JP2006318123A

JP2006318123A - ログ情報管理装置、ログ情報発生装置、文書管理システム、ログ情報管理方法、ログ情報送信方法、及びプログラム

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Publication number: JP2006318123A
Application number: JP2005138806A
Authority: JP
Inventors: Jun Nakawaki; 純中脇
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 2005-05-11
Filing date: 2005-05-11
Publication date: 2006-11-24

Abstract

【課題】画像データの格納処理を確実に行うことを可能にして情報漏洩の追跡機能の信頼性を高めるようにする。
【解決手段】デジタル複合機１０１が、デジタル複合機１０１で発生したログ情報を、デジタル複合機１０１に設けられた第１の記憶装置（ＨＤ）に格納し、第１の記憶装置に格納されたログ情報を第１の所定時刻において文書管理サーバ１０５に転送して、文書管理サーバ１０５に保存させる。なお、デジタル複合機１０１で発生したログ情報を第１の記憶装置に格納することができないとき、該ログ情報をデジタル複合機１０２に送信し、デジタル複合機１０２は、送信されたログ情報を、デジタル複合機１０２に備えられた第２の記憶装置（ＨＤ）に格納する。そして、第２の記憶装置に格納されたログ情報を第２の所定時刻において文書管理サーバ１０５に転送して、文書管理サーバ１０５に保存させる。
【選択図】図１

Description

本発明は、ログ情報管理装置、ログ情報発生装置、文書管理システム、ログ情報管理方法、ログ情報送信方法、及びプログラムに関し、特に、複数のログ情報管理装置と文書管理サーバとがネットワークを介して接続された文書管理システム、該文書管理システムを構成するログ情報管理装置やログ情報発生装置、該文書管理システムや構成装置に適用されるログ情報管理方法やログ情報送信方法、及び該方法をコンピュータに実行させるためのプログラムに関する。

画像読取機能、画像形成機能、画像送受信機能等を備えたデジタル複合機の普及に伴って、原稿の複写や送信や印刷を容易に行うことが可能になっている。しかし、これはユーザにとって利便性が向上した反面、機密原稿などの複写や送信といった情報漏洩が発生するといった問題を含む。

このような問題への対策として、従来、複数のデジタル複合機と文書管理サーバとで構成された文書管理システムであって、複数のデジタル複合機の各々において複写や送信などの際に読み取った画像データをすべて、文書管理サーバの記憶装置に蓄積しておくようにする文書管理システムが存在する（例えば、特許文献１参照）。この文書管理システムでは、情報漏洩が発生した場合、管理者が、文書管理サーバの記憶装置に蓄積された画像データを確認することにより、どのデジタル複合機でいつ、だれによって、どのように情報漏洩が発生したかを追跡することが可能になり、情報漏洩の抑止力とすることができる。
特開２００３−０６７２４９号公報

しかしながら、上記従来の文書管理システムでは、文書管理サーバの記憶装置に対して同時に複数のデジタル複合機から画像データの格納処理が実行された場合、文書管理サーバの処理能力や記憶装置の容量によっては、複数の格納処理がスムーズに実行されなくなったり、文書管理サーバの機能自体が停止してしまったりする可能性があった。そうしたことが発生した場合、本文書管理システムが持つ情報漏洩の追跡機能の信頼性が低下してしまうという問題点があった。

本発明はこのような問題点に鑑みてなされたものであって、画像データの格納処理を確実行うことを可能にして情報漏洩の追跡機能の信頼性を高めるようにしたログ情報管理装置、ログ情報発生装置、文書管理システム、ログ情報管理方法、ログ情報送信方法、及びプログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、請求項１記載の発明によれば、ネットワークを介して文書管理サーバに接続されたログ情報管理装置において、自装置で発生した第１のログ情報を記憶装置に格納する第１の格納手段と、前記記憶装置に格納された第１のログ情報を第１の所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させる転送手段とを有することを特徴とするログ情報管理装置が提供される。

また、請求項４記載の発明によれば、外部装置および文書管理サーバとネットワークを介して接続されたログ情報発生装置において、自装置で発生したログ情報を前記外部装置に送信して、該外部装置に備えられた記憶装置に記憶させる送信手段を有し、前記外部装置は、前記記憶装置に記憶されたログ情報を所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させることを特徴とするログ情報発生装置が提供される。

また、請求項５記載の発明によれば、第１および第２のログ情報管理装置と文書管理サーバとがネットワークを介して接続された文書管理システムにおいて、前記第１のログ情報管理装置に設けられ、該第１のログ情報管理装置で発生したログ情報を、該第１のログ情報管理装置に設けられた第１の記憶装置に格納する第１の格納手段と、前記第１のログ情報管理装置に設けられ、前記第１の記憶装置に格納されたログ情報を第１の所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させる第１の転送手段と、前記第１のログ情報管理装置に設けられ、該第１のログ情報管理装置で発生した前記ログ情報を前記第１の記憶装置に格納することができないとき、該ログ情報を前記第２のログ情報管理装置に送信する第１の送信手段と、前記第２のログ情報管理装置に設けられ、前記第１の送信手段によって送信されたログ情報を、該第２のログ情報管理装置に備えられた第２の記憶装置に格納する第２の格納手段と、前記第２のログ情報管理装置に設けられ、前記第２の記憶装置に格納されたログ情報を第２の所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させる第２の転送手段とを有することを特徴とする文書管理システムが提供される。

