JP2004102549A

JP2004102549A - 画像形成システム

Info

Publication number: JP2004102549A
Application number: JP2002262136A
Authority: JP
Inventors: Takahiko Hayashi; 林　貴彦
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2002-09-06
Filing date: 2002-09-06
Publication date: 2004-04-02

Abstract

【課題】利用者の意識しないところでコピーのデータを常に蓄積し、コピーデータの再利用を容易に行う画像形成システムを提供する。
【解決手段】コピー機１は、読み取った画像の印刷データおよびその印刷データの履歴情報をコピーサーバ２に送信する。コピーサーバ２は、コピー機１から受信した印刷データおよび履歴情報をジョブＩＤで管理する。コピー機１は、コピーサーバ２からジョブＩＤを受信すると、受信したジョブＩＤを含む電子メールをユーザ端末３に送信する。コピーサーバ２は、コピー機１からジョブＩＤを受信すると、受信したジョブＩＤに対応する印刷データをコピー機１に送信する。コピー機１は、受信した印刷データを用いて再印刷する。
【選択図】　　　　図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は画像形成システムに関し、１度読み取った印刷データを蓄積し、再印刷が要求された際に蓄積した印刷データを用いて再印刷を行う画像形成システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、コピー機には、コピーを行った場合、その履歴を記録しておくものがあった。しかしながら、コピーの履歴を保存しておいても、その際どのような内容のコピーを行ったかを知ることは利用者にとって困難であった。また、利用者が、１度コピーした原稿を再度コピーする際、コピー原稿が手元に残っていない場合があった。
【０００３】
上記のような問題を解決する従来技術として、特許文献１に記載されているものがあった。特許文献１では、コピーモード基本操作画面中のスキャンモードボタンが押下されると、スキャンモードが設定される。スキャンモード設定時、コピーサーバは、スキャナ部で読み取った画像データをハードディスクに格納していた。
【０００４】
【特許文献１】
特開２０００−３２２３３８号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、特許文献１では、画像データをハードディスクに蓄積するためには、画像読取時に、利用者が能動的にスキャンモードボタンを押下する必要があった。従って、利用者がコピー後、突発的に再印刷を行おうとしても、ハードディスクに画像データが蓄積しておらず、再度元の原稿が必要になる。
【０００６】
本発明は、上記問題点に鑑みてなされたものであり、利用者の意識しないところでコピーのデータを常に蓄積し、コピーデータの再利用を容易に行う画像形成システムを提供することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
かかる目的を達成するため、請求項１記載の発明は、印刷を行う画像形成装置と、印刷に係る情報を管理するコピーサーバと、がネットワークを介して相互接続されている画像形成システムであって、コピーサーバは、画像形成装置が読み取った印刷データを受信した後に格納し、格納した印刷データを履歴管理することを特徴とする。
【０００８】
また、請求項２記載の発明は、印刷を行う画像形成装置と、印刷に係る情報を管理するコピーサーバと、がネットワークを介して相互接続されている画像形成システムであって、画像形成装置は、画像を読み取る画像読取手段と、画像読取手段により読み取られた画像を印刷する印刷手段と、画像読取手段により読み取られた画像を印刷データとしてコピーサーバに送信する印刷データ送信手段と、印刷手段による印刷を要求する利用者の識別子であるユーザＩＤを含む履歴情報を作成し、作成した履歴情報をコピーサーバに送信する履歴情報送信手段と、を有し、コピーサーバは、送信された印刷データおよび履歴情報に対応する識別子であるジョブＩＤを発行するジョブＩＤ発行手段と、ジョブＩＤ発行手段により発行されたジョブＩＤごとに、対応する印刷データおよび履歴情報を格納するジョブ情報格納手段と、を有することを特徴とする。
【０００９】
また、請求項３記載の発明によれば、請求項２記載の画像形成システムにおいて、画像形成システムは、ネットワークに接続されるユーザ端末装置をさらに有し、コピーサーバは、ジョブＩＤ発行手段により発行されたジョブＩＤを含む情報をユーザ端末装置に送信する発行ＩＤ送信手段を有し、ユーザ端末装置は、発行ＩＤ送信手段により送信されたジョブＩＤを含む情報を受信し、受信した情報に含まれるジョブＩＤを表示する受信ＩＤ表示手段を有することを特徴とする。
【００１０】
また、請求項４記載の発明によれば、請求項３記載の画像形成システムにおいて、画像形成装置は、ジョブＩＤを入力するジョブＩＤ入力手段と、ジョブＩＤ入力手段により入力されたジョブＩＤをコピーサーバに送信する入力ＩＤ送信手段と、コピーサーバから送信された印刷データおよび履歴情報を受信し、受信した履歴情報に含まれる印刷設定で、受信した印刷データの印刷を実行する再印刷手段と、を有し、コピーサーバは、入力ＩＤ送信手段により送信されたジョブＩＤを受信し、受信したジョブＩＤと一致するジョブＩＤを、ジョブ情報格納手段により格納されたジョブＩＤから検出するジョブＩＤ検出手段と、ジョブＩＤ検出手段により検出されたジョブＩＤに対応する印刷データおよび履歴情報を画像形成装置に送信するジョブ情報送信手段と、を有することを特徴とする。
【００１１】
また、請求項５記載の発明によれば、請求項４記載の画像形成システムにおいて、ジョブＩＤ入力手段は、画像形成装置に設けられた操作パネル上の操作により、ジョブＩＤを入力することを特徴とする。
【００１２】
また、請求項６記載の発明によれば、請求項４記載の画像形成システムにおいて、ユーザ端末装置は、サブジェクト欄にジョブＩＤを含む電子メールを画像形成装置に送信するジョブＩＤメール送信手段を有し、ジョブＩＤ入力手段は、ジョブＩＤメール送信手段により送信された電子メールを受信し、受信した電子メールに含まれるジョブＩＤを入力することを特徴とする。
【００１３】
また、請求項７記載の発明によれば、請求項４から６のいずれか１項に記載の画像形成システムにおいて、画像形成装置は、ユーザＩＤを入力するユーザＩＤ入力手段と、ユーザＩＤ入力手段により入力されたユーザＩＤと、ジョブ情報送信手段により送信された履歴情報に含まれるユーザＩＤと、を比較し、認証を行う認証手段と、認証手段により入力されたユーザＩＤと履歴情報に含まれるユーザＩＤとが一致しなかった場合、再印刷手段による印刷を禁止する印刷禁止手段と、を有することを特徴とする。
【００１４】
また、請求項８記載の発明によれば、請求項４から７のいずれか１項に記載の画像形成システムにおいて、画像形成装置は、印刷手段および再印刷手段により行われた印刷の印刷データのサムネイル画像を含む電子メールをユーザ端末装置に送信するサムネイル送信手段を有することを特徴とする。
【００１５】
また、請求項９記載の発明によれば、請求項２から８のいずれか１項に記載の画像形成システムにおいて、履歴情報送信手段は、ユーザＩＤ、印刷手段による印刷時期、および印刷手段による印刷設定条件を含む履歴情報を、コピーサーバに送信し、画像形成装置は、ユーザＩＤ、印刷時期、および印刷設定条件を示す情報のうちの少なくとも１つを入力し、入力した情報をコピーサーバに送信する検索条件送信手段を有し、コピーサーバは、検索条件送信手段により送信された情報を受信し、受信した情報を含むジョブ情報格納手段により格納された履歴情報に対応する１つ以上のジョブＩＤを検出するジョブＩＤ検索手段と、ジョブＩＤ検索手段により検出された１つ以上のジョブＩＤの一覧情報を画像形成装置に送信する検索ＩＤ送信手段と、を有することを特徴とする。
【００１６】
