JP2015076021A

JP2015076021A - 文書管理装置及び文書管理プログラム

Info

Publication number: JP2015076021A
Application number: JP2013213257A
Authority: JP
Inventors: 亮介村上; Ryosuke Murakami
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2013-10-10
Filing date: 2013-10-10
Publication date: 2015-04-20
Anticipated expiration: 2033-10-10
Also published as: JP6135442B2

Abstract

【課題】複数のユーザーが共有する文書が更新された場合に更新された内容と関連を有するユーザーが高い精度で抽出される。【解決手段】文書管理装置であって、階層化された複数の項目をそれぞれ表す項目情報と各項目にそれぞれ含まれる規定情報を有する構造化文書の更新の前後における規定情報の差分情報が含まれる項目を表す差分項目情報を抽出する項目抽出手段と、各工程情報と各ユーザーに関するユーザー関連情報と各項目情報が関連付けられた規定関連情報から項目抽出手段に抽出された差分項目情報と関連付けられた工程情報を抽出する第１工程抽出手段と、工程情報毎に工程情報がそれぞれ関連付けられた工程関連情報から第１工程抽出手段に抽出された工程情報に基づいて工程情報を抽出する第２工程抽出手段と、規定関連情報から第１及び第２工程抽出手段に抽出された各工程情報と関連付けられたユーザー関連情報を抽出する関連ユーザー抽出手段と、を含む。【選択図】図３

Description

本発明は、文書管理装置及び文書管理プログラムに関する。

例えば、下記特許文献１には、あるユーザーが業務規程書の業務を実施する際に、当該ユーザーが実施した業務に関する履歴情報に基づいて、当該ユーザーに業務規程書の更新の通知が必要か判定する点を開示している。具体的には、各ユーザーが共有する業務規程書に記載された業務を、各ユーザーが実施した日時を記録した履歴情報を有し、あるユーザーが業務を実施する際に、履歴情報に基づいて、当該ユーザーが最後に実施した日時から経った期間が予め定められた期間よりも長いか判定し、長い場合に当該ユーザーに更新の通知を行う技術が開示されている。

特開２０１０−１６５３０１号公報

構造化された文書の規定管理書に含まれる規定情報が更新された場合に、複数のユーザーの中から更新前後の規定管理書の更新点に関連付けられたユーザーを抽出することで、規定管理書が更新されたことを知覚する必要性が高いと考えられるユーザーにのみ知覚させるためにユーザーを抽出する文書管理装置を提供することを目的とする。

請求項１に記載の文書管理装置は、階層化された複数の項目、をそれぞれ表す項目情報と、前記各項目にそれぞれ含まれる、業務の進め方に関する規定情報と、を有する構造化文書の更新の前後における前記規定情報の差分情報が含まれる項目を表す差分項目情報を抽出する項目抽出手段と、前記業務を進める過程の各工程に関する各工程情報と、ユーザーに関するユーザー関連情報と、前記各項目情報と、がそれぞれ関連付けられた規定関連情報から、前記項目抽出手段によって抽出された差分項目情報と関連付けられた工程情報を抽出する第１工程抽出手段と、前記工程情報毎に、前記工程情報がそれぞれ関連付けられた工程関連情報から、前記第１工程抽出手段によって抽出された工程情報に基づいて、１または複数の工程情報を抽出する第２工程抽出手段と、前記規定関連情報から前記第１及び第２工程抽出手段によって抽出された各工程情報とそれぞれ関連付けられたユーザー関連情報を抽出する関連ユーザー抽出手段と、を有することを特徴とする。

請求項２に記載の文書管理装置は、請求項１の文書管理装置において、前記ユーザー関連情報は、それぞれ各ユーザーを表すユーザー識別情報と関連付けられ、前記関連ユーザー抽出手段は、前記抽出されたユーザー関連情報に基づいて、関連付けられたユーザー識別情報を抽出する、ことを特徴とする。

請求項３に記載の文書管理装置は、請求項１または２の文書管理装置において、前記工程関連情報に含まれる前記各工程情報は、それぞれ、前記各工程情報によって表される前記業務の順序に基づいて、自工程に関連する他の工程情報と関連付けられていることを特徴とする。

請求項４に記載の文書管理装置は、請求項１または２の文書管理装置において、前記工程関連情報に含まれる前記各工程情報は、それぞれ、前記各工程情報と関連付けられた前記規定情報を有する前記構造化文書の構造に基づいて、自工程に関連する他の工程情報と関連付けられていることを特徴とする。

請求項５に記載の文書管理装置は、請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理装置において、さらに、前記項目抽出手段によって抽出された前記差分項目情報が表す項目を表示する表示手段を有する、ことを特徴とする。

請求項６に記載の文書管理装置は、請求項５の文書管理装置において、前記表示手段は、さらに、前記関連ユーザー抽出手段によって抽出された前記ユーザー関連情報が表すユーザーに関する情報を、前記項目抽出手段によって抽出された前記差分項目情報が表す項目と並べて表示する、ことを特徴とする。