また、請求項８記載の発明によれば、それぞれ記憶装置を備えた複数のログ情報管理装置と文書管理サーバとがネットワークを介して接続された文書管理システムにおいて、第１のログ情報管理装置に設けられ、該第１のログ情報管理装置で発生したログ情報を、該第１のログ情報管理装置に設けられた第１の記憶装置に格納する第１の格納手段と、前記第１のログ情報管理装置に設けられ、前記第１の記憶装置に格納されたログ情報を第１の所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させる第１の転送手段と前記第１のログ情報管理装置に設けられ、該第１のログ情報管理装置で発生した前記ログ情報を前記第１の記憶装置に格納することができないとき、所定の要求を第２のログ情報管理装置に送信する要求送信手段と、前記第２のログ情報管理装置に設けられ、前記所定の要求を受信すると、前記複数のログ情報管理装置の中から、各ログ情報管理装置にそれぞれ備えられた記憶装置におけるログ情報格納領域の空き容量に応じて第３のログ情報管理装置を選択する選択手段と、前記第１のログ情報管理装置に設けられ、該第１のログ情報管理装置で発生した前記ログ情報を、前記選択手段によって選択された第３のログ情報管理装置に送信する送信手段と、前記第３のログ情報管理装置に設けられ、前記送信手段によって送信されたログ情報を、該第３のログ情報管理装置に備えられた第２の記憶装置に格納する第２の格納手段と、前記第３のログ情報管理装置に設けられ、前記第２の記憶装置に格納されたログ情報を第２の所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させる第２の転送手段とを有することを特徴とする文書管理システムが提供される。

また、請求項９記載の発明によれば、ネットワークを介して文書管理サーバに接続されたログ情報管理装置に適用されるログ情報管理方法において、前記ログ情報管理装置で発生した第１のログ情報を記憶装置に格納する第１の格納ステップと、前記記憶装置に格納された第１のログ情報を第１の所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させる転送ステップとを有することを特徴とするログ情報管理方法が提供される。

また、請求項１０記載の発明によれば、外部装置および文書管理サーバとネットワークを介して接続されたログ情報発生装置に適用されるログ情報送信方法において、前記ログ情報発生装置で発生したログ情報を前記外部装置に送信して、該外部装置に備えられた記憶装置に記憶させる送信ステップを有し、前記外部装置は、前記記憶装置に記憶されたログ情報を所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させることを特徴とするログ情報送信方法が提供される。

また、請求項１１記載の発明によれば、第１および第２のログ情報管理装置と文書管理サーバとがネットワークを介して接続された文書管理システムに適用されるログ情報管理方法において、前記第１のログ情報管理装置が、該第１のログ情報管理装置で発生したログ情報を、該第１のログ情報管理装置に設けられた第１の記憶装置に格納する第１の格納ステップと、前記第１のログ情報管理装置が、前記第１の記憶装置に格納されたログ情報を第１の所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させる第１の転送ステップと、前記第１のログ情報管理装置が、該第１のログ情報管理装置で発生した前記ログ情報を前記第１の記憶装置に格納することができないとき、該ログ情報を前記第２のログ情報管理装置に送信する第１の送信ステップと、前記第２のログ情報管理装置が、前記第１の送信ステップによって送信されたログ情報を、該第２のログ情報管理装置に備えられた第２の記憶装置に格納する第２の格納ステップと、前記第２のログ情報管理装置が、前記第２の記憶装置に格納されたログ情報を第２の所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させる第２の転送ステップとを有することを特徴とするログ情報管理方法が提供される。

また、請求項１２記載の発明によれば、それぞれ記憶装置を備えた複数のログ情報管理装置と文書管理サーバとがネットワークを介して接続された文書管理システムに適用されるログ情報管理方法において、第１のログ情報管理装置が、該第１のログ情報管理装置で発生したログ情報を、該第１のログ情報管理装置に設けられた第１の記憶装置に格納する第１の格納ステップと、前記第１のログ情報管理装置が、前記第１の記憶装置に格納されたログ情報を第１の所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させる第１の転送ステップと前記第１のログ情報管理装置が、該第１のログ情報管理装置で発生した前記ログ情報を前記第１の記憶装置に格納することができないとき、所定の要求を第２のログ情報管理装置に送信する要求送信ステップと、前記第２のログ情報管理装置が前記所定の要求を受信すると、前記複数のログ情報管理装置の中から、各ログ情報管理装置にそれぞれ備えられた記憶装置におけるログ情報格納領域の空き容量に応じて第３のログ情報管理装置を選択する選択ステップと、前記第１のログ情報管理装置が、該第１のログ情報管理装置で発生した前記ログ情報を、前記選択ステップにおいて選択された第３のログ情報管理装置に送信する送信ステップと、前記第３のログ情報管理装置が、前記送信ステップにおいて送信されたログ情報を、該第３のログ情報管理装置に備えられた第２の記憶装置に格納する第２の格納ステップと、前記第３のログ情報管理装置が、前記第２の記憶装置に格納されたログ情報を第２の所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させる第２の転送ステップとを有することを特徴とするログ情報管理方法が提供される。

さらに、上記方法をコンピュータに実行させるためのプログラムが提供される。

本発明によれば、ジョブ実行日時、デバイスシリアルＮｏ．、ジョブ種類、ジョブ実行を指示したユーザ名、画像データからなるログ情報が、文書管理サーバに確実に格納されるので、情報漏洩があった場合の追跡調査を高い信頼性を持って行うことができる。

