JP2010191519A - 文書管理装置、方法、及び、プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】過去に文書を編集したユーザが、自身が編集した箇所と関連がある箇所に変更があったときに更新通知を受け取ることができる文書管理装置を提供する。
【解決手段】文書記憶部２４は、構造化された文書を記憶する。更新箇所抽出手段２７は、文書記憶部２４を参照して、版更新の前後の文書間で変更があった文構造要素を抽出する。更新箇所抽出手段２７は、抽出した変更があった文構造要素を含む更新情報を更新後の版の文書と対応付けて更新情報記憶部２８に記憶する。通知対象判定手段２９は、更新情報を参照して、更新後の版の文書で変更があった文構造要素と関連がある文構造要素内が編集された文書の版を特定し、その版の文書を編集したユーザを通知対象ユーザと判定する。更新通知手段２３は、通知対象ユーザに、文書の更新があった旨を通知する。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書管理装置、方法、及び、プログラムに関し、更に詳しくは、構造化された文書の管理を行う文書管理装置、方法、及び、プログラムに関する。

環境対策やｅ文書法の施行に伴って、オフィスの電子文書化が進んでいる。また、先進的な企業では、ＷｉｋｉなどのＷｅｂを利用したコンテンツ管理ツールによる電子文書の作成・共有が行われている。Ｗｉｋｉは、ウェブブラウザを利用してＷｅｂサーバ上のハイパーテキスト文書を書き換えるシステムの一種である。Ｗｉｋｉでは、通常、誰でも、ネットワーク上のどこからでも、文書の書き換えができるようになっている。従って、Ｗｉｋｉは、共同作業で文書を作成するのに向いている。

文書を複数ユーザで共有するシステムについて、特許文献１には、文書が改版されたときに、文書の更新箇所を容易に把握可能なシステムが記載されている。特許文献１では、文書共有サーバは、利用者端末から、内容が書き換えられた文書ソースを受け取ると、受け取った文書ソースと、記憶済みの文書ソースとの差分を抽出する。文書共有サーバは、差分を抽出すると、改版番号を付記した改版タグを、文書ソース中の差分が抽出された箇所に埋め込む。文書共有サーバは、利用者端末に最新版の文書ソースを送信する際に、最新版の文書ソース中の改版タグが埋め込まれた箇所の表示属性を、改版タグに付記された改版番号に応じて設定する。

特許文献１では、文書が改版されるたびにカウントされるカウント値を改版番号として管理し、文書が改版されると、文書ソース中の改版により更新された箇所に、改版番号を付記した改版タグを埋め込んでいく。文書共有サーバは、利用者端末からのアクセスを受け、改版により更新された箇所の表示属性（表示フォント、表示色）を、改版番号に応じて段階的に異ならせた文書データを、利用者端末上に表示させる。このようにすることで、利用者は、文書の更新箇所を容易に把握することができると共に、更新箇所がどの版において更新されたかについても、把握することができる。

文書の更新内容を容易に把握可能な別の技術として、特許文献２に記載の技術がある。特許文献２に記載の文書更新通知装置は、ウェブサーバ上のページに対して、以前のページデータと現在のページデータとを定期的に比較することでページの更新を検知する。文書更新通知装置は、ページの更新を検出すると、文書の変更箇所の概要を表すデータを含む通知データを、あらかじめ登録された利用者に、電子メールで送信する。

特開２００７−２５７０００号公報 特開２００５−２５６２０号公報

特許文献１では、文書の更新箇所を時系列に把握可能である。しかし、更新情報を知るためには、Ｗｅｂページにブラウザからアクセスする必要があるため、手間が掛かるという問題が生じる。これに対し、特許文献２では、Ｗｅｂページ上の文書の更新箇所を電子メールで自動配信するので、利用者は、自身からＷｅｂページにアクセスする手間を省くことはできる。しかし、特許文献２には、電子メールの配信先を自動選択する機能はないので、不要なメールの削除にはつながらない。

Ｗｉｋｉでも、文書の改版時に、電子メールなどでユーザに更新を通知する仕組みがある。しかし、改版が頻繁になると、大量に更新通知メールが送信されることになるので、重要な更新情報が埋もれる危険がある。Ｗｉｋｉには、ユーザがあらかじめ更新通知の頻度を指定する機能は存在するもの、ページ単位の設定しかできない。このため、更新の重要度に関係なく、同じ頻度で通知を受け取ることになり、不要なメールの削除にはならない。

本発明は、過去に文書を編集したユーザが、自身が編集した箇所と関連がある箇所に変更があったときに更新通知を受け取ることができる文書管理装置、方法、及び、プログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、本発明の文書管理装置は、構造化された文書を記憶する文書記憶部を参照して、版更新の前後の文書間で変更があった文構造要素を抽出し、該抽出した変更があった文構造要素を含む更新情報を更新後の版の文書と対応付けて更新情報記憶部に記憶する更新箇所抽出手段と、前記更新情報を参照して、前記更新後の版の文書で変更があった文構造要素と関連がある文構造要素内が編集された文書の版を特定し、該特定した版の文書を編集したユーザを通知対象ユーザと判定する通知対象判定手段と、
前記通知対象判定手段が通知対象ユーザと判定したユーザに、文書の更新があった旨を通知する更新通知手段とを備えることを特徴とする。