請求項７に記載の文書管理装置は、請求項６の文書管理装置において、さらに、前記関連ユーザー抽出手段が抽出した前記ユーザー関連情報に基づいて、前記構造化文書の更新を通知する通知手段、を有することを特徴とする。

請求項８に記載の文書管理装置は、請求項７の文書管理装置において、さらに、前記文書管理装置の操作を行う操作者の、前記表示手段によって表示された前記ユーザーに関する情報に基づいて行われる指示に応じて、前記通知を行う前記ユーザーに関する情報を選択する通知先選択手段を有し、前記通知手段は、前記通知先選択手段によって選択された前記通知を行う前記ユーザーに関する情報に基づいて、前記構造化文書の更新を通知する、ことを特徴とする。

請求項９に記載の文書管理装置は、請求項８の文書管理装置において、さらに、前記通知を行うタイミングを指定する通知タイミング指定手段を有することを特徴とする。

請求項１０に記載の文書管理プログラムは、階層化された複数の項目、をそれぞれ表す項目情報と、前記各項目にそれぞれ含まれる、ユーザーの業務の進め方に関する規定情報と、を有する構造化文書の更新の前後における前記規定情報の差分情報が含まれる項目を表す差分項目情報を抽出する項目抽出手段、前記業務の順序を表す各工程情報と、前記各ユーザーに関するユーザー関連情報と、前記各項目情報と、がそれぞれ関連付けられた規定関連情報から、前記項目抽出手段によって抽出された項目情報と関連付けられた工程情報を抽出する第１工程抽出手段、前記工程情報毎に、前記工程情報がそれぞれ関連付けられた工程関連情報から、前記第１工程抽出手段によって抽出された工程情報に基づいて、１または複数の工程情報を抽出する第２工程抽出手段、及び、前記規定関連情報から前記第１及び第２工程抽出手段によって抽出された各工程情報とそれぞれ関連付けられたユーザー関連情報を抽出する関連ユーザー抽出手段、としてコンピュータを機能させるためのプログラムであることを特徴とする。

請求項１、３、４及び１０の発明によれば、構造化された文書の規定管理書に含まれる規定情報が更新された場合に、複数のユーザーの中から更新前後の規定管理書の更新点に関連付けられたユーザーを抽出することで、規定管理書が更新されたことを知覚する必要性が高いと考えられるユーザーにのみ知覚させるためにユーザーを抽出する。

請求項２の発明によれば、組織に所属する個人ユーザーが抽出される。

請求項５及び６の発明によれば、規定管理書の更新点と抽出されたユーザーが、文書管理装置を操作する操作者によって認識される。

請求項７の発明によれば、文書の更新が通知されたユーザーによって、規定管理書の更新が認識される。

請求項８の発明によれば、文書管理装置を操作する操作者の意図を反映して、抽出されたユーザーの中から実際に通知を行うユーザーが選択される。

請求項９の発明によれば、文書管理装置を操作する操作者の意図を反映して、抽出されたユーザーに通知を行うタイミングが選択される。

文書管理装置の使用環境について説明するための図である。文書管理装置の使用例の一例について説明するための図である。文書管理装置の機能的構成について説明するための図である。更新前の規定管理情報の一例について説明するための図である。更新後の規定管理情報の一例について説明するための図である。業務定義情報の一例について説明するための図である。規定関連情報の一例について説明するための図である。工程関連情報の一例について説明するための図である。工程関連情報のその他の一例について説明するための図である。工程関連情報のその他の一例について説明するための図である。ユーザー関連情報の一例について説明するための図である。文書管理装置が行う処理のフローの一例を示す図である。文書管理装置が行う表示画面の一例を示す図である。文書管理装置が行うその他の表示画面の一例を示す図である。

以下、本発明の実施形態について、図面を参照しつつ説明する。なお、図面については、同一又は同等の要素には同一の符号を付し、重複する説明については省略する。図１は、本実施の形態における文書管理装置１０１の使用環境について説明するための図である。図１に示すように、通信システム１００は、文書管理装置１０１、ネットワーク１０２、及び、１以上の情報端末１０３を含み、文書管理装置１０１と各情報端末１０３はＬＡＮ回線、及び、ネットワーク１０２を介して通信する。

文書管理装置１０１は、ネットワーク１０２を介して１または複数の情報端末１０３と接続される。文書管理装置１０１は、規定管理情報が入力されると、当該規定管理情報を追加して保持する。そして、文書管理装置１０１は、ネットワーク１０２を介して、当該規定管理情報が更新された旨を、当該内容に基づいて特定の情報端末１０３に通知する。ここで、規定管理情報は、階層構造を有する構造化文書であって、構造化文書の各項目は、それぞれ規定管理情報を有する。なお、文書管理装置１０１及び規定管理情報の詳細については、後述する。

