。例えば、同図では、「本文中」に、「厳秘」の文字列が含まれていたことで、警告メッセージ画面７３０が表示されている。

次に、表示判定部５３９は、警告メッセージを通知したことを示す情報をメッセージログ５４０に格納して更新する（Ｓ２３４）。例えば、２０００年１１月１２日１３時４０分５０秒に、対象ＩＤが１００００００である利用者の電子メールの本文に「厳秘」の文字列が含まれていた場合、メッセージログ５４０に、新たに、時刻を示す情報と、利用者に対応するＩＤである対象ＩＤと、違反したルールコード「Ｒ００１」とが格納される。

次に、更新部５２４は、メッセージログ５４０が保持する情報に基づいて、アーカイブ管理マスタ５２５の「警告回数」を更新する（Ｓ２３５）。このとき、アーカイブ管理マスタ５２５に保持された「警告回数」に保持された回数が、「基準警告回数」に保持された警告回数を超えた場合、当該警告メッセージを表示した時刻を、アーカイブ管理マスタ５２５の「年月日時分秒」に格納する。

次に、表示判定部５３９は、警告メッセージ画面７３０の送信ボタン７３４が押されたか否かを判定する（Ｓ２３６）。

送信ボタン２３６が押されたと判定した場合（Ｓ２３６でＹｅｓ）、及び、当該電子メールにルールの違反がないと判定された場合（Ｓ２３１でＮｏ）、表示判定部５３９は、当該電子メールを送信する。

警告メッセージ画面７３０の送信ボタン７３４が押されなかった場合（Ｓ２３６でＮｏ）、表示判定部５３９は、キャンセルボタン７３５が押されたか否かを判定する（Ｓ２３８）。キャンセルボタン７３５が押されたと判定された場合（Ｓ２３８でＹｅｓ）、表示判定部５３９は、当該電子メールを送信せず（Ｓ２３９）、当該利用者端末２００に表示されている警告メッセージ画面７３０を閉じさせる。キャンセルボタン７３５が押されなかった場合（Ｓ２３８でＮｏ）、表示判定部５３９は、引き続き送信ボタン７３４又はキャンセルボタン７３５が押されるまで、利用者端末２００に警告メッセージ画面７３０を表示させる。

図１７は、図１１に示したアーカイブ判定処理（Ｓ２１５）の具体的な処理を示すフローチャートである。アーカイブ判定処理（Ｓ２１５）の処理は、メール送受信部５３５及びアーカイブ判定部５３７が行う。

メール送受信部５３５は、利用者端末２００からの指示に従ってゴミ箱フォルダ５３４が保存する電子メールを削除する（Ｓ２５１）。

次に、アーカイブ判定部５３７は、利用者端末２００を使用している利用者の対象ＩＤと、対象者管理マスタ５２３の「対象ＩＤ」とを照合して、当該利用者の「保存タイプ」が全件保存であるか否かを判定する（Ｓ２５２）。

当該利用者の「保存タイプ」が全件保存である場合（Ｓ２５２でＹｅｓ）、アーカイブ判定部５３７は、対象者管理マスタ５２３において、当該利用者の「監査項目コード」があるか否かを判定する（Ｓ２５３）。ここで、対象者管理マスタ５２３の説明で述べたように、監査項目に一致する電子メールのみがアーカイブフォルダ５３６に格納され、監査項目コードがない場合は、削除された電子メール全てがアーカイブフォルダ５３６に格納される。

アーカイブ判定部５３７は、当該利用者の「監査項目コード」がある場合（Ｓ２５３でＹｅｓ）、削除された電子メールのうち、監査項目マスタ５２２に保持されている「監査項目コード」の条件に一致するメールのみをアーカイブフォルダ５３６に格納する（Ｓ２５４）。

アーカイブ判定部５３７は、当該利用者の「監査項目コード」がない場合（Ｓ２５３でＮｏ）、削除された電子メールを全てアーカイブフォルダ５３６に格納する（Ｓ２５５）。

さらに、対象者管理マスタ５２３において、当該利用者の「保存タイプ」が全件保存でない場合（Ｓ２５２でＮｏ）、アーカイブ判定部５３７は、「保存タイプ」が警告のみか否かを判定する。「保存タイプ」が警告のみの場合（Ｓ２５６でＹｅｓ）、アーカイブ判定部５３７は、削除された電子メールをアーカイブフォルダ５３６に格納しない。従って、ゴミ箱フォルダ５３４から削除された電子メールは、メールサーバ装置５００から完全に削除される（Ｓ２５７）。

アーカイブ判定部５３７は、当該利用者の「保存タイプ」が全件保存又は警告のみのどちらでもない場合（Ｓ２５２でＮｏかつＳ２５６でＮｏ）、すなわち「保存タイプ」が警告回数の場合には、「警告回数」が、アーカイブ管理マスタ５２５の当該利用者の「基準警告回数」を上回っているか否かを判定する（Ｓ２５８）。「警告回数」が「基準警告回数」を上回っている場合（Ｓ２５８でＹｅｓ）、アーカイブ判定部５３７は、削除された電子メールをアーカイブフォルダ５３６に格納する（Ｓ２５９）。

「警告回数」が「基準警告回数」を下回っている場合（Ｓ２５８でＮｏ）、削除された電子メールをアーカイブフォルダ５３６に格納せず、メールサーバ装置５００から完全に削除する（Ｓ２５７）。

