JP2000235531A - 電子メール装置、電子メール方法、電子メールシステム、及び、プログラムが記録された記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 電子メール送信時に、予め定めた基準値を超
えるデータがネットワークに流されることを防止するこ
とを課題とする。 【解決手段】 送信されるべき電子メールに、予め定め
られた基準値を超えるサイズのファイルが添付されてい
るとき、このファイルに代えて基準値より小さいファイ
ルサイズに加工された代替ファイルを電子メールに添付
して送信する。送信の前に、元のファイルを基準値より
小さいファイルサイズに加工可能な加工方法のリストが
表示され、その中から一つが選択される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明はデータ通信の技術の
分野に関する。

【０００２】

【従来の技術】企業等の事業所や支所等には、通常、そ
の地域内のコンピュータ等の事務機器を結ぶ通信線が設
けられている。多くの場合、この通信線はその企業が所
有するものである。このような比較的狭い地域に設置さ
れた通信システムはよく知られているようにＬＡＮ（ロ
ーカルエリアネットワーク）といわれる。各事業所のＬ
ＡＮは専門の通信業者が提供するネットワーク回線で相
互に結ばれ、より大規模なネットワークが構築される。

【０００３】従来企業内外の個人間で情報を伝達するた
めにもっぱら手紙、電話、ＦＡＸが使用されていたが、
近年では上記ＬＡＮが備えている電子メールシステムを
利用して情報の伝達が行われるようになってきた。

【０００４】電子メールはＬＡＮに接続されたコンピュ
ータやその他の専用／汎用の通信端末装置によって送受
信される。

【０００５】電子メールの利用によって通信コストを削
減することができる。特に相互に遠く離れた場所の間の
通信ではこれが顕著である。

【０００６】一方、ネットワーク回線には、その上に単
位時間当たりに流すことができる情報量に一定の上限が
ある。

【０００７】このため、ある事業所から他の事業所に向
けてこのネットワーク回線を経由して大量の情報（サイ
ズの大きな添付ファイルを伴う電子メール）が送られる
と、そのネットワーク回線を使用している他の通信の速
度が低下し、システム全体に支障が生じる場合がある。

【０００８】電子メールにおいて、送受信される情報は
基本的に文字情報（テキスト形式）である。画像デー
タ、ワードプロセッサーデータ、ＣＡＤデータ等はテキ
ストデータではないが、このような非テキストデータ
は、電子メールに添付される添付ファイルとして送るこ
とができる。もちろん、テキストデータも添付ファイル
とすることができる。

【０００９】ファイルが文字情報のみを含む場合、ペー
ジ数又は字数が多くてもそれほど大きなファイルサイズ
とはならないが、ファイルが非テキストデータ、例え
ば、画像データを含む場合は、原稿のページ数が少なく
ても、ファイルサイズは比較的大きなものとなる。

【００１０】このため、電子メールで非テキストデータ
のファイルを送ろうとすると、使用者にその認識がなく
ても大量の情報を送ることになりがちである。大量の情
報がネットワークに流されると、データトラフィックが
増加し、システム全体の性能を低下させることになる。

【００１１】

【発明が解決しようとする課題】本発明は、電子メール
送信時に、予め定めた基準値、例えば、１メガバイト
（ＭＢ）、を超えるデータサイズのファイルが電子メー
ルの添付ファイルとしてネットワークに流されることを
防止することを課題とする。

【００１２】更に、本発明は、ユーザが、基準値を超え
るサイズのファイルを添付して、電子メールを送信しよ
うとしたとき、ユーザが送信しようとしたファイル（元
のファイル）に代えて、元のファイルをもとに基準値よ
り小さくなるように加工された新たなファイル（代替フ
ァイル）を添付ファイルとして送信するようにすること
を課題とするものである。

【００１３】すなわち、本発明においては、電子メール
が送信される前に、電子メールに添付されるファイルの
サイズが基準の値を超えるかどうかが判断される。添付
ファイルのサイズが基準の値を超えると判断されたと
き、電子メール送信者または電子メール受信者によって
選択されたファイル加工手段によって、この添付ファイ
ルは基準値以下のサイズになるように加工され、元のフ
ァイルの代わりに、ファイルサイズが基準値よりも小さ
くなるように加工された別の新たなファイル（代替ファ
イル）が電子メールに添付されて送信される。

【００１４】こうすることにより、ネットワーク上のデ
ータトラフィックの増大が防止され、このシステムの個
々のユーザからみたときの通信の速度が低下することが
防止され、システム全体の効率の低下が防止される。

【００１５】本発明のようにすれば、電子メールに基準
値を超えるサイズのファイルを添付することができない
ことをこのシステムのユーザが認識しているので、最初
から不必要に大きなファイルを添付しようとはしなくな
る。この点からも、システム全体の効率の低下が防止さ
れる。

【００１６】加工後のファイル（代替ファイル）は、元
のファイルの概要を表現しており、加工後のファイル
（代替ファイル）によっても、多くのケースでは、所期
の目的のほとんどが達成される。例えばワードプロセッ
サーのデータは、最初のページの情報、又は、最初の数
千文字に相当する情報があれば、送信しようとした元の
ファイルの概要を把握することができる。画像ファイル
についても同様である。

【００１７】元のファイルから、例えば、以下のような
加工によって新規の別のファイルが作成される。新規の
ファイルは元のファイルと置き換えられて電子メールに
添付されて送信される。

【００１８】ａ 元の添付ファイルが画像データのファ
イルであるとき、画像データの解像度を下げて基準値以
下のサイズになるように加工された新規の画像データフ
ァイル。

【００１９】ｂ 元の添付ファイルがページの概念を有
する非テキストデータであるとき、その第１ページのみ
からなり、基準値以下のサイズになるように加工された
新規の非テキストデータファイル。

