DE19708153A1

DE19708153A1 - Verfahren zum Führen eines Fahrtenbuches und/oder einer Reisekostenabrechnung

Info

Publication number: DE19708153A1
Application number: DE1997108153
Authority: DE
Inventors: Roland Seger
Original assignee: MEGGY S ROSE MANAGEMENT UNTERN
Current assignee: MEGGY S ROSE MANAGEMENT UNTERN
Priority date: 1997-02-28
Filing date: 1997-02-28
Publication date: 1998-09-03

Description

Die Erfindung betrifft ein Verfahren zum Führen eines Fahrtenbuches und/oder einer Rei sekostenabrechnung.

Für die steuerliche Geltendmachung der Nutzung eines Kraftfahrzeuges ist es notwendig, ein Fahrtenbuch zu führen, in welchem die erforderlichen Daten wie Datum, Uhrzeit, Kilo meterstand, Reiseziel, Route, Reisezweck sowie Geschäftspartner dokumentiert sein müs sen. Bisher erfolgt das Führen eines Fahrtenbuches oder einer Reisekostenabrechnung auf manuelle Art und Weise, d. h. die zuvor genannten Daten werden von Hand eingetragen. Diese manuellen Eintragungen sind für den Nutzer oftmals lästig und werden aus Bequem lichkeitsgründen - insbesondere wenn es sich nur um kurze Fahrten handelt - gar nicht vor genommen. Dadurch erhöht sich aber die Besteuerung des Privatanteils für die Nutzung des Kraftfahrzeugs.

Davon ausgehend liegt der Erfindung die Aufgabe zugrunde, ein vereinfachtes Ver fahren zum Führen eines Fahrtenbuches und/oder einer Reisekostenabrechnung zu schaffen.

Als technische Lösung wird mit der Erfindung vorgeschlagen daß bei Fahrtbeginn mittels eines Telefons durch Wählen einer entsprechenden Telefonnummer die Verbindung zu einer Datenerfassungsstelle hergestellt wird und dort die erforderlichen Daten in einen Computer eingegeben werden und daß bei Fahrtende auf die gleiche Weise erneut die Verbindung zu der Datenerfassungsstelle hergestellt wird und zum Abmelden der Fahrt die erforderlichen Enddaten in den Computer eingegeben werden.

Dadurch ist ein elektronisches System zum Führen eines Fahrtenbuches und/oder einer Reisekostenabrechnung geschaffen. Dieses erfindungsgemäße Führen eines telefonischen Fahrtenbuches und einer telefonischen Reisekostenabrechnung führt zum Wegfall des bis her herkömmlichen Führens eines Fahrtenbuches oder Reisekostenabrechnung auf manu elle Art und Weise. Dadurch resultiert ein erheblicher Zeitgewinn. Vor allem fällt die lästige Vornahme der manuellen Eintragungen im Fahrtenbuch oder der Reisekostenabrechnung weg. Das einfache erfindungsgemäße System stellt für den Nutzer einen Anreiz dar, sämtli che Fahrten, insbesondere auch kurze Fahrten zu dokumentieren. Es resultiert daraus eine wesentlich geringere Besteuerung des Privatanteils für die Kraftfahrzeugnutzung. Die Grundidee ist dabei folgende: Bei Fahrtbeginn wählt der Nutzer eine vorgegebene Telefon nummer an. Unter dieser vorgegebenen Telefonnummer werden die für das Führen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches erforderlichen Daten wie Datum, Uhrzeit, Kilometer stand, Reiseziel, Route, Reisezweck und Geschäftspartner durchgegeben. Bei Ende der Fahrt erfolgt ebenfalls unter der vorgegebenen Telefonnummer die fern mündliche Abmel dung der Fahrt mit der Durchgabe der entsprechenden Enddaten. Der Computer ist dabei mit einer entsprechenden Software zur Erfassung der Daten ausgestattet. Wie nachfolgend noch auszuführen sein wird, kann die Verbindung zwischen dem Nutzer bzw. dessen Tele fon und dem Computer unmittelbar oder mittelbar erfolgen. Mittels dieses Systems ist es möglich, die Daten fortlaufend und lückenlos zu erfassen.

Bei dem Telefon kann es sich um ein Haus- oder Bürotelefon, ein Autotelefon oder um ein mobiles Funktelefon handeln, wobei das mobile Funktelefon unter dem Begriff "Handy" ge läufig ist. Dies stellt eine technisch einfache Möglichkeit dar, um unmittelbar vor Beginn der Fahrt die Daten zu übermitteln, da dies beispielsweise beim Autotelefon sowie beim "Handy" direkt vom Auto aus gemacht werden kann und hier insbesondere der Kilometer stand unmittelbar abgelesen und übermittelt werden kann.

Eine Weiterbildung des erfindungsgemäßen Systems schlägt vor, daß zum Eingeben der Daten in den Computer die Tastatur des Telefons verwendet wird. Es handelt sich hier um eine unmittelbare Computererfassung, d. h. durch das Anwählen des Computers fragt die ser von selbst die gewünschten Daten ab. Diese können dann in die Tastatur des Telefons eingetippt werden. Dies stellt eine sichere Methode dar, um die Daten direkt in den Com puter eingeben zu können.

