JP2003099366A

JP2003099366A - 電子メールの送信方法、通信処理装置及び記録媒体

Info

Publication number: JP2003099366A
Application number: JP2001288067A
Authority: JP
Inventors: Akira Eto; 晃江藤; Toshio Tamaki; 俊夫田巻; Takashi Sakazaki; 貴志坂崎
Original assignee: AZIA KK
Current assignee: AZIA KK
Priority date: 2001-09-21
Filing date: 2001-09-21
Publication date: 2003-04-04

Abstract

(57)【要約】【課題】各受信者に対応じた電子メールを送信できる
電子メールの送信方法を提供する。【解決手段】電子メールを送信する送信装置１と、複
数の受信者側端末３とが通信回線を介して接続され、送
信装置１が、複数の受信者側端末３に電子メールを送信
する電子メールの送信方法において、送信装置１は、年
齢、性別、職業等の受信者情報及び文書を記録するデー
タベースサーバー９と、送信者側端末２とを備え、送信
者側端末２への操作によって作成されたブロック文書
Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅ、Ｆをデータベースサーバー９が記
録し、記録された複数のブロック文書Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ、
Ｅ、Ｆから、受信者情報に適した内容の文書ブロックを
組み合わせて一つの送信用文書Ｍ１、Ｍ２、Ｍ３を作成
した後、作成された送信用文書Ｍ１、Ｍ２、Ｍ３を対応
する受信者側端末３に送信する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子メールの送信
方法、通信処理装置及び記録媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年において、商品の販売者やサービス
の提供者（送信者）が、客（受信者）に電子メールを送
ることによって、客とのコミュニケーションを取った
り、客に情報を提供したりすることが一般的になってい
る。このような客には、学生、主婦等の個人客、取引相
手等の法人客といったように様々な客がおり、それぞれ
の客に応じて需要や要望が異なる。また、客の住んでい
る地域によっても、需要や要望が異なる。

【０００３】このため、複数の客に向けて電子メールを
送るときには、様々な客の需要や要望に答えるために、
個人客を対称にした内容、関東在住の人を対象にした内
容、学生を対象にした内容、法人客を対象にした内容
等、様々な内容を電子メール中に記載していた。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかし、上述の電子メ
ールでは、個人客を対象にした内容は法人客にとっては
不要であるし、関東在住の人を対象にした内容は関東在
住以外の人にとっては不要であり、それぞれの客に対応
した内容の電子メールを送信できないという課題があ
る。

【０００５】そこで、本発明は、各受信者に対応じた電
子メールを送信できる電子メールの送信方法、通信処理
装置及び記録媒体を提供することを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】請求項１に記載の発明
は、電子メールを送信する送信手段と、複数の受信者側
端末とが通信回線を介して接続され、送信手段が、複数
の受信者側端末に電子メールを送信する電子メールの送
信方法において、送信手段は、年齢、性別、職業等の受
信者情報及び文書を記録する記録部と、操作部とを備
え、操作部の操作によって作成されたブロック文書を記
録部が記録し、記録された複数のブロック文書から、受
信者情報に適した内容の文書ブロックを組み合わせて一
つの送信用文書を作成した後、作成された送信用文書を
対応する受信者側端末に送信することを特徴とする。

【０００７】この請求項１に記載の発明では、記録部に
記録された受信者情報により、電子メール（以後、単に
「メール」という）の受信者が、例えば、２０代、男
性、学生、東京在住であった場合には、送信手段は、複
数のブロック文書のうち、２０代を対象にした内容、男
性を対象にした内容、学生を対象にした内容、東京在住
の人を対象にした内容を選択し、選択したブロック文書
を組み合わせて一つの送信用文書を作成し、この送信用
文書をメールとして対応する受信者側端末に送信する。
尚、ブロック文書としては、文字のみに限定されず、画
像等をも含むものである。

【０００８】送信手段が、受信者情報に基づき、その受
信者に適した内容のブロック文書を組み合わせて一つの
送信用文書を作成するので、各受信者に対応した内容の
メールを送信することができるとともに、必要な内容の
み受信者側端末に送信すれば良いので、無駄がない。更
に、送信者が商品の販売者やサービスの提供者であり、
受信者が客であった場合には、それぞれの客に応じた適
切な内容のメールを送ることができ、見込み客や普通客
を優良顧客に引き上げることを期待できる。

【０００９】尚、操作部としては、商品の販売者、サー
ビスの提供者、或いは、電子メールの送信先を複数有す
る者（例えば、役所や会社内の連絡事項を伝達する者）
等のパーソナルコンピュータや携帯電話等を用いること
ができる。また、パーソナルコンピュータや携帯電話の
メモリー等を記録部としても用いたり、或いは、パーソ
ナルコンピュータや携帯電話等に通信回線を介して接続
されるデータベースサーバーを記録部として用いたりし
ても良い。

【００１０】同様に、受信者側端末としては、商品の購
入者、サービスの需要者、或いは、役所や会社内におい
て連絡事項を受ける者等のパーソナルコンピュータや携
帯電話等であり、メールを受信できる端末であれば特に
限定しない。また、受信者情報とは、年齢、性別、職業
の他に、住所、電話番号、受信者から送信者への要望等
をも含み、特に限定しない。

