JP2007013887A - 画像形成装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 簡単にファイル名を付与できる画像形成装置を提供する。
【解決手段】 ユーザが画像読取り部にセットした、ファイル名を設定した複数の定型文書を読取る（Ｓ１２）。このとき、予め設定された１ファイルごとの原稿枚数を読込むごとに（Ｓ１３でＹＥＳ）、読込んだファイルを電子ファイル化し（Ｓ１４）、予め設定されたファイル名を付与して（Ｓ１５）ファイルを完成する。ジョブ設定時に設定された配信先が決まっておれば、そこへ配信する（Ｓ１６）。上記の処理を全文書に対して行なう（Ｓ１７）。
【選択図】 図４

Description

この発明は、画像形成装置に関し、特に、自動的にファイルを作成可能な画像形成装置に関する。

共有フォルダ内に複数の文書を格納した文書管理装置がたとえば、特開２００４−１９２５００号公報（特許文献１）に開示されている。同公報によれば、文書登録する場合に、ファイル名の重複をチェックし、重複している場合には、既存ファイルを上書きするか、既存ファイルに追加を行なっている。

また、読取った画像データをファイル化するとともに、該ファイルに共通部分と連番部分とからなるファイル名を付与して記憶装置に設けられたフォルダに格納する、文書管理の可能な画像読取装置が、たとえば、特開２００５−４５７７４号公報（特許文献２）に開示されている。
特開２００４−１９２５００号公報（段落番号００１２等） 特開２００５−４５７７４号公報（段落番号００１４等）

従来の文書管理装置や、文書管理の可能な画像形成装置は上記のように構成されていた。文書ファイルを保管するときには、個別に原稿を読取って個別にファイル番号を付与するか、せいぜい、同一フォルダに保存されるファイルに対して連番が自動的に付与される程度で、基本的に、ユーザが読取った原稿にファイル名を付与する必要があり、ファイル作成に時間がかかるという問題があった。

この発明は、上記のような問題点に着目してなされたもので、簡単にファイル名を付与できる画像形成装置を提供することを目的とする。

この発明に係る画像形成装置は、読取った原稿を複数のファイルに分割してファイル化し、それぞれのファイルにファイル名を自動的に付与する画像形成装置である。画像形成装置は、ファイル名を予め設定するファイル名設定手段と、複数の原稿を読取る読取り手段と、読取り手段によって読取った原稿をファイルごとに分けるファイル分割手段と、ファイル分割手段によって分割したファイルごとに、ファイル名設定手段によって設定したファイル名を付与する付与手段と、所定のタイミングで、各手段を作動させる制御手段とを含む。

この発明の一つの実施の形態によれば、ファイル名設定手段は、ファイル名とともにファイルごとの枚数を設定し、読取り手段は、読取った原稿枚数をカウントするカウント手段を含み、ファイル分割手段は、ファイルごとの枚数と、カウント手段のカウント値とからファイルを分割する。

この発明の他の実施の形態によれば、読取り手段は、原稿の載置方向を検出する載置方向検出手段を含み、ファイル分割手段は、載置方向検出手段が、原稿の載置方向が変わったことを検出したときに、ファイルを分割する。

好ましくは、読取り手段で読取った原稿を電子ファイル化する手段をさらに含む。

さらに好ましくは、ファイル名設定手段は外部機器からファイル名を受信する受信部と、外部機器へ作成された電子ファイルを送信する送信部とを含む。

さらに、日時データを有し、ファイル名設定手段は、日時データを加えて、ファイル名としてもよい。

この発明によれば、ファイル名を予め設定して原稿を読取った後、ファイルごとに分割し、分割したファイルごとに、予め設定したファイル名を付与するため、簡単にファイル名を付与できる画像形成装置を提供できる。

