JP2780689B2 - 事務用品管理システム - Google Patents

事務用品管理システム

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JP2780689B2
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    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00—Administration; Management
    • G06Q10/08—Logistics, e.g. warehousing, loading or distribution; Inventory or stock management
    • G06Q10/087—Inventory or stock management, e.g. order filling, procurement or balancing against orders

Description

【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は事務用品管理システ
ムに係り、更に詳しくは、オフィスの構成員に支給する
事務用品を無人管理するとともに、構成員が必要とする
事務用品に関する情報を構成員が容易に入手可能な事務
用品管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】従来より、企業等の各種組織体は、その
活動を遂行する上で様々な事務用品や日用品を組織体自
らのコストで消費している。それらの調達購買や在庫、
支給等の業務は、組織体の活動にとっては間接的、副次
的なものでありながら、無くすことは不可能な業務であ
る。
【０００３】かかる業務形態としては、一つのオフィス
内で店舗を開設するに十分な市場性があれば、組織体が
当該業務一式を外部に依託する場合もある。そこでは店
員による店舗販売の諸技術が用いられ、例えば、ＰＯＳ
システムによる在庫管理及び発注や、ＩＣカードを用い
た支給（販売）等の技術が用いられている。
【０００４】しかし、一般的には、依然として組織体の
事務用品の担当者が自らの業務として発注、在庫、支給
業務を行なっているのが実情である。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】ところで、組織体内部
における事務用品の発注、在庫管理、支給について、こ
れらを一連のプロセスと捉え、情報関連技術を駆使して
システム化する開発は行なわれていない。特に、オフィ
スの構成員に支給する事務用品を無人管理するととも
に、構成員が必要とする事務用品に関する情報を容易に
入手可能な事務用品管理システムは知られていない。
【０００６】本発明の目的は、組織体内部における事務
用品の管理および支給をシステム化するとともに、構成
員が必要とする事務用品に関する情報を構成員が使用し
ている端末で確認することができる事務用品管理システ
ムを提供することにある。
【０００７】
【課題を解決するための手段】前記目的を達成するた
め、本発明は、事務用品の支給を無人で行うことがで
き、しかも事務用品の支給や補充毎に在庫情報を更新す
る事務用品管理装置を備えている。しかも、この事務用
品管理装置を、支給する事務用品とともに事務用品支給
領域に配置している。この事務用品支給領域は、特定の
構成員識別コードが入力されたときに開錠する入出者管
理装置で入退室が管理されるようになっており、構成員
以外の者への事務用品の支給を防止する。
【０００８】また、前記事務用品管理装置は、事務用品
の支給を受ける構成員の手元に配置される複数の構成員
用端末とネットワークを介して接続されている。構成員
用端末は、前記事務用品支給領域に定番品として配置さ
れる各事務用品の種別を記憶した電子カタログ情報を出
力する電子カタログ情報表示制御機能と、この電子カタ
ログ情報表示制御機能によって出力された電子カタログ
情報を表示するディスプレイと、このディスプレイへ表
示された電子カタログ情報に応じて構成員から入力され
た事務用品の種別を事務用品コードとして前記在庫情報
要求指令と併せて事務用品管理装置に出力する種別在庫
情報要求機能とを備えている。そして、事務用品管理装
置は、前記種別在庫情報要求機能によって送信された事
務用品コードに基づいて前記在庫情報記憶部から当該事
務用品コードに対応した事務用品の在庫情報を検索する
種別在庫情報検索機能を備えている。
【０００９】さらに、事務用品支給領域に常時配置され
ている定番品ではない例外品についても、構成員用端末
により例外品の需要発生情報を出力し、さらに、決裁権
限を有する構成員の構成員用端末でこの需要発生情報を
受信して決裁し、この需要発生情報とともに決裁情報を
ネットワークを介して購買担当者の構成員用端末に出力