【００１１】請求項２に記載の発明は、請求項１に記載
の発明において、ブロック文書には、その内容に応じた
ホームページのアドレスが記載されており、送信手段が
受信者端末に電子メールを送信した後、所定期間経過し
ても、受信者側端末が、ブロック文書に記載されたアド
レスのホームページにアクセスしていない場合には、送
信手段は、その受信者側端末に所定の内容の電子メール
を送信することを特徴とする。

【００１２】この請求項２に記載の発明では、請求項１
に記載の発明と同様な作用効果を奏するとともに、ホー
ムページにアクセスしていない受信者に、例えば、ホー
ムページの閲覧をお願いする旨のメールを送信すること
により、ホームページを見忘れた受信者等に、ホームペ
ージへのアクセスを促すことができるので、ホームペー
ジの閲覧者を増やすことができる。特に、ホームページ
に、商品の案内やサービスの案内等を掲載していた場合
においては、商品の案内やサービスの案内をより多くの
受信者に見てもらえるので、商品の販売促進及びサービ
スの依頼の増加を期待できる。

【００１３】尚、ホームページは、送信者が開設してい
るホームページであっても良いし、送信者と業務提携関
係のある販売者等が開設しているホームページであって
も良く、特に限定しない。また、ホームページを見た受
信者に対して、お礼の旨を記載したメールを送信するよ
うにしても良く、この場合、送信者と受信者との良好な
関係を築くことができ、特に、送信者が販売者であり、
受信者が客であった場合には、その受信者が優良顧客に
なることを更に期待できる。

【００１４】請求項３に記載の発明は、請求項１又は２
に記載の発明において、送信手段は、複数の受信者側端
末にアンケートを送り、受信者側端末からのアンケート
に対する返答により得た受信者情報を記録部に記録する
ことを特徴とする。

【００１５】この請求項３に記載の発明では、請求項１
又は２に記載の発明と同様な作用効果を奏するととも
に、受信者側端末へのアンケートの送付は、例えば、年
齢、性別、職業等を尋ねるアンケートを記載したメール
を送信したり、送信者のホームページにアンケート記入
欄を設け、受信者に送信者のホームページにアクセスし
てもらったりすることによって行う。そして、受信者が
アンケートに対する返答をメールで送信者側端末に送っ
たり、ホームページのアンケート記入欄にアンケートの
返答を記入して送信ボタンをクリックしたりすることに
よって、送信者側端末はアンケートの返答を受ける。

【００１６】受信者側端末からのアンケートの返答によ
り受信者情報を得ることにより、正確な受信者情報を得
ることができる。また、受信者側端末に定期的にアンケ
ートを記載したメールを送信するようにすれば、受信者
の住所や電話番号やメールアドレス等が変わっていて
も、この情報が入手できるので、受信者情報を更に正確
なものにすることができる。特に、送信者が、販売者等
であった場合には、正確な受信者情報を収集することに
よって、受信者である客に対するサービスの充実を図る
ことができる。

【００１７】請求項４に記載の発明は、請求項１乃至３
のいずれかに記載の動作を行うことを特徴とする通信処
理装置である。

【００１８】この請求項４に記載の発明では、請求項１
乃至３のいずれかに記載の発明と同様な作用効果を奏す
る。

【００１９】請求項５に記載の発明は、請求項１乃至３
のいずれかに記載の動作を行うためのプログラムが格納
されていることを特徴とする記録媒体。

【００２０】この請求項５に記載の発明では、請求項１
乃至３のいずれかに記載の発明と同様な作用効果を奏す
る。

【００２１】

【発明の実施の形態】以下、添付した図面を参照しなが
ら本発明の実施の形態を詳細に説明する。図１に示すよ
うに、メールを送信（配信）する送信装置（送信手段）
１と、メールを受信する複数の受信者側端末３が通信回
線を介して接続されている。尚、図１においては、一つ
の受信者側端末３のみ図示し、他の受信者側端末３の図
示を省略している。

【００２２】送信装置１は、送信者がメールの送信を行
うための送信者側端末（操作部）２と、送信者側端末２
と通信回線を介して接続されている通信処理装置５とか
ら構成されている。通信処理装置５は、メールの送受信
を行うメールサーバー７と、データの蓄積、運用、及び
管理をするとともに、送信者側端末２からの検索や更新
等の要求を受け付けるデータベースサーバー（以後、単
に「ＤＢサーバー」という）９と、ワールドワイドウェ
ブサーバー（以後、単に「ＷＷＷサーバー」という）１
１とを備えている。受信者は、受信者側端末３を操作し
てＷＷＷサーバー１１にあるホームページを閲覧できる
ようになっている。

【００２３】尚、本実施の形態では、送信者側端末２及
び受信者側端末３としては、パーソナルコンピュータを
用いているが、これに限定されず、携帯電話等を送信者
側端末２及び受信者側端末３として用いても良い。

