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Formular-Zusammenstellung Die Erfindung betrifft eine Formular-Zusammenstellung
für die Erfassung, Überwachung, Kontrolle, Registrierung und Regulierung von Material
und Waren in Form eines mehrteiligen Formularsatzes. Insbesondere ist die Formular-Zusammenstellung
dafür geeignet, um dasjenige Material zu erfassen, das von Unterlieferanten, Zweigbetrieben,
Magazinen, Fertigungsabteilungen usw. zur weiteren Be-oder Verarbeitung in einen
anderen Betrieb oder eine Fabrikationsstätte bzw. -abteilung eingebracht wird.
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Bei der Erfassung und Überwachung von Materialien, die beispielsweise
in einen Be- oder Verarbeitungsprozeß eingeschleust werden, wird üblicherweise von
der einliefernden Stelle ein sogenannter »Lieferschein« ausgestellt und zusammen
mit dem Material beim Empfänger abgeliefert. Eine Durchschrift des Lieferscheines,
auf welcher der ordnungsgemäße Empfang des aufgezählten Materials von der empfangenden
Stelle bescheinigt wird, dient in erster Linie für den Lieferer als Beleg darüber,
zu welchem Zeitpunkt welches Material in welcher Menge und in welchem Zustand an
welche Stelle abgeliefert worden ist. Der Beleg dient dort schließlich als Grundlage
für die später auszufertigende Liquidation bzw. Rechnung oder Gutschrift. Die beim
Empfänger des Materials verbleibende Originalschrift des Lieferscheines dient zunächst
zusammen mit dem Material als Grundlage für die Erfassung sämtlicher in den Be-
oder Verarbeitungsprozeß eingebrachten Materialien mittels eines sogenannten Wareneingangsbuches,
das von der Wareneingangsstelle von Hand geführt und ausgefüllt wird.
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In Fabrikations- und Verteilungsstätten größeren Umfangs werden -
teils maschinell - weitere Zwischenbelege ausgefertigt, die im wesentlichen dazu
dienen, das Material nach einer eventuell erforderlichen Prüfung zur richtigen Zeit
in der richtigen Menge an den richtigen Ort zu liefern. Sodann gelangt der Lieferschein
nach mehrfacher Prüfung mit mehreren Sicht- und Kontrollvermerken zur Buchhaltungsabteilung,
wo er wiederum die Grundlage für die Regulierung der späteren Liquidation abgibt.
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Die hier beschriebene übliche Art der Erfassung und Überwachung unter
Verwendung der üblichen Formulare hat in der Praxis weitgehend Eingang gefunden
und ist vielfach bewährt. Beim Vorliegen bestimmter Voraussetzungen jedoch machen
sich Mängel von oft tiefgreifender Bedeutung bemerkbar, die ausnahmslos zur Schädigung
der Fabrikationsstätte durch Betriebsstörungen, Material-, Zeit-, Arbeitskapazität-
und Geldverlust führen. Dies trifft insbesondere auf große Industriewerke mit Zweig-und
Tochterbetrieben und konzernähnliche Gesellschaften zu. Wenn nämlich ein Verarbeitungsbetrieb
über einen längeren Zeitraum hinweg laufend dieselbe Materialsorte zu gleichen oder
auch verschiedenen Mengen benötigt, kann es möglich sein, daß keine eindeutige Zuordnung
des Lieferscheines zur später eingehenden Rechnung gefunden wird. Schließlich kommt
es auch immer wieder vor, daß irrtümlich die eine oder andere Rechnung zweimal ausgestellt
und -infolge des Fehlens einer genügend straffen und lückenlosen Erfassung und Kontrolle
-auch zweimal bezahlt wird. Andererseits besteht auch noch die Möglichkeit, daß
die Rechnung eintrifft und das Material aus irgendeinem Grunde ganz oder teilweise
zurückgegeben wird, daß es abbestellt oder zu einem weit späteren Zeitpunkt geliefert
wird. Ein weiterer Mangel liegt in der ausbleibenden Regulierung von Rechnungen
begründet, die deshalb nicht liquidiert werden, weil infolge Irrtum, z. B. durch
Fehlleitung, Liegenlassen oder Verlust des Lieferscheines, keine Unterlagen zur
Regulierung vorhanden sind.