また、請求項１０記載の発明によれば、請求項２から９のいずれか１項に記載の画像形成システムにおいて、コピーサーバは、ジョブ情報格納手段により格納された履歴情報を参照して、ジョブ情報格納手段により印刷データが格納されてから、予め設定された期間以上経過したか否かを判定する格納期間判定手段と、ジョブ情報格納手段により格納された履歴情報を参照して、ジョブ情報格納手段により格納された印刷データの利用頻度が予め設定された所定頻度よりも低いか否かを判定する利用頻度判定手段と、格納期間判定手段により格納されてから予め設定された期間以上経過していると判断された印刷データ、および利用頻度判定手段により予め設定された所定頻度よりも低い利用頻度であると判定された印刷データを削除する印刷データ削除手段と、を有することを特徴とする。
【００１７】
また、請求項１１記載の発明によれば、請求項１０記載の画像形成システムにおいて、コピーサーバは、格納期間判定手段により格納されてから予め設定された期間以上経過していると判断された印刷データ、および利用頻度判定手段により予め設定された所定頻度よりも低い利用頻度であると判定された印刷データをネットワークに接続されている他のコピーサーバに転送する印刷データ転送手段を有することを特徴とする。
【００１８】
また、請求項１２記載の発明によれば、請求項１１記載の画像形成システムにおいて、コピーサーバは、印刷データ削除手段により削除される印刷データ、および印刷データ転送手段により転送される印刷データに対応する履歴情報に含まれる利用者のメールアドレス宛に、印刷データが削除または転送される旨が示された電子メールを送信する削除転送メール送信手段を有することを特徴とする。
【００１９】
また、請求項１３記載の発明によれば、請求項２から１２のいずれか１項に記載の画像形成システムにおいて、画像形成装置は、接続されているコピーサーバの機能が停止しているか否かを判定するサーバ機能判定手段を有し、印刷手段は、サーバ機能判定手段によりコピーサーバの機能が停止していると判断された場合、スタンドアロンで印刷を行うことを特徴とする。
【００２０】
また、請求項１４記載の発明によれば、請求項１３記載の画像形成システムにおいて、画像形成装置は、サーバ機能判定手段によりコピーサーバの機能が回復したと判断された場合、コピーサーバと接続を行う接続復帰手段を有することを特徴とする。
【００２１】
【発明の実施の形態】
（実施形態の概要）
本実施形態において、画像形成システムでは、各コピー機とコピーサーバとが常に接続されている。コピー機は、コピーを行った場合、そのときスキャンしたコピーデータを必ずコピーサーバに転送する。コピーサーバは、コピー機から受信したコピーデータを履歴およびジョブＩＤで管理する。これにより、誰がどのような設定と時間でコピーを行ったかを把握できる。また、そのジョブＩＤさえあれば、利用者は、コピーサーバに格納されたコピーデータを用いて再印刷を行うことができる。
【００２２】
本実施形態における画像形成システムは、利用者の意識しないところでコピーのデータを常に蓄積し、履歴も管理するため、利用者は、コピー時のジョブごとのＩＤさえ知っていれば再印刷が可能となる。また、画像形成システムは、そのジョブＩＤを用いて利用者制限を行うため不正利用を防止することができる。また、コピー機は、電子メールの送受信機能を有し、ジョブＩＤを利用者の端末に瞬時に送信する。また、利用者の端末が、サブジェクトにジョブＩＤを含む電子メールをコピー機に送信することにより、利用者は、遠隔から再印刷を要求することが可能となる。
（基本的なコピー動作時の構成）
図１は、本発明の一実施形態において基本的なコピー動作を行う画像形成システムの構成を示す図である。以下、図１を用いて、本実施形態における基本的なコピー動作時の画像形成システムの構成について説明する。
【００２３】
画像形成システムは、コピー機１と、コピーサーバ２と、ユーザ端末３と、ネットワーク４と、を有する。
【００２４】
ネットワーク４は、コピー機１、コピーサーバ２、およびユーザ端末３を相互接続する通信網であって、インターネットおよびＬＡＮの少なくとも一方で構成されるとしてもよい。
【００２５】
コピー機１は、コピー機器、またはスキャナ機能のほかにファックスやスキャナ・プリンタなどの複数の機能を持つマルチファンクション機器である。コピー機１は、自身のコンタクトガラスおよびドキュメントフィーダーを使用して、原稿や写真などの紙媒体の画像を光学的にスキャニングして電子データ化し、さらに自身のプロッタ部にて紙に印刷する。
【００２６】
また、コピー機１は、ネットワーク４に接続する為の構成（ＩＰアドレスの割り当てや、ネットワーク・インターフェース・カードの装備など）を有する。コピー機１は、インターネットに接続し、ＦＴＰなどのファイル転送プロトコルを使用してコピーデータや履歴情報をコピーサーバ２に送信する。
【００２７】
また、コピー機１は、機器内部にハードディスク５を持ち、コピーデータおよび利用者（利用者のユーザＩＤ）や利用時間や設定などの履歴情報の記録、ならびに電子メール送信のためのエンコードなど、様々な処理の作業領域に使用可能であり、また、そのデータそのものを蓄積することが可能である。
【００２８】
また、コピー機１は、電子メールを送受信するためのプロトコル（ＳＭＴＰ／ＰＯＰ）を持ち、メールサーバが受け取れる形式への変換やエンコードを行うことができる。また、利用者からの要求にて、コピーサーバ２におけるジョブＩＤの検索要求を行う。
【００２９】
ハードディスク５は、コピー機１内部に設置されたデータ蓄積デバイスである。コピー時に獲得したコピーデータと履歴情報を保存できる場所であり、また様々な処理のための作業領域をコピー機１に提供する。
【００３０】
コピーサーバ２は、サーバとなっているパーソナルコンピュータ（以下ＰＣ）である。コピーサーバ２は、ＦＴＰなどのファイル転送プロトコルを利用してコピー機１から送信されたコピーデータと履歴情報を保存・管理する。また、コピーサーバ２は、要求があれば自サーバ内にあるコピーデータや履歴情報を送信要求のあったコピー機器に送信する。
【００３１】
ユーザ端末３は、パーソナルコンピュータであって、決められたプロトコルを用いてメールサーバに接続することにより、電子メールを送受信する。
【００３２】
（基本的なコピーの動作）
図２および図３は、本発明の一実施形態における画像形成システムによる基本的なコピー動作の流れを示すフローチャートである。以下、図２および図３に沿って、本実施形態における画像形成システムによる基本的なコピー動作について説明する。
【００３３】
コピー機１は、自身が利用者制限を行っているか否かを判定する（ステップＳ１０１）。
【００３４】
利用者制限が行われていない場合（ステップＳ１０１／Ｎｏ）、コピー機１は、利用者の操作によりコピー設定の入力を行う（ステップＳ１０４）。
【００３５】
利用者制限が行われている場合（ステップＳ１０１／Ｙｅｓ）、コピー機１は、利用者の操作によりユーザＩＤおよびパスワードを入力すると（ステップＳ１０２）、入力したユーザＩＤおよびパスワードの認証を行う（ステップＳ１０３）。
【００３６】
コピー機１は、認証の結果、ユーザＩＤおよびパスワードを正当なものではないと判断した場合（ステップＳ１０３／ＮＧ）、動作を終了する。
【００３７】
コピー機１は、認証の結果、ユーザＩＤおよびパスワードを正当なものであると判断した場合（ステップＳ１０３／ＯＫ）、コピーの設定入力を許可する。設定入力許可後、コピー機１は、利用者の操作によりコピーの設定入力を行う（ステップＳ１０４）。
【００３８】
利用者によるコピー機本体のパネル上の操作により、コピー機１は、画像読み取り設定（コピーのサイズ設定、濃度、枚数、および片面／両面など）、利用者情報（利用者名および利用者のメールアドレスなど）、およびコピーサーバ側設定（転送先アドレスなど）などの各種のコピー設定情報を入力する（ステップＳ１０４）。コピー機１は、入力したコピー設定情報をハードディスク５に格納する。
【００３９】
コピー機１は、コピー設定入力後に利用者による原稿セットを確認すると、コピージョブをスタートする（ステップＳ１０５）。
【００４０】
次に、コピー機１は、セットされた原稿をスキャンする（ステップＳ１０６）。原稿スキャン後、コピー機１は、自身が有するハードディスク５の容量が一杯か否かを判断する（ステップＳ１０７）。
【００４１】
ハードディスク５の容量がすでに一杯である（残り容量がない）と判断された場合（ステップＳ１０７／Ｙｅｓ）、コピー機１は、原稿画像を自身が有するプロッタで印刷する（ステップＳ１０９）。
【００４２】
