DE69017849T2

DE69017849T2 - Rechnergestütztes Verfahren und System zur Verifikation und Überwachung von Lagerbeständen.

Info

Publication number: DE69017849T2
Application number: DE69017849T
Authority: DE
Inventors: Hal P Schmerer; Dennis Dale Weiand
Original assignee: ITT Commercial Finance Corp
Current assignee: Deutsche Financial Services Corp
Priority date: 1989-11-20
Filing date: 1990-11-20
Publication date: 1995-11-16
Anticipated expiration: 2010-11-21
Also published as: EP0430540B1; AU6576290A; US5319544A; EP0430540A3; DE69017849D1; AU630759B2; US5644725A; EP0430540A2

Description

Die vorliegende Erfindung bezieht sich auf eine Methode und ein System zur Überwachung und Verifikation von Lagerbeständen.
Die Überwachung und Überprüfung von Lagerbeständen ist in vielen Branchen eine Notwendigkeit. Praktisch jeder Hersteller, der seine Waren für eine unbestimmte Zeit in einem Lager lagert, muß die Art und die Menge der Waren im Lagerbestand überwachen und überprüfen. Dieser Vorgang ist nicht auf diejenigen Firmen beschränkt, die ihre eigenen Produkte herstellen, denn wenn ein Getränkehersteller zum Beispiel zur Abfüllung andere Firmen beauftragt, dann muß der Getränkehersteller in regelmäßigen Abständen den Abfüller besuchen, um den Verbrauch an Rohstoffen und den tatsächlichen Bestand an Fertigwaren zu bestimmen. Und noch ein ganz anderes Beispiel: Finanzierungsinstitute, die als Sicherheitsgegenstand sich auf Waren, die sich im Besitz eines Händlers befinden, verlassen, müssen häufig den Ort und den Zustand dieser Waren feststellen.
Die Lagerbestände im Einzelhandel werden meist vorfinanziert. Dabei werden Artikel zuerst von einem Finanzierungsinstitut gekauft und dann an einen Händler verkauft. Wenn ein Artikel verkauft wird, dann zahlt der Händler dem Finanzierungsinstitut den Kaufbetrag zuzüglich den jeweiligen Zinsen. Das Finanzierungsinstitut behält als Sicherheit das Eigentum am Lagerbestand, bis der "Kredit" abbezahlt ist. Um seine Interessen zu wahren, muß das Finanzierungsinstitut daher regelmäßig den Zustand der vom Händler unterhaltenen Waren überprüfen. Um zu gewährleisten, daß alle finanzierten Artikel am Ort des Händlers und in einem verkaufsgerechten Zustand sind, besuchen Vertreter des Finanzierungsinstituts diese Orte, um den Lagerbestand zu prüfen. Dieser Vorgang ist bekannt als Inventur.
Bei den meisten derzeitigen Systemen und Methoden beginnt der Vertreter des Finanzierungs instituts (der Prüfer) nach seiner Ankunft beim Händler mit der Durchführung einer physischen Inventur aller finanzierter Artikel (Figur 1 zeigt ein Flußdiagramm dieses Arbeitsablaufs, der den Stand der Technik darstellt). Dabei werden gewöhnlich die Seriennummern der Artikel geprüft, in manchen Fällen jedoch nur die Modellnummern der Artikel. Von jedem Artikel wird der Zustand aufgenommen, wobei besonders auf Artikel geachtet wird, die nicht im Bestand und noch nicht verkauft sind (z.B. an den Hersteller zurückgeschickt, in Reparatur, usw.). Das Ergebnis dieser physischen Inventur wird mit den Unterlagen des Händlers abgestimmt. Es wird eine Rechnung für Versicherungsprämien, überfällige Gebühren, Zinsen und alle verkauften Artikel ausgestellt. Der Händler zahlt den ausstehenden Betrag. Der Prüfer ubergibt dem Händler einen Durchschlag aller Inventurbogen mit den handschriftlichen Anmerkungen über den Zustand aller Artikel.
Zuletzt wird eine Kopie der Prüfunterlagen zusammen mit den Inventurergebnissen und den Zahlungsanweisungen an das Finanzierungsinstitut geschickt. (Wenn der Prüfer nach Gebührensätzen bezahlt wird, muß er eine Rechnung erstellen, um die jeweilige Partei für die Ausgaben der Prüfung zu bewerten.)
Die Inventur wird üblicherweise anhand einer Checkliste durchgeführt, die von einem Computer des Finanzierungsinstituts erstellt und dem Prüfer zugesandt wird. In vielen Fällen werden Checklisten für viele Wochen in einem Zug erstellt und zusammen an den Prüfer gesandt. Wegen der Arbeitsbelastung, Postverzögerungen, Prüfungen anhand von Gebührensätzen und anderen Faktoren kann eine Checkliste zu Beginn der Inventur bis zu sieben bis zehn Tage alt sein. Da ein Händler verpflichtet ist, dem Finanzierungsinstitut den jeweiligen Betrag zu zahlen, sobald ein Artikel verkauft ist, und da neue Bestandsartikel laufend hinzukommen, muß sich der Prüfer kurz vor der Prüfung mit dem Finanzierungsinstitut in Verbindung setzen, um die Checkliste zu aktualisieren, damit genau festgelegt werden kann, welche Artikel bei der Inventur geprüft werden müssen. Dafür ist üblicherweise am Ort des Händlers ein Telefongespräch von fünf bis 20 Minuten notwendig, das üblicherweise ein Ferngespräch ist.
Manchmal ist nach der Aktualisierung der Checkliste die Reihenfolge der Artikel auf der Checkliste nicht mehr für eine reibungslose Inventur geeignet. In solchen Fällen erstellt der Prüfer eine neue, handgeschriebene Checkliste, um die Inventur zu vereinfachen. Das ist eine zeitaufwendige Aufgabe.
Nach der Bestandsaufnahme kennzeichnet der Prüfer auf der Checkliste den Zustand der verschiedenen Artikel mit Codes (z.B. = Seriennummer geprüft, bez. = bezahlt, DEM = Demo, usw.). Er sucht jeden Artikel auf der Checkliste und versucht, den Zustand jedes Artikels festzustellen. Wenn der Prüfer einen Artikel, der auf der Checkliste steht, nicht findet, wird kein Zustand eingetragen. Dieser Artikel muß dann mit dem Händler abgestimmt werden, wenn er nicht vorher bezahlt wurde.
Nach Beendigung der physischen Bestandsaufnahme werden alle Artikel, die weder aufgefunden werden konnten noch bezahlt wurden, notiert. Diese Artikel müssen mit den Unterlagen des Händlers abgestimmt werden. Bei vielen Prüfungen ist die Artikelliste so lang, daß der Prüfer viel Zeit damit verbringen muß, die Artikel auf der Checkliste zu prüfen um sicherzustellen, daß alle entsprechenden Artikel mit dem Händler abgestimmt werden.
Oft benötigt der Abstimmungsvorgang mehr Zeit als die physische Inventur. Wegen der erforderlichen großen Konzentration, der Größe des Bestands und der Anzahl handschriftlicher Kommentare und Codes kann es vorkommen, daß der Prüfer bereits verkaufte Artikel übersieht. In solchen Fällen wird für diese Artikel kein Geld eingezogen, was für das Finanzierungsinstitut eine finanzielle Einbuße bedeutet.
Nach der Abstimmung erstellt der Prüfer unter Angabe des vom Händler zu bezahlenden Betrags eine Rechnung. Daten (wie z.B. Seriennummern, Artikelnummern, Modellnummern und fälliger Betrag) werden von der Checkliste in die Rechnung übernommen. Der vom Händler geschuldete Betrag wird errechnet aus: 1) den verkauften, aber noch nicht bezahlten Artikeln, 2) ausstehenden Gebühren, 3) Zinszahlungen und 4) aus Versicherungsprämien. Der Prüfer erhält zum Ausgleich des geschuldeten Gesamtbetrags eine Zahlung vom Händler.
Bei Prüfungen anhand von Gebührensätzen muß der Prüfer seine geleistete Zeit sowie andere Bestandsdaten in ein Formular eintragen. Dieses Formular wird dann an die genehmigende Stelle des Finanzierungsinstituts gesandt, die Kosten der Prüfung werden errechnet und eine Rechnung abgeschickt. Diese Aufgabe ist besonders lästig, wenn die Prüfung für mehrere Kunden durchgeführt wird. Ein Motorradhändler kann zum Beispiel Produkte von vier verschiedenen Herstellern verkaufen, die wiederum von vier verschiedenen Kunden (Finanzierungsinstituten) finanziert werden. In solch einem Fall werden die Kosten für jeden Kunden auf der Grundlage eines Prozentsatzes der vom Kunden finanzierten Anzahl von Artikeln im Vergleich aller Artikel im Bestand errechnet. Alle Prüfdaten werden danach an die genehmigende Stelle geschickt.
Da sehr viele Prüfer nicht in der Nähe des Finanzierungsinstituts arbeiten, werden die Unterlagen entweder per Post oder per Übernachtkurier versandt. Nach Eingang der Unterlagen wird die Checkliste des Prüfers ausgewertet, und die Informationen werden in einen Bürorechner eingegeben (es kann sich hier um den Großrechner des Finanzierungsinstituts handeln, oder auch um einen anderen Computer, der Informationen an den Großrechner sendet). Da Daten von den handschriftlichen Kommentaren und Codes aus der Checkliste des Prüfers eingegeben werden, können viele Fehler auftreten. Oft werden beträchtliche, von den Händlern erhaltene Summen in einen schwebenden Zustand versetzt, weil die Checkliste und die Rechnung unleserlich oder unrichtig sind. Dadurch erleidet das Finanzierungsinstitut finanzielle Einbußen und eine Beschädigung des Kundenvertrauens.
Wenn ein Unternehmen mehrere hundert Prüfer beschäftigt, die über 1.000 Prüfungen pro Tag durchführen, dann stellt der Prüfungsvorgang eine beträchtliche Kostengröße im Geschäftsleben dar. Alle Zusatzschritte und -kosten durch einen einzelnen Prüfer werden vervielfacht, so daß die resultierende Unwirtschaftlichkeit sehr teuer wird.
Wie oben beschrieben gibt es im vorliegenden Prüfsystem (das den Stand der Technik darstellt) mehrere Probleme: 1) Inventurchecklisten sind am Zeitpunkt der Prüfung häufig nicht aktuell. 2) Der Prüfer und ein Vertreter des Finanzierungsinstituts müssen die Checkliste telefonisch aktualisieren, wodurch ein hoher Zeitaufwand und (normalerweise) hohe Ferngesprächsgebühren anfallen. 3) Prüfer verbringen sehr viel Zeit beim manuellen Erstellen von Inventur-Arbeitsbögen, Rechnungen und anderen Unterlagen. 4) Die Abstimmung von handschriftlichen Anmerkungen auf Checklisten erfordert zuviel Zeit. 5) Die Handschrift von Prüfern ist oft unleserlich, was zu falscher Datenerfassung und Verlust von Bezahlung führt. 6) Die Einbeziehung der Büros der Finanzierungsinstitute in den Prüfprozeß ist groß und zeitaufwendig. 7) Der Postversand und der Übernachtversand stellen große Ausgaben dar.
Eine Aufgabe dieser Erfindung ist es also, ein System und eine Methode zur Milderung der genannten Probleme und zur Verbesserung der vorherigen Systeme und Methoden zu bieten.
US 4.636.950 offenbart ein Bestandssteuerungssystem, das mehrere Kurzbereichs-Funktransponder enthält, die sich jeweils an einer bestimmten Produkteinheit befinden und einen RAM-Speicher umfassen, der die Seriennummer der entsprechenden Produkteinheit enthält, und die auf die entsprechenden verschlüsselten Funksignale von einem oder mehreren Abfrage- Sende-Empfangsgeräten am Ort des Händlers ansprechen. Die Abfrage-Sende- Empfangsgeräte sind an ein Modem angeschlossen, das über eine Telefonleitung mit einem entfernt liegenden Modem am Ort des Händlers verbunden ist. Das entfernt liegende Modem wird von einem Computersystem am Ort des Händlers gesteuert; unter der Steuerung des Computersystems erkennen die Abfrage-Sende-Empfangsgeräte Funksignale von den Transpondern (bezeichnend für die Anwesenheit eines Produktes, das der Seriennummer im RAM-Speicher des Transponders entspricht) und senden die entsprechenden Bestandsinformationen per Modem an das Computersystem.
Es wird also deutlich, daß die Transponder jeweils Informationen über die einzelnen Produkteinheiten speichern, daß sie (außer Steuersignalen) keine Informationen vom Computersystem des Händlers empfangen und keine Informationen anzeigen. Weiterhin gibt es keine Einrichtung zur Übermittlung von Softwareänderungen.
Die Erfindung bietet ein System zur Überwachung und Bestätigung von Lagerbestanden und umfaßt:
eine erste Verarbeitungseinrichtung, die eine Datenspeichereinrichtung enthält, in welche Daten geschrieben und aus der Daten ausgelesen werden, wobei diese Datenspeichereinrichtung in der Lage ist, Informationen über den Lagerbestand von mindestens einem Händler abzuspeichern; eine Eingabeeinrichtung für die Datenübermittlung mit dieser ersten Verarbeitungseinrichtung, bedienbar von einem Bediener, um für das Schreiben in diese Datenspeichereinrichtung oder durch Auslesen aus ihr Informationen einzugeben oder abzurufen; ein Datensichtgerät für die Anzeige von Informationen, die eingegeben oder abgerufen werden; eine zweite Verarbeitungseinrichtung, die eine Datenspeichereinrichtung enthält, in welche Daten geschrieben und aus der Daten ausgelesen werden, wobei diese Datenspeichereinrichtung Informationen über den Lagerbestand von mehreren Händlern abspeichert; eine erste Übermittlungseinrichtung zum Übertragen von Informationen über Telefonleitungen von der ersten Verarbeitungseinrichtung zur zweiten Verarbeitungseinrichtung und zum Empfangen von Informationen von der zweiten Verarbeitungseinrichtung über Telefonleitungen; eine zweite Übermittlungseinrichtung zum Übertragen von Informationen über Telefonleitungen von der zweiten Verarbeitungseinrichtung zur ersten Verarbeitungseinrichtung und zum Empfangen von Informationen von der ersten Verarbeitungseinrichtung über Telefonleitungen; Softwaremittel mit einer Händler-Lagerbestandsabrufeinrichtung mit der Aufforderung zur Händleridentifikation über das Datensichtgerät, welches die Eingabe der Händlerkennung über die Eingabeeinrichtung akzeptiert, die Eingabe der Händlerkennung in ein Format bringt, das die zweite Verarbeitungseinrichtung verstehen kann und das die erste Übermittlungseinrichtung veranlaßt, die so formatierte Händlerkennung an die zweite Verarbeitungseinrichtung zu übertragen; eine Händler-Lagerbestand-Kennungsabgabeeinrichtung zum Auffinden und Abrufen von Lagerbestandsinformationen des Händlers, die in der mit der zweiten Verarbeitungseinrichtung zusammenhängenden Datenspeichereinrichtung gespeichert sind, wobei diese Lagerbestandsinformationen des Händlers der Händlerkennung entsprechen, und wobei diese Händler-Lagerbestand-Kennungsabgabeeinrichtung die zweite Übermittlungseinrichtung veranlaßt, diese Lagerbestandsinformationen des Händlers, die der Händlerkennung entsprechen, an die erste Verarbeitungseinrichtung zu übertragen; ein Händler-Lagerbestand-Empfangsbestätigungsmittel, das im Softwaremittel enthalten ist, das bestätigt, daß die Lagerbestandsinformationen ordnungsgemäß an die erste Verarbeitungseinrichtung übertragen wurde, und das die Lagerbestandsinformationen des Händlers auf die mit der ersten Verarbeitungseinrichtung zusammenhängenden Datenspeichereinrichtung speichert; ein Softwareänderungsmittel, das im Softwaremittel enthalten ist, das über das Datensichtgerät zur Eingabe eines Softwareänderungscodes auffordert und die Eingabe eines Änderungscodes über die Eingabeeinrichtung akzeptiert, das diese Eingabe des Änderungscodes in ein Format bringt, das die zweite Verarbeitungseinrichtung verstehen kann, und das die erste Übermittlungseinrichtung veranlaßt, den so formatierten Änderungscode an die zweite Verarbeitungseinrichtung zu übertragen; eine Softwareänderung-Kennungsabgabeeinrichtung zum Auffinden von Softwareänderungen, die in der mit der zweiten Verarbeitungseinrichtung zusammenhängenden Datenspeichereinrichtung gespeichert sind, wobei diese Softwareänderungen diesem Softwareänderungscode entsprechen, und die die zweite Übermittlungseinrichtung veranlaßt, die Softwareänderungen, welche dem Softwareänderungscode entsprechen, an die erste Verarbeitungseinrichtung zu übertragen; und ein Softwareänderung-Empfangsbestätigungsmittel, das im Softwaremittel enthalten ist, das die Softwareänderungen auf die mit der ersten Verarbeitungseinrichtung zusammenhängenden Datenspeichereinrichtung speichert, so daß das Softwaremittel entsprechend den Softwareänderungen geändert wird.
Die Erfindung bietet auch eine Methode, den Lagerbestand zu überwachen und zu bestätigen, wobei diese Methode die folgenden Schritte umfaßt: das Vorsehen zumindest eines vorprogrammierten tragbaren Computers mit Datenspeicherungs- und Abrufausrüstung; das Vorsehen eines Eingabegerätes zur Verwendung mit diesem vorprogrammierten tragbaren Computer, das Vorsehen eines Bildschirmgerätes zur Verwendung mit diesem vorprogram mierten tragbaren Computer; das Vorsehen eines Datenübermittlungsgerätes zur Verwendung mit diesem vorprogrammierten tragbaren Computer; das Vorsehen eines vorprogrammierten Großrechners mit Datenspeicherungs- und Abrufausrüstung, das Vorsehen eines Datenübermittlungsgerätes zur Ver wendung mit diesem vorprogrammierten Großrechner; die Eingabe von Händlercodes über das Eingabegerät nach Aufforderung auf dem Bildschirmgerät des vorprogrammierten tragbaren Computers; die Formatierung der Händlercodes in ein Format, das der Großrechner versteht; der Aufbau einer Verbindung zwischen dem Datenübermittlungsgerät des tragbaren Computers und dem Datenübermittlungsgerät des Großrechners; die Übertragung der formatierten Händlercodes vom tragbaren Computer über das Datenübermitt lungsgerät des tragbaren Computers zum Großrechner über das Datenübermittlungsgerät des Großrechners; das Auffinden und Abrufen von Lagerbestandsinformationen des Händlers, die den Händlercodes entsprechen, auf der Datenspeichereinrichtung des Großrechners; die Übertragung der entsprechenden Lagerbestandsinformationen des Händlers vom Großrechner über das Datenübermittlungsgerät des Großrechners zum tragbaren Computer über das Datenübermittlungsgerät des tragbaren Computers; die Bestätigung, daß die vom tragbaren Computer empfangenen Informationen ordnungsgemäß empfangen wurden; die Abspeicherung der Händlerinformationen auf der Datenspeichereinrichtung des tragbaren Computers; die Anzeige von mindestens einer Aufforderung nach einem Softwareänderungscode auf dem Bildschirmgerät des tragbaren Computers; die Eingabe eines Softwareänderungscodes über die Eingabeeinrichtung des tragbaren Computers; die Formatierung des Änderungscodes in ein Format, das der Großrechner versteht; der Aufbau einer Verbindung zwischen dem Datenübermittlungsgerät des Großrechners und dem Datenübermittlungsgerät des tragbaren Computers; die Übertragung des formatierten Änderungscodes vom tragbaren Computer über das Datenübermittlungsgerät des tragbaren Computers zum Großrechner über das Datenübermittlungsgerät des Großrechners; das Auffinden und Abrufenvon Softwareänderungen, die dem Softwareänderungscode entsprechen, auf der Datenspeichereinrichtung des Großrechners; die Übertragung der entsprechenden Softwareänderungen vom Großrechner über das Datenübermittlungsgerät des Großrechners zum tragbaren Computer über das Datenübermittlungsgerät des tragbaren Computers; und die Abspeicherung der Softwareänderungen der Datenspeichereinrichtung des Großrechners, so daß die Programmierung des tragbaren Computers gemäß den Softwareänderungen geändert ist.