するようにするとよい。
【００１０】また、前記例外品が事務用品支給領域に供
給されると、当該例外品はロッカーに格納するようにす
るとよい。このロッカーは開閉管理手段と表示手段とを
備え、この例外品の需要が発生した構成員が事務用品管
理装置に当該例外品の発注番号を入力すると、事務用品
管理装置は、開錠指令を発注番号に応じたロッカーに出
力する。ロッカーは、この開錠指令を受信したときに開
閉管理手段を開錠するとともに表示手段を点灯させ、構
成員は点灯したロッカーを開けて例外品を受け取ること
ができる。
【００１１】
【発明の実施の形態】本発明に係る事務用品管理システ
ムは、特定の構成員識別コードが入力されたときに開錠
する入出者管理装置で入退室が管理される事務用品支給
領域に事務用品とともに配置された事務用品管理装置
と、この事務用品管理装置にネットワークを介して接続
された複数の構成員用端末とを備えている。ここで、事
務用品管理装置は、構成員に支給する事務用品の在庫情
報等の在庫関連情報を記憶した在庫情報記憶部と、事務
用品支給領域に事務用品を補充入庫したときと、事務用
品を支給するときに当該事務用品のコードを捕捉して前
記在庫情報を更新する入庫・支給時在庫更新機能と、前
記構成員用端末から送信された在庫情報要求指令を受信
したときに前記在庫情報記憶部に格納された在庫関連情
報を当該構成員用端末に出力する在庫情報出力機能とを
備えている。
【００１２】前記システムにおける事務用品管理装置に
は、当該事務用品管理装置とデータ転送するハンディタ
ーミナルが併設されている。このハンディターミナル
は、事務用品の種別毎に入力される数量を記憶する現物
在庫量記憶部を備えている。事務用品管理装置は、前記
現物在庫量記憶部から現物在庫量情報を読み出すととも
に当該現物在庫量情報に基づいて在庫情報記憶部の在庫
情報を更新する棚卸時在庫更新機能を備えている。この
際、前記現物在庫量記憶部から読み出した現物在庫量情
報と前記在庫情報記憶部に格納された前記在庫情報との
差を算出するとともに、その算出結果を在庫関連情報と
して在庫情報記憶部に格納する棚卸し差異情報算出機能
を付与することが好ましい。
【００１３】また、前記システムにおける事務用品管理
装置は、在庫情報記憶部に格納された在庫情報および予
め定められた各事務用品ごとの発注点情報とに基づいて
事務用品支給領域に補充する事務用品の量を算出すると
ともに、その算出結果を在庫関連情報として前記在庫情
報記憶部に格納する補充量算出機能を備えて構成されて
いる。
【００１４】更に、前記事務用品管理装置は、事務用品
を支給するときに当該事務用品が支給される構成員所属
情報を事務用品のコードと併せて捕捉するとともに、前
記在庫情報記憶部に併設された利用者情報記憶部中の利
用者情報を更新する利用者情報更新機能を備えている。
ここで、前記事務用品管理装置には、前記構成員用端末
から利用者情報要求指令が送信されたときに、前記利用
者情報記憶部に格納された利用者情報を当該構成員用端
末に出力する利用者情報出力機能を設けることが好まし
い。加えて、前記事務用品管理装置は、構成員所属情報
に基づいて当該構成員所属情報で特定される所属別の事
務用品支給量を算出するとともに、当該所属別の事務用
品支給量を利用者情報として前記利用者情報記憶部に格
納する所属別使用実績作表機能を備えた構成、或いは、
構成員所属情報に基づいて一定期間の構成員当たりの平
均事務用品支給量を算出するとともに、当該平均事務用
品支給量を利用者情報として前記利用者情報記憶部に格
納する平均使用実績表作成機能を備えた構成を採ること
が好ましい。
【００１５】また、本実施形態では特に、前記構成員用
端末は、前記事務用品支給領域に定番品として配置され
る各事務用品の種別を記憶した電子カタログ情報を出力
する電子カタログ情報表示制御機能と、この電子カタロ
グ情報表示制御機能によって出力された電子カタログ情
報を表示するディスプレイと、このディスプレイへ表示
された電子カタログ情報に応じて構成員から入力された
事務用品の種別を事務用品コードとして前記在庫情報要
求指令と併せて事務用品管理装置に出力する種別在庫情
報要求機能とを備え、前記事務用品管理装置は、前記種
別在庫情報要求機能によって送信された事務用品コード
に基づいて前記在庫情報記憶部から当該事務用品コード
に対応した事務用品の在庫情報を検索する種別在庫情報
検索機能を備える。ここにおいて、構成員用端末は、前
記事務用品支給領域に定番品として配置されない例外品
の需要発生情報を他の構成員用端末に送信する起伝機能
と、この起伝機能によって出力された需要発生情報を受
信して当該需要発生情報をディスプレイに出力する需要
発生情報表示制御機能と、この需要発生情報に応じて入
力された決裁情報を当該需要発生情報と併せて外部出力
する決裁機能とを設ける構成が好ましくは採用される。