ハードディスク５の容量が一杯ではない（残り容量がまだある）と判断された場合（ステップＳ１０７／Ｎｏ）、コピー機１は、コピーデータ（原稿画像）をハードディスク５に蓄積した（ステップＳ１０８）後、原稿画像を自身が有するプロッタで印刷する（ステップＳ１０９）。
【００４３】
コピージョブは、全原稿データの蓄積後の印刷または読み取りとの同時動作のどちらでもよい。一連のコピージョブが終了した時点で、利用者は、コピー機１にコピーの終了指示を示す情報を入力する。
【００４４】
コピー機１は、利用者によるコピージョブの終了指示入力を確認すると、そのコピージョブの履歴情報を作成する（ステップＳ１１０）。その後、コピー機１は、接続可能なコピーサーバが存在するか否かを判断する（ステップＳ１１１）。
【００４５】
接続可能なコピーサーバが存在しないと判断された場合（ステップＳ１１１／Ｎｏ）、画像形成システムは、動作を終了する。
【００４６】
コピー機１は、接続可能なコピーサーバ（コピーサーバ２）が存在すると判断した場合（ステップＳ１１１／Ｙｅｓ）、コピーサーバ２との接続を行い、コピーデータと履歴情報をコピーサーバ２に転送する（ステップＳ１１２）。
【００４７】
コピー機１は、コピーデータおよび履歴情報転送後、コピーサーバ２との通信が成功したか否かを判断する（ステップＳ１１３）。
【００４８】
コピーサーバ２との通信が失敗したと判断された場合（ステップＳ１１３／Ｎｏ）、画像形成システムは、動作を終了する。
【００４９】
コピー機１は、コピーサーバ２との通信（コピーデータおよび履歴情報の転送）が成功したと判断した場合（ステップＳ１１３／Ｙｅｓ）、コピーサーバ２は、コピー機１から転送されたコピーデータおよび履歴情報を受信し、自サーバ内に格納する（ステップＳ１１４）。
【００５０】
次に、コピーサーバ２は、格納した履歴情報に基づいて、コピーデ―タおよび履歴情報を自サーバ上で管理するための管理情報を作成する（ステップＳ１１５）。
【００５１】
次に、コピーサーバ２は、受信したコピーデータと履歴情報に対応するコピージョブに対して、ジョブＩＤを割り当てる（ステップＳ１１６）。これは既にあるジョブＩＤと重複しない。コピーサーバ２は、ジョブＩＤの割り当て後、そのジョブの送信元のコピー機１に対して、割り当てたジョブＩＤを送信する。
【００５２】
コピー機１は、コピーサーバ２からジョブＩＤを受信すると（ステップＳ１１７）、事前に利用者のメールアドレスがハードディスク５に格納されているか否かを判断する（ステップＳ１１８）。なお、メールアドレスは、利用者制限時（ステップＳ１０４）に登録してあるものであってもよいし、その他の機会に事前に入力したものであってもよい。
【００５３】
利用者の電子メールアドレスがハードディスク５に格納されていないと判断された場合（ステップＳ１１８／Ｎｏ）、コピー機１は、自身に設けられているディスプレイにそのジョブＩＤを表示し、利用者に通知する（ステップＳ１２２）。
【００５４】
利用者の電子メールアドレスがハードディスク５に格納されていると判断された場合（ステップＳ１１８／Ｙｅｓ）、コピー機１は、電子メールのフォーマットに基づいてコピージョブの内容（設定や枚数など）およびジョブＩＤをメール本文に含んだデータを作成する（ステップＳ１１９）。
【００５５】
また、コピー機１は、そのコピー画像が認識できる程度のサムネイル画像（ファイルフォーマットは設定可能）を作成し（ステップＳ１２０）、そのサムネイル画像を電子メールに添付して利用者のメールアドレス（ユーザ端末３）に対して送信を行う（ステップＳ１２１）。
【００５６】
コピー機１は、上記の電子メールの送信成功を確認すると、ハードディスク５に蓄積されていたコピーデータと履歴情報を削除する。また、コピー機１は、電子メールの送信失敗を確認すると、一時的にハードディスク５に残すか、削除するかを利用者に選択させる旨をディスプレイ上に表示する。
【００５７】
次に、コピー機１は、自身に設けられているディスプレイに受信したジョブＩＤを表示し、利用者に通知する（ステップＳ１２２）。以上で、画像形成システムは、基本的なコピー動作を終了する。
【００５８】
以上説明したように、コピーサーバ２は、コピーしたデータとその利用者や設定、利用時間の履歴を常に蓄積する。従って、利用者が特別な意識をすることなく、コピーの使用状況を管理することができる。
【００５９】
また、コピー機１は、コピージョブを完了した時点で、利用者の登録したメールアドレスにジョブＩＤや読み取りの設定、コピーしたデータのサムネイルを送信する。従って、利用者はどのようなコピーを行ったか、またはそのコピーのジョブＩＤは何であったかをユーザ端末３上で確認できる。
【００６０】
（パネル入力のジョブＩＤ指定による再印刷時の構成）
図４は、本発明の一実施形態におけるコピー機１のパネルに直接入力してジョブＩＤを指定する場合の画像形成システムの構成を示す図である。図４では、図１に示される構成におけるユーザ端末３の代わりにコピー機６がネットワーク４に接続されている。コピー機６は、コピー機１と同様の機能を有しているものとする。ただし、コピー機６は、コピー機１と同様の画像読み取り設定機能（コピーのサイズ設定、濃度、枚数、および片面／両面など）を有していなくてもよい。また、コピー機１、コピーサーバ２、ネットワーク４、およびハードディスク５は、図１に示されるものと同様であるとする。
【００６１】
（パネル入力のジョブＩＤ指定による再印刷時の動作）
図５および図６は、本発明の一実施形態におけるコピー機１のパネルに直接入力してジョブＩＤを指定する場合の画像形成システムによる動作の流れを示すフローチャートである。以下、図５および図６に沿って、本実施形態において、コピー機１本体のパネルからジョブＩＤを指定する場合の画像形成システムによる再印刷動作について説明する。
【００６２】
コピー機１は、自身に利用者制限が行われているか否かを判定する（ステップＳ２０１）。
【００６３】
利用者制限が行われていない場合（ステップＳ２０１／Ｎｏ）、コピー機１は、利用者のパネル操作によりジョブＩＤ入力を行う（ステップＳ２０４）。
【００６４】
利用者制限が行われている場合（ステップＳ２０１／Ｙｅｓ）、コピー機１は、利用者の操作によりユーザＩＤおよびパスワードを入力すると（ステップＳ２０２）、入力したユーザＩＤおよびパスワードの認証を行う（ステップＳ２０３）。
【００６５】
コピー機１は、認証の結果、ユーザＩＤおよびパスワードを正当なものではないと判断した場合（ステップＳ２０３／ＮＧ）、動作を終了する。
【００６６】
コピー機１は、認証の結果、ユーザＩＤおよびパスワードを正当なものであると判断した場合（ステップＳ２０３／ＯＫ）、ジョブＩＤ入力を許可する。コピー機１は、入力されたユーザＩＤを保持する。
【００６７】
設定入力許可後、コピー機１は、自身のパネル上における利用者の操作により事前に発行されたジョブＩＤを入力する（ステップＳ２０４）。
【００６８】
なお、そのジョブＩＤを入力するコピー機と、入力するジョブＩＤに対応するジョブが行われたコピー機とが同じコピーサーバに接続されているのであれば、ジョブＩＤを入力するコピー機と、入力するジョブＩＤに対応するジョブが行われたコピー機とは同一でなくてもよい。
【００６９】
コピー機１は、ジョブＩＤ指定によるジョブをスタートし（ステップＳ２０５）、コピーサーバ２との接続を行う（ステップＳ２０６）。
【００７０】
コピー機１は、コピーサーバ２との通信が成功したか否かを判断する（ステップＳ２０７）。
【００７１】
コピーサーバ２との通信が失敗したと判断された場合（ステップＳ２０７／Ｎｏ）、画像形成システムは、動作を終了する。
【００７２】
コピー機１は、コピーサーバ２との通信が成功したと判断した場合（ステップＳ２０７／Ｙｅｓ）、指定されたジョブＩＤをコピーサーバ２に送信する（ステップＳ２０８）。
【００７３】
コピーサーバ２は、コピー機１からジョブＩＤを受信すると、受信したジョブＩＤに基づいて、そのジョブＩＤに対応しているコピーデータと履歴情報を検索する（ステップＳ２０９）。
【００７４】
次に、コピーサーバ２は、コピーデータおよび履歴情報の検索が成功したか否かを判断する（ステップＳ２１０）。
【００７５】
コピーデータおよび履歴情報の検索が失敗したと判断された場合、すなわちコピーサーバ２が、受信したジョブＩＤを自身に格納していないと判断した場合（ステップＳ２１０／Ｎｏ）、コピーサーバ２は、検索失敗を示す情報をコピー機１に送信する。
【００７６】