【００２４】ＤＢサーバー９には、それぞれの受信者の
年齢、性別、職業、メールアドレス、電話番号、その受
信者の需要や要望、趣味等の受信者情報が予め記録され
ており、送信者が送信側端末２を用いてＤＢサーバー９
にアクセスすることにより、受信者情報の登録（記
録）、検索、更新、及び電子メールの送信の設定等を行
う。尚、図８に示すように、後述する設定画面のトップ
ページ１５におけるユーザー登録情報の１５ｃをクリッ
クすることにより、受信者情報が送信者側端末２のモニ
ター２ａに表示されるようになっている。また、ＤＢサ
ーバー９に記録されている受信者情報は、上述のものに
限定されない。

【００２５】このトップページ１５には、メール送信設
定１５ａ、通信ログ／メールレスポンスチェック１５
ｂ、ユーザー登録情報１５ｃ、オペレータ設定１５ｅ、
送信者メールアドレス設定１５ｆ、及びテストメール送
信先設定１５ｇの６つの項目があり、いずれかの項目を
クリックすることにより、各種設定及び各種情報の閲覧
を行うようになっている。

【００２６】本実施の形態では、送信者は商品を販売す
る販売者であり、受信者は商品を購入する客であり、送
信者が開設するホームページには、商品、メールマガジ
ン、特典、プレゼント等、購入者にメリットのある情報
が公開されている。このホームページを見た閲覧者が、
ホームページの情報にメリットがあると考え、ホームペ
ージの記入欄に、名前、重視、年齢、職業、及び趣味等
を記入して送信することにより、ＤＢサーバー９に閲覧
者が新規登録されるようになっている。

【００２７】例えば、図２に示すように、送信者のホー
ムページ１３にはプレゼント一覧１３ａが掲載されてお
り、このホームページ１３を見た閲覧者がプレゼントを
欲しいときには、応募欄１３ｂに名前、住所等を記入
し、送信ボタン１３ｃをクリックすることにより、応募
欄１３ｂに記入した事項がＤＢサーバー９に送信され
る。ＤＢサーバ−９は、応募欄１３ｂに記入された事項
によって、応募者をメールの受信者として受信者情報の
新規登録や、受信者情報の内容の更新を行う。

【００２８】また、本実施の形態では、送信者が、名簿
等に記載されたメールアドレスに向けて、氏名、住所、
職業、年齢、趣味等のアンケートをメールにより送信
し、送信者が、送信者側端末２を介してＤＢサーバー９
にアンケートに対する返答内容を入力することで、ＤＢ
サーバー９への受信者情報の新規登録や更新を行う。

【００２９】ここで、送信者が受信者に向けて送信する
メールについて説明する。図３及び図４に示すように、
個々のメール本文をブロック文書Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅ、
Ｆという単位で設定し、これらブロック文書Ａ、Ｂ、
Ｃ、Ｄ、Ｅ、Ｆを組み合わせることによって構成された
メール本文をタスクＴとしている。

【００３０】即ち、送信者が送信者側端末２を操作する
ことによって、各ブロック文書Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅ、Ｆ
を作成し、これら全体をタスクＴとして設定する。この
ようにして設定されたタスクＴは所定のＩＤを付与さ
れ、ＤＢサーバー９に記録される。本実施の形態では、
図９に示すように、ＤＢサーバー９には、ＩＤが００１
〜００６の６つのタスクが記録されており、各タスクに
は送信者によってタスク名（○○ニュース、□トピック
ス等）が付与されている。また、各タスク及びブロック
文書は、送信側端末２からＤＢサーバー９にアクセスす
ることにより、編集、削除、或いは、新規なタスクの追
加を行えるようになっている。

【００３１】尚、図４に示すタスクＴは、ＩＤ番号が０
０６のタスクであり、ブロック文書Ａ乃至Ｆで構成され
ている。ブロック文書Ａは、タスクＴのヘッダ部を構成
しており、タスクＴの表題、送信日時等が記載されてい
る。また、ブロック文書Ｂにはプレゼントのお知らせが
記載されており、ブロック文書Ｃには企業会員募集のお
知らせが記載されており、ブロック文書Ｄにはサーバー
メンテナンスのお知らせが記載されており、ブロック文
書Ｅには人材募集のお知らせが記載されている。更に、
ブロック文書Ｆは、タスクＴのフッター部を構成してお
り、送信元の連絡先等が記載されている。

【００３２】本実施の形態では、送信者が、複数の受信
者に向けて一斉にメールを送信するときにおいては、Ｄ
Ｂサーバー９から選択した一つのタスクＴの各ブロック
文書Ａ乃至Ｆから、ＤＢサーバー９に登録された受信者
情報に適した内容のブロック文書のみを抽出し、抽出し
たブロック文書を組み合わせて送信用文書Ｍ１、Ｍ２、
Ｍ３を作成することにより、送信用文書Ｍ１、Ｍ２、Ｍ
３を電子メールとして対応する受信者側端末３に送信し
ている。

【００３３】次に、図５乃至図７に示すフローチャート
及び図８乃至図１３に基づいて、タスクＴの作成からメ
ールの送信までの流れを説明する。送信者が送信側端末
２を操作して通信処理装置５のＤＢサーバー９にアクセ
スすることにより、図８に示すように、メール送信を行
うための設定画面のトップページ１５を、送信者側端末
２のモニター２ａに表示する。

