JP2005309741A - 文書管理装置および方法およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】
文書のサムネイル画像をあらかじめ複数管理しておき、文書属性やユーザの属性や通信回線状況に基づいて自動的に切り換えて表示できるようにした文書管理装置および方法およびプログラムを提供する。
【解決手段】
要求受付部１０１で受け付けたサムネイル画像表示要求と算出部１０５でサムネイル画像表示要求を行ったユーザとのネットワーク回線効率やシステム負荷状況を算出した結果に基づいて選択部１０２で記憶部１０４で記憶されたサムネイル画像を選択した後に、表示制御部１０６で表示するデバイスに応じた所望のサムネイル画像を表示制御する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、管理文書のサムネイル画像を管理する文書管理装置および方法およびプログラムに関し、特に、サムネイル画像の表示要求を行ったユーザのユーザ情報、文書の表示用途（検索、一覧、分類）、システムの負荷状態、ネットワーク回線効率に基づいて最適なサムネイル画像を表示することができるようにした文書管理装置および方法およびプログラムに関する。

一般に、文書内容を簡易表示させるにはサムネイル画像を用いた表示方法が用いられ、その際に用いられるサムネイル画像は文書ごとにあらかじめ決められた特定のサムネイル画像を表示することに限定されている。

このため、複数のユーザによって編集される文書などにおいては、編集するユーザの立場、用途、業務などのさまざまな目的に応じた最適なサムネイル画像を表示することができないので運用性や効率性に満足することはできない。

文書データファイルや画像データからサムネイル画像を作成し、該サムネイル画像に付加情報をつけて付加情報を重ね合わせたサムネイル画像を表示する従来技術として、特許文献１に開示されたものがある。

この特許文献１に開示された従来技術においては、ユーザの入力を介して付加情報のサムネイル画像上の表示位置を変更することも可能である。さらには、付加情報をもとにサムネイル画像を検索し、特定することも可能である。

また、ユーザの指示に応じて、ファイリングデータに基づく表示データをビットマップメモリに展開し、ビットマップメモリＢＭから取り出し、この表示データを、当該ファイリングデータのサムネイル画像として資料データファイルに記録することを可能にした従来技術としては、特許文献２に開示されたものがある。

この特許文献２に開示された従来技術においては、複数場面の画像のうち、所定場面の画像に対する選択的な指示操作に応じて、当該場面に対応する表示データを取得することも可能にしている。
特開２００１−３３７９９４ 特開２００３−１９６６３８

しかしながら、特許文献１に示された従来技術においては、文書データファイルや画像データからユーザの作成したサムネイル画像を表示することはできても、あらかじめ設定したサムネイル画像のみが表示されてしまうため複数ユーザで編集を行う１つの文書に対してユーザごとのサムネイル画像を設定することができないという問題がある。

また、特許文献２に示された従来技術では、作成した複数のサムネイル画像をユーザによる選択的な指示操作に応じて取得できても、文書の利用用途などを判断してサムネイル画像を自動的に取得できないという問題がある。

そこで、本発明は、文書のサムネイル画像をあらかじめ複数管理しておき、文書属性やユーザの属性や通信回線状況に基づいて自動的に切り換えて表示できるようにした文書管理装置および方法およびプログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、請求項１の発明は、管理文書のサムネイル画像を表示するサムネイル画像表示機能を有する文書管理装置において、前記管理文書に対応して複数のサムネイル画像を予め記憶するサムネイル画像記憶手段と、サムネイル画像の表示要求を受け付ける要求受付手段と、前記要求受付手段により受け付けた前記サムネイル画像の表示要求に対応して前記サムネイル画像記憶手段に記憶された複数のサムネイル画像のなかの所望のサムネイル画像を選択するサムネイル画像選択手段と、前記サムネイル画像選択手段で選択されたサムネイル画像を前記サムネイル画像の表示要求に対応して表示するサムネイル画像表示制御手段とを具備することを特徴とする。