ここまで説明したアーカイブ判定処理を、例を用いて説明する。

例えば、図７に示した対象者管理マスタ５２３で保持されている対象ＩＤのうち、対象ＩＤ「１００００００」に対応する利用者のゴミ箱フォルダ５３４から削除された電子メールのうち、監査項目コード「Ｋ００１」によって特定される条件に一致する電子メールは、アーカイブフォルダ５３６に格納される。監査項目コード「Ｋ００１」によって特定される電子メールとは、監査項目マスタ５２２が保持する監査項目コード「Ｋ００１」で対応づけられた条件、すなわち「送信アドレス」に「＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ」が含まれる、件名又は本文に「キーワード」として「Ｙプロジェクト」が含まれる、及び、件名または本文に「キーワード」として「ＡＢ１００」が含まれる、のいずれか１つ以上の条件を満たす電子メールである。したがって、アーカイブ判定部５３７は、対象ＩＤ「１００００００」に対応する利用者のゴミ箱フォルダ５３４から削除された電子メールのうち、本文に「Ｙプロジェクト」が含まれている電子メールがある場合、当該電子メールをアーカイブフォルダ５３６に格納する。

また、保存タイプ「全件保存」となっている対象ＩＤに対応する「監査項目コード」が空欄である場合、アーカイブ判定部５３７は、ゴミ箱フォルダ５３４から削除された電子メールを全てアーカイブフォルダ５３６に格納する。

また、例えば、対象ＩＤ「２０００００１」は、保存タイプ「警告回数」であるので、警告回数が基準警告回数を上回っている場合、上回ってからの全てのメールを格納する。

また、例えば、対象ＩＤ「２０００００２」は、保存タイプは「警告回数」であり、上述の対象ＩＤ「２０００００１」と同様であるが、図８に示した対象者管理マスタ５２３で保持された警告回数は、アーカイブ管理マスタ５２５で保持された基準警告回数を上回っていない。従って、アーカイブ判定部５３７は、対象ＩＤ「２０００００２」に対応する利用者のゴミ箱フォルダ５３４から削除された電子メールは、アーカイブフォルダ５３６に格納されない。

また、アーカイブ判定部５３７は、保存タイプ「警告回数」の対象ＩＤに対応する保存フラグが立っていない場合、ゴミ箱フォルダ５３４から削除された電子メールをアーカイブフォルダ５３６へ格納しない。

次に、アーカイブフォルダ５３６に格納されている電子メールを削除する処理について説明する。

図１８は、期限判定部５３８が行う処理を示すフローチャートである。

期限判定部５３８は、アーカイブフォルダ５３６に保存されている電子メールの利用者毎に、対象者管理マスタ５２３の「保管期間」と照合して、保存されている電子メールを削除するか否かを判定する。具体的には、アーカイブフォルダ５３６に保存されている電子メールの送信日又は受信日から現在の日付までが、対象者管理マスタ５２３に保持されている「保管期間」を過ぎているか否かを判定する（Ｓ２７１）。

アーカイブフォルダ５３６に保存されている電子メールが、「保管期限」を過ぎていると判定した場合（Ｓ２７１でＹｅｓ）、期限判定部５３８は、当該電子メールをアーカイブフォルダ５３６から削除する（Ｓ２７２）。「保管期限」を過ぎていないと判定した場合（Ｓ２７１でＮｏ）、期限判定部５３８は何もしない。従って、アーカイブフォルダ５３６に保存されている電子メールは削除されない。

図１９は、監査人端末４００に対するメールサーバ装置５００の具体的な処理を示すフローチャートである。

監査部５５０は、インターフェース部５１０からメールサーバ装置５００にログインした監査人を特定する監査人ＩＤを受け取る（Ｓ３１１）。監査部５５０は、監査人ＩＤに応じた監査画面を監査人端末４００に表示させる（Ｓ３１２）。

図２０は、監査人端末４００に表示される画面の一例を示す図である。監査人がメールサーバ装置５００にアクセスした時、監査人端末４００のモニタには、監査画面８００が表示される。監査画面８００には、申請処理へのリンク８０１、承認待ちの件数８０２、レポート確認へのリンク８０３及び利用者の個人メールＢＯＸへのリンク８０４が表示される。ここで、利用者の個人メールＢＯＸへのリンク８０４に表示される利用者は、監査人情報ＤＢ５１２で対応付けられた対象ＩＤに対応する利用者である。

例えば、監査人端末４００を利用している監査人が監査人ＩＤ「９００００００」の場合、対象者の個人メールＢＯＸへのリンク８０４に表示される利用者は、対象ＩＤ「１００００００」及び「１０００００１」にそれぞれ対応する利用者である。