特に、ログ情報を、該ログ情報の発生したログ情報管理装置（デジタル複合機）の記憶装置に一時的に格納しておき、所定時刻になったときに該ログ情報を文書管理サーバに送信して格納するようにしているので、該所定時刻をデジタル複合機ごとに適切に設定することで、文書管理サーバで複数の格納処理が同時に行われることを防ぐことができ、ログ情報を文書管理サーバに確実に格納することができる。

また、ログ情報を、該ログ情報の発生したログ情報管理装置（デジタル複合機）の記憶装置に一時的に格納することができないときには、外部装置（他のデジタル複合機）の記憶装置に一時的に格納するようにするので、ログ情報の記憶装置への一時的格納が妨げられることはなく、したがって、所定時刻の外部装置から文書管理サーバへのログ情報の転送に支障が生じることはない。

また、記憶装置を備えないデバイス（ログ情報発生装置）も、該デバイスのログ情報を、他のデジタル複合機の記憶装置に一時的に格納するようにするので、こうしたデバイスのログ情報も、該他のデジタル複合機を介して、所定時刻に文書管理サーバへ転送することができ、該ログ情報を文書管理サーバに確実に格納することができる。

以下、本発明を実施するための最良の形態について、図面を参照して説明する。

図１は、本発明の一実施の形態に係る文書管理システムの構成を示すブロック図である。

この文書管理システムは、複数のデジタル複合機（ＭＦＰ； Multi Function Printer）１０１，１０２，１０３と、デジタル単機能機（ＳＦＰ； Single Function Printer）１０４と、文書管理サーバ１０５とから構成され、互いにネットワーク１０６によって接続される。デジタル複合機１０１〜１０３、デジタル単機能機１０４、および文書管理サーバ１０５はそれぞれ、ＣＰＵ，ＲＯＭ，ＲＡＭ、入出力装置等を備えた制御装置を含む。

デジタル複合機１０１〜１０３はそれぞれ、スキャナ機能（画像読取機能）、プリンタ機能（画像形成機能）、コピー機能（複写機能）、電子メール機能、ファクシミリ送受信機能を備える。デジタル単機能機１０４はプリンタ機能を備える。デジタル複合機１０１〜１０３、デジタル単機能機１０４、文書管理サーバ１０５にはそれぞれ、ハードディスク（ＨＤ）の記憶装置が接続されるものとする。デジタル複合機１０１〜１０３のうちデジタル複合機（ＭＦＰ−Ｃ）１０３は、デジタル複合機１０１〜１０３の各ログ情報の保存管理を行う管理機能を備えるものであり、デジタル複合機１０３を、以下「ＭＦＰ管理ＭＦＰ」と呼ぶことにする。このＭＦＰ管理ＭＦＰは、デジタル複合機１０１〜１０３に関する各種の情報を格納するＭＦＰ管理テーブルを備える。

図２は、ＭＦＰ管理テーブルの一例を示す図である。

ＭＦＰ管理テーブルは、デバイスシリアルＮｏ．、デバイス名、デバイスアドレス、アップロード予定時刻、空き保存容量、状態という記載項目を備え、デバイス（デジタル複合機）ごとに対応情報を格納する。記載項目の各対応情報については後述する。

図３及び図４は、図１に示したデジタル複合機（ＭＦＰ−Ａ，Ｂ，Ｃ）１０１，１０２，１０３、デジタル単機能機（ＳＦＰ−Ａ）１０４、および文書管理サーバ１０５の各々において行われる各種処理、並びにそれら相互間において行われる各種処理を示すシーケンス図である。以下において上記の各種処理を、フローチャートを参照して説明するが、その説明において図３及び図４のシーケンス図を適宜参照する。

図５は、文書管理サーバ１０５によって行われる格納スケジューリング時刻送信処理の手順を示すフローチャートである。

ステップＳ１０１において、文書管理サーバ１０５は、ネットワーク１０６に接続され、ログ情報を文書管理サーバ１０５に各所定時刻に送信するデバイス（デジタル複合機１０１〜１０３）をリストアップし、それぞれのデバイスにおける記憶装置（ＨＤ）に設けられたログ情報格納領域の最大容量を考慮して各格納スケジューリング時刻を決定し、各デバイス（デジタル複合機１０１〜１０３）にそれぞれ送信する（図３のＴ１〜Ｔ３）。

格納スケジューリング時刻は、各デバイス（デジタル複合機１０１〜１０３）において、ログ情報格納領域に格納されたログ情報を文書管理サーバ１０５にそれぞれ送信する時刻である。ログ情報格納領域の最大容量が大きいほど長い間隔時間を設定し、この間隔時間をおいて次回の格納スケジューリング時刻を決定するようにする。

なお、記憶装置（ＨＤ）を搭載していないデジタル複合機（図１では存在しない）やデジタル単機能機１０４はログ情報を、記憶装置（ＨＤ）を搭載しているデジタル複合機や文書管理サーバ１０５に逐一送信して格納するので、こうしたデバイスに対して格納スケジューリング時刻を決定することはない。なおまた、本実施の形態ではデジタル単機能機１０４が記憶装置（ＨＤ）を搭載しないが、デジタル単機能機が記憶装置（ＨＤ）を搭載し、ログ情報格納領域を保持するようにしてもよい。この場合には、このデジタル単機能機にも格納スケジューリング時刻が設定される。

図６は、デジタル複合機１０１〜１０３の各々において行われる格納スケジューリング時刻受信処理の手順を示すフローチャートである。

まず、ステップＳ２０１において、図５のステップＳ１０１で文書管理サーバ１０５から自デジタル複合機に向けて送信された格納スケジューリング時刻を受信し、自デジタル複合機に設定する。

