JP2000207468A

JP2000207468A - イベントにおける来場者管理システムとそのサブシステム

Info

Publication number: JP2000207468A
Application number: JP1125899A
Authority: JP
Inventors: Takehiro Kudo; 雄大工藤
Original assignee: Dai Nippon Printing Co Ltd
Current assignee: Dai Nippon Printing Co Ltd
Priority date: 1999-01-20
Filing date: 1999-01-20
Publication date: 2000-07-28

Abstract

(57)【要約】【課題】イベントにおける来場者管理システム等を提
供する。【解決手段】本発明のイベントにおける来場者管理シ
ステムは、イベントにおける来場者を管理するシステム
であって、顧客識別コードが付与されたＩＤカードか
らなる招待状を持参した来場者に対して、当該顧客識別
コードを読み取って登録する招待状持参来場者受付登録
サブシステム１２と、招待状を持参しない新規来場者
に対して、当該来場者が記入したＯＣＲ帳票を読み取っ
て顧客データに登録することと、顧客識別コードが付与
れれたＩＤカードを発行して登録する新規来場者受付登
録サブシステム１３と、各展示ブースにおいて、顧客
を検索する検索用端末等からなる来場者データ管理サブ
システム１４と、からなることを特徴とする。また、
来場者が所持するＩＤカードを回収するとともに、退場
者を登録する退場者受付登録サブシステム１５、をさら
に備えることができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、イベントにおける来場
者管理システムに関する。特に各種イベントにおいて、
来場者の管理をバーコードのみによらず、磁気カードお
よびＩＣカード等のＩＤカード（個人認証カード）を用
いて管理するとともに、それらを利用したカタログ請求
受付等を行うことと、来場者管理における最大の課題と
なっている新規来場者の登録をＯＣＲ帳票を利用して行
う管理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来より、イベントにおける入場者管理
は多大の人手を要するものであり、その合理的運用のた
めに各種の方法、システムが提案されている。例えば、
特許２５２９１０４号（特開昭６３−２０６８６１号）
公報に記載される技術は、バーコードを読み取る入場者
登録手段と、当該バーコードと一定の関係にあるＩＤカ
ードバーコードとにより、カタログ請求などの要望事項
データを表示または印字する管理装置、が提案されてい
る。しかし、当該技術では、バーコードを利用するのみ
であるため、カタログ請求等の要望事項を整理する際、
逐一バーコードの読み取りが必要となる煩雑さが伴う。
また、特開平７−４４６２０号公報には、入場者の入場
券のデータを読み取り、当該データを他の記録媒体であ
って携帯可能な媒体に記録することにより、データの集
計を容易にする管理システムが提案されている。また、
特開平７−１７５８５４号公報は、イベント開催前の段
階からイベント開催後の事後処理の段階までを統合的に
扱うことを目的として、招待状の発行から、イベント会
場入り口でのデータ読み取り、出口でのデータ読み取
り、最終的なデータ処理により来場者分析を行うシステ
ムが提案されている。しかし、上記いずれの技術も、来
場者管理における最大の課題となっている新規来場者の
受付登録を容易かつ合理的に行うシステムについては提
案がされていない。

【０００３】すなわち、来場者が一時に集中する際など
は特にイベント会場受付での来場者受付および登録手続
きが主催者、来場者双方にとって煩雑であり、顧客たる
来場者にとって快いものとはいえなかった。特に、招待
状を持たない新規来場者は、入場口で来場者カードに氏
名、所属企業、勤務先、住所、郵便番号、電話番号等多
数の事項を記入する必要があり、会場受付近辺が混雑す
るとともに、その登録と入場者ＩＤカード発行処理のた
め入場までに長時間を要するという問題があった。

【０００４】さらに、従来システムでは、各展示ブース
においてカタログ請求があった場合にＩＤカードバーコ
ードの読み取りが必要であって迅速な処理ができないと
いう問題があった。さらにまた、イベント開催中におい
ては来場者情報をリアルタイムで把握できず、重要な顧
客が来場しているにもかかわらず、商談の機会を見逃し
てしまうことがあった。イベント終了後においても来場
者情報の素データを手入力するのはかなりの手間を要
し、しかも来場者情報の分析結果が明らかになるのがイ
ベント終了後かなり経過してからなので、正確な来場者
情報の分析に応じたイベント内容の開催中における微妙
な調整などはできなかった。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】そこで、本発明は、イ
ベント来場者の入場から退場に至る段階までの管理を統
合的に扱うことと、これらの従来の来場者入場の受付、
来場者情報の把握、管理方法の問題点を解決する管理シ
ステムを提供することを目的としている。特に、来場者
管理における最大の課題となる新規来場者の受付登録を
ＯＣＲ読取り帳票を使用して円滑に行うことと、来場者
が請求するカタログや注文品内容の集計等を容易かつ合
理的に行うことを課題としている。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するため
の、本発明の来場者管理システムは、イベントにおける
来場者を管理するシステムであって、顧客識別コード
が付与されたＩＤカードからなる招待状を持参した来場
者に対して、当該顧客識別コードを読み取って登録する
招待状持参来場者受付登録サブシステムと、招待状を
持参しない新規来場者に対して、当該来場者が記入した
ＯＣＲ帳票を読み取って顧客識別コードが付与されたＩ
Ｄカードを発行して登録する新規来場者受付登録サブシ
ステムと、各展示ブースにおいて、顧客を検索して表
示する来場者照会手段と、カタログ請求等を記録するＩ
Ｄカード記録手段と来場者受付手段と、からなる来場者
データ管理サブシステムと、からなることを特徴とする
イベントにおける来場者管理システム、にある。かかる
システムであるため、イベントでの来場者を円滑に登録
し、データ管理することができる。