Bevorzugte Ausführungsbeispiele sind in den Unteransprüchen definiert.

Um die Fähigkeiten eines Ausführungsbeispiels dieses Systems und dieser Methode darzulegen, wird auf die Inventurprüfung von Einzelhändlern für ein Finanzierungsinstitut verwiesen. Dieser Verweis soll nicht als Beschränkung der Anwendung dieses Systems bzw. dieser Methode auf andere Inventursituationen ausgelegt werden.
Das System eines bevorzugten Ausführungsbeispiels dieser Erfindung beinhaltet ein Gehäuse, in dem sich ein leichter Mikrocomputer mit mindestens einem Laufwerk, ein Drucker und ein Modem befinden. Die Software zur wesentlichen Automatisierung des Prüfvorgangs ist auf einer Diskette oder einer Winchesterplatte gespeichert, von wo der Mikrocomputer auf sie zugreifen kann. Dieses System ist vorzugsweise tragbar und so konstruiert, daß ein Prüfer alle Bauteile verwenden kann, ohne sie aus dem Gehäuse nehmen zu müssen und ohne z.B. Kabel anzuschließen oder Papier einzulegen. Da die meisten Prüfer nicht von einem Büro aus arbeiten, kann diese Erfindung zuhause, im Hotelzimmer, beim Händler oder an einem anderen vorübergehenden Arbeitsplatz benutzt werden.
Ein Prüfer wird das System dieser Erfindung im allgemeinen verwenden, bevor er Prüfungen an einem bestimmten Tag durchführt, um aktuelle Daten zu gewinnen und Formulare für den Lagerbestand des Händlers für diesen Tag zu erstellen. Der Prüfer schaltet den Mikrocomputer ein, meldet sich mit einem Passwort an und schließt ein Telefonkabel an eine normale Telefondose an.
Auf Aufforderungen hin, die auf dem Bildschirm des Mikrocomputers angezeigt werden, werden die Büronummer des Finanzierungsinstituts und die Händlernummer, die jedem Händler entspricht, der für eine Prüfung eingeplant ist, über die Computertastatur eingegeben. Der Computer wählt dann automatisch einen Großrechner an, sendet dem Großrechner eine Anforderung nach Informationen, empfängt dann die Daten des Händler-Lagerbestands und speichert diese auf ein semipermanentes Speichermedium (z.B. auf eine Winchesterplatte). Nach Beendigung dieser Schritte (gewöhnlich drei bis zehn Minuten) kann der Prüfer den Zustand des Lagerbestands eines jeden Händler von verschiedenen Bildschirmanzeigen überprüfen. Zum Beispiel ist eine Zusammenfassung verfügbar, die Finanzinformationen und Summen nach Hersteller, Zustandscode usw. anzeigt, sowie Einzelheiten über jeden gespeicherten Artikel. Ebenso werden Anmerkungen des Finanzierungsinstituts über das Konto heruntergeladen, die dem Prüfer zugänglich sind.
Nach Überprüfung dieser Informationen druckt der Prüfer einen oder mehrere der sechs verschiedenen Berichte aus, die speziell für die Verwendung bei einer physischen Inventur konzipiert wurden. Die Auswahl richtet sich nach der zu prüfenden Produktart, nach der Art, wie das Produkt gelagert wird, nach der Menge an Produkten und nach den Präferenzen des Prüfers. Schließlich wird mindestens ein Inventurbericht für jeden, an diesem Tag geprüften Händler ausgewählt.
Der Prüfer führt am Ort des Händlers die physische Inventur durch und notiert auf der Inventurcheckliste den Zustand von jedem Artikel. Am Ende der Inventur gibt der Prüfer den Zustand von jedem Artikel aus der Checkliste in den tragbaren Computer ein. Um die Anzahl von Anschlägen zu minimieren, zeigt der Prüfer mit den Pfeiltasten auf den Inventurartikel auf dem Bildschirm und gibt mit einer oder zwei Tasten den Zustandscode ein. (Das System und die Methode dieser Erfindung sind so konstruiert, daß Tastenanschläge minimiert werden und eine größtmögliche Bedienerfreundlichkeit ermöglicht wird. Der Prüfer wird über mehrere Bildschirme durch den Prüfvorgang geführt, in denen jeweils die geeigneten Aktionen vorschlagen werden.)
Nach Eingabe aller Zustandscodes zeigt das System dieser Erfindung automatisch alle mit dem Händler abzustimmenden Artikel an oder druckt diese aus. Damit wird gewährleistet, daß alle Artikel berücksichtigt werden. Wenn ein Artikel nicht gefunden wird und auch nicht anderweitig auswärts, z.B. in Reparatur, ist, wird der fällige Saldo für diesen Artikel hinzugezählt.
Ist die Abstimmung vollständig, dann gibt der Prüfer den Betrag ein, den der Händler für alle "fehlenden Artikel" bezahlen muß. Um hier Fehler zu vermeiden, muß der für jeden Artikel geschuldete Betrag nicht direkt eingegeben werden, sondern es ist möglich, eine Taste für den Gesamtbetrag des Artikels zu drücken, eine andere für den überfälligen Betrag und eine dritte Taste für den Prozentsatz der Summe. Auf Anforderung druckt das System ein Zahlungsanweisungsformular (Rechnung) aus, das eine Beschreibung jedes Artikels, Gebühren und ggf. Versicherungsprämien sowie den fälligen Gesamtbetrag enthält.
Nachdem die Rechnung fertig und ausgedruckt ist, wird ein Inventur- Abschlußbericht ausgedruckt, der den Zustand jedes finanzierten Artikels im Bestand, die geschuldeten Beträge und die gesamten Artikel nach Zustandscode angibt. Dieser Bericht kann kundenspezifisch angepaßt werden, um die vom Händler und Prüfer gewünschte Abfolge präsentieren zu können.
Der Inventurvorgang wird bei jedem Händler, der im Terminplan aufgeführt ist, wiederholt. Wenn die Ergebnisse der Inventur noch einmal in einen Computer eingegeben werden müssen, dann wird eine Liste ausgedruckt, die alle Inventurartikel angibt, deren Zustand geändert wurde. Wenn jedoch der Großrechner des Finanzierungsinstituts entsprechend ausgelegt ist, kann der Zustand des Lagerbestands über Modem und Telefonleitungen automatisch in den Großrechner übertragen werden. In diesem Ausführungsbeispiel der Erfindung bereitet das System die Daten für die Übertragung zum Großrechner auf, während gleichzeitig die Inventurdaten des nächsten Tages angefordert werden.
Wenn die Prüfung nach Gebuhrensätzen durchgeführt wurde, gibt der Prüfer die Zeit für die Prüfung ein, wonach das System automatisch eine Rechnung ausdruckt, die jedem teilnehmenden Kunden die Kosten zuordnet. Der Prüfer braucht somit die notwendigen Berechnungen zur Bestimmung von Kosten und Zuordnungen sowie die manuelle Rechnung nicht selbst durchführen.
Die Erfindung hat auch eine selbständernde Eigenschaft. Das heißt, sie kann automatisch Änderungen an sich durchführen, die durch Änderungen von Geschäftspraktiken, Unternehmenspolitik, Technologie und Gesetzen erforderlich werden. Änderungen werden an einem Großrechner im Finanzierungsinstitut entwickelt und dort abgespeichert. Auf Wunsch stellt das System eine Verbindung mit dem Großrechner her und ruft die Änderungen ab. Das System ergreift dann die notwendigen Maßnahmen, um die Änderungen aufzunehmen. Der Prüfer braucht keine Dateien kopieren oder löschen. Alles läuft automatisch ab.
Ein bevorzugtes Ausführungsbeispiel der Erfindung wird weiter unten nur anhand von Beispielen mit Verweis auf Figur 1 bis 10 der beiliegenden Zeichnungen beschrieben, wobei:
Figur 1 ein Flußdiagramm ist, das den Ablauf der Stand der Technik zeigt;
Figur 2 ein schematisches Diagramm eines bevorzugten Ausführungsbeispiels des Systems der Erfindung ist;
Figur 3A-3M zusammen ein Flußdiagramm umfassen, welches das Computerprogramm und die Arbeitsschritte eines bevorzugten Ausführungsbeispiels der Erfindung darstellt;
Figur 4 eine Darstellung eines Teils einer Kleinhändler-Checkliste ist;
Figur 5 eine Darstellung eines Teils einer vorläufigen Inventur checkliste ist;
Figur 6 eine Darstellung eines Teils eines Inventurbogens 0-9 ist;
Figur 7 eine Darstellung eines Teils eines Modellprüf-Inventurbogens ist;
Figur 8 eine Darstellung eines Teils eines Zahlungsanweisungsformulares ist;
Figur 9A&9B zusammen eine Darstellung eines Teils einer abschließenden Inventurcheckliste sind;
Fig.10A-10C zusammen ein Flußdiagramm umfassen, welches den typischen Ablauf gemäß des Systems und der Methode der Erfindung zeigt.
Wie im vorherigen Abschnitt angegeben, wird auf die Prüfung des Lagerbestands eines Einzelhändlers für ein Finanzierungsinstitut verwiesen, um die Merkmale und Möglichkeiten des Systems und der Methode der Erfindung darzulegen. Es darf jedoch nicht vergessen werden, daß dies nur eine Beschreibung eines einzelnen bevorzugten Ausführungsbeispiels ist und daß andere Ausführungsbeispiele entsprechend von einem Fachmann entwikkelt werden können.
Fig. 2 zeigt das Schema des Systems der Erfindung. Das System beinhaltet: eine tragbare Datenverarbeitungseinrichtung bei mehreren Stationen 100, 102 und 104 und eine Großrechner-Datenverarbeitungseinrichtung bei einer anderen Station 106. (Obwohl in Fig. 2 nur drei tragbare Datenverarbeitungsstationen dargestellt sind, sind mehr als drei Stationen empfehlenswert). In einem bevorzugten Ausführungsbeispiel sind die Stationen 100, 102 und 104 nicht stationär und sind beide von der Großrechner-Datenverarbeitungsstation 106 entfernt.
Die Großrechner-Datenverarbeitungseinrichtung 108 befindet sich üblicherweise in der Verwaltung des Finanzierungsinstituts. Bei einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung umfaßt die Großrechner-Datenverarbeitungseinrichtung einen IBM 3090 Computer; es kann jedoch jeder digitale Mehrzweckcomputer verwendet werden, der schnell genug ist und über ausreichend Kapazität zur Verarbeitung von Daten im System verfügt. Weiterhin befindet sich in der Großrechner-Datenverarbeitungsstation 106 ein Datenspeichersystem 110, das den Großrechner 108 bei der Großrechner-Datenverarbeitungsstation 106 unterstützt.
In einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung befindet sich ein leichter (tragbarer) Mikrocomputer ("PC"), wie z.B. ein NEC Multispeed HD, in jeder tragbaren Datenverarbeitungsstation 100, 102 und 104. Der tragbare Computer wird vorzugsweise von einem Speichergerät, einer Winchesterplatte ("Festplatte") (nicht abgebildet), und einem Diskettenlaufwerk (nicht abgebildet) unterstützt, das in der Lage ist, Daten von ordnungsgemäß formatierten Disketten (nicht abgebildet) zu lesen und auf sie abzuspeichern.