【００２０】ｃ 元の添付ファイルの非テキストデータ
の中から一部を取り出して基準値以下のサイズになるよ
うに加工された新規の非テキストデータファイル。

【００２１】ｄ 添付ファイルが画像データファイルで
あるとき、その倍率を下げ、基準値以下のサイズになる
ように加工された新規の画像データファイル。

【００２２】本発明において、代替ファイルを作成する
ことが可能な加工方法のリストが作成され、その中から
発信者または受信者が希望する一つの加工方法が選択さ
れる。

【００２３】そして、本発明においては、添付ファイル
のサイズが基準値を超えるとき、このファイルから作成
される代替ファイルの加工方法が選択でき、この加工方
法によってより適切な代替ファイルが作成可能である。
つまり、元のファイルが、全体イメージが判れば十分な
ファイルであれば、解像度、倍率を下げた代替ファイル
が、また、縮小により判読できなくなるようなファイル
であれば所定ページのみからなる代替ファイルが電子メ
ールに添付される。

【００２４】

【課題を解決するための手段】上記課題は以下に記載の
手段によって解決される。

【００２５】「第１番目の発明の解決手段」ファイルを
添付して電子メールを送信することができる電子メール
装置であって、この電子メール装置は、前記添付される
ファイルのサイズが予め定められた基準値を超えるか否
かを判定するサイズ判定装置と、ファイルのサイズを縮
小することができる複数種類のファイル加工装置と、前
記添付されるファイルのサイズが前記サイズ判定装置に
より予め定められた基準値を超えると判定されたとき、
元のファイルを前記複数種類のファイル加工装置のいず
れかによって加工して前記基準値より小さいサイズの代
替ファイルを作成し、作成された代替ファイルを添付し
て電子メールを送信する電子メール送信装置と、を備え
ていることを特徴とする電子メール装置。

【００２６】「第２番目の発明の解決手段」第１番目の
発明の電子メール装置において、前記複数種類のファイ
ル加工装置の一つは、前記元のファイルが画像データの
ファイルであるとき、画像の解像度を下げたファイルを
作成するファイル加工装置であることを特徴とする電子
メール装置。

【００２７】「第３番目の発明の解決手段」第１番目の
発明の電子メール装置において、前記複数種類のファイ
ル加工装置の一つは、前記元のファイルがページの概念
があるデータのファイルであるとき、その１ページのみ
からなるファイルを作成するファイル加工装置であるこ
とを特徴とする電子メール装置。

【００２８】「第４番目の発明の解決手段」第１番目の
発明の電子メール装置において、前記複数種類のファイ
ル加工装置の一つは、前記元のファイルのデータからそ
の一部を取り出した基準値以内のサイズのファイルを作
成するファイル加工装置であることを特徴とする電子メ
ール装置。

【００２９】「第５番目の発明の解決手段」第１番目の
発明の電子メール装置において、前記複数種類のファイ
ル加工装置の一つは、前記元のファイルが画像データの
ファイルであるとき、画像の倍率を下げたファイルを作
成するファイル加工装置であることを特徴とする電子メ
ール装置。

【００３０】「第６番目の発明の解決手段」第１乃至第
５番目の発明のいずれかの電子メール装置において、前
記電子メール送信装置は、前記代替ファイルが電子メー
ルに添付されたとき、更に、元のファイルの名称及びそ
の保存場所の情報を送信するものであることを特徴とす
る電子メール装置。

【００３１】「第７番目の発明の解決手段」第１乃至第
５番目の発明のいずれかの電子メール装置において、代
替ファイルは、電子メール発信者が選択した前記複数種
類のファイル加工装置の中の一つによって元のファイル
が加工されたものであることを特徴とする電子メール装
置。

【００３２】「第８番目の発明の解決手段」第１乃至第
６番目の発明のいずれか電子メール装置において、代替
ファイルは、電子メール受信者が選択した前記複数種類
のファイル加工装置の中の一つによって元のファイルが
加工されたものであることを特徴とする電子メール装
置。

【００３３】「第９番目の発明の解決手段」送信される
べき電子メールに予め定められた基準値を超えるサイズ
のファイルが添付されているとき、この添付されている
ファイルを前記基準値より小さいサイズのファイルに加
工することのできる複数種類の加工手段のいずれかによ
り代替ファイルを作成し、加工される前の元のファイル
に代えて、前記代替ファイルが前記電子メールに添付さ
れて送信されることを特徴とする電子メール方法。

【００３４】「第１０番目の発明の解決手段」ファイル
を添付して電子メールを送信することができる電子メー
ルシステムであって、この電子メールシステムは、前記
添付されるファイルのサイズが予め定められた基準値を
超えるか否かを判定するサイズ判定手段と、ファイルの
サイズを縮小することができる複数種類のファイル加工
手段と、前記添付されるファイルのサイズが前記サイズ
判定手段により予め定められた基準値を超えると判定さ
れたとき、元のファイルを前記複数種類のファイル加工
手段のいずれかによって加工して前記基準値より小さい
サイズの代替ファイルを作成し、作成された代替ファイ
ルを添付して電子メールを送信する電子メール送信手段
と、を備えていることを特徴とする電子メールシステ
ム。

【００３５】「第１１番目の発明の解決手段」ファイル
を添付して電子メールを送信することができる電子メー
ル装置のためのプログラムが記録された記録媒体であっ
て、このプログラムは、前記添付されるファイルのサイ
ズが予め定められた基準値を超えるか否かを判定するサ
イズ判定機能と、ファイルのサイズを縮小することがで
きる複数種類のファイル加工機能と、前記添付されるフ
ァイルのサイズが前記サイズ判定装置により予め定めら
れた基準値を超えると判定されたとき、元のファイルを
前記複数種類のファイル加工装置のいずれかによって加
工して前記基準値より小さいサイズの代替ファイルを作
成し、作成された代替ファイルを添付して電子メールを
送信する電子メール送信機能と、を実現するプログラム
であることを特徴とする電子メール装置のためのプログ
ラムが記録された記録媒体。