本発明の文書管理方法は、コンピュータを用い、文書管理を行う方法であって、前記コンピュータが、構造化された文書を記憶する文書記憶部を参照して、版更新の前後の文書間で変更があった文構造要素を抽出し、該抽出した変更があった文構造要素を含む更新情報を更新後の版の文書と対応付けて更新情報記憶部に記憶するステップと、前記コンピュータが、前記更新情報を参照して、前記更新後の版の文書で変更があった文構造要素と関連がある文構造要素内が編集された文書の版を特定するステップと、前記コンピュータが、前記特定した版の文書を編集したユーザに、文書の更新があった旨を通知するステップとを有することを特徴とする。

本発明のプログラムは、コンピュータに、構造化された文書を記憶する文書記憶部を参照して、版更新の前後の文書間で変更があった文構造要素を抽出し、該抽出した変更があった文構造要素を含む更新情報を更新後の版の文書と対応付けて更新情報記憶部に記憶する処理と、前記更新情報を参照して、前記更新後の版の文書で変更があった文構造要素と関連がある文構造要素内が編集された文書の版を特定する処理と、前記特定した版の文書を編集したユーザに、文書の更新があった旨を通知する処理とを実行させることを特徴とする。

本発明の文書管理装置、方法、及び、プログラムは、過去に文書を編集したユーザが、自身が編集した箇所に関連がある箇所に変更があったときに、更新通知を受け取ることができる。

本発明の文書管理装置を示すブロック図。 本発明の一実施形態の文書管理装置を示すブロック図。 文書記憶部が記憶する情報のデータ例を示す図。 構造化された文書の文構造の例を示す図。 ユーザ情報記憶部が記憶する情報のデータ例を示す図。 編集履歴記憶部が記憶する情報のデータ例を示す図。 更新情報記憶部が記憶する情報のデータ例を示す図。 版更新時の動作手順を示すフローチャート。 通知対象ユーザ判定の詳細な手順を示すフローチャート。 （ａ）は、第３版の文書データのデータ例を示す図、（ｂ）は、第５版の文書データのデータ例を示す図、（ｃ）は、第７版の文書データのデータ例を示す図。

本発明の実施の形態の説明に先立って、本発明の概要について説明する。図１は、本発明の文書管理装置を示している。文書管理装置１００は、最小構成として、更新箇所抽出手段１０１と、通知対象判定手段１０２と、更新通知手段１０３とを備える。文書記憶部１０４には、構造化された文書が記憶されている。更新箇所抽出手段１０１は、文書記憶部１０４を参照して、版更新の前後の文書間で変更があった文構造要素を抽出する。更新箇所抽出手段１０１は、抽出した、変更があった文構造要素を含む更新情報を、更新後の版の文書と対応付けて更新情報記憶部１０５に記憶する。

通知対象判定手段１０２は、更新情報を参照して、更新後の版の文書で変更があった文構造要素と関連がある文構造要素内が編集された文書の版を特定する。通知対象判定手段１０２は、特定した版の文書を編集したユーザを通知対象ユーザと判定する。更新通知手段１０３は、通知対象判定手段１０２が通知対象ユーザと判定したユーザに、文書の更新があった旨を通知する。本発明では、通知対象判定手段１０２は、関連がある文構造内が編集された版の文書を編集したユーザを通知対象ユーザと判定するため、過去に文書を編集したユーザが、自身が編集した箇所に関連がある箇所に変更があったときに、更新通知を受け取ることができるという効果が得られる。

以下、図面を参照し、本発明の実施形態を詳細に説明する。図２は、本発明の一実施形態の文書管理装置を示している。文書管理装置（文書共有装置）２０は、文書出力手段２１、文書編集手段２２、更新通知手段２３、文書記憶部２４、編集履歴記憶部２５、ユーザ情報記憶部２６、更新箇所抽出手段２７、更新情報記憶部２８、及び、通知対象判定手段２９を有する。文書共有装置２０は、ネットワーク３０を介してユーザ端末１０に接続される。文書共有装置２０は、サーバコンピュータなどのプログラム制御により動作するコンピュータである。

文書共有装置２０は、複数のユーザで共有可能な文書を保有する。ユーザ端末１０は、パーソナルコンピュータや携帯電話機などのネットワーク接続可能な情報処理装置である。ユーザ端末１０は、文書情報の入出力を行う機能を有する入出力部１１を有する。ユーザは、入出力部１１を用いて、文書共有装置２０から文書を取得し、文書を閲覧する。また、ユーザは、入出力部１１を用いて文書を編集し、編集後の文書を文書共有装置２０に登録する。

文書出力手段２１は、Ｗｉｋｉコンテンツなどの文書情報を、入出力部１１に出力する。文書編集手段２２は、入出力部１１を用いて入力された情報に従って、文書情報を編集する。更新通知手段２３は、ユーザ端末１０に、更新通知を送信する。文書記憶部２４は、文書情報を記憶する。編集履歴記憶部２５は、文書の編集履歴情報を記憶する。ユーザ情報記憶部２６は、文書を編集する利用者情報を記憶する。更新箇所抽出手段２７は、異なる版の文書を比較し、差分データを抽出する。ここまでに記した各部は、Ｗｉｋｉシステムの標準的な構成と同様である。