また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記サムネイル画像選択手段は、予め定義された所定選択ルールに基づき前記複数のサムネイル画像のなかの所望のサムネイル画像を選択することを特徴とする。

また、請求項３の発明は、請求項２の発明において、前記選択ルールは、前記サムネイル画像の表示要求に係わるユーザ属性、文書属性、表示用途、操作履歴を要素として定義されることを特徴とする。

また、請求項４の発明は、請求項１の発明において、前記サムネイル画像選択手段は、前記サムネイル画像の表示時のシステムの負荷状態に応じて前記複数のサムネイル画像のなかの所望のサムネイル画像を動的に選択することを特徴とする。

また、請求項５の発明は、請求項１の発明において、前記サムネイル画像表示制御手段により制御されるサムネイル画像の表示は、前記ネットワークで接続されたサムネイル画像の表示要求元の装置の表示デバイスに表示され、前記サムネイル画像選択手段は、前記サムネイル画像を表示する表示デバイスの種別に対応して前記複数のサムネイル画像のなかの所望のサムネイル画像を選択することを特徴とする。

また、請求項６の発明は、請求項１の発明において、前記サムネイル画像表示制御手段により制御されるサムネイル画像の表示は、前記ネットワークで接続されたサムネイル画像の表示要求元の装置の表示デバイスに表示され、前記サムネイル画像選択手段は、ネットワークで接続されたサムネイル画像の表示要求元とのネットワーク回線効率をネットワーク帯域幅と伝送損失率によって算出する算出手段を具備し、前記算出手段により算出されたネットワーク回線効率に基づき前記複数のサムネイル画像のなかの所望のサムネイル画像を選択することを特徴とする。

また、請求項７の発明は、前記サムネイル画像選択手段は、ユーザの選択操作に基づき前記複数のサムネイル画像のなかの所望のサムネイル画像を選択することを特徴とする。

また、請求項８の発明は、管理文書のサムネイル画像を表示するサムネイル画像表示機能を有する文書管理装置における文書管理方法において、前記管理文書に対応して複数のサムネイル画像をサムネイル画像記憶手段により予め記憶し、サムネイル画像の表示要求を要求受付手段により受け付け、前記要求受付手段により受け付けた前記サムネイル画像の表示要求に対応して前記サムネイル画像記憶手段に記憶された複数のサムネイル画像のなかの所望のサムネイル画像をサムネイル画像選択手段により選択し、前記サムネイル画像選択手段で選択されたサムネイル画像を前記サムネイル画像の表示要求に対応して表示することを特徴とする。

また、請求項９の発明は、管理文書のサムネイル画像を表示するサムネイル画像表示機能を有する文書管理をコンピュータにより実行させる文書管理プログラムであって、前記管理文書に対応して複数のサムネイル画像を予め記憶するステップと、サムネイル画像の表示要求を受け付けるステップと、該受け付けた前記サムネイル画像の表示要求に対応して予め記憶された複数のサムネイル画像の中の所望のサムネイル画像を選択するステップと、該選択されたサムネイル画像を前記サムネイル画像の表示要求に対応して表示するステップとを含むことを特徴とする。

本発明によれば、サムネイル画像の表示要求が行われた文書または表示要求を行ったユーザ情報やシステム負荷状況、ネットワーク回線効率に基づいて予め記憶されているサムネイル画像を選択して表示するように構成したので、さまざまな目的や用途に応じた最適なサムネイル画像を利用することが可能になり、サムネイル画像を用いた有効な文書管理を行うことができるという効果を奏する。

以下、本発明に係わる文書管理装置および方法およびプログラムの一実施例を添付図面を参照して詳細に説明する。

図１は、この発明に係わる文書管理装置および方法およびプログラムを適用して構成した文書管理システムのシステム構成図である。

図１において、この文書管理システムは、要求受付部１０１、選択部１０２、管理部１０３、記憶部１０４、算出部１０５、表示制御部１０６、選択画面表示部１０７を具備して構成される。

