DE10122727A1

DE10122727A1 - Nutzung von Mobiltelefonen und anderen Kommunikationsgeräten mit Rufnummernübermittlung für Personalzeiterfassung, Betriebsdatenerfassung, Personalinformation und Zutrittskontrolle

Info

Publication number: DE10122727A1
Application number: DE10122727A
Authority: DE
Original assignee: SCHMIDT PHILIPP SOFTWARE GmbH
Current assignee: SCHMIDT-PHILIPP SOFTWARE GMBH INGO SCHMIDT-PHI, DE
Priority date: 2001-05-10
Filing date: 2001-05-10
Publication date: 2002-11-14

Description

Beschrieben wird ein Datenerfassungssystem, welches Kommunikationssysteme für Sprache oder Texte die über eine Übermittlung des Absenders (Anrufers) verfügen für die Datenerfassung in den Anwendungsbereichen Personalzeiterfassung, Betriebsdatenerfassung, Personalinformation und Zutrittskontrolle nutzen kann.

Stand der Technik

Stand der Technik in der Personalzeiterfassung, Betriebsdatenerfassung oder Zutrittskontrolle ist die Identifikation der erfassenden Person durch einen maschinenlesbaren Ausweis, der eine Ausweisnummer oder anderen Ordnungsbegriff (Personalnummer) des Anwendungssystems enthält. Der Ausweis muss and die Personen ausgehändigt werden. Der Zeitpunkt der Datenerfassung wird durch ein Ausweislesegerät oder ein nachgelagertes Gerät im Erfassungsweg (PC, Zutrittskontroller) hinzugefügt.

Zur Datenerfassung ist ein vor Ort vorhandenes Ausweislesegerät nötig.

Der Erfassungsort ergibt sich durch den Aufstellungsort des Ausweislesers.

Die Ausweisleser sind durch eine Telefonkabel oder anderes Datenkabel mit dem verarbeitenden System verbunden, eventuell auch per Modem/Wählleitung.

Der Ausweis zur Personenidentifikation kann durch biometrische Verfahren ersetzt werden, die Körpermerkmale der zu identifizierenden Person erkennen können, z. B. Fingerabdruck, Netzhaut, Gesichtsform, Stimme, Tastaturanschlag und andere.

Charakterisierung der Erfindung gegenüber dem bisherigen Stand der Technik

Bei der Datenerfassung im Sinne der Erfindung erfolgt die Personenidentifikation durch Geräte und Verfahren die zu anderen Zwecken bereits eine Personenidentifikation durchführen und in der Regel den Zugriff auf das Kommunikationssystem selbst kontrollieren, und mitbenutzt werden können. Z. B. durch die PIN eines Mobiltelefons, das Passwort eines eMail-Systems oder den Zugang zum Telefon des Arbeitsplatzes.

An Stelle des auszuhändigenden Ausweises tritt ein Kommunikationsendgerät, das zu anderen Kommunikationszwecken (z. B. Sprache) bereits vorhanden ist, oder leicht zu beschaffen ist.

An Stelle des ortsgebundenen und jeweils mehrfach vor Ort aufzustellenden Ausweislesers tritt ein an einen Computer anzuschließendes Kommunikationsendgerät (z. B. ein einfaches Mobiltelefon), das zentral, in weiter Entfernung vom Erfassungsort, und wesentlich geringerer Anzahl vorhanden sein kann.

An Stelle der Funktionswahl am Ausweislesegerät tritt die Funktionswahl durch die Wahl des Empfanggerätes (Rufnummer) und/oder den Inhalt der Nachricht. Damit steht an allen Erfassungsorten der gleiche maximal große Funktionsumfang zur Verfügung.

Die Zuordnung der Identifikation (Ausweisnummer) zur Person in einem Verwaltungsprogramm des Zielsystems (Personalzeiterfassung) oder vorgelagerten Erfasssystem, kann durch eine Selbstanmeldefunktion mit Übermittlung des primären Ordnungsbegriffs (Personalnummer) ersetzt oder ergänzt werden.