Jede tragbare Datenverarbeitungsstation enthält auch ein Modem 114 (vorzugsweise ein internes Modem), das verwendet wird, um Daten über Telefonleitungen 116 zu einem Modem 118 in der Großrechner-Datenverarbeitungsstation 106 zu senden und zu empfangen. Zusätzlich ist eine Druckausgabeeinrichtung 120 bei jeder tragbaren Datenverarbeitungsstation 100, 102 und 104 vorgesehen. Diese Druckeinrichtung 120 ermöglicht den Ausdruck aller gespeicherten oder vom tragbaren Computer 112 empfangenen Daten.
Alle Einrichtungen, die sich in jeder tragbaren Datenverarbeitungsstation befinden, sind vorzugsweise miteinander verkabelt und befinden sich in einem leichten, robusten Koffer 122. So können alle Einrichtungen in diesen Stationen 100, 102 und 104 dauerhaft im Koffer 122 aufbewahrt werden.
Wenn ein Prüfer das System der Erfindung verwenden möchte, dann öffnet er den Deckel (nicht abgebildet) des Koffers 122 und richtet einen Bildschirm (nicht abgebildet) auf, der mit dem tragbaren Computer 112 verbunden ist. Der PC wird eingeschaltet, wonach ein Programm geladen wird, das automatisch eine Menü anzeigt.
Um Datendiebstahl, willkürliche Systembeschädigung, Industriespionage usw. zu vermeiden, ist eine Sicherheitsfunktion vorgesehen, die den Zugriff auf das System der Erfindung steuert (siehe Figur 3A). Wenn ein Anwender auf das System der Erfindung zugreifen möchte, erscheint der Ausgangsbildschirm, der den Anwender auffordert, eine Nummer und ein Passwort [password] (siehe Tabelle I) einzugeben. Wenn der Anwender die falschen Daten eingibt, erscheint eine Meldung, und der Anwender wird aufgefordert, die richtigen Daten einzugeben. Wenn nicht innerhalb von drei Versuchen die richtigen Daten eingegeben werden, bricht das System automatisch ab, ohne einen Zugriff auf weitere Bildschirme zuzulassen. TABELLE I APPLICATION ACCESS FSR Number: Password: SYSTEM CONFIDENTIAL
Jedem potentiellen Anwender des Systems wird entsprechend seiner Zuständigkeiten eine bestimmte Sicherheitsstufe zugewiesen. Die Sicher heitsstufe dient der Beschränkung der Systemfunktionen, auf die der Anwender zugreifen kann. Zu Beginn wird jedem Anwender des Systems eine Anwendernummer und ein Passwort zugewiesen. Diese Daten werden von dazu autorisierten Personen festgelegt und in einem chiffrierten Format auf der Festplatte des PC abgespeichert (siehe Figur 3L). Der Chiffrieralgorythmus stellt sicher, daß die Passworte und Anwendernummern nicht von unbefugten Mitarbeitern - nicht einmal von Mikrocomputerspezialisten - eingesehen werden können. (Als zusätzliche Maßnahme wird das Passwort bei dessen Eingabe nicht angezeigt.)
Tabelle II zeigt den Bildschirm "Anwendersicherheit aktualisieren" [Update User Security], mit dem eine befugte Person Anwenderkennungen und Passworte für bis zu fünf Anwender auf einem PC definieren kann. Um einen Anwender hinzuzufügen, werden seine Zweigstellennummer [branch number] und seine Sicherheitsstufe [security level] eingegeben. Ebenso wird ein Passwort gewählt und eingegeben. Nachdem alle Anwender eingegeben sind, wird eine Funktionstaste gedrückt, um die Daten zu sichern. TABELLE II PAD ID: R251 UPDATE USER SECURITY FSR Nr Name Branch Password Access [Jack Snodgrass ] [Henry Thermidore ] [Johnny OneNote ] Access code is N for Normal use, S for full security rights ESC: Exit F1: Help F10: Save
Wenn die korrekte Anwendernummer und das korrekte Passwort eingegeben werden, erscheint ein Hauptmenü [Main Menü] (in Tabelle III darge stellt). Dieses Menü hat einen einzigen Ein- und Ausgangspunkt zu allen weiteren Systemfunktionen und Bildschirmen (siehe Figur 3A) . Um einen Menüpunkt auszuwählen, wird dessen Nummer eingegeben und mit "Enter" bestätigt. Das System der Erfindung wird dann den nächsten Bildschirm, der dem ausgewählten Menüpunkt entspricht, zeigen. TABELLE III MAIN MENU Download Dealer Data Dealer File Management Display Dealer Summary Browse Dealer Data Enter Inventory Results Display Items Not Found Enter Remittance Information Report Menu Time & Allocation Sheet Set System Defaults Update User Security Curtis-Mathes Model Selection Download Software Updates Exit FAST System
Zusatzinformationen sind über ein "Hilfe"-Fenster für jeden Bildschirm verfügbar. Das Hilfe-Fenster für einen bestimmten Bildschirm wird in den Bildschirm eingeblendet und überdeckt in der Regel nur einen Teil des PC-Bildschirms. Man kann auf diese Hilfe-Fenster, die jederzeit aufgerufen werden können, durch Drücken einer bestimmten Funktionstaste (F1) zugreifen.
Der Prüfer muß, bevor er eine Prüfung durchführt, vom Finanzierungsinstitut Informationen über den Kunden und dessen Lagerbestand einholen. Diese Informationen werden vom Großrechner 108 des Finanzierungsinstituts auf die PC-Festplatte des Prüfers übertragen. Um die richtigen, vom Großrechner 108 zu empfangenden Daten festzulegen, wird ein Bildschirm "Händlerdaten empfangen" [Download Dealer Data] (in Tabelle IV dargestellt) verwendet. Dieser Bildschirm, der durch Anwahl des Menüpunkts 1 aus dem Hauptmenü ausgewählt wird, bietet mehrere Eingabefelder für die Eingabe von bis zu 12 Händlerkennungscodes. In einem bevorzugten Ausführungsbeispiel der Erfindung bestehen die Händlercodes aus einer Zweigstellen-Nummer und einer Händler-Nummer. Bei diesem Ausführungsbeispiel wird eine Zweigstellen-Nummer vorbelegt, um den Eingabeaufwand zu reduzieren. Diese vorbelegte Nummer wird einfach im Nummernfeld "Zweigstelle" eingesetzt, wenn "Enter" gedrückt wird. Die vorangegangene Zweigstellen-Nummer kann auch wiederholt werden, indem man einen Schragstrich (/), in die erste Stelle des Zweigstellen-Nummernfelds eingibt und "Enter" drückt. TABELLE IV DOWNLOAD DEALER DATA Branch Dealer Dialling Prefix Number of dealers currently present ESC: Exit F1: Help F2: Prefix F4: Cellular F9: Recall F10: Transmit
Sobald alle gewünschten Händler über den Bildschirm "Händlerdaten empfangen" eingegeben sind, formatiert das System die Daten automatisch in ein Format, das der Großrechner 108 versteht, wählt die vorbelegte Nummer des Großrechners 108 an und überträgt die Händlercodes (siehe Figur 3B). (Das Wählen, Übertragen und Empfangen der Daten wird vom Modem 114 des PC ausgeführt, das vom Prüfer an eine gewöhnliche Telefondose angeschlossen wird. Am anderen Ende der Leitung überträgt und empfängt der Großrechner 108 die Daten über sein eigenes Modem 118.) Der Großrechner 108 behandelt die übertragenen Informationen als eine Anforderung für die Inventurdaten des identifizierten Händlers und sendet die jeweiligen Daten zurück zum PC. Nachdem das System der Erfindung alle Dateien erhalten hat, prüft es, ob die Übertragung erfolgreich war, unterbricht die Telefonverbindung, speichert die Inventurdaten in einer Direktzugriffsdatei auf der Festplatte und ruft eine auf der Platte installierte Software einer Fremdfirma auf (OPT-TECH SORT von Opt Tech Data Processing), um sortierte Schlüsselfelder zu erzeugen, um so die Daten in eine Reihenfolge zu bringen. Jede Handlerdatei wird in sieben Phasen verarbeitet: Die erste Phase erzeugt die Händlerdatei und legt Daten darin ab. Die weiteren sechs Phasen sortieren die Händlerdatei und setzen Indexnummern, um die Datei in einer Reihenfolge zu halten. (Diese letzten sechs Phasen werden vom OPT-TECH SORT Programm durchgeführt.) Eine Liste von momentan auf der Platte gespeicherten Handlercodes wird automatisch vom System verwaltet und kann durch Auswahl von Menüpunkt 2 im Hauptmenü überprüft werden. Tabelle V zeigt den Bildschirm "Händerdatei-Verwaltung" [Dealer File Management], der nach Auswahl des Menüpunkts 2 erscheint. Der Anwender kann aus diesem Bildschirm heraus eine Händlerdatei löschen, die Daten in einer bestimmten Reihenfolge sortieren, um bestimmte Bestände zu bearbeiten, oder einen bestimmten Händler für das weitere Vorgehen auswählen (siehe Figur 3C) . Mit den Pfeiltasten kann man sich auf dem Bildschirm von oben nach unten und umgekehrt bewegen, um für das weitere Vorgehen den gewünschten Händler auszuwählen. Um einen Händler für eine Prüfung bzw. für Prüfzwecke auszuwählen, wird die entsprechende Funktionstaste (F2) gedrückt. Nach dieser Auswahl braucht der Anwender die Händler- oder Zweigstellen- Nummer nicht noch einmal eingeben. TABELLE V DEALER FILE MANAGEMENT Dealer Name Dealer Number Office Name Office Number Date Rec'd Date Checked RED'S STEREO & APPLI CYCLE CENTER, INC. BIXBY'S YAMAHA, INC SOUND WAVE SBS BUILDING SUPPLY HONDA OF GREENVILLE JAF MOTORS,INC. NICHOLS HONDA BEAUDRY MOTOR COMPAN GARDEN RENTALS & ITT CINCINNAT ITT ST LOUIS ITT ANAMEIM/Y ITT CINCINNAT ITT SAN FRANC ITT ATLANTA ITT BOSTON ITT ATLANTA ITT PHOENIX ITT TAMPA ESC: Exit F1: Help F2: Select F3: Delete F4: Sort F7: PG1 F8: PG2 All Dealers Displayed
Wenn der Bildschirm "Händlerdatei-Verwaltung" angezeigt wird, kann eine Meldung für einen bestimmten Händler in der Datumspalte erscheinen. Diese Meldungen zeigen an, daß die Daten nicht ordnungsgemäß vom Großrechner übertragen wurden. "DLR NOT FOUND" bedeutet zum Beispiel, daß der angegebene Händlercode nicht im Großrechner existiert; "DLR PAID OFF" bedeutet, daß der Händler keine Artikel hat, die fällig sind; "INCOMPLETE DLR" bedeutet, daß während der Übertragung ein Fehler auftauchte und die Datei nur teilweise empfangen wurde, und "OUT OF BALANCE" bedeutet, daß die Summe der außenstehenden Gebühren und die Anzahl der empfangenen Artikel nicht mit den vom Großrechner verwalteten Summen übereinstimmen. Wenn eine der beiden letzteren Meldungen er scheint, sollte die Übertragung für den Händler wiederholt werden, um die richtigen Daten zu erhalten.