ここで、要求受付部１０１は、文書のサムネイル画像表示要求を受け付ける。

選択部１０２は、要求受付部１０１で受け付けたサムネイル画像表示要求に対応して記憶部１０４で記憶されている所望のサムネイル画像を選択することができるものである。

管理部１０３は、記憶部１０４で保存されたさまざまな情報を制御して管理する。

記憶部１０４は、要求受付部１０１で受け付けたサムネイル画像表示要求が行われた文書に対応づけて複数のサムネイル画像を記憶しておくものであり、さらにサムネイル画像を作成するもととなった画像や図面などを記憶しておくものである。

例えば、選択部１０２で選択した情報で、サムネイル画像の切り換えを行う情報となるユーザ属性、文書属性、サムネイル画像、複数のサムネイル画像を登録する際の基となった図面や文書などを登録しておく。さらに、サムネイル画像の切り換えを行う基になるサムネイル表示ルールを規定したテーブルを保存しておく。

これによりサムネイル画像の表示要求に応じた最適なサムネイル画像を記憶部１０４に記憶されているサムネイル表示ルールの定義テーブルを参照して表示することができるようになる。

算出部１０５は、サムネイル画像を表示するシステムのシステム負荷状況を算出するのと同時に、サムネイル画像の表示要求があった瞬間における表示デバイスとのネットワーク回線効率を算出するものである。

すなわち、表示デバイスとのネットワーク帯域幅と伝送損失率などに基づいて単位時間当りの処理能力であるスループットを算出して回線を圧迫しない最適なサムネイル画像を表示させることができる。

選択部１０２は、要求受付部１０１で受け付けたユーザ情報（ユーザ属性、文書属性、使用用途等）や算出部１０５で算出したシステム負荷状態やネットワーク回線効率などの情報に基づいて記憶部１０４に記憶されている最適なサムネイル画像の表示を同じく記憶部１０４に記憶されているサムネイル画像表示ルールの定義テーブルに基づいて選択を行う。

例えば、要求受付部１０１で受け付けたサムネイル画像表示要求から要求を行ったユーザ情報としてユーザ名、ユーザ所属グループ、ユーザ所属ロールが識別でき、さらに、サムネイル画像表示要求を受けた文書の属性として文書名、文書作成日、文書格納位置が識別でき、また要求を行った表示デバイスの種別としてＰＣ（Personal Computer）と識別できた場合には、サムネイル画像の選択を行う選択部１０５で選択するために管理部１０３を介して記憶部１０４のサムネイル表示ルールのテーブルを参照する。サムネイル表示ルールのテーブルに定義されたサムネイル画像表示ルールに基づいて記憶されたサムネイル画像を取り出し、選択部１０２でサムネイル画像表示要求に応じてさまざまなサムネイル画像の選択を行う。

表示制御部１０６は、選択部１０２で要求に応じた最適なサムネイル画像の選択を行った結果を表示するために出力を行う。

このとき、表示制御部１０６では表示要求を行った表示デバイスの種別も考慮されているため出力先のサムネイル画像表示画面が小さいデバイス、または、性能の劣る表示デバイスであっても用途に応じた最適なサムネイル画像を表示することが可能になる。

選択画面表示部１０７は、サムネイル画像の表示要求の表示要求に応じて表示したサムネイル画像から故意に表示するサムネイル画像を変更する場合や、表示要求を行ったユーザに表示させるサムネイル画像の表示制限（アクセス制御）を行う目的であらかじめ決まったサムネイル画像を表示させる場合などに手動で設定する画面を表示する。

例えば、全件の検索で文書のサムネイル画像を表示させる場合などにおいては、不用意にあらゆるユーザに文書のポイントとなるサムネイル画像を表示させたくない場合などにおいてあらかじめ決められたサムネイル画像を表示するように設定することが可能になる。

