JP2011221635A

JP2011221635A - プロジェクト管理システム

Info

Publication number: JP2011221635A
Application number: JP2010087741A
Authority: JP
Inventors: Yasushi Nakajima; 靖中島
Original assignee: Mitsubishi Electric Corp
Current assignee: Mitsubishi Electric Corp
Priority date: 2010-04-06
Filing date: 2010-04-06
Publication date: 2011-11-04

Abstract

【課題】プロジェクトの方針を管理し周知徹底させることで、プロジェクトの抱える本質的な問題の有無や程度をシステム利用者に想起させプロジェクト開発における問題点の早期発見と早期解決に寄与するプロジェクト管理システムを提供する。
【解決手段】プロジェクトの各種方針情報が所定の様式で記載された電子ファイルの開発文書を入力する開発文書入力手段と、入力した開発文書から前記方針情報を方針データとして抽出し該プロジェクトの管理データを作成する管理データ作成手段と、前記管理データを記憶する記憶手段と、管理データがすでに前記記憶手段に格納されているプロジェクトの開発文書を入力した場合に、格納されている管理データとの比較を行い変更部分を変更履歴データとして管理データに加える管理データ編集手段と、前記記憶手段に格納されている管理データを表示する表示手段と、を備える。
【選択図】図１

Description

この発明は、開発プロジェクトの管理を支援するために情報処理システム上に構築したプロジェクト管理システムに関するものである。

従来のプロジェクト管理システムは、作業項目や成果物の計画(開始日と完了日)と実績(開始日と完了日)を入力させ、その差異をグラフ表示することで、進捗管理を支援している。

例えば下記特許文献１は、進行中のプロジェクトの遅延の発生を検出し、適切に対処するための技術の提供を目的とし、複数の作業工程を含むプロジェクトの作業予定と現在の進捗情報とを記録する手段と、過去の関連プロジェクトの完了に至る実績進捗情報を参照する手段と、上記現在の進捗情報と実績進捗情報との比較により当該プロジェクトの遅延の程度を予測する予測手段を備えたプロジェクト管理システムが開示されている。

特開２００５−２０８８０４号公報

しかし、実際の開発では、各開発工程での決定事項が未確定のまま進んでしまうことや、決定事項が後で変更されることがある。このような場合、作業や成果物の状況の経過のみを管理する従来システムでは、一見問題なくプロジェクトが進行しているかのように表示されるため、決めるべき事、すなわち例えば製品の特長、ターゲットユーザ等のプロジェクトの方針の状況については情報がなく、潜在的なリスクを見逃してしまうという課題があった。

この発明は，日程の管理だけではなく、または日程の管理とは別に、決めるべき事、すなわちプロジェクトの方針の推移状況の管理を行うことで、プロジェクトの方針を周知徹底させ、プロジェクトの抱える本質的な問題の有無や程度をシステム利用者に想起させプロジェクト開発における問題点の早期発見と早期解決に寄与するプロジェクト管理システムを提供することを目的とする。

この発明は、プロジェクトの各種方針情報が所定の様式で記載された電子ファイルの開発文書を入力する開発文書入力手段と、入力した開発文書から前記方針情報を方針データとして抽出し該プロジェクトの管理データを作成する管理データ作成手段と、前記管理データを記憶する記憶手段と、管理データがすでに前記記憶手段に格納されているプロジェクトの開発文書を入力した場合に、格納されている管理データとの比較を行い変更部分を変更履歴データとして管理データに加える管理データ編集手段と、前記記憶手段に格納されている管理データを表示する表示手段と、を備えたことを特徴とするプロジェクト管理システムにある。

この発明では、決めるべき事すなわちプロジェクトの方針が決めるべき時期に決められているか、後で変更されていないか、等を管理するために、プロジェクトのメンバーが作成した開発文書から、決めるべき事が決めるべき時期に決められているか、後で変更されていないか、の情報を自動で抽出し、表示することで、管理作業を飛躍的に効率化させることができると共に、プロジェクトの方針を周知徹底させることで、プロジェクトの抱える本質的な問題の有無や程度をプロジェクトのメンバー等を含むシステム利用者に想起させ、プロジェクト開発における、問題点の早期発見と早期解決に寄与することができる。

この発明の一実施の形態によるプロジェクト管理システムの構成の一例を示す図である。図１のサーバの動作を示すフローチャートである。この発明によるプロジェクト管理システムの動作を説明するための図である。