ネットワーク１０２は、例えば、ＬＡＮ（Local Area Network）回線同士を接続する広域の通信回線であり、例えばインターネットが挙げられる。ＬＡＮ回線は、一定の限定された領域内において、機器間に設置する内部ネットワークである。具体的には、例えば図１に示すように、ネットワーク１０２は、ＬＡＮ回線によって、文書管理装置１０１と各情報端末１０３は接続される。情報端末１０３は、文書管理装置１０１から受信した情報を取得して、取得した情報を表示する。

図２は、本発明の実施の形態における、通信システムの構成の概要について説明するための図である。図２に示すように、本実施の形態における通信システムは、例えば、ネットワーク１０２を介して接続された文書管理装置１０１と端末装置とを有する。

文書管理装置１０１は、例えば、ＣＰＵやメモリ等で構成されるサーバで構成され、例えば、入力部２０１、制御部２０２、記憶部２０３、通信部２０４、表示部２０５、操作部２０６、及び、内部バス２０７を有する。なお、入力部２０１、制御部２０２、記憶部２０３、通信部２０４、表示部２０５、及び、操作部２０６は、内部バス２０７により互いに接続される。

入力部２０１は、例えば、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）ポートや、光学ドライブ等であって、外部からデータを入力される。制御部２０２は、例えば、ＣＰＵ、ＭＰＵ等であって、記憶部２０３に格納されたプログラムに従って動作する。制御部２０２の詳細については後述する。記憶部２０３は、例えば、ＲＯＭやＲＡＭ、ハードディスクなどの情報記録媒体で構成され、制御部２０２によって実行されるプログラムを保持する情報記録媒体である。また、記憶部２０３は、例えば、制御部２０２のワークメモリとしても動作する。

通信部２０４は、当該文書管理装置１０１を、ネットワーク１０２を介して、情報端末１０３と接続する。表示部２０５は、例えば、液晶ディスプレイ、有機ＥＬディスプレイ等であって、制御部２０２からの指示に従い、情報を表示する。操作部２０６は、例えば、複数のボタンやタッチパネル等であって、ユーザーの指示操作に応じて、当該指示操作の内容を制御部２０２に出力する。

情報端末１０３は、例えばＰＣやスマートフォン等の情報処理装置である。情報端末１０３は、例えば図２に示すように、内部バス２１３により互いに接続された、制御部２０８、記憶部２０９、通信部２１０、表示部２１１、操作部２１２を有する。表示部２１１は、例えば、当該文書管理装置１０１から受け取ったデータを表示する。制御部２０８、記憶部２０９、通信部２１０、操作部２１２は、それぞれ、上記文書管理装置１０１と同様であるので、説明を省略する。上記通信システムの構成は、一例であってこれに限定されるものではない。例えば、図２においては、情報端末１０３は１個であるが、複数であってもよい。

図３は、本発明の実施の形態における文書管理装置１０１の制御部２０２に係る構成の概要について説明するための図であり、図３は、図２における制御部２０２について、詳細を示す一例である。

図３に示すように、制御部２０２は、機能的に、規定管理情報保持部３０１と、差分抽出部３０２と、項目抽出部３０３と、規定関連情報保持部３０４と、第１工程抽出部３０５と、工程関連情報保持部３０６と、第２工程抽出部３０７と、関連ユーザー抽出部３０８と、ユーザー識別情報保持部３０９と、通知部３１０と、を含む。

規定管理情報保持部３０１は、規定管理情報が入力されると、当該規定管理情報を追加して保持する。具体的には、例えば、規定管理情報保持部３０１は、図４に示すような規定管理情報を保持し、図５に示すような更新された規定管理情報を追加して保持する。

ここで、規定管理情報は、階層化された複数の項目を有する構造化文書であって、各項目には、ユーザーの業務の進め方に関する規定情報が含まれる。具体的には、例えば、図４に示すように、規定管理情報のルートの項目は、「○○業務」という名称であり、Ｒ１００という識別番号（図示なし）が付されている。また、ルートの項目は、「１．受付」と「２．審査」という名称の２つの子の項目を有し、当該２つの項目は、それぞれＲ１１０とＲ１２０という識別番号（図示なし）が付されている。さらに、「１．受付」という項目は、それぞれ「１．１受付表受理」、「１．２必要書類のおしらせ」、「１．３必要書類の受理」及び「１．４書類確認・受付承認」をいう名称の４つの子の項目を有し、各項目は、それぞれＲ１１１乃至Ｒ１１４という識別番号（図示なし）が付されている。そして、「１．２必要書類のおしらせ」という項目は、「以下の書類の提出を依頼してください。‐○○書‐××書」という規定情報を有する。なお、「１．２必要書類のおしらせ」という項目以外の項目も規定情報を有しているが、図４の記載では省略している。なお、規定管理情報に含まれる各階層は、規定管理情報が記載された規定管理書に含まれる章、節、項に対応していてもよい。