このような構成によると、サムネイル画像の表示要求を行ったユーザに対して最適なサムネイル画像を表示することが可能になり、さらに、文書の内容がひと目で確認できるようなサムネイル画像を表示したくない状況・ユーザなどにはあらかじめ設定されたサムネイル画像を表示することができるように設定することも可能になる。

図２は、この発明に係わる作成された複数のサムネイル画像を示す図である。

図２には、文書全体をサムネイル画像として作成した場合の全体サムネイル画像２００、全体サムネイル画像２００を構成する部分画像（２０１，２０２，２０３）が示されている。

ある特定のユーザには文書全体のサムネイル画像を表示させたくない場合にはあらかじめ作成された部分画像（２０１，２０２，２０３）を表示する。

図３は、この発明の文書に関連付けられたサムネイル画像を示すテーブル図である。

図３には、ある特定の文書と該文書から作成された作成された複数のサムネイル画像（サムネイル１、サムネイル２、サムネイル３など）との関連を示したテーブル３０１、文書の詳細情報（文書名、文書の保存位置など）を示した文書テーブル３０２、サムネイル画像の詳細情報（サムネイル画像名、サムネイル画像保存位置、作成日、作成者など）との関連を示したサムネイル画像テーブル３０３が示されている。

文書とサムネイル画像との関連を示したテーブル３０１の項目である関連ＩＤに対する文書ＩＤがユニークに決定し、文書ＩＤの文書からサムネイル１（ＩＤ）、サムネイル２（ＩＤ）、サムネイル３（ＩＤ）などが作成されたことを示している。

また、文書とサムネイル画像との関連を示したテーブル３０１の文書ＩＤを外部キーとして持ち、参照先が文書テーブル３０２の文書ＩＤであることを示している。同様に、サムネイル１（ＩＤ）、サムネイル２（ＩＤ）、サムネイル３（ＩＤ）などを外部キーとして持ち、参照先がサムネイル画像テーブルのサムネイルＩＤであることを示している。

図４は、この発明のユーザに関連付けられたサムネイル画像を示すテーブル図である。

図４には、ユーザ情報を示したユーザ情報テーブル４０１が示されている。

また、ユーザ情報テーブル４０１の権限（ロール）の項目を外部キーとして持ち、参照先が権限テーブルの権限（ロール）であることを示している。

図５は、この発明におけるサムネイル画像ＩＤとサムネイル画像の関係を示すイメージ図である。

図５には、図３に示したある特定の文書と該文書から作成された作成された複数のサムネイル画像（サムネイル１、サムネイル２、サムネイル３など）との関連を示したテーブル３０１に示された文書ＩＤ、サムネイル画像の関係をイメージ化している。

例えば、文書ＩＤが「00010001」である文書については、３つのサムネイル画像が登録されており、その一つ一つとして「00020000」「00020001」「00020002」が登録されていることを示している。もちろん、文書ＩＤに登録された画像２００もサムネイル画像として利用することができる。

図６は、この発明におけるサムネイル画像を表示するためのルール定義テーブル図である。

図６には、サムネイル画像表示要求として送られてくる属性情報に基づいて表示するサムネイル画像のルール（６０１，６０２）を定義している。さらに、サムネイル画像の表示要求として送られてくる属性ごとにサムネイル画像が保存されている場合には、サムネイル画像を表示する属性に対して優先順位を設定し、優先順位の高い順にサムネイル画像を表示する優先ルール６０３が設定されている。

例えば、サムネイル画像表示要求として送られてくる属性情報としてユーザのロール情報（UserRole == "エンジニア"）とサムネイル画像を表示したい文書名称（DocumentName == "設計文書"）である場合に、優先ルール６０３を参照すると、「priority#1 : DocumentName > UserRole ;」と記述されているのでユーザのロール情報よりも文書名称の属性を優先してサムネイル画像を表示する。つまり、サムネイル２ではなくサムネイル１を表示する事とする。