次に、監査部５５０は、監査人が利用者へのリンク８０４を選択するか否かを判定する（Ｓ３１３）。監査部５５０は、監査人が利用者へのリンク８０４を選択した場合（Ｓ３１３でＹｅｓ）、利用者の個人メールＢＯＸ画面８１０を監査人端末４００に表示させる（Ｓ３１４）。監査人が利用者へのリンク８０４を選択しなかった場合（Ｓ３１３でＮｏ）、監査部５５０は、監査人がレポート確認へのリンク８０３を選択するか否かを判定する（Ｓ３１５）。監査部５５０は、監査人がレポート確認へのリンク８０３を選択した場合（Ｓ３１５でＹｅｓ）、後述する監査レポート画面を監査人端末４００に表示させる（Ｓ３１６）。監査人がレポート確認へのリンク８０３を選択しなかった場合（Ｓ３１５でＮｏ）、監査部５５０は、監査人が申請へのリンク８０１を選択するか否かを判定する（Ｓ３１７）。監査人が申請へのリンク８０１を選択した場合（Ｓ３１７でＹｅｓ）、ワークフロー画面８２０を監査人端末４００に表示させる（Ｓ３１８）。監査人が申請へのリンク８０１を選択しなかった場合（Ｓ３１７でＮｏ）、すなわち監査人が監査画面８００上のいずれのリンクも選択しなかった場合、監査部５５０は処理をしない。

次に、監査部５５０は、監査人がログオフしたか否かを判定する（Ｓ３１９）。監査人がログオフした場合（Ｓ３１９でＹｅｓ）、監査部５５０は処理を終了する。また、監査人がログオフしていない場合（Ｓ３１９でＮｏ）、監査部５５０は、引き続き上述の各リンクが選択されたか否か、および、ログオフしたか否かを監視する。

図２１は、図２０において、レポート確認へのリンク８０３が選択された場合に、監査人端末４００に表示される監査レポート画面８３０の一例を示す図である。

監査レポート画面８３０には、監査人が監査の対象としている利用者のメールＢＯＸへのリンク８３１と、利用者サマリへのリンク８３２と、利用者毎に監査結果テーブル８３３とが表示される。

利用者のメールＢＯＸへのリンク８３１が選択された場合、上述した対象者の個人メールＢＯＸ８１０が表示されることで、監査人は利用者のメールを閲覧できる。利用者サマリへのリンク８３２が選択された場合、監査レポート画面８３０には、後述する利用者サマリテーブルが表示される。

監査結果テーブル８３３には、利用者の日別の「警告回数 送信」、「警告回数 キャンセル」及び「監査項目チェック」の回数が表示される。「警告回数 送信」は、対象者が電子メールを送信する前に、警告メッセージ画面７３０が表示された回数を示す。「警告回数 キャンセル」は、警告メッセージ画面７３０が表示されたときに、キャンセルボタン７３５が選択された回数を示す。「監査項目チェック」は、当該利用者が、監査人によって監査を受けた回数を示す。「監査項目チェック」は、監査項目マスタ５２２へのリンクになっており、「監査項目チェック」を選択することで、監査人は、監査項目マスタ５２２を確認できる。なお、図２１では日別の集計となっているが、監査レポート画面８３０の週別又は月別を選択することで、それぞれに対応する監査結果テーブル８３３を表示する。

また、レポート作成部５５１が１日に１回、監査人情報ＤＢ５１２に保持されている監査人ＩＤが使用する監査人端末４００に出力する監査レポートは、監査結果テーブル７３３と同様である。

図２２は、監査レポート画面８３０において、利用者サマリへのリンク８３２が選択された場合に表示される監査レポート画面８３０の一例を示す図である。

監査レポート画面８３０には、監査項目マスタ５２２へのリンク８３５と、利用者サマリテーブル８３６とが表示される。監査項目マスタ５２２へのリンク８３５を選択した場合、監査人は監査項目マスタ５２２を確認できる。

利用者サマリテーブル８３６には、「対象ＩＤ」と、「対象者」と、日付を示す欄とが表示される。「対象者」に表示される名前は対象ＩＤに対応する利用者の氏名であり、それぞれの個人メールＢＯＸ画面８１０へのリンクになっている。監査人が「対象者」を選択することで、選択された利用者のメールＢＯＸ画面８１０が表示され、利用者のメールを閲覧できる。

図２３は、管理者端末３００に表示される画面の一例を示す図である。管理者がメールサーバ装置５００にアクセスした時、管理者が使用している管理者端末３００には、管理画面９００が表示される。

管理画面９００には、監査人によって申請された承認件数を示す承認依頼件数９０１と、検索項目９０２と、アーカイブ管理テーブル保守へのリンク９０３とが含まれる。

承認依頼件数９０１は、監査人から当該管理者へ承認の申請がされている件数である。また、承認依頼件数９０１は、ワークフロー画面９１０へのリンクになっており、承認依頼件数９０１を選択することで、管理者端末３００に、ワークフロー画面９１０が表示される。ワークフロー画面９１０には、監査人から当該管理者に承認の依頼がされた内容が表示される。管理者は、ワークフロー画面９１０で内容を確認して、申請ボタンを選択して承認依頼内容の承認、又は、否認ボタンを選択して承認依頼内容の否認を行う。

検索項目９０２は、大きく分けて利用者の検索と、監査人の検索と、監査項目管理者の検索とがある。ここで、監査項目管理者とは、監査項目マスタ５２２の監査項目コードごとに定められた監査人ＩＤにより特定される監査人のことである。管理部５２０は、利用者の検索として、利用者の対象ＩＤ、氏名及び所属組織が検索項目９０２に入力された場合、管理者端末３００に表示される検索結果表示画面９２０に、対象者管理マスタ５２３等を基に、利用者の登録内容を表示させる。また、監査部５５０は、監査人の検索として、監査人ＩＤ、監査人の氏名及び所属組織が入力された場合、検索結果表示画面９２０に、監査人情報ＤＢ５１２等を基に監査人の登録内容を表示させる。また、管理部５２０は監査項目管理者が入力された場合、監査項目マスタ５２２を基に、検索結果表示画面９２０に、入力された監査項目管理者が管理する監査項目コードを一覧表示させる。