【００３６】

【実施例】「実施例１」図１は電子メールシステム全体
の制御を説明するためのブロック図である。本実施形態
の電子メール装置は電子メール通信端末１０、ネットワ
ーク上のメールサーバ２００、パーソナルコンピュータ
Ａ及びパーソナルコンピュータＢとで構成されている。

【００３７】この実施例の電子メール通信端末１０は、
以下に説明するように電子メール送受信の機能の他に、
ファクシミリを送受信する機能、プリンタとしての機
能、スキャナとしての機能も備えた複合装置である。

【００３８】図１に示すように、電子メール通信端末１
０は、制御部１１、画像読み取り部１２、画像処理部１
３、ＦＡＸモデム１４、画像メモリ１６、ＲＡＭ１７、
ビデオインターフェイス１８、プリンタエンジン１９、
ＲＯＭ２０、ハードディスク２１、ネットワークインタ
ーフェイス２２、及び、操作パネル５０を有する。

【００３９】電子メール通信端末１０はネットワークイ
ンターフェイス２２を介してネットワーク（ＬＡＮ）１
５０に接続されており、ネットワーク（ＬＡＮ）１５０
に接続されているメールサーバ２００及びパーソナルコ
ンピュータＡとの間で通信を行う。ネットワーク１５０
は、更に、通信回線１６０を介して他のネットワーク
（ＬＡＮ）１７０に接続されているので、電子メール端
末装置１０、メールサーバ２００、パーソナルコンピュ
ータＡ、パーソナルコンピュータＢ（ネットワーク１７
０に接続されている。）は相互に情報を授受することが
できる。

【００４０】制御部１１は電子メール通信端末１０の動
作を制御するものであり、ＲＯＭ２０に格納されている
プログラムを実行することにより、電子メール通信端末
１０内の各部の動作の制御を行うことにより所定の機能
を実現する。制御部１１は実質的にＣＰＵで構成されて
いる。

【００４１】画像読み取り部１２は原稿台ガラス上に置
かれた原稿を走査して、イメージデータを取得するもの
であり、原稿に光を当ててその反射光を読み取るセンサ
を備えている。

【００４２】画像処理部１３は、文字写真領域判別、エ
ッジ強調、スムージング処理、ディザ、誤差拡散などの
画像処理を行う。

【００４３】ＦＡＸモデム１４は電話回線と接続されて
おり電話回線を介してＦＡＸ信号を受信し、画像読み取
り部１２で読み取られた画像をＦＡＸ信号として送信す
るためのものである。画像メモリ１６は画像読み取り部
１２で読み取られた複数ページ分のドットイメージデー
タを一時的に記憶する。

【００４４】ハードディスク２１には、電子メールに添
付される添付ファイル、後述するようにこの添付ファイ
ルを加工し元の添付ファイルに代えて送信するための新
規の添付ファイル及び受信した電子メールのファイルが
格納される。また、ここには送信が済まされた電子メー
ルのバックアップファイルも保存される。また、ハード
ディスク２１にはネットワークからアクセス子脳なエリ
アが用意されている。

【００４５】ＲＯＭ２０には制御部１１で実行されるプ
ログラムが格納されており、このプログラムの実行によ
りネットワークインターフェイス２２を介してネットワ
ーク１５０に接続されたメールサーバ２００と電子メー
ル通信端末１０との間でデータのやり取りが可能とされ
ている。

【００４６】また、電子メール通信端末１０は、ＨＴＴ
Ｐサーバの機能を有しており、この機能により電子メー
ル通信端末１０にアクセスするためのプロトコル及びア
ドレス（インターネットにおいてはＵＲＬと呼ばれる）
を指定することが可能となり、遠隔地のクライアントマ
シンに対して電子メール通信端末１０がサービスを行う
ことが可能となる。

【００４７】ビデオインターフェイス１８は受信された
電子メールをプリントアウトする際これに接続されたプ
リンタエンジン１９にデータを転送するためのインター
フェイスである。

【００４８】プリンタエンジン１９は受信されたメール
の他、画像読み取り部１２で読み取られたデータ、ＦＡ
Ｘモデム１４を介して入力された信号、ネットワーク１
５０を介して入力されたデータをもプリントアウトす
る。

【００４９】これにより、本電子メール通信端末１０は
複写機能、ＦＡＸ機能、プリント機能を備える。

【００５０】操作パネル５０は表示装置と、指が触れら
れたこと及びその位置を検知する機能を備えたタッチパ
ネルとからなる。図２に示すように、操作パネル５０に
は文字表示領域５１とそれぞれ異なる文字又は記号が付
された複数のキーが表示される。表示された任意のキー
を指で触れるとキーのタッチとその位置が検出されるの
で、通常のキーボードと同様に文字又は制御用の指令を
入力することができる。

【００５１】文字は、文字表示画面５１上のカーソル５
２３の在る位置に、表示されたキーを用いて入力される
ので、ユーザは、カーソル位置を移動させながら、あて
先欄５２４、件名欄５２５、添付ファイル欄５２６、及
びメッセージ欄５２７をそれぞれの項目ごとに入力す
る。

【００５２】アップキー５２１及びダウンキー５２２は
カーソル位置を上下に移動するためのキーであり、右移
動キー５２８はカーソルを右に移動させるためのキーで
ある。

【００５３】上記の添付ファイルの項目には、添付ファ
イルすなわちこの電子メールに添付して画像ファイルを
送りたいとき、この画像ファイルが格納されているフォ
ルダ及びファイル名が記入される。必要な項目を入力し
て、送信キー５２９を押すと、メッセージ、件名ととも
に上記画像ファイルが上記あて先に送信される。スキャ
ナにより原稿を読み取らせて添付ファイルとするとき
は、添付ファイルの項目の先頭にスキャナのドライブ名
を入力する。

【００５４】このとき、画像ファイルのサイズが基準
値、例えば１ＭＢ、を超えるときは、以下に述べるよう
に、この画像ファイルを加工して作られた新たな別の画
像ファイル（代替ファイル）が電子メールに添付されて
送信される。