更新箇所抽出手段２７は、上記した差分データの抽出に加えて、文書の版更新に際して、版更新の前後の文書間で変更があった文構造要素を抽出する。更新情報記憶部２８は、更新箇所抽出手段２７が抽出した差分データと文構造要素とを含む更新情報を、文書の版と関連付けて記憶する。通知対象判定手段２９は、更新後の版の文書で変更があった文構造要素と関連がある文構造要素内を編集したユーザを特定する。更新通知手段２３は、通知対象判定手段２９が特定したユーザのユーザ端末１０に対し、文書の更新があった旨を通知する更新通知を送信する。

図３に、文書記憶部２４が記憶する文書情報のデータ例を示す。文書情報は、文書識別ＩＤ、文書データ、ＵＲＬを有する。文書識別ＩＤは、システム内で文書を識別するためのＩＤである。文書編集手段２２は、文書データに文書識別ＩＤを与え、文書記憶部２４に登録する。文書編集手段２２は、版更新の際は、文書データに新たなＩＤを付与する。文書データは、構造化された文書のソースデータである。文構造とは、部・章・節・項・目のような文の構造を定義するものである。文書データは、タグなどの文構造要素を本文中に含んでいる。図３の例では、‘＾’が文構造要素を示すタグに該当する。文書のソースデータの記述言語には、ＷｉｋｉマークアップやＨＴＭＬ（Hyper Text Markup Language）などの言語を用いることができる。

図４に、文構造例を示す。文構造は、ツリー構造で表現される。図４の例では、ルート（全体）の下には、「１」、「２」、「３」の文構造要素が存在する。また、「２」の下には、「２．１」、「２．２」の文構造要素が存在する。「２．１」の下には、「２．１．１」、「２．１．２」、「２．１．３」、「２．１．４」が存在する。更に、「２．１．４」の下には、「２．１．４．１」などが存在する。

図５に、ユーザ情報記憶部２６が記憶する利用者情報のデータ例を示す。利用者情報は、編集者の情報であり、ユーザＩＤ、氏名、所属、メールアドレス、パスワードを有する。ユーザＩＤは、システム内でユーザを識別するためのＩＤである。メールアドレスは、更新通知を送信する際の送信先となるメールアドレスである。パスワードは、ユーザ認証の際に用いるパスワードである。

図６に、編集履歴記憶部２５が記憶する編集履歴情報のデータ例を示す。編集履歴情報は、文書識別ＩＤ、ユーザＩＤ、更新日時、版番号を有する。文書識別ＩＤは、図３における文書識別ＩＤに対応する。ユーザＩＤは、図５のユーザＩＤに対応する。更新日時は、文書の更新があった日時である。版番号は、文書に対して付与された版番号である。版番号は、初版が「１」で、版更新のたびに１つずつ増加していく。図６に示す編集情報を参照することで、どの文書データを、どのユーザがいつ編集（作成）したかがわかる。また、どの文書データが、第何版に該当するかがわかる。

図７に、更新情報記憶部２８が記憶する更新情報のデータ例を示す。更新情報は、２つの版を比較した差分の情報であり、文書識別ＩＤ、差分データ、文構造要素、比較文書識別ＩＤを有する。文書識別ＩＤは、図３の文書識別ＩＤに対応する。比較文書識別ＩＤは、比較元文書の文書識別ＩＤである。差分データは、２つの版の間で変更があった箇所の変更内容である。文構造要素は、変更箇所が位置する文構造要素である。

通知対象判定手段２９は、更新情報に、版更新後の文書にて変更があった文構造要素に一致する文構造要素を含む文書の版を検索する。通知対象判定手段２９は、一致する文構造要素を含む文書の版が存在するときは、その文書の版を、更新後の版の文書で変更があった文構造要素に関連がある文構造要素内を編集した文書の版とする。通知対象判定手段２９は、更新情報に一致する文構造要素を含む文書の版が存在しないときは、検索対象の文構造要素を、版更新後の文書にて変更があった文構造要素から１つずつ上位の文構造要素に変更して検索を行う。通知対象判定手段２９は、更新情報に、検索対象の文構造要素に一致する文構造要素を含む文書の版が見つかった時点で検索を終了し、検索された文書の版を、関連がある文構造要素内が編集された文書の版とする。

図８に、動作手順を示す。ユーザは、編集したい文書のＵＲＬ、ユーザＩＤ、及び、パスワードを、文書編集手段２２に送信する（ステップＡ１）。文書編集手段２２は、ユーザ情報記憶部２６を参照し、ユーザが送信したユーザＩＤに対応するパスワードと、ユーザが送信したパスワードとが一致することを確認する（ステップＡ２）。文書編集手段２２は、文書記憶部２４を参照して、ユーザが送信したＵＲＬに対応する文書識別ＩＤを調べる。文書編集手段２２は、ユーザが送信したＵＲＬに対応する文書識別ＩＤのうちで最も番号が大きい文書識別ＩＤ、つまりは、最新の文書識別ＩＤの文書データを、ユーザ端末１０に送信する（ステップＡ３）。