Technische Realisierung

Ein Rechner (HS oder Handyserver) wird mit einem oder mehreren Mobiltelefonen oder anderen Telekommunikationseinrichtungen verbunden, die die Übermittlung der Rufnummer eines Anrufers gestattet.

Jeder verbundenen Eingangsrufnummer (ER) wird eine voreingestellte Funktion zugeordnet (siehe mögliche voreingestellte Funktionen).

Anrufverfahren zur Datenerfassung

Der Rechner HS fragt ständig ab, ob gerade ein eingehender Anruf vorliegt. Sobald ein eingehender Anruf festgestellt wird, wird ein Zeiterfassungseingang festgestellt. Es erfolgt folgende Prüfung:

1. Wird festgestellt, dass keine Anrufernummer übertragen wird, kann keine Erfassung durchgeführt werden. Der HS sollte möglichst den eingehenden Anruf beantworten (abheben). Steht eine Sprachausgabe zur Verfügung, sollte an dieser Stelle eine Sprachnachricht ausgeben werden, die den Anrufer darauf hinweist, dass keine Rufnummernübertragung erfolgte. Ein Anrufer mit Mobiltelefon kann daraufhin die Rufnummernübertragung einschalten und den Vorgang wiederholen. Ein Festnetzanrufer kann den Fehler bemerken und für weitere Erfassvorgänge die Rufnummernübermittlung aktivieren (lassen). Auch ohne Tonausgabevorrichtung kann ein kurzes Abheben den Empfangskanal für den folgenden Anruf freimachen und den Anrufer auf das Misslingen der Zeiterfassung aufmerksam machen.
2. Die Anrufernummer wird nun mit der aktuellen Zeitbasis des HS und der voreingestellten Funktion der ER verbunden und ein Zeiterfassungseingang festgestellt. Der Erfassungsvorgang wird wie bei herkömmliche Zeiterfassungssystemen in einer Warteschlange festgehalten und zum nächstmöglichen Zeitpunkt an den Anwendungsserver (AS oder Rechner mit der Zielanwendung, z. B. ein Personalzeitwirtschaftssystem) weitergereicht. Der AS verfährt mit der eingegangenen Zeitbuchung genau so, wie bei Eingang einer Zeitbuchung von einem konventionellen Ausweisleser. D. h. es wird versucht, die eingegangene Rufnummer in den Ordnungsbegriff des Anwendungssystems (z. B. die Personalnummer) umzusetzen. Die Umsetzung der eingegangenen Rufnummer kann auch bereits auf dem HS erfolgen, wenn die Umsetzungslogik auf dieser Stufe implementiert werden soll. Nicht zuordenbare Rufnummern können entweder verworfen oder bis zu einer späteren Zuordnung zwischengespeichert werden. Das umsetzende System (AS oder HS) kann auch mit einem Text/Tonsignal oder bei Eingang von einem Mobiltelefon mit einer Kurznachricht antworten, wenn keine Zuordnung möglich ist (die Zahl solcher Kurznachrichten sollte pro Empfängerrufnummer begrenzt werden um Sabotageversuche zu verhindern).
Wenn durch gesetzliche Vorschriften gefordert, kann auch der erfolgreiche Erfassungsanruf nach einer vordefinierten Zeit angenommen werden und, bei vorhandener Tonausgabemöglichkeit, durch ein Tonsignal oder einen gesprochenen Text bestätigt werden.
Wenn ein Anrufer den Anruf sehr lange bestehen lässt (läuten lassen) sollte ebenfalls eine minimal lange Rufannahme erfolgen, um die Eingangsrufnummer für weitere Anrufe freizumachen. Dieselbe minimal lange Rufannahme kann auch generell eingesetzt werden um dem Anrufer den Eingang seines Anrufes zu bestätigen. Der Nachteil einer solchen Rufannahme ist, dass dem Anrufer die minimalen Kosten eines Telefonanrufs belastet werden. Wird der eingehende Anruf nicht angenommen bzw. die Zeitspanne bis zur ersten Rufannahme sehr hoch gesetzt, ist die Rufannahme mit keinerlei Kosten für den Anrufer verbunden.