【００５５】図３に本システムのソフトウエアの構成図
を示す。

【００５６】本システムは、ユーザがシステムにログイ
ンすることを認証することを可能にする認証機能３２、
電子メールの送受信作業、電子メールの形式にフォーマ
ット変換、アドレス管理やスキャナ等で読み込んだデー
タをメールに添付する機能をコントロールする電子メー
ル機能３３、ＦＡＸ送受信の際プロトコルを制御するＦ
ＡＸ機能３４、スキャン、プリント、コピー作業をコン
トロールする機能３５、ハードディスクに保存されてい
るデータファイルをネットワーク上のサーバコンピュー
タにダウンロードすることを可能にさせるＨＴＴＰサー
バ機能３６、またユーザが各機能に対して操作すること
を可能にするユーザインターフェイス機能３１を備えて
いる。

【００５７】そして各プロセスはオペレーティングシス
テム３７によって全て制御される。また、各ハードウエ
アを制御するコントローラ／ドライバとしてプリンタコ
ントローラ３８、スキャナコントローラ３９、ネットワ
ークドライバ４０、モデムドライバ４１、そして、オペ
レーションパネル、ディスク装置等のＩ／Ｏドライバ４
２、また、ＣＰＵ周辺、メモリ等のコントローラ／ドラ
イバ４３が備えられている。

【００５８】以下に本システムの動作を説明する。

【００５９】図４、図５及び図６は組み合わせて本実施
例の動作を説明するためのフローチャートである。

【００６０】この実施例において、ユーザＡが、電子メ
ール通信端末１０を使用して、ファイルが添付された電
子メールを送信し、ユーザＢがパーソナルコンピュータ
Ｂによりこの電子メールを受信するものとして説明す
る。すなわち、電子メール通信端末１０が電子メールの
送信側であり、パーソナルコンピュータＢがこの電子メ
ールの受信側である。なお、この実施例でユーザＡが使
用するコンピュータをコンピュータＡという。

【００６１】また、この実施例では、次の３つの電子メ
ールが送受信される。すなわち、 １ ユーザＡがユーザＢに送信したいと望む電子メール
であって、ファイルが添付された電子メール（図１
１）。

【００６２】２ 電子メール通信端末１０がユーザＡの
アドレスに宛てて送信する補助的電子メールであって、
後述の縮小方法のリスト等をメッセージとする電子メー
ル（図９）。

【００６３】３ ユーザＡが電子メール通信端末に宛て
て送信する補助的電子メールであって、このメッセージ
中に上記縮小方法のリストの中から選択した一つの縮小
方法を含む電子メール（図１０）。

【００６４】なお、上記２つの補助的電子メールは必要
な情報が送受信できるならば特に電子メールという形を
とる必要はない。

【００６５】図４によって、ログイン作業と原稿の読み
取りまでを説明する。

【００６６】本実施例の電子メール通信端末１０が電子
メール送信のモードに入る（Ｓ００）と、操作パネル５
０にはログインのための入力（Ｓ０１）が行われる画面
が表示される。すなわち、電子メール通信端末１０は操
作パネル５０の文字表示領域５１上に、発信者（ユーザ
Ａ）のアドレスとパスワードの入力を要求する（不図
示）表示を行う。

【００６７】なお、この実施例では、後述のように電子
メール通信端末１０の固有の電子メールアドレス（ａｄ
ｒ（ｃ））が使用されるが、電子メール通信端末１０に
すでに登録されているので、改めてこのアドレスを入力
する必要はない。

【００６８】同時に表示されているキーを用いてアドレ
スとパスワードが入力されると、電子メール通信端末１
０は、このアドレスとパスワードがメールサーバ２００
に登録されているか否かをメールサーバ２００に問い合
わせる。なお、発信者のアドレスとパスワードの入力は
既に説明したような文字入力方法により行われる。

【００６９】これらがメールサーバ２００に登録されて
いれば（Ｓ０２、ＹＥＳ）、メールサーバ２００はログ
イン可能を意味する信号を電子メール通信端末１０に送
り、電子メール通信端末１０は操作パネル５０にログイ
ンできたことを表示する。

【００７０】発信者のアドレスとパスワードがメールサ
ーバ２００に登録されていないとき（Ｓ０２、ＮＯ）に
は、メールサーバ２００はログイン不可能を意味する信
号を電子メール通信端末１０に送り、これを受信した電
子メール通信端末１０は、再度、操作パネル５０にアド
レスとパスワードの入力を要求する表示を行うので、ユ
ーザは正しいアドレスとパスワードを再入力する（Ｓ０
１）。

【００７１】電子メール通信端末１０がメールサーバに
ログインすると図２に示した画面が操作パネル５０に表
示される（Ｓ０３）ので、既に図２に基づいて説明した
ように、ユーザは、あて先のアドレス５２４、件名５２
５、添付ファイル名５２６、及び、メッセージ５２７を
入力（Ｓ０４）し、原稿を画像読み取り部１２の原稿台
ガラスの上に置いて、スタートキー５３０を押す。

【００７２】この間、電子メール通信端末１０はスター
トキーの押下を待ち（Ｓ０５）、スタートキーの押下を
検知する（Ｓ０５、ＹＥＳ）と、画像読み取り部１２は
原稿を読み取り、読み取られた画像データは一旦画像メ
モリ１６に格納される。そして、格納された画像データ
は画像処理部１３により圧縮され、ハードディスク２１
に格納される（Ｓ０６）。

【００７３】ここで、データを圧縮することによって、
ファイルのサイズはより小さなものとなるけれど、圧縮
によってデータの一部又は全部が失われることはない。
したがって、圧縮されたファイルは逆の処理により完全
に元のデータに復元可能である。

【００７４】一方、後述の代替ファイルのデータは、元
のファイルのデータが部分的に失われたデータであるか
ら、代替ファイルのデータから元のファイルのデータを
完全に復元することはできない。