【０００７】上記において、ＩＤカードが、書換え可能
な印字記録部を有する磁気カードまたはＩＣカードであ
ることが好ましく、この場合は印字記録部に入場者が要
求したカタログ内容等を記録することができる。

【０００８】上記課題を解決するための、本発明の招待
状持参来場者受付登録サブシステムは、イベントにおけ
る来場者が持参した招待状の顧客識別コードを読み取っ
て顧客識別コードが付与されたＩＤカードを発行して登
録することを特徴とする。この場合は、招待状がＩＤカ
ードでない場合であって新たにＩＤカードを発行するサ
ブシステムに関する。かかるサブシステムの場合もイベ
ントでの来場者を円滑に登録し、データ管理することが
できる。

【０００９】上記課題を解決するための、本発明の新規
来場者受付登録サブシステムの第１は、イベントにおけ
る新規来場者が記入したＯＣＲ帳票を読み取って顧客デ
ータベースに登録し、当該新規来場者に対して顧客識別
コードが付与されたＩＤカードを発行する新規来場者受
付登録サブシステムにおいて、ＯＣＲ帳票から読み取る
データが電話番号であり、当該電話番号から新規来場者
の住所、企業名を顧客データベースに登録することを特
徴とするイベントにおける新規来場者受付登録サブシス
テム、にある。かかるサブシステムであるため、イベン
トでの新規来場者を円滑に登録し、データ管理すること
ができる。

【００１０】上記課題を解決するための、本発明の新規
来場者受付登録サブシステムの第２は、イベントにおけ
る新規来場者が記入したＯＣＲ帳票を読み取って顧客デ
ータベースに登録し、当該新規来場者に対して顧客識別
コードが付与されたＩＤカードを発行する新規来場者受
付登録サブシステムにおいて、ＯＣＲ帳票から読み取る
データが郵便番号であり、当該郵便番号から新規来場者
の住所または企業名を顧客データベースに登録すること
を特徴とするイベントにおける新規来場者受付登録サブ
システム、にある。かかるサブシステムであるため、イ
ベントでの新規来場者を円滑に登録し、データ管理する
ことができる。

【００１１】

【発明の実施の形態】以下、本発明のイベントにおける
来場者管理システムと新規来場者受付登録サブシステム
の実施の形態について説明する。図１は、本発明にかか
る来場者管理システムの全体を示すブロック図、図２〜
図５は、各サブシステムを示す図である。図１におい
て、１は来場者管理システムであり、中央管理装置１１
と、招待状持参来場者受付登録サブシステム１２、新規
来場者受付登録サブシステム１３、来場者データ管理サ
ブシステム１４と、必要により備える退場者受付登録サ
ブシステム１５との４つのサブシステムから構成されて
いる。これらの４つのサブシステムは、図１のように、
中央管理装置１１のホストコンピュータ１１１を共有
し、共通の顧客データベース１１２、来場者データベー
ス１１３を使用して機能することになる。

【００１２】これらのサブシステムのはたらきの概略内
容は次のとおりである。招待状持参来場者受付登録サブ
システム１２は、図２のように、イベント会場入口付近
で来場者の持参したＩＤカードからなる招待状２に記録
された顧客識別コード２１を機械的または電気的に読み
取り来場者登録を行う来場者受付手段１２１を備える。
この場合のＩＤカードはそのまま入場者カードとして使
用することができる。来場者受付手段１２１はまた、Ｉ
Ｄカードでない通常の招待状に付与されたバーコード等
の顧客識別コード２１を機械的に読み取り来場登録を行
うものであっても良い。この場合は入場者カードを新た
に発行することになる。

【００１３】招待状持参来場者受付登録サブシステム１
２はさらに、入場者に携帯させる顧客識別コード記録済
の磁気カード４またはＩＣカード５を発行するＩＤカー
ド発行手段１２２、顧客データベース並びに来場者受付
手段により得られた来場者データを格納するデータ記憶
手段１２３、紹介要求に応じ来場者データおよび顧客デ
ータベースに基づいて来場者情報を表示、印刷する来場
者照会手段１２４、来場者受付手段、来場者照会手段、
来場者照会要求に応じて来場者データおよび顧客データ
ベースに基づいてデータ処理をするデータ処理手段１２
５から構成されている。ＩＤカード発行手段１２２は、
前記のようにＩＤカードでない招待状を持参した入場者
に備えるものである。