ユーザは、入出力部１１を用いて文書データを編集し、ユーザＩＤ、文書識別ＩＤ、ＵＲＬ、及び、編集後の文書データを文書編集手段２２に送信する（ステップＡ４）。文書編集手段２２は、ユーザが送信した文書データに対して新たな文書識別ＩＤを付与し、文書データ及びＵＲＬを、文書記憶部２４に登録する（ステップＡ５）。また、文書編集手段２２は、編集履歴記憶部２５を参照してユーザが送信した文書識別ＩＤに対応する版番号を調べる。文書編集手段２２は、その版番号に１を加えた版番号を、ユーザＩＤ及び新たに付与した文書識別ＩＤと共に、編集履歴記憶部２５に記憶する（ステップＡ６）。

文書編集手段２２は、編集された文書の文書識別ＩＤ、つまり、最新版の文書の文書識別ＩＤを通知対象判定手段２９に渡す。通知対象判定手段２９は、文書編集手段２２から受け取った文書識別番号を、更新箇所抽出手段２７に渡す。更新箇所抽出手段２７は、文書記憶部２４を参照し、最新版の文書の文書データと、その１つ前の版の文書の文書データとを比較して、変更箇所の差分データと、変更箇所が位置する文構造要素とを特定する。更新箇所抽出手段２７は、差分データと変更箇所が位置する文構造要素とを、最新版の文書の文書識別ＩＤと対応付けて更新情報記憶部２８に登録する（ステップＡ７）。

更新箇所抽出手段２７は、ステップＡ７では、まず、編集履歴記憶部２５（図６）を参照し、最新版の文書よりも１つ前の版の文書の文書識別ＩＤを割り出す。次いで、更新箇所抽出手段２７は、文書記憶部２４（図３）を参照し、最新版に対応する文書識別ＩＤの文書データと、１つ前の版に対応する文書識別ＩＤの文書データとを比較して、変更がある部分を差分データとして抽出する。このとき、更新箇所抽出手段２７は、変更箇所が位置する文構造要素を特定する。更新箇所抽出手段２７は、最新版の文書識別ＩＤ、変更部分の内容（差分データ）、変更部分が位置する文構造要素、及び、１つ前の版の文書識別ＩＤ（比較文書識別ＩＤ）を、更新情報記憶部２８に記憶する（図７）。

更新箇所抽出手段２７は、最新版の文書の変更箇所が位置する文構造要素を通知対象判定手段２９に渡す。通知対象判定手段２９は、更新情報記憶部２８を参照し、最新版で変更があった文構造要素と関連がある文構造要素内が編集された文書の版を特定し、特定した版の文書を編集したユーザを通知対象ユーザと判定する（ステップＡ８）。通知対象判定手段２９は、ユーザ情報記憶部２６を参照し、更新情報と、ステップＡ８で通知対象ユーザと判定したユーザの利用者情報とを、更新通知手段２３に渡す。更新通知手段２３は、所定フォーマットに従って更新通知文を作成し、通知対象ユーザに、差分データと変更箇所が位置する文構造要素とを通知する（ステップＡ９）。

図９に、ステップＡ８の詳細な手順を示す。通知対象判定手段２９は、更新情報記憶部２８を参照し、初版から最新版の１つ前の版までの文書について、更新情報に、最新版の文書にて変更があった文構造要素に一致する文構造要素を含む文書の版を検索する（ステップＢ１）。通知対象判定手段２９は、検索により、更新情報に一致する文構造要素を含む文書の版が得られたか否かを判断する（ステップＢ２）。言い換えれば、通知対象判定手段２９は、過去の版に、最新版の文書にて変更があった文構造要素と同じ文構造要素を、変更箇所が位置する文構造要素として持つ版が存在するか否かを判断する。

通知対象判定手段２９は、更新情報に、最新版の変更箇所が位置する文構造要素に一致する文構造要素を含む文書の版が存在するときは、編集履歴記憶部２５を参照し、その版を編集したユーザのユーザＩＤを取得する。より詳細には、通知対象判定手段２９は、編集履歴情報（図６）を参照し、該当する版の文書識別ＩＤに対応付けて記憶されているユーザＩＤを取得する。通知対象判定手段２９は、取得したユーザＩＤのユーザを、通知対象ユーザと判定する（ステップＢ３）。つまり、通知対象判定手段２９は、版更新後の文書で変更があった文構造要素と同じ文構造要素内を編集したユーザを、通知対象ユーザと判定する。

通知対象判定手段２９は、ユーザ情報記憶部２６を参照し、ユーザ情報（図５）から、通知対象ユーザと判定したユーザのメールアドレスを取得する。通知対象判定手段２９は、取得したメールアドレスを更新通知手段２３に渡す。更新通知手段２３は、図８のステップＡ９で、通知対象判定手段２９から受け取ったメールアドレスを宛先とする更新通知を作成し、更新通知を電子メールで送信する。