コピー機１は、コピーサーバ２からジョブＩＤ検索失敗を示す情報を受信すると（ステップＳ２１３）、自身のパネル上にエラー表示を行った（ステップＳ２１４）後、動作を終了する。
【００７７】
コピーサーバ２は、コピーデータおよび履歴情報の検索が成功したと判断した場合、すなわちコピーサーバ２が、受信したジョブＩＤを自身に格納していると判断した場合（ステップＳ２１０／Ｙｅｓ）、そのジョブＩＤに対応するコピーデータおよび履歴情報をコピー機１に送信する（ステップＳ２１１）。
【００７８】
コピー機１は、コピーサーバ２から送信されたコピーデータおよび履歴情報を受信すると（ステップＳ２１２）、自身に利用者制限が行われているか否かを判定する（ステップＳ２１５）。
【００７９】
利用者制限が行われていない場合（ステップＳ２１５／Ｎｏ）、自身が有するハードディスク５の容量が一杯か否かを判断する（ステップＳ２１６）。
【００８０】
利用者制限が行われている場合（ステップＳ２１５／Ｙｅｓ）、受信した履歴情報に含まれるユーザＩＤ（利用者）と、ステップＳ２０２において入力されたユーザＩＤとを比較し、両者が一致したか否かを判断する（ステップＳ２１７）。
【００８１】
受信した履歴情報に含まれるユーザＩＤと、ステップＳ２０２において入力されたユーザＩＤとが一致しなかった場合（ステップＳ２１７／Ｎｏ）、コピー機１は、履歴情報の利用者と、ステップＳ２０２でユーザＩＤを入力した利用者とが同一の利用者ではないと判断し、入力されたジョブＩＤによるジョブをキャンセルし、動作を終了する。
【００８２】
受信した履歴情報に含まれるユーザＩＤと、ステップＳ２０２において入力されたユーザＩＤとが一致した場合（ステップＳ２１７／Ｙｅｓ）、コピー機１は、履歴情報の利用者と、ステップＳ２０２でユーザＩＤを入力した利用者とが同一の利用者であると判断し、自身が有するハードディスク５の容量が一杯か否かを判断する（ステップＳ２１６）。
【００８３】
ハードディスク５の容量がすでに一杯である（残り容量がない）と判断された場合（ステップＳ２１６／Ｙｅｓ）、自身のパネル上にエラー表示を行った（ステップＳ２１４）後、動作を終了する。
【００８４】
ハードディスク５の容量が一杯ではない（残り容量がまだある）と判断された場合（ステップＳ２１６／Ｎｏ）、コピー機１は、コピーサーバ２から受信したコピーデータをハードディスク５に蓄積する（ステップＳ２１８）。
【００８５】
次に、コピー機１は、受信した履歴情報の中のコピー設定情報を参照し、印刷サイズや片面／両面、および集約などの情報を取得し、印刷時の設定に反映させる（ステップＳ２１９）。
【００８６】
コピー機１は、ステップＳ２１９で参照したコピー設定情報における印刷条件で印刷が可能か否かを判断する（ステップＳ２２０）。
【００８７】
コピー機１は、ステップＳ２１９で参照したコピー設定情報における印刷条件で自身が印刷可能であると判断した場合（ステップＳ２２０／Ｙｅｓ）、コピー機１は、自身のプロッタで受信したコピーデータの印刷を実行し（ステップＳ２２１）、印刷完了後、動作を終了する。
【００８８】
コピー機１は、ステップＳ２１９で参照したコピー設定情報における印刷条件で自身が印刷不可能であると判断した場合（ステップＳ２２０／Ｎｏ）、自身のディスプレイ上に、印刷条件の再設定を行うか否かを利用者に選択させる旨の表示を行う（ステップＳ２２２）。
【００８９】
コピー機１は、利用者により印刷条件の再設定を行わない旨の情報が入力されたことを確認すると（ステップＳ２２２／ＣＡＮＣＥＬ）、印刷ジョブをキャンセルし、動作を終了する。
【００９０】
コピー機１は、利用者により印刷条件の再設定を行う旨の情報が入力されたことを確認すると（ステップＳ２２２／ＯＫ）、新たな印刷条件を入力するための表示を行い、利用者により再設定された新たな印刷条件（コピー機１が実行可能な印刷条件）に応じて、自身のプロッタで受信したコピーデータの印刷を実行し（ステップＳ２２１）、印刷完了後、動作を終了する。このように、以前にコピージョブを行ったコピー機（コピー機６）と、再印刷を行うコピー機（コピー機１）とが異なる機体であり、再印刷を行うコピー機（コピー機１）が以前に設定された印刷条件で印刷を行うことができない場合でも、印刷ジョブを行うことができる。
【００９１】
以上説明したように、画像形成システムは、コピーの使用単位をジョブＩＤとして管理し、それに対応したコピーデータと履歴情報を管理し、ジョブＩＤの指定だけでそれに対応したコピーデータと履歴情報を容易に呼び出す。従って、利用者は、ジョブＩＤさえ知っていれば以前コピーした内容は元の原稿がなくても再印刷を行うことができる。
【００９２】
また、画像形成システムは、コピーサーバ２と接続しているコピー機１に利用者制限を行い、利用者は、自分のユーザＩＤとパスワードを入力することでコピー機１を使用できるようになる。コピーサーバ２は、そのときのジョブＩＤを利用者別に管理する。従って、コピーサーバ２に蓄積したデータが不正利用されることを防ぐことができる。
【００９３】
（電子メールのジョブＩＤ指定による再印刷時の構成）
図７は、本発明の一実施形態において、電子メールによりジョブＩＤを指定し、再印刷を行う場合の画像形成システムの構成を示す図である。ユーザ端末３は、ジョブＩＤを電子メールによりコピー機１に送信し、そのジョブＩＤによる印刷ジョブ実行をコピー機１に要求する。コピー機１、コピーサーバ２、ユーザ端末３、ネットワーク４、およびハードディスク５は、図１に示されるものと同様であるとする。
【００９４】
（電子メールのジョブＩＤ指定による再印刷時の動作）
図８および図９は、本発明の一実施形態において、電子メールでコピー機１へ送信されたジョブＩＤを用いて行われる画像形成システムによるコピーデータの再印刷動作を示すフローチャートである。以下、図８および図９を用いて、本実施形態における電子メールによるジョブＩＤ送信時の画像形成システムによる再印刷動作について説明する。
【００９５】
まず、利用者は、ユーザ端末３上にインストールされている電子メール作成・送信アプリケーションにて電子メールを作成する（ステップＳ３０１）。
【００９６】
図１０は、本発明の一実施形態におけるジョブＩＤを指定するための電子メールを示す図である。ステップＳ３０１において、ユーザ端末３は、図１０に示されているように、利用者が再印刷を希望するジョブＩＤを電子メールのサブジェクト（件名）部分に入力し、そのジョブＩＤの印刷を希望する各コピー機に割り当てられているメールアドレスを電子メールの宛先部分に入力して電子メールを作成する。このとき電子メールの本文は不要である。
【００９７】
次に、ユーザ端末３は、図１０に示されるような電子メールを、ジョブ実行を希望する各コピー機（コピー機１）に対して送信する（ステップＳ３０２）。
【００９８】
なお、その電子メールを送信するコピー機と、電子メールに入力するジョブＩＤのジョブが行われたコピー機とが同じコピーサーバに接続されているのであれば、電子メールの送信先のコピー機と、電子メールのジョブＩＤに対応するジョブが行われたコピー機とは同一でなくてもよい。
【００９９】
コピー機１は、ユーザ端末３から電子メールを受信すると（ステップＳ３０３）、受信した電子メールの内容を確認する（ステップＳ３０４）。
【０１００】
コピー機１は、電子メールの内容に有効なジョブＩＤが含まれているか否かを判断する（ステップＳ３０５）。
【０１０１】
コピー機１は、受信した電子メールから有効なジョブＩＤを検出しなかった場合（ステップＳ３０５／Ｎｏ）、ユーザ端末３が送信した電子メールの入力内容が不十分である旨が示されるエラーメールを、ユーザ端末３に送信する（ステップＳ３０６）。ユーザ端末３は、コピー機１からエラーメールを受信し（ステップＳ３０７）、画像形成システムは、動作を終了する。
【０１０２】
コピー機１は、受信した電子メールから有効なジョブＩＤを検出した場合（ステップＳ３０５／Ｙｅｓ）、コピーサーバ２への接続動作を行う（ステップＳ３０８）。
【０１０３】
コピー機１は、コピーサーバ２への接続を試みた後、コピーサーバ２との通信が成功したか否かを判断する（ステップＳ３０９）。
【０１０４】
コピー機１は、コピーサーバ２との通信が失敗したと判断した場合（ステップＳ３０９／Ｎｏ）、コピーサーバ２との通信接続が確立できない旨が示されるエラーメールを、ユーザ端末３に送信する（ステップＳ３０６）。ユーザ端末３は、コピー機１からエラーメールを受信し（ステップＳ３０７）、画像形成システムは、動作を終了する。
【０１０５】