Für die Dauer des eingehenden Anrufs, inklusive des "Anläutens" ist die Telekommunikationsleitung und damit die Eingangsrufnummer "besetzt". Ein Anrufer könnte bei gleichzeitigem Eingang mehrerer Anrufe das Besetztsignal erhalten. Dieser Nachteil kann durch die Funktion "automatische Rufweiterschaltung bei Besetzt" (ohne weiteren Aufwand für Mobiltelefone erhältlich) oder durch eine Poolschaltung einer vorgeschalteten Telefonanlage minimiert werden, wenn einer Anruffunktion mehrere Empfangstelefone zugeordnet werden, und zwar auch ohne dass ein Anrufer selbst mehrere Rufnummern durchprobieren muss.

Nachteil dieses Verfahrens der Anruferfassung und Gegenmaßnahmen:

1. bei vielen gleichzeitigen Erfassanrufen könnte die Kommunikationseinrichtung besetzt sein. Durch Einsatz mehrerer hintereinander geschalteter Empfangsgeräte und durch Begrenzung der Anruflänge kann dies minimiert werden.
2. als Erfasszeitpunkt muss die Zeitbasis des HS verwendet werden. Es empfiehlt sich der Einsatz einer Funkuhr im HS.
3. Bei Ausfall des HS durch Stromausfall oder anderer Probleme könnte ein eingehender Anruf unregistriert bleiben. Dies kann vermieden werden durch:
- - Einsatz einer USV (ununterbrechbaren Stromversorgung) für den HS und eventuell die Empfangsgeräte.
- - Automatisches Umschalten der Empfangsgeräte auf "unerreichbar" (besetzt), wenn der HS innerhalb einer vorbestimmten Zeit keine Abfragen unternimmt.
- - Grundsätzliche Quittierung aller Anrufe durch eine minimal lange Rufannahme
- - Genügend lange Anrufdauer der Anrufenden im Vergleich zur Abfragefrequenz des HS (diese liegt z. B. bei 10/Sekunde)

Vorteil dieses Verfahrens der Anruferfassung:

- die Erfassung erfolgt in der Regel völlig kostenlos für den Anrufer
- die Erfassung kann von einem beliebigen Telefon mit Rufnummernübertragung erfolgen (also auch aus dem Festnetz)
- der Erfassvorgang ist sehr einfach für den Erfassenden und kann auch auf vordefinierte Kurzwahltasten des Anrufers gelegt werden (z. B. für Kommen und Gehen)

Datenerfassung mit Kurznachrichten

Der HS fragt in regelmäßigen Abständen ab, ob eine Kurznachricht auf dem angeschlossenen Mobiltelefon eingegangen ist. Falls ja, wird die empfangene (Mobilfunk)-nummer und der Zeitstempel der Kurznachricht für die Zeiterfassung herangezogen.

Falls weiter kein Text in der Kurznachricht enthalten ist, kann die voreingestellte Funktion der Empfangsrufnummer (ER) ausgeführt werden.

Da Kurznachrichten vielfältige Informationen (Text) übermitteln können, sind damit zusätzliche Funktionen zur Anrufschnittstelle möglich:

- verschiedene Informationsanforderungen als Rückantwort per Kurznachricht
- verschiedene Informationsanforderungen als Antwort per eMail
- Hilfeinformation als Kurznachricht oder eMail
- Steuerungs- und Verwaltungsfunktionen an das Zielsystem auf dem AS
- Bekanntgabe eines persönlichen Kennworts an den AS oder den HS für den Aufruf weitergehender Funktionen in Internet oder Intranet-basierten Anwendungen
- Verwaltungsfunktionen wie die Zuordnung neuer Anrufnummern (AR, z. B. Mobilfunknummer des Anrufers) zum Ordnungsbegriff des AS (z. B. Personalnummer) für bestimmte, besonders berechtigte Verwaltungsanrufer.
- Selbstzuordnung oder Abmeldung des Anrufers zum Ordnungsbegriff des AS, falls dies freigegeben sein soll.
- Weitere allgemein nützliche Funktionen durch Kurznachricht empfang, wie versenden einer eMail vom Mobiltelefon (ohne zusätzliche Kosten der Netzbetreiber) oder Einspeisung einer Nachricht in ein Nachrichtensystem auf dem Anwendungsserver (AS).