通知対象判定手段２９は、ステップＢ２で、同じ文構造要素内を編集した文書の版が存在しないと判断すると、当該文構造要素の１つ上の文構造要素が存在するか否かを判断する（ステップＢ４）。通知対象判定手段２９は、１つ上の文構造要素が存在すると判断すると、検索対象の文構造要素を、版更新後の文書で変更があった文構造要素の１つ上の文構造要素に変更して、ステップＢ１と同様な検索を行う（ステップＢ５）。つまり、通知対象判定手段２９は、版更新後の文書で変更があった文構造要素の１つ上の文構造要素内を編集した文書の版を検索する。

通知対象判定手段２９は、ステップＢ５の検索により、更新情報に検索対象の文構造要素と一致する文構造要素を含む文書の版が得られたか否かを判断する（ステップＢ６）。通知対象判定手段２９は、検索対象の文構造要素と一致する文構造要素を含む文書の版が得られると、その文書の版を編集したユーザを、通知対象ユーザと判定する（ステップＢ７）。その後、通知対象判定手段２９は、ユーザ情報記憶部２６を参照し、通知対象ユーザのメールアドレスを取得して、更新通知手段２３に渡す。更新通知手段２３は、図８のステップＡ９で、通知対象判定手段２９から受け取ったメールアドレスを宛先とする更新通知を作成し、更新通知を電子メールで送信する。

通知対象判定手段２９は、ステップＢ６で、検索対象の文構造要素と一致する文構造要素を含む文書の版が存在しないと判断すると、ステップＢ４へ戻り、更に１つ上に文構造要素が存在するか否かを判断する。１つ上の文構造要素が存在するときは、通知対象判定手段２９は、ステップＢ５で、検索対象の文構造要素を更に１つ上の文構造要素を変更して、検索を行う。通知対象判定手段２９は、ステップＢ４からステップＢ６を、更新情報に、検索対象の文構造要素に一致する文構造要素を含む文書の版が見つかるまで、又は、検索対象の文構造要素が最上位の文構造要素になるまで、繰り返し行う。

通知対象判定手段２９は、ステップＢ４で１つ上の文構造要素がないと判断すると、版更新があった文書を編集した全てのユーザを、通知対象ユーザと判定する（ステップＢ８）。その後、通知対象判定手段２９は、ユーザ情報記憶部２６を参照して、各ユーザのメールアドレスを取得し、更新通知手段２３に渡す。更新通知手段２３は、図８のステップＡ９で、通知対象判定手段２９から受け取ったメールアドレスを宛先とする更新通知を作成し、更新通知を電子メールで送信する。

図１０（ａ）〜（ｃ）に、文書更新の様子を示す。図１０（ａ）は、第３版の文書データの一部を示している。第３版の文書の編集者は、ユーザＣであるとする。ユーザＣは、「２．１．４アベイラビリティ／冗長性」の文構造要素の下に、初版及び第２版の文書には存在しなかった「２．１．４．１アベイラビリティ」の文構造要素を追加する。また、ユーザＣは、追加した文構造要素「２．１．４．１アベイラビリティ」の内容の記述を、文書データに加える。

図１０（ｂ）は、第５版の文書データの一部を示している。第３版の文書データの登録後、第４版で文構造要素「２．１．４．１アベイラビリティ」以外の文構造要素が編集され、その後、ユーザＢが「２．１．４．１アベイラビリティ」を編集したとする。ユーザＢは、既存の「２．１．４．１アベイラビリティ」の内容に、「許容できる最大停止期間：１５分（要検討）」を追加する。第５版と第３版（第４版）との差分データは、“許容できる最大停止期間：１５分（要検討）”となる。また、変更箇所が位置する文構造要素は、「２．１．４．１アベイラビリティ」となる。

図１０（ｃ）は、第７版の文書データの一部を示している。第５版の文書データの登録後、第６版で「２．１．４．１アベイラビリティ」以外の文構造要素が編集され、その後、ユーザＡが「２．１．４．１アベイラビリティ」を編集したとする。ユーザＡは、「許容できる最大停止期間：１５分（要検討）」を、「許容できる最大停止期間：１０分」に変更する。第７版と第５版（第６版）との差分データは、“１０分”となる。また、変更箇所が位置する文構造要素は、「２．１．４．１アベイラビリティ」となる。

上記第７版への更新時の通知対象ユーザの判定について説明する。第７版の更新情報における変更箇所が位置する文構造要素は、「２．１．４．１アベイラビリティ」である。通知対象判定手段２９は、図９のステップＢ１で、更新情報の「文構造要素」が「２．１．４．１アベイラビリティ」となっている文書識別ＩＤを検索する。上記の例では、第３版及び第５版の更新情報における「文構造要素」が「２．１．４．１アベイラビリティ」であるので、通知対象判定手段２９は、ステップＢ２で、同一の文構造要素内を編集した文書の版が存在すると判断する。