コピー機１は、コピーサーバ２との通信が成功したと判断した場合（ステップＳ３０９／Ｙｅｓ）、受信した電子メールに含まれるジョブＩＤをコピーサーバ２に送信する（ステップＳ３１０）。
【０１０６】
コピーサーバ２は、コピー機１からジョブＩＤを受信すると、受信したジョブＩＤを用い、自身に格納しているコピーデータおよび履歴情報のジョブＩＤを参照して、その受信したジョブＩＤに対応しているコピーデータと履歴情報を検索する（ステップＳ３１１）。
【０１０７】
コピーサーバ２は、コピーデータおよび履歴情報の検索が成功したか否かを判断する（ステップＳ３１２）。
【０１０８】
コピーサーバ２は、検索が失敗したと判断した場合、つまり受信したジョブＩＤに該当するジョブＩＤが自身に格納されていないと判断した場合（ステップＳ３１２／Ｎｏ）、検索が失敗した旨の検索結果をコピー機１に送信する。
【０１０９】
コピー機１は、コピーサーバ２から検索失敗の旨の検索結果を受信すると（ステップＳ３１５）、コピーサーバ２による検索が失敗した旨が示されるエラーメールを、ユーザ端末３に送信する（ステップＳ３０６）。ユーザ端末３は、コピー機１からエラーメールを受信し（ステップＳ３０７）、画像形成システムは、動作を終了する。
【０１１０】
コピーサーバ２は、検索が成功したと判断した場合（ステップＳ３１２／Ｙｅｓ）、受信したジョブＩＤに対応するコピーデータおよび履歴情報をコピー機１に送信する（ステップＳ３１４）。
【０１１１】
コピー機１は、コピーサーバ２からコピーデータおよび履歴情報を受信すると（ステップＳ３１５）、受信した履歴情報に含まれるユーザＩＤ（利用者）と、ジョブ要求のあったメールアドレスに含まれる利用者制限情報を検索して求めることができるユーザＩＤ（利用者）とを比較し、両ユーザＩＤが一致したか否かを判断する（ステップＳ３１６）。
【０１１２】
両ユーザＩＤが一致しなかったと判断された場合（ステップＳ３１６／Ｎｏ）、コピー機１は、電子メールのジョブＩＤのジョブをキャンセルし、ジョブ要求のあったメールアドレス（ユーザ端末３）に対してエラーメールを送信する（ステップＳ３０６）。ユーザ端末３は、コピー機１からエラーメールを受信し（ステップＳ３０７）、画像形成システムは、動作を終了する。
【０１１３】
コピー機１は、両ユーザＩＤを比較した結果、同一の利用者だと認証した場合（ステップＳ３１６／Ｙｅｓ）、自身が有するハードディスク５の容量が一杯か否かを判断する（ステップＳ３１７）。
【０１１４】
ハードディスク５の容量がすでに一杯である（残り容量がない）と判断された場合（ステップＳ３１７／Ｙｅｓ）、コピー機１は、電子メールのジョブＩＤのジョブをキャンセルし、ジョブ要求のあったメールアドレス（ユーザ端末３）に対してエラーメールを送信する（ステップＳ３０６）。ユーザ端末３は、コピー機１からエラーメールを受信し（ステップＳ３０７）、画像形成システムは、動作を終了する。
【０１１５】
ハードディスク５の容量が一杯ではない（残り容量がまだある）と判断された場合（ステップＳ３１７／Ｎｏ）、コピー機１は、コピーデータをハードディスク５に蓄積する（ステップＳ３１８）。
【０１１６】
次に、コピー機１は、受信した履歴情報の中のコピー設定情報を参照し、印刷サイズや片面／両面、および集約などの情報を取得し、印刷時の設定に反映させる（ステップＳ３１９）。
【０１１７】
コピー機１は、ステップＳ３１９で参照したコピー設定情報における印刷条件で印刷が可能か否かを判断する（ステップＳ３２０）。
【０１１８】
コピー機１は、ステップＳ３１９で参照したコピー設定情報における印刷条件で自身が印刷可能であると判断した場合（ステップＳ３２０／Ｙｅｓ）、コピー機１は、自身のプロッタで受信したコピーデータの印刷を実行する（ステップＳ３２２）。
【０１１９】
コピー機１は、ステップＳ３１９で参照したコピー設定情報における印刷条件で自身が印刷不可能であると判断した場合（ステップＳ３２０／Ｎｏ）、コピー設定情報における印刷条件を最適な設定に自動的に設定し直す（ステップＳ３２１）。その後、コピー機１は、自身のプロッタでコピージョブを実行する（ステップＳ３２２）。
【０１２０】
コピージョブが終了すると、コピー機１は、そのコピージョブの印刷結果を利用者に通知するための印刷結果メールを作成する（ステップＳ３２３）。コピー機１は、作成した印刷結果メールをユーザ端末３に送信する（ステップＳ３２４）。ユーザ端末３は、コピー機１から印刷結果メールを受信する（ステップＳ３２５）。利用者は、印刷結果メールを送信することで、遠隔のコピー機１で行われている再印刷ジョブの結果を知ることができる。
【０１２１】
以上説明したように、各コピー機がメールのアドレスを持ち、利用者が任意のコピー機に対して、ジョブＩＤをサブジェクトに入れた電子メールを送信することで、その電子メールを受信したコピー機がそのジョブＩＤに対応したコピージョブを行う。従って、ユーザ端末３に電子メールを送信する機能さえあれば、利用者は、遠隔から再印刷を指示することができる。
【０１２２】
（ジョブＩＤ検索動作）
図１１は、本発明の一実施形態における画像形成システムによるジョブＩＤ検索動作の流れを示すフローチャートである。以下、図１１を用いて、本実施形態における画像形成システムによるジョブＩＤ検索動作について説明する。
【０１２３】
コピー機１は、自身に利用者制限が行われているか否かを判定する（ステップＳ４０１）。
【０１２４】
利用者制限が行われていない場合（ステップＳ４０１／Ｎｏ）、コピー機１は、利用者のパネル操作によりジョブＩＤ検索のための検索条件入力を行う（ステップＳ４０４）。
【０１２５】
利用者制限が行われている場合（ステップＳ４０１／Ｙｅｓ）、コピー機１は、利用者の操作によりユーザＩＤおよびパスワードを入力すると（ステップＳ４０２）、入力したユーザＩＤおよびパスワードの認証を行う（ステップＳ４０３）。
【０１２６】
コピー機１は、認証の結果、ユーザＩＤおよびパスワードを正当なものではないと判断した場合（ステップＳ４０３／ＮＧ）、動作を終了する。
【０１２７】
コピー機１は、認証の結果、ユーザＩＤおよびパスワードを正当なものであると判断した場合（ステップＳ４０３／ＯＫ）、ジョブＩＤ検索のための検索条件入力を許可する。コピー機１は、入力されたユーザＩＤを保持する。
【０１２８】
設定入力許可後、コピー機１は、自身のパネル上における利用者の操作により検索条件を入力する（ステップＳ４０４）。検索の条件となるのは、読み取り設定、読み取り時刻、利用者名、ジョブＩＤの一部などである。
【０１２９】
コピー機１は、コピーサーバ２との接続を行う（ステップＳ４０５）。コピー機１は、コピーサーバ２との通信が成功したか否かを判断する（ステップＳ４０６）。
【０１３０】
コピーサーバ２との通信が失敗したと判断された場合（ステップＳ４０６／Ｎｏ）、画像形成システムは、動作を終了する。
【０１３１】
コピー機１は、コピーサーバ２との通信が成功したと判断した場合（ステップＳ４０６／Ｙｅｓ）、入力した検索条件をコピーサーバ２に送信する（ステップＳ４０７）。
【０１３２】
コピーサーバ２は、コピー機１から検索条件を受信すると、受信した検索条件で自身に格納されているジョブＩＤの検索を行う（ステップＳ４０８）。
【０１３３】
コピーサーバ２は、検索結果（検索条件に該当する１つ以上のジョブＩＤを示す情報）をコピー機１に送信する（ステップＳ４０９）。
【０１３４】
コピー機１は、コピーサーバ２から検索結果を受信する（ステップＳ４１０）。コピー機１は、検索条件に見合うジョブＩＤの一覧を取得する。
【０１３５】
また、ここで利用者制限が行われている場合、コピー機１は、検索されたジョブＩＤのうち、ステップＳ４０２で入力されたユーザＩＤの利用者以外のジョブＩＤを対象外とする（ステップＳ４１１）。
【０１３６】
コピー機１は、自身のパネル上に検索結果を表示する（ステップＳ４１２）。また、ここで表示されたジョブＩＤを選択すると、コピー機１は、その選択されたジョブＩＤの再印刷を行うことも可能である。
【０１３７】
以上説明したように、コピーサーバ２は、コピー時の設定、コピーを行った時間、利用者などの情報を用いて、ジョブＩＤの検索を行う。従って、利用者は、ジョブＩＤを忘れても自分の希望するコピージョブを探し出すことができる。
【０１３８】
（コピーデータおよび履歴情報の破棄・転送動作）
