JP2006011762A - ドキュメント処理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 複数のスタッフが共同でドキュメントを作成する作業を支援できるドキュメント処理装置を提供する。
【解決手段】 複数ページのドキュメントを受信し、当該ドキュメントのうちから対象部分を特定する情報とともに、当該対象部分に関連づける関連情報とを抽出し、この抽出した関連情報を利用者に提示し、提示された関連情報に対する修正又は削除の操作を受け入れて、当該修正又は削除の履歴情報を記録するドキュメント処理装置である。
【選択図】 図１

Description

本発明は、ドキュメントの共同制作作業を支援するドキュメント処理装置に関する。

書籍を始めとする印刷物等、近年の多くのドキュメントは、複数のスタッフの共同作業によって作成されている。例えば、カメラマンが撮影した写真と、ライターが記述した文章とをデザイナがレイアウトし、さらにカットなどを描き添えて、原稿を作成する。また、編集者が当該原稿を確認し、修正を要する部分があれば、原稿に赤色のペンで修正依頼を描き加えてカメラマンやライター、デザイナなどに戻して修正依頼を行うことになっている。

従来、ここで赤色のペン入れ（いわゆる「赤入れ」）を行った原稿をライターなどに戻す作業は、ファクシミリなどを利用して行われていた。また、近年では原稿を電子的に例えば電子メールなどを用いて授受する、いわゆるリモートプルーフも試みられている。
特開平０９−１５３９１１号公報

しかしながら、上記従来のリモートプルーフ等の方法では、修正依頼の履歴が残されず、修正の経過を参照したいなどの要望に応えることができなかった。また、修正依頼の記述を誤って削除してしまった場合に、元の状態に戻す処理（いわゆるアンドゥ（undo）処理）が必ずしも可能であるとは限らない。

本発明は上記実情に鑑みて為されたもので、修正経過の参照を可能にするとともに、削除等のアンドゥ処理を可能として、利便性を向上できるドキュメント処理装置を提供することを、その目的の一つとする。

上記従来例の問題点を解決するための本発明は、ドキュメント処理装置であって、複数ページのドキュメントを受信し、当該ドキュメントのうちから対象部分を特定する情報とともに、当該対象部分に関連づける関連情報とを抽出する手段と、前記抽出した関連情報を利用者に提示する手段と、前記提示された関連情報に対する修正又は削除の操作を受け入れて、当該修正又は削除の履歴情報を記録する手段と、を含むことを特徴としている。

ここで、ドキュメントに関する修正の完了指示の入力を受け入れたときに、当該ドキュメントに関連付けられた関連情報を前記ドキュメントから抜き出して、記録データとして保持することとしてもよい。

また、本発明の一態様に係るドキュメント処理方法は、複数ページのドキュメントを受信し、当該ドキュメントのうちから対象部分を特定する情報とともに、当該対象部分に関連づける関連情報とを抽出する工程と、前記抽出した関連情報を利用者に提示する工程と、前記提示された関連情報に対する修正又は削除の操作を受け入れて、当該修正又は削除の履歴情報を記録する工程と、を、コンピュータに実行させることを特徴としている。

さらに、本発明の別の態様に係るプログラムは、コンピュータに、複数ページのドキュメントを受信し、当該ドキュメントのうちから対象部分を特定する情報とともに、当該対象部分に関連づける関連情報とを抽出する手順と、前記抽出した関連情報を利用者に提示する手順と、前記提示された関連情報に対する修正又は削除の操作を受け入れて、当該修正又は削除の履歴情報を記録する手順と、を実行させることを特徴としている。

本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。本発明の実施の形態に係るドキュメント処理装置１は、図１に示すように、他のドキュメント処理装置１にネットワークを介して接続されている。ドキュメント処理装置１は、制御部１１と記憶部１２とハードディスク部１３と操作部１４と表示部１５と通信部１６とを含んで構成されている。

ドキュメント処理装置１の制御部１１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等であり、記憶部１２に格納されているプログラムに従って動作している。この制御部１１の処理は、ドキュメント処理装置１が、ドキュメントの修正などを依頼する側（便宜的に、送信側と呼ぶ）と、ドキュメントの修正依頼を受けて作業する側（便宜的に、受信側と呼ぶ）とのどちらに配置されているかによって異なる。