アーカイブ管理テーブル保守へのリンク９０３が選択された場合、管理部５２０は、アーカイブ管理マスタ５２５を表示した管理テーブル更新画面９３０を、管理者端末３００に表示させる。管理者は、管理テーブル更新画面９３０で、アーカイブ管理マスタ５２５の「基準警告回数」を変更できる。なお、管理者は、警告メッセージが予め定められた期間表示されなかった場合、当該利用者の「警告回数」を０にリセットするための期間を、アーカイブ管理マスタ５２５に、さらに設定してもよい。

以上のように、本実施の形態のメールサーバ装置５００は、電子メールを送受信する利用者がメールボックスのゴミ箱フォルダ５３４から削除して、利用者にとっては残っていない電子メールであっても、監査人が閲覧できる。

また、本実施の形態のメールサーバ装置５００は、監査人に対して、定期的に監査レポートを出力する。これにより、監査人は、監査を行う利用者を選択することが容易になる。

以上、本実施の形態のメールサーバ装置５００について説明したが、本発明は、この実施の形態に限定されるものではない。本発明の趣旨を逸脱しない限り、当業者が思いつく各種変形を本実施の形態に施したものや、異なる実施の形態における構成要素を組み合わせて構築される形態も、本発明の範囲内に含まれる。

例えば、メールサーバ装置５００は、監査項目マスタ５２２に保持された「監査項目コード」とルールマスタ５２１に保持された「ルールコード」とを一致させてもよい。この場合、アーカイブ判定部５３７は、送信前に、利用者端末２００に警告メッセージ画面７３０を表示する条件と同じ条件で、ゴミ箱フォルダ５３４から削除された電子メールをアーカイブフォルダ５３６に格納する。これにより、監査人は、送信前に警告メッセージが表示された電子メールを監査できる。

また、アーカイブ判定部５３７は、対象者管理マスタ５２３の保存タイプが「警告回数」である対象ＩＤに対応する利用者のゴミ箱フォルダ５３４から削除された電子メールが、対象者管理マスタ５２３の警告回数がアーカイブ管理マスタ５２５の基準警告回数以下の場合に、送信前に利用者端末２００に警告メッセージを表示した電子メールをアーカイブフォルダ５３６に格納してもよい。

また、アーカイブ判定部５３７は、対象者管理マスタ５２３の保存タイプが「警告のみ」である対象ＩＤに対応する利用者のゴミ箱フォルダ５３４から削除された電子メールは、送信前に利用者端末２００に警告メッセージを表示した電子メールをアーカイブフォルダ５３６に格納してもよい。

また、アーカイブ判定部５３７は、対象者管理マスタ５２３の保存タイプが「全件保存」である対象ＩＤに対応する利用者のゴミ箱フォルダ５３４から削除された電子メールは、「監査項目コード」の指定に関わらず、全て保存してもよい。

また、対象者管理マスタ５２３は「対象ＩＤ」として、利用者情報ＤＢ５１１に保持されている利用者のＩＤのうち、一部のＩＤに対応する情報を保持してもよい。この場合、メールサーバ装置５００は、対象者管理マスタ５２３に保持されていない対象ＩＤに対応する利用者のゴミ箱フォルダ５３４から削除された電子メールについては、アーカイブフォルダ５３６に格納しない。

また、アーカイブ部５３０はさらに、受信フォルダ５３３及び前記送信フォルダ５３２の少なくとも１つに保存されている電子メールを対象として、送信日時の順に並べる、送信アドレス又は受信アドレスの順に並べる、前記利用者によって指定された日付に関連する電子メールだけを抽出する、及び、添付ファイルの容量の順に並べる、の少なくとも１つの処理によって得られる電子メールの一覧と各電子メールの記憶サイズとを表示し、表示した一覧に対して前記利用者から削除したい電子メールの指定を受け付け、受け付けた電子メールを一括で削除する、又は、利用者の利用者端末２００にダウンロードした後に一括で削除する課金制御部を備えてもよい。

また、メールサーバ装置５００は、添付ファイルに含まれる文字列が、ルールマスタ５２１の「文字列」に一致する場合に、送信前に、利用者端末２００へ警告の通知をしてもよいし、添付ファイルに含まれる文字列が、監査項目マスタ５２２の種別「キーワード」に対応する監査項目コードの「文字列」に保持された文字列と一致する場合に、ゴミ箱フォルダ５３４から削除された電子メールをアーカイブフォルダ５３６に保存してもよい。

また、メールサーバ装置５００は、送信フォルダ５３２又は受信フォルダ５３３から、利用者端末２００の操作により、ゴミ箱フォルダ５３４に保存することなく削除された電子メールをアーカイブフォルダ５３６に保存してもよい。また、メールサーバ装置５００は、ゴミ箱フォルダ５３４から、利用者端末２００の指示に従って電子メールを削除する場合に限らず、電子メールシステム１００によってゴミ箱フォルダ５３４から自動的に削除された電子メールもアーカイブフォルダ５３６に保存してもよい。