【００１６】更に、前記システムにおける事務用品支給
領域には、当該事務用品支給領域に定番品として配置さ
れない例外品が格納される複数のロッカーが設けられて
いる。このロッカーは、所定の開錠指令を受信したとき
に開錠する開閉管理手段と、この開閉管理手段が開錠し
たときに点灯する表示手段とを備えて構成されている。
この一方、事務用品管理装置は、前記例外品の発注番号
が入力されたときに前記ロッカーに開錠指令を出力する
とともに、前記在庫情報記憶部の在庫情報を更新する例
外品支給機能を備えている。
【００１７】本発明において管理対象となる事務用品
は、オフィスで用いられる事務用消耗品や日用品であ
り、大別して定番品と例外品とに分類される。本明細書
で言う「定番品」は日常的に継続的に消耗される特定さ
れた商品群をいい、その他の不定期的な不特定な商品群
は「例外品」とする。これらの事務用品は一か所に集中
され、無人にて管理される。そのためのコーナーあるい
は部屋等の領域を事務用品支給領域又はオフィス・サプ
ライズ・センター（ＯＳＣ）という。
【００１８】
【実施例】以下、本発明に係る事務用品管理システムの
一実施例を図面を参照しながら説明する。
【００１９】図１には本実施例に係る事務用品管理シス
テムの概略構成図が示されている。この図において、事
務用品管理システムは、事務用品とともに配置された事
務用品管理装置１と、この事務用品管理装置１にネット
ワークを介して接続された複数の構成員用端末２とを備
えている。事務用品管理装置１は、特定の構成員識別コ
ードが入力されたときに開錠する入出者管理装置３で入
退室が管理される事務用品支給領域（以下、必要に応じ
てＯＳＣと称する）４内に配置されている。このＯＳＣ
４は、定番品を常備した展示陳列部４Ａと、そのストッ
クヤード及び例外品荷渡用ロッカー４Ｂとの二つの領域
によって構成されている。
【００２０】組織体の構成員は、個人が使用中の事務用
品を除いては、個人や部門の回りにストックとして消耗
品類の在庫を持たなくて良いようになっており、ＯＳＣ
４内の定番品については、構成員の手元に置かれた構成
員用端末２とＯＳＣ４内の事務用品管理装置１とがＬＡ
Ｎ等からなるネットワーク５で接続され、組織体の構成
員は、この端末２で在庫確認やその他事務用品管理装置
１が管理する各種情報の入手が可能となっている。ここ
で、構成員用端末２は、パーソナルコンピュータや、ま
た、ＬＡＮを管理するためのサーバーや、事務用品の納
品業者と接続された発注システム等を含んで構成されて
いる。
【００２１】前記構成員用端末２による在庫及び利用の
確認では、定処理後の入，出、残、標準在庫数、発注
点、最小発注単位のほか、一人一箇月あたりの平均使用
実績や所属別使用実績も表示されるようになっている。
また、構成員用端末２には、在庫確認等を簡便にするた
めの電子カタログ等も記録されている、これは、各端末
２の外部記憶装置（例えば、ＣＤーＲＯＭ）に用意する
こともできる。
【００２２】例外品については、前述の構成員用端末２
を用いて購買申請処理が行なわれる。その電子伝票は決
裁権限を有する構成員用端末２を介して決裁された後、
庶務係等の購買担当者の構成員用端末２へ送付されるよ
うになっている。この一方、定番品については、必要時
の申請手続とそれの上司決裁の有無、およびその方法と
しての通信電算処理技術の利用の有無にかかわらず、必
要な人が必要なときに必要な数量だけをＯＳＣ４に取り
に行けばよいようになっている。
【００２３】前記入出者管理装置３は、ＯＳＣ４に特定
の人のみが入室できるよう出入口扉３Ａの鍵と連動し開
鍵させ、さらにその事実を記録する蓄積機能を含んで構
成されている。記録された情報は一定の方法で通信回線
によって接続された事務用品管理装置１の記憶装置１２
（図２参照）又は外部記憶装置ＦＤ等に転送された後に
消去可能となっている。また、入出者管理装置３は出入
口扉３Ａが一定時間を越えた解放状態に対し警報音を発
して閉扉を促す機能も備えており、さらに、出入口扉３
Ａの鍵は自動的に施錠される構成が採用されている。な
お、ＯＳＣ４において、入出者は自ら取り出した商品を
含めた事実情報を事務用品管理装置１に入力する。
【００２４】図２は図１に示したＡ部の詳細構成図であ
り、事務用品管理装置１の具体的構成を示している。同
図に示されるように、事務用品管理装置１は、各種情報
の更新処理やネットワークを介したデータ転送の制御を
行なう主計算処理部１１と、在庫情報や利用者を記憶す
る記憶装置１２と、Ｉ／Ｏ処理装置１３と、事務用品の
支給の捕捉を事務用品に付されたバーコードの読み取り
により行なうためのバーコードスキャナ装置１４と、前
記記憶装置１２の各種情報を出力するプリンタ１５と、
所定のデータ転送を行う持ち運び自在のハンディターミ
ナル１６と、その受け装置１６Ｃとを備えて構成されて
いる。さらに、ここでは図示省略しているが、必要に応
じて、支給した事務用品についてのレシートの発行や又