【００１４】新規来場者受付登録サブシステム１３は、
図３のように、イベント会場入口付近で、招待状を持参
しない新規来場者が来場受付時に記入したＯＣＲ帳票３
の個人情報、顧客識別コード３１等を機械的または電気
的に読み取ってＯＣＲ処理し来場者を登録する来場者受
付手段１３１、入場者に携帯させる顧客識別コード記録
済の磁気カード４またはＩＣカード５を発行するＩＤカ
ード発行手段１３２、顧客データベース並びに来場者受
付手段により得られた来場者データを格納するデータ記
憶手段１３３、紹介要求に応じ来場者データおよび顧客
データベースに基づいて来場者情報を表示、印刷する来
場者照会手段１３４、来場者受付手段、来場者照会手
段、来場者照会要求に応じて来場者データおよび顧客デ
ータベースに基づいてデータ処理をするデータ処理手段
１３５等から構成されている。

【００１５】来場者データ管理サブシステム１４は、主
として各展示ブースに設置される端末であって、各ブー
ス来場者の個別情報把握を迅速確実に行うとともに、来
場者のデータを的確に管理することを目的とする。図４
のように、来場者データ管理サブシステム１４は、ＩＤ
カード記録手段１４２を有し、来場者がカタログ等を請
求した場合は、カタログナンバーを磁気記録部またはメ
モリーに記録するとともに、ＩＤカードの書換え可能な
印字記録部（特にサーマルリライト部）に当該内容を可
視的に記録する。ＩＤカード記録手段は、同時に来場者
のＩＤカードから顧客識別コードを読み取り、来場者受
付手段１４１を有し、顧客データベースを介して来場者
照会手段１４４により来場者の氏名、所属企業名等の個
別情報を知ることができる。また顧客データベース並び
に来場者受付手段により得られた来場者データを格納す
るデータ記憶手段１４３を有し、来場者が各展示ブース
において請求したカタログ内容等を記憶することもでき
る。来場者照会手段１４４は、端末に登録された来場者
氏名、所属企業名等を検索により表示可能とするととも
に、来場者に関する管理データを出力することができ
る。またさらに来場者受付手段、来場者照会手段、来場
者照会要求に応じて来場者データおよび顧客データベー
スに基づいてデータ処理をするデータ処理手段１４５を
備える。

【００１６】退場者受付登録サブシステム１５は、イベ
ント会場退場口付近でＩＤカードを回収するＩＤカード
回収手段１５２、回収したＩＤカードの顧客識別コード
３１を機械的または電気的に読み取って来場者を登録す
る退場者受付手段１５１、顧客データベース並びに来場
者受付手段により得られた来場者データの記憶を抹消す
るデータ記憶手段１５３、紹介要求に応じ入場者データ
および顧客データベースに基づいて来場者情報を消去す
る来場者照会手段１５４、退場者データおよび顧客デー
タベースに基づいてデータ処理をするデータ処理手段１
５５等から構成されている。

【００１７】各サブシステムのデータは中央管理装置１
１のホストコンピュータ１１１に送信され、来場者デー
タベース１１３の内容が逐次更新される。来場者数の合
計から退場者数を差し引くことにより現在入場者数が把
握できる。また、新規来場者のデータは、顧客データベ
ース１１２に追加登録されて更新される。

【００１８】本発明の来場者管理システムの顕著な特徴
は、新規来場者受付登録サブシステム１４にあり、新規
来場者を受け付けた場合は、来場者が記入したＯＣＲ帳
票３を読み取り、その郵便番号、電話番号から所属企業
の所在地、企業名を特定できることになる。郵便番号が
７桁表示になりその全表示から都道府県の市区町村まで
特定できることは良く知られている。また、電話番号か
ら企業名や個人を特定できることも知られている。これ
らの機能を利用することにより郵便番号、電話番号から
所属企業の所在地、企業名、個人名のデータベース化は
容易にすることができる。従って、来場者が、企業名、
住所、所在地等を逐一記載する手間を省略して、かつこ
れらの来場者の詳細データを手入力や機械入力の手間を
介さずに、顧客データベースの更新が可能であることに
特徴がある。また、ホストコンピュータ１１１には、郵
便番号、電話番号と住所または勤務先所在地を対応させ
たデータベースを記録した可搬性記録媒体１１４を備え
ることができる。

【００１９】図６は、入場者に携帯させる入場者ＩＤカ
ードを示す図である。図６（Ａ）は、顧客識別コード付
き磁気カード４を示し、顧客識別コードは、磁気記録部
４２に記録される。図６（Ｂ）は、顧客識別コード付き
ＩＣカード５を示している。これらは前記のように、招
待状２として発行して来場者に持参して貰い、そのまま
入場者ＩＤカードとして利用することができる。ＩＣカ
ードは外部装置と接続端子を介して接続する接触型であ
っても、カード内に内蔵するアンテナコイルで非接触で
交信する非接触型であってもよい。また、接触型非接触
型共用のＩＣカードであってもよい。図６（Ｂ）図示の
場合は、外部装置接続端子５３とアンテナコイル５４を
有する接触型非接触型共用のＩＣカードを示している。
顧客識別コードは外部装置接続端子下にあるＩＣモジュ
ール５２のメモリー内に記録される。カードの基体材料
４１，５１としては一般に硬質塩化ビニールが使用さる
が、書換え可能な熱印字記録部を設ける場合は、耐熱性
の要求からポリエチレンテレフタレート樹脂（ＰＥＴ）
基材を使用することが好ましい。