【００７５】なお、上記の説明では、添付ファイルにユ
ーザが名前を付けるようにしているが、このようにしな
くても、添付ファイル名の欄に特別な記号を入力したと
き、又は、ここに何も入力しないまま、画像読み取りが
行われたときには、電子メール通信端末１０が、添付フ
ァイルに他と重複しない名前を自動的に付けるような仕
様とすることもできる。

【００７６】図４のステップＳ０６において画像読み取
り、及び圧縮が実行された後、シーケンスは図５におけ
るＳ１００に進む。得られたファイルのサイズがＳ１０
０において基準値と比較される。このファイル（以下、
これを元のファイルという。）は、ユーザＡが電子メー
ルに添付して送信しようとしたファイルである。元のフ
ァイルのサイズが基準値よりも大きくない場合（ＮＯ、
Ｓ１００）は、従来の電子メールと同様に、Ｓ１０１に
おいて、電子メールに元のファイルが添付されてユーザ
Ｂに宛てて送信され、電子メールの送信が終了する。

【００７７】Ｓ１００において、元のファイルのサイズ
が基準値、例えば１ＭＢ、よりも大きい場合（ＹＥＳ、
Ｓ１００）、シーケンスはＳ１０２に進み、元のファイ
ルはハードディスク２１（図１）に保存され、Ｓ１０３
に進む。

【００７８】Ｓ１０３において、後で詳しく説明するサ
ブルーチン「縮小方法テーブル作成」が実行される。

【００７９】このサブルーチン「縮小方法テーブル作
成」では、図８に示されるような、縮小方法テーブルが
作成される。

【００８０】この縮小方法テーブルは、「番号」、「縮
小方法」、及び「結果」の欄からなる。欄「番号」には
次の欄の「縮小方法」のそれぞれに順に割り振られた番
号が納められており、欄「縮小方法」には元のファイル
を縮小するための種々の方法の名前が納めらている。欄
「結果」には、それぞれの縮小方法によって元のファイ
ルが縮小されたとき、縮小されたファイルのサイズが基
準値以上になる場合には”０”が、これが基準値以下に
なる場合には”１”が記入される。

【００８１】例えば、図８に示される例では、番号２の
縮小方法「６００ｄｐｉ ｔｏ ３００ｄｐｉ」によっ
て縮小されたファイルのサイズが基準値以下（つまり、
「結果」欄に”１”が記載されている。）であることが
示されている。ただし、１０番の「結果」欄の数字”
６”は例外であり、この数値は基準値以下のファイルサ
イズにするためそのファイルに含むことのできる最大の
ページ数を示している。

【００８２】Ｓ１０３における縮小方法テーブルの作成
が完了すると、Ｓ１０４に進む。

【００８３】Ｓ１０４では、電子メール通信装置からユ
ーザＡに宛てた電子メールが送信される。この電子メー
ルはユーザＡがユーザＢに宛てて送信しようとするファ
イルが添付された電子メールとは異なる。

【００８４】図９には、Ｓ１０４において電子メール通
信装置からユーザＡに宛てて送信される電子メールの文
例が示されている。

【００８５】この図において、発信者アドレスの欄は、
電子メール通信端末１０のアドレス（ａｄｒ（ｃ））
を、また、受信者アドレスの欄はユーザＡのアドレス
（ａｄｒ（ａ））をそれぞれ表している。

【００８６】この図からわかるように、電子メールは、
ユーザＡがユーザＢに宛てて送信しようとしている添付
ファイルの登録番号（電子メール通信装置のハードディ
スク２１に元の添付ファイルとともに保存されてい
る。）、縮小方法テーブルから抽出されたところの「結
果」の欄が”１”（縮小されたファイルのサイズが基準
値以下）である縮小方法のリスト、その他図示の通りの
コメントからなる。

【００８７】電子メール通信装置が、ユーザＡへ宛てた
上記電子メールを送信すると、シーケンスはＳ１０５
（図６）に進み、電子メール通信装置は、ユーザＡから
返信される電子メールの着信を待つ。

【００８８】図１０は、ユーザＡが電子メール通信装置
に宛てて返信する電子メールの文例である。この電子メ
ールの文例には元のファイルの登録番号「０８４５１」
と元のファイルを縮小方法「２」によって縮小すること
が記載されている。

【００８９】この図において、発信者アドレスの欄はユ
ーザＡのアドレス（ａｄｒ（ａ））を、また、受信者ア
ドレスの欄は電子メール通信端末１０のアドレス（ａｄ
ｒ（ｃ））をそれぞれ表している。

【００９０】ユーザＡからの電子メールが電子メール通
信装置に着信すると、Ｓ１０６に進み、受信した電子メ
ールに記載された登録番号（この例では、０８４５１）
によってハードディスク２１から元のファイルが読み出
され、伸長される。

【００９１】Ｓ１０７において、電子メールに記載され
た縮小方法（この例では２番目の縮小方法）に従って上
記の読み出し伸長されたファイルが縮小される。

【００９２】Ｓ１０８において、縮小された上記ファイ
ルが圧縮される。Ｓ１０９において、元の添付ファイル
が送信されなかったこと、及び、元の添付ファイルへア
クセスするためのアドレス（保存場所）の情報を含む電
子メール（図１１）が、上記圧縮されたファイル（代替
ファイル）を添付してユーザＢに宛てて送信され、この
ルーチンが終了する。

【００９３】図７は、電子メール通信端末から電子メー
ルを受信し、これに返信するときのコンピュータＡの動
作を説明するフローチャートである。

【００９４】Ｓ２００において、コンピュータＡは電子
メール通信端末からの上記図９の電子メールが受信され
るのを待つ。

【００９５】ユーザＡは、図９のリストの中から１つの
縮小方法を選択して、この縮小方法の番号と登録番号か
らなる図１０に示されるメッセージを作成し（Ｓ２０
１）する。そして、Ｓ２０２において、このメッセージ
を電子メール通信装置に宛てて送信する。