は各種情報の印刷出力のためのレシート発行器又はプリ
ンタの他、ネットワーク５の種類に応じて、データ転送
するために在庫情報等をデータ変換し、又はケーブルと
の接続を行なうための通信ネットワーク機器装置等を備
えて構成されている。
【００２５】前記事務用品管理装置１によるシステム機
能は、マスター管理メンテ機能として利用者の個人又は
部署を管理処理する機能と、商品を管理処理する機能
と、システム運用上の諸選択機能を設定する管理マスタ
ーの管理処理機能と、入庫処理機能、出庫払出処理機
能、および棚卸し差額修正処理機能と、発注点管理方式
による発注情報把握機能とを備えている。
【００２６】また、管理情報作成機能として、履歴リス
ト、期限切れ補充要求リスト、在庫一覧表、不変動商品
一覧表、使用実績商品ランキング、部署別使用実績明細
版、部署別使用実績サマリー版、及び部署別伝票別使用
実績表等の帳票作表出力処理機能とを備えている。
【００２７】さらに、システム支援として、履歴データ
の領域確保のためのデータ消し込み処理機能と、履歴デ
ータを他で活用するためのデータのフロッピーディスク
等外部記憶装置へのコピー機能と、システムとデータの
バックアップ機能とを備えている。
【００２８】また、通信ネットワークを介して、他のサ
ーバー等の端末２とのデータ転送や、入出者管理装置３
に記録されたＩＤコードとの照合処理や、別途例外品の
ためのロッカーの開閉管理手段との連動処理機能等があ
る。なお、通信技術の利用により、以上の機能は事務用
品管理装置１に持つものと限定せずに、ネットワークさ
れた構成員用端末２やサーバー等に含ませることも可能
である。
【００２９】本実施例では、事務用品管理装置１と構成
員用端末２とをネットワーク５を介して接続したため、
構成員が必要とする事務用品に関する情報を構成員が使
用している端末２で確認することが可能となる。このた
め、事務用品の管理と支給に関する一連の業務と運営に
ついて人件費コストを削減する他、スペースコスト、在
庫コストを削減し、ひいては管理コストの削減を図るこ
とができる。
【００３０】さらに、事務用品の支給事実がデータ転送
可能な形態で情報化するため、データに基づく管理体制
の確立が可能となり、また事務用品の支給に関する責任
権限を現場に降ろすことによるビジネススピードの向
上、さらには構成員の信頼感の醸成を図ることができ
る。
【００３１】次に、図３ないし図６をも参照して前述の
各装置が有する機能間の関連を詳細に説明する。
【００３２】図３には、在庫情報に関連する事務用品管
理装置１の構成を示す機能ブロック図が示されている。
同図に示されるように、事務用品管理装置１は、構成員
に支給する事務用品の在庫情報等の在庫関連情報を記憶
した在庫情報記憶部２０と、ＯＳＣに補充入荷されたと
きにコード毎の事務用品の在庫情報を更新する入庫時在
庫更新機能１９と、事務用品を支給するときに当該事務
用品のコードを捕捉して在庫情報を更新する支給時在庫
更新機能２１と、構成員用端末２から送信された在庫情
報要求指令を受信したときに在庫情報記憶部２０に格納
された在庫関連情報を当該構成員用端末２に出力する在
庫情報出力機能２６とを備えて構成されている。
【００３３】在庫情報記憶部２０には、ＯＳＣ４に事務
用品が供給されたときに当該供給された各事務用品ごと
の量を示す在庫情報が格納される。この在庫情報は、事
務用品の構成員への支給時と、事務用品がＯＳＣ４に供
給されたときにそれぞれ更新されるようになっている。
また、組織体の管理上、会計処理期間単位で更新する機
能が付与されている。
【００３４】支給時在庫更新機能２１による事務用品管
理装置１への登録は、構成員を識別するコードを入力す
るとともに、商品のバーコードをバーコードスキャナ装
置１４でスキャニングし、さらに所定の「確認キー」と
「終了キー」を押すことにより行なわれる。
【００３５】商品は単品単体毎にマーキングされたバー
コードを識別コードとして使用する。これはＪＡＮコー
ドのように、商品毎に対応したユニークな他と重複しな
いコードで、事務用品管理装置１にあらかじめ登録され
ている。
【００３６】商品の現品にバーコードがマーキングされ
ていないか、あるいはバーコードを付けることができな
いときには、事務用品管理装置１の入力キー又は入力パ
ネル部分に予め登録して使用するか、又はチェックデジ
ット等を所定の方法で計算した任意のユニークなＪＡＮ
コード等を発生させ、それをバーコード化して出力した
表を事務用品管理装置１の脇に置き、便宜的にスキャニ
ングする方法が採用される。なお、例外品については発
注番号を処理のキーとするため、キーボードからの入力
で行われる。
【００３７】また、前記ハンディターミナル１６は、バ
ーコードスキャナー部１６Ｂでスキャニングされる商品
コードと商品コード毎に入力される数量を記憶する現物
在庫量記憶部１６Ａ（図２参照）を備えており、事務用