以下、この発明の実施の形態を図面を参照して説明する。図１はこの発明の一実施の形態にかかる、複写機のような、文書管理の可能な画像形成装置の構成を示すブロック図である。図１を参照して、画像形成装置１０は、制御手段として作動するとともに、画像形成装置１０全体を制御する制御部１１と、ＤＲＡＭ１２と、印字部１５と、データを保存するＨＤ（ハードディスク）１６と、画像読取り手段として作動する画像読取り部１７と、外部のネットワーク４０と接続するためのネットワークインターフェイス部１４と、操作部１８とを含む。

画像読取り部１７は光電変換素子の一例のＣＣＤ（図示せず）を備えており、原稿の画像データを読み取ることができる。画像形成装置１０は、ネットワークインターフェイス部１４、ネットワーク４０を介して、外部機器である複数のパソコン（またはサーバ）４１〜４３に接続されている。ネットワークインターフェイス部１４は、パソコン４１等と交信する送受信部として作動する。

図２は、操作部１８を示す図である。図２に示すように操作部１８は、入力部１９と表示部２０とを含み、入力部１９は、コピースタートやデータの送受信を指示するスタートキー１９１と、実行中の処理を全面的に解除するための中止キー１９２と、割り込みの実行・解除を指示するための割り込みキー１９３と、コピー枚数などを指示するテンキー１９４と、各種情報を設定するための設定キー１９５などを含む。

表示部２０は液晶パネルにより構成されており、画像形成装置１０からユーザへの情報を表示できるようになっている。この液晶パネルはタッチパネルであり、入力部１９の一部としても機能する。

制御部１１は、画像読取り部１７から与えられるデータをＤＲＡＭ１２に圧縮符号化して書き込み、ＤＲＡＭ１２に書き込んだデータを読み出し、伸張復号化して出力する。また、制御部１１は、印字部１５による印字のための制御と、画像読取り部１７の画像読取りのための制御と、操作部１８の入力部１９からのデータを入力するための制御と、操作部１８の表示部２０にデータを表示するための制御等を行う。

なお、図１において太線の矢印は画像データの流れを示しており、細線の矢印は制御信号または制御データの流れを示している。

次にこの発明の一実施の形態における、画像形成装置１０を用いた定型文書の処理方法について説明する。図３は、画像読取り部１７を用いて所定の定型文書を定期的に走査して電子ファイルとして保存する場合に、そのファイル名を設定する手順の概要を示す図である。ここで定型文書とは、捺印済みの月報等、同一フォーマットの文書をいう。また、この処理は、画像形成装置１０の有する、「ジョブ定義」機能を用いて行なう。「ジョブ定義」機能とは、以下に示すような特定の処理を「ジョブ」として画像形成装置１０に記憶させることをいう。

まず、「定型ファイル名設定」というジョブを定義して、画像読取り部１７において読み取る定型文書の名称をファイル名として設定してハードディスク１６等に格納する。このとき、制御部１１はファイル名設定手段として機能する。

設定された定型ファイル名の一例を図３（Ａ）に示す。ここでは、定型ファイル名の一例として、”ｍｍ”月・業務日報、”ｍｍ”月・特許出願結果、”ｍｍ”月・販売台数推移、ＦＹ”ｙｙｙｙ”マスタープラン、”ｙｙｙｙ”年”ｍｍ”月”ｎａｍｅ”が、それぞれの文書枚数とともに表示されている。ここで、個々の文書枚数を設定するのは、後に説明するように、文書を一括して読取ったあとで、ファイルごとに区別するためである。

ここで、「月・業務日報」、「月・特許出願結果」、「月・販売台数推移」、「ＦＹマスタープラン」のような定型文書を表わすファイル名は、ユーザがプレフィックスワード（予め設定可能な名称）として登録が可能である。それ以外の、”ｙｙｙｙ”、”ｍｍ”、”ｎａｍｅ”は、それぞれ「年」、「月」、担当者等の「名前」を表わす変数である。この変数としては、ユーザの指示によって、画像形成装置１０内部の日時データ等を使用可能である。すなわち、画像形成装置１０は、カレンダ機能、時計機能を有しているため、これらのデータに基づく入力が可能である。また、ユーザ情報等も予め格納しておいて、それらを利用可能としてもよい。