実施の形態１．
図１はこの発明の実施の形態１によるプロジェクト管理システムの構成の一例を示す図である。プロジェクト管理機能を有するサーバ２には、ＬＡＮやインターネット等からなるネットワーク１を介して１つまたは複数のネットワーク端末３が接続されている。各ネットワーク端末３は、例えばプロジェクトに係る各部署に設けられた、またはプロジェクトのメンバーのネットワーク端末であり、プロジェクトに関する後述する開発文書(図３参照)をサーバ２に送信すると共に、サーバ２に蓄積管理されている管理データを表示部３ａでモニタするものである。

図２は図１のサーバ２の動作を示すフローチャートである。また図３はこの発明によるプロジェクト管理システムの動作を説明するための図である。図３において上側が、サーバ２がネットワーク１を介して各ネットワーク端末３の表示部３ａに、管理データに基づき表示する管理画面、下側が各ネットワーク端末３からネットワーク１を介してサーバ２に送られる予め決められた所定の様式で記載された電子ファイルの開発文書の例を示す。

電子ファイルの開発文章には例えば図３の開発文章１，２に示されるように、プロジェクトを特定する「Ｔ．プロジェクト名」、開発文章の承諾日である「Ｄ．承諾日」、該プロジェクトの決めるべき事、すなわちプロジェクトの方針である、予め定められた例えば「１．製品の特長」「２．ターゲットユーザ」「３．他社動向」「４．想定技術課題」等の方針項目が順に記載されている。なお、「Ｓ．作業工程情報」については後述する。

次に図２のフローチャートに従って各図を参照しながら動作を説明する。開発文章は、ネットワーク端末３(他のＰＣで作成されたものでもよい)で例えばプロジェクトのメンバーにより、開発文章の各項目に従ってそれぞれ、プロジェクト名(プロジェクト識別情報)、承認日(日付情報)、各方針項目の決定した方針(方針情報)、または方針の現在の状況(状況情報)が記載されて完成され、ネットワーク端末３からサーバ２に送信される。状況情報は、例えば方針の記載があれば決定、未決定の方針項目は空欄かまたは予め定められた所定の表記(図３の例では「調査中」)が記載される。

サーバ２は開発文章が入力されると(Ｓ１)、開発文章の「Ｔ．プロジェクト名」の項目に記載のプロジェクトの名前と、すでに格納、蓄積している管理データのプロジェクト識別データとを照合し、入力された開発文章が最初の開発文章、すなわち新プロジェクトのものか否かを判定する(Ｓ２)。そして図３の開発文章１に示すような最初の開発文章であれば、これらの情報を全てプロジェクト識別データ、日付データ、方針データ、状況データとして抽出して管理データを作成しデータベース(図示省略)に格納する(Ｓ３)。そしてネットワーク端末３から管理画面の表示指令があれば(Ｓ８)、格納された管理データに基づき例えば図３の上側の破線１００ａで示す部分のような表示を行う(Ｓ９)。なお、特に表示指令がなくても表示するようにしてもよい。

図３の管理画面において、「方針項目」は開発文章の「方針項目」に対応し、「内容」は各方針項目の「方針データ」、「状況」は各方針項目の「状況データ」および「日付データ」に基づく。

なお、電子ファイルの開発文章は、「Ｔ．プロジェクト名」「Ｄ．承諾日」「１．製品の特長」「２．ターゲットユーザ」「３．他社動向」「４．想定技術課題」の各項目にはそれぞれタグを貼り識別子とし、各識別子に続いてそれぞれプロジェクト識別情報、日付情報、方針情報、さらには状況情報等が並ぶようにし、サーバ２がこれらの識別子に基づき情報の種類を判断するようにしてもよい。

また、ステップＳ２で入力された開発文章が、図３の開発文章２に示すようなサーバ２にすでに管理データが格納されている最初の開発文章でない開発文章であれば、ステップＳ３と同様に入力された開発文章の情報をデータとして抽出すると共に、対応するプロジェクト識別データを有する該当するプロジェクトの管理データをデータベースから読み出し(Ｓ４)、図３の(Ｓ５)に示すように両者を比較する(Ｓ５)。図３の開発文章１に対し開発文章２では、「１．製品の特長」の項で「簡単操作」が追加され、また「２．ターゲットユーザ」の項で「主婦層」が「シニア層」に代わっている。そして両者に差異すなわち方針の変更があれば(Ｓ６)、図３の(Ｓ７)に示すように変更部分を変更履歴データとして管理データに追加して格納する(Ｓ７)。なおこの段階で、方針データが空欄または「調査中」で未決定だった方針項目に方針データが記載されていれば、「未決定(調査／検討中)」から「決定」に「状況」が変わる。