【００９６】図１２、図１３、図１４、図１５、及び図
１６は、図５におけるサブルーチン「縮小方法テーブル
作成」（Ｓ１０３）のより詳細な動作を説明するための
フローチャートである。

【００９７】サブルーチン「縮小方法テーブル作成」に
入ると、Ｓ３００（図１２）において元のファイルが、
例えば画像処理部１３によって、解像度変換される。Ｓ
３０１において解像度変換されたファイルのサイズが基
準値以下かどうかが判定される。基準値以下であれば縮
小方法テーブル（図８）の「結果」欄に”１”（Ｓ３０
２）が、またそうでなければ”０”（Ｓ３０３）が記入
される。

【００９８】Ｓ３０４において、程度の異なる他の解像
度変換方法がまだ実行されずに残されていないかどうか
が判定され、残されていれば、シーケンスはＳ３００に
還り、程度の異なる他の解像度変換方法が実行される。
また、残されていなければ、シーケンスはＳ３１０（図
１３）に進む。

【００９９】Ｓ３１０では、元のファイルに対してＮ
ｉｎ １ 変換が実行される。ループが繰り返される毎
にＮの値が２、４、８と順に増加させられる。Ｓ３１１
において変換されたファイルのサイズが基準値以下かど
うかが判定される。基準値以下であれば縮小方法テーブ
ル（図８）の「結果」欄に”１”（Ｓ３１２）が、また
そうでなければ”０”（Ｓ３１３）が記入される。

【０１００】Ｓ３１４において、異なるＮの変換方法が
他にまだ実行されずに残されていないかどうかが判定さ
れ、残されていれば、シーケンスはＳ３１０に還り、異
なるＮの変換方法が実行される。また、残されていなけ
れば、シーケンスはＳ３２０（図１４）に進む。

【０１０１】Ｓ３２０では、元のファイルのいくつかの
指定されたページのみのファイルが作成される。指定ペ
ージ（最初は第１ページ）はループが繰り返される毎に
次のページに変更される。Ｓ３２１において作成された
ファイルのサイズが基準値以下かどうかが判定される。
基準値以下であれば縮小方法テーブル（図１４）の「結
果」欄に”１”（Ｓ３２２）が、またそうでなければ”
０”（Ｓ３２３）が記入される。

【０１０２】Ｓ３２４において、指定されたページのフ
ァイルが他にまだ作成されずに残されていないかどうか
が判定され、残されていれば、シーケンスはＳ３２０に
還り、異なるページのみからなるファイルが作成され
る。また、残されていなければ、シーケンスはＳ３３０
（図１５）に進む。

【０１０３】Ｓ３３０において、Ｓ３２０で作成された
元のファイルの第１ページのみからなるファイルのサイ
ズが基準値以下かどうかが判定される。基準値以下でな
ければ縮小方法テーブル（図８）の「結果」欄に”０”
が記入（Ｓ３３１）され、Ｓ３４０に進む。

【０１０４】Ｓ３３０における判定がＹＥＳ、つまり、
サイズが基準値以下であれば、Ｓ３３２において更に元
のファイルの第２ページ目までからなるファイル（つま
り、この場合では元のファイルの第１ページと第２ペー
ジからなるファイル）が作成される。

【０１０５】Ｓ３３４において、作成された第２ページ
目までのファイルのサイズが基準値以下かどうかが判定
され、基準値以下（ＹＥＳ、Ｓ３３４）であれば、Ｓ３
３２に還る。これを繰り返して、サイズが基準値を超え
たときＳ３３５に進む。

【０１０６】Ｓ３３５において、縮小方法テーブルの結
果欄にサイズが基準値以下である最後のファイルのペー
ジ数が記入され、Ｓ３４０（図２１）に進む。

【０１０７】Ｓ３４０において、Ｓ３２０で作成された
全てのファイルのサイズが基準値以上かどうかが判定さ
れる。

【０１０８】全てのファイルのサイズが基準値以上と判
定されれば（ＹＥＳ、Ｓ３４０）、縮小方法テーブル
（図８）の「結果」欄に”０”（Ｓ３４１）が記入さ
れ、シーケンスはこのサブルーチンを抜ける。

【０１０９】全てのファイルのサイズが基準値以上と判
定されなければ（ＮＯ、Ｓ３４０）、縮小方法テーブル
（図８）の「結果」欄に”１”（Ｓ３４２）が記入さ
れ、シーケンスはこのサブルーチンを抜ける。

【０１１０】以上の実施例において、元の添付ファイル
が送信されなかったことの連絡、及び、元の添付ファイ
ルへアクセスするためのアドレスの連絡は、その一方又
は両方を省略することができる。

【０１１１】多くのケースでは、第１ページのみの画像
データファイルで十分であり、仮に、それでは十分でな
いため、元のファイルをダウンロードしなければならな
いとしても、ＨＴＴＰサーバからのダウンロードの方が
電子メールの添付ファイルの送信よりも効率が高いの
で、ネットワークにかかる負荷が大幅に軽減される。

【０１１２】また、本実施例は、電子メール通信端末内
にＨＴＴＰサーバが存在するタイプについて説明した
が、ＨＴＴＰサーバが送信側のメールサーバもしくはネ
ットワーク上のコンピュータに存在するタイプにおいて
も本実施例発明を実現することができる。

【０１１３】また、本実施例はスキャナー、ネットワー
ク接続用インターフェイス等電子メール通信端末と同等
になるような周辺機器が接続されたパーソナルコンピュ
ータによって実現することができる。

【０１１４】また、本実施例ではＨＴＴＰサーバが使用
されているが、ＨＴＴＰサーバに代えてＦＴＰサーバを
使用することができる。

【０１１５】また、本実施例の基準値は変更することが
できる。この変更は、一律であってもよく、また、時間
帯及びメール送信先の地域毎に異ならせることもでき
る。

【０１１６】この実施例は、縮小方法の候補のリストが
送信者のパーソナルコンピュータに表示され、送信者が
この候補リストの中から加工方法を選択するような仕様
として説明がされている。しかしながら、すでに述べた
ように、上記リストを受信者のパーソナルコンピュータ
に表示させるようにし、受信者がこのリストの中から望
ましい加工方法を選択するようにすることもできる。