Nachteil dieses Verfahrens der Erfassung mit Kurznachrichten und Gegenmaßnahmen:

- es entstehen dem Erfassenden Kosten für die Versendung der Kurznachricht (z. B. 15, 23 oder 39 Pfennige pro Nachricht bei gängigen Mobilfunktarifen). Durch Mitzählen der empfangenen Kurznachrichten kann dies dem Mitarbeiter ausgeglichen werden. Durch Aufstellung mehrerer Mobiltelefone, jeweils eines für jedes Netz aus dem die Erfassungsteilnehmer Kurznachrichten verschicken, können die Kosten für den Sender auf die Kosten von netzinternen Kurznachrichten minimiert werden.
- Der Sender muss die Fähigkeit zum Versenden einer Kurznachricht besitzen. Dies kann durch Speicherung vorgefertigter Kurznachrichten für jeden gewünschten Zweck im "Meldungsausgang" des Mobiltelefons erleichtert werden. Oder durch Aufstellung genügender Empfangsgeräte (ER), sodass genügend voreingestellte Funktionen zur Verfügung stehen, und "leere" Kurznachrichten verschickt werden können.

Vorteil dieses Verfahrens der Erfassung mit Kurznachrichten:

- das Mobilfunknetz speichert Kurznachrichten automatisch für längere Zeit zwischen (z. B. mehrere Tage). Damit ist die maximale Ausfallsicherheit gegeben.
- Es kann kein "besetzt" bei der Zeiterfassung geben. Das Mobilfunknetz ist immer zur Empfangnahme von Kurznachrichten bereit und kann diese auch Quittieren.
- Es kann die Zeitbasis des Mobilfunknetzes zur Zeiterfassung verwendet werden. Diese wird von den SMS-Zentralen sehr genau eingehalten.
- Kurznachrichten enthalten immer die Rufnummer des Anrufers, es kann keine Fehlerfassung durch fehlende Rufnummernübermittlung geben

Die beiden Verfahren für Anruferfassung und Kurznachrichterfassung können selbstverständlich auch kombiniert werden wobei die Kurznachrichterfassung die sichrere Version mit Bestätigung, Zwischenpufferung und ohne Besetzsignal und die Anrufschnittstelle die kostengünstigste Variante ist.

Begriffsbestimmungen

Kurznachricht im Sinne der Erfindung kann ein SMS in einem GSM-Mobilfunknetz oder eine entsprechende Funktion in anderen Netzen (UMTS) oder eine andere elektronisch verwertbare Nachricht sein, die die Auswertung von Absender-, Zeit- oder Ortsangaben der Netzbetreiber ermöglicht.

Claims

1. Ein Datenerfassungssystem, dadurch gekennzeichnet, das ein Kommunikationssystem, insbesonders ein Mobiltelefon) das für die Übermittlung von Absenderadressen geeignet ist zum Erfassen von personenbezogenen Daten für Personalzeiterfassung, Betriebsdatenerfassung, Personalinformation und Zutrittskontrolle eingesetzt wird, insbesonders mit Auswertung von Zeitdaten.

2. Ein Datenerfassungssystem, nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass eine übermittelte Anrufernummer mit dem Anrufzeitpunkt und einer Funktionswahl durch Wahl der angerufenen Empfängerrufnummer durch einen Rechner zusammengeführt und gespeichert bzw. an ein weiterverarbeitendes Anwendungssystem weitergeleitet wird. Das Empfangsgerät kann hierbei auf eine Rufannahme verzichten (nur Feststellung des Anrufs) oder eine Verbindung minimal kurzer Länge herbeiführen. Verschiedenen Empfangsrufnummern können dazu verschiedene Anruffunktionen zugeordnet werden (z. B. Kommen-Registrierung, Gehen-Registrierung, Informationsanforderung verschiedener Ausprägung für Rückübermittlung auf verschiedenen Wegen, Start/ oder Ende der Reisezeit, vordefinierte Auftrags/Tätigkeitsgebiete, Meldung von Fehlzeiten, Pausen, vordefinierter Details von Reiseabrechnungen, Reisekilometer, Reisekosten auch von personenindividuell und datumsindividuell vorwählbarer Ausprägung).