すなわち、送信側においては、制御部１１は、ドキュメントのうち、修正などの対象部分を特定する指示と、当該対象部分に関連づける関連情報との入力を、少なくとも一つ受け入れる処理と、入力された各関連情報に、その宛先となる宛先情報が含まれているときに、当該宛先情報を抽出する宛先抽出処理と、この抽出された各宛先情報に対応して、当該宛先情報を含む関連情報に関連付けられた対象部分を含むページをドキュメントから抽出し、当該抽出したページからなる部分ドキュメントを生成する部分ドキュメント生成処理と、この生成した部分ドキュメントと、受け入れた関連情報とを、対応する宛先情報によって特定される送信先に対して送信する送信制御処理とを実行している。

また、受信側においては、制御部１１は、ドキュメントと関連情報とを表示する処理（関連情報表示処理）、修正などの作業を受け入れてドキュメントを更新する処理、並びに、関連情報に対する修正・削除の履歴などを保持する履歴管理処理、を実行している。これらの各処理については、後に詳しく述べる。

記憶部１２は、ＲＡＭ（Random Access Memory）や、ＲＯＭ（Read Only Memory）等で実現され、制御部１１によって実行されるプログラムを格納している。また、この記憶部１２は、制御部１１の処理の実行に必要となる種々の情報を保持するワークメモリとしても動作する。

ハードディスク部１３は、制御部１１によって実行されるプログラムを格納している。またこのハードディスク部１３は、処理対象となったドキュメントなどを保持している。

操作部１４は、キーボードやマウスなどであり、利用者の操作の内容を受け入れて制御部１１に出力する。表示部１５は、ディスプレイ等であり、制御部１１から入力される指示に従って利用者に提示するべき情報を表示する。

通信部１６は、ネットワークに接続されており、受信側ドキュメント処理装置２から種々のデータを受信して制御部１１に出力する。また送信側の通信部１６は、制御部１１から入力される指示に従い、種々のデータをその宛先となった受信側のドキュメント処理装置１に送出する。また、受信側の通信部１６は、送信側のドキュメント処理装置１から受信されるデータを制御部１１に出力する。

次に、制御部１１の処理の具体的な内容について述べる。まず、送信側の処理について説明する。

［受入処理］
送信側の制御部１１は、まず処理対象となったドキュメントを表示部１５に表示する。このドキュメントは例えばアドビ社のＰＤＦ（Portable Document Format）形式で作成され、一般に、複数のページからなる。制御部１１は、当該形式のデータからビットマップデータを生成して、表示部１５に出力する。なお、以下の説明では、ドキュメントがＰＤＦである場合を例として説明するが、これに限られるものではない。

送信側ドキュメント処理装置１の利用者が赤入れを行う場合、赤入れの対象となる部分（対象部分）をマウスやキーボード等で選択して特定する。そして、当該特定した位置に設定するべき赤入れの内容（修正依頼の記述などのノートデータ）を含む関連情報を入力する。つまり、制御部１１は、ドキュメント上の対象位置の指定とともに、当該指定された対象位置にノートデータを関連付けるべき旨の指示入力を利用者から受けて、当該指示に従ってノートデータを含む関連情報の入力を受け入れる画面を表示する（図２）。ノートデータを関連付ける指定位置は、例えばドキュメント内のページ番号と、当該ページ番号で特定されるページ上での座標情報と、によって表すことができる。

また、ここではノートデータを入力する欄として、修正指示の概要を表す文字列（修正指示）の入力欄と、修正の具体的内容（修正内容）を示す記述の入力欄とのそれぞれが設けられている。そして当該画面でノートデータとして入力されたテキスト等をドキュメント上の指定された位置（対象部分）に関連付ける。

具体的にこの関連情報はＰＤＦにおける「注釈」として保持させることができる。一例として、テキストで表記されるノートデータを関連付ける場合、ドキュメント上の指定された位置に当該テキストを関連付ける注釈の記述をドキュメント内に含める。