したがって、ユーザは、一度上記のジョブを定義すれば、その後は個々のファイル名を入力することなく、定型ファイル名を設定できる。なお、ユーザは操作部１８を介して、必要に応じてファイル名の変更等が可能である。

また、複数の定型ファイルを一括して処理するために、この定型ファイル名は、後に説明する、画像読取り部１７で読取る順に設定する。なお、個々の定型ファイル名の前に、読取る順を設定する欄を設け、これに入力するようにしても良い。

図３（Ａ）に示したジョブにおいて、ユーザの指示に応じて、変数”ｍｍ”、”ｙｙｙｙ”、”ｎａｍｅ”にそれぞれ、上記したカレンダ機能等から「０２」、「２００５」、「商品企画課」を入力してジョブを実行すると、図３（Ｂ）に示すように、「０２月・業務日報」、「０２月・特許出願結果」、「０２月・販売台数推移」、「ＦＹ２００５マスタープラン」および「２００５年０２月商品企画課」という名称の電子化されたファイルが作成される。

次に、画像形成装置１０における具体的な動作について説明する。図４はこの発明の一実施の形態において、制御部１１の行なう、定型文書のファイル化処理手順を示すフローチャートである。図４を参照して、まず、上記のように、操作部１８を介してジョブ定義を行ない、図３（Ａ）で示したようにファイル名を設定する（ステップＳ１１、以下、ステップを省略する）。設定されたファイル名、順番、ファイルごとの枚数は、表示部２０に表示される。

なお、この設定時に、完成したファイルを配信する先、すなわち、画像形成装置１０にネットワークを介して接続されたパソコン４１等に配信するための配信先を設定しても良い。

次に、ユーザがファイル名を設定した複数の定型文書を、画像読取り部１７で読取る（Ｓ１２）。画像読取り部１７は読取った原稿枚数をカウントするカウント手段を含み、カウント手段のカウント値が上記で設定された１ファイルごとの原稿枚数になったとき、それまでに読取った原稿を１ファイルとして認識してファイルを分割する（Ｓ１３でＹＥＳ）。読込んだファイルをたとえば、ＰＤＦ（Ｒ）のような電子ファイルにファイル化し（Ｓ１４）、予め設定されたファイル名を付与して（Ｓ１５）ファイルを完成する。ここで、制御部１１は、ファイル分割手段、付与手段および電子ファイル化手段として機能する。ジョブ設定時に設定された配信先が決まっておれば、そこへ配信する（Ｓ１６）。

画像読取り部１７上の文書が残っているか否かを判断し（Ｓ１７）、上記の処理を全文書に対して行なって、予め設定された全定型ファイルを所定の配信先へ配信して処理を終了する。なお、配信先が決定していないときは、ハードディスク１６へ格納する。

なお、ここでは、まずジョブ定義を行なったが、予めジョブが定義されてハードディスク１６等に登録されているときは、そのジョブを呼出して、必要に応じてカレンダ機能等からの情報を入力し、その後Ｓ１２からの原稿読取り処理を行なう。

次にこの発明の他の実施の形態について説明する。上記実施の形態においては、定型文書のファイルごとの原稿枚数が予めわかっていたので、それを入力した。しかしながら、必ずしも、定型文書の原稿枚数が予めわかっているとは限らない。また原稿枚数が多い場合は予め枚数をカウントするのも困難である。そこで、この実施の形態においては、定型文書をファイルごとに分ける単位で、原稿の向きを縦横に順に変えて積み重ねて、画像読取り部１７にセットする。制御部１１は原稿の向きの変化点でファイルのまとまりを認識する載置方向検出手段として機能し、予め設定されたファイル名を順に付与する。したがって、この実施の形態においては、定型ファイル名の設定において、図３で示した「枚数」は入力されない。