そしてネットワーク端末３から管理画面の表示指令があれば(Ｓ８)、格納された変更履歴データが追加された管理データに基づき例えば図３の上側の「変更日」および「変更結果」を含めた管理データの表示を行う(Ｓ９)。なお、特に表示指令がなくても表示するようにしてもよい。

図３の管理画面において、「変更日」「変更結果」は追加された変更履歴データに基づくもので、「変更日」が「日付データ」に基づき、「変更結果」は各方針項目の「方針データ」の変更部分に基づく。

また、開発文章の入力に関係なくネットワーク端末３から管理画面の表示指令があれば(Ｓ１０)、その時点で格納されている管理データの表示を行う(Ｓ９)。

なおサーバ２は図３の上側の管理画面に示すように、管理データの表示の際、各方針項目の「方針データ」がある場合には方針を「決定」、空欄または「調査中」等の未決定を示す所定のデータがある場合には「未決定」、変更履歴データがある場合には「変更」と判断し、それぞれの所定のハッチング付きの表示を行うようにしてもよい。

なお上記説明では、プロジェクトの決めるべき事すなわちプロジェクトの方針の管理データを蓄積して表示することについて説明したが、開発文書に該プロジェクトに関する作業工程情報もそれぞれ記載し、方針情報と作業工程情報を含めた管理データとし、作業工程情報を方針情報と同様に処理して表示するようにしてもよい。

また、図２のフローチャートのステップＳ１が開発文書入力手段を構成し、ステップＳ２〜Ｓ３が管理データ作成手段を構成し、記憶手段ステップＳ３〜Ｓ７が管理データ編集手段を構成し、ステップＳ８〜Ｓ１０が表示手段を構成する。

このように、従来のプロジェクト管理システムでは、各作業工程(〜の企画、〜の設計、など)について「遅延の有無や遅延日数」は示せるが、「各作業工程を達成するために何を決めなければならないか、決めた内容が後でどのように変更されたか」といった、プロジェクトの抱える本質的な問題の有無や程度をプロジェクトのメンバー等を含むシステム利用者に想起させる情報は示せなかった。これに対し，この発明はまさに「各作業項目を達成するために何を決めなければならないか(製品の特長、ターゲットユーザ、といった具体的内容)、決めた内容が後でどのように変更されたか」を示すものであり、プロジェクトの抱える本質的な問題の有無や程度を利用者に想起させ、プロジェクト開発における、問題点の早期発見と早期解決に寄与するものである。

さらにこの発明は、プロジェクトのメンバーが作成した開発文書から、決めるべき事が決めるべき時期に決められているか、後で変更されていないか、の情報を自動で抽出し、表示することで、管理作業の効率化を実現する。

１ネットワーク、２サーバ、３ネットワーク端末、３ａ表示部。

Claims

プロジェクトの各種方針情報が所定の様式で記載された電子ファイルの開発文書を入力する開発文書入力手段と、
入力した開発文書から前記方針情報を方針データとして抽出し該プロジェクトの管理データを作成する管理データ作成手段と、
前記管理データを記憶する記憶手段と、
管理データがすでに前記記憶手段に格納されているプロジェクトの開発文書を入力した場合に、格納されている管理データとの比較を行い変更部分を変更履歴データとして管理データに加える管理データ編集手段と、
前記記憶手段に格納されている管理データを表示する表示手段と、
を備えたことを特徴とするプロジェクト管理システム。
開発文書が作成された日付情報を含み、前記管理データ作成手段および管理データ編集手段が前記日付情報を日付データとして管理データまたは変更履歴データに加えることを特徴とする請求項１に記載のプロジェクト管理システム。
開発文書が各種方針が決定したものか否かを示す状況情報を含み、
前記管理データ作成手段が、前記状況情報を状況データとして管理データに加え、前記管理データ編集手段が、管理データに変更部分があった場合に前記状況データとして管理データに加えることを特徴とする請求項１または２に記載のプロジェクト管理システム。
開発文書が該プロジェクトに関する作業工程情報を含み、前記管理データ作成手段、管理データ編集手段、記憶手段および表示手段が前記作業工程情報を前記方針情報と同様に処理することを特徴とする請求項１から３までのいずれか１項に記載のプロジェクト管理システム。
前記プロジェクト管理システムが、前記各手段を備えるサーバと、前記サーバにネットワークを介して接続されたプロジェクトに係る各部署に設けられ前記開発文書を出力すると共に管理データをモニタする少なくとも１つのネットワーク端末からなることを特徴とする請求項１から４までのいずれか１項に記載のプロジェクト管理システム。