本実施の形態において特徴的なことの一つは、図２に示した画面に、ノートデータの入力欄とともに、そのノートデータを含む関連情報の送信先を特定する宛先情報の入力欄が設けられていることである。制御部１１は、この宛先情報の入力欄を介して入力された宛先情報と、ノートデータとを含む関連情報（ここではＰＤＦの注釈データと同様のデータ構造を有するものとする）を生成し、ドキュメントの記述に含める。この関連情報の内容は、例えばアドビシステムズ著、株式会社ドキュメントシステム訳による「ＰＤＦリファレンス第２版」、２００１年９月２５日初版発行の３４２ページから３６１ページの「注釈」の項目に詳細に記述されているので、ここでの説明を省略する。

さらに、ここで関連情報には、その状態を表す属性情報（状態属性情報）が含まれてもよい。この属性情報は例えば未読／既読の別、表示／非表示の別、さらにはアクセス権などの情報である。ここでアクセス権の情報は、例えば利用者を特定する情報（宛先情報と同様に、メールアドレスなどを用いて特定してもよい）と、当該利用者に対するアクセス権を表す情報（表示の可否など）である。なお、利用者を特定する情報として、メールアドレスの一部を利用することにより、例えば特定のメールサーバを利用する利用者群のように、複数の利用者に対するアクセス権を設定できるようにしてもよい。

さらに、関連情報には、各関連情報を識別する識別子を含めてもよい。識別子は、例えば連番に発行した数値情報であってもよい。

また利用者は、複写（コピー）と貼付け（ペースト）操作によって関連情報の関連付けを行うことができる。すなわち制御部１１は、再利用のための複写（コピー）の指示を受けると、現在複写の対象として選択されている関連情報のうち、少なくともノートデータを除いて、例えば関連情報であることを表す情報と宛先情報とを複製関連情報として記憶部１２に格納する。そして貼付け（ペースト）指示を受けたときには、当該貼付け指示があった時点でマウスカーソルがあった位置を指定位置として、図２に示した画面を表示し、ノートデータの入力を促す。このとき、図２に示した画面の宛先情報の入力欄には、コピーの指示を受けたときに記憶部１２に格納した複製関連データ内の宛先情報を設定する。

［宛先情報抽出処理］
また制御部１１は赤入れ後のドキュメントを各担当者に提供するべき旨の指示を受けて、図３に示す処理を開始し、送信先リストとなる文字列のリストを記憶する領域を初期化する（Ｓ１；初期化）。そして制御部１１は、ドキュメントに含まれる関連情報のうち未だ選択されていないものを一つを選択して（Ｓ２）、選択した関連情報に宛先情報が含まれているか否かを判断する（Ｓ３）。ここで関連情報に宛先情報が含まれていれば（Ｙｅｓならば）、当該宛先情報と、現在の送信先リストとの論理和を演算し、その演算結果を新たな送信先リストとして記憶部１２に格納する（Ｓ４）。

具体的に、宛先情報が「Ａ」であり、現在の送信先リストが「Ｂ，Ｃ」であれば論理和の演算結果は、「Ａ，Ｂ，Ｃ」となり、宛先情報が「Ｂ」であり、現在の送信先リストが「Ｂ，Ｃ」であれば、論理和の演算結果は「Ｂ，Ｃ」となる。

制御部１１は、ドキュメントに未だ選択されていない関連情報があるか否かを調べ（Ｓ５）、選択されていない関連情報があれば（Ｙｅｓならば）、処理Ｓ２に戻って処理を続ける。一方、この処理Ｓ５において、ドキュメントに未だ選択されていない関連情報がなければ（つまり、すべての関連データについての処理を終了したならば；Ｎｏならば）、処理を終了する。

また、処理Ｓ３において宛先情報が含まれていない場合は、予め定めた送信先を特定する既定送信先リストと、現在の送信先リストとの論理和を演算し、その演算結果を新たな送信先リストとして記憶部１２に格納し（Ｓ６）、処理Ｓ５に移行して処理を続ける。

なお、既定送信先リストは、ドキュメントごとに予め定めておくこととしてもよい。この場合、記憶部１２にドキュメントを識別する情報と、そのドキュメントに関連する既定送信先リストとを関連付けて格納しておき、制御部１１は、現在処理の対象となっているドキュメントに関連する既定送信先リストを記憶部１２から読出して、処理Ｓ６の処理を行う。

また、この既定送信先リストは、例えばドキュメントに係る担当者全員としておいてもよい。この場合、制御部１１は、処理Ｓ６の実行後に上記図３に示した処理を終了してもよい。