【００２０】また、ＩＤカードには必要な印刷表示４
５，５５やカード番号４６，５６等を表示することがで
きる。当該カード番号はカード自体を識別するもので、
顧客識別コードが書換え可能なものであるのに対しカー
ド固有の番号となっている。図６（Ｃ）は、両者のカー
ドに共通なカード裏面を示し書換え可能な印字記録部、
特に感熱印字記録部（サーマルリライト部）４７，５７
を備えることが好ましい。この感熱印字記録部４７，５
７は書換え可能であって反復使用することができる。こ
のリライト部には、カタログ請求や注文品の内容４８，
５８等の特定の記録が可能なことを示している。

【００２１】カード媒体に対する書換え可能な記録媒体
は各種の媒体が知られているが、熱による可逆表示可能
な感熱印字記録部とすることが表示や消去の容易な点か
ら好ましい。可逆性感熱印字記録部４７を構成する組成
物は、有機低分子物と樹脂とからなり加熱により透明状
態と白濁状態が可逆的に変化し常温でその２状態を選択
的に維持できるポリマー組成物が使用される。これは有
機低分子物質の粒子の結晶状態が比較的大きい単結晶の
場合には粒子中に入射光が散乱されることなく透過し透
明状態として視認され、粒子が単結晶から多結晶へと移
行されると粒子への入射光が結晶の界面で屈折して散乱
され白濁状態として視認されるものが通常使用される。

【００２２】例えば、書換え可能の感熱印字記録部をサ
ーマルプリント方式により１２０°Ｃの温度で印字する
と、印字部は冷却後も白濁状態となり、鮮明に印字部が
可視表示され常温でその状態が維持される。また、書き
込みヘッドが９０〜１００°Ｃに加熱されたサーマルヘ
ッドを通すことにより、白濁部分は透明化されて印字が
消去される。このような印字記録部の背部に、例えば金
属蒸着層を設けておけば白濁状態と透明状態のコントラ
ストが明瞭となり印字記録を明瞭に視認することができ
る。このような書換え可能な印字記録部をカード媒体に
設けることは一般に行われるようになってきている。

【００２３】上記、ＩＤカードにおける断面構成図を図
７に示す。磁気カードを例として図６（Ｃ）のＡ−Ａ線
における断面を示す図である。図に示すようにＩＤカー
ド４は、カード基体材料４１の片方の面に磁気記録部４
２および保護層４２Ｐを有し、基体材料４１の他方の面
には、光反射層４７Ｒ、感熱印字記録層４７、印字保護
層４７Ｐを備え、さらに印字記録部４７以外の部分には
絵柄印刷層４９が設けられている。この構成で感熱印字
記録部４７に透明状態と白濁状態を形成すれば、外光が
光反射層で反射して文字、画像等を視認することができ
る。

【００２４】感熱印字記録部４７には、例えば、ポリエ
ステル、ポリ塩化ビニール、塩化ビニール系共重合体、
塩化ビニリデン系共重合体、塩化ビニール−酢酸ビニー
ル共重合体、塩化ビニール−酢酸ビニール−マレイン酸
共重合体、塩化ビニール−アクリル酸エステル共重合
体、各種ポリアクリル酸エステルなどの熱可塑性樹脂を
マトリックス材として、このマトリックス材のなかに炭
素数１０〜３０の飽和または不飽和脂肪酸、それらのエ
ステル、アミド、またはアンモニウム塩などの有機低分
子物質を分散させたものを使用できる。上記マトリック
ス材料と有機低分子物質の混合比率は、重合比で３：１
〜１６：１好ましくは６：１〜１２：１の範囲である。

【００２５】上記、感熱印字記録部４７に使用される有
機低分子物質としては、上記を含め各種脂肪酸およびそ
の誘導体が使用できる。その中でも飽和脂肪酸が好まし
く、特に、炭素数１０〜３０、融点３０〜１６０°Ｃの
範囲のものが好ましい。これらの有機低分子物質は、一
種または二種以上の混合物として前記ポリマー中に分散
させることができ、特に、融点の異なる有機低分子物
質、例えば、飽和脂肪酸のモノカルボン酸とジカルボン
酸などを混合して用いた場合には、透明化する温度範囲
が広げられる点で好ましい。