また、電子メールシステム１００は、利用者の送信フォルダ５３２、受信フォルダ５３３及びゴミ箱フォルダ５３４の容量に応じて、利用者ごとに課金してもよい。

図２４は、アーカイブ部５３０が備える課金制御部の構成を示すブロック図である。課金制御部５６０は、容量取得部５６１と、課金レートマスタ５６２と、課金算出部５６３と、削減表示制御部５６４と、受け付け部５６５と、削減部５６６とを備える。

容量取得部５６１は、送信フォルダ５３２と、受信フォルダ５３３と、ゴミ箱フォルダ５３４とに保存された電子メールの容量を取得する。

課金レートマスタ５６２は、送信フォルダ５３２と、受信フォルダ５３３と、ゴミ箱フォルダ５３４とに保存された電子メールの容量と、課金の単位との対応関係を保持する。例えば、図２４に示されるように、課金レートマスタ５６２は、「使用容量」と、「課金状況」とを含み、例えば、０ＭＢ〜８００ＭＢの容量に対して１０００単位が対応付けられ、８００ＭＢ〜１ＧＢの容量に対して、１５００単位が対応付けられている。ここで、単位とは、例えば一定金額のことである。

課金算出部５６３は、容量取得部５６１が取得した電子メールの容量を、課金レートマスタ５６２に照会し、対応する課金を算出する。例えば、取得された容量が７５０ＭＢの場合、課金状況は１０００単位である。

削減表示制御部５６４は、課金算出部５６３で算出された課金状況と、容量取得部５６１で取得された容量とを基に、インターフェース部５１０を介して利用者端末２００にメモリ削減表示画面を出力させる。また、削減表示制御部５６４は、利用者によって指定された順に、電子メールの一覧と各電子メールの記憶サイズとをメモリ削減表示画面に表示させる。

受け付け部５６５は、利用者端末２００に表示されたメモリ削減表示画面において、利用者の操作を受け付ける。削減部５６６は、受け付け部５６５で受け付けられた操作に応じて、送信フォルダ５３２、受信フォルダ５３３及びゴミ箱フォルダ５３４に保存された電子メールを一括で削除する、又は、利用者の利用者端末２００にダウンロードした後に一括で削除する。

図２５は、利用者端末２００のモニタに表示されるメモリ削減表示画面の一例を示す図である。メモリ削減表示画面ＤＭ１００には、メモリ使用容量ＤＭ１０１と、課金状況ＤＭ１０２と、メモリ削減メニューへのリンクＤＭ１０３とが表示される。

メモリ使用容量ＤＭ１０１には、当該利用者端末２００を使用する利用者の送信フォルダ５３２、受信フォルダ５３３及びゴミ箱フォルダ５３４に保存された電子メールの容量が表示される。課金状況ＤＭ１０２には、課金算出部５６３によって算出された課金状況が表示される。メモリ削減メニューへのリンクＤＭ１０３は、利用者が下記のメニュー項目を選択することで、それぞれの削除方法に対応した削除画面が利用者端末２００のモニタに表示される。

メモリ削減メニューは具体的には、「Ａ 送信日時」、「Ｂ アドレス・キーワード」、「Ｃ 日付入力」、「Ｄ 添付ファイル容量」、「Ｅ Ａ＊Ｄ」及び「Ｆ Ｂ＊Ｄ」を含む。「Ａ 送信日時」が選択された場合、利用者端末２００のモニタには、送信日時が古いものから１ヶ月分のメールの一覧が表示される。「Ｂ アドレス・キーワード」が選択された場合、予め定められたアドレス等に基づいて、削除候補度合いが高いメールの一覧が表示される。「Ｃ 日付入力」が選択された場合、利用者によって入力された日付に送受信されたメールの一覧が表示される。「Ｄ 添付ファイル容量順」が選択された場合、添付ファイルの容量の大きい順に並べられたメールの一覧が表示される。「Ｅ Ａ＊Ｄ」が選択された場合、「Ａ 送信日時」と「Ｄ 添付ファイル容量順」との順序を、予め定められた重み付けによって掛け合わされた結果の順序に基づいたメールの一覧が表示される。「Ｆ Ｂ＊Ｄ」は、「Ｅ Ａ＊Ｄ」と同様に、「Ｂ アドレス・キーワード」と、「Ｄ 添付ファイル容量順」との順序を、予め定められた重み付けによって掛け合わされた結果の順序に基づいたメールの一覧が表示される。

図２５では、メモリ削減メニューから「Ｃ 日付入力」が選択された例を示す。「Ｃ 日付入力」が選択された場合、利用者端末２００には、日付入力メモリ削減画面ＤＭ２００が表示される。日付入力メモリ削減画面ＤＭ２００には、日付入力欄ＤＭ２０２ａ〜ＤＭ２０２ｃと、メール一覧ＤＭ２０３と、削除予定メモリ量欄ＤＭ２０４と、一括削除指定ボタンＤＭ２０５と、一括自ＰＣダウンロード後削除ボタンと、実行ボタンＤＭ２０６と、キャンセルボタンＤＭ２０７とが表示される。ここで、メール一覧ＤＭ２０３には、メールの送信者又は宛先を示す「宛先」と、送信者又は宛先のアドレスを示す「アドレス」と、「削除」と、「自ＰＣ削除」と、電子メールの容量を表示する「容量」とが表示される。