さらに、ここでは関連データを順次読出しながら宛先情報の論理和を演算しているが、一旦関連データ全体を読出した後で重複を排除する処理（例えばUNIX（登録商標）で広く利用されているuniqコマンドと同様の処理）を実行して送信先リストを生成してもよい。

［部分ドキュメント生成処理］
制御部１１は、宛先情報抽出処理によって生成された送信先リストを参照し、送信先リスト上の宛先情報ごとに、各宛先情報に対応する部分ドキュメントを生成する。具体的に、送信先リストに抽出された宛先情報の一つを注目宛先情報として選択し、当該注目宛先情報を含む関連情報を検索する。そして検索の結果見いだされた関連情報が関連づけられているページをドキュメントから抽出して、部分ドキュメントを生成する。この処理を、送信先リストに未選択の宛先情報がなくなるまで繰返して行う。

具体的に、１から５ページまでのドキュメントに、宛先情報「Ａ」を含む関連データが、ドキュメントの第１、第３、第４ページに関連づけられている場合、制御部１１は、この宛先情報「Ａ」に対応する部分ドキュメントとして、１，３，４ページ目のデータのみを含む部分ドキュメントを生成する。ＰＤＦ形式の場合、各ページのデータを識別するために予めページラベルなどを挿入しておいてもよい。

［送信制御処理］
制御部１１は、宛先情報抽出処理によって生成された送信先リストを参照し、送信先リスト上の各宛先情報に対して、対応する部分ドキュメントと、関連情報とを送信する（なお、ドキュメント自体に関連情報が含まれているときには、関連情報を別途送信する必要はない）。また、制御部１１は、抽出された宛先情報の各々を注目宛先情報として、注目宛先情報を含む関連情報を選択し、選択した関連情報と、注目宛先情報に対応する部分ドキュメントとを当該注目宛先情報によって特定される送信先に送信することとしてもよい。

［動作例］
つまり本実施の形態の送信側ドキュメント処理装置１は次のように動作する。ここではハードディスク部１３が、ドキュメントを識別する情報と、送信先を識別する情報（送信先の利用者名など）と、送信先を特定する宛先情報としての電子メールアドレスとを関連付けたアドレス帳データを格納しているものとする。

編集者は、受領したＰＤＦドキュメントを表示させ、ここで修正したい場所を見つけると、当該修正個所に修正依頼を表すノートデータを関連付ける旨の指示を入力する。このとき編集者は、当該修正依頼とともに、その修正依頼の相手先の電子メールアドレスを宛先情報として入力する。なお、図２の画面を提示する際、制御部１１は記憶部１２に格納されているアドレス帳データに含まれる電子メールアドレスを提示してもよい。利用者は、当該提示された電子メールアドレスから宛先を選択して入力できるようになる。これら入力されたノートデータと宛先情報とは、修正個所を特定する情報とともに、関連情報としてＰＤＦドキュメント内に含められる。

編集者は、赤入れ（修正個所の確認）を完了すると、関連情報の送信指示を行う。制御部１１は当該送信指示を受けて、宛先情報抽出処理を実行する。例えば編集者が、ライター宛の修正依頼と、カメラマン宛の修正依頼とを表すノートデータ（関連情報）をそれぞれ関連付けた場合、制御部１１は、これらライター宛の修正依頼と、カメラマン宛の修正依頼とを見いだして、ライターの電子メールアドレス（例えば「writer@xxx.yyy.zzz」）と、カメラマンの電子メールアドレス（例えば「camera@yyy.zzz.xxx」）とを含む送信先リストを生成する。

制御部１１は、次に、送信先リストを参照しながら、当該送信先リスト上の各宛先情報に対応する部分ドキュメントを生成する。例えばドキュメントが４ページからなるパンフレットの原稿であり、編集者が、ライター宛の修正依頼をその１ページ目と２ページ目に関連付け、カメラマン宛の修正依頼を２ページ目に関連付けた場合、制御部１１は、ライターの宛先情報に対応する部分ドキュメントとして、４ページのドキュメントから１，２ページ目のみを抽出して、当該抽出したページからなる部分ドキュメントを生成する。同様に、カメラマンの宛先情報に対応する部分ドキュメントとして、４ページのドキュメントから２ページ目のみを抽出して、当該抽出したページからなる部分ドキュメントを生成する。