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Der Erfindung liegt demgemäß die Aufgabe zugrunde, eine Formular-Zusammenstellung
für die Erfassung, Überwachung, Kontrolle, Registrierung und Regulierung von Material
und Waren in Form eines mehrteiligen Formularsatzes zu schaffen, der die oben beschriebenen
Mängel grundsätzlich und von vornherein ausschaltet, und bei dessen Verwendung Leerlaufzeit
durch Suchen und Zusammenstellen der zusammengehörigen Unterlagen vermieden wird.
Weiter soll mit der Formular-Zusammenstellung Arbeitszeit eingespart werden, die
bisher für die mehrfache Ausfertigung von Vordrucken und die außerdem erforderliche
Eintragung in das Wareneingangsbuch aufzuwenden war. Schließlich soll bei Rückfragen,
Nachforschungen, Bilanzen oder Quartalsabschlüssen
in den Unterlagen
eine Klarheit und Übersichtlichkeit geschaffen werden, die durch besonders augenfällige
Markierung, Ausbildung, Färbung und Anordnung der Formulare erreicht werden
soll.'
Die gestellte Aufgabe wird gemäß der Erfindung mit einer Formular-Zusammenstellung
der eingangs beschriebenen Art dadurch gelöst, daß sie a) aus einem an sich bekannten
Durchschreibeblock besteht, der eine Vielzahl mittels Perforation abreißbarer Erstblätter
und eine entsprechende Anzahl im Block befestigter und dort verbleibender Zweitblätter
enthält, wobei das Erstblatt in zwei Abschnitte unterteilt ist, die vorzugsweise
mittels einer Strichperforierung voneinander trennbar sind und jeder Abschnitt dieselbe
Numerierung aufweist, wie das Zweitblatt, daß das Erstblatt auf der Rückseite ganz
oder teilweise gummiert ist, und daß wenigstens ein Abschnitt des Erstblattes eine
augenfällige Markierung oder Kennzeichnung aufweist, und sie b) aus mindestens einem
weiteren Formular besteht, das eine Markierung bzw. Kennzeichnung trägt, die mit
der eines vom Durchschreibeblock trennbaren Abschnittes übereinstimmt.
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Dieses weitere Formular ist vorzugsweise ein Rechnungsformular, auf
welchem an einer für die Bearbeitung günstig liegenden Stelle des Formulars eine
freie Fläche für die Anbringung eines Abschnittes des Erstblattes vom Durchschreibeblock
vorgesehen ist, wobei die freie Fläche annähernd mit der Größe des Abschnittes übereinstimmt
und in sinnfälliger Weise eine ins Auge fallende Markierung aufweist, die annähernd
derjenigen des Abschnittes entspricht.
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In der Vordrucktechnik sind Durchschreibeblocks an sich bekannt, die
eine Vielzahl abreißbarer Erstblätter und eine entsprechende Anzahl im Block verbleibender
Zweitblätter haben. Es ist auch bekannt, Vordruckblätter mittels Perforierung als
voneinander trennbare Teile auszubilden und die einzelnen Teile mit gleicher Kennzeichnung
zu versehen. Schließlich sind Vordruckblätter auch schon lange mit Gummierung und
mit verschiedenen Aufdrucken ausgestattet worden. Diese bekannten Ausbildungen und
Anordnungen sind jedoch nicht Gegenstand der Erfindung.
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Die Formular-Zusammenstellung nach der Erfindung ist an Hand der Zeichnungen
an einem Ausführungsbeispiel näher erläutert. Es zeigt F i g. 1 den Durchschreibeblock
mit Erstblatt von oben gesehen, F i g. 2 den Durchschreibeblock in Perspektive mit
dem unter dem Erstblatt erkennbaren Zweitblatt, F i g. 3 einen Lieferschein mit
teilweise aufgeklebtem Erstblatt, F i g. 4 das Rechnungsformular mit der freien
und auffällig markierten Fläche und dem auf ihr anzubringenden Abschnitt des Erstblattes.