Um Informationen über den ausgewählten Händlerzustand und den Gesamtbestand zu gewinnen, steht ein Bildschirm "Händler-Gesamtanzeige" [Dealer Summary Display] (in Tabelle VI dargestellt) zur Verfügung. Dazu muß der Menüpunkt 3 vom Hauptmenü ausgewählt werden. Der Bildschirm "Händler- Gesamtanzeige" ist in zwei Teile aufgeteilt, wobei oben verschiedene Datenelemente mit Bezug auf die finanzielle Lage des Händlers gezeigt werden, während unten die Zahl der Artikel pro Hersteller im Händlerbestand zu sehen ist. Im Bildschirm "Händler-Gesamtanzeige" konnen drei weitere Bildschirme ausgewählt werden: a) ein Bildschirm "Adressen" [Address Display] (siehe Tabelle VII), der die Händleradresse mit Kommentaren über den Händler zeigt (in der Regel die Eingabe in den Großrechner eines Kontobetreuers des Finanzierungsinstituts); b) ein Bildschirm "Neuer Zustand" [New Status Display] (siehe Tabelle VIII), der alle Artikel und den außenstehenden Saldo nach dem neuen Zustandscode anzeigt (neue Zustandscodes werden im Anschluß an die Prüfung vom Prüfer eingegeben); und c) ein Bildschirm "Zustandsanzeige" [Status Display] (siehe Tabelle IX), der die Anzahl von Artikeln und den Saldo nach dem alten Zustandscode anzeigt (d.h. die anfangs vom Großrechner empfangenen Zustandscodes) (siehe Figur 3D). Diese Bildschirme sind nicht miteinander verbunden und können in jeder Reihenfolge oder auch überhaupt nicht angezeigt werden. TABELLE VI Page 1 MFG Display DEALER SUMMARY DISPLAY Dealer Number Dealer Name: RED'S STEREO & APPLIANCES Dlr Credit Line Unpaid Charges Unpaid Ins Premium Total Past Due Amt Total Outstanding Total No of Items Fin Statement Date Date of Last F/C Current as of Check Performed By: ROBERT C. ELLIS MFG Name Items JVC KENWOOD ONKYO RADIUS UNKNOWN YAMH MUS ESC: Exit F6: New Status F7: Address F9:Status Display TABELLE VII Page 3 Address Display DEALER DISPLAY SUMMARY Dealer Number Dealer Name: RED'S STEREO & APPLIANCES Dealer Address 4004 EURY LANE, SUTIE 6 SOMERSET KY Tel Comments BE SURE TO CHECK OUTLYING STORAGE BUIDING ALSO CALL BRANCH BEFORE LEAVING DEALER ESC: Exit F6: New Status F8: MFG Display F9: Status Display TABELLE VIII Page 4 New Status Display DEALER SUMMARY DISPLAY Dealer Number Dealer Name: RED'S STEREO & APPLIANCES Stat Code No. of Items Balance ESC: Exit F7: Address F8: MFG Display F9: Status Display TABELLE IX Page 2 Status Display DEALER SUMMARY DISPLAY Dealer Number Dealer Name: RED'S STEREO & APPLIANCES Items with Non-blank Status Status No of Items Balance ESC: Exit F6: New Status F7: Address F8: MFG Display
Wenn die Artikel im Händlerbestand näher betrachtet werden sollen, dann kann Menüpunkt 4 "Händlerdaten blättern" [Browse Dealer Data] vom Hauptmenü aus aufgerufen werden. Der Bildschirm "Händlerdaten blättern" (in Tabelle X dargestellt) führt jeden Artikel im Händlerbestand nach Rechnungsnummer, Einheitsnummer, Produktart, Herstellernamen, Modellnummer und Seriennummer auf. Der Anwender kann beliebig vorwärts oder rückwärts in der Datei blättern. Jeder Artikel kann detaillierter betrachtet werden, indem man mit dem Kursor auf diesen Artikel zeigt und eine Detailzeigetaste (F9) drückt (siehe Tabelle XI und Figur 3E). Die Reihenfolge der Daten kann durch Drücken einer Funktionstaste (F8), um einen Bildschirm "Reihenfolge" [Sequence] anzuzeigen (in Tabelle XII dargestellt), und durch Auswahl einer der verfügbaren Punkte geändert werden. Die Reihenfolge wird sofort geändert, und man kehrt zum Bildschirm "Händlerdaten blättern" zurück. Das Sortieren der Daten auf der Platte nimmt keine Zeit in Anspruch. TABELLE X Current Items Total Items BROWSE DEALER FILE Dealer Number Dealer Name: RED'S STEREO & APPLIANCES Invoice No Unit ID Old Status Product MFG Name Model No Serial No AMPLIF SPEAKER STEREO CAS RECR UNKNOWN YAMH MUS KENWOOD JVC ESC: Exit F1: Help F3: Find F8: Sequence F9: Detail TABELLE XI ITEM DETAIL DISPLAY Dealer Number Dealer Name: RED'S STEREO & APPLIANCES Invoice Date Maturity Date Invoice Number Unit ID Original Amount Present Balance Amt Collected Past Due Amount Manufacturer Model Number Serial Number Product Old Status Status Date New Status Press any key to return TABELLE XII Enter the desired sequence number in the prompt below Mfg, Model, Note Date (Descending) Note Date, Invoice, Item Serial No (last 6) Mfg, Model, Serial No Mfg, Model, Serial No (last 6) Mfg, 0 - 9 Serial No Mfg, 0 - 9 for boats Enter choice here
Wenn ein Anwender einen bestimmten Artikel angezeigt haben möchte, kann die Händlerdatei mit einer eingebauten Sucheinrichtung nach jedem bekannten Feldelement abgesucht werden (siehe Figur 3E). Zu dieser Einrichtung gelangt man durch Drücken einer Funktionstaste (F3) aus dem Bildschirm "Händlerdaten blättern" heraus. Sodann erscheint ein Fenster "Artikel-Schnellsuche" [Fast Item Search Facility] (in Tabelle XIII dargestellt), das die Auswahl des abzusuchenden Feldes, die Eingabe des zu findenden Begriffs und die Eingabe des Anfangspunktes für die Suche ermöglicht (z.B. der erste Artikel in der Datei, oder ab dem Artikel, auf dem der Kursor steht). Ist die Suche erfolgreich, hält der Kursor am ersten Artikel an, auf den das Suchkriterium zutrifft. TABELLE XIII Fast Item Search Facility Note Date Invoice No Serial No Unit ID Model Manufacturer Maturity Date Enter the field number desired Enter the search argument (the data to search for) below.It is not necessary to key in the entire field, just enough to ensure a unique match. Dates should be entered in the format MMDDYY. Enter the search argument [KENWOOD] Should the search start from the (C)urrent record or the (B)eginning of the file? Enter C/BT C
Zur Eingabe der Prüfergebnisse steht ein Bildschirm "Inventurergebnisse eingeben" [Enter Inventory Results] zur Verfügung (in Tabelle XIV gezeigt), indem Menüpunkt 5 vom Hauptmenü aus aufgerufen wird. Dieser Bildschirm ist dem Bildschirm "Händlerdaten blattern" sehr ähnlich, ermöglicht jedoch die Eingabe von Artikelzustandscodes (siehe Figur 3F). TABELLE XIV Current Item Total Items ENTER INVENTORY RESULTS Dealer Number Dealer Name: RED'S STEREO & APPLIANCES Unit ID Product MFG Name Model No Serial No Old Status New Status Rem SPEAKER AMPLIF UNKNOWN YAMH MUS F1: Help F2: Serial F3: Carton F4: Model F5: Find F6: Rem F7: Clear ESC: Exit ': Codes F8: Sequence F9: Detail F10: Sold END: Copy
Vor dem Eingeben der Zustandscodes sollte die zu prüfende Artikelliste zuerst in die Reihenfolge gebracht werden, wie sie bei der Inventur verwendet wird oder werden muß. Wie beim Bildschirm "Händlerdaten blättern" kann der Bildschirm "Inventurergebnisse eingeben" mit einer Funktionstaste (F8) und einer Auswahl aus dem angezeigten Fenster in verschiedenen Reihenfolgen geordnet werden.
Der Zustand eines Artikels wird eingegeben, indem man mit den Kursortasten auf diesen Artikel zeigt und die jeweilige Funktionstaste drückt (die verfügbaren Funktionstasten werden anwenderfreundlich am unteren Bildschirmrand angezeigt). Durch Drücken einer Funktionstaste (F2) wird neben den Artikel ein Häkchen eingesetzt, das darauf hinweist, daß die Seriennummer des Artikels geprüft wurde. Das Drücken einer anderen Funktionstaste (F3) zeigt, daß die Seriennummer am Originalkarton abgelesen wurde. Falls der richtige Code unbekannt ist, erhält man mit dem Apostroph (') in einem Bildschirmfenster eine Liste mit Zustandscodes (in Tabelle XV dargestellt). Dann kann der passende Code ausgewählt werden, indem der Kursor neben den Code plaziert und Enter gedrückt wird, oder indem "Bild unten" gedrückt und dann der Code direkt eingegeben wird. Zusätzlich gibt es noch weitere Spezialcodes für die Auswahl über andere Funktionstasten (z.B. F4 = Modell, F6 = Zahlungsanweisung, F10 = verkauft), die dem Prüfer mehr Flexibilität bei der Zuordnung des tatsächlichen Zustands der Artikel bieten. TABELLE XV VALID STATUS CODES To Select, Position the cursor and press enter Or Press Page Down to enter a code directly Snn - Paid prior to check. Enter check# DIS - Dispute INS - Stolen Items RTD - Items returned or never received PD - Items paid prior to check FIX - Items in for repair DEM - Demo item RNT - Rental unit CP - Contracts Pending BIW - Boat in Water FRT - Freight REP - Repossesed item CV - Verify items in crate Enter here
In der Praxis zeig der Anwender nacheinander au jeden Artikel und drückt (in den meisten Fällen) eine einzige Taste, um den Zustandscode zu speichern. Es muß hier angemerkt werden, daß die Seriennummern, Modellnummern usw. nicht eingegeben werden, sondern daß nur eine einzige Taste gedrückt wird, um den gegenwärtigen Zustand jedes Artikels anzuzeigen. Wenn der Artikel im Bestand ist, wird entweder F2, F3 oder F4 gedrückt, um die Kategorie zu speichern, d.h. die Seriennummer wurde entweder am Artikel oder an der versiegelten Kiste geprüft, oder es wurde die Modellnummer geprüft. Falls ein weiterer Code benötigt wird, wird eine einzige Taste (') gedrückt um auf Wunsch zusätzliche Codes anzuzeigen. Wird ein Artikel nicht gefunden, dann bleibt er unausgefüllt, und es wird angenommen, daß er verkauft wurde. Dieser Zustand wird zusammen mit dem Händler während der Abstimmung geprüft.
Häufig muß derselbe Zustandscode für mehrere Artikel in einer Reihe eingegeben werden. Dies ist besonders bei der Prüfung der Modellnummern üblich, wo Seriennummern nicht wichtig sind. Ein Zustandscode kann durch Drücken der "Ende-"Taste und durch Antworten auf eine Aufforderung, wievielmal der Code kopiert werden soll, wiederholt werden. Diese Technik kann verwendet werden, um eine Reihe von Codes zu löschen, die durch Kopieren eines leeren Zustands fehlerhaft eingegeben wurden.