差分抽出部３０２は、規定管理情報の更新の前後における規定情報の差分情報を抽出する。具体的には、例えば、規定管理情報が図４に示す規定管理情報から、図５に示す規定管理情報に更新された場合について説明する。この場合、図４に示す規定管理情報と、図５に示す規定管理情報の異なる点は、図５に示す規定管理情報にのみ「△△書」という記載がされている点である。従って、差分抽出部３０２は、「△△書」という差分情報を抽出する。

項目抽出部３０３は、規定管理情報の更新の前後における規定情報の差分情報が含まれる項目を表す差分項目情報を抽出する。具体的には、上記の例では、「△△書」という差分情報は「１．２必要書類のおしらせ」という項目に含まれており、当該項目の項目情報は、Ｒ１１２という識別番号である。従って、項目抽出部３０３は、「１．２必要書類のおしらせ」という項目に付されたＲ１１２という識別番号の差分項目情報を抽出する。

なお、項目抽出部３０３は、差分情報が含まれる階層と同じ階層から、差分情報が含まれる項目を表す差分項目情報を抽出してもよいし、当該項目よりも上位の階層から、差分情報を含む項目を表す差分項目情報を抽出してもよい。具体的には、上記の例では、項目抽出部３０３は、「１．２必要書類のおしらせ」という項目の１階層上位の階層にある、「１．受付」という項目を表すＲ１１０という識別情報の差分項目情報や、２階層上位の階層にある、「○○業務」という項目を表すＲ１００という識別番号の差分項目情報を抽出してもよい。

規定関連情報保持部３０４は、業務の順序を表す各工程情報と、各ユーザーに関するユーザー情報と、各項目情報と、がそれぞれ関連付けられた規定関連情報を保持する。業務定義情報、工程情報、ユーザー関連情報、及び、規定関連情報の詳細について、図６及び図７を用いて以下に説明する。

業務定義情報は、規定管理情報の各規定情報に表される各業務を実施する順序を表す情報であり、工程情報は、当該各業務を進める過程の各工程を表す情報である。ここで、業務定義情報は、規定管理書とは異なる作成者によって作成され、更新される頻度も異なる場合があり、業務定義情報に含まれる各工程情報と規定管理情報に含まれる各規定情報は、１対１に対応しない場合があるが、対応しない場合であっても後述する規定関連情報によって関連付けられる。

例えば、図６に示す業務定義情報は、「受付表登録」、「必要書類登録」、「受付承認」、及び、「審査」という名称の各工程を含むフローチャートによって表される情報である。具体的には、業務定義情報は、「受付表登録」、「必要書類登録」、「受付承認」、「審査」という工程の順に実行され、「受付承認」の工程で差し戻された場合には「必要書類登録」の工程に戻る、という各工程の実行する順序を表す情報を含む。工程情報は、「受付表登録」、「必要書類登録」、「受付承認」、「審査」という各工程に付されたＰ１０１乃至Ｐ１０４という識別番号である。

ユーザー関連情報は、各ユーザーに関する情報を表す。具体的には、例えば図７に示すように、ユーザー関連情報は、部門Ａ乃至Ｃという部門の名称である。なお、ユーザーは、特定の個人ユーザーの集合であってもよいし、個人ユーザーであってもよい。

規定関連情報は、項目情報と、工程情報と、ユーザー関連情報と、がそれぞれ関連付けられた情報を表す。具体的には、例えば、図７に示す規定関連情報は、それぞれＲ１００乃至Ｒ２１０という識別番号の各項目情報と、Ｐ１０１乃至Ｐ１０４という識別番号の工程情報と、部門Ａ乃至Ｃという各ユーザー関連情報と、がそれぞれ関連付けられた情報を表す。なお、各項目情報と、各工程情報と、各ユーザー関連情報は、それぞれ関連する対象がなくてもよい。例えば、図７に示すようにＲ１００及びＲ１１０という識別番号が付された各項目情報は、いずれも関連する工程情報及びユーザー関連情報を有しない。

第１工程抽出部３０５は、規定関連情報から項目抽出部によって抽出された差分項目情報と関連付けられた工程情報を抽出する。具体的には、例えば、規定関連情報保持部３０４が図７に示す規定関連情報を保持し、項目抽出部３０３がＲ１１２という識別番号の規定情報を抽出した場合、第１工程抽出部３０５は、Ｐ１０２という識別番号の工程情報を抽出する。

工程関連情報保持部３０６は、工程情報毎に工程情報がそれぞれ関連付けられた工程関連情報を保持する。具体的には、例えば図６に示すように、「必要書類登録」という工程と「必要書類登録」という工程が、申請と差し戻しという関連性を有し、「必要書類登録」という工程が表す工程情報は、Ｐ１０２（図示なし）という識別番号を有し、「受付承認」という工程が表す工程情報は、Ｐ１０３（図示なし）という識別番号を有する場合について説明する。この場合、図８に示すように、工程関連情報保持部３０６は、Ｐ１０２という識別番号の工程情報と、Ｐ１０３という識別番号の工程情報が関連付けられていることを表す工程関連情報を保持する。また、図８に示すように、工程関連情報保持部３０６は、Ｐ１０１乃至Ｐ１０４という各工程情報に付された、１乃至４という業務の順序を表す順序番号という情報を保持していてもよい。