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Die Formular-Zusammenstellung besteht aus dem in i i g. 1 und 2 dargestellten,
unter anderem das übliche Wareneingangsbuch ersetzenden Durchschreibeblock 1 und
mindestens einem weiteren Vordruck, vorzugsweise dem in F i g. 4 dargestellten Rechnungsformular
2. Der Durchschreibeblock 1 gemäß F i g. 1 und 2 besitzt eine Vielzahl von Erstblättern
3, die wechselweise mit der entsprechenden Anzahl von Zweitblättern 4 in bekannter
Weise zu dem Block 1 vereinigt sind. Das Erstblatt 3 ist mittels der Perforation
5 in der üblichen Weise vom Block trennbar und besteht aus zwei Abschnitten 3 a
und 3 b, die ebenfalls voneinander getrennt werden können, und zwar vorzugsweise
mittels der Strichperforation 6. Diese ermöglicht für längere Zeit ein dauerhaftes
Zusammenhalten der beiden Abschnitte 3a und 3 b während der einzelnen Bearbeitungsvorgänge.
Beide Abschnitte tragen dieselbe laufende Nummer 7, die mit der des Zweitblattes
übereinstimmt. Außer dem Erstblatt 3 und dem fest im Block verbleibenden Zweitblatt
4 können bei Bedarf noch weitere Blätter mit beliebigem Aufdruck für besondere Zwecke
im Block 1 vorgesehen sein, jedoch tragen alle Teile jedes Blättersatzes dieselb;
laufende Nummer.
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Zur Förderung des mechanischen Bearbeitungsvorganges bei der Handhabung
der Formularblätter und um Bearbeitungsfehler durch bewußte Ausschaltung des Denkprozesses
auszuschließen. ist mindestens ein Abschnitt des Erstblattes 3 mit einer einprägsamen
und ins Auge fallenden Markierung versehen. Diese Markierung kann in einer bestimmten
Bedruckung der Ecken 8 bestehen, wie auf dem Abschnitt 3a angedeutet ist: sie kann
aber auch durch Aufdruck eines breitgehaltenen markanten Randes 9 gebildet sein,
wie auf Abschnitt 36 angedeutet. Einen zusätzlichen Hinweis geben die in Schwachdruck
vorgesehenen Großbuchstaben »L« und »R«, 10, 11, auf dem Erstblatt 3 und der Buchstabe
» W«, 12, auf dem Zweitblatt. die auf die Zugehörigkeit der einzelnen Blätter zu
den anderen Vordrucken, z. B. »Lieferschein«, »Rechnung« und »Wareneingang«, deuten.
Auf den Blättern 3 und 4
sind schließlich noch Rubriken bzw. Spalten und Zeilen
vorgesehen, die den jeweiligen Verhältnissen angepaßt sind. Sie dienen zur Erleichterung
der Eintragung der verschiedenen Vermerke. Im Beispiel ist der Abschnitt »L« (3
a) zur Eintragung der Warenannahmevermerke, wie Datum, Frachtbrief,-Lieferschein/Paketkarte,
von, Menge, Artikel, laufende Nummer, Unterschrift usw. Der Abschnitt »R« (3 b)
ist für Verteilungs-, Be- und Verarbeitungsvermerke bestimmt, wie Position. Menae,
Abteilung, Kontrolle, Buchungs- und Regulierungsvermerk, Wareneingangsdatum usw.
Die Rückseite des Erstblattes 3 ist ganz oder teilweise gummiert. wie in F i g.
2 bei 3 c angedeutet.
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Der neue Formularsatz wird nun wie folgt angewendet: Bei der Anlieferung
von Material und Waren usw. wird der Vordruck 3 beispielsweise vom Lageristen zweckentsprechend
ausgefüllt, wobei das Eingangsdatum auch auf dem Abschnitt 3 6 wiederholt wird.
Daraufhin wird das Erstblatt 3 aus dem Block 1 gerissen und mit dem oberen Abschnitt
3 a (»L«) auf den Schein geklebt, der mit dem Material von der anliefernden Stelle
oder Abteilung vorgelegt wird. Das soll gemäß F i g. 3 ein üblicher Lieferschein
13 sein, der in der dargestellten Weise mit dem Abschnitt 3 a fest verbunden wird.