ステップＳ２０２で、ステップＳ２０１で受信した格納スケジューリング時刻をＭＦＰ管理ＭＦＰ（デジタル複合機（ＭＦＰ−Ｃ）１０３）に送信する（図３のＴ４〜Ｔ６）。

図７は、ＭＦＰ管理ＭＦＰ（デジタル複合機（ＭＦＰ−Ｃ）１０３）において行われる格納スケジューリング時刻受信処理の手順を示すフローチャートである。

ステップＳ３０１において、図６のステップＳ２０２でデジタル複合機によって送信された格納スケジューリング時刻を受信する。その際に、デジタル複合機からデバイスシリアルＮｏ．、デバイス名、デバイスアドレスも送信されるので、これらも受信する。

つぎにステップＳ３０２において、ステップＳ３０１で受信した格納スケジューリング時刻（アップロード予定時刻）、デバイスシリアルＮｏ．、デバイス名、デバイスアドレスを、ＭＦＰ管理ＭＦＰに備えられたＭＦＰ管理テーブル（図２に例示）に登録する。既に登録されている場合には、更新を行う。

図８は、デジタル複合機１０１〜１０３の各々において行われるログ情報一時格納処理の手順を示すフローチャートである。

まず、ステップＳ４０１において、デジタル複合機がログイン画面（図１５に例示）を表示する。このログイン画面の「ユーザ名」フィールドと「パスワード」フィールドとにユーザによってログイン情報が入力され、「ログイン」ボタンがクリックされると、デジタル複合機は、入力されたログイン情報に対してユーザ認証処理を実行する（図３のＴ１７，Ｔ２７）。

ステップＳ４０２では、ユーザの正当性が認証された場合に、デジタル複合機は、該ユーザによって指定されたジョブ（画像読取、印刷、複写、送受信）を実行する（図３のＴ１８，Ｔ２８）。

ステップＳ４０３では、デジタル複合機は、ジョブ実行日時、ジョブを実行したデバイスのシリアルＮｏ．、実行されたジョブの種類、ジョブ実行を指示したユーザ名（ユーザ認証されたユーザ名）、画像データ（データＩＤ）からなるログ情報を生成する（図３のＴ１９，Ｔ２９）。

ステップＳ４０４では、デジタル複合機の記憶装置（ＨＤ）に設定されているログ情報格納領域の空き容量を確認する。確認の結果、ステップＳ４０３で生成されたログ情報のデータ量以上の空き容量があれば、ステップＳ４０５へ進み、該ログ情報のデータ量以上の空き容量がなければ、ステップＳ４０７へ進む。

ステップＳ４０５では、ステップＳ４０３で生成されたログ情報を、デジタル複合機の記憶装置（ＨＤ）に設定されているログ情報格納領域へ一時的に格納する（図３のＴ３０）。

ステップＳ４０６では、ステップＳ４０５でログ情報を格納した直後の記憶装置（ＨＤ）のログ情報格納領域の空き容量をＭＦＰ管理ＭＦＰに通知する（図３のＴ３１）。

ステップＳ４０７では、他のデジタル複合機の記憶装置（ＨＤ）にログ情報を格納するが、この処理の詳細については、図９を参照して後述する。

図９は、記憶装置（ＨＤ）のログ情報格納領域に所要の空き容量がないデジタル複合機（図８のステップＳ４０７を実行するデジタル複合機）またはデジタル単機能機１０４において行われるログ情報一時退避格納処理の手順を示すフローチャートである。

まず、ステップＳ５０１において、文書管理サーバ１０５に、ログ情報を格納可能であるか否かを確認する。格納可能である場合はステップＳ５０５へ進み、文書管理サーバ１０５がビジー状態や応答なし状態であってログ情報の格納が不可能である場合、ステップＳ５０２へ進む。

ステップＳ５０２では、ＭＦＰ管理ＭＦＰ（デジタル複合機１０３）に、ログ情報を一時退避格納することが可能なデジタル複合機を問い合わせる（図４のＴ１０，Ｔ２０）。この問い合わせでは、ログ情報一時退避用のデジタル複合機の記憶装置（ＨＤ）のアドレス要求と、該デジタル複合機に格納する予定のログ情報のサイズとをＭＦＰ管理ＭＦＰに送信する。

ステップＳ５０３では、ステップＳ５０２の問い合わせに対してＭＦＰ管理ＭＦＰから送信された、ログ情報を一時退避格納することが可能なデジタル複合機の記憶装置（ＨＤ）のアドレスを受信し（図４のＴ１２，Ｔ２２）、このアドレスの示す記憶装置（ＨＤ）にログ情報を送信する（図４のＴ１３，Ｔ２３）。

なお、ログ情報を一時退避格納することが可能なデジタル複合機は文書管理サーバ１０５と共通のインターフェイスを保持する。そのため、一時退避用のログ情報を出力する側のデジタル複合機またはデジタル単機能機は、この一時退避用のログ情報を受信し格納するデジタル複合機を、文書管理サーバ１０５と同一視することができる。

ステップＳ５０４では、一時退避用のログ情報を受信したデジタル複合機が該ログ情報を記憶装置（ＨＤ）に格納し（図４のＴ１４，Ｔ２４）、該格納が完了したとき、ログ情報の格納が完了したことをＭＦＰ管理ＭＦＰに通知する（図４のＴ２５）。