【００３４】尚、メール送信設定１５ａは、メール送信
に関する設定を行うためのものであり、通信ログ／レス
ポンスチェック１５ｂは、送信したメールの開封率等を
チェックするためのものであり、ユーザー登録情報１５
は、ＤＢサーバー９に登録された受信者情報を閲覧する
ためのものである。また、オペレータ１５ｅは、ＤＢサ
ーバー９にログインする送信者側端末２の設定、追加、
削除を行うためのものであり、送信者メールアドレス設
定は、送信者が複数のメールアドレスを保有している場
合においてメールアドレスを指定するためのものであ
り、テストメール送信先設定は、メールの送信テストを
行う際の送信先を指定するものである。

【００３５】メール送信に関する設定を行うときには、
トップページ１５のメール送信設定１５ａをクリックす
ることにより、図９に示すメール送信設定画面１７が表
示される。このメール送信設定画面１７の新規タスク作
成ボタン１７ａをクリックすると（ステップＳ１）、新
規タスク画面（図示せず）が送信者側端末２のモニター
２ａに表示されることにより（ステップＳ２）、送信者
は新規タスクの設定を行う。

【００３６】送信者側端末２のモニター２ａに表示され
た新規タスク画面には、タスク名の記入欄があり、この
記入欄にタスク名を記入することによって、ＤＢサーバ
ー９に新規タスクのＩＤとともにその保存先が登録され
る。例えば、タスク名を「○○ニュース」と入力する
と、タスクＩＤが００６のタスクＴ（図３及び図４参
照）が登録される。このときにおいて、図９に示すメー
ル送信設定画面１７には、この新規タスクＴの状態が
「編集中」と表示される。

【００３７】新規タスクＴの設定後（ステップＳ３）、
この新規タスクＴの詳細設定を行うときには、メール送
信設定画面１７のタスクＴに対応する欄の詳細メニュー
１７ｂをクリックすることにより（ステップＳ４）、図
１０に示すように、タスク詳細メニュー画面１９が表示
される（ステップＳ５）。タスク詳細メニュー画面１９
のメールアドレス抽出１９ａをクリックすると、図１１
に示すメールアドレス抽出画面２１が表示される（ステ
ップＳ７）。

【００３８】このメールアドレス抽出画面２１は、ＤＢ
サーバー９からタスクＴの送信先対象を抽出するための
ものであり、タスク抽出条件設定部２１ａと、選択され
ている条件の表示部２１ｂと、抽出件数表示部２１ｃと
が設けられている。

【００３９】タスクＴの抽出条件設定部２１ａにおける
項目のプルダウンボタン２２ａをクリックすることによ
り、例えば、サービス種別、都道府県、会社名等の項目
一覧が表示される。この表示された一覧から、一つの項
目を選択すると、値がその度に変更される（選択した項
目に対応する値に変更される）。

【００４０】例えば、サービス種別を選択すると、値表
示欄２２ｃには、「定期送信」、「カタログ送信」、
「情報発信」等が表示され、都道府県を選択すると、値
表示欄２２ｃには、「東京」、「大阪」等が表示され、
この値表示欄２２ｃから少なくとも一つの値を選択す
る。また、選択した値に対して、全部が一致するタスク
抽出条件（ＡＮＤ）なのか、いずれか一つを含むタスク
抽出条件（ＯＲ）なのかは、タスク抽出条件のプルダウ
ンボタン２２ｂをクリックし、表示された「ＡＮＤ」や
「ＯＲ」を選択することにより行う。これにより、表示
部２１ｂに、タスク抽出条件の一覧が表示される。

【００４１】このようにしてタスク抽出条件を選択した
後、コマンドの追加２２ｄをクリックすることにより、
ＤＢサーバー９に登録されている受信者情報のうち、選
択したタスク抽出条件を満たす受信者のメールアドレス
を抽出し、その抽出件数が抽出件数表示部２１ｃに表示
される。そして、決定ボタン２１ｄをクリックすること
により、タスクＴを送信する受信者側端末３を決定す
る。言い換えれば、タスクＴの送信先のメールアドレス
を決定する。

【００４２】メールアドレスの抽出が終了すると（ステ
ップＳ８）、メニュー画面１９に自動的に戻る。メニュ
ー画面１９からメール件名設定１９ｂをクリックする
と、メール件名設定画面（図示せず）が表示され（ステ
ップＳ９）、このメール件名設定画面のメール件名欄
に、タスクＴに対応するメール件名（「○○ニュー
ス」、「○○のご案内」等）を記入する。

【００４３】メール件名の設定が終了すると（ステップ
Ｓ１１）、メニュー画面１９に自動的に戻る。メニュー
画面１９からブロック設定１９ｃをクリックすると（ス
テップＳ１２）、図１２に示すブロック設定画面２３が
表示される（ステップＳ１３）。

【００４４】このブロック設定画面２３は、タスクＴの
ブロック文書Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅ、Ｆの追加、編集、削
除を行うためのものである。このブロック設定画面２３
において、ブロック文書の追加を行いたいときには、ブ
ロック追加ボタン２３ｃをクリックすることにより行
い、ブロック文書の削除を行いたいときには、対応する
削除ボタン２３ｂをクリックすることにより行う。ま
た、作成したブロック文書の並べ替えをしたい場合に
は、移動ボタン２３ｃをクリックすることにより行う。