3. Ein Datenerfassungssystem, nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass bei der Übermittlung einer Kurznachricht (SMS) eines Mobilfunknetzes die Zeitmarkierung und die Absenderadresse (Rufnummer) der Kurznachricht genutzt wird, zusammen mit dem Inhalt der Kurznachricht zur Detaillierung einer Funktion, auch der Zeitangabe. Wobei die gewünschte Funktion der Empfängerrufnummer zugeordnet oder ganz aus dem Inhalt der Kurznachricht entnommen werden kann.

4. Ein Datenerfassungssystem, nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass der Inhalt einer Kurznachricht werden kann zur dauerhaften Zuordnung der Anrufernummer zu einem Ordnungsbegriff in einem Zielsystem (z. B. Personalnummer) mit oder ohne Angabe einer PIN/zusätzlichen Legitimation.

5. Ein Datenerfassungssystem, nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass der Inhalt einer Kurznachricht zur Übermittlung von Zusatzinformationen für die Abrechnung im Zielsystem (Personalzeiterfassung, etc) verwendet wird, wenn die Sendernummer einem Ordnungsbegriff des Zielsystems zugeordnet werden kann. Insbesonders persönliche PIN/Kennwörter, Namen, Abrechnungswünsche, Voreinstellung und Informationswünschen.

6. Ein Datenerfassungssystem, nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass ein Zeiterfassungssystem bereitgestellt wird, das von einem beliebigen weltweiten Benutzerkreis benutzt werden kann, mit einen selbständigen individuellen Anmeldung, auch ohne Betreuung durch Verwaltungspersonal.

7. Ein Datenerfassungssystem, nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass Ortsinformationen von an das Erfassungsgerät (Mobiltelefon) angeschlossenen oder darin enthaltenen Geräten zur Positionsbestimmung (auf der Erdoberfläche, insbesonders Satellitennavigation, z. B. GPS) oder von Positionsangaben des Netzbetreibers (z. B. Zelleninformation des Mobilfunknetzes, UMTS Ortsangabe) verwendet werden können:
Zur Kontrolle des Aufenthaltsorts des Senders zum Zwecke der Kontrolle der Erfassungsberechtigung (Schutz vor Betrug),
zur Ermittlung von Reisezeiten und Entfernungen zur Gewinnung von Abrechnungsinformationen (in Zeit und/oder Geld),
Wegenachweis (z. B. Wächterrundgang),
Arbeitsnachweis,
Personenauffindungssysteme zum aktuellen oder einem vergangenen Zeitpunkt unter Verwendung vorangegangener (oder folgender) Zeiterfassungsbuchungen.

8. Ein Datenerfassungssystem, nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass die Personenidentifikation für eine Zutrittskontrolle herangezogen wird. Wobei die Verfahren zur Personenidentifikation und Berechtigungsprüfung zur Nutzung des Kommunikationsnetzes (z. B. PIN-Eingabe) eine erhöhte Sicherheit erzielen können, und die Zeitkomponente weitgehend vernachlässigt werden kann. Die Stelle der Zutrittsgewährung kann von der Empfängerrufnummer oder Angaben in der Kurznachricht abhängig gemacht werden (z. B. eine Empfängerrufnummer pro zu öffnende Türe).

9. Ein Datenerfassungssystem, nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass die erfassten Daten (insbesonders die Personenlegitimation und Detaillierungsinformationen durch die benutzte Empfängernummer oder Inhalte der Nachricht) dazu verwendet werden um personenbezogene Informationsinhalte gezielt an den Sender zurückzuleiten.

10. Ein Datenerfassungssystem, nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass anstelle der Mobilfunktechnologie mit Kurznachrichten die Nachrichtensysteme anderer Netze verwendet werden, (wie z. B. das eMail-System des Internets oder TCP/IP), soweit dieses System Absenderidentifikationen und Zeitdaten mit hinreichender Sicherheit mit übermittelt.