【００２６】このような物質としては、モノカルボン酸
では、カプリン酸、ラウリン酸、ドデカン酸、ミリスチ
ン酸、ペンタデカン酸、パルミチン酸、ヘプタデカン
酸、ステアリン酸、ノナデカン酸、アラキン酸、ヘンエ
イコサン酸、ベヘン酸、トリコサン酸、リグノセリン
酸、ペンタコサン酸、などが挙げられ、ジカルボン酸で
は、ピメリン酸、スベリン酸、アゼライン酸、セバシン
酸、ウンデカン２酸、ドデカン２酸、トリデカン２酸、
テトラデカン２酸、ペンタデカン２酸、ヘキサデカン２
酸、ヘプタデカン２酸、オクタデカン２酸、ノナデカン
２酸、エイコサン２酸、ドコサン２酸などが挙げられ
る。また、ポリマーに対する有機低分子物質の混合量と
して１重量％〜６０重量％程度であり、２０重量％〜５
０重量％の範囲がさらに好ましい。有機低分子物質の含
有量が１重量％以下では印字濃度が低く、鮮明さが不十
分となり、一方、６０重量％以上になると均一な塗膜の
形成が困難となる。

【００２７】感熱印字記録層４７の上面には、印字保護
層４７Ｐが設けられる。当該印字保護層４７Ｐとして
は、耐熱性と伸縮性を兼ね備えた樹脂層が好ましく、こ
のような性質の樹脂であれば特に限定されないが、加工
性や得られる塗膜の性能の点で、電離放射線硬化型樹脂
が好適に使用される。これらは分子中に重合性不飽和結
合またはエポキシ基を有するプレポリマー、オリゴマ
ー、および／またはモノマーを適宜混合した組成物であ
り、例えば、ウレタンアクリレート、ポリエステルアク
リレート、エポキシアクリレートなどの各種のアクリレ
ート樹脂、シロキサンなどの珪素樹脂、そして、ポリエ
ステル、エポキシ樹脂などの組成物が挙げられる。

【００２８】感熱印字記録層４７の下面には、光反射層
４７Ｒが設けられる。当該光反射層４７Ｒは、光反射率
の高いものであれば何でもよいが、例えば、アルミニウ
ム、スズ、ニッケルなどの金属蒸着薄膜が効果的に使用
できる。また、このような金属蒸着薄膜を設ける場合、
基材の表面の凹凸を減少し、光反射層４７Ｒの反射効率
を高めるために金属蒸着薄膜の下に種々の樹脂、例えば
各種熱硬化型樹脂、電離放射線硬化型樹脂などによく平
滑化層を設けることができる。

【００２９】次に、本発明の来場者管理システムの運用
について説明する。イベント開催に際しては、イベント
前準備の段階が必要であって、これには通常、登録すべ
き来場者素データである顧客データベース１１２が整備
されており、当該顧客データベースに基づいて機械読取
り可能な顧客識別コードを付与した招待状が各顧客に発
送される。当該顧客データベースは、記憶手段または可
搬性記憶媒体に格納されており、イベントに関係する顧
客リストがデータベース化されている。例えば、顧客の
氏名、招待状発送用の住所、所属企業、所属部署、業
種、業態、勤務先所在地、郵便番号、役職名、電話番
号、ファックス番号、今までの商取引履歴、特記事項
等、任意であり、いわゆる一般的な顧客に関する属性情
報である。これらが顧客識別コードとともにデータ化さ
れたものである。この顧客データベースは、本発明の管
理システムにおいて、共通に利用されるものである。顧
客識別コードはこれらの顧客属性情報を容易に判別でき
るようにコード化したものである。

【００３０】顧客素データを入力手段による手入力によ
って、あるいは既に他の記憶手段に格納されている顧客
データベースを可搬性記憶手段や電気的接続などによっ
て機械的な入力手段を経て顧客素データとしてホストコ
ンピュータの記憶手段に格納する。これが招待すべき顧
客データベースとなるが、場合によっては記憶手段に格
納された顧客データベースの一部から招待すべき顧客を
入力手段を通じて抽出して前記顧客データベースのうち
該当顧客にマーキングして、それを顧客データベースと
してもよい。記憶手段はフロッピーディスク、ハードデ
ィスク等の磁気記録媒体、その他の手段による記録媒体
が使用される。なお、入力手段としては公知のデータ処
理装置が用いられる。

【００３１】例えば顧客識別コード２１がバーコードや
ＯＣＲ、ＯＭＲである場合には、顧客名、および招待状
発送用の住所、企業名等と顧客識別コード２１を紙片に
印刷する。顧客識別コード２１は、後のイベント開催日
において来場者の登録を可能にするために機械的または
電気的に読取り可能な機能を有することが必要であり、
バーコード、ＯＣＲ、ＯＭＲ以外にも、磁気カード、Ｉ
Ｃカード、光カード等の記録媒体に記録されたものでも
よく、このような場合には、招待状発行は、磁気カー
ド、ＩＣカード、光カード等への顧客識別コード２１の
書き込み機能を有している手段を用いる。この招待状発
行等の前処理は、言わば、イベント前準備サブシステム
とも言うべきシステム段階でなされるものであるが、イ
ベント開催では一般化した内容であるので、本発明では
特に問題としない。