【００４５】ブロック設定画面２３のうち、ブロック名
が「ヘッダ」のコマンドの編集ボタン２３ａをクリック
すると、図１３に示すブロック詳細設定画面２５が表示
される。このブロック詳細設定画面２５には、ブロック
内容設定部２５ａと、ブロック抽出条件設定部２５ｂ
と、選択されている条件の表示部２５ｃと、抽出件数表
示部２５ｄとが設けられている。

【００４６】ブロック内容設定部２５ａには、ブロック
名の記入欄２６ａがあり、この記入欄２６ａにブロック
文書の名前を記入する。図１３においては、ブロック文
書Ａのブロック内容設定部２５ａを示しており、ブロッ
ク名として「ヘッダ」が記入されている。

【００４７】尚、本実施の形態では、図１２に示すよう
に、ブロック文書Ｂのブロック名は「個人会員」、ブロ
ック文書Ｃのブロック名は「法人会員」、ブロック文書
Ｃのブロック名は「全員」、ブロック文書Ｄのブロック
名は「技術者」、ブロック文書Ｆのブロック名は「フッ
ター」であり、それぞれのブロック文書の送信対象が一
目でわかるようにブロック名を付けている。

【００４８】また、ブロック内容設定部２５ａには、ブ
ロック文書Ａ中に差し込むタグを選択するためのプルダ
ウンボタン２６ｂがあり、このプルダウンボタン２６ｂ
をクリックすることにより、「登録種別」、「名前」、
「メールアドレス」、「会社名（法人）」、「ホームペ
ージのアドレス」等、差し込むタグの一覧が表示され
る。例えば、タグ一覧から、「名前」を選択すると、メ
ールの送信時において、図４に示すように、ブロック文
書Ａには、ＤＢサーバー９から送信先に対応する名前３
０が差し込まれる。

【００４９】同様に、他のブロック文書Ｂ、Ｃ、Ｄ、
Ｅ、Ｆにタグを差し込みたい場合においても、このプル
ダウンボタン２６ｂから差し込むタグを選択することに
より行う。本実施の形態では、図４に示すように、ブロ
ック文書Ｂ、Ｃ、Ｅには、それぞれのブロック文書Ｂ、
Ｃ、Ｅに対応するＵＲＬタグ（ホームページのアドレ
ス）３１、３２、３３が差し込まれている。

【００５０】従って、受信者が、このＵＲＬタグ３１、
３２、３３をクリックすることにより、そのアドレスに
対応するホームページが受信者側端末３のモニター３ａ
に表示される。例えば、図４に示すブロック文書ＢのＵ
ＲＬタグ３１をクリックすると、図２に示すホームペー
ジ１３が、受信者側端末３のモニター３ａに表示される
ようになっている。このように、メールの送信時におい
て、自動的に名前、メールアドレス、ホームページのア
ドレス、会社名等が差し込まれるので、メールの作成が
容易になる。

【００５１】更に、ブロック内容設定部２５ａには、ブ
ロック文書の記入欄２６ｃがあり、この記入欄２６ｃに
文書を記入することにより、ブロック文書Ａの作成、編
集を行う。

【００５２】ブロック抽出条件設定部２５ｂは、ＤＢサ
ーバー９からブロック文書Ａの送信先対象を抽出するた
めのものであり、項目のプルダウンボタン２７ａをクリ
ックすることにより、例えば、サービス種別、都道府
県、会社名等の項目一覧が表示され、表示された一覧か
ら、一つの項目を選択すると、値がその度に変更される
（選択した項目に対応する値に変更される）。

【００５３】例えば、サービス種別を選択すると、値表
示欄２７ｃには、「定期送信」、「カタログ送信」、
「情報発信」等が表示され、都道府県を選択すると、値
表示欄２７ｃには、「東京」、「大阪」等が表示され
る。この値表示欄２７ｃから少なくとも一つの値を選択
する。そして、ブロック抽出条件のプルダウンボタン２
７ｂをクリックし、選択した値に対して、一致するブロ
ック抽出条件（ＡＮＤ）なのか、いずれか一つを含むブ
ロック抽出条件（ＯＲ）なのかを選択する。これによ
り、表示部２５ｃに、ブロック抽出条件の一覧が表示さ
れる。

【００５４】ブロック抽出条件を選択した後、コマンド
の追加２７ｄをクリックすることにより、タスクＴを送
信するメールアドレス（ステップＳ６において抽出した
メールアドレス）のうち、選択したブロック抽出条件を
満たす受信者端末３のメールアドレスを抽出し、その抽
出件数が抽出件数表示部２５ｄに表示される。そして、
決定ボタン２５ｅをクリックすることにより、ブロック
文書Ａを送信する受信者側端末３を設定する。

【００５５】ブロック文書Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅ、Ｆにおいて
も、ブロック文書Ａと同様に、ブロック設定画面２３に
おいて、それぞれのブロック文書Ｂ乃至Ｆに対応する編
集ボタンをクリックし、それぞれのブロック文書のブロ
ック詳細設定画面２５を表示することにより、ブロック
名、内容、送信先の受信者端末３等を設定する。