Weiterhin kann zum Eingeben der Daten in den Computer eine Spracherkennungssoftware verwendet werden. Auch hier handelt es sich um eine unmittelbare Computererfassung der Daten. Dieser stellt dem Nutzer die erforderlichen Fragen. Durch eine Spracherkennung werden dann die Daten eingegeben, indem der Nutzer die entsprechenden Antworten in das Telefon spricht und der Computer das gesprochene Wort in Schrift umsetzt.

Eine weitere Weiterbildung schlägt vor, daß beim Anwählen des Computers dieser die ei gene Telefonnummer des Nutzers automatisch erfaßt und die zugehörige Nutzerdatei auf ruft und darin die Daten automatisch abspeichert. Das Grundprinzip besteht hier darin, daß die eigene Telefonnummer des Nutzers der Identifikation des Nutzers dient und somit eine eindeutige Zuordnung der Daten gewährleistet ist. Somit kann bei dieser computergesteu erten Abfrage durch die Zuordnung der Telefonnummeranwahl ein direkter Zugriff auf die für jeden Kunden zu führende Datei genommen werden. Diese Datei wurde zuvor durch eine schriftliche Mitteilung des Kunden für diesen gesondert angelegt.

Eine weitere bevorzugte Weiterbildung schlägt vor, daß bei der Eingabe der Daten für Da tum und Uhrzeit die computerinternen Daten verwendet werden. Dies hat den Vorteil, daß der Nutzer das Datum und die Uhrzeit nicht separat eingeben muß, was eine Vereinfachung des Datenübertragungssystems bedeutet.

Eine Alternative zur unmittelbaren Dateneingabe in den Computer stellt eine mittelbare Dateneingabe mit manueller Erfassung dar, indem zum Eingeben der Daten in den Com puter der Nutzer die Daten fernmündlich durch das Telefon einer Bedienungsperson oder einem Sprachaufzeichnungsgerät der Datenerfassungsstelle durchgibt und von der bzw. einer Bedienungsperson anschließend die Daten in den Computer eingegeben werden. Die Dateneingabe kann dabei manuell über eine Computertastatur erfolgen. Es ist aber auch denkbar, daß die Bedienungsperson die Daten über eine Spracherkennung in den Compu ter eingibt und dabei die Bedienungsperson gleich auf dem Bildschirm die Richtigkeit der Daten überprüfen kann.

Eine weitere Weiterbildung des erfindungsgemäßen telefonischen Fahrtenbuches schlägt vor, daß der Computer der eigene Personalcomputer des Nutzers ist. Es handelt sich hier um eine dezentrale Stelle für die Datenerfassung mit dem eigenen PC.

Alternativ ist es auch denkbar, daß der Computer ein zentraler Computer für mehrere Nut zer ist.

Zwei Ausführungsbeispiele eines erfindungsgemäßen telefonischen Fahrtenbuches werden nachfolgend anhand der Zeichnungen beschrieben. In diesen zeigt:

Fig. 1 in einem schematischen Funktionsablauf das telefonische Fahrtenbuch mit einer Computererfassung;

Fig. 2 in einem schematischen Funktionsablauf das telefonische Fahrtenbuch mit einer manuellen oder maschinellen Erfas sung.

Beim telefonischen Fahrtenbuch mit Computererfassung der Fig. 1 wählt der Nutzer bei Fahrtbeginn mittels eines Telefons 1 (normales Haus- oder Bürotelefon, Autotelefon oder mobiles Funktelefon "Handy") eine vorgegebene Telefonnummer an. Nach Entgegennahme des Anrufs durch eine Computer 2 einer Datenerfassungsstelle 3 beginnt die Abfrage durch den Computer 2 und die Beantwortung der Fragen durch den Nutzer, wobei die für das Führen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches erforderlichen Daten wie Datum, Uhrzeit, Kilometerstand, Reiseziel, Route, Reisezweck und Geschäftspartner übermittelt werden müssen. Der Computer 2 kann dabei mit einer Spracherkennungssoftware sowie einem telefonischen Fahrtenbuch- und Reisekostenprogramm ausgestattet sein und sorgt für die Aufzeichnung der durchgegebenen Daten. Die computergesteuerte Abfrage kann dabei folgendermaßen bei dieser Computererfassung ablaufen:

Computer
Nutzer
Abfrage Beginn oder Ende	Angabe über Reisebeginn oder Ende
Abfrage geschäftlich oder privat	Angabe ob geschäftlich oder privat

Bei geschäftlich und Beginn folgende Abfragereihenfolge:

Abfrage Uhrzeit	Angabe der Uhrzeit
Abfrage Datum	Angabe des Datums
Abfrage Kilometerstand	Angabe des Kilometerstandes
Abfrage Reiseziel	Angabe des Reiseziels
Abfrage Reisezweck	Angabe über den Reisezweck
Abfrage Geschäftspartner	Angabe des Geschäftspartners

Bei Fahrtende wählt der Nutzer die vorgegebene Telefonnummer wieder an. Nach Entge gennahme des Anrufs durch den Computer 2 beginnt erneut die Abfrage durch den Com puter 2 und die Angaben durch den Nutzer:

Abfrage Beginn oder Ende	Angabe Ende der Reise
Abfrage Uhrzeit	Angabe der Uhrzeit
Abfrage Datum	Angabe des Datums
Abfrage Kilometerstand	Angabe des Kilometerstandes

Beim Dialog mit dem Computer 2 kann je nach Programm auf die Abfrage von Uhrzeit und Datum dann verzichtet werden, wenn diese beiden Daten automatisch vom Computer 2 zugesteuert werden.