そして制御部１１は、送信先リストに含まれる各宛先に対して、対応する部分ドキュメントと関連情報とを送信する。この場合ライターには、カメラマン宛の修正依頼をも送信されることとなるが、修正依頼の対象とならないデザイナに対しては関連情報は送信されない。

制御部１１はさらに、抽出された宛先情報ごとに（つまり各部分ドキュメントに対応する宛先情報ごとに）、当該宛先情報を含む関連情報を選択して、部分ドキュメントとともに送信することとしてもよい。この場合は、各宛先に送信される関連情報が異なるものとなり、ライターに対してはライター宛の修正個所のみが送信され、カメラマンにはカメラマン宛の修正個所のみが送信されることになる。

このように本実施の形態によると、宛先情報ごとに、例えばライターにはライター宛の修正依頼が関連付けられたページのみが抽出されて送信されることになり、各担当者が修正を要する部分を容易に見つけ出すことができるようになる。

［宛先情報の指定がない場合］
さらに制御部１１は、編集者から宛先情報を含まない修正依頼が入力されたときには、既定送信先リストとして、例えば記憶部１２に格納されているアドレス帳データから、処理の対象となっているドキュメントに関連付けられた宛先情報をすべて抽出し（つまり、当該ドキュメントに係る担当者全員を宛先として）、当該抽出した宛先情報に対して、対応する部分ドキュメントを生成し、当該生成した部分ドキュメントと関連情報とを送信する。また別に既定送信先リストが設定されているときには、当該別に設定された既定送信先リストに含まれる宛先情報をすべて抽出し当該抽出した宛先情報に対して、上記生成した部分ドキュメントと関連情報とを送信することになる。従ってこの場合は、関連情報としての修正依頼が関連付けられているページが、その宛先情報の内容を問わずに抽出されて部分ドキュメントとなり、当該部分ドキュメントが各送信先に送信されることになる。

［関連情報表示処理］
次に、受信側のドキュメント処理装置の制御部１１の各処理について説明する。受信側の制御部１１は、送信側のドキュメント処理装置１から部分ドキュメントと関連情報と（部分ドキュメントに関連情報が含まれている場合は、部分ドキュメント）を受信すると、これをハードディスク部１３に格納して保持する。具体的に、部分ドキュメントと関連情報とは、電子メールの添付ファイルとして受信される。制御部１１は、利用者から当該関連情報を表示するべき旨の指示を受けると、部分ドキュメントと関連情報とを表示する処理を行う。

本実施の形態では部分ドキュメントがＰＤＦを用いて記述され、関連情報は当該ＰＤＦ内の注釈データとして記述されるので、利用者が電子メールに添付されたＰＤＦファイルを開く指示を行ったときに、制御部１１が、ＰＤＦ表示プログラムの処理に基づいてこのＰＤＦファイルを読出して表示部１５に部分ドキュメントを表示することになる。この表示時に、関連情報としての注釈のノートデータも併せて表示される。

なお関連情報の表示は、例えば図４に示すように、部分ドキュメントに付された付箋のメタファーとして、ドキュメントのページの表示領域からはみ出して表示してもよい。

［表示／非表示の制御］
受信側の制御部１１は、さらに、各関連情報に含まれる宛先情報に基づき、当該宛先情報に関係する所定の表示条件を満足するか否かによって、各関連情報を表示するか否かを決定し、表示すると決定した関連情報のみを表示するようにしてもよい。

具体的に所定の表示条件としては、受信側のドキュメント処理装置１の利用者の電子メールアドレス（受入側識別情報に相当する）と宛先情報とが一致するとの条件などがある。また、宛先情報の一部が所定の文字列に一致しているとの条件であってもよい。例えば宛先情報としての電子メールアドレスのうち、ドメイン名以下の部分（例えば「user@host.domain.co.jp」のうち「domain.co.jp」の部分など）の文字列が所定の文字列に一致しているときに、当該関連情報を表示すると決定する。

このようにすると、送信側のドキュメント処理装置１から、受信した部分ドキュメント内に、他者宛の関連情報が含まれている場合にも、そのうち自己宛（予め設定された自己のアドレス情報宛）の関連情報や自社宛の関連情報など、宛先情報に応じて関連情報を選択的に表示させることができる。