通知対象判定手段２９は、ステップＢ３で、第３版を編集したユーザがユーザＣであり、第５版を編集したユーザがユーザＢであることを割り出し、ユーザＢ及びユーザＣを通知対象ユーザと判定する。通知対象判定手段２９は、ユーザ情報記憶部２６を参照して、ユーザＢのメールアドレスと、ユーザＣのメールアドレスとを取得する。更新通知手段２３は、図８のステップＡ９で、ユーザＢとユーザＣとに、更新通知を送信する。

仮に、過去に、第７版で変更があった文構造要素内を編集した文書の版が存在しなかったとすれば、通知対象判定手段２９は、ステップＢ４で、「２．１．４．１アベイラビリティ」の１つ上位に文構造要素が存在するか否かを判断する。通知対象判定手段２９は、１つ上位の文構造要素が存在するので、ステップＢ５に移行して、「２．１．４．１アベイラビリティ」の１つ上位の文構造要素である「２．１．４アベイラビリティ／冗長性」を検索対象の文構造要素に変更して更新情報の検索を行う。

通知対象判定手段２９は、更新情報の「文構造要素」が「２．１．４アベイラビリティ／冗長性」となっている文書の版が存在するときは、ステップＢ７に移行して、その文書の版を編集したユーザを通知対象ユーザと判定する。通知対象判定手段２９は、更新情報に、１つ上位の文構造要素が存在しないときは、更に１つ上位の文構造要素（２．１）を検索対象の文構造要素として、検索を続行する。最終的に、通知対象判定手段２９は、上位の文構造要素がなくなるまで検索を終了すると、ステップＢ８で、文書を編集した全てのユーザ、つまり、初版から第７版までを編集したユーザを通知対象ユーザと判定する。

本実施形態では、更新箇所抽出手段２７は、版更新の前後の文書間で変更があった文構造要素を抽出し、抽出した変更があった文構造要素を含む更新情報を更新後の版の文書と対応付けて更新情報記憶部２８に記憶する。通知対象判定手段２９は、更新情報を参照して更新後の版の文書で変更があった文構造要素と関連がある文構造要素内が編集された文書の版を特定し、その版の文書を編集したユーザを通知対象ユーザと判定する。更新通知手段２３は、通知対象判定手段２９が通知対象ユーザと判定したユーザに、更新通知を送信する。

本実施形態の文書共有装置２０は、上記動作で、版更新で変更があった箇所が位置する文構造要素に関連がある文構造要素内を編集したユーザを通知対象ユーザと判定している。このようにすることで、過去に文書を編集したユーザは、自身が編集した箇所に関連がある箇所が編集されたときに更新通知を受け取ることができる。一方、過去に文書を編集したユーザは、自身が編集した箇所に関連しない箇所が編集された場合は、更新通知を受け取らない。

複数のユーザが共同で１つの文書を作成する場合を考える。ユーザＡが、「第２章第１節」の文書を編集したとする。その後、別のユーザが「第２章第１節」内の文書に変更を加えると、共有文書管理装置２０は、「第２章第１節」を編集したユーザＡに、更新通知を送る。しかし、「第１章第１節」を編集したユーザがいたとしても、共有文書管理装置２０は、ユーザＡに、更新通知を送信しない。

ユーザＡは、「第２章第１節」の編集者であるので、「第２章第１節」の内容が変更されたときは、その変更内容を確認したい。一方で、ユーザＡは、「第１章」など、自身が編集にかかわっていない文構造要素については、内容の変更があったこと、及び、その内容について、特に関心がないと考えられる。従って、ユーザＡにとっては、「第２章第１節」に関連する箇所が変更されたときの更新通知は重要な更新通知であるが、関連しない箇所が変更されたときの更新通知は重要度が低い更新通知であると言える。

本実施形態では、文書共有装置２０は、過去に文書を編集したユーザのうち、変更箇所が位置する文構造要素に関連する文構造要素内を編集したユーザに更新通知を送信する。このため、ユーザは、自身にとって重要な更新通知を受け取ることができる。更新通知に差分データを含める場合、ユーザは、更新通知を参照することで、自身が編集した箇所がどのように変更されたかを知ることができる。また、ユーザは、変更箇所に誤りが含まれるような場合は、再度の編集を行い、誤り箇所を修正することができる。

比較例として、文書共有装置２０が、過去に文書を編集した全てのユーザに更新通知を送信することを考える。その場合、頻繁に文書の版更新が行われると、ユーザが受け取る更新通知の数が多くなり、ユーザにとって重要な更新通知が、重要度が低いその他の更新通知に埋もれることになる。本実施形態では、ユーザは、自身が編集した文構造要素に関連する箇所に変更があったときに更新通知を受け取ることになるので、受け取る更新通知の総数を削減することができる。ユーザが受け取る更新通知の総数が少なくなることで、ユーザにとって重要な更新通知の見落としなどを防ぐことができる。例えば、文書がシステム仕様書のような文書である場合、ユーザは、関わりがある仕様に変更があったときに更新通知を受け取ることで、重要な仕様変更の見落としを防ぐことができ、仕様設計作業の効率化を図ることができる。

なお、上記実施形態では、通知対象判定手段２９は、更新情報に、版更新後の文書で変更があった文構造要素と一致する文構造要素を含む文書の版を検索し、その版の文書を編集したユーザを通知対象ユーザとしている（図９のステップＢ１〜Ｂ３）。通知対象判定手段２９は、通知対象ユーザの判定では、変更があった文構造要素に加えて、その文構造要素内の文書データの内容を用いてもよい。