図１２は、本発明の一実施形態における画像形成システムによるコピーデータおよび履歴情報の破棄・転送動作の流れを示すフローチャートである。以下、図１２に沿って、本実施形態における画像形成システムによるコピーデータおよび履歴情報の破棄・転送動作について説明する。
【０１３９】
まず、コピーサーバ２は、ある一定の期間ごとに、全ての履歴情報についてそのジョブ（コピーデータ、履歴情報、およびジョブＩＤ）が蓄積されてどれほどの期間が経過したか、あるいは利用者に使用されていないかを順次調べる（ステップＳ５０１）。
【０１４０】
また、コピーサーバ２には、事前に蓄積期間の基準値および非アクセス期間の基準値のうち少なくとも１つが格納されている。なお、蓄積期間とは、ジョブが蓄積してから経過した期間を示す。また、非アクセス期間とは、利用者に連続して使用されていない期間を示す。
【０１４１】
コピーサーバ２は、ジョブの破棄条件に合致しているか否か、自身が格納しているジョブの全履歴情報を順次参照する（ステップＳ５０２）。なお、コピーサーバ２は、ジョブが蓄積期間の基準値を超えて蓄積されている場合（所定期間以上蓄積されている場合）、破棄条件に合致していると判断してもよいし、ジョブが非アクセス期間の基準値を超えている場合（所定期間あたりのアクセス頻度が低い場合）、破棄条件に合致していると判断してもよい。また、コピーサーバ２は、上記の両条件を同時に満たすジョブが破棄条件に合致していると判断してもよいし、他の条件に基づいてジョブの破棄を行うようにしてもよい。
【０１４２】
コピーサーバ２は、履歴情報を参照して、その履歴情報が破棄条件に合致しないと判断した場合（ステップＳ５０２／Ｎｏ）、破棄条件に合致しなかった履歴情報のジョブをそのまま格納して、次の履歴情報を参照する（ステップＳ５０１）。
【０１４３】
コピーサーバ２は、履歴情報を参照した結果、その履歴情報が破棄条件に合致したと判断した場合（ステップＳ５０２／Ｙｅｓ）、その破棄条件に合致した履歴情報に含まれる処理方法情報を参照して、履歴情報およびそのコピーデータの処理方法を確認する（ステップＳ５０３）。
【０１４４】
処理方法が「削除」であると判断された場合（ステップＳ５０３／削除）、その履歴情報に利用者のメールアドレスを示す情報が含まれているか否かを判断する（ステップＳ５０４）。
【０１４５】
履歴情報にメールアドレスが含まれていないと判断された場合（ステップＳ５０４／Ｎｏ）、コピーサーバ２は、対象の履歴情報およびコピーデータを破棄し（ステップＳ５０５）、動作を終了する。
【０１４６】
履歴情報にメールアドレスが含まれていると判断された場合（ステップＳ５０４／Ｙｅｓ）、コピーサーバ２は、対象となる履歴情報およびコピーデータを削除する旨を示す電子メール（ジョブ削除メール）を作成し（ステップＳ５０６）、履歴情報に含まれるメールアドレスの端末（ユーザ端末３）にその電子メールを送信する（ステップＳ５０７）。ユーザ端末３は、ジョブ削除メールを受信する（ステップＳ５０８）。
【０１４７】
コピーサーバ２は、ジョブ削除メールを送信してから所定期間経過後、対象となる履歴情報およびコピーデータを破棄し（ステップＳ５０５）、動作を終了する。
【０１４８】
また、履歴情報およびコピーデータの処理方法が「転送」であると判断された場合（ステップＳ５０３／転送）、コピーサーバ２は、その履歴情報に対応するジョブ情報（コピーデータ、履歴情報、およびジョブＩＤ）をコピーサーバ７に転送する（ステップＳ５０９）。なお、コピーサーバ２が他のコピーサーバと接続され、認識可能な場合にのみ、コピーサーバ２は、ジョブ情報の転送を行う。コピーサーバ２と接続された転送先の他のコピーサーバがない場合、コピーサーバ２は、転送および削除動作を行わない。
【０１４９】
コピーサーバ７は、ジョブ情報をコピーサーバ２から受信すると（ステップＳ５１０）、受信したジョブのジョブＩＤ（コピーデータおよび履歴情報に対応するジョブＩＤ）が自サーバ上で重複するか否かを判断する（ステップＳ５１１）。
【０１５０】
ジョブＩＤが重複しないと判断された場合（ステップＳ５１１／Ｎｏ）、コピーサーバ７は、受信したジョブ情報を自サーバ上に蓄積する（ステップＳ５１３）。
【０１５１】
ジョブＩＤが重複すると判断された場合（ステップＳ５１１／Ｙｅｓ）、コピーサーバ７は、新しいジョブＩＤを受信したコピーデータおよび履歴情報に割り当て（ステップＳ５１２）、蓄積する（ステップＳ５１３）。
【０１５２】
コピーサーバ７は、そのジョブ情報の蓄積結果を再度送信元のコピーサーバ２に転送する（ステップＳ５１４）。コピーサーバ７は、新たなジョブＩＤを割り当てた場合、その新たなジョブＩＤを示す情報についてもコピーサーバ２に送信する。
【０１５３】
コピーサーバ２は、コピーサーバ７からジョブ情報の蓄積結果を受信すると（ステップＳ５１５）、そのジョブ情報に対応する履歴情報に利用者のメールアドレスを示す情報が含まれているか否かを判断する（ステップＳ５０４）。
【０１５４】
履歴情報にメールアドレスが含まれていないと判断された場合（ステップＳ５０４／Ｎｏ）、コピーサーバ２は、対象の履歴情報およびコピーデータを破棄し（ステップＳ５０７）、動作を終了する。
【０１５５】
履歴情報にメールアドレスが含まれていると判断された場合（ステップＳ５０４／Ｙｅｓ）、コピーサーバ２は、対象となる履歴情報およびコピーデータを転送した旨を示す電子メール（ジョブ転送メール）を作成し（ステップＳ５０５）、履歴情報に含まれるメールアドレスの端末（ユーザ端末３）にその電子メールを送信する（ステップＳ５０６）。ユーザ端末３は、ジョブ転送メールを受信する（ステップＳ５０８）。また、コピーサーバ２は、ジョブ転送メールを用いて、コピーサーバ７から受信した新たなジョブＩＤについてもユーザ端末３に通知する。
【０１５６】
コピーサーバ２は、ジョブ転送メールを送信後、対象となる履歴情報およびコピーデータを破棄し（ステップＳ５０７）、動作を終了する。
【０１５７】
以上説明したように、コピーサーバ２は、コピー時に指定されたコピーサーバ２内での管理期間、コピーサーバ２自身がデフォルトで持つコピーサーバ２内での管理期間、およびアクセスのなかった期間のうちのいずれかを経過したコピージョブのコピーデータおよび履歴情報を自動的に削除、または別のコピーサーバ（コピーサーバ７）やファイルサーバに転送する。従って、不要なジョブをコピーサーバ２の記憶領域から削除し、記憶容量の圧迫を回避することができる。
【０１５８】
また、画像形成システムは、コピージョブの削除・転送が行われ、その利用者のメールアドレスが特定できる場合には、その利用者に対して削除・転送されたことを電子メールで通知する。従って、利用者が知らない間に自分が認識しているジョブＩＤが無効になってしまうことを防ぐことができる。
【０１５９】
（コピーサーバの機能停止・復帰時の動作）
図１３は、本発明の一実施形態における画像形成システムによるコピーサーバ復帰・停止に係る動作の流れを示すフローチャートである。以下、図１３に沿って、コピー時または再印刷ジョブ時にコピーサーバ２の機能が停止している場合と、その停止した機能が復帰した場合の画像形成システムによる動作について説明する。
【０１６０】
コピーまたはジョブＩＤ指定による再印刷時に、コピー機１は、コピーサーバ２との接続を試行する（ステップＳ６０１）。その際、全ての履歴とコピーデータを保存するコピーサーバ２は、機能を停止しており（ステップＳ６０２）、コピー機１に対する応答を行わずに（ステップＳ６０３）、所定時間が経過すると、コピー機１がタイムアウトを認識する（ステップＳ６０４）。
【０１６１】
ここで、コピー機１は、自身が現在、通常のコピーおよびジョブＩＤ入力による再印刷のうちいずれが要求されているかを確認する（ステップＳ６０５）。
【０１６２】
このとき、通常のコピー動作が要求されていると判断された場合（ステップＳ６０５／コピー）、コピー機１は、まずハードディスク５にコピーデータと履歴情報を保存し（ステップＳ６０６）、その後コピーサーバ２との接続をリトライする（ステップＳ６０７）。
【０１６３】
また、ジョブＩＤ入力による再印刷が要求されていると判断された場合（ステップＳ６０５／再印刷）、コピー機１は、コピーサーバ２との接続をリトライする（ステップＳ６０７）。
【０１６４】
コピー機１は、接続リトライ後、現在のリトライ回数が、事前に設定されたリトライ回数を超えたか否かを判断する（ステップＳ６０８）。
【０１６５】
まだ、事前に設定されたリトライ回数を超えていないと判断され（ステップＳ６０８／Ｎｏ）、コピーサーバ２が機能を停止した状態であった場合（ステップＳ６１３）、コピー機１は、コピーサーバ２が機能を復帰したか否かを判断する（ステップＳ６１５）。