ここで、「削除」とは、メールサーバ装置５００の送信フォルダ５３２、受信フォルダ５３３及びゴミ箱フォルダ５３４から削除することである。また、「自ＰＣ削除」とは、メールサーバ装置５００の送信フォルダ５３２、受信フォルダ５３３及びゴミ箱フォルダ５３４から削除する電子メールを、先に利用者端末２００にダウンロードしてから削除することである。「自ＰＣ削除」により削除された電子メールは、削除後に、利用者が自身の利用者端末２００において、削除された電子メールを閲覧することができる。

利用者が、「削除」及び「自ＰＣ削除」で選択をした電子メールの合計容量が削除予定メモリ量欄ＤＭ２０４に表示される。

次に、利用者は一括削除ボタンＤＭ２０５及び一括自ＰＣダウンロード後削除ボタンの少なくとも一方を選択し、実行ボタンＤＭ２０６を選択することで、メール一覧ＤＭ２０３でチェックをした操作に応じた処理が削減部５６６によって実行される。また、利用者がキャンセルボタンＤＭ２０７を選択することで、日付入力メモリ削減画面ＤＭ２００は閉じられ、利用者端末２００にはメモリ削減表示画面ＤＭ１００が表示される。

図２６Ａは、メモリ削減画面ＤＭ２００において、「Ａ 送信日時」が選択された場合、利用者端末２００に表示される画面の一例を示す図である。利用者が「Ａ 送信日時」を選択した場合、削減表示制御部５６４は、電子メールが送信された順番に従って、利用者端末２００に、メール一覧を表示する。

図２６Ｂは、メモリ削減画面ＤＭ２００において、「Ｂ アドレス・キーワード」が選択された場合、利用者端末２００に表示される画面の一例を示す図である。利用者が「Ｂ アドレス・キーワード」を選択した場合、利用者によって指定されたアドレス又はキーワードを含むメール一覧が表示される。

図２６Ｃは、メモリ削減画面ＤＭ２００において、「Ｄ 添付ファイル容量」が選択された場合、利用者端末２００に表示される画面の一例を示す図である。利用者が「Ｃ 添付ファイル容量」を選択した場合、添付ファイル容量の大きさにしたがって、メール一覧が表示される。

図２６Ｄは、メモリ削減画面ＤＭ２００において、「Ｅ Ａ＊Ｄ」が選択された場合、利用者端末２００に表示される画面の一例を示す図である。利用者が「Ｅ Ａ＊Ｄ」を選択した場合、「Ａ 送信日時」と「Ｄ 添付ファイル容量順」との順序を、予め定められた重み付けによって掛け合わされた結果の順序に基づいたメールの一覧が表示される。

図２６Ｅは、メモリ削減画面ＤＭ２００において、「Ｆ Ｂ＊Ｄ」が選択された場合、利用者端末２００に表示される画面の一例を示す図である。利用者が「Ｆ Ｂ＊Ｄ」を選択した場合、「Ｅ Ａ＊Ｄ」と同様に、「Ｂ アドレス・キーワード」と、「Ｄ 添付ファイル容量順」との順序を、予め定められた重み付けによって掛け合わされた結果の順序に基づいたメールの一覧が表示される。

上述のように、利用者の使用容量に応じて課金することで、利用者が課金されることを嫌い積極的に自身のメールＢＯＸを整理する。また、メモリ削減メニューによって、容易にメールＢＯＸの整理を実施できる。

また、本発明は、装置として実現できるだけでなく、その装置を構成する処理部をステップとする方法として実現したり、それらステップをコンピュータに実行させるプログラムとして実現したりすることもできる。そして、そのプログラムは、インターネット等の通信ネットワークを介して配信されてもよい。

以上のように、本発明のメールサーバ装置は、通信ネットワークを介してアクセスしてくる端末装置に対して電子メールの送受信サービスを提供するサーバ装置等に適用することができる。

本発明の一実施の形態に係るメールサーバ装置のシステム構成を示す図である。 本実施の形態のメールサーバ装置の特徴を模式的に示す図である。 メールサーバ装置の構成を示すブロック図である。 監査人情報ＤＢの一例を示す図である。 ルールマスタの一例を示す図である。 監査項目マスタの一例を示す図である。 対象者管理マスタの一例を示す図である。 アーカイブ管理マスタの一例を示す図である。 メッセージログの一例を示す図である。 監査ログの一例を示す図である。 利用者端末に対するメールサーバ装置の具体的な処理を示すフローチャートである。 図１１に示したアーカイブ通知処理の具体的な処理を示すフローチャートである。 図１２のアーカイブ通知画面において、利用者端末に表示される画面の一例を示す図である。 図１２の通常画面において、利用者端末に表示される画面の一例を示す図である。 図１１に示した表示判定処理の具体的な処理を示すフローチャートである。 図１５の警告メッセージ通知において、利用者端末に表示される画面の一例を示す図である。 図１１に示したアーカイブ判定処理の具体的な処理を示すフローチャートである。 期限判定部が行う処理を示すフローチャートである。 監査人端末に対するメールサーバ装置の具体的な処理を示すフローチャートである。 監査人端末に表示される画面の一例を示す図である。 図２０において、レポート確認へのリンクが選択された場合に、監査人端末に表示される監査レポート画面の一例を示す図である。 監査レポート画面において、利用者サマリへのリンクが選択された場合に表示される監査レポート画面の一例を示す図である。 管理者端末に表示される画面の一例を示す図である。 アーカイブ部が備える課金制御部の構成を示すブロック図である。 利用者端末のモニタに表示されるメモリ削減表示画面の一例を示す図である。 メモリ削減画面において、「Ａ 送信日時」が選択された場合、利用者端末２００に表示される画面の一例を示す図である。 メモリ削減画面において、「Ｂ アドレス・キーワード」が選択された場合、利用者端末に表示される画面の一例を示す図である。 メモリ削減画面において、「Ｄ 添付ファイル容量」が選択された場合、利用者端末に表示される画面の一例を示す図である。 メモリ削減画面において、「Ｅ Ａ＊Ｄ」が選択された場合、利用者端末に表示される画面の一例を示す図である。 メモリ削減画面において、「Ｆ Ｂ＊Ｄ」が選択された場合、利用者端末に表示される画面の一例を示す図である。