Nach der Eingabe aller Codes muß der Prüfer festlegen, welche Artikel mit dem Händler abgestimmt werden sollen. Die Wahl des Menüpunkts 6 vom Hauptmenü aus zeigt einen Bildschirm "Nicht gefundene Artikel anzeigen" [Display Items Not Found] (in Tabelle XVI dargestellt). Dieser Bildschirm listet alle Artikel auf, die während der Inventur nicht gefunden wurden und ist mit dem Bildschirm "Bestand eingeben" [Enter Inventory] fast identisch, außer daß alle "gefundenen" Artikel weggelassen werden. Wenn während der Abstimmung mit dem Händler Artikel aus diesem Bildschirm gefunden werden, werden die neuen Zustandscodes auf die gleiche Weise wie zuvor beschrieben (siehe Figur 3G) eingegeben. Diese Artikel werden dann beim Bewegen des Kursors automatisch aus dem Bildschirm "Nicht gefundene Artikel anzeigen" gelöscht. TABELLE XVI DISPLAY ITEMS NOT FOUND Dealer Number Dealer Name: RED'S STEREO & APPLIANCES Unit ID Product MFG Name Model No Serial No Old Status New Status Rem SPEAKER CAS RECR AMPLIF. UNKNOWN YAMH MUS F1:Help F2: Serial F3: Carton F4: Model F5: Find F6: Rem F7: Clear ESC: Exit ': Codes F8: Sequence F9: Detail F10: Sold END: Copy Top of File Reached
Wenn die Abstimmung abgeschlossen ist, erfolgt die Wahl des Menüpunkts 7 vom Hauptmenü aus, um den in Tabelle XVII dargestellten Bildschirm "Zahlungsanweisungsdaten eingeben" [Enter Remittance Information] anzuzeigen (siehe auch Figur 3H). Diese Artikel beinhalten die verkauften Artikel, die jedoch noch nicht bezahlt wurden, diejenigen Artikel, für die es einen überfälligen Betrag gibt und diejenigen, für die der Händler bezahlen möchte. Da manche Händler überfallige Beträge nicht zahlen, kann man durch Drücken einer Funktionstaste (F2) die Anzeige ändern, um diese Artikel auszüblenden. (Das erneute Drücken der Funktionstaste (F2) bringt wieder die ursprüngliche Anzeige.) TABELLE XVII ENTER REMITTANCE INFORMATION Dealer Number Dealer Name: RED'S STEREO & APPLIANCES Unit ID Model Nr Serial No Old Stat New Stat Pres Bal Past Due Amt Collec ESC: Chgs F1: Help F2: SAU ;: Past Due ': Pres Bal F3: Find F4: Percent F5: Curt F6: Total F7: Clear F8: Seq F9: Det
Der Bildschirm "Zahlungsanweisungsdaten eingeben" enthält die Einheitskennung des Artikels, die Modellnummer, die Seriennummer, den alten Zustand, den neuen Zustand, den aktuellen Saldo, den überfälligen Betrag und den zu zahlenden Betrag. Der Bildschirm besitzt zwei Kursoren, um die Eingabe der zu zahlenden Beträge zu vereinfachen. Der erste Kursor - ein Pfeilepaar - zeigt auf die Seriennummer des Artikels, während der zweite Kursor - ein blinkender Unterstrich - im Feld "Eingezogener Betrag" erscheint. Beide Kursoren bewegen sich auf und ab, wenn die Pfeiltasten gedrückt werden. Zur Speicherung eines einzuziehenden Betrags wird der Strichpunkt (;) gedrückt, um einen überfalligen Betrag einzugeben; der Apostroph (') wird gedrückt, wenn der aktuelle Saldo bezahlt werden muß. Wenn ein Prozentsatz des aktuellen Saldos bezahlt werden muß, wird zur Eingabe des Prozentsatzes eine Funktionstaste (F4) gedrückt. Eine andere Funktionstaste (F5) wird gedrückt, um die gewählten Prozent des ursprünglichen Saldos einzugeben. Wahlweise kann der Anwender einen Betrag auch direkt über Zifferntastatur eingeben. Eine Zwischensumme des zu zahlenden Betrags kann jederzeit mit einer Funktionstaste (F6) angezeigt werden.
Wenn die Eingabe der zu zahlenden Beträge abgeschlossen ist und "ESC" gedrückt wird, zeigt das System automatisch einen zusätzlichen Bildschirm "Zahlungsanweisungsdaten eingeben" an [Enter Remittance Information] (in Tabelle XVIII dargestellt), um die Eingabe von fälligen Zinsen und Versicherungsprämien zu erzwingen. Diese Beträge können durch Drükken des Apostrophs ('), um den aktuellen Saldo zu kopieren, oder durch direkte numerische Dateneingabe eingegeben werden. TABELLE XVIII ENTER REMITTANCE INFORMATION Dealer Number Dealer Name: RED'S STEREO & APPLIANCES Amt Due Amt Collected Charges Not Itemised 0 - 30 Days Over 30 Days Total Charges Insurance Premium ESC: Exit F1: Help F7: Clear ': Amt Due F10: Save & Exit
Wenn eine Prüfung nach Gebührensätzen durchgeführt wird, muß eine Rechnung erstellt werden, um dem Kunden die Prüfungskosten zu berechnen. Das System der Erfindung kann diese Rechnung automatisch mit bestimmten Eingaben erstellen (siehe Figur 3J) . Die Rechnungserstellung beginnt mit der Wahl des Menüpunkts 11 vom Hauptmenü aus, der den Bildschirm "Zeit- und Zuordnungsbogen - Händler auswählen" [Time and Allocation Sheet - Select Dealers] anzeigt in Tabelle XIX dargestellt) . Neben jedem Händler und jedem an der Prüfung teilnehmenden Kunden steht ein "X". Im Beispiel des in Tabelle XIX gezeigten Bildschirms "Zeit- und Zuordnungsbogen - Händler auswählen" hat ein einzelner Motorradhändler drei Produkte, die geprüft werden. Jedes Produkt wird unter einer separaten Händlernummer (z.B. Joe's Cycle Shop Nr. 11034, Harley of Chicago Nr. 33260 und Joe's Cycle Shop Nr. 20321) und Büronamen (Kunde) geführt. So wird jedes Büro (Kunde) für einen Teil der gesamten Prüfung belastet. Wenn mehrere Kunden ausgewählt werden, dann wird jeder im abschließenden Zeit- und Zuordnungsbogen ausgedruckt, wobei die Kosten der Prüfung automatisch nach der Zahl geprüfter Artikel vom System den Kunden zugeordnet werden. Wenn nur ein einziger Kunde ausgewählt wird, dann wird dieser Kunde automatisch mit den gesamten Prüfungskosten belastet. TABELLE XIX TIME AND ALLOCATION SHEET - SELECT DEALERS Dealer Name Dealer Number Office Name Date Checked Nr Items JOE'S CYCLE SHOP THE JONES BOYS HARLEY OF CHICAGO 4-R.K.L.,INC. BUSINESS COMPUTERS SUZUKI-CHI ITT ST LOUIS ITT HD-DIV YAMAHA-CHI ITT ATLANTA IBMCC/CHICAGO ESC: Exit F1: Help F7: PG1 F8: PG 2 F10: Continue
Nach der Auswahl der jeweiligen Kunden wird mittels einer Funktionstaste (F10) der Bildschirm "Zeit- und Zuordnungsbogen - Datum und Uhrzeit eingeben" [Time and Allocation Sheet - Enter Date & Time] angezeigt (in Tabelle XX dargestellt). Dieser Bildschirm bietet mehrere Eingabefelder, in die der Prüfer den Zeitaufwand einer bestimmten Prüfung eingeben kann. (Da mehrere Prüfer an einer Prüfung arbeiten können, gibt es für die Prüfer-Nummer (FSR-Nr.) ein Eingabefeld.) Für eine einzige Prüfung können bis zu 20 verschiedene Zeiten und Prüfer eingegeben werden. Nach Eingabe aller Zeiten wird eine Funktionstaste (F10) gedrückt, um den Zeit- und Zuordnungsbogen (in Tabelle XXI dargestellt,) auszudrucken. Diese "Rechnung" kann dann direkt an den Kunden oder an das Innnendienstbüro zur Speicherung und Versendung abgeschickt werden. TABELLE XX TIME AND ALLOCATION SHEET - ENTER DATE AND TIME FSR No. Date Arr Time Non-Bus Time Dep Time ESC: Return F1: Help F10: Print Sheet TABELLE XXI TIME AND ALLOCATION SHEET Receiving Branch FSR Name: Jack Snodgrass Dealer : BIG DEALER 4001 EURY LANE, SUTIE 6 SOMERSET,KY TIME REQUIRED FOR INSPECTION FSR Date Arr Time Non-bus Time Dep Time Total Time Total elapsed time ASSIGNING BRANCH COST DATA Assigning Branch Name Number Dealer Name Dlr No. Nr Items % Of Total Amount owed ITT CINCINNAT RED'S STEREO 7 APPLI SOUND WAVE FSR Signature
Mit dem System der Erfindung können verschiedene Berichte erstellt werden (siehe Figur 3I). Wenn der Menüpunkt 10 vom Hauptmenü heraus gewählt wird, wird ein Menü "Berichte" [Reports] angezeigt (in Tabelle XXII dargestellt). TABELLE XXII REPORTS MENU Small Dealer Insp.Checklist Preliminary Inv Checklist 0-9 Count Sheet 0-9 Count Sheet for Boats Yamaha Crate No 0-9 Sheet Model Check Count Sheet Reconciliation Reports Model Check Reconciliation Rpt Status Report Remittance Advice Final Inventory ESC: Exit F1: Help F2: Start/Stop F4: Nr Copies F8: Sort Sequence Enter desired Option
Durch Eingabe der Berichtnummer neben der Aufforderung und Drücken von "Enter" werden Berichte für den Ausdruck ausgewählt. Falls gewünscht kann die Reihenfolge des Berichts vor dem Drucken mittels einer Funktionstaste (F8) und der Auswahl einer Reihenfolge vom angezeigten Fenster aus (wie in Tabelle XII oben dargestellt) geändert werden. Die Anzahl der Ausdrucke kann durch Drücken einer anderen Funktionstaste (F4) gewählt werden. Die Zahl der Kopien geht immer auf 1 zurück.
Vor dem Drucken eines Berichts fragt das System ab, ob der Drucker online ist und ob Papier eingelegt ist. Nach der Eingabe von "J" [Y] wird der Druckvorgang begonnen, während nach der Eingabe von "N" der Bildschirm "Berichte" wieder erscheint. Ein Druckvorgang kann durch Drücken der "ESC-"Taste gestoppt werden.
Dabei wird durch Drücken von "J" [Y] der Bericht angehalten, während die Eingabe von "N" den Berichtausdruck fortsetzt.
Wenn nur ein Teil eines Berichts ausgedruckt werden soll, kann durch Drücken einer Funktionstaste (F2) ein Fenster aufgerufen werden, in dem bestimmte Seiten für den Ausdruck ausgewählt werden können. Diese Funktion wird hauptsächlich verwendet, um den Druckvorgang nach einem Papierstau, oder wenn eine Seite schlecht lesbar ist, neu zu starten.
Wenn ein Prüfer während der Prüfung Zustandscodes nicht direkt in den PC eingeben möchte, muß er mit Unterlagen arbeiten, auf die er seine Ergebnisse notieren kann. Mehrere solcher Unterlagen können vom System ausgedruckt werden, z.B. eine Kleinhändler-Checkliste, eine vorläufige Inventurcheckliste, ein Inventurbogen 0-9, ein Inventurbogen 0-9 für Boote, ein Bogen Nr. 0-9 für Yamaha-Kisten und ein Modellprüf-Inventurbogen.
Wie in Figur 4 gezeigt ist, bietet die Kleinhändler-Checkliste eine spaltenweise Liste aller Artikel für einen Händler. Sie wird verwendet, wenn ein Händler zu klein ist, um alle normalen Systemberichte wirkungsvoll auszunutzen.
Wie in Figur 5 gezeigt ist, ist die vorläufige Inventurcheckliste eine Allzweck-Inventurcheckliste. Diese Liste zeigt jeden Artikel detailliert und kann die Gesamtzahl aller Artikel, den gesamten aktuellen Saldo und die gesamten überfälligen Beträge für jeden Hersteller enthalten (bei entsprechender Sortierung).