【０１６６】
また、事前に設定されたリトライ回数を超えていないと判断され（ステップＳ６０８／Ｎｏ）、コピーサーバ２が機能停止状態（ステップＳ６１３）後、機能を再開させた（ステップＳ６１４）場合、コピー機１は、コピーサーバ２が機能を復帰したか否かを判断する（ステップＳ６１５）。
【０１６７】
コピー機１は、コピーサーバ２がまだ復帰していないと判断した場合（ステップＳ６１５／Ｎｏ）、コピーサーバ２に対して接続のリトライを行う（ステップＳ６０７）。
【０１６８】
トライ回数を超えてもコピーサーバ２が復帰しない場合（ステップＳ６０８／Ｙｅｓ）、コピー機１は、現在要求されている印刷ジョブがジョブＩＤによる再印刷であって、その印刷ジョブを要求する利用者のメールアドレス（ユーザ端末３のメールアドレス）を格納しているか否かを判断する（ステップＳ６０９）。
【０１６９】
コピー機１に通常のコピーが要求されていると判断された場合、またはコピー機１にジョブＩＤによる再印刷が要求され、その再印刷を要求する利用者のメールアドレスがコピー機１に格納されていないと判断された場合（ステップＳ６１２／Ｎｏ）、コピー機１は、スタンドアロンモードに移行する（ステップＳ６１２）。コピー機１は、スタンドアロンモードに移行すると、自身のパネルにコピーサーバ２と接続が確立していないことを表示する。また、スタンドアロンモード中にコピー機１にコピー動作や再印刷要求があった場合、コピー機１は、再度コピーサーバ２との接続のリトライを行う。また、コピーまたは再印刷要求がなくても、コピー機１は、ある間隔でコピーサーバ２の状況を確認し、機能が復帰した時点でスタンドアロンモードを解除する。
【０１７０】
コピー機１にジョブＩＤによる再印刷が要求されており、その再印刷を要求する利用者のメールアドレスがコピー機１に格納されていると判断された場合（ステップＳ６０９／Ｙｅｓ）、コピー機１は、コピーサーバへの接続失敗またはサーバダウンの理由で再印刷が失敗したことを通知するエラーメールを作成し、ユーザ端末３に送信する（ステップＳ６１０）。ユーザ端末３は、コピー機１からエラーメールを受信する（ステップＳ６１１）。コピー機１は、スタンドアロンモードに移行し（ステップＳ６１２）、動作を終了する。
【０１７１】
また、コピー機１は、コピーサーバ２の機能が復帰したと判断した場合（ステップＳ６１５／Ｙｅｓ）、自身が現在、通常のコピーおよびジョブＩＤ入力による再印刷のうちいずれが要求されているかを確認する（ステップＳ６１６）。
【０１７２】
このとき、通常のコピー動作が要求されていると判断された場合（ステップＳ６１６／コピー）、コピー機１は、まずハードディスク５に蓄積したコピーデータおよび履歴情報をコピーサーバ２に再送信する（ステップＳ６１７）。その後、図５におけるステップＳ１１４〜Ｓ１２２の動作が行われ、完了後、画像形成システムは動作を終了する。
【０１７３】
また、ジョブＩＤ入力による再印刷が要求されていると判断された場合（ステップＳ６１６／再印刷）、コピー機１は、ジョブＩＤをコピーサーバ２に送信し、再印刷ジョブ内容（該当するコピーデータおよび履歴情報）を取得する（ステップＳ６１８）。その後、図７のステップＳ２１５〜Ｓ２２２の動作が行われ、完了後、画像形成システムは、動作を終了する。
【０１７４】
以上説明したように、コピーサーバ２がトラブルで機能しない場合、コピーサーバ２は、即時にコピー機１との接続を終了し、コピー機１個体はスタンドアロンで動作を再開する。また、コピーサーバ２復帰時には、コピーサーバ２は、コピー機１との接続を再開し、再びコピー履歴の蓄積を行う。従って、コピー機１は、コピーサーバ２との依存関係を絶ち、コピー機単体として速やかにサービスを開始することができる。また、利用者が意識しなくとも、コピーサーバ２の復帰時に自動的に履歴の蓄積を再開できる。
【０１７５】
なお、上記の実施形態は本発明の好適な実施の一例であり、本発明の実施形態は、これに限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲において種々変形して実施することが可能となる。
【０１７６】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、画像形成装置は、コピー機能の利用ごとに印刷の履歴および印刷データをコピーサーバに送信し、コピーサーバは、受信した履歴管理とコピーデータの蓄積を行う。従って、利用者は、特別な設定をすることなく、容易に印刷の履歴管理およびコピーデータの保存を行うことが可能となる。また、利用者は、コピー利用時のジョブＩＤさえ知っておけば、再度印刷をしたい場合にそのＩＤの指定をするだけで元原稿がなくとも同様のコピーを行うことが可能となる。
【０１７７】
また、本発明によれば、利用者制限の機能により、ジョブＩＤが利用者に対応されたものでなければ再印刷することができない。従って、不正な再印刷を防ぐことが可能である。
【０１７８】
また、本発明によれば、コピーのジョブ終了時に、画像形成装置は、利用者のメールアドレスにジョブＩＤや読み取り設定、読み込んだ画像の一部（サムネイル）などの情報が付加された電子メールをユーザ端末に送る。従って、利用者は、コピーのジョブＩＤをいちいちメモに取るという煩わしさを減少させることができ、また自分がどのような設定でどんな画をコピーしたか確認することが可能となる。
【０１７９】
また、本発明によれば、ジョブＩＤがサブジェクト（件名）に記述されただけの電子メールを受信する。従って、遠隔から印刷要求された場合であっても、指定されたジョブＩＤを用いて再印刷することが可能となり、また、送信者のメールアドレスから利用者制限も行うことが可能となる。
【０１８０】
また、本発明によれば、利用者を特定するもの（ユーザＩＤやパスワード）や読み取り設定、コピーした時間帯などを画像形成装置に入力すると、コピーサーバは、ジョブＩＤの検索を行う。従って、利用者がジョブＩＤを覚えていなくても再印刷用のジョブＩＤを探すことが可能となる。
【０１８１】
本発明によれば、あらかじめコピーの時点でそのコピージョブに対して生存期間と非アクセス削除時間（再印刷されなかった時間）を設定する。また、削除されて困るジョブに対しては他のコピーサーバへの転送の設定も可能である。通常、コピーサーバには容量の限界があり、それを超えるとコピーサーバへの履歴やコピーデータの蓄積が行えなくなるが、本発明では、コピーサーバへの容量の負荷を軽減することができ、コピーサーバがデータの蓄積を行えなくなることを防ぐことが可能となる。
【０１８２】
また、本発明によれば、ジョブ（履歴およびコピーデータ）が削除または転送された場合（または、される直前）、そのジョブの利用者に対して電子メールにてその情報を送信する。従って、利用者が気づかないうちに履歴や再印刷用のコピーデータが削除されてしまうことを防ぐことが可能となる。
【０１８３】
また、本発明によれば、コピーサーバが何らかのトラブルにより、機能しなくなった場合に、コピーサーバと関連を持つ全画像形成装置に対してサービスを停止する。また画像形成装置本体もコピーサーバ無しで稼動する手段を持っている。従って、コピーサーバの動作状況に振られること無く、画像形成装置は本来の機能を提供し続けることが可能となる。
【０１８４】
また、本発明によれば、コピーサーバが何らかのトラブルにより、コピーサーバと関連を持つ全画像形成装置がコピー履歴の転送蓄積サービスを停止している場合に、コピーサーバは、復帰した時点で自動的に全画像形成装置との接続を再開し、サービスを稼動させる。従って、スタンドアロンで稼動していた画像形成装置がコピー履歴蓄積サービスを再開することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施形態において基本的なコピー動作を行う画像形成システムの構成を示す図である。
【図２】本発明の一実施形態における画像形成システムによる基本的なコピー動作の流れを示すフローチャートである。
【図３】本発明の一実施形態における画像形成システムによる基本的なコピー動作の流れを示すフローチャートである。
【図４】本発明の一実施形態におけるコピー機のパネルに直接入力してジョブＩＤを指定する場合の画像形成システムの構成を示す図である。
【図５】本発明の一実施形態におけるコピー機のパネルに直接入力してジョブＩＤを指定する場合の画像形成システムによる動作の流れを示すフローチャートである。