【００３２】図８は、本発明の来場者管理システムで使
用するＩＤカード化された識別コード付き招待状を示す
図である。ＩＤカードは磁気カードまたはＩＣカードと
することができ、識別コード２１はそれらの記録部にも
記録されている。招待状がＩＤカードからなる場合は、
通常は封筒等に挿入されて送付される。招待状はまた、
通常の紙片からなる招待状とすることができる。この場
合は、招待状を窓付き封筒で郵送する際の宛て名として
顧客の住所、企業名、所属、氏名とともに、宛て名とは
離れた位置で封筒の窓から隠れる部分に顧客識別コード
２１が設けられている。本発明で用いる顧客識別コード
２１は機械読取り可能な状態で付与されているものであ
り、例えばバーコード、ＯＣＲ、ＯＭＲ等の印刷情報、
あるいは磁気カード、ＩＣカード、光カード等の機械的
または電気的に読取り可能な他の記録方式の媒体による
情報でもよい。顧客識別コード２１は顧客毎に重複しな
い数字や文字からなるコードであって、バーコードの場
合は例えば連番の数字等が用いられる。顧客データベー
スに登録されている来場者は、通常、かかる招待状を持
参して来場するが、招待状を持参するのを忘れたり招待
状のない新規な顧客の登録を円滑に行い、かつデータベ
ース化できるのが本発明システムの特徴でもある。

【００３３】図９は、招待状を持参しない来場者が記入
するＯＣＲ帳票の例を示す。ＯＣＲ帳票３には、あらか
じめ顧客識別コード３１が記録されており、入場者は、
氏名、郵便番号、電話番号、招待状発送用の住所、所属
企業、所属部署、業種、業態、勤務先所在地、役職名等
を該当する欄に記入する。これらの全てを記入するのは
相当の時間がかかり入場時の混雑の原因ともなるので、
必要最小限の項目に限ってもよい。ただし、本発明の新
規来場者受付登録サブシステムでは、郵便番号または電
話番号をてがかりに顧客データベースへの登録を行うの
で、当該欄への記入を落とさないようにお願いする。新
規来場者が記入した帳票の読み取りは、ＯＣＲリーダー
または光学的文字認識装置を使用して読み取ることがで
きる。

【００３４】イベント開催日においては、イベントに来
場した招待者は、持参した顧客識別コード２１が付与さ
れた招待状２を受付に提示する。そこで来場者受付手段
１２１として設置された来場受付端末により顧客識別コ
ード２１は機械読取りされて来場者登録が行われる。機
械読取りは、例えば顧客識別コード２１がバーコードで
あればバーコードリーダにより行う。また、ＯＣＲであ
ればＯＣＲリーダーにより行う等する。また、招待状が
磁気カードやＩＣカード等のＩＤカード化された記録媒
体となっている場合の登録の際は、それらのカードリー
ダにより行われる。

【００３５】このようにして、来場した顧客は、来場者
名簿に氏名を記入したり、名刺を渡したりすることなく
招待状２に付与された顧客識別コード２１を来場者受付
手段１２１で読み取ることにより速やかに受付手続きが
完了する。来場した顧客の来場者データとしてデータ記
憶手段１２３に格納されたデータは、少なくとも顧客識
別コード２１と来場日時等の来場時刻に関する情報を含
む。なお、来場日時は来場受付端末またはデータ処理手
段１２５としてデータ処理を受け持つサーバーの内部時
計からも得られる。ＩＤカード以外の招待状の入場者に
は、顧客識別コードを入力したＩＤカードを発行して所
持させる。

【００３６】新規来場者受付登録サブシステム１３は、
全く新規の顧客への対応、また招待状をもっているが招
待者の代理人への対応、招待券を持参し忘れた来場者へ
の対応が可能である。招待状のない新規来場者は、前記
したＯＣＲ帳票３へ所定事項を記入することをお願いす
る。ＯＣＲ帳票には顧客識別コード３１があらかじめ重
複しない連続番号で付与されている。この場合の来場者
受付手段１３１としては、前記した顧客識別コード３１
の読み取り機能を有し、招待状持参来場者登録サブシス
テム１２と同様に、来場した顧客の来場者データとして
データ記憶手段１３３に格納されデータ処理が行われ
る。入場者に顧客識別コードを入力したＩＤカード４，
５を発行して所持させるのも同様である。

【００３７】この際、前記ＩＤカードの顧客識別コード
は、例えば先頭に「９」が付けば新規来場者とするなど
の顧客識別コードを予め前記ＯＣＲ帳票等に印刷等によ
り付与しておき、受け取った名刺から企業名、氏名等を
ＯＣＲ帳票等に手書きで記入して新規顧客に渡せばよ
い。また、代理人の場合には前記の新規顧客の場合と同
様な処理をすれば良い。招待状を忘れた顧客の場合に
は、企業名、氏名から顧客データベースを来場者受付手
段１３１により検索して顧客識別コードを取得し、ＩＤ
カードを発行し来場者受付登録をする。以上のような、
定型外処理への対応を迅速に行うためには、来場者受付
端末は単機能型の定型処理用端末と、非定型処理も可能
な多機能型の端末との両方を新規来場者受付手段１３１
として配置した方が好ましい。