品管理装置１は、前記現物在庫量記憶部１６Ａからハン
ディターミナル１６の受け装置１６Ｃを介して現物在庫
量情報を読み出すとともに、当該現物在庫量情報に基づ
いて在庫情報を更新する棚卸時在庫更新機能２２を備え
ている。
【００３８】現物在庫量の確認である棚卸し在庫確認
は、前記ハンディターミナル１６にて行なわれる。現品
又は棚に表示してあるバーコードにて商品コードをスキ
ャニングして在庫実数を入力することでデータが収集で
き、それを事務用品管理装置１にアップロードして、事
務用品管理装置１に蓄積されている商品在庫マスター
（在庫情報）と照合する。正常に事務用品の支給がなさ
れていれば、この在庫実数と在庫情報とは本来一致する
こととなる。
【００３９】ところで、組織体には、一般的に組織体の
什器備品等を破損や浪費することや私物化することを禁
止する等の規定があり、本ＯＳＣ４の仕組みも基本は構
成員の性善説に立っている。しかし、事務用品管理装置
１に登録せず無断で持ち出すこと、あるいは必要以上の
量を持ち出すこと等も事実上は考えられ、それらを把握
し低減させる方策として以下の仕組みや機能が付与され
ている。
【００４０】すなわち、図３に示されるように、事務用
品管理装置１は、前述した現物在庫量記憶部１６Ａから
読み出した現物在庫量情報と在庫情報記憶部２０に格納
された在庫情報との差を算出するとともに、当該算出結
果を在庫関連情報として前記在庫情報記憶部２０に格納
する棚卸し差異情報算出機能２３を備えて構成されてい
る。このため、この棚卸し差異情報算出機能２３の算出
結果は、構成員用端末２からの要求に応じて在庫情報出
力機能２６により当該構成員用端末２に出力される。
【００４１】棚卸し差額は差異データとして事務用品管
理装置１に入力蓄積することにより、統計的に不正又は
間違いの発生しやすい商品、タイミングの数量等を分析
し、また、出庫実績情報との比較等により相関分析に付
される。
【００４２】また、ＯＳＣ４内に入出したときの出入口
扉３Ａのセキュリティ装置に記憶された入出者ＩＤを、
通信又は外部記憶装置ＦＤ等を介して、定期的に事務用
品管理装置１に出力し、商品払出記録（履歴情報）の部
門コードと照合し、入出しても出庫払出しない場合の情
報が把握できるようになっている。
【００４３】さらに、事務用品管理装置１を使用し、後
述するように、統計的に構成員一人一箇月一品あたりの
標準消費量を求め基準値とする。これらにより、管理上
の異常値をモニタリングすることができる。
【００４４】また、事務用品管理装置１は、在庫情報記
憶部２０に格納された在庫情報および予め定められた各
事務用品ごとの発注点情報とに基づいてＯＳＣ４に補充
する事務用品の量を算出するとともに、当該算出結果を
在庫関連情報として在庫情報記憶部に格納する補充量算
出機能２４を備えている。従って、この補充量算出機能
２４による算出結果は、発注担当者等の構成員用端末２
からの要求に応じて、在庫情報出力機能２６により当該
構成員用端末２に出力される。
【００４５】組織体としての事務用消耗品類の発注作業
は、定番品についてはＯＳＣ４への商品の補充作業とな
る。そのための在庫量チェックと補充量の決定は事務用
品管理装置１から情報をとるか、又は現物在庫量を確認
することによる。この作業そのものは、供給業者に委託
契約することができる。この場合、委託された業者は定
期的に現場に出向くこととなる。
【００４６】事務用品管理装置１での在庫情報と棚卸し
在庫との差額は、「差異データ」として確認後入力さ
れ、これにより、現在個数と出庫数とを確定することが
できる。出庫数と現在個数とが確定すれば、商品ごとの
発注点と発注単位情報から、何をいくつ補充すればよい
かが計算され導き出される。これに基づいて、供給業者
は商品を受注したものとみなして、出荷、配達、及び納
品の処理を行なえばよい。また、納品時には棚にセット
し事務用品管理装置１に入庫情報を入力する。
【００４７】図４には利用者情報に関連する事務用品管
理装置１の構成を示す機能ブロック図が示されている。
同図において、事務用品管理装置１は、事務用品の支給
を受けた構成員についての情報である利用者情報を記憶
する利用者情報記憶部３０と、事務用品を支給するとき
に当該事務用品が支給される構成員所属情報を事務用品
のコードとともに捕捉するとともに利用者情報を更新す
る利用者情報更新機能３１を備えている。
【００４８】利用者情報は、構成員の識別コードと、支
給した事務用品コードと、数量、金額、支給した日時等
のデータから構成される。構成員の識別コードとして
は、本実施例では、構成員が所属する部門のコードを含
むものとしている。部門コードは、組織体が事務用消耗
品等の予算や経費を管理すべきとした最小単位以上で部
門をコード化し、体系化して予め設定登録しておけばよ
い。
【００４９】前記利用者情報更新機能３１は、事務用品
の支給に際して、構成員の識別コードと部門コードとを