ステップＳ５０５では、ログ情報を文書管理サーバ１０５に送信し、文書管理サーバ１０５に格納する。

図１０は、ＭＦＰ管理ＭＦＰ（デジタル複合機１０３）において行われるログ情報の一時退避用のデジタル複合機を決定する処理の手順を示すフローチャートである。この処理は、図９のステップＳ５０２による問い合わせを受けたＭＦＰ管理ＭＦＰにおいて行われる。

まず、ステップＳ６０１において、ネットワーク１０６上のデジタル単機能機１０４またはデジタル複合機１０１〜１０３のいずれかから送信された問い合わせを受信する（図４のＴ１０，Ｔ２０）。この問い合わせには、ログ情報一時退避用のデジタル複合機の記憶装置（ＨＤ）のアドレス要求と、該デジタル複合機に格納する予定のログ情報のサイズとが含まれる。

ステップＳ６０２で、ＭＦＰ管理ＭＦＰは、内部に備えているＭＦＰ管理テーブル（図２に例示）を参照してログ情報一時退避用のデジタル複合機を決定する（図４のＴ１１，Ｔ２１）。すなわち、ＭＦＰ管理テーブルの記載項目「空き保存領域」に示される容量が、格納する予定のログ情報のサイズ以上の容量があり、記載項目「状態」に示される状態が「待機」であり、なおかつ、記載項目「アップロード予定時刻」に示される時刻が、現在時刻に近いデジタル複合機を選択し、これをログ情報一時退避用のデジタル複合機として決定する（図４に示す例では、デジタル複合機１０２をログ情報一時退避用のデジタル複合機として決定）。

なお、空き記憶容量があるデジタル複合機が複数あり、それらの状態がすべて「受信中」である場合は、空き容量がより多い方のデジタル複合機をログ情報一時退避用のデジタル複合機として選択する。

こうした選択を行うようにすることによって、ログ情報一時退避用のデジタル複合機に関する複数のアドレス要求に対して、同一のデジタル複合機をログ情報一時退避用のデジタル複合機として決定することを避けることが可能となり、ログ情報の格納負荷を分散させることが可能となる。

ステップＳ６０３で、ステップＳ６０２で決定されたデジタル複合機に関するＭＦＰ管理テーブルの記載項目「状態」を「受信中」に変更する。これによって、このデジタル複合機がログ情報の受信格納完了まで、ログ情報一時退避用のデジタル複合機として選択されることが防止される。

ステップＳ６０４で、ステップＳ６０３で決定されたデジタル複合機の記憶装置（ＨＤ）のアドレスを、該アドレスを要求したデバイスに通知する（図４のＴ１２，Ｔ２２）。

図１１は、ＭＦＰ管理ＭＦＰ（デジタル複合機１０３）において行われる格納完了通知受信処理の手順を示すフローチャートである。

まず、ステップＳ７０１において、図９のステップＳ５０４で送信されたログ情報の格納完了通知を受信する（図４のＴ２５）。

ステップＳ７０２では、ログ情報一時退避用のデジタル複合機に関するＭＦＰ管理テーブルの記載項目「状態」を「待機」に変更する。これにより、該デジタル複合機がログ情報一時退避用のデジタル複合機として選択されるようになる。

図１２は、デジタル複合機１０１〜１０３の各々において行われるログ情報格納スケジューリング処理の手順を示すフローチャートである。

まず、ステップＳ８０１で、現在時刻が、図６のステップＳ２０１で文書管理サーバ１０５から送信された格納スケジューリング時刻と一致するか否か、すなわち、デジタル複合機の記憶装置（ＨＤ）のログ情報格納領域に格納されているログ情報を送信する時刻になったか否かを判別する。現在時刻が格納スケジューリング時刻と一致しなければ、再度、ステップＳ８０１の実行を繰り返す。一致した場合、ステップＳ８０２に進む。

ステップＳ８０２では、デジタル複合機が、ログ情報格納領域に格納されているログ情報を文書管理サーバ１０５に格納することが可能であるか否かを判別する。文書管理サーバ１０５がビジー状態や応答なし状態であって格納が不可能な場合、本処理を終了する。ログ情報を文書管理サーバ１０５に格納することが可能である場合、ステップＳ８０３に進む。

ステップＳ８０３では、デジタル複合機が、ログ情報格納領域に存在するログ情報を文書管理サーバ１０５に送信し、文書管理サーバ１０５に格納する（図４のＴ３７，Ｔ３８，Ｔ３９）。

図１６及び図１７は、文書管理サーバ１０５に格納されたログ情報の一例をそれぞれ示す図である。

図１３は、ＭＦＰ管理ＭＦＰ（デジタル複合機１０３）において行われるＭＦＰ管理テーブルの更新処理の手順を示すフローチャートである。

まず、ステップＳ９０１において、図８のステップＳ４０６で送信されたデジタル複合機のログ情報格納領域の空き容量を受信する（図３のＴ３１）。

ステップＳ９０２では、ステップＳ９０１で受信した空き容量に基づいて、送信元のデジタル複合機に関するＭＦＰ管理テーブルの記載項目「空き保存領域」に示される容量を更新する（図３のＴ３２）。

図１４は、ログ情報一時退避用のデジタル複合機（図４の例ではデジタル複合機１０２）において行われるログ情報受信処理の手順を示すフローチャートである。

ステップＳ１００１において、図９のステップＳ５０３でデジタル複合機から送信されたログ情報を受信し、該ログ情報を記憶装置（ＨＤ）のログ情報格納領域へ格納する（図４のＴ１４，Ｔ２４）。