なお、工程関連情報保持部３０６が保持する工程関連情報は、上記に限られない。例えば、工程関連情報保持部３０６は、各工程情報に付された順序番号の大きさに基づく工程関連情報を保持していてもよい。具体的には、例えば、工程関連情報保持部３０６は、各工程情報が、当該工程情報の順序番号よりも大きい順序番号を有する工程情報と関連付けられている、ことを表す工程関連情報を保持していてもよい。例えば、図９に示すように、工程関連情報保持部３０６は、１乃至４という順序番号が付されたＰ１０１乃至Ｐ１０４という識別番号の工程情報のそれぞれに対して、Ｐ１０２以降全て、Ｐ１０３以降全て、Ｐ１０４以降全て、Ｐ１０５以降全て、という工程情報が関連付けられていることを表す工程関連情報を保持していてもよい。

また、工程関連情報保持部３０６は、各工程情報を有する業務定義情報と関連する規定管理情報の、階層構造に基づく工程関連情報を保持していてもよい。具体的には、例えば、工程関連情報保持部３０６は、各工程情報が、当該工程情報と関連付けられた規定情報と同じ親の項目を有する規定情報と関連付けられた工程情報、と関連付けられていることを表す工程関連情報を保持していてもよい。具体的には、例えば、規定管理情報保持部３０１は、図４に示す規定管理情報を保持し、規定関連情報保持部３０４は図７に示す規定関連情報を保持している場合について説明する。この場合、Ｒ１１１乃至Ｒ１１４という識別番号の規定情報はＲ１１０という識別番号の同じ親の項目を有する。また、Ｒ１１１乃至Ｒ１１４という識別番号の規定情報は、それぞれ順に、Ｐ１０１、Ｐ１０２、Ｐ１０３、Ｐ１０３という識別番号の工程情報と関連付けられている。従って、この場合、図１０に示すように、工程関連情報保持部３０６は、Ｐ１０１という識別番号の工程情報が、Ｐ１０２及びＰ１０３という識別番号の工程情報と関連付けられていることを表す工程関連情報を保持してもよい。同様に、工程関連情報保持部３０６は、Ｐ１０２という識別番号の工程情報が、Ｐ１０１及びＰ１０３という識別番号の工程情報と関連付けられ、Ｐ１０３という識別番号の工程情報が、Ｐ１０１及びＰ１０２という識別番号の工程情報と関連付けられていることを表す工程関連情報を保持してもよい。

第２工程抽出部３０７は、工程関連情報から第１工程抽出部によって抽出された工程情報に基づいて、１または複数の工程情報を抽出する。具体的には、例えば、工程関連情報保持部３０６が図８に示す工程関連情報を保持し、第１工程抽出部３０５がＰ１０２という識別番号の工程情報を抽出した場合、第２工程抽出部３０７は、Ｐ１０３という識別番号の工程情報を抽出する。

関連ユーザー抽出部３０８は、規定関連情報から第１及び第２工程抽出部によって抽出された各工程情報とそれぞれ関連付けられたユーザー関連情報を抽出する。ここで、関連ユーザー抽出部３０８は、例えば、機能的に、関連組織抽出部３１１と、個人ユーザー抽出部３１２を含み、各部の機能について下記に説明する。

関連組織抽出部３１１は、規定関連情報保持部３０４が保持する規定関連情報から、第１及び第２工程抽出部３０７が抽出した第１及び第２工程情報と関連する組織情報を抽出する。具体的には、上記の例では、関連情報抽出部は、Ｐ１０２及びＰ１０３という識別情報が付された工程情報と関連する部門Ａ及び部門Ｂを抽出する。

個人ユーザー抽出部３１２は、後述するユーザー識別情報保持部３０９が保持するユーザー識別情報の中から、関連組織抽出部３１１が抽出した組織情報と関連するユーザー識別情報を抽出する。具体的には、上記の例では、関連部門抽出部は部門Ａ及び部門Ｂという組織情報を抽出しているため、関連ユーザー抽出部３０８は、Ｕｓｅｒ００１乃至００５というユーザー識別情報を抽出する。