また、各関連情報に含まれる状態属性情報により、非表示の属性となっているものを表示しないように制御してもよい。具体的に、制御部１１は、部分ドキュメントに関連づけられている関連情報の各々について、その状態属性情報を参照し、当該状態属性情報により表示する旨の属性情報（本発明の表示設定に相当する）を含む関連情報を選択する。そして選択した関連情報のうち、上記宛先情報に関係する所定条件を満足する関連情報を表示する。

［一覧表示］
受信側の制御部１１は、また、関連情報の一覧を生成して提示してもよい。具体的に制御部１１は、送信側のドキュメント処理装置１から受信した部分ドキュメントに関連づけられている関連情報を抽出する。そして抽出した関連情報を、それに含まれる校数情報の順に並べ替え、さらに同一校数内では部分ドキュメント内の記述順（ページの順となる）に並べ替えて、一覧表情報を生成する。そして制御部１１は、この一覧表情報を表示部１５に表示する。

具体的に、この一覧表情報は図５に示すように、部分ドキュメントを識別する情報と、校数情報と、関連情報ごとの識別子と、関連情報が関連づけられている部分ドキュメント上のページ（元のドキュメントにおけるページ番号でもよい）と、関連情報の内容（修正指示や修正内容など）とをリスト表示したものである。

さらに、この一覧表示の際にも、上記の表示／非表示の制御を行うこととしてもよい。表示／非表示の制御を行うことで、一覧表示においても、例えば宛先情報に応じた選択的表示が行われるようになる。

［ドキュメントの修正に関する動作］
受信側のドキュメント処理装置１の利用者は、関連情報に含まれる修正指示等に対応して、ドキュメントの内容を修正する指示を入力する。制御部１１は、入力された修正指示に応答して、部分ドキュメントの内容を変更してハードディスク部１３に上書き保存する。この際、修正指示により内容を変更した位置に関連づけられた関連情報については、その状態属性情報を「非表示」に変更してもよい。また、利用者は、各関連情報の表示／非表示の設定を変更するべき旨の指示を明示的に入力してもよい。

［履歴の管理］
また、受信側の制御部１１は、状態属性情報の変更や、関連情報の表示／非表示の設定を変更したときには、当該変更の履歴を記録する。具体的に、関連情報がＰＤＦの注釈として、ドキュメントに関連づけられている場合、状態属性情報を変更する指示を受けた制御部１１は、変更前の状態属性情報を含む関連情報をコメント化して（図６（ａ），図６（ｂ）のＰ）、ＰＤＦ表示処理によって無視されるよう設定する。そして、変更後の状態属性情報を含む関連情報ドキュメントに追記する（図６（ｂ）のＱ）。なお、この際に制御部１１は、変更を行った日時を表す情報をコメント化した変更前の関連情報、又は変更後の関連情報の少なくとも一方に含めて記録してもよい。

また、関連情報を削除する指示を受け入れたときにも、制御部１１は、同様にして、当該削除の指示の対象となった関連情報をコメント化し、削除の指示を受け入れた日時を表す情報をコメント化した関連情報に含めて記録する。

［履歴の利用］
送信側・受信側の制御部１１は、このように記録された、関連情報の変更の履歴を用いて、関連情報に対する変更の取消処理（いわゆるUNDO処理）を実行する。すなわち、利用者が関連情報の変更を取消す指示をしたときには、制御部１１は、各関連情報やその一部である各状態属性情報（関連情報、状態属性情報のいずれも、コメント化されているものを含む）に含まれる、変更日時の情報を参照し、最後に変更された関連情報（同一日時に複数の関連情報がある場合は当該複数の関連情報）を見いだす。そして当該関連情報がコメント化されている場合は、コメント化の前の状態（コメント化されていない状態）に戻す。また、最後に変更された関連情報がコメント化されていない場合は、当該関連情報を削除する。

具体的に、ドキュメントに含まれる関連情報を修正したときに、修正前と修正後との双方に同一の日時の情報が含められる。また、修正前の関連情報はコメント化され、修正後の関連情報がそのままドキュメントに追記される。ここで、利用者が当該取消の操作を行うと、最後に変更された関連情報として、コメント化された修正前の関連情報と修正後の関連情報とが見いだされる。そして、制御部１１は、コメント化された修正前の関連情報をコメント化されていない状態にし、コメント化されていない修正後の関連情報を削除する。これにより、関連情報が修正前の状態に戻される。この処理によると、関連情報に関する操作を取消す処理を多段階に行うことができる。