更新箇所抽出手段２７は、更新情報の差分データ（図７）に、版更新後の文書で変更があった文構造要素の文書データを記憶しておく。通知対象判定手段２９は、版更新後の文書で変更があった文構造要素の内容と、ステップＢ１で検索された文書の版の当該文構造要素内の内容とを比較する。通知対象判定手段２９は、検索された文書の版のうちで、当該文構造要素内で、版更新後の文書の変更内容に関連する箇所が変更された文書の版を、関連がある文構造要素内が編集された文書の版とし、その版を編集したユーザを、通知対象ユーザと判定する。

例えば、図１０（ａ）〜（ｃ）の例では、第７版で変更があった文構造要素「２．１．４．１アベイラビリティ」内を編集した文書の版は、第３版及び第５版である。第５版の「２．１．４．１アベイラビリティ」の文書データの内容と、第７版の「２．１．４．１アベイラビリティ」の文書データの内容とを比較すると、「許容できる最大停止期間」の項目のデータが、「１５分（要検討）」から「１０分」に変更されている。一方、第３版の「２．１．４．１アベイラビリティ」の文書データの内容と、第７版の「２．１．４．１アベイラビリティ」の文書データの内容とを比較すると、第３版は、第７版で変更された「１０分」の部分の項目である「許容できる最大停止期間」を有していない。

上記の例では、通知対象判定手段２９は、第７版の文書データの変更内容に関連する箇所を変更した第５版を編集したユーザを、更新通知の通知対象ユーザと判定する。第３版を編集したユーザについては、第３版の文書には、第７版の文書データの変更内容に関連する箇所がないので、通知対象ユーザとしない。変更があった文構造要素内の文書データを比較し、変更内容に関連する箇所が変更された文書の版を編集したユーザを通知対象ユーザとすることで、更新通知を送信するユーザを、更に絞り込むことができる。

上記実施形態では、関連する文構造要素内を編集したユーザに更新通知を送信する例について説明したが、関連する文構造要素内を編集したユーザに加えて、そのユーザに関連する別のユーザにも更新通知を送信してもよい。具体的には、上司部下の関係や、グループのメンバーを定義する組織情報を用意する。通知対象判定手段２９は、関連する文構造要素内を編集したユーザを特定すると、組織情報を参照して、そのユーザの上司など、ユーザと関係があるユーザを特定する。通知対象判定手段２９は、関連する文構造要素内を編集したユーザと、そのユーザに関係があるユーザとを、通知対象ユーザと判定する。このようにする場合、例えば重要な仕様変更があったときに、その旨を、過去の該当する仕様を編集したユーザとその上司とに通知することができる。

上記実施形態では、過去に、編集後の版の文書で変更があった文構造要素と一致する文構造要素が変更された版がないときは、その上位の文構造要素を編集した版を検索したが、検索対象の文構造要素は、上位の文構造要素には限定されない。例えば、関連する文構造要素を定義するテーブルなどを用意しておく。通知対象判定手段２９は、そのテーブルを参照して、版更新後の文書で変更があった文構造要素に関連がある文構造要素を調べる。その後、通知対象判定手段２９は、版更新後の文書で変更があった文構造要素に関連がある文構造要素を編集した版を検索し、その版を編集したユーザを通知対象ユーザと判定してもよい。

以上、本発明をその好適な実施形態に基づいて説明したが、本発明の文書管理装置、方法、及び、プログラムは、上記実施形態にのみ限定されるものではなく、上記実施形態の構成から種々の修正及び変更を施したものも、本発明の範囲に含まれる。

１０：ユーザ端末
１１：入出力部
２０：文書共有装置（文書管理装置）
２１：文書出力手段
２２：文書編集手段
２３：更新通知手段
２４：文書記憶部
２５：編集履歴記憶部
２６：ユーザ情報記憶部
２７：更新箇所抽出手段
２８：更新情報記憶部
２９：通知対象判定手段
３０：ネットワーク
１００：文書管理装置
１０１：更新箇所抽出手段
１０２：通知対象判定手段
１０３：更新通知手段
１０４：文書記憶部
１０５：更新情報記憶部

Claims (12)