Bei Privatfahrten genügen jeweils nur die Kilometerangaben. Bei Fahrten zwischen Woh nung und Arbeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk. Die vier verschiedenen Fahrtzwecke können auch wie folgt katalogisiert werden:

A = Fahrt für Geschäftsreise
B = Fahrt Wohnung-Arbeitsstätte
C = Fahrt Familienheimfahrten
D = Fahrt für private Zwecke.

Je nach Angabe des Fahrttyps erfolgt dann die Abfrage der hierfür gesondert einge richteten Abfragestelle.

Jeweils zum Monatsende erfolgt bedarfsweise ein Ausdruck 4 der gesammelten Daten, wobei die monatliche Gesamtfahrleistung in die zuvor genannten Bereiche A bis D aufge teilt werden kann. Zum Jahresende erfolgt ein Ausdruck 4' für das gesamte Kalenderjahr, ebenfalls unterteilt in die Bereiche A bis D.

Die Reisekostenabrechnung kann durch die zuvor beschriebenen Daten ebenfalls vorge nommen werden. Allerdings werden hierzu noch die jeweils gültigen Reisekostentagessätze benötigt, da diese sehr unterschiedlich sein können (betriebsbedingt, berufsbedingt oder orientiert an den steuerlich zulässigen Höchstsätzen).

In Fig. 2 ist ebenfalls das Prinzip eines telefonischen Fahrtenbuches dargestellt, allerdings mittels einer manuellen oder maschinellen Erfassung. Bei dieser manuellen oder maschi nellen Erfassung wird der Computer 2 der Datenerfassungsstelle 3 zunächst durch eine Bedienungsperson 5 ersetzt, welche die telefonisch durchgegebenen Daten aufnimmt und dann für den Anrufer und nach dessen spezieller Kennung (beispielsweise KFZ-Zeichen) im Computer 2 ablegt. Für die Führung des telefonischen Fahrtenbuches werden somit die Daten zunächst telefonisch über das Telefon 1 von der Bedienungsperson 5 entgegenge nommen. Bei der Reisekostenabrechnung werden die Daten schriftlich bei der Datenerfas sungsstelle 3 eingereicht, damit diese dann für den jeweiligen Kunden angewendet und verwendet werden können.

Bezugszeichenliste

1

Telefon

2

Computer

3

Datenerfassungsstelle

4

,

4

' Ausdruck

5

Bedienungsperson

Claims

1. Verfahren zum Führen eines Fahrtenbuches und/oder einer Reisekostenabrechnung, dadurch gekennzeichnet, daß bei Fahrtbeginn mittels eines Telefons (1) durch Wählen einer entsprechenden Telefonnummer die Verbindung zu einer Datenerfassungsstelle (3) hergestellt wird und dort die erforderlichen Daten in einen Computer (2) eingegeben werden und daß bei Fahrtende auf die gleiche Weise erneut die Verbindung zu der Daten erfassungsstelle (3) hergestellt wird und zum Abmelden der Fahrt die erforderlichen Enddaten in den Computer (2) eingegeben werden.

2. Verfahren nach dem vorhergehenden Anspruch, dadurch gekennzeichnet, daß das Telefon (1) ein Haus- oder Bürotelefon, ein Autotelefon oder ein mobiles Funktelefon ist.

3. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß zum Eingeben der Daten in den Computer (2) die Tastatur des Telefons (1) ver wendet wird.

4. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß zum Eingeben der Daten in den Computer (2) eine Spracherkennungssoftware verwendet wird.

5. Verfahren nach Anspruch 3 oder 4, dadurch gekennzeichnet, daß beim Anwählen des Computers (2) dieser die eigene Telefonnummer des Nutzers automatisch erfaßt und die zugehörige Nutzerdatei aufruft und darin die Daten automa tisch abspeichert.

6. Verfahren nach einem der Ansprüche 3 bis 5, dadurch gekennzeichnet, daß bei der Eingabe der Daten für Datum und Uhrzeit die computerinternen Daten ver wendet werden.

7. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß zum Eingeben der Daten in den Computer (2) der Nutzer die Daten fernmündlich durch das Telefon (1) einer Bedienungsperson (5) oder einem Sprachaufzeichnungsge rät der Datenerfassungsstelle (3) durchgibt und von der bzw. einer Bedienungsperson (5) anschließend die Daten in den Computer (2) eingegeben werden.

8. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß der Computer (2) der eigene Personalcomputer des Nutzers ist.

9. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 7, dadurch gekennzeichnet, daß der Computer (2) ein zentraler Computer für mehrere Nutzer ist.