さらに制御部１１は、関連情報やその一部である状態属性情報（関連情報、状態属性情報のいずれも、コメント化されているものを含む）のリストを生成し、そして当該リストに含められている関連情報を識別情報ごとに分類し、さらに日時情報の順に並べ替え、当該並べ替えの結果を提示する。これによると、関連情報ごとに、各関連情報の修正等に関する履歴が一覧表示され、関連情報の修正の履歴を参照できるようになる。

［関連情報の抜出し］
また、ここでの例のように、関連情報の記述がＰＤＦの注釈データと同様に、ドキュメント内に含められているときには、送信側・受信側の制御部１１は、利用者からの指示に応じて関連情報を抜き出して、当該関連情報を含む記録データを生成し、これをドキュメントとは別に記憶部１２やハードディスク部１３に格納する。

例えば、送信側の制御部１１では、修正が完了したとき（つまり校了したとき）に、関連情報を抜き出す処理を開始し、ドキュメントの記述から注釈データ（コメント化されたものを含む）となっている関連情報部分を検出すると、当該部分を記憶部１２に複写し、当該部分を削除したドキュメントの記述を生成する。そして、記憶部１２に複写された関連情報部分を、ハードディスク部１３に記録データとして複写して格納する。

これにより、校了後のドキュメントとして関連情報を含まないドキュメントを生成でき、かつ、記録データとして履歴を含む関連情報が保持されるため、修正履歴の参照も可能となる。

［履歴保持の別の例］
なお、ここまでの説明では、関連情報をコメント化したり、日時の情報を関連情報に含めて記録することで、その変更履歴を保持させていたが、履歴を保持させる方法はこれに限られない。例えば、関連情報を変更したときに、外部の履歴管理システム（リビジョン管理のために一般的に用いられているシステムと同様のものを利用できる）によってドキュメントとは別に履歴情報を記録し、それを変更取消の処理や、関連情報の修正履歴の参照などの処理に供することができる。

本発明の実施の形態に係るドキュメント処理装置の構成ブロック図である。 関連情報の入力インタフェースの例を表す説明図である。 関連情報の送信に係る処理例を表すフローチャート図である。 関連情報の表示例を表す説明図である。 関連情報の一覧表の表示例を表す説明図である。 記録される履歴の例を表す説明図である。

符号の説明

１ ドキュメント処理装置、１１ 制御部、１２ 記憶部、１３ ハードディスク部、１４ 操作部、１５ 表示部、１６ 通信部。

Claims (4)

1. 複数ページのドキュメントを受信し、当該ドキュメントのうちから対象部分を特定する情報とともに、当該対象部分に関連づける関連情報とを抽出する手段と、
   前記抽出した関連情報を利用者に提示する手段と、
   前記提示された関連情報に対する修正又は削除の操作を受け入れて、当該修正又は削除の履歴情報を記録する手段と、
   を含むことを特徴とするドキュメント処理装置。
2. 請求項１に記載のドキュメント処理装置であって、
   ドキュメントに関する修正の完了指示の入力を受け入れたときに、当該ドキュメントに関連付けられた関連情報を前記ドキュメントから抜き出して、記録データとして保持することを特徴とするドキュメント処理装置。
3. 複数ページのドキュメントを受信し、当該ドキュメントのうちから対象部分を特定する情報とともに、当該対象部分に関連づける関連情報とを抽出する工程と、
   前記抽出した関連情報を利用者に提示する工程と、
   前記提示された関連情報に対する修正又は削除の操作を受け入れて、当該修正又は削除の履歴情報を記録する工程と、
   を、コンピュータに実行させることを特徴とするドキュメント処理方法。
4. コンピュータに、
   複数ページのドキュメントを受信し、当該ドキュメントのうちから対象部分を特定する情報とともに、当該対象部分に関連づける関連情報とを抽出する手順と、
   前記抽出した関連情報を利用者に提示する手順と、
   前記提示された関連情報に対する修正又は削除の操作を受け入れて、当該修正又は削除の履歴情報を記録する手順と、
   を実行させることを特徴とするドキュメント処理プログラム。
   

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