【０１１７】以上の実施例においては、元のファイルを
基準値以下のサイズのファイルに加工することができる
縮小方法のリスト（図９）はパーソナルコンピュータＡ
の画面に表示される。このようにした理由は、電子メー
ル通信端末１０が原稿を読みとった後に、上記縮小方法
リストを作成するまでに多少の時間がかかること、及
び、読み取りが終わればユーザＡが電子メール通信端末
１０のそばにいる必要がないことを考慮したものであ
る。しかしながら、このリストを電子メール通信端末１
０の操作パネルに表示して、電子メール通信端末１０に
よってユーザＡが希望の縮小方法を選択することができ
るような仕様とすることもできる。このようにすれば、
リストを表示するための、また、選択した縮小方法を返
信するためのパーソナルコンピュータＡ及びこのコンピ
ュータにより送受信される補助的電子メールが必要とさ
れない。

【０１１８】

【発明の効果】本発明によって、電子メール送信時に、
予め定めた基準値、例えば１ＭＢ、を超えるデータが電
子メールの添付ファイルとしてネットワークに流される
ことが防止され、システムの効率の低下が防止されると
いう効果が奏せられる。

【０１１９】更に、本発明において、電子メールが送信
される前に、電子メールに添付されるファイルのサイズ
が判断され、添付ファイルのサイズがあらかじめ定めた
基準値を超えるとき、この添付ファイルは基準値以下の
サイズになるように加工され、元のファイルの代わり
に、ファイルサイズが基準値よりも小さくなるように加
工された別の新たなファイル（代替ファイル）が電子メ
ールに添付されて送信されるので、ネットワーク上のデ
ータトラフィックの増大が防止され、このシステムの個
々のユーザからみたときの通信の速度が低下することが
防止され、システム全体の効率の低下が防止されるとい
う効果が奏せられる。

【０１２０】更に、元のファイルに代えて加工された新
しいファイル（代替ファイル）が電子メールに添付され
て送信されても、多くのケースではそれで十分であり、
また、仮に、受信者が元のファイルにアクセスしなけれ
ばならないとしても、その頻度は低いので全体としてみ
れば、ネットワークにかかる負荷が軽減されることにな
るという効果が奏される。

【０１２１】更に、上記新しいファイル（代替ファイ
ル）が、元の画像の解像度を下げた画像のファイル、元
のファイルの１ページのみからなるファイル、元のファ
イルから一部を取り出したファイル、又は、元のファイ
ルの複数ページ毎を１ページに納めたファイルであって
も、多くのケースで所期の目的は達成されるので、ネッ
トワークにかかる負荷が軽減されることになるという効
果が奏される。

【０１２２】更に、本発明では、電子メールに基準値を
超えるサイズのファイルを添付することができないこと
をこのシステムのユーザが認識しているので、最初から
不必要に大きなファイルを添付しようとはしなくなる。
この点からも、システム全体の効率の低下が防止され
る。

【０１２３】そして、本発明においては、添付ファイル
のサイズが基準値を超えるとき、このファイルから作成
される代替ファイルの加工方法が選択でき、この加工方
法によってより適切な代替ファイルが作成可能である。
つまり、元のファイルが、全体イメージが判れば十分な
ファイルであれば、解像度、倍率を下げた代替ファイル
が、また、縮小により判読できなくなるようなファイル
であれば所定ページのみからなる代替ファイルが電子メ
ールに添付される。こうすることにより、元のファイル
をダウンロードする必要性が生じる割合が減少し、一層
ネットワークにかかる負荷が軽減されることになるとい
う効果が奏される。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施例における電子メールシステム全
体の制御を説明するためのブロック図である。

【図２】本発明の実施例における操作パネルの一例を示
す図である。

【図３】本発明の実施例におけるシステムのソフトウエ
アの構成を示す図である。

【図４】図４、図５及び図６は組み合わされるものであ
って、実施例の電子メール通信装置の動作の概要を説明
するためのフローチャートである。

【図５】図４、図５及び図６は組み合わされるものであ
って、実施例の電子メール通信装置の動作の概要を説明
するためのフローチャートである。

【図６】図４、図５及び図６は組み合わされるものであ
って、実施例の電子メール通信装置の動作の概要を説明
するためのフローチャートである。

【図７】実施例において、電子メール通信端末から電子
メールを受信し、これに返信するときのコンピュータＡ
の動作を説明するフローチャートである。

【図８】実施例におけるサブルーチン「縮小方法テーブ
ル作成」によって作成される縮小方法テーブルを説明す
るための図である。

【図９】実施例のＳ１０４（図５）において電子メール
通信装置からユーザＡに宛てて送信される電子メールの
文例である。

【図１０】実施例において、ユーザＡが電子メール通信
装置に宛てて返信する電子メールの文例である。

【図１１】元の画像データのファイルが添付されなかっ
たときに、電子メール受信者側の端末の表示スクリーン
に表示された像の一例である。

【図１２】図１２、図１３、図１４、図１５、及び図１
６は、図５におけるサブルーチン「縮小方法テーブル作
成」（Ｓ１０３）のより詳細な動作を説明するためのフ
ローチャートである。

【図１３】図１２、図１３、図１４、図１５、及び図１
６は、図５におけるサブルーチン「縮小方法テーブル作
成」（Ｓ１０３）のより詳細な動作を説明するためのフ
ローチャートである。

【図１４】図１２、図１３、図１４、図１５、及び図１
６は、図５におけるサブルーチン「縮小方法テーブル作
成」（Ｓ１０３）のより詳細な動作を説明するためのフ
ローチャートである。

【図１５】図１２、図１３、図１４、図１５、及び図１
６は、図５におけるサブルーチン「縮小方法テーブル作
成」（Ｓ１０３）のより詳細な動作を説明するためのフ
ローチャートである。