この場合のフローチャートを図５に示す。このフローチャートはステップの番号が２０番代になっている点を除いて、基本的に図４と同じであり、図４のＳ１３に対応するＳ２３のみが異なる。すなわち、この実施の形態においては、ジョブ定義を行ない、原稿の読取り開始後、原稿の向きが異なった時点で（Ｓ２１〜Ｓ２３）、ファイル名が異なると判断し、それまでに読取った原稿を電子ファイル化して、予め設定されたファイル名を付け所定のパソコン等へ配信する（Ｓ２４〜Ｓ２６）。

なお、上記実施の形態においては、定型文書について、予め定型ファイル名を設定し、複数の原稿を一括して読取り、自動的に各ファイルにファイル名を付与する例について説明したが、定型文書に限らず、任意の書類に対して同様に処理してもよい。

また、上記実施の形態においては、ジョブ定義を画像形成装置上で行なう場合について説明したが、これに限らず、ネットワークインターフェイス１４を介してパソコン等から設定できるようにしてもよい。

以上、図面を参照してこの発明の実施形態を説明したが、この発明は、図示した実施形態のものに限定されない。図示された実施形態に対して、この発明と同一の範囲内において、あるいは均等の範囲内において、種々の修正や変形を加えることが可能である。

画像形成装置の構成を示すブロック図である。 操作部の詳細を示す図である。 画像読取り部を用いて定型文書を走査して電子ファイルとして保存する場合に、そのファイル名を設定する手順の概要を示す図である。 この発明の一実施の形態にかかる、画像形成装置の動作を示すフローチャートである。 この発明の他の実施の形態にかかる、画像形成装置の動作を示すフローチャートである。

符号の説明

１０ 画像形成装置、１１ 制御部、１２ ＤＲＡＭ、１４ ネットワークインターフェイス部、１５ 印字部、１６ ハードディスク、１７ 画像読取り部、１８ 操作部、２０ 表示部。

Claims (6)

1. 読取った原稿を複数のファイルに分割してファイル化し、それぞれのファイルにファイル名を自動的に付与する画像形成装置であって、
   前記ファイル名を予め設定するファイル名設定手段と、
   前記複数の原稿を読取る読取り手段と、
   前記読取り手段によって読取った原稿をファイルごとに分けるファイル分割手段と、
   前記ファイル分割手段によって分割したファイルごとに、前記ファイル名設定手段によって設定したファイル名を付与する付与手段と、
   所定のタイミングで、前記各手段を作動させる制御手段とを含む、画像形成装置。
2. 前記ファイル名設定手段は、前記ファイル名とともにファイルごとの枚数を設定し、
   前記読取り手段は、読取った原稿枚数をカウントするカウント手段を含み、
   前記ファイル分割手段は、前記ファイルごとの枚数と、前記カウント手段のカウント値とから前記ファイルを分割する、請求項１に記載の画像形成装置。
3. 前記読取り手段は、前記原稿の載置方向を検出する載置方向検出手段を含み、
   前記ファイル分割手段は、前記載置方向検出手段が、前記原稿の載置方向が変わったことを検出したときに、前記ファイルを分割する、請求項１に記載の画像形成装置。
4. 前記読取り手段で読取った前記原稿を電子ファイル化する手段をさらに含む、請求項１から３のいずれかに記載の画像形成装置。
5. 前記ファイル名設定手段は外部機器から前記ファイル名を受信する受信部と、
   前記外部機器へ前記作成された電子ファイルを送信する送信部とを含む、請求項１から４のいずれかに記載の画像形成装置。
6. さらに、日時データを有し、
   前記ファイル名設定手段は、前記日時データを加えて、前記ファイル名とする、請求項１から５のいずれかに記載の画像形成装置。
   
   

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