【図６】本発明の一実施形態におけるコピー機のパネルに直接入力してジョブＩＤを指定する場合の画像形成システムによる動作の流れを示すフローチャートである。
【図７】本発明の一実施形態において、電子メールによりジョブＩＤを指定し、再印刷を行う場合の画像形成システムの構成を示す図である。
【図８】本発明の一実施形態において、電子メールでコピー機へ送信されたジョブＩＤを用いて行われる画像形成システムによるコピーデータの再印刷動作を示すフローチャートである。
【図９】本発明の一実施形態において、電子メールでコピー機へ送信されたジョブＩＤを用いて行われる画像形成システムによるコピーデータの再印刷動作を示すフローチャートである。
【図１０】本発明の一実施形態におけるジョブＩＤを指定するための電子メールを示す図である。
【図１１】本発明の一実施形態における画像形成システムによるジョブＩＤ検索動作の流れを示すフローチャートである。
【図１２】本発明の一実施形態における画像形成システムによるコピーデータおよび履歴情報の破棄・転送動作の流れを示すフローチャートである。
【図１３】本発明の一実施形態における画像形成システムによるコピーサーバ復帰・停止に係る動作の流れを示すフローチャートである。
【符号の説明】
１、６　コピー機
２、７　コピーサーバ
３　ユーザ端末
４　ネットワーク
５　ハードディスク

Claims

印刷を行う画像形成装置と、前記印刷に係る情報を管理するコピーサーバと、がネットワークを介して相互接続されている画像形成システムであって、
前記コピーサーバは、
前記画像形成装置が読み取った印刷データを受信した後に格納し、該格納した印刷データを履歴管理することを特徴とする画像形成システム。
印刷を行う画像形成装置と、前記印刷に係る情報を管理するコピーサーバと、がネットワークを介して相互接続されている画像形成システムであって、
前記画像形成装置は、
画像を読み取る画像読取手段と、
前記画像読取手段により読み取られた画像を印刷する印刷手段と、
前記画像読取手段により読み取られた画像を印刷データとして前記コピーサーバに送信する印刷データ送信手段と、
前記印刷手段による印刷を要求する利用者の識別子であるユーザＩＤを含む履歴情報を作成し、該作成した履歴情報を前記コピーサーバに送信する履歴情報送信手段と、を有し、
前記コピーサーバは、
前記送信された印刷データおよび履歴情報に対応する識別子であるジョブＩＤを発行するジョブＩＤ発行手段と、
前記ジョブＩＤ発行手段により発行されたジョブＩＤごとに、前記対応する印刷データおよび履歴情報を格納するジョブ情報格納手段と、
を有することを特徴とする画像形成システム。
前記画像形成システムは、前記ネットワークに接続されるユーザ端末装置をさらに有し、
前記コピーサーバは、
前記ジョブＩＤ発行手段により発行されたジョブＩＤを含む情報を前記ユーザ端末装置に送信する発行ＩＤ送信手段を有し、
前記ユーザ端末装置は、
前記発行ＩＤ送信手段により送信されたジョブＩＤを含む情報を受信し、該受信した情報に含まれるジョブＩＤを表示する受信ＩＤ表示手段を有することを特徴とする請求項２記載の画像形成システム。
前記画像形成装置は、
前記ジョブＩＤを入力するジョブＩＤ入力手段と、
前記ジョブＩＤ入力手段により入力されたジョブＩＤを前記コピーサーバに送信する入力ＩＤ送信手段と、
前記コピーサーバから送信された前記印刷データおよび履歴情報を受信し、該受信した履歴情報に含まれる印刷設定で、前記受信した印刷データの印刷を実行する再印刷手段と、を有し、
前記コピーサーバは、
前記入力ＩＤ送信手段により送信されたジョブＩＤを受信し、該受信したジョブＩＤと一致するジョブＩＤを、前記ジョブ情報格納手段により格納されたジョブＩＤから検出するジョブＩＤ検出手段と、
前記ジョブＩＤ検出手段により検出されたジョブＩＤに対応する前記印刷データおよび前記履歴情報を前記画像形成装置に送信するジョブ情報送信手段と、
を有することを特徴とする請求項３記載の画像形成システム。
前記ジョブＩＤ入力手段は、
前記画像形成装置に設けられた操作パネル上の操作により、前記ジョブＩＤを入力することを特徴とする請求項４記載の画像形成システム。
前記ユーザ端末装置は、
サブジェクト欄に前記ジョブＩＤを含む電子メールを前記画像形成装置に送信するジョブＩＤメール送信手段を有し、
前記ジョブＩＤ入力手段は、
前記ジョブＩＤメール送信手段により送信された電子メールを受信し、該受信した電子メールに含まれるジョブＩＤを入力することを特徴とする請求項４記載の画像形成システム。
前記画像形成装置は、
前記ユーザＩＤを入力するユーザＩＤ入力手段と、
前記ユーザＩＤ入力手段により入力されたユーザＩＤと、前記ジョブ情報送信手段により送信された履歴情報に含まれるユーザＩＤと、を比較し、認証を行う認証手段と、
前記認証手段により前記入力されたユーザＩＤと前記履歴情報に含まれるユーザＩＤとが一致しなかった場合、前記再印刷手段による印刷を禁止する印刷禁止手段と、
を有することを特徴とする請求項４から６のいずれか１項に記載の画像形成システム。
前記画像形成装置は、
前記印刷手段および前記再印刷手段により行われた印刷の印刷データのサムネイル画像を含む電子メールを前記ユーザ端末装置に送信するサムネイル送信手段を有することを特徴とする請求項４から７のいずれか１項に記載の画像形成システム。
前記履歴情報送信手段は、
前記ユーザＩＤ、前記印刷手段による印刷時期、および前記印刷手段による印刷設定条件を含む前記履歴情報を、前記コピーサーバに送信し、
前記画像形成装置は、
前記ユーザＩＤ、前記印刷時期、および前記印刷設定条件を示す情報のうちの少なくとも１つを入力し、該入力した情報を前記コピーサーバに送信する検索条件送信手段を有し、
前記コピーサーバは、
前記検索条件送信手段により送信された情報を受信し、該受信した情報を含む前記ジョブ情報格納手段により格納された履歴情報に対応する１つ以上の前記ジョブＩＤを検出するジョブＩＤ検索手段と、
前記ジョブＩＤ検索手段により検出された１つ以上のジョブＩＤの一覧情報を前記画像形成装置に送信する検索ＩＤ送信手段と、
を有することを特徴とする請求項２から８のいずれか１項に記載の画像形成システム。
前記コピーサーバは、
前記ジョブ情報格納手段により格納された履歴情報を参照して、前記ジョブ情報格納手段により前記印刷データが格納されてから、予め設定された期間以上経過したか否かを判定する格納期間判定手段と、
前記ジョブ情報格納手段により格納された履歴情報を参照して、前記ジョブ情報格納手段により格納された印刷データの利用頻度が予め設定された所定頻度よりも低いか否かを判定する利用頻度判定手段と、
前記格納期間判定手段により格納されてから前記予め設定された期間以上経過していると判断された前記印刷データ、および前記利用頻度判定手段により前記予め設定された所定頻度よりも低い利用頻度であると判定された前記印刷データを削除する印刷データ削除手段と、
を有することを特徴とする請求項２から９のいずれか１項に記載の画像形成システム。
前記コピーサーバは、
前記格納期間判定手段により格納されてから前記予め設定された期間以上経過していると判断された前記印刷データ、および前記利用頻度判定手段により前記予め設定された所定頻度よりも低い利用頻度であると判定された前記印刷データを前記ネットワークに接続されている他のコピーサーバに転送する印刷データ転送手段を有することを特徴とする請求項１０記載の画像形成システム。
前記コピーサーバは、
前記印刷データ削除手段により削除される印刷データ、および前記印刷データ転送手段により転送される印刷データに対応する履歴情報に含まれる前記利用者のメールアドレス宛に、前記印刷データが削除または転送される旨が示された電子メールを送信する削除転送メール送信手段を有することを特徴とする請求項１１記載の画像形成システム。
前記画像形成装置は、
前記接続されているコピーサーバの機能が停止しているか否かを判定するサーバ機能判定手段を有し、
前記印刷手段は、
前記サーバ機能判定手段により前記コピーサーバの機能が停止していると判断された場合、スタンドアロンで印刷を行うことを特徴とする請求項２から１２のいずれか１項に記載の画像形成システム。
前記画像形成装置は、
前記サーバ機能判定手段により前記コピーサーバの機能が回復したと判断された場合、前記コピーサーバと接続を行う接続復帰手段を有することを特徴とする請求項１３記載の画像形成システム。