含む構成員所属情報を捕捉する。入力方法としてはＩＤ
カード化しての読み取りや、バーコード化しての読み取
りや、又はキーボードからの入力等が例示できる。
【００５０】このように、事務用品管理装置１は、事務
用品を支給する毎に、在庫情報と利用者情報とを更新す
る。
【００５１】さらに、前記事務用品管理装置１は、構成
員用端末２から利用者情報要求指令が送信されたときに
利用者情報記憶部３０に格納された利用者情報を当該構
成員用端末２に出力する利用者情報出力機能３４を備え
ている。
【００５２】また、事務用品管理装置１は、構成員所属
情報に基づいて当該構成員所属情報で特定される所属別
の事務用品支給量を算出するとともに、当該所属別の事
務用品支給量を利用者情報として利用者情報記憶部３０
に格納する所属別使用実績作表機能３２を備えている。
このため、利用者情報出力機能３４により、所属別の事
務用品支給量を示す所属別の使用実績表が当該情報の要
求のあった構成員用端末２に送信される。
【００５３】さらに、事務用品管理装置１は、構成員所
属情報に基づいて一定期間の構成員当たりの平均事務用
品支給量を算出するとともに、当該平均事務用品支給量
を利用者情報として利用者情報記憶部３０に格納する平
均使用実績表作成機能３３を備えている。従って、利用
者情報出力機能３３により、例えば１箇月の１人当たり
の平均事務用品支給量を示す平均使用実績表が当該情報
の要求のあった構成員用端末２に送信される。
【００５４】このため、管理等を担当する構成員は、こ
の利用者情報を手元の端末２でいつでも容易に入手する
ことが可能となる。
【００５５】図５には構成員用端末２の構成を示すブロ
ック図が示されている。この図において、構成員用端末
２は、文字や図形を表示するディスプレイ５３と、構成
員からデータが入力されるキーボードやマウス等の入力
手段５７とを備えているとともに、前記ＯＳＣ４に定番
品として配置される各事務用品の種別を記憶した電子カ
タログ情報をディスプレイ５３に出力する電子カタログ
情報表示制御機能５１と、ディスプレイ５３へ表示され
た電子カタログ情報に応じて構成員から入力された事務
用品の種別を事務用品コードとして在庫情報要求指令と
併せて事務用品管理装置１に出力する種別在庫情報要求
機能５４とを備えている。
【００５６】この種別在庫情報要求機能５４では、事務
用品別の在庫確認を各構成員用端末２で可能としてい
る。この例では、構成員用端末２は、事務用品の名称と
コードとを電子カタログ情報として備えている。また、
事務用品の写真等を用いた図形データを含めるようにし
てもよく、これによって操作に不慣れな者の入力作業の
簡易化を達成することもできる。
【００５７】電子カタログ情報表示制御機能５１は、構
成員からの指令に基づいて電子カタログ情報をディスプ
レイに表示する。ここでは、ＯＳＣ４に常備されている
定番品の品名や当該事務用品を示す図形データを表示制
御する。これにより、在庫情報が必要な事務用品の特定
が可能となる。
【００５８】構成員は、定番品の名称、コード又は図形
データを指定するとともに、在庫情報要求指令を事務用
品管理装置１へ送信させる操作をする。すると、種別在
庫情報要求機能５４は、事務用品コードと在庫情報要求
指令とを事務用品管理装置１に送信する。
【００５９】これに応じて、事務用品管理装置１は、図
３に示されるように、種別在庫情報要求機能５４によっ
て送信された事務用品コードに基づいて、在庫情報記憶
部２０から当該事務用品コードに対応した事務用品の在
庫情報を検索する種別在庫情報検索機能２７を備えてい
る。このため、事務用品管理装置１は、当該事務用品コ
ードの在庫情報を取得する。すると、在庫情報出力機能
２６により、当該事務用品コードの在庫情報が構成員用
端末２に送信される。従って、ネットワーク５で伝送さ
れるデータ量は最小限のものとなる。
【００６０】次に、例外品について説明する。
【００６１】図５に示されるように、通常の構成員用端
末２は、ＯＳＣ４に定番品として配置されない例外品の
需要発生情報を他の所定の構成員用端末２に送信する起
伝機能５５を備えている。
【００６２】また、例外品について決裁の権能を有する
構成員の構成員用端末２には、起伝機能５５によって出
力された需要発生情報を受信して当該需要発生情報をデ
ィスプレイ５３に出力する需要発生情報表示制御機能５
２と、この需要発生情報に応じて入力された決裁情報を
当該需要発生情報と併せて外部出力する決裁機能５６と
を備えている。
【００６３】例外品については、その需要の発生に対応
して、申請構成員の手元に配置される構成員用端末２か
ら情報が発信され、上司は決裁機能５６を有する構成員
用端末２で決裁し、それが組織体の購買担当者の構成員
用端末２に送られる。また、紙媒体を利用する場合は、
申請構成員が起伝し、上司決裁後、購買担当者へ送付さ
れる。購買担当者は、発注番号を付与して供給業者に所