【図１６】図１２、図１３、図１４、図１５、及び図１
６は、図５におけるサブルーチン「縮小方法テーブル作
成」（Ｓ１０３）のより詳細な動作を説明するためのフ
ローチャートである。

【符号の説明】

１０ 電子メール通信端末 １１ 制御部 １２ 画像読み取り部 １３ 画像処理部 １４ ＦＡＸモデム １６ 画像メモリ １７ ＲＡＭ １８ ビデオインターフェイス １９ プリンタエンジン ２０ ＲＯＭ ２１ ハードディスク ２２ ネットワークインターフェイス ５０ 操作パネル ５１ 文字表示領域 １５０ ネットワーク １６０ 通信回線 １７０ ネットワーク ２００ メールサーバ

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 三澤 直也 大阪府大阪市中央区安土町二丁目３番13号 大阪国際ビル ミノルタ株式会社内 Ｆターム(参考） 5B089 GA21 GB02 JA31 KA07 KA08 KC27 KC37 KC43 KH28 LA18 LB04 LB14 5C062 AA01 AA02 AA05 AA14 AA35 AC08 AC58

Claims (11)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ファイルを添付して電子メールを送信す
   ることができる電子メール装置であって、この電子メー
   ル装置は、 前記添付されるファイルのサイズが予め定められた基準
   値を超えるか否かを判定するサイズ判定装置と、 ファイルのサイズを縮小することができる複数種類のフ
   ァイル加工装置と、 前記添付されるファイルのサイズが前記サイズ判定装置
   により予め定められた基準値を超えると判定されたと
   き、元のファイルを前記複数種類のファイル加工装置の
   いずれかによって加工して前記基準値より小さいサイズ
   の代替ファイルを作成し、作成された代替ファイルを添
   付して電子メールを送信する電子メール送信装置と、を
   備えていることを特徴とする電子メール装置。
2. 【請求項２】 請求項１に記載された電子メール装置に
   おいて、前記複数種類のファイル加工装置の一つは、 前記元のファイルが画像データのファイルであるとき、
   画像の解像度を下げたファイルを作成するファイル加工
   装置であることを特徴とする電子メール装置。
3. 【請求項３】 請求項１に記載された電子メール装置に
   おいて、前記複数種類のファイル加工装置の一つは、 前記元のファイルがページの概念があるデータのファイ
   ルであるとき、その１ページのみからなるファイルを作
   成するファイル加工装置であることを特徴とする電子メ
   ール装置。
4. 【請求項４】 請求項１に記載された電子メール装置に
   おいて、前記複数種類のファイル加工装置の一つは、 前記元のファイルのデータからその一部を取り出した基
   準値以内のサイズのファイルを作成するファイル加工装
   置であることを特徴とする電子メール装置。
5. 【請求項５】 請求項１に記載された電子メール装置に
   おいて、前記複数種類のファイル加工装置の一つは、 前記元のファイルが画像データのファイルであるとき、
   画像の倍率を下げたファイルを作成するファイル加工装
   置であることを特徴とする電子メール装置。
6. 【請求項６】 請求項１乃至請求項５のいずれかに記載
   された電子メール装置において、前記電子メール送信装
   置は、 前記代替ファイルが電子メールに添付されたとき、更
   に、元のファイルの名称及びその保存場所の情報を送信
   するものであることを特徴とする電子メール装置。
7. 【請求項７】 請求項１乃至請求項６のいずれかに記載
   された電子メール装置において、 代替ファイルは、電子メール発信者が選択した前記複数
   種類のファイル加工装置の中の一つによっての元ファイ
   ルが加工されたものであることを特徴とする電子メール
   装置。
8. 【請求項８】 請求項１乃至請求項６のいずれかに記載
   された電子メール装置において、 代替ファイルは、電子メール受信者が選択した前記複数
   種類のファイル加工装置の中の一つによっての元ファイ
   ルが加工されたものであることを特徴とする電子メール
   装置。
9. 【請求項９】 送信されるべき電子メールに予め定めら
   れた基準値を超えるサイズのファイルが添付されている
   とき、この添付されているファイルを前記基準値より小
   さいサイズのファイルに加工することのできる複数種類
   の加工手段のいずれかにより代替ファイルを作成し、加
   工される前の元のファイルに代えて、前記代替ファイル
   が前記電子メールに添付されて送信されることを特徴と
   する電子メール方法。
10. 【請求項１０】 ファイルを添付して電子メールを送信
    することができる電子メールシステムであって、この電
    子メールシステムは、 前記添付されるファイルのサイズが予め定められた基準
    値を超えるか否かを判定するサイズ判定手段と、 ファイルのサイズを縮小することができる複数種類のフ
    ァイル加工手段と、 前記添付されるファイルのサイズが前記サイズ判定手段
    により予め定められた基準値を超えると判定されたと
    き、元のファイルを前記複数種類のファイル加工手段の
    いずれかによって加工して前記基準値より小さいサイズ
    の代替ファイルを作成し、作成された代替ファイルを添
    付して電子メールを送信する電子メール送信手段と、を
    備えていることを特徴とする電子メールシステム。
11. 【請求項１１】 ファイルを添付して電子メールを送信
    することができる電子メール装置のためのプログラムが
    記録された記録媒体であって、このプログラムは、 前記添付されるファイルのサイズが予め定められた基準
    値を超えるか否かを判定するサイズ判定機能と、 ファイルのサイズを縮小することができる複数種類のフ
    ァイル加工機能と、 前記添付されるファイルのサイズが前記サイズ判定装置
    により予め定められた基準値を超えると判定されたと
    き、元のファイルを前記複数種類のファイル加工装置の
    いずれかによって加工して前記基準値より小さいサイズ
    の代替ファイルを作成し、作成された代替ファイルを添
    付して電子メールを送信する電子メール送信機能と、を
    実現するプログラムであることを特徴とする電子メール
    装置のためのプログラムが記録された記録媒体。