符号の説明

１００ 電子メールシステム
２００、２００Ａ、２００Ｂ 利用者端末
３００ 管理者端末
４００ 監査人端末
５００ メールサーバ装置
５１０ インターフェース部
５１１ 利用者情報ＤＢ
５１２ 監査人情報ＤＢ
５１３ 管理者情報ＤＢ
５１４ 認証部
５２０ 管理部
５２１ ルールマスタ
５２２ 監査項目マスタ
５２３ 対象者管理マスタ
５２４ 更新部
５２５ アーカイブ管理マスタ
５３０ アーカイブ部
５３１ アーカイブ通知部
５３２ 送信フォルダ
５３３ 受信フォルダ
５３４ ゴミ箱フォルダ
５３５ メール送受信部
５３６ アーカイブフォルダ
５３７ アーカイブ判定部
５３８ 期限判定部
５３９ 表示判定部
５４０ メッセージログ
５５０ 監査部
５５１ レポート作成部
５５２ 監査レポート保管部
５５３ 監査ログ
５６０ 課金制御部
５６１ 容量取得部
５６２ 課金レートマスタ
５６３ 課金算出部
５６４ 削減表示制御部
５６５ 受け付け部
５６６ 削減部
７１１ アーカイブ通知画面
７１２ 保管期間欄
７１３ 利用容量欄
７１４ アーカイブ容量欄
７３０ 警告メッセージ画面
７３１ ルール違反のあった箇所を示す情報
７３２ ルール違反の文字列
８３０ 監査レポート画面
９００ 管理画面

Claims (12)