なお、ユーザー識別情報保持部３０９が、ユーザー識別情報だけでなく、各ユーザー識別情報と関連付けられたユーザーの個人名、及び、メールアドレスに関する情報を有する場合は、個人ユーザー抽出部３１２は、ユーザー識別情報とあわせて、当該ユーザー識別情報と関連付けられたユーザー名、及び、メールアドレスを抽出する。具体的には、上記の例では、個人ユーザー抽出部３１２は、Ｕｓｅｒ００１乃至００５というユーザー識別情報とあわせて、「鈴木」、「佐藤」、「田中」、「山本」、及び、「渡辺」というユーザー名と、「suzuki@xxxx.xxx」、「sato@xxxx.xxx」、「tanaka@xxxx.xxx」、「yamamoto@xxxx.xxx」、及び「watanabe@xxxx.xxx」というメールアドレスを抽出する。

なお、関連ユーザー抽出部３０８が抽出するユーザー関連情報は、上述のように、個人ユーザーを識別する個人ユーザー識別情報となるように構成してもよいし、特定の個人ユーザーの集合を表す情報となるように構成してもよい。後者の場合、関連ユーザー抽出部３０８は、機能的に、関連組織抽出部３１１の機能を有し、上記の例の場合、部門Ａ及び部門Ｂというユーザー関連情報を抽出する。

ユーザー識別情報保持部３０９は、各組織情報と関連付けられたユーザーの識別情報を表すユーザー識別情報を保持する。例えば、ユーザー識別情報保持部３０９は、各組織情報に含まれる部門に所属する個人ユーザーの個人ユーザー識別情報を保持する。具体的には、例えば、図１１に示すように、ユーザー識別情報保持部３０９は、部門ＡにＵｓｅｒ００１乃至００３というユーザー識別情報を有するユーザーが所属し、部門ＢにＵｓｅｒ００４及び００５というユーザー識別情報を有するユーザーが所属し、部門ＣにＵｓｅｒ００６及び００７というユーザー識別情報を有するユーザーが所属する、という情報を表す。なお、ユーザー識別情報保持部３０９は、組織情報と関連付けられたユーザー識別情報を表す情報以外に、ユーザーの個人名や、連絡先等の情報を保持していてもよい。例えば、図１１に示す例では、ユーザー識別情報保持部３０９は、各ユーザー識別情報と関連付けられたユーザーの個人名、及び、メールアドレスに関する情報を保持する。

通知部３１０は、関連ユーザー抽出部３０８が抽出したユーザー識別情報を有するユーザーに対して、規定管理情報が更新された旨を通知する。具体的には、上記の例では、通知部３１０は、関連ユーザー抽出部３０８が抽出したＵｓｅｒ００１乃至００５というユーザー識別情報を有するユーザーに対して、図４に示す規定管理情報が図５に示す規定管理情報に更新された旨を通知する。また、通知部３１０が各ユーザーに通知する手段は、例えば、上記の例では、「鈴木」、「佐藤」、「田中」、「山本」、及び、「渡辺」というユーザーのメールアドレスにメールを送信することによって通知する。なお、通知する手段は、メールを送信する方法に限られず、各情報端末１０３の表示部２０５に表示する方法などであってもよい。

図１２は、本発明の実施の形態における文書管理装置１０１が行う処理フローである。なお、下記のフローは一例であって、本実施の形態はこれに限定されるものではない。また、下記においては、規定管理情報保持部３０１は、図４に示す規定管理情報を保持し、規定関連情報保持部３０４は、図７に示す規定関連情報を保持し、工程関連情報保持部３０６は、図８に示す工程関連情報を保持し、ユーザー識別情報保持部３０９は、図１１に示すユーザー識別情報を保持しているとして説明する。

まず、入力部２０１は、規定管理情報が入力される（Ｓ１２０１）。具体的には、例えば、入力部２０１は、図５に示す規定管理情報が入力されたとして、以下の説明をする。次に、規定管理情報保持部３０１は、Ｓ１２０１において更新された規定管理情報を追加して保持する（Ｓ１２０２）。具体的には、上記の例では、規定管理情報保持部３０１は、図４に示す規定管理情報に加えて、図５に示す規定管理情報を追加して保持する。

次に、差分抽出部３０２は、Ｓ１２０１で入力された規定管理情報の更新の前後において、規定管理情報の更新の前後における規定情報の差分情報を抽出する。（Ｓ１２０３）。具体的には、上記の例では、差分抽出部３０２は、図４に示す規定管理情報と、図５に示す更新された規定管理情報の差分を抽出する。すなわち、差分抽出部３０２は、「１．２必要書類のお知らせ」という項目に記載された「△△書類」という差分情報を抽出する。

次に、項目抽出部３０３は、規定管理情報の更新の前後における規定情報の差分情報が含まれる項目を表す差分項目情報を抽出する。（Ｓ１２０４）。具体的には、上記の例では、項目抽出部３０３は、「△△書」という差分情報が含まれる「１．２必要書類のおしらせ」という項目に付されたＲ１１２という識別番号の差分項目情報を抽出する。なお、上述のように、項目抽出部３０３は、「１受付」という項目に付されたＲ１１０という識別情報の差分項目情報、または、「○○業務」という項目に付されたＲ１００という識別情報の差分項目情報を抽出してもよい。