定の手続を経て発注すればよい。
【００６４】購買担当者は、予定納期を発注番号ととも
に事務用品管理装置１に登録する。事務用品管理装置１
は、予定納期と発注番号を需要発生情報を出力した構成
員用端末２に送信し（予定納期情報送信機能）、さら
に、在庫情報を更新する。ここでは、在庫を「０」とす
ることで、当該例外品を発注した構成員用端末２からの
在庫情報要求指令に対応するものとする。
【００６５】このため、例外品の需要発生者である構成
員は、手元の端末２を操作するだけで例外品の発注が可
能となり、しかも、予定納期を自動的に知ることとな
る。さらに、在庫情報要求指令により入荷のチェックも
可能となる。
【００６６】当該例外品の荷受けについては、ＯＳＣ４
に設置された数個のロッカー４Ｂの中の開きロッカーに
私書箱的に供給業者が納品する。同時に供給業者は事務
用品管理装置１に入庫処理する。例外品の入庫処理は発
注番号が商品のキーコードである。発注番号が必須項目
でロッカー４Ｂの私書箱番号が合わせて入力される。こ
こで、入荷処理された場合に構成員用端末２に支給可能
であることを出力するようにしてもよい。
【００６７】ロッカー４Ｂは、図６に示されるように、
ＯＳＣ４に定番品として配置されない例外品を格納でき
る複数を装備している。このロッカー４Ｂは、それぞれ
所定の開錠指令を受信したときに開錠する開閉管理手段
６０と、この開閉管理手段６０が開錠したときに点灯す
る表示手段６１とを備えている。
【００６８】これに応じて、事務用品管理装置１は、図
３に示されるように、例外品の発注番号が入力されたと
きにロッカー４Ｂに開錠指令を出力するとともに、在庫
情報記憶部２０の在庫情報を更新する例外品支給機能２
５を備えている。
【００６９】ロッカー４Ｂは、その都度開錠条件を遠隔
設定可能な開閉管理手段６０と中身がが覗ける窓６３と
を備えているとともに、その開閉管理手段６０はＯＳＣ
４の事務用品管理装置１と通信で接続されており、例外
品の払い出し出庫処理画面の発注番号の入力によって開
錠され、当該ロッカー４Ｂの表示手段６１が点灯して位
置が示される。なお、点灯表示は開扉によって消灯され
る。
【００７０】上述したように本実施例によると、在庫情
報を中心とした支給、棚卸し、補充量決定、例外品支給
等の処理の情報化が可能となり、これを基本として、さ
らに利用者情報を中心とした事務用品の各種使用実績の
算出により事務用品の消費管理が容易となる。しかも、
起伝機能及び決裁機能と、ＯＳＣ４に配置されたロッカ
ー４Ｂとにより、構成員用端末２を最大限利用した例外
品の無人供給が可能となる。このように、事務用品の支
給管理のための担当者が不要となり、構成員にとっても
事務用品の支給を受けることが容易で、さらに、例外品
の決裁処理が迅速に行なえ、かつ事務用品の消費量の管
理のための明確なデータを管理担当者に供給することが
できる。
【００７１】また、実際の運用では、在庫品に関して、
その所有を組織体の買い上げた物とするか、供給業者と
の契約で供給業者の預け在庫とするかを決めることがで
きる。前者の場合には、売買は商品補充時に発生し、後
者の場合は売買は持ち出し出庫時に発生する。棚卸し差
額については、取扱方法を事前に取り決めておけばよ
い。
【００７２】これらの機能により、従来からの「事務用
消耗品の管理と支給に関する業務」の担当者から受付立
ちあい、在庫管理、常備定番品の発注手続、納期管理、
荷受け等の作業が不要となる。
【００７３】なお、請求、支払いに関する業務は概ね残
るが、全てのデータが事務用品管理装置１に記録されて
いいるので、さまざまな角度からトレースをとることや
事後的な分析を行なうことが可能である。
【００７４】
【発明の効果】本発明は以上のように構成され、且つ、
作用するので、これによると、事務用品管理装置が、入
庫・支給時在庫更新機能により事務用品の入庫・支給毎
に当該事務用品のコードを捕捉して在庫情報を更新し、
さらに、在庫情報出力機能により、構成員用端末から送
信された在庫情報要求指令を受信したときに前記在庫情
報記憶部に格納された在庫関連情報を当該構成員用端末
に出力するため、構成員は、手元の端末を操作するだけ
で事務用品支給領域の在庫確認を行なうことができ、し
かも、事務用品管理装置が、特定の構成員識別コードが
入力されたときに開錠する入出者管理装置で入退室が管
理される事務用品支給領域に事務用品とともに配置され
たため、組織体内部における事務用品の管理および支給
をシステム化することができ、さらに、電子カタログ情
報を構成員端末に表示する構成では、在庫情報の必要な
事務用品の特定が容易となり、また、ロッカーを有する
構成では、例外品となる事務用品の供給をも無人で行な
うことができる、という従来にない優れた効果を奏する
事務用品管理システムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係る事務用品管理システムの概略構成