【００５６】このように、本実施の形態では、先ずタス
クＴを作成し、ＤＢサーバー９に登録されている受信者
情報のうち、タスクＴの抽出条件を満たす受信者の送信
先を抽出する。次いで、タスクＴの各ブロック文書Ａ乃
至Ｆの送信先を、タスクＴの送信先から抽出することに
より、共通の送信先のブロック文書Ａ乃至Ｆを組み合わ
せて、送信用文書Ｍ１、Ｍ２、Ｍ３を作成する。

【００５７】例えば、図３及び図４に示すタスクＴのブ
ロック文書Ａの抽出条件を「全員」にし、ブロック文書
Ｂの抽出条件を「個人会員」にし、ブロック文書Ｃの抽
出条件を「法人会員」にし、ブロック文書Ｄの抽出条件
を「全員」にし、ブロックＥの抽出条件を「個人会員」
＋「技術者」にし、ブロックＦの抽出条件を「全員」に
した場合には、図３に示すように、「個人会員」向けの
送信用文書Ｍ１と、「個人会員」で且つ「技術者」向け
の送信用文書Ｍ２と、「法人会員」向けの送信用文書Ｍ
３が作成される。

【００５８】即ち、「個人会員」向けにメールを送信す
る場合には、ブロック文書Ｃ、Ｅの記載内容は「個人会
員」には不要なものであるので、送信用文書Ｍ１はタス
クＴからブロック文書Ｃ、Ｅを削除した内容になってい
る。同様に、「個人会員」で且つ「技術者」の場合に
は、ブロック文書Ｃのみが不要であるので、送信用文書
Ｍ２はタスクＴからブロック文書Ｃを削除した内容とな
り、「法人会員」の場合には、ブロック文書Ｂ、Ｅが不
要であるので、送信用文書Ｍ３はタスクＴからブロック
文書Ｂ、Ｅを削除した内容になっている。

【００５９】また、本実施の形態では、ブロック設定画
面２３には、ブロック抽出条件設定部２５ｂによって抽
出された送信先以外の受信者側端末３にも、ブロック文
書を送信するために、拡張ブロック追加ボタン２５ｆが
設けられている。即ち、拡張ブロックを追加するブロッ
ク文書を選択し、拡張ブロック追加ボタン２５ｆをクリ
ックすることにより、そのブロック文書の送信対象以外
の送信先を新たに設定できるようになっている。

【００６０】例えば、ブロック文書Ｄ（ブロック名が
「技術者」）において、「技術者」以外にもブロック文
書Ｄを送信したい場合には、ブロック文書Ｄを選択し、
拡張ブロック追加ボタン２５ｆをクリックする。これに
より、ブロック文書Ｄに対応するコマンドには、条件ブ
ロックの追加ボタン２３ｇが作成され、この追加ボタン
２３ｇをクリックすることにより、新たな条件を設定で
きるようになっている。本実施の形態では、図１２に示
すように、ブロック文書Ｄの送信先として、「技術者」
以外に、「１０代」、「２０代」、「３０代」の送信先
が設定されている。

【００６１】このようにしてタスクＴのブロック文書
Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅ、Ｆの追加、編集、削除及び各ブロ
ック文書Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅ、Ｆの送信先の設定を行っ
た後（ステップＳ１４）、メニュー画面１９に自動的に
戻る。そして、メニュー画面１９から送信スケジュール
１９ｆをクリックすると（ステップＳ１５）、スケジュ
ール設定画面（図示せず）が表示される（ステップＳ１
６）。

【００６２】スケジュール設定画面は、タスクＴを送信
する時期を設定するためのものである。スケジュール設
定画面には、タスクＴを送信する日時を記入する欄があ
り、この欄にタスクＴを送信する日時を記入することに
より、その日時になると、自動的にメールサーバー７を
介して、タスクＴのうち上述の送信用文書Ｍ１、Ｍ２、
Ｍ３が、電子メールとして対応する受信者側端末３に送
信される。尚、スケジュール設定画面でタスクＴの送信
時期を設定する前に、メールとして送信する送信用文書
Ｍ１、Ｍ２、Ｍ３を送信者側端末２のモニター２ａに表
示してその内容を確認したり、或いは、テストメールを
送信したりしても良い。

【００６３】送信装置１が、受信者情報に基づき、その
受信者に適した内容のブロック文書を組み合わせて一つ
の送信用文書Ｍ１、Ｍ２、Ｍ３を作成するので、各受信
者に対応した内容のメールを送信することができるとと
もに、必要な内容のみ受信者側端末に送信すれば良いの
で、無駄がない。特に、本実施の形態のように、送信者
が商品の販売者であり、受信者が客であった場合には、
送信者がそれぞれの客に応じた適切な内容のメールを送
ることができ、見込み客や普通客を優良顧客に引き上げ
ることを期待できる。

【００６４】一方、本実施の形態では、送信者により受
信者に向けて送信されたメールの開封確認情報を、ＤＢ
サーバー９が受け取るように設定されており、受信者が
送信者からのメールを開封したとき、受信者側端末３が
メールを開封した旨の開封情報をＤＢサーバー９に自動
的に送る。また、受信者が、メール中に記載されたホー
ムページアドレス３１、３２、３３（図４参照）をクリ
ックして、ホームページにアクセスした場合にも、メー
ル中のアドレスによってホームページにアクセスした旨
のアクセス情報が、ＤＢサーバ−９に送られる。