Wie in Figur 6 gezeigt ist, dient der Inventurbogen 0-9 dazu, die Inventur großer Bestände durch eine spaltenweise Anordnung von Seriennummern zu erleichtern. Dieses Format plaziert jeden Artikel entsprechend dem letzten Zeichen der Seriennummer in eine Spalte. Innerhalb der Spalten werden die Seriennummern nach den letzten sechs Stellen sortiert. Es werden nur die letzten vier Stellen ausgedruckt, es sei denn, daß die Nummer mit der vorangehenden Nummer identisch ist. In diesem Fall werden dann sechs Stellen ausgedruckt. Die Modellnummer wird auch ausgedruckt, um als Verweis bei der Artikelüberprüfung zu dienen. Der Inventurbogen 0-9 für Boote ist mit dem normalen Inventurbogen 0-9 fast identisch, nur werden hier die letzten vier Zeichen der Seriennummer ignoriert. Das liegt daran, daß die meisten Boothersteller in diesen letzten vier Stellen ein Datum verschlüsseln. Der Bogen 0-9 für Yamaha-Kisten ist mit dem normalen Inventurbogen 0-9 fast identisch, nur werden hier Kistennummern statt Modellnummern verwendet.
Wie in Figur 7 gezeigt ist, dient der Modellprüf-Inventurbogen der Erleichterung von Prüfungen, wenn eher Modellnummern als Seriennummern gezählt werden. Die Gesamtzahl aller Artikel und der aktuelle Saldo nach Hersteller und Modellnummer werden mit Spalten gedrückt, um die gezählten Artikel zu protokollieren.
Um den Prüfer und den Händler bei der Abstimmung zu unterstützen, stehen Modellprüf- und Seriennummernprüf-Abstimmungsberichte zur Verfügung. Ein Abstimmungsbericht wird über den Menüpunkt 6 vom Hauptmenü heraus gewählt. Dieser Bericht ist im wesentlichen ein Ausdruck des in Tabelle XIV gezeigten Bildschirms "Nicht gefundene Artikel anzeigen".
Wenn die Ergebnisse des Prüfers von Hand in den Großrechner des Finanzie rungsinstituts eingegeben werden, wird ein Zustandsbericht ausgedruckt. Dieser Bericht führt alle Artikel auf, die eine Zustandsänderung aufweisen, sowie Summen für alle ausgedruckten Artikel. Diese Informationen stehen somit schnell und gut lesbar zur Verfügung und müssen nicht von den handschriftlichen Anmerkungen des Prüfers entziffert werden.
Wie in Figur 8 gezeigt ist, ist eine Zahlungsanweisung (Rechnung) eine gedruckte Liste aller Artikel, für die der Prüfer Geld einzieht. Der Händler erhält von diesem Bericht eine Kopie als Quittung, und eine andere Kopie wird als Beleg oder zur manuellen Großrechner-Eingabe an das Finanzierungsinstitut gesendet.
Wie in Figur 9A und 9B gezeigt ist, bietet die abschließende Inventurcheckliste dem Händler und dem Finanzierungsinstitut am Ende der Prüfung ein Protokoll der Inventur. Für jeden aufgefuhrten Artikel wird eine ausführliche Zeile gedruckt, die unter anderem den neuen Zustand, den eingezogenen Betrag und andere vom Großrechner empfangene Daten auflistet. Eine Seite "Händlersummen", in Figur 9B dargestellt, wird mit der abschließenden Inventurcheckliste ausgedruckt. Diese Seite enthält den eingezogen Gesamtbetrag, die Summen nach Zustandscode (fur die neu eingegebenen Zustandscodes) und den verbliebenen Gesamtbetrag.
Die Software fur jeden PC 112 wird mit mehreren, zur Anwendung in bestimmten Situationen vorbelegten Werten konfiguriert. (siehe Figur 3K). Diese Werte sind vorbelegt, können jedoch verändert werden. Die Auswahl des Menüpunkts 12 vom Hauptmenu heraus führt zum Bildschirm "System- Voreinstellungen setzen" [Set Systems Default] (in Tabelle XXIII dargestellt) in der Anzeige des PC. Dieser Bildschirm zeigt alle, vom Anwender veränderbaren vorbelegten Werte und bietet die Möglichkeit diese zu ändern. Es soll hier angemerkt werden, daß, obwohl alle diese vorbelegten Werte während des normalen Betriebs geändert werden können, diese Änderungen nicht in Kraft sind, wenn die Stromzuführung des PC abgeschaltet wird. Tabelle XXIII PAD ID: R251 SET SYSTEM DEFAULTS Branch Number: Sort Sequence: Dialling Prefix: Fin Stat Age: Phone Number: * Used when downloading data * 1 = Mfg, Model, Note Date (Descending) * 2 = Note Date, Invoice, Item * 3 = Serial Number (last 6 positions) * 4 = Mfg, Model, Serial * 5 = Mfg, Model, Serial (Last 6 pos.) * 6 = Mfg, 0 - 9 Serial No. * Refer to manual or F1 for help * Maximum age of a fin statement in days * To the HO computer for downloading ESC: EXit F1: Help F10: Save
Programme, die einen Teil des Systems der Erfindung beinhalten, werden in mehreren Dateien auf einer Festplatte verwaltet. Somit ist es möglich, die Programme zu aktualisieren, indem Änderungen vom Großrechner 108 des Finanzierungsinstituts empfangen werden (siehe Figur 3M). Die Auswahl des Menüpunkts 15 vom Hauptmenü heraus führt zum Bildschirm "Softwareänderungen empfangen" [Download Software Changes] (in Tabelle XXIV dargestellt). Es werden ein Softwareänderungscode sowie ein Wählprefix eingegeben. Wenn das System ordnungsgemäß an eine Telefondose angeschlossen ist (wie bei der Funktion "Händlerdaten"), wird eine Funktionstaste (FIO) gedrückt und die Anforderung an den Großrechner 108 geschickt. Der Großrechner 108 antwortet, indem er aktualisierte Programmdateien und Kommentare zur Beschreibung der Änderungen sendet. Das system der Erfindung ersetzt automatisch alte Dateien gegen neue aktualisierte Dateien. Ein manueller Eingriff ist nicht notwendig. Alle empfangenen Kommentare werden durch Drücken einer Punktionstaste (F2) sichtbar. Falls keine Kommentare vorhanden sind, so erscheint darüber eine Meldung. . TABELLE XXIV DOWNLOAD SOFTWARE CHANGES Software update code: [FAST31] Dialing prefix: [T9..] ESC: Exit F1: Help F2: View F4: Cellular F10: Transmit
Während viele Büros die Berichte des Prüfers von Hand in einen Minicomputer eingeben, der diese dann an den Großrechner 108 des Finanzierungsinstituts sendet, versetzt das System der Erfindung den Anwender in die Lage, Zustandscodes und Belege der eingezogenen Beträge direkt vom PC des Prüfers an den Großrechner zu senden. Wie beim Einpfangen der Händlerdaten wandelt das System die Informationen automatisch in das Format des Großrechners um. Zu gegebener Zeit werden die zu sendenden Informationen während den nächsten Übermittlungszeiten automatisch an den Großrechner übertragen. Normalerweise geschieht dies, wenn die Arbeit des nächsten Tages vom Großrechner zum PC des Prüfer übertragen wird.
Letzten Endes ist das System der Erfindung in der Lage, verschiedene Berichte zu erstellen, die den Zustand der Artikel mit Kommentaren jedes Formats erläutern. Dadurch werden automatisierte und leicht lesbare Berichte geboten, die ausführlicher sind, als dies bei Zustandscodes der Fall ist.
Ein typischer Arbeitsablauf eines Prüfers, der ein bevorzugtes Ausführungsbeispiel des Systems und der Methode der Erfindung anwendet, wird in Figur 3A - 3C und 10A - 10C dargestellt. Zu Beginn schaltet der Prüfer den tragbaren Computer und den Drucker 202 ein und startet die Prüfsoftware 204. Es erscheint sogleich ein Bildschirm, der den Prüfer auffordert, seine Anwenderkennung und sein Passwort 206 einzugeben. Wenn das Hauptmenü erscheint, wird der Menüpunkt "Händlerdaten empfangen" 208 gewählt, um vom Großrechner des Finanzierungsinstituts Informationen über den gegenwärtigen Zustand des Lagerbestandes eines jeden Händlers, der an diesem Tag zu prüfen ist, zu erhalten. Der Prüfer schließt den PC (oder genauer, das Modem) an eine Telefonleitung an 210 und gibt die Händlercodes ein 212. Wenn der Befehl "Übertragen" des Bildschirms "Händlerdaten empfangen" ausgelöst wird (F10), dann werden die Händlercodes an den Großrechner übertragen, und die Händlerbestandsdaten zurückgesandt 214. Der ordnungsgemäße Empfang der Daten wird sodann bestätigt 216.
Nach erfolgtem Empfang wird wieder das Hauptmenü angezeigt 218, wonach der Menüpunkt "Händler-Dateiverwaltung" gewählt wird 220. Nun erscheint ein Bildschirm "Händler-Dateiverwaltung", von dem ein Händler gewählt wird 222.
Nach der Auswahl eines Händlers springt der Prüfer in das Hauptmenü zurück. Der Menüpunkt "Händler-Gesamtanzeige" wird gewählt 226, der einen Bildschirm "Händler-Gesamtanzeige" erscheinen läßt. Die Händler- Gesamtdaten werden überprüft 228, um dem Prüfer eine Vorstellung über den Umfang der Prüfung zu geben. Wenn es erwünscht ist, manche Artikel des Bestands ausführlicher zu betrachten 230, wird der Menüpunkt "Händlerdaten blättern" vom Hauptmenü gewahlt 232 und die Artikel überprüft 234.
Unter der Annahme, daß der Prüfer anhand einer ausgedruckten Checkliste arbeitet, statt den PC mit sich zu führen, wird der Menüpunkt "Berichte" vom Hauptmenü ausgewählt. Es wird ein Formular einer Inventurcheckliste vom Menü "Berichte" gewählt 240 und dann ausgedruckt 242. Der Prüfer schaltet danach die Anzeige zum Hauptmenü zurück 246 und verläßt den PC, um die Inventur durchzuführen 248.
Nach Abschluß der Inventur wählt der Prüfer vom Hauptmenü den Menüpunkt "Inventurergebnisse eingeben" 250 und gibt die neuen Zustandscodes ein 252. Um die Abstimmung mit dem Händler zu vereinfachen, wird vom Hauptmenü der Menüpunkt "Nicht gefundene Artikel anzeigen" 256 gewählt. Diese Artikel werden auf der Anzeige überprüft 258, wonach die Anzeige für die Abstimmung mit dem Händler verwendet werden kann 260, 270. Wenn der Prüfer und der Händler dies bevorzugen, kann auch ein Ausdruck des Bildschirms "Nicht gefundene Artikel anzeigen" als Abstimmungsbericht ausgedruckt werden 260 - 268. Die Abstimmung wird dann anhand des ausgedruckten Blattes vorgenommen 270. Wenn während der Abstimmung Artikel gefunden werden 272, dann werden ihre neuen Zustandscodes eingegeben 274.
Falls der neue Zustand von Artikeln in einem Büro des Finanzierungsinstituts manuell eingegeben werden muß 278, wird ein Zustandsbericht ausgedruckt 280 - 286.
In der letzten Phase der Prüfung muß der Händler den Prüfer bezahlen, falls er ihm Geld schuldet 290. In solch einem Fall werden die zu zahlenden Beträge eingegeben 292 - 294 und dann eine Rechnung mit diesen Beträgen ausgedruckt 296 - 300. Der Prüfer zieht vom Händler Geld ein 304 und druckt dann eine abschließende Inventurcheckliste aus 310 - 312, um die eigentliche Inventur zu bestätigen.
Nach Abschluß der Inventur versendet der Prüfer Kopien von jedem ausgedruckten Bericht an das Hauptbüro 314. Dann wird der Computer ausgeschaltet 316. Der Prüfer begibt sich zu seinem nächsten Inventurort.