Dabei hängt zunächst noch der Abschnitt 3 b lose am Abschnitt 3 a und ist dadurch
mit dem Lieferschein 13 bis auf weiteres verbunden. Hat der Lieferschein den erforderlichen
Betriebsweg durchlaufen, wird er in der zuständigen Abteilung mit dem Liquidationsbeleg
(Rechnung, Belastung) der die Lieferung vollzogenen Stelle verglichen. Als Liquidationsbeleg
ist dabei das
Formular 2 nach der Erfindung vorgesehen, das als
Rechnung ausgestaltet und in F i g. 4 dargestellt ist. Das Rechnungsformular 2 wird
von sämtlichen Beteiligten, die Lieferungen ausführen, in einheitlicher Form verwendet.
Als Lieferer von Material und Waren kommen in Frage: Tochtergesellschaften, Zweigwerke
und -betriebe, Lagerhäuser, Fertigungsabteilungen, Unterlieferanten, Magazine usw.
Das Formular 2 ist so ausgestaltet, daß es bewußt auf die übliche dominierende,
am Kopf des Bogens sonst vorgesehene Firmierung verzichtet. Die im allgemeinen Geschäftsverkehr
sonst vorgesehene repräsentative Werbewirkung des Firmenaufdrucks ist bekanntlich
innerhalb eines Konzerns usw. nicht erforderlich, weshalb nur ein kleiner Raum 14
für die sachliche Nennung des Liefernden vorgesehen ist. Dafür ist zur Erreichung
der gewünschten Vorteile auf dem Formular 2 an stets derselben Stelle eine freie
Fläche 15 vorgesehen, vorzugsweise in der rechten, oberen Ecke, oder auch wie bei
16 angedeutet. Die freie Fläche 15 hat dabei annähernd dieselbe Größe wie der Abschnitt
3 b und ist so bedruckt bzw. markiert, daß dadurch eine augenfällige Übereinstimmung
mit der Markierung des Abschnittes 3 a erzielt wird. Ist die Zugehörigkeit der Rechnung
zum Lieferschein festgestellt, wird der Abschnitt 3 b (R) von dem auf den Lieferschein
13 geklebten Abschnitt 3 a (L) abgetrennt und auf die dafür vorgesehene freie Fläche
15 des Formulars 2 aufgeklebt, wie dies durch die Pfeile 17 und 18 veranschaulicht
ist. Um die übersichtlichkeit für die weiteren Regulierungsarbeiten zu erhöhen,
sind in der Nähe der freien Fläche 15 noch Rubriken 19, 20, 21 vorgesehen, die für
die Eintragung aller übrigen wichtigen Angaben bestimmt sind, z. B. Rechnungsdatum,
Ziel, Skonto, Bankverbindung, Bearbeiter.
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Schließlich wird ein weiterer Vorteil bei der Handhabung der Formulare
dadurch erzielt, daß zumindest das Erstblatt 3 farbig bedruckt oder von farbigem
Papier hergestellt ist. Je nach den betrieblichen Erfordernissen wird dann für einen
bestimmten Zeitabschnitt eine bestimmte Farbe gewählt, so daß bei Quartalsabschlüssen,
Inventuren u. ä. eine klare Abgrenzung möglich ist. Der chronologische Wareneingangsnachweis
ist dabei durch das im Block 1 verbleibende Zweitblatt 4 gegeben.
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Durch die Verwendung des Formularsatzes ergeben sich folgende Vorteile:
Es können keine Irrtümer oder Zweifel an der Zugehörigkeit und dem zeitlichen Eingang
der Waren und Rechnungen entstehen. Doppelte Regulierung oder versäumte Regulierung
der Belege sowie Zeit- und Arbeitsverluste durch Suchen und Irrtümer gibt es nicht
mehr: denn es ist ohne nähere Prüfung der Unterlagen auf einen Blick zu erkennen,
daß Eingangsbelege mit den Abschnitten »L« und »R« noch nicht reguliert sind, z.
B. weil die Rechnung noch aussteht. Dagegen sind Eingangsbelege ohne den Abschnitt
»R« mit Rechnung belegt. Bei Rechnungen, die keinen aufgeklebten Abschnitt »R« aufweisen,
ist der Wareneingang nicht belegt. Somit erfolgt auch keine Zahlung. Schließlich
sind Rechnungsformulare mit dem Abschnitt »R« in jeder Beziehung komplett und lassen
in jedem Fall in übersichtlicher Weise an stets derselben Stelle den zugehörigen
Wareneingang erkennen; sie weisen auf eine bestimmte Bearbeitung und durch den Farbton
auf einen bestimmten Zeitabschnitt hin.