【００６５】送信者が、開封情報及びアクセス情報を見
たい場合には、図８に示す設定画面１５のトップページ
において、送信ログ／メールレスポンスチェック１５ｂ
をクリックする。これによって、ＤＢサーバー９から送
信したメールの記録及びそのメールの開封率をチェック
するためのチェック画面が送信者側端末２のモニター２
ａに表示される。

【００６６】このチェック画面は、送信件数、メールア
ドレスの間違い等によって受信者側端末３に送信されな
かったメールの件数を示すエラー件数、メールの送信予
定日時を示す送信開始スケジュール、送信した日時を示
す送信終了スケジュールがタスク毎にそれぞれ表示され
ているとともに、図示しない送信ログチェックボタン
と、メールレスポンスチェックボタンとが設けられてい
る。

【００６７】送信ログチェックボタンをクリックする
と、送信者側端末２のモニター２ａには、氏名、年齢、
住所、メールアドレス、送信時日時、送信したメールの
内容等、受信者毎の詳細な情報が表示される。また、メ
ールレスポンスチェックボタンをクリックすると、どの
くらいの受信者が送信したメールを開封したのかを示す
メール視聴率が、グラフ等によって表示されるようにな
っている。

【００６８】本実施の形態では、送信者がメールを送信
した後において、所定期間経過したときに、受信者がメ
ール中のメールアドレスを介してホームページにアクセ
スしているか否かのチェックを行い、チェック結果に応
じて受信者に異なるメールを送信ており、このときにお
ける送信装置１の動作の流れを図１４のフローチャート
に基づいて説明する。

【００６９】送信者は送信者側端末２を操作することに
より、ＤＢサーバー９にメールを送信してから、受信者
がそのメールによりホームページにアクセスするまでの
猶予期間を予め設定する。尚、この設定期間は、本実施
の形態では、２日に設定しているが、例えば、半日、３
日、或いは一週間にしても良く、特に限定しない。

【００７０】そして、送信者端末３に向けて、送信用文
書Ｍ１、Ｍ２、Ｍ３がメールとして送信された後、ＤＢ
サーバー９に設定した設定期間が経過すると（ステップ
Ｓ２０）、ＤＢサーバー９が、受信者がメール中のアド
レスを介してホームページにアクセスしたか否かのチェ
ックを開始する（ステップＳ２１）。

【００７１】これにより、アクセス済みの受信者のメー
ルアドレスを抽出（ステップＳ２２）し、抽出したメー
ルアドレスに向けて（ホームページにアクセスした受信
者に向けて）、例えば、「ホームページをご覧いただ
き、ありがとうございました。」といったお礼のメール
を送信する（ステップＳ２３）。

【００７２】ホームページを見た受信者に対して、お礼
の旨を記載したメールを送信することにより、送信者と
受信者との良好な関係を築くことができ、特に、本実施
の形態のように、送信者が販売者であり、受信者が客で
あった場合には、その受信者が優良顧客になることを更
に期待できる。

【００７３】その後、ＤＢサーバー９は、ホームページ
にアクセスしていない受信者のメールアドレスを抽出し
（ステップＳ２４）、抽出したメールアドレスに向け
て、例えば、「ホームページをご覧下さい。」といっ
た、ホームページ閲覧をお願いするメールを受信者に送
信する（ステップＳ２５）。

【００７４】ホームページにアクセスしていない受信者
に、例えば、ホームページの閲覧をお願いする旨のメー
ルを送信することにより、ホームページを見忘れた受信
者等に、ホームページへのアクセスを促すことができる
ので、ホームページの閲覧者を増やすことができる。特
に、ホームページに、商品の案内やサービスの案内等を
掲載していた場合においては、商品の案内やサービスの
案内をより多くの受信者に見てもらえるので、商品の販
売促進及びサービスの依頼の増加を期待できる。

【００７５】本発明は、上述した実施の形態に限定され
ず、その要旨を逸脱しない範囲内において、種々の変形
が可能である。例えば、送信者側端末２は、複数であっ
ても良く、この場合、ＤＢサーバー９は、各送信者側端
末２用の受信者情報を記録している。

【００７６】本実施の形態では、送信者としては、商品
の販売を行う販売者であったが、例えば、宅配便等のサ
ービスの提供者、或いは、区役所や会社内において連絡
事項を伝達する人であってもよく、特に限定しない。受
信者についても同様である。

【００７７】本実施の形態では、記録部として送信者側
端末２に通信回線を介して接続されているＤＢサーバー
９を用いたが、これに限定されず、例えば、パーソナル
コンピュータである送信者側端末２のハードディスクを
記録部として用いても良い。

【００７８】本実施の形態では、タスクＴを基にして送
信用文書Ｍ１、Ｍ２、Ｍ３を作成したが、ＤＢサーバー
９に記録されたブロック文書から受信者情報に適した内
容の文書ブロックを組み合わせて送信用文書を作成する
ようにしても良い。

【００７９】本実施の形態では、メールを送信した後、
設定期間が経過すると、通信処理装置５が自動的に、ホ
ームページを見た人と見てない人との両方にメールを送
信したが、メールを開封していない受信者に、同じ内容
のメールを再送するようにしても良い。