【００３８】以上のようにして、イベント開催関係者
は、例えば控室から来場者情報を来場者データ管理サブ
システム１４の照会端末から各種検索項目を指定する等
した照会要求をすることにより来場者データベースおよ
び顧客データベースに基づいた情報として把握できる。
これらの情報は、来場者照会手段１２４，１３４，１４
４に含まれる映像表示手段やプリンタ等の印刷表示手段
により出力された来場者情報から得られる。

【００３９】来場者情報の出力は例えば、必要により来
場者受付処理がされる毎、任意の時間間隔、照会要求発
生時、あるいは特定の顧客が来場した時等に行われる。
顧客が来場者受付登録をすると同時にリアルタイムで、
その顧客の氏名と共に企業名、所属、役職等の顧客デー
タベースの情報も把握できる。このリアルタイムの情報
により、例えば顧客の業種、職種、重要度等に応じたき
め細かな係員の接遇が可能となる。照会要求における検
索は、例えば企業別、業種別、職種別、来場順などの検
索照会を行う。また、より効率的に来場者情報を把握す
る意味で、さらにイベント会場出口に設置した退場者受
付登録サブシステム１５としての退場受付端末により、
退場した時刻も顧客識別コード２１，３１を機械的また
は電気的に読み取りして記録して、今現在の会場在籍
者、また在籍時間の把握も可能とする。

【００４０】上記のように、来場者の照会内容およびそ
の結果として得られる来場情報の内容は、来場者の氏
名、職種、来場時刻、今現在の来場者数、開催開始日以
降または当日の来場者名や来場者数の集計情報、あるい
は、招待状を配付したが未だ来場していない顧客名な
ど、それぞれのニーズに応じて任意である。これらのイ
ベント開催中における来場者情報の処理は、事前に準備
した顧客データベースとの組み合わせ内容如何でより複
雑な情報出力が可能となる。特に、この点についてはイ
ベント終了後の来場者データおよび顧客データベースに
基づいたよりきめ細かな集計および分析処理によって来
場者分析情報としても得られる。

【００４１】さらに、会場内、あるいは会場出口などに
設置した退場者受付登録サブシステム１５は来場者デー
タ管理サブシステム１４の機能の一部としてアンケート
収集機能、カタログ請求収集機能を有していてもよい。
退場時に、顧客識別コード２１，３１による退場者受付
と同時に、顧客識別コードとリンクした来場者のアンケ
ート情報の収集登録、カタログ請求情報の登録等を行
い、これらも来場者データとしてデータ記憶手段１５３
に保存することができ、イベント終了後の事後処理をよ
り迅速有意義なものとする。

【００４２】以上のようにしてイベントが終了すると、
次は、来場者データ管理サブシステム１４により顧客デ
ータベース１１２および来場者データベース１１３を活
用して事後処理を行う。イベント後処理には各種処理が
あるが、その中の一つは、個別顧客毎の来場記録、カタ
ログ請求データ、注文品内容データ、アンケートのデー
タ等からなる来場者データ、および顧客データベースの
分析に基づくきめ細かな来場者分析情報を得ることであ
る。また、新規来場者を顧客データベース１１２に登録
して内容を更新することも重要な処理となる。これは前
記のように郵便番号、電話番号と対応した住所、勤務先
をデータベースとして利用し効率的に行うことができ
る。この際、招待状を送付しているのに、毎回来場しな
いような顧客はデータベースから抹消するような処理も
データベースを有用なものとするために必要となる。

【００４３】これより、顧客ニーズ情報等を取得して、
これを今後のイベント企画や対顧客戦略などの営業活動
に有効に活用する。これらは来場者データ管理サブシス
テム１４により来場者管理システムの利用者の任意の要
求によりデータ記憶手段１２３，１３３，１４３，１５
３に格納された来場者データあるいはホストコンピュー
タ１１１に集約されたデータおよび顧客データベース１
１２とから分析作成され、情報出力手段によりＣＲＴ等
への映像情報や用紙への印刷情報、あるいは磁気ディス
ク等の記憶手段への記録情報として出力される。来場者
分析情報の内容は、例えば、来場者毎の氏名、企業名、
役職、来場日、入場時刻、退場時刻等が記載された来場
者一覧、来場者業種別一覧、来場者企業別一覧、新規顧
客一覧、あるいは日別、時間別来場者数実績等である。