ステップＳ１００２では、ログ情報一時退避用デジタル複合機の記憶装置（ＨＤ）のログ情報格納用領域におけるログ情報を格納した直後の空き容量を、ＭＦＰ管理ＭＦＰに通知する（図４のＴ１５，Ｔ１６）。

この通知を受けたＭＦＰ管理ＭＦＰは、図１３に示す更新処理を実行する。

以上のようにして本実施の形態では、ジョブ実行日時、デバイスシリアルＮｏ．、ジョブ種類、ジョブ実行を指示したユーザ名、画像データからなるログ情報が、文書管理サーバに確実に格納されるので、情報漏洩があった場合の追跡調査を高い信頼性を持って行うことができる。

特に、ログ情報を、該ログ情報の発生したデジタル複合機の記憶装置に一時的に格納しておき、所定時刻になったときに該ログ情報を文書管理サーバに送信して格納するようにしているので、該所定時刻をデジタル複合機ごとに適切に設定することで、文書管理サーバで複数の格納処理が同時に行われることを防ぐことができ、ログ情報を文書管理サーバに確実に格納することができる。

また、ログ情報を、該ログ情報の発生したデジタル複合機の記憶装置に一時的に格納することができないときには、他のデジタル複合機の記憶装置に一時的に格納するようにするので、ログ情報のデジタル複合機の記憶装置への一時的格納が妨げられることはなく、したがって、所定時刻のデジタル複合機から文書管理サーバへのログ情報の転送に支障が生じることはない。

また、記憶装置を備えないデバイスも、該デバイスのログ情報を、他のデジタル複合機の記憶装置に一時的に格納するようにするので、こうしたデバイスのログ情報も、該他のデジタル複合機を介して、所定時刻に文書管理サーバへ転送することができ、該ログ情報を文書管理サーバに確実に格納することができる。

〔他の実施の形態〕
また、本発明の目的は、上記の実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。または、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。

更に、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現される場合も、本発明に含まれることは言うまでもない。

この場合、上記プログラムは、該プログラムを記憶した記憶媒体から直接、又はインターネット、商用ネットワーク、若しくはローカルエリアネットワーク等に接続された不図示の他のコンピュータやデータベース等からダウンロードすることにより供給される。

本発明の一実施の形態に係る文書管理システムの構成を示すブロック図である。ＭＦＰ管理テーブルの一例を示す図である。図１に示したデジタル複合機（ＭＦＰ−Ａ，Ｂ，Ｃ）、デジタル単機能機（ＳＦＰ−Ａ）、および文書管理サーバの各々において行われる各種処理、並びにそれら相互間において行われる各種処理を示すシーケンス図（１／２）である。図１に示したデジタル複合機（ＭＦＰ−Ａ，Ｂ，Ｃ）、デジタル単機能機（ＳＦＰ−Ａ）、および文書管理サーバの各々において行われる各種処理、並びにそれら相互間において行われる各種処理を示すシーケンス図（２／２）である。文書管理サーバ１によって行われる格納スケジューリング時刻送信処理の手順を示すフローチャートである。デジタル複合機の各々において行われる格納スケジューリング時刻受信処理の手順を示すフローチャートである。ＭＦＰ管理ＭＦＰ（デジタル複合機（ＭＦＰ−Ｃ））において行われる格納スケジューリング時刻受信処理の手順を示すフローチャートである。デジタル複合機の各々において行われるログ情報一時格納処理の手順を示すフローチャートである。記憶装置（ＨＤ）のログ情報格納領域に所要の空き容量がないデジタル複合機（図８のステップＳ４０７を実行するデジタル複合機）またはデジタル単機能機において行われるログ情報一時退避格納処理の手順を示すフローチャートである。ＭＦＰ管理ＭＦＰにおいて行われるログ情報の一時退避用のデジタル複合機を決定する処理の手順を示すフローチャートである。ＭＦＰ管理ＭＦＰにおいて行われる格納完了通知受信処理の手順を示すフローチャートである。デジタル複合機の各々において行われるログ情報格納スケジューリング処理の手順を示すフローチャートである。ＭＦＰ管理ＭＦＰにおいて行われるＭＦＰ管理テーブルの更新処理の手順を示すフローチャートである。ログ情報一時退避用のデジタル複合機において行われるログ情報受信処理の手順を示すフローチャートである。デジタル複合機に表示されるログイン画面を示す図である。文書管理サーバに格納されたログ情報の第１の例を示す図である。文書管理サーバに格納されたログ情報の第２の例を示す図である。

符号の説明

１０１デジタル複合機（ＭＦＰ−Ａ、ログ情報管理装置）
１０２デジタル複合機（ＭＦＰ−Ｂ、ログ情報管理装置）
１０３デジタル複合機（ＭＦＰ−Ｃ、ログ情報管理装置）
１０４デジタル単機能機（ＳＦＰ、ログ情報発生装置）
１０５文書管理サーバ
１０６ネットワーク