1. 構造化された文書を記憶する文書記憶部を参照して、版更新の前後の文書間で変更があった文構造要素を抽出し、該抽出した変更があった文構造要素を含む更新情報を更新後の版の文書と対応付けて更新情報記憶部に記憶する更新箇所抽出手段と、
   前記更新情報を参照して、前記更新後の版の文書で変更があった文構造要素と関連がある文構造要素内が編集された文書の版を特定し、該特定した版の文書を編集したユーザを通知対象ユーザと判定する通知対象判定手段と、
   前記通知対象判定手段が通知対象ユーザと判定したユーザに、文書の更新があった旨を通知する更新通知手段とを備える文書管理装置。
2. 前記通知対象判定手段は、前記更新情報に、前記版更新後の文書にて変更があった文構造要素に一致する文構造要素を含む文書の版を検索し、検索された文書の版を、前記関連がある文構造要素内が編集された文書の版とする、請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記通知対象判定手段は、前記更新後の文書の版における前記変更があった文構造要素内の内容と、前記検索された文書の版における前記変更があった文構造要素内の内容とを比較し、前記検索された文書の版のうちで、前記文構造要素内で、前記更新後の版の文書の変更内容に関連する箇所が変更された文書の版を、前記関連がある文構造要素内が編集された文書の版とする、請求項２に記載の文書管理装置。
4. 前記通知対象判定手段は、前記更新情報に、前記版更新後の文書にて変更があった文構造要素に一致する文構造要素を含む文書の版が存在しないときは、検索対象の文構造要素を、前記版更新後の文書にて変更があった文構造要素から、前記更新情報に一致する文構造要素を含む文書の版が検索されるまで１つずつ上位の文構造要素に変更して検索を行い、前記更新情報に前記検索対象の文構造要素を有する文書の版を、前記関連がある文構造要素内が編集された文書の版とする、請求項２又は３に記載の文書管理装置。
5. コンピュータを用い、文書管理を行う方法であって、
   前記コンピュータが、構造化された文書を記憶する文書記憶部を参照して、版更新の前後の文書間で変更があった文構造要素を抽出し、該抽出した変更があった文構造要素を含む更新情報を更新後の版の文書と対応付けて更新情報記憶部に記憶するステップと、
   前記コンピュータが、前記更新情報を参照して、前記更新後の版の文書で変更があった文構造要素と関連がある文構造要素内が編集された文書の版を特定するステップと、
   前記コンピュータが、前記特定した版の文書を編集したユーザに、文書の更新があった旨を通知するステップとを有する文書管理方法。
6. 前記コンピュータは、前記関連がある文構造要素内が編集された文書の版を特定するステップでは、前記更新情報に、前記版更新後の文書にて変更があった文構造要素に一致する文構造要素を含む文書の版を検索し、検索された文書の版を、前記関連がある文構造要素内が編集された文書の版とする、請求項５に記載の文書管理方法。
7. 前記コンピュータは、前記関連がある文構造要素内が編集された文書の版を特定するステップでは、前記更新後の文書の版における前記変更があった文構造要素内の内容と、前記検索された文書の版における前記変更があった文構造要素内の内容とを比較し、前記検索された文書の版のうちで、前記文構造要素内で、前記更新後の版の文書の変更内容に関連する箇所が変更された文書の版を、前記関連がある文構造要素内が編集された文書の版とする、請求項６に記載の文書管理方法。
8. 前記コンピュータは、前記関連がある文構造要素内が編集された文書の版を特定するステップで、前記更新情報に、前記版更新後の文書にて変更があった文構造要素に一致する文構造要素を含む文書の版が存在しないときは、検索対象の文構造要素を、前記版更新後の文書にて変更があった文構造要素から、前記更新情報に一致する文構造要素を含む文書の版が検索されるまで１つずつ上位の文構造要素に変更して検索を行い、前記更新情報に前記検索対象の文構造要素を有する文書の版を、前記関連がある文構造要素内が編集された文書の版とする、請求項６又は７に記載の文書管理方法。
9. コンピュータに、
   構造化された文書を記憶する文書記憶部を参照して、版更新の前後の文書間で変更があった文構造要素を抽出し、該抽出した変更があった文構造要素を含む更新情報を更新後の版の文書と対応付けて更新情報記憶部に記憶する処理と、
   前記更新情報を参照して、前記更新後の版の文書で変更があった文構造要素と関連がある文構造要素内が編集された文書の版を特定する処理と、
   前記特定した版の文書を編集したユーザに、文書の更新があった旨を通知する処理とを実行させるプログラム。
10. 前記コンピュータは、前記関連がある文構造要素内が編集された文書の版を特定するステップでは、前記更新情報に、前記版更新後の文書にて変更があった文構造要素に一致する文構造要素を含む文書の版を検索し、検索された文書の版を、前記関連がある文構造要素内が編集された文書の版とする、請求項９に記載のプログラム。
11. 前記関連がある文構造要素内が編集された文書の版を特定する処理では、前記更新後の文書の版における前記変更があった文構造要素内の内容と、前記検索された文書の版における前記変更があった文構造要素内の内容とを比較し、前記検索された文書の版のうちで、前記文構造要素内で、前記更新後の版の文書の変更内容に関連する箇所が変更された文書の版を、前記関連がある文構造要素内が編集された文書の版とする、請求項１０に記載のプログラム。
12. 前記関連がある文構造要素内が編集された文書の版を特定する処理で、前記更新情報に、前記版更新後の文書にて変更があった文構造要素に一致する文構造要素を含む文書の版が存在しないときは、検索対象の文構造要素を、前記版更新後の文書にて変更があった文構造要素から、前記更新情報に一致する文構造要素を含む文書の版が検索されるまで１つずつ上位の文構造要素に変更して検索を行い、前記更新情報に前記検索対象の文構造要素を有する文書の版を、前記関連がある文構造要素内が編集された文書の版とする、請求項１０又は１１に記載のプログラム。

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