【００４４】

【発明の効果】以上詳述したごとく、本発明に係る来場
者管理システムは、イベント会場に来場した顧客の入場
退場を機械的、電気的に把握するので、主催者および来
場者の双方にとって受付手続きを極めて簡単、かつ迅速
に行うことができる。また、新規来場者の登録も機械
的、電気的に把握でき従来行ってきたような手作業によ
る登録の後処理が不要となる。また、来場者情報をリア
ルタイムで把握できるので商談の機会把握が容易であ
る。さらに、カタログ等の請求実績をＩＤカードの書換
え可能な印字記録部に記録することで正確に把握でき、
イベント後の商談の利用に十分な機能を発揮することが
できる。本発明に係る新規来場者受付登録サブシステム
は、来場者が帳票に記入した郵便番号または電話番号を
読み取り、当該番号から他の対応データベースを介して
来場者の住所や勤務先所在地を顧客データベースに入力
するので、新規来場者の登録を正確かつ効率的に行うこ
とができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明にかかる来場者管理システムの全体を
示すブロック図である。

【図２】招待状持参来場者受付登録サブシステムを示
す図である。

【図３】新規来場者受付登録サブシステムを示す図で
ある。

【図４】来場者データ管理サブシステムを示す図であ
る。

【図５】退場者受付登録サブシステムを示す図であ
る。

【図６】入場者に携帯させる入場者ＩＤカードを示す
図である。

【図７】ＩＤカードにおける断面構成を示す図であ
る。

【図８】本発明の来場者管理システムで使用するＩＤ
カード化された識別コード付き招待状を示す図である。

【図９】招待状を持参しない来場者が記入するＯＣＲ
帳票を示す。

【符号の説明】

１来場者管理システム２招待状３ＯＣＲ帳票４磁気カード５ＩＣカード１１中央管理装置１２招待状持参来場者受付登録サブシステム１３新規来場者受付登録サブシステム１４来場者データ管理サブシステム１５退場者受付登録サブシステム２１，３１顧客識別コード４１，５１カード基体材料４２磁気記録部４５，５５印刷表示５２ＩＣモジュール５３外部装置接続端子５４アンテナコイル４６，５６カード番号４７，５７印字記録部１１１ホストコンピュータ１１２顧客データベース１１３来場者データベース１１４可搬性記録媒体１２１，１３１，１４１来場者受付手段１２２，１３２ＩＤカード発行手段１２３，１３３データ記憶手段１２４，１３４，１４４来場者照会手段１２５，１３５，１４５データ処理手段１４２ＩＤカード記録手段１５１退場者受付手段１５２ＩＤカード回収手段１５３データ記憶手段１５４来場者照会手段１５５データ処理手段

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続きＦターム(参考） 2C005 HA08 HB01 HB17 JA01 JA11 JA15 JA26 JB33 JC02 KA15 KA25 KA40 KA48 LA02 LA11 LA38 LB08 LB55 NA09 TA21 TA22 5B049 AA06 BB00 CC13 DD02 DD04 DD05 EE02 EE05 FF07 GG02 GG04

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】イベントにおける来場者を管理するシス
テムであって、顧客識別コードが付与されたＩＤカードからなる招待
状を持参した来場者に対して、当該顧客識別コードを読
み取って登録する招待状持参来場者受付登録サブシステ
ムと、招待状を持参しない新規来場者に対して、当該
来場者が記入したＯＣＲ帳票を読み取って顧客識別コー
ドが付与されたＩＤカードを発行して登録する新規来場
者受付登録サブシステムと、各展示ブースにおいて、
顧客を検索して表示する来場者照会手段と、カタログ請
求等を記録するＩＤカード記録手段と来場者受付手段
と、からなる来場者データ管理サブシステムと、からな
ることを特徴とするイベントにおける来場者管理システ
ム。
【請求項２】退場者が所持するＩＤカードを回収す
るとともに、退場者を登録する退場者受付登録サブシス
テム、をさらに備えることを特徴とする請求項１記載の
イベントにおける来場者管理システム。
【請求項３】ＩＤカードが、書換え可能な印字記録部
を有する磁気カードまたはＩＣカードであることを特徴
とする請求項１記載のイベントにおける来場者管理シス
テム。
【請求項４】イベントにおける来場者が持参した招待
状の顧客識別コードを読み取って顧客識別コードが付与
されたＩＤカードを発行して登録する招待状持参来場者
受付登録サブシステム。
【請求項５】イベントにおける新規来場者が記入した
ＯＣＲ帳票を読み取って顧客データベースに登録し、当
該新規来場者に対して顧客識別コードが付与されたＩＤ
カードを発行する新規来場者受付登録サブシステムにお
いて、ＯＣＲ帳票から読み取るデータが電話番号であ
り、当該電話番号から新規来場者の住所、企業名を顧客
データベースに登録することを特徴とするイベントにお
ける新規来場者受付登録サブシステム。
【請求項６】イベントにおける新規来場者が記入した
ＯＣＲ帳票を読み取って顧客データベースに登録し、当
該新規来場者に対して顧客識別コードが付与されたＩＤ
カードを発行する新規来場者受付登録サブシステムにお
いて、ＯＣＲ帳票から読み取るデータが郵便番号であ
り、当該郵便番号から新規来場者の住所または企業名を
顧客データベースに登録することを特徴とするイベント
における新規来場者受付登録サブシステム。