【００８０】また、開封情報やアクセス情報を見た送信
者が、自発的に送信者側端末２を操作することにより、
メールを開封していない受信者にメールを再送したり、
ホームページを見ていない受信者にホームページの閲覧
をお願いするメールを送信するようにしたりしても良
い。

【００８１】更に、本実施の形態の動作を行うためのプ
ログラムを、例えば、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に格納
し、この記録媒体のプログラムをインストールしたパー
ソナルコンピュータ等、或いは、記録媒体を直接用いた
パーソナルコンピュータ等によって本実施の形態の動作
を行っても良い。

【００８２】

【発明の効果】請求項１に記載の発明では、送信手段
が、受信者情報に基づき、その受信者に適した内容のブ
ロック文書を組み合わせて一つの送信用文書を作成する
ので、各受信者に対応した内容の電子メールを送信する
ことができるとともに、必要な内容のみ受信者側端末に
送信すれば良いので、無駄がない。特に、送信者が商品
の販売者やサービスの提供者であり、受信者が客であっ
た場合には、それぞれの客に応じた適切な内容のメール
を送ることができ、見込み客や普通客を優良顧客に引き
上げることを期待できる。

【００８３】請求項２に記載の発明では、請求項１に記
載の発明と同様な効果を奏するとともに、ホームページ
にアクセスしていない受信者に、所定の内容のメールを
送信することにより、ホームページを見忘れた受信者等
に、ホームページへのアクセスを促すことができるの
で、ホームページの閲覧者を増やすことができる。特
に、ホームページに、商品の案内やサービスの案内等を
掲載していた場合においては、商品の案内やサービスの
案内をより多くの受信者に見てもらえるので、商品の販
売促進及びサービスの依頼の増加を期待できる。

【００８４】請求項３に記載の発明では、請求項１又は
２に記載の発明と同様な効果を奏するとともに、受信者
側端末からのアンケートの返答により受信者情報を得る
ことにより、正確な受信者情報を得ることができる。ま
た、受信者側端末に定期的にアンケートを記載したメー
ルを送信するようにすれば、受信者が引っ越したり、転
職したりした場合であっても、その情報が入手できるの
で、受信者情報を更に正確なものにすることができる。
特に、送信者が、販売者等であった場合には、正確な受
信者情報を収集することによって、受信者である客に対
するサービスの充実を図ることができる。

【００８５】請求項４又は５に記載の発明では、請求項
１乃至３のいずれかに記載の発明と同様な効果を奏す
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】送信者側端末と受信者側端末とが通信回線を介
して接続されている状態を示す図である。

【図２】送信者のホームページを示す図である。

【図３】タスクと文書ブロックとの関係を模式的に示す
図である。

【図４】タスクの一例を示す図である。

【図５】タスクＴの作成からメールの送信までの流れを
説明する図である。

【図６】タスクの作成からメールの送信までの流れを説
明する図である。

【図７】タスクＴの作成からメールの送信までの流れを
説明する図である。

【図８】設定画面のトップページを示す図である。

【図９】メール送信設定画面を示す図である。

【図１０】タスク詳細メニュー画面を示す図である。

【図１１】メールアドレス抽出画面を示す図である。

【図１２】ブロック設定画面を示す図である。

【図１３】ブロック詳細画面を示す図である。

【図１４】メールを送信した後における送信装置の動作
の流れを示す図である。

【符号の説明】

１送信装置（送信手段）２送信者側端末（操作部）３受信者側端末５通信処理装置９データベースサーバー（記録部）３１、３２、３３ホームページのアドレスＡ、Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅ、Ｆブロック文書Ｍ１、Ｍ２、Ｍ３送信用文書

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者坂崎貴志東京都品川区東品川三丁目27番25号株式会社エイジア内

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】電子メールを送信する送信手段と、複数
の受信者側端末とが通信回線を介して接続され、送信手
段が、複数の受信者側端末に電子メールを送信する電子
メールの送信方法において、送信手段は、年齢、性別、職業等の受信者情報及び文書
を記録する記録部と、操作部とを備え、操作部の操作によって作成されたブロック文書を記録部
が記録し、記録された複数のブロック文書から、受信者
情報に適した内容の文書ブロックを組み合わせて一つの
送信用文書を作成した後、作成された送信用文書を電子
メールとして対応する受信者側端末に送信することを特
徴とする電子メールの送信方法。
【請求項２】ブロック文書には、その内容に応じたホ
ームページのアドレスが記載されており、送信手段が受
信者端末に電子メールを送信した後、所定期間経過して
も、受信者側端末が、ブロック文書に記載されたアドレ
スのホームページにアクセスしていない場合には、送信
手段は、その受信者側端末に所定の内容の電子メールを
送信することを特徴とする請求項１に記載の電子メール
の送信方法。
【請求項３】送信手段は、複数の受信者側端末にアン
ケートを送り、受信者側端末からのアンケートに対する
返答により得た受信者情報を記録部に記録することを特
徴とする請求項１又は２に記載の電子メールの送信方
法。
【請求項４】請求項１乃至３のいずれかに記載の動作
を行うことを特徴とする通信処理装置。
【請求項５】請求項１乃至３のいずれかに記載の動作
を行うためのプログラムが格納されていることを特徴と
する記録媒体。