次に、第１工程抽出部３０５は、規定関連情報から項目抽出手段によって抽出された差分項目情報と関連付けられた工程情報を抽出する。（Ｓ１２０５）。具体的には、上記の例では、第１工程抽出部３０５は、Ｒ１１２という識別番号と関連付けられているＰ１０２という識別番号を、第１工程情報として抽出する。

次に、第２工程抽出部３０７は、工程関連情報から第１工程抽出手段によって抽出された工程情報に基づいて、１または複数の工程情報を抽出する。（Ｓ１２０６）。具体的には、上記の例では、第２工程抽出部３０７は、Ｐ１０２という識別番号と関連付けられたＰ１０３という識別番号の工程情報を抽出する。

次に、関連組織抽出部３１１は、規定関連情報保持部３０４が保持する規定関連情報から、第１及び第２工程抽出部３０７が抽出した第１及び第２工程情報と関連する組織情報を抽出する。（Ｓ１２０７）。具体的には、上記の例では、関連情報抽出部は、Ｐ１０２及びＰ１０３という識別情報が付された工程情報と関連する部門Ａ及び部門Ｂを抽出する。

次に、個人ユーザー抽出部３１２は、ユーザー識別情報保持部３０９が保持するユーザー識別情報の中から、関連組織抽出部３１１が抽出した組織情報と関連するユーザー識別情報を抽出する。（Ｓ１２０８）。具体的には、上記の例では、関連ユーザー抽出部３０８は、Ｐ１０２及びＰ１０３という識別情報が付された工程情報と関連付けられた、Ｕｓｅｒ００１乃至００５というユーザー識別情報を抽出する。また、関連ユーザー抽出部３０８は、Ｕｓｅｒ００１乃至００５というユーザー識別情報とあわせて、「鈴木」、「佐藤」、「田中」、「山本」、及び、「渡辺」というユーザー名と、「suzuki@xxxx.xxx」、「sato@xxxx.xxx」、「tanaka@xxxx.xxx」、「yamamoto@xxxx.xxx」、及び「watanabe@xxxx.xxx」というメールアドレスを抽出する。

次に、通知部３１０は、関連ユーザー抽出部３０８が抽出したユーザー識別情報を有するユーザーに対して、規定管理情報が更新された旨を通知する。（Ｓ１２０９）。具体的には、上記の例では、通知部３１０は、「鈴木」、「佐藤」、「田中」、「山本」、及び、「渡辺」というユーザーのメールアドレスに対して、「１．２必要書類のお知らせ」という項目に「△△書類」という記載が追加された旨をメールで送信する。

以上のように、上記の実施形態によれば、複数のユーザーが共有する文書が更新された場合に、更新された内容と関連を有するユーザーに更新内容を通知する。具体的には、上記の実施形態では、更新が行われた「１．２必要書類の登録」という項目と関連性を有するユーザーだけでなく、「１．３受付承認」という項目と関連性を有するユーザーに更新内容を通知する。

なお、本発明のフローは、上記に限らない。上記のフローでは、規定管理情報と業務定義情報がそれぞれ１つずつである場合について説明したが、規定管理情報と業務定義情報はそれぞれ複数であってもよい。

また、第１工程情報及び第２工程情報と関連する各組織情報に対して、各々個別に差分情報を通知するか通知しないかを選択し、通知部３１０は、選択された組織情報と関連するユーザーに対してのみ、差分情報を通知するように構成してもよい。具体的には、例えば、関連ユーザー抽出部３０８がユーザー識別情報を抽出した後、表示部２０５は、図１３に示すように、第１工程情報と関連する部門Ａと、第２工程情報と関連する部門Ｂを個別に選択する画面を表示する。そして、規定管理情報を更新したユーザーが、部門Ａ及び部門Ｂのそれぞれに対して差分情報を通知するか否かを個別に選択し、通知部３１０は、選択された部門と関連するユーザーに対して差分情報を通知する実施形態であってもよい。

さらに、ユーザーに通知するタイミングとして、関連ユーザー抽出部３０８がユーザー識別情報を抽出した直後のタイミング、または、差分情報と関連付けられた工程情報を実施するタイミングのいずれかを、ユーザーが選択するように構成してもよい。具体的には、例えば、関連ユーザー抽出部３０８がユーザー識別情報を抽出した後、表示部２０５は、図１４に示すような画面を表示する。そして、規定管理情報を更新したユーザーは、直ちに差分情報を通知するか、もしくは、差分情報と関連付けられた工程を実行するタイミングに差分情報を通知するかを選択し、通知部３１０は、選択されたタイミングにユーザーに対して差分情報を通知するように構成してもよい。

本発明は、上記の実施形態に限定されるものではなく、種々の変形が可能である。例えば、上記の実施形態で示した構成と実質的に同一の構成、同一の作用効果を奏する構成または同一の目的を達成する構成で置き換えてもよい。具体的には、例えば、上記文書管理装置１０１の構成やフローは一例であって、これに限定されるものではない。