Claims

1. System zur Überwachung und Verifikation von Lagerbeständen, welches aufweist;

eine erste Verarbeitungseinrichtung (112), eine Datenspeichereinrichtung enthaltend, in die Daten geschrieben und aus der Daten ausgelesen werden, wobei die genannte Datenspeichereinrichtung in der Lage ist, Informationen zu speichern, die den Lagerbestand zumindest eines Händlers betreffen; eine Eingabeeinrichtung für eine Datenübermittlung zu der genannten ersten Verarbeitungs einrichtung, betätigbar durch einen Bediener, um Informationen für das Einschreiben in die und/oder das Auslesen aus der genannten Datenspeichereinrichtung einzugeben und/oder wiederzugewinnen; ein Datensichtgerät für eine Sichtanzeige von Informationen, die eingegeben und wiedergewonnen werden; eine zweite Verarbeitungseinrichtung (108), eine Datenspeichereinrichtung (110) beinhaltend, in die Daten eingeschrieben und aus der Daten ausgelesen werden, wobei die genannte Datenspeichereinrichtung Informationen speichert, die sich auf die Lagerbestände einer Mehrzahl von Händlern beziehen; eine erste Übermittlungseinrichtung (114) zum Übertragen von Informationen von der genannten ersten Verarbeitungseinrichtung über Telefonleitungen (116) auf die genannte zweite Verarbeitungseinrichtung und zum Empfangen von Informationen von der genannten zweiten Verarbeitungseinrichtung (108) über Telefonleitungen; eine zweite Übermittlungseinrichtung (118) zum Übertragen von Informationen von der genannten zweiten Verarbeitungseinrichtung über Telefonleitungen (116) zu der genannten ersten Verarbeitungseinrichtung und zum Empfangen von Informationen von der genannten ersten Verarbeitungseinrichtung über Telefonleitungen (116); Softwaremittel mit einer Händler-Lagerbestandabrufeinrichtung zum Bereitmelden für eine Händleridentifikation über das genannte Datensichtgerät, für das Annehmen der Eingabe der Händleridentifikation über die genannte Eingabeeinrichtung, das Formatieren der genannten Händleridentifikationseingabe in ein für die genannte zweite Verarbeitungseinrichtung verständliches Format und um zu bewirken daß die genannte erste Übermittlungseinrichtung (114) die genannte formatierte Händleridentifikation auf die genannte zweite Verarbeitungseinrichtung (108) überträgt; eine Händler-Lagerbestand-Kennungsabgabeeinrichtung (108) zum Orten und Wiedergewinnen von Händler-Lagerbestandinformationen, die in der genannten Datenspeichereinrichtung (110) gespeichert sind, die mit der genannten zweiten Verarbeitungseinrichtung (108) verbunden ist, worin die genannte Händler-Lagerbestandinformation der genannten Händleridentifikation entspricht, und um zu bewirken, daß die genannte zweite Übermittlungseinrichtung (118) die genannte Händler-Lagerbestandinformation, welche der genannten Händleridentifikation entspricht, zu der genannten ersten Verarbeitungseinrichtung (112) überträgt; Händler-Lagerbestand-Empfangsbestätigungsmittel, welche in dem genannten Softwaremittel enthalten sind, um zu verifizieren, daß die genannte Lagerbestandinformation richtig zu der genannten ersten Verarbeitungseinrichtung übertragen worden ist, und um die genannte Händlerinformation in der genannten Datenspeichereinrichtung zu speichern, welche mit der genannten ersten Datenverarbeitungseinrichtung (112) verbunden ist;. ein Softwareänderungsmittel, das in dem genannten Softwaremittel enthalten ist, zum Bereitmelden eines Softwareänderungscode durch das genannte Sichtgerät, das Annehmen einer Codeänderungseingabe durch die genannte Eingabeeinrichtung, das Formatieren der genannten Änderungscodeeingabe in ein für die genannte zweite Verarbeitungseinrichtung (108) verständliches Format, und um zu bewirken, daß die genannte erste Übermittlungseinrichtung (114) den genannten formatierten Änderungscode zu der genannten zweiten Verarbeitungseinrichtung (108) überträgt; eine Softwareänderung-Kennungsabgabeeinrichtung zum Orten von Softwareänderungen, die in der genannten Datenspeichereinrichtung (110) gespeichert sind, die mit der genannten zweiten Verarbeitungseinrichtung (108) verbunden ist, worin die genannten Softwareänderungen dem genannten Softwareänderungscode entsprechen, und um zu bewirken, daß die genannte zweite Übermittlungseinrichtung (118) die genannten Softwareänderungen, welche dem genannten Änderungscode entsprechen, zu der genannten ersten Verarbeitungseinrichtung (112) überträgt; und Softwareänderung-Empfangsbestätigungsmittel, welche in dem genannten Softwaremittel enthalten sind, zum Speichern der genannten Softwareänderungen in der genannten Datenspeichereinrichtung, welche mit der genannten ersten Verarbeitungseinrichtung verbunden ist, dergestalt, daß das genannte Softwaremittel in Entsprechung mit den genannten Softwareänderungen geändert wird.