Claims

ネットワークを介して文書管理サーバに接続されたログ情報管理装置において、
自装置で発生した第１のログ情報を記憶装置に格納する第１の格納手段と、
前記記憶装置に格納された第１のログ情報を第１の所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させる転送手段と
を有することを特徴とするログ情報管理装置。
前記ログ情報管理装置は、外部装置と前記ネットワークを介して接続され、
前記外部装置から送信された第２のログ情報を前記記憶装置に格納する第２の格納手段を更に有し、
前記転送手段は、前記記憶装置に格納された第１及び第２のログ情報を前記第１の所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させることを特徴とする請求項１記載のログ情報管理装置。
前記ログ情報管理装置は、外部装置と前記ネットワークを介して接続され、
前記第１のログ情報を前記記憶装置に格納することができないとき、前記第１のログ情報を前記外部装置に送信して、該外部装置に備えられた記憶装置に記憶させる送信手段を更に有し、
前記外部装置は、前記記憶装置に記憶された第１のログ情報を第２の所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させることを特徴とする請求項１記載のログ情報管理装置。
外部装置および文書管理サーバとネットワークを介して接続されたログ情報発生装置において、
自装置で発生したログ情報を前記外部装置に送信して、該外部装置に備えられた記憶装置に記憶させる送信手段を有し、
前記外部装置は、前記記憶装置に記憶されたログ情報を所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させることを特徴とするログ情報発生装置。
第１および第２のログ情報管理装置と文書管理サーバとがネットワークを介して接続された文書管理システムにおいて、
前記第１のログ情報管理装置に設けられ、該第１のログ情報管理装置で発生したログ情報を、該第１のログ情報管理装置に設けられた第１の記憶装置に格納する第１の格納手段と、
前記第１のログ情報管理装置に設けられ、前記第１の記憶装置に格納されたログ情報を第１の所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させる第１の転送手段と、
前記第１のログ情報管理装置に設けられ、該第１のログ情報管理装置で発生した前記ログ情報を前記第１の記憶装置に格納することができないとき、該ログ情報を前記第２のログ情報管理装置に送信する第１の送信手段と、
前記第２のログ情報管理装置に設けられ、前記第１の送信手段によって送信されたログ情報を、該第２のログ情報管理装置に備えられた第２の記憶装置に格納する第２の格納手段と、
前記第２のログ情報管理装置に設けられ、前記第２の記憶装置に格納されたログ情報を第２の所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させる第２の転送手段と
を有することを特徴とする文書管理システム。
前記文書管理システムでは、ログ情報を記憶するための記憶装置を備えないログ情報発生装置が前記ネットワークを介して更に接続され、
前記ログ情報発生装置に設けられ、該ログ情報発生装置で発生したログ情報を前記第２のログ情報管理装置に送信して、前記第２の記憶装置に記憶させる第２の送信手段を更に有することを特徴とする請求項５記載の文書管理システム。
前記文書管理サーバに設けられ、前記第１及び第２の所定時刻を決定し、前記第１および第２のログ情報管理装置に通知する通知手段を更に有することを特徴とする請求項５記載の文書管理システム。
それぞれ記憶装置を備えた複数のログ情報管理装置と文書管理サーバとがネットワークを介して接続された文書管理システムにおいて、
第１のログ情報管理装置に設けられ、該第１のログ情報管理装置で発生したログ情報を、該第１のログ情報管理装置に設けられた第１の記憶装置に格納する第１の格納手段と、
前記第１のログ情報管理装置に設けられ、前記第１の記憶装置に格納されたログ情報を第１の所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させる第１の転送手段と
前記第１のログ情報管理装置に設けられ、該第１のログ情報管理装置で発生した前記ログ情報を前記第１の記憶装置に格納することができないとき、所定の要求を第２のログ情報管理装置に送信する要求送信手段と、
前記第２のログ情報管理装置に設けられ、前記所定の要求を受信すると、前記複数のログ情報管理装置の中から、各ログ情報管理装置にそれぞれ備えられた記憶装置におけるログ情報格納領域の空き容量に応じて第３のログ情報管理装置を選択する選択手段と、
前記第１のログ情報管理装置に設けられ、該第１のログ情報管理装置で発生した前記ログ情報を、前記選択手段によって選択された第３のログ情報管理装置に送信する送信手段と、
前記第３のログ情報管理装置に設けられ、前記送信手段によって送信されたログ情報を、該第３のログ情報管理装置に備えられた第２の記憶装置に格納する第２の格納手段と、
前記第３のログ情報管理装置に設けられ、前記第２の記憶装置に格納されたログ情報を第２の所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させる第２の転送手段と
を有することを特徴とする文書管理システム。
ネットワークを介して文書管理サーバに接続されたログ情報管理装置に適用されるログ情報管理方法において、
前記ログ情報管理装置で発生した第１のログ情報を記憶装置に格納する第１の格納ステップと、
前記記憶装置に格納された第１のログ情報を第１の所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させる転送ステップと
を有することを特徴とするログ情報管理方法。
外部装置および文書管理サーバとネットワークを介して接続されたログ情報発生装置に適用されるログ情報送信方法において、
前記ログ情報発生装置で発生したログ情報を前記外部装置に送信して、該外部装置に備えられた記憶装置に記憶させる送信ステップを有し、
前記外部装置は、前記記憶装置に記憶されたログ情報を所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させることを特徴とするログ情報送信方法。
第１および第２のログ情報管理装置と文書管理サーバとがネットワークを介して接続された文書管理システムに適用されるログ情報管理方法において、
前記第１のログ情報管理装置が、該第１のログ情報管理装置で発生したログ情報を、該第１のログ情報管理装置に設けられた第１の記憶装置に格納する第１の格納ステップと、