１００文書管理システム、１０１文書管理装置、１０２ネットワーク、１０３情報端末、２０１入力部、２０２、２０８制御部、２０３、２０９記憶部、２０４、２１０通信部、２０５、２１１表示部、２０６、２１２操作部、２０７、２１３内部バス、３０１規定管理情報保持部、３０２差分情報抽出部、３０３項目抽出部、３０４規定関連情報保持部、３０５第１工程抽出部、３０６工程関連情報保持部、３０７第２工程抽出部、３０８関連ユーザー抽出部、３０９ユーザー識別情報保持部、３１０通知部、３１１関連組織抽出部、３１２個人ユーザー抽出部。

Claims

階層化された複数の項目、をそれぞれ表す項目情報と、前記各項目にそれぞれ含まれる、業務の進め方に関する規定情報と、を有する構造化文書の更新の前後における前記規定情報の差分情報が含まれる項目を表す差分項目情報を抽出する項目抽出手段と、
前記業務を進める過程の各工程に関する各工程情報と、ユーザーに関するユーザー関連情報と、前記各項目情報と、がそれぞれ関連付けられた規定関連情報から、前記項目抽出手段によって抽出された差分項目情報と関連付けられた工程情報を抽出する第１工程抽出手段と、
前記工程情報毎に、前記工程情報がそれぞれ関連付けられた工程関連情報から、前記第１工程抽出手段によって抽出された工程情報に基づいて、１または複数の工程情報を抽出する第２工程抽出手段と、
前記規定関連情報から前記第１及び第２工程抽出手段によって抽出された各工程情報とそれぞれ関連付けられたユーザー関連情報を抽出する関連ユーザー抽出手段と、
を有することを特徴とする文書管理装置。
前記ユーザー関連情報は、それぞれ各ユーザーを表すユーザー識別情報と関連付けられ、
前記関連ユーザー抽出手段は、前記抽出されたユーザー関連情報に基づいて、関連付けられたユーザー識別情報を抽出する、
ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
前記工程関連情報に含まれる前記各工程情報は、それぞれ、前記各工程情報によって表される前記業務の順序に基づいて、自工程に関連する他の工程情報と関連付けられていることを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理装置。
前記工程関連情報に含まれる前記各工程情報は、それぞれ、前記各工程情報と関連付けられた前記規定情報を有する前記構造化文書の構造に基づいて、自工程に関連する他の工程情報と関連付けられていることを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理装置。
前記文書管理装置は、さらに、前記項目抽出手段によって抽出された前記差分項目情報が表す項目を表示する表示手段を有する、ことを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理装置。
前記表示手段は、さらに、前記関連ユーザー抽出手段によって抽出された前記ユーザー関連情報が表すユーザーに関する情報を、前記項目抽出手段によって抽出された前記差分項目情報が表す項目と並べて表示する、ことを特徴とする請求項５に記載の文書管理装置。
前記文書管理装置は、さらに、前記関連ユーザー抽出手段が抽出した前記ユーザー関連情報に基づいて、前記構造化文書の更新を通知する通知手段、を有することを特徴とする請求項６に記載の文書管理装置。
前記文書管理装置は、さらに、前記文書管理装置の操作を行う操作者の、前記表示手段によって表示された前記ユーザーに関する情報に基づいて行われる指示に応じて、前記通知を行う前記ユーザーに関する情報を選択する通知先選択手段を有し、
前記通知手段は、前記通知先選択手段によって選択された前記通知を行う前記ユーザーに関する情報に基づいて、前記構造化文書の更新を通知する、
ことを特徴とする請求項７に記載の文書管理装置。
前記文書管理装置は、さらに、前記通知を行うタイミングを指定する通知タイミング指定手段を有することを特徴とする請求項８に記載の文書管理装置。
階層化された複数の項目、をそれぞれ表す項目情報と、前記各項目にそれぞれ含まれる、ユーザーの業務の進め方に関する規定情報と、を有する構造化文書の更新の前後における前記規定情報の差分情報が含まれる項目を表す差分項目情報を抽出する項目抽出手段、
前記業務の順序を表す各工程情報と、前記各ユーザーに関するユーザー関連情報と、前記各項目情報と、がそれぞれ関連付けられた規定関連情報から、前記項目抽出手段によって抽出された項目情報と関連付けられた工程情報を抽出する第１工程抽出手段、
前記工程情報毎に、前記工程情報がそれぞれ関連付けられた工程関連情報から、前記第１工程抽出手段によって抽出された工程情報に基づいて、１または複数の工程情報を抽出する第２工程抽出手段、及び、
前記規定関連情報から前記第１及び第２工程抽出手段によって抽出された各工程情報とそれぞれ関連付けられたユーザー関連情報を抽出する関連ユーザー抽出手段、
としてコンピュータを機能させるためのプログラム。