1. 通信ネットワークを介してアクセスしてくる端末装置に対して電子メールの送受信サービスを提供するメールサーバ装置であって、
   利用者を特定する情報である利用者情報を予め記憶している利用者情報データベース部と、
   電子メールを監査する監査人を特定する情報である監査人情報を予め記憶している監査人情報データベース部と、
   前記利用者情報データベース部に登録された利用者の端末装置からのアクセスを受け付け、前記利用者からの指示を取得するインターフェース部と、
   前記インターフェース部が取得した指示に従って、電子メールの送受信を行うメール送受信部と、
   前記メール送受信部で受信された電子メールを保存する記憶領域である受信フォルダと、前記メール送受信部で送信された電子メールを保存する記憶領域である送信フォルダと、前記受信フォルダ又は前記送信フォルダに保存されていた電子メールであって前記インターフェース部が取得した指示に従って削除された電子メールを保存する記憶領域であるゴミ箱フォルダと、前記ゴミ箱フォルダに保存されていた電子メールであって前記インターフェース部が取得した指示に従って削除された電子メールを保存する記憶領域であるアーカイブフォルダとを有し、前記アーカイブフォルダに保存されている電子メールについては、前記監査人情報データベース部に記憶されている監査人情報によって特定される監査人の端末装置だけからのアクセスを受け付けるアーカイブ部と
   を備えるメールサーバ装置。
2. 前記アーカイブ部は、前記ゴミ箱フォルダから削除された電子メールを予め定められた一定期間だけアーカイブフォルダに保存する
   請求項１記載のメールサーバ装置。
3. 前記インターフェース部はさらに、予め定められた管理者の端末装置からアクセスを受け付けることで、前記管理者からの指示を取得し、
   前記メールサーバ装置はさらに、前記アーカイブフォルダに保存すべき電子メールを特定する情報を保持しているデータである監査項目マスタを記憶しており、前記インターフェース部が取得した前記管理者からの指示に従って前記監査項目マスタを編集する管理部を備え、
   前記アーカイブ部は、前記ゴミ箱フォルダから削除された電子メールのうち、前記監査項目マスタに保持されている情報によって特定される電子メールを前記アーカイブフォルダに保存する
   請求項１記載のメールサーバ装置。
4. 前記監査項目マスタに保持される情報には、特定のキーワード、又は、特定のアドレスの一部が含まれ、
   前記アーカイブ部は、前記ゴミ箱フォルダから削除された電子メールのうち、前記特定のキーワードを含む、又は、前記特定のアドレスの一部を送信アドレスに含む電子メールを前記アーカイブフォルダに保存する
   請求項３記載のメールサーバ装置。
5. 前記管理部はさらに、前記アーカイブフォルダに電子メールを保存する対象となる利用者を特定する情報を保持しているデータである対象者管理マスタを記憶しており、前記インターフェース部が取得した前記管理者からの指示に従って前記対象者管理マスタを編集し、
   前記アーカイブ部は、前記ゴミ箱フォルダから削除された電子メールのうち、前記対象者管理マスタに保持されている情報によって特定される利用者の電子メールであって、かつ、前記監査項目マスタに保持されている情報によって特定される電子メールを前記アーカイブフォルダに保存する
   請求項３記載のメールサーバ装置。
6. 前記監査人情報データベース部に記憶されている監査人情報は、前記対象者管理マスタに保持されている情報によって特定される利用者ごとに、当該利用者の電子メールを監視する監査人を特定する情報である
   請求項５記載のメールサーバ装置。
7. 前記インターフェース部はさらに、予め定められた管理者の端末装置からアクセスを受け付けることで、前記管理者からの指示を取得し、
   前記メールサーバはさらに、警告の対象となる電子メールを特定する情報を保持しているデータであるルールマスタを有し、前記インターフェース部が取得した前記管理者からの指示に従って前記ルールマスタを編集する管理部を備え、
   前記メール送受信部は、前記ルールマスタに保持された情報によって特定される電子メールが送信される場合には、送信前に、利用者の端末装置に警告の通知をし、
   前記アーカイブ部は、前記メール送受信部による前記通知の回数が予め定められた閾値を超えた場合には、それ以降の当該利用者の全ての電子メールについて、前記ゴミ箱フォルダから削除された電子メールを前記アーカイブフォルダに保存し、前記メール送受信部による前記通知の回数が前記閾値以下である場合には、当該通知の対象となった電子メールについて、前記ゴミ箱フォルダから削除された電子メールを前記アーカイブフォルダに保存する
   請求項１記載のメールサーバ装置。
8. 前記アーカイブ部は、前記対象者管理マスタに保持されている情報によって特定される利用者の端末装置に対して、当該利用者が前記アーカイブフォルダに電子メールを保存する対象となる者である旨の通知をする
   請求項１記載のメールサーバ装置。
9. さらに、前記アーカイブフォルダに保存されている電子メールの利用者ごとの件数を含む集計をし、集計した結果を前記監査人情報データベース部に記憶されている監査人情報によって特定される監査人の端末装置に出力する監査部を備える
   請求項１記載のメールサーバ装置。
10. 前記アーカイブ部はさらに、前記受信フォルダ及び前記送信フォルダの少なくとも１つに保存されている電子メールを対象として、送信日時の順に並べる、送信アドレス又は受信アドレスの順に並べる、前記利用者によって指定された日付に関連する電子メールだけを抽出する、及び、添付ファイルの容量の順に並べる、の少なくとも１つの処理によって得られる電子メールの一覧と各電子メールの記憶サイズとを表示し、表示した一覧に対して前記利用者から削除したい電子メールの指定を受け付け、受け付けた電子メールを一括で削除する、又は、前記利用者の端末装置にダウンロードした後に一括で削除する
    請求項１記載のメールサーバ装置。
11. 通信ネットワークを介してアクセスしてくる端末装置に対して電子メールの送受信サービスを提供するメールサーバのためのメール送受信方法であって、
    前記メールサーバは、受信された電子メールを保存する記憶領域である受信フォルダと、送信される電子メールを保存する記憶領域である送信フォルダと、前記受信フォルダ又は前記送信フォルダに保存されていた電子メールであって削除された電子メールを保存する記憶領域であるゴミ箱フォルダと、前記ゴミ箱フォルダに保存されていた電子メールであって削除された電子メールを保存する記憶領域であるアーカイブフォルダとを有し、
    前記メール送受信方法は、
    利用者情報を記憶している利用者情報データベースに登録された利用者の端末装置からのアクセスを受け付け、前記利用者からの指示を取得するインターフェースステップと、
    前記インターフェースステップで取得した指示に従って、電子メールの送受信を行うメール送受信ステップと、
    前記アーカイブフォルダに保存されている電子メールについては、監査人情報を記憶している監査人情報データベースに記憶されている監査人情報によって特定される監査人の端末装置だけからのアクセスを受け付けるアーカイブステップと
    を含むメール送受信方法。
12. 通信ネットワークを介してアクセスしてくる端末装置に対して電子メールの送受信サービスを提供するコンピュータ実行可能なプログラムであって、
    前記コンピュータは、受信された電子メールを保存する記憶領域である受信フォルダと、送信される電子メールを保存する記憶領域である送信フォルダと、前記受信フォルダ又は前記送信フォルダに保存されていた電子メールであって削除された電子メールを保存する記憶領域であるゴミ箱フォルダと、前記ゴミ箱フォルダに保存されていた電子メールであって削除された電子メールを保存する記憶領域であるアーカイブフォルダとを有し、
    利用者情報を記憶している利用者情報データベースに登録された利用者の端末装置からのアクセスを受け付け、前記利用者からの指示を取得するインターフェースステップと、
    前記インターフェースステップが取得した指示に従って、電子メールの送受信を行うメール送受信ステップと、
    前記アーカイブフォルダに保存されている電子メールについては、監査人情報を記憶している監査人情報データベースに記憶されている監査人情報によって特定される監査人の端末装置だけからのアクセスを受け付けるアーカイブステップと
    をコンピュータに実行させるプログラム。

Images