前記第１のログ情報管理装置が、前記第１の記憶装置に格納されたログ情報を第１の所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させる第１の転送ステップと、
前記第１のログ情報管理装置が、該第１のログ情報管理装置で発生した前記ログ情報を前記第１の記憶装置に格納することができないとき、該ログ情報を前記第２のログ情報管理装置に送信する第１の送信ステップと、
前記第２のログ情報管理装置が、前記第１の送信ステップによって送信されたログ情報を、該第２のログ情報管理装置に備えられた第２の記憶装置に格納する第２の格納ステップと、
前記第２のログ情報管理装置が、前記第２の記憶装置に格納されたログ情報を第２の所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させる第２の転送ステップと
を有することを特徴とするログ情報管理方法。
それぞれ記憶装置を備えた複数のログ情報管理装置と文書管理サーバとがネットワークを介して接続された文書管理システムに適用されるログ情報管理方法において、
第１のログ情報管理装置が、該第１のログ情報管理装置で発生したログ情報を、該第１のログ情報管理装置に設けられた第１の記憶装置に格納する第１の格納ステップと、
前記第１のログ情報管理装置が、前記第１の記憶装置に格納されたログ情報を第１の所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させる第１の転送ステップと
前記第１のログ情報管理装置が、該第１のログ情報管理装置で発生した前記ログ情報を前記第１の記憶装置に格納することができないとき、所定の要求を第２のログ情報管理装置に送信する要求送信ステップと、
前記第２のログ情報管理装置が前記所定の要求を受信すると、前記複数のログ情報管理装置の中から、各ログ情報管理装置にそれぞれ備えられた記憶装置におけるログ情報格納領域の空き容量に応じて第３のログ情報管理装置を選択する選択ステップと、
前記第１のログ情報管理装置が、該第１のログ情報管理装置で発生した前記ログ情報を、前記選択ステップにおいて選択された第３のログ情報管理装置に送信する送信ステップと、
前記第３のログ情報管理装置が、前記送信ステップにおいて送信されたログ情報を、該第３のログ情報管理装置に備えられた第２の記憶装置に格納する第２の格納ステップと、
前記第３のログ情報管理装置が、前記第２の記憶装置に格納されたログ情報を第２の所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させる第２の転送ステップと
を有することを特徴とするログ情報管理方法。
ネットワークを介して文書管理サーバに接続されたログ情報管理装置に適用されるログ情報管理方法を、コンピュータに実行させるためのプログラムにおいて、
前記ログ情報管理装置で発生した第１のログ情報を記憶装置に格納する第１の格納ステップと、
前記記憶装置に格納された第１のログ情報を第１の所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させる転送ステップと
を有することを特徴とするプログラム。
外部装置および文書管理サーバとネットワークを介して接続されたログ情報発生装置に適用されるログ情報送信方法を、コンピュータに実行させるためのプログラムにおいて、
前記ログ情報発生装置で発生したログ情報を前記外部装置に送信して、該外部装置に備えられた記憶装置に記憶させる送信ステップを有し、
前記外部装置は、前記記憶装置に記憶されたログ情報を所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させることを特徴とするプログラム。
第１および第２のログ情報管理装置と文書管理サーバとがネットワークを介して接続された文書管理システムに適用されるログ情報管理方法を、コンピュータに実行させるためのプログラムにおいて、
前記第１のログ情報管理装置が、該第１のログ情報管理装置で発生したログ情報を、該第１のログ情報管理装置に設けられた第１の記憶装置に格納する第１の格納ステップと、
前記第１のログ情報管理装置が、前記第１の記憶装置に格納されたログ情報を第１の所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させる第１の転送ステップと、
前記第１のログ情報管理装置が、該第１のログ情報管理装置で発生した前記ログ情報を前記第１の記憶装置に格納することができないとき、該ログ情報を前記第２のログ情報管理装置に送信する第１の送信ステップと、
前記第２のログ情報管理装置が、前記第１の送信ステップによって送信されたログ情報を、該第２のログ情報管理装置に備えられた第２の記憶装置に格納する第２の格納ステップと、
前記第２のログ情報管理装置が、前記第２の記憶装置に格納されたログ情報を第２の所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させる第２の転送ステップと
を有することを特徴とするプログラム。
それぞれ記憶装置を備えた複数のログ情報管理装置と文書管理サーバとがネットワークを介して接続された文書管理システムに適用されるログ情報管理方法を、コンピュータに実行させるためのプログラムにおいて、
第１のログ情報管理装置が、該第１のログ情報管理装置で発生したログ情報を、該第１のログ情報管理装置に設けられた第１の記憶装置に格納する第１の格納ステップと、
前記第１のログ情報管理装置が、前記第１の記憶装置に格納されたログ情報を第１の所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させる第１の転送ステップと
前記第１のログ情報管理装置が、該第１のログ情報管理装置で発生した前記ログ情報を前記第１の記憶装置に格納することができないとき、所定の要求を第２のログ情報管理装置に送信する要求送信ステップと、
前記第２のログ情報管理装置が前記所定の要求を受信すると、前記複数のログ情報管理装置の中から、各ログ情報管理装置にそれぞれ備えられた記憶装置におけるログ情報格納領域の空き容量に応じて第３のログ情報管理装置を選択する選択ステップと、
前記第１のログ情報管理装置が、該第１のログ情報管理装置で発生した前記ログ情報を、前記選択ステップにおいて選択された第３のログ情報管理装置に送信する送信ステップと、
前記第３のログ情報管理装置が、前記送信ステップにおいて送信されたログ情報を、該第３のログ情報管理装置に備えられた第２の記憶装置に格納する第２の格納ステップと、
前記第３のログ情報管理装置が、前記第２の記憶装置に格納されたログ情報を第２の所定時刻において前記文書管理サーバに転送して、該文書管理サーバに保存させる第２の転送ステップと
を有することを特徴とするプログラム。