図７は、この発明におけるサムネイル画像の設定登録を行う画面を示す図である。

図７に示す画面は、表示させるサムネイル画像をユーザが手動で設定する画面であり、上記図１〜図６に示す最適なサムネイル画像を自動的に切り換えるのではない。

次に、本システムの文書管理システムについて説明する。

図８は、この発明における文書表示要求のフローチャートである。

図８において、文書表示要求を受け付ける（ステップ８０１）と処理が開始され、受け付けた文書の表示要求がサムネイル画像表示要求であるかの判断を行い（ステップ８０２）、サムネイル表示要求である場合（ステップ８０２でＹＥＳ）には、サムネイル表示処理（ステップ８０３）を行う。

それに対してサムネイル表示要求でない場合（ステップ８０２でＮＯ）には通常のユーザによって指定された表示方法で表示する（ステップ８０４）。上記処理（８０３，８０４）でのそれぞれの処理によって決定した表示内容・表示方法によって文書の表示を行う（ステップ８０５）。

図９は、この発明におけるサムネイル表示方法のフローチャートである。

図９において、サムネイル画像の表示要求を受け付ける（ステップ９０１）と処理が開始され、受け付けた表示要求に対してサムネイル画像表示ルールテーブルを参照する（ステップ９０２）。サムネイル画像表示ルールテーブルを参照した結果、サムネイル画像表示要求がルールに適合するかの判断を行い（ステップ９０３）、ルールに適合する場合（ステップ９０３でＹＥＳ）には、該ルールに基づいたサムネイル画像を指定した表示方法を返す（ステップ９０４）。

それに対して、ルールに適合しない場合（ステップ９０３でＮＯ）には、別のルールに対して適合するかどうかの判断を行う（ステップ９０５）。

以上の処理によって、本発明の文書管理システムでは、サムネイル画像表示要求を行ったユーザ、または文書などの属性情報に応じた最適なサムネイル画像を自動的に切り換えることができ、また、ユーザが手動で設定したサムネイル画像を表示することができる。

これによって、文書の内容をひと目で確認することができる最適なサムネイル画像を様々な目的に応じて表示することが可能になる。

従って、本発明を適用することにより、表示したい文書を全体表示することなく、サムネイル表示のままで必要な文書を探し出すことができるという効果を期待できる。

なお、上記フローチャートに示す処理は、コンピュータにより実行可能な文書管理プログラムによっても実現できる。

本発明は、上記し、且つ図面に示す実施例に限定することなく、その要旨を変更しない範囲内で適宜変形して実施できるものである。

本発明は、複数人で編集する文書に対して複数のサムネイル画像を管理し、サムネイル画像の表示要求を制御できる文書管理装置に適用可能であり、特に、サムネイル画像の表示要求を受けて要求された文書または要求したユーザ若しくはシステムの負荷状態やネットワーク回線効率などに基づいて目的・用途に応じた最適なサムネイル画像を自動的に切り換えて表示するのに有用である。

この発明に係わる文書管理システムのシステム構成を示す図。 この発明に係わる作成された複数のサムネイル画像を示す図。 この発明の文書に関連付けられたサムネイル画像を示すテーブル図。 この発明のユーザに関連付けられたサムネイル画像を示すテーブル図。 この発明におけるサムネイル画像ＩＤとサムネイル画像の関係を示すイメージ図。 この発明におけるサムネイル画像を表示するためのルール定義テーブル図。 この発明におけるサムネイル画像の設定登録を行う画面を示す図。 この発明における文書表示要求のフローチャート。 この発明におけるサムネイル表示方法のフローチャート。

符号の説明

１０１ 要求受付部
１０２ 選択部
１０３ 管理部
１０４ 記憶部
１０５ 算出部
１０６ 表示制御部
１０７ 選択画面表示部

Claims (9)