図である。
【図２】図１のＡ部詳細構成図である。
【図３】事務用品管理装置の在庫情報関連の各種機能構
成を示すブロック図である。
【図４】事務用品管理装置の利用者情報関連の各種機能
構成を示すブロック図である。
【図５】構成員用端末の各種機能構成を示すブロック図
である。
【図６】ロッカーの構成を示す正面図である。
【符号の説明】
１ 事務用品管理装置 ２ 構成員用端末 ３ 入出管理装置 ４ 事務用品支給領域（ＯＳＣ） ４Ｂ ロッカー １６ ハンディターミナル
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (58)調査した分野(Int.Cl.6，ＤＢ名) B65G 1/137 G06F 19/00

Claims (3)

    (57)【特許請求の範囲】
  1. 【請求項１】 特定の構成員識別コードが入力されたと
    きに開錠する入出者管理装置で入退室が管理される事務
    用品支給領域に事務用品とともに配置された事務用品管
    理装置と、この事務用品管理装置にネットワークを介し
    て接続された複数の構成員用端末とを備え、 前記事務用品管理装置は、構成員に支給する前記事務用
    品の在庫情報等の在庫関連情報を記憶した在庫情報記憶
    部と、事務用品支給領域に事務用品を補充入庫したとき
    と、事務用品を支給するときに当該事務用品のコードを
    捕捉して前記在庫情報を更新する入庫・支給時在庫更新
    機能と、前記構成員用端末から送信された在庫情報要求
    指令を受信したときに前記在庫情報記憶部に格納された
    在庫関連情報を当該構成員用端末に出力する在庫情報出
    力機能とを備え、 前記構成員用端末は、前記事務用品支給領域に定番品と
    して配置される各事務用品の種別を記憶した電子カタロ
    グ情報を出力する電子カタログ情報表示制御機能と、こ
    の電子カタログ情報表示制御機能によって出力された電
    子カタログ情報を表示するディスプレイと、このディス
    プレイへ表示された電子カタログ情報に応じて構成員か
    ら入力された事務用品の種別を事務用品コードとして前
    記在庫情報要求指令と併せて前記事務用品管理装置に出
    力する種別在庫情報要求機能とを備え、 前記事務用品管理装置は、前記種別在庫情報要求機能に
    よって送信された事務用品コードに基づいて前記在庫情
    報記憶部から当該事務用品コードに対応した事務用品の
    在庫情報を検索する種別在庫情報検索機能を備えている
    こ とを特徴とする事務用品管理システム。
  2. 【請求項２】 前記構成員用端末は、前記事務用品支給
    領域に定番品として配置されない例外品の需要発生情報
    を他の構成員用端末に送信する起伝機能と、この起伝機
    能によって出力された需要発生情報を受信して当該需要
    発生情報をディスプレイに出力する需要発生情報表示制
    御機能と、この需要発生情報に応じて入力された決裁情
    報を当該需要発生情報と併せて外部出力する決裁機能と
    を備えていることを特徴とする請求項１記載の事務用品
    管理システム。
  3. 【請求項３】 特定の構成員識別コードが入力されたと
    きに開錠する入出者管理装置で入退室が管理される事務
    用品支給領域に事務用品とともに配置された事務用品管
    理装置と、この事務用品管理装置にネットワークを介し
    て接続された複数の構成員用端末とを備え、 前記事務用品管理装置は、構成員に支給する前記事務用
    品の在庫情報等の在庫関連情報を記憶した在庫情報記憶
    部と、事務用品支給領域に事務用品を補充入庫したとき
    と、事務用品を支給するときに当該事務用品のコードを
    捕捉して前記在庫情報を更新する入庫・支給時在庫更新
    機能と、前記構成員用端末から送信された在庫情報要求
    指令を受信したときに前記在庫情報記憶部に格納された
    在庫関連情報を当該構成員用端末に出力する在庫情報出
    力機能とを備え、 前記事務用品支給領域に、定番品として配置されない例
    外品が格納される複数のロッカーが設けられ、当該ロッ
    カーは、所定の開錠指令を受信したときに開錠する開閉
    管理手段と、この開閉管理手段が開錠したときに点灯す
    る表示手段とを備えて構成され、 前記事務用品管理装置は、前記例外品の発注番号が入力
    されたときに前記ロッカーに開錠指令を出力するととも
    に、前記在庫情報記憶部の在庫情報を更新する例外品支
    給機能を備えていることを特徴とする請求項１記載の事
    務用品管理システム。
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