2. System nach Anspruch 1, bei dem das genannte Softwaremittel außerdem ein Händlerlistenmittel aufweist, um eine Liste sämtlicher Händlerdateien, welche in der genannten Datenspeichereinrichtung, die mit der genannten ersten Verarbeitungseinrichtung (112) verbunden ist, gespeichert sind, zu halten und wahlweise auf dem Datensichtgerät wiederzugeben.

3. System nach Anspruch 2, bei dem das genannte Softwaremittel außerdem ein Händlerlistenmittel aufweist, um eine Händlerwahl, die aus der Anzeige sämtlicher Händlerdateien mittels des genannten Händlerlistenmittels ausgewählt ist, anzunehmen, wobei die genannte Händlerwahl über die genannte Eingabeeinrichtung eingegeben wird, und um zu bewirken, daß auf die genannte Händlerinformation, die dem genannten ausgewählten Händler entspricht und die in der genannten Speichereinrichtung gehalten wird, welche mit der genannten ersten Verarbeitungseinrichtung verbunden ist, zugegriffen wird und sie für späteren Betrieb gehalten wird.

4. System nach Anspruch 3, bei dem das genannte Softwaremittel außerdem ein Informationsanzeigemittel für Händlereinzelheiten aufweist, um auf dem genannten Datensichtgerät wahlweise Teile der genannten Händlerinformation des genannten ausgewählten Händlers anzuzeigen.

5. System nach Anspruch 3, bei dem das genannte Softwaremittel außerdem ein erstes Lagerbestandeingabemittel für die Anzeige eines Teiles der genannten Händlerinformation auf dem genannten Datensichtgerät aufweist, bei dem der genannte angezeigte Teil der genannten Händlerinformation zumindest ein Mittel zur Kennzeichnung von Gegenständen in dem Lagerbestand des genannten ausgewählten Händlers aufweist, wobei das genannte erste Lagerbestandeingabemittel außerdem beinhaltet: ein Mittel, um die Eingabe von Lagerbestand-Zustandscode, entsprechend einzelnen Gegenständen im Lagerbestand des genannten ausgewählten Händlers, über die genannte Eingabeeinrichtung anzunehmen, ein Mittel zum Anzeigen der genannten eingegebenen Zustandscode auf dem Datensichtgerät in der Nähe der genannten Gegenstandskennzeichnung sowie ein Mittel zum Speichern der genannten Zustandscode mit der Händlerinformation des genannten ausgewählten Händlers in der Speichereinrichtung, die mit der genannten ersten Verarbeitungseinrichtung (112) verbunden ist.

6. System nach Anspruch 5, bei dem das genannte Softwaremittel außerdem ein Händlerrechnung-Anzeigemittel für die wahlweise Anzeige der Beträge des genannten ausgewählten Händlers, die für jeden Lagerbestandgegenstand fällig sind, und zum Annehmen der Eingabe von Beträgen, die für einzelne Lagebestandgegenstände zusammenzufassen sind.

7. System nach Anspruch 6, bei dem das genannte Softwaremittel außerdem ein Mischmittel aufweist, das in der genannten ersten Verarbeitungseinrichtung (112) enthalten ist, um aus der genannten Datenspeichereinrichtung, welche mit der genannten ersten Verarbeitungseinrichtung verbunden ist, ausgewählte Händlerinformationen und vorbestimmte Textdaten auszulesen und um ausgewählte Informationen auszulesen, die über die genannte Eingabeeinrichtung eingegeben sind, und um die genannten ausgelesenen Händlerinformationen, die genannten ausgelesenen Textdaten und die genannten ausgelesenen Eingabeinformationen zu mischen, um Berichte, Rechnungen und dergleichen zu kompilieren.

8. System nach irgendeinem vorausgehenden Anspruch, bei dem die genannte erste Verarbeitungseinrichtung (112) mit einer Ausgabedruckereinrichtung (120) gekoppelt ist.

9. System nach Anspruch 8, bei dem das genannte Softwaremittel außerdem ein Belastungsmittel aufweist, um wahlweise auf dem genannten Datensichtgerät eine Liste sämtlicher Händler anzuzeigen, die in der genannten Speichereinrichtung enthalten sind, welche mit der genannten ersten Datenverarbeitungseinrichtung verbunden ist, um die Auswahl eines oder mehrerer der genannten, angezeigten Händler anzunehmen, welche über die genannte Eingabeeinrichtung eingegeben sind, um eine Folge von Bereitmeldungen für Zeiträume, Datumsangaben und Prüfernummern auf dem genannten Datensichtgerät anzuzeigen, um zumindest eine Prüfernummer, Datumsangabe und einen Zeitraum anzunehmen, die über die genannte Eingabeeinrichtung eingegeben sind, um Belastungen aufgrund der genannten eingegebenen Informationen für die Kosten des genannten Lagerbestandes zu berechnen, um die genannten Belastungen unter den genannten ausgewählten Händlern zuzuordnen und um zu bewirken, daß eine Rechnung aufgrund der genannten Berechnungen und Zuordnungen durch das genannte Mischmittel kompiliert und auf der genannten Ausgabedruckereinrichtung (120) ausgedruckt wird.

10. System nach Anpspruch 9, bei dem das genannte Softwaremittel außerdem ein Berichterstellungsmittel aufweist, um eine Liste erhältlicher Berichte auf dem genannten Datensichtgerät anzuzeigen, um die Auswahl eines der genannten angezeigten Berichte anzunehmen und um die Informationen auszuwählen, die zu den genannten ausgewählten Berichten vereinigt und kompiliert werden sollen.

11. System nach Anspruch 10, bei dem das genannte Berichtserstellungsmittel außerdem ein Checklistenmittel beinhaltet um Lagerbestandinformationen auszuwählen, die dem genannten, ausgewählten Händler entsprechen, um die richtigen, vorbestimmten Textdaten auszuwählen, die dem gewählten Checklistenreport entsprechen, und um zu bewirken, daß die genannte Druckereinrichtung (120) den ausgewählten Bericht druckt, nachdem das genannte Mischmittel die genannten ausgewählten Daten vereinigt.

12. System nach Anspruch 10, bei dem das genannte Berichterstellungsmittel außerdem ein Ausgleichberichtmittel beinhaltet, um dem genannten ausgewählten Händler ensprechende Lagerbestandinformationen zu wählen, um Eingabedaten zu wählen, die während einer Inventur aufgefundenen Gegenstanden entsprechen, um Lagerbestandinformationen zu eliminieren, für welche Daten eingegeben wurden, die die während der Inventur aufgefundenen Gegenstände bezeichnen, um die richtigen, vorbestimmten Textdaten zu wählen, die einem Ausgleichbericht entsprechen, und um zu bewirken, daß die Druckereinrichtung (120) den genannten Ausgleichbericht ausdruckt, nachdem das genannte Mischmittel die ausgewählten Daten vereinigt.

13. Verfahren zur Überwachung und Verifikation von Lagerbeständen, welches die Verfahrensschritte aufweist: Vorsehen zumindest eines vorprogrammierten, tragbaren Computers (112) mit Einrichtung zur Datenspeicherung und -wiedergewinnung; Vorsehen einer Eingabevorrichtung für die Verwendung bei dem genannten vorprogrammierten, tragbaren Computer; Vorsehen eines Ausgabe-Sichtgerätes für die Benutzung bei dem genannten vorprogrammierten, tragbaren Comuter; Vorsehen einer Übermittlungsvorrichtung (114) zur Verwendung bei dem genannten vorprogrammierten, tragbaren Computer; Vorsehen eines vorprogrammierten Großrechners (108) mit Einrichtung (110) zur Datenspeicherung und -wiedergewinnung; Vorsehen einer Übermittlungsvorrichtung (118) für die Verwendung bei dem genannten vorprogrammierten Großrechner; Eingeben von Händlercode (212) durch die genannte Eingabevorrichtung in Abhängigkeit von Bereitmeldungen, die auf dem genannten Sichtgerät des genannten vorprogrammierten, tragbaren Computers angezeigt werden; Formatieren der genannten Händlercode in ein für den genannten Groß rechner verständliches Format; Einrichten von Übermittlungen über Telefonleitungen (116) zwischen der genannten Übermittlungsvorrichtung, die mit dem genannten tragbaren Computer verbunden ist, und der genannten Übermittlungsvorrichtung, die mit dem genannten Großrechner verbunden ist; Übertragen der genannten formatierten Händlercode von dem genannten tragbaren Computer über die genannte Übermittlungsvorrichtung, welche mit dem genannten tragbaren Computer verbunden ist, auf den genannten Großrechner über die genannte Übermittlungsvorrichtung, weiche mit dem genannten Großrechner (214) verbunden ist; Orten und Wiedergewinnen von Händler-Lagerbestandinformationen in der genannten Datenspeichereinrichtung des Großrechners entsprechend den genannten Händlercode (228-234); Übertragen der genannten entsprechenden Händler-Lagerbestandinformationen von dem genannten Großrechner über die genannte Großrechner-Übermittlungsvorrichtung zu dem genannten tragbaren Computer über die genannte Übermitt- lungsvorrichtung des tragbaren Computers; Verifizieren, daß die vom genannten tragbaren Computer empfangenen Informationen richtig empfangen sind; Speichern der genannten Händlerinformationen in der Datenspeichereinrichtung des besagten tragbaren Computers; Anzeigen zumindest einer Bereitmeldung für einen Software-Änderungscode auf dem Sichtgerät des besagten tragbaren Computers; Eingeben eines Software-Änderungscode über die Eingabevorrichtung des besagten tragbaren Computers; Formatieren des besagten Änderungscode in ein durch den genannten Großrechner verständliches Format; Einrichten von Übermittlungen über Telefonleitungen (116) zwischen der Übermittlungsvorrichtung des genannten Großrechners und der Übermittlungsvorrichtung des genannten tragbaren Rechners; Übertragen des genannten formatierten Änderungscode von dem genannten tragbaren Computer über die Übermittlungsvorrichtung des genannten tragbaren Computers auf den genannten Großrechner über die Übermittlungsvorrichtung des genannten Groß rechners; Orten und Wiedergewinnen von Softwareänderungen in der Datenspeichereinrichtung des genannten Großrechners entsprechend dem genannten Änderungscode; Übertragen der genannten entsprechenden Softwareänderungen von dem genannten Großrechner über die genannte Großrechner-Übermittlungsvorrichtung auf den genannten tragbaren Computer über die genannte Übermittlungsvorrichtung des tragbaren Computers und Speichern der genannten Softwareänderungen in der genannten Speichereinrichtung des tragbaren Computers, dergestalt, daß die Programmierung des genannten tragbaren Computers in Übereinstimmung mit den genannten Softwareänderungen verändert wird.

14. Verfahren nach Anspruch 13, das die zusätzlichen Verfahrensschritte aufweist: Halten einer Liste sämtlicher Händlerdateien gespeichert in der Speichereinrichtung des genannten tragbaren Computers und wahlweises Anzeigen der genannten Liste sämtlicher Händlerdateien auf dem Sichtgerät des genannten tragbaren Computers.

15. Verfahren nach Anspruch 14, das die zusätzlichen Verfahrensschritte aufweits: Auswählen eines Händlers aus der genannten angezeigten Liste sämtlicher Händlerdateien, Zugreifen auf die genannte ausgewählte Händlerdatei und Halten der genannten Datei für späteren Betrieb.