1. 管理文書のサムネイル画像を表示するサムネイル画像表示機能を有する文書管理装置において、
   前記管理文書に対応して複数のサムネイル画像を予め記憶するサムネイル画像記憶手段と、
   サムネイル画像の表示要求を受け付ける要求受付手段と、
   前記要求受付手段により受け付けた前記サムネイル画像の表示要求に対応して前記サムネイル画像記憶手段に記憶された複数のサムネイル画像のなかの所望のサムネイル画像を選択するサムネイル画像選択手段と、
   前記サムネイル画像選択手段で選択されたサムネイル画像を前記サムネイル画像の表示要求に対応して表示するサムネイル画像表示制御手段と
   を具備することを特徴とする文書管理装置。
2. 前記サムネイル画像選択手段は、
   予め定義された所定選択ルールに基づき前記複数のサムネイル画像のなかの所望のサムネイル画像を選択する
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
3. 前記選択ルールは、
   前記サムネイル画像の表示要求に係わるユーザ属性、文書属性、表示用途、操作履歴のうち少なくとも１つを要素として定義される
   ことを特徴とする請求項２記載の文書管理装置。
4. 前記サムネイル画像選択手段は、
   前記サムネイル画像の表示時のシステムの負荷状態に応じて前記複数のサムネイル画像のなかの所望のサムネイル画像を動的に選択する
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
5. 前記サムネイル画像表示制御手段により制御されるサムネイル画像の表示は、
   前記ネットワークで接続されたサムネイル画像の表示要求元の装置の表示デバイスに表示され、
   前記サムネイル画像選択手段は、
   前記サムネイル画像を表示する表示デバイスの種別に対応して前記複数のサムネイル画像のなかの所望のサムネイル画像を選択する
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
6. 前記サムネイル画像表示制御手段により制御されるサムネイル画像の表示は、
   前記ネットワークで接続されたサムネイル画像の表示要求元の装置の表示デバイスに表示され、
   前記サムネイル画像選択手段は、
   ネットワークで接続されたサムネイル画像の表示要求元とのネットワーク回線効率をネットワーク帯域幅と伝送損失率によって算出する算出手段
   を具備し、
   前記算出手段により算出されたネットワーク回線効率に基づき前記複数のサムネイル画像のなかの所望のサムネイル画像を選択する
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
7. 前記サムネイル画像選択手段は、
   ユーザの選択操作に基づき前記複数のサムネイル画像のなかの所望のサムネイル画像を選択する
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
8. 管理文書のサムネイル画像を表示するサムネイル画像表示機能を有する文書管理装置における文書管理方法において、
   前記管理文書に対応して複数のサムネイル画像をサムネイル画像記憶手段により予め記憶し、
   サムネイル画像の表示要求を要求受付手段により受け付け、
   前記要求受付手段により受け付けた前記サムネイル画像の表示要求に対応して前記サムネイル画像記憶手段に記憶された複数のサムネイル画像のなかの所望のサムネイル画像をサムネイル画像選択手段により選択し、
   前記サムネイル画像選択手段で選択されたサムネイル画像を前記サムネイル画像の表示要求に対応して表示する
   ことを特徴とする文書管理方法。
9. 管理文書のサムネイル画像を表示するサムネイル画像表示機能を有する文書管理をコンピュータにより実行させる文書管理プログラムであって、
   前記管理文書に対応して複数のサムネイル画像を予め記憶するステップと、
   サムネイル画像の表示要求を受け付けるステップと、
   該受け付けた前記サムネイル画像の表示要求に対応して予め記憶された複数のサムネイル画像の中の所望のサムネイル画像を選択するステップと、
   該選択されたサムネイル画像を前記サムネイル画像の表示要求に対応して表示するステップと
   を含むことを